República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial de Maracaibo Extensión La Villa del Rosario
Plan Nacional de Formación en Contaduría Pública
Trayecto 1 – Sección 9102

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Realizado por:

JOSE MANUEL FINOL

C.I.: V-21.037.635

Villa del Rosario – Zulia. Abril del 2024.

 INTRODUCCION

La siguiente investigación ha sido elaborada con el fin de cumplir con las

exigencias requeridas por el profesional asignado a esta catedra y claramente
aumentar nuestros conocimientos acerca de los sistemas y procedimientos
contables (titulo principal), en este análisis se llevarán a cabo las definiciones de
cada uno de los términos que componen al título antes mencionado, así como
también su importancia, los elementos que los componen, características y tipos,
entre otros temas como manual contable y subpuntos que están vinculados a ellos.

La contabilidad como sistema permite clasificar los hechos económicos,

resumiéndolos luego, proporcionando así una medida de la rentabilidad y de la
situación financiera de un ente. Esta información sobre los hechos debe ser de
calidad conforme a las normas internacionales de información financiera (NIIF).

Los sistemas de información contable sirven para poder brindar información

de manera confiable al público acerca de la situación patrimonial, económica y
financiera de una empresa, dicha información será vital para mejor toma de
decisiones. Todas las empresas en su día a día realizan actividades comerciales
que deben ser registradas, así luego determinar cuál es la situación de la empresa
y así evitar posibles fraudes en las mismas, y que la información suministrada sea
fehaciente.

En el marco de las ciencias administrativas surge la temática de procesos

contables, destacando la importancia que juega la tecnología en el diseño de
sistemas de información, que permitan lograr los mejores resultados en el menor
tiempo posible.
 CONTENIDO

1. SISTEMA

La real academia de la lengua española define la palabra sistema como “un

conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un
determinado objetivo”.

Otra definición de sistema: es un conjunto de partes o elementos organizados

y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Ahora bien, en términos de contabilidad, se podría decir que son el conjunto

de normas, parámetros, pautas, reglas y procedimientos que se establecen y siguen
en una empresa con el fin de mantener el control de la información y las
operaciones. Asimismo, se puede afirmar que el objetivo final de esta estructura es
satisfacer de la manera más eficiente posible las necesidades de la empresa en lo
que a información contable y financiera se refiere, es decir, proporcionar una visión
clara y precisa del estado económico y financiero de la organización a los gerentes,
accionistas y otras partes interesadas.

Por otro lado, un sistema contable también es una herramienta digital que
automatiza las operaciones contables, como la generación de las pólizas y los
reportes financieros.

Los sistemas contables, aplican en actividades, tales como:

• Declaración del IVA (Impuesto al Valor Agregado)

• Declaración del ISLR (Impuesto Sobre La Renta)
• Registro de Retenciones de IVA
• Registro de Retenciones de ISLR
• Preparación del Ajuste Inicial por Inflación.
 • Preparación del Ajuste Regular por Inflación.
• Elaboración de Libro de Compras.
• Elaboración de Libro de Ventas.
• Elaboración de Estados Financieros bajo el Ajuste financiero por inflación.

El proceso que involucra dichas actividades puede ser realizado de manera manual
pero también de manera sistematizada, ahorrando tiempo y por ende dinero.

1.1. TEORIA DE SISTEMAS

Se conoce como Teoría de sistemas o Teoría General de Sistemas (TGS)

al estudio de los sistemas en general, desde una perspectiva interdisciplinaria, o
sea, que abarca distintas disciplinas.

Esta teoría fue Desarrollada por el biólogo austríaco Ludwig von Bertalanffy
en 1950, para explicar el funcionamiento de los sistemas en general y sus principios
en cualquier campo de investigación. Por ende, para comprender esta teoría es
necesario saber que un sistema es una serie de partes que funcionan de forma
holística. El ejemplo más básico de todos podría ser el cuerpo humano, que se
compone de múltiples órganos que se interrelacionan entre sí.

La TGS sostiene que “el todo es más que la suma de las partes”; sus
componentes son interdependientes, están interrelacionados y se retroalimentan
dinámicamente, lo que aumenta la complejidad de estas interacciones. A estas
alturas es poco probable concebir a las organizaciones como sistemas cerrados,
porque sin interacción se desgastan y mueren.

