Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

mediante previsiones de demandas. . Actitudes adecuadas ante el vendedor.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. cantidades y calidades. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. Discusión de precios. Visitar la competencia al medio. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Determinar la cantidad de compras. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. Revisar la base de datos.

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Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos.-Validación presupuestaria 5. Revisar cumplimiento Plan anterior. Elaboración del plan 6.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. 1. 3. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). 2. 1.-Definición de requerimiento 2. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa.-seguimiento del plan 1. Se actualiza lista de compras. 5. 1.-Selección de mecanismos de compras 3. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). Revisar stocks. 4.Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. (Programa de ejecución de actividades).-Reunión de equipo de trabajo 4. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.-Subir el plan a la web 7. . 1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. 1. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

Además.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad.Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. organización y administración de personal.      . Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. debe tener cualidades de iniciativa. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. Tener conocimientos del área de compras. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio. perseverancia. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. hábitos de organización y facilidad de expresión.

 Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos.  Responsabilidades: Funciones especificas: .Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. observar. formas de pago y precios. el cumplimiento de la normatividad.  Conocer. principios y propósitos.  Mantener una comunicación efectiva.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios. cordial y permanente con los proveedores.  Negociar con los proveedores tiempos de entrega.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión.

Además. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Tener conocimientos del área de compras. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. organización y administración de personal.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. controlar y administrar todos los . hábitos de organización y facilidad de expresión. perseverancia. con el fin de elegir la mejor. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. debe tener cualidades de iniciativa.

así como los materiales que se manejen. Experiencia mínima de dos años en puesto similar.  Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores. . Tener criterio e iniciativa. que de acuerdo a sus necesidades soliciten.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos. proporcionando información oportuna.  Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. para su oportuna distribución y empleo.  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo. cuando le sea solicitada por su superior. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente.  Realizar el informe de actividades.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato. dándoles cursos con los proveedores.

Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. práctico y psicométrico. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . implementos y papelería manejada en esta área. valores. utilizando tarjetas para su registro. mobiliario y equipo. así como de fondos. Aprobar examén teórico. control y distribución de los artículos. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. Responsabilidad al manejar información confidencial. la recepción. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento.

de acuerdo a programas preestablecidos. Supervisar la salida de artículos. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. artículos y mobiliario que se recibe en almacén. Determinar la existencia de mínimos y máximos. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. Experiencia mínima de un año en puesto similar. que sean entregados a las distintas dependencias. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. . Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico. comprobando calidad y condiciones. elaborando en su caso.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén. solicitud para el abastecimiento. materiales y mobiliario. así como del manejo de tarjetas con información. vigilando su correcta distribución.

hace la entrega al supervisor de compra de compras. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. 3.A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de .. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros.verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén.Manual de capacitación del proceso de compras  .aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N. Aprobar examen teórico. práctico y psicométrico..Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento. Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1.. 2.

. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra .autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras. 6. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal. 4. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas.. 5.. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas.solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos.

En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos. Cuando se trae de un servicio.remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte. 7. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento.verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra.. 8..  Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar . a través del formato relación de facturas por pagar.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio. a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera. la verificación la realiza el solicitante.

calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega. Cuando se realice la entrega de artículos. No compres mercancías de más.entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo. se debe actualizar el respectivo kardex.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.Manual de capacitación del proceso de compras 9.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio.  Observa y estudia tu competencia. Software .    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes.

Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor. Evite usar este metodo para hacer ajustes. y se usa para ingresar las existencias iniciales. .

El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra .Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra.

Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. USB. . etc. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. solo basta con importar la Remisión enviada. no es necesario re digitar la remisión.

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Ayudar a la Evaluación. motivos y planes de este departamento. Comunicar Información. 1.Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. 2. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. El propósito de los informes es de: 1.Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. 2. como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación. 3.Autoanálisis .. Esta información debe estar considerada con los factores significativos.. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras).Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas.. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. logrando el reconocimiento respectivo. 3.

será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. E) Interpretación de Datos. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. destacando lo esencial. D) Ahorrar el tiempo al lector. para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. C) Específico. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. A) Dirigido a una Persona Específica. B) Ser Objetivo. llegando a los temas importantes. se debe dar forma al informe. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. G) No excederse. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. . necesidades y limitaciones del tiempo. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. teniendo en cuenta las motivaciones. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. mencionar los hechos importantes. sólo dar los informes necesarios. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. el ejecutivo lo leerá rápidamente. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. mencionando los hechos y conclusiones. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores.

adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. poniendo mucha atención para conseguirlos. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran.Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. herramientas. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. Por otra parte.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. lo cual rendirá en costos más bajos. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. La calidad . mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. partes.     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. por ejemplo. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1.

y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. una mayor eficiencia. por lo que pueda suceder en su vida personal. nuevas metas. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. mayor autonomía. nuevas tareas. mayores responsabilidades. La funcionalidad 3. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. una mayor productividad. mayores facultades. nuevas funciones. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. sino también. una mayor responsabilidad. logramos trabajadores motivados y satisfechos. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. . Para ello. logros o problemas. crecimiento. mayor poder de decisión. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. desarrollo profesional y personal. nuevos retos. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente.Manual de capacitación del proceso de compras 2. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. Pero sobre todo. es decir. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. una mayor creatividad. logro.

incentivando a que nos den sus sugerencias. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. y con todos los beneficios que obliga la ley. por ejemplo.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. debemos otorgarles una mayor participación. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. que cuente con posibilidades de ascender.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes .Para ello. que cuente con seguros. con beneficios sociales. Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. por ejemplo. a través de encuestas.

Para ello. una mayor eficiencia. logros o problemas. debemos otorgarles una mayor participación. por lo que pueda suceder en su vida personal. mayor poder de decisión. una mayor responsabilidad. nuevas funciones. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. Para ello. mayores responsabilidades. nuevas metas. por ejemplo. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. por ejemplo.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. sino también. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. nuevos retos. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. Pero sobre todo. nuevas tareas. logro. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. a través de encuestas. mayores facultades. es decir. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. incentivando a que nos den sus sugerencias. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. una mayor creatividad. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. mayor autonomía. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. Darle buenas condiciones de trabajo . logramos trabajadores motivados y satisfechos. crecimiento. una mayor productividad. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. desarrollo profesional y personal.

que cuente con seguros. que cuente con posibilidades de ascender.Para ello. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. y con todos los beneficios que obliga la ley. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . con beneficios sociales.Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales.