GDOC PL 003 V1 Plan de Transferencias Documentales Primarias

Procesos de Apoyo GDOC-
CÓDIGO PL-003
Proceso de Gestión Documental
Plan de Transferencias Documentales VERSIÓ
1
Primarias N
PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PRIMARIAS
Bogotá D.C mayo de 2021
Calle 26 No. 57-41 Torre 8 Piso 8 CEMSA – C.P. 111321

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Primarias N
CONTENIDO
INTRODUCCION.......................................................................................................3
1. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD.....................................................4
2. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN........................................................5
3. ALCANCE...........................................................................................................8
4. OBJETIVOS........................................................................................................9
4.1. Objetivo General.................................................................................................9
6. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS....................................................................12
6.1. DILIGENCIAMIENTO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL –
FUID.........................................................................................................................12
6.2. PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA PRIMARIA..........................................14
7. SOCIALIZACION Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS DEPENDENCIAS..............18
8. Cronograma de socialización y acompañamiento a las dependencias............19
9. Cronograma de transferencias primarias documentales 2021.........................20
10. DEFINICIONES.................................................................................................21

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Primarias N
INTRODUCCION
El Plan de Transferencias Documentales Primarias permitirá desde la planeación,

organización, clasificación, procesos técnicos, implementación del instrumento
archivístico las Tablas de Retención Documental y dando cumplimiento a los
tiempos establecidos allí para las series y subseries documentales de las
dependencias y procesos de la entidad.
Para la Unidad Administrativa Especial de Mantenimiento y Rehabilitación Vial es

de vital importancia la preservación de la memoria institucional en su desarrollo
administrativo (transversal y misional de la misma), el desarrollo urbano de la
ciudad mediante la ejecución de obras de infraestructura vial requeridas para el
mejoramiento de la movilidad y la calidad de vida.
Por eso desde la Secretaria General en el proceso de Gestión Documental se ha

puesto en marcha la elaboración y desarrollo del Plan de Transferencias
Documentales Primarias dando alcance al Acuerdo 004 de 2019 1, Decreto 1080
de 20152 y al instrumento archivístico TRD aprobado mediante la Resolución 061
de 2019 “Por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental-TRD, el
programa de Gestión Documental-PGD y se aprueba su aplicación en la Unidad
Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial- UAERMV”.
Para el desarrollo y cumplimiento de los cronogramas de transferencias primarias

documentales y acompañamientos a las dependencias ha desarrollado dos
estrategias de soporte que son presenciales y virtuales al igual mecanismos de
socialización de los procedimientos e instructivos.
Esto facilitara la participación por parte de los colaboradores de la entidad y tener

un eficaz resultado con las transferencias documentales y la implementación de
las TRD garantizar la correcta organización, administración y disposición de los
documentos la UAERMV, y a su vez garantizando el acceso a la información
pública a la ciudadanía, beneficiando a la comunidad con una herramienta de
seguimiento a las intervenciones de mantenimiento y rehabilitación de la malla vial
local, promoviendo la transparencia y el fortalecimiento del servicio al ciudadano y
partes interesadas.
1
Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las
Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVDs Art. 20 y 21”
2
Decreto 1080 de 2015, “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Capítulo V (Gestión de
documentos), artículos 2.8.2.5.2. al 2.8.2.5.5.
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1. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD
MISIÓN
Somos una entidad técnica descentralizada y adscrita al sector movilidad de

Bogotá D.C. encargada de conservar la malla vial loca, intermedia y rural, así
como la ciclo-infraestructura y de atender situaciones imprevistas que dificultan la
movilidad. Además, brindamos apoyo interinstitucional y realizamos obras
complementarias para la mejora de la seguridad vial y la adecuación del espacio
público peatonal cuando sea requerido, con el fin de mejorar la calidad de vida de
los ciudadanos.
VISIÓN
En el 2030 seremos una entidad reconocida por su gestión eficiente para el
mejoramiento del subsistema vial, con total autonomía presupuestal y referente
nacional e internacional por el desarrollo de un modelo sostenible de conservación
que genera valor público y facilita la conectividad multimodal para el uso y disfrute
de los habitantes de la ciudad-región.
VALORES CORPORATIVOS:
1) Honestidad.
2) Justicia.
3) Diligencia.
4) Compromiso.
5) Respeto.

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2. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN
La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

(UAERMV) cuenta con tres (3) sedes: La sede Administrativa ubicada en el
Edificio Colciencias, La sede Operativa ubicada en Fontibón y La sede de
Producción ubicada en Mochuelo. En la actualidad está conformada por diez (10)
dependencias, las cuales tienen Diecisiete (17) procesos a cargo, que se dividen
entre misionales, de apoyo, estratégicos y de evaluación y control.
En materia archivística, actualmente la Entidad cuenta con las Tablas de

Retención Documental TRD convalidadas desde el año 2018, el Programa de
Gestión Documental actualizado con los avances obtenidos de la implementación
realizada durante la vigencia 2019 y el nuevo Plan de Desarrollo Distrital “Un
nuevo contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI”.
De igual manera la dependencia la Secretaria General a través del proceso de

Gestión Documental para la vigencia 2021 elabora el matriz estado de archivos de
gestión que sirve como insumo para el diagnóstico del estado real de los
documentos físicos y documentos electrónicos generados producidos en los
archivos de gestión de la entidad, la cual, es enviada y diligenciada por cada una
de las dependencias de la UAERMV.
MATRIZ ESTADO ARCHIVOS DE GESTIÓN

ITEM PREGUNTAS
1 La dependencia y/o proceso cuenta con documentos desde que vigencia.
2 Cantidad de unidades de documentales cuenta la dependencia y/o
proceso (carpetas).
3 Cantidad de unidades de almacenamiento con que cuenta la dependencia
y/o proceso (cajas).
4 Los expedientes se encuentran organizados de conformidad con las
tablas de retención documental (Si/No).
5 Los expedientes cuentan con proceso de foliación (Si/No).
6 Los expedientes se encuentran rotulados (Si/No).
7 La dependencia y/o proceso cuenta con inventario documental de la serie
o subserie (Si/No).
8 Fecha de la última actualización del inventario.
9 La dependencia y/o proceso realizará transferencia primaria de la serie o
subserie en 2021 (Si/No).
10 Fechas extremas de documentación a transferir.
11 La dependencia y/o proceso cuenta documentos electrónicos.
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12 Seleccione el mes en cual la dependencia y/o proceso realizará la

transferencia primaria en 2021.
13 Desde que fecha cuenta con documentos electrónicos.
14 Los documentos electrónicos se encuentran organizados de conformidad
con las tablas de retención (Si/No).
15 Donde están ubicados los documentos electrónicos (OneDrive, Orfeo,
equipo de oficina).
Una vez consolidada la matriz y teniendo en cuenta que esta está enfocada a la
identificación de documentos en los archivos de gestión (documentos físicos,
documentos electrónicos, documentos híbridos) y la posible fecha a realizar la
transferencia primaria por parte de la oficina productora al archivo central; se
realiza el análisis y se elabora el cronograma de transferencias primarias y el
cronograma de acompañamientos para la presente vigencia de forma coordinada
con las dependencias en el mes correspondiente para realizar mesas de trabajo
donde se presenta el instructivo de organización de archivos de gestión, se
resuelvan inquietudes por parte de la oficina citada y fechas para cumplimiento del
cronograma anual de transferencias.
Finalmente el diagnóstico de archivos de gestión permitirá conocer el estado real

de los archivos de gestión de las dependencias y/o procesos de la entidad y al
final de la presente vigencia se elaborara un informe de análisis y evaluación
desde la socialización, implementación y cumplimiento de las transferencias
primarias documentales por parte de Gestión Documental y las oficinas
productoras esto de igual manera permitirá tener un diagnóstico para la planeación
e implementación del plan para la próxima vigencia.
A continuación, se presenta el resumen del consolidado de la Matriz Estado de los

Archivos de Gestión.

