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ARCHIV~STICA:CIENCIA O TÉCNICA.
DELIMITACIÓN Y PRINCIPIOS.
 CAPíTULO 1
ARCHIVÍSTICA

1. El término «Archivística».
2. Nacimiento de la Archivística.
3. Concepto y definición.
4. Campo de acción de la Archivística.
5. Objeto, fin y método.
6 . Principios y normas.
6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al
«orden natural».
6.2. Necesidad de unas normas.
7. Evolución de la práctica archivística hasta el S. XIX.
8. De la Archivología a la Archivística (S. XIX - S. XX).
9. Ciencia o Técnica.
1o. Divisiones de la Archivística. Archivística General y Archivísti-
ca Técnica.
11. Bibliografía General.
12. Bibliografía de este capítulo.
1. El término ((Archivísticm).

La palabra, en castellano’, empieza a usarse en la década de los

55-65, pero todavía la mayoría de las veces como un determinativo,
como un término de calificación específica: labor archivística, pro-
blemática archivística. No quiere decir esto que nos haya sido ajena
hasta entonces por cuanto en el XVIII y en el XIX se hace mención
al aarchivista)’. Antonio Matilla Tascón es, en España, de los pri-
meros que la utilizan: en su ((Cartilla de organización de archivos))
habla decididamente de la Archivistica como ciencia de los archivos,
en 1960. Empieza a cobrar entidad como denominación de una dis-
ciplina en Hispanoamérica y es la Escuela de Archiveros de Córdoba
(Argentina) y su director, el profesor Aurelio Tanodi, quienes la pro-
mocionan a partir de una colección, ((Collectánea Archivística)).
Aunque curiosamente es Tanodi, su principal promotor, quien en
dicha colección publica en 1961 su «Manual de Archivologia Hispa-
noamericana).
Hasta hace poco más de treinta años, entre nosotros privaba el
nombre de «Archivología» o «Archivonomía» y el de algunas subdi-
visiones como «Archiveconomía» tomada de los italianos que hacía
alusión a cuestiones relacionadas con instalaciones, edificios y admi-
nistración.

1. En Italia y Alemania el término es utilizado con bastante anterioridad. Baste

aludir a dos obras clásicas en estos países: CASANOVA. Eugenio: Archivística, Roma,
1928, y BRENNEKE. Adolf Archivkunde Ein Beitrag zur theorie und, reeditada en Italia
en 1968. En Francia el término es también próximo.
2. La Junta de comerciantes por mayor de Sevilla que se reunía mensualmente,
decide en Junta de 3 1 de marzo de 1770 el nombramiento de un secretario-archivista a
favor de Francisco Martínez de Rivas.
28 \UTONl\ HFKbI>I \ H F K K E K i

Actualmente el término está universalmente aceptado, aunque

no faltan publicaciones recientes que mantienen la denominación
antigua. En Hispanoamérica sigue utilizándose con cierta frecuencia
«Archivología».

2. Nacimiento de la Archivística.

Contrasta a simple vista la remota existencia de los archivos -e

incluso de las personas que se han ocupado de su custodia-, con el
tardío nacimiento de una disciplina que, teniéndolos como objeto,
establece una metodología propia de acuerdo a la formulación de
unos principios aceptados con generalidad y comunicados a través
de un lenguaje propio basado en una terminología específica.
La Archivística es una disciplina relativamente moderna y, con el
nombre de Archivología, nace en el siglo XIX como una técnica em-
pírica para arreglo y conservación de los archivos. Pero su configura-
ción como disciplina independiente y su consideración como ciencia
auxiliar de la Historia es bastante reciente. El despegue de la Archi-
vística moderna tiene mucho que ver con la difusión del Manual de
los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, editado en 1898 y
traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrange-
ment and description of Archives y yuelto a traducir después a varios
idiomas.
Su desarrollo se ha establecido, como tantasotras, sobre la obser-
vación basada en la experiencia. que ha desembocado en la fijación
de unos principios esenciales que, a su vez, han determinado esa me-
todología y ese lenguaje propios que la identifican y-la distinguen de
otras ciencias o disciplinas afines, al quedar hoy integrada dentro del
conjunto de Ciencias de la Documentación e Información. El carác-
ter práctico de la Archivística -bastante anterior a la existencia de la
ciencia- es muy acusado, hasta el punto de que muchos se inclinan,
en el momento de su nacimiento, por considerarla una técnica expe-
rimental, viniendo muy tarde, en cambio, la elaboración de princi-
pios que, aún hoy, por lo que respecta a determinadas cuestiones y,
sobre todo, por lo que afecta a la terminología existen diversidad de
criterios que impiden quizá su aceptación generalizada como cien-
cia.
 A R C H I V ~ S T I C A 29

En sus orígenes la Archivología, luego Archivística, nace unida a

la Diplomática, a la Paleografía y a la Biblioteconomía, lo que oca-
sionará una dependencia negativa que retrasará su propia delimita-
ción, hasta el extremo de que en sus inicios se nutrirá del lenguaje y
metodología de aquéllas. Los archiveros del XIX y de los primeros
años del XX proceden en su mayoría, en España, de la Escuela de
Diplomática y de sus enseñanzas. La independencia total no se logra
hasta épocas muy cercanas, cuando se asume plenamente y se lleva a
la práctica la teoría de que los documentos se pueden organizar de
acuerdo a la estructura de la institución de donde proceden, de for-
ma bien diferente a los libros en las bibliotecas, a las colecciones o a
las periodificaciones, con frecuencia temáticas, practicadas por los
historiadores.
A pesar de esta acreditación, desde fuera, existe una tendencia ge-
neral a concebirla como una disciplina de segunda fila o a pensar
que el trabajo del archivero es algo así como un subproducto. En esta
línea no faltan historiadores que al investigar en un archivo se le
ocurre -con buena voluntad- que pueden «ordenarlo» y «catalogar-
lo», haciendo de entrada un uso de la terminología que ha de poner-
nos en guardia. Difícilmente en estos casos, aparte del desconoci-
miento que supone el planteamiento, podrán obtenerse buenos resul-
tados de una tarea simultánea (histórica-archivística). La organiza-
ción requiere visión de conjunto y la catalogación es diferente al
análisis y recogida de información del investigador.

3. Concepto y definición.

La Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documen-

tos, aunque en Última instancia éstos sean el producto integrante de
aquéllos. Como tal se ocupará de la creación, historia, organización
y servicio de los mismos a la Administración y a la Historia, en defi-
nitiva a la Sociedad.
El documento, como acabamos de decir, es objeto de atención de
la Archivística, aunque también lo sea de la Diplomática, de la Pa-
leografía, de la Sigilografía, de la Historia. Pero veamos las diferen-
cias, a simple vista. Si la Diplomática estudia al documento en sí
mismo, uno por uno, pormenorizando su formulario, sus cláusulas y
30 ANTONIA HEREDIA HERRERA

estableciendo su tipología, la Archivística considera a todos los do-

cumentos formando un conjunto estructurado, procedente de una
institución. La Paleografia analiza, por su parte, los caracteres gráfi-
cos, la escritura, mientras que al historiador lo que le interesa es el
contenido, lo que dice y cuenta el documento y el sigilógrafo se ape-
ga a sólo un aspecto de aquél en las cuestiones validativas. Ya vere-
mos más adelante cómo son diferentes maneras de hablar de los do-
cumentos ante las distintas preguntas planteadas por unos y por
otros.
Sentada esta primera delimitación, podemos definir a la Archi-
vística como: «la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos,
los principios de su conservación y organización y los medios para
su utilización».
En el Diccionario de terminología archivística publicado por el
CIA se define como la «disciplina que trata de los aspectos teóricos y
prácticos de los archivos y de su función»'.
Su objeto no es sólo el archivo en singular, como algo concreto
cuyos límites estén en su contenido y en su continente, sino también
el conjunto de los archivos integrados en un sistema con toda la pro-
blemática que esto comporta.

4. Campo de acción de la Archivística.

El campo de la Archivística abarca distintos y variados aspectos:

- Definición de la misma y establecimiento de su campo de estu-
dio.
- Delimitación de su objeto, de su método y de su finalidad.
- Elaboración, estudio y aplicación de los principios relaciona-
dos primero con la organización en todas sus etapas y segundo
con la descripción en todas sus manifestaciones abarcando tan-
to los documentos textuales como los cartográficos, audiovi-
suales, informáticos, etc.

3 . C.I.A. Dictionary of Archiva1 Terminology, Mürichen, New YorF, London,

Paris, 1984.
 ARCHIV~STICA 31

- Gestión de documentos y administración de archivos que in-

cluyen desde la racionalización de la producción documental,
las transferencias y los expurgos, hasta los servicios, el acceso y
control de la información y de los usuarios y la difusión por to-
dos sus medios y en todos sus aspectos (desde la edición de los
instrumentos elaborados hasta las exposiciones).
- Historia de los archivos, de la evolución de la práctica archivís-
tica, de la legislación según los países, y de las instituciones y
organismos internacionales en relación con el desarrollo de
aquéllos.
- Bibliografia y formación profesional.
- Consideración de las instalaciones, conservación material y
restauración, agentes de destrucción, reproducción en todas sus
variantes y con toda su problemática.
Este amplio campo específico de la Archivística tiene que contar
con la ayuda de otras ciencias que, como auxiliares, son indispensa-
bles para el completo desarrollo de aquélla: la Diplomática, la Pa-
leografía, la Cronología, la Sigilografia, la Historia General, y sobre
todo institucional, y el Derecho Administrativo, cuyas relaciones y
diferencias con ellas estableceremos en el próximo capítulo. Y tam-
bién precisa para su desenvolvimiento con los conocimientos de
otros profesionales relacionados con la Arquitectura, Restauración,
Reproducción, Química, Biología e Informática.

5 . Objeto, fin y método.

Son los archivos entendidos como conjunto de documentos por-

tadores de información x o n t e n i d e los que centran prioritariamente
la atención de esta disciplina, convirtiéndolos en su objeto aunque
ésta no olvida la materialidad del continente, es decir, los edificios,
las instalaciones por cuanto tienen que ver con la conservación de
aquéllos. Fijado así el objeto voy a dejar para más adelante el análisis
de su naturaleza y de sus funciones. Ya veremos cómo los documen-
tos, elementos integrantes del archivo, no supondrán identidad de
objeto respecto de la Diplomática y de la Paleografia, no sólo en
cuanto a su tratamiento, sino en cuanto a su delimitación.
32 A N T O N l A HEREDIA HERRERA

Importa mucho que no perdamos de vista la triple dimensión del

objeto de la Archivística y su orden:
Archivos - Documentos de archivo - Información.
De no ser así y empezamos por el final -haciendo prioritaria a la
información- nos estaremos convirtiendo en documentalistas.
La finalidad no es otra que el servicio de íos archivos a la Socie-
dad, materializado en el ofrecimiento de la información ya sea a las
instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudio-
sos.
El método lo constituyen todos los procedimientos y tareas lleva-
dos a cabo por el archivero para conseguir el fin que se pretende, si-
guiendo ese largo camino cuyas etapas están ya suficientemente esta-
blecidas de recoger, conservar, organizar y servir los documentos. El
bagaje para llevarlo a efecto está integrado por un conjunto de prin-
cipios, aceptados hoy por los profesionales, que parten de la base de
que el documento es parte de un todo estructurado que, aislado, no
tiene sentido, que su interés reside en la relación con los documentos
que lo anteceden o le siguen, en cuanto que aquél es algo así como
una instantánea dentro de una secuencia documental. La considera-
ción de este carácter seriado es fundamental para los planteamientos
archivísticos y será además el que marque las diferencias con las
otras ciencias de la información: la Biblioteconomía y la Documen-
tación, cuyos puntos de contacto y similitud pueden estar en la fina-
lidad que las tres pretenden, aunque de diferentes maneras y por dis-
tintos caminos, al poner en juego metodologías diferentes.

6. Principios y normas.

El origen <ijurisdiccional»de los archivos cuya creación, aumento

y mantenimiento se realiza espontánea y naturalmente en razón de
las funciones y actividades continuas de la institución productora,
frente al exclusivo acto voluntario que decide la creación de las Bi-
bliotecas, de los Centros de Documentación o de los Museos, va a
determinar el establecimiento de unos principios que han de mante-
ner el respeto a ese origen y a ese proceso natural y, en todo caso,
para que si se deshace, como suele suceder, se rehaga, restablecién-
dolo.
 ARCHIV ISTICA 33

6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al ((orden

nat uva¡».
El principio de procedencia se ha ido afirmando en todos los paí-
ses como principio fundamental de la Archivística en contraposición
a la ((ordenación por materias)) propuesta en tiempos de la Ilustra-
ción.
En Francia sus antecedentes están en las «Instrucciones» dadas el
24 de abril de 1841 para organizar los archivos.
La plasmación teórica que los franceses han venido atribuyéndo-
se a partir de la formulación de Natalis de Wailly en dicho año4,
cuya aplicación, en ocasiones, no había sido ajena en España con an-
terioridad, como está más que demostrado5 y que en castellano de-
nominamos respeto al origen y al «orden natural)), se ha convertido
en el principio archivístico por antonomasia, aceptado universal-
mente por toda la comunidad de archiveros.
Afirma Lodolini que el principio de procedencia fue aplicado por
primera vez en Dinamarca en 1791, con la instrucción de la Comi-
sión para la ordenación de los archivos.
Brenneke considera precursor de este principio a Philipo Emst
Spiers en su obra Von Archiven (Halle, 1777).
En 1896 fue aplicado a todos los archivos del Estado de Prusia;
en 1826 en algunos archivos de Holanda y en Italia es introducido,
en 1827, en íos archivos toscanos y fue denominado por Francisco
Bonaini como amétodo histórico» por cuanto la reconstrucción del
orden original de la documentación se basa en la historia de la insti-
tución. Se sancionó por la legislación en 1875 (R.D. del 27 de mayo,
n . O 2.552).

Este principio es definido como: «aquél según el cual cada docu-

mento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y

4. Es a raíz de la concentración en un solo depósito de todos los archivos fran-

ceses, cuando el historiador francés formula el principio, oponiéndose a una clasifica-
ción cronoiógica de todos los fondos.
5. ROMERO. Manuel: El principio de respeto a la procedencia de los fondos en
las Ordenanzas de Carlos IVpara el Archivo de Indias, «Boletín de Archivos», 3, Ma-
drid, 1978, págs. 357 y ss. GALLEGO. Olga: La organización de un archivo monacal: el
archivo del monasterio de Oseira, «Actas del 1 Congreso BAD, Oporto, 1985, tomo 11.
CORTESALONSO. Vicenta: Las Ordenanzas de Simancas y la Administración Pública,
Madrid, págs. 197-224.
34 ANTONIA HEREDIA HERRERA

en este fondo en su. lugar de origen»h.Y junto a esto, todos los docu-
mentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Este
origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la natu-
raleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.
Este simple principio va a configurar la especial orientación de la
Archivística como disciplina, cuya cualidad esencial será el «orden»
en el más amplio sentido del término al proceder de esa realidad de
que los documentos se producen naturalmente a partir de una insti-
tución o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura
determinada. El principio de procedencia va a determinar, insisto, la
condición esencial del archivo: su organicidad, resultado de dos acti-
vidades complejas como son, y veremos, la clasificación y la ordena-
ción.
El mantenimiento de ese doble «orden» no habría de plantear
problemas de ninguna clase, éstos surgen por la frecuencia con que
aquél se deshace y hay entonces que reconstruirlo.
Llama la atención M. Duchein’ sobre la facilidad del enunciado
de este principio cuya definición se hace ya más dificultosa y mucho
más su aplicación. De una manera muy simple, el archivero francés
dice que consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de
una institución, separados de los de otras. A primera vista es algo
bien fácil, sin embargo ese respeto no se limita a esa agrupación y se-
paración entre fondos de diferentes instituciones, sino que afecta a
cada una de las dependencias que integran a cada institución y a las
series documentales generadas como consecuencia de actividades
concretas. Esto nos llevará, entre otras cosas, a no deshacer a los ex-
pedientes alegando una agrupación temática u onomástica. Es decir,
las notas esenciales de este principio afectarán al mantenimiento de
la unidad e independencia del fondo, de su integridad y del carácter
seriado de sus documentos. Quizá algún ejemplo práctico nos ayude
a comprender lo que afirmamos. El Archivo Histórico de la Diputa-
ción de Sevilla está integrado por los fondos de los Hospitales sevi-
llanos. Ingresados en la corporación, por separado, se unieron luego
formando un grupo único con todos ellos, dividiéndolos en razón de

6. Lexicon ofArchival Terminology, Elsevier, Amsterdam-London, 1964.

1. DUCHEIN. Michel: Le respect des fonds en Archivistique: principes theoriques
et problemes pratiques, «Gazette des Archives», n.O 91, 1911, págs. 11-96.
 ARCHIVíSTICA 35

dos apartados generales «Propiedades» y «Cuentas»; en cada uno de

éstos existían documentos del Hospital del Amor de Dios, del Espíri-
tu Santo, del Cardenal, de las Cinco Llagas, etc. Obligados por el
principio de procedencia, la primera tarea que emprendimos hace
unos años fue la de delimitar el fondo de cada Hospital independi-
zándolo de los otros. (Estas serían la unidad e independencia defen-
didas por el principio de procedencia).
Del Archivo del Consulado de cargadores a Indias, hoy deposita-
do en el General de Indias de Sevilla, quedaron fuera, por circuns-
tancias imprevistas e inauditas, un conjunto de legajos diversos que
hoy obran indebidamente en poder de otra institución. La integridad
de este fondo mercantil está actualmente rota y la conveniencia será
la de arbitrar medios para restablecer la unificación. (Esto responde-
ría al logro de la integridad del fondo).
Por ninguna razón, de acuerdo con este principio, nos será per-
mitido agrupar por materias o por motivaciones onomásticas docu-
mentos que integren distintas series documentales, aun las generadas
en una misma dependencia. Tal agrupación sólo nos será permitida
al margen de la materialidad de los documentos, mediante índices y
ficheros aparte.
Con todo, las actitudes ante el principio de procedencia son va-
riadas*. En 1876, Johannes Papritz afirmaba que se debía respetar
únicamente el principio de procedencia y no necesariamente el del
orden interno de los fondos. En el «Manual d’Archivistique» francés
se dice que el orden natural debe ser sustituido por un cuadro de cla-
sificación distinto de aquél según el cual fueron organizados origina-
riamente los documentos. Los rusos afirman que para los documen-
tos anteriores a 1800, restablecer el orden preexistente es práctica-
mente imposible, incluso no conveniente, por cuanto la organiza-
ción en esas épocas seguía unos criterios dificiles de admitir. Algo he
apuntado en este sentido9.
En esta línea, también recientemente, el principio de procedencia
ha sido cuestionado por _ algunos
_ archiveros norteamericanos
__ o mejor
8. LODOLINI, Elio: La ordenación del archivo: nuevas discusiones, «Rassegna de-
gli archivi di Staton, XLI, enero-diciembre, 1981, págs. 38-56.
9. Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depósito documental: el Ar-
chivo del Consulado de cargadores a Indias, 11 Jornadas de Andalucía y América, Se-
villa, 1984, págs. 485-499.
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limitada su validez en cuanto aquél -tratan de demostrar- debe ser

modificado en razón de la necesidad de los usuarios y porque, deshe-
cho el orden original difícilmente puede reconstruirse estrictamente.
Los más críticos como Robert M. Wagner y Ruth Bordin, consideran
este principio sólo como una alternativa más a tener en cuenta a la
hora de organizar los documentosio.
Hoy, la cuestionación del principio de procedencia -en el que re-
side una de las principales claves de los signos de identidad de la dis-
ciplina que estudiamos- está llegando de la estimación por parte de
algunos sectores que consideran al contenido de los archivos como
una Colección con tratamiento de base de datos. Error gravísimo. Ya
hablaremos sobre el tema al hablar de la informatización en los ar-
chivos.
El problema ha vuelto a ponerse sobre el tapete en la Conferencia
Internacional celebrada en la Universidad de Macerata (Italia)". En
esta ocasión también ha quedado claro que dicha cuestionación par-
te de aquellos países con escasa tradición de archivos. Los norteame-
ricanos han hecho objeto de su trabajo a la información antes que a
los documentos de archivo y por tanto predomina en ellos la forma-
ción del documentalista. En esta línea el archivo es considerado y
tratado como una colección. Un sector de los canadienses también
cuestiona el principio de procedencia ante la incorporación de la In-
formática. Pretenden sustituirlo por otro principio: (continuidad de
conservación de fondos de archivo».
Vaya por delante que el principio de procedencia es válido para
cualquier fondo de archivo, ya sea remoto o reciente, y siempre es
posible su aplicación. En el primer caso habrá que partir de la inves-
tigación histórica sobre la institución que lo produjo para después
identificar Órganos y funciones e integrar en torno a ellas los docu-
mentos agrupados en series. Lo que puede resultar dificil es su apli-
cación por el archivero que carezca de formación histórica, de ahí el
error de considerar que el profesional que se ocupe de un archivo
contemporáneo no tiene por qué tener dicha formación.

10. BOLES.Frank: Disrespecting original order, «The American archivist», win-

ter, 1982, págs. 26-32.
1 1. Con ocasión del VI1 Centenario de su fundación, en septiembre de 1990, se
ha celebrado con el título de d'Archivistica alle soglie del 2000».
 A R C H IVíSTIC'A 37

Importa mucho el afianzamiento de este principio porque éste

permanecerá como teoría, aunque sean las aplicaciones las que
ofrezcan variantes.
El principio de procedencia, además, obliga no sólo a la hora de
la sistematización, de la clasificación, sino también a la hora de la
descripción. Hay que aplicar el principio de una forma directa y ma-
terial a los documentos, pero también hay que hacerlo constar al ha-
cer la descripción de dichos documentos. A veces el principio de
procedencia se ha respetado en la organización, pero la descripción
no lo refleja.
Recuerdo en este momento un caso en la «sección», denominada
Indiferente General, del Archivo General de Indias: en el inventario
de la misma, a pesar de la existencia de dos consulados mercantiles,
cuando describe sus documentos no hace diferenciación de dichas
instituciones especificando simplemente el nombre genérico con evi-
dente peligro de confusión.
6.2. Necesidad de unas normas.
El desarrollo y aplicación del principio de procedencia, teniendo
en cuenta la naturaleza de los archivos y sobre todo el estado actual
de muchos de ellos, han dado lugar a un conjunto de normas en el
tratamiento documental que no están aceptadas por todos y cuya va-
riabilidad y diversidad contrasta con la estabilidad de las de las bi-
bliotecas. En efecto, existen en estas últimas, como sabemos, unas re-
glas fijas y universales cuya evolución y modificaciones son acepta-
das por todos: se clasifica y cataloga con una normativa cuya regula-
ridad permite hoy una aplicación total de los procedimientos infor-
máticos con unos resultados totalmente positivos, hasta el extremo
que las tareas de clasificación y catalogación están desapareciendo a
nivel individual.
En el área de los archivos, la dificultad de sentar unas normas
que afectan fundamentalmente a la organización y sobre todo a la
descripción con criterios fijos, partiendo desde luego de la acepta-
ción del respeto al origen de los fondos, procede en primer lugar de
aquella dependencia inicial de la Archivística con otras disciplinas
como la Diplomática o la Biblioteconomía, que ha dejado sentados
unos vicios de procedimiento que han sido y siguen siendo, en algu-
nos casos, dificiles de desterrar. En segundo lugar, la razón de ser de
38 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

dicha dificultad está en el mismo hecho de la producción documen-

tal, resultado de diferentes procedimientos administrativos que persi-
guen finalidades distintas y, como consecuencia, dan lugar a estruc-
turaciones diversas y a documentos variadísimos en su tipología y en
sus soportes.
A pesar de tales cortapisas debía existir, al menos, una orienta- ,

ción desde los sectores responsables de la Administración de Archi-

vos en los diferentes niveles político-administrativos y sobre todo
desde las Asociaciones profesionales, sobre esquemas de clasificación
que puedan ser válidos para las mismas clases de archivos (Archivos
Histórico Provinciales, Diputaciones Provinciales, Delegaciones de
Hacienda, Archivos Municipales). No dejan de existir planteamien-
tos como los que aludo pero con falta de sanción y consenso.
Insisto en la idea de orientaciones que no tienen por qué ser nor-
mas rigurosas, por cuanto todos sabemos las veces que la realidad
nos hace desviamos de los planteamientos teóricos al existir usos y
prácticas difíciles de rectificar o rehacer. Pero la existencia de esas
orientaciones serían esenciales para evitar el inicio de programacio-
nes totalmente equivocadas y faltas de todo rigor archivístico.
En el Último Congreso Nacional de ANABAD'? se ha puesto de
manifiesto este problema por esta ausencia de normasI3.
Respecto a la descripción, se repite el tema. Ya lo veremos al ha-
blar, de una forma extensa, en su momento. Pero adelantándonos,
entendemos que incluso debía existir una responsabilidad que impi-
diera las denominaciones equívocas con que aparecen los instrumen-
tos de trabajo publicados que no hacen otra cosa que confundir.
De lo que venimos diciendo se ha derivado además la ausencia de
una terminología común, en cuanto que para conceptos básicos exis-
ten diversidad de denominaciones que, no sería grave, si pudieran
hacerse glosarios con equivalencias pero que en muchos casos es di-
ficil realizar porque la diversidad y disparidad existen no sólo a nivel
denominativo sino conceptual. Pero lo más grave además, en detri-
mento del progreso archivístico, en que esta falta de uniformidad ter-
minológica y conceptual no sólo se produce entre un país y otro, en-

12. 111 Congreso de ANABAD, celebrado en Cáceres, 29-2 noviembre, 1985.

13. UPEZ G Ó M E Z , Pedro: Normas para Informadores, III Congreso ANABAD,
1985 en «Boletín ANABAD, Madrid, 1986.
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tre una lengua y otra, sino que está planteada entre profesionales del
mismo lugar y con igual idioma. No nos faltaran ocasiones para
comprobar esto y ya insistiremos en sus consecuencias al hablar de
la terminología.
Y algo mas en relación con lo que venimos diciendo. Ha existido
una tradición europea que ha llevado su interés hacia los archivos
históricos haciendo caso omiso de los archivos de instituciones ac-
tuales, mientras que en Estados Unidos la preocupación de los profe-
sionales se ha inclinado casi exclusivamente por los «archivos mo-
dernos» o «corrientes». La teoría archivística en USA, en efecto,
aunque es esencialmente fruto de los principios europeos, está sien-
do adaptada a las características especiales del manejo de los docu-
mentos, al concepto de democratización en el acceso a los fondos y a
las innovaciones resultantes del interés por la gestión de documentos
-como tendremos ocasión de ver- que todavía están en los ciclos ac-
tivos y semiactivos. Esta diversidad de atenciones ha dificultado la
confluencia de intereses hacia unas soluciones comunes, pues aun-
que en esencia todos son archivos, existen tratamientos y problemas
que afectan con más intensidad a unos u otros. Afortunadamente pa-
rece que estamos buscando una línea de equilibrio.

7. Evolución de la práctica archivística hasta el S. XIX.

Antes ,de la formulación de esta disciplina, existió una practica en

la sistematización y conservación de los fondos documentales. Esta
práctica ha estado unida necesariamente a la historia de los archivos
como depósitos de testimonios escritos.
En un principio se guardaron juntos libros y documentos. Poco a
poco se produce la separación.
Es fundamental el papel de las Cancillerías en la producción y
conservación documentales. La disposición de los documentos se
hace preferentemente por orden cronológico, aunque a veces se haga
por orden alfabético onomastico o por temas. Fue habitual copiar la
documentación jurídica en los libros registros. Son de sobra conoci-
dos los Registros pontificios, los Registros de la corona aragonesa, el
Registro del Sello de la corona de Castilla, los Registros cedularios
del Consejo de Indias. No fue tampoco'infrecuente esta práctica refe-
40 A N T O N I A IiEREDIA HERRERA

rida a documentos no jurídicos, como las cartas (copiadores de co-

rrespondencia).
La práctica de la inventariación entendida como listado o rela-
ción- sólo atañe a los títulos o privilegios, conservándose aparte las
cuentas, la correspondencia.
En España, en el inicio de la Edad Moderna hay una tendencia a
agrupar la documentación geográficamente y a formar series, aunque
no se mantenga la unidad de lo que hoy llamaríamos expedientes.
Así, por ejemplo, el Consejo de Indias conservó separadamente las
series de peticiones, de consultas y de disposiciones cuando de su
suma y unión tendríamos el proceso completo de un hecho adminis-
trativo, judicial o legislativo.
Aun cuando en el XIX se formula teóricamente el principio de
procedencia o de respeto al origen, es curioso cómo, salvo excepcio-
nes, algunas españolas, en la práctica se acude a la hora de la siste-
matización a los usos bibliotecarios y pudiéramos decir que se pro-
duce un retroceso al establecerse clasificaciones apriorísticas para los
documentos. La teoría materializada, fundamentalmente, en ese
principio de respeto al origen, durante bastante tiempo, corrió con
independencia de la práctica.
En los primeros años de la Archivología, en el siglo XIX y buena
parte del XX, dada su dependencia con las ciencias históricas -como
hemos visto- aquélla reviste un carácter historicista y erudito que re-
calcará una marcada dimensión histórica. Casi la Única. En esta 1í-
nea el archivo administrativo no cuenta. Sólo tiene sitio el archivo
histórico, pero como algo singular que no guarda relación con los
otros archivos.
De todas las funciones a desarrollar prevalece en esa etapa la
conservación, manifestada en una celosa guarda a ultranza, desvir-
tuada cuando, en ocasiones, va encaminada sólo a la utilización y
beneficio de los propios conservadores.
El documento ocupaba el centro de atención de los profesionales,
no el archivo. Se prefería la documentación medieval, arrinconando
en cierta medida la que ofrecía información cuantitativa, ya fuera
contable o demográfica. En este punto no hacían sino sumarse a las
corrientes historiográficas del momento.
El fin Último del quehacer profesional residía en la catalogación
precisa y minuciosa de documentos reales, nobiliarios y eclesiásticos.
 ARCHIVISTICA 41

La proliferación de wegestow se hacía notar, parcelando así áreas

documentales en detrimento de otras.
El archivo era privilegio de unos pocos. Sus usuarios, los historia-
dores.
La Archivología no era más que un mero testimonio de estas
prácticas que, por aisladas, no formaban un verdadero cuerpo doctri-
nal.
Es recientísimo el verdadero maridaje entre teoría y práctica que
ha planteado su adecuación no sólo en el momento actual sino con
las prácticas del pasado, de tal manera que algunas de las tareas que
requieren nuestra atención hoy hacia los archivos históricos son las
de la reclasificación y reinventariación.
En descargo de esta situación, hay que reconocer que en el caso
de España los Tratados en la materia, en lengua castellana, eran nu-
los, mientras que abundaba la bibliografia sobre las disciplinas de las
que la Archivística dependía.

8. De la Archivología a la Archivística (S. XIX - S. XX).

Hoy, esa ciencia que tiene como objeto a los archivos, es el resul-
tado de un proceso acumulativo de experiencias y de estudios cuyo
desarrollo hay que examinarlo a lo largo de un camino no muy lar-
go, que va de la Archivología a la Archivística.
A partir de esas experiencias y trabajos tendremos que conjugar
continuamente teoría y práctica, a veces, alejadas en apariencia pero
ensambladas si las perspectivas derivadas de la experiencia en una
sociedad en continuo cambio las vamos incorporando, tras su discu-
sión y asimilación, a los planteamientos teóricos. Es claro que en el
desarrollo teórico-práctico de la Archivística mucho ha tenido que
ver la evolución del concepto-de la función del Archivo que, de
mero conservador, pasa a jugar un papel decisivo de servicio, hasta
el extremo de que la disciplina en USA y en la URSS llega a consi-
derársela como una ciencia de la Administración.
La Archivística científica, y como tal diferenciada, sostenida so-
bre unos principios estables y articulada con unas normas más o me-
nos generalizadas no cobra entidad hasta muy tarde. Incluso, el nue-
vo nombre que desplaza al de Archivología no se afianza en nuestro
42 \NTONIA H E R E D I A H E R R E R A

país hasta despues de los años 50, hasta su total aceptación en la ac-
tualidad.
La teorización archivística no lleva más de 150 años en algunos
países y bastantes menos en el nuestro, aunque no nos hemos queda-
do atrás. Existe una inquietud que tiende a la internacionalización y
a la homologación de principios y de normas. Así, el archivero con
tintes de erudito, encerrado en su archivo, y defensor de los datos
que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso al
profesional científico con actitud interdisciplinar abierto al análisis,
a la discusión y a la crítica.
Quizá lo más importante, después del camino recorrido hasta
hoy, sea la acreditación de su personalidad al distinguirla de otras
disciplinas. Ésta ha venido de la mano de la fijación de su objeto, de
su método y de un lenguaje propio, aunque éste esté por consolidar.
Ahora, el objeto inmediato y primero ya no serán los documentos
sino los «archivos». Ciencia de los archivos, antes que ciencia de los
documentos. De tal manera que interesará tanto el archivo en singu-
lar -como algo concreto e individual en el que continente y conteni-
do forman una unidad-, como los archivos en plural, integrados en
un sistema, formando conjuntos según sus características.
Este planteamiento de sistemas hará nacer nuevos conceptos
como gestión de documentos y administración de archivos, en los
que la coordinación, la homologación, la planificación cobrarán un
protagonismo extraordinario por necesarias.
De una dedicación casi exclusiva por los archivos históricos
-siguiendo un movimiento pendular- se pasa al otro extremo con un
interés, que acapara la atención por los archivos administrativos.
Atención que tendría que ser compartida, aunque esto no siempre se
logre, acentuándose la preferencia por los segundos.
Tras el archivo, el análisis de los documentos vendrá inmediata y
naturalmente después, pero siempre como conjuntos estructurados
que forman parte de los fondos y no colecciones. Como tales docu-
mentos de archivo se destacarán de la generalidad del concepto do-
cumento.
Cobrará dimensión un elemento unido de siempre al documento,
pero que hasta ahora no había resaltado con entidad propia: la infor-
mación como algo inmaterial. Pero en este caso la información no
 A K ('ti I V lS T I('A 43

será un producto al margen del documento de archivo -como ocurre

en el campo de la Información y Documentación- al estarle intima-
mente unida.
Frente al anterior carácter cerrado, el archivo quedará sometido a
un proceso de apertura bastante antes del reconocimiento constitu-
cional del derecho del ciudadano a la información. De la utilidad
restringida para la erudición se pasa a un uso generalizado por la so-
ciedad, ya sea en forma de Administración o de ciudadanos. Acceder
a la información de un archivo no será privilegio de unos pocos, sino
un derecho de muchos. Este nuevo planteamiento será un revulsivo
y un acicate a la hora de la difusión por medio de la descripción.
Los archivos y sus documentos, en su dimensión científica, no se-
rán sólo objeto de atención de la Historia, sino de muchos campos de
las otras ciencias (Lingüística, Biología, Medicina, Farmacia, etc).
La importancia de la conservación cede el puesto a la difusión
que se convierte en prioritaria.
El archivo adquiere la categoría de Servicio dentro de las institu-
ciones y de una postura estática e inmovilista tiende a la dinamiza-
ción buscando una proyección cultural con un firme propósito de in-
tegración. El reconocimiento de servicio -muchas veces más teórico
que real- lo llevará a formar parte de los proyectos culturales y
científicos de la Política de cualquier país e incluso de las divisiones
administrativas en que estén organizados -como es el caso de nues-
tras Autonomías.
En cuanto a los aspectos que atañen específicamente al trata-
miento de los documentos existen cambios sensibles. El respeto a los
fondos no quedará reducido a la simple definición de un principio
teórico sino que se llevará a una aplicación real generalizada que, in-
cluso, busca remediar los planteamientos, reducidamente archivísti-
COS,de épocas pasadas. Pero esta puesta en práctica del principio de
procedencia que, como bien sabemos, es susceptible de bastantes op-
ciones no se plantea como algo aislado e independiente, sino que tra-
ta de conseguir el consenso buscando soluciones para fondos simila-
res. Las prácticas aisladas de antaño ya no tienen cabida en nuestro
mundo. Las propuestas de cuadros de clasificación para los Archivos
Históricos-Provinciales, para los Municipales, o para los de las Dele-
gaciones de Hacienda no son otra cosa que la respuesta a esta forma
44 A N T O N I A HEREDlA HERRERA

de concebir la sistematización de los documentos de archivo que se

traducirá en eficacia a la hora de transmitir información.
La búsqueda de soluciones homologadas para una problemática
específica, a partir de la agrupación de los archivos en función de ca-
racterísticas semejantes, será objetivo de los profesionales, de sus
asociaciones y de las instituciones internacionales. Especificidad que
no afectará sustancialmente al método archivístico, con lo cual ha-
bremos de reconocer la diversidad de archivos junto a la unidad de
tratamiento.
Por lo que respecta al análisis documental, la catalogación deja
de ser su Única manifestación y sobre todo el catálogo deja de ser el
más importante instrumento de descripción. Habrá de compartir esta
supremacía -incluso cediendo puntos- con el inventario. Este im-
portante cambio corre paralelo a la adquisición por parte del archivo
administrativo de la importancia que merece y no tenía. La cataloga-
ción ya no será sinónima de descripción, ni supondrá la identifica-
ción con ella. La catalogación tendrá sólo un lugar dentro de un pro-
ceso racionalizado de descripción de los fondos documentales, que
estará situada en el Último estadio y que, incluso a veces, se plantea-
rá como innecesaria. O, al menos ya no será preciso llevarla a cabo
con las formas de ayer. De tal manera que la individualización des-
criptiva a nivel de pieza singular o de unidad archivística podrá sim-
plificarse y reducirse -como tendremos ocasión de ver- a simples lis-
tados de descriptores que ofrezcan sólo las variantes de información,
en el caso de expedientes repetitivos que se sujeten a un proceso de
producción normalizado. El inventario aplicado a cada fondo, por su
dimensión global, adquiere una función orientativa de la que carece
el catálogo por su acotamiento cronológico, espacial o temático.
En el proceso de análisis documental, enlazando con lo anterior-
mente expuesto, cobra un papel decisivo el estudio de las tipologías
documentales, sin ceñirlo a unos períodos remotos ni circunscribirlo
al campo de acción de los diplomatistas sino vinculándolo también a
la producción documental reciente. Estos estudios nos están permi-
tiendo aplicar la normalización a series documentales remotas que
nunca fueron pensadas para el encasillameinto, agilizar la descrip-
ción en cualquier nivel (inventario o catálogo) y favorecer la comu-
nicación a los usuarios.
 A RC'H I V ¡ S T I<'A 45

La normalización va día a día ocupando un lugar en el trabajo

del archivero, afectando no sólo a la organización y a la descripción,
sino también a la gestión y a la administración del archivo.
La Archivística sigue necesitando de otras disciplinas, pero sin
confundirse con ellas. Al adquirir el puesto que le corresponde, a la
hora de la formación profesional, esas ciencias son utilizadas d e s d e
una perspectiva archivística- como ciencias auxiliares.
Con todo, la conciencia de diferenciación y la actitud interdisci-
plinar del archivero de hoy han de ir en la línea de apertura y acep-
tación de elementos y soluciones aportados por aquéllas al ser váli-
dos para sus tareas específicas. Valgan como ejemplo los plantea-
mientos de los documentalistas acerca de los lenguajes documenta-
les, la elaboración de tesauros como proyecto de perfeccionamiento
de nuestros índices tradicionales o los criterios de análisis casi bíblio-
gráficos aceptados para la documentación cartográfica.
Esta postura se extiende a las nuevas tecnologías con la admisión
sin reservas del ordenador y su incorporación a nuestro trabajo, pero
sin menoscabo de nuestro método. De tal manera que nos permita
mejorar, pero sin ceder ante planteamientos exclusivamente infor-
máticos que no acepten el diálogo con los criterios archivísticos.
Este epígrafeI4 por cuanto supone de reflexión y resumen, quizá
tenga su mejor comprensión al final de la lectura de este Manual. De
aquí la recomendación de volver sobre él en ese momento.

