Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

Actitudes adecuadas ante el vendedor. Discusión de precios. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. cantidades y calidades.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Revisar la base de datos. Visitar la competencia al medio. . Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. mediante previsiones de demandas. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Determinar la cantidad de compras.

Manual de capacitación del proceso de compras .

Revisar stocks.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. 1. 1. 2.-Subir el plan a la web 7. 1. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. 4. (Programa de ejecución de actividades). Elaboración del plan 6.-Definición de requerimiento 2.-seguimiento del plan 1.-Validación presupuestaria 5. 3. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura).Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. Revisar cumplimiento Plan anterior.-Reunión de equipo de trabajo 4. Se crea lista y detalle con las compras a realizar. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras.-Selección de mecanismos de compras 3. 5. Se actualiza lista de compras. . 1. 1.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .

Tener conocimientos del área de compras. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad. organización y administración de personal. hábitos de organización y facilidad de expresión. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos.      . perseverancia.Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. debe tener cualidades de iniciativa. Además.

 Conocer. cordial y permanente con los proveedores. observar. el cumplimiento de la normatividad.  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión.  Mantener una comunicación efectiva.  Responsabilidades: Funciones especificas: .  Negociar con los proveedores tiempos de entrega. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. formas de pago y precios. principios y propósitos.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.

     Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. con el fin de elegir la mejor. organización y administración de personal. debe tener cualidades de iniciativa. Tener conocimientos del área de compras. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. perseverancia. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. Además. controlar y administrar todos los . hábitos de organización y facilidad de expresión.

 Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores. . Experiencia mínima de dos años en puesto similar.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos. Tener criterio e iniciativa.  Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. proporcionando información oportuna.  Realizar el informe de actividades.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. para su oportuna distribución y empleo.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras. dándoles cursos con los proveedores. así como los materiales que se manejen. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente. cuando le sea solicitada por su superior.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento.  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo.

Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. implementos y papelería manejada en esta área. práctico y psicométrico. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. la recepción. utilizando tarjetas para su registro. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. Responsabilidad al manejar información confidencial. mobiliario y equipo. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. así como de fondos. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . control y distribución de los artículos. Aprobar examén teórico. valores.

que sean entregados a las distintas dependencias. así como del manejo de tarjetas con información. vigilando su correcta distribución. de acuerdo a programas preestablecidos. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. comprobando calidad y condiciones. Supervisar la salida de artículos. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. artículos y mobiliario que se recibe en almacén.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área. materiales y mobiliario. solicitud para el abastecimiento. . Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. elaborando en su caso.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén. Experiencia mínima de un año en puesto similar. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. Determinar la existencia de mínimos y máximos.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico.

. hace la entrega al supervisor de compra de compras.Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento... Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1. 3.A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de . práctico y psicométrico. 2. Aprobar examen teórico.verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros.aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N.Manual de capacitación del proceso de compras  .

. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados.solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos.autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra . 5. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías. 4.. 6.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas..

 Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar . 7. a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera. En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos. la verificación la realiza el solicitante.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio. a través del formato relación de facturas por pagar.. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento..verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra. 8.remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte. Cuando se trae de un servicio.

se debe actualizar el respectivo kardex. Cuando se realice la entrega de artículos.  Observa y estudia tu competencia. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. Software .entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo. No compres mercancías de más.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo.    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio.. calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega.Manual de capacitación del proceso de compras 9.

Evite usar este metodo para hacer ajustes. En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor. .Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. y se usa para ingresar las existencias iniciales.

Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra . El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega.

etc. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. USB. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. .Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. no es necesario re digitar la remisión. solo basta con importar la Remisión enviada.

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2. 3. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras). El propósito de los informes es de: 1.. Comunicar Información. 2. como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. 1. Ayudar a la Evaluación.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones.Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento.Autoanálisis . Esta información debe estar considerada con los factores significativos. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. 3... Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. logrando el reconocimiento respectivo. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación.Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. motivos y planes de este departamento.

siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. G) No excederse. teniendo en cuenta las motivaciones. mencionando los hechos y conclusiones. D) Ahorrar el tiempo al lector. B) Ser Objetivo. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. . destacando lo esencial. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. A) Dirigido a una Persona Específica. necesidades y limitaciones del tiempo. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. se debe dar forma al informe.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. C) Específico. E) Interpretación de Datos. sólo dar los informes necesarios. para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. el ejecutivo lo leerá rápidamente. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. mencionar los hechos importantes. llegando a los temas importantes. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores.

Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. Por otra parte. lo cual rendirá en costos más bajos. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. por ejemplo. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos.     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. partes. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. poniendo mucha atención para conseguirlos. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas. herramientas. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. La calidad .  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología.

capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. nuevas metas. mayor autonomía. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. La funcionalidad 3. por lo que pueda suceder en su vida personal. nuevas funciones. es decir. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. .Manual de capacitación del proceso de compras 2. logros o problemas. nuevas tareas. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. mayores responsabilidades. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. mayor poder de decisión. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Para ello. logramos trabajadores motivados y satisfechos. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. nuevos retos. sino también. una mayor creatividad. una mayor productividad. Pero sobre todo. una mayor eficiencia. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. crecimiento. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. desarrollo profesional y personal. logro. mayores facultades. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. una mayor responsabilidad.

incentivando a que nos den sus sugerencias. debemos otorgarles una mayor participación.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . y con todos los beneficios que obliga la ley. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. que cuente con posibilidades de ascender. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. por ejemplo. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. a través de encuestas.Para ello. con beneficios sociales. por ejemplo. que cuente con seguros.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello.

crecimiento. nuevas funciones. mayores responsabilidades. por ejemplo. una mayor creatividad. mayor autonomía. mayor poder de decisión. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. una mayor responsabilidad.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. nuevas metas. nuevos retos. Darle buenas condiciones de trabajo . mayores facultades. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. una mayor eficiencia. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. sino también. nuevas tareas. incentivando a que nos den sus sugerencias. Para ello. por ejemplo. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. a través de encuestas. es decir. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. Pero sobre todo. desarrollo profesional y personal. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. por lo que pueda suceder en su vida personal. logramos trabajadores motivados y satisfechos. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. Para ello. logros o problemas. logro. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. debemos otorgarles una mayor participación. una mayor productividad. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente.

que cuente con seguros. y con todos los beneficios que obliga la ley. que cuente con posibilidades de ascender.Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. con beneficios sociales.Para ello. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes .

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