2. cOORDINAcIóNDEESfUERzOS2.1.

Descripción de la habilidad Coordinar esfuerzos en los equipos

de trabajo significa armonizar los dife-rentes esfuerzos individuales y de grupo, de forma que no se
estorben unas ac-ciones con otras y, lo más importante, que se beneficien mutuamente en lo que
denominamos «sinergias». La sinergia es el aprovechamiento de los resultados de una persona
para mejorar los resultados de otra, de modo que el resultado final es superior a la suma de los
resultados individuales. Lo que diferencia al «equipo» del «grupo», además del hecho de
compartir un objetivo, es la necesi-dad de coordinarse para alcanzarlo. Para que exista una
auténtica coordinación de esfuerzos y que el rendimiento del equipo en la consecución de los
objetivos sea el adecuado, han de darse tres condiciones: organización de las activida-des,
conocimiento preciso de las tareas que hay que hacer y cumplimiento de dichas tareas.1.
Organización de las actividades. El paso imprescindible para poder coor-dinar esfuerzos es que
sobre el papel exista una organización detallada de las actividades a desarrollar por los diferentes
miembros del equipo y por el equipo en su conjunto. Cuanto mayor sea la interdependencia entre
dichas actividades mayor será el impacto que tendrá la coordinación de las mismas sobre los re-
sultados del equipo. La herramienta fundamental para poder organizarse es la planificación y la
gestión de la información.

TRABAJO EN EQUIPO302. Conocimiento preciso de las tareas que hay que hacer. Los
equipos de trabajo eficientes se caracterizan por tener una visión precisa de qué es lo que tiene
que hacer cada miembro del mismo y los roles que debe asumir cada uno de ellos. Es esencial
que cada persona del equipo tenga claras sus responsa-bilidades así como las tareas y
actividades que debe realizar. Hay que preci-sas las expectativas. El hecho de que todos los
integrantes del equipo sepan exactamente lo que se espera de cada uno de ellos facilita la
coordinación de esfuerzos, la realización de actividades efectivas y la evaluación objetiva del
rendimiento. En este sentido, la persona que trabaja en equipo también debe responsabilizarse
de aclarar y ayudar a otros a conocer su papel dentro del conjunto de actividades
planeadas.3. Cumplimiento de las tareas encomendadas. El siguiente paso a la defini-ción de
expectativas es el ejercicio de hacer que se cumplan, de llevarlas a la acción según lo acordado.
Cada miembro es responsable de pedir ayuda, exigir recursos, solicitar supervisión y apoyo para
superar carencias o dificultades y también de aprovechar sus puntos fuertes para el beneficio del
equipo (ya sea ayudando a otros, asumiendo tareas acordes a sus cualidades, etcétera). El re-
sultado es que la persona cumple con su cometido: hace lo que se comprometió a
realizar.Trasladando estas consideraciones a las habilidades individuales que se de-ben desarrollar
para trabajar en equipo, es necesario que los miembros del mismo sean capaces de realizar una
correcta planificación de actividades. Es necesario, incluso, que ante una planificación defectuosa,
sean capaces de en-contrar sus puntos débiles y corregirlos. Además se requiere que cada persona
tenga unas expectativas definidas acerca de qué tiene que realizar por sí misma y qué deben
realizar los demás. Finalmente hay que considerar que de nada sirve una buena planificación
y un exhaustivo conocimiento de qué hacer si en último término no se llevan a cabo las acciones
requeridas para cumplir con la parte del trabajo encargado.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO312.2. Ayudas para la práctica2.2.1. Planificar sobre el papelEl

