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5. CREAR UN CRONOGRAMA Y UN PRESUPUESTO
La elaboración de un cronograma y un presupuesto realistas para un proyecto puede ser un
desafío, especialmente en las fases iniciales del proyecto, ya que hay mucha incertidumbre
y muchos factores pueden afectar el proyecto. Aquí hay algunas formas de afrontar este
aspecto desafiante de la gestión de proyectos:
1. Realizar una planificación detallada: Es importante planificar cuidadosamente las
actividades y tareas del proyecto, establecer los plazos y los entregables, y estimar los
costos asociados a cada una de estas actividades. Esto permitirá tener una visión más
clara de las necesidades del proyecto y establecer objetivos realistas.
2. Estimar los recursos necesarios: Para elaborar un presupuesto realista es necesario
estimar los recursos necesarios para el proyecto, tanto humanos como materiales. Se
debe tener en cuenta el costo de los salarios, el equipo, los materiales y cualquier otro
gasto relacionado con el proyecto.
3. Utilizar la experiencia previa: Si se cuenta con experiencia previa en proyectos
similares, se pueden utilizar esas lecciones aprendidas para hacer una estimación más
precisa. La experiencia previa puede ayudar a identificar los posibles riesgos, los plazos
y los costos asociados con ciertas tareas.
4. Identificar los posibles riesgos: Al identificar los posibles riesgos que pueden afectar el
proyecto, se pueden tomar medidas preventivas para minimizar su impacto en el
proyecto. Los riesgos pueden ser financieros, operativos, tecnológicos o de cualquier
otra índole, por lo que es importante identificarlos y tener planes de contingencia para
manejarlos.
5. Revisar y actualizar regularmente: Es importante revisar y actualizar regularmente el
cronograma y el presupuesto del proyecto para asegurarse de que sigan siendo
realistas y ajustados a la realidad del proyecto. Si surgen imprevistos, es necesario
hacer ajustes para evitar desviaciones en el proyecto.
6. Ser realista: Es importante ser realista al establecer los plazos y el presupuesto del
proyecto. A veces puede haber presiones para completar el proyecto en un plazo corto
o con un presupuesto reducido, pero es importante ser realista y no comprometer la
calidad o la integridad del proyecto.
En resumen, para afrontar el desafío de elaborar un cronograma y un presupuesto realistas
para un proyecto, es importante realizar una planificación detallada, estimar los recursos
necesarios, utilizar la experiencia previa, identificar los posibles riesgos, revisar y actualizar
regularmente, y ser realista en la toma de decisiones.
5.1. Definición de un cronograma
Un cronograma es un plan que describe la secuencia de tareas que se deben realizar en un
proyecto, junto con las fechas de inicio y finalización previstas para cada una de estas
tareas.
El cronograma también puede incluir información sobre las dependencias entre las tareas,
los recursos necesarios para realizarlas y los plazos previstos para la finalización del
proyecto en su totalidad.
El cronograma se elabora utilizando técnicas de gestión de proyectos, como la
descomposición de tareas, la estimación de duraciones y la identificación de hitos clave.
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Una vez que se ha definido el cronograma, se utiliza para controlar el progreso del proyecto
y asegurarse de que las tareas se están realizando dentro del plazo previsto.
El cronograma se puede presentar de diferentes maneras, como un diagrama de Gantt, un
diagrama de red o un calendario de hitos. Cada uno de estos formatos ofrece una
visualización diferente de la secuencia de tareas y puede ser más adecuado para diferentes
tipos de proyectos.
En resumen, un cronograma es un plan detallado de las tareas que se deben realizar en un
proyecto, junto con las fechas previstas de inicio y finalización. El cronograma es una
herramienta importante para la gestión del proyecto, ya que ayuda a garantizar que se
cumplan los plazos y se finalice el proyecto en el plazo previsto.
Aquí les presento un ejemplo:
Supongamos que es el gerente de proyecto de una empresa de construcción y está a cargo
de construir una casa. Para completar el proyecto, debe planificar y realizar un seguimiento
cuidadoso del cronograma.
Primero, establece una fecha límite para la finalización del proyecto. Digamos que la fecha
límite es en seis meses.
Luego, identifica las tareas que deben completarse para construir la casa. Algunas tareas
pueden incluir la preparación del terreno, la construcción de la estructura, la instalación de
sistemas eléctricos y de fontanería, la finalización de los acabados y la limpieza del sitio.
Después, estime el tiempo que tomará cada tarea y asigne fechas de inicio y finalización
para cada tarea. Por ejemplo, puede llevar tres semanas preparar el terreno y dos semanas
construir la estructura. Basado en estas estimaciones, cree un cronograma que muestre
cuándo se completará cada tarea.
A medida que avanza en el proyecto, monitoree el progreso y ajuste el cronograma según
sea necesario. Si, por ejemplo, la preparación del terreno lleva más tiempo de lo esperado
debido a condiciones climáticas adversas, ajuste el cronograma para reflejar la nueva
realidad y evitar que se retrase el proyecto completo.