9. Ciencia o Técnica.

Al establecer la definición de Archivística, más arriba, sin entrar

en divagaciones, le hemos adjudicado un lugar entre las Ciencias. Sin
embargo conviene retomar la cuestión, porque mucha tinta se ha
gastado para defender su adscripción como tal o simplemente como
técnica empírica.

14. Este epígrafe es en buena parte reproducción del texto de mi conferencia: De

la Archivología a la Archivística. Cambios a tener en cuenta en una Política de archi-
vos, pronunciada en la Universidad de Macerata en el ciclo organizado con motivo del
centenario de su fundación en septiembre de 1990, que se publicará en un volumen de
Actas.
46 ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

Sin entrar a enumerar las definiciones de los que defienden la pri-

mera posturaI5,entre los que se encuentran Eugenio Casanova, T. R.
Schellemberg, Ángelo Ciceri, Marcelino Pereira e incluso el Comité
de terminología archivística de la Asociación Archivística Brasileira,
basándose en la formulación y análisis de principios y técnicas lleva-
dos a la práctica en materia de archivos, muchos otros no comparten
tal postura recalcando su carácter normativo y práctico. Para Giullio
Battelli y para Aurelio Tanodi la Archivística es una disciplina al
considerar que su nacimiento reciente no ha hecho posible aún la
formulación de una teoría y de una metodología uniformes. En el
penúltimo Congreso Internacional de Archivos celebrado en Londres
(1980) A. Arad la consideraba una «ciencia en formación))al faltarle
un alenguaje archivístico)) común, como consecuencia de la diversi-
dad de formación entre los profesionales, circunstancia que plantea,
en efecto, una de las mayores dificultades a la hora de un entendi-
miento para elaborar síntesís y preparar normasI6.

1O. Divisiones de la Archivística. Archivística General y Archivísti-

ca Técnica
Si damos un breve repaso a la bibliografía, comprobaremos que
las subdivisiones que se hacen son tantas cuantos son los autores que
las formulan. Veamos algunas.
Adolf Brenneke en su obra sobre Archivística, reeditada en Italia
en 1968, distingue entre las que adjetiva respectivamente: «practica»
y «teórica».
Wolfgang Leesch, en Holanda, la estructura en «Teoría de los ar-
chivos)), que incluye principios y metodología, «Historia de los ar-
chivos)) y «Derecho de los Archivos)).
Eugenio Casanova, en su Manual publicado en 1928” la divide
en cinco apartados: «Archiveconomía» (edificios, construcción y re-
parto interno, mantenimiento, seguridad, etc.), «Archivística pura)
(que abarca el tratamiento archivístico de la documentación), «His-

15. Cfr. UPEZ GÓMEZ. Pedro: La Archivistica en la formación profesional, Actas

del I Congreso de BAD, Oporto, 1985, págs. 427 y ss.
16. ARAD. A.: El Consejo Internacional de archivos y la metodologia Archivística,
«Archivum», 1982, págs. 182-193.
17. Archivistica, ob. cit,
 h R <'H i V ¡ S T ¡ < ' A 47

toria de los archivos y de la Archivísticabb, «Legislación» y «Comuni-

cación o servicio».
Antonio Matilla Tascón la subdivide en'?
- Archivonomía (conceptos, principios, organización y descrip-
ción).
- Archivintendencia (instalación, materiales, administración).

Aurelio Tanodi, en Argentina" distingue entre:

- Teoría Archivística (conceptos generales e historia de los archi-
vos).
- Archiveconomía (aspectos materiales: conservación, restaura-
ción, edificios).
- Archivonomía (organización y descripción, en la que también
incluye legislación).
- Servicio.
El Manuel d'Archivistique, expresión del sentir francés?O hace la
siguiente subdivisión:
- Definiciones generales, legislación.
- Archivística General, en la que trata de los archivos en forma-
ción, expurgos, clasificación, instrumentos de localización, co-
mutiicación de los documentos.
- Archivística Especial que abarca no sólo la historia de las dife-
rentes clases de archivos franceses, el tratamiento de documen-
tos especiales (sellos, cartografía) sino también el microfilm y
la informática.
En Italia, a nivel de enseñanza en la Universidad de Roma, se
distingue Archivística General y Archivística Especial. Esta segunda

18. MATILLA TASCÓN. Antonio: Cartilla de organización de archivos, separata del

n.O55 del «Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas)), Madrid, 1960.
19. TANODI, Aurelio: Manual de Archivologia Hispanoamericana, Kollectánea
Archivística), Córdoba, 196 1, pág. 50 y ss.
20. Editado por el Ministére des Affaires Culturelles, en París, 1970.
48 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

se entiende como la historia de las instituciones en relación con su

producción documental, su conservación y organización a lo largo
del tiempo.
Recientemente nuestro compañero Pedro López Gómez2' al ela-
borar un programa de esta disciplina, hace la siguiente diferencia-
ción:
- Archivística General (que trata de los conceptos fundamentales
en torno a la disciplina, de los documentos, de los archivos y
de sus funciones, de las transferencias, de los expurgos, de la
organización y de la descripción y de la comunicación y difu-
sión).
- Archivística Técnica que entra en el estudio de la conserva-
ción, restauración, reproducción y mecanización.
- Archivística Especial que considera a los diferentes grupos de
archivos (notariales, de empresa, eclesiásticos) y a los docu-
mentos especiales como los cartográficos, audiovisuales, sellos,
pergaminos.
Bastante cerca me encuentro de esta última estructuración de la
disciplina, a efectos docentes, salvo algunas variantes. Yo me inclino
por sólo dos subdivisiones: Archivística General y Archivística Téc-
nica, eliminando la tercera, considerada como especial, que yo deja-
ría englobada dentro de la Archivística General en el apartado de la
organización y descripción.
Esta división en Archivística General y Archivística Técnica que
defiendo, tras algunas vacilaciones personales y tras un análisis dete-
nido de la bibliografia tradicional y reciente, sólo entraña una sola,
pero fundamental diferencia entre ellas. La Archivística General es
aquélla cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer profe-
sional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma di-
recta y la Archivística Técnica está integrada por los conocimientos
procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en los archi-
vos y en los documentos para su conservación y reproducción y que
sólo exigirán del archivero un acercamiento más o menos profundo a

2 1. Pedro: La
LÓPEZGOMEZ. Archivística... ob. cit., págs. 439 y 445.
 ARCHlVlSTlCA 49

las mismas para poder entrar en diálogo con los profesionales que las
practican.
La Archivística General, representa la actuación especializada
del archivero, la Técnica corresponde a una actuación compartida
en la que el archivero necesita del auxilio de los conocimientos de
otros profesionales (arquitecto, restaurador, biólogo). Pero hay algo
más, la Archivística Técnica incluye conocimientos y materias co-
munes a otras ciencias de la información en cuanto que también las
Bibliotecas y los Centros de Documentación han de hacer frente a
problemas con soluciones parecidas en materia de conservación y re-
producción.

1 1. Bibliografía GeneralZZ
En el campo de los archivos es en la Bibliografía donde más se
acusa el prevalecimiento de la práctica sobre la teoría. Los profesio-
nales, sobre todo los españoles, han tendido más a la acción que a la
formulación de una teoría sustentada en aquella práctica. Buena
prueba de lo que digo es la abundancia de instrumentos de descrip-
ción frente al más escaso número de trabajos con aporte doctrinal. El
profesor Celso Rodríguez afirma que «el mayor déficit en la produc-
ción literaria en español se presenta en el campo de la teoría archi-
vística, precisamente el que a largo alcance más reclama la participa-
ción profesional, porque el andamiaje teórico es una base de susten-
tación indipensable para jerarquizar la Insisto en que
esto no significa ausencia, sino desproporción, porque hay bastantes
artículos, colaboraciones, comunicaciones, ponencias que atañen a
cuestiones teóricasZ4que iremos incorporando a este trabajo y dán-
dolos a conocer. Aunque recientemente se ha iniciado una corriente

22. La Revista «Archivum» tiene dedicado un número a Bibliografía, XXV,

1978.
23. RODRIGUEZ, Celso: Bibliografía norteamericana reciente. The American ar-
chivist, 1981-83, «Aniario interamericano de Archivos)) CIDA, vol. IX-X, Córdoba,
1982-83, Pág. 177.
24. El antiguo Boletín de la Dirección General de Archivos que tuvo reciente-
mente su corta continuación en el «Boletín de Archivos» editado por el Ministerio de
Cultura y el «Boletín de Anabad» han sido los vehículos de difusión de estos trabajos.
Cfr. también SÁNCHEZ BELDA. Luis: Bibliografía de Archivos Españoles y de Archivísti-
ca, Madrid, 1963,340 págs.
50 ANTONlA HEREDIA HERRERA

publicista de síntesis de aquéllos, de elaboración de un cuerpo gene-

ral de doctrina, son aún escasos en nuestro país los manuales o simi-
lares. Situación que tampoco es ajena en otros países.
Frente a los holandeses25y a los alemanes que pronto ven publi-
cado el Manual de Adolf Brenneke26y a los ingleses que en 1922 tie-
nen ya el Manual de J e n k i n ~ o no ~a ~los italianos que cuentan desde
algunos años después con la «Archivística» de Eugenio Casanova2*,
los españoles han de esperar todavía hasta ver publicado la que pue-
de considerarse como la primera y breve sistematización general de-
bida a Antonio Matilla T a ~ c ó n ~ ~ .
Esta bibliografía sin embargo puede considerarse superada, ini-
ciándose una nueva y renovadora etapa en la que definitivamente va
a delimitarse la Archivística y van a cristalizar los principios y nor-
mas fundamentales adecuándose a la práctica. En España el comien-
zo de este momento puede relacionarse con la aparición de la obra
de Teodoro Schellenberg: Archivos Modernos, Principios y Técni-
CUP.
Sólo desde una perspectiva docente como es la de este Manual y
con una finalidad orientativa, sin pretensiones de exhaustividad, voy
a dar la relación de una bibliografía básica que conviene conocer en
cuanto presenta una sistematización de ideas y conceptos generales y
esenciales, más o menos completos: Por orden de aparición:

25. MULLER. S.;FEITH. J. A. y FRUIN, R.: Handleiding voor het ordenen en bes-
crijven van Archiven, Groningen, 1898. Lodolini llama a esta obra la Biblia de los ar-
chiveros. Ha sido traducida al alemán, italiano, francés e inglés. La Última en portu-
gués: Manual de arranjo e descricao de arquivos, Río de Janeiro, 1960.
26. BRENNEKE, Adolf: Archivkunde Einbeitragzur theorie und geschichte des Eu-
ropaischen. Archvwesens, traducido por Wolfang Leesch, Leipzig, Koehler and Ame-
lang, 1953 y traducción italiana de Renato PERELLA: Archivistica Contributto a la teo-
ria ed alla storia archivistica europea, Milano, 1968.
21. A Manual ofArchive administration, reeditado en Londres en 1965.
28. CASANOVA. Eugenio: Archivística, ob. cit.
29. MATlLLA T A S C ~Antonio:
N. Cartilla de... ob. cit.
30. SCHELLENBERG, Theodore: Archivos Modernos. Principios y Técnicas, traduc-
ción Carrera Stampa, La Habana, Instituto Panamericanode Geografía e Historia. Pu-
blicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1958.
 ARCHlVíSTlCA 51

~ H E L L E N B E R G Theodore:
. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. ia Habana,
Instituto Panamericano de Geografía e Historia. Publicaciones del Comité de Archivos
de la Comisión de Historia, 1958.
Aunque el campo de acción se inclina a los archivos de hoy, tiene el valor
indiscutible de delimitar la clasificación y la ordenación como actividades
distintas dentro del quehacer específico del archivero.

TANODI. Aurelio: Manual de Archivologia Hispanoamericana. Kollectánea Ar-

chivísticw), Córdoba, 1961, X + 285 págs.
El profesor Tanodi, creador de uno de los focos archivísticos más destaca-
dos en Hispanoamérica, la Escuela de Archiveros de Córdoba, pone en mar-
cha en los años sesenta una colección de la que desgraciadamente aparecerán
sólo dos números que serán complementarios, de aquí la justificación del ca-
rácter incompleto de esta obra en relación con el título.
Es la parte que pudiéramos llamar primera de la Archivística, la que nos
queda expuesta: Archivística, concepto, seguido de unas amplias considera-
ciones sobre la Ciencia en general y la controvertida adscripción a la misma
de la Archivística, estudio de las disciplinas afines, delimitación del concepto
de archivo y sus clases e historia de los archivos, con perspectiva hispanoa-
mericana. Termina la obra con la consideración de la formación de los archi-
veros y su problemática31.

~ H E L L E N B E R C ,Theodore: Técnicas descriptivas de archivos, ((Collectánea Archi-

vísticw), 2, Córdoba, 1961, XXI + 165 págs.
El título responde adecuadamente al contenido. Son las normas prácticas
de descripción las que expone, pero aplicadas generalmente a los que noso-
tros llamaremos archivos administrativos.

Ministére des Affaires Culturelles: Manuel d'Archivistique, Paris, 1970,805 págs.

Desde un punto de vista francés, es la exposición del método y práctica
del país vecino en materia de archivos: conceptos, definiciones, archivos en
formación, expurgos, clasificación, instrumentos de localización, comunica-
ción de los documentos, conservación, papel o funciones de los archivos, his-
toria de los archivos franceses.

3 l . Recientemente a inspiración de Tanodi y quizá para completar el propósito

de aquella colección, también en Córdoba, se ha iniciado una colección de folletos «El
Mundo de los Archivos), cada uno de los cuales trata de un tema monografico pero
cuyo conjunto pretende ser un cuerpo sistemático de doctrina, aunque van editándose
aisladamente y siguiendo un orden cronológico, de edición, que no responde a tal sis-
tematización. ({Patrimonio Documental», «La ética profesional del archivero)), «Agen-
tes biológicos de Deterioro)), «Archivo Federal y centros de concentración documen-
tal» son algunos de los títulos publicados.
52 ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

Es conveniente conocer fundamentalmente la parte conceptual, a efectos

comparativos con nuestra propia concepción y práctica. La bibliografía que
utiliza es fundamentalmente francesa.

En España se han publicado recientemente varios Manuales,

aunque todos ellos adolecen de algunas limitaciones: ausencias de as-
pectos y cuestiones, concreción del campo al que se ciñen, acotación
en cuanto a la lengua en que fueron editados. Limitaciones que les
restan el carácter de general, pero que son significativos del auge
profesional en nuestro país y cuya consulta es hoy obligada:
Diputación Provincial de Sevilla: Archivística. Estudios Búsicos, Sevilla, reedición
1983,256 págs.
Quizá sea el primer intento, en esta época reciente a que me estoy refi-
riendo, de ofrecer reunidos un conjunto de trabajos de especialistas que con-
templan los aspectos especiales sobre los que versa la Archivística. Sin em-
bargo siendo actualmente, en lengua castellana, una de las obras más difundi-
das y utilizadas en nuestro país, nos consta que hay cuestiones ausentes y le
falta esa concepción de obra de conjunto.

HEREDIA HERRERA. Antonia: Manual de Instrumentos de descripción documental,

Diputación Provincial de Sevilla, 103 págs.
El hecho de que la descripción sea una de las tareas específicas más im-
portante de los profesionales, y estando considerada en. este libro en íntima
relación con la organización, nos parece que es conveniente su inclusión en
esta bibliografía general básica. .
CORTÉS ,ALONSO. Vi ~ en t a3 ~Manual
: de Archivos Municipales, ANABAD, Estu-
dios, Madrid, 1982, 135 págs.
Aunque el campo de acción sean los archivos municipales, el hecho de
que muchos de sus problemas y cuestiones afecten en igual medida y con las
mismas características a otra clase y tipo de depósitos, hace que su conoci-
miento sea de utilidad para cualquier archivero.

UPEZ GOMEZ. Olga: Introducció na archivística, ANABAD de

Pedro; GALLEGO.
Galicia, n.O 1, 85 págs.

32. No hemos incluido en esta relación, de la misma autora, su obra Archivos de

España y América. Materiales para un Manual, Madrid, 1979, por entender que son
trabajos aislados, muchos de ellos de aplicación de la Archivística más que generales,
aunque su lectura la recomendamos por cuanto significa de aporte de conceptos y de
ideas a lo largo de ella.
 ARCHIV~STICA 53

Es un breve manual en lengua gallega que abarca los temas fundamenta-

les de la Archivística General, con una bibliografia reciente. No toca los pro-
blemas de la Archivística Técnica. Ha sido traducido al vasco

Obras de carácter general recientes y de envergadura han sido

editadas en Italia y hemos de conocerlas necesariamente por cuanto
suponen de puesta al día en un país con problemas archivísticos bas-
tante más cercanos a nosotros que los de los anglosajones:
LODOLINI.
Elio: Archivktica. Principi e problerni, Milán, 1984, 296 págs
Sobre la base de una importante tradición italiana, Elio Lodolini que ha
unido su condición de docente de la Archivística a su profesión de archivero
como director del Archivio di Stato en Roma, hace historia y analiza la situa-
ción de los archivos desde esa doble perspectiva teórico-práctica. Toca los
principales problemas de la que entendemos Archivística General.
Una exposición clara, una bibliografía actualizada. Creo que, salvando
las distancias lógicas, sustancialmente coincide con lo que venimos exponien-
do desde hace ya algunos años.
Aunque el profesor Lodolini rechaza de plano la palabra clasificación y
por supuesto la de reclasificación por entender que son términos que no con-
vienen a nuestro quehacer, en definitiva cuando habla de «ordinamento» y
aplica lo que él denomina método histórico se está refiriendo a esa tarea am-
plia que incluye lo que nosotros sin vacilar consideramos como suma de cla-
sificación y ordenación.
En cuanto a la descripción le da ese puesto prioritario dentro de nuestra
profesión, revalorizando la importancia del inventano que ya hace tiempo
vengo defendiendo que es postura aceptada por un sector importante de los
profesionales españoles.
En cuestión de selección y expurgo mantiene una postura conservadora,
muy cauta por el peligro que pueden suponer los muestreos.

CARUCCI,Paola: L e fonti archivistiche: ordinamento e conservaciones. Roma,

1983, 1986, 1988, 1990,239 págs.
Aparecido casi simultáneamente al de Lodolini, está dividido en tres par-
tes: la primera, dedicada a conceptos básicos en tomo al archivo y al docu-
mento; la segunda, al método (organización, descripción) y la tercera a un
amplio glosario. Tiene tendencia al ensayo, relata mas que define. Es curioso
que el primer capítulo está dedicado al servicio, a los usuarios: «gli utenti de-
gli archiviw Frente a Lodolini, da un gran protagonismo a la Informática. La
Bibliografía, casi exclusivamente italiana no es excesivamente abundante.

En Canadá, uno de los Manuales que más circula:

54 ANTONIA HEREDIA HERRERA

COUTURE, Jean-Yves: Les archives au X X siécle. Montreal,

Carol; ROUSSEAU,
1982-1986.491 págs.
Sus autores son profesores de Archivística en la Universidad de Montreal
y con ellos colaboran un grupo de la Asociación de archiveros de Qi?eOec. Ha
sido reimpreso cinco veces. Aunque es fácil detectar, por afinidad, la influen-
cia francesa a través del Manuel d'Archivistique, y por vecindad, la de los ar-
chiveros norteamericanos, el tratado canadiense se afirma con personalidad
propia. Dedican bastante atención a los archivos contemporáneos y a la in-
formatización. Su lectura manifiesta bastante coincidencia de planteamientos
con este Manual.

Como complemento y como recomendación, partiendo de que

no son obras generales, pero que reúnen una serie de trabajos de muy
diversos autores y sobre cuestiones básicas y conceptuales he de ci-
tar:
Les Archives, Extrait de «Ala World Encyclopedia of Library and Information Ser-
vicew, París, 1980, American Library Association, traducción M. Duchein, C.I.A.
1982.
Es la parte dedicada a los archivos de un trabajo incluido en la «Enciclo-
pedia de la Asociación de Bibliotecarios Norteamericanos1 sobre las Bibliote-
cas y Ciencias de la Información. La representatividad de los distintos autores
de diferentes países y la importancia de los temas tratados, dan a esta recopi-
lación de artículos un marcado interés.
Principios de la Archivística, legislación, gestión de documentos, clasifi-
cación, instrumentos de localización, servicios, formación profesional, son los
principales asuntos tratados.

Cuadernos FLJNDAP, n.O 8, abril, 1984, Fundaqao do Desenvolvimiento Admi-

nistrativo, Sao Paulo, Brasil, 110 págs.
Este número está dedicado a la Archivística y a los archivos (conceptos,
principios, agestión de archivos», microfilm, conservación y restauración, sis-
temas de archivos).

Por último una pequeña referencia a las publicaciones periódicas

y a algunos estudios especiales. Aparte de las revistas especializadas
de cada país, hemos de citar en primer lugar a «Archivum» Órgano
de difusión del más alto organismo internacional en materia de ar-
chivos (CIA)33.

33. Consejo Internacional de Archivos. Su dirección: 60 rue des Francs Bour-

geois, 75003 Paris.
 ARCHIV~STICA 55

Dentro de la división del Programa General de Información de la

Unesco, se están publicando una serie de estudios monográficos en-
cargados a especialistas de cualquier país dentro del «Programa de
Gestión de Documentos» (RAMP) y cuyos fines no son otros que:
- Fomentar la formulación de políticas y planes de información
(nacionales, regionales e internacionales).
- Fomentar y difundir métodos, normas y reglas de gestión de la
información.
- Contribuir al desarrollo de sistemas especializados de informa-
ción en las esferas de la educación, la cultura, la comunicación
y las ciencias sociales, exactas y naturales.
- Fomentar la formación y la educación de' los especialistas y de
los usuarios de la información.
Lleva publicados, entre otros, estudios dedicados a la gestión de
documentos, a la elaboración de Guías de Archivos Nacionales, a la
conservación, al acceso, la formación, la legislación, etc.
Finalmente una alusión a las publicaciones periódicas españolas.
Aparte de la «Revista de Archivos, Bibliotepas y Museos» que dejó
de editarse hace algún tiempo, una vez finiquitado, hace unos años,
el «Boletín de La Dirección General de Archivos» que con el nombre
de «Boletín de Archivos» resucitó por escaso tiempo, es el «Boletín
de ANABAD» (Asociación Profesional de Archiveros, Biblioteca-
rios, Arqueólogos y Documentalistas) el único vehículo de expresión
con que contamos hoy a nivel nacional. Se ha publicado un índice
del mismo que facilita la información sobre los artículos publica-
~10~34.
Para una información bibliográfica completa y especializada en
materia de archivos que abarca todas las publicaciones de cualquier
país contamos con el «Boletín» editado por el Centro de Informa-
ción Documental dependiente de la Dirección de Archivos del Esta-
do, en el Ministerio de Cultura.
Recientemente están apareciendo publicaciones periódicas y mo-
nográficas vinculadas a las Autonomías.

34. HEREDIA Antonia: «Boletín de Anabad», XXXIX, 4, 1989.

HERRERA,
 CAPÍTULO 2
CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES
DE LA ARCHIV~STICA

1. Ciencias auxiliares.
2. Diplomática y Archivística.
3 . La Paleografía.
4. Cronología.
5. Historia de las Instituciones.
6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo.
7. La Normalización. Su aplicación a los archivos.
8. La Informática.
9. Bibliografía.
1. Ciencias auxiliares.

Difícilmente una Ciencia o una disciplina poseen autonomía

científica.
Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados por
otro profesional o por otro científico en su trabajo o en su investiga-
ción, pueden ser consideradas por éste como auxiliares en cuanto
que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo específi-
co. El carácter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia
con respecto a las otras, de tal manera que si la Archivística estima
como auxiliares a la Paleografía, a la Diplomática e incluso a la His-
toria, aquélla puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de
éstas.
La Archivística, aunque nacida como ciencia auxiliar de la Histo-
ria junto con la Diplomática, la Paleografía y otras afines, la Sigilo-
grafía, la Neografía, la Cronología, hemos visto que tiene unas carac-
terísticas propias y su objeto, su metodología y sus fines se imponen
configurando su independencia, hasta el extremo de que llegados a
este punto y desde la perspectiva del archivero habremos de conside-
rar la dependencia de todas aquellas otras disciplinas hasta estimar-
las como auxiliares de la Archivística. La disparidad respecto de to-
das ellas no anula la estrecha relación con las mismas'.
Para justificar esta postura necesariamente hemos de centrar la fi-
gura del archivero como un profesional especializado, con conoci-
mientos concretos y específicos sostenidos sobre la base de saberes

1. Paleografía, Diplomática y Archivística que se podían agrupar en un colectivo

de Ciencias del documento, hay quienes las adscriben a un área común de conoci-
miento con la denominación de «La Cultura escrita y la Sociedad del Occidente me-
dieval».
60 ANTONIA HEREDlA HERRERA

muy amplios. Y algo que no debemos olvidar nunca: el archivero

realiza su trabajo no como un fin en sí mismo, sino que es interme-
dio e instrumento para que otros consigan su propio fin, su propio
objetivo. El archivero, en definitiva, no «explota» para sí el conteni-
do de los documentos2.
El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista y al
paleógrafo, pero a diferencia del historiador que no necesita de pre-
paración archivística para elaborar su trabajo y a diferencia del di-
plomatista y del paleógrafo que tampoco precisan de estudios archi-
vísticos para desarrollar su propia tarea, el profesional de archivos
ha de contar, además de su preparación especializada basada en esa
disciplina que es la Archivística, con una formación semejante al
historiador, al paleógrafo y al diplomatista. Un buen archivero ha de
conocer y saber hacer historia, adentrándose en las instituciones, ha
de leer la escritura de los documentos de cualquier época y ha de dis-
tinguir la tipología documental para describir cualquier documento.
Nuestro colega Celso Rodríguez se refería recientemente a la
práctica habitual en Hispanoamérica del ejercicio de la profesión de
archivero sin más, por un historiador. Se producía así que «uno de
los clientes de la institución asumía las funciones directivas archivís-
ticas, ejerciéndolas dentro de los circunstanciales intereses de su pro-
pia profesión~~.
El punto de analogía entre estas disciplinas es el documento en
cuanto que es objeto de atención de todas ellas. Pero si la Diplomáti-
ca analiza los testimonios escritos en sí mismos, uno por uno, la Ar-
chivística los considera como un conjunto documental formando un
todo procedente de un mismo origen.
El diplomatista estudia las partes, la estructura, el paleógrafo se
interesa por ese mismo documento desde el punto de vista de su es-
critura; el sigilógrafo sólo se ocupa por un aspecto de aquél en su cir-
cunstancia validativa, el sello; al historiador, en cambio le afecta
fundamentalmente el contenido, el asunto sobre el que trata para
elaborar una tesis. Son como ya dijimos, diferentes maneras de pre-
2. CORTÉSALONSO, Vicenta: Formación para la información, 111 Congreso Ana-
bad, Cáceres, 1985, «Boletín de Anabad», Madrid, XXXV, 1-2, enero-junio, 1986,
págs. 3 1-44.
3. R O D R í G U E Z , Celso: Trabajando para un mejorjÜturo archivistico. ALA (n: O),
México, septiembre, 1986, págs. 4 y ss.
 C I E N C I A S Y T É C N I C A S A U X I L I A R E S DE LA AR<'HIVlSTI(.A 61

guntar a los documentos y distintas respuestas. Pero lo curioso es

que el archivero ha de cuestionarlas y contestarlas todas. De aquí la
necesidad del conocimiento de todas esas disciplinas para enfrentarse
a su quehacer diario.

2. Diplomática y Archivística.

Etimológicamente la Diplomática -nacida en el siglo XVII- es la

ciencia que estudia los diplomas, entendiendo a éstos como sinóni-
mos de documentos, pero con un sentido mucho más restrictivo que
el comprendido por los archiveros. El documento jurídico, definido
en el siglo pasado por Sicke14es en la práctica, y hoy por hoy, el que
atrae y centra la atención del diplomatista, aunque recientemente di-
plomatistas alemanes, como Henri Bautier, Auguste Dumas, Geor-
ges Tessier y algunos seguidores, han ampliado el campo de acción
de esta ciencia a los documentos administrativos o de archivo hasta
nuestros días, en cuanto que tienen que ver con la génesis del docu-
mento estrictamente diplomático o jurídico. Su declaración, sin em-
bargo, no ha pasado de ser teórica ya que pocos la han puesto en
práctica.
Podemos definir a la Diplomática como la ciencia que estudia el
documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferen-
tes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias,
con el fin de analizar su autenticidad.
El objeto de la Diplomática, a pesar de la Escuela alemana y al-
gunos otros diplomatistas de habla castellana, sigue siendo de hecho
el documento jurídico y su finalidad no es otra que el establecimien-
to del método crítico con que aquél,ha de ser estudiado a través de
sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, data-
ción, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor
del documento como testimonio histórico, para lo cual necesaria-
mente ha de establecer su específica tipología5.

4. ((Testimonio escrito de naturaleza jurídica redactado de acuerdo a determina-

das formalidades variables en relación al lugar, tiempo, persona y materia, destinadas
a darle fe y fuerza de prueba).
5. N Ú Ñ E z CONTRERAS. Luis: Concepto de documento ((Archivística. Estudios bá-
sicos». Sevilla, 1983, pág. 38.
62 ANTONiA HEREDIA HERRERA

El objeto de la Archivística es mucho más amplio en extensión y

en límites cronológicos: no se limita al documento jurídico y alcanza
y sobrepasa a nuestros días.
En cuanto al tratamiento de los documentos, el diplomatista no
precisa de la organización de los mismos. El análisis que hace de
ellos añade expresamente la crítica, la valoración, que no suelen
-salvo excepciones- resultar indispensables para los archiveros, aun-
que de hecho las tengan que hacer en más de una ocasión.
Los límites de la Diplomática no pasan habitualmente las fronte-
ras cronológicas de la Edad Media, a pesar de las manifestaciones de
los alemanes que, necesariamente, han tenido en cuenta que el docu-
mento hoy también es un texto escrito con valoración y contenido
jurídico que sirve de prueba o de testimonio histórico fidedigno, sal-
vando siempre las distancias espacio temporales y las situaciones ju-
rídicas cambiantes.
En este amplio vacío bibliográfico que se abre a partir de los
Reyes Católicos hay que apuntar algunas notables excepciones, por
lo que respecta al campo documental de lengua castellana: Filemón
Arribas, M." de la Soterraña Martín Mostigo, José J. Real Díaz, Au-
relio Tanodi. También yo he publicado algún que otro estudio.
Todos ellos han hecho objeto de sus respectivos trabajos a testi-
monios escritos de la Edad Moderna. Así los producidos en la Canci-
llería de los Reyes Católicos o durante los reinados de los Austria y
de los Borbones y dentro de éstos, ese amplio campo de las Indias.
En todos estos períodos la presencia ya numerosa de documentos
permite acercarse perfectamente a la génesis de sus diferentes series,
frente a esa época anterior cuyo conocimiento surgía de los escasos
datos que había que rastrear en documentos singulares. La documen-
tación notarial recientemente ha. sido estudiada en un trabajo de José
Bono6.
Se ha insistido mucho en que en el reinado de los Reyes Católi-
cos en el área de los documentos representa un hito, marcado por la
delimitación de nuevos tipos, consolidación de algunos y desapari-
ción de otros; por el uso preponderante del papel; por la aparición
de un mundo burocrático que va arrinconando lo solemne en favor
de unos formularios más simples.
6. BONO,Jol: Los archivos notariales, Sevilla, 1 9 8 5 , págs. 29 y ss.
 CIENCIASY TECNICAS A U X I L I A R E SDE LA A R C H I V ~ S T I C A 63

Estas características no suponen, sin embargo, el término com-

pleto de un proceso, ya que la evolución sigue apuntando las que se-
rán notas específicas que definan la Diplomática moderna.
Estas notas que van a caracterizar la continuación de ese proceso
documental a que nos hemos referido, algunas de las cuales ya esta-
ban presentes en un momento anterior, son las siguientes’:
- El papel será el único soporte material utilizado para la escri-
tura.
- La solemnidad sigue reduciéndose hasta sus Últimas conse-
cuencias.
- Se produce una preponderancia de las fórmulas jurídicas sobre
las cláusulas diplomáticas que llegan a prevalecer con total os-
curecimiento de las segundas.
- La diversidad de fórmulas jurídicas determinará una nueva di-
versidad tipológica y terminológica paralela a la tipología di-
plomática.
- Cobra una importancia inusitada el procedimiento administra-
tivo. No ya la génesis del documento mismo en su «actio» y su
«conscriptio», sino la tramitación de un documento detrás de
otro hasta formar ese ertramado material y orgánico que es el
expediente.
- El expediente como unidad archivística cobra entidad sobre el
documento, pieza documental aislada.
- Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series
. documentales, en el más estricto sentido archivístico.
- El análisis y estudio generalizador de la información específica
que cada serie documental ofrece, ha de ser un enfoque necesa-
rio en el planteamiento de estos estudios.
- Se intensifica la relación entre el documento y su institución
productora y por tanto han de interesamos especialmente las
instituciones como generadoras de documentos.
1. HEREDIA HERRERA. Antonia: Recopilación de Estudios de Diplomática India-
na, Sevilla, 1985, págs. 2 y SS.
64 ANTONlA HEREDIA H E R R E R A

- Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo

de los documentos en el caminar de su tramitación.
- La Diplomática moderna precisa de una relación cada vez más
estrecha con la Archivística.
Insistamos con ejemplos en alguno de estos puntos.
- Aunque excepcionalmente en el reinado de los Reyes Católicos
se utilice el pergamino para determinados documentos solemnes, la
documentación de la Edad Moderna conservada en nuestros archivos
no utiliza otra materia escriptoria que el papel, en sus diversas va-
riantes de hilo, arroz, celulosa, etc. hasta llegar hoy a los soportes in-
formáticos y audiovisuales.
- De los documentos reales cuyos orígenes están en la Edad Me-
dia que permanecen a lo largo de la Edad Moderna, la Real Provi-
sión y la Real Cédula, el uso de la segunda se hace frecuentísimo,
por su sencillez, frente al uso más restringido de la primera, por su
menor agilidad formulística y de génesis. Esta frecuencia queda testi-
moniada en el uso del nombre de Cedularios para los registros de
disposiciones reales que copian las provisiones y las cédulas.
Hay otras medidas cancillerescas que apuntan en esta línea sim-
plificadora: en materia de validación se llega hasta el uso de la media
firma o de la estampilla para conseguir una agilidad máxima*.
- El análisis de los libros Registros Cedularios indianos son clara
manifestación de esa variedad de formularios jurídicos a que me re-
fiero, expresivos de una gran diversidad tipológica documental: las
Ejecutorias, las Ejecutoriales, las Naturalezas, las Ordenanzas, las
Pragmáticas, los Pliegos de mortaja, etc. son algunas de las denomi-
naciones jurídicas de testimonios escritos formalizados por medio de
Reales Provisiones; siendo por su parte la Real Cédula el vehículo
diplomático de las Guías, las Venias, las Condutas, las Compulso-
rias, las Licencias, las Libranzas, etc.