Esta perspectiva holística, que en principio se aplicó a la biología y al ser

humano como un sistema de órganos interconectados, se extendió a todos los
sistemas existentes, incluidas las empresas.

Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o recursos del ambiente

externo y proveen (salida) información, energía o recursos.
 Todo sistema está constituido por partes que pueden o no ser sistemas
(subsistemas). Los elementos o componentes de un sistema deben relacionarse
entre sí, de lo contrario no es un sistema.

El supersistema se refiere a sistemas extremadamente grandes y complejos

que pueden referirse a una parte del sistema original.

1.2. ELEMENTOS

El sistema se constituye por una serie de parámetros, los cuales son:

En las siguientes definiciones se llevarán ejemplos aplicándolos al contexto

de la contabilidad.

• Entrada: Es lo que ingresa al sistema, la fuerza de arranque del sistema,

suministrada por la información necesaria para la operación de este.
• Proceso: Convierte las entradas en Salidas, es decir, el ingreso de dicha
información en los libros contables.
 • Salidas: Son los resultados del sistema, es decir, la información generada,
por ejemplo, los Estados Contables o Estados Financieros.
• Retroalimentación: Corrección de errores surgidos, por ejemplo, nos
permite detectar fallas e implementar mejoras para optimizar el proceso.
• Ambiente: es el medio que rodea externamente al sistema.

Una empresa es un sistema creado pro el hombre, la cual mantiene una

interacción dinámica con su ambiente, sean clientes, proveedores,
competidores, entidades sociales, o muchos otros agentes externos.

1.3. IMPORTANCIA

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad

que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas
como para aquellos usuarios externos de la información.

Un sistema contable es la columna vertebral de cualquier negocio. No solo ayuda a

realizar un seguimiento de las operaciones comerciales y proporciona información
financiera para las decisiones empresariales, sino que también desempeña un
papel crítico en garantizar el éxito a largo plazo de cualquier organización.

En resumen, un sistema de contabilidad bien diseñado es esencial para el éxito

empresarial. Proporciona información financiera, ayuda a tomar decisiones
informadas e identifica oportunidades de crecimiento.
 2. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA EN CUANTO A
SU CONSTITUCIÓN, NATURALEZA Y ACTIVIDAD QUE REALIZA:
MANUFACTURA, COMERCIAL O SERVICIO

Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos.

• En cuanto a su constitución pueden ser:

físicos o concretos: son aquellos que están integrados por equipos entre los
cuales se pudiera decir que son los recursos materiales y técnicos tangibles.

Abstractos o conceptuales: se establecen como sistemas simbólicos y

conceptuales compuestos por conceptos, planes, hipotesis e ideas los cuales no
pueden ser cuantificables o medibles de la misma manera en la que se mide un
sistema físico o concreto.

• En cuanto a su naturaleza pueden ser:

Abiertos: son los que presentan intercambios en el ambiente a través de entradas

y salidas, en el cual su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del
sistema se organiza.

Cerrados: estos no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, es
decir, no reciben ningún recurso externo.

• En cuanto a la actividad que realiza, tenemos:

Sistema Comercial: son aquellos que se sitúan hacia la compra y venta de los
recursos elaborados por otras empresas es decir otros comercios.

Sistema de Manufactura: es la transformación de la materia prima y es realizado

mediante proceso físicos y químicos, para ser ofrecido a los consumidores u otras
organizaciones.

Sistema de Servicio: Son los servicios prestados por las entidades tales como los
servicios de transporte, profesionales y médicos.
 3. TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES

Sistemas integrados: son los que comparten información con dos a más sistemas,
y lo hacen para eliminar redundancia en la información, facilitar el acceso a los datos
y elaboración de informes.

Sistemas no integrados: no comparten información con otros sistemas, y la

información es transferida al final de periodos previamente definidos.

Sistemas auxiliares: son todos aquellos sistemas distintos al sistema contable, se

puede definir como aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas
las transacciones comunes a una actividad típica del negocio.