En resumen, el ejemplo muestra cómo la planificación y el seguimiento del cronograma son
esenciales para completar un proyecto con éxito y en el tiempo previsto.
5.1.1. Pasos para elaborar su cronograma del proyecto
Aquí doy un poco más de información sobre cada uno de los pasos:
1. Estructura de descomposición del trabajo: también conocida como EDT por sus siglas
en inglés, es una herramienta que permite desglosar un proyecto en partes más
pequeñas y manejables. La EDT sirve como base para identificar y listar todas las
actividades o tareas necesarias para completar el proyecto.
2. Asignar resultados a cada actividad: asignar un resultado específico a cada tarea es útil
para establecer objetivos claros y específicos. De esta manera, se puede medir el
progreso del proyecto y garantizar que cada tarea contribuya al objetivo final.
3. Crear un cronograma del proyecto: utilizar los resultados asignados a cada tarea como
base para crear un cronograma realista que muestre los hitos y plazos clave del
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proyecto. El cronograma debe ser claro y fácil de entender para todos los miembros del
equipo.
4. Identificar cuellos de botella: es importante identificar los factores que pueden retrasar
o afectar el proyecto. Los cuellos de botella pueden ser causados por limitaciones de
recursos, dependencias entre tareas, cambios en el alcance del proyecto, entre otros.
5. Eliminar cuellos de botella: una vez identificados los cuellos de botella, es necesario
buscar soluciones para eliminarlos. Esto puede implicar ajustar el cronograma, asignar
más recursos a ciertas tareas, o incluso cambiar el enfoque del proyecto.
6. Establecer sistemas de control y comunicación: es fundamental establecer sistemas
para monitorear y actualizar el cronograma del proyecto, así como para comunicar
cualquier cambio a los miembros del equipo. De esta manera, todos pueden
mantenerse al tanto del progreso del proyecto y tomar medidas para mantenerlo en el
camino correcto.
5.1.2. Optimice su cronograma
Para optimizar el cronograma, aquí hay algunos pasos que se pueden seguir:
1. Revisar las estimaciones de tiempo: Es importante asegurarse de que las estimaciones
de tiempo sean realistas y estén basadas en datos históricos o en la experiencia de los
miembros del equipo. Es necesario prestar especial atención a las tareas de la ruta
crítica, ya que, si alguna de estas tareas se retrasa, todo el cronograma se verá
afectado. Si se identifica una tarea que no puede completarse en el tiempo estimado,
se debe revisar y ajustar el cronograma en consecuencia.
2. Revisar las relaciones entre las tareas: Es importante revisar si el cronograma refleja
correctamente las tareas que pueden comenzar simultáneamente y aquellas que no
pueden comenzar hasta que se complete alguna otra tarea. Si se identifica una tarea
que está programada para comenzar antes de que se complete una tarea previa, se
debe revisar y ajustar el cronograma en consecuencia.
3. Revisar la lista de tareas: Es importante revisar si se han omitido tareas o subtareas
importantes en el cronograma. Además, es necesario asegurarse de que se haya
incluido el tiempo necesario para la capacitación y el mantenimiento.
4. Eliminar compromisos excesivos: Es importante asegurarse de que los compromisos
sean realistas y que no se estén asignando tareas que excedan la capacidad de los
empleados o los equipos. Si se identifica que un empleado o un equipo está
sobrecargado, se debe redistribuir la carga de trabajo para evitar compromisos
excesivos.
5. Identificar cuellos de botella: Es importante identificar si se acumulará trabajo en algún
punto del proceso y si existe algún cuello de botella. Si se identifica un cuello de botella,
se pueden tomar medidas para acelerar el proceso de trabajo utilizado en esa tarea o
agregar más recursos para ayudar a esa tarea en particular.
Para optimizar el cronograma es necesario revisar las estimaciones de tiempo, las
relaciones entre las tareas, la lista de tareas, los compromisos excesivos y los cuellos de
botella. Al hacerlo, se puede hacer el cronograma más preciso, más realista y más estricto.
5.1.3. Consejos para hacer un cronograma de su proyecto
Aquí hay algunos consejos útiles para hacer un cronograma de proyecto efectivo:
1. Identifique plazos rígidos y flexibles: Es importante saber cuáles son las fechas límite y
cuáles son flexibles. Esto ayudará a planificar el proyecto de manera efectiva y a
priorizar las tareas.
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2. No programe demasiados detalles: Es importante no programar más detalles de los que
se pueden supervisar. Esto puede llevar a una sobrecarga de trabajo y dificultar la
supervisión del progreso del proyecto.
3. Elabore el cronograma de manera lógica: Es importante elaborar el cronograma de
acuerdo con lo que es lógicamente posible. Es decir, se debe tener en cuenta el tiempo
requerido para cada tarea y asegurarse de que los plazos sean realistas. La asignación
de recursos debe hacerse posteriormente.