8. Valgan algunos ejemplos: Real Decreto concediendo al marqués de Sonora

que pueda firmar con estampilla, 5 noviembre, 1781. Real Decreto a D. Pedro López
de Lerena concediéndole facultad de media firma, 30 abril, 1790. Real Decreto a Die-
go Gardoqui concediéndole facultad de media firma, 27 abril, 1792. A.G.I. Consula-
dos. 1788.
 ('IENC'IAS Y TÉCNICAS A U X I L I A R E S DE LA ARC'HIViSTICA 65

Conviene insistir en esta duplicidad denominativa de los docu-

mentos que ha de afectar al aspecto jurídico, incluso administrativo,
y al aspecto diplomático. Un mismo asunto o negocio puede testi-
moniarse por medio de distintos tipos documentales. Así un pago se
podrá manifestar a través de una Real Cédula o una Libranza, de-
pendiendo del autor del que parta la orden de dicho pago; un nom-
bramiento se hará mediante la Real Cédula o por medio de una Real
Provisión. Y a la inversa una Real Provisión puede ser el vehículo
de muy diversos asuntos (nombramientos, presentaciones de dignida-
des eclesiásticas, legimitaciones, etc. 9). El formulario, las cláusulas
de la Real Provisión serán semejantes en todos esos documentos cita-
dos, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto según se tra-
te de un título, de la toma de posesión de esa dignidad eclesiástica o
de la declaración de legimitidad de un hijo natural, adoptarán unas
fórmulas determinadas que indicarán unos datos condicionados por
el asunto jurídico de que se trate.
Y de tal manera esto es así que en cada documento podremos dis-
tinguir cuál es el formulario jurídico y cuáles son las cláusulas diplo-
máticas que caracterizan a uno y otro aspecto documental. Así al ha-
blar de nombramiento de un virrey podemos decir título o Real Pro-
visión. El archivero que participa de los saberes diplomatísticos e
históricos, a la hora de la descripción habrá de preferir la tipología
diplomática a la jurídica, como veremos, no olvidando esta segunda.
Así al catalogar diremos Real Provisión sin renunciar a la indicación
de nombramiento o título, a continuación.
- Junto a los documentos dispositivos singulares, se produce una
gran profusión de «testimonios de autos)) que son reflejo de procedi-
mientos judiciales o administrativos que reúnen en una sola pieza
material las copias de todos los documentos que integran ese entra-
mado donde cada documento es reflejo de una secuencia administra-
tiva dentro de esa trama.
- Esta profusión de testimonios de autos, de expedientes, con res-
pecto a una etapa anterior, generalizan su uso empleando para su de-
nominación u n simple determinativo: autos de visitas de naos, expe-
9. HEREDIA HERRERA. Antonia: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo
de Indias: sus tipos documentales (c. XVII), A.E.A. XXIX, Sevilla, 1972, pág. 3.
66 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

dientes de fianzas, expedientes personales, expedientes de compras,

expedientes de edición de libros.
- Estos expedientes nos interesarán más que por el número de los
documentos que los integran y por su formulario, por la información
que ofrecen de forma generalizada y seriada y por los trámites habi-
tuales entre las instituciones que los hacen posibles.
Estas son las perspectivas que para el archivero plantea la Diplo-
mática moderna de la que como hemos dicho casi carecemos de Bi-
bliografia por la falta de atención por parte de los diplomatistas.
Esta ausencia entorpece la labor del archivero que ha de organi-
zar documentos no sólo medievales, sino íos que se producen hoy y
ha de partir en muchas ocasiones de la identificación del tipo docu-
mental para la descripción. Pero a la vez esta carencia lo ha estimu-
lado a salvar estas lagunas mediante la formulación de estudios neta-
mente diplomáticos cimentados en el análisis continuo de documen-
tos y de series a los que ha dado, después de delimitarlos y fijar sus
características, nombres propios respetando los que tuvieron en su
origen.
Esta fijación tipológica por parte del archivero no va a ceñirse a
documentos exclusivamente jurídicos como pueden ser las ejecuto-
riales, las presentaciones eclesiásticas, las ordenanzas, sino que habrá
de alcanzar a otros documentos, de carácter administrativo, como las
cartas, los memoriales, las consultas, los libros de contabilidad de
una Intervención de Fondos o de una Depositaría. Y esta delimita-
ción es necesaria para el archivero tanto para la organización, al es-
tar obligado a agrupar las series documentales identificadas por su ti-
pología, como para la descripción en cualquiera de sus manifestacio-
nes más específicas: los inventanos y los catálogos. Al elaborar estos
Últimos teóricamente está establecido como elemento indispensable
de cada asiento indicar el tipo documental, pero, en la práctica, ¿está
éste en muchas ocasiones fijado?
Esta delimitación documental, multiplicada por la proliferación
de instituciones en la Edad Moderna y en la Edad Contemporánea
ha de partir en muchas ocasiones de la legislacion general, de las Or-
denanzas o Reglamentos de cada una de las instituciones. Reborde-
mos por ejemplo cómo las Ordenanzas de Comercio del XVIII para
Indias, el Código mercantil de 1829 o la reglamentación de las Inter-
 CIENCIAS Y TÉCNIC'AS AUXILIARES DE LA ARCHlVfSTlCA 61

venciones de fondos o Depositarías, tienen fijados tanto por lo que se

refiere a su número como a su denominación los libros que han de
llevar los comerciantes o los libros que han de abrirse en esas Últimas
dependencias a que nos hemos referido. Remontándonos, recorde-
mos cómo el Concilio de Trento reguló los libros que debían llevarse
en las parroquias.
Pero el estudio diplomático ha de continuar con el análisis direc-
to de esos libros y documentos, ya que muchas veces con el paso del
tiempo las denominaciones se han viciado y hay que traducirlas. Así
en las instituciones hospitalarias los «libros de entrada y salida en ar-
cas» son más tarde los mismos llamados «libros de clavería». Es pre-
ciso identificar esas diferentes denominaciones de época y distinguir
la inmensa variedad tipológica que suele presentarse (libros de
mayordomos, libros de veredas, libros de tributos, libros memoriales,
etc.) para delimitar las series y mantener su unidad y continuidad.
Es posible que cada fondo documental precise de un estudio di-
plomático y en el caso de instituciones homogéneas será preciso Ile-
gar a una coordinación, a un consenso, necesario, como también ve-
remos, para la elaboración de cuadros de clasificación semejantes.
La relación archivística-diplomática así planteada nos llevará a
una normalización documental necesaria dentro de ese aspecto que
hoy se denomina «gestión de documentos».
Justificado, pues, está el maridaje cada vez más estrecho entre ar-
chiveros y diplomatistas. Insistiremos en esta circunstancia y sus mo-
tivaciones.
Hasta hace pocos años los archivos eran utilizados por un núme-
ro relativamente corto de investigadores. Los archiveros ofrecían a
éstos los inventarios de sus Fondos realizados en una época pretérita,
aunque muchos de ellos, como comprobaremos, con criterios archi-
vísticos inadecuados y, mientras, se dedicaban a elaborar catálogos.
Actualmente se ha producido un acceso masivo a los depósitos no
sólo de investigadores propiamente tales, sino de alumnos que dan
sus primeros pasos en el terreno de la elaboración histórica sobre
fuentes documentalesio.El aumento progresivo de técnicos de archi-

10. HEREDIA HERRERA. Antonia: Un peligro para la conservación: el acceso ma-

sivo a la documentacidn, «Boletín de Archivos)), M. C. Madrid, n.O 4-6, enero-
diciembre, 1979, págs. 49-50.
68 ANTONIA HEKEDIA H E R K k K A

vos por el contrario no ha sido ni mucho menos proporcional. La

demanda ha crecido no sólo por su número, sino por las necesidades
determinadas por los nuevos criterios de investigación en una pro-
porción no compensada por los instrumentos de trabajo ofrecidos
por los archiveros.
Esta realidad ha de forzar a los segundos a salvar esta situación
planificando el trabajo de descripción que no podrá llevar a efecto
sin redactar debidamente sus instrumentos sin tener unos conoci-
mientos sólidos de la Diplomática.
Pero hay algo más. El acercamiento y uso de la nueva tecnología
informática obliga a un conocimiento profundo de los formularios,
de las cláusulas y de los datos informativos esenciales de cada serie
documental delimitados claramente tras la determinación de cada ti-
pología. (Vid. Cap." XVIII: «La Informática y su aplicación en los
archivos...B).
Algunas conclusiones, a manera de resumen de este epígrafe, ha-
bríamos de hacer:
- Existe un
considerable vacío de estudios diplomáticos para la
Edad Moderna.
- El archivero necesita de la delimitación de la tipología docu-
mental tanto para la organización como para la descripción.
- La organización de cualquier fondo documental y la descrip-
ción de sus series exigirán siempre al archivero un estudio di-
plomático-administrativo de la documentación producida por
la institución en cuestión.
- Tal estudio, y dentro de las características señaladas para la Di-
plomática moderna, será también necesario antes de cualquier
programación informática documental.
- En el caso de instituciones similares habrá que establecer un
consenso terminológico.

3. La Paleografía.

Nace unida a la Diplomática y es aquella disciplina que se ocupa

del estudio de las letras antiguas con el fin de analizar su evolución
 ('IENC'IAS Y TÉC'NKAS AL'XILIARES DE LA ARC'HIVíSTICA 69

histórica sobre bases críticas, dando a su vez reglas para su acertada

interpretación.
Los límites del estudio de las escrituras antiguas llegan hasta la
letra procesal en el siglo XVII.
Los conocimientos de Paleografía debían ser exigencia para cual-
quier archivero. El estudio de las abreviaturas y sus clases, de los for-
mularios, al ser prácticas que perduran incluso hasta hoy, son un
apoyo indiscutible para la interpretación y lectura de los documen-
tos.
Abundando en tal necesidad hay que insistir en que en archivos
históricos cuyos fondos se remontan a la Edad Media o alcanzan al
siglo XVIII no podrá describirse un documento sin conocerlo y para
ello es preciso leerlo.
Hay archivos con fondos actuales pero que, por herencia históri-
ca, han recibido documentación antigua, es el caso de muchas Dipu-
taciones Provinciales que tras la Desamortización de bienes eclesiás-
ticos recibieron no sólo las funciones benéficas, sino que heredaron
los testimonios escritos de las instituciones hospitalarias tradiciona-
les que las ejercían, aunque con concepción diferente (beneficencia-
/sanidad).
Hay archivos de hoy que reciben donaciones, compras, legados
de documentación histórica.
Por otra parte la formación del archivero, deberá permitir que su
responsabilidad de técnico pueda ejercerla indiferentemente en un
archivo histórico o en un archivo administrativo que sería una buena
forma de defender la unidad de la profesión, empezando por la uni-
dad de la formación.
En España la obligatoriedad de la Paleografia debía estar contem-
plada en la formación básica del archivero, aunque su conocimiento
orientado más a la práctica de la lectura que a la formulación teórica
de un paleógrafo.
Existen, por supuesto, exigencias diferentes de unos países a
otros. Difícilmente serán las mismas en Hispanoamérica, en Estados
Unidos o en España.
La Paleografía, necesaria como tal ciencia auxiliar de la Archivís-
tica para un espacio cronológico bastante amplio, no supone sin em-
bargo esa dependencia a la inversa defendida por los paleógrafos has-
ta el extremo de condicionar, a partir de ella, la existencia de los ar-
10 ANTONIA HEREDIA HERRERA

chivos. Afirman algunos que de la existencia de la primera se infiere

necesariamente la segunda I I .
Esto no puede admitirse razonablemente por cuanto que pudien-
do, hoy, ser sustituida la escritura por la voz o por la imagen, la Ar-
chivística seguirá existiendo por cuanto su razón de ser está en los
documentos de archivo con independencia del vehículo o medio de
transmisión de la información y del soporte. En este sentido, nos co-
menta Lbdolini que la escritura ha:sido el código gráfico que, alejado
de la representación del objeto, nos ha acercado &él, y que hoy está
siendo sustituido por códigos no gáficos como la disposición de las
perforaciones de las cintas.
Por lo tanto también resulta forzada, desde una perspectiva par-
cial, falta de consistencia, la definición dada para los archivos de los
que afirma «son el resultado debla utilización de la escritura por unos
determinados entes sociales en la medida en que recogen el resultado
de la actividad administrativa deqirrollada por las distintas instan-
cias que conforman una sociedad concreta» '*. Se prioriza indebida-
mente el papel de la escritura desde la perspectiva archivística en la
que ésta es sólo un elemento fofmal.
Conviene establecer las relacienes de dependencia entre ambas
disciplinas. Siendo el objeto de la Archivística el archivo y de la Pa-
leografía la escritura, la relación entre ellas no viene marcada de en-
trada por un mismo nivel de atención.
La relación de la Paleografía respecto de la Archivística no está
directamente en los archivos sino en los documentos. La relación de
la Archivística con la Paleografía está en la escritura. De aquí la con-
sideración hecha en las primeras ediciones de este Manual de que si
el archivero para su trabajo específico precisa de la Paleografia no
ocurre igual, a la inversa, en cuanto que el paleógrafo no precisa de
conocimientos archivísticos propiamente dichos, al ir su interés por
los documentos independientemente de que éstos estén o no en los
archivos.
Para los archiveros, la Paleografía no se reduce a asavoir lire»
adentrándose en su contenido que le es indispensable. La Paleografía

1 1 . GIMENO BLAY,Francisco M.: La PaleograJa y los Archivos, «IRARGI», 1,

San Sebastián, 1988, pág. 324.
12. Ibidem, pág. 328.
 CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHlVlSTlCA 71

le ayuda a datar los documentos, en el caso de ausencia de fechas, lo-

calizándolos en el tiempo a partir de la escritura.
Aunque el objeto directo no es común -como hemos visto- sí hay
un interés para los dos sobre los documentos. Los documentos centro
de este interés también revisten diferencias de amplitud para unos y
para otros. En los documentos analizados por el paleógrafo, a partir
de la escritura, entran también los manuscritos que al ser obras lite-
rarias no son objeto de atención de los archiveros.
En cuanto al tratamiento hay también diferencias: los paleógra-
fos, al igual que los documentalistas, no precisan la organización de
los documentos y en cuanto al análisis documental, por lo que res-
pecta a los manuscritos, siguen una línea bibliográfica ‘más acorde
con los bibliotecarios, y respecto a los otros documentos se quedan
en un análisis individualizado en la línea de la catalogación practica-
da por los archiveros a la que añaden elementos de crítica y valora-
ción.
En relación con la Paleografia, o más bien por su conexión con la
escritura, hemos de hacer alguna alusión a la Neografia y a la Cali-
grafía. Su estudio y su práctica son hoy relativamente frecuentes en
aras de la averiguación de la autenticidad de documentos actuales,
sobre todo en las suscripciones, firmas, con fines judiciales. No son
indispensables para el archivero, pero exigen un conocimiento espe-
cífico que quizá el profesional de archivos sea el más a propósito
para adquirirlo convenientemente.

4. Cronología.

Es aquella disciplina que trata del cómputo del tiempo de los

acontecimientos históricos.
Ningún hecho humano está desvinculado del lugar y del tiempo
donde se produce y en consecuencia tampoco cualquier testimonio
que dé cuenta de aquel hecho.
No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, según los
pueblos o países y según las épocas. El estudio de la cronología, de
los diferentes sistemas de datación y de las reducciones corresponde
a la Diplomática. Haremos alusión concreta al tema al hablar de la
ordenación y de la catalogación. Aquí sólo hacer constar su necesi-
12 A h T O N I A HFREDIA H t R R F R A
- ~~

dad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno

de los elementos indispensables para su identificación.

5. Historia de las Instituciones.

El documento cumplida su función administrativa, pasa a ser

fuente de Historia, de aquí su relación total con ella de tal manera
que la licenciatura en Historia se considera hoy por hoy, salvo algu-
nos puntos de vista muy recientes, indispensable para cimentar sobre
ella los conocimientos archivísticos.
Dentro de la Historia es fundamental para nosotros el conoci-
miento de las instituciones (Organización, jurisdicción y facultades,
evolución y relación con otras instituciones).
Si la Diplomática, la Paleografia, la Cronología o la Sigilografia
se presentan como disciplinas auxiliares indispensables para las- ta-
reas descriptivas, la historia institucional se hace inexcusable para
las tareas de organización, sobre todo para la clasificación. La siste-
matización de cualquier fondo documental habrá de partir del cono-
cimiento profundo de la institución que lo origine: funciones, activi-
dades u órganos que la integren se traducirán en el cuadro de clasifi-
cación preciso sobre el que se sustente la inventariación de la docu-
mentación.
La organización documental de un Consulado, de un Tribunal de
Cuentas, de la Casa de la Contratación, de una Delegación de Ha-
cienda, de un Ministerio no podrán ser fruto más que del conoci-
miento a fondo de cada una de estas instituciones.

6 . Derecho Administrativo y procedimiento administrativo.

Los documentos que se producen hoy y los archivos formados

con ellos son objeto también del interés de los archiveros. El acerca-
miento a su génesis nos será facilitado por el conocimiento de los
conceptos fundamentales del Derecho Administrativo y de las líneas
generales del procedimiento administrativo. En este sentido esta par-
te de la ciencia jurídica será también un elemento auxiliar importan-
te para la Archivística en cuanto que nos ayudará a estudiar la tipo-
 C I E N C I A SY TÉCNICAC A U X I L I A R E SDF LA A R C H I V ~ S T I C A 13

logia documental de los testimonios o expedientes que se producen

hoy que nos llevará a la delimitación de las diferentes series que se
forman en cada dependencia de cualquier institución.

7. La normalización. Su aplicación a los archivos.

Todos los documentalistas están de acuerdo en afirmar que la

normalización existe desde que el mundo fue creado. La naturaleza
está normalizada. Existen unos ciclos sujetos a unas reglas que se re-
piten. El hombre como parte integrante busca también la norma.
Reconocen que lo novedosa es la forma, la actitud de los hombres
del siglo XX ante este hecho, de tal manera que la normalización en
sus manos se ha convertido en la mayor arma contra el subdesarrollo
y el oscurantismo.
Normas, reglas, incluso normativa eran términos habituales en
cualquier campo. El salto se ha dado cuando se ha pasado de la nor-
mativa (acotada, concreta, particular) a la normalización (generaliza-
da, universal), cuando además, como todos sabemos, la inforniatiza-
ción exige normalización.
Según Antonio González de Guzmán13 normalizar «es codificar
un procedimiento para resolver un problema que se repite con fre-
cuencia, ordenando sus datos con un criterio unificado y lógico, ga-
rantizando la solución». Normalizar significa sujetar una realidad a
unas reglas partiendo de lo repetitivo para homogeneizar. En defini-
tiva supone elaborar unas normas, resultado de un estudio previo
realizado por un colectivo, para aplicarlas con carácter generalizado.
En este mismo sentido Sanders define normalizar como la «forma
de aplicar y establecer reglas con el fin de poner en orden un campo
de actividad determinado, con el interés y concurso de todos los sec-
tores afectados)).
La norma no es algo caprichoso o arbitrario, debe reposar sobre
bases científicas, eficaces y consistentes. Es la regla o conjunto de re-
glas que se deben seguir o a las que deben sujetarse las operaciones.
La norma no sólo exige consenso, aceptación, sino un estudio
previo. Puede partir de principios universales (así la sucesión en el

13. Normalización, Madrid, 1952.

14 ANTONIA HEREDlA HERRERA

~ ~~

tiempo que dará una ordenación cronológica) o de unidades de base

o patrones (en nuestro caso, pudieran ser las agrupaciones documen-
tales). El estudio previo ha de hacerse por medio de un análisis del
conjunto y de sus necesidades de tal manera que a la hora de su apli-
caciOn siempre sea posible. Necesita del apoyo de definiciones y de
reglas o instrucciones de empleo y para ello nada más inmediato que
la normalización del vocabulario. En nuestro caso, el archivístico.
La norma en sí misma no tiene valor, será mejor cuanto más sen-
cilla sea, de tal manera que su conocimiento y aplicación no compli-
que al que la lleva a efecto y favorezca al usuario. Al aceptar una
terminología específica entre ambos, a la hora de la recuperación
ésta será inmediata, evitando consultas intermedias y de referencias.
La norma simplifica y ahorra tiempo y esfuerzo, pero no olvide-
mos que la elaboración de una norma internacional puede suponer
tres ó cinco años de trabajo.
Serán los resultados -valorados por los usuarios- quienes darán la
medida de la bondad de la normalización.
Las características más acusadas de su proceso son la simplifica-
ción a partir de un concenso y una aceptación, lo mayor posible,
que le darán fiabilidad y permitirán una aplicación generalizada. La
normalización no puede, por tanto, ceñirse a un nivel personal, par-
ticular o local.
Actualmente existen instituciones emisoras de normas a nivel na-
cional e internacional como AFNOR (Francia); ASA (USA); IRA-
NOR (España); AENOR (España); ISO (UNESCO). Las ventajas de
la normalización en cualquier campo son evidentes y van desde la
normalización de una tuerca a las reglas de catalogación en una bi-
blioteca.
La normalización no es ajena a los documentos. La normaliza-
ción documental es definida por Antonio García Gutiérrez'4 como
«la organización racional de los conocimientos y sus soportes y el
tratamiento y dinamización del conjunto acumulado en ellos>>.
La normalización en el campo de los archivos afectará no sólo a
la Archivistica General, sino a la Archivística Técnica. Ciñendonos
a la primera, dicha normalización tendrá que ver tanto con la ges-
14. GARC 14 G L T I É R R E Z Antonio:
, Normalización general y documental. Concep-
to, Historia e Instituciones en ((Fundamentos de la Información y Documentación»,
Madrid, 1989, pág. 254.
 CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIVfSTICA 75

tión y administración, la descripción como con la comunicación de

los documentos, como con su producción.
Desde muy pronto Bibliotecarios y Documentalistas han estado
incorporados a la normalización. Los archiveros, en cambio, hemos
justificado nuestra falta de normas generalizadas por la ausencia de
una clasificación única de fondos, por la disparidad de tipología do-
cumental y por la diversidad de procedimientos administrativos.
Aunque no podamos equiparar las características de los libros a
la de los documentos de archivo, sin embargo la normalización tam-
bién es posible para nosotros. De hecho es una asignatura pendiente
de los archiveros que hemos de superar, sobre todo si queremos in-
corporarnos de lleno a la informatización sin perder nuestros signos
de identidad. Nuestro retraso en esta línea nos viene de la mano de la
falta de normalización.
Hoy, la consideración del archivo como parte integrante de siste-
mas que favorecen la comunicación, fuerzan al uso de normas que
permitan el intercambio de información dentro y fuera de nuestro
país.
Por cuanto la normalización supone de racionalización del traba-
jo no podrá circunscribirse sólo a una faceta, por ejemplo, la catalo-
gación, sino a toda la descripción. Hablaremos por tanto en cada ca-
pítulo de su aplicación en cada caso.
Lo que resulta un tanto contradictorio es que estando substan-
cialmente el trabajo de archivo basado en reglas, hayamos optado
tardíamente por una normalización que afecte a todas las manifesta-
ciones de nuestro trabajo.
La normalización ofrece un gran abanico de posibilidades en los
archivos Y afecta, como hemos anunciado, a gran número de facetas:
Nirmalización de la gestión documental (que tendrá que ver
con la racionalización del procedimiento administrativo, las
transferencias, los expurgos) que en algunos países está iden-
tificada con la labor del wecords managen).
Normalización de la administración de archivos (estadísticas,
censos, servicios, presupuestos, planes, programas de edi-
ción).
Normalización del tratamiento de los fondos que afectará
tanto a la organización como a la descripción y afectará, de
entrada, a la terminología.
16 ANTOYIA H E R E D I A H E R K L K A

Por lo que concierne al punto 1), poca voz y escaso predicamento

tenemos los archiveros a la hora de la racionalización de los procedi-
mientos documentales relacionados con el procedimiento adminis-
trativo. Con todo ya veremos que hay excepciones /Cfr. el expurgo
en los archivos administrativos/ y existen acciones normalizadoras
por lo que se refiere a la gestión administrativa. No faltan quienes se
plantean que la normalización de los documentos debe establecerse a
la hora de la producción y no después. Pero no debemos confundir-
nos. Una cosa es la normalización de la tramitación de un expedien-
te administrativo que busca el control y la eficacia de la gestión ad-
ministrativa y otra cosa la normalización descriptiva de ese mismo
expediente con vista a su transmisión informativa.
Hoy, la normalización en este punto no va más allá de una nor-
mativa de centros. Cada uno tiene unos modelos de hojas de remi-
sión o de fichas de expurgos que no traspasan los límites de una ins-
titución determinada.
En cuanto al punto 2) al depender una Administración de Archi-
vos de una responsabilidad política que abarca una zona más o me-
nos amplia (Nacional, Regional) la normativa va encauzándose ha-
cia la normalización, por más consensuada. Existen modelos de im-
presos de archivos para censos, control y servicio de usuarios, etc.,
etc. En cada caso nos iremos remitiendo a ellos.
En cuanto al punto 3) sin perjuicio de que en cada caso nos refi-
ramos a los modelos y a la práctica concreta, para cada cuestión que
afecte al tratamiento (organización, análisis, difusión) vaya por de-
lante que la normalización es algo ineludible,
a priori, en el caso de archivos y documentos de archivos con-
temporáneos.
a posteriori, en el caso de archivos históricos y para unos do-
cumentos que no han estado sujetos a una normativa rigurosa o
que habiéndose perdido sus rastro hay que redescubrirla.

8. La Informática.

Aunque dediquemos un capítulo, tras la descripción, a la infor-

matización por su incidencia específica en tal actividad, ahora sólo
 CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA 11

haremos una pequeña referencia, por su calidad de auxiliar para la

Archivística.
Ante las nuevas tecnologías informáticas el archivero no p u d e
estar ajeno, sobre todo teniendo en cuenta que esta técnica puede ser
una ayuda decisiva en su quehacer específico.
Ahora bien, el archivero no tiene en principio que ser un técnico
en Informática, esa es otra profesión; lo que tiene que tener son los
conocimientos necesarios de la misma para poder entrar en diálogo
con los profesionales que la practican. La Informática, desde el pun-
to de vista del archivero, es una disciplina auxiliar como instrumen-
to, como medio en la labor archivística.
Dentro de las denominadas Ciencias de la Información, Archivís-
tica, Biblioteconomía, Documentación, en las dos segundas el uso de
la técnica informática es imprescindible y actualmente es algo habi-
tual. La aplicación de la mecanización a los fondos documentales no
es tan general, en cuanto que el archivero frente al bibliotecario y al
documentalista ha de fabricar «la documentación» que hay que in-
formatizar. Aquéllos parten ya del producto individualizado y elabo-
rado que es el libro.
Baste de entrada apuntar que ante la informatización de los fon-
dos documentales necesariamente hay que plantearse dos campos, el
de los archivos administrativos y el de los archivos históricos y que
en estos Últimos sobre todo existen tareas de organización erl sus ac-
tividades de clasificación que dificilmente pueden ser solucionadas
por el ordenador. En las tareas de descripción, donde la utilidad de
las máquinas ha de plantearse, habrá que considerar en qué momen-
to la mecanización es conveniente y rentable. Al hablar más adelan-
te de organización y descripción, ya puntualizaremos estas cuestio-
nes.

COMENTARIO PRÁCTICO

El documento que reproduce la lámina 1, según lo analicemos

desde el punto de vista del paleógrafo, del diplomatista, del historia-
dor o del archivero, nos hará ver en él distintas facetas y sobre todo
será utilizado de distintas manera por unos o por otros. Serán las di-
ferentes preguntas planteadas a un mismo documento por distintos
78 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Lám. 1.
 CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHlViSTlCA 79

profesionales de las ciencias que tienen por objeto los documentos,

con las variadas respuestas.
El paleógrafo estudiará las características de la escritura (huma-
nística, bastardilla), considerando si el ductus, nexos, abreviaturas, se
conforman con este tipo de letra o existen variantes dignas de men-
cionar. Detectará la existencia de tres manos a la hora de escribir el
documento, la del escribano u oficial de la secretaría que materializó
la «conscriptio» y las dos correspondientes a la validación del rey y
al refrendo del secretario. La transcripción, realizada de acuerdo a
algunas de las normas establecidas al efecto culminará su trabajo so-
bre este escrito.
El diplomatista la adscribirá al tipo documental correspondiente
(Real Cédula), como tal establecerá su clasificación (dispositivo, pú-
blico) pormenorizará sus cláusulas documentales (intitulación, expo-
sición con la dirección embebida, dispositivo, fecha, validación
-suscripción real, refrendo del secretario, rúbricas de los consejeros-,
brevete) comprobando su adecuación al formulario de las Reales Cé-
dulas. La precisión del autor, del destinatario completarán el análi-
sis, después de comprobar la evolución representada en la simplifica-
ción de fórmulas solemnes que han hecho de este documento el más
habitual despachado por el rey en la Edad Moderna y del que éste
que se reproduce es un claro ejemplo. La «actio» hace referencia a
un nombramiento.
El historiador encontrará tema de comentario en esa realidad a
que hace alusión la Real Cédula: la defensa de las salinas de Araya,
en la provincia de Cumaná (Venezuela) frente a los establecimientos
holandeses y a las continuas incursiones de navíos extranjeros en las
salinas para abastecerse de sal. Las expresiones de «gente de guerra)
y el nombramiento de cabo para trasladar a dichos hombres pueden
también ser ocasión para aportar datos sobre los socorros y defensa a
los territorios ultramarinos. Amén, por supuesto, del hecho puntual
del nombramiento del cabo de la gente de guerra.
La perspectiva del archivero será diferente de las otras tres aun-
que partiendo de los conocimientos expresados por los anteriores. La
lectura y el análisis diplomático ayudarán a saber su contenido y co-
nocer su tipología para poder catalogarlo y así ofrecer al historiador,
en síntesis, la información contenida en el documento en cuestión.
El resultado será una ficha que podría plasmarse así:
80 .ANTONlA H E R E D I A H E R R E R A

~~

1623, mayo, 20. MADRID.

Real Cédula a Gaspar Flores de Caldevilla, nombrándolo
cabo de la gente de guerra que se envía de socorro a Cumaná.
1 fol.
A. G. 1. Caracas, leg. 122.

La simplicidad de estos escasos datos materializados en esta breve

ficha, quizá, para muchos, no refleje la necesidad de esos conoci-
mientos (diplomáticos, paleográficos e históricos) que precisa el ar-
chivero para plasmarlos.

9. Bibliografía.*
ARRIBAS
ARRANZ. Filemón: Paleografía documental hispánica, Valladolid, ed. Univer-
sidad de Valladolid, 1965,2 tomos.
La carta y la provisión, ((Cuadernos de la Cátedra de Paleografía y Diplomática),
II, Valladolid, 1959, págs. 1-45.
BOÜARD. Alain de: Manuel de Diplomatiquefran~aiseet pontijicale. París, 1929.
CARUCCI,
Paola: Documento contemporáneo. Diplornatica e criteri di edizione. NIS,
Roma, 1987.
CORTES ALONSO. Vicenta: La escritura y lo escrito. Manual de Paleograjia y Diploma-
tica de España y América en el XVI y XVII, I.C.I. Madrid, 1986.
FLORIANOCUMBREÑO. Antonio: Curso General de Paleografia y Diplomática. texto y
láminas, Oviedo, 1946.
GARCíA GALLO. Alfonso: La ley como fuente de derecho en lndius e n c.1 siglo X V I .
((A.H.D.E.)),XXI-XXII, págs. 607-737.
GARCiA GLITIÉRREZ, Antonio: Normalizacion general y documental. Concepto, Histo-
ria e Instituciones en ((Fundamentos de la Información y Documentación)), Ma-
drid, 1989, págs. 227-260.
GIRY.
A.: Manuel de Diplomatique, París, 1894.

La hihiiografia de las cancillerias medievales peninsulares no está relacionada. pero su referencia puede encon-
trarse en las obras generales de Diplomática citadas.
 11
OBJETO DE LA ARCHIVÍSTICA:
ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
 CAP~TULO3
EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVÍSTICA

1. Ideas y conceptos.
2. Definición de archivo.
3. Otras definiciones.
4. Funciones de los archivos.
5 . Archivos Históricos y Archivos Administrativos.
6. Origen y formación de los archivos: dualidad de perspectivas.
7. Clasificación de los archivos (clase, categoría, tipo).
7.1. Clasificación de los archivos españoles.
8. Historia de los archivos.
9. Historia de los archivos espaiioles.
1. Ideas y conceptos.

Partiendo de la triple dimensión del objeto de la Archivística,

empecemos por la primera: el archivo.
Si hiciéramos una encuesta, hoy que son tan frecuentes, y pre-
guntáramos qué es un archivo y si conocen lo que hacen los archive-
ros, no habría sorpresas: sótanos, suciedad, amontonamiento, desor-
den, oscuridad, serían los adjetivos o los términos que fueran unidos
a la idea de archivo. En cuanto a lo que hacen los archiveros o no lo
sabrían o al identificarlos con los bibliotecarios, los concebirían or-
denando y sirviendo libros. Hay algo más, en estas equívocas ideas
de la gente de la calle, la juventud es algo que siempre aparece con-
trapuesto a esta profesión.
¿Quién es el culpable de esta opinión generalizada? Es la propia
Administración, en iin sentido muy amplio -salvo honrosas excep-
ciones-. Son las instituciones productoras de documentos las que
con su trato habitual de ((desfavom y de edesamom -permítanseme
estas licencias- hacen posibles realidades lamentables que superan el
mundo de las ideas'. Baste pensar o acudir a muchos depósitos docu-
mentales de empresas, de parroquias, de ayuntamientos y de otras
instituciones. El panorama es desolador: estanterías, si las hay, des-
vencijadas, humedades, goteras, calor, papeles envejecidos y sucios
donde los roedores hacen su agosto, documentos mezclados con
muebles viejos, con cuadros y retratos arrinconados de regímenes an-
teriores, con material almacenado de festejos, etc., etc. ((Cuartos de
San Alejo» los llaman expresivamente en Colombia. No han faltado
1. Las fotografías que ilustran la colección de «Archivos Municipales sevilla-
nos» editada por la Diputación Provincial de Sevilla hablan expresivamente. Los re-
sultados de la encuesta sobre Archivos de Administración Local, publicados en
CEUMT, octubre, 1985, págs. 56-58, son tambiin significativos al respecto.
88 A N T O N I A HEREDIA H E R R E R A

situaciones en que para evitar tal estado de cosas se ha vendido o eli-

minado la documentación. La falta de espacio también ha forzado
muchas veces a decisiones de supresión irresponsable que nada tiene
que ver con la eliminación responsable o expurgo.
Frente a estas apreciaciones, o mejor realidades, quiero apuntar
otra, idea generalizada. Es frecuente pensar que la importancia de u n
archivo está sólo en la antigüedad de los documentos. Sin menosprc-
ciar el valor intrínseco representado por esa antigüedad, el interés dc
un archivo reside sobre todo en la continuidad de sus series, en la au-
sencia de lagunas documentales. Los rendimientos efectivos de la in-
vestigación están relacionados íntimamente con la localización dc
series completas. Este carácter seriado es el que da consistencia y fia-
bilidad a la elaboración de una tesis histórica.
Hay otra cuestión. Somos los profesionales los que ante situacio-
nes como éstas aplicamos mal los términos y denominaciones archi-
vísticas, llamando archivos a depósitos documentales que no lo son.
Hablamos, yo diría, frívolamente de archivos municipales (ihay algu-
nos que sí lo son!), de los parroquiales, de los de Direcciones Genera-
les, de los de empresa, etc., porque se alejan de lo que un archivo es
y debe ser. Empleamos por extensión la palabra archivo aplicándola
a esos ((almacenes de papel», teniendo en cuenta que los que no lo
son superan c o i creces a los que lo son. Es lógico, pues, que esta ge-
neralidad prevalezca a la hora de concebir lo que es un archivo en el
hombre de una cultura media.

2. Definición de archivo.

Siendo el archivo el objeto de la Archivística es lógico que sea el

término al que todos los que han tratado de hacer teoría han dedica-
do sus atenciones definitorias. Y o me atrevería a decir que hay tantas
definiciones como aquéllos.
Hemos de empezar delimitando el significando de la palabra ar-
chivo2. Si consultamos el diccionario veremos que tanto puede refe-
2. PESCADOR DE:L Houo, M." del Carmen: Biograja del concepto de archivo, co-
lección de anejos del Boletín de la Dirección General de Archivos, Madrid, 1955.
TANODI D I CHIAPERO, Branka M.": Sobre el concepto de Archivos, «De Archivos y
de Archivística), Homenaje a A. Tanodi, O.E.A. Washington, 1987, págs. 165-17 2 .
rirse al edificio que contiene los documentos, al mueble que los
guarda, es decir el continente, como a los documentos en aquéllos
conservados, es decir el contenido.
Sin olvidar que también hay que ocuparse del continente, de la
parte fisica, por su relación con la conservación material de los do-
cumcntos', ahora nos interesa la acepción de archivo como conteni-
do.
I>c una manera muy gráfica y simple se ha dicho que archivo es
la suma de tres clementos: Documentos + organización + servicio.
V o y a empezar dando la definición que considero mas completa
para analizar después sus partes esenciales y añadir más tarde algu-
nas definiciones de otros profesionales y las tendencias que de ellas
derivan.
((i1rchivoes uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su
fiJcha,su forma y soporte material, acumulados en un proceso naru-
val por una persona o institucibn piiblica o privada en e1 transcurso
ííe su gesticín, conservados, respetando aquel orden, para servir como
lestimoni0 e irlformación para la persona o institucicín que los pro-
duce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia».
Dejo para más adelante hablar de documentos a los que dedicare-
mos una atención específica.
Se dice en la definición conjunto de documentos acumulados y
de proceso natural, lo cual es algo distinto a colección, en cuanto
que el archivo no es resultado de un acto voluntario o caprichoso de
alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya una institu-
ción con una función, con unas actividades que desarrollar. Origen
institucional y proceso natural son la clave para entender el princi-
pio de procedencia. La acumulación y el proceso natural nos dan
idea de que los documentos van creciendo, aumentando en su núme-
ro y evolucionando su valor que de administrativo pasa a ser históri-
co. A la vez este crecimiento y evolución vienen determinados por
las leyes y normas que rigen la creación, competencia y funciona-
miento de la institución y darán lugar a una producción documental
clasificada y seriada.

