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CASO PROSIMEX 1. Identificacin y definicin de la problemtica. La empresa PROSIMEX S.A.

, se fund en el ao 2000, considerada como pequea empresa, y para el 2002 paso a ser mediana dado su incremento en el nmero de empleados de 80 a 350. Esta empresa se dedicaba a la fabricacin de componentes para la industria automotriz, se caracterizaba por una alta calidad de sus productos y un precio similar al de sus competidores. Para el 2006 se comienza a hacer un anlisis de los resultados operativos, en donde se ve reflejado un fuerte impacto en los resultados finales de la empresa, en donde an y cuando el volumen de ventas se haba incrementado en un 20% los resultados no cambiaban, sino que se mantenan igual a los del ao pasado. Dado el crecimiento de Prosimex y la innovacin de sus productos, se est enfrentando a un grave problema el cual consiste principalmente en la falta de control de recursos, descontrol en los costos relacionados con materiales de produccin, falta de control en sus inventarios y desinters de las diferentes reas en el involucramiento del proceso; dado lo anterior la necesidad de detectar la parte o partes del proceso que estn fallando para darle solucin. Dentro de los actores principales se encuentran: Ing. Jorge Corts, Gerente de produccin, quien busca mantener una excelente calidad de los productos, as como un precio competitivo. Ing. Jos Garca, Jefe de Planeacin de Produccin, experto en los procesos de produccin, adems de mantener buena relacin con los proveedores Proveedores, dado que tienen un fuerte impacto para lograr tener un buen control del inventario, as como en los costos de los materiales de produccin.

2. Uso eficiente de la informacin disponible. La gestin de inventarios se deriva de la importancia que tienen las existencias para la empresa y, por lo tanto, la necesidad de administrarlas y controlarlas. Su objetivo consiste fundamentalmente en mantener un nivel de inventado que permita, a un mnimo de costo, un mximo de servicio a los clientes Rivas (1986), Santesmases ( 1991 ), Lambin ( 1993), Kotler y Grande (1995), Hayes (2001) y Senile, Martnez y Martnez (2001). Siendo el control operativo una de las metodologas para el control de inventarios, el cual debe darse desde la base, como lo es la planeacin y direccin de los procesos, que en ltimas establecen los linderos por donde todo lo relacionado con el inventario tendr que transitar. As tenemos, que la funcin de compras o adquisiciones tomar a partir de este momento un papel de vital importancia, ya que las adquisiciones debern responder a estructuras de planeacin reales que impliquen necesidades claramente identificadas y consideradas productivas y rentables. 1 Sin embargo un sistema de control de inventario eficiente no trata por igual a todos los renglones en existencia, sino que aplica mtodos de control y anlisis en correspondencia con la importancia econmica relativa de cada producto. Por lo que para facilitar los procesos de seguimiento y control de inventarios de Prosimex se debe utilizar el mtodo ABC y la matriz de adquisicin/ndice de rotacin, para clasificar los productos en existencia y servir de soporte a una gestin de aprovisionamiento eficiente y orientado al cliente.

El procedimiento convencional para la aplicacin del mtodo ABC refiere los pasos siguientes: Seleccionar la variable o parmetro base en funcin del objetivo que se persiga. Establecer el rango de clasificacin por zonas. Ordenar los productos segn los valores de la variable o parmetro base de mayor a menor. Ordenamiento en forma decreciente. Determinar la participacin de cada elemento en el valor total, ventas o consumo, y sobre el total de productos. Frecuencias relativas. Calcular los porcentajes. Frecuencias acumuladas. Determinar las diferentes zonas.2

Lo que nos permite tener un modelo de control preventivo, ya que se le puede realizar modificacin a las cantidades de los pedidos hasta quince das antes de la entrega, permitiendo que el inventario deba estar preparado para dichas variaciones sin que aumente el costo del inventario ni de los impuestos. La matriz costo de adquisicin/ndice de rotacin tiene como objetivo fundamental facilitar y mejorar la toma de decisiones en la gestin de inventario teniendo en cuenta el ndice de rotacin y el costo de adquisicin del producto, el ndice de rotacin refiere a las veces que el inventario rota en un perodo concreto y el costo de adquisicin es el precio que establece el proveedor para el artculo que suministra. Haciendo nfasis en el mantenimiento de los inventarios en los niveles adecuados, para no generar trastornos en reas como la de produccin y la de comercializacin o mercadeo. 3. Generacin de posibles alternativas. Debido al manejo operacional de Prosimex en los ltimos aos al enfocarse en innovar productos, sin tomar en cuenta su control, pues no plantearon un control estricto en cuanto a las especificaciones y control del proceso de su diseo pues a tan slo 15 das de la entrega de los productos los clientes podan hacer modificaciones a los pedidos, lo que provoca una elevacin en los costos o falta de control en los mismos y las utilidades esperadas no se cumplieran an y cuando hubo un aumento en las ventas. Las alternativas que sugerimos para tener un mayor control de los procesos y la cadena de suministros, para generar ms utilidades, protegerse contra incertidumbres, permitir la produccin y compra bajo condiciones econmicamente ventajosas, cubrir cambios anticipados en la demanda y la oferta y mantener el trnsito entre los puntos de produccin o almacenamiento son las siguientes: Desarrollo de poltica de inventarios. Medir la calidad y la adaptacin de la poltica de inventarios a la estacionalidad que puede experimentar la demanda. Desarrollo de polticas para el manejo de inventarios debido a que 8% del valor del inventario promedio anual sufre dao en almacn por mal manejo, lo que ayuda a disminuir costos por merma. Definir los costos de almacenamiento de materia prima. Desarrollo de polticas para el manejo de inventarios de materia prima.