4. Utilice incrementos de tiempo uniformes: Es recomendable registrar todos los
segmentos de tiempo en los mismos incrementos, como días o semanas. Esto ayudará a
mantener el cronograma organizado y fácil de leer.
5. Deje margen para imprevistos: Es importante no programar un proyecto de manera
que necesite tiempo adicional para cumplir con las fechas originales que tenía como
objetivo. Esto no deja nada de flexibilidad para abordar problemas que podrían surgir
más adelante. Debe haber margen suficiente para hacer frente a posibles retrasos o
imprevistos.
En resumen, para hacer un cronograma de proyecto efectivo, es importante identificar
plazos rígidos y flexibles, no programar demasiados detalles, elaborar el cronograma de
manera lógica, utilizar incrementos de tiempo uniformes y dejar margen para imprevistos.
Con estos consejos, se puede elaborar un cronograma de proyecto efectivo y fácil de seguir.
5.1.4. Sistemas para crear cronogramas
Existen diferentes tipos de herramientas y sistemas para crear cronogramas, cada uno con
sus propias características y ventajas. A continuación, te explicaré brevemente algunos de
ellos:
1. Gráficos de barras: Los gráficos de barras, también conocidos como diagramas de
Gantt fueron desarrollados a finales del siglo XIX y principios del siglo XX por el
ingeniero mecánico y consultor de gestión estadounidense Henry Gantt. Gantt trabajó
con Frederick Winslow Taylor, uno de los padres fundadores de la administración
científica, y se interesó por la eficiencia en la producción y la gestión de proyectos.
Gantt creó los diagramas como una herramienta para ayudar a los gerentes de
proyectos a programar y coordinar las tareas de producción. Los diagramas de Gantt se
convirtieron rápidamente en una herramienta popular para la planificación y gestión de
proyectos y se utilizaron ampliamente en la gestión de la construcción, la fabricación y
otras industrias.
Durante la Primera Guerra Mundial, los diagramas de Gantt se utilizaron para planificar
la producción de municiones y otros suministros militares. Después de la guerra, los
diagramas de Gantt se extendieron al sector empresarial y se utilizaron en una amplia
variedad de proyectos.
A medida que las tecnologías informáticas y el software de gestión de proyectos han
avanzado, los diagramas de Gantt se han vuelto aún más comunes y fáciles de crear y
utilizar. Hoy en día, los diagramas de Gantt se utilizan ampliamente en la gestión de
proyectos, en una variedad de industrias y sectores, para planificar y visualizar el
progreso de los proyectos.
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Consisten en un gráfico en el que se representan las diferentes tareas del proyecto en
el eje horizontal (en orden cronológico) y el tiempo en el eje vertical. Cada tarea se
representa mediante una barra horizontal que muestra la duración estimada de la
tarea.
Los gráficos de Gantt permiten a los equipos de proyectos visualizar y comprender
rápidamente la planificación temporal del proyecto, incluyendo la secuencia de tareas y
su duración. Además, permiten establecer las dependencias entre tareas, lo que es
esencial para planificar y controlar el proyecto de manera efectiva.
Por lo general, los diagramas de Gantt se utilizan en la fase de planificación del
proyecto para definir la duración de las tareas y establecer el orden en que deben
llevarse a cabo. También se pueden utilizar en la fase de seguimiento del proyecto para
controlar el progreso de las tareas y hacer ajustes a la planificación si es necesario.
Los gráficos de Gantt son una herramienta muy útil para la gestión de proyectos, ya que
proporcionan una vista general y clara del plan del proyecto y permiten identificar
fácilmente las tareas críticas y las posibles demoras. Además, existen diversas
herramientas en el mercado que facilitan la creación y actualización de gráficos de
Gantt, lo que permite a los equipos de proyectos trabajar de manera más eficiente y
colaborativa.
Los diagramas de Gantt por sí solos no muestran explícitamente las dependencias entre
tareas, lo que puede dificultar la evaluación del impacto de los cambios en el proyecto.
No obstante, es común utilizar flechas para representar las dependencias entre tareas
en un diagrama de Gantt. Las flechas se utilizan para mostrar qué tareas deben
completarse antes de que otra comience y en qué orden deben llevarse a cabo las
tareas. De esta manera, es posible visualizar de manera clara y precisa las relaciones
entre las tareas y evaluar cómo un cambio en una tarea puede afectar a otras tareas del
proyecto.
2. Diagramas de flujo: Los diagramas de flujo son una herramienta muy útil para visualizar
y comunicar información de manera clara y concisa. Un diagrama de flujo muestra un
proceso o sistema de manera gráfica, utilizando símbolos y líneas para representar las
diferentes etapas o pasos del proceso, las decisiones que se deben tomar y las posibles
salidas.
En el caso del diagrama de ruta crítica, este es un tipo de diagrama de flujo que se
utiliza en la gestión de proyectos para identificar la secuencia de tareas críticas que
deben completarse en el tiempo más corto posible para asegurar el éxito del proyecto.
La ruta crítica es la serie de tareas que no pueden ser reprogramadas o retrasadas sin
afectar el tiempo total del proyecto.