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Plan de Transferencias Documentales Primarias VERSIÓN 1
RESUMEN MATRIZ ESTADO ARCHIVOS DE GESTIÓN

DOCUMENTOS
INVENTARIO UBICACIÓN
CANTIDAD CANTIDAD ELECTRONICO DOCUMENTOS
ITEM DEPENDENCIAS Y/O PROCESO VIGENCIAS DOCUMENTAL DOCUMENTOS
CARPETAS DE CAJAS S SIN TRD
ELECTRÓNICOS
SI NO SI NO
1 Dirección General 2018 22 3 X X ONE DRIVE NO
2 Oficina Asesora de Planeación 2019-2020 31 24 X X SI
EQUIPO DE LA
3 Oficina de Control Interno 2016-2020 270 18 X X X SI
OFICINA
2001, 2007, 2009,
4 Oficina Asesora Juridica 518 71 X X ORFEO SI
2010, 2015 Y 2017
Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla ORFEO Y EQUIPO
5 2019 3 1 X N.A. N.A. NO
Vial DE OFICINA
6 Subdirección Técnica de Producción e Intervención 0 0 0 X ONE DRIVE SI
7 Gerencia de Producción 2009 2490 553 X X ONE DRIVE SI

8 Gerencia de Intervención 2018 16 4 X X ONE DRIVE SI
Gerencia de Gestión Ambiental, Social y Atención a
9 2013 y 2017 64 16 X X NO
Usuarios
Secretaría General - Gestión de Infraestructura
10 2018 7 3 X X SI
Tecnológicas
11 Secretaría General - Gestión de Recursos Físicos 2016 0 0 X X ONE DRIVE SI
12 Secretaría General - Control Interno Disciplinario 2017 42 7 X X ORFEO SI
ONE DRIVE,
13 Secretaría General - Gestión Financiera 2015-2017 X X EXPEDIENTE EN SI
CADA CONTRATO
14 Secretaría General - Gestión de Talento Humano 2015 - 2018 190 31 X X ORFEO SI
15 Secretaría General - Gestión Contractual 2020 36 6 X X ORFEO NO

16 Secretaría General - Gestión Documental X X ORFEO SI
Secretaría General - Atención A Partes Interesadas
17 2019 80 20 X X ORFEO NO
y Comunicaciones

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3. ALCANCE
El plan de transferencias documentales tiene como alcance el diagnóstico del

estado actual de los archivos de gestión de la entidad para la definición del
cronograma de transferencias primarias y el cronograma de acompañamientos por
parte del proceso de Gestión Documental en la aplicación de las Tablas de
Retención Documental TRD, hasta la ubicación física en el archivo central como
custodia definitiva de los expedientes transferidos por las dependencias de la
UAERMV.
ITEM CODIG DEPENDENCIAS

O TRD
1 100 Dirección General
2 160 Oficina de Control interno
3 140 Oficina Asesora Jurídica
4 150 Oficina Asesora de Planeación
5 110 Secretaria General
6 120 Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla
Vial Local
7 130 Subdirección Técnica de Producción e
Intervención
8 131 Gerencia de Producción
9 132 Gerencia de Intervención
10 133 Gerencia de Gestión Ambiental, Social y Atención
al Usuario
La UAERMV cuenta con el instrumento archivístico las Tablas de Retención

Documental aprobadas por el aprobado por el Consejo Distrital de Archivos y
adoptadas en la entidad por la resolución 061 de 2019 “Por el cual se adoptan las
Tablas de Retención Documental-TRD, el programa de Gestión Documental-PGD
y se aprueba su aplicación en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación
y Mantenimiento Vial- UAERMV”.
Para llevar a cabo el paso a paso se debe tener en cuenta el GDOC-PR-002 V1
Procedimiento Administración Archivos de Gestión y Transferencias Primarias que
se encuentra publicado en
https://www.umv.gov.co/sisgestion2019/documentos.php?id=14.