Debe coincidir la demanda de los clientes con los pedidos a los proveedores, con el objetivo de tener un pronstico de demanda real y disminuir las variaciones de inventario. Desarrollo de polticas respecto a la produccin en donde se establezca el tamao mnimo y mximo de las rdenes de produccin, caractersticas y tiempos de entrega. Medir la incidencia de los productos en existencia directamente con el inventario de seguridad, punto de pedido e inventarios mnimo, medio y mximo. Fortalecer el manejo de la informacin interna, al desarrollar un plan de produccin, para sobre dicho plan basar el inventario de la materia prima y los pedidos a los proveedores. Mediante la planeacin de los componentes que son utilizados en cada ensamblaje y as tomar con fundamentos decisiones sobre los pedidos que se deben hacer a los proveedores. Evitar abastecerse de materiales en base a lo que nos solicite el personal sin tener un anlisis conciso y escudndose en su experiencia. Ya que pueden existir variaciones que nos lleven a carecer de materia prima y a retrasar la produccin. Utilizar el mtodo de surtido Just in Time lo que nos ayuda a contar con menor dinero en inventario, disminuyendo los costos por impuesto al activo fijo del 2%, adems debido a que la consideracin del inventario como una inmovilizacin financiera lo convierte, a juicio de diversos autores, en el segundo valor econmico en el activo de la empresa. Al respecto, Weston y Copeland (1996) plantean como una de las estrategias bsicas en el manejo del efectivo la rotacin del inventado tan rpidamente como sea posible y garantizndonos que vamos a contar con material cuando sea necesario para el rea de produccin a fin de evitar el agotamiento de las existencias, lo que puede ocasionar la interrupcin del proceso de produccin o servicios. Clasificar los artculos objeto de suministro para diferenciar las estrategias que se van a seguir con cada grupo de artculos, para evitar costos excesivos de ruptura y de mantenimiento de inventarios, mejorando la satisfaccin del cliente. Llevar a cabo una clasificacin de los proveedores para identificar a aquellos que cumplen con los tiempos de entrega, cantidad y calidad, reconociendo los que son importantes para la compaa y de cuales podemos prescindir. Constantemente realizar una bsqueda de proveedores con el objetivo de encontrar mejores precios, calidad y tiempos de entrega, as como, para no depender de unos pocos, por si llegan a fallar contar con un respaldo y asegurarnos de tener material para no perjudicar a las reas de produccin, distribucin y ventas de la empresa. Hacer un estudio de los precios de los fletes en cada pas o estado, para asegurarnos que no se est pagando un flete demasiado alto y para establecer un contrato formal en donde se generen relaciones que fortalezcan el envo y recepcin de materiales que en tiempo y forma.

Establecer un sistema de informacin interno y externo (con proveedores) en donde se registre toda la informacin de los inventarios de la empresa y pueda estar disponible para ser manejada en cualquier momento que sea necesario, permitiendo al proveedor observar cuando se cuente con nulo o muy poco inventario de su producto para que pueda hacer el envo an y cuando no se le haya solicitado. Evitando con esto que se detenga el rea de produccin por falta de material.

Todo esto con el objetivo de generar un conjunto de posibles soluciones a la gestin de inventarios en base a enfoques multicriterio, dirigidas a apoyar con el proceso de toma de decisiones.

4. Utilizacin de las herramientas cuantitativas y cualitativas para la solucin. Para encontrar la solucin a las alternativas se optara por utilizar algunas herramientas para determinar los costos y movimientos de cada uno de los procesos que se utilizan. Es importante para PROSIMEX que sus operaciones sean manejadas independientemente debido a que existen pedidos largos en los cuales se puede perder tiempos significativos. Como se comenta en el caso, los procesos tienen algunos detalles que no muestra con exactitud la demanda de los materiales que se deben pedir, por lo que para esto se necesita contar con un inventario de seguridad o amortiguacin para absorber dicha variacin como lo comenta Chase (2009). Para esto PROSIMEX podra utilizar de Cantidad de Pedido Fija con Inventario de Seguridad, el cual se adapta a la necesidad de esta empresa. PROSIMEX puede utilizar los datos que tiene de sus proveedores y hacer un anlisis de eficiencia de los mismos para determinar que proveedores en realidad no estn cumpliendo con la capacidad de entrega, determinada por tiempos, y cantidad de materiales, para poder tomar decisiones importantes. En cuanto a los costos por fletes debern ser revisados ya que maneja cantidades fijas para diferentes proveedores, podran utilizar apoyos a fletes dependiendo de la distancia, por ejemplo para los municipios cercanos o la misma ciudad maneja un apoyo de flete de $450.00 independientemente de la distancia, por lo que podran utilizar esta cantidad para el municipio ms lejano dentro de esta categora y de ah ir bajando los apoyos para los municipios ms cercanos, esto le dara un ahorro significativo en los costos de transportacin. Reajustar las hojas de proceso tratando de incluir los defectos los cuales encontraron en los dentro de la planta, en especial en los procesos de materia prima donde ubicaron que peridicamente deban utilizar mayor nmero de materiales de ciertos tipos. El apoyo de la tecnologa puede ser de gran ayuda para PROSIMEX, en esta poca existen Software, los cuales son programados para tener un control mejor en los inventarios, ya que desglosan las salidas como entradas de las unidades obtenidas, como las cantidades optimas que se deben de tener segn sea la demanda de productos, los periodos a tomar en cuenta para tomar nuevos pedidos, entre otras caractersticas que