Al identificar la ruta crítica, el equipo de proyecto puede enfocar sus recursos y
esfuerzos en las tareas críticas, asegurando que se completen en el tiempo previsto.
También pueden establecer un plan de contingencia para hacer frente a cualquier
retraso en las tareas críticas que puedan surgir durante el proyecto.
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La historia de los diagramas de flujo se remonta a principios del siglo XX, cuando el
ingeniero mecánico y psicólogo industrial estadounidense Frank Gilbreth y su esposa
Lillian comenzaron a desarrollar técnicas para mejorar la eficiencia en los procesos de
producción industrial.
En 1921, el ingeniero eléctrico estadounidense Allan H. Mogensen creó lo que él llamó
"un diagrama de flujo de actividades" para representar visualmente los pasos en un
proceso de producción en su empresa. Mogensen utilizó símbolos y flechas para
mostrar el flujo de información y materiales a través del proceso, lo que permitió a su
equipo identificar y solucionar problemas en la producción de manera más eficiente.
En la década de 1930, los diagramas de flujo se utilizaron ampliamente en la industria y
en la gestión empresarial, en particular para mejorar los procesos y la eficiencia en la
producción. Durante la Segunda Guerra Mundial, los diagramas de flujo se utilizaron en
la industria de la defensa para mejorar la eficiencia en la producción de armas y
municiones.
Con el advenimiento de la informática en la década de 1950, los diagramas de flujo se
utilizaron ampliamente en la programación y el diseño de software, ya que permitían a
los programadores visualizar el flujo de datos y lógica de programación en un sistema
complejo.
En la actualidad, los diagramas de flujo se utilizan en una amplia variedad de campos,
incluyendo la gestión de proyectos, la ingeniería, la informática, la educación y la
investigación científica. Han evolucionado para incluir una amplia variedad de símbolos
y notaciones, y se han adaptado para su uso en software de diagramación, lo que ha
permitido su uso en una amplia variedad de entornos y aplicaciones.
En resumen, los diagramas de flujo, y en particular los diagramas de ruta crítica, son
herramientas importantes para la gestión de proyectos que ayudan a los equipos a
visualizar y comunicar información clave de manera clara y eficiente.
3. Cuadros PERT: Un Cuadro PERT (Performance Evaluation and Review Technique) es una
herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para planificar y programar las
tareas y eventos necesarios para completar un proyecto.
El cuadro PERT muestra las relaciones entre las tareas, la duración de cada tarea y el
camino crítico del proyecto. El camino crítico es la serie de tareas que determinan la
duración total del proyecto y cualquier retraso en una de ellas retrasará la finalización
del proyecto en su totalidad.
Cada tarea se representa en el Cuadro PERT mediante un nodo que está conectado a
otros nodos o tareas mediante flechas que indican la dependencia entre las tareas. El
nodo también indica la duración de la tarea y su fecha de inicio y finalización
programadas.
El Cuadro PERT es una herramienta útil para la gestión de proyectos, ya que ayuda a
identificar las tareas críticas del proyecto y las dependencias entre ellas. Esto permite a
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los gestores de proyecto planificar el uso eficiente de los recursos y mantener el
proyecto en el camino correcto.
Sin embargo, como se mencionó, el Cuadro PERT puede ser complejo y difícil de
entender debido a su estructura y la cantidad de información que se presenta. Por lo
tanto, es importante tener experiencia y conocimientos en la gestión de proyectos para
utilizar eficazmente esta herramienta.
El Cuadro PERT se desarrolló en la década de 1950 como una herramienta para
planificar y controlar proyectos complejos, especialmente en la industria militar y
aeroespacial. Fue desarrollado por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de
los Estados Unidos (U.S. Navy Special Projects Office) en colaboración con la compañía
de consultoría de gestión Booz Allen Hamilton.
El objetivo principal del Cuadro PERT era desarrollar un método para programar y
coordinar proyectos de gran envergadura, como el diseño y producción de misiles
balísticos y submarinos nucleares. El proyecto requería la integración de una gran
cantidad de tareas y disciplinas, desde la ingeniería y la construcción hasta la
producción y la logística.
El Cuadro PERT se basó en una técnica previa llamada CPM (Critical Path Method), que
se había desarrollado para la planificación y control de proyectos en la industria de la
construcción. El PERT mejoró el CPM al incorporar la incertidumbre y la variabilidad en
el proceso de planificación.
En el Cuadro PERT, se utilizan tres tiempos para cada tarea: el tiempo más optimista, el
más pesimista y el más probable. Estos tiempos se utilizan para calcular la duración
esperada de cada tarea y la probabilidad de que se complete dentro del plazo previsto.
El Cuadro PERT se convirtió en una herramienta ampliamente utilizada en la industria,
especialmente en proyectos complejos y de gran envergadura. También se ha utilizado
en otros campos, como la gestión de proyectos de software y la planificación de
eventos.