4. PROCEDIMEINTOS CONTABLES

Se entiende por procedimientos contables a todos aquellos procesos, pasos e

instrucciones que se utilizan en la contabilización de las operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad. Están conformados por una serie de fases
que se deben seguir de manera estricta, cada proceso permite conocer datos
valiosos relacionados con los ingresos y gastos, cumplimiento de obligaciones
fiscales y tributarios, etc. Algunos de los ejemplos de procedimientos contables que
se pueden aplicar son los siguientes:
 • Recepción de inventarios
• Cobros de facturas
• Adquisición de inversiones
• Registro de estimaciones contables

4.1. IMPORTANCIA

Estos procedimientos son imprescindibles para asegurar la salud financiera de una

compañía. Algunos de sus beneficios son:

• Asegura precisión y transparencia

• Tener una mejor planificación de los gastos.
• permite hacer seguimiento del rendimiento
• Cumple con los procesos normativos instaurados a la contabilidad
• Optimiza la gestión de los recursos, reduciendo gastos. Entre otros.
 Los procesos contables no solo implican el registro de transacciones, sino
también la interpretación, clasificación, análisis, reporte y resumen de la información
financiera. Estos procesos permiten a las empresas tomar decisiones informadas,
planificar estrategias futuras y cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

4.2. TIPOS DE PROCEDIMEINTOS CONTABLES

• Procesos contables internos: abarca las tareas de registro, clasificación y

análisis. Su objetivo es garantizar una contabilidad eficiente y precisa para
cumplir con todas las exigencias legales y fiscales.

• Procesos contables externos: los procesos contables externos cumplen el

mismo fin que los procesos internos; sin embargo, son actividades que se
realizan en colaboración con terceros. Por ejemplo, auditores, entidades
gubernamentales y proveedores.

4.3. DIFERENCIA CON PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

A diferencia de los procedimientos contables, los procedimientos no contables

no tienen influencia en las cifras de los estados financieros; estos son algunos
ejemplos de este tipo de procedimientos:

• Cambio de datos de una cuenta corriente.

• Contratación de empleados
• Cambios de horario laborables
• Tramites de reclamos de clientes
 5. MANUAL

El manual es un elemento fundamental para transmitir las reglas o normas que

debe seguir el trabajo en las organizaciones. Manual, según Múnera (2002), es la
forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa,
mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente
todo el conocimiento que se maneja en la organización.

5.1. IMPORTANCIA

Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues

persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al
personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las
unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan
un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a
políticas, organización y procedimientos.

5.2. CARACTERISTICAS

• Estos manuales deben de estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico

que permita garantizar aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
 Deben de estar elaborados mediante una metodología conocida que permita
flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas
intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
• Los manuales de funciones, procesos, y procedimientos deben contar con
una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de
hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la
totalidad del documento.
• Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios
relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las
dependencias de la organización deben contar con mecanismos que
garanticen su adecuada difusión.
• Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se
debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad
de los manuales en las dependencias de la organización.
• Las guías de usuario también son conocidas como manual de usuario y es
un documento de comunicación técnica destinado a dar asistencia a las
personas que utilizan un sistema en particular.
• La mayoría de las guías de usuario contiene tanto una guía escrita como
imágenes asociadas.

5.3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS:
• El Manual de Organización Y Funciones permite que todos los integrantes de
la organización conozcan las funciones, cometidos, niveles de
responsabilidad y de autoridad de las diversas unidades administrativas.
• Garantizan que todos los empleados conozcan las funciones y actividades a
desempeñar por cada uno, mejorando la comunicación y la coordinación.
 • Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control, y quiénes son
los responsables de ejercer dichos controles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que, al existir instrucciones escritas,
el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
• Evitar duplicidad y detecta omisiones.
• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores
• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
• Funcionan como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través
del tiempo.

DESVENTAJAS:

• El costo de producción y actualización puede ser alto

• Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad
• No son un sustituto a un sistema de capacitación y adiestramiento, sino que
simplemente constituyen un instrumento más en ese proceso.
• Leer la descripción de un procedimiento indudablemente facilita el
aprendizaje del mismo, pero no es razonable pensar que con la sola lectura
se sustituya al entrenamiento.
• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
 6. MANUAL CONTABLE

El manual de procedimientos o manual contable es un documento del sistema

de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización (Palma, 2005).

