Marco teórico del proyecto de

coordinación
¿Qué es la coordinación?

La coordinación de proyectos a menudo implica planificar y dirigir varias tareas en forma

simultánea. La coordinación es esencial para un negocio que se encarga de dos o más
proyectos relacionados. Estos varían en función de los objetivos comerciales, pero pueden
incluir el lanzamiento de un producto nuevo o la expansión de un servicio en otra zona. Un
coordinador a menudo asume diferentes roles y responsabilidades, dependiendo de la
industria, el tamaño de la empresa y el objetivo del proyecto.

Nociones básicas

El alcance del proyecto (por ejemplo, el conjunto de subproyectos de diferentes equipos que
lo integran) y el marco de tiempo (tanto las tareas a corto plazo como la fecha final) son
características fundamentales, en especial porque una coordinación exitosa requiere una
planificación a largo plazo y un trabajo sin interrupciones.

¿Qué hay que tener en cuenta para coordinar

correctamente un equipo?

Al organizar a un grupo de trabajo, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

 Tener una visión global del trabajo a realizar: no solamente hay que pensar la
organización en el corto o medio plazo, sino que hay que adelantarse y prever las
necesidades de la cooperativa más a largo plazo. Así, la organización puede
adaptarse más rápidamente a cualquier cambio que pueda surgir en el entorno.

 Marcar objetivos comunes: los trabajadores tienen que sentirse partícipes del
desarrollo del día a día. Para ello, hay que fijar objetivos comunes para fomentar la
cooperación y el trabajo en equipo.

 Conocer los integrantes del equipo: cada persona dispone de unas habilidades y
capacidades distintas. El responsable las tiene que conocer y asignar las tareas de
acuerdo con éstas para que cada uno dé el máximo rendimiento en el lugar de
trabajo.

 Definir los roles de cada uno: una vez conocidos los miembros, asignar a cada
uno unas determinadas tareas y responsabilidades según sus aptitudes y
capacidades.
  Elaborar un plan de trabajo: confeccionar un documento en el cual se estipulen las
tareas a realizar por cada persona y en qué plazos tienen que estar terminadas.
Según la evolución del desempeño y posibles imprevistos que puedan surgir, se
puede revisar con el paso del tiempo.

 Crear canales de comunicación eficientes: es imprescindible que circule la

información a todos los miembros, tanto dentro del mismo grupo de trabajo como
entre proyectos

¿Qué dificultades pueden surgir en la coordinación?

La interacción entre personas siempre es complicada y pueden desarrollarse una serie de

contextos que hagan más complicada la tarea de la coordinación:

 Gestión de los trabajadores más capacitados: aquellas personas que tienen

capacidad de inventar y crear, a la vez, pueden ser las menos receptivas a recibir
órdenes por parte de sus superiores porque están tan convencidos de sus
capacidades que sienten que no necesitan ser guiados. En este caso, dado que a la
vez son los que mejores resultados pueden generar, hay que dejarles cierto margen
de maniobra, pero siempre teniendo en cuenta que están dentro de una
organización y que hay que seguir unas normas.

 Mal ambiente de trabajo: en las relaciones personales pueden generarse muchas

situaciones que enrarezcan el ambiente de trabajo. Muchas veces, el simple
conflicto entre dos personas puede afectar a toda la organización. Para ello, hay que
apagar el más mínimo conato de conflicto en cuanto se produzca.

 Demasiadas personas dirigiendo: un exceso de personas al mando provoca que

las decisiones se tomen con mucha más lentitud y que se generen diferentes
órdenes que desorientan a la organización. En un entorno tan cambiante y
competitivo como el actual, las decisiones se tienen que tomar con agilidad.

 Incapacidad de delegar: una vez asignadas las tareas a aquellas personas más
preparadas, no hay que estar excesivamente encima de ellos, sino que es
importante dejar una cierta independencia. Hay que hacer un seguimiento, pero no
entrometerse constantemente en el trabajo de otros.

 Falta de comunicación en los equipos: las personas no trabajan solas y aquello

que ellos ejecutan puede condicionar lo que hagan otros. Por lo tanto, hay que
hablar mucho y comunicar cualquier dificultad que pueda originarse. De la misma
forma, se pueden proponer nuevos procedimientos que mejoren la productividad.
  No se puede tratar a todos los miembros por igual: cada persona, como
resultado del trabajo, puede buscar diferentes objetivos: estabilidad, reconocimiento,
aprender… Según las motivaciones de cada uno, encarar las recompensas o
castigos de acuerdo a estas necesidades.

 No atajar los problemas en el momento que se producen: delante de un

problema o imprevisto, hay quien deja pasar el tiempo con la esperanza que se
resuelva solo. Esta práctica solamente consigue hacerlo aún más grande. A más
tiempo sin solucionar un problema, más costosa será su resolución, por lo que hay
que solucionarlo enseguida.

¿Qué pasos hay que seguir para una correcta

coordinación?
Para coordinar una actividad, se recomienda seguir los siguientes pasos:

 Planificar: tiene como finalidad definir un plan de trabajo que analice los
siguientes aspectos:
o Objetivos: hay que marcar los objetivos generales de la organización
y los de cada proyecto y miembro del equipo.
o Recursos: saber cuáles son los recursos humanos, técnicos o
financieros con los que cuenta la compañía. No se pueden asignar
objetivos más allá de las capacidades que tiene la cooperativa porque
conllevará una mala realización y en frustración en la organización.
o Tareas a desarrollar: cuáles son las tareas que se tienen que llevar a
cabo, qué persona realiza cada una y qué responsables son los
encargados de hacer el seguimiento de su realización.
 Organizar: realizar los planes operativos de trabajo. Se realizan estableciendo
los siguientes puntos:
o Calendario de ejecución de cada tarea

o Procedimientos a utilizar por parte de cada equipo

o Definición de las tareas y de sus responsables

 Ejecutar: desarrollar las tareas incluidas en el plan operativo.

 Evaluar: por una parte, hay una evaluación continua del trabajo de cada
persona. En caso de ver que no se pueden conseguir los objetivos o que algún
procedimiento no es el adecuado, redefinirlo. Más vale hacerlo durante el
desempeño que no tener, al final, que rehacerlo todo desde el principio. Del
mismo modo, al acabar el trabajo, evaluar si se han cumplido los objetivos fijados
o no.