5.1.5. Experiencia: Por qué necesita un plan de negocio
Elon Musk: Zip2 y SpaceX
Hay varias historias sobre Elon Musk y la importancia de tener un plan de negocios. Una de
ellas se remonta al comienzo de su carrera empresarial, cuando fundó Zip2, una empresa
de software que ofrecía contenido para periódicos en línea.
Según se informa, cuando Musk fundó Zip2 en 1995, se encontró con una situación difícil al
tratar de obtener financiamiento de los inversores. A pesar de que tenía una idea sólida y
un equipo de trabajo, muchos inversores se mostraron escépticos ante la falta de un plan
de negocios claro y detallado.
5.1.6.
Zip2 fue una de las primeras empresas fundadas por Elon Musk y su hermano Kimbal Musk.
La compañía se centró en la creación de contenidos para periódicos y otros medios de
comunicación para su publicación en línea. En 1995, los hermanos Musk escribieron un plan
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de negocios de 7 páginas para Zip2, donde describían su modelo de negocio, su estrategia
de marketing y sus proyecciones financieras.
El plan de negocios incluía detalles sobre los ingresos esperados, los costos de operación y
los planes de expansión de la compañía. El plan de negocios fue utilizado para obtener
inversión de capital, y en 1996, Compaq Computer invirtió $3 millones en Zip2.
Musk se dio cuenta de que necesitaba un plan de negocios más sólido para convencer a los
inversores y elaboró un plan detallado de 80 páginas para Zip2. Finalmente, el plan de
negocios fue un éxito y Musk pudo asegurar la financiación que necesitaba para impulsar su
empresa. Zip2 se vendió por 300 millones de dólares en el año 1999.
Por otro lado, SpaceX es una empresa fundada por Elon Musk con la intención de colonizar
Marte y reducir los costos de acceso al espacio. Para lograr estos objetivos, Musk redactó
un plan de negocios detallado de 80 páginas en 2002, en el que describía la estrategia de
SpaceX para desarrollar tecnología de cohetes reutilizables.
Desde entonces, Musk ha seguido enfatizando la importancia de tener un plan de negocios
sólido en todas sus empresas. De hecho, cuando fundó SpaceX en 2002, Musk tuvo una
visión muy clara del plan de negocios que necesitaba para llevar a cabo su empresa de
exploración espacial. Según se informa, Musk elaboró un plan de negocios de 60 páginas
que detallaba cómo SpaceX se convertiría en una empresa rentable y sostenible a largo
plazo. Este plan de negocios fue crucial para obtener financiación y para convencer a los
inversores de la viabilidad de su empresa.
El plan de negocios incluía detalles técnicos, proyecciones financieras, planes de marketing
y una hoja de ruta para el desarrollo de la tecnología de cohetes reutilizables. El plan de
negocios de SpaceX fue utilizado para obtener inversión de capital, y en 2008, la compañía
recibió una inversión de $20 millones de parte de Founders Fund, el fondo de inversión
liderado por Peter Thiel.
En resumen, la historia de Musk con Zip2 y SpaceX demuestra la importancia de tener un
plan de negocios sólido y detallado para cualquier empresa, especialmente para startups La
historia sobre el plan de negocios de Zip2 y SpaceX tiene varias fuentes disponibles en línea.
La información sobre el plan de negocios de Zip2 se puede encontrar en varios artículos y
entrevistas en línea, como en el sitio web de Bloomberg y en una entrevista con Elon Musk
publicada en la revista Inc.
La información sobre el plan de negocios de SpaceX también se puede encontrar en
diversas fuentes. Elon Musk ha hablado sobre el plan de negocios de SpaceX en varias
entrevistas y charlas, y algunos detalles específicos del plan se pueden encontrar en un
libro sobre la historia de SpaceX titulado "Elon Musk: Tesla, SpaceX, and the Quest for a
Fantastic Future" escrito por Ashlee Vance.
Use las herramientas para crear cronogramas flexiblemente
Elegir la herramienta adecuada para crear un cronograma es fundamental para la gestión
eficiente de un proyecto. La elección correcta de herramientas puede hacer la diferencia
entre el éxito y el fracaso del proyecto.
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Es importante comprender que diferentes herramientas de planificación de proyectos están
diseñadas para diferentes propósitos, y es necesario elegir la herramienta que mejor se
adapte a las necesidades del proyecto en particular. Por ejemplo, las herramientas de
diagrama de flujo pueden ser útiles para proyectos más complejos que requieren una
comprensión detallada de los procesos y los flujos de trabajo, mientras que los gráficos de
barras pueden ser suficientes para proyectos más simples que solo requieren una
visualización general de la secuencia de tareas.
Además, la elección de la herramienta adecuada también depende de la audiencia a la que
se dirige el cronograma. Las herramientas de visualización más simples pueden ser
adecuadas para presentaciones de alto nivel a partes interesadas, mientras que las
herramientas más complejas pueden ser necesarias para comunicarse con miembros del
equipo que necesitan detalles específicos sobre tareas individuales.