W LIR \ , Carmen; V i < ~ sVicente: La preservación

3. C R ~ S INo<,i ~2 rc.síairraci(in
de docurneníos y lihros en papel. Estudio RAMP, 1-2, París, 1983.
90 ANTONlA HEREDIA HERRERA

La unicidad del archivo como suma de archivo administrativo e

histórico está sobreentendida al indicar documentos de cualquier fe-
cha procedentes de una institución.
La amplitud de soportes está contemplada sin exclusión, a la vis-
ta de las nuevas tecnologías.
Hay que insistir en los dos aspectos, a mi modo de ver, substan-
ciales de la definición: la cualidad de orden y el servicio o finalidad.
La cualidad de «orden» en su más amplio y riguroso sentido es
esencial en el concepto de «archivo» de tal manera que debía ser im-
posible eludirla en su definición, cosa que no siempre ocurre. No
hay duda que los documentos, en el momento de producirse lo ha-
cen necesaria, inevitablemente de forma ordenada, siguiendo un 1Ó-
gico proceso de gestión o administrativo, pero también es desgracia-
damente frecuente que tal «orden» se deshaga una vez llegado el tes-
timonio escrito, el expediente, a su meta administrativa. En el paso
convencional de lo administrativo a lo histórico, cuando los docu-
mentos entran de lleno en el campo de lo que denominamos su se-
gundo valor, como fuentes de historia, y cuando no hay nadie que en
ese tránsito los dirija adecuadamente para no abandonar el «orden
natural)), pierden el equilibrio produciéndose la confusión, como si
del cauce fluido irrumpieran en una catarata que los precipitara en
el vacío, cayendo en ese marasmo en que suelen convertirse, donde
la desorganización sustituye a la sistematización, perdiéndose así la
razón de su ser, que no es otra que la del servicio a la sociedad.
Si esto tiene lugar, cosa que ocurre frecuentemente, es preciso re-
hacer ese orden, reconstruirlo respetándolo, de acuerdo a ese princi-
pio de respeto a la procedencia de que hablamos en el primer capítu-
lo.
De esta manera, aunque el archivo en formación responde siem-
pre a un «orden natural)), la mayor parte de las veces el archivo es el
resultado de un proceso posterior de restablecimiento de aquél.
Y junto al «orden», el servicio es la otra cualidad que representa
su finalidad. Este servicio es doble en la forma y en cuanto al benefi-
ciario. Los documentos de archivo, ya lo hemos dicho, actúan como
testimonio ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los dere-
chos de la Administración y de los administrados, y ofrecen informa-
ción bien facilitando antecedentes para agilizar una gestión bien
como fuentes de historia. La Administración y la Investigación son
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVfSTIC'A 91

los beneficiarios inmediatos de los archivos, y ambas van unidas a

esa dos funciones que les hemos señalado. La garantía jurídica de las
instituciones y de los administrados, es una de las exigencias más so-
licitadas a los archivos. Es curioso cómo todas las instituciones ayer
y hoy se sensibilizan al organizar sus archivos y conocer sus antece-
dentes, títulos y privilegios, y cuántas han de acudir a los documen-
tos antiguos o modernos para rastrear sus derechos y alegarlos en
pleitos, en su defensa. Recuerdo a título de ejemplo, en el XVIII, la
búsqueda de los títulos de propiedad, que decían remontarse al rei-
nado de Juan 11, de los cargadores del muelle de Sevilla frente a las
pretensiones de la'Real Hacienda, o la defensa en el XIX, de la Ad-
ministración de los derechos de Lonja e Infantes por parte de la
Diputación de comercio del Consulado de Cádiz para lo que hubo
que localizar los documentos que hacían referencia a tal concesión
en el XVI.
De este doble servicio que ofrecen a la Administración o a la His-
toria nacerá la distinción entre Archivos Administrativos o corrien-
tes y Archivos Históricos. Pero en todo caso organización y servicio
serán condiciones indispensables para que un depósito documental
tenga o adquiera la carta de naturaleza de archivo. No habrá servicio
si no hay organización y si ésta no existe, tampoco podrá decirse que
existe el archivo.

3. Otras definiciones.

Ni los holandeses (Muller, Fruin) ni los ingleses como Jenkinson,

introducen en sus definiciones como elemento esencial el servicio.
Hablan de conjunto documental producido a lo largo de una activi-
dad. Dice Jenkinson «conjunto de documentos de cualquier natura-
leza de cualquier institución o persona, reunidos automática y orgá-
nicamente en virtud de sus funciones y actividad es^^.
En el Elsevier's Lexicon se dice que archivo «es el conjunto de
documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral,

Hilary: A Manual of archive administration, Londres, 1937, pagi-

4. JENKINSON,
na41.
pública o privada, y destinados por su naturaleza a conservarse por
dicha personab5.
Schellenberg opina que la idea de selección con vistas a la conser-
vación permanente no debe faltar en la definición, pero como verc-
mos ésta conviene sólo a los archivos que denominamos históricos:
«aquellos documentos y expedientes (records) de cualquier institu-
ción pública o privada que hayan sido valorados para su conserva-
ción permanente con fines de referencia o de investigación en una
institución achivística».
También James B. Rhoads, tiene esta visión parcial de los archi-
vos: «conjunto de documentos no corrientes con valor permanente».
Asimismo Elio Lodolini considera que archivo es sólo el c o n -
junto de escritos que han perdido interés administrativo para las ofl-
cinas que los han producido, han adquirido madurez archivística,
han sido seleccionados para la conservación permanente»h.
De entre los franceses, Jean Favier, da una preferencia clara al
principio de procedencia: «conjunto de documentos recibidos o des-
pachados por una persona o institución pública o privada que resul-
tan de su actividad, organizados de acuerdo con ésta y conservados
para su utilización». Salvo cuestiones o aspectos menos sustanciales
sí están recogidas en esta Última definición las ideas que entendemos
fundamentales (organización, basada en el principio de 'procedencia
y finalidad.
La ley de Archivos francesa de 3 de enero de 1979, define así al
archivo: c o n j u n t o de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
el soporte material, producidos por cualquier persona física o moral
o por cualquier institución u organismo público o privado, en el
ejercicio de su actividad». El orden no está expresamente contempla-
do, a no ser implícitamente en cuanto que la producción se suponga
dentro de un proceso orgánico. Se hace mención al origen como ne-
cesidad administrativa o privada, pero no especifica el servicio.
Según Duchein esa definición, excesivamente ambigua, llevada al
pie de la letra puede llevar a la consideración de que un archivo pue-
5. Lexicon 01' Archivul Terrninologj?, Elsevier. Amsterdam, London. N. Y.,
1964, pág. 33.
6. LODOLINI. Elio: Archivo un concetto confroverso,((Rassegna degli archivi di
Statow, XL, Roma, 1980, págs. 4-45. Está reproducido en Lodolini, E.: .Irchiví.stic.cr.
Principi e prohlemi. Milano, 1984, págs. 9-25.
 t~ ARCHIVO: OBJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A 93

de estar constituido incluso por carteles impresos en ediciones de

10.000 ejemplares. Habría que limitar, en este caso, y restringir a un
solo ejemplar la producción impresa o multigrafiada. Abunda Du-
c h e , n í ~I J Wen~ que existe un gran margen de interpretación por lo que
se reíierc al material impreso y que la fijación entre los límites de
Archivo y Hiblioteca son en bastantes casos poco claros. Así los fran-
ceses consideran a los Boletines oficiales como documentos de archi-
v o , no así a las revistas de información.
En cuanto a los documentos audiovisuales y sonoros producidos
pertenecen a los archivos, aunque sólo un ejemplar. Más compleja
aún es la producción informática: los ficheros informáticos evolucio-
nan sin cesar, por aumento o disminución de datos. No basta con de-
linir la banda o el disco magnético como documento de archivo,
hace falta establecer en qué estadio de su evolución se detiene para
archivarlo. La solución no es fácil.
, Morris Rieger, de Estados Unidos, define así al archivo: c o n j u n -
to de documentos, sea cual sea su forma material, despachados o re-
cibidos y conservados por un organismo o persona en el desarrollo
de su actividad específica».
Giorgio Concetti nos dice que archivo es «el conjunto de los do-
cumentos despachados y recibidos por una institución o individuo
para conseguir sus propios fines y para el ejercicio de su propia fun-
ción» '.
Según estas ultimas definiciones parece desprenderse que los de-
pósitos documentales que nos encontramos en una institución, de-
sorganizados, aunque conservados, que ayudaron en su día a cumplir
los fines de dicha entidad, pero que hoy no pueden ofrecer servicio a
los estudiosos dada su situación, sí son considerados archivos. La
conservación, según estos criterios prevalece sobre la organización.
La definición dada por el Consejo Internacional de Archivos es la
que sigue: (conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y
el soporte material producidos o recibidos por cualquier persona, fi-
sica o moral o por cualquier organismo público o privado en el ejer-

6 bis. Legislation et structure administratives des Archives «La Gazette des Ar-
chives», n . O 141, 1988, pág. 9.
7. C E W E T TGiorgio:
I Sull archivio come univeriitas rerum. «Archivi», IV,
1937, págs. 7-13.
94 ANlOK1.4 HERED14 H E R R E R 4

cicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para

sus propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivos»*.
La definición de archivo tal y como se recoge en la Ley de Archi-
vos de la Comunidad Autónoma de Andalucía9 es la siguiente: «con-
junto orgánico de los documentos conservados total o parcialmente
con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación
y cultura)).
La dada en el texto de la Ley del Patrimonio Histórico español de
25 de junio de 1985’O dice de esta manera: «conjunto orgánico de
documentos o la reunión de varios de ellos reunidos por las personas
jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la infor-
mación y la gestión administrativa. Se entienden también por archi-
vos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan
y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjun-
tos orgánicos».
La organicidad es cualidad esencial en estas Últimas definiciones.
En la segunda, se insiste en la posibilidad de existencia en un ar-
chivo de más de un fondo documental y hace la precisión de que son
también archivos las instituciones creadas a posteriori para reunir,
conservar, ordenar y difundir la documentación de otras institucio-
nes. Hay algo sobre lo que convendría hacer una observación y es el
orden de enumeración de los servicios que aparecen invertidos, en
cuanto que la gestión administrativa siempre es primera, antes que
la investigación, o en todo caso podrían ser simultáneas, pero nunca
cultura antes que gestión”.

8. EVANS. Frank B. Dictionary of archiva1 terminology. English and French, with

equivalents in Dutch, German, Italian, Rusian and Spanisch. Dictionnaire de termino-
logie archivistique. / comp. by Frank Evans, Francois J. Himly y Peter Walne / Miin-
chen, New York, París, Saur, 1984 (ICA handbooks, series v. 3), pág. 25.
9. Boletín de la Junta de Andalucía, n.O 4, 10 enero 1984.
10. B. O . E. n.O 155,29Junio 1985.
1 1. «Los archivos son gestión antes que cultura): son palabras de Vicenta Cortés.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHiVíSTlCA 95

4. Funciones de los archivos.

Tradicionalmente son tres las funciones de un archivo, referidas a
los documentos de archivo:
Recoger.
Conservar.
Servir.
Son funciones muy amplias -como ya veremos al hablar de una
Administración de Archivos- que no se limitan a la materialidad de
la recogida y al almacenamiento, sino que exigen un control y cana-
lización de la producción documental, una conservación no sólo físi-
ca sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevará di-
fusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de ac-
ceso y consulta.
La conservación era quizá la única meta del archivero, ampliada
hoy por una actitud activa de recogida y superada por la dimensión
de servicio a la sociedad.

5. Archivos Históricos y Archivos Administrativos.

Aunque soy la primera en defender la unidad de cualquier fondo
documental y, en este sentido también, el carácter del archivo y la
definición por la que hemos optado así lo testimonia, sin embargo,
en la práctica diaria necesariamente habremos de tener en cuenta
dos acepciones (administrativos e históricos), partiendo de la inci-
dencia de ciertos problemas y el especial tratamiento de la documen-
tación y de la información en unos y otros.
A efectos terminológicos, y antes de delimitarlos, conviene recor-
dar que los anglosajones tienen vocablos distintos para estas dos
acepciones: «records» y «archives». Y advierto que ciertas traduccio-
nes han planteado equívocos, cuando «records» los han hecho seme-
jantes a «registros».
En la definición que hemos dado de archivo hemos señalado dos
finalidades, por una parte salvaguardar los derechos de la institución
que los crea facilitando su gestión, al actuar como memoria y por
otra servir como fuentes de elaboración histórica. Es de este doble
servicio de donde se desprende la doble consideración de archivos
96 A IL T O N I4 H F R EDl A HE K R t R A

administrativos y archivos históricos. ¿Dónde está el limite entre uno

y otro?
Muchas reuniones y muchas palabras se han utilizado para tratar
de fijar los límites cronológicos que marquen la frontera divisoria:
30, 50, 100 años. Algunos países como Luxemburgo han fijado k-
chas, así la documentación anterior a 1795 constituye el contcnido
de los archivos históricos y a partir de ahí los administrativos. En E.s-
paña, el decreto de 24 julio 1947 sobre ordenación de los Archivo:, y
Bibliotecas del tesoro histórico-documental y bibliográfico clasifica a
los archivos en históricos y administrativos. Los primeros con docu-
mentación anterior al siglo XX y los segundos con documentos dc
época actual. Para los protocolos notariales están definitivamente es-
tablecidos los cien años para determinar su «historicidad» a efectos
archi visticos.
No debemos confundir la fijación cronológica de estos límites
para determinar la adscripción del fondo de una institución al archi-
vo administrativo o al archivo histórico, con la delimitación crono-
lógica que cada país puede establecer para circunscribir el Patrimo-
nio Documental y el acceso a la información / Cfr. cap.O 19 / 1 2 .
La línea que separa un archivo administrativo de un archivo his-
tórico es convencional y su fijación dificil por su movilidad. La fron-
tera se encuentra en el momento de la pérdida de la vigencia admi-
nistrativa de la documentación que implica variabilidad para cada
clase de documentos por ser los plazos de esta vigencia diferentes.
Hay algo más que viene a complicar la determinación de estos Iími-
tes a que venimos refiriéndonos: el acercamiento de los estudios his-
tóricos al momento actual, la denominada «historia inmediata». La
investigación quiere obtener datos de documentación reciente para
la elaboración de tesis sobre temas actuales. Las conclusiones del Co-
loquio de los Archivos para el siglo XX, celebrado en 1979 en Ma-
drid, abogaban por el acceso completo a la información”.
12. Los cuarenta y los cien años son los límites establecidos para formar parte
del Patrimonio Documental español, ya sean los documentos de instituciones públicas
o culturales, ya sean de las entidades o perSonas particulares. Cfr. Ley del Patrimonio
Histórico español de 25 de junio de 1985, ya citada.
13. Se acuerda: «urgir de las autoridades a quienes corresponda la promulgación
de la norma legal que de forma clara, objetiva y precisa declare la libre consulta de la
documentación pública a partir de unas fechas lo más cercanas que sea posible a nues-
tros días».
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVISTICA 97

Algo más, los archivos históricos de ayer serán distintos en cuan-

to a su formación por acumulación y depósito sin que la valoración,
la selección y el expurgo tuvieran lugar. Pensando en los del futuro,
esas tareas se hacen del todo imprescindibles por obra de la multipli-
cación natural de la documentación y de la información y con vistas
a conservar sólo lo realmente necesario y que merezca su conserva-
ción.
Aunque dificil sea el establecimiento estricto que marque la sepa-
ración entre un archivo administrativo y un archivo histórico vendrá
determinado por la finalidad preponderante, no Única, ni exclusiva,
de la documentación: gestión o ciencia.
Hay archivos, actualmente, a los que indiscutiblemente conviene
la denominación y adscripción dentro de los históricos, son los pro-
cedentes de instituciones desaparecidas. Como puede ser caso del
Archivo de los Consulados Mercantiles; del Consejo de Indias o de la
Casa de la Contratación. Pero todos en su día fueron archivos admi-
nistrativos.
Hay instituciones actuales, de creación reciente, que aparte de la
documentación que originan diariamente han heredado algún fondo
histórico. Es el caso de algunas Diputaciones Provinciales, en Espa-
ña, como es la de Sevilla, que tiene conservados los fondos de los
Hospitales sevillanos por razones de herencias históricas, como ya
dijimos. Esos fondos, dentro del archivo de la corporación sevillana,
constituyen hoy un apartado netamente histórico.
Existen otras instituciones que perduran pero cuyo origen es bas-
tante remoto. .Es el caso de los Ayuntamientos. Su documentación
alcanza a veces a la Edad Media y llega hasta hoy con perspectivas
de continuidad. Aquí sí hay que distinguir archivo histórico, de ar-
chivo administrativo.
Una de las notas características, a simple vista, de los administra-
tivos es el gran volumen de su producción documental, gran parte de
ella con información indispensable para el funcionamiento de las
instituciones productoras, pero otra gran parte innecesaria que es
preciso eliminar para hacer ágil el aczeso a la necesaria.
La distinción entre uno y otro, que dejamos zanjada a efectos
conceptuales, habremos de retomarla por ser importantísima a la
hora de la organización y de la descripción y a la hora de una mayor
incidencia de problemas, como son los movimientos de aumento o
98 A N T O N i A HEREDiA H E R R E R A

disminución de documentos. El planteamiento de esas dos tareas es-

pecíficas y fundamentales, como veremos, habrá de partir de la con-
sideración de uno u otro tipo de archivos.
No todos los profesionales españoles están de acuerdo con la de-
nominación de archivos administrativos e históricos, por cuanto tie-
ne de convencional ya que, en efecto, cualquier documento antes de
ser histórico es primero administrativo. Se les ha dado los nombres,
inadecuados, de activos e inactivos, vivos y muertos. También se les
llama provisionales o definitivos. La actividad y la vida son propios
de unos y otros, pero con perspectivas diferentes: la gestión adminis-
trativa y la función histórica. También se les ha denominado cerra-
dos y abiertos (atendiendo al acceso) y cerrados y abiertos (por la vi-
gencia administrativa). Los franceses hablan de archivos corrientes o
archivos en formación y archivos históricos, mientras que los nortea-
mericanos contraponen «records» a «archives», como ya dijimos. Fi-
lippo Valenti al hablar de archivos contrapone el «archivo sedimen-
to» que considera como el espontáneo sedimento de una actividad
administrativa al «archivo thesaurusk) que entiende como una selec-
ción deliberada, sistemática y ordenada de documentos y otros datos
Útiles reclamados por los más y no necesariamente por el titulari4.
Todas estas denominaciones tienen sus fallos. Nosotros manten-
dremos la de administrativos e históricos aunque conscientes de to-
das sus limitaciones.

6. Origen y formación de los archivos: dualidad de perspectivas.

Un archivo necesariamente está formado por documentos de ar-

chivo en su mayoría formando parte de fondos, en ocasiones colec-
ciones o secciones facticias. Su origen está en una institución que
produce los testimonios de su gestión. En este. caso archivo y fondo
se identifican.
¿Cuándo se fija la fecha del nacimiento de un archivo?
Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del naci-
miento del archivo que naturalmente afectará a su concepto y así he-
mos podido comprobarlo al ir viendo las definiciones dadas. Existen,

14. «Rassegna degli Archivi di Statin, XLI, enero-diciembre, 1981, págs. 9-37.
 EL ARCHIVO: OHJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A 99

dos teorías, una que mantiene que éste nace en el momento mismo
en que los documentos son producidos en la oficina o en la depen-
denciaI5,otra por el contrario que sostiene que el archivo nace cuan-
do los documentos, perdido el interés para la institución productora,
han sido seleccionados para la conservación permanente y han ad-
quirido madurez archivística.
Para Lodolini, para Rhoads, entre otros, todo lo anterior al depó-
sito definitivo, no es archivo. Ellos hablan de «registros corrientes)) o
mejor «expedientes corrientes) y los contraponen a «expedientes
permanentes)), para nosotros, respectivamente, documentación ad-
ministrativa, documentación histórica.
Según el segundo criterio la idea de archivos administrativos de-
saparece, cosa que no comparten los que defienden la primera teoría,
entre los que me cuento, en tanto en cuanto que los documentos des-
de el momento de producirse ya están generando la posible materia
de los archivos históricos, de acuerdo a su potencial valor permanen-
te.
Son los archiveros los que han de intervenir antes de llegar los
documentos al archivo, para determinar este valor definitivo. Su ac-
ción anterior y el servicio previo de íos documentos a la administra-
ción justifican la idea y la existencia de archivos antes de llegar al de-
pósito definitivo. Ya veremos al hablar de gestión de documentos
cómo la consciencia de archivos -1laméseles como se les llame- y la
acción del archivero en esos momentos son necesarios para el ahorro
de tiempo, de espacio y para conseguir la eficacia de la informa-
ciónI6.
Concebido el origen de los archivos de acuerdo con la primera
teoría, hemos de considerar dos etapas en su formación:

Giogio: II fondamento teorico della dottrina archivisti-

15. Entre ellos CENCETTI.
cn, «Archivi», 11, VI, 1939, págs. 7-13, reeditado en Scritti archivistici, Roma 11 Centro
de di Ricerca editore, 1970, págs. 38-46.
16. Cfr. DURANFLORES, Guillermo: La razbn de ser de los archivos, ((Archivo
Hispalensen, n.O 207-208, Sevilla, 1985, págs. 3 13-324.
DUBOSCQ, Guy: Los centros de documentos: idea e instrumento, Ponencia al Vlll
Congreso Internacional de Archivos.
1 O0 ANTONIA HEREDIA HERRERA

etapa De creación y formación de los documentos

prearchivística dentro de la entidad productora (en la que se dis-
tinguirán dos caminos en cuanto que los docu-
mentos sean despachados o se reciban).
En esta etapa se conserva todo, integrándosc
en los archivos que llamaremos de oficina o dc
gestión.

etapa Es de dominio total del archivero en cuanto

archivística que materialmente la documentación entra y a
en su espacio físico, en el depósito. N o se con-
serva toda la documentación producida. Existe
selección. El conjunto documental resultante es
lo que denominaremos fondo documental que
integrará primero el archivo administrativo para
convertirse después, tras el expurgo, en archivo
histórico o permanente.

En este primer caso, en buena teoría, la fecha natural de institu-

cionalización del archivo debía coincidir con la de creación de la
institución, no, lógicamente, con las fechas de sus primeros docu-
mentos que suelen ser, como antecedentes, anteriores. Sin embargo,
la mayoría de las veces, la creación del archivo suele ser muy tardía
y entre las fechas de los documentos generados y la de aquélla han
transcurrido muchos años.
En esta situación la formación del archivo obedece no sólo a los
ingresos habituales por transferencias sucesivas, sino a los ingresos
extraordinarios de esos documentos que se produjeron con mucha
anterioridad.
Hasta aquí el caso de archivo identificado con una institución.
Pero también se consideran tales los denominados instituciones
de archivo creadas con independencia y con posterioridad a las insti-
tuciones cuyos fondos almacenan. Fueron creados para servir de de-
pósito de archivos o de fondos de,instituciones fenecidas o de otros
don riesgo a desaparecer o simplemente para facilitar su tratamiento
y su servicio. Es el caso del Archivo General de Indias, del Archivo
Histórico Nacional o de algunos archivos comarcales.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHlVfSTICA 101

7. Clasificación de archivos (clase, categoría, tipo).

Los archivos, de acuerdo a su productor pueden dividirse en dos
cluses fundamentales: públicos y privados en razón de su dependen-
cia con las instituciones encuadradas dentro del derecho público o
del privado -no tienen que ver con el acceso al público- y, según su
actividad, los primeros serán judiciales, militares, municipales, etc. y
los segundos personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.
Esta adscripción es bastante fluctuable de unos países a otros, se-
gún su régimen político y administrativo. Existen países socialistas
donde el concepto privado respecto de los archivos está limitado a
los personales y familiares, mientras que en otros la amplitud de pri-
vado es mayor y se extiende a los de empresa, hospitales, iglesias,
sindicatos, universidades, instituciones de enseñanza, etc. En países
no socialistas uno de los problemas está en delimitar el estatuto jurí-
dico de los papeles de los Jefes del Estado y de los altos funcionarios.
Los archivos públicos son universalmente imprescindibles e ina-
lienables, son propiedad pública y no pueden ser destruidos.
La categoría vendrá determinada por su ámbito y los agrupará de
los más simples a los más complejos de acuerdo a la jurisdicción y
amplitud de la entidad productora: Locales, provinciales, regionules
y generales. Estos ú1timos llamados en algunos países Nacionales.
Cada archivo será de distinto tipo atendiendo a la edad de los do-
cumentos: de gestión, intermedios e históricos. (Vid. cuadro pág.
175).
Y por su finalidad preponderante serán administrativos e históri-
cos cuyas diferencias ya estudiamos.
Una Última clasificación los divide en singulares y múltiples se-
gún contengan un solo fondo o varios.
Dentro de los públicos y de acuerdo con la nueva organización
político-administrativa de nuestro país tendremos los de titularidad
estatal (los cinco Generales, los Regionales, los Histórico Provincia-
les, los Ministeriales, los de las Delegaciones de Hacienda, los de las
Audiencias territoriales) y los de competencia autonómica (de entes
autonómicos, de corporaciones locales).
Otras equívocas clasificaciones, se han hecho atendiendo al ca-
rácter específico de la documentación que albergan, bien por su so-
porte o bien por la materia monográfica sobre la que pueden facilitar
información, así:
102 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Archivos audiovisuales (fotografias, películas, grabaciones).

Archivos cartogrújkos (mapas, cartas, planos, dibujos).
Archivos especiales (por la temática de sus documentos: literatura,
comercio, etc.).
Muchos de ellos suelen corresponder a secciones facticias origi-
nadas por problemas de conservación o a colecciones.
Sin embargo, cuando hoy se habla de archivos audiovisuales se
les identifica con la producción de instituciones como la radio y la
televisión que necesariamente utilizan soportes audiovisuales para
aquélla. En estos casos la denominación de archivo invita a la confu-
sión cuando los documentos que integran esos depósitos no son do-
cumentos de archivo. Me remito a la cuestionación del tema al epí-
grafe del capítulo siguiente sobre «nuevos documentos», «nuevos ar-
chivos~.
Por lo que se refiere al «archivo temático» Elio Lodolini se pro-
nuncia claramente considerándolo algo artificioso que no responde
al concepto riguroso de archivo”. En Italia, ya Panella y Casanova
criticaron duramente la pretensión de establecer el «archivo de la
primera guerra mundial». A pesar de esto en la URSS, en 1941, se
creó el «archivo central de la literatura y el arte». Lo que sí puede
ocurrir es que el archivo de determinada institución por sus funcio-
nes específicas”puede ofrecer unas determinadas características temá-
ticas, así el archivo de un Consulado comercial será eminentemente
mercantil o el de una Academia de Medicina contendrá bastante in-
formación referida a dicha ciencia.
Dentro de los especiales, en una línea muy francesa se habla hoy
de archivos cientíjicos, archivos económicos, archivos de arquitectura.
Alguna de sus revistas más conocida, «La Gazette des Archives» les
ha dedicado recientemente algunos números monográficos.
Es una terminología muy ambigua que no favorece la clarifica-
ción, ni siquiera para hacer una adscripción a públicos o privados.
En el caso de los denominados Archivos de arquitectura serán priva-
dos los personales de los arquitectos. En cuanto a los públicos no
existen archivos específicos de Arquitectura, sí de instituciones que

Elio: Archivistica. Principi e Probíemi, Milán, 1984, pág. 14.

17. LODOLINI.
 E L AKCHIVO: OBJETO DE LA AKCHlVlSTlCA 103

al estar relacionados con ella tengan secciones o series específicas re-

lativas al tema.
En el caso de los archivos económicos ocurre otro tanto. Pero hay
más. Difícilmente los fondos de cualquier archivo pueden eludir el
uso de su información para la Economía o la historia económica.
Rara es la institución, por no decirimposible, que no cuenta con
series de contabilidad, de tesorería, relativas a presupuestos econó-
micos. Otra cuestión será que existan instituciones que por su espe-
cífica naturaleza sean más aptas para ofrecer información sobre eco-
nomía (así Consulados mercantiles, Bancos, Bolsa, Empresas). En
esta misma línea se pronunciaba ya en 1950 Jenkinson cuando reco-
nocía que raro era el archivo que no pueda ser utilizado para fines
de investigación económica.
Habrá que distinguir, pues, Archivos de instituciones económicas
y series «económicas» por su temática que son cosas bien diferentes.
En cuanto al tratamiento de dichos fondos (organización y des-
cripción) no cabe en líneas generales otro modelo que el propuesto
para el de cualquier institución de la clase que sea.
Resulta, por lo tanto confuso hablar de archivos de Arquitectura
o Económicos. Si nos fijamos la agrupación y su denominación viene
de la información y no de las instituciones que los han hecho posi-
bles. Da la sensación que esos nombres globales pretenden hablar de
fuentes para la Historia de la Economía o de la Arquitectura.
Mucho más sentido tiene hablar de archivos municipales al ser la
institución la que da homogeneidad al conjunto de archivos. A cada
uno de sus fondos puede aplicárseles, como ya veremos, cuadros de
clasificación similares y normas de descripción en un proyecto co-
mún.
Podemos hablar de otra acepción que se ha insinuado: archivos
de autor y de destinatario aunque no tenga consistencia. Lo que sí
hay que considerar es una documentación de autor y otra de destina-
tario referida a una misma institución pero que archivísticamente no
podremos considerar como fondo, pero sí tener en cuenta a la hora
de analizar el flujo y reflujo de los escritos. Cualquier institución
produce documentación como testimonio de su gestión, una la que
despacha y otra la que recibe, produciendo en este movimiento un
fondo de autor: inmóvil, conservado por el propio autor y cuyas se-
ries suelen estar integradas por las copias de la documentación des-
104 ANTONIA HEREDIA HERRERA

pachada y los originales de la recibida, mientras que los documentos

de destinatario estarán dispersos al difundirse hacia variados y múli-
ples destinos y ya no formarán parte de ese fondo de autor sino que
integrarán parte de cada uno de esos otros fondos de cada destinata-
rio.
No hemos querido dejar de aludir a esto por los problemas origi-
nados recientemente acerca de la concepción de Patrimonio docu-
mental y las reclamaciones y atribuciones de propiedad que se han
planteado por parte de algunos países o pueblos que pueden conside-
rarse sólo los destinatarios de los documentos del fondo de otras ins-
tituciones.

7.1. Clasificación de los archivos españoles'*.

Dentro de la máquina del Estado Español hemos de considerar:
Administración Archivos Generales (Simancas, Corona de Ara-
Central gón, Indias, Histórico Nacional y Alcalá de He-
(algunos, con nares).
gestión Regionales (Galicia, Valencia, Mallorca y Nava-
transferida) rra).
De Distrito (Chancillería de Granada y de Valla-
dolid).
Histórico-Provinciales.
Ministerios.
Delegaciones de Hacienda.
Audiencias Territoriales.
Administración Generales de las Comunidades Autónomas.
Autonómica Diputaciones Provinciales.
Municipales.
Eclesiásticos Arzobispales.
Diocesanos.
Parroquiales.
Conventuales, etc.

18. Para los archivos españoles Cfi. Guíu de los Archivos cstutdes espuñoles.
Guía del Inwstigudor, Inspección técnica de Archivos, Ministerio de Cultura, 2.aedi-
ción, Madrid, 1984, de la que es responsable Vicenta Cortés Alonso.
 EL ARCHIVO. OBJETO DE LA ARCHIVfSTlCA 105

I’art iculares Personales.

Nobiliarios.
Empresas.
Instituciones, etc.

8. Historia de los archivos.

Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de

Este en la Historia está vinculada a la aparición del primer testimo-
nio escrito y a partir de este momento los archivos van a tener un
puesto en el acontecer humano. Los archivos nacen como una nece-
sidad de la vida pública y privada: son la memoria de una y otra.
Nacen como una conveniencia de hacer durables las acciones reli-
giosas, públicas y económicas.
Lo evidente es que las dos finalidades que les hemos atribuido en
la definición que de ellos hemos dado, durante mucho tiempo de-
sempeñan casi con exclusividad la de servir de garantía de derechos.
La finalidad científica, la de servir de fuentes de historia vendrá bas-
tante después, casi podemos decir recientemente. Y hay algo más: en
u n principio 10s documentos formaban parte y se guardaban con tex-
tos literarios. La historia de los archivos tiene una relación estrecha
con la evolución de la práctica archivística.
Repasando la historia de los archivos, nuestros recuerdos pueden
remontarse a las tablas de la ley, conservadas en el Tabernáculo jun-
to a otros testimonios escritos custodiados por los sacerdotes.
La existencia de archivos está demostrada en Egipto, en Mesopo-
tamia. Son archivos patrimoniales cuya utilidad radicaba en la con-
tabilidad de las cosechas. Los escribas eran sus custodios. El soporte
de la escritura el papiro o una materia dura para escribir mediante
punzones. Los restos de Tel-el-Amarna nos hablan de esos depósitos
egipcios. En Nínive los yacimientos arqueológicos nos han puesto al
descubierto 20.000 tablillas con escritura cuneiforme con Órdenes de
gobernadores, sentencias, contratos. Así los de Nuzi y Uruk. Recien-
temente las excavaciones de RaS‘Shamra (Siria) nos han ofrecido los
documentos de los reyes hititas de los archivos de Ugarit”. Los chi-

19. F ~ V I E
Jean:
K . Les archives, Presses Universitaires, 1959.
106 ANTONIA HEREDIA HERRERA

nos hacen remontar la aparición de los primeros documentos a dieci-

séis siglos a. de J. C., conservándose después libros de bambú y de
madera de las dinastías Qin y Han (dos siglos a. J. C.).
Los griegos en su «archeion» guardaban las actas públicas tanto
las de carácter político-administrativo como las de carácter notarial
para servir de garantía a los ciudadanos. La palabra, el concepto y la
función pasan al latín «archivum» de donde etimológicamente se
hace derivar nuestro término en castellano. Grecia y Roma tienen
pues archivos civiles. El Tabularium, cerca del Capitolio, es prueba
de esto. Hubo bastantes archivos, incluso familiares. La figura del ar-
chivero se va delimitando como conservador de los testimonios es-
critos y como persona de conocimientos y de confianza, apareciendo
también la figura del notario para registro de los documentos priva-
dos.
Entre los siglos VI11 y XII el archivo tuvo una enorme importan-
cia pero siempre con un sentido utilitario para esgrimir y defender
derechos. El espíritu individualista de los señores feudales marcará la
existencia de archivos personales. El orden en ellos no era esencial,
quizás por el limitado número de testimonios que facilitaba su loca-
lización. Los archivos, como las Cortes, eran trashumantes y su exis-
tencia material se veía limitada al arcón o mueble que contenía los
pergaminos. La Iglesia, en este momento y en este sentido, va a jugar
un papel fundamental porque el carácter estable y fijo de los monas-
terios fue circunstancia importantísima en la conservación de los do-
cumentos, frente al peligro que, para la perdurabilidad de los testi-
monios escritos, tuvo el carácter ambulante de las Cortes reales y se-
ñoriales. Los archivos pontificios, por su parte, se conservan desde el
siglo IV. La materia escriptoria casi exclusiva es el pergamino, hasta
el extremo de que su uso y abuso determinó la práctica de los palim-
septos. En España el primer documento original conservado es una
donación del rey asturiano Silo. Aunque han llegado a nosotros do-
cumentos visigóticos no nos han quedado archivos de los visigodos.
En definitiva pocos archivos y menos archiveros y un uso bastante
restringido de aquéllos
La aparición del papel traerá el aumento de la producción docu-
mental y favorecerá la profusión de los archivos despositarios de
aquélla. Aunque invento chino, fue trasmitido por los árabes y en
1 154 se tienen noticias de la primera fábrica en Játiva. Su uso se em-
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A 107

pieza a generalizar en el siglo XIII y así queda ya recogido en las

Partidas de Alfonso X.
Se inicia una nueva etapa entre el siglo XII y el XV en la que
como notas significativas, por lo que afectan a los archivos y a los
documentos, podemos contar con la configuración de las cancille-
rías, la presencia de núcleos de comerciantes, las sustitución del latín
por el romance, la aparición de nuevas instituciones jurídicas y ad-
ministrativas que redundaran en la formación de los archivos.
El registro de los documentos en forma de cartularios, cedularios
o copiadores será una práctica habitual de sustitución completa de
los documentos originales.
Se inicia la necesidad de descripción para recuperación de los do-
cumentos.
El notariado tendrá una importancia decisiva en el desarrollo de
los archivos.
Estos Archivos notariales, propiedad de los notarios, se conserva-
rán desde el siglo XIV en nuestro país.
El siglo XVI supondrá el crecimiento de la burocracia y de la
producción escrita.
El más antiguo depósito de China es el de Huang Shi Cheng,
constituido en 1543 en Beijing, durante la dinastía Ming.
En España y para la Edad Moderna hay que resaltar la preocupa-
ción por la conservación de los fondos aunque no con otra intención
que la salvaguarda de derechos. No hay excesiva preocupación por
la sistematización.
Aunque el concepto de público puede entrañar el de acceso a la
información, en los siglos XVI a XVIII este acceso no será directo,
sólo se utiliza para y a través de la Administración.
De 1545 es el primer intento y puesta en práctica de un archivo
general que reúna la documentación de la corona castellana: Carlos 1
crea el de Simancas en esa fecha a cargo de un archivero. Rara es la
institución en el siglo XVI que en sus Ordenanzas no contempla la
existencia de archivo e incluso la forma de su funcionamiento. Valga
como ejemplo el de las Ordenanzas de 1556 del Consulado de carga-
dores de Indias. De éstas se desprende, sin embargo, el concepto li-
mitado de lo que es un archivo al contemplar como objeto de un i i i -
_108
ANTONIA HEREDIA HERRERA
_ ~ _ _ ~ _ _ ~ - -

ventario casi con exclusividad a los títulos, privilegios y actas?". El

archivo en esta época está siempre en la sede de las Contadurías y es
el contador su responsable.
Los archivos parroquiales, a partir de Trento, empiezan a prolife-
rar. De 16 1 1 data la reorganización de los archivos vaticanos.
En el siglo XVII hacen su aparición las primeras teorías sobre ar-
chivos: «De Archivis)) publicadas en Venecia por Bonifacio Balaca-
rre.
El siglo XVlIl desarrollará una tendencia de concentración dc
documentos. Como consecuencia de ella tendremos el Archivo Im-
perial de Viena, en 1749, y años más tarde y fruto de la Ilustración,
en España, se crea el primer archivo también con carácter de general
con la finalidad de servir de fuente para hacer una historia veraz, por
documentada, de la acción de España: 1785 es la fecha de fundación
del Archivo de Indias en Sevilla.
El final del siglo XVlll traerá algo importante: la apertura de los
archivos a los ciudadanos. En Francia a partir de 1789, la Asamblea
Nacional creará los Archivos Nacionales Franceses y el Estado asu-
mirá la conservación de sus documentos y garantizará su consulta.
La Edad Contemporánea va a contemplar, como ya hemos visto,
la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación
de archivos, el establecimiento de sistemas de archivos como fruto de
un Estado Nacional Moderno, la preparación de programaciones ar-
chivísticas a diferentes niveles.
En Inglaterra los archivos fueron organizados en 1833 según un
modelo descentralizado. En Alemania e Italia, cuya unidad política
se consolida a fines del XIX, los archivos centrales se organizan en el
XX. En Brasil el Archivo Nacional fue creado en 1838, previsto en
la Constitución de 1824.
Se crean las Escuelas que darán impulso a los estudios documen-
tales: I'Ecole de Chartes en 1821, la de Viena en 1854, la Escuela de
Diplomática en Madrid, en 1856, y la Escuela de Paleografía y Di-
plomática en Florencia en 1 857.

