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Gestión de Proyectos

Gestión de los Costos


del Proyecto

Ernesto Calvo
PMP | PMI-RMP | PMI-SP | PMI-ACP
P6 | CDAP | CSP | M3.0 | SAFe

Las definiciones son tomadas de La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013.
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7. Gestión del Costo del Proyecto

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7. Gestión del Costo del Proyecto

Planificar la Determinar el
Estimar los Costos
Gestión de Costos Presupuesto Grupo de Procesos
7.2
7.1 7.3 de Planificación

Controlar los Grupo de Procesos


de
Costos Monitoreo y Control

7.4

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7. Gestión de los Costo del Proyecto
1. Planificar los costos: cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos del proyecto..

2. Estimar los costos: desarrollar una aproximación de los recursos monetarios


necesarios para completar el trabajo del proyecto.

3. Determinar el presupuesto: sumar los costos estimados de las actividades


individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos
autorizada.

4. Controlar los costos: monitorear el estado del proyecto para actualizar los
costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos.

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7.1 Planificar la Gestión de los Costos

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7.1 Planificar la Gestión de los Costos

Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la


documentación de la planificación, la administración, desembolsos y
control de los costos del proyecto.

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7.1 Planificar Gestión de Costos

• El proceso de planificación de la Gestión de los Costos responde a las


preguntas:
• ¿Cómo se hará la planificación de costos para el proyecto?
• ¿Cómo se gestionará efectivamente el proyecto contra la Línea Base
del Costo, controlará los costos y gestionará las variaciones de los
costos?
• ¿Cómo se hará la planificación de costos para el proyecto?
• Es parte del Plan para la Dirección del proyecto.

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7.1 Planificar la Gestión de los Costos
Entradas
.1 Acta de Constitución del Proyecto.- proporciona los recursos financieros
preaprobados a partir de los cuales se desarrollan los costos detallados
.2 Plan para la Dirección del Proyecto
• Plan de gestión del cronograma.
• Plan de gestión de los riesgos.
.3 Factores Ambientales de la Empresa
• La cultura y la estructura de la organización, .
• Las condiciones del mercado, que describen los productos, servicios y
resultados que se encuentran disponibles
• Las tasas de cambio de divisas,
• La información comercial publicada,
• El sistema de información para la dirección de proyectos,
• Las diferencias de productividad en diferentes partes del mundo,
.4 Activos de los Procesos de la Organización
• Procedimientos de control financiero
• Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas;
• Bases de Datos financieras, y
• Las políticas, procedimientos y guías existentes,

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7.1 Planificar la Gestión de los Costos
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de Expertos.- individuos o grupos con capacitación o conocimientos en:


• Proyectos anteriores similares;
• Información de la industria, disciplina y área de aplicación;
• Estimación de costos y elaboración de presupuestos; y
• Gestión del valor ganado.

.2 Análisis de datos.- puede incluir la revisión de opciones estratégicas de financiación.


También puede incluir la consideración de las formas de adquirir los recursos

.3 Reuniones.- pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de


gestión de los costos

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7.1 Planificar la Gestión de los Costos
Salidas

.1 Plan de Gestión de los Costos.- Es un componente del plan para la dirección del
proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los
costos del proyecto. Podría, establecer:

• Unidades de medida.
• Nivel de precisión. (p.ej., US$ 100,49 a US$ 100)
• Nivel de exactitud. (p.ej., ±10%)
• Enlaces con los procedimientos de la organización.
• Umbrales de control.
• Reglas para la medición del desempeño. (EVM)
• Formatos de los informes.
• Detalles adicionales.

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7.2 Estimar los Costos

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7.2 Estimar los Costos

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7.2 Estimar Costos
• Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios
requeridos para completar las actividades del proyecto.
• Son un pronóstico basado en la información a disposición en un
momento específico.
• Para obtener un costo óptimo para el proyecto, debe considerarse el
equilibrio entre riegos y costos, como hacer en lugar de comprar,
comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.

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7.2 Estimar los Costos
Entradas

1. Plan para la dirección del proyecto.- Incluye:


• Plan de gestión de los costos
• Plan de gestión de la calidad
• Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
• Cronograma del proyecto.- El tipo y la cantidad de recursos, así como la cantidad
de tiempo que dichos recursos se aplican para completar el trabajo del proyecto,
• Requisitos de recursos
• Registro de riesgos.- Debe revisarse de modo que se tomen en cuenta los costos
de mitigación de riesgos.

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7.2 Estimar los Costos
Entradas

.3 Factores Ambientales de la Empresa


• Condiciones del mercado.
• Información comercial de dominio público.
• Tasas de cambio e inflación.

