Índice

Pre- negociación: ........................................................................................................................... 3

Objetivos: ..................................................................................................................................... 3
Tiempos: ....................................................................................................................................... 3
Responsables: ............................................................................................................................ 4
Estilo de comunicación: ........................................................................................................... 4
Matriz de Factores: .................................................................................................................... 4
Estilo de Negociación: .............................................................................................................. 5
Resultado Programado: ........................................................................................................... 5
Estrategia de Negociación:...................................................................................................... 5
Táctica personal: ........................................................................................................................ 7
Negociación:.................................................................................................................................... 9
Gruesa y Fina: ............................................................................................................................. 9
Términos Legales y Comerciales: ....................................................................................... 10
Tiempo: ....................................................................................................................................... 15
Comparar estándares: ............................................................................................................ 15
Alternativas:............................................................................................................................... 16
Acuerdo Preliminar:................................................................................................................. 16
Post-Negociación: ........................................................................................................................ 17
Cierre de Acuerdos: ................................................................................................................. 17
Resultados Obtenidos: ........................................................................................................... 18
Comparación entre lo Planeado y lo Obtenido: ............................................................... 19
Áreas de Oportunidad:............................................................................................................ 19
Pre- negociación:

Objetivos:
• Contratar un servicio de banquetes para un evento familiar a un costo

accesible y con buena calidad.

• Informar fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo el evento.

• Presupuestar el costo del servicio dentro de los costos previamente

asignados, así como, cumplir en tiempo y forma solicitados por el cliente.

Tiempos:
• El evento se lleva a cabo del día 28 de octubre del 2023. Por lo cual,

necesitamos cumplir con las siguientes fechas para que el servicio de

banquete este contratado con antelación y se prevengan situaciones que
puedan presentarse y atropellar el servicio y por lo tanto el evento.
Responsables:
• Líder del equipo: Encargada de dirigir al equipo y de la toma de decisiones.

• Equipo:

1. Asistente, Encargado de investigar los diferentes servicios de

banquetes y presentar propuestas.
2. Analista, Encargado de revisar propuestas, verificar disponibilidad,
cotizar precios y que servicios incluye.
3. Negociador, Encargado de ejecutar la toma de decisiones del líder del
equipo en cuanto a la negociación y contratación del servicio.

Estilo de comunicación:
• Utilizaremos el estilo de comunicación relacionador (considerado, amigable,

agradable) y persuasivo (extrovertido, convincente, entusiasta)

• Los cuales nos ayudaran a lograr nuestros objetivos, sin dejar de lado la
comunicación asertiva y la escucha activa.

Matriz de Factores:
• Para nuestra matriz de factores nos enfocamos en los factores mas

importantes para lograr nuestros objetivos. Dándole una puntuación de 1 a

5, siendo 1 menos importante y 5 muy importante. La matriz nos arrojó los
siguientes resultados:
 • Los resultados nos indican que los factores que más influyen en la
negociación es el precio, la disponibilidad, calidad y la contratación; los
cuales son los objetivos principales para que se logre una negociación y
posteriormente la contratación.

Estilo de Negociación:
• Utilizaremos el estilo de negociación Colaborativa o integrativa, ya buscamos

que nuestra negociación de como resultado ganar- ganar para ambas partes.

Resultado Programado:
• Para nuestro resultado esperado tenemos el siguiente panorama:

• Contratar el servicio de banquetes de la mejor calidad, así como que cuente

con la disponibilidad con de brindar sus servicios para la fecha, hora y lugar
solicitado; También que este servicio, otorgue un precio que se ajuste a
nuestro presupuesto y que nos brinde alguna forma de financiación. Por su
parte, el servicio de banquetes que con el que se logre negociar y
posteriormente contratar; obtendrá de nuestra parte un contrato para trabajar
con nosotros en futuros eventos, recomendaciones con futuros clientes,
menciones en redes sociales, así como, de agradar su servicio al cliente un
bono.

Estrategia de Negociación:
• Investigación y preparación:

Investigar varios servicios de banquetes en la ciudad y se realiza una lista de

los que cumplan con los requisitos y se establece un presupuesto máximo
para el banquete, así como, una lista de los servicios que se buscan en
específico para el evento. De los cuales, se irán descartando los que no
cumplan con los requisitos solicitados.