20 HLREDI z H F R R t R z Antonia: H i m r i a de un dcpo5ito documental ei archiva

del Consulado de cargadorcs a Indias, ((Actas de las 11 Jornadas de Andalucía y Amé-
rica), Sevilla, 1984.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHiVhTlCA 109

En España por R. O. de Isabel 11 de 20 de abril de 1844 se decla-

ran abiertos los archivos a la sociedad. La orden se queda en declara-
ción dc principios dada la situación de los depósitos. La orden cobra
eficacia a partir de 1858 con la creación del Cuerpo Facultativo de
arch i veros.
f’or último, la creación del Consejo Internacional de Archivos y
su vehículo de expresión la revista «Archivum» respaldan la acción
de los archivos y de los archiveros a nivel internacional.
Pero hay otras notas en el campo de los archivos, hoy, que con-
viene destacar:
- Expansión y diversificación de entidades productoras.
- El archivo ligado a la Administración, a sus instituciones pro-
ductoras y no algo independiente.
- Soportes muy diversos (fotografías, microfilms, cintas, etc., que
plantean, sobre todo, problemas de conservación).
- Multiplicación de la producción documental que trae a primer
plan6 el problema del expurgo.
- Mayor número de usuarios, tanto por parte de la Administra-
ción como por parte de los investigadores.
Se ha dicho que el auge de los archivos, el empeño por su organi-
zación y por su Conservación van unidos a momentos de auge en la
historia de los pueblos. La sistematización de un Estado, el afianza-
miento del poder van ligados a un deseo de perdurar estos momentos
y no hay otro camino que la regulación de los depósitos documenta-
les. Por el contrario, los períodos de crisis, los tiempos de revolu-
ción, son ajenos e incluso contrarios a mantenerlos. Sirva como
ejemplo de lo primero la creación del Archivo de Simancas por Feli-
pe 11 y valgan como pruebas de lo segundo la frecuente ausencia de
archivos en Hispanoamérica como resultado de períodos de crisis y
de revoluciones.

9. Historia de los archivos españoles.

Partiendo del cuadro de clasificación de archivos españoles (pág.

104), sólo pretenao dar una visión de conjunto de los mismos, ya que
 110 ANTONIA H t R E D l A HERRERA

la Bibliografía general sobre su totalidad2’y particular, especialmen-

te las Guías, es abundante y puede acercarnos con mayor profundi-
dad y detenimiento a su conocimiento y contenido.
De los cinco Archivos Generales, a partir del más antiguo al mas
reciente, tenemos el de la Corona de Aragón, el de Simancas, el de
Indias, el Histórico Nacional y el de Alcalá de Henares.
EL ARCHIVO DE LA CORONADE ARAGÓN, en Barcelona”, al reu-
nir la documentación producida por los Condes de Barcelona y mas
tarde por la de los Reyes de Aragón es indispensable no sólo para co-
nocer la historia de las tierras que integraron sus dominios en la
Edad Media, sino de buena parte de Francia y de Italia por su expan-
sión a los territorios vecinos. La primera Ordenanza del Archivo
data de 1384 y su documento más antiguo se remonta al año 889.
Siendo aquél su núcleo fundamental, para la Edad Moderna se ha in-
crementado con documentos del Real Patrimonio, de la Audiencia
Territorial de Barcelona, de la Comandancia de Obras y Fortificacio-
nes de la Cuarta Región Militar, de Protocolos Notariales, etc. Algu-
‘
nas de sus Secciones no se identifican con los que entendemos por
Fondos. La clasificación del Archivo responde a las siguientes Sec-
ciones: Cancilleria real en la que aparte de encontrarse un ejemplar
puntual y excepcional como es el «Liber Feudorum Maiom, interesa
destacar la serie riquísima de los registros integrada por 6.706 volú-
menes que abarcan desde mediados del XIII al reinado de Isabel 11;

2 1. RODRIGUEZ MOÑINO. Francisco: Guía histórica y descriptiva de los Archivos,

Bibliotecas y Museos Arqueológicos de España que están a cargo del Cuerpo Faculta-
tivo del ramo, Madrid, 19 16.
S i N c t m BELDA.Luis: Bibliografía de Archivos españoles y de Archivística, Direc-
ción General de Archivos y Bibliotecas, 1963.
MATILLA TASCÓN. Antonio: Historia de los Archivos españoles y sus fondos docu-
mentales. A. 1. C. Ministerio de Cultura, enero-marzo, 18 Madrid, 1980, págs. 13-29.
CORTÉSALONSO. Vicenta: Guía de los Archivos estatales españoles. Guía del Inves-
tigador, Ministerio de Cultura, 1984.
A(,[ I \ \ ( , \I I M , Borja: Elementos para una Historia de los Archivos y de la Archi-
vística desde una perspectiva interdisciplinar, drargi. Revista de Archivística», 1,
1988, págs. 63-109.
22. MART~NEZ FERRANDO. Ernesto: Archivo de la Corona de Aragón. Guia abre-
viada, Madrid, 1958.
UDINA MARTORELL. Federico: Guía histórica y descriptiva del Archivo de la Coro-
na de Aragón, Madrid, 1986.
 EL ARCHIVO. OBJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A 111

Real Patrimonio integrado por los archivos del Maestro Racional y

de la Bailia, con documentación sobre bienes, títulos y rentas; Proce-
sos con pleitos y causas que parten desde el XIII; Generalitat de Ca-
taluña; Clero secular y regular paralela a la sección de igual denomi-
nación en el Archivo Histórico Nacional de Madrid que recoge los
fondos de los monasterios, conventos e iglesias de Cataluña; Orden
de San Juan de Jerusalem con los documentos del Gran Priorato de
Cataluña; Real Audiencia de Cataluña; Archivos Notariales de la
Provincia de Barcelona; Diversos sobre gobernación de Cataluña y
parte del Consejo de Ciento, etc.; Archivo de los Duques de Alagón
constituido por el fondo nobiliario procedente de este Ducado.
Actualmente de este archivo depende como anejo el Intermedio
de la Administración del área catalana localizado en Cervera (Léri-
da).
ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS ( V a l l a d ~ l i d )Si
~ ~el. anterior es
el archivo de los Condes y Reyes de Barcelona, éste lo es de la Coro-
na de Castilla, cuya documentación se venía guardando en Medina
hasta que Carlos 1, en 1544, decide su conservación en el castillo de
Simancas, aunque la Real Cédula de fundación como Archivo Gene-
ral del Reino tiene fecha de 19 de febrero de 1549. Sus instrucciones
son de 1588 en las que quedan institucionalizadas las remesas desde
los diferentes Consejos y demás dependencias del Gobierno, hasta el
extremo de que en el XVIII el recinto estaba abarrotado de papeles y
su organización dejaba mucho que desear. Del conjunto se separó el
fondo del Consejo de Indias que fue el núcleo fundacional del Archi-
vo de Indias a fines de dicho siglo. Las instituciones productoras por
excelencia integrantes de la documentación de este archivo son los
Consejos de la época de los Austrias y las Secretarías, a partir de los
Borbones, siendo las consultas en los primeros la serie más destacada
y las Reales Órdenes, la más significativa de las segundas.
Actualmente veintiocho Secciones integran la totalidad del Ar-
chivo: Patronato Real; Patronato Eclesiástico; Casas y personas rea-
les; Cámara de Castilla; Consejo Real; Secretarias de Estado, de
Gracia y Justicia, de Guerra, de Marina, referentes fundamental-

23. PLAZABORES, Angel de la: Archivo General de Simancas. Guía del Investiga-
dor, 2."edición actualizada por Ascensión de la Plaza, Madrid, 1983.
112 \ N I O N I A IIERtDIA H t R R E K A

mente a actuaciones de gobierno, justicia y defensa; con respecto a

materias hacendísticas, están las del Consejo y Juntas de Haciendu,
Secretaria, Superintendencia, Dirección General de Rentas; Dirc.1.-
ción General del Tesoro, Tribunal Mayor de Cuentas; Escrihuníu
Mayor de Cuentas, Contaduría Mayor, Contaduríus Geníwdiis.
Contaduría del Sello, Contaduría de Mercedes, Contaduríu do C’ru-
zada y Expedientes de Hacienda.. Las Secciones de Secreturííi.s Pro-
vinciales y de Visitas son testimonio del gobierno en Napoles, Sici-
lia, Flandes, Milán y Portugal.
La Última Sección, facticia, es la de Mapas, P1uno.s üihjo.\. ~1

Muchas de aquellas denominadas Secciones no son el fondo comple-

to de la institución de origen de la que toman el nombre, ya que par-
te de aquél se depositaron por falta de espacio en el Archivo Históri-
co Nacional.
ARCHIVO GENERAL DE INDIAS (Sevilla)”. En mas de una ocasión,
y con acierto, se ha designado la fundación del Archivo de Indias
como una empresa de la Ilustración. Dos motivaciones dieron lugar
a su origen, por una parte, la conveniencia de tener concentrada y
mejor organizada, a efectos de gestión, la documentación relativa a
los territorios ultramarinos y, por otra, disponer de esta manera de
una mejor información para hacer una historia documentada de la
acción española en América como réplica a la historia escrita por
Robertson. La creación de este Archivo General con el propósito de
tener reunidos todos los fondos de organismos de gobierno de Améri-
ca y Filipinas, fue obra de Carlos 111, José de Gálvez y Juan Bautista
Muñoz. El lugar y el edificio elegidos para su ubicación fueron Sevi-

24. Algunos títulos son suficientes en este momento para acercarse hoy a lo que
es el Archivo de Indias:
P E Ñ A Y CÁMARA. Jose de la: Archivo General de Indias de Sevilla. Guia del Visi-
tante, Ministerio de Educación, 1958.
ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El Archivo General de Indias. Acceso a las fuentes
documentales sobre Andalucia y América, 11 Jornadas de Andalucía y América, 1, Se-
villa, 1983, págs. 455-484.
HEREDIA HERRERA. Antonia: BibliograJa sobre el Archivo de Indias. «Archivo
Hispalense)), n.O 208, Sevilla, 1985.
Ministerio de Cultura: La América espaiiola en la época de Carlos III, Madrid,
1986, 174 págs.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIV~STICA 113

Ila y la Casa Lonja construida en el XVI por el Consulado de carga-

dores a Indias. Se tiene como fecha fundacional el 14 de octubre de
1785, día en que llegaron las primeras remesas de documentación en
carretas procedentes de Simancas. Sus ordenanzas se hicieron en
1790. Los fondos fundamentales que integran el depósito son los del
COnsejo de Indias, de la Casa de la Contratación, de los Consulados
sevillanos. Del primero son las Secciones Contaduriu, Justicia y Es-
cribanía de Cámara, las Audiencias e Indiferente General. Los otros
dos fondos se identifican con «Secciones» que llevan su nombre. La
documentación del primero y del tercero va del XVI a bien entrado
el XIX, la de la Casa mas temprana, 1503, no alcanza sin embargo el
XIX, por cuanto se suprime en 1791.
Otras «Secciones» son las del Juzgado de Arribadas que convive
con la Casa y enlaza con su gestión al suprimirse aquélla, la Comisa-
ríu Interventora de Hacienda Pública, Estado, Ultramar, Papeles de
(‘uhu, Correos y Tribunal de Cuentas. Secciones facticias son las de
Putronuto Real, Titulos de Castilla, Mapas y Planos y otras colec-
ciones incorporadas, a lo largo de este siglo, las de Veragua, del Ge-
neral Polavieja y del Virrey Abascal.
Su volumen es menor en número que alguno de los Archivos Ge-
nerales, pero reviste esa amplitud continental Única, al estar conteni-
da en él la historia de América, amén de la de Filipinas, que lo hace
tener una significativa importancia, acrecentada por el hecho de que
la mayoría de los archivos en aquel continente no se han conservado
o están muy mermados.

ARCHIVO HISTÓRICONACIONAL (Madrid)25.La razón de su crea-

ción estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentación
procedente de instituciones religiosas con motivo de la Desamortiza-
ción eclesiástica del XIX que se había ido acumulando en la Acade-
mia de la Historia. Con este fin se establece por Real Decreto de 28
de marzo de 1866, constituyendo aquélla su núcleo inicial. Sucesiva-
mente han ido ingresando documentos de otras instituciones y pape-

25. SANCHEI BELDA. Luis: Guía del Archivo Histórico Nacional, Madrid, Direc-
ción General de Archivos y Bibliotecas, 1958.
CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Archivo Historico Nacional. Guía. Madrid, 1989.
114 ANTONIA HEREDIA HERRERA

les sueltos de otros archivos referentes a Ordenes Militares, a Univer-

sidades, a Consejos, Inquisición, etc., etc. En 1819 se adquiere el Ar-
chivo de la Casa Ducal de Osuna, más tarde ingresan Expedientes de
estudiantes de Medicina y Farmacia de Madrid, del Instituto del Car-
denal Cisneros; documentación histórica del Ministerio y de la Dele-
gación de Hacienda de Madrid, etc., etc. Actualmente se reciben se-
ries históricas procedentes del Archivo de Alcalá de Henares.
En definitiva, frente a los anteriores, el Histórico Nacional no tie-
ne una identidad definida y constituye un auténtico mosaico ciocu-
mental constituido por documentos y fondos de diferentes proceden-
cias.
Estuvo ubicado en el Palacio de la Biblioteca Nacional, pero a
partir de 1953 cuenta con edificio propio. Las denominaciones de
sus principales Secciones son las siguientes: Clero secular y regular,
Órdenes Militares, Estado, Juros, Universidades y Colegios, Inquisi-
ción, Consejos Suprimidos, Ultramar, Osuna, Diversos y Fondos
Modernos, más dos facticias: SigilograJía y Códices y Cartularios.
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACI~N (Alcalá de Hena-
res)?h.Con anterioridad al actual existía uno en el Palacio Arzobis-
pal de Alcalá de Henares que durante ochenta años recibió docu-
mentación de los Ministerios y de otras instituciones de la Adminis-
tración Central pero que, salvo las remesas hechas al A. H. N. con
anterioridad a la guerra civil, desapareció como secuela de ésta.
La creación de un nuevo archivo con el carácter de general e in-
termedio no tuvo lugar hasta 1969 (Decreto 9 14/69 de 8 de mayo, B.
O. E. del 26). A él se remiten los papeles de los actuales Ministerios
y de otros organismos estatales. Su labor de selección con vistas a
una conservación permanente es de tal envergadura que exige una
dotación cuantiosa de personal y de medios si se quiere obtener de él
una fluidez efectiva para las definitivas transferencias y la conserva-
ción definitiva de sus fondos.

26. CRESPO NOGUEIRA. Carmen: El Archivo General de ia Administración Civil

en Alcalá de Henares, Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas,
XXXVII, 1936, págs. 5-7.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHlViSTlCA 115

Mención especial merece el ARCHIVO GENERAL DEL PATRIMO-

NIO NACIONAL.
REALCASAque data del XIX aunque con documen-
tación desde el XII12'.
En el nivel siguiente de la clasificación de archivos españoles es-
tan los HISTÓRICOS REGIONALES como son el de Mallorca, Navarra,
Galicía y Valencia. EL ARCHIVO DEL REINODE M A L L O R C A data
~~
de tiempos de Jaime 1 y la procedencia de su documentación tiene
que ver con el Régimen Municipal y Administrativo de la isla, Co-
munidad de las Villas de Mallorca, Curia de la Gobernación, Real
Patrimonio y Protocolos Notariales.
EL ARCHIVOGENERAL DE NAVARRA29 cuya formación data de
1836 al extinguirse el Tribunal de la Cámara de Comptos, está cons-
tituido por cuatro fondos: el de la Cámara de Comptos, el del Reino,
el del Real Consejo de Navarra, Archivos eclesiásticos (procedentes
de la Desamortización) más una Sección facticia de Códices y Cartu-
larios.
EL ARCHIVO HIST~RICO DEL REINODE GALICIA30se crea a base
de la documentación producida por la Audiencia creada en 1504
para ejercer una jurisdicción civil y criminal en todo el reino, con
una ubicación itinerante hasta su residencia definitiva en La Coruña
a partir de 1578. Todas las escribanías en que se dividió la Audien-
cia y sus papeles constituyen los fondos documentales de este archi-
vo.
EL ARCHIVO DEL REINODE VALENCIA3' cuyas secciones y series
son bastante semejantes a las de la Corona de Aragón por la simili-
27. MORTERERO
Y SIMÓN, Conrado: Archivo del Real Palacio de Madrid, «Hidal-
guía>28,1958, págs. 481-496.
28. PONSY MARQUES, J.: El Archivo HistOrico de Mallorca, Boletín de la Direc-
ción General de Archivos y Bibliotecas, 34, 1955.
MUTCALAFELL. Antonio: El Archivo del Reino de Mallorca, Palma de Mallorca,
Institut d'Estudis Balearics, 1983.
29. LACARRA, J. M.? Guia del Archivo General de Navarra. Pamplona, Dirección
General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1954.
30. GILMERINO. Antonio: Archivo Histórico del Reino de Galicia, Ministerio de
Educación y Ciencia, 1976.
3 1. Archivo General del Reino de Valencia, R.A.B.M. 188 1 , págs. 78-107; 1882,
págs. 64-69.
ESCUDERO
DE LA PEÑA, J. M.": El Archivo General de Valencia, R.A.B.M. 2, 1973.
116 ANTONIA HEREDIA HERRERA

tud de instituciones, aunque aparece con tal nombre en 1419 no se

integra y constituye como tal hasta bien entrado el siglo XVIII, sin
embargo, el traslado de la documenticih no se inicia hasta 18 10.
Sus secciones: Cancilleria Real EL .,. ;;.,.U, Real Patrimonio,
L,I * _

Genwalitat, el Justicia, Clero, A uiuriob.

U n tercer nivel lo constituyen los Archivos de las CHANCILLE-
RíAS DE VALLADOLID Y DE GRANADA”
con documentación judicial
como correspondía a la gestión de ambos tribunales.
LOS ARCHIVOS HIST~RICO-PROVINCIAL ES;^ se crean el 12 de no-
viembre de 193I con el propósito de recoger, organizar y servir los
protocolos notariales de cada provincia que hasta entonces, a pesar
de la promulgación de la ley de Notariado de 1862 que había dis-
puesto la creación de archivos notariales, los protocolos seguían
amontonados y en vías de destrucción general en los sótanos o alma-
cenes de los Ayuntamientos. Se incrementaron con fondos de las
Contadurías de Hipotecas, de Justicia y de las Delegaciones de Ha-
cienda.
Según Olga Gallego, cuatro etapas pueden distinguirse en su evo-
lució: la primera de creación de 1931 a 1945 con fondos.casi exclusi-
vamente notariales; la segunda, de formación, hasta 1968, en que in-
corporan los de las Audiencias y Juzgados, de las Delegaciones de
Hacienda y otras dependencias y organismos provinciales y particu-
lares y los de las Contadurías de Hipotecas; la tercera, de 1969 a
1978, de consolidación del término provincial, como receptores de
todos los fondos de los servicios provinciales de la Administración

32. BASANTA DE LA RIVA.A.: Historia y organización del Archivo de la Antigua

Chancillería de Valladolid, R.A.B.M., 18 y 19, 1908.
LAPRESA MOLINA. E.: El Archivo de la Real chancillería de Granada. Noticia his-
tórica descriptiva. «Hidalguía», 1, 1953, págs. 157-168,
ARRIBAS GONZALEZ. M.’ Soledad Los fondos del Archivo de la Real Chancillería
de Valladolid, Madrid, 197 1,4 h.
NÚÑEz ALONSO. Pilar: Archivo de la Real Chancillería de Granada. Guía del In-
vestigador, Ministerio de Cultura, 1984.
33. El «Boletín de ANABAD» dedicó’dos números monograficos a los &chivos
Histórico Provinciales, XXXII, 1982, 1-2, enero-junio.
GALLEGO DOMíNGuEz, Oiga: Los archivos histórico-provinciales en «Los Archivos
y la investigación», A. H. P. de Avila, 1987, págs. 33-48.
 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHlVkTlCA 117

Central. Su perfil en esta etapa se completa como generales de la

provincia y como intermedios, dentro de dicho ámbito. La cuarta
etapa se inicia a partir de las Autonomías, al haber sido transferida
su gestión a las diferentes Comunidades Autónomas. Su existencia
está prevista en cada capital de provincia aunque falta todavía algu-
no. Con vista a la normalización existe actualmente un cuadro de
clasificación de fondos de estos
De los ARCHIVOS DE LOS MINISTERIOS están publicadas algunas
GuíasJ5que nos testimonian su especificidad.
Por Último, citar de pasada los ARCHIVOS DE DIPUTACIONES PRO-
VINCIALES, que, aunque son instituciones creadas en el primer tercio
del XIX y por tanto la documentación referente a su gestión se re-
monta a una época reciente, muchas de ellas han heredado o adqui-
rido documentación mucho más antigua. Así la de Barcelona conser-
va parte del Archivo de la Bailía de Cardona, amén de códices y can-
cioneros valiosos, con piezas que alcanzan al siglo X, o la Diputa-
ción de Sevilla que heredó, junto con las funciones de beneficencia,
los fondos de los numerosos Hospitales sevillanos cuya documenta-
ción va del XIV al XIX.
LOS ARCHIVOS MUNICIPALES36que aunque se les da tal nombre,
la mayoría, hoy, no constituyen tales archivos porque no tienen una
organización mínima, ni servicio. Sus documentos pese a su estado
lamentable, salvo excepciones que suelen corresponderse con capita-
les de provincia, se remontan, en bastantes, a la Edad Media en con-
sonancia con la antigüedad de los Concejos.

34. LOPEZGÓMEZ.Pedro; GALLEGO, Olga: Clasificación de fondos de Archivos

Históricos Provinciales, Madrid, Ministerio de Cultura, 1980.
35. CARMONA DE LOS SANTOS. María: Guía del Archivo Central del Ministerio de
Educación y Ciencia, Alcalá de Henares, 1975.
LOZANORINCÓN.M."José; ROMERA IRUELA. Luis: Guía del Archivo del Ministerio
de Asuntos Exteriores, Madrid, 198 1 .
36. Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: Definición de funciones y planixcación de
servicios técnicos en el ámbito estatal y autonómico. Actas del 11 Congreso de ANA-
BAD, «Boletín de ANABADw, Madrid, 1986.
CAYETANO M A R T Carmen:
~, Ensayo sobre una bibliogrqfia municipal, Madrid,
1990.
118 ~
4 Y T O Y I A HEREDIA HERRERA
.
- ~-

En cuanto a los ARCHIVOS ECLESIASTICOSsólo remitirme a la

Guía de los Archivos y las Bibliotecas de la Iglesia española3'. Otros
archivos como los Nobiliarios38o los de instituciones públicas o pri-
vadas responden al carácter personal o de gestión representado por la
casa o título nobiliario y al significado y representación de la institu-
ción de que se trate. No suelen estar a cargo de archiveros de lo que
puede deducirse en bastantes casos su estado y su dificultad de acce-
so y de utilización. La noticia sobre ellos puede encontrarse en las
Guías Generales sobre archivos referidas a nuestro país o bien a las
publicaciones que existen sobre alguno de ellos.

37. Guia de los Archivos y las Bibliotecas de la Iglesia española, León, Asocia-
ción española de Archiveros eclesiásticos, 1985, t. l. Archivos. 547 págs.
cfr. Tb. F E R N Á N D E 7 CATÓN.J. M.: Los Archivos de la Iglesia en España, León,
Centro de Estudios y de Investigación «San Isidoro)), Archivo Histórico Diocesano,
1976.
38. Por citar algunos de los que están estudiados y difundidos:
MARTINEI FERRANDO. J. E.: Informe sobre el Arrhivo de Requeséns, B.A.L.B.,
1946.
ALns duque de: Archivos de España El de la Casa de Alba, «Hidalguía», 1953,
págs 141-150.
PA I 1 9 0\r COVARRIJHIAS L.: Archivo de la Casa del Marqués de Castelar, «Hidal-
guía» 1, 1953.
MIIQO/ Dt SANPEDRO M.: Archivo de los Condes de Canilleras. «Hidalguía», 4,
1954
G O N ~ A LMORFNO
FL J.: El Archivo de Medinaceiz, ((Archivo Hispalense)), 34,
1961, págs. 327-330.
 CAP~TULO4
DOCUMENTOS E INFORMACI~N

1. Conceptos y diferencias.
1.1. Documentos de archivo.
1.2. La información en general.
1.2.1. Información bruta, información elaborada.
2. Los soportes documentales: (antes y después del papel).
3. Transmisión de los documentos.
4. Caracteres externos e internos de los documentos.
5. Tipología documental.
6. Clasificación de los documentos.
7. Valor del documento.
8. Agrupaciones documentales.
8.1. Agrupaciones naturales.
8.1.1. El fondo documental / fondo de archivo.
8.1.2. Secciones. .
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y
orgánicas.
8.1.2 2 . Secciones de fondo.
8.1.2.3. Secciones históricas de archivo.
1. Conceptos y diferencias.

Archivos e información son inseparables en cuanto que los archi-

vos están formados por documentos y éstos son portadores de infor-
mación. N o puede hablarse de archivos sin documentos, sí en cam-
bio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos
integran el Patrimonio Documental, forman parte de los archivos y
de los depósitos documentales, pueden estar sueltos o agruparse en
fondos y colecciones.
La íntima relación entre archivos, documentos e información, es-
tablece una triple dimensión en el objeto de la Archivística. Hemos
hablado del Archivo, nos ocuparemos ahora de los documentos y en
última instancia de la información.
Los documentos como materia prima de los archivos son el obje-
to sobre el que el archivero realiza su actividad profesional, de tal
manera que los documentos dan lugar a la existencia de archivos y
éstos hacen necesaria la presencia de los archiveros.
Etimológicamente la palabra deriva de «documentum» y ésta a
su vez procede del verbo «docere»: enseñar'.
Documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro
de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo
que puede transmitir el conocimiento humano: «libros, revistas, fo-
tografías, films, microfilmes, microfichas, láminas, transparencias,
diseños, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas,

1. Ni Qtf C O U T K L R 4 S Luis: Concepto de documento, «Archivistica: Estudios

básicos», Sevilla, 1983, pág. 19.
122 ANTONI4 HEREDI-I HERRERA

discos, partituras, fichas perforadas, manuscritas, sellos, medallas,

cuadros, modelos, facsímiles y de manera general todo lo que tenga
carácter representativo en las tres dimensiones y esté sometido a la
intervención de una inteligencia ordenadora».
De una manera más simple, aunque también amplia, puede de-
cirse que «documento es el testimonio de la actividad del hombre fi-
jado en un soporte perdurable que contiene información». Es, pues,
un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve
para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el obje-
to. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, perga-
mino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija
el contenido, la noticia (información).
Entendido así el documento, una pintura rupestre, una moneda,
una lápida funeraria, una crónica, un testamento, un disco, pueden
comprenderse en su significado en cuanto tienen los tres elementos
indicados: soporte, medio e información.
A partir de este carácter amplio y genérico podemos ir constri-
ñendo el concepto de documento, limitándolo.
En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos
pueden ser fuentes narrativas, producto de la imaginación y crea-
ción, o fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades
de la sociedad y de los hombres. De tal manera que una crónica es
una fuente narrativa y no es un documento de archivo. Lo que no
quiere deck que pueda ser utilizada por el historiador junto a otras
fuentes documentales. Y algo más: esa crónica puede formar parte de
un expediente procedente de un fondo documental si esa crónica es
el elemento integrante como prueba en una causa inquisitorial, pon-
go por caso.
Quedándonos con las Últimas, es decir, las denominadas fuentes
documentales que constituyen lo que nosotros consideramos docu-
mentos de archivo, podemos descender a otro estadio en la limita-
ción propuesta hasta restringir la consideración exclusiva de docu-
mento al de naturaleza estrictamente jurídica. De esta manera ten-
dremos al doGumento archivístico y al documento diplomático. Des-
de estas perspectivas especializadas, Archivística y Diplomática que
hacen al documento centro de su atención, la definición se concreta-
rá y se diversificará. Ya vimos en el capítulo 2 que el segundo es más
 DOCUMENTOS E I N F O R M A C I ~ ~ 123

restringido que el primero y se identifica con el documento jurídico',

mientras que el primero incluye no sólo éste sino también a otros
documentos que no tienen tal carácter, así una carta, una petición,
una consulta, etc., que no tienen por qué engendrar derechos ni obli-
gaciones3.

1.1. Documentos de archivo.

Ciñéndonos a los documentos archivísticos que incluyen tan-
to los jurídicos como los «administrativos» conviene insistir en su
distinción respecto de las otras acepciones documentales genéricas,
basándola en su'génesis que es la que los va diferenciar, en cuanto
que se estiman como tales los producidos o recibidos por una perso-
na o institución durante el curso de su gestión o actividad para el
cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e informa-
ción.
Al hablar de documentos producidos en el curso de la gestión de
una institución, pudiera plantearse la pregunta de si los libros produ-
cidos por un Servicio de Publicaciones como consecuencia de sus fi-
nes habría que considerarlos documentos de archivo. Estimo que no.
Lo serán los expedientes generados para su edición, pero no el resul-
tado de ésta. Si aceptáramos lo contrario también los libros adquiri-
dos para crear una biblioteca tendrían que ser documentos de archi-
vo. En uno y otro caso, los libros son productos materiales al margen
de la gestión documental.

2. Las definiciones tradicionales del documento diplomático son las dadas por
Sickel y por Paoli. Respectivamente son las siguientes: ((Testimonio escrito redactado
según una forma determinada -variable en relación al lugar, época, persona o nego-
cio- sobre un hecho de naturaleza jurídica); y ((Testimonio escrito de un hecho de na-
turaleza jurídica redactado con observancia de fórmulas destinadas a darles fe y fuerza
probatoria).
Una acepción del documento diplomático es el documento notarial que José
Bono define como «la escrituración (conscriptio o puesta por escrito) formalmente ca-
racterizada de una actuación (actio) jurídicamente trascendente)): en BONO.José: Los
Archivos notariales, Sevilla, 1985.
3. Los documentos jurídicos son los denominados por los italianos ((documen-
ti» y por los alemanes «Urkunden», mientras que a los administrativos o preparatorios
de aquéllos son los llamados por los italianos «Atti» y por los alemanes «akten».
La denominación de ((administrativos)) para contraponer a «jurídicos» no es ple-
namente satisfactoria, pero por el momento la emplearemos a efectos prácticos.
124 ANTONlA HEREDIA HERRERA

No es el medio el que limita el concepto de documento de archi-

vo. Un documento escrito, manual o mecanografiado, un disco o una
estampa, dibujo o plano pueden ser documentos de archivo. Tampo-
co el soporte, ni la información. U n documento de archivo es el esla-
bón de una cadena, está vinculado con los de antes y después, forma
parte de un entramado estructural.
Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como el «so-
porte que contiene un texto que es el resultado de una actividad ad-
ministrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus obje-
tivos y finalidades)). Añade que «la actividad administrativa se toma
en su sentido extenso, de las gestiones internas y trámites internos y
externos considerados de índole administrativa, contable (económi-
co-financiero) y jurídica (que dan pruebas sobre derechos y debe-
res)~~.
Semejante es la definición de documento de archivo incorporada
al Diccionario de Terminología Archivística del CIA: «documento
conteniendo una información, de cualquier fecha, forma y soporte
material, producidos o recibidos por cualquier persona fisica o mo-
ral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su acti-
vidad» s.
Conviene dar también las definiciones ofrecidas en la reciente le-
gislación española sobre archivos y sobre patrimonio histórico, a ni-
vel autonómico y a nivel central.
La definición incorporada en la ya citada Ley de Archivos de An-
dalucía de 1984 dice así: «documento es toda expresión en lenguaje
oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de so-
porte material, así como cualquier otra expresión gráfica que consti-
tuya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de
los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de in-
vestigación editadas, y de las que por su índole, forman parte del pa-
trimonio bibliográfico, así como las expresiones aisladas de naturale-
za arqueológica, artística o etnográfica))6.

4. TANODI. A.: Introducción a la ordenación y clasificación, en Archivística,

PNUD, Capacitación a distancia, Santiago-Chile, 1981-1982, pág. 5.
5 . N.O387, pág. 137.
6. BOJA, Sevilla, 10 enero 1984, págs. 44-47
 DOCUMENTOS E INFORMACldN 125

Menos precisa es la definición dada en la Ley del Patrimonio

Histórico español, también aludida ya, de 25 de junio de 1985: «do-
cumento es toda expresión en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
Se excluyen los ejemplares de edicione~))~.
Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso
del tiempo constituyen series (correspondencia, disposiciones, etc.).
Es este carácter seriado una de las notas más significativas de esta
clase de documentos. Dicho carácter es el resultado de acciones re-
petitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.
Quizá con este carácter seriado está relacionada la falta de auto-
nomía que les atribuye Cencetti: «no pueden concebirse solos, por-
que pierden valor separándolos de los precedentes y de los conse-
cuentes, al arrancarlos del corpus al que pertenecen)). En este sentido
también Duchein afirma que el documento de archivo no es algo ais-
lado y «no tiene razón de ser sino en la medida en que pertenece a
un conjunto)). Se producen naturalmente dentro de la estructura or-
gánica de la institución y en ella quedan encajados incluso a la hora
de la conservación.
Y hay otra cualidad que los caracteriza: el hecho de ser Únicos, es
decir no están publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares,
de ahí el peligro de su pérdida y la circunstancia de constituir fuentes
primarias de información.
Por Último, otra de las notas que puede atribuírseles es la objeti-
vidad. Suelen reproducir unos hechos tal cual, sin añadir elementos
de crítica, subjetivos o de valoración. Esto no opta para que los haya
con vicios que afectan y deforman la información porque la falsean.
Pero también en estos casos existe un acercamiento a la realidad en
cuanto que existen unos condicionantes o factores reales que deter-
minan ese falseamiento.
Son pues el origen, el carácter seriado, su calidad de Únicos y la
objetividad las notas que caracterizan a los documentos archivísticos.
Para el archivero los documentos son testimonio e información y
así pueden ser utilizados como prueba y como fuente de datos.

7. B.O.E. de 29 de junio 1985.

126 4\T0\14 H t R E D l A HERRERA

En los documentos de archivo hay que distinguir varias partes:

una niaterial o Íisica, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra
la que pudiéramos considerar el andamio o estructura que es el ve-
hículo de la información (formulario, cláusulas, según el tipo) y el
contenido que hemos de identificar con la información, es decir el
mensaje 6 noticias que nos trasmiten, que pueden ser similares si la
tipología es la misma y el medio (escritura, códigos, signos, dibujos)
que fijan y transmiten dicho contenido
Un documento de archivo al no ser un documento de creación no
genera propiedad intelectual, ni derechos de autor, ni es susceptible
de manipulación ya que ésta engendraría delito.
El estado natural de los documentos de archivo es formar parte
de un fondo, sin embargo, no necesariamente en la práctica es así.
Pueden constituir documentos aislados o estar integrados en colec-
ciones no estando depositados en un archivo.

