Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de una empresa de banquetes.

Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación Objetivos  Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas       Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las características necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

Discusión de precios. Análisis y evaluación detallada de las Ofertas. Actitudes adecuadas ante el vendedor. Determinar la cantidad de compras. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compañía. cantidades y calidades.Manual de capacitación del proceso de compras          Análisis y aceptación de nueva lista de precios. mediante previsiones de demandas. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa. Tácticas Estrategias     Análisis de Posibilidades. . Visitar la competencia al medio. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. Revisar la base de datos.

Manual de capacitación del proceso de compras .

-Reunión de equipo de trabajo 4.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se actualiza lista de compras. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. 1.Manual de capacitación del proceso de compras Programas: planificación de una compra 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras.-Selección de mecanismos de compras 3. 4. Revisar stocks. 2. Revisar cumplimiento Plan anterior.-seguimiento del plan 1. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). 1. 1. (Programa de ejecución de actividades). Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra 1. 1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). 5.-Definición de requerimiento 2. 3. Elaboración del plan 6. . 1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos).-Subir el plan a la web 7.-Validación presupuestaria 5. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.

Manual de capacitación del proceso de compras Pronósticos Descripción Presupuesto Formatos .

Manual de capacitación del proceso de compras  Organización Organigrama GERENTE DE COMPRAS SUPERVISOR DE COMPRAS COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS ALMACENISTA Descripción de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados:   Supervisor de compras Función básica: Responsabilidades: Funciones especificas: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores. establecimiento y relación reciproca  Solicitar presupuestos a .

Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. Tener conocimientos del área de compras. organización y administración de personal.      . hábitos de organización y facilidad de expresión.Manual de capacitación del proceso de compras distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente. el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisión con quien se va hacer negocio. Además. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. perseverancia.  Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad. debe tener cualidades de iniciativa.

 Negociar con los proveedores tiempos de entrega. principios y propósitos.  Mantener una comunicación efectiva. establecimiento y relación reciproca  Apoyar al área solicitante en cotización de los materiales necesarios.  Buscar los mejores proveedores conforme los parámetros establecidos en la política correspondiente.  Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotización cuando se reciban los materiales.  Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas. observar.  Responsabilidades: Funciones especificas: .  Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misión. cordial y permanente con los proveedores. el cumplimiento de la normatividad.  Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. formas de pago y precios.Manual de capacitación del proceso de compras Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa Coordinación con los gerentes de la empresa con una buena comunicación y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.  Conocer. difundir y supervisar en el ámbito de su competencia.

Además. perseverancia. debe tener cualidades de iniciativa. con el fin de elegir la mejor. controlar y administrar todos los . Tener conocimientos del área de compras. Habilidad para promover la participación del personal para el logro de objetivos. hábitos de organización y facilidad de expresión. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. organización y administración de personal.Manual de capacitación del proceso de compras Requisitos:  Tener título profesional a nivel licenciatura en el área de contabilidad o administración o su equivalente.      Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Función básica: Realizar un análisis de las propuestas de los proveedores. Experiencia mínima de cuatro años en su especialidad.

 Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios que ofrecen los proveedores.  Firmar las cotizaciones de compra y demás documentos que se requieran y turnarlas para su autorización al jefe de departamento. Experiencia mínima de dos años en puesto similar.  Realizar el informe de actividades. .Manual de capacitación del proceso de compras Responsabilidades: Funciones especificas: recursos. así como los materiales que se manejen.  Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras.  Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones. proporcionando información oportuna.  Llevar las cotizaciones de los diferentes artículos solicitados. dándoles cursos con los proveedores. Requisitos:    Tener título profesional a nivel licenciatura o su equivalente. para su oportuna distribución y empleo.  Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo. cuando le sea solicitada por su superior.  Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato. que de acuerdo a sus necesidades soliciten. Tener criterio e iniciativa.