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4. OBJETIVOS
4.1. Objetivo General.
Definir los lineamientos de planeación, acompañamiento, implementación,

verificación de las transferencias documentales primarias realizadas por las
dependencias de la entidad de acuerdo las Tablas de Retención Documental –
TRD de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.
4.2. Objetivos Específicos
- Definir y establecer los lineamientos para realizar las transferencias

primarias documentales en formato físico y electrónico.
- Realizar acompañamientos y socialización a todas las dependencias y

procesos de la entidad; en la organización de archivos de gestión e
implementación de las Tablas de Retención Documental.
- Dar cumplimiento al cronograma de transferencias documentales primarias,

establecido para la presente vigencia.
- Dar cumplimiento al instructivo de organización de archivos de gestión,

Procedimiento Administración Archivos de Gestión y Transferencias
Primarias.
- Analizar la implementación del procedimiento de organización de archivos

de gestión y el cumplimiento del cronograma anual de transferencias
primarias documentales.

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5. MARCO LEGAL
El Plan de Transferencias Documentales Primarias está enmarcado en el proceso

de Gestión Documental UAERMV, por lo que le aplica el NORMOGRAMA
adoptado para el mismo.
- Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y
se dictan otras disposiciones, emitida Archivo General de la Nación.
- Ley de Transparencia 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la ley de

transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones, emitida Presidencia de la República de Colombia.
- Decreto 173 de 2004. Por el cual se establecen normas para la protección

de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
Documental del distrito capital, emitida por Archivo de Bogotá.
- Decreto 514 de 2006, Por el cual se establece que toda entidad pública a
nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y
archivo (SIGA) como parte del sistema de información administrativa del
Sector público, emitida Archivo de Bogotá.
- Decreto 2578 de 2012, Por el cual se reglamenta el sistema nacional de

archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto
número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado, emitida Archivo general de la
Nación.
- Decreto 029 de 2015, Por medio del cual se reglamenta el proceso de

entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se
suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley
594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras
disposiciones, emitida Presidencia de la República de Colombia.
- Acuerdo 39 de 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental emitida

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Archivo General de la Nación.
- Acuerdo 042 de 2002, Por el cual se establece los criterios para la

organización en los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas emitida Archivo General de la Nación.
- Acuerdo 002 de 2004, Organización de los fondos acumulados, elaboración y

ejecución del plan de trabajo archivístico Integral emitida Archivo General de
la Nación.

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6. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
6.1. DILIGENCIAMIENTO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL – FUID
Se debe realizar el diligenciamiento con todos los elementos para construir el

inventario definitivo de documentos. el inventario tiene el propósito de cuantificar
con exactitud la cantidad de asuntos documentales por dependencia y el volumen
total de documentos resultantes en el archivo.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

CÓDIGO: GDO-FM-017 VERSIÓN: 3
FECHA DE APLICACIÓN: Marzo de 2015
Hoja No: DE:

ENTIDAD REMITENTE
ENTIDAD PRODUCTORA UAERMV REGISTRO DE ENTREGA
UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL Fecha (AAAA/MM/DD) No. Transferencia
OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA GENERAL
OBJETO INVENTARIO DOCUMENTAL DE LAS HISTORIAS LABORALES REMITIDAS AL ARCHIVO CENTRAL BAJO CONTRATO 546 DE 2018
FECHAS EXTREMAS
CÓDIGO NOMBRE DE UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMERO DE
NÚMERO DE (AAAA/MM/DD) FOLIOS FRECUENCIA
LA SERIE, SUBSERIE SOPORTE NOTAS
ORDEN Dependenci Serie HISTORIA DE CONSULTA
O ASUNTOS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro LABORAL
a Subserie
El empleado posee documentos de la Procuraduría de

