Administración de

Proyectos:

Tema 08:

Administración o Gestión del

Tiempo
(Cronograma del Proyecto)
1

Ing. Marcos Vargas Montero

Abril - 2023
 Fases de la
Administración
o Gestión del
proyecto

2
Línea de Tiempo en un proyecto

Proyecto documento

Planificación o Implementación o Operación o Evaluación o

Inicio
pre inversión inversión ejecución Control

3
Operación o
Inicio Planeación Control
ejecución

Línea de Tiempo de la Administración o Gestión de un proyecto

La relación entre los procesos de
la fase de planeación

4
Administración o Gestión del tiempo
(Cronograma del Proyecto) :
Contenido:

1. ¿Qué es un cronograma?
2. El cronograma de Actividades
3. Pasos Principales para la
construcción del cronograma del
proyecto.
4. Herramientas para un
cronograma de actividades
5
6
 Un cronograma es un
Documento que muestra
ordenadamente las
diferentes tareas e hitos
que forman el proyecto,
las relaciones de
precedencia y
antecedencia entre
ellas, su duración, y el
inicio y fin del proyecto.
Cuatro consideraciones generales
para desarrollar un cronograma

1. Es un Proceso cíclico:

Para hacer el cronograma

debemos seguir un proceso
que requiere de diferentes
iteraciones, ya que está
influenciado por el resultado
de la planificación de otros
aspectos del proyecto (riesgos,
recursos, etc.), y por las
limitaciones existentes. 8
Cuatro consideraciones generales para
2. Es un proceso por fases:
desarrollar un cronograma

No siempre es posible hacer el

cronograma en detalle de
todo el proyecto, lo que
implica que se deberemos
realizar una planificación por
fases. En esta, la planificación
en detalle de cada fase se
realiza al comienzo de la fase,
usando la información que va
creándose a medida que
avanza el proyecto.
 3. Debe ser consensuado y
Cuatro consideraciones generales para

aceptado:
desarrollar un cronograma

Es importante hacer el
cronograma junto con expertos
y el equipo del proyecto, ya
que estos son los que mejor
saben cuánto se tarda en
efectuar una determinada
tarea. A parte, hacer el
cronograma conjuntamente
con el equipo facilita su
aceptación y compromiso con
los plazos indicados, lo que
facilitará su cumplimiento.
 4. Nivel de detalle
Cuatro consideraciones generales para

del cronograma:
desarrollar un cronograma

• ¿Tiene sentido que un proyecto de 2

años de duración se planifique en
segundos?
• ¿Y que uno de 5 días se planifique en
semanas? Claramente no.
• ¿Pero cuál es la unidad de tiempo
adecuada a considerar en el
cronograma?
• Es relativo, estará relacionada a las
capacidades del equipo técnico, las
condiciones de los recursos, etc.
12
 CRONOGRAMA de actividades
➢ Cronograma es un concepto que se utiliza
en varios países latinoamericanos para
mencionar a un calendario de trabajo o
de actividades.
➢ El cronograma, es una herramienta muy
importante en la gestión de proyectos.
❖ Un documento impreso
❖ Aplicación digital
➢ El cronograma incluye una lista de
actividades o tareas con las fechas
previstas de su comienzo y final.
 Cronograma….

➢ El cronograma ordena en el tiempo las

actividades para el desarrollo del
proyecto.
➢ El cronograma de actividades es
presentado como una tabla con al
menos cuatro columnas:
❖ De actividades
❖ De tiempo
❖ De responsables
❖ De recursos
Cronograma de actividades tradicional
(el mas usado)

Tiempo
Recursos Responsables
Actividades disponibles Meses / Semana / Días / encargados

A
B
C
D

15
16
 Los 7 pasos principales para la
elaboración de un cronograma
Paso 1: Crear la lista de actividades

A partir de Estructura de desglose de trabajo (EDT)

se pasa a definir las tareas necesarias.
Es recomendable que la definición de las tareas se
haga junto con expertos o el equipo del proyecto.
La diferencia entre la EDT y la lista de actividades
que creamos (cronograma) es:
• que la primera muestra la descomposición del
alcance (él QUE),
• y la segunda las tareas necesarias para
completar este alcance (él COMO).
Crear la lista de
N° Actividad
actividades que realiza
1 Me despierto
en su casa por la
2 Pongo música
mañana ahora que
estamos en 3 Reviso mi celular

