13.1.

Identificar a los Interesados

13.1. Dirigir el Equipo del Proyecto
El proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una
decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentar información relevante relativa a
sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
Entradas
Acta de constitución del proyecto
Contine información acerca de los interesados del proyecto tanto internos como externos a la organziación.
Documentos de adquisición
Proporcionan información respecto a los interesados del proyecto, cuando ocurre un contrato o en actividades
de adquisicón.
Factores ambientales de la empresa
Entre los factores que afectan el proceso Dirigir el Equipo del Proyecto, se encuentran:

 Cultura y la estructura de la organización o de la empresa

 Normas gubernamentales o de la industria
Activos de los procesos de la organización
Aquí se pueden encontrar los siguientes:

 Plantillas
 Lecciones aprendidas
 Registro de los interesados de proyectos similares
Herramientas y técnicas
Análisis de los interesados
El análisis de los interesados consiste en determinar cuales son los intereses, influencia y expectativas de todos
los interesados del proyecto.
Juicio de expertos
Los expertos pueden colaborar con el proyecto en la identificación de todos interesados.
Reuniones
Salidas
Registro de interesados
Una vez se van identificando a los interesados del proyecto se deben incluir en un documento que permita
conocer sus intereses y expectativas en el proyecto. Entre la información que se puede registrar se encuentra:

 Identificación del interesado: nombre, puesto en la organziación, ubicación, rol en el proyecto,

información de contacto.
 Información de evaluación: principales requiositos, expectativas, influencia en el proyecto, fase
del proyecto donde se concentra su interés.
 Clasificación del interesado: interno a la organización o externo, de acuerdo con el proyecto o
por el contrario en desacuerdo, etc.
13.2. Plan de Gestión de los Interesados
 13.2. Plan de Gestión de los Interesados
Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr
la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus
necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Entre la información que se utiliza para el desarrollo del plan de gestión de los interesados se cuenta:

 el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase;
 la descripción de cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;
 la descripción de cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos y cómo se tratarán y
estructurarán en el proyecto, los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la
administración del personal;
 el plan de gestión de cambios que documenta el modo en que se monitorearán y controlarán los
cambios, y 
 las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de
involucrar a los interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas de este proceso, ya que la gestión de los
interesados debería adaptarse al entorno del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización
Todos los activos de los procesos de la organización se utilizan como entradas del proceso Planificar la Gestión de
los Interesados.

Herramientas y técnicas
Juicio de Expertos
Para desarrollar el plan de gestión de los interesados se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos o
individuos con capacitación especializada, pericia en la materia o conocimiento de las relaciones en el ámbito de
la organización, tales como:

 la alta dirección;
 los miembros del equipo del proyecto;
 otras unidades o individuos dentro de la organización;
 los interesados clave identificados;
 los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito (de
manera directa o a través de lecciones aprendidas);
 expertos en la materia, en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
 grupos de la industria y consultores, y
 asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y organizaciones no
gubernamentales (ONGs/NGOs).
Reuniones
Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación
requeridos de todos los interesados. Dicha información se puede utilizar para preparar el plan de gestión de los
interesados.
Técnicas Analíticas
El nivel de participación actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participación
planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo largo del
ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito del mismo.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

 Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

 Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.
 Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
 Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.
 Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en
asegurar el éxito del mismo.

La participación actual se puede documentar mediante la Matriz de Evaluación de la

Participación de los Interesados.
Salidas
Plan de Gestión de los Interesados
El plan de gestión de los interesados es un componente del plan para la dirección del proyecto e identifica las
estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

Además de los datos recopilados en el registro de interesados, el plan de gestión de los interesados a menudo
proporciona:

 los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave;

 el alcance e impacto del cambio para los interesados;
 las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado;
 los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto;
 la información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel
de detalle;
 el motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la participación de
los interesados;
 el plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los interesados, y
 el método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que avanza y
se desarrolla el proyecto.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización, se cuentan:

 el cronograma del proyecto y

  el registro de interesados.

13.3. Gestionar la Participación de los

Interesados
13.3. Gestionar la Participación de los Interesados
Este proceso permite trabajar de la mano con los interesados, conocer sus expectativas y necesidades y
solucionar los incovenientes que se presenten.
Entradas
Plan de Gestión de los Interesados
El plan de gestión de los interesados proporciona una guía sobre la mejor manera de involucrar a los diferentes
interesados en el proyecto. El plan de gestión de los interesados describe los métodos y tecnologías utilizados
para la comunicación con los interesados.
Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones proporciona orientación e información sobre la gestión de las
expectativas de los interesados.

Entre la información utilizada se cuenta:

 los requisitos de comunicación de los interesados;

 la información que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de
detalle;
 el motivo de distribución de la información;
 la persona o los grupos que recibirán la información, y
 el proceso de escalado.
Registro de Cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurren durante el proyecto. Dichos cambios,
así como su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos, son comunicados a los interesados
adecuados.
Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar la Participación de
los Interesados se cuentan:

 los requisitos de comunicación de la organización,

 los procedimientos para la gestión de incidentes,
 los procedimientos de control de cambios y
 la información histórica relativa a proyectos anteriores.