rendimiento del equipo depende, en gran parte, de la buena planifica-ción del conjunto de
actividades a desarrollar. Existen multitud de cursos sobre «gestión de proyectos» que enseñan
cómo encargarse y manejar el desarrollo de las acciones de un proyecto. No es nuestro objetivo
concentrar en una única estrategia todo ese saber, pero sí, al menos, ofrecerle los recursos
esenciales que le permitan realizar planificaciones bien pensadas.Planificar es pensar de antemano
cómo realizar aquello que ha de hacerse. Esto es, planificar es tener una visión previa de cómo se
van a ir desarrollando las acciones cuya ejecución dará como resultado lograr un objetivo. Como lo
que reside en nuestra cabeza corre el riesgo de ser olvidado, nuestra propuesta es que realice la
planificación por escrito pues es más seguro que mantenerla en la propia memoria; hágalo sobre
el papel o en algún soporte digital que pueda ser compartido por todos y que, a la vez, facilite la
comunicación de la planificación entre los miembros del equipo y el compromiso hacia la
ejecución del plan elaborado. En el siguiente gráfico le proponemos un proceso breve y
sistemático para llevar a cabo una planificación efectiva. Hay que seguir cuatro pasos:1.
Especificar las tareas a hacer y analizar el contenido de las mismas.2. Asignar recursos humanos y
materiales para realizarlas.3. Estimar la duración de las tareas y organizarlas temporalmente.4.
Establecer mecanismos de control del avance de las tareas.A. Especificación y análisisElabore el
listado de las tareas específicas encaminadas a obtener el obje-tivo y realice el análisis sistemático
de las mismas:Recursos:asignaciónRecursos:asignaciónControl:mecanismos de
seguimientoControl:mecanismos de seguimientoTarea:especificación y
análisisTarea:especificación y análisisOrganizacióntemporalOrganizacióntemporal

TRABAJO EN EQUIPO32Establezca las actividades que deben realizarse para conseguir cada uno de
los objetivos establecidos. Tenga en cuenta que los objetivos se plantean en términos de aquello
que se pretende lograr, mientras que las tareas serán las actuaciones o procedimientos mediante
los cuales se alcancen los objetivos. La siguiente tabla le será de utilidad para obtener la visión de
conjunto de las tareas. Observe cómo en el ejemplo propuesto se establece el objetivo y las tareas
concretas para conseguirlo:OBJETIVOSTAREASObjetivo 1. Realizar una buena presentación de los
resultados obtenidos en el primer trimestre.1. Analizar la información disponible y decidir
cómo utilizarla.2. Desarrollar la presentación en formato Power-Point.3. Entrenar la presentación
con mi equipo de tra-bajo.Analice los requisitos asociados a las tareas propuestas. Para cada tarea
o actividad reflexione sobre estos conceptos: importancia, urgencia, capacidad y secuencia.•
Importancia: «¿Es importante la tarea para el logro del objetivo?». Las tareas
especialmente importantes serán aquellas cuyo contenido específico tengan un gran valor para
la consecución del objetivo, y también aquéllas de las que depende la realización de otras. Cuantas
más tareas dependan de una en concreto más crítica será dicha tarea.• Urgencia: «¿Cuándo debe
estar completada la tarea?», «¿Dependen otras tareas de la finalización de ésta?».• Capacidad:
«¿Qué habilidades y conocimientos son necesarios para ejecutar una tarea correctamente?»,
«¿Qué características específicas tiene para que pueda realizarse por una determinada
persona?».• Secuencia: «¿Qué tareas hay que realizar en un determinado momento?».
Identifique las entradas (qué es necesario para poder comenzar con la tarea) y salidas (cuáles
serán los resultados obtenidos al desarrollar la tarea) y determine si la tarea depende de la
realización de una anterior.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO33B. Asignación de recursosUna vez que hayamos entendido lo

que implica la realización de cada tarea hemos de asignarle los medios o recursos adecuados. Nos
centraremos aquí en los recursos humanos. No obstante, tenga en cuenta también estos otros
recur-sos: máquinas, ordenadores, alojamiento,... Para la asignación de cada tarea a la persona
que debe realizarla es necesario considerar el grado de competencia y experiencia que tienen los
miembros del equipo respecto a esa determinada tarea o actividad. Las categorías que aquí se
incluyen han de considerarse se-gún el contexto, y cada una es relativa a una tarea y a un
momento concreto. Es decir, una persona puede tener un nivel de competencia básico respecto a
una tarea y avanzado respecto a otra. En la siguiente tabla proponemos una clasificación
sencilla de las tareas a asignar según el grado de capacitación de las personas para realizar una
actividad determinada:COMPETENCIADESCRIPCIóNTAREASASIGNADASInicial.principianteRecién
incorporado.Interesado y motivado por aprender.Poca experiencia y conocimientos. Fáciles de
supervisar.Rápidas de aprender.Mecánicas.Incidencia secundaria.Encaminadas al
aprendizaje.Buena.consolidadaCierta experiencia.Motivado y predispuesto hacia el
trabajo.Suficientes conocimientos y habilidades.Dominio técnico.Mínima necesidad de
supervisión.Retadoras dentro de su habilidad.Suponen gran rendimiento para el
equipo.Experiencia contrastada.Excepcional.expertoExperiencia y conocimientos sobre su trabajo
y la organización.Asume grandes responsabilidades y toma decisiones por sí mismo.Plenamente
motivado, confía en su valía profesional.Requieren el máximo grado de dominio
técnico.Desconocidas o muy poco realizadas.Suponen asesorar y guiar a otros.