CUARENTENA.. Al 4 Me levanto

menos 7 actividades. 5 Doy Gracias a Dios

HICIMOS MUCHAS 6 Me quito el Pijama
MAS..!! 7 Me aseo

8 Tiendo la cama

9 Me visto

10 Saco a la mascota

11 Tomo agua

12 Preparo el desayuno

13 Desayuno

14 Lavo la vajilla

15 Me lavo los dientes

16 Hago el informe de Adm. de Proy.

17 Me peino y me maquillo (las damas)

Me alisto para salir

18
18
 N° Actividad
Los 7 pasos principales para la elaboración
Paso 2: Ordenar 1
1.1
Antes de levantarme

Me despierto

en componentes 1.2 Pongo música

o temáticas.
1.3 Reviso mi celular

2. Luego de levantarme

2.1 Me levanto

2.2 Doy Gracias a Dios

Las actividades
de un cronograma

2.3 Me quito el Pijama

determinadas 2.4 Me aseo

deberán ser 2.5 Me visto

ordenadas en 3 Atención a mascota

componentes, 3.1 Saco a la mascota

3.2 Doy de comer y beber a la mascota

deberán coincidir 4 Alimentación
con el EDT… si esa 4.1 Tomo agua

situación no podría 4.2 Preparo el desayuno

darse, mejorar el 4.3 Desayuno

EDT 5. Aseo y Limpieza

5.1 Tiendo la cama

5.2 Lavo la vajilla

5.3 Me lavo los dientes

5.4 Me peino y me maquillo (las damas)

19
6. Universidad

6.1 Hago el informe de Adm. de Proy.

6.2 Hago otros informes

Los 7 pasos principales para la elaboración
Paso 3: Definir los recursos.

Para una gestión Los recursos son

exitosa de aquellos elementos
proyectos es que pueden ser
de un cronograma

utilizados por el
importante definir
hombre para realizar
correctamente una actividad o
los recursos del como medio para
proyecto lograr un objetivo.

• Tiempo
Los recursos que
• Personas
requiere la
realización de • Dinero
un proyecto son • Equipo,
de cuatro tipos: instalaciones o
instrumentos
Los 7 pasos principales para la elaboración
Definir qué tipos Realizar un
recursos necesitamos. inventario.
Sabiendo los tipos de
Definido lo
recursos que se requieren
de un cronograma

anterior se debe
para un proyecto,
realizar un
debemos definir cuáles
inventario para
necesitamos para cada
ver: Qué
una de las tareas o
recursos
acciones por realizar.
tenemos, cuáles
Es decir, para cada faltan y además,
acción: qué tiempo, o qué establecer
personas, o qué gastos, o cómo haremos
qué equipo, instrumentos o para conseguir
instalaciones, se necesitan. lo que falta. 21
Ahora determinar que recursos necesitamos para realizar cada actividad
N° Actividad Recursos Tipo de recurso

1 Antes de levantarme
1.1 Me despierto Despertador

1.2 Pongo música Radio Tecnológicos

1.3 Reviso mi celular Celular

2. Luego de levantarme
2.1 Me levanto Chancletas Financieros

2.2 Doy Gracias a Dios Biblia ????

2.3 Me quito el Pijama Pijama Financieros

2.4 Me aseo Agua Natural

2.5 Me visto Ropa Financieros

3 Atención a mascota
3.1 Saco a la mascota Perro Natural

3.2 Doy de comer y beber Comida de perro y Natural

a la mascota agua

4 Alimentación
4.1 Tomo agua Agua Natural

4.2 Preparo el desayuno Enseres y vajilla Financieros

4.3 Desayuno Alimentos Natural

5. Aseo y Limpieza
5.1 Tiendo la cama Cama, sabanas Financieros

5.2 Lavo la vajilla Vajilla Financieros

5.3 Me lavo los dientes Dentífricos, cepillo Financieros

5.4 Me peino y me Peine, maquillaje Financieros

maquillo (las damas)

6. Universidad 22
6.1 Hago el informe de Guía de la Técnicos
Adm. de Proy. Actividad

6.2 Hago otros informes ?????? Técnicos

Los 7 pasos principales para la elaboración
Paso 4: Estimar plazos

Consiste en estimar el número de horas,

días, semanas, etc. que se requieren
para completar una determinada tarea.
de un cronograma

Tres métodos para estimar la duración de

una tarea.

1. Estimar la duración por analogía

Esta técnica consiste en estimar la duración

de una tarea en base a los datos históricos
disponibles referentes a la duración real de
la misma tarea en proyectos anteriores. 23
Los 7 pasos principales para la elaboración
2. Estimar la duración con parámetros
Es una técnica similar en concepto a la anterior,
pero en este caso no usamos tareas iguales a la
que queremos estimar, sino tareas que guarden
de un cronograma

una relación de proporcionalidad con ella. Por

ejemplo: si para hacer 3 mesas tardamos 6 días,
para hacer 1 mesa tardaremos 2 días.