Herramientas y técnicas
Métodos de Comunicación
Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se
utilizan durante la gestión de la participación de los interesados. En función de los requisitos de comunicación de
los interesados, el director del proyecto decide cómo, cuándo y cuáles de estos métodos de comunicación se
utilizarán en el proyecto.
Habilidades interpersonales
Las habilidades interpersonales del director de proyectos facilitan la gestión de las expectativas de los
interesados.
Habilidades de gestión
El director de proyecto debe trabajar en el desarrollo de las siguientes habilidades: 
  Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,
 Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,
 Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto y
 Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultados del proyecto.
 Desarrollar Habilidades de: presentación, negociación, redacción y oratoria

Salidas
Registro de Incidentes
La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de incidentes. Este
registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.
Solicitudes de cambio
Cuando se gestionan las expectativas de los intresados, se pueden generar solictudes de cambio, acciones
correctivas o preventivas.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Se puede requerir la actualización del plan de gestión de los interesados.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos que se pueden actualizar son:

 Estrategia de gestión de los interesados

 Registro de interesados
 Registro de incidentes
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden ser actualizados, se cuentan:

 Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
 Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del
proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del
proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.
 Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el
equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.
 Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas
de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
 Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las
operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño
futuro del proyecto.
 Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raíz
de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros
tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas se
documentan y distribuyen, y pasan a formar parte de la base de datos histórica, tanto del
proyecto como de la organización ejecutora.
13.4. Controlar la Participación de los
Interesados
13.4. Controlar la Participación de los Interesados
Controlar la Participación de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los
interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
 Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto se utiliza para desarrollar el plan de gestión de los interesados. Entre la
información que se utiliza para Controlar la Participación de los Interesados se cuenta:

 el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase;
 el modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;
 el modo en que se cumplirán los requisitos de recursos humanos, y el modo en que se tratarán y
estructurarán en el proyecto los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la
administración del personal;
 un plan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán
los mismos, y
 las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
Registro de incidentes
El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño del trabajo son las observaciones y mediciones primarias identificadas durante las
actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Se recopilan diferentes medidas de las
actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos de control. Los datos se consideran a menudo
como el nivel más bajo de abstracción del que pueden extraer información otros procesos.
Documentos del Proyecto
Para controlar la participación de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo múltiples
documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control. Entre ellos se
cuentan:

 el cronograma del proyecto,

 el registro de interesados,
 el registro de incidentes,
 el registro de cambios y
 las comunicaciones del proyecto.

Herramientas y técnicas
Sistemas de Gestión de la Información
Un sistema de gestión de la información proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y
al desempeño del proyecto.
Juicio de Expertos
Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede realizar una revaluación de
los interesados actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitación especializada o
pericia en la materia, tales como: 

 la alta dirección;
 otras unidades o individuos dentro de la organización;
  los interesados clave identificados;
 los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo ámbito (de
manera directa o a través de lecciones aprendidas);
 expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
 grupos de la industria y consultores, y asociaciones profesionales y técnicas, organismos
reguladores y organizaciones no gubernamentales.
Reuniones
Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la
participación de los interesados.
Salidas
Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de
control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. De este modo los datos
de desempeño del trabajo se han transformado en información de desempeño del trabajo. Los datos en sí
mismos no se utilizan en el proceso de toma de decisiones porque se puede malinterpretar su significado. La
información, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una base sólida para las decisiones
del proyecto.

La información de desempeño del trabajo se circula a través de los procesos de comunicación. Algunos ejemplos
de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes
de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas.
Solicitudes de Cambio
El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo genera solicitudes de
cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
como se describe a continuación:

 Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro
esperado del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto.
 Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un
desempeño negativo del proyecto en el futuro.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la estrategia
de gestión de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia,
puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar
estos cambios. Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización, se
cuentan:

 el plan de gestión de cambios,

 el plan de gestión de las comunicaciones,
 el plan de gestión de costos,
 el plan de gestión de recursos humanos,
 el plan de gestión de las adquisiciones,
 el plan de gestión de calidad,
  el plan de gestión de requisitos,
 el plan de gestión de riesgos,
 el plan de gestión del cronograma,
 el plan para la gestión del alcance y
 el plan de gestión de los interesados.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización, se cuentan:

 Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los interesados cambia,

cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no
participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones
para interesados específicos.
 Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven
los actuales.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización, se
cuentan:

 Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
 Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del
proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del
proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.
 Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el
equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.
 Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas
de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
 Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las
operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño
futuro del proyecto.
 Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa raíz
de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros
tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones aprendidas se
documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto
del proyecto como de la organización ejecutora.