Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Determinar la cantidad de compras. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. Visitar la competencia al medio.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. mediante previsiones de demandas. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Discusión de precios. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. Revisar la base de datos. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. . Actitudes adecuadas ante el vendedor. cantidades y calidades. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas.

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1. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). Se crea lista y detalle con las compras a realizar. Elaboración del plan 6. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. Revisar cumplimiento Plan anterior. 1. 1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. 2.-Validación presupuestaria 5.Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras. 3.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Revisar stocks. 1. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. 1. (Programa de ejecución de actividades). . Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado).-seguimiento del plan 1. Se actualiza lista de compras.-Reunión de equipo de trabajo 4. 5.-Definición de requerimiento 2.-Selección de mecanismos de compras 3.-Subir el plan a la web 7. 4. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

Tener conocimientos del área de compras. hábitos de organización y facilidad de expresión.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad. organización y administración de personal. Además. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. debe tener cualidades de iniciativa. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. perseverancia.      .Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos.

 Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas.  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.  Mantener una comunicación efectiva.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. el cumplimiento de la normatividad. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios. cordial y permanente con los proveedores.  Conocer.  Responsabilidades: Funciones especificas: . formas de pago y precios.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. observar.  Negociar con los proveedores tiempos de entrega.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales. principios y propósitos.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente.

Tener conocimientos del área de compras. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. con el fin de elegir la mejor. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. controlar y administrar todos los . Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. organización y administración de personal. perseverancia. debe tener cualidades de iniciativa. hábitos de organización y facilidad de expresión.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. Además.

 Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. Tener criterio e iniciativa. para su oportuna distribución y empleo.  Realizar el informe de actividades. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones. así como los materiales que se manejen.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras. proporcionando información oportuna. Experiencia mínima de dos años en puesto similar. cuando le sea solicitada por su superior. dándoles cursos con los proveedores.  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo. .  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato.  Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores.

utilizando tarjetas para su registro. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente.Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. mobiliario y equipo. valores. Responsabilidad al manejar información confidencial. Aprobar examén teórico. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . así como de fondos. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. control y distribución de los artículos. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. la recepción. implementos y papelería manejada en esta área. práctico y psicométrico.

Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área. que sean entregados a las distintas dependencias. Experiencia mínima de un año en puesto similar. comprobando calidad y condiciones. vigilando su correcta distribución.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén. solicitud para el abastecimiento. . de acuerdo a programas preestablecidos. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. artículos y mobiliario que se recibe en almacén.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico. así como del manejo de tarjetas con información. Determinar la existencia de mínimos y máximos. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. Supervisar la salida de artículos. materiales y mobiliario. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. elaborando en su caso.

práctico y psicométrico.aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N.Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento. Aprobar examen teórico.. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. hace la entrega al supervisor de compra de compras. 2.. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros. Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1.verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén.Manual de capacitación del proceso de compras  ..A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de . 3.

6. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra . se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas. 4. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal..autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas.. 5.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados.. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor.solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos.

 Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar .remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte.. a través del formato relación de facturas por pagar. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento. 8.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista.verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra. Cuando se trae de un servicio. 7.. En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio. a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera. la verificación la realiza el solicitante.

Manual de capacitación del proceso de compras 9.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo. se debe actualizar el respectivo kardex. Software .  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.  Observa y estudia tu competencia. Cuando se realice la entrega de artículos.    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio..entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo. calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. No compres mercancías de más. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio.

. Evite usar este metodo para hacer ajustes. En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor.Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. y se usa para ingresar las existencias iniciales.

Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra .

. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. USB.Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. etc. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. solo basta con importar la Remisión enviada. no es necesario re digitar la remisión.

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Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad.Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. logrando el reconocimiento respectivo. 3. como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión.. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones. 3. Ayudar a la Evaluación. El propósito de los informes es de: 1. Esta información debe estar considerada con los factores significativos. 1. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras)..Autoanálisis .. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. 2. 2. Comunicar Información.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación. motivos y planes de este departamento.

para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. mencionando los hechos y conclusiones. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. llegando a los temas importantes. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. se debe dar forma al informe. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. sólo dar los informes necesarios. teniendo en cuenta las motivaciones. destacando lo esencial. G) No excederse. necesidades y limitaciones del tiempo. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. B) Ser Objetivo. E) Interpretación de Datos. . Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. A) Dirigido a una Persona Específica. mencionar los hechos importantes. el ejecutivo lo leerá rápidamente. D) Ahorrar el tiempo al lector. C) Específico.

mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. por ejemplo. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. herramientas. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas. lo cual rendirá en costos más bajos. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. partes. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. poniendo mucha atención para conseguirlos.Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. La calidad .     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. Por otra parte. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios.

capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. mayor poder de decisión. crecimiento. es decir. mayor autonomía. nuevas tareas. logro. mayores responsabilidades. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. una mayor creatividad. una mayor productividad. logramos trabajadores motivados y satisfechos. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. por lo que pueda suceder en su vida personal. nuevas funciones. mayores facultades. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. sino también. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. La funcionalidad 3. nuevas metas. . Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. desarrollo profesional y personal.Manual de capacitación del proceso de compras 2. logros o problemas. una mayor responsabilidad. una mayor eficiencia. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. nuevos retos. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. Para ello. Pero sobre todo.

a través de encuestas. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. que cuente con posibilidades de ascender. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. por ejemplo. con beneficios sociales. debemos otorgarles una mayor participación. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. incentivando a que nos den sus sugerencias.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. que cuente con seguros. y con todos los beneficios que obliga la ley. Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales.Para ello. por ejemplo.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . permitiendo que expresen sus ideas u opiniones.

es decir. debemos otorgarles una mayor participación. mayor autonomía. desarrollo profesional y personal. logros o problemas. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. por lo que pueda suceder en su vida personal. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. mayores responsabilidades. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. nuevas funciones. nuevos retos. incentivando a que nos den sus sugerencias. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. una mayor eficiencia.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Para ello. una mayor responsabilidad. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. nuevas metas. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. mayores facultades. una mayor productividad. una mayor creatividad. Pero sobre todo. mayor poder de decisión. Darle buenas condiciones de trabajo . que además de hacerlos sentir útiles y considerados. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. nuevas tareas. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. a través de encuestas. sino también. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. crecimiento. Para ello. logramos trabajadores motivados y satisfechos. por ejemplo. logro. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. por ejemplo.

➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . que cuente con seguros. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. que cuente con posibilidades de ascender. y con todos los beneficios que obliga la ley.Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales.Para ello. con beneficios sociales.

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