• Objetivos claros:

Tu objetivo principal es que el evento sea excepcional y cumpla con el precio

dentro del presupuesto asignado. También, se priorizarán factores como la
calidad de la comida, la disponibilidad y la financiación.
• Creación de valor:

Comunicar al servicio de banquetes elegido, las necesidades específicas,

como un menú personalizado. Así como, preguntar si ofrecen servicios
adicionales, como decoración temática, que puedan añadir valor al evento.

• Comunicación efectiva:

Se programa una reunión con el servicio de banquetes elegido para discutir

las necesidades y escuchar sus recomendaciones. También se explica que
se está interesado en crear una experiencia excepcional para los asistentes
del evento, así como, escuchar y considerar opciones adicionales que
puedan mejorar el evento.

• Negociación:

Se organizará una reunión, en el cual se debe evitar enfocarse solamente en

el precio, también se debe enfocarse en los resultados que desea, en este
caso, contratar un servicio de banquetes con calidad para que el evento sea
memorable y cómo puede el servicio ayudar a alcanzarlo. Ya que el precio
es nuestro principal objetivo, se propone preguntar si el servicio de banquetes
potencial a contratar, ofrecen descuentos para eventos reservados con
anticipación o en ciertos días de la semana.

• Distribución equitativa de beneficios:

Llegar a un acuerdo donde ambas partes se sientan satisfechas. Por ejemplo,

Aceptar un menú ligeramente un poco más costo, si el servicio de banquetes
incluye una decoración temática especial en el precio. Pero, siempre
asegurándonos que ambas partes obtengan un ganar-ganar.
 • Documentación y seguimiento:

Una vez que ambas partes estén de acuerdo con los términos, asegurarnos
de que todo quede claramente especificado en un contrato por escrito. Esto
incluye los plazos, servicios incluidos, y el precio acordado. Establecer
también, un calendario de seguimiento para revisar el progreso y hacer
ajustes según sea necesario.

• Flexibilidad y adaptación:

Si surgen cambios o problemas durante la planificación del servicio de

banquetes, debemos tener una comunicación abierta y buscar soluciones
que funcionen para ambas partes.

• Cierre con satisfacción mutua:

Al final del evento, se deberá proporcionar retroalimentación al servicio de

banquetes sobre los aspectos que funcionaron bien y aquellos que podrían
mejorarse. Esto puede ayudar a construir una relación a largo plazo.

Táctica personal:
• La táctica utilizada por el líder del equipo seria la siguiente:

1. Establecer objetivos claros: El líder del equipo debe definir objetivos y

límites específicos antes de la negociación, como el presupuesto
máximo y los servicios requeridos.
2. Argumento clave: El líder debe enfocarse en la eficiencia y la relación
a largo plazo. Argumentar que un servicio de banquetes de calidad
ayudará a mejorar la imagen del evento y fomentar la lealtad de los
clientes.
3. Liderar con empatía: El líder debe ser el modelo a seguir en cuanto a
empatía y respeto durante la negociación. Esto contribuirá a mantener
un ambiente positivo y de colaboración.
4. Mantener la calma bajo presión: En situaciones desafiantes, el líder
debe mantener la calma y el enfoque en los objetivos preestablecidos,
evitando reacciones emocionales.
 5. Tomar decisiones informadas: El líder debe ser el encargado de tomar
decisiones finales, por lo que debe estar bien informado y considerar
las opiniones del equipo antes de hacerlo.
• Las tácticas utilizadas por el resto del equipo serían las siguientes:
1. Investigar y aportar información: Los miembros del equipo ayudan
investigando a fondo los servicios de banquetes y aportando datos
relevantes sobre precios, servicios y reseñas.
2. Argumento clave: Cada miembro del equipo puede centrarse en un
aspecto específico que sea importante para la empresa. (calidad de la
comida, experiencia del servicio, disponibilidad y flexibilidad).
3. Ofrecer soluciones creativas: Los miembros del equipo pueden
proponer soluciones creativas para superar obstáculos. (costos,
combinar ciertos servicios o fechas).
4. Apoyar al líder: Es importante respaldar al líder y mantener una
comunicación abierta y constante con él durante la negociación.
5. Mantenerse actualizados: Los miembros del equipo deben estar
preparados para adaptarse a nuevos desarrollos durante la
negociación. (cambios en el presupuesto o en los servicios
requeridos).
Negociación:
Gruesa y Fina:
• Fase Gruesa

Se hace énfasis en que existe un presupuesto fijo y que no estamos

dispuesto a superarlo. También se especifican los servicios que se
consideran esenciales y no se pueden eliminar.