TRABAJO EN EQUIPO34c. Organización temporalOrganice la secuencia de actividades a

realizar.Estime cuánto tiempo será necesario dedicar a la realización de cada tarea. Tenga en
cuenta la opinión de los expertos en esta materia, la capacitación de la persona que llevará a cabo
la acción y posibles experiencias anteriores en actividades similares. Pregunte o compare el
tiempo que han empleado para realizar una determinada tarea.Después, organice en una
secuencia las tareas por hacer: tarea A, B, C, etc. Decida qué tareas pueden ser ejecutadas de
forma simultánea (porque no las realiza la misma persona, no dependen una de otra, no son
necesarios los mismos recursos materiales, etc.) parea así optimizar la organización de las
tareas respecto del tiempo total de desarrollo de éstas. En el gráfico puede observar la idea de
organización de las tareas tanto de manera secuencial como simultánea.En la organización
secuencial se debe esperar a que una tarea finalice para empezar con la siguiente. Esto puede ser
debido a que una misma persona ha de hacer todas las tareas, o bien algunas de las herramientas
requeridas para las tareas son las mismas y no pueden emplearse a la vez, o los resultados de una
tarea son imprescindibles para el comienzo de la siguiente. En este con-texto se ve cómo hasta el
quinto mes no se finalizan los trabajos. Sin embargo, A B C D EMes 1... Mes 2... Mes 3...
Mes 4... Mes 5...A B COrganización secuencialOrganización simultáneaDE

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO35si los recursos implicados para poner en acción las tareas no
son los mismos, y si la realización de una tarea no depende de los resultados de una anterior, se
pueden organizar éstas de manera simultánea. En el ejemplo representado en el gráfico se ve
cómo las tareas B y C se organizan para ser realizadas simultá-neamente. Tenga en cuenta los
aspectos antes mencionados para asegurarse de que, en efecto, dos tareas pueden ser realizadas
de forma paralela.D. Determinación de mecanismos de control y seguimientoEspecifique qué
mecanismos de control debe utilizar para seguir el grado de avance del plan diseñado.Por último,
dedique tiempo a diseñar algún sistema de control sobre cómo se están desarrollando los
trabajos. Los mecanismos más habituales para ello son las reuniones de seguimiento, los
formularios de recogida de información y la actualización progresiva de la planificación.Las
reuniones de seguimiento han de establecerse de manera periódica y equiparando la
frecuencia de las mismas con el control necesario para cumplir con el desarrollo del plan. Para
concretar el grado de control que se requiere no existe una receta infalible, pero deben valorarse
tres cuestiones:• Importancia de la correcta ejecución del proyecto planificado para la
organización: es el caso de un proyecto estratégico para el equipo o la empresa. • Dificultad
del proyecto planificado: es un proyecto que por sus propias características será difícil de
ejecutar.• Equipo de trabajo implicado en el proyecto: equipo que no tenga
experiencias comunes o que no se haya enfrentado antes a este tipo de tareas.Si la importancia y
la dificultad del proyecto son grandes y, además, el equipo de trabajo no se ha enfrentado antes a
un proyecto similar, el grado de control debe ser el máximo posible. Para un control de este
tipo pueden establecerse reuniones de seguimiento diarias. Una buena forma es hacerlo al
finalizar la jornada ya que así se ponen en común los logros conseguidos en el día. La frecuencia de
las reuniones de seguimiento está relacionada con su duración: si las reuniones de seguimiento
son más frecuentes su duración será más breve.

