EVALUACION POR NCL (INSTRUMENTO)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 13: ALISTAR EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE

COMPETENCIAS LABORALES PARA UN GRUPO CRÍTICO DE LA ORGANIZACIÓN

LUIS FELIPE PERALTA TAPIA

FICHA N° 1855812

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2019
 EVALUACION POR NCL (INSTRUMENTO)

CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN......................................................................................................3
POLÍTICAS..............................................................................................................4
NORMAS................................................................................................................4
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES.............................................................5
DESCRIPCIONES DE CARGOS...............................................................................10
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO...........................................................................11
PARTICIPANTES....................................................................................................12
PERIODICIDAD......................................................................................................13
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL........................................................14
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN...........................................................................15
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL............................................16

JUSTIFICACIÓN
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El presente Estudio permite plantear la gran importancia ya que podrá dotarse a la empresa de una
herramienta técnica y moderna de fácil manejo para los departamentos de la empresa logrando así los
objetivos propuestos por la comercializadora LAP.

La tarea de planificar es un proceso de análisis de las necesidades del personal en una organización y
el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de la empresa eso con lleva a tener un
manual de funciones que facilite el proceso de reclutamiento, selección y contratación, definiendo así
cual es el perfil mínimo requerido y a la vez cual es la descripción detallada de todas las
competencias, experiencias, funciones, nivel académico, etc.

POLÍTICAS

 Mantener una Imagen Corporativa buena.

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 Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual

deberán conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos los integrantes de la empresa
deben mantener un comportamiento ético.
 Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún trabajador podrá
negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente capacitado.
 La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está enfocada en la
satisfacción del cliente.
 Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS

 Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a período de prueba, con el
objeto de apreciar sus aptitudes y desempeño de acuerdo con el oficio para el que se desea
contratar
 La empresa reconocerá sobre remuneración por horas extras y demás beneficios que la ley
determine para tales efectos.
 Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: GERENTE GENERAL
DEPENDENCIA: GERENCIA
NUMERO DEL CARGO: 1
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Funciones Esenciales:

 Planifica: el gerente comercial es el encargado de planificar las funciones, proyectos y demás

actividades que se realizan en la empresa.

 Supervisa: conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus vendedores y supervisa
el trabajo del equipo.

 Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión comercial.

 Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes. Respalda y defiende las
gestiones realizadas y acompaña al equipo en la ardua tarea de vender y captar nuevos clientes.

 Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y despedir a los

vendedores.
 Entre otras.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Director financiero y administrativo

DEPENDENCIA: ADMINISTRACIÓN
NUMERO DEL CARGO: 1

Funciones Esenciales:
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 El papel del financiero va desde la presupuestación, la predicción y el manejo de efectivo,

hasta la administración crediticia, el análisis de inversiones y el procura miento de fondos.

 Administrar los fondos que ingresaren de los proyectos de prestación de servicios así como los
fondos de los proyectos financiados por organismos del exterior, de acuerdo a las leyes,
reglamentos y al Manual de Procedimientos de la Empresa Pública ESPOL- TECH. 2.

 Supervisar los registros contables de los recursos nacionales e internacionales de cada uno de
los proyectos y programas de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptada y
el cumplimiento de lo prescrito en los contratos.

 Realizar los pagos imputables con recursos de los proyectos y con recursos de la contraparte
local cumpliendo los requisitos legales y los establecidos en los contratos y convenios de
entendimiento respectivo.

 Presentar los informes financieros a los organismos de control superior correspondiente de

acuerdo a lo establecido en la ley Orgánica de las Empresas Públicas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Director de Logística

DEPENDENCIA: Área operativa
NUMERO DEL CARGO: 1

Coordinar las diferentes a área de almacén (entrada, reposición, preparación de pedidos y preparación
de los mismos).

Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

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Optimizar procesos de trabajo.

Gestión y supervisar al personal a su cargo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de comercial y mercadeo

DEPENDENCIA: Área de venta
NUMERO DEL CARGO: 1

 Realizar la organización y lanzamiento de los productos del comercial LAP.

 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos comercios
comerciales y seguimiento permanente a los actuales.

 Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados.

 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de actividades.

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 Diseñar promociones con actividades de marca.

 Impulsar al mercado y las fuerzas de ventas mensuales.

 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de venta.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador talento humano

DEPENDENCIA: Área de recursos humano
NUMERO DEL CARGO: 1

 Desarrollo de programas de bienestar de la compañía.

 Proceso de selección y contratación de personal nuevo.

 Coordinar de charlas y capacitar al personal de diferentes temas.

 Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de trabajo, incapacidades, ausentismo,

etc.

 Ejecutar y coordinar las actividades de selección para dotar a las áreas de la empresa del
personal idóneo para cada puesto de trabajo.
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 Coordinar con áreas y llevar a cabo los procesos de promoción, capacitación, vacaciones,
licencias, recome, reconocimientos, temas disciplinario y retiros de personal.

 Ejecutar las actividades relacionadas con la selección, contratación e inducción del personal
nuevo.

