proceso de compra

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. Determinar la cantidad de compras. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. Discusión de precios. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Visitar la competencia al medio. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. Actitudes adecuadas ante el vendedor. cantidades y calidades. mediante previsiones de demandas. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Revisar la base de datos. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.

Manual de capacitación del proceso de compras .

Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. Elaboración del plan 6.-Subir el plan a la web 7. Revisar cumplimiento Plan anterior. 1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. . 4. 1.-Definición de requerimiento 2. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras.-Validación presupuestaria 5. Revisar stocks. 2.-Selección de mecanismos de compras 3.-Reunión de equipo de trabajo 4. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. 1.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos).-seguimiento del plan 1. (Programa de ejecución de actividades). 1. Se crea lista y detalle con las compras a realizar. Se actualiza lista de compras. 3. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). 5. 1.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .

Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. organización y administración de personal. Además.      . Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Tener conocimientos del área de compras. debe tener cualidades de iniciativa. perseverancia. hábitos de organización y facilidad de expresión.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio.Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.

 Conocer.  Responsabilidades: Funciones especificas: . establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios.  Negociar con los proveedores tiempos de entrega. principios y propósitos. observar.  Mantener una comunicación efectiva.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. formas de pago y precios. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente. el cumplimiento de la normatividad. cordial y permanente con los proveedores.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

perseverancia.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. debe tener cualidades de iniciativa. hábitos de organización y facilidad de expresión. Además.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. organización y administración de personal. con el fin de elegir la mejor. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. Tener conocimientos del área de compras. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. controlar y administrar todos los .

 Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores.  Realizar el informe de actividades.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato. Experiencia mínima de dos años en puesto similar.  Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. proporcionando información oportuna. cuando le sea solicitada por su superior.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento. Tener criterio e iniciativa. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente. dándoles cursos con los proveedores.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras. para su oportuna distribución y empleo.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos. así como los materiales que se manejen. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. .  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo.

Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. la recepción. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento.Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. práctico y psicométrico. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . mobiliario y equipo. así como de fondos. valores. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. Aprobar examén teórico. Responsabilidad al manejar información confidencial. utilizando tarjetas para su registro. control y distribución de los artículos. implementos y papelería manejada en esta área.

Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. Supervisar la salida de artículos. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. así como del manejo de tarjetas con información. Determinar la existencia de mínimos y máximos. elaborando en su caso. comprobando calidad y condiciones.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén. de acuerdo a programas preestablecidos.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área. vigilando su correcta distribución. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. . solicitud para el abastecimiento. artículos y mobiliario que se recibe en almacén.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico. materiales y mobiliario. que sean entregados a las distintas dependencias. Experiencia mínima de un año en puesto similar.

verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén. hace la entrega al supervisor de compra de compras..aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N.A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de . diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros. 3.. 2. Aprobar examen teórico. práctico y psicométrico..Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento.Manual de capacitación del proceso de compras  . Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra.

. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas. 5.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados.. 4.autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor..solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos. 6. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra .

remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte.. Cuando se trae de un servicio. En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos.  Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar . 7.verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra. a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera. a través del formato relación de facturas por pagar. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio. 8.. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. la verificación la realiza el solicitante.

 Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo. se debe actualizar el respectivo kardex.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio.    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo.  Observa y estudia tu competencia. Software . calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.. Cuando se realice la entrega de artículos.Manual de capacitación del proceso de compras 9. No compres mercancías de más.

En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor. Evite usar este metodo para hacer ajustes. . y se usa para ingresar las existencias iniciales.Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro.

Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra . El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega.

Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. etc. . USB. solo basta con importar la Remisión enviada.Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. no es necesario re digitar la remisión.

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. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. El propósito de los informes es de: 1. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. 2. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones. 1.. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras). 2. Comunicar Información. Esta información debe estar considerada con los factores significativos. 3.. motivos y planes de este departamento.Autoanálisis . como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. 3.Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad.Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas. Ayudar a la Evaluación. logrando el reconocimiento respectivo.

destacando lo esencial. llegando a los temas importantes. . para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. teniendo en cuenta las motivaciones. G) No excederse. el ejecutivo lo leerá rápidamente. sólo dar los informes necesarios. se debe dar forma al informe. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. B) Ser Objetivo. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. mencionando los hechos y conclusiones.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. necesidades y limitaciones del tiempo. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. mencionar los hechos importantes. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores. A) Dirigido a una Persona Específica. E) Interpretación de Datos. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. D) Ahorrar el tiempo al lector. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. C) Específico. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación.

Por otra parte. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. herramientas. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. poniendo mucha atención para conseguirlos.Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. por ejemplo. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. La calidad . Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados.     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. lo cual rendirá en costos más bajos. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. partes. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas.

una mayor creatividad. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. nuevas funciones. Pero sobre todo.Manual de capacitación del proceso de compras 2. mayor autonomía. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. mayor poder de decisión. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. nuevos retos. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. por lo que pueda suceder en su vida personal. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. . y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. logros o problemas. una mayor productividad. es decir. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. una mayor eficiencia. nuevas metas. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. mayores responsabilidades. sino también. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. logramos trabajadores motivados y satisfechos. desarrollo profesional y personal. nuevas tareas. una mayor responsabilidad. Para ello. logro. La funcionalidad 3. mayores facultades. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. crecimiento.

debemos otorgarles una mayor participación. que cuente con posibilidades de ascender. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. por ejemplo. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. que cuente con seguros. y con todos los beneficios que obliga la ley. con beneficios sociales.Para ello.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . incentivando a que nos den sus sugerencias. Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. por ejemplo. a través de encuestas. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario.

una mayor responsabilidad. nuevos retos. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. Para ello. nuevas tareas. mayor autonomía. a través de encuestas. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. es decir. una mayor productividad. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. logro. nuevas metas. una mayor eficiencia. logros o problemas. mayor poder de decisión. debemos otorgarles una mayor participación. crecimiento. Para ello.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. por ejemplo. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. mayores responsabilidades. por lo que pueda suceder en su vida personal. una mayor creatividad. por ejemplo. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. sino también. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. incentivando a que nos den sus sugerencias. Darle buenas condiciones de trabajo . nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. nuevas funciones. mayores facultades. desarrollo profesional y personal. logramos trabajadores motivados y satisfechos. Pero sobre todo. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores.

Para ello. con beneficios sociales. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. y con todos los beneficios que obliga la ley. que cuente con posibilidades de ascender. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes .Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. que cuente con seguros.

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