DGN: Dependencia generadora de la necesidad.

Inicio

IIdentificar la necesidad según

el Plan de desarrollo.
1

IRealizar estudio de mercado Estudio de Mercado.

para establecer presupuesto.
2

I
Seleccionar la Modalidad de contratación
según normatividad vigente.
3
I
Proyectar los Estudios previos, iniciando
el flujo revisiones, aprobaciones y firmas de proyecto
los responsables, adjuntando los documentos Estudios previos.
establecidos en el checklist según la modalidad e
incluyendo cuando se requiera, el Certificado
de Disponibilidad de personal de planta,

4
Sí
¿El proceso va por
recursos de inversion?

No

I adicar los Estudios Previos en el Dpto.

R
Administrativo de Contratación - DAC,
a través del Sistema de Gestión de
Contratación.

6
7

8
 I
Solicitar el certificao de Disponibilidad
Presupuestal

10

I
Imprimir el expediente y recolección
de firmas

11
12

IProyectar la minuta del contrato para

modalidad de contratación directa
minuta

13

I Impresión de la minuta y recolección

de firmas
contrato

14

15
16

17
Entregar al contratista para firma del contrato
yIconsecución de documentos para la
legalización.

18

Recepcionar
Icon una copialospara
documentos, para legalización
remitir a DAC contrato.

19

20
22

IDesignar interventoría y o supervisión

(interna o externa). Referirse al Procedimiento Oficio Asignación
DGO-P-008 Interventoría o Supervisión de Supervisor
Contratos..

23

I Acta de inicio
Elaborar acta de inicio.

24

I
Remitir copia de los documentos del contrato
al interventor para su ejecución y o realizar
supervisión.

25

Escanear todos los documentos del contrato

yIestructurar el mismo en el Secop II tal y
como lo establezcan las guías de Colombia
Compra https://www.colombiacompra.gov.co/
secop-ii/compradores

26

Alimentar
I base de datos de contratación
de la Dependencia generadora de la
necesidad.

27

RI ealizar informe sobre los contratos Informe Sobre

generados. Contratos

28

27
 Elaboración
I de Actas Parciales y su publicación
a través de la plataforma Secop II tal y como Actas parciales
lo establezcan las guías de Colombia Compra
https://www.colombiacompra.gov.co/secop-
ii/compradores

28

I
Archivar documentación original del contrato .

29

30

I
Elaborar y suscribir el acta de justificación de
la modificación del contrato (en caso de ser Actas de justificación
aceptada la solicitud de modificación).

31

I
Realizar la modificación del contrato, antes de
que el mismo cumpla su término de ejecución,
a través del Secop II, adjuntando como soporte
al acta de justificación y todos los soportes
necesario, tal y como lo establezcan las guías
de Colombia Compra https://www.colombia
compra.gov.co/secop-ii/compradores y
enviarlo para aprobación del ordenador de
l gasto. (si aplica).

32
33

I
Radicar las pólizas o garantías ampliadas
en DAC (si aplica).

34

I Archivar documentación original del

contrato.

35
 I Elaborar acta final.
Acta final

36

Realizar
I la Terminación del contrato, en el
término pactado, a través del Secop II,
adjuntando todos los soportes necesario, tal y
como lo establezcan las guías de Colombia
Compra https://www.colombiacompra.gov.co
/secop-ii/compradores.

37

Archivar
I documentación original del contrato.

38

IRealizar el cierre del expediente

contractual en el Secop II.

39

Fin
DAP: Departamento Administrativo de Planeación

Revisar y dar visto bueno en el sistema,

a la coherencia establecida entre el estudio
previo y el plan de desarrollo, conforme al
proyecto de inversión.

No 451
Estudio coherente 1
1
 Sí

I
Radicar los Estudios Previos en el Dpto.
Administrativo de Contratación - DAC,
a través del Sistema de Gestión de
Contratación.
DAC: Departamento administrativo de contratación.
 IVerificar documentación del Check List
adjunto al estudio previo.

Revisar Técnica, jurídica o financiera de

estudios previos por parte del DAC y
aprobación con estampado de firma de la
coherencia con el pla de desarrollo por
parte del DAP.

El estudio previo requiere Sí

ajustes? 451
1
1

No
I
Aprobar y enviar para estampado de
firmas del estudio previo por parte de
los responsables

I
Enviar al comité de Contratación
 Revisión y aprobación minuta No
por el Departamento
Administrativo de Contratación 13
51
11

Si

IEnviar el contrato con soportes para el

registro de compromiso presupuestal
a la secretaría de Hacienda.
Crear y publicar el proceso en el SECOP II,
Ianexando el estudio previo con todos los
documentos soportes de este (CDP,
autorizaciones, certificaciones y demás
anexos) y enviar para aprobación del
ordenador del gasto. Ello tal y como lo
establezcan las guías de Colombia Compra
https://www.colombiacompra.gov.co/
secop-ii/compradores

Aprobar o rechazar la No
publicación del proceso. 16
5
1
1
1
Si

Llevar contrato con soporte a la dependencia

Igeneradora de la necesidad y hacer firmar Libro radicador
el libro. de entradas
y salidas.

IRevisar Póliza de Garantía (si aplica).

Aprobar póliza de garantía

No
única (si aplica) 19
5
1
1
1
Si
IActualizar el registro de base de datos,
archivar copia y enviar original a la
Dependencia generadora de la necesidad.
Aprobar o rechazar la
modificación del contrato No 32
5
a través del Secop II. 1
(si aplica)
1
1

Si

Aprobar póliza de Garantía No

ampliada (si aplica) 34
5
1
1
1

Si
Si No
Aprobar o rechazar la liquidación
del contrato a través del Secop II. 37
5
1
1
1
DP: DESPACHO DEL GOBERNADOR
Revisar y aprobar la No 51
viabilidad del estudio previo.
1
1
1

Si
SH: Secretaría de hacienda.
I
Expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal
 I el contrato con soportes y generar
Recibir
registro de compromiso presupuestal en Registro Preupuestal
el SIFA.
SG: Secretaría general.
Evaluar y analizar la conveniencia
de la contratación en su contenido No
técnico, Jurídico y económico de
los estudios previos con recursos
85
de funcionamiento e inversión. 1
1
1

Si
Proyectar
I la minuta del contrato para
modalidad de contratación directa Acta de comite
Contratistas
Allegar
I los informes de ejecución del contrato,
con todos sus soportes, a través del Secop II Informes de ejecución
tal y como lo establezcan las guías de Colombia del contrato.
Compra https://www.colombiacompra.gov.co
/secop-ii/proveedores
Allegar
Isoportes,la o las solicitudes, con todos sus
de modificación del contrato Solicitud o solicitudes
(si aplica). de modificación de
l contrato.
IAmpliar las pólizas o garantías Pólizas o garantías
solicitadas (si aplica).
ampliadas
Allegar
I informe final de ejecución del contrato,
con todos sus soportes, a través del Secop II
tal y como lo establezcan las guías de Colombia Informe final o único
Compra https://www.colombiacompra.gov.co/ de ejecución del
secop-ii/proveedores contrato.