¿LAS ESTRATEGIAS DE PREVENCION PARA INVENTARIOS?

Uno de los aspectos más relevantes para las estrategias de un control de

inventarios, entendido como el conjunto de procesos relacionados con el
suministro, almacenamiento y accesibilidad a las mercaderías de un negocio, con
el objetivo de asegurar su disponibilidad gastando la menor cantidad de dinero
posible. 
Hablamos de un concepto que abarca diferentes aspectos, como el registro de
cantidades, precio y ubicación de los productos, rotación de los mismos y gestión
de la información derivada de ellos. De ahí la importancia del control de
inventarios en una empresa y la necesidad de implementar mecanismos y
estrategias para mejorarlo. 
Principales estrategias para mejorar el control de inventarios
Algunas estrategias generales de gran utilidad para todo tipo de empresas son las
siguientes:
1. Establece el nivel óptimo de inventario 
Esto es fundamental para implementar y optimizar todos los mecanismos
de control de inventarios. 
El concepto hace referencia a ese punto en que la cantidad de stock no muestra
excesos que incrementen los gastos de almacenamiento, pero tampoco presenta
insuficiencias que impidan responder a la demanda de los clientes.
Lo ideal es determinarlo en base a datos del histórico de ventas y la demanda de
los clientes.
Al definir este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el
control de inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades
ideales de cada producto en stock y puedes priorizar su gestión. 
Se estima que el 80% de la demanda es generada por el 20% de tus
productos. Por eso hay que dedicar esfuerzos a identificar los productos de más
alta rotación y aquellos que no suelen llamar la atención de tus clientes, pero que
son necesarios para mantener la variedad.
2. Realiza un seguimiento de inventario con precisión
Una vez has determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de
mantenerlo así en todo momento. Para ayudarte en esta compleja tarea, puedes
implementar un software de gestión de inventarios, una herramienta en la que
tienes toda la información de la mercadería que sale o entra al almacén, y se
actualiza en tiempo real.
¿Y Cómo mejorar el control de inventarios con esa información? 
Identificando escasez de existencias y excesos de mercancía para solicitar a
tiempo pedidos de compra, y diseñar estrategias de ventas para salir de los
productos con baja rotación o próximos a su fecha de caducidad. 
3. Haz un conteo físico del inventario periódicamente
Es una de las mejores estrategias para mejorar el control de inventarios. Aunque
en el sistema tienes la información de todas las existencias, se puede dar el caso
de que salgan artículos sin ser contabilizados (venta no registrada, descuido del
operario, hurto, etc.).
4. Apóyate en un software de facturación electrónica 
El software de gestión es el mejor de todos los mecanismos de control de
inventarios, pero si lo integras con un sistema de facturación
electrónica puedes obtener mejores resultados. 
Cada vez que realices una venta y generes el respectivo DTE, el sistema de
inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la
mercancía vendida. 
Se trata de simplificar procesos. De hecho, el software de facturación es de gran
ayuda para el control de stock aun cuando no esté alineado con el sistema de
inventarios, o incluso si no tienes sistema de inventarios.
¿Por qué? Básicamente, porque el software de facturación genera un reporte de
ventas y compras en el que puedes visualizar qué productos has vendido y cuáles
has adquirido durante un tiempo determinado. Al compararlo con tu registro inicial
de existencias deberías saber, en el papel, qué artículos tienes en almacén,
cuáles no y cuáles tienen mayor rotación. 
5. Desarrolla un plan logístico amplio e integral
Improvisar con el manejo del inventario es similar a gestionar el dinero y los gastos
sin ningún control. Después de todo, está compuesto por activos que pasarán a
ser líquidos en el corto plazo, por lo cual tienen un gran peso y valor financiero.
Por esta razón, desde el momento en que definas el plan de negocios necesitas
establecer un plan logístico y estratégico que abarque todas las acciones
relacionadas con el control de esta área.
Si tu empresa inició actividades años atrás y aún no has dado este paso, ¡no te
preocupes! En ese caso, analiza muy bien las características de tus operaciones y
detecta los problemas clásicos que experimentas con el inventario para después
desarrollar una estrategia amplia y enfocada en la optimización.
Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y
recursos que utilizarás para monitorear tus operaciones, un plan logístico de
inventario demanda definir los siguientes puntos clave:
Tareas específicas
Es muy importante determinar muy bien cuáles son las tareas operativas que
formarán parte del control de inventarios: revisiones periódicas, auditorías, ingreso
de mercancías, actualización de stock y administración de tecnologías aplicadas
pueden ser algunas de estas funciones.
Defínelas con claridad y especifica los contextos en que deben realizarse, además
de su frecuencia.