.4 Activos de los Procesos de la Organización


• Políticas de estimación de costos,
• Plantillas de estimación de costos,
• Información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.

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7.2 Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de Expertos.-
• Proyectos anteriores similares;
• Información de la industria, disciplina y área de aplicación; y
• Métodos de estimación de costos.
.2 Estimación Análoga.- Utiliza los valores de parámetros como el alcance, el costo, el
presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la
complejidad de un proyecto anterior similar
.3 Estimación Paramétrica.- Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y
otras variables (Ej. m2 en la construcción)
.4 Estimaciones Ascendentes.- El costo detallado se acumula en niveles superiores para
fines de información y seguimiento.

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7.2 Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
.5 Estimaciones basadas en tres valores (PERT) .- PERT utiliza tres estimados para
definir un rango aproximado de costo esperado de una actividad (CE) :
• Más probable (cM), • Optimista (cO), • Pesimista (cP).

Distribución triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3


Distribución beta. cE = (cO + 4cM + cP) / 6

.6 Análisis de datos
• Análisis de alternativas
• Análisis de reserva.- Incluye reservas para contingencias para tener en cuenta la
incertidumbre del costo.
• Costo de la calidad.- Los supuestos relativos a los costos de la calidad

.7 Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS).- Las aplicaciones


software de gestión de proyectos, hojas de cálculo informatizadas, simulaciones y
herramientas estadísticas.

.8 Toma de decisiones.-
• Votación.- es un proceso de evaluación que maneja múltiples alternativas, con un
resultado esperado en forma de acciones futuras.
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7.2 Estimar los Costos
Salidas

.1 Estimaciones de Costos.- Son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que


se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera
resumida o detallada.
.2 Base de las estimaciones.- La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan
la estimación de costos varían según el área de aplicación, pueden incluir:
documentación de las estimaciones, los supuestos utilizados, las restricciones conocidas,
rango de estimados posibles, nivel de confiabilidad.
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.-
• Registro de supuestos
• Registro de lecciones aprendidas
• Registro de riesgos

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7.2 Estimar los Costos
Tipos de Estimaciones
Ventaja Desventaja
Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor
(Ascendente) esfuerzo
Top-Down Es el más rápido Puede resultar
(Descendente) inexacta sin la
experiencia adecuada
Paramétrica Se anticipa el costo por Requiere conocimiento
línea de código, pantallas o previo por proyecto
puntos de función parecido

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7.3 Determinar el Presupuesto

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7.3 Determinar el Presupuesto

Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o


paquetes de trabajo a fin de establecer la línea base de costo. Durante
esta etapa se debe de considerar las contingencias para evitar ser
sorprendidos por algunos riesgos.
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7.3 Determinar Presupuesto

• En esta parte de la Gestión de los Costos, se debe calcular el costo


total del proyecto con el fin de determinar la cantidad de fondos
que la organización necesita reservar o tener disponible para el
proyecto.
• El resultado de este cálculo se llama Presupuesto.
• Cumplir con la Línea Base del Costo será una medida de éxito del
proyecto; por ello, el Presupuesto debe ser lo más preciso posible
para que el Director de Proyectos pueda asegurarse que todo el
proyecto esté controlado.

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7.3 Determinar el Presupuesto
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de los costos.- Describe la manera en que se gestionarán y
controlarán los costos del proyecto
• Plan de gestión de los recursos
• Línea base del alcance.- Enunciado del alcance, La EDT. , Diccionario de la EDT.
. .2 Documentos del proyecto
• Base de las estimaciones.- El detalle que sustenta las estimaciones de costos
debería especificar los supuestos básicos adoptados
• Estimaciones de costos.- Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de
un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costos de cada uno
de los paquetes de trabajo
• Cronograma del proyecto.- Puede utilizarse para sumar los costos de los periodos
del calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.
• Registro de riesgos.- Se debe revisar el registro de riesgos para tener en cuenta
los costos correspondientes a las respuestas frente a riesgos

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7.3 Determinar el Presupuesto
Entradas

.3 Documentos de negocio
• Caso de negocio.- identifica los factores críticos del éxito del proyecto, incluidos los
factores de éxito financiero.
• Plan de gestión de beneficios.- incluye los beneficios esperados, tales como
cálculos del valor actual neto, el plazo para obtener los beneficios y las métricas
asociadas a los beneficios.

.4 Acuerdos.- La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos,


servicios o resultados que se han comprado

.5 Factores ambientales de la empresa

..6 Activos de los Procesos de la Organización


• Políticas, procedimientos y guías existentes,
• Información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.
• Herramientas para la elaboración de presupuestos de costos, y
• Métodos para la preparación de informes.

