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Sin embargo, muchas empresas suelen no dar la importancia debida a la comunicación con los
empleados, dando paso a un sistema de comunicación ineficaz que conlleva a la pérdida de
tiempo, recursos, productividad y finalmente, ganancias.
Conoce aquí de qué se trata y por qué debes en tu organización para llevarla a la consecución de
tus objetivos de forma exitosa.
Definir todos los pasos necesarios para realizar con éxito las tareas relacionadas con
funciones y responsabilidades específicas de ventas, servicios y producción.
Crear un clima y una cultura organizacional positiva, es decir, que sea consciente y
promueva las actitudes, valores y objetivos que caracterizan a la organización y a sus
miembros.
Incluso, varias encuestas identifican la comunicación oral y escrita eficaces como las habilidades
más buscadas por quienes dirigen las organizaciones.
Para prosperar en una organización, los empleados deben ser hábiles en la presentación en
público, la escucha y la comunicación interpersonal.
En la actualidad, las organizaciones buscan personas que sepan seguir y dar instrucciones,
escuchar con precisión, proporcionar comentarios útiles, llevarse bien con los compañeros de
trabajo y los clientes, establecer redes, trabajar bien en equipo, resolver problemas de forma
creativa y crítica y presentar ideas de manera comprensible.
Una comunicación organizacional eficaz implica saber crear e intercambiar información, trabajar
con diversos grupos o individuos, comunicarse en circunstancias complicadas y cambiantes, así
como tener la aptitud o la motivación para comunicarse de manera adecuada.
Comunicación direccional
Comunicación direccional descendente. Parte de los directivos y mandos altos hacia los
empleados de primera línea.
Este tipo de comunicación suele incluir instrucciones o tareas que los empleados deben
realizar, y también puede incluir la política de la organización o las evaluaciones de
rendimiento.
Aunque la mayor parte de la comunicación descendente se realiza por escrito, como los correos
electrónicos, los memorándums y las directrices políticas, también puede realizarse de forma
verbal a través de reuniones y llamadas telefónicas.
Comunicación direccional ascendente. En esta los mensajes fluyen desde los empleados
de nivel inferior hacia los superiores. Este tipo de comunicación puede incluir proyectos o
entregas que los empleados deben compartir entre sus jefes. Por ejemplo, a través de
una encuesta de feedback laboral, los empleados pueden hacer comentarios y sugerencias
a los superiores sobre su trabajo, su rendimiento o los negocios de la empresa. Este tipo
de comunicación suele proporcionar a la dirección información y datos que se utilizan para
tomar decisiones importantes en las empresas.
Comunicación interna
Tiene lugar entre los miembros de la organización. Puede ser entre toda la empresa o en
pequeños grupos de personas, como departamentos o equipos de proyectos.
La comunicación interna puede ser formal e informal. La formal suele ser por escrito e incluye las
evaluaciones de rendimiento, las actualizaciones de la empresa y los resultados de las ventas. Este
tipo de información suele ser sólo para los empleados y no está disponible para personas externas
a la organización.
Comunicación externa
Es aquella que está dirigida específicamente a personas ajenas a la organización, como clientes,
clientes potenciales, socios, medios de comunicación, competidores u organismos reguladores
como el gobierno.
Las empresas dedican tiempo a elaborar cuidadosamente los mensajes destinados al público
externo para que la empresa sea percibida de forma positiva.
Por ejemplo, las promociones de ventas a clientes potenciales pueden enviarse a través de una
campaña de correo electrónico dirigida, mientras que las noticias sobre el nombramiento de un
nuevo director general pueden enviarse a los medios de comunicación y al gobierno a través de un
comunicado de prensa.
Por ejemplo, las noticias formales de la empresa dirigidas a los clientes pueden enviarse a
través de un comunicado de prensa oficial.
Sin embargo, las noticias formales de la empresa dirigidas a los empleados pueden
enviarse a través de un memorándum o transmitirse a través de una reunión.