facilitaran el trabajo del administrador de logstica, y se tendr un mayor control en el sistema de inventario, adems de hacer eficiente este proceso. Tener cuantificado cada uno de los materiales, los costos, procesos, tiempos, movimientos, son de gran importancia, ya que se puede llevar un control por medio del software comentado anteriormente, para saber especficamente los requerimientos del inventario y no exceder el nmero de unidades de algn material ya que esto nos generara un costo de almacn. Otra Herramienta que podran utilizar sera realizar el clculo de la cantidad econmica de pedido. Con estos clculos PROSIMEX podr saber cules son nuestros costos de hacer un pedido, los costos de almacenamiento y mantenimiento, estos datos son importantes debido a que generan datos reales en los cuales para la empresa pueden ser de ayuda para la toma de decisiones en los procesos.

5. Conclusin y solucin al caso. Para concluir podemos analizar, que segn los procesos utilizados por PROSIMEX debe definir polticas de inventario dentro de las cuales se encuentran: Fijacin y ajuste de cuotas de transportacin de materiales (Fletes). Seguimiento de proveedores como las polticas de cumplimiento.

Tanto los materiales como componentes y accesorios deben de ser controlados con la ayuda de software elaborado por un especialista, y que se adecue a las necesidades de la organizacin, se recomienda presentar una propuesta de trabajar con Inventarios del tipo ABC, ya que es el que mejor se adapta con el ahorro de costos, recordemos que el manejo de inventarios, nos pueden producir costos significativos, este tipo de planificacin de inventarios ayudar a analizar especficamente los materiales en tres categoras A- Los de ms alto costo, B- Los de costo medio C- los de costos bajos. Adems de proponer estos puntos recordemos que es importante contar con un inventario de seguridad para cualquier incremento de la demanda no pronosticado. Como grupo podemos ver la importancia que tiene el manejo de inventarios, los problemas que puede proporcionar un mal manejo de logstica en las empresas, poniendo en riesgo incluso un aumento de las utilidades por el mal manejo de inventarios, los cuales nos pueden aumentar los costos del proceso. Por esto es importante que al aumento de las demandas de produccin tomar decisiones sobre el manejo y las modificaciones en todos los procesos de logstica.

Fuentes citadas:

(1) Herendia Viveros, N L. Gerencia de Compras. ECOE Ediciones. Recuperado de la plataforma de Google Books: http://books.google.es/books?id=yhRwMgrBdXoC&pg=PA118&dq=tipos+de+inventari o&hl=es&sa=X&ei=lPs8UdeBI6iy2gWThoG4Bg&ved=0CDEQ6AEwAA#v=onepage&q =tipos%20de%20inventario&f=false consultado el 11 de noviembre de 2013.

(2) Parada, Oscar (2009). Un enfoque multicriterio para la toma de decisiones en la gestin de inventarios. Pontificia Universidad Javeriana. Recuperado de http://0web.ebscohost.com.millenium.itesm.mx/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=20&sid=3eace 74e-6c34-4f3a-a2b7-f9cf78a12b93%40sessionmgr114&hid=112 consultado el 11 de noviembre de 2013. (3) Chase, Richard; Jacobs, Robert & Aquilano, Nicholas (2009) Administracin de Operaciones: Produccin y cadena de suministros 12va. Ed. Mxico. Mc. Graw Hill. (4) Thompson A., Peteraf M., Strickland A., Gamble J. (2012) Administracin estratgica. Teora y casos. 18va. ed. Nueva York, EE.UU:, McGraw-Hill. (5) Saavedra Garca Mara Luisa (2012) Una propuesta para la determinacin de la competitividad en la PYME Latinoamericana Universidad del Norte. Recuperada de
http://0web.ebscohost.com.millenium.itesm.mx/ehost/pdfviewer/pdfviewer?sid=2e883c4a-aae9438c-b1fe-91026fa365d4%40sessionmgr198&vid=5&hid=114 Consultada el 27 de octubre 2013

(6) Samuelson, Paul & Nordhaus, William (2010) Economa con aplicaciones a Latinoamrica 19na. Ed. Mxico. Mc. Graw Hill