Cuando el representante del servicio de banquetes hace una oferta, se toma

un tiempo para responder, creando un ambiente de tensión en la sala de
negociación. Mientras, la otra parte no parece dispuesta a hacer concesiones
significativas, se hace mención a que se tienen otras opciones y se está
dispuesto a considerar a otros proveedores.

Entonces, se llega a un punto muerto en la negociación y se presenta una

última oferta. La cual es, firmar el contrato hoy si ofrecen un descuento
adicional del 20%, de lo contrario, se está disponible para buscar otros
proveedores. Se menciona que se han recibido ofertas más competitivas de
la competencia y que el servicio de banquetes necesita mejorar su oferta
para ganar tu contratación.

En dado caso que el equipo del servicio de banquetes parece desorganizado

o no está en sintonía, se aprovechan estas divisiones para obtener ventaja
en la negociación. Se mantiene la compostura y educadamente pero firme se
comunican las demandas, evitando verse grosero o agresivo. Si la
negociación no resulta en términos satisfactorios, se tiene un contrato de
reserva con otro proveedor que está listo para ser firmado si no se llega a un
acuerdo.

• Fase Fina
Se muestra interés genuino en el servicio de banquetes y su equipo. Se
expresa el deseo de establecer una relación a largo plazo basada en la
confianza y la cooperación. Se le solicita al servicio de banquetes dar a
conocer sus objetivos y prioridades, para escuchar atentamente sus
respuestas.
 Se explican las necesidades específicas, (presupuesto, número de
asistentes, preferencias de comida y bebida, y cualquier otro detalle
relevante).
En lugar de imponer nuestras demandas, se trabaja en conjunto con el
servicio de banquetes para encontrar soluciones que complazcan ambas
partes. Por ejemplo, se puede proponer un enfoque de menú personalizado
que se ajuste a nuestro presupuesto.
Se reconocen los aspectos destacados del servicio de banquetes,
(reputación, experiencia y calidad). Se destaca el valor de la oferta, Así
mismo, se sugiere la posibilidad de paquetes personalizados que se ajusten
a nuestras necesidades y presupuesto, como un menú más económico para
algunos asistentes, mientras se mantienen otros de alta calidad.
Durante la negociación, se mantiene una comunicación abierta y honesta con
el servicio de banquetes. Si surgen desafíos, se abordan de manera
colaborativa y proactiva.
Se muestra interés en trabajar con el servicio de banquetes en futuros
eventos y reforzar la relación comercial a lo largo del tiempo.
Una vez que se llega a un acuerdo, nos aseguramos de que todos los
detalles, incluidos los precios, los servicios y los plazos, se documenten por
escrito en un contrato para evitar malentendidos futuros.

Términos Legales y Comerciales:

1. Definición de las partes:

El cliente y el servicio de banquetes, con sus detalles legales, direcciones y números

de contacto.

2. Descripción de los servicios:

Detalles completos de los servicios a ser proporcionados, incluyendo la fecha, hora

y lugar del evento, así como cualquier servicio adicional, como catering, decoración,
servicio de camareros, entre otros.
3. Precios y pagos:

Costos totales, desglosados en términos de servicios individuales. Incluye cualquier

tarifa de reserva, depósito, cronograma de pagos y fecha límite para el pago final.

4. Política de cancelación:

Términos y condiciones relacionados con la cancelación, incluyendo plazos,

reembolsos y penalizaciones en caso de cancelación por parte del cliente o del
servicio de banquetes.

5. Responsabilidades y obligaciones:

Descripción detallada de las responsabilidades y obligaciones de ambas partes,

como la entrega de información o materiales necesarios para el evento, o las
expectativas en cuanto al comportamiento del personal.

