COOPERATIVA DE FECHA DE EMISIÓN

PROFESORES DE LA LISTAS DE VERIFICACION

10 DE SEPTIEMBRE
UNIVERSIDAD NAL. DE 2010
COO.C – R – 14 VERSION 2
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Alcance de la auditoría Proceso de gestión de la calidad Fecha de la auditoría D 10 M 09 A2010

Fase del
ciclo a la Numeral de
que la norma
Preguntas y respuestas
pertenece NTC – ISO
la 9001:2000
pregunta
Revisar programa de auditores internos para el 2010
R=se evidencio en el documento de fecha 18 de enero del 2010, incluye
objetivos, auditorias de seguimiento a los auditores internos, auditoría
interna de procesos, implementación registros utilizados, seguimiento y
revisión, firma de gerente y coordinador de la calidad.
¿Cuáles son las fechas en las que se reúnen los responsables para
desarrollar el proceso para la planificación y mejora?, ¿cómo se evidencia y
PLANEAR cuál es el orden de prioridad para este año?
8.5.1 R= No hay fechas establecidas y se realiza más que todo en la revisión por
la dirección, otras por las reuniones mensuales de calidad, la prioridad es
finalizar el sistema de información.
¿Como se establecieron los parámetros señalados en las disposiciones del
procedimiento de talento humano, para poder medir la participación activa
Planear de los funcionarios y en especial el compromiso de los directores de área en
PLANEAR el alcance de los logros y que tiendan a la mejora continua?
6.2.2 R=A través de las actividades donde se fomenten las actividades, revisión
por la dirección, por la presentación de informes( al reunir sus funcionarios)

¿Que documentos son controlados (manual de la calidad, procedimientos,

instructivos, manuales de funciones, algunos registros, los talonarios de la
PLANEAR AH ahorros, estos no son normalizados igual a las actas que corresponden a
4.2.4 registros, planes de calidad y fichas técnicas? ¿Cómo son los normalizados?
R= son los que tienen un encabezado con el nombre de la Cooperativa, el
nombre del documento, la versión, el código y la fecha de emisión.

Hacer Verificar que las copias controladas se identifican

R= se verifico que cada hoja se identifica con un sello y se distribuyen a las
HACER personas que corresponden con la versión actual. Se reviso que estén las
4.2.3 firmas de elaborado, revisado y aprobado y se firma el registro de
divulgación y entrega de documentos, el cual se sistematiza. Igual registro
de revisión periódica de modificación de documento.
HACER ¿Cómo se informa al personal sobre los cambios o eliminación de un
4.2.3 documento controlado?
R= Los cambios a través de la nueva versión y en la parte final se informa
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de los cambios con respecto al anterior esto corresponde a los documentos

en los procesos de los cuales participa cada uno de ellos.
¿Qué sucede cuando se desarrollan auditorias a los archivos y las personas
a cargo designadas no las cumplen? y ¿cómo supervisa el coordinador de
calidad la verificación para su cumplimiento?
HACER
R= Se realiza y se designa de acuerdo a las funciones.
8.2.2
Se envía recordatorios a cada uno cada 2 meses por correo electrónico con
base en los resultados, calidad manda un memorando para la corrección, si
aun la persona designada no lo realiza no acumula puntos en el S.G.C.
¿ cómo se asignan las auditorias de registros, ( con que prioridad se
realizan)
R=Este año en una reunión de funcionarios se indico quienes podían
HACER realizar las auditorias de registros y algunos se capacitaron, la prioridad va
8.2.2 de acuerdo a la selección del auditor, no hay clasificación por nivel de
urgencia, todas tienen el mismo nivel de importancia, se recomienda
verificar si son del mismo proceso, para que varios registros se auditen en la
misma.
Evidencie como se controla que los funcionarios tienen acceso a través de la
red interna para poder reportar un servicio no conforme.
HACER
R=se verifico en el computador de Adriana Roció Castillo.
8.3
Se evidencio que el ultimo registro de servicio no conforme fue el 18 de
marzo por Javier Fernández
Como se comprueba con respecto al procedimiento de quejas y reclamos
que los plazo máximos establecidos se cumplen cuando la queja no se remite
a la junta de vigilancia o el consejo de administración
HACER
R= plazo máximo de respuesta, diez días hábiles, el control se lleva por la
8.3
matriz de quejas, si estas son justificadas.
Se encontró que solo 2 no habían cumplido con el plazo máximo establecido
se les dio solución.
HACER ¿Cada cuanto se presenta el informe a la junta de vigilancia?(bimestral)
8.2.4 R= cada dos meses se llevan el reporte de las quejas del bimestre anterior.
Verifique cuando fue la última revisión aleatoria a los documentos
normalizados para asegurar su evidencia.
R= Se evidencia dicha actividad del sistema con el diligenciamiento del
HACER registro de revisión periódica que se efectúa a los documentos del sistema,
4.2.4 COOP R-04 Versión 0, lo realiza el coordinador de la calidad.
de enero a marzo aproximadamente 70 registros, si hay lugar a modificarlo,
y en el registro de solicitud de modificación de documentos
aproximadamente 60 registros
¿En qué proceso se puede evidenciar, que se realizan mayor numero de
acciones preventivos y porque circunstancia?
Verificar VERIFICAR R= Por ahorro 4 en el 2009, fundamentalmente en la tarjeta debito. Otra
8.5.3
preventiva fue capacitar a 4 funcionarios en el sistema integra, para la
prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
VERIFICAR Para poder desarrollar adecuadamente el talento humano de la cooperativa
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se requiere la participación activa de todos los funcionarios en especial de