TRABAJO EN EQUIPO362.2.2. Entender qué hay que hacer y cómo llevarlo a caboUna vez que ha
quedado expuesta la base de una buena planificación, la ejecución de las tareas está en relación
con la actitud y el compromiso. Aunque la planificación diseñada sea muy precisa, es
imprescindible que las personas comprendan bien cada una de las actividades que le han sido
enco-mendadas, que sepan exactamente lo que deben hacer y que tengan el grado de
responsabilidad suficiente con el equipo como para invertir el esfuerzo indi-vidual necesario en
acabar eficazmente la tarea.Observe las recomendaciones siguientes para desarrollar con eficacia
las tareas que le han sido encargadas:1.Explore: si no tiene claro qué tiene que hacer y qué
se espera de usted, indague para formarse una idea precisa. Cuestiónese, por ejemplo, ideas
como éstas: «¿En realidad lo que esperáis de mi trabajo es que...?», o bien «No me queda claro
este aspecto de mi trabajo, ¿podemos examinarlo más detenidamente?». 2.Consiga recursos:
haga una provisión de todo el material necesario para poder ejecutar con eficacia las tareas
encargadas. En caso de no contar con los medios para llevar adelante su cometido, reclámelo.
Recuerde que debe contar ineludiblemente con los medios adecuados, ya que sin éstos peligra la
ejecución de la parte de trabajo que le corresponde para lograr los obje-tivos del
equipo.3.Conozca su cometido: no tenga miedo a preguntar o a pedir aclaraciones en relación a
sus tareas, pues en ese caso puede convertir la función del equi-po en algo ineficaz e, incluso, esta
actitud temerosa podría obstaculizar o paralizar el proceso para conseguir los objetivos marcados.
Es indispensable tener claro lo que se espera de uno para hacer un buen trabajo. 4.Motívese:
elabore su propio plan de motivación. Ese plan le va a proporcio-nar la seguridad de pensar que
sus actuaciones tendrán la eficacia espera-da. En dicho plan puede considerar los siguientes
aspectos:• Convertir la tarea en secuencias de acción alcanzables. Establezca objetivos
específicos y progresivos para realizar las tareas. Estudie acciones que formen una secuencia
de aproximaciones sucesivas, lo que ha de hacer de forma inmediata, a corto, a medio y a largo
plazo.• Idear razones personales para la superación. Busque motivadores personales y piense
en las consecuencias positivas del éxito en su tarea. Por ejemplo: invente parámetros que le
permitan detectar y

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO37reconocer su progreso (el trabajo conseguido, el número de

llamadas de teléfono realizadas, la cantidad de informes realizados,...); emplee frases alentadoras
(«Qué buen trabajo he hecho») como recompensa personal; vea su trabajo como algo atractivo y
enriquecedor y ensalce los aspectos positivos del mismo; convierta pequeñas cosas en
grandes responsabilidades que puede asumir y aproveche pequeñas oportunidades para
crecer y progresar profesionalmente.En definitiva, se trata de que esté en la mejor disposición
posible para poder llevar a buen puerto las tareas que el equipo ha delegado en usted.
Pero, finalmente, lo más importante es que haga lo que se ha comprometido a realizar.2.2.3.
Seguimiento del trabajo individual y colectivoUna primera aproximación para valorar la cuantía en
la que se consiguen los objetivos marcados consiste en hacer un seguimiento temporal del grado
de evolución de las tareas encomendadas. Le proponemos que describa y valore el estado en el
que se encuentra el desarrollo de las tareas planificadas y actúe,en caso necesario, para corregir la
situación. Para describir el estado en que se encuentran las tareas, y construirnos una imagen
clara del contexto en general, debemos tener en cuenta:1.El objetivo que pretendemos
alcanzar.2.Las tareas necesarias para lograr dicho objetivo.3.Los responsables de la realización de
las tareas4.El estado actual de desarrollo de cada actividad. 5.La fecha prevista para su realización
de cada actividad.Después, valore la situación descrita. Para realizar un análisis certero del estado
de la tarea se deberá trabajar sobre los siguientes aspectos:• «¿Se está obteniendo lo
esperado?»: comparar el resultado real con el objetivo esperado. Ha de tenerse en cuenta el
esfuerzo realizado, el trabajo desarrollado y la cantidad y calidad de los productos logrados.•
«¿Se realiza el trabajo según el plan previsto?», «¿Han finalizado los trabajos y se han
conseguido los resultados parciales que se tenían previstos en el plazo fijado?».

TRABAJO EN EQUIPO38• «¿Se prevé algún riesgo que impida el plan previsto?», «¿Existe
algún dato que nos indique la imposibilidad de seguir el plan organizado (un miembro del
equipo que está enfermo, nuevas actividades, imprevistos,...)». Le presentamos ahora un
ejemplo de la línea de pensamiento propuesta. Utilice una tabla de estas características como
apoyo para realizar el segui-miento del trabajo individual y
colectivo:ObjetivoTareasResponsableFecha finalValoración de la situaciónFecha: 14 –
marzoPresentar resultados del proyecto X.1. Finalizar análisis de datos.David12-marzoFinalizado. A
tiempo.2. Preparar presentación.David15-marzoFinalizado. Un día antes de lo previsto.3. Preparar
«demo».David15-marzoEn ejecución. Riesgo. Al ritmo actual no dará tiempo.Por último, cuando la
marcha de las tareas no se ajusta a lo esperado, se ha de llevar a cabo acciones que corrijan los
errores, ello implica que deben examinarse las causas por las que la planificación no se está
cumpliendo. Así, determinando la causa se puede establecer la acción correctora más precisa.Para
el análisis de las causas que originan la demora tenga en cuenta:1. Los aspectos relacionados con
la estructura de la tarea y la planificación. Revise que la planificación, los recursos y la organización
están en orden: - Planificación y distribución de las actividades. Compruebe si existe
exceso de trabajo y si se está siguiendo el plan, pero no a costa de un esfuerzo desmedido de los
miembros del equipo.- Recursos materiales y económicos. Verifique si disponen de losproductos,
materiales y herramientas para la realización del trabajo.- Organización interna de la tarea.
Examine si empleamos los modosde supervisión, dirección y control adecuados.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO392. Los aspectos relacionados con las personas. Ha de darse

estas condiciones: que los recursos humanos sean los adecuados y la motivación idónea.- Los
recursos personales. Estudie silas personas asignadas para la realización de las tareas son
las adecuadas. Haga ese estudio en relación a la formación, la experiencia y la competencia
técnica de dichas personas.- La motivación. Valore si el interés y el esfuerzo desarrollado
por la persona es el requerido. Tras el análisis de las causas de los problemas se podrán
determinar las acciones correctoras: • Redefinición de tareas.• Actualización de
objetivos.• Revisión de la planificación.• Redistribución de recursos: personales, materiales
y de la organización.• Planificación de funciones organizativas dentro del equipo.• Supervisión
efectiva del líder sobre los colaboradores y entre los propios integrantes del equipo.

TRABAJO EN EQUIPO402.3. ResumenPara que el rendimiento del equipo sea el esperado es

necesario que exista entre sus componentes una verdadera coordinación de esfuerzos en la
realiza-ción de sus tareas. Las estrategias esenciales para coordinarse con su equipo son:
Planificación y gestión eficiente de recursos: escriba sobre el papel las ta-reas que se han de
realizar. Al mismo tiempo, detalle la secuencia temporal que ha de seguir para rentabilizar al
máximo los esfuerzos. Planifique también qué recursos es preciso garantizar y qué controles se
han de establecer para cerciorarse de que los resultados sean los esperados.Planteamiento
claro: conozca exactamente en qué consiste su cometido y la manera de llevarlo a cabo. Si tiene
alguna duda, recuerde que la comunica-ción es la base de una adecuada coordinación de
esfuerzos. Seguimiento y supervisión: establezca de forma periódica mecanismos de control sobre
las actividades y los resultados conseguidos. Valoración y corrección: valore si se está obteniendo
lo esperado y, si exis-tiera un desajuste, establezca medidas de corrección sobre las actividades
pla-neadas, sobre las fechas estimadas y sobre los recursos organizados