6. Política de cambios y ajustes:

Procedimientos para solicitar cambios en el contrato, incluyendo modificaciones en

la fecha, hora, lugar u otros detalles del evento, y cómo se abordarán los costos
adicionales.

7. Condiciones de entrega:

Términos relacionados con la entrega de los servicios en tiempo y forma, incluyendo

el horario y el lugar de entrega.

8. Calidad y estándares:

Especificaciones sobre los estándares de calidad que el servicio de banquetes se

compromete a mantener en la ejecución de los servicios, como la calidad de la
comida, la presentación, la higiene, etc.

9. Derechos de propiedad intelectual:

En caso de que se incluyan elementos de propiedad intelectual (como diseños,

música, decoración, etc.), se deben establecer los derechos de uso y propiedad de
estos elementos.
10. Seguro y responsabilidad:

Requisitos de seguro que deben cumplir ambas partes, incluyendo seguros de

responsabilidad civil para el servicio de banquetes y requisitos de seguro de eventos
para el cliente.

11. Cumplimiento legal:

Declaración de que ambas partes cumplirán con todas las leyes y regulaciones
aplicables, incluyendo normativas de salud, seguridad y permisos necesarios.

12. Confidencialidad:

Cláusula de confidencialidad que proteja la información confidencial compartida

entre las partes durante la ejecución del acuerdo.

13. Resolución de disputas:

Procedimientos para la resolución de disputas, que podrían incluir mediación,

arbitraje o litigio, y la elección de la jurisdicción si es necesario.

14. Duración del contrato:

La duración del contrato, incluyendo cualquier extensión automática o la posibilidad

de renovación.
 • ACUERDO DE SERVICIOS DE BANQUETES

Este Acuerdo de Servicios de Banquetes (en adelante, el "Acuerdo") se celebra

el [Fecha de celebración] entre:

[Nombre del Cliente], con domicilio en [Dirección del Cliente] (en adelante, el
"Cliente")

[Nombre del Servicio de Banquetes], con domicilio en [Dirección del Servicio de

Banquetes] (en adelante, el "Proveedor").

a) Descripción de los Servicios:

El Cliente contrata al Proveedor para proporcionar los siguientes servicios
en el evento programado para el [Fecha del Evento] en [Lugar del Evento]:
• Servicios de catering, incluyendo un menú personalizado (adjunto como
Anexo A).
• Decoración del lugar de acuerdo a las especificaciones acordadas.
• Personal para el servicio durante el evento.
b) Precio y Pagos:
• El Cliente pagará al Proveedor la cantidad total de [Monto Total] de la
siguiente manera:
• [Cantidad inicial]: a pagar al firmar este Acuerdo como depósito no
reembolsable.
• [Cantidad restante]: a pagar [Indicar plazo, por ejemplo, 7 días antes del
evento].
c) Cancelación y Reembolsos:
• En caso de cancelación por parte del Cliente, se aplicarán las siguientes
políticas de reembolso:
• Cancelación con más de [Número de días] días de anticipación: se
retendrá el depósito como gastos administrativos.
• Cancelación con menos de [Número de días] días de anticipación: el
Cliente deberá pagar un porcentaje [Porcentaje] del precio total.
 d) Responsabilidad y Seguro:
• El Proveedor se compromete a mantener un seguro de responsabilidad civil
adecuado. El Cliente es responsable de la seguridad y la integridad de los
invitados y sus pertenencias.
e) Cambios en el Servicio:
• Cualquier cambio en los servicios acordados requerirá el consentimiento por
escrito de ambas partes y podría estar sujeto a cargos adicionales.
f) Jurisdicción y Resolución de Disputas:
• Este Acuerdo se rige por las leyes de México. Cualquier disputa que surja
en relación con este Acuerdo será resuelta a través de mediación de
conformidad con las leyes mexicanas.
g) Cumplimiento Legal:
• Ambas partes acuerdan cumplir con todas las leyes y regulaciones
aplicables, incluyendo cuestiones fiscales y laborales.
h) Firma y Fecha:

Este Acuerdo entrará en vigor una vez firmado por ambas partes.