´0006 110 190 HISTORIA LABORAL / 84550 / LUIS SÁNCHEZ BERNAL / TIPO DE TRABAJADOR ND / INACTIVO 31/12/1958 30/03/1970 1-32 ANÁLOGO MEDIA Bienes - Personería
Elaborado por: Aprobado por : Recibido por :

Lugar: Lugar: Lugar:
Fecha: Fecha: Fecha:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Este formato lo puede bajar de la página: https://www.umv.gov.co/sisgestion2019/Documentos/APOYO/GDO/GDOC-FM-

017_V4_Formato_Unico_de_Inventario_Documental.xlsx
El inventario definitivo deberá corresponder al formato establecido por el Archivo

General de la Nación. Describiendo los siguientes campos:
 ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarle el nombre completo o Razón Social
de la entidad que produce los documentos.
 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o Unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
 DEPENDENCIA U OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la
unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones
 OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser,
Transferencia Primaria, Traslado.

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 NÚMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponden a una unidad de conservación.
 CÓDIGO DEL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL: Es asignado a cada Serie
en la Tabla de Retención Documental correspondiente.
 NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL: Nombre de la Serie señalada en la

Tabla de Retención Documental, según corresponda.
 FECHAS EXTREMAS: Fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita en
formato, (año, mes y día)
 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consigna el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registra las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.
 NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenidos en
cada Unidad de conservación descrita
 TIPO DE SOPORTE. Seleccionar de la lista desplegable si es Análogo (papel),
Digital o Electrónico
 FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe seleccionar de la lista desplegable el
índice de consulta: Alta, Media o Baja.
 OBSERVACIONES O NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes
y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Al final de formato se diligencian las casillas de:
 ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se realiza.
 APROBADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de aprobar el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se realiza
 RECIBIDO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.

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6.2. PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA PRIMARIA
Si se cumplió el tiempo de permanencia en el archivo de gestión, según la Tabla

de Retención Documental, se procede a realizar la transferencia primaria al
archivo central, de acuerdo con los siguientes parámetros.
Paso 1. Planeación: El profesional o responsable asignado de Gestión
Documental determina las fechas de transferencias de aquellas series
documentales que han cumplido su retención en el Archivo de Gestión acorde con
las Tablas de Retención Documental. Registrado en el Plan de transferencias
Primarias –Anuales.
Paso 2. Organización: El servidor o contratista asignado responsable del archivo
de gestión, organiza los Archivos de Gestión de acuerdo a la Tabla de Retención
Documental, y bajo los parámetros establecidos en el Procedimiento Organización
Documental, teniendo en cuanta el GDO-PR-003 Procedimiento Organización
Documental.
Paso 3. Solicitud: secretaria. Auxiliar administrativo o contratista asignado
responsable del archivo de gestión, gestiona la Transferencia Primaria teniendo en
cuenta el Cronograma anual de transferencias documentales y los tiempos de
retención indicados en las Tablas de Retención Documental, diligenciando los
formatos; Solicitud de Transferencia primaria (Memorando, Correo Electrónico,
Comunicación oficial), Formato Único de Inventario Documental Archivo
General(GDO-FM-017) en físico y copia en medio magnético o envío al correo del
responsable del Archivo Centra. Es importante señalara que para adelantar la
transferencia se debe tener organizados los archivos acordes a las Tablas de
Retención Documental y los lineamientos establecidos en este documento.
Paso 4. Aprobación: Jefe inmediato aprueba el inventario a transferir mediante el
Formato Único de Inventario Documental aprobado.
Paso 5. Verificación: El Auxiliar de archivo Central o responsable asignado verifica
que las series documentales y subseries documentales que van a ser transferidas
estén debidamente relacionadas en el Inventario Documental y cumplan con todas
las actividades en la organización de la documentación; de lo contrario se debe
informar para revisar y realizar los ajustes pertinentes.
En este paso se debe verificar que la documentación a enviar se encuentre en
buen estado de conservación e higiene, el Archivo Central no aceptará