así como para efectuar la supervisión y mantener control sobre la ejecución de las mismas. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes  Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales. Responsabilidad al manejar información confidencial. materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. valores. utilizando tarjetas para su registro.Manual de capacitación del proceso de compras   capacidad para coordinar y distribuir tareas. Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente. Aprobar examén teórico. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservación de los Responsabilidades: Funciones especificas:  . control y distribución de los artículos. mobiliario y equipo. la recepción. implementos y papelería manejada en esta área. práctico y psicométrico. así como de fondos.

así como del manejo de tarjetas con información. Llevar a cabo el acomodo y clasificación de materiales.  Verificar físicamente los artículos que son entregados por los proveedores al almacén.      Requisitos:    Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel técnico. comprobando calidad y condiciones. Experiencia mínima de un año en puesto similar.Manual de capacitación del proceso de compras artículos almacenados en esta área. que sean entregados a las distintas dependencias. materiales y mobiliario. vigilando su correcta distribución. Determinar la existencia de mínimos y máximos. artículos y mobiliario que se recibe en almacén. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacén. de acuerdo a programas preestablecidos. Supervisar la salida de artículos. Realizar periódicamente los inventarios que sean necesarios. elaborando en su caso. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos. . solicitud para el abastecimiento.

Aprobar examen teórico.Manual de capacitación del proceso de compras  .. 3..A almacenista  Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra  Supervisor de compras  Solicitud de . Proceso / procedimiento de compras ACTIVIDADES 1. práctico y psicométrico.aprobación de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA Gerente de compras  N.Solicitud de suministro: El empleado de la institución solicita al almacén los elementos que requiera para la realización de algún evento.. 2. hace la entrega al supervisor de compra de compras. en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra.verificar la existencia El responsable del almacén verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacén. diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros.

soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor. Para la autorización de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal. 5.realización del pedido Se diligencia la orden de compra y se envía a los proveedores seleccionados. Copia de la orden de compra compra  Cotizaciones  Solicitud de compras Comparativo de ofertas  Supervisor de compras  Orden de compra .. Supervisor de compras las demás compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policías. se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e políticas administrativas. 4.. 6.autorización de la compra: Las compras pequeñas son autorizadas por el supervisor de compras. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas.Manual de capacitación del proceso de compras de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras..solicitud de cotización: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos.

a través del formato relación de facturas por pagar.verificación de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las características y condiciones establecidas en el orden de compra. 8. la verificación se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento. Cuando se trae de un servicio. 7. En caso de no reunir las condiciones requerías el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolución de artículos.remisión de factura a gestión financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte. la verificación la realiza el solicitante..  Almacenista  Factura de orden de compra Devolución de artículos   Almacenista Supervisor de compras   Orden de compra Relación de facturas por pagar . a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestión financiera.Manual de capacitación del proceso de compras es enviada al almacenista. Si se ha firmado un contrato para la prestación de un servicio..

Software . calidad y cantidad de mercancía y tiempo de entrega.  Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la existencia.  Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del mismo. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios.  Almacenista  Solicitud y entrega de suministros Registro de kardéx Reglamentos   No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio. se debe actualizar el respectivo kardex. No compres mercancías de más.Manual de capacitación del proceso de compras 9..    Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio. Cuando se realice la entrega de artículos.  Observa y estudia tu competencia. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes.entrega de artículos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo.

En la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y refencian mejor. . y se usa para ingresar las existencias iniciales.Manual de capacitación del proceso de compras Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos:     Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros A continuacion se explican: Inventario Inicial Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro. Evite usar este metodo para hacer ajustes.

Manual de capacitación del proceso de compras Ordenes de Compra Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega. Recuerde: El proceso de Órdenes de Compra es:    Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra .

solo basta con importar la Remisión enviada. Así:    La Bodega A envía mercancía a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisión de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una Remisión de Entrada Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email. . etc. no es necesario re digitar la remisión. USB.Manual de capacitación del proceso de compras Traslados Internos Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método. Así que para cargar las existencias en la Bodega B.

