Apunte Académico

Clase N°8
Nombre de la clase: Comprensión del
Proceso administrativo y sus desafíos
Unidad N°3 Administración de en el mundo actual
Organizaciones Escuela de Negocios

“La Planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las
decisiones presentes”. (Peter, Drucker)

En la unidad anterior se estudiaron las organizaciones actuales y futuras, donde

las empresas de hoy requieren administradores con habilidades centradas en
drivers estratégicos; es decir creatividad, innovación y liderazgo, pero no cualquier
liderazgo, sino uno centrado en la colaboración.
En esta oportunidad, se abordará la evolución del pensamiento administrativo y
dos fases del proceso: la Planificación y la Organización; para luego en la próxima
clase continuar con las otras fases del proceso; es decir Dirección y Control.
Para comenzar, debemos recordar que en la clase 2 señalamos que la
Administración, al ser por una parte ciencia, involucra métodos. Por tanto, es
importante señalar que la teoría administrativa tiene la ventaja que ha ido
evolucionando en el tiempo y por tanto adaptándose a los cambios del entorno.
Por lo mismo cuando pretendemos darle solo una definición al concepto de
administración, resulta difícil, sobre todo por las diversas reformas que ha sufrido
con el paso del tiempo, resultado de su adaptación al entorno y realidad actual.
Para Adalberto Chiavenato en su libro "Introducción a la Teoría General de la
Administración"; la administración es "el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales".
Por otro lado, según Hitt, Black y Porter. En su libro "Administración" se define
como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados
hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno
organizacional".
Otra definición es: "esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un
fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles” (Munch Galindo &
García Martínez, 1990)
No es fácil decidir solo por una, si leemos cada una, nos damos cuenta que todas
convergen a lo mismo: Organizar, dirigir, controlar y planificar los recursos
disponibles para lograr las metas u objetivos propuestos.
Los gerentes son responsables de actuar de manera que permitan a los individuos
contribuir de la mejor forma al logro de los objetivos del grupo. Así, la
administración se aplica a organizaciones grandes y pequeñas, empresas
lucrativas y no lucrativas, y a industrias de manufactura y de servicios. (Koontz,
Harold & Weihrich Heinz, 2012)
Muchos estudiosos y gerentes han encontrado que la organización útil y clara del
conocimiento facilita el análisis de la administración. Por tanto, al estudiar esta
ciencia es necesario desglosarla en cinco funciones gerenciales (planear,
organizar, integrar personal, dirigir y controlar), alrededor de las cuales puede
organizarse el conocimiento que las subyace.
¿Qué piensas sobre la siguiente frase: “En las empresas las decisiones
empresariales se podrían realizar a través de la inteligencia artificial llegando a
reemplazar a los administradores”? Te invito a dejar tus opiniones y comentarios
en la cafetería virtual.
Constantemente los administradores de todos los niveles y de todas las áreas se
encuentran con dilemas y son juzgados por la toma de decisiones que toman.
Pues bien, en todo proceso de toma de decisiones debemos elegir entre varias
alternativas, y el impacto de nuestras decisiones afectan a nuestros
colaboradores, empresa, etc. de forma positiva o negativa (Coulter, 2010).
Estas decisiones deben apuntar hacia la eficiencia, dar respuestas a los
problemas; por tanto, el proceso de tomar decisiones comienza con la
identificación de un problema y finaliza con la efectividad de la decisión tomada.
Te invito a ver el video “Decisiones” (que aparece dentro de los recursos de esta
clase) para que visualices un ejemplo práctico del proceso y otros temas
relevantes de este contenido.
Es fundamental que cuando te enfrentes a una decisión empresarial investigues
sobre la temática abordada y puedas colocarte en diferentes escenarios para
analizar el impacto de tus decisiones.
Por otra parte, los administradores en la práctica no llevan el proceso de
administración en forma secuencial; es decir hoy planifico, mañana organizo,
pasado mañana lidero y después controlo; grave error si lo entiendes así, ya que
en cualquier momento los administradores toman un sin fin de decisiones de
forma simultánea; sin embargo, cada función tiende llevar de forma natural a las
otras. La figura Nª1 ilustra de forma visual el proceso de las cinco principales
funciones administrativas:
 Integración
Planificar Organizar Dirigir Controlar
de Personal