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documentación maltratada, rota, húmeda, doblada, contaminada, oxidada, sucia,

empolvada, manchada, incompleta, etc.
Paso 6. Transferencia: Una vez verificada las series y subseries transferida al
Archivo central, se hará devolución del inventario firmado y aprobado por parte del
archivo, mediante Formato Único de Inventario Documental Archivo General
(GDO-FM-017)
Paso 7. Ubicación: El auxiliar de archivo central o responsable asignado de
gestión documental, ingresa una base de datos, ubica las cajas en la estantería,
archiva el original y entrega copia al productor documental.
Formato de inventario documental diligenciado
Una vez verificada la documentación vs el FUID elaborado por la dependencia y

todo se encuentre bien se procede a firmar por parte de la oficina productora y el
proceso de Gestión Documental como recibido la documentación.

CÓDIGO PL-003
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Primarias N
Formato de Acta de transferencia documental GDOC FM 026
Documento que soporte la legalización de la transferencia primaria al proceso de

Gestión Documental.
Custodia definitiva en archivo central
Nombre: Imágenes estantería Archivo Central UAERMV Sede la Elvira

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Primarias N
Una vez legalizada la transferencia documental esta se ubica en la estantería del

archivo central para su respectiva custodia, administración, consulta y prestamos
por parte de usuarios internos y externos y la documentación reposara en el
archivo central por los tiempos de la Tabla de Retención Documental que aplica
para cada serie y subserie de la dependencia.

CÓDIGO PL-003
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Primarias N
7. SOCIALIZACION Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS DEPENDENCIAS

La secretaria General ha dispuesto al proceso de Gestión Documental a realizar el
cronograma anual de socialización y acompañamiento en la implementación de las
Tablas de Retención Documental y transferencias primarias al archivo central a
todas las dependencias de la entidad.
Para llevar a cabo el desarrollo del cronograma se propone a las oficinas
productoras enviar un correo de solicitud de acompañamiento a
janier.martinez@umv.gov.co; sandra.mancera@umv.gov.co, elkin.cordoba@umv.
gov.co, para su respectiva programación y estrategia de desarrollo de la siguiente
manera:
ITEM ESTRATEGIA SOPORTES

Se realizará grabación de la
1 Microsoft Teams socialización siempre y cuando
estén de acuerdo por ambas partes
y se diligenciará formato de
asistencia por medio Microsoft
Forms, el control de asistencia y el
desarrollo y las conclusiones en el
formato GDOC-FM-016.
Se realizará programación del
acompañamiento en el sitio de la
2 Acompañamiento oficina productora o en el archivo
s presenciales central en la Sede Operativa La
Elvira donde se llevará a cabo el
desarrollo y sus evidencias son el
control de asistencia y el desarrollo
y las conclusiones en el formato
GDOC-FM-016
Esto facilitara la transferencia primaria documental desde las oficinas productoras

al archivo central en (elaboración, alistamiento, clasificación, inventarios
documentales, verificación, acta de legalización y custodia definitiva) y la
implementación y cumplimiento del cronograma de transferencias primarias para
la presente vigencia.

CÓDIGO PL-003
1
Primarias N

CÓDIGO 003
8. CRONOGRAMA DE SOCIALIZACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS DEPENDENCIAS
CRONOGRAMA ACOMPAÑAMIENTOS 2021
MES EN CUAL EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL REALIZARÁ EL ACOMPAÑAMIENTO