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Presupuesto del proyecto

8. Presupuesto del Proyecto 1423

7. Reserva de gestión 68

6. Línea base del Costo 1355

5. Reserva de contingencia 105

4. Proyecto 1250
400

3. Cuentas de Control 850


250 500
2. Paquetes de Trabajo 100

1. Actividades 25 25 25 25

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7.3 Determinar el Presupuesto
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de Expertos.- Individuos o grupos que tengan conocimientos o capacitación en:


• Proyectos anteriores similares;
• Información de la industria, disciplina y área de aplicación;
• Principios financieros; y
• Requisitos y fuentes de financiamiento.

.2 Agregación de Costos.- Los costos se suman por paquetes de trabajo, luego se suman
para los niveles superiores de la EDT, como las cuentas de control y para todo el proyecto
.3 Análisis de datos
• Análisis de reserva.- Puede establecer las reservas para contingencias como las
reservas de gestión del proyecto.

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7.3 Determinar el Presupuesto
Herramientas y Técnicas

.4 Revisar la información histórica.- Cualquier relación histórica que dé como resultado


estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de parámetros del proyecto para
desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

.5 Conciliación del Límite de Financiamiento.- El gasto de fondos debe conciliarse con los
límites de financiamiento comprometidos en relación con la financiación del proyecto.

.6 Financiamiento.- Adquisición de fondos para los proyectos.

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7.3 Determinar el Presupuesto
Salidas
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de los costos
• Línea base de costos.-Es un presupuesto hasta la conclusión (BAC) aprobado y
distribuido en el tiempo, que se utiliza para medir, monitorear y controlar el
desempeño global del costo del proyecto. Normalmente se representa como una
Curva S.
• Línea base para la medición del desempeño

.2 Documentos del proyecto


• Registro de lecciones aprendidas

.3 Requisitos de Financiamiento del Proyecto. -Totales y periódicos se derivan de la línea


base de costo. La línea base de costo incluirá los gastos proyectados más las deudas
anticipadas.

.4 Datos de desempeño del trabajo

.5 Activos de los procesos de la organización

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7.3 Determinar el Presupuesto

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7.4 Controlar los Costos

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7.4 Controlar los Costos

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7.4 Controlar los Costos

Durante el proceso de controlar los costos del


proyecto se llevan a cabo acciones tales como:
• Gestionar e influir sobre los cambios
• Seguir periódicamente los avances de costos del
proyecto
• Verificar que los desembolsos no excedan la
financiación autorizada
• Informar los cambios aprobados a los interesados
en tiempo y forma.

• Cualquier incremento de costos en relación al presupuesto aprobado,


debe ser autorizado mediante el control integrado de cambios.

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7.4 Controlar los Costos
Entradas

.1 Plan para la dirección del proyecto


• Plan de gestión de los costos
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del desempeño

.2 Documentos del proyecto


• Registro de lecciones aprendidas

.3 Requisitos de Financiamiento del Proyecto


Incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.

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7.4 Controlar los Costos
Entradas

.4 Datos de Desempeño del Trabajo


Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su
avance y los entregables terminados

.5 Activos de los Procesos de la Organización


• Políticas, procedimientos y guías existentes
• Herramientas para el control de los costos; y
• Métodos de monitoreo y preparación de informes a utilizar.

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7.4 Controlar los Costos
Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de datos
• Análisis del valor ganado
• Análisis de variación
• Análisis de tendencias
• Análisis de reserva

Gestión del Valor Ganado (EVM)


Es una metodología que se utiliza para la medición del desempeño. Integra las mediciones
del alcance del proyecto, costo y cronograma para evaluar y medir el desempeño y el
avance del proyecto.
La EVM establece y monitorea tres dimensiones para cada paquete de trabajo y cada
cuenta de control:

• Valor planificado. (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe


ejecutarse, también se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC).
• Valor ganado. (EV) es el valor del trabajo completado expresado en términos del
presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo, describir el porcentaje completado de un
proyecto.
• Costo real. (AC) es el costo total en el que se ha incurrido realmente durante la ejecución
del trabajo realizado
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7.4 Controlar los Costos
Herramientas y Técnicas

También se monitorearán las variaciones o desviaciones con respecto a la línea base


aprobada:

• Variación del cronograma. (SV) es una medida del desempeño del cronograma en un
proyecto.
SV = EV – PV.

