Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. Actitudes adecuadas ante el vendedor. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. mediante previsiones de demandas. Visitar la competencia al medio. cantidades y calidades. Determinar la cantidad de compras. Discusión de precios. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Revisar la base de datos. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios.

Manual de capacitación del proceso de compras .

(Programa de ejecución de actividades).-Reunión de equipo de trabajo 4.-seguimiento del plan 1. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. 1. Revisar cumplimiento Plan anterior. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.-Validación presupuestaria 5. 3. Revisar stocks. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. Se actualiza lista de compras. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos.-Definición de requerimiento 2. 2. . 1. 4. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). 5. 1. 1. 1.-Subir el plan a la web 7. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras.-Selección de mecanismos de compras 3.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). Elaboración del plan 6.Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .

     . organización y administración de personal. perseverancia. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente.Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio. debe tener cualidades de iniciativa. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. hábitos de organización y facilidad de expresión.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad. Además. Tener conocimientos del área de compras. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos.

principios y propósitos. cordial y permanente con los proveedores.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales. formas de pago y precios.  Conocer. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.  Negociar con los proveedores tiempos de entrega.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. el cumplimiento de la normatividad.  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión.  Mantener una comunicación efectiva.  Responsabilidades: Funciones especificas: . observar.

Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. Tener conocimientos del área de compras. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. controlar y administrar todos los . con el fin de elegir la mejor. organización y administración de personal. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. hábitos de organización y facilidad de expresión. debe tener cualidades de iniciativa. Además.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. perseverancia.

así como los materiales que se manejen.  Realizar el informe de actividades.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato.  Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras. .  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo. Experiencia mínima de dos años en puesto similar. cuando le sea solicitada por su superior. para su oportuna distribución y empleo.Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. proporcionando información oportuna.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento. dándoles cursos con los proveedores.  Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente. Tener criterio e iniciativa.

valores.Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. control y distribución de los artículos. la recepción. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. práctico y psicométrico. mobiliario y equipo. Aprobar examén teórico. Responsabilidad al manejar información confidencial. así como de fondos. implementos y papelería manejada en esta área. utilizando tarjetas para su registro.

elaborando en su caso. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. artículos y mobiliario que se recibe en almacén. Experiencia mínima de un año en puesto similar. Determinar la existencia de mínimos y máximos. materiales y mobiliario. comprobando calidad y condiciones. vigilando su correcta distribución. solicitud para el abastecimiento. de acuerdo a programas preestablecidos. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. Supervisar la salida de artículos. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área. así como del manejo de tarjetas con información. . que sean entregados a las distintas dependencias.

Aprobar examen teórico. 2. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros.A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de .Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento.. Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1.aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N. hace la entrega al supervisor de compra de compras. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. práctico y psicométrico.. 3.Manual de capacitación del proceso de compras  .verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén..

. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra . 6. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías.. 4.solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal. 5.autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras.. soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas.

a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera.  Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar .Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. la verificación la realiza el solicitante. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio...verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra.remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte. a través del formato relación de facturas por pagar. En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos. 7. Cuando se trae de un servicio. 8. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento.

 Observa y estudia tu competencia. Software . calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega.Manual de capacitación del proceso de compras 9.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.. No compres mercancías de más. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. Cuando se realice la entrega de artículos.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo.    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo. se debe actualizar el respectivo kardex.

Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. Evite usar este metodo para hacer ajustes. . y se usa para ingresar las existencias iniciales. En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor.

El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega.Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra .

Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. solo basta con importar la Remisión enviada. USB. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. Así que para cargar las existencias en la Bodega B. etc. . no es necesario re digitar la remisión.

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El propósito de los informes es de: 1. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. 3. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización. motivos y planes de este departamento. 2.. Esta información debe estar considerada con los factores significativos. logrando el reconocimiento respectivo. 2.. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. 3. 1..Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento.Autoanálisis . como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas.Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. Ayudar a la Evaluación. Comunicar Información. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras).

sólo dar los informes necesarios. E) Interpretación de Datos. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes. D) Ahorrar el tiempo al lector. si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. mencionando los hechos y conclusiones. se debe dar forma al informe. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. destacando lo esencial. mencionar los hechos importantes. teniendo en cuenta las motivaciones. B) Ser Objetivo. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. C) Específico. para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores. G) No excederse. A) Dirigido a una Persona Específica. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. . Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación. el ejecutivo lo leerá rápidamente. llegando a los temas importantes. necesidades y limitaciones del tiempo.

por ejemplo. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. Por otra parte. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido.     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad. mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. La calidad .Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas. poniendo mucha atención para conseguirlos. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. partes. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. lo cual rendirá en costos más bajos. herramientas.

Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. crecimiento. . por lo que pueda suceder en su vida personal. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. nuevos retos. Pero sobre todo. La funcionalidad 3. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. nuevas tareas. una mayor creatividad. nuevas funciones. logramos trabajadores motivados y satisfechos. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. una mayor productividad. logro. una mayor eficiencia. Para ello. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. mayores responsabilidades. mayores facultades. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente.Manual de capacitación del proceso de compras 2. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. mayor autonomía. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. desarrollo profesional y personal. una mayor responsabilidad. nuevas metas. sino también. logros o problemas. es decir. mayor poder de decisión.

que cuente con seguros. por ejemplo. debemos otorgarles una mayor participación. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. que además de hacerlos sentir útiles y considerados.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. a través de encuestas. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. que cuente con posibilidades de ascender. con beneficios sociales. por ejemplo.Para ello.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. y con todos los beneficios que obliga la ley. incentivando a que nos den sus sugerencias.

por ejemplo. Para ello. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. mayor poder de decisión. logramos trabajadores motivados y satisfechos. crecimiento. Pero sobre todo. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. debemos otorgarles una mayor participación. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. mayor autonomía. mayores facultades. logros o problemas. una mayor eficiencia. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad. por ejemplo. sino también. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. nuevas tareas.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. nuevos retos. a través de encuestas. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. por lo que pueda suceder en su vida personal. incentivando a que nos den sus sugerencias. Darle buenas condiciones de trabajo . que además de hacerlos sentir útiles y considerados. es decir. desarrollo profesional y personal. mayores responsabilidades. una mayor creatividad. nuevas metas. una mayor productividad. logro. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. Para ello. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. una mayor responsabilidad. nuevas funciones.

y con todos los beneficios que obliga la ley.Para ello. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes .Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. con beneficios sociales. que cuente con posibilidades de ascender. que cuente con seguros.

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