Revisar y modificar

Respecto a la Planificación, en palabras simples es generar una ruta para lograr

nuestros objetivos organizacionales y a su vez, decidir cómo los
cumpliremos, ya que nuestros recursos, como bien ya sabes, son escasos.
Además, la planificación se lleva a cabo en todo nivel, es decir en forma personal,
familiar, laboral, organizacional, a nivel país, etc. Entonces, cabe preguntarse ¿por
qué es tan relevante? Las decisiones que tomamos día a día siempre están
insertas bajo un manto de incertidumbre (los factores internos de la empresa y
externos (entorno) son cambian constantemente), por tanto para evitar esto, uno
debe realizar una planificación analizando todas las variables que pueden
impactar tus decisiones, por lo cual si planificamos correctamente evitamos la
redundancia en la decisiones futuras, marcamos una dirección a nuestros
colaboradores y establecemos objetivos o estándares criterios para controlar lo
planificado.
Así mismo, en esta etapa los administradores deben cuestionarse cuál es el
propósito de la empresa o cuál será a futuro; ¿en qué se diferencia de las otras? Y
por tanto, las organizaciones dan respuesta a dichas preguntas, a través de la
declaración de su misión y visión, dejando claro sus objetivos y propuesta de
valor. Pensemos en IKEA, donde su propósito es “construir un mejor día en la vida
de la gente” (IKEA, 2018) desarrollando una cultura que gira alrededor de la
responsabilidad social que forma parte integral del negocio, ayudándonos a
comprender para qué está la marca, dando un significado a su negocio y cómo se
distingue de otras y no fabricar muebles bonitos y accesibles; por lo cual apunta a
mejorar la vida cotidiana de las personas.
Para lograr los propósitos planteados es necesario planificar correctamente los
objetivos de manera clara, reconocer que podemos formular objetivos de largo
plazo y de corto plazo, corroborando efectivamente si lo comunicado lo
entendieron nuestros colaboradores y equipos de trabajos. Para saber un poco
más sobre planificación y así, complementar tu estudio y aprendizajes de esta
clase, te invito a ver el video “Por qué el secreto del éxito es fijar metas correctas”
https://www.ted.com/talks/john_doerr_why_the_secret_to_success_is_setting_the_
right_goals?language=es

Pero para que el administrador/gerente/jefe pueda llevar a cabo la planificación,

necesita diseñar y determinar las estructuras, procesos, sistemas, métodos y
procedimientos para la simplificación y optimización del trabajo, lo cual se
denomina función de organización (Münch, 2014)
La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de
desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Reduce los costos e incrementa la productividad
 Reduce o elimina la duplicidad
 Establece la arquitectura de la empresa
 Simplifica el trabajo

El proceso de organización
El proceso de organización está constituido por las siguientes etapas:

 División del trabajo

 Coordinación

La división del trabajo es la delimitación de las funciones con el fin de realizar las
actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización mediante la
simplificación de los procesos y el trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las
siguientes etapas:
1. Describir los procesos: es la descripción de los procesos básicos,
macroprocesos, o funciones principales que se desempeñan en la
organización. Un proceso es la secuencia de etapas para realizar una
actividad.
2. Definir las funciones más importantes
3. Clasificar y agrupar funciones de acuerdo a los macroprocesos
 4. Establecer línea de comunicación e interrelación
5. Definir los microprocesos: una vez que se han definido los
macroprocesos se procede a organizar los procesos de los departamentos
o áreas de la empresa. (Münch, 2014, p.)