• Variación del costo. (CV) es una medida del desempeño del costo en un proyecto.
CV = EV – AC

Los valores de SV y CV pueden convertirse en indicadores de eficiencia

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7.4 Controlar los Costos
Herramientas y técnicas
Se pueden predecir
tendencias y desviaciones, y Provee información
cuantitativa para la toma de
en su caso, tomar acciones decisiones
correctivas.
Provee indicadores
tempranos para detectar
problemas y oportunidades Provee a la
administración con
información útil a nivel
ejecutiva

Permite la estimación VALOR


estadística de costos
proyectada al término del GANADO
proyecto
Alerta a los administradores
de proyecto de riesgos
potenciales de costo y
tiempo
Es un proceso estándar
repetible y consistente
(elimina subjetividades).

Provee de una línea


Comunica el estado del
documentada del
proyecto a un momento dado
desempeño del proyecto

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7.4 Controlar los Costos
Herramientas y Técnicas

• Índice de desempeño del cronograma. (SPI) es una medida del avance logrado en un
proyecto en comparación con el avance planificado.
SPI = EV/PV
• Índice del desempeño del costo. (CPI) es una medida del valor del trabajo completado.
CPI = EV/AC

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7.4 Controlar los Costos
Herramientas y Técnicas

.3 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)


Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo
restante.

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC).

.4 Sistema de información para la dirección de proyectos


Se utiliza para monitorear el EVM (PV, EV y AC) para representar gráficamente
tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyecto.

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7.4 Controlar los Costos
Salidas

.1 Información de Desempeño del Trabajo


Los valores de CV, SV, CPI y SPI, VAC para los componentes de la EDT, los paquetes de
trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados

.2 Pronósticos de Costos
El valor EAC debe documentarse y comunicarse a los interesados.

.3 Solicitudes de Cambio
El análisis del desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio,
pueden incluir acciones preventivas o correctivas

.4 Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto


• Plan de gestión de los costos
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del desempeño

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7.4 Controlar los Costos
Salidas

.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


• Registro de supuestos
• Base de las estimaciones
• Estimaciones de costos
• Registro de lecciones aprendidas
• Registro de riesgos

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Enfoque del Valor Ganado
Medidas de Desempeño Respecto al Tiempo

Preguntas de Gestión del Proyecto Medidas de desempeño (MVG)


¿Cómo vamos respecto al tiempo? Análisis y Predicción de Cronograma
-¿Estamos adelantados o -Variación del Cronograma
atrasados? (SV = EV - PV)
-¿Cuánto? - Variación del Tiempo (TV = TP – TR)
¿Cuán eficientemente estamos - Índice de Desempeño del
usando el tiempo? Cronograma (SPI = EV / PV)

¿Cuándo vamos a terminar? -Fin de acuerdo a la tendencia


(FT = FP / SPI)

Valor Ganado: EV | Valor Planificado: PV |


Tiempo Planificado: TP | Tiempo Real: TR | Final Planificado: FP

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Enfoque del Valor Ganado
Medidas de Desempeño Respecto al Costo

¿Cómo vamos respecto al costo? Análisis y Predicción de Costos


¿Estamos por encima o por debajo -Variación del Costo
del presupuesto? ¿Cuánto? (VC = EV - AC)

- ¿Cuán eficientemente estamos -Índice de Desempeño del Costo


usando los recursos? (CPI = EV / AC)

¿Cuánto va a costar el proyecto? -Costo de Acuerdo a Tendencia


(EAC= BAC / CPI)

Costo Real: AC | Valor Ganado: EV | Valor Planificado: PV |


Costo Final Planificado: BAC

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Enfoque del Valor Ganado

• Permite detectar desviaciones en costo y plazo


y tendencias en etapas tempranas del
proyecto (15-20%)
• Adecuado para proyectos grandes o limitados
por recursos
• EV puede no mostrar variación en el
cronograma pero igual el proyecto está
atrasado, cuando tareas futuras son
terminadas antes que tareas de la ruta crítica.

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EVM - Mediciones de desempeño

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EV - Ejemplos
PV EV AC Plazo Costo
$1.00 $1.00 $1.00 En plazo En costo
$2.00 $2.00 $1.00 En plazo Debajo del costo
$1.00 $1.00 $2.00 En plazo Sobre el costo
$1.00 $2.00 $2.00 Adelantado En costo
$1.00 $2.00 $3.00 Adelantado Sobre el costo
$1.00 $2.00 $1.00 Adelantado Debajo del costo
$3.00 $2.00 $1.00 Atrasado Debajo del costo
$2.00 $1.00 $3.00 Atrasado Sobre el costo
$2.00 $1.00 $1.00 Atrasado En costo

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Generación de Informes de Seguimiento