EN 2021
ITEM DEPENDENCIAS Y/O PROCESO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 Dirección General X
2 Oficina Asesora de Planeación X
3 Oficina de Control Interno X X
4 Oficina Asesora Jurídica X
5 Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla Vial X
6 Subdirección Técnica de Producción e Intervención X
7 Gerencia de Producción X
8 Gerencia de Intervención X
Gerencia de Gestión Ambiental, Social y Atención a
9 X
Usuarios
Secretaría General - Gestión de Infraestructura
10 X
Tecnológicas
11 Secretaría General - Gestión de Recursos Físicos X
12 Secretaría General - Control Interno Disciplinario X
13 Secretaría General - Gestión Financiera X
14 Secretaría General - Gestión de Talento Humano X
15 Secretaría General - Gestión Contractual X
16 Secretaría General - Gestión Documental X
Secretaría General - Atención A Partes Interesadas y
17 X
Comunicaciones

Procesos de Apoyo
CÓDIGO GDOC-PL-003
9. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DOCUMENTALES 2021
CRONOGRAMA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 2021
MES EN CUAL LA DEPENDENCIA Y/O PROCESO REALIZARÁ LA TRANSFERENCIA

PRIMARIA EN 2021
ITEM DEPENDENCIAS Y/O PROCESO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 Dirección General X
2 Oficina Asesora de Planeación X
3 Oficina de Control Interno X X
4 Oficina Asesora Jurídica X
5 Subdirección Técnica de Mejoramiento de la Malla Vial NO APLICA
6 Subdirección Técnica de Producción e Intervención NO APLICA
7 Gerencia de Producción X
8 Gerencia de Intervención X
9 Gerencia de Gestión Ambiental, Social y Atención a Usuarios X
10 Secretaría General - Gestión de Infraestructura Tecnológicas X
11 Secretaría General - Gestión de Recursos Físicos X
12 Secretaría General - Control Interno Disciplinario X

13 Secretaría General - Gestión Financiera X
14 Secretaría General - Gestión de Talento Humano X
15 Secretaría General - Gestión Contractual X

16 Secretaría General - Gestión Documental X
Secretaría General - Atención A Partes Interesadas y
17 X
Comunicaciones
Calle 26 No. 57-41 Torre 8 Pisos 7-8 CEMSA –

Pbx: 3779555 - Información: Línea 195
C.P. 111321 GDOC-PL- 002
CÓDIGO
Proceso de Gestión Documental 003
Plan de Transferencias VERSIÓ

1
Documentales Primarias N
10. DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservaos respetando aquel orden para
servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo de Gestión: Son aquellos documentos que las áreas consideran de

trabajo diario o de permanente consulta, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero
que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los

documentos de conservación permanente.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depuración: Consiste en la operación de limpieza que se realiza a los

documentos de archivo y el retiro de materiales ajenos al documento, como
ganchos, cintas, perforaciones entre otros.
Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general que por la información que

contiene incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa. Por ser generados en la misma institución o procedes de otra, no
forman parte de las series documentales de las oficinas.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

C.P. 111321 GDOC-PL- 002
CÓDIGO

1
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.
Fechas Extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de

un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de
documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Fondo Acumulado: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una
entidad en el trascurso de su vida institucional sin un criterio archivístico
determinado de organización y conservación.
Fondo Documental: Totalidad de las series documentales de la misma

procedencia o parte de un archivo una institución o persona.
Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales

representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante
la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,
temáticos, entre otros.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción Documental: Generación de documentos hecha por las instituciones

en cumplimiento de sus funciones.
Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión

al archivo central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental aprobadas.
C.P. 111321 GDOC-PL- 002
CÓDIGO

1
Transferencia Primaria: Es la actividad que consiste en transferir la

documentación del archivo de gestión donde ha culminado su ciclo al archivo
central.
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada la

documentación.
REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Validado por
Elaborado y/o Actualizado por: Líderes (Estratégico u Aprobado por:
operativo del Proceso:
Janier Orlando Martínez Loaiza
Sandra Catherine Mancera
Elkin Córdoba Parra
Diana Paola Reay Gómez
Contratistas Proceso GDOC
Acompañamiento Asesor OAP:
Firma: Firma:
Alexander Perea Mena MARTHA PATRICIA AGUILAR DIANA MARCELA REYES TOLEDO
Contratista Oficina Asesora de COPETE
Planeación Secretaria General Representante de la Alta Dirección
CONTROL DE CAMBIOS:
APROBADO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA Representante de la Alta
Dirección
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Se elaboró Plan de Transferencias Documentales
001 Primarias de conformidad con el artículo 20 del Mayo 2021 DOCUMENTO APROBADO
Acuerdo 004 de 2019 AGN. EN COMITÉ INSTITUCIONAL
DEL 6 DE MAYO DE 2021

