PROCOLO

REACTIVOVIGILANCIA Y

ADQUISIÓN DE INSUMOS DEL LABORATORIO CLÍNICO

ELABORO: REVISADO Y APROBADO:

ALEXIS ARREDONDO JUAN CARLOS JARAMILLO

Líder de Proceso Subgerente Científico
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INDICE

1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ............................................................................................................... 4
3. ALCANCE................................................................................................................... 5
4. PROTOCOLO............................................................................................................. 6

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1. INTRODUCCIÓN

El presente documento, es una guía que describe los procedimientos a tener en

cuenta para la adquisición de dispositivos de laboratorio clínico, equipos y
repuestos cuando fuere necesario, para la prestación del servicio a la ESE
Hospital San José. A sí mismo, determina los responsables de cada actividad en
cada uno de los procesos que intervienen en la consecución, cumpliendo con los
requerimientos normativos para garantizar insumos con calidad.

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2. OBJETIVOS

 Definir responsabilidades a cada uno de los actores en el proceso de

adquisición de insumos.

 Mantener el stock mensual de insumos que garanticen la oportunidad en la

entrega de los reportes.

 Garantizar insumos que cumplan con todos los requerimientos de acuerdo a

la normatividad.

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3. ALCANCE

Desde la consecución de los diferentes proveedores para garantizar los insumos

de laboratorio y dispositivos médicos hasta la entrega de estos mensualmente en
las diferentes áreas para la realización de los exámenes.

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4. PROTOCOLO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

4A.- 1.- Se elabora un listado de los diferentes
proveedores, escogidos por su trayectoria,
certificación y capacidad de respuesta.
2.- Se les solicita a cada uno de ellos una
SELECCIÓN DE propuesta. Una vez analizada por el comité de COMITE COMPRAS Y
PROVEEDORES compras que está conformado por el Gerente, SUMINISTROS
Subgerente científico, financiero, líder compras y
suministros y la líder del Laboratorio Clínico, se
procede a escoger el proveedor que cumpla con
todos los requerimientos legales.
4B- Una vez seleccionado el o los proveedores se le
exigen que envíen los siguientes documentos.
1.- Cámara de comercio
2.- NIT
REQUISITOS LÍDER COMPRAS Y
3.- RUT
EXIGIDOS SUMINISTROS
4.- Fotocopia cédula del representante legal.
5.- Certificado de la Procuraduría.
6.- Certificado de la contraloría
7.- 3 referencias comerciales actualizadas.
4C.- Una vez escogido el proveedor la líder de
compras y suministros solicita cotización de los
reactivos y dispositivos médicos de acuerdo al
tipo de contratación que se haya realizado con el
ELABORACIÓN proveedor.
DE CONTRATO U Se procede a solicitar una disponibilidad LÍDER COMPRAS Y
ORDEN DE presupuestal a contabilidad y de esta manera se SUMINISTROS
SERVICIO elige si se hace un contrato o se elabora una
orden de servicio por un tiempo definido, un
monto de dinero definido, forma de pago, con el
fin de cumplir con los proveedores y garantizar el
comodato existente.

4D.- En el laboratorio se lleva un kárdex de cada una

de las áreas que nos permiten verificar la
cantidad de insumos consumidos en el mes y en
base a esto las diferentes dueñas de áreas, LIDER DE PROCESO
SOLICITUD pasan la solicitud de los insumos que se LABORATORIO
DEINSUMOS requieren para el mes a la coordinadora, que CLÍNICO
verifica el stock existente en el depósito y en base
a las estadísticas mensuales y lo pactado en el
contrato de comodato elabora un consumo
promedio y envía directamente la solicitud de los
insumos a los diferentes proveedores.
4E El proveedor elabora su pedido de acuerdo a la
solicitud y teniendo en cuenta la cadena de frio es
decir la conservación de los mismos lo empacan
PROVEEDOR.
TRANSPORTE en cavas con shates refrigeradas o cajas de
ANNAR, ROCHEM,
DE INSUMOS cartón. 2.- Estos tienen contrato con sus
EQUIMED
transportadoras (Servientrega o Envía) que le
garantizan que los insumos lleguen en óptimas
condiciones directamente a las instalaciones del
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

hospital de Maicao.
4F Una vez llegan las cajas de los insumos se
procede a verificar número de guía y cantidad de
cajas. Luego se abren y se revisa que los shates
de hielo no se encuentren descongelados y se
LÍDER DE PROCESO,
procede a sacar los reactivos.
BACTERIÓLOGA O
Se revisa simultáneamente fecha de vencimiento,
RECEPCIÓN AUXILIAR QUE SE
número de lote y registro de Invima. Se
ENCUENTRE EN EL
confrontan con la factura y se proceden a
LABORATORIO.
almacenar.
Si se presentase una no conformidad por no
cumplir con la cadena de frio inmediatamente se
llama al proveedor para devolver los insumos.