De acuerdo con lo expuesto anteriormente se puede decir que un manual de

procedimientos es un documento de apoyo para el personal de una entidad, en el
cual contiene políticas, controles un detalle exhaustivo de todas las actividades a
realizarse en una tarea específica.

Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un

conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas
establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas, etc.

6.1. IMPORTANCIA

La importancia de los manuales contables hoy en día y como se ha visto

tiempo atrás, es tener a la mano instrumentos que mejoren el trabajo. Lo que se
busca dentro de un grupo de trabajo, empresa, organización o institución, es en sí
el mejoramiento continuo de sus actividades y el aprovechamiento óptimo de los
recursos que dispone.

El no utilizar de manera correcta el procedimiento trae como consecuencia la

pérdida de tiempo y esfuerzo en el trabajo, además de los costos asociados al
mismo. Un elemento importante para el logro de los objetivos es la disciplina, en
una organización es de suma importancia acatar correctamente los lineamientos
establecidos. Lo anterior, hace necesario que los procedimientos se registren por
escrito y se pongan a disposición del personal en un sencillo documento que viene
a constituir una valiosa guía de trabajo.

6.2. TIPOS DE MANUALES CONTABLES

MANUAL DE CODIGOS CONTABLES O CUENTAS CONTABLES:

El manual de cuentas o catálogo de cuentas puede conceptualizarse como

el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las
cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa,
proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas, (códigos).

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por

una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites
dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los
resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo
primario o razón de ser de la institución.

Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las
unidades administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para
asegurar la uniformidad de acción de una institución.
 CONCLUSIÓN

Los procesos contables financieros son utilizados en las organizaciones, con

la finalidad de seguir una serie de acciones adecuándose a las normas, leyes, y
reglas establecidas. En ese sentido, a través de este estudio se buscó evaluar todo
ese proceso.

Cabe mencionar que una oportunidad que da paso a la reducción de los

costos recae principalmente en la estandarización de los procedimientos. Ya que
siempre hay mejores maneras de realizar las actividades, el punto es buscar los
pasos óptimos para establecerlos como un procedimiento a seguir; previa
evaluación de dichas actividades para conocer la eficiencia de los resultados.
Muchas ocasiones se sugiere que una persona externa observe la actividad para
encontrar una posible mejora en el procedimiento, ya que la ceguera de taller impide
identificar áreas de oportunidad, por lo que otra perspectiva, permite mejorar el
trabajo.

Por otro lado, los sistemas son importantes dentro de toda organización,
debió a que facilitan el desempeño laboral de cada uno de los integrantes de dicha
organización, la esencia de un sistema radica en las relaciones existentes entre los
diversos elementos del mismo, pueden constar de un conjunto de objetos, pero si
estos no están relacionados no constituyen un sistema.

Por último, la mayoría de las entidades en la actualidad se constituyen en

sistemas en la cual se establece una visión y metodología para una mejor estructura
organizacional en el cual la empresa es un sistema abierto que recibe de su entorno
una serie de entradas (materiales, fondos financieros, informaciones) y que envía a
su exterior otra salida de diversos tipos, ya que utilizan mayor grado de tecnología
de información para apoyar y automatizar las actividades previstas en cualquier
ámbito, la clasificación de los sistema en una empresa son una herramienta
complementaria que ayudan a Interactuar obteniendo ventajas para satisfacer a sus
usuarios en sus necesidades e intereses.
 BIBLIOGRAFIA

https://contifico.com/procesos-contables-fundamentos-y-etapas/

los sistemas contables en la teoría general de sistemas – Carlos Mario restrepo

pineda.

https://sce.pe/los-procesos-contables-en-la-coyuntura-
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https://concepto.de/teoria-de-sistemas/#ixzz8Y3tXR3fh

https://www.milenio.com/opinion/varios-autores/universidad-tecnologica-del-valle-
del-mezquital/importancia-manuales-herramientas-comunicacion-mipymes-1ra

http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2218-36202017000300038