Responsables de tareas
Una vez que hayas definido las tareas, es momento de asignar responsables para
cada una.
Evalúa muy bien el perfil de tu talento humano para que puedas darle a cada
colaborador una función adaptada a sus características y habilidades.
Muchos emprendedores, al estar conscientes del gran valor del inventario,
tienden a asumir todas las labores de su gestión por sí mismos, lo cual es un gran
error.
Para que el manejo sea intensivo y permita el seguimiento constante, necesitas
delegar funciones y apoyarte en tu equipo.
Jerarquías
El control de inventarios debe tener un pequeño organigrama que defina las
jerarquías de los colaboradores involucrados en esta área.
Para que el manejo sea efectivo, es fundamental que establezcas un líder o
supervisor con el que trabajes de la mano y revises constantemente la efectividad
del modelo de gestión.
Sistemas de clasificación en almacenes
Si bien digitalizar tu inventario es muy importante, esto no quiere decir que puedas
descuidar las existencias en el plano físico.
Ordenarlas y clasificarlas correctamente también es esencial para evitar pérdidas
y agilizar las operaciones diarias.
Ante esta realidad, conviene definir un sistema de organización de la mercancía, el
cual puede ser:
 Método ABC: se trata de ordenar el almacén de tal forma que los
productos de mayor valor sean los más accesibles y visibles para garantizar
 un mayor control y rapidez de gestión. En la categoría A están aquellas
mercancías que generalmente representan alrededor del 20% de las
unidades de existencia, pero cuyo valor económico estimado es un 80% del
inventario. En tanto, los productos de la categoría B se establecen en zonas
de acceso medio y los de tipo C en las partes más alejadas o de mayor
complejidad de manejo.
 Método FIFO: lo primero en entrar, debe ser lo primero en salir, es decir,
ser vendido. Este método lo aplican tiendas de productos perecederos y de
dispositivos tecnológicos que pueden quedar obsoletos en el corto plazo. El
objetivo es que las nuevas mercancías estén ordenadas en las zonas más
privilegiadas en cuanto a su acceso en el almacén. También, en
los stocks de las tiendas y comercios son las exhibidas en los espacios de
mayor visibilidad para fomentar su rotación inmediata.
6. Lleva a cabo informes de gestión
Para que refuerces y consolides el control de inventarios, desarrolla informes de
gestión periódicos que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y,
además, avances con respecto a meses o años anteriores.
Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias
entre el inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que puedes
analizar y documentar.
El rendimiento de los colaboradores involucrados con el manejo del inventario, el
impacto real de las tecnologías implementadas y el asertividad del plan logístico
son otros aspectos a tener en cuenta en los informes de gestión.
¿Cuál es la importancia del control de inventarios en una empresa? 
La buena gestión del inventario es un pilar para las empresas que comercializan
productos, pues representan activos que, de no ser bien administrados, pueden
derivar en pérdidas por daño material, merma o hurto. Esto, por supuesto, afecta
el patrimonio del negocio y sus posibilidades de crecimiento. 
El manejo del stock es quizás el eslabón más importante de la cadena logística y
de suministro. No administrarlo de forma adecuada genera desabastecimientos o
quiebres de stock que, en el caso del sector retail -por ejemplo-, producen
la pérdida de hasta el 40% en la venta potencial para la tienda y del 35% para
el fabricante. Y cuando se pierden ventas se pierden ingresos de dinero y, por lo
tanto, disminuye el flujo de caja y la liquidez del negocio. 
Por otra parte, están los excesos de inventario que afectan las finanzas del
negocio al generar gastos de almacenamiento innecesarios y representar dinero
inmovilizado “en una bodega”. 
¡Bien! Ya conoces las principales claves del control de inventario y las razones
concretas por las cuales esta tarea es tan importante.
Para el emprendedor, gestionar de forma correcta esta área debe ser una
prioridad que impulse la estabilidad financiera y operativa, así como también la
posibilidad de escalar su negocio. ¡No lo olvides!
¿Este material cumplió con tus expectativas? ¿Ya te sientes preparado para
optimizar el manejo de tu inventario? Ahora que tienes toda esta información en
tus manos, ¡te invitamos a que descargues nuestra guía "Las claves para
emprender las estrategias de prevención de inventario de un negocio"!
Por eso es necesario realizar un conteo físico periódicamente, aunque sea
aleatorio, para verificar que las existencias reales coincidan con las registradas.
Las estrategias serian implementar un sistema POS que nos ayude a rastrear los
movimientos.