quienes tienen personas a cargo, entonces para determinar los planes y
acciones se tienen en cuenta los resultados obtenibles de las evaluaciones,
6.2.2 para poder ver la estrategia a adoptar, cuales son estos:
R= evaluación de competencias y desarrollo, clima organizacional,
capacitación y desempeño, se le realiza a todo el persona y el resultado se
da a nivel general para la capacitación y no independiente.
Verifique el último informe de respuesta de la junta de vigilancia en donde
se evidencia que el proceso ha cerrado
R=el ultimo es el de marzo, se llevaron 3 quejas y se incorporaron con acta
VERIFICAR
con la sección de la junta, se divide en 3 partes: en justificadas, en no, y otra
8.3/8.4
en quejas originadas en terceros, otras internas, el nombre del asociado,
fecha de ocurrencia, qué situación se presento, análisis del caso, en cómo se
soluciona y los que están en proceso y solución.
Verifique las competencias de los auditores internos.
R=Competencia está dada por procedimientos Nº de horas de capacitación,
VERIFICAR
escolaridad, conocimiento del proceso a auditar, comprensión de la
8.2.2.
aplicación de la normatividad y criterios de auditoría y a través de la
participación en por lo menos una auditoria anual.

¿Cómo se desarrolla la mejora continua del proceso dentro del S.G.C,

ACTUAR R= Con eficacia de la política, cumpliendo los objetivos, resultados de
8.5.1 auditoría, acciones correctivas y preventivas revisión por la dirección,
evaluación de los resultados.
¿Cómo se planea la solución que se le da a un servicio no conforme? ¿Se ha
presentado que al hacer seguimiento, este no fue el adecuado?
ACTUAR R= Tiene varias posibilidades inmediatas, cuando se detecta, se llama
8.3 corrección, otra por reproceso, otra por desviación, pero si existe
autorización más que todo en la parte productiva, se dan permisos y varias
opciones y muestra un análisis de los indicadores de servicio no conforme.
En el registro no conforme, ¿cómo se actúa en una queja justificada y que
Actuar solución se le da? ¿Y si alguna de esta toma de acciones se ha vuelto
sistemática? ¿Qué se hace?
R=se toma la queja y se hace la revisión, se analiza, se habla con las
ACTUAR personas involucradas en el ______se da respuesta al asociado y queda
5.4 documentada, los errores seguidos son por suministro de información
errada y otros por no seguir el procedimiento, para esto después de haber
manejado la acción no conforme se analiza que se necesita y si es el caso se
da capacitación, esto ha sucedido continuamente por el montaje del sistema
LINIX.
En qué tipo de casos se emprenden acciones correctivas;( repetitividad de
ACTUAR la situación presentada, gravedad de la situación presentada, al presentarse
8.5.2 quejas justificadas, cuando la situación afecta más de un proceso, cuando se
detectan riesgos a través de análisis estadístico).
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R= por no conformidad en auditorias

Por repetitividad en servicio no conforme
Por repetitividad en las mismas quejas
Se dan ejemplos con respecto a las tarjetas debito para que los saldos entren
en línea y la misma active un control automático antes se realizaba manual.
Sobre los posibles servicios no conformes del sistema de gestión de la
calidad, ¿cuales se han dado y cuál es el proceso más afectado?
R= el proceso más afectado es el de ahorro por que es donde más
ACTUAR
operaciones se realizan, aproximadamente 100.000 operaciones al año. Y
8.3
solo se detectaron 50, entre cajero y tarjeta debito, en crédito son 3.000,
4.000 de servicios especiales en donde solo tuvo 27 errores en el año y se
considera un nivel normal de error.

Auditor líder OCTAVIO MEDRANO GAMBOA