 Hacer seguimiento al desarrollo desempeño del personal vinculado.

 Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que otorga la compañía.

 Coordinar el diseño, aprobación, adquisición y entrega de uniforme y dotación de personal.

 Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles.

 Coordinar los remplazos en casos de ausencias.

 Coordinar todo lo referente a salud ocupacional.

 Elaborar las liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscales.

 Coordinar la liquidación de contratos.

 Reclamos, retiros entre otros.

DESCRIPCIONES DE CARGOS

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de logística y ventas
Edad: 49 años
Tiempo de servicio: 5 años.

Estudios académicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística.

Responsabilidades:

Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la empresa (transporte, almacenaje,

distribución) con el fin de garantizar la satisfacción del cliente.

 Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar y enviar

mercancías y materiales.

 Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo de mercancías (por
ejemplo, sistemas informáticos de niveles de existencias, tiempos de entrega, costes de
transporte y valoración del rendimiento).
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 Coordinar y controlar los procesos de comercialización de productos.

 Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades (cambiantes).

 Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes, empresas de

transporte, clientes y minoristas.

 Controlar la calidad, el costo y la eficiencia en áreas de venta y logística empresarial.

Situación problema: Se esfuerza por innovar, controlar y poseer gran sentido de pertenencia y
liderazgo, A veces se muestra temeroso para tomar alguna decisión, busca apoyarse en alguien para
que las cosas le salgan bien.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.

Designa responsabilidades en la ejecución de las tareas.
Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.
Nos proporciona información detallada de las obligaciones y características de cada puesto.
Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de trabajo y corregirlas.
A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisión y seguridad las tareas
que debe realizar.
Hace que resalten los méritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e indica también los fallos
y aciertos.
Facilita los procesos de selección y contratación de personal, ya que indica las aptitudes y
competencias que debe tener la persona que ocupa el puesto de trabajo.
Proporciona buena información a la hora de realizar evaluaciones de desempeño.
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PARTICIPANTES

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 años
Tiempo de servicio: 20 años
Estudios: Contador Público y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del SENA.
Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de Logística
Edad: 49 años
Tiempo de servicio: 5 años
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística y Cadena de
Suministros.
Responsabilidades: De él depende todo lo que tiene que ver con distribución y transportes.

Nombre: Carlos Rodríguez

Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 años
Tiempo de servicio: 31 años como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnología en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para todos los
vendedores de la empresa.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano
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Edad: 36 años
Tiempo de servicio: 10 años
Estudios: Tecnóloga en Gestión del Talento Humano
Responsabilidades: Gestión de la nómina, el reclutamiento y la selección de talento humano.

PERIODICIDAD

Periodo Inicial

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad de

fácil acceso para todos. Para transportar los productos compró, a crédito, una camioneta Ford 1970.
Los primeros 10 años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo buenos
resultados económicos a la familia.

Periodo Intermedio

En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y ascendente.
Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de Distribución (CD) en
cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato. En cada
CD existe una planta de personal directa de 18 personas, que se encargan de las áreas administrativa y
comercial.
Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega.
Han pasado los años y recientemente el Señor Preciado ha sido diagnosticado con presión arterial alta
y riesgo de infarto, lo que lo obligó a dar un paso al costado para destinar tiempo a cuidar de su salud,
disminuyendo el nivel de estrés propio del negocio.

Periodo Final

En este periodo encontramos la decaída de la empresa puesto que algunos de los mejores vendedores
han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia obteniendo así una mejor retribución
económica y algunos beneficios que la empresa no le ofrecía.

Además Encontramos que la empresa no posee alta vocación al servicio, reactividad e innovación y
que las ventas han disminuido notoriamente.
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PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1: DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar el manual.
Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para implementarlo.

Paso 2: RECOPILACION DE LA INFORMACION

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3: ESTRUCTURARLO

La Estructura debe ser limpia, con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea.
También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles:
 Todo manual debe contener una portada
 El nombre de la empresa
 El logotipo de la empresa
 Un índice de contenidos
 Una versión impresa y otra digital

Paso 4: COMUNICARLO

Objetivo primordial será difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicación para
que cada colaborador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su fácil acceso.

Como recomendación, el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y fecha de la
elaboración, así como los responsables de su realización y aquellos que lo autorizan. También es
importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada área y que la información sea clara
para cada persona que pueda tener acceso a ella.
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INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son sus fortalezas y
debilidades, que va desde su recurso humano hasta su producción, Enfocado en la mejora continúa de
toda la empresa de manera armónica y activa, con el propósito de mejorar la calidad y la
productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medición para evaluar e identificar las
habilidades y posibles falencias en la organización:

Listas de chequeo

Encuestas

Entrevistas

Investigaciones

Foros
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INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP deberán consultar permanentemente este manual para
conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el
autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes áreas o departamentos porque podrán evaluar objetivamente el desempeño
de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven
a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de
cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas
o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los
objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de
sus áreas y operaciones.