Costo Acumulado EAC


(puede estar en $, HH, %, …) VAC($)
ETC
100% BAC

VAC(t)
Costo Real Valor
(AC) CV Planeado
SV (PV)

Línea Base

Valor
Ganado
(EV)
0% Fecha de Corte Tiempo

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INTEGRACION DEL PROGRAMA Y PRESUPUESTO DEL
PROYECTO

COSTOS
PRESUPUESTO UNITARIOS
ACTIVIDAD POR MES
ACTIVIDAD $/ACT. $/MES E F M A M J J

A 100 20 20 20 20 20 20

B 540 180 180 180 180


Costos totales
mensules 20 20 200 200 200
Costos
acumulados 20 40 240 440 640

$
600

400
Curva de Gastos
Proyectados (PV)
200

100

E F M A M J
Tiempo

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Ejercicio

• Calcular SV, TV, SPI, FT


• Calcular VC, CPI, CFT

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Ejemplo Valor Ganado (1)
18
Relevamiento
10
Diseño
80% - 100%
20
Desarrollo
70% - 80%
40
Verificación, Instalación y Capacitación
0% - 15%

• Valor planificado = 18 + 10 + 16 + 6 = $50


• Valor Ganado = 18 + 8 + 14 + 0 = $40
• Costo Actual = $45

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75
Ejemplo Valor Ganado (2)

100
90
80
70
60
Recursos

VP
50 VG
40 CA

30
20
10
0
1 2 3
Tiempo

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Ejemplo Valor Ganado (3)
• Schedule Variance (SV) = 40 - 50 = -$10
• Schedule Performance Index (SPI) = 40/50 = 0.8
• El Cost Variance es la diferencia entre el valor
ganado y el costo actual. En este ejemplo,
corresponde a $5 con signo negativo.
• El Cost Performance Index (CPI) = 40/45 = 0.89.
O sea que el proyecto indica que provee $0.89
por cada dólar gastado hasta el momento.

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Valor esperado: Ejemplo

❖ Suponga que usted compra en $ 1,000 un número de una rifa, la cual paga
un premio de $ 50,000.
❖ Hay dos eventos posibles:
o Usted gana la rifa, o
o Pierde
❖ ¿Cuál es el valor esperado del juego?

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Valor esperado: Ejemplo
❖ La distribución de probabilidades es:

Evento X P(X)

Gana $ 49,000 1/100

Pierde $ -1,000 99/100

❖ El valor esperado es:


49,000*(1/100) + -1,000*(99/100) = -500
❖ ¿Qué significa ese resultado?

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Preguntas:

1 Usted está en el proceso de desarrollar la Línea Base de costo para su


proyecto. ¿Cómo se llama este proceso?

a. Determinar el Presupuesto.
b. Desarrollar la Línea Base del Costo.
c. Desarrollar el Presupuesto.
d. Estimar Costos.

2 ¿Cuál de los siguientes es un enunciado verdadero sobre la técnica del


Valor Ganado (EVT)?

a. Se usa en mediciones de desempeño del proyecto.


b. Se usa en el proceso de control de riesgos.
c. Es una técnica de selección de proyectos.
d. Se usa en la planificación de las adquisiciones.

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Preguntas:

3. ¿Cuál es un lugar para ubicar una cuenta de control?


a) En un punto del sistema de control de cambios.
b) En un punto del sistema de costos.
c) En puntos de gestión seleccionados.
d) En un punto del sistema de riesgos de costos.

4. Usted está trabajando en un proyecto con un Índice de Desempeño del


Cronograma (SPI) de 0.72 y un Índice de Desempeño del Costo (CPI) de 1.1. ¿Cuál
de los siguientes describe MEJOR su proyecto?

a. Su proyecto está retrasado en el cronograma y por encima del Presupuesto.


b. Su proyecto está adelantado en el cronograma y por encima del Presupuesto.
c. Su proyecto está retrasado en el cronograma y por debajo del Presupuesto.
d. Su proyecto está adelantado en el cronograma y por debajo del Presupuesto.

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Preguntas:

5. Su proyecto tiene un Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) de


$ 4,522 y está completo a un 13%. ¿Cuál es su Valor Ganado (EV)?

a. $ 3934.14.
b. $ 4522.
c. La información es insuficiente para responder.
d. $ 587.86.

6. Si el Costo Real (AC) es mayor que su Valor Ganado (EV),


significa que:

a. El proyecto está por encima del Presupuesto.


b. El proyecto está adelantado según cronograma.
c. El proyecto está por debajo del Presupuesto.
d. El proyecto está atrasado según cronograma.

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