La organización es la función administrativa que tiene que ver con disponer y

estructurar el trabajo para lograr los objetivos organizacionales. Por otro lado, la
estructura organizacional es la disposición formal de los puestos de trabajo
dentro de la organización. Esta estructura, cuya representación visual se conoce
como organigrama, también sirve para muchos propósitos. Cuando los gerentes
crean o modifican la estructura, están poniendo en práctica el diseño
organizacional, el cual se refiere a la creación o modificación de la estructura
organizacional.
En particular, el diseño organizacional considera la toma de decisiones en
torno a las siguientes dimensiones: especialización, departamentalización,
cadena de mando, centralización- descentralización y formalización (Robbins &
Coulter, 2014, p. 330)
A) Departamentalización: Una vez que se ha decidido qué actividades laborales
serán llevadas a cabo y quiénes serán responsables de hacerlo, es preciso
reagruparlas para que el trabajo sea ejecutado de forma coordinada e integrada.
La manera en que se agrupan las actividades laborales en un área de trabajo
delimitada se denomina departamentalización. Existen 5 estilos de
departamentalización que son comúnmente utilizados por las organizaciones:
departamentalización funcional, departamentalización geográfica,
departamentalización por productos, departamentalización por procesos y
departamentalización por clientes (por ejemplo, un hotel podría contar con un
departamento de operaciones de recepción, un departamento de ventas y
catering, un departamento de lavandería y servicio de aseo, y un departamento de
mantenimiento)
A.1 Departamentalización Funcional: agrupación de puesto de trabajo por
función
Ventajas Desventajas
Eficiencias al agrupar especialidades Mala comunicación entre áreas
similares y personas con habilidades, funcionales.
conocimientos y orientaciones
similares.
Coordinación dentro del área funcional Visión limitada de los objetivos
organizacionales
Especialización exhaustiva

A.2 Departamentalización Geográfica: agrupación de puestos de trabajo por

región geográfica.

Ventajas Desventajas
Manejo más eficiente y eficaz de Duplicación de funciones
problemas regionales específicos tan
pronto como surjan.

Mejor atención a las necesidades Sensación de aislamiento respecto de

específicas de cada mercado otras áreas funcionales.
geográfico
A.3 Departamentalización por productos: agrupación de puestos de trabajo por
línea de producto.

Ventajas
Favorece la especialización en
productos y servicios específicos
Los gerentes pueden convertirse en
expertos dentro del sector
Cercanía con los clientes
Desventajas
Duplicación de funciones
Visión limitada de los objetivos
organizacionales

A.4 Departamentalización por procesos: agrupación de puestos de trabajo con

base en el flujo de productos o clientes.

Ventajas Desventajas
Flujo más eficiente de las actividades Sólo puede usarse en ciertos tipos de
laborales productos

A.5 Departamentalización por clientes: agrupación de puestos de trabajo con

base en clientes específicos y únicos con necesidades comunes.
Ventajas Desventajas
Las necesidades y los problemas de Duplicación de funciones
los clientes pueden ser atendidos por Visión limitada de los objetivos
especialistas organizacionales

Fuente: Robbins, S & Coulter, M. (2014) Administración. Pag 335.

Sin embargo, muchos gerentes han descubierto que los diseños tradicionales (es
decir, los que fueron explicados anteriormente), sin inapropiados para el cada vez
más dinámico y complejo entorno actual. Lo que las organizaciones necesitan es
volverse más eficientes, flexibles e innovadoras, o, en otras palabras, ser más
orgánicas. En consecuencia, los gerentes están buscando métodos más creativos
para estructurar y organizar el trabajo (Robbins, S & Coulter, 2014, p. 357). Uno de
estos diseños es la estructura matricial (te invitamos a investigar sobre la
estructura de equipos, de proyectos, las organizaciones sin límites y aquellas
basadas en el aprendizaje) e incluso puede llegar a ocurrir que en algunas
organizaciones no exista una departamentalización definida.
La estructura matricial es aquella que asigna especialistas provenientes de
distintas áreas funcionales a trabajar en uno o varios proyectos determinados. Un
aspecto singular de este diseño radica en que da lugar a una cadena de mando
dual porque los empleados de las organizaciones matriciales están sujetos a la
dirección de dos gerentes que comparten la autoridad: el gerente de su área
funcional y el gerente del producto o del proyecto en el que están trabajando en un
momento dado. Aunque pertenezcan a áreas funcionales distintas, el gerente de
proyecto tiene autoridad sobre los integrantes del equipo en lo relacionado con los
objetivos del mismo. Sin embargo, cualquier decisión que tenga que ver con
ascensos, recomendaciones de sueldo, y revisiones anuales, siguen siendo
responsabilidad del gerente del área funcional. El diseño matricial “rompe” el
principio de unidad de mando, según el cual cada empleado debe reportarle
únicamente a un jefe; no obstante, puede funcionar bien si ambos gerentes se
comunican con regularidad, coordinan las demandas laborales que se le imponen
a los empleados y resuelven los conflictos en conjunto (Robbins & Coulter, 2014,
p. 358)
Es importante mencionar que también pueden existir “adaptaciones” de esta
estructura, por ejemplo, en organizaciones que prestan el mismo servicio en
diferentes lugares geográficos, entonces existe un gerente de producto y distintos
gerentes en cada zona o lugar geográfico. El objetivo en este caso es que ambos
gerentes trabajen en conjunto para lograr que el servicio que se ofrece presente el
mismo nivel de calidad en todas las regiones.
B) Cadena de mando: línea de autoridad que se extiende desde los niveles
organizacionales más altos hasta los más bajos, y cuya función es especificar
quién le reporta a quién.
C) Centralización: grado de concentración de la toma de decisiones en los
niveles más altos de la organización. Si los gerentes de más elevado nivel
jerárquico toman las decisiones con poca participación de los niveles inferiores,
quiere decir que la organización es más centralizada. Por otro lado, en tanto más
los empleados de niveles inferiores toman decisiones existe una mayor
descentralización. Es de vital importancia resaltar que la centralización y
descentralización no son excluyentes, es decir, no existe una organización que
sea 100% centralizada en su toma de decisiones, sino que existen grados.
D) Formalización: nivel de estandarización de los puestos de trabajo de una
organización y grado en que el comportamiento de los empleados de la misma
está determinado por reglas y procedimientos.

