Manual de compras y adquisiciones

INTRODUCCION

Los años más recientes, han estado marcados por una competencia creciente y
por una reducción de márgenes de utilidad, que han obligado a las instituciones a
centrarse en la búsqueda de la eficiencia en todas las actividades que llevan a
cabo. El incremento constante de los costos, la creciente competencia y por ende
la incesante disminución de los márgenes de utilidad, obligan a buscar medidas
que ayuden a desligarse de las consecuencias.

Sólo aquellos que sean más eficientes en la forma en que gestionan todos los
aspectos de su negocio afrontarán el futuro con éxito.

Por ello, se establecen en el presente manual, las normas para regular el egreso
de fondos Poliemixtec, para concretar el pago a la decisión de compra o
contratación de bienes y servicios, bajo la característica de una adecuada
aplicación de recursos, control interno de los mismos y la medición del costo-
beneficio buscando los mejores márgenes de rentabilidad.
OBJETIVO

Este manual tiene el propósito de entregarle la información necesaria, para que el

usuario pueda realizar de manera exitosa la requisición para la Adquisición de
Artículos de Consumo (papelería, artículos de oficina, limpieza y consumibles de
copiado y cómputo), también para la adquisición de Mobiliario, equipo y Servicios
de mantenimiento, para ordenar, organizar y controlar las adquisiciones y pagos,
de tal manera que permita realizar el control Presupuestal, eficientar el gasto y
asegurar un proceso que garantice, que los productos adquiridos, cumplen con los
requisitos de calidad necesarios.
LINEAMIENTOS GENERALES

Toda decisión respecto a una solicitud de compra de bienes o contratación de

servicios, debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Cualquier solicitud de adquisición o contratación de bienes o servicios,

independientemente de la jerarquía del solicitante, debe cumplir con los requisitos
señalados en el presente documento.

b) Toda solicitud para la adquisición de bienes o servicios, debe consultar en

primera instancia la base de datos de proveedores, del área de compras.

c) La antelación de criterios de selección de un proveedor o producto, debe ser

valuado por el cumplimiento de los requisitos de Poliemixtec el historial del
proveedor, el precio, el tiempo de entrega y la garantía. La responsabilidad final en
la decisión de la compra o adquisición recae sobre el encargado de finanzas o
compras.

d) Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente.

e) Todas las solicitudes de cheques invariablemente serán enviadas a la Dirección

General Administrativa, de lo contrario no se podrá gestionar el cheque.

f) Las áreas solicitantes serán las responsables de justificar la necesidad de

comprar los bienes y/o servicios, mediante el procedimiento de compras y
adquisiciones.

g) Es responsabilidad del Gerente General programar oportunamente la solicitud

de autorización de compra, para contar con los insumos suficientes para la
operación.

h) Las áreas se abstendrán de hacer compras y/o adquisiciones de bienes y/o

servicios de cómputo, redes y/o sistemas, sin la intervención del Secretari@ de
gerencia, así mismo toda adquisición referente a publicidad y promoción se
realizará únicamente por la Dirección de Mercadotecnia
LINEAMIENTOS ESPECIFICOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

A) Es responsabilidad del área de finanzas realizar, documentar e informar por

escrito a los planteles y/o encargados de las adquisiciones o compras, la lista de
los proveedores confiables con las respectivas valoraciones

B) Para poder tomar una decisión sobre compra de material, equipo o adquisición
de un servicio, a un proveedor que no esté autorizado, se tendrán que considerar
como mínimo tres cotizaciones. La decisión final de la compra recae sobre el
encargado de compras

C) Criterios de evaluación de proveedores

1) El encargado de compras tendrá la facultad de efectuar la evaluación de

proveedores de acuerdo a los criterios de referencias, ahorro, especificaciones
(calidad del bien o servicio) y tiempos de entrega, cumplimiento total de lo
entregado y/o al análisis de costo beneficio.

2) Se evaluará a los proveedores y se emitirá la información de la negociación

para que las demás áreas, conozcan los convenios, compromisos y condiciones
logrados con los proveedores y en base a esto solicitar la autorización para la
compra, realizar sus pedidos directamente y realizar seguimiento del suministro
del material solicitado.

3) Seleccionar los mejores proveedores artículo por compra, considerando y

evaluando los requisitos de oportunidad, calidad, costo y servicio, para determinar
la mejor opción y lograr el suministro necesario. 4

) Obtener de los proveedores diversas alternativas de crédito y descuento para

seleccionar en su momento la que más satisfaga la situación financiera de
Poliemixtec.