Gestión de Proyectos

Gestión de los Interesados

del Proyecto

Ernesto Calvo
PMP | PMI-RMP | PMI-SP | PMI-ACP
P6 | CDAP | CSP | M3.0 | SAFe

PMBOK 6ta Edición

13. Gestión de los Interesados del
Proyecto
¿Quiénes son los Stakeholders?
• Son individuos u organizaciones activamente involucrados en el proyecto que pueden ser afectados positiva
o negativamente como resultado de la ejecución del mismo.
• Deben ser identificados y manejadas sus expectativas.
• Deben tenerse en cuenta a TODOS.

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 ¿Quiénes son los stakeholders?
Los stakeholders de un proyecto suelen ser:

• Project Manager
• Cliente/usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto y del equipo de
dirección
• Sponsor (Patrocinador)
• Influenciadores
• PMO

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 Análisis de los stakeholders

Para cada stakeholder, Patrocinador

Para cada stakeholder,
averiguar:
(sponsor) del
proyecto controlar y manejar:

• Quién es
• Cuál es su aporte Gerente
• Expectativas
• Cómo aporta
del proyecto • Fortalezas y Debilidades
(PM)
• Cuál es su estilo y • Por qué de la oposición de los
comportamiento Equipo de
detractores (motivación)
• Experiencias previas Dirección del proyecto • Apoyo de los entusiastas
• Expectativas (Sponsors)
• Ganar más adeptos
Equipo del proyecto
(Motivando a los indiferentes)
• Negociar (disminuir la brecha)
• Comunicarse con todos
Interesados en el
proyecto
(Stakeholders)

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 Gestión de los Interesados del Proyecto

Identificar a los Grupo de Procesos

Interesados de Inicio

13.1

Planificar la Gestión
Grupo de Procesos
de Interesados de Planificación
13.2

Grupo de Procesos
de Ejecución
Gestionar la Participación
de los Interesados
13.3 Controlar la Grupo de Procesos
Participación de los de
Monitoreo y Control
Interesados
13.4

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 13.1 Identificar a los Interesados

Proceso que identifica a cada persona u organización (“stakeholders”),

impactadas por el proyecto, y en registrar información clave relativa a sus
intereses, participación e impacto en el proyecto. Los “stakeholders”
(clientes, patrocinadores, organización a cargo del proyecto o público),
activamente comprometidos en el proyecto, son afectados positiva o
negativamente por el desarrollo o terminación del proyecto, por lo que
influyen sobre el proyecto y sus entregables.
Es de vital importancia identificar desde el inicio del Proyecto, a los
“stakeholders”, así como evaluar sus grados de interés, expectativas,
importancia e influencia, para desarrollar una estrategia para tratar con cada
uno de ellos y establecer el nivel y momento de su participación
maximizando sus influencias positivas y minimizando los efectos negativos
potenciales.
13.1 Identificar los Interesados
13.1 Identificar los Interesados
 13.1 Identificar a los Interesados

Acta de Constitución del Proyecto.

(Entradas)

Proporciona información sobre las partes internas y

externas involucradas en el proyecto y que se ven
impactadas por este, como clientes, integrantes del
equipo, grupos, patrocinadores del proyecto y
departamentos que intervienen en el proyecto, otras
personas y organizaciones impactadas por el mismo.

Documentos de la Adquisición. (Entradas)

Cuando un proyecto es resultado de una actividad de

adquisición o cuando se basa en un contrato establecido,
las partes en dicho contrato son los interesados
(“stakeholders”) clave en el proyecto. Otras partes
involucradas así como los proveedores, también deben
formar parte de la lista de interesados en el proyecto.
 13.1 Identificar a los Interesados

Análisis de los Interesados. (Herramientas y Técnicas)