Conclusiones
Si pensamos la administración se utiliza desde el comienzo de los tiempos. Si
queremos encontrar una definición para concepto de administración, resulta difícil,
sobre todo por las diversas reformas que ha sufrido con el paso del tiempo,
resultado de su adaptación al entorno y realidad actual.
Entendemos administración como el proceso en que simultáneamente se debe
planificar, dirigir, controlar, organizar e integrar los recursos disponibles para
alcanzar los objetivos o metas propuestas.
Para que las organizaciones puedan cumplir su propósito es fundamental que se
determinen las diferentes tareas que deben cumplirse y en función de esto dividir
el trabajo, de tal manera que los distintos procesos se lleven a cabo
eficientemente.
La estructura de las tareas y la autoridad deberían facilitar el cumplimiento de los
resultados planificados para que se lleve a cabo adecuadamente el liderazgo, y en
particular un mayor grado de descentralización en la toma de decisiones será
apropiado para que se desarrolle el trabajo colaborativo.

Resumen Gráfico

Fuente: Elaboración propia

Bibliografía
Coulter, R. (2010). Administración. México: Pearson.

IKEA. (2018). El Concepto IKEA. 12 de diciembre de 2018, de IKEA Sitio web:

https://www.ikea.com/es/es/this-is-ikea/concepto-ikea/

Münch, L (2014) Administración. Pearson

Chiavenato, I.(2004); "Introducción a la Teoría General de la Administración",

Séptima Edición, de, McGraw-Hill Interamericana.

Michael A. Hitt; J. Stewart Black & Lyman W. Porter.(2006); "Administración",

Novena Edición, Pearson Educación.
Munch Galindo, L., & García Martínez, J. G. (2009). Fundamentos de
administración. México: Trillas.
Robbins, S & Coulter, M. (2014) Administración. Decimosegunda edición. México;
Pearson.
Koontz, Harold & Weihrich Heinz (2012). “Administración, una perspectiva global”.
14ª ed., México: McGraw-Hill.

Glosario
Decisión: Elección a partir de dos o más alternativas.
Principio: Hace referencia a una ley, regla o norma que se cumple o debe
seguirse con cierto propósito particular.
Proceso: Secuencia de etapas para realizar una actividad
Proceso administrativo: Conjunto de fases que permiten llevar a cabo una
gestión comercial, el cual involucra la Planificación, Organización, Dirección y
Control: con el fin de coordinar el comportamiento de las personas/grupos u
organizaciones, para lograr una eficacia organizacional.
Meta: resultado final que una organización espera conseguir en un período de uno
a diez años.
Objetivo: declaración específica que detalla lo que una organización pretende
realizar en un período corto.
Teoría: Se entiende como el conjunto de reglas, principios y conocimientos acerca
de una ciencia, una doctrina o una actividad.
Empowerment: Aumento de poder que se da a los empleados en la toma de
decisiones.