Fecha: 05/03/2019

Alquileres de Equipos a Doc: OMIA.AB.04

Terceros Rev.: 2
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Emitió Revisó Aprobó

Abastecimiento y Logística VP Supply & Logistics CEO

1. OBJETO

Reglamentar la metodología para realizar alquileres de Equipos a terceros en

las Proyectos/Organizaciones/Sedes.

2. ALCANCE

Toda necesidad de alquiler de Equipos que surja en los Proyectos

/Organizaciones/Sedes.

3. RESPONSABLES

SVP & COO

Responsables de Proyecto/Organización/Sede: Líder, Gerente, Otro
responsable directo de la Proyecto/Organización/Sede.
VP Supply & Logistics
Responsables de la Compra: Compradores, Analistas o Coordinadores de
Abastecimiento
Otros indicados en el presente procedimiento

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Requerimiento

Toda vez que surja una necesidad, el responsable del Proyecto/

Organización/Sede o quien él designe, realiza la correspondiente consulta a
Abastecimiento y Logística a través de los Responsables de Compras, sobre
la existencia del Equipo requerido, manteniendo un registro de la consulta
efectuada.

4.2. Alquiler interno o a Terceros

OMIA.AB.04-Rev.2_Procedimiento

El Responsable de Compras consultado decide, de acuerdo con la capacidad

existente en OMIA Colombia S.A.S. de satisfacer el requerimiento; si la
provisión del Equipo solicitado se realizará a través de un Equipo propio o si
debe generarse una Solicitud de Pedido para que el Equipo sea obtenido de
Terceros.
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4.3. Utilización de Equipos de OMIA Colombia S.A.S.

Siempre que el Responsable de Compras determine que un Equipo de OMIA

Colombia S.A.S. satisface los requerimientos, el Proyecto/Sede utiliza dicho
Equipo. El alquiler a terceros procede en el único caso en que no se pueda
cumplir internamente con el requerimiento.

4.4. Alquiler de Equipos a Terceros

El Responsable de Compras informa al Proyecto/Sede cuando no está en

condiciones de cumplir con el requerimiento, manteniendo registro de la
comunicación.

El Proyecto/Sede genera la correspondiente Solicitud de Pedido de acuerdo

con el Procedimiento OMIA.AB.01.

El Responsable de Compras que corresponda recibe la Solicitud de Pedido

liberada y la gestionará de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento
OMIA.AB.01, teniendo en cuenta, adicionalmente, lo siguiente:

• En la Comparativa de Cotizaciones requerida en el OMIA.AB.01, de ser

pertinente se incluyen los conceptos indicados en la Planilla “Comparativa
de Cotizaciones en Alquileres de Equipos” adjunta al presente
Procedimiento y/o se añade dicha planilla al proceso comparativo
requerido en el OMIA.AB.01.

• En todos los casos se recomienda incorporar a la Planilla “Comparativa de

Cotizaciones” según OMIA.AB.01 que formará parte del legajo de la
Orden de Compra, Contrato Marco u otro tipo de contrato; el precio de
tarifa interna de OMIA Colombia S.A.S.

4.5. Adjudicación

Decidida la adjudicación a un Tercero, se emite la Orden de Compra, Contrato

Marco u otro tipo de contrato, según se establece en el Procedimiento
OMIA.AB.01.

Las condiciones del seguro ofrecidas por los Terceros son consultadas por el
responsable de la Compra interviniente al Responsable de Seguros de FA,
OMIA.AB.04-Rev.2_Procedimiento

para su revisión de modo tal de asegurar que la cobertura de riesgos y las

compañías aseguradoras propuestas son compatibles con los estándares de
OMIA Colombia S.A.S. Las condiciones de seguro, con intervención
Responsable de Seguros de FA, se detallan en la Orden de Compra, Contrato
Marco u otro tipo de contrato. Esta exigencia es válida también para equipos
de Subcontratistas que presten servicios a OMIA Colombia S.A.S.

Con anterioridad a la aprobación de la Orden de Compra, Contrato Marco u

otro tipo de contrato, el responsable de la Compra confirma la no
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disponibilidad interna de OMIA Colombia S.A.A. para satisfacer el

requerimiento.

4.6. Condiciones técnicas mínimas que deben cumplir los equipos alquilados
a terceros

Con anterioridad a la puesta en operación de un Equipo Alquilado a un

Tercero, el Proyecto/Sede verifica que cumpla con las exigencias
establecidas por el Sistema de Gestión Integrado de OMIA Colombia S.A.S.
con relación a Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Protección del Medio
Ambiente, así como las establecidas por la Legislación vigente.
Adicionalmente, constata que el estado técnico en que se encuentra el equipo
y lo habilita para operar.

Ante la imposibilidad de establecer el estado técnico del Equipo de un

Tercero, el responsable del Proyecto/Sede solicitan el servicio de Inspección
a la correspondiente a área de Mantenimiento del Servicio donde se hará uso
del vehículo.

Todos los Equipos de izaje de Terceros deben contar con el correspondiente

Certificado de Inspección y Prueba de Carga vigentes, emitido por alguna de
las empresas habilitadas por OMIA Colombia S.A.S. para tal fin y/o otra
empresa oficialmente habilitada por los organismos competentes, para valorar
estos conceptos y emitir las certificaciones pertinentes.

Estas exigencias son válidas también para equipos de Subcontratistas que

presten servicios a OMIA Colombia S.A.S.

5. REFERENCIAS

OMIA.AB.01

Adjuntos:

Pl.OMIA.AB.04-01.Rev.0-Comparativa de Cotizaciones en Alquileres de

Equipos.
OMIA.AB.04-Rev.2_Procedimiento