Proceso que consiste en reunir y analizar sistemáticamente las informaciones cuantitativas y cualitativas, para
identificar qué intereses particulares deben considerarse en el transcurso de todo el proyecto. Identifica los
intereses, expectativas y grado de influencia de los stakeholders (interesados) y los relaciona con la objetivo
del proyecto. El análisis exitoso de los stakeholders sigue estos pasos:
1. PRIMER PASO: Identificar a todos los potenciales stakeholders en el proyecto e información clave,
ejemplo sus roles, departamentos, intereses, grados de conocimiento, expectativas y grados de
influencia.
 13.1 Identificar a los Interesados

Análisis de los Interesados. (Herramientas y Técnicas)

SEGUNDO PASO: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada stakeholder podría generar, y clasificarlos
para crear una estrategia de abordaje. En caso de grandes comunidades es vital dar prioridad a los
stakeholders clave para garantizar el uso efectivo del esfuerzo a fin de comunicar y gestionar sus
expectativas. Los principales modelos de clasificación son:
 La matriz de Poder/Interés: Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (“poder”) y su
grado de preocupación (“interés”) de acuerdo a los resultados del proyecto.
 La matriz de Poder/Influencia: Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (“poder”) y su
participación de forma activa (“influencia”) en el proyecto.
 La matriz de Influencia/Impacto: Engloba a los stakeholders en base a su participación de forma activa
(“influencia”) en el proyecto y su capacidad de hacer cambios a la planificación o realización del proyecto
(“impacto”).
 El modelo de prominencia: Detalla a los tipos de stakeholders en base a su poder (capacidad de imponer su
voluntad), urgencia (necesidad de acción inmediata) y legitimidad (su participación es apropiada).
Modelo de Prominencia
 13.1 Identificar a los Interesados

Análisis de los Interesados.

(Herramientas y Técnicas)
3. TERCER PASO: Analizar el modo en que
los principales stakeholders puedan
reaccionar o responder en distintas
situaciones, para planificar la forma de
influir en ellos para aumentar su apoyo
y minimizar los impactos negativos
potenciales.
El Gráfico muestra una matriz Poder/Interés
 13.1 Identificar a los Interesados

Registro de los Interesados. (Salidas)

Principal salida del proceso Identificar a los

Interesados. Documento que incluye todos los detalles
relacionados con los stakeholders identificados, entre
ellos:

 Información de Identificación: nombre, cargo en la

organización, ubicación, función en el proyecto, información de
contacto.

 Información de Evaluación: requisitos clave y expectativas,

impacto potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida
donde el interés es mayor.

 La Clasificación de los Interesados: externo/interno,

opositor/neutral/partidario, etc.
 13.1 Identificar a los Interesados

Estrategia de Gestión de los Interesados. (Salidas)

• Describe un enfoque para mejorar el apoyo y disminuir los impactos negativos de los mismos en el transcurso de
todo el ciclo de vida del proyecto. Engloba estos elementos:
 Los stakeholders clave que impactan significativamente en el proyecto.
 El grado de participación requerido en el proyecto, para cada stakeholder identificado.
 Los grupos interesados y su gestión (como grupos).
• Para representar la Estrategia de Gestión de los Stakeholders se usa una matriz de análisis de los interesados.
• Parte de la información de la Estrategia de Gestión de los Stakeholders podría ser muy sensible para incluirla en un
documento compartido. El director del proyecto debe usar su buen juicio de acuerdo a la clase de información y al
grado de detalle que se incluirá en la estrategia de gestión de los stakeholders.
13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados
Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión apropiadas para comprometer efectivamente a los
interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, basados en el análisis de sus necesidades, intereses e
impacto potencial en el éxito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que provee un plan razonable
y viable para interactuar con los interesados y dar soporte a su interés en el proyecto.
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto

Incluye:
el ciclo de vida seleccionado y los procesos que se aplicarán en cada fase;
la descripción de cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos;
la descripción de cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos y
cómo se tratarán y estructurarán en el proyecto, los roles y responsabilidades, las
relaciones de comunicación y la administración del personal;

Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las
formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.

Factores Ambientales de la Empresa

Entre ellos, la cultura, la estructura y el clima político de la organización son de
particular importancia, ya que ayudan a determinar las mejores opciones para
propiciar un mejor proceso adaptativo de gestión de los interesados.