3. Estimar la duración con el juicio de expertos

Esta técnica consiste en que una persona

que conozca y tenga experiencia en la tarea
estime su duración más probable, esperando
que la experiencia y conocimiento del 24
experto sustituya la falta de datos.
Ahora determinar la duración de cada actividad
N° Actividad Recursos Tipo de recurso Duración

1 Antes de levantarme 45 min.

1.1 Me despierto Despertador 10 min.

1.2 Pongo música Radio Tecnológicos 10 min.

1.3 Reviso mi celular Celular 25 min.

2. Luego de levantarme 22 min.

2.1 Me levanto Chancletas Financieros 2 min.

2.2 Doy Gracias a Dios Biblia ???? 4 min.

2.3 Me quito el Pijama Pijama Financieros 1 min.

2.4 Me aseo Agua Natural 10 min.

2.5 Me visto Ropa Financieros 5 min.

3 Atención a mascota 20 min.

3.1 Saco a la mascota Perro Natural 15 min.

3.2 Doy de comer y beber Comida de perro Natural 5 min.

a la mascota y agua

4 Alimentación 20 min.
4.1 Tomo agua Agua Natural 1 min.

4.2 Preparo el desayuno Enseres y vajilla Financieros 4 min.

4.3 Desayuno Alimentos Natural 15 min.

5. Aseo y Limpieza 27 min. Tiempo

5.1 Tiendo la cama Cama, sabanas Financieros 4 min. Total =
5.2 Lavo la vajilla Vajilla Financieros 5 min.
209 min.
5.3 Me lavo los dientes Dentífricos, cepillo Financieros 3 min.
5.4 Me peino y me Peine, maquillaje Financieros 15 min.
maquillo (las damas)
25
6. Universidad 75 min.
6.1 Hago el informe de Guía de la Técnicos 15 min.
Adm. de Proy. Actividad

6.2 Hago otros informes ?????? Técnicos 60 min.

Los 7 pasos principales para la elaboración
Paso 5: Montaje del cronograma
Ahora toca poner en común las
informaciones recopiladas en los tres
pasos anteriores (el diagrama de
de un cronograma

tareas, los recursos, y los plazos), para

formar lo que se conoce como el
cronograma del proyecto.

Tipologías de cronograma

• Diagrama GANTT
• Diagrama PERT
• Diagrama de Hitos
26
 Ahora determinar la duración de cada actividad VER EL EXCEL

Tipo de Diagrama de Gantt

N° Actividad Recursos Duración Responsable
recurso
08:00 08:10 08:20 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30

1 Antes de levantarme 45 min.

1.1 Me despierto Despertador 10 min. Yo
1.2 Pongo música Radio Tecnológicos 10 min. Yo
1.3 Reviso mi celular Celular 25 min. Yo
2. Luego de levantarme 22 min.
2.1 Me levanto Chancletas Financieros 2 min. Yo
2.2 Doy Gracias a Dios Biblia ???? 4 min. Yo
2.3 Me quito el Pijama Pijama Financieros 1 min. Yo
2.4 Me aseo Agua Natural 10 min. Yo
2.5 Me visto Ropa Financieros 5 min. Yo
3 Atención a mascota 20 min.
3.1 Saco a la mascota Perro Natural 15 min. Yo
Doy de comer y Comida de perro Padres y yo
3.2 Natural 5 min.
beber a la mascota y agua
4 Alimentación 20 min.
4.1 Tomo agua Agua Natural 1 min. Yo
4.2 Preparo el desayuno Enseres y vajilla Financieros 4 min. Padres y yo
4.3 Desayuno Alimentos Natural 15 min. Padres y yo
5. Aseo y Limpieza 27 min.
5.1 Tiendo la cama Cama, sabanas Financieros 4 min. Yo
5.2 Lavo la vajilla Vajilla Financieros 5 min. Padres y yo
5.3 Me lavo los dientes Dentífricos, cepillo Financieros 3 min. Padres y yo
Me peino y me Padres y yo
5.4 Peine, maquillaje Financieros 15 min.
maquillo (las damas)
6. Universidad 75 min.
Hago el informe de Guía de la Equipo
6.1 Técnicos 15 min.
Adm. de Proy. Actividad
6.2 Hago otros informes ?????? Técnicos 60 min. 27
Yo
Los 7 pasos principales para la elaboración
Paso 6: Ajuste del Paso 7: Finalización
cronograma del cronograma

Una vez tenemos el Una vez se consiguen

cronograma del completar los pasos
de un cronograma

proyecto, este debe anteriores, implicaría

alinearse con el resto de tener un
planes del proyecto cronograma:
(riesgos, presupuesto,
etc.), y contrastarse con • Realista,
las limitaciones y • Coherente con los
requerimientos del objetivos del
proyecto, lo que puede proyecto, y
implicar cambios en los
• Alineado con el
pasos anteriores, y por
resto de planes del28
tanto ajustamos el
proyecto.
cronograma.
Por ultimo.