4G Se almacenan los reactivos

De acuerdo a las recomendaciones del fabricante:
en nevera de 2-6°C o a temperatura ambiente 20-
25°C.
Previamente se ha verificado en la nevera o en el
estante del depósito de la Institución, fecha de LÍDER DE PROCESO,
vencimiento de los reactivos que se encuentran BACTERIÓLOGA O
ALMACENAMIEN
en stock y se colocan adelante los reactivos que AUXILIAR QUE SE
TO Y
estén más próximos a vencer y los nuevos en la ENCUENTRE EN EL
CONSERVACIÓN
parte de atrás. LABORATORIO.

4H Existe en el laboratorio un kárdex que llevan las

dueñas de áreas (Hematología, química,
inmunología y microbiología) y otro que lleva la
líder del proceso donde se registra descripción
LÍDER DE PROCESO,
del producto, marca, número de lote,
BACTERIÓLOGA O
presentación comercial, fecha de vencimiento,
CONTROL AUXILIAR QUE SE
registro de Invima, cantidad que ingresa y
FECHA DE ENCUENTRE EN EL
cantidad que egresa con una columna de saldo
VENCIMIENTO LABORATORIO.
para ver la disponibilidad de cada uno de los
reactivos. Este kárdex tiene la ventaja de estar
semaforizado dándonos las alertas cuando los
reactivos estén próximos a vencer. Rojo vencido
Amarillo: Próximo a vencer
Verde: Vigente.
En el depósito de la Institución se encuentran dos
neveras una gris y una blanca cada una tiene su
4I termómetro.
Diariamente a las 8 a.m. y en la tarde a las 6 p.m.
se observa y registran los valores de la
temperatura interna de la nevera y la externa(
medio ambiente) en un formato elaborado para
tal fin, identificado con el código 001, lo firma el
responsable y además existe un espacio para
diligenciar cualquier observación que se presente.
Estas neveras tienen alarma sonora que cuando
CONTROL la temperatura de conservación supera los 4°
CADENA DE Celsius inmediatamente se activa. LÍDER DE PROCESO
FRIO También se encuentra en el depósito un termo

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

higrómetro para garantizar la humedad relativa.
Este también se registra diariamente en un
formato que se encuentra en un folder en el
depósito de la institución.
En el área de química se encuentra ubicada una
nevera gris que tiene su termómetro que además
de medir la temperatura interna mide la externa
(medio ambiente). También se registran
diariamente en el formato Registro de
Temperatura identificado con el código 001, que
lo lleva la dueña de área durante el día y en horas
de la noche y fines de semana las bacteriólogas
responsable de cada uno de los turnos.
4J En el área de química se encuentran ubicadas
unas neveras, cada una con un termómetro para
garantizar la cadena de frio de los reactivos que
se están utilizando para la realización de los
exámenes.
Diariamente se registra la temperatura dos veces
ENTREGA DE al día 7ª.m.-7p.m.
BACTERIÓLOGA Y
INSUMOS A LAS En esta nevera se encuentran los reactivos que
AUXILIARES DEL
DIFERENTES de acuerdo a la necesidad de cada área se le
LABORATORIO
ÁREAS solicita a la líder del proceso diariamente a partir
de las 11 a.m... El Bacteriólogo o auxiliar solicita
en un formato la cantidad que necesita, está a su
vez hace entrega, descarga del kárdex y la dueña
de área debe anotar en su kárdex la cantidad
entregada y colocar la fecha de apertura de los
reactivos y consumo diario.
4K Una vez terminado el o los reactivos, los frascos y
las cajas se desechan en las canecas rojas para
que la empresa que tiene el contrato (AYS), se
encargue de la eliminación final. La señora del
aseo del laboratorio es la encargada de sacar las
bolsas rojas de acuerdo a la señalización y las
deposite en un cuarto que se encuentra
identificado y ubicado en el pasillo mientras llega
INGENIERA DE
el encargado de llevar los residuos al depósito de
DISPOSICIÓN AMBIENTE Y LÍDER
recolección para su eliminación final.
FINAL DEL LABORATORIO
Cuando un reactivo se vence se elabora un oficio
CLÍNICO.
dirigido a la ingeniera de ambiente donde se
coloca nombre del reactivo, fecha de vencimiento
y vienen directamente los encargados de recoger
los reactivos colocarlos en el cuarto de depósito
final mientras llega la empresa contratada para
este fin (AYS). Esta empresa cobra de acuerdo al
peso.

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