Cliente:

Firma: ________________________________

Nombre: [Nombre del Cliente]

Fecha: [Fecha de Firma]

Proveedor:

Firma: ________________________________

Nombre: [Nombre del Proveedor]

Fecha: [Fecha de Firma]

Tiempo:
Comenzamos con la planificación del evento al menos 1-6 meses antes de la fecha
programada, establecemos objetivos y plazos claros.

Posteriormente, definimos nuestros objetivos, como el tipo de menú, el presupuesto

y las expectativas de servicio. Establece una fecha límite para tener el contrato
finalizado.

Así mismo, creamos una agenda detallada con fechas límite específicas para cada
etapa de la negociación. Por ejemplo:

• Semana 1-2: Investigación de servicios de banquetes disponibles.

• Semana 3-4: Contacto y programación de reuniones con proveedores

potenciales.

• Mes 2-3: Recepción de propuestas y evaluación de ofertas.

• Mes 4: Selección del servicio de banquetes.

• Mes 5: Negociación de los términos del contrato.

• Mes 6: Finalización del contrato.

Priorizaremos las tareas críticas, dando prioridad a las decisiones más críticas,
como la selección del servicio de banquetes y la negociación de precios y términos.
Se considera imprevistos, como cambios en el menú o ajustes en el presupuesto, y
sé flexible para abordarlos de manera eficiente. Se utiliza un calendario y una
aplicación de seguimiento de tareas para mantener un registro de las fechas límite
y las tareas pendientes. También, se realizarán revisiones regulares de tu progreso
en la negociación y ajusta tu plan según sea necesario.

Comparar estándares:
Definiremos nuestros estándares y estableceremos un presupuesto que estemos
dispuestos a gastar. Posteriormente, se recopilarán cotizaciones de varios servicios
de banquetes para compáralas con el presupuesto. También, se solicitarán
referencias de clientes previos atendidos por cada proveedor y comunícate con
dichos clientes para obtener sus opiniones sobre la calidad de la comida, el servicio
y la satisfacción general.

Así mismo, se revisarán los contratos propuestos por los proveedores para entender
los términos y condiciones, incluidos los costos, las políticas de cancelación y las
fechas límite. Si se encontraran algunos inconvenientes entre nuestros estándares
y los términos propuestos, se buscará negociar con el proveedor para realizar
ajustes. Finalmente, tendremos que asegurarnos de que el proveedor proporcione
un desglose claro de los costos, incluyendo el precio por plato, los servicios
adicionales (como la decoración o el personal adicional) y cualquier cargo por
servicio.

Alternativas:
• Plan de Contingencia 1: Alternativas de Servicio

En este plan, el enfoque está en proporcionar alternativas al cliente en caso

de que la negociación no sea satisfactoria. El objetivo principal es mantener
al cliente satisfecho y evitar que se vaya sin una solución adecuada.

• Plan de Contingencia 2: Rescisión del Contrato

En este plan, se considera la posibilidad de que la negociación no sea

fructífera y el cliente decida no seguir adelante con el servicio de banquetes.
El enfoque está en la finalización del contrato de manera profesional y ética.

Acuerdo Preliminar:
Acuerdo Preliminar entre [Nombre del Cliente] y [Nombre del Servicio de
Banquetes]

Fecha: [Fecha]

El Cliente, [Nombre del Cliente], se compromete a contratar los servicios de

banquete proporcionados por [Nombre del Servicio de Banquetes] para un
evento [Tipo de Evento] programado para el [Fecha del Evento] en [Ubicación
del Evento]. Ambas partes han acordado discutir y acordar los siguientes
términos clave como base para un acuerdo final.
 La fecha del evento se establece en [Fecha del Evento].

La hora de inicio del evento se establece en [Hora de Inicio].

La hora de finalización del evento se establece en [Hora de Finalización].

El evento se llevará a cabo en [Ubicación del Evento].

[Nombre del Servicio de Banquetes] proporcionará servicios de banquete

para [Número de Invitados] invitados.

El menú se acordará en un acuerdo final, pero se explorarán opciones como

[Ejemplos de Opciones de Menú] para ajustarse al presupuesto.

El costo estimado del servicio de banquetes se establece en [Monto

Estimado].

Ambas partes se comprometen a trabajar en la elaboración de un

presupuesto final detallado.

