TEXACO

E. D. S. VIRGEN DEL CARMEN S.A.S

NIT 812006548-7

MANUAL DE FUNCIONES

Labor: Administrador
Dependencia jerárquica: Junta directiva o Representante legal.
Nombre: Hugo Manuel Flórez Mendoza
Identificación: 10.776.497 de Montería

Descripción del cargo: Administra puntos de venta y supervisa las actividades de

los trabajadores de la empresa, velando por el buen funcionamiento y eficiencia en
el servicio. Son empleados por la gerencia o junta de socios según corresponda.

Objetivo del cargo: Administrar eficientemente los recursos de la empresa,

garantizando que los diferentes procesos que dependen de su dirección se
realicen a cabalidad y permitan brindar un servicio al cliente que cumpla las
expectativas de los mismos.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

1. Supervisar y coordinar el personal de ventas y cajeros.

 Dirigir las actividades del personal con base en las políticas definidas
para las distintas áreas de la empresa.
 Coordinar las acciones de ventas según comportamientos del
mercado y estrategia comercial de la organización.
 Estructurar equipos de trabajo, de acuerdo a las diferentes áreas de
la empresa, teniendo en cuenta los objetivos y metas del plan
estratégico de mercadeo.
 Coordinar turnos y recibir novedades.
 Gestionar el personal en las distintas áreas de la empresa.
 Gestión de contingencias.
 Verificar normas de seguridad y salud en el trabajo.
 Gestión ambiental.
 Gestión de la información.
  Organizar y controlar las estrategias de ventas de acuerdo con los
objetivos y metas comerciales.
 Hacer seguimiento al personal de ventas, con el fin de cumplir con
las metas establecidas.
 Medir la gestión del personal encargado de las ventas a partir de los
objetivos comerciales y resultados obtenidos.
 Establecer plan de incentivos de acuerdo con las políticas
organizacionales y expectativas del equipo de ventas.

2. Asignar funciones y preparar programaciones de trabajo.

 Dirigir el personal a cargo de acuerdo con políticas de la

organización.
 Dirigir el talento humano según políticas y procesos
organizacionales.
 Entrenar al personal de acuerdo con los estándares de la
organización.
 Programar al personal con base en planes de trabajo establecidos.
 Controlar el desempeño del personal de acuerdo con las políticas de
la empresa.
 Orientar al personal en el desarrollo de las funciones según el área y
los procesos organizacionales.
 Realizar el seguimiento al desarrollo de las actividades de acuerdo
con los procesos y metas establecidas.

3. Autorizar pagos y cambio de mercancías.

 Recibir y pagar las diferentes obligaciones que tiene la empresa

como responsabilidad.

4. Atender y resolver reclamos de los clientes.

 Tratar al cliente de acuerdo con metodologías de evaluación y
seguimiento.
 Interactuar con clientes de acuerdo con sus necesidades y con las
políticas y estrategia de servicio de la empresa.
 Coordinar la atención a usuarios según proceso administrativo y
estrategia de servicio.
 Realizar contacto con el cliente acorde con el perfil requerido y
planteamiento estratégico de servicio.
  Usar tecnologías de la información y comunicación que
correspondan para poder hacer seguimiento a los clientes y suplir
sus requerimientos.
 Lograr una comunicación con el cliente dando cumplimiento al
procedimiento e instructivos.
 Proporcionar información a clientes y/o usuarios de acuerdo con sus
requerimientos y con el protocolo de manejo de información.
 Resolver situaciones de servicio a partir de los requerimientos y
necesidades de los clientes.
 Validar las acciones de seguimiento para que coincidan con las
evaluaciones de a gestión.
 Verificar si los niveles de satisfacción están acordes con el
procedimiento de evaluación y seguimiento de clientes.

5. Hacer requisiciones de mercancías, mantener un inventario específico y

organizar la mercancía.
 Proyectar los requerimientos de los clientes según métodos de
compras y pronóstico.
 Controlar los inventarios según indicadores y métodos.
 Determinar la rotación del inventario acorde con el método y técnica
de pronóstico.
 Consolidar los requerimientos de los clientes, acorde con las ordenes
de pedido y normativa técnica.
 Controlar la capacidad de suministro acorde con la demanda
estimada.
 Crear condiciones de oferta basado directamente en las necesidades
de los clientes.
 Verificar el comportamiento de la demanda para tener en inventario
los productos que están siendo requeridos con mayor necesidad por
parte de los clientes.
 Determinar que el valor de los requerimientos este acorde con
métodos de costos y pronósticos.
 Calcular el valor de los inventarios, acorde con criterios de valoración
y métodos de costeo.
 Consolidar los costos de los inventarios, acorde con los métodos de
costeo.

6. Preparar informes del volumen de ventas, mercancías y asuntos

relacionados con el personal.
  Producir los documentos que se originen de las funciones
administrativas, siguiendo los lineamientos de la empresa.

7. Contratar y entrenar personal.

 Vincular a las personas seleccionadas de acuerdo con la normativa
legal vigente y procedimientos establecidos por la empresa.
 Recepcionar los documentos para la vinculación laboral de acuerdo
con procedimientos organizacionales.
 Formalizar la vinculación laboral siguiendo los procedimientos de la
organización y la legislación.

HABILIDADES GENERALES

 Evaluación y control de actividades.

 Pensamiento crítico.
 Comunicación asertiva
 Relaciones interpersonales
 Escucha activa
 Liderazgo y motivación al logro.
 Trabajo en equipo
 Servicio al cliente
 Negociación y mediación.

REQUISITOS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO.

 Profesional en administración de empresas.

EXPERIENCIA

 Dos años de experiencia como administrador.

REVISION Y APROBACION

 Todos los meses el administrador debe rendirle informe de la situación de la

empresa a la junta directiva.

_______________________
LUZ EUGENIA MENDOZA PARRA
Representante Legal