En última instancia, la elección de la herramienta adecuada para crear un cronograma se
reduce a encontrar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades del proyecto y de
la audiencia. Al elegir la herramienta adecuada, se puede garantizar una mejor
planificación, seguimiento y gestión del proyecto, lo que aumentará las posibilidades de
éxito del mismo.
5.1.7. Consejos para seleccionar software de gestión de proyectos
Aquí hay algunos consejos para seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado:
1. Identifique sus necesidades y requisitos: Antes de comenzar a buscar software de
gestión de proyectos, determine cuáles son sus necesidades específicas. ¿Qué
características y funcionalidades necesita para su proyecto? ¿Cuál es su presupuesto?
¿Cuántos miembros del equipo utilizarán el software?
2. Investigue las opciones disponibles: Investigue en línea y pregunte a colegas y amigos
en la industria acerca de las opciones de software de gestión de proyectos que han
utilizado y recomiendan. Consulte las revisiones y comparaciones de software de
gestión de proyectos en línea para tener una idea de lo que ofrecen.
3. Pruebe el software antes de comprarlo: Antes de comprar cualquier software de
gestión de proyectos, pruebe una versión de prueba o una demostración gratuita para
asegurarse de que sea fácil de usar y satisfaga sus necesidades.
4. Verifique la compatibilidad: Asegúrese de que el software de gestión de proyectos sea
compatible con otros programas y herramientas que ya utiliza para su proyecto, como
Microsoft Excel o Google Docs.
5. Considere la seguridad y la privacidad: Verifique que el software de gestión de
proyectos tenga medidas de seguridad y privacidad adecuadas para proteger la
información confidencial del proyecto.
5.1.8.
6. Busque soporte técnico y actualizaciones: Asegúrese de que el software de gestión de
proyectos tenga soporte técnico y actualizaciones regulares para corregir errores y
agregar nuevas características.
7. Considere la facilidad de uso: Busque un software de gestión de proyectos que sea fácil
de usar y que tenga una interfaz intuitiva para que todo el equipo pueda entenderlo
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fácilmente. La curva de aprendizaje debe ser lo más corta posible para evitar que se
pierda tiempo en la capacitación.
8. Verifique la escalabilidad: Asegúrese de que el software de gestión de proyectos que
seleccione sea escalable y pueda crecer con su proyecto y empresa. Esto significa que
debe ser capaz de manejar un aumento en el número de usuarios y proyectos sin
disminuir su rendimiento.
9. Considere la integración con otros sistemas: Verifique si el software de gestión de
proyectos se integra con otros sistemas que utiliza su empresa, como el software de
contabilidad o de recursos humanos. Esto permitirá una mayor eficiencia y una mejor
comunicación entre departamentos.
10. Asegúrese de que sea accesible en línea: El software de gestión de proyectos en línea
permite que todos los miembros del equipo accedan a la información en tiempo real y
desde cualquier lugar, lo que puede mejorar la colaboración y la eficiencia del equipo.
11. Busque una solución de gestión de proyectos personalizable: El software de gestión de
proyectos personalizable le permitirá adaptarlo a las necesidades específicas de su
proyecto y empresa, lo que puede aumentar la eficiencia y la productividad.
12. Considere el costo total de propiedad: Además del costo inicial del software de gestión
de proyectos, tenga en cuenta el costo total de propiedad, que incluye los costos de
capacitación, soporte técnico, actualizaciones y mantenimiento. Asegúrese de que
pueda ajustarse a su presupuesto a largo plazo.
Estos son consejos excelentes para seleccionar software de gestión de proyectos. Quiero
agregar que también es importante tener en cuenta la facilidad de uso y la experiencia del
usuario al seleccionar el software de gestión de proyectos. Un software de gestión de
proyectos complicado y difícil de usar puede llevar a la frustración y la resistencia por parte
del equipo, lo que puede retrasar el proyecto. Por lo tanto, es recomendable elegir un
software que tenga una interfaz intuitiva y fácil de usar.
También es importante tener en cuenta la escalabilidad del software. Si su proyecto es
pequeño, puede que no necesite todas las características y funcionalidades que ofrece un
software de gestión de proyectos de nivel empresarial. Sin embargo, si el proyecto es
grande y complejo, es posible que necesite un software de gestión de proyectos más
avanzado que pueda manejar la complejidad del proyecto.
Al seguir estos consejos, podrá seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado
para su proyecto y mejorar la eficiencia y efectividad del equipo en el manejo de sus
proyectos.
Lectura
Mike Rother es un autor muy reconocido en el estudio del Mapeo de Flujo de Valor y ha
realizado importantes contribuciones en el desarrollo de esta técnica en la industria
manufacturera y en otros sectores.
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Él ha escrito varios libros sobre Lean Manufacturing, incluyendo "Learning to See: Value
Stream Mapping to Create Value and Eliminate Muda" que es uno de los principales
recursos utilizados en la enseñanza del Mapeo de Flujo de Valor.