Una vez que el cronograma es

aprobado, pasa a ser la línea
base del proyecto, la cual se
usará durante las fases de
ejecución y control, para
ejecutar y medir el avance del
proyecto
29
 Aporta seguridad sobre
las metas que se van
logrando poco a poco
en el camino al objetivo
principal.
Ayuda a identificar las
actividades
necesarias para
alcanzar los objetivos
de la organización.

Ayuda a identificar
cuál será la manera
indicada para Muestra cuales son
distribuir los recursos ¿Cuáles son los
las prioridades, lo
con los que se puede beneficios de
que permite dar un
llegar más rápido a la un cronograma
orden lógico a cada
meta. de actividades?
tarea.

Permite hacer un Define los tiempos y

estudio a además ayuda a
fondo acerca de los asignar las
recursos necesarios responsabilidades de
para realizar cualquier los integrantes en el 30
actividad equipo de trabajo.
31
32
• El diagrama de Gantt es una herramienta
para planificar y programar tareas a lo
largo de un período determinado.
• Gracias a una fácil y cómoda
visualización de las acciones previstas,
permite realizar el seguimiento y control
del progreso de cada una de las etapas
de un proyecto.
• Además, reproduce gráficamente las
tareas, su duración y secuencia, además
del calendario general del proyecto.
33
 Grafico o Diagrama de GANTT
Las actividades del cronograma o los
componentes de la estructura de
desglose del trabajo (EDT) se enumeran
en la parte izquierda del diagrama

Diagrama de Gantt
Los datos (de fechas) se
Representación gráfica de información relativa
presentan en la parte al
La duración
de las cronograma superior
actividades
se muestra
como
barras
horizontales
ubicadas
según
fecha (de
inicio y 34
finalización)
Actividad o Tarea

 Acciones específicas a ser realizadas.

 Tiene atributos que la identifican:
 Nombre
 Actividades predecesoras y sucesoras
 Fechas de inicio y fin (impuestas o no)
 Recursos (Humanos, costos, etc)
 Requisitos, restricciones y supuestos
35
 Hito

 Punto o evento significativo dentro del

proyecto. Por ejemplo un entregable
 Tiene atributos de:
 Nombre
 Actividades predecesoras
 Actividades sucesoras
36
 Fecha de realización
 Resumen de Actividades

 Incluye dos o más actividades o tareas

 Tiene atributos de:
 Nombre
 Actividades predecesoras
 Actividades sucesoras
 Fechas de inicio y fin

37
Ejemplo “Inscripción de
materias” es la
El “hito” de la “Inscripción de
materias” es la “presentación
actividad resumen
de la boleta cancelada” que no
que se desglosa en 4
es una actividad, en este caso
tareas y contiene
es un comprobante de la
además un hito
actividad realizada
Inscripción de
materias
Revisar horarios
del ciclo
Inscripción en
línea
Impresión de
boleta Actividades
detalladas o
Pago en banco tareas a realizar,
estas
Presentación de la generalmente se 38

Boleta cancelada ejecutan de

forma secuencial
39
 El método PERT (Project Evaluation and
Review Techniques), es un algoritmo basado
en la teoría de redes diseñado para facilitar
la planificación de proyectos.

El resultado final de la
aplicación de este
algoritmo será un
cronograma para el
proyecto, en el cual se
podrá conocer la
duración total del mismo,
y la clasificación de las
actividades según su 40

criticidad.
Conceptos básicos para diagramar
actividades con redes PERT

Regla 1: Cada actividad se debe

representar sí y sólo sí, por un ramal o arco

41
Regla 2: Cada actividad debe estar identificada por
dos nodos distintos. En el caso de existir actividades
concurrentes (que inicien al mismo tiempo, o que el
inicio de una actividad dependa de la finalización de 2
o más actividades distintas) se debe recurrir a
actividades ficticias (representadas por arcos
punteados que no consumen ni tiempo ni recursos)
para satisfacer esta regla

Por ejemplo, la
actividad C para su
inicio requiere que
finalicen A y B. Las
actividades A y B inician
al mismo tiempo 42
Gracias

43