C.P. 111321 GDOC-PL- 002
CÓDIGO

1

C.P. 111321 GDOC-PL- 002

GDOC PL 003 V1 Plan de Transferencias Documentales Primarias

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Procesos de Apoyo GDOC-

PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Calle 26 No. 57-41 Torre 8 Piso 8 CEMSA – C.P. 111321

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El Plan de Transferencias Documentales Primarias permitirá desde la planeación,

Para la Unidad Administrativa Especial de Mantenimiento y Rehabilitación Vial es

Por eso desde la Secretaria General en el proceso de Gestión Documental se ha

Para el desarrollo y cumplimiento de los cronogramas de transferencias primarias

Esto facilitara la participación por parte de los colaboradores de la entidad y tener

1. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD

Somos una entidad técnica descentralizada y adscrita al sector movilidad de

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2. DIAGNÓSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

En materia archivística, actualmente la Entidad cuenta con las Tablas de

De igual manera la dependencia la Secretaria General a través del proceso de

MATRIZ ESTADO ARCHIVOS DE GESTIÓN

12 Seleccione el mes en cual la dependencia y/o proceso realizará la

Finalmente el diagnóstico de archivos de gestión permitirá conocer el estado real

A continuación, se presenta el resumen del consolidado de la Matriz Estado de los

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Plan de Transferencias Documentales Primarias VERSIÓN 1

RESUMEN MATRIZ ESTADO ARCHIVOS DE GESTIÓN

7 Gerencia de Producción 2009 2490 553 X X ONE DRIVE SI

15 Secretaría General - Gestión Contractual 2020 36 6 X X ORFEO NO

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El plan de transferencias documentales tiene como alcance el diagnóstico del

ITEM CODIG DEPENDENCIAS

La UAERMV cuenta con el instrumento archivístico las Tablas de Retención

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4.1. Objetivo General.

Definir los lineamientos de planeación, acompañamiento, implementación,

4.2. Objetivos Específicos

- Definir y establecer los lineamientos para realizar las transferencias

- Realizar acompañamientos y socialización a todas las dependencias y

- Dar cumplimiento al cronograma de transferencias documentales primarias,

- Dar cumplimiento al instructivo de organización de archivos de gestión,

- Analizar la implementación del procedimiento de organización de archivos

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El Plan de Transferencias Documentales Primarias está enmarcado en el proceso

- Ley de Transparencia 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la ley de

- Decreto 173 de 2004. Por el cual se establecen normas para la protección

- Decreto 2578 de 2012, Por el cual se reglamenta el sistema nacional de

- Decreto 029 de 2015, Por medio del cual se reglamenta el proceso de

- Acuerdo 39 de 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la

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Archivo General de la Nación.

- Acuerdo 042 de 2002, Por el cual se establece los criterios para la

- Acuerdo 002 de 2004, Organización de los fondos acumulados, elaboración y

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6.1. DILIGENCIAMIENTO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

Se debe realizar el diligenciamiento con todos los elementos para construir el

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Hoja No: DE:

El empleado posee documentos de la Procuraduría de

Elaborado por: Aprobado por : Recibido por :

Este formato lo puede bajar de la página: https://www.umv.gov.co/sisgestion2019/Documentos/APOYO/GDO/GDOC-FM-

El inventario definitivo deberá corresponder al formato establecido por el Archivo

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 NÚMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número

 NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL: Nombre de la Serie señalada en la

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