En este libro, Rother y su coautor, John Shook, presentan el Mapeo de Flujo de Valor como
una herramienta esencial en la identificación de desperdicios y la eliminación de
actividades que no agregan valor en un proceso de producción. También explican cómo
utilizar el Mapeo de Flujo de Valor para visualizar el flujo de información en un proceso y
cómo identificar oportunidades de mejora.
Además, Rother ha escrito otros libros relacionados con el tema, como "Toyota Kata:
Managing People for Improvement, Adaptiveness, and Superior Results" que se enfoca en
la aplicación de la filosofía Lean en la gestión de personas y en la creación de una cultura de
mejora continua.
Existe software que permiten hacer el Mapeo de Flujo de Valor. Algunos ejemplos son:
1. Lucidchart: es un software de diagramas y flujos de trabajo que ofrece una plantilla de
mapeo de flujo de valor para crear mapas de flujo de valor de manera fácil y rápida.
Ofrece una gran variedad de formas y objetos para personalizar el mapa de flujo de
valor y agregar información detallada.
2. VSM software: es un software de mapeo de flujo de valor diseñado específicamente
para la creación de mapas de flujo de valor. Ofrece una interfaz sencilla e intuitiva para
la creación de mapas de flujo de valor y permite la exportación de los mapas en
distintos formatos.
3. Microsoft Visio: es un software de diagramas de Microsoft que ofrece una plantilla de
mapeo de flujo de valor para crear mapas de flujo de valor. Permite la personalización
del mapa de flujo de valor y agregar información detallada a cada etapa del proceso.
5.2. Crear un presupuesto
El presupuesto en un proyecto se refiere al plan financiero detallado que se crea para
establecer y controlar los gastos asociados con la ejecución del proyecto.
El presupuesto es esencial en la gestión de proyectos porque permite a los gerentes de
proyecto planificar y administrar los recursos financieros necesarios para completar el
proyecto de manera exitosa.
El presupuesto del proyecto se desarrolla en la fase preliminar del proceso de gestión del
proyecto y es revisado y ajustado en función del progreso del proyecto. Para crear un
presupuesto efectivo, es necesario identificar todos los costos asociados con el proyecto,
incluyendo:
- los costos de los materiales,
- los costos de la mano de obra,
- los costos de los equipos y herramientas,
- los costos de transporte,
- los costos de capacitación y
- cualquier otro costo relevante para el proyecto.
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Una vez que se han identificado todos los costos del proyecto, se deben estimar los montos
de estos costos. Esto puede requerir:
- la realización de investigaciones de mercado,
- la consulta con expertos y miembros del equipo del proyecto y
- la revisión de los costos históricos de proyectos similares.
El presupuesto del proyecto debe ser realista y estar basado en información precisa y
detallada. Además, debe ser revisado y actualizado regularmente para reflejar cualquier
cambio en las circunstancias del proyecto. El seguimiento del presupuesto es esencial para
la gestión financiera del proyecto y para garantizar que el proyecto se complete dentro del
plazo y los recursos previstos.
El presupuesto es importante porque:
- le ayuda a tener una comprensión clara de los recursos financieros que necesita su
proyecto y cómo los va a utilizar.
- Le permite asignar los recursos necesarios a cada tarea del proyecto y realizar un
seguimiento del progreso financiero del proyecto.
- Además, el éxito de su proyecto y su desempeño como gerente del proyecto se medirá
en parte en función de si puede completar el proyecto dentro del presupuesto.
Es importante recordar que el presupuesto no es un documento estático y puede necesitar
ajustes a medida que cambian las circunstancias del proyecto. Por lo tanto, es importante
actualizar el presupuesto regularmente y revisarlo en función del progreso del proyecto.
5.2.1. Costos típicos del proyecto
El desarrollo de los costos de un proyecto puede variar significativamente según el tipo de
proyecto y su alcance. Sin embargo, hay algunos costos típicos que se deben considerar al
planificar un proyecto. A continuación, se describen algunos de los costos comunes:
1. Costos de personal: Los costos de personal son una de las principales partidas de gasto
en la mayoría de los proyectos. Incluyen los salarios y beneficios de los miembros del
equipo del proyecto, como el gerente de proyecto, los ingenieros, los analistas, los
diseñadores y otros especialistas.
2. Costos de equipo y materiales: Los costos de equipo y materiales incluyen la compra o
alquiler de herramientas, equipos y materiales necesarios para llevar a cabo el
proyecto. Esto puede incluir equipos informáticos, software, herramientas de
construcción, materiales de oficina, entre otros.
3. Costos de alojamiento y logística: Si el proyecto implica desplazamientos o viajes, se
deben considerar los costos de alojamiento, transporte y otros gastos relacionados con
la logística.
4. Costos de consultoría: En algunos casos, puede ser necesario contratar a consultores o
expertos externos para llevar a cabo tareas específicas del proyecto. Esto puede incluir
consultores financieros, legales o de ingeniería.