Para esto debemos implementar un sistema que tenga un SOFTWARE totalmente
avanzado y que sea de fácil acceso contando con dichas configuraciones que
hagan imposible rastrear las filtraciones o puedan ejecutar una estafa o realizar
pedidos no solicitados por el administrador de dicha empresa por ende se
considera que se deben implementar estrategias tales como:
7- CONFIGURACION Y CONTROLES PARA EL PERSONAL.
Integrar el ipad pos como sistema, permite que sea más fácil controlar lo que el
personal puede y no puede realizar al solicitar pedidos y recibir pagos. Este es un
sistema que cuenta con la opción de con figurar un permiso especifico a cada
miembro del personal, según su función, esto genera una mayor supervisión y
asegura que el dinero en efectivo ingrese de un registro único y no en el bolsillo de
nadie. Se ha comprobado que el robo por parte de los empleados se reduce
significativamente cuando saben que están siendo vigilados y grabados.
8- HERRAMIENTAS PARA EVALUAR AL EMPLEADO DESDE GERENCIA
Un pos al que los gerentes pueden recurrir para obtener información es realmente
valioso y puede detener perdidas en su totalidad o evitar que ocurra en primer
lugar. Una configuración personalizada se pueden generar informes sobre
inventario en donde se responsabiliza al personal de sus acciones y se detecta a
cualquier persona que intente recibir el pago por horas que no trabajo
Además, un POS con una configuración de huella rastrear los cambios puede ser
útil para facilitar el acercamiento a las partes infractoras para solicitar una
explicación

9- SEGUIMIENTO A INVENTARIOS.
Cualquier empresa sabe que el seguimiento de inventarios es una de las mejores
prácticas que pueden implementarse. Pero a muy pocos les gusta realizar esta
labor, o simplemente no comprenden la importancia de tener el seguimiento de
inventarios. Esto es muy peligroso, no vigilar tu inventario continuamente propicia
la aparición de una variedad de problemas que lentamente pueden ir desgastando
la empresa e incluso llevarlo a la quiebra.
Es un mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente
el movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y
recursos que resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos
generales se subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización.  
Para una buena implementación de este método debemos:
Inventario perpetuo. Se hace un registro continuo (día a día) de la producción y
venta de artículos, por lo que se puede conocer el costo del inventario y las
existencias en el mismo sin tener que determinar una fecha de inventariado. 
Inventario periódico. Se eligen fechas específicas para contabilizar la mercancía
según las necesidades de la empresa, lo que suele requerir más tiempo y
esfuerzo. Debe considerarse el cese de actividades momentáneo.
Stock máximo. Límite de unidades, por artículo, que se desea mantener en
almacén según las ganancias y costos que representen.
Stock mínimo (de seguridad). Existencias mínimas, por artículo, que se requieren
en almacén considerando labores de reabastecimiento y las posibles pérdidas que
su carencia signifique. 
Punto re-orden. Momento (medido por la cantidad de existencias) en el que se
deben realizar órdenes de reabastecimiento tomando en cuenta tiempos y costos
de proveedores. 
Monitorear y actualizar de manera constante la información recopilada, y el
sistema utilizado. Así se podrá solicitar la compra de unidades antes de que se
agoten, rotar mercancía generando campañas atractivas, reconocer la utilidad de
los métodos implementados, identificar áreas de oportunidad e integrar mejoras. 

RESUMEN
Con el objetivo de plantear mejoramiento en los procesos del inventario, en cada
una de las problemáticas el trabajo presenta una propuesta estratégica para los
procesos realizados a la hora de hacer el inventario de la empresa, lo anterior se
trata de realizar a través de unos procesos, el mejoramiento, lo que conlleva al
planteamiento de diferentes planes de acción que den solución al proceso
señalado como crítico, como complemento se propone un plan de mejoramiento
que ayude en todo el funcionamiento de los inventarios para el bienestar de la
empresa. Palabras clave. Plan de Mejoramiento, Inventarios, Plan de Acción,
Procesos, Problemática.
Antes de comenzar a desarrollar el trabajo, se realizó una sensibilización de la
planeación estratégica de la empresa, con el fin de dirigir todas las fuerzas de las
personas hacia la visión de la compañía.
El desarrollo de la gestión consiste, en realizar análisis con la información
recopilada y aplicar los temas relacionadas con la carrera Ingeniería Industrial
como lo son: Ciclo PHVA, codificación de productos y pronóstico de los productos
elaborados para la empresa, clasificación ABC, diagramas de operaciones
distribución en planta, simulación entre otros temas relacionados con inventarios.
Los resultados del desarrollo para prevención de inventarios están soportados con
una propuesta de indicadores, fichas y tablas de control, con una simulación que
permite obtener mayor control de productos.