1.2. L a información en general.

Actualmente el término información es algo traído y llevado. Se
habla de su volumen, de la explosión de la información provocada
por el avance de las tecnologías relacionadas con su tratamiento y
transmisión. Asusta su producción porque se han multiplicado los
soportes que la contienen y los medios para su difusión.
Hasta hace no muchos años la información transmitida por los
documentos estaba dosificada a través de los libros y de los docu-
mentos escritos de archivo. Actualmente hay otros soportes (audiovi-
suales), otros documentos (fotografias, filmes) que la contienen. Se
reconoce la revolución de la información con una producción masi-
va y una disponibilidad desproporci6nada que hay que equilibrar.
Ese aumento tiene que ser controlado, para uso y utilización. Si
la información no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por
tanto es inútil.
Hoy la información está relacionada con el dominio de la socie-
dad. Se ha dicho de ella que es un nuel.1, [actor en la producción de
un país, de tal manera que a medds que se consigue más informa-
ción e información más estructurada se obtienen mejores condicio-
nes de competitividad en el proceso de producción. (Así, la informa-
ción sobre el modo de hacer las cosas proporciona ahorro de energía
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 127

y de materias primas y una adecuada informatización sustituye

mano de obra). El futuro de un país depende de la disponibilidad de
información. De ahí la estrecha relación entre información y poder8.
En ese sentido la información es un bien social que lleva al desarro-
llo pero que como tal no se puede monopolizar, sino que hay que
comunicar. Esto ha llevado a algunos a la conclusión de que el buen
uso de la información impedirá el desconocimiento, la falta de saber,
y así las cosas, la ignorancia no podrá considerarse como una desgra-
cia, sino como un delito social.

1.2.1. Información bruta, información elaborada.

La amplitud del término información es equivalente al del térmi-
no documento. Su acotación primera vendrá determinada y condi-
cionada por los documentos de archivo, los libros o los documentos
científicos.
En los tres campos habrá que difundirla y esto no podrá venir
sino del análisis documental por cuanto la información está en bruto
tanto en los documentos de archivo, en los libros y en otros docu-
mentos con soportes ajenos a los tradicionales, y habrá que transfor-
marla en un producto elaborado fácilmente asequible. Esa transfor-
mación habrán de hacerla los archiveros, los bibliotecarios o los do-
cumentalistas.
El producto manufacturado podrá aislarse del documento en sí,
desprendiéndose de él y de todos sus elementos como algo indepen-
diente o no desligarse. En el primer caso están los documentalistas,
en el segundo los archiveros que no se contentan con una informa-
ción fuera del contexto del documentto de archivo. Con esta forma
de proceder, al hacer el análisis, la subjetividad, la interpretación
quedan eliminadas al no ofrecer sólo la condensación de la informa-
ción bruta, sino arropándola o relacionándola con esos otros datos
que afectan al entorno representado en el documento de archivo. Los
datos rigurosos pero fríos de la información pueden enriquecerse así
cualitativamente.

8. C O L L - V I N E N T , Robert: Información y poder. El futuro de las bases de datos

documentales, Editorial Herder, Barcelona, 1988.
128 -
ANTONIA HEREDIA HERRERA

Pero aunque el archivero no desligue a la información bruta del

resto de los elementos del documento, al ofrecer la información ela-
borada como un todo, sí es capaz de respetar su personalidad y mar-
car su independencia. Es el caso, cuando hablamos de expurgos y de-
cimos que «hay que eliminar documentos, pero sin destruir informa-
ción» y asimismo sabemos que los documentos pueden estar coloca-
dos desordenadamente en las estanterías mientras que la información
está clasificada y ordenada en los ficheros.
La información bruta contenida en los documentos puede ser:
Intensiva, cuando ofrece muchos datos sobre algo o pocas perso-
nas, así los expedientes personales, las probanzas, las relaciones de
méritos y servicios.
Extensiva, cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de
personas o cosas, así los padrones, las listas electorales.
Diverszficada, cuando la información contiene variados datos so-
bre temas diversos, así la correspondencia, los documentos legislati-
vos.
La consideración de estas clases de información nos serán de gran
utilidad a la hora de los estudios de tipología documental y a la hora
del diseño de la normalización para la descripción.
Los resultados de la transformación en información elaborada se
incorporarán a los instrumentos de descripción. ,
La cantidad y calidad de la información elaborada dependerán de
la formación profesional del archivero y de los medios a su alcance.
Ya veremos, al hablar de la Descripción que la elaboración de la in-
formación, en el caso de los archivos reviste grados. Y en cuanto a la
información de calidad es aquélla que responde a las necesidades
concretas del que acude en su búsqueda satisfaciéndolo con rapie 'z.
De ahí esas notas que Vicenta Cortés atribuye a la información c ~ e
debe ofrecer el archivero de exacta, suficiente y oportunay.Dicha n-
formación estará en relación con la programación descriptiva 'el
fondo y será siempre acorde con el modelo de planificación desci p-
tiva, en cambio la información solicitada por el usuario variará zn
razón de sus necesidades, pero siempre habrá de ser satisfecha a pir-

9. CORTF)ALONSOVicenta: Formación para la información, 111 Congreso

ANABAD, Cáceres, 1985, «Boletín de ANABADD, Madrid, XXXV, 1-2, enero-jwio,
1986, págs. 31-44.
 DOCUMENTOS E INFORMACION 129

tir de aquélla. No suelen revestir las mismas notas la reclamada por

la Administración que la solicitada por el investigador. En el primer
caso puede limitarse al ofrecimiento inmediato de una signatura para
la localización de un expediente y la entrega temporal de éste; en el
segundo suele ser más compleja al no tratarse de sólo datos puntua-
les.
La información, bruta o elaborada, estará determinada por el
área representada por cada conjunto de documentos (de archivo, li-
bros, documentación) y estará limitada, respectivamente, a la gestión
de las instituciones, a la amplitud de las bibliotecas y al carácter mo-
nográfico aunque extenso de los centros de documentación.
Lo que no podemos es correr el riesgo, al hablar de información,
de identificarla con el objeto de las tres disciplinas que constituyen el
grupo de las Ciencias de la Documentación e Información Científica.
Si para la Documentación esto es así, no para la Archivística en don-
de la información sólo podemos considerarla como la tercera dimen-
sión de su objeto (archivo-documentos de archivo-información).
Nunca la información aislada podrá sustituir al documento de archi-
vo. Es algo que está en él, con el que está unida indivisiblemente.
Por eso a veces cuando se habla de subsistemas de información
dentro de los sistemas de archivos'O se tiende peligrosamente a ocu-
parse preferentemente de la información descuidando a los docu-
mentos portadores de esa información.

2. Los soportes documentales: (antes y después del papel).

Hemos anotado ya que no es el soporte el elemento que determi-

na la esencia de un documento de archivo, pero sí hay que contar
con él por cuanto es la parte material en que está registrada su infor-
mación y su conservación nos conviene. No olvidemos además que
los soportes de ayer y de hoy no son exclusivos de los documentos de
archivo. Son iguales para los libros y para los documentos científi-
cos.

10. VÁZQUEZ DE PARCA, Margarita: Las Juentes documentales para la Historia

de la Ciencia y de la Tecnología, «Boletín de ANABAD», XXXV, 1, enero-marzo,
1985, págs. 3-15.
130 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Desde que se inventó el papel en el siglo XII, que fue sustituyen-

do paulatinamente al papiro y al pergamino, hasta recientemente,
aquél ha sido el único soporte, el que ahora se califica de «tradicio-
nal» y nosotros hemos venido denominando materia escriptoria.
Ahora éste se contrapone a los denominados ((nuevos soportes» no
sólo por recientes (p. e. soportes informáticos) sino por distintos,
aunque no tan nuevos, (cintas de celuloide). En el caso de los prime-
ros (papiro, vitela, papel) el registro de la información permitía su
transmisión directa al usuario, en el caso de los segundo, exigen una
máquina intermediaria para su lectura.
Las nuevas tecnologías han sido las que han multiplicado los so-
portes que han ido ganando terreno hasta el punto de llegarse a pre-
decir la existencia de archivos sin papel.
Al testimoniarse en las instituciones su actividad en estos nuevos
soportes, naturalmente los archiveros han de ocuparse de su recogi-
da, de su conservación, de su tratamiento, de su selección y de su eli-
minación y difusión, sabiendo la incidencia que su materialidad tie-
ne sobre estas funciones habrá de resolverlas, sin alejarse de los prin-
cipios y normas archivísticas.
Hemos de conocer, pues, sus variantes y ser conscientes de las di-
ficultades que entrañan y afectan no sólo a la conservación y almace-
namiento sino a los problemas jurídicos relativos a su valor probato-
rio I .
La existencia de los nuevos soportes está reconocida en los textos
de la legislación sobre archivos a nivel estatal y a nivel autonómico.
Baste repasar las definiciones para el documento que cada uno de di-
chos textos aporta (Vid. pág. 125).
Antes de ver las características particulares conviene analizar los
problemas y las ventajas que ofrecen en general:
Ventajas: capacidad de almacenamiento
facilidad de acceso a la información.
inmediatez de reproducción.
facilidad para la difusión.

I 1. GONZÁLEZ, Pedro: Los docitmentos en nuevos soportes en «Jornadas Provin-

ciales de Archivo», Cádiz, 1988, Diputación Provincial, pág. 9 y ss.
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 131

Problemas: fragilidad y facilidad de destrucción.

equipamiento y mantenimiento.
falta de criterios de valoración para la conservación.
jurídicos.
Las ventajas afectan al almacenamiento, por su gran capacidad, y
a la facilidad de acceso, de reproducción y de difusión, casi inmedia-
tas. Siendo actualmente uno de los grandes problemas el volumen de
producción documental y la escasez de depósitos, la reducción con-
seguida por medio de estos soportes puede aliviarlos en una gran me-
dida. Es sorprendente la facilidad de acceso a la información cuando
el volumen de los documentos es grandioso. En cuanto a la difusión
van a permitir no sólo la transmisión de un documento a larga dis-
tancia, contemplado en pantalla en cualquier país del mundo sino la
consulta múltiple, por varias personas a la vez, impidiendo además
el deterioro favorecido por el manejo y manoseo directo.
Los inconvenientes por su lado afectan a la facilidad de deterioro
por falta de permanencia del registro que para muchos casos no es-
tán del todo experimentados y por la fragilidad del propio soporte
(así en películas de nitrato de celulosa). Requieren unas condiciones
ambientales muy rigurosas que varían de unos soportes a otros y un
control, no menos riguroso, para garantizarlas. Hay que estar alerta a
los plazos de permanencia para transferir la información a nuevos
soportes.
La facilidad de destrucción de la información, junto a la falta de
criterios de valoración histórica entre los «registradores» o introduc-
tores ponen en riesgo la conservación de información que debe ser
permanente. Estas circunstancias exigen a los archiveros una vigilan-
cia extrema en la etapa prearchivística o de producción documental
para lograr la recogida documental. El equipamiento requerido por
estos soportes exige infraestructura y costes.
Por Último, existen problemas jurídicos que afectan al reconoci-
miento probatorio de los documentos en estos soportes, habida cuen-
ta la facilidad para su manipulación1*con el riesgo de modificar el
original sin dejar huella.
12. PIEYNS.
J. y Ric;o, Paulette: Las consecuencias jurídicas de la producción de
los documentos informáticos por las Administraciones Públicas, Estudio RAMP, París,
1988.
132 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Situándonos siempre en el campo de los archivos, dos grandes

grupos podemos hacer de los nuevos soportes: audiovisuales e infor-
máticos, que no llevan aparejada la sinonimia con documentos dc
archivo audiovisuales o documentos de archivo informáticos, cii
todo caso documentos con soporte audiovisual o con soporte inlbr-
mático.
Los soportes auúioiisiral~~s permiten la reproducción del docu-
mento y su información por imágenes o sonido, o por ambas a líi
vez. En el caso de las primeras pueden ser fijas (fotografía en blanco
y negro o color, diapositivas, microfotografía, microformas, micro-
film) o móviles (película, vídeo). Por sonido pueden ser: cinta. disco,
cassette.
Los soportes infurmúticos son los que registran la informacibn
por medio de símbolos legibles sólo por máquina. Necesitan del or-
denador. Fichas perforadas, cintas magnéticas, discos Ópticos, video
disco, disco compacto. El más representativo es el disco óptico que a
simple vista es un L.P. Su cualidad más importantes es la capacidad
de almacenamiento traducida en miles de imágenes en un espacio
mínimo, pero la permanencia de su grabación, desde que apareció,
está siendo cuestionada. Desde una durabilidad que se presuponía
eterna se ha ido al extremo de asegurarles una obsolencia al cabo de
cuatro o cinco años. Actualmente parece que no es tan corta, sino
más amplia. Para el registro de la información utiliza el rayo LaserI3.
En general hay falta de legislación sobre el valor probatorio de
los documentos de archivo con estos soportes. Su valor legal como
prueba ante los tribunales no está practicamente aceptado. Hay paí-
ses, como Australia que no establece diferencias legales entre los do-
cumentos en papel o los informáticos, pero a la hora de las pruebas
en justicia no todas las regiones se rigen por los mismos criterios.
La gran obsesión es asegurar la conservación de estos documen-
tos, dada la fragilidad del soporte, y que dentro de unas decenas de
años puedan ser utilizados a costos razonables. En efecto, los servi-
cios de mantenimiento para evitar la desmagnetización han de estar
atentos a los plazos previstos y trasladar la información a otros so-
portes. Sólo Suecia posee una legislación especial sobre su protec-
ción.
13. HEREDIAHERRERA, Antonia: El disco Óptico y los archivos. «Boletín de
ANABADn, XXXVII, 3 julio-septiembre, 1987, págs. 355-359.
 DOCUMENTOS E I N F O R M A C I ~ N 133

Naugler y Pieynsi3bis reconocen que hay muchos problemas por

resolver en este campo y plantean las siguientes conveniencias:
a) desde el punto de vista jurídico:
- las leyes deben hacer alusión a ellos de forma explícita.
- elaborar directrices para la protección y modos de consulta.
- redactar reglas de eliminación.
- resolver los problemas de derechos de autor (para progra-
mas).
b) desde el punto de vista de la conservación:
- asegurar la transferencia precoz a los Archivos Nacionales.
- vigilar protección fisica.
- vigilar mantenimiento.

3. Transmisión de los documentos.

La transmisión de éstos en el transcurrir del tiempo en las diver-

sas formas y en el lenguaje diplomatístico se conoce como tradición
documental.
Para el archivero es indispensable conocerla para pfecisar el gra-
do de relación de cualquier documento con el original y tal circuns-
tancia ha de indicarla en los instrumentos de descripción que elabore
para establecer esa jerarquía acerca de la validez de los documentos
que constituyen una ayuda inestimable para el historiador. Según
Alain de Boüard cualquier documento puede incluirse en alguno de
estos apartados: minuta, original o copia.
Minuta es el borrador o escrito preparatorio del que parte el do-
cumento original.
Original que significa próximo, cercano al origen, es el documen-
to hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y for-
ma que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad di-
plomática (hecho y validado por la persona que lo intitula) y la au-

13 bis. N \ i c i i i u H.: Evaluatron e trr de, docitrncntc inforrnairques cn rlrchrvrsii-

que. Estudio RAMP, París, 1984.
Pit 'i I\ J.: ob. cit. ut supra.
134 -iCTO\l4 HEREDIA HERRERA

tenticidad jurídica (el hecho jurídico o asunto responde a la inten-

ción del autor), pero no garantiza la veracidad del contenido. La au-
tenticidad marca la relación del autor con el texto y exige la garantía
de invariabilidad del texto desde que sale del autor hasta que llega al
usuario. Originales pueden considerarse tanto los documentos autó-
grafos (escritos de puño y letra del autor), heterógrafos, redactados
por una segunda persona por voluntad del autor, (aunque validado
por éste) y los originales múltiples, hechos en un mismo acto crono-
lógico y bajo las mismas formalidades (por ejemplo las cartas parti-
das por A.B.C. o los duplicados cuyo uso está regulado en la legisla-
ción indiana por razones de seguridad).
Copias presentan un hecho tal y como resulta de otro documen-
to, son la reproducción de originales. Las copias pueden ser simples
(reproducción hecha por una persona que no garantiza con su auto-
ridad la exactitud de la misma, puede ser de un documento aislado o
en forma de copiadores), certificadas y en códices diplomáticos (re-
gistros, cartularios). Actualmente gracias a la tecnología existente la
reproducción de documentos es un problema para los archivos por
cuanto supone de aumento indiscriminado de la documentación y
por el peligro que puede suponer la existencia de planes de microfil-
mación con la posterior eliminación de originales.
El concepto de originalidad se complica hoy con la aparición de
los nuevos soportes: discos sonoros, vídeos, cintas magnéticas. En
efecto, yo puedo dictar de palabra un texto del que puedo obtener 5 ,
6, 20 ejemplares ¿cuál es la copia? ¿dónde está el original? Un texto
introducido en una computadora puede cambiarse, alterarse y no es-
tar firmado por el autor. El original por el contrario no permite el
cambio, cosa que es posible con las nuevas tecnologías.

4. Caracteres externos e internos de los.documentos.

Los primeros responden a la materialidad del documento: mate-

ria escriptoria o soporte (pergamino, papel, cinta, disquette, etc.);
medio para fijar el contenido del documento (escritura: visigótica,
Carolina, cortesana, procesal, itálica; dibujos y colores); formato (ta-
maño:cuadernillos, folios); signos especiales y visibles (crismón, se-
llos, ruedas, letras iniciales).
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 135

Los caracteres internos hacen referencia a la lengua empleada (la-

tín, castellano), al autor, al destinatario, al formulario y cláusulas, al
contenido o mensaje.

5 . Tipología documental.

Hablar de tipología en los documentos de archivo es hablar de

unas características semejantes que pueden dar lugar a una informa-
ción similar.
Los tipos documentales derivan de los testimonios de las diversas
actividades del hombre encuadrados dentro de las también variadas
instituciones donde se producen. Hay actividades muy generales que
se plasman a través de una tipología que se repite hasta el infinito y
podemos encontrar en cualquier archivo, las cartas, por ejemplo.
Son también muy generales las Actas de Juntas que no suelen faltar
en ninguna institución. Mucho más especiales son otros tipos como
pueden ser los expedientes de quintas, aunque generalizados en ar-
chivos procedentes de instituciones semejantes como son los Ayun-
tamientos.
La delimitación de los tipos, su fijación e identificación vendrán
determinados por el análisis de los caracteres externos e internos de
los documentos y de su mensaje o información.
Ya hemos hablado en el capítulo 2 de la duplicidad tipológica
(diplomática y jurídica) que se produce, casi siempre, en el docu-
mento jurídico y de las dificultades que plantea al archivero la au-
sencia de estudios sobre tipología diplomática para la Edad Moder-
na14.
Para el archivero la tipología de los documentos no puede identi-
ficarse con tipología diplomática. Tipologia documental es suma de
tipología diplomática y tipología jurídico-administrativa.
El estudio de la tipología documental hace necesaria la precisión
de las denominaciones que, en el caso de la duplicidad a que nos he-

14. Sobre su necesidad e importancia se ha pronunciado la 11 Conferencia Euro-

pea de Archivos, celebrada en la Universidad de Michigan entre el 9-13 de mayo del
89. Entre las conclusiones se ha recomendado lo siguiente: «que el desarrollo de la Di-
plomática sea incentivado por investigaciones sobre la tipología de los archivos con-
temporáneos y sobre el procedimiento administrativo de los documentos de hoy».
136 ANTONIA HEREDIA HERRERA

mos referido, habrá que tenerlas muy claras (así Real Provisión y
Ejecutoria, corresponden a un mismo documento). Para la fijación
de estos nombres habrá que partir no de creaciones e invenciones,
sino de las denominaciones de la época, de las reglamentaciones o de
la legislación que las fijaba.
Esta delimitación de tipos es precisa no sólo para los documentos
jurídicos, en el sentido más estricto, sino para los puramente admi-
nistrativos y ha de afectar no sólo a los documentos singulares sino a
los compuestos o unidades archivísticas.
Cuando la tipología documental se refiere a los expedientes,
aquélla responde a la condensación de datos substanciales no sólo
externos, sino internos amén de otros datos que afectan al origen y a
la tramitación administrativa. Hasta el punto de facilitar no sólo la
descripción para el archivero sino la recuperación para los usuarios.
La especificación tipológica es totalmente necesaria para el archi-
vero, en primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir
las series documentales que son las agrupaciones documentales in-
dispensables tanto a efectos de clasificación como de inventariación;
en segundo lugar, porque esa determinación es uno de los elementos
precisos para la catalogación.
Actualmente la mecanización documental ha de partir de una
normalización cuyo primer paso ha de estar en la fijación tipológica
que ayude a conocer la semejanza de información derivada de tipos
homólogos.
La especificación y delimitación tipológica de una Real Provisión
de concesión de naturaleza en Indias nos ayudará para siempre a que
con su simple enumeración conozcamos, sin verlas, las característi-
cas externas del documento y la información que en él podemos en-
contrar. El autor: el rey; el destinatario y beneficiario: un extranjero;
el contenido: la concesión del permiso para tener los mismos dere-
chos y deberes que un castellano, incluida expresamente la posibili-
dad de comerciar en territorio de Ultramar. Sabremos además que
podremos obtener datos muy precisos del citado extranjero: lugar de
nacimiento, datos sobre sus padres y referentes a su matrimonio,
otras circunstancias de su vida y de sus bienes materiales. Esto en
cuanto a la información. Pero también sabremos de antemano el for-
mulario, cláusula por cláusula en que viene formalizado el docu-
mento, al tratarse de una Real Provisión. El conocimiento de estos
 DOCUMENTOS E INFORMACION 137

datos derivados de la simple delimitación de la tipología nos simpli-

fica las tareas descriptivas hasta el extremo de que con sólo la preci-
sión del nombre del extranjero, la nacionalidad y la fecha no será
preciso añadir nada más en una ficha de catalogación de una carta de
naturaleza.
Un otro ejemplo para demostrar la importancia que esta cuestión
tiene para el archivero: la fijación tipológica de una consulta del
Consejo de Indias nos llevará a la conclusión de que si queremos da-
tos genealógicos de una persona, no es en ellas -en las de proposicio-
nes de cargos- donde las vamos a encontrarI5.

6. Clasificación de los documentos.

Me refiero, es obvio, a los documentos de archivo.

a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser:
simples o piezas documentales.
compuestos o unidades archivísticas.
Entre los primeros una Real Cédula, una carta, un mandamiento.
Entre los segundos están los documentos reunidos en razón de un
proceso burocrático o de una práctica cancilleresca o administrativa
que forman un todo difícil de separar sin perder su identidad. Sus
distintas manifestaciones serán:
expedientes que responden al testimonio de un procedimien-
to administrativo. Suelen estar cosidos o reunidos en car-
petas.
registros que son una yuxtaposición de documentos que no
tienen nada que ver uno con otro, reunidos con finalidad
de control. Suelen tener forma de libros.
«dossien>documentos agrupados en razón de un tema que no
suelen responder a una tramitación preestablecida. Es un
término reciente y francés que se corresponde en los fon-
dos antiguos con «documentos sobre...».

15. Vid. tb capítulo 2, pág. 41 y ss.

138 4 1 T O Y I A H E R E D 1 4 HERRERA

documento principal con anejos, que no suelen tener la enti-

dad de un expediente por no haberse llevado a efecto una
tramitación administrativa completa o bien por razón de
una práctica cancilleresca que separaba los documentos.
Así una carta con sus anejos.
b) Serán diferentes de acuerdo con la manera de transmisión de
la información. Así tendremos:
Documentos textuales que trasmiten la información mediante
texto escrito, así los manuscritos, los impresos, los listados. Son los
más abundantes y según el procedimiento manual o mecánico de la
escritura serán manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte
suele ser papel, pergamino, vitela. El formato hojas, folios, sueltos o
formando cuadernillos o en forma de libros.
Documentos grújcos en cuanto que la información está represen-
tada por formas y colores (mapas, planos, dibujos). El tamaño suele
ser mayor que en los textuales y no suelen formar cuadernillos, ni li-
bros, sino hojas sueltas. Su valor representativo aligera el contacto
con la información frente a los documentos textuales que hacen pre-
cisa una lectura e interpretación para llegar hasta aquélla. Sus signos
externos ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro
documento. Su formato requiere un tratamiento distinto para su ins-
talación y conservación.
Documentos en imagen (fotografías, diapositivas, películas). Será
documento en imagen un vídeo de una sesión del parlamento y no lo
sera un film de William Holden.
Documentos audiovisuales son aquéllos que transmiten la infor-
mación a través de la imagen o del sonido. Pueden englobarse en tres
grupos: imagen fija, imagen móvil, registros sonoros (Vid. epígrafe de
Soportes de los documentos).
Legibles por máquina (banda, fichas perforadas o informaticos).
c) Otra clasificación vendrá determinada por la calidad de sus
autores que establecerá dos categorías diplomáticas: públicos y pri-
vados de acuerdo a que sean producidos por instituciones públicas o
instituciones o personas privadas o particulares. Y digo dos catego-
rías diplomáticas porque la significación de público o privado tendrá
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 139

otras connotaciones desde el punto de vista jurídico en las que no

entramos.
Para la Diplomática el documento público es el que dimana di-
recta o indirectamente de la autoridad real (como máxima autoridad
pública) o a través de autoridades delegadas y se refiere a asuntos de
derecho público, por ejemplo, los documentos legales, de gobierno o
administración; el documento privado será el emanado de o entre
personas particulares con o sin intervención de la autoridad pública
que puede ser un notario.
Para el jurista, documento público es el realizado por el funcio-
nario público o representante del gobierno en el ejercicio de su car-
go, o entre particulares y sobre un asunto particular, pero con inter-
vención de la autoridad pública, por ejemplo, una escritura notarial.
Documento privado será el realizado por y entre particulares sobre
un asunto privado sin intervención alguna de la autoridad pública o
su representante legal, de tal manera que un contrato de arrenda-
miento podrá ser un documento público o privado según se haga y se
formalice o no ante notario.
De la acepción de público o privado desde el punto de vista jurí-
dico se derivarán las dos clases de archivos que siempre habrá que
establecer al hacer una clasificación en un sistema de archivos.
d) A otra cuarta subdivisión vamos a aludir, que no es la Últi-
ma, también desde la perspectiva de la Diplomática, y es la que sur-
ge de la relación entre «actio» o hecho documentado (asunto jurídi-
co) y «conscriptio» o puesta por escrito de los documentos y será la
que nos contraponga al documento dispositivo y al documento de
prueba o probatorio.
Existen documentos en los que la actio jurídica cobra entera efec-
tividad desde el mismo momento de ponerse por escrito. Los dere-
chos y obligaciones surgen en el mismo momento de su wonscrip-
tio», es decir «actio» y «conscriptio» se simultanean. Son los docu-
mentos dispositivos: una ley, una pragmática, un nombramiento.
Pero hay otras ocasiones en que la «actio» jurídica no necesita ser
puesta por escrito para obtener su plena eficacia y la puesta por es-
crito no tiene más fin que servir de prueba. Es el documento proba-
torio que recoge un hecho anterior y cumplido, del que es indepen-
diente. Así, por ejemplo, una Ejecutoria que es evidente que no pue-
140 4 N I O N 1 \ 111 K1 111 Z 111 K K I K.2

de ponerse por escrito hasta haber sido proclamada la sentencia, que

es la «actio» jurídica en este caso.
Hay que recordar que esta clasificación afecta sólo al documento
diplomático, y al archivístico en cuanto que éste contempla tanto al
documento jurídico como al administrativo. De ninguna manera po-
dremos aplicar esta clasificación a este último, es decir a una consul-
ta, a una carta, a una petición o a un memorial.

7. Valor del documento.

Al documento se le reconoce por parte del archivero un valor

primario referido a que desde su nacimiento tiene como principal
objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que denomina-
mos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como
testimonio. Pero también desde su origen el documento lleva inhe:
rente información y, en potencia, aunque no se utilice habitualmen-
te, como tal, desde el principio, es fuente de historia. Testimonio e
información van ligados al valor primario y secundario respectiva-
mente. La consideración de uno o de otro no afecta a la importancia
sino que son dos perspectivas diferentes, una que se refiere a la ges-
tión administrativa y a la función legal y otra a la investigación y
mientras que en un primer estadio temporal de la vida del documen-
to pueden cumplirse las dos a la vez, en un segundo estadio, sólo po-
drá tener efecto el valor secundario o histórico. Existe, pues, un va-
lor primario que nace con el documento mismo, el de servir de me-
moria de la institución que lo produce, cumpliendo una función
esencial en la gestión administrativa. Pero llega un momento en que
los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios es-
critos prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en
el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este
momento el documento cobra una nueva vitalidad, la de servir con
exclusividad como fuente de historia. Queda, pues, en esta única di-
mensión: la histórica, siendo éste el valor secundario, en el tiempo,
no en la importancia con respecto al anterior.
De la consideración del valor primario y secundario se desprende
la división de los Archivos en Administrativos e Históricos, como'ya
vimos.
 DOCUMENTOS E I N F O R M A C I ~ N 141

El valor administrativo es inherente al documento hasta tanto el

tcstimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garan-
tía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia ad-
ministrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo.
1.3 valor histórico de los documentos es mucho mas consistente
quc cl dc las fuentes narrativas que, tanto en su nacimiento como en
S U í rasmisión, ofrecen respectivamente una serie de notas relaciona-
das con el subjetivismo o ignorancia de sus autores, y versiones o de-
formaciones. Aquéllos suelen dar una visión detallada y completa y
por lo general poco manipulada de la vida de los hombres.
El valor jurídico esta demostrado al ser el documento objeto de
continuos estudios por parte de los especialistas del Derecho y no
sólo por el hecho de contener hechos de naturaleza jurídica, sino por
ser prueba de éstos. Los hay que no son propiamente documentos de
contenido jurídico, pero éste puede ser adquirido por circunstancias
ajenas a él. Así, por ejemplo, una carta puede convertirse en prueba
en un juicio.

8. Agrupaciones documentalesI6

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, o en todo

caso históricas, y artificiales. Entre las primeras: el fondo, la sección,
la serie, la unidad archivística; entre las segundas: las denominadas
«secciones facticiaw y las colecciones.

8.1. Agrupaciones naturales.

8.1.1. El fondo documental í fondo de archivo.
Escalonadamente, de mayor a menor, nos encontramos con que
las primeras agrupaciones documentales, en atención a su origen,
son el fondo y la sección, sobre las que existe cierta confusión al
existir una tendencia a identificarlas.
16. Con relación a las ediciones anteriores existen en este epígrafe aclaraciones
de interés.
Cfr. También LOPE! Pedro, G ~ L L E G O La descripción enfondos de archivo y
Olga:
.serie3 cerradas (en prensa).
142 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

Veamos el primero que no suele ofrecer problemas.

La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación
producida y recibida por una institución o persona que suele estar
conservada en el archivo de dicha institución o persona. Un fondo
puede identificarse con un archivo: el fondo municipal de Alcalá del
Río con el archivo municipal de esa localidad. Esto no quita para
que puedan existir varios fondos, procedentes de instituciones diver-
sas, depositados en una institución de archivo. Así, en el Archivo de
Indias esta el fondo del Consejo de Indias, el de la Casa de la Contra-
tación, el del Consulado de cargadores y otros más. Cada.uno de
ellos tiene su origen en instituciones creadas con independencia, en
un momento determinado, aunque muy relacionadas por sus fines y
por la información que hoy proporcionan. También, por poner otro
ejemplo, el Archivo de la Diputación Provincial de Sevilla está inte-
grado por los diferentes fondos de los Hospitales sevillanos (Cinco
Llagas, Amor de Dios, Espíritu Santo, etc.) junto con el propio de la
Corporación provincial.
Esos fondos que están en las instituciones de archivo o en archi-
vos específicos están en depósito o han sido donados por las institu-
ciones o personas que los produjeron o adquiridos a las mismas.
La documentación que integra un fondo puede estar completa o
incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa, por división, pero
constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o
agrupaciones documentales.
El fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñida a la institu-
ción que lo produce y una limitación cronológica que depende de la
vida de la misma.
Cada fondo exige una organización independiente y una progra-
mación completa a efectos de descripción. En cuanto a la primera
será preciso un cuadro de clasificacion y una ordenación de sus
series, en cuanto a la segunda precisará de una guía y de un in-
ventario, amén de algún catálogo si se considera su conveniencia
para alguna serie.
 DOCUMENTOS E I N F O R M A C I ~ N 143

8.1.2. Secciones.
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgánicas.
No resulta tan clara la distinción para la Sección porque en su
agrupación intervienen, a veces, factores históricos o de uso con los
que hemos de contar. Existe una práctica generalizada en los archi-
vos de denominar secciones a lo que son fondos.
En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo,
identificada con la producción documental de una unidad o división
administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La
sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de
la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.
No es exactamente igual sección administrativa que sección do-
cumental aunque puedan estar estrechamente relacionadas, incluso
por el nombre.
Tanto la sección, como el fondo, están afectados por el principio
de procedencia, hablando en términos archivísticos.
Fondo = Fondo documental de una Diputación Provincial.
Sección = Conjunto de documentos producidos por la Deposita-
ria de dicha corporación.
La sección es una parte del todo (fondo) y como tal estará inte-
grada en él, a efectos de organización y descripción. No exigirá una
clasificación aparte y tendrá su sitio en el inventario del fondo.
En el cuadro de clasificación del fondo, las secciones están identi-
ficadas ya con los Órganos, ya con las funciones, productoras de do-
cumentos (por ejemplo, una Comisión de gobierno en el caso de un
fondo municipal; la función de control del tráfico en el caso de la
Casa de la Contratación) y e n cuanto que unos y otras pueden sub-
dividirse
-_
darán luego lugar a las subsecciones.
Nos estamos refiriendo a las «Secciones documentales>>que bien
podrán ser, en razón de su origen -como hemos visto- orgánicas o
funcionales. En el caso de las primerascoinciden con las secciones o
divisiones administrativas de la Institución.
Las secciones funcionales suelen ser más frecuentes en los fondos
de instituciones históricas y remotas. En muchas de dichas institu-
ciones existían funciones perfectamente claras y delimitadas que se
desplegaban en actividades aunque no existían los Órganos o depen-
144 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

dencias administrativas especificas para llevarlas a cabo. No existía,

en definitiva, un organigrama estructurado en oficinas, como en la
actualidad. Todos los ministros (o funcionarios) desarrollaban su ac-
ción en las diversas funciones y actividades. Existía la delimitación
de la función, pero no el Órgano específico para ella, ni las perso-
nas fijas asimiladas a su ejecución. Valgan como ejemplo las funcio-
nes de control del tráfico, judiciales o de enseñanzas náuticas desem-
peñadas por la Casa de la Contratación a través de sus jueces oíi-
ciales y testimoniadas en las series documentales específicas adscri-
tas hoy a esas funciones (secciones funcionales) respectivas.
Si nos fijamos, las secciones documentales pueden equivaler a la
producción de un archivo de oficina. Están limitadas a una función y
actividades específicas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de
esa función. No tiene por qué haber coincidencia entre la limitación
cronológica del fondo y de la sección.
En cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subseccio-
nes en virtud del aumento de Órganos o funciones y actividades de la
institución, en cambio la desaparición de alguna de éstas no supon-
drá la desaparición material de la sección documental. Hoy, en el
fondo de una corporación provincial, toda la documentación de cul-
tura sería una sección y el conjunto de documentos generados por
los diferentes servicios de Teatro, Patrimonio, Deportes, Archivo,
Publicaciones, las subsecciones.
En el origen y en esta multiplicidad pueden estar algunas de las
notas diferenciadoras entre el fondo y la sección documental. El pri-
mero no admite otro origen que el institucional, el origen de las sec-
ciones está en los órganos o en las funciones de dicha institución. El
fondo como consecuencia es uno, las secciones, múltiples.
Hasta aquí la teoría es clara. Pero, hay realidades que la distorsio-
nan y confunden.

8.1.2.2. Secciones de fondo.

Ocurre, a veces, que el crecimiento de la secciones documentales
tiene tal entidad que aun siendo, teóricamente, subdivisiones del
fondo al haber funcionado administrativamente con total indepen-
dencia, incluso fisica (caso de las Audiencias dentro del Consejo de
Indias) requieren cada una de ellas un tratamiento documental sepa-
 DOCI M F h l O \ E IhFOKMACIOh 145

rado como si de un fondo se tratara. Es algo así como la adquisición

de una mayoría de edad que pide la separación.
Son las que Pedro López denomina Secciones de fondo. En esos
casos, esas secciones de fondo exigen una organización y descripción
independientes de las aplicadas al fondo originario.
Tanto los fondos como las secciones de fondo están compuestas
por secciones documentales.
El problema, con frecuencia, es la dificultad de encontrar el lími-
te,entre la sección documental y la sección de fondo, que, en la
mayoría de las ocasiones viene de una autonomía administrativa.

8.1.2.3. Secciones históricas de archivo.

La falta de claridad se plantea, además, ante la existencia de las
denominadas Secciones Históricas, también llamadas por algunos
secciones de archivo, admitidas no por una procedencia institucional
Única y rigurosa, sino como resultado de una agrupación posterior a
la producción documental. Es el caso de la sección «Consejos Supri-
midos» en el Archivo Histórico Nacional o la de «Consulados» en el
Archivo de Indias.
En estos casos, estas secciones históricas, aun cuando han gozado
de independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organización
como en la descripción, deben conseguir hoy la distinción institucio-
nal y la clara separación si están integradas por documentos de dife-
rentes fondos. Así la de «Consulados» (Sección XII del A.G.I.) ha
exigido un inventario separado para cada uno de los Consulados.
Existen otras situaciones con respecto al uso del término sección,
que pueden añadir cierta confusión. Es el caso de cambios políticos
importantes y criterios históricos difíciles de sujetar a normas archi-
vísticas que se plantean en los Archivos Nacionales de Hispanoamé-
rica.
En ellos existe una división cronológica en razón de la línea divi-
soria marcada por la Independencia y el nacimiento de la República.
Esta separación determina dos agrupaciones documentales que ellos
denominan: Sección colonial y Sección República. Son casos excep-
cionales y en cierta medida antidrchivísticos.
Recapitulando podemos afirmar que las secciones documentales
son parte integrante y dependiente de un fondo, mientras que las sec-
146 ANTONIA HEREDIA HERRERA

ciones de fondo y las secciones históricas o de archivo son equivalen-

tes por la independencia de su tratamiento a un fondo.