Comunicación informal. Ocurre en las interacciones diarias que se dan entre los miembros
de una organización de manera no oficial. Generalmente se trata de una comunicación
casual y espontánea que se da en un ambiente de trabajo común o entre personas que
comparten afinidades y gustos comunes.
Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones, sobre todo en
aquellas donde existe una falta de un buen liderazgo y la definición de las estrategias y
herramientas más adecuadas para la comunicación de la organización.
Para que una comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos, debe surgir
como consecuencia de una planeación basada en el análisis, los objetivos y las metas de la
organización.
Hay que tener cuidado en nuestro mensaje porque un malentendido puede causar grandes
problemas.
Al momento de comunicar hay que tomar en cuenta factores como la cultura o el lenguaje para
que la comunicación sea eficiente y se transmita el mensaje adecuadamente.
Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a conocer conceptos de
trabajo que pueden variar considerablemente de una cultura a otra, y en unos casos hasta ser un
insulto si no se maneja bien.
Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro va perdiendo
precisión a lo largo de las transmisiones, dando paso a malentendidos que pueden ocasionar un
problema de comunicación severo dentro de la organización.
En este tipo de casos es importante realizar respaldos de toda la información de valor, repetición
de datos y el uso de canales oficiales mediante los cuales se pueda llevar un mejor registro de las
acciones realizadas.
El uso de diversos medios de comunicación que no forman parte de los canales oficiales de
comunicación puede generar confusión en la transmisión de la información con los colaboradores.
Por ejemplo, si una organización no tiene establecido el uso de grupos de WhatsApp como parte
de sus políticas y un líder transmite a través de este medio una orden importante, tendrá como
consecuencia que la orden no llegue a todos los colaboradores o estos decidan no seguirla.
Cuando los líderes no se han esmerado por mantener un clima organizacional favorable, la
confianza y el ambiente laboral puede resultar demasiado hostil o amenazante, generando
desconfianza y una actitud temerosa que puede bloquear la comunicación.
Exceso de información
Cuando el flujo de información es demasiado grande puede resultar difícil de asimilar para los
trabajadores.
Es por ello que hay que cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma
concisa y estar basada en objetivos y metas claras, para que pueden tomarse acciones a partir de
esta.
Según las percepciones o lecturas que los individuos hacen de la organización a través de la
comunicación, construirán una cultura organizacional como símbolo y esta tendrá un significado
más importante, aumentado el compromiso de los empleados hacia la organización y la
percepción de los beneficios que esta le ofrece.
Es importante que la cultura organizacional no solo se encuentre en carteles pegados por las
paredes, sino que se encuentre implícitamente dentro de cada uno de los individuos que forman
parte de la empresa, sabiendo que cada uno de ellos es parte fundamental de la misma, y
entendiendo a la organización como un todo.
Reuniones de equipo
Las reuniones de equipo son una parte importante de la comunicación organizativa. Todos los
equipos deben compartir ideas con regularidad, solicitar comentarios y expresar libremente sus
opiniones.
La comunicación organizacional puede ser más difícil cuando los empleados no comparten el
mismo espacio de trabajo. Por ello, las mejores empresas ofrecen formación sobre el trabajo a
distancia para garantizar que todos los empleados sepan cómo comunicarse.
Una empresa de éxito crea un entorno en el que la comunicación con los empleados es prioritaria.
Por ello, siempre buscan mejorar las técnicas de comunicación de la organización y fomentan
una retroalimentación de empleados. Utilizan datos cualitativos y cuantitativos para mejorar la
empresa y los sistemas de comunicación.
Una organización de éxito fomenta la actitud de los empleados organizando encuentros sociales y
animándoles a interactuar. Estos encuentros crean culturas organizativas positivas y levantan el
ánimo de los empleados.
Un ejemplo de este tipo de actividades son los quizzes online, que te permiten hacer trivias de
forma gratuita y dinámica entre tus equipos de trabajo.