El Cliente pagará un depósito del [Monto del Depósito] a [Nombre del Servicio
de Banquetes] en la fecha de [Fecha de Pago del Depósito].

Los términos de pago finales se discutirán en el acuerdo final.

Ambas partes reconocen que este Memorando de Entendimiento es un

acuerdo preliminar y no es legalmente vinculante. Este documento sirve
como una base para un acuerdo final más detallado, que se elaborará y
firmará en una fecha posterior.

[Nombre del Cliente] [Nombre del Servicio de Banquetes]

[Firma] [Firma]

[Fecha] [Fecha]

Post-Negociación:
Cierre de Acuerdos:
Ambas partes deben revisar el contrato final, asegurándose de que todos los
detalles acordados estén reflejados de manera precisa y completa en el documento.
El cliente y el servicio de banquetes deben firmar el contrato final, indicando así su
compromiso de cumplir con los términos y condiciones establecidos. Si no se ha
completado el pago del depósito, el cliente debe realizar el pago en la fecha
acordada según los términos del contrato. Ambas partes deben reconfirmar los
detalles clave, como la fecha y hora del evento, el número de invitados, la ubicación
exacta y cualquier otra información relevante. Se organiza una prueba de menú si
está incluida en el contrato. Asegúrate de que el cliente esté satisfecho con las
selecciones de alimentos y bebidas. Posteriormente discutir la logística del evento,
incluyendo la disposición de las mesas, la decoración, el cronograma y cualquier
necesidad especial. Confirmar que todo esté en orden. Y se revisa la política de
cancelación y los plazos establecidos en el contrato, y asegúrate de que ambos
estén al tanto de las implicaciones de una cancelación.

Así, mismo nos aseguramos de que tanto el cliente como el servicio de banquetes
estén al tanto de los plazos de finalización de pagos y cuándo se deben realizar los
pagos finales. También, confirmar las responsabilidades tanto del cliente como del
servicio de banquetes en cuanto a la logística y el desarrollo del evento.

Finalmente, Recordar al cliente la hora de llegada del personal del servicio de

banquetes y la hora de inicio del evento, así como, la conversación con un mensaje
de agradecimiento al cliente por elegir el servicio de banquetes y expresándole tus
mejores deseos para el evento. Se enviará un correo electrónico o una carta
confirmando los detalles discutidos y acordados en la conversación de cierre,
proporcionando un resumen de los próximos pasos y plazos. Posteriormente, se
realiza un seguimiento regular con el cliente antes del evento para asegurarte de
que todo esté en orden y que no haya cambios de último momento.

Resultados Obtenidos:
Se verificarán y evaluarán los siguientes rasgos, para evaluar los resultados
obtenidos:

El menú incluyó aperitivos, plato principal, postre y bebidas no alcohólicas. Los

platos fueron de alta calidad y bien presentados. El costo total del servicio de
banquetes se mantuvo dentro del presupuesto. No hubo cargos adicionales no
acordados.

El evento se llevó a cabo en [Nombre de la Locación] el [Fecha del Evento] a las

[Hora de Inicio]. Todos los servicios de banquetes se entregaron puntualmente.

El personal del servicio de banquetes proporcionó un servicio profesional y atento.

Se resolvieron de manera efectiva las solicitudes y problemas que surgieron durante
el evento. La mayoría de los invitados expresaron satisfacción con la comida, la
presentación y la organización del evento.

Comparación entre lo Planeado y lo Obtenido:

En resumen, hubo algunos ajustes en el presupuesto debido a invitados adicionales,

pero en general, el evento fue exitoso. El servicio de banquetes logro mantener una
comunicación efectiva y resolver problemas menores, lo que ayudó a asegurar la
satisfacción del cliente y los invitados. Los comentarios positivos de los invitados
proporcionan información valiosa para futuros eventos.

Áreas de Oportunidad:

Es esencial identificar áreas de oportunidad para mejorar futuros eventos. Estas

áreas pueden incluir la comunicación y coordinación, transparencia financiera,
flexibilidad, control de calidad, atención al cliente, gestión de proveedores,
planificación detallada y más. Identificar y abordar estas áreas de oportunidad es
fundamental para garantizar eventos exitosos y satisfacción del cliente en el futuro.