5. Costos de contingencia: Los costos de contingencia son una reserva de fondos
destinados a cubrir costos inesperados o imprevistos que puedan surgir durante el
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DE LA TRADICIÓN A LA AGILIDAD:
EXPLORANDO DIFERENTES ENFOQUES DE GESTIÓN DE PROYECTO
Luis F. Balarezo J.
desarrollo del proyecto. Este fondo de contingencia debe estar disponible en caso de
que sea necesario utilizarlo.
6. Costos de marketing y publicidad: Si el proyecto está relacionado con la promoción de
un producto o servicio, se deben considerar los costos de marketing y publicidad para
promocionar el proyecto y llegar a su público objetivo.
7. Costos de supervisión y gestión: Los costos de supervisión y gestión incluyen los gastos
asociados con la administración del proyecto, como el seguimiento del progreso, la
gestión del presupuesto y la coordinación del equipo del proyecto.
8. Costos de capacitación y formación: Si el proyecto implica la implementación de nuevas
tecnologías o procesos, se deben considerar los costos de capacitación y formación del
personal para garantizar que estén capacitados adecuadamente para realizar sus
tareas.
Es importante tener en cuenta que estos costos son solo una guía general y que los costos
específicos pueden variar según el tipo y alcance del proyecto. Para desarrollar un
presupuesto completo y preciso, se debe realizar un análisis detallado de los costos
asociados con cada fase del proyecto y considerar cualquier otro costo que pueda ser
relevante.
En general, las categorías de costos relevantes para un proyecto incluyen los gastos de
personal, los gastos de viaje y alojamiento, los costos de capacitación y formación, los
gastos de suministros y equipos, los costos de investigación y estudios, los gastos de
servicios profesionales y los costos de capital. Es importante revisar y refinar las
estimaciones de costos a medida que avanza el proyecto y estar preparado para ajustar el
presupuesto en función de los cambios y desviaciones que puedan surgir. Mantener cierta
flexibilidad dentro de las limitaciones de tiempo, calidad y dinero disponible es crucial para
el éxito del proyecto.
5.2.2. Costos frecuentemente ignorados
Hay ciertos costos que son frecuentemente ignorados durante la planificación del proyecto,
y que podrían afectar significativamente el presupuesto. Algunos de ellos incluyen:
1. Costos de capacitación post-proyecto: estos costos pueden incluir la capacitación y el
entrenamiento de los usuarios finales del producto o servicio desarrollado en el
proyecto. A menudo, estos costos no se contemplan durante la planificación inicial, lo
que podría provocar desviaciones significativas en el presupuesto.
2. Costos continuos de personal y mantenimiento: una vez que se completa el proyecto,
puede ser necesario mantener al personal y los equipos en funcionamiento, lo que
incluye costos de mantenimiento, reparación y actualización. Estos costos no siempre
se tienen en cuenta durante la fase de planificación inicial.
3. Seguros: Los costos de los seguros son otro aspecto que a menudo se pasa por alto en
la planificación del proyecto. Es importante considerar los costos de los seguros
necesarios para cubrir los riesgos que puedan surgir durante la implementación del
proyecto.
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4. Licencias y patentes: si el proyecto implica el uso de tecnología patentada o licencias de
software, es importante incluir los costos de estas licencias en el presupuesto.
5. Costos de apoyo externo: El costo de obtener asesoramiento legal, contable u otros
servicios profesionales externos también pueden ser ignorados en la planificación del
proyecto. Estos costos pueden surgir durante el proyecto y es importante contar con un
presupuesto para cubrirlos.
Es fundamental tener en cuenta estos costos frecuentemente ignorados al momento de
planificar el presupuesto del proyecto para poder tener una visión más completa del costo
real del proyecto.
5.2.3. Fondos de contingencias
Los fondos de contingencia son una parte importante del presupuesto del proyecto, y están
diseñados para manejar gastos imprevistos y cambios en el alcance del proyecto.
Los fondos de contingencia se establecen normalmente como una porción del presupuesto
total del proyecto, por ejemplo, un porcentaje fijo del 5% o 10%. Es importante tener en
cuenta que los fondos de contingencia no deben ser considerados como una parte opcional
del presupuesto, sino que deben ser incluidos como una partida separada en el
presupuesto del proyecto.
Es importante destacar que los fondos de contingencia deben ser utilizados solamente para
cubrir gastos imprevistos que surjan durante el desarrollo del proyecto. Por lo tanto, es
importante administrarlos cuidadosamente para asegurarse de que el dinero esté
disponible cuando se necesite y de que no se use innecesariamente.
Además, los fondos de contingencia no deben ser confundidos con los fondos de reserva
del proyecto. Los fondos de reserva son una parte del presupuesto del proyecto que se
establecen específicamente para cubrir riesgos conocidos, mientras que los fondos de
contingencia se establecen para cubrir riesgos desconocidos.
En resumen, los fondos de contingencia son una parte esencial de la planificación
presupuestaria del proyecto y deben ser manejados cuidadosamente para asegurarse de
que el proyecto pueda hacer frente a los gastos imprevistos sin interrupciones importantes.