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proceso de compra

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Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

mediante previsiones de demandas. Visitar la competencia al medio. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Revisar la base de datos. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. Discusión de precios. Determinar la cantidad de compras.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. . Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Actitudes adecuadas ante el vendedor. cantidades y calidades.

Manual de capacitación del proceso de compras .

Revisar stocks.-Subir el plan a la web 7. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). 1. . 1. Revisar cumplimiento Plan anterior. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. 1.-Selección de mecanismos de compras 3. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.-seguimiento del plan 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras. 1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa.-Reunión de equipo de trabajo 4. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). 3. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. 1.Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. (Programa de ejecución de actividades). 2. Se actualiza lista de compras.-Validación presupuestaria 5. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado).-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Elaboración del plan 6. 4. 5. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos.-Definición de requerimiento 2.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

Además. organización y administración de personal. perseverancia. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Tener conocimientos del área de compras. debe tener cualidades de iniciativa. hábitos de organización y facilidad de expresión. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos.      .Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad.

 Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión. formas de pago y precios.  Mantener una comunicación efectiva. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios. cordial y permanente con los proveedores.  Conocer.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales. observar.  Responsabilidades: Funciones especificas: .  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente.  Negociar con los proveedores tiempos de entrega. el cumplimiento de la normatividad.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. principios y propósitos.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

controlar y administrar todos los . Además. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. Tener conocimientos del área de compras. debe tener cualidades de iniciativa. organización y administración de personal. perseverancia. hábitos de organización y facilidad de expresión. con el fin de elegir la mejor. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.

 Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. proporcionando información oportuna.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento. .  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras.  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo. Tener criterio e iniciativa. para su oportuna distribución y empleo.  Realizar el informe de actividades. cuando le sea solicitada por su superior. así como los materiales que se manejen. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. dándoles cursos con los proveedores. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente. Experiencia mínima de dos años en puesto similar.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones.  Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores.

la recepción. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. implementos y papelería manejada en esta área. práctico y psicométrico. Aprobar examén teórico. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . así como de fondos. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. control y distribución de los artículos. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. utilizando tarjetas para su registro. mobiliario y equipo.Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. valores. Responsabilidad al manejar información confidencial.

comprobando calidad y condiciones. solicitud para el abastecimiento. que sean entregados a las distintas dependencias.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén. artículos y mobiliario que se recibe en almacén. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. Experiencia mínima de un año en puesto similar. vigilando su correcta distribución. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. . Supervisar la salida de artículos. elaborando en su caso. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. materiales y mobiliario. Determinar la existencia de mínimos y máximos. de acuerdo a programas preestablecidos.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico. así como del manejo de tarjetas con información.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área.

2..A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de . Aprobar examen teórico. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1.verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros.Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento... hace la entrega al supervisor de compra de compras.aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N. 3.Manual de capacitación del proceso de compras  . práctico y psicométrico.

Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. 4. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra . 5. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías. 6...autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor.solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos..

 Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar . En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento... 7.remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte. 8. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio. Cuando se trae de un servicio.verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra. a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. a través del formato relación de facturas por pagar. la verificación la realiza el solicitante.

 Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio.Manual de capacitación del proceso de compras 9.. Cuando se realice la entrega de artículos.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo.  Observa y estudia tu competencia. Software . calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega. se debe actualizar el respectivo kardex.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios. No compres mercancías de más.

. En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor.Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. Evite usar este metodo para hacer ajustes. y se usa para ingresar las existencias iniciales.

Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra . El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega.Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra.

etc. solo basta con importar la Remisión enviada. USB. no es necesario re digitar la remisión. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email.Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. .

Manual de capacitación del proceso de compras .

Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación..Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización.. 2.. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones. El propósito de los informes es de: 1. 1. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. Esta información debe estar considerada con los factores significativos. Comunicar Información.Autoanálisis . Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras).Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento. 3. Ayudar a la Evaluación. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. motivos y planes de este departamento.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas. 3. 2. como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. logrando el reconocimiento respectivo.

proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. el ejecutivo lo leerá rápidamente. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. C) Específico. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. necesidades y limitaciones del tiempo. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación. mencionar los hechos importantes. A) Dirigido a una Persona Específica. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores. B) Ser Objetivo. teniendo en cuenta las motivaciones. se debe dar forma al informe. mencionando los hechos y conclusiones. llegando a los temas importantes. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. E) Interpretación de Datos. . La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. D) Ahorrar el tiempo al lector. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. destacando lo esencial. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. G) No excederse. sólo dar los informes necesarios.

artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. Por otra parte. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. herramientas. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. por ejemplo.     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. partes. lo cual rendirá en costos más bajos. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad.Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. La calidad . poniendo mucha atención para conseguirlos. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos.

El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. sino también. mayores facultades. nuevas metas. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. Pero sobre todo. La funcionalidad 3. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. nuevas funciones. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. Para ello. nuevas tareas.Manual de capacitación del proceso de compras 2. nuevos retos. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. una mayor responsabilidad. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. una mayor productividad. mayor poder de decisión. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. es decir. una mayor eficiencia. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. logro. mayor autonomía. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. por lo que pueda suceder en su vida personal. crecimiento. . una mayor creatividad. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. mayores responsabilidades. desarrollo profesional y personal. logramos trabajadores motivados y satisfechos. logros o problemas.

Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. a través de encuestas. que además de hacerlos sentir útiles y considerados.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. y con todos los beneficios que obliga la ley.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. que cuente con seguros. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. con beneficios sociales. por ejemplo. incentivando a que nos den sus sugerencias. por ejemplo.Para ello. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. debemos otorgarles una mayor participación. que cuente con posibilidades de ascender.

Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. logramos trabajadores motivados y satisfechos. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. una mayor eficiencia. a través de encuestas. crecimiento. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. desarrollo profesional y personal. nuevas tareas. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. debemos otorgarles una mayor participación. incentivando a que nos den sus sugerencias. una mayor creatividad. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. una mayor productividad. por ejemplo. una mayor responsabilidad.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Para ello. mayor autonomía. mayores facultades. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. Para ello. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. nuevas funciones. logros o problemas. Pero sobre todo. sino también. logro. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. es decir. mayor poder de decisión. nuevas metas. Darle buenas condiciones de trabajo . permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. por ejemplo. por lo que pueda suceder en su vida personal. mayores responsabilidades. nuevos retos.

que cuente con posibilidades de ascender. que cuente con seguros. y con todos los beneficios que obliga la ley. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes .Para ello.Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. con beneficios sociales. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario.

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