8.1.3. Las series.

Cada sección documental o subsección está integrada por docu-
mentos agrupados en series.
'
Las series son el testimonio documental y continuado de activi-
dades repetitivas desarrolladas por un Órgano o en virtud de una fun-
ción. Se agrupan en torno a ellos.
Así, las series de:
Expedientes presupuestarios.
Libros de Intervención de ingresos y gastos.
Libros auxiliares de gastos.
Etc.
son el resultado, la prueba de una acción de Intervención económica
desplegada en actividades y constituyen todas juntas la sección docu-
mental que corresponde a dicho Órgano.
O, bien, las series:
Registros de navíos.
Licencias e informes de pasajeros.
Expedientes de fianzas.
Etc.
son el testimonio de las actividades derivadas de la función del con-
trol del tráfico colonial desempeñado por una institución que fue la
Casa de la Contratación.
Esos testimonios documentales como consecuencia de la repetiti-
vidad de la actividad de la que son prueba y en virtud también de la
repetitividad del procedimiento burocrático, cancilleresco o admi-
nistrativo que plasma dicha actividad responden habitualmente a
una misma tipología documental e incluso a unos asuntos o materias
similares, ofreciendo una información seriada.
Las series pueden estar formadas por documentos singulares (Re-
soluciones de una Alcaldía) o por unidades archivísticas (Expedien-
tes de confirmación de encomiendas).
En razón de los documentos que la integran, las series pueden
.
ofrecer una tipología documental similar y una información también
 DOCUMENTOS E I N F O R M A C I ~ N 147

similar (series como (cartas de naturaleza», ((expedientesde licencias

de obras»), una tipología similar y una información diversa (serie de
Consultas del Consejo de Aragón; los cedularios indianos); una tipo-
logía e información diversas (expedientes de una Secretaría General
en un Ayuntamiento). Las series, pues, representan continuidad en
el tiempo y repetición en los tipos o en la información. Las series
pueden ser pequeñas o voluminosas, pero no suelen estar constitui-
das por una sola unidad (pieza documental o expediente) por cuanto
la condición de Único repugna al concepto de seriado.
Estas son las series naturales y habituales frente a otras series arti-
ficiales que a veces nos encontramos en los archivos y responden a
una agrupación temática, con un origen arbitrario y fines particula-
res. Estas series formadas tiempo ha, con el paso del tiempo se han
consolidado y hoy no resta más que admitirlas. No responden nunca
a similitud tipológica, aunque sí ofrecen generalmente unidad de in-
formación.

8.1.4. La unidad archivística.

Cada una de las series, ya lo hemos dicho está constituida por do-
cumentos singulares (pieza documental) o por documentos compues-
tos que constituyen una agrupación de documentos que no deben ser
separados en cuanto que responden a una tramitación cancilleresca o
administrativa que hay que respetar y da unidad al conjunto (unidad
archivística).
Al estar hablando de agrupaciones documentales, dejamos fuera
al documento singular.
Unidades archivísticas son los expedientes o los testimonios de
autos.
Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos
reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que
ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá
expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que
se conserven algunas de las etapas -las principales- del proceso au-
ministrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aun-
que incompletos.
Testimonio de autos es aquella pieza, generalmente cosida, que
recoge la copia continuada de todos los documentos (autos) de un
148 ANTONIA HEREDIA HERRERA

proceso administrativo-judicial que refleja sólo la gestión realizada

por la institución iniciadora en el lugar de origen y que suelen remi-
tirse con una carta a un organismo o institución superior para su
simple conocimiento o para su resolución posterior.
A veces se han reunido para su conservación documentos sueltos
que no responden a un único proceso administrativo, pero que se re-
fieren al mismo tema o asunto. No puede decirse que sean ni un ex-
pediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es la ma-
teria de la que tratan.
Es lo que entienden los franceses por «dossien>.
Entre la pieza singular y el expediente, aparte del dossier, existe
un estadio intermedio que es el documento principal con anejos.
Como ejemplo: una carta acompañada de uno o varios documentos a
los que se hace alusión en la carta. Es muy frecuente localizarlas en
las múltiples series de correspondencia conservadas en las «Seccio-
nes» del Archivo General de Indias.
Las unidades archiví~ticas'~, ya vimos, responden a una tipología
documental identificada en virtud del procedimiento administrativo
de la que es reflejo. En ellas cada documento es reflejo de un tramite
del procedimiento. Son unidades archivísticas: las informaciones de
oficio realizadas en una Audiencia indiana; los expedientes de con-
firmación de encomiendas, los expedientes persona1es;los expedien-
tes disciplinarios, etc., etc.
Actualmente regulado el procedimiento Administrativo 1 8 , la uni-
dad archivística responde al expediente administrativo.
El procedimiento administrativo es la regulación de la tramita-
ción uniforme de los expedientes en los diferentes departamentos de
la Administración buscando agilidad y eficacia administrativa para
garantía de los administradores y servicio de los administrados. El
expediente desde el punto de vista, del Derecho Administrativo se
define como «la serie ordenada de actuaciones administrativas co-
rrespondientes a un asunto o negocio)). Según el Reglamento de Or-
ganización y funcionamiento en su artículo 278 es «el conjunto or-

11. ARAGO CABAÑAS, Antonio M,", ~ D Z A N O R I N C Ó N ,Josefa: Unidad archivística

y unidad documental, «Boletín ANABADB, n.O 55, julio-diciembre, 1969.
18. La primera regulación del procedimiento administrativo en España está en la
Ley de 19 octubre de 1889.
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 149

denado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y

fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarlas)). Reflejan un orden como resultado de
una agregación sucesiva de documentos que tienden a una resolu-
ción. Nunca un expediente es un conjunto de papeles sobre un asun-
to. Todos los expedientes constan de varias fases o tipos de actuacio-
nes:
Iniciación (de oficio, a instancia de parte), ordenación, instruc-
ción (que se traduce en testimonios documentales específicos)
y resolución (comunicada a los interesados).

8.2. Agrupaciones documentales artificiales.

8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias.
Hacemos una breve alusión a las primeras en cuanto que son
agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran
en los archivos, la mayoría de las veces producto de donación o com-
pra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional
personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya
unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien
el coleccionista o autor de la colección.
Es difícil en ellas detectar el carácter seriado y su tratamiento, a
efectos descriptivo>, no admitirá el inventario en cuanto que cada
pieza, por su independencia, requerirá una descripción individuali-
zada.
Las Colecciones están integradas bastantes veces por estampas,
dibujos, fotografías.
La descripción aplicada a las Colecciones la desarrollaremos en
el capítulo correspondiente (capítulo 15).
Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documen-
tales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fon-
dos y responden a motivos de conservación o instalación determina-
dos habitualmente por sus soportes o por su grafía, aunque no han
faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y ar-
bitrarias que han movido a los archiveros en determinadas épocas a
agrupar los documentos en razón de un tema para destacar su im-
150 4 hT O C1 4 HERED14 H E R R E R A

portancia. Entre las primeras están la de Mapas y Planos o la de Se-

llos y entre las segundas la Sección de Patronato, del A. G. 1.
La descripción aplicada a estas Secciones la trataremos en el ca-
pítulo 15.

9. Los «nuevos documentos» o documentos con nuevo soporte1’.

El término «nuevos documentos)) y como consecuencia de su re-

conocimiento la admisión de los «nuevos archivos)) empezó a intro-
ducirse en la Bibliografia reciente a partir del Congreso Internacional
de Archivos. Unos y otros han adquirido definitiva carta de naturale-
za a partir de 1988’O que los hizo sujetos de su atención monográfica.
Interesa hacer aclaraciones y puntualizaciones al respecto, por
cuanto a raíz de su consideración, se ha hablado de una nueva Ar-
chivística y pudiera estimarse que todo lo que venimos defendiendo
haya dejado de tener sentido para el futuro.
Vaya por delante que se trata sólo de una nueva modalidad de
documentos y por lo que se refiere a su tratamiento (organización y
descripción) seráválido todo lo dicho para el resto.
El peligro está simplemente en que el término «nuevos documen-
tos» es mucho más amplio que el de documento de archivo y por lo
tanto lo primero que se nos plantea es el establecimiento de una res-
tricción que no podrá venir sino de la claridad de ideas sobre lo que
estimemos como «documento de archivo)). Un proceso, similar al se-
guido cuando del documento en general fuimos haciendo una acota-
ción, hasta configurar al documento de archivo. A partir de ahí con-
sideraremos cuáles son los que han de ser objeto del trabajo de los ar-
chiveros, de los bibliotecarios o de los documeIdalistas.
De no empeñarnos en buscar esta precisión caeremos en esa in-
definición del objeto de la archivística que hemos de eludir desde el
principio, para poder delimitar el método archivístico.

i 9. H E R E D l A HERRERA,
Antonia: Nuevos archivos, nuevos documentos, «Boletín
de ANABAD», XXVIII, 4, 1988, págs. 349-353.
20. Actas del IX Congreso Internacional del CIA. «Archivum».
 DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 151

La aplicación del término «nuevo» va unido a un talante progre-

sista, incluso revolucionario, pero interesa mucho profundizar si lo
nuevo afecta al fondo o a la forma.
En el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el califi-
cativo va unido exclusivamente a los nuevos soportes. ¿Son por lo
tanto algo distinto? En cuanto que el soporte es algo externo, mate-
rial, la esencia no varía. Para ser rigurosos habría que decir no «nue-
vos documentos» sino ((documentos con nuevos soportes».
La revolución de estos soportes, salvando las distancias, puede
compararse a la aparición del papel que sustituyó al pergamino. Sin
embargo entonces una escritura de testamento sobre uno u otro so-
porte tenían las mismas características, independientemente de la
materialidad de aquéllos.
Algo similar ocurre hoy: el hecho de que un testamento esté gra-
bado en una cinta no afecta a su formulario ni a su contenido. Otra
cosa será que para guardarlo, para conservarlo, no pueda almacenar-
se junto a otros testamentos en papel. Su integración en una serie
concreta, a efectos de organización, de descripción y de recuperación
exigirán los mismos criterios, las mismas normas que los testamentos
medievales.
El problema para nosotros, archiveros, no está en el soporte sino
en la amplitud del concepto «nuevos documentos» que engloba a los
documentos de archivo y a los que no lo son.
Los documentos audiovisuales, sin distinción, son llamados con
cierta alegría los nuevos documentos. Y podrán ser documentos ad-
ministrativos que testimonien un acto de la Administración o un do-
cumento que sea reflejo de una obra de creación. Interesa diferen-
ciarlos para aplicarles el tratamiento que precisen según los casos.
La delimitación habrá de hacerse a partir de las notas, de las ca-
racterísticas que son inherentes a los documentos de archivo: origen,
carácter seríado, unicidad, objetividad. Un film que reproduzca una
sesión del Parlamento será un documento de archivo, un registro in-
formático de enfermos en un hospitql tamhihn No lo será una pelí-
cula de Aifred Hitchcock, ni un «culebron» mexicano)). ¿Qué seme-
janza puede existir entre la serie televisiva «Las chicas de oro» y el
Tratado de amistad franco-española?
Yo me cuestiono incluso si el cine documental puede considerar-
se documento de archivo en el sentido más riguroso, por cuanto in-
152 ANTONIA HEREDIA HERRERA

terviene un autor que crea, que decide, que manipula, y que como
tal genera derechos de autor y exige depósito legal para su obra. Esos
films estarían más en la línea de producción periodística y con toda
justicia para ellos se reclama la denominación de obras. En todo caso
se acercan a los trabajos de investigación plasmados en un libro, de
los que no se nos ocurre encasillarlos como documentos de archivo.
La no adscripción a los documentos de archivo no les resta valor in-
formativo.
En los fondos de cualquier archivo generado por cualquier insti-
tución actual encontraremos tanto documentos en papel, como en
otro soporte que testimoniarán y probarán acciones específicas de
aquélla. Hoy por hoy los documentos audiovisuales son todavía me-
nores en número pero llegará el momento en que sean mayoría. Ha-
bremos de pensar en un almacenamiento independiente por cuanto
los problemas físicos de conservación e instalación sí son diferentes.
Algo así como cuando los pergaminos los ubicamos en muebles con
independencia de las cajas de cartón que utilizamos para los legajos.
En cuanto a la organización y descripción los criterios persistirán.
Los franceses, recientemente, han definido al documento de ar-
chivo audiovisual («document administratif audiovisuel») y aparte
de reconocerle el soporte con información constituida por imágenes
y sonidos, le reconocen ciertas notas indispensables:
estar finalizado y completo.
origen y finalidad administrativas.
estar presto para su difusión y utilización”.
No añaden nada nuevo a las características de los documentos
tradicionales salvo el soporte cuyo carácter no esencial está recono-
cido al admitir que dichos documentos están sujetos a todas las leyes
relativas a los archivos públicos por lo que afecta a su conservación,
valoración con fines históricos, acceso, selección y expurgo.
Estos documentos con nuevo soporte, si son documentos de ar-
chivo lo que plantean son problemas jurídicos2*en cuanto a su vali-
dez como prueba -aún no resueltos- o problemas de conservación y
2 1 . La Documentación francaise: Audiovisuel et Administration, París, 1988.
22. PYEINS-R~GO, Paulette: Las consecuencias jurídicas de la producción de los
documentos informaticos por las Administraciones públicas, Estudio RAMP, París
1988.
 DOCI'MFNTO5 t IYFORMAC IO'L 153

mantemimiemto que habrán de ser estudiados por la Archivística

técnica.
Resumiendo: podemos decir que los nuevos documentos podrán
ser o no documentos de archivo y que los documentos de archivo au-
diovisuales, aparte del soporte, tendrán las mismas notas esenciales
que los documentos en papel y seguirán los mismos criterios que és-
tos para su organización y descripción. Su almacenamiento y conser-
vación requerirán condiciones diferentes.

9.1. Los ((nuevos archivos)).

Hemos tratado de aclarar lo que son los documentos de archivo

con nuevos soportes. Con todo cuando se habla de «nuevos docu-
mentos» y sobre todo de «nuevos archivos» hay una referencia ex-
presa a los conjuntos documentales que registran la información di-
rectamente sobre soportes como cintas, películas, discos o vídeo-
discos. Hablamos de los denominados Archivos Informativos y Ar-
chivos Audiovisuales y son, en definitiva, el producto de la actividad
de determinadas instituciones como la Radio y la Televisión. Entre
los nuevos Archivos también están los llamados Archivos Orales, los
Archivos de Prensa fotográfico^)^^.
Entiendo y defiendo que el término «archivo» no es adecuado
para ellos; aunque se ha utilizado para identificar al depósito que
conserva las películas, los vídeos o los discos producidos por entida-
des cuyo conjunto, en la línea de la creatividad, del arte o de la cul-
tura, no tienen otra vía que esos soportes. Estos documentos audiovi-
suales no son propiamente documentos de archivo por faltarles las
notas esenciales que afectan a los que lo
Reconoce Paule Renk Bazin la ausencia de definiciones para los
denominados «archivos nuevos». Cuando trata de describirlos.es evi-

23. Sobre las características de cada uno de ellos. Cfr. RENE-BAAY,Claude: La

creation el la collecte des nouvelles archwes, Actas del XI Congreso Internacional de
Archivos «Archivum».
24. HEREDIA HERRERA, Antonia: Precisiones conceptuales y terminologicas. Los
Archivos de Televisión, «IRARGI», Revista dse Archivística, 1, San Sebastián, 1988,
págs. 145-163.
154 ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

dente que se acercan más a centros de documentación que a los ar-

chivos y su contenido más a colecciones que a fondos documentales.
Todo lo cual no hace sino llevamos a la conclusión de que su tra-
tamiento a efectos de organización y descripción seguirá los criterios
de los documentalistas más que de los archiveros.
No creo que dentro de los límites de un Manual haya de irse más
adelante en un tema que sigue debatiéndose, pero sí era necesario
traerlo a colación por su actualidad y remitir a la bibliografía sobre
el mismo.
A efectos prácticos sí interesa una cuestión que nos afecta como
archiveros.
Los «nuevos documentos» y «los nuevos archivos» han quedado
reconocidos como parte integrante del patrimonio documental que
hay que salvaguardar. Con este fin y ante situaciones de peligro, su
almacenamiento puede preverse en las instituciones archivísticas y
su conservación ser encomendada a los archiveros. Ante estas situa-
ciones nos corresponde dilucidar su tratamiento, tras reconocer la
naturaleza de sus documentos, ya sean o no documentos de archivo.

10. Bibliografía.

Aparte de la bibliografia citada:

ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El valor del documento en un sistema de archivos, «Re-
vista de Archivos y Bibliotecas de Andalucía), 1, Sevilla, 1986.
GRUPODE TRABAJO DE ARCHIVEROS M U N I C I P A DE Manual de Tipologia
L EMADRID:
S
documental de los municipios; Madrid, 1988.
REALDIAL,José Joaquín: Estudio diplomático del documento indiano, Sevilla, 1982,
capit. 111.
ROMERO T A L L A F I GManuel:
O, La tradición documental. Originales y copias, «Archi-
vística. Estudios básicos», Sevilla, 1983, págs. 65-80.
El valor del documento en un sistema de archivos, «Revista de Archivos y Biblio-
tecas de Andalucía», 1, Sevilla, 1986.
V ~ . ~ : LManuel:
L. El estudio del carácter original de los documentos, Córdoba, 1986.
Reflexiones sobre el término «tipo documental, «De archivos y archivistasn Ho-
menaje a A. Tanodi. O. E. A. Washington, 1987, págs. 177-183.
 CAPÍTULO 5

CIENCIAS DE LA DOCUMENTACI~NE INFORMACI~N:

ANALOGÍASY DIFERENCIAS

1. Archivística, Biblioteconomía y Documentación.

2. Funciones.
2.1 . Recoger.
2.2. Almacenaríconservar.
2.3. Transmitirídif ndiríservir.
3. Documentos de archivo, libros y documentos científicos.
4. Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.
5 . Metodología y tratamiento.
6. ¿Integración o creación de instituciones específicas?
7. Bibliografía.
1. Archivística, Biblioteconomía y Documentación.
Se viene englobando dentro de las Ciencias de la Información al
Documentalismo, a la Biblioteconomía y a la Archivística. Esa de-
nominación genérica crea cierto confusionismo con las denominadas
también Ciencias de la Información o de los medios de Comunica-
ción Social que incluyen a la Prensa, Radio y Televisión. Actual-
mente cobra fuerza para el conjunto de las primeras el término de
Información Científica, que suele ser, sin embargo, más específico
para designar al Documentalismo.
Las tres tienen bastantes nexos de unión que no impiden su dis-
tinción. De ser una, bastaría con una disciplina no sólo con un Único
nombre, sino con un sólo método para la consecución de sus fines.
Holgaría hablar de archiveros, de bibliotecarios y de documentalis-
tas, siendo suficiente un profesional para cubrir los fines de almace-
nar los documentos (en sentido amplio) y comunicar la información
en ellos contenida, de los que las tres participan.
Las diferencias empiezan, primero, al existir tres objetos 'distintos
(documento científico, libro y documento de archivo) que exigen un
tratamiento específico aunque coincidente en alguna etapa o aspec-
to; segundo, cuando admitimos la existencia de documentalistas, bi-
bliotecarios y archiveros.
Trataremos de marcar las analogías y las diferencias entre ellas al
existir cierto confusionismo por lo que se refiere a la configuración
de los profesionales que practican una u otra disciplina y a los cen-
tros a ellos vinculados. Hemos de conocer en todo momento a quién
de aquéllos compete una acción determinada, partiendo de una dilu-
cidación clara acerca de las características del objeto, de su trata-
miento, de los centros específicos para su conservación y almacena-
miento v de los fines que pretenden.
Esa clarificación nos permitirá:
- ejercer el asesoramiento a las instituciones para la selección o
provisión de los profesionales convenientes.
158 ANTONIA HEREDIA HERRERA

- elegir el método de trabajo, en cada caso, cuando por razones

que nos son ajenas, no\ toque responzabilizarnos de una insti-
tución en la que convivan dos o tres de los centros que nos
ocupan.
Empezaremos por la caracterización de las tres, a partir de sus
respectivas finalidades, de la distinción de su objeto, del campo de
acción y de su método, que nos permitirán distinguir al profesional
que las ejerza.
Desde nuestra Óptica, relacionaremos a la Archivística con las
otras dos, partiendo de la valoración que para una y otras tiene el
documento y la información.
Rigurosamente, no podemos admitir que haya una comunidad de
objeto por cuanto no podemos hablar con idénticas perspectivas
para las tres de documento o información.
La consideración prioritaria para la Archivística y para la Biblio-
teconomía es el documento, para Documentación es la información,
como producto elaborado independiente del documento. Pero ni aún
así podemos hablar de identidad de objeto para las dos primeras por
cuanto existe una gran diferencia entre el documento de archivo y el
libro, aun siendo ambos, soportes portadores de información. De
aquí que hayamos de denominarlas, de partida, como: ciencia de los
archivos (identificados como conjuntos estructurados de documen-
tos), ciencia de las bibliotecas (o colecciones de libros) y ciencia de la
información.
La falta de claridad para distinguir unas de otras está dando lugar
no sólo a la confusión, sino incluso a lo que pudiera entenderse
como supeditación de todas ellas a la mas recientemente configurada
que es la «Documentación». Así por ejemplo, cuando los documen-
talistas holandeses afirman que los archivos de gestión pueden ser
considerados como ((documentación administrativa» y su tratamien-
to -en cuanto parte de la búsqueda de un dato concreto, de la locali-
zación inmediata de un expediente- debe seguir un métod3 al mar-
gen del concepto de seriación que nosotros pretendemos.
Conviene aclarar y puntualizar.
El fin en todas ellas es la tmnsmisión del contenido, de los datos,
en definitiva de la ihformación de la que aquéllos tres objetos sor!
portadores. La diferencia se inicia en la forma de conseguir ese fin y
en las razones del mismo.
 C I E N ( 14s DE L'4 DOCI ME\T4CION t INFORMACIÓN 159

Hemos dicho de la Archivística que es la ciencia que estudia la

naturaleza de los archivos y se ocupa de los principios de conserva-
ción y organización de los documentos de archivo y de los medios
para su utilizacióCLa ciencia de las Bibliotecas o Ciencia bibliote-
caria abarca varios aspectos (Biblioteconomía, Bibliología, Bibliogra-
fía) que van desde la Historia de las bibliotecas, del libro, de su con-
servación, de su organización y análisis con vistas a su s e r v i c i 9 tra-
vés del «planeamiento bibliotecario» '. La Documentación, que está
abandonando su denominación por la de Documentación e Informa-
ción Científica, ha sido definida como «la actividad científica que se
ocupa de la recogida y análisis de los documentos científicos y otras
fuentes de nuevos conocimientos, almacenamiento de la información
en ellos contenida y recuperación y difusión de la misma, a fin de
que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla)'. De
una manera más simple se trata de almacenamiento y difusión de la
información en orden a su recuperación rápida y segura. No quiero
'dejar de traer junto a ésta, otras definiciones ya aportadas. Así la de
López Yepes por cuanto añade una nota substancial y diferenciado-

t
ra: el carácter mono áfico de la información que coleccionan y di-
funden.' Afirma que ((documentación se entiende como- el acto de
reunir documentos so re un tema dado y el tratamiento de éstos con
vistas a su difusión'.*Otra de Shera: «documentación es una parte del
concepto de Organización bibliográfica cuya finalidad es la canaliza-
ción de los documentos gráficos del conocimiento humano hacia sus
usuarios, cualquiera sea la finalidad, a fin de maximizar la utiliza-
ción social de todos los documentos de la experiencia humana»J.
Esta última nos trae otra nota que no podemos perder de vista que la
1. Cfr. C Z R RGCITIEL,
I ~ Manuel: Manual de Bihlioteconomia, Madrid, 1988.
2 . PÉREJ A L V 4 R E L - O S S O R I O , J. R.:La profesión del documentalista en España,
«Boletín de ANABADn, XXXI, 1981,4, octubre-diciembre, pag. 690.
3. LÓPEZYEPES, J. L.: Teoría de la documentación, Pamplona, 1978.
4. Las varias definiciones incluidas están forzadas porque son las existentes y no
hacen sino testimoniar la dificultad que entraña su fijación. De «eterno problema) la
califica Nuria Amat por haber revestido siempre un carácter, incluso, polémico. La
obra reciente de López Yepes: Fundamentos de Información y Documentación, (Ma-
drid, 1989, pág. 5 l ) se extiende en dar las líneas de lo que ha de ser una definición y
concluye que la «Documentación» puede definirse como aquella ciencia general que
tiene por objeto el estudio del proceso de comunicación de las fuentes documentales
para la obtención de nuevo conocimiento.
160 ANTONIA HEREDIA HERRERA

acerca a la ciencia de las bibliotecas más que a la Archivística: la

presencia del concepto bibliografía5.

2. Funciones.
En definitiva las tres van a desarrollar las funciones de recoger,
almacenar y difundir documentos e información a través de unos
profesionales que son los archiverbs, los bibliotecarios y los docu-
mentalistas.
2.1 . Recoger.
La recogida para el archivero está canalizada y ceñida al ámbito
de producción de los documentos de archivo en una institución. El
campo de esa acción tiene unos límites y una concreción que se re-
duce al institucional. Esto no es obstáculo para que el archivero se
preocupe también de recoger fuera de esos límites otra documenta-
ción producida, cuando exista peligro de pérdida o convenga deposi-
tarla en su centro. La recogida en los archivos culmina en la transfe-
rencia documental.
Para el bibliotecario esta función no está limitada por una pro-
ducción documental de gestión, sino que es mas amplia y sólo queda
acotada cuando la biblioteca se crea con un pretendido carácter mo-
nográfico. La tarea de recoger se traduce en coleccionar.
La recogida para el documentalista, aunque lo más amplia posi-
ble y con sólo la limitación monográfica, está precedida por la selec-
ción. La selección para el documentalista está al inicio del proceso
documental para evitzr «ruido». El archivero, en cambio, recogida
toda la producción documental de una institución, habrá de ejercer
la selección después, con vistas a la conservación permanente.
2.2. Almacenaríconservar.
En cuanto al almacenamiento, el archivero habrá de guardar y
conservar materialmente los documentos sobre los que más tarde
hará una selección buscando una conservación definitiva.
5 . Sobre la multiplicidad de definiciones de la Documentación Vid. SAGREDO
FERNANDEL, Félix: Análisis formal de las definiciones sobre Documentación
(1 934- 1984), en «Fundamentos de Información y Documentación», Madrid, 1989,
págs. 160-199.
 CIENCIAS DE LA D O C U M E N T A C I ~ NE I N F O R M A C I ~ N 161

Para el bibliotecario también el almacenamiento es una conser-

vación fisica de los libros, mientras que para el documentalista la
conservación material no cuenta. Los documentos se usan y se aban-
donan e incluso se destruyen, por cuanto el almacenamiento es de la
información y no de los documentos.
2.3. Transmitir/difundir/servir,
La difusion no tiene otra meta que el servicio a los usuarios a tra-
vés de la comunicación de la información de los documentos. La
nÓta más significativa a la hora de distinguir la manera de difundir
en unos y otros, está en la rapidez, en la inmediatez exigida a los do-
cumentalistas. La elaboración histórica no precisa de esa inmediatez,
ni la lectura tampoco. Eso no obsta para que la información en los
archivos y en las bibliotecas esté presta para cualquier demandante
de ella.
Otra nota también viene a caracterizar a la difusión: la dinamiza-
ción que se presenta como obligatoria en los documentalistas, en
menor proporción en los bibliotecarios y aún menos en los archive-
ros. La información se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios
que la precisan por los documentalistas y los bibliotecarios. En el
tercer caso son los usuarios los que habitualmente buscan la infor-
mación, sin perjuicio de que haya una difusión amplia que favorezca
su conocimiento.
Para esa difusión y dinamización los medios informáticos juegan
un papel indispensable para la Documentación dado el volumen de
información que han de tratar. También son de una gran ayuda para
la Biblioteconomía y la Archivística.
Las funciones analizadas tienen unas razones de ser que van tam-
bién a determinar las diferencias entre las tres disciplinas.
La razón de ser del archivo está en facilitar la gestión administra-
tiva e institucional y la investigación científica. La de la Biblioteca
servir a la educación y a la cultura y la de los Centros de Documen-
tación favorecer la gestión y progreso científicos.
3. Documentos de archivo, libros y documentos científicos.
Analizadas las funciones, son los objetos (documentos de archivo,
libros, documentos científicos) que las hacen posibles los que mejor
marcarán la distinción entre las tres disciplinas.
162 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Documentos de archivo y libros tienen características externas e

internas diferentes que hacen que su estudio, su tratamiento, su orga-
nización e instalación sean distintas.
Su aspecto externo, en general, va desde unos folios sueltos o for-
mando piezas, en el caso del documento, a la unidad encuadernada
que a simple vista suele ofrecer el libro. En muchas épocas la forma
de la graíia ha marcado la diferencia: manuscrito, el primero; impre-
so, cl segundo, sin que Esta sea la distinción sustancial en cuanto que
hay muchos libros manuscritos, y, a la inversa, existen bastantes do-
cumentos impresos. La forma externa no va a marcar desde luego
esencialmente la difcrencia. Sabemos bien que gran parte de la docu-
mentacicin ,contable en las instituciones adopta forma de libros (Li-
bros de Intervención de fondos, Libros de Actas o libros Registros de
correspondencia) y en épocas más remotas podemos acordarnos de
los Registros cedularios, los cartularios monásticos o los copiadores
de cartas.
El libro responde a una unidad de concepción que es por y en sí
mismo, sin tener que ver con otros libros. Es algo independiente.
El documento es producto de una acción continuada en el tiem-
po y frecuentemente no es más que un fotograma inserto en una lar-
ga secuencia. Pensemos en un expediente y en un memorial incluido
en dicho expediente.
El fin del libro es relatar, informar, instruir; en ningún caso es
testimonio de una gestión, es siempre fruto de la voluntad de al-
guien: ya sea una obra de creación o de investigación.
Los documentos son reflejo de funciones y actividades del hom-
bre, pero no son testimonios voluntarios y caprichosos, son producto
de una gestión, no se hacen con finalidad histórica aunque inmedia-
tamente se conviertan en fuentes indispensables para la Historia.
El libro puede considerarse aisladamente, el documento, sobre
todo en la Edad Moderna, siempre está en relación con otros docu-
mentos y la mayoría de las veces un documento aislado fuera de su
serie carece de valor.
La riqueza de una biblioteca"radica en el número de ejemplares y
en el valor intrínseco.de éstos. El interés de un archivo, ya lo hemos
dicho, radica no tanto en la importancia de sus documentos, por an-
tigüedad o por su autor, sino en la continuidad de sus series. Las la-
gunas documentales, se ha insistido, son la lepra de los archivos.
 CIENCIAS DE LA D O C C I M E N T A C I ~ENI N F O R M A C I ~ N 163

El libro es múltiple. Una tirada puede constar de 100, 5.000,

20.000 o más ejemplares y es fácil encontrarlo en muchos sitios. El
documento es único, irrepetible. Sólo se produce un documento en
un momento y debido a un autor, cualquier otro escrito hecho por el
mismo autor pero en otra fecha, o incluso en el mismo día, es ya
otro documento. Las notas de Único y a la vez de seriado, por su re-
lación con los que le anteceden y le ,siguen, son las características
que mejor lo delimitan, junto al origen que es en definitiva el que
marca la diferencia con el libro.
El autor en un documento refleja y reproduce situaciones o en
todo caso las falsea; el autor de un libro, crea, inventa situaciones.
El acceso y uso de un libro por un niño es habitual y necesario,
no es igual en el caso de los documentos: a un niño debe hacérsele
conocer los documentos pero su utilización y manejo se le retrasa-
rán.
Una última apreciación: los documentos de archivo fueron ante-
riores a los textos literarios.
El documento científico, por su parte, puede ser un documento
de archivo o un libro". Más frecuentemente este Último. Así, «Docu-
mentación)) podrá ser tanto una blibliografia específica sobre agri-
cultura, como los documentos legales relativos al tema. Los docu-
mentos científicos participan más de las características del libro, por
ser la mayoría textos impresos y publicados, que de las de documen-
to de archivo. Tienen valor informativo. pero no probatorio. Su ca-
rácter monográfico será gtra de sus notas distintivas.
Puede ocurrir que unos mismos documentos pueden ser utiliza-
dos de forma diferente por archiveros y documentalistas. Es el caso
de la documentación jurídica (legislativa y judicial)' producida por
los órganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de la facul-
tad que tienen conferida para la elaboración de leves (leyes y decre-
tos) o por los órganos encargados de la función jurisdiccional en el
ejercicio de su actividad (sentencias, emplazamientos, requerimien-
__-__
6 . El «documento científico)) es el resultado de la objetividad del conocimiento
físico en un soporte y suelen reflejar los resultados directos de la investigación cientifi-
ca en un soporte transmisible y durable)) en PiNm MOLINA, M.": Introducción al anú-
lisis doc,umental y .sus niveles. ((Boletín de ANABAD)), XXXIX, 2 1989, págs. 323 y
ss.
7 . M W I \s. Mateo: Los abstracls en documentación jurídica, «Boletín de ANA-
BAD». XXXVIII. 4. octubre-diciembre, págs. 533-539.
tos, etc.). Archiveros y documentalistas transmitirán la información
en ellos contenida. La inmediatez de la transmisión será fundamen-
tal en los segundos por cuanto sus destinatarios son los juristas que
necesitan la información para el ejercicio de su actividad, mientras
que los segundos tendrán como destinatarios a los historiadores del
Derecho o de las Instituciones que pueden valerse de una informa-
ción pasada o remota.
Los documentos de archivo constituyen fondos documentalcs y
excepcionalmente colecciones, los libros forman colecciones biblio-
gráficas de una biblioteca y los documentos científicos son equíva-
lentes a una bibliografía especializada. Los primeros y los segundos
físicamente constituyen respectivamente conjuntos o colecciones,
mientras que los terceros no se palpan y pueden quedar convertidos
en un listado de textos, en cuanto que el documentalista separa a la
información desligándola de los documentos de donde la extrae.

4. Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.

Los archivos están ligados inevitablemente a cualquier institu-
ción, ya sea pública o privada, toda vez que tenga alguna competen-
cia que llevar a efecto, testimoniándola. El archivo no se plantea
como conveniente, sino que nace «a pesar de». Para las bibliotecas
no existe esa dependencia con las instituciones, pueden existir con
total independencia. Los Centros de documentación pueden gozar
de independencia pero suelen estar relacionados con centros e insti-
tuciones especificas. De ahí la especificidad de la información quc
transmiten (económica, juríaica, médica, social). Su existencia no cs.
inevitable, pero si conveniente y necesaria en bastantes casos.
Los dos primeros precisan de depósitos, de lugar de almacena-
miento; para los terceros, en cuanto la conservación no es un fín en
sí misma, no precisan de depósitos materiales: ya vimos que los do-
cumentos no se conservan, se utilizan y se vacían de información. En
todo caso hay una necesidad menor de almacenynientopara los so-
portes de esa información que hay que difundirsi para los archive-
ros y blibliotecarios los metros lineales de sus respectivos depósitos
se convierten en obsesión, no así para los documentalistas.
Mientras que los Archivos y las Bibliotecas pueden convertirse en
bases de datos, los centros de documentación son en sí, bases de da-
 CIENCIAS DE LA D O C U M E N T A C I ~ NE I N F O R M A C I ~ N 165

tos, de tal manera que éstas son la manifestación moderna de los

centros de documentación. Los documentalistas adquieren los docu-
mentos a los productores, los clasifican y analizan y diseñan el co-
rrespondiente logicial para que sus clienteshuarios manipulen accr-
tadaniente el terminal que conecta con el ordenador donde se ha 211-
macenado la información.
En la antigüedad no hubo una separación tajante entre Bibliote-
cas y Archivos. Sí parece que en los conventos y monasterios existía
un armario que guardaba los documentos y otro los libros. El inven-
to de la imprenta determinara la primera separación fisica entre
unos y otros.
El mayor interés que siempre han despertado las Bibliotecas ha
favorecido la anterioridad de la Bibliotecología a la Archivologia y
la relación inicial entre Archivos y Bibliotecas determinó la aplica-
ción de los principios de las segundas a los primeros.
La unidad de un cuerpo que reunía archiveros, bibliotecarios y
arqueólogos en España también ha favorecido el confusionismo,
acrecentado por la identificación del lugar de depósito para archivo
y biblioteca, por el semejante tratamiento dado a los libros y a los
documentos en alguna ocasión, sancionado a veces, incluso, por la
legislación. Así, por ejemplo, en Francia antes de la creación del Ar-
chivo Nacional, en la época de la Revolución, la documentacihn his-
tórica se conservaba en la Biblioteca Nacional. En Portugal, en 19 16,
se decretó la transferencia de los protocolos notariales a la Biblioteca
del Estado. En Marruecos, al no existir archivos, todos los documen-
tos públicos han de conservarse en la Biblioteca General. En Austra-
lia, hasta la creación de la División de Archivos, en 196 l , como des-
glose de la Biblioteca Nacional, la documentación era recogida por
ésta. En Estados Unidos, la legislación sobre archivos en los cincuen-
ta estados varía de unos a otros y en muchos de éstos los testimonios
escritos públicos pasan a las bibliotecas. Las denominaciones incluso
son confusas. Todavía, a los fondos documentales de los Presidentes
de USA que debían constituir el archivo de aquéllos se les sigue de-
nominando ((presidential librariew. En España la creación temprana
de Archivos Generales ha mantenido bastante diferenciados, a efec-
tos de depósito, los documentos con relación a los libros. Esta fre-
cuente indiferenciación de centros ha llevado hasta situaciones habi-
tuales actuales de existencia de abundante documentación de archi-
vo en las bibliotecas de casi todos los países.
 166 ANTONIA HEREDiA HERRERA

U n o de los elementos de distinción entre Archivos y Bibliotecas

según Gjorgio Cencetti es la unión o relación histórica entre el «fon-
do archivistico» y su autor, cosa que no ocurre en la colección bi-
bliotecaria».
La historia de los Centros de Documentación es más reciente.
Nacen como uha necesidad ante la multiplicación de libros editados
y el desarrollo y crecimiento de la información que hay que activar y
dilundir. En este sentido su apertura y crecimiento, pueden contra-
poncrsc a los archivos históricos donde existen series cerradas y no
va a aumentar su fondo.
Fue después de la segunda Guerra Mundial cuando surge la FID
(f'cderación Internacional de Documentación) y empieza la prolife-
ración de sus centros.
Volviendo a las distinciones, el origen y la formación de cada uno
'
de los tres (archivos, bibliotecas y centros de documentación) pueden
facilitar la diferenciación:
- El archivo, como ya hemos dicho, se origina natural y fluida-
mente. Sólo precisa de la exjstencia de una institución generadora de
actividades. No necesita presupuesto para formarse ni para crecer.
Su volumen dependerá de la mayor o menor gestión de aquella insti-
tución productora. No puede haber más documentos porque exista
voluntad de aumento.
- La Biblioteca se forma por compra, por donación o permuta.
Puede tener una total independencia. Su origen es ajeno a la gestión
de cualquier institución. Su volumen depende de los presupuestos
económicos. Se busca su crecimiento.
- El Centro de Documentación se forma por reunión y acumula-
ción de información con pretensiones de exhaustividad, de acuerdo
con una especialización. Su crecimiento controlado es obra de docu-
mentalistas.