Activos de los Procesos de la Organización

Todos los activos de los procesos de la organización se utilizan como entradas del
proceso Planificar el Involucramiento de los Interesados
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados
Técnicas de Análisis (Herramientas y Técnicas)
Nivel de Compromiso de los Interesados

a) Inconsciente o Desconocedor: Desconoce el proyecto y sus impactos potenciales

b) Resistente: Conoce el proyecto y su impacto y se resiste a los cambios
c) Neutral: Conoce el proyecto pero no se resiste ni le da apoyo
d) Apoyo: Conoce el proyecto y su impacto y apoya el cambio
e) Líder: Conoce el proyecto y su impacto y está activamente comprometido en
asegurar el éxito del proyecto

Técnicas de Análisis (Herramientas y Técnicas)

Matriz de Seguimiento de Compromiso de Interesados. Permite documentar y comparar el
nivel de compromiso real (R) del interesado vs. Su nivel deseado (D). Ejemplo

Interesado Desconocedor Resistente Neutral Apoyo Líder

Interesado 1 R D
Interesado 2 R D
Interesado 3 RD
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados
Salidas:
1. Actualizaciones a los documentos del proyecto
2. Plan de Gestión de los Interesados. Adicionalmente a los datos contenidos en el
Registro de Interesados debería proveer de
1. Nivel de compromiso real y deseado de los interesados claves
2. Alcance e impacto de los cambios en los interesados
3. Identificar interrelaciones y superposiciones entre interesados
4. Requerimientos de comunicaciones para la fase
5. Información a ser distribuida incluyendo idioma, formatos, contenido y nivel de
detalle
6. Razones para la distribución de información y el impacto en el interesado
7. Métodos para refinar y actualizar el Plan de Gestión de Interesados a medida
que avanza el proyecto
 13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados

Gestionar el compromiso de los interesados. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para
cubrir sus expectativas e intereses en el proyecto, gestionar incidentes y promover el compromiso de los
interesados en las actividades del proyecto durante su ciclo de vida. El beneficio clave de este proceso es
permitir al Gerente del Proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia, incrementando las
probabilidades de éxito del proyecto.
13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados
 13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados

Entradas

Plan de Gestión de los Interesados

El plan de gestión de los interesados proporciona una guía sobre la mejor manera de involucrar a los
diferentes interesados en el proyecto. El plan de gestión de los interesados describe los métodos y
tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados.

Plan de Gestión de las Comunicaciones

El plan de gestión de las comunicaciones proporciona orientación e información sobre la gestión de las
expectativas de los interesados.

Registro de Cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurren durante el proyecto. Dichos
cambios, así como su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos, son comunicados a
los interesados adecuados.

Activos de los Procesos de la Organización

Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar el
Involucramiento de los Interesados se cuentan:

los requisitos de comunicación de la organización

los procedimientos para la gestión de incidentes
los procedimientos de control de cambios y
la información histórica relativa a proyectos anteriores
 13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados

Métodos de comunicación:
Estos métodos de comunicación identificados para cada stakeholder en un plan de gestión de las comunicaciones
se usan en el transcurso de la gestión de los stakeholders.

Habilidades Interpersonales:
Un director del proyecto usa estas habilidades para gestionar las expectativas de los interesados (stakeholders),
tales como:
 crear confianza,
 dar solución a conflictos,
 escuchar de forma activa,
 superar la resistencia al cambio.

Habilidades Directivas:
La gestión es la función de dirigir y controlar un grupo de personas, con el objetivo de armonizar el grupo a fin de
posibilitarle lograr una meta más allá del alcance del esfuerzo individual. Las habilidades usadas por el director del
proyecto son:
 habilidades de presentación,
 negociación,
 habilidades para redactar,
 oratoria.
 13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados

Salidas

Registro de Incidentes
La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un
registro de incidentes.

Solicitudes de Cambio
La gestión de la participación de los interesados puede generar una solicitud de cambio a
producto o al proyecto. También puede incluir acciones correctivas o preventivas
aplicables al propio proyecto o a la interacción con los interesados afectados, según
corresponda.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización s
incluye, entre otros, el plan de gestión de los interesados. Este plan se actualiza cuando
se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre los documentos del proyecto que pueden ser actualizados se cuenta, por ejemplo,
registro de interesados.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados
 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados
Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados con el proyecto y ajustar las estrategias y
planes para comprometer a los interesados. El beneficio clave de este proceso es incrementar la
eficacia y efectividad de las actividades de compromiso con los interesados mientras se desarrolla el
proyecto y cambia su entorno.
 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados

Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto

El plan para la dirección del proyecto se utiliza para desarrollar el plan de gestión de los interesados.
Entre la información que se utiliza para Monitorear el Involucramiento de los Interesados se cuenta:

• el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase
• el modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
• el modo en que se cumplirán los requisitos de recursos humanos

Registro de incidentes
El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven
los actuales.

Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño del trabajo son las observaciones y mediciones primarias identificadas
durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Se recopilan diferentes
medidas de las actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos de control.

Documentos del Proyecto

Para Monitorear el Involucramiento de los Interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo
múltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o
control.
 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados

Herramientas y Técnicas

Sistemas de Gestión de la Información

Proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto capture,
almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al
avance del cronograma y al desempeño del proyecto.

Juicio de Expertos
Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se
puede realizar una revaluación de los interesados actuales. Se debe procurar el
aporte de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia,
tales como:
• la alta dirección;
• otras unidades o individuos dentro de la organización;
• los interesados clave identificados;
• los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos
• expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos;

Reuniones
Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar
información
acerca de la participación de los interesados.
 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados
Salidas

Información de Desempeño del Trabajo

La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño
recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados
sobre la base de las relaciones entre áreas. La información, conlleva
correlaciones y contexto, y proporciona una base sólida para las decisiones del
proyecto.

Solicitudes de Cambio
El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los
interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de
cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la
eficacia general de la estrategia de gestión de los interesados. A medida que
se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser
necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del
proyecto a fin de reflejar estos cambios.
 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización, se
cuentan:
Registro de interesados.- Se actualiza cuando la información sobre los
interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o los
originalmente registrados ya no participen en el proyecto.
Registro de incidentes.- Se actualiza a medida que se identifican
nuevos incidentes y se resuelven los actuales.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Entre los activos de los procesos de la organización susceptibles de
actualización, son:

Notificaciones a los interesados.

Informes del proyecto.
Presentaciones del proyecto.
Registros del proyecto.
Retroalimentación de los interesados.
Documentación sobre lecciones aprendidas.
Preguntas tipo examen PMP:

1. ¿Cuál de las siguientes alternativas es utilizada para

identificar a las personas que sienten el impacto de un proyecto?
a. Lista de Recursos.
b. Registro de Interesados.
c. Factores Ambientales de la Empresa.
d. Plan de Dirección del Proyecto.

2. ¿Cuál es el proceso que debe ocurrir luego de que se ha

asignado a un Director de Proyecto?
a. Desarrollar el Enunciado de Trabajo del Proyecto (SOW).
b. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
c. Identificar a los Interesados.
d. Planificar la Gestión del Alcance.
Preguntas tipo examen PMP:

3. La probabilidad de aceptación de los Entregables puede ser

mejorada con:
a. Permitir al cliente determinar los Entregables.
b. Involucrar a los Interesados durante el Inicio.
c. Asignar un PMP como Director de Proyecto.
d. Pagar primas de incentivo.

4. ¿Cuál de las alternativas NO es un modelo legítimo que se

utiliza para Identificar a los Interesados y sus expectativas?
a. Modelo de Suficiencia.
b. Matriz de Poder/ Interés.
c. Matriz de Influencia/ Impacto.
d. Modelo de Prominencia.
Ernesto Calvo A.
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