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como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación incluyendo el informe. Ayudar a la Evaluación. 2. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación.Autoanálisis . 3. Comunicar Información. logrando el reconocimiento respectivo. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones.. 2. Esta información debe estar considerada con los factores significativos.Manual de capacitación del proceso de compras  Direccion Formas.. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras). 1.Evaluación Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento. 3. motivos y planes de este departamento.. El propósito de los informes es de: 1.Información Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión. medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organización.

teniendo en cuenta las motivaciones. G) No excederse. sólo dar los informes necesarios. llegando a los temas importantes. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios. proporcionan los informes básicos respecto a la actividad. mencionando los hechos y conclusiones. E) Interpretación de Datos. es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores. A) Dirigido a una Persona Específica. C) Específico. Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación. necesidades y limitaciones del tiempo. destacando lo esencial. como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. . si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. B) Ser Objetivo. para lo cual si contiene un resumen y conclusiones. el ejecutivo lo leerá rápidamente. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. se debe dar forma al informe. mencionar los hechos importantes. que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. D) Ahorrar el tiempo al lector. será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso continuo. deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito. Existen algunos Principios de la Preparación de Informes.Manual de capacitación del proceso de compras Para conseguir este propósito. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios. Por otra parte.Manual de capacitación del proceso de compras Objetivos de la capacitación. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa. en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas. mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. por ejemplo. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. Factores en la decisión de una compra Los tres principales factores en la decisión de una compra son: 1. el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. partes. La calidad .     Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en términos de servicio y calidad.  El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras. lo cual rendirá en costos más bajos. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología. herramientas. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros. adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad. poniendo mucha atención para conseguirlos.

nuevos retos. desarrollo profesional y personal. logros o problemas. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. mayor autonomía. Para ello. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. Pero sobre todo. La funcionalidad 3. logro. por lo que pueda suceder en su vida personal. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. una mayor responsabilidad. una mayor productividad. es decir. crecimiento. capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. . mayores facultades. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. logramos trabajadores motivados y satisfechos. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. nuevas tareas. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad.Manual de capacitación del proceso de compras 2. capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente. nuevas metas. mayores responsabilidades. sino también. El precio Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. nuevas funciones. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. una mayor eficiencia. una mayor creatividad. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. mayor poder de decisión.

que cuente con seguros. que cuente con posibilidades de ascender.Para ello. incentivando a que nos den sus sugerencias. a través de encuestas. por ejemplo. Darle buenas condiciones de trabajo Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones.  Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. debemos otorgarles una mayor participación. y con todos los beneficios que obliga la ley. por ejemplo.Manual de capacitación del proceso de compras Para ello. con beneficios sociales.

capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente. por lo que pueda suceder en su vida personal. logramos trabajadores motivados y satisfechos. desarrollo profesional y personal. mayor poder de decisión. Mostrar interés por ellos Consiste en mostrar interés por sus acciones. Para ello. nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. A través de la motivación logramos un mejor desempeño. que además de hacerlos sentir útiles y considerados. una mayor responsabilidad. por ejemplo. es decir. mayores facultades. nuevos retos. mayor autonomía. por ejemplo. y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad.Manual de capacitación del proceso de compras Metodo de motivacion La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos. considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa. mayores responsabilidades. crecimiento. debemos otorgarles una mayor participación. nuevas funciones. a través de encuestas. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización. Pero sobre todo. una mayor creatividad. logros o problemas. sino también. Hacerlos sentir útiles y considerados Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil. una mayor eficiencia. nuevas metas. nuevas tareas. no sólo por lo que suceda dentro del ámbito de la empresa. nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. permitiendo que expresen sus ideas u opiniones. incentivando a que nos den sus sugerencias. una mayor productividad. logro. Para ello. Darle buenas condiciones de trabajo . capaces de contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente.

que cuente con posibilidades de ascender.Para ello. ➢ Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes . con beneficios sociales. que cuente con seguros.Manual de capacitación del proceso de compras Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales. debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario. y con todos los beneficios que obliga la ley.

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