5. Metodología y tratamiento.
Los tres profesionales -archivero, bibliotecario y documentalista-
operan, respectivamente, sobre un fondo documental, bibliográfico o
de información. La mayor ampl'itud y flexibilidad es para el de las
bibliotecas. El de los archivos está determinado y limitado por la ges-
tión de una institución, el de los Centros de Documentación se con-
 CIENCIAS DE LA DOCUMENT.4CION E INFORMACIÓh 167

creta, se adapta para la gestión de una institución o de un área de co-

nocimiento específico. Algo más sobre el ámbito cronológico de es-
tos fondos: documentos de hoy, los mas recientes, para el Centro de
Documentación; de ayer o de hoy para la Biblioteca y para el Archi-

-
vo.
El método archivístico está encaminado a recoger, conservar, or-
ganizar, describir y servir los documentos de archivo; el biblioteco-
nómico a coleccionar, conservar, catalogar y clasificar y servir los li-
bros; el documentalista en reunir, seleccionar, clasificar y dinamizar
la información.
La condición de colección para las bibliotecas y Centros de Do-
cumentación a la que es ajena el fondo documental será factor im-
portante a la hora del tratamiento.
La selección, practicada por todos, es sin embargo tarea enfocada
de forma distinta. La selección en un archivo se practica después de
recogidos los documentos y con vistas a su conservación definitiva;
la selección en las Bibliotecas y en los Centros de Documentación se
realiza con anterioridad en las primeras, en virtud de los usuarios y
en los segundos para evitar un «ruido» que puede dificultar la bús-
queda.
Pero es en el tratamiento a efectos de organización y de análisis
donde podemos ver de forma más clara las diferencias, porque tene-
mos que estar lejos de pensar que el método en un archivo puede
identificarse con el de un Centro de Documentación, ni que en éste
hayan de aplicarse los criterios de archivo a la documentación im-
presa.
En cuanto a la clasificación, en los archivos, es de los documen-
tos. en las bibliotecas y Centros de Documentación de los conoci-
mientos registrados. En los primeros es consecuencia del principio
de procedencia y del respeto al orden natural, determinado por el
origen jurisdiccional de los documentos de archivo y se realiza a pos-
teriori. En los segundos, parte de un consenso, lo más generalizado
posible, de agrupación del conocimiento, en virtud de las necesida-
des de los usuarios, y por lo tanto es a priori. De ahí el uso, en las
definiciones respectivas, de conjuntos orgánicos para el primero y de
colecciones para los segundos.
En uno y otro caso la clasificación se materializa en cuadros de
clasificación. Los modelos son numerosos para el primero en virtud
168 Ai4TONIA HEREDIA HERRERA

de la multiplicación de jurisdicciones institucionales, mucho más re-

ducidos en el segundo por cuanto que el área de acotación del cono-
cimiento es universal (como ejemplos la C.D.U., la I.S.B.D.).
En cuanto al análisis documental -utilizado como término gené-
rico- es el conjunto de operaciones con el fin de transformar la infor-
mación contenida en los documentos -también en general- para su
recuperación y servicio. Es la representación del contenido del docu-
mento bajo una forma distinta del original para facilitar su consulta
y recuperación posterior. Exige siempre objetividad y normalización.
Objetividad por cuanto va a sustituir al original y normalización por
exigencias del tratamiento informático.
Ese análisis irá dirigido, en términos también amplios, a los as-
pectos formales o materiales, al contenido interno y a los elementos
de localización.
Esa representación de los documentos, para los documentalistas
se inclinan preferentemente por el tema o temas de que tratan los
documentos, mientras que la representación para el archivero mira a
su totalidad: al contenido sin extraerlo de su contexto formal, logran-
do un perfecto equilibrio, en cuanto que los aspectos materiales del
documento de archivo enriquecen y complementan su información.
Dicho análisis podrá llevarse a cabo por condensación (catálogos,
abstracts) o por sustitución (índices, tesauros). A efectos de termino-
logía adopta denominaciones no demasiado generalizadas, aunque
debían serlo en aras de unas exigencias clarificadoras:
descripción archivística, para los documentos de archivo.
catalogación, para los libros.
análisis documental, para los documentos científicos.

Los elementos a consignar mediante el análisis y su orden han de

ser diferentes en los documentos y en los libros, por cuanto que éstos
son distintos. Así, por ejemplo, el título que no falta en un libro no
existe en un documento de archivo, en cambio la tipología docu-
mental que es hoy elemento primordial en el análisis practicado por
el archivero no tiene razón de ser en un conjunto,bibliográfico. De la
misma forma, la fecha de un documento de archivo, con todos sus
elementos cronológicos, no tiene ni punto de comparación con la
menor importancia que el año de edición en un libro.
 CIENCIAS DE LA W C U M E N T A C I 6 N E INFORMACIÓN 169
~ . _ _ _

Hay una única ficha bibliográfica en que se traduce el análisis del

bibliotecario que contempla tres áreas: datos referidos al autor, datos
referidos al contenido y datos referidos a la edición e impresión. La
ficha de análisis para el archivero está determinada por los niveles de
descripción que exigen las agrupaciones documentales (fondo, se-
ries, unidad archivística). No hay una sola ficha sino varias de acuer-
do con los niveles y los elementos a consignar en ellas variarán en
razón de si la referencia es a la serie o a la unidad archivística. Inclu-
so en este último caso existirán variantes si se trata de un documento
singular o de un documento compuesto.
Los resultados del análisis documental se materializan en instru-
mentos específicos que para el archivero son los inventarios y catálo-
gos; para el bibliotecario, los catálogos y para el documentalista los
abstracts y, sobre todo, los tesauros.
Ni para el bibliotecario, ni para el documentalista existe el con-
cepto de serie documental que es elemento clave a la hora de demar-
car el nivel de descripción para el inventario. El archivero puede
describir, además de pieza por pieza, también las agrupaciones docu-
mentales; el bibliotecario y el documentalista sólo hacen análisis in-
dividualizado. Estos dos últimos están más cercanos en el método en
cuanto que los une la condición de colección de sus fondos, de la
clasificación apriorística, del análisis individualizado y del objeto.
Hasta el punto que documentación y bibliografía son cuestiones de
matiz.
En definitiva, el archivero trabaja con los documentos primarios
y los trata para facilitar el camino para llegar directamente a ellos,
mientras que el documentalista utiliza documentos primarios y se-
cundarios para crear nuevos documentos. Se ha dicho que la Docu-
mentación equivale a la industrialización de los archivos y de las bi-
bliotecas. La información, que es el producto, se considera la manu-
facturación del documento de archivo y del libro.

6. ¿Integración o creación de instituciones específicas?

La Presidenta de la IFLA en el último Congreso Internacional de

Archivos celebrado en París en 1988 al abogar por la unidad de un
sistema de información, se pronunciaba por la integración de archi-
170 AIlO\IZ I i F RI 111 \ H t K K t U 2

vos, bibliotecas y Centros de Documentación. Pero esa integración

no puede significar en ningún momento indiferenciación, ni mezcla.
En todo caso ubicación en un mismo local de los tres centros con
perfecta distinción. Esta integración suele ser habitual en países del
Tercer Mundo o en instituciones locales.
LA pregunta del epígrafe cs una alternativa, no una contraposi-
ción y la opción por una u otra solución sólo dependerá de los nie-
dios cconhmicoc y del volumen de cada uno de los depósitos. Lo que
sí cstri claro es que cada uno tendrá su lugar, con separación física,
independiente, y con u n tratamiento orgánico-descriptivo diferente,
aunque la información obtenida de cada uno de ellos sea comple-
mentaria.
La integración, por lo que puede suponer de comunidad de pro-
blemas, sí estará en el uso de soportes semejantes, en el almacena-
miento, instalación, conservación, restauración y reproducción.

7. Bibliografía.
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1989.
OUI~ \ I > IGianni:
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2 17-230.
P i\io Moi I \ 1, M.": Introducción al análisis documental y JUS niveles, «Boletín de
ANABAD», XXXIX, 1989, págs. 323 y ss.
 CAPíTULO 6
GESTIÓN DE DOCUMENTOS

l. Las tres edades de los documentos y los Archivos Intermedios.

2. Gestión de documentos.
3. Transferencias.
3.1. Plazos y regulación.
4. Valoración, Selección y Expurgo: diversidad de planteamientos.
4.1. b'aloracion y selección.
4.2. Expurgas.
4.2.1. Razones y justificación del expurgo.
4.2.2. ¿Cómo y quiénes determinan el expurgo?
4.2.3. ¿Dónde y cuando se hace el expurgo?
4.2.4. Legislación sobre el expurgo.
4.3. Conservación por tnuestreo.
5 . Bibliografía.
1. Las tres edades de los documentos y los Archivos Intermedios.

Wyffels, en 1972, planteó su teoría de las tres edades de los docu-

mentos que darían lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha
teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos
no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este
ciclo vital, como otros, contempla después del nacimiento, el creci-
miento, el decrecimiento y la muerte.
Esas tres edades del ciclo vital se corresponden respectivamente,
una vez producidos, con los denominados documentos corrientes, se-
micorrientes y no corrientes.
L a primera etapu o edad: es de circulación y tramitación por los
canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el
asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de íos ar-
chivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario
responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en arma-
rios al alcance de su mano para su manejo frecuente.
L a segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o
solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo tes-
timonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de con-
sulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera
etapa.
Esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que
poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, de-
sarrollándose el valor secundario.
L a tercera etapa o edad: el documento asume un valor perma-
nente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informativo
con fines de investigación. Su archivación y conservación serán defi-
nitivas.
174 A N T O N I A HEREDIA HERRERA

La primera y segunda etapas se corresponden con lo que pudiéra-

mos considerar el ejercicio del valor primario o de gestión, mientras
que la tercera desarrollará en su plenitud y exclusivamente el valor
secundario o histórico.
Y veamos la correspondencia de estas etapas documentales con
los tipos de archivos: la primera se refleja en los archivos de gestión
o de oficina; la segunda en los archivos centrales e intermedios y lo
tercera en los archivos históricos o permanentes. Frente a la clasili-
cación que hicimos de archivos administrativos -en los que están
también integrados en un primer momento los archivos de oficina y
en un segundo los centrales-, y los archivos históricos, ahora se in-
tercala el archivo intermedio entre el central de la institucibn
-administrativo- y el histórico.
Philips C . Brooks fue quien primero en USA hizo referencia al
ciclo vital de los documentos que se transformó en acción con la im-
plantación de programas de gestión documental y la creación de los
denominados archivos intermedios.
La existencia del archivo intermedio se plantea como resultado
del volumen cada vez mayor de la documentación que fuerza a las
instituciones a depositar, aparte, los expedientes que ya son poco
consultados a efectos administrativos, incluso antes de su depósito
definitivo y permanente.
No perdamos de vista que este planteamiento de las tres edades
de los archivos se corresponde con aquel otro del origen y formación
de los archivos (capítulo 3). La equivalencia, esta vez, es la siguiente:
la primera edad tiene su paralelo en la etapa pre-archivística y la se-
gunda y la tercera edad, en la etapa archivística.
Reproducimos un cuadro en el que tratamos no sólo de relacio-
nar la edad y valor de los documentos, junto a los espacios tempora-
les que aproximadamente se les adjudica, sino además establecer las
equivalencias a que nos hemos referido:
Los italianos establecen cuatro fases que se corresponden con este
cuadro: archivo corriente, archivo de depósito, archivo intermedio,
archivo histórico. Los franceses, ya lo dijimos, establecen la equiva-
lencia con nuestros archivos administrativos e históricos, con las de-
nominaciones de corrientes o archivos en formación y archivos his-
tóricos, siendo los primeros equivalentes al intermedio.
 Archivo Edad Valor Duración Local

Gestión Oficina o
o de primera primario 5 años dependencia
oficina productora
- -
Archivo
Administrativo
1: primario 10í30 años Archivo Central de
preferentemente la institución

Intermedio segunda 11: primario 30150 años Archivo fuera

y secundario de la institución
Etapa
Archivistica
Archivo Histórico
de la institución
Histórico tercera secundario permanente 0 Archivo
Archivo Histórico Histórico
General fuera
de la institución
176 ANTONIA HEREDIA HERRERA
_..__

En la práctica no siempre se cumplen los plazos que hemos esta-

blecido y por lo tanto no existe una delimitación clara y tajante entre
los tipos de archivos que establezcan de una manera evidente la edad
de los documentos albergados en cada uno de ellos.
Con frecuencia la falta de espacio en las dicina adelanta el mo-
mento de las remesas al archivo central y también la falta de espacio
o la inexistencia de archivos intermedios, fuera de la institución,
fuerzan a la convivencia del archivo central con el intermedio e in-
cluso con el histórico. La fusión entre archivo central e intermedio
es habitual, convirtiéndose en un solo archivo intermedio, dentro de
la institución.
Los archivos intermedios, en teoría, deben estar fuera de las insti-
tuciones productoras. Deben existir en los diferentes niveles admi-
nistrativos de cada país. En España los archivos declarados oficial-
mente intermedios son el General de Alcalá de Henares, creado por
decreto de 8 de mayo de 1969' para recoger la Documentación de la
Administración Central, y los archivos Histórico-Provinciales a los
que también se les dio esa categoría a partir del artículo 5 de dicho
decreto para la documentación delegada, de ámbito provincial.
La falta de regulación precisa para las transferencias de algunos
fondos les resta la operatividad de la que están investidos.

2. Gestión de documentos.

Vimos al analizar la definición de «archivo» las dos corrientes

profesionales que se detectaban: la de los que «archivo» lo entienden
a partir de una selección para una conservación permanente, y la de
los que consideran al archivo como resultado de un proceso mucho
más amplio que se inicia en el mismo momento de su producción.
en las oficinas.
La primera postura dejaba fuera del campo estricto de los archi-
vos a la documentación en vías de formación («records») que por
otra parte inevitablemente tenía que ser objeto de su interés. Esto
unido a la aparición de nuevos soportes documentales y al volumen

1. Tiene una cabida de 275.000 m/l.

 GESTION D E DOCLMENTOS 177

masivo de expedientes' -multiplicado por vías de la reproducción

practicada con fines de eficacia en la tramitación- que fuerza a una
eliminación de la información innecesaria, por duplicada o por falta
de interés permanente, han dado lugar en Norteamérica a lo que se
denomina ((records management» que se ha traducido al castellano
como «gestión de documento^»^ que no es otra cosa que el control y
servicio del documento público desde su producción, eliminando lo
innecesario 'que sería imposible almacenar, con el fin de conducirlo
para su conservación y uso, hasta el verdadero archivo, general o his-
tórico.
El archivero no puede ser ajeno a esa etapa del documento e ig-
norarlo antes de su llegada al archivo y no puede esperar pasivamen-
te a la puerta de su depósito a recibir la documentación que le remi-
tan para su conservación definitiva. Ese seguimiento activo, su cana-
lización y su eliminación para conservar sólo lo que merezca perma-
necer, en las dos primeras edades documentales es lo que se llama
gestión de documentos y evidentemente no afecta a la tercera edad.
La puesta en marcha de la gestión de documentos favorece la crea-
ción de los archivos intermedios. En éstos es donde definitivamente
se realiza esa labor fundamental que es el expurgo, tras la valoración,
y que ha podido iniciarse progresivamente en los archivos de oficina
y centrales.
En 1950 en U.S.A. se produce la división en diez regiones admi-
nistrativas a cada una de las cuales correspondería un archivo inter-
medio. En 1954 estaban implantados los diez. En España, ya vimos,
cómo existe actualmente un archivo intermedio general, el de Alcalá
de Henares, y los Archivos Histórico Provinciales que funcionan hoy
como intermedios, a nivel provincial.
La Unesco ha definido la gestión de documentos como una parte
del proceso administrativo relacionada con la aplicación de princi-
pios de economía y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso
de los documentos, como en su eliminación. Dubosq la define como:
2. Hay cifras verdaderamente escalofriantes: la documentación producida por la
Seguridad Social en Francia desde 1947 a 1980 ha sido de cinco millones de metros li-
neales.
3. Los franceses estiman no correcta la traducción de «records managementn
por «gestión de documentos» hecha por los archiveros canadienses francófonos y con-
sideran que seria más conveniente agestión de documentos corrientes».
178 A N T O N l A HEREDIA HERRERA

«una política de intervención sobre la organización de los documen-

tos desde el mismo momento de su nacimiento, sistema que incluye
el «prearchivage», pero que desborda los límites de éste»j.
La gestión de documentos, ligada íntimamente a la valoración de
éstos, comprende: la planificación, el control, la dirección, la organi-
zación, la promoción y otras actividades de gestión relativas a los do-
cumentos antes de llegar a los archivos históricos, incluyendo el ma-
nejo de la correspondencia, formularios, microformas, técnicas de la
automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en
la obtención de calidad y cantidad de documentos producidos, evi-
tando la acumulación irracional; simplificación de actividades, coor-
dinación entre Órganos productores y archivos, eliminación sistemá-
tica, información al día; información complementaria, en definitiva
fluidez y eficacia.
Uno de los mayores problemas con que el profesional de archivo
se enfrenta es con la acumulación masiva de la documentación y su
eliminación.
Hasta recientemente y sobre todo en los países anglosajones -ya
lo hemos dicho- la idea de archivo estaba ligada a la investigación
histórica y a la cultura. Incluso los archiveros han huido del ejercicio
de su profesión en archivos administrativos. Hoy éstos, está más que
demostrado, que son un apoyo para la Administración como ele-
mento de información e instrumento decisivo en el desarrollo social,
económico, científico, tecnológico, industrial, agronómico. Los ar-
chivos, hoy, constituyen Órganos de asesoramiento y de pronta infor-
mación sobre documentos producidos por la Administración, con el
fin de ofrecer elementos de juicio de los propios proyectos de gobier-
no y participar en la formulación de decisiones políticas. La localiza-
ción de antecedentes y el ofrecimiento estructurado de los mismos
puede ser decisivo. Así, los archivos vienen a demostrar que son un
servicio dentro de la Administración y testimonian que son gestión
antes que cultura o ciencia.
El término ((gestión de documentos» (traducción de los franco-
canadienses del término arecords managemenb) está aceptado al ha-

4. DLHOSO. G.:Organisation du prearchivage, París, Unesco, 1974 («Documen-

tation, bibliotheques et archives: etudes et recherchew, 5).
 GESTIÓN DE DOCUMENTOS
-
179

ber sido incluido en el Diccionario del Consejo Internacional de Ar-

chivos, editado en 1984; y viene a designar el conjunto de medidas
orientadas a la economía y eficacia de los documentos (valoración,
conservación y uso)’. Los documentos a que se refiere esta gestión
son los que tienen aún vigencia administrativa, antes de haber dcci-
dido su conservación permanente, en una etapa anterior a la consti-
tución de los archivos históricos. Es decir, que la traducción litcrul
de «gestión de documentos» en castellano no es excesivamente co-
rrecta porque el término documento está tomado con un carácter
bastante restringido desde nuestro punto de vista de archiveros. En
Italia es el equillalente de aprearchivo)). A pesar de esto no podemos
perder de vista que tal término viene a plasmar una realidad y una
actividad desarrollada por los archiveros. Toda la labor de éstos no
es más que una gestión sobre los documentos, antes y después de lle-
gar al archivo, incrementada por nuevos aspectos y nuevas realida-
des aunque la denominación y el concepto de gestión de documentos
están vinculados a la etapa prearchivística con una proyección hasta
los archivos intermedios donde se decide plenamente la conserva-
ción permanente y el inicio del verdadero archivo según el plantea-
miento que vimos al principio de este epígrafe. En U.S.A. la respon-
sabilidad de esta etapa corresponde a los «records managen), con in-
dependencia de los archiveros, que buscan casi con exclusividad la
eficacia inmediata de la gestión institucional a través de los docu-
mentos cuando todavía tienen vigencia administrativa, dejando a un
lado el valor para el futuro con fines de investigación retrospectiva.
James B. Rhoads reconoce tres etapas en la gestión de documen-
tos:
- creación del documento,
- utilización y mantenimiento,
- eliminación del documento, hasta «SUreencarnación»,
y considera como elementos indispensables para dicha gestión a la
automatización y a la reprografía.
Veamos en qué se traduce en la práctica esta gestión de docu-
mentos que podrá o deberá ser por los archiveros:

5. N.O 387, pág. 137.

180 ANTONIA HEREDIA HERRERA

a) Estudio de la tipología documental, su valoración, vigencia,

clase y calidad de su información.
b) Normalización de documentos a efectos de simplificación de
etapas administrativas, a 'veces incluso repetitivas, y de formularios
para remisiones y estadísticas (investigación, préstamos).
c) Informatización de procesos de tramitación documental (Vid.
normalización en el capítulo 2).
d) Coordir?ación y colaboración entre dependencias productoras
y archivo.
e) Regulación de las transferencias que llevarán a la reclama-
ción a los productores en caso de no hacerse las remisiones en los
plazos establecidos.
1) Estudio de la clasificación en cada caso, materializada en la
adopción de u n cuadro resultado de un organigrama estable.
g) Elección de la ordenacion más adecuada, según las series, en
las oficinas y en aras de una información más efectiva y rápida.
h) Estudio de los expurgos y sus listados, con el consecuente es-
tablecimiento de acuerdos con negociados para evitar la remisión de
series expurgables a los archivos centrales.
i) Incorporación de fondos y mantenimiento de la información
al día.
j) Preparación de informes ante la solicitud de antecedentes
para resolver cualquier tema o preparar cualquier proyecto.
k) Elaboración de índices y preparación de tesauros.
1) Preparación de programas y formularios para mecanización.
Y veamos, ahora, la aparición y evolución de la «gestión de do-
cumentos». Antes de la gran crisis de 1930, la agestión de documen-
tos» se limitaba al control de la correspondencia y a la organización
de expedientes tramitados que, pasada su vigencia, se eliminaban o
almacenaban, sin más, quedando en manos de subalternos y sin pre-
supuesto para una posterior utilización. De tal manera que muchos
documentos del XIX y principios del XX han sufrido, a veces, un
deterioro y pérdida proporcionalmente superior a lo ocurrido a los
documentos del XVI y XVII.
En Francia, en i 9 19, se empiezan a confeccionar los «tableaux de
tri,): una valoración de la documentación moderna.
En Polonia, a mediados de 1930, por razones de la división y re-
parto que sufrió a fines del XVIII, sus documentos estaban reparti-
dos entre Austria, Alemania y Rusia. No teniendo documentos anti-
guos, los archiveros polacos dedicaron su interés a los documentos
de hoy.
En U.S.A. las Compañías de ferrocarriles, Bancos y Compañías
de seguros fueron las que primero se ocuparon en la racionalización
de la gestión documental y su organización. Desde los Archivos Na-
cionales, en 1935, se inicia la valoración para la conservación per-
manente. Se nombraron ((diputados inspectores» que examinaron los
documentos pero era tal la desorganización -mezcla de papeles Útiles
con los inútiles- que teniendo espacio optan por la conservación.
Durante la Segunda Guerra Mundial (1 939) los archiveros norteame-
ricanos jugaron un papel importantísimo en la conservación, elimi-
nación y acceso a la información en el Ejército y en la Marina. Se
nombran «records managers», se elaboran (distas de evaluación» y
en 1950 queda regulado en cada administración los papeles a des-
truir y a conservar. Algo antes, en 1948, se crea el NARS (National
Archives y Records Archives) para estudiar la reducción de costos, la
elaboración de programas, de formularios, familiarizándose con las
nuevas técnicas (microfilms, ordenadores). En Estados Unidos, pues,
el desarrollo de la gestión de documentos va en cabeza.
Lógicamente los principales países que han articulado el concep-
to de gestión de documentos son los norteamericanos, seguidos de los
canadienses y ligan la acción al ((gestor de documentos» cuyas activi-
dades pueden sintetizarse en evaluación, eliminación y normaliza-
ción documental. Lo peligroso es la separación de ese profesional
con el archivero con el que no mantiene una rélación, ni una coordi-
nación. De esta independencia pueden derivarse, de entrada, accio-
nes de valoración y eliminación documental peligrosas si el primero
-que no tiene por qué tener formación histórica- actúa sin la estima-
ción histórica del archivero. Siendo LJSA el país promotor de los ges-
tores de documentos, los archiveros norteamericanos reconocen,
hoy, la falta de coordinación entre ambos.
182
_________
A N T O Y I A HERFDIA H t K K E K A

En Francia han buscado la articulación a partir de las llamadas

amissions d’archivesn desempeñadas por archiveros especializados
en gestión de documentos y comisionados en los grandes archivos de
la Administración. Su tarea está fomentando los archivos interme-
dios, canalizando y controlando las transferencias hacia el Archivo
de Fontainebleau.
Actualmente, en uno de los Estudios RAMP publicados por la
Unesco y elaborado por Frank Evans en un intento de racionalizar la
creación, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, ha par-
tido de una encuesta en la que se ha demostrado que cada archivo re-
fleja unas tradiciones y prácticas administrativas y archivísticas dife-
rentes, sin embargo pueden sentarse bases y servicios para conseguir
la eficacia y coordinación. Ahora, para ello vuelve a plantearse el
problema de la terminología, de la fijación de conceptos, de la defi-
nición de funciones, de la uniformación de unidades de mediación.
Y la encuesta atañe a legislación o normativa, personas (cualidad y
cantidad), presupuestos, edificios y equipos, fondos, operaciones ar-
chivísticas, serviciosh.

3. Transferencias.

La transferencia, «versamento» para los italianos, es el paso de

los documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tie-
ne lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida
la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en
el archivo central o en el intermedio, para conservación permanente
y utilidad científica. Son también transferencias las remesas habitua-
les de los archivos de oficina a los centrales.

3.1 . Plazos y regulación.

Las fechas y los plazos de las transferencias varían de unos países
a otros. Pero no hay una transferencia sola, sino varias. El documen-

6 . UNESCO: Consultation d’experts en vue de letablissement d’un programe a

long terme en matiere de gestion des documents et des archives (Ramp) dans le cadre
du programe general dlnformation, Rapport final, 14-16, mayo, 1979.
 GESTIÓN DE DOCUMENTOS 183

to tras haber superado cada una de las edades establecidas pasa al ar-
chivo siguiente en un sistema establecido de archivos. Existen trans-
ferencias del Archivo de Gestión al Administrativo o Central, al In-
termedio y al Histórico o General.
En España existen fechas fijadas: cinco años mínimos de perrna-
nencia en las oficinas, pero existen después plazos diferentes de
acuerdo a la vigencia administrativa y ésta, como sabemos, es varia-
ble según los diferentes documentos y expedientes, no existiendo unii
reglamentación para cada caso'.
De una manera muy general, la permanencia en cada uno dc es-
tos archivos debe ser la siguiente:
Archivo de gestión ( 5 años), archivo central (10 años), archivo in-
termedio (1 5/30 años), archivo histórico (definitivamente).
Estos plazos suelen incumplirse, adelantándose en el primer esca-
lón a salvar, por falta de espacio en las oficinas productoras y en los
otros escalones, no cumplirse por inexistencia de los centros adecua-
dos, pero sobre todo por falta de personal que los lleve a efecto.
Las transferencias deben estar reguladas no sólo en los plazos
sino en la materialización de las remesas que habrán de hacerse entre
productor y archivo central y entre éste y el siguiente y así sucesiva-
mente.
La normalización en estos casos es indispensable y se reflejará en
los impresos de hojas de remisión y en el uso de la tipología docu-
mental / Cfr. Cap.": Organización y descripción en un archivo admi-
nistrativo í.
En nuestro país, actualmente, este flujo documental está estable-
cido de la siguiente manera:
a) En la Administración Central.
Oficinas de Ministerios (archivo de oficina o gestión).
.1
Archivo Central de Ministerios (archivo administrativo).
.1

7. El tema fue ampliamente tratado en el Congreso Nacional de Archivos. 111.

Ponencias y Comunicaciones. Madrid, ANABAD, 1970, págs. 133-202. Fueron auto-
res de las distintas ponencias y comunicaciones: José Antonio Montenegro Goiizález,
María Vilar Bonet y Remedios Muñoz Alvarez, M." del Carmen Pescador del Hoyo.
184
_-__ ANTONlA HEREDlA HERRERA

Archivo General de Alcalá de Henares (archivo intermedio).

1
Archivo Histórico Nacional de Madrid (archivo histórico).
b) En lu Admini\trucirin Aictonrjmicu:
Oficinas de entidades autonómicas, de corporaciones locales y de
otras in\titucione\.
L
Archivos centrales respectivos.
s.
Archivos Históricos de las propias instituciones o Archivos His-
tóricos Provinciales.
ó
Archivos Generales de las Comunidades Autónomas.

En el área autonómica estas transferencias suelen ser más teóricas

que prácticas por cuanto no existen todos los archivos intermedios
necesarios y los generales de cada región están, en muchos casos? por
crear, por lo que los Históricos-Provinciales hacen de intermedios y
de generales. Amén de que el calendario de transferencias no está fi-
jado.
Existen unas transferencias habituales, prefijado su calendario y
sujetas a una normativa de remisión clara y son las normales entre
dependencias productoras (archivos de oficina o gestión) y el archivo
central en cualquier institución vigente que cuente con un archivo y
sobre todo con archivero.
Existen otras transferencias irregulares y extraordinarias que sue-
len ocurrir cuando se crea un puesto de archivero, tras años de ges-
tión de una institución que ha ido produciendo y acumulando la do-
cumentación en las dependencias. El archivero ha de recepcionar un
volumen ingente de documentación cuyo mayor o menor alejamien-
to de la institución productora, le planteará también un trabajo de
reconstrucción en su organización directamente proporcional a di-
cho distanciamiento.
Un régimen adecuado de transferencias, indispensable para que
un sistema de archivos funcione a cualquier nivel administrativo
(central y autonómico, en España, hoy), exige un calendario estable-
cido de los plazos de transferencias, los centros 'adecuados (gestión,
 L E S ilON DL DOCl MENTOS 185

centrales, intermedios e históricos) y un personal cualificado / Vid.

Cap." 7: Administración de Archivos!.

4. Valoración, Selección y Expurgo: diversidad de planteamientos.

En el campo de los archivos el volumen documental como reml-

tado de la gestión de los países desarrollados está generando uno de
los principales problemas con que ha de enfrentrase el archivero de
hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestión, pero
incrementado sensiblemente por la multiplicación innecesaria resul-
tado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de la docu-
mentación original. Este volumen material y físico viene a sumarse a
la multiplicación de la información por diferentes vías que ha dado
en llamarse «explosión informativa).
Tal volumen está creando necesidades urgentes de espacio para
su almacenamiento y de personal cualificado para su organización y
descripción. Más locales y más técnicos que suponen costos en mu-
chos casos impensables.
Estos hechos plantean actualmente la práctica habitual de una
eliminación responsable de la documentación (estimada en algunos
países hasta el 8OYo).
Elio Lodolini, en una línea tradicional y conservadora, razona
que si el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una
institución y por tanto unidos por el vínculo de la procedencia, la
eliminación de alguna parte de ese conjunto resulta «un hecho an-
tia rc h iv ist ico»x.
En efecto, desde el punto de vista historiográfico, jurídico y archi-
vístico no es posible encontrar justificación al expurgo, por cuanto
no es posible establecer con certeza absoluta cuándo una serie será
utilizada nunca más, tampoco es del todo válido el criterio de des-
truir documentos de los cuales existen copias, pues cada copia está
en una oficina distante y pervive dando lugar a secciones distintas.
Así, pues, todos los documentos deberían conservarse teórica-
mente, pero la producción actual ha crecido en tal proporción que
resulta prácticamente imposible su conservación total.

8. Loi>oi I Y I . Elio: .4rchivísticu. Principi c> Prohlr.wi. Milán, 1984, pág. 198.
186 AYTO\I 2 HEREDIA HLRRERA

Aquella corriente italiana, representada por Lodolini, difiere de

otra de archiveros norteamericanos que plantean la necesidad de una
valoración documental con vistas a la selección en la que son razo-
nes de peso la consideración de los costos de almacenamiento y con-
servación.
De nuevo teoría y práctica se enfrentan y el archivero se mueve
entre el deber de guardar y conservar la documentación que llega
hasta él y la necesidad de eliminar la documentación que, por múlti-
ple y repetida resulta innecesaria a todos los efectos.
4.1. Valoración y selección.
Esta eliminación forzosa ha de estar precedida de una selección
de aquélla, tras una evaluación que analice los valores de los docu-
mentos: primario para la propia persona o institución que los origina
y nace en el momento de producirse el documento (administrativos,
fiscales, legales y operativos), secundario que perdurará tras su uso
corriente para una referencia e información de los investigadores.
Fenecida la vigencia administrativa, momento hasta el cual la
conservación de los documentos ha de ser total, ha de plantearse la
valoración histórica a efectos de una conservación permanente" que
ha de tener en cuenta:
Valores sustanciales en cuanto que pueden dejar constancia de
los hechos y circunstancias significativos relacionados con la existen-
cia de un organismo o dependencia, entre ellos los que hacen refe-
rencia a los orígenes (Actas de fundación o creación), a la organiza-
ción y funcionamiento (Ordenanzas, Reglamentos, Actas de Juntas),
a la labor y funciones esenciales de cada dependencia (aquí puede
entrar ya la selección a base de muestreo), a las tareas operativas de
trámite (partes de asistencia, citaciones) en las que la eliminación
puede llegar a ser total.
Valores informativos por la información que pueden ofrecer no
9. Leonard Rapport opina que el término «permanente» y sobre todo su vaiora-
ción había de revisarse al plantear que muchos depósitos que contienen documenta-
ción si tuvieran que recibirla hoy no la conservarían. «Si almacenar, preservar y facili-
tar la consulta de los documentos no costase dinero, espacio, ni personas podría abo-
garse por esta conservación permanente, pero esto no es posible, de ahí la obligación
de los archiveros de no malgastar fondos en lo que no merezca ser conservado)). Cfr.
RAPPORT , Leonard: N o grandfarher clause: Reappraising Accrsioned records, «The

american archivistn, Spring 1982, págs. 189-190.

 GESTIÓN DE DOCUMENTOS 187

ya de la propia institución como tal, sino de hechos, personas, acon-

tecimientos, pero teniendo en cuenta que tal información sea, entrc
otras circunstancias, exclusiva, es decir, no sea información habitual
de otros documentos.
Del análisis de estos valores, que en ninguna manera son ex-
cluyentes, el archivero ha de establecer el valor histórico, difícil de
fijar por cuanto las tendencias históricas cambian de una época a
otra. Los testimonios sobre demografía, sobre contabilidad, sobre ac-
tividades de la sociedad no han sido apreciados hasta recientemente.
Un expediente de sanción disciplinaria cobra un interés histórico in-
discutible si el encartado llega a ser un personaje relevante. Un in-
ventario de bienes en un testamento puede ser expresivo del nivel
cultural de una persona. El análisis seriado de las escrituras de testa-
mentos están proporcionando datos preciosos sobre las mentalidades
y comportamientos de sectores sociales ante la muerte.
Al hacer una valoración documental hemos de tener en cuenta
estas nuevas corrientes de la historia, que han de partir de fuentes
que testimonian la actuación y la vida del hombre común y no de las
institucionesI0. El análisis de determinadas series nos ha llevado en
muchas ocasiones a constatar que algunas de ellas necesitan de una
crítica a fondo por cuanto no son reflejo claro de la verdad. Me refie-
ro por poner un ejemplo a las Actas de Juntas que, por rutinarias, no
suelen ser ricas para conclusiones definitivas.
La determinación del valor permanente siempre hace surgir du-
das profundas. Hay documentos que por su propia naturaleza son
imperecederos (así un Registro civil, los Tratados internacionales)
pero los hay que testimonian actos que, cumplidos, pierden su valor
(un expediente de compra, un pleito concluso) para el productor y
sin embargo pueden ser información valiosa para el estudio de una
institución o de ciertos aspectos de la sociedad.
Esto ocasiona, como nos dice Manuel Vázquez, que «la valora-
ción de los documentos y de su información, en el umbral de la eli-
minación es algo que hay que llevar a cabo responsablemente y con
perspectivas de futuro» ' '.
10. MILLEK. Fredric M.: Social History un Archiva1 Practice, «The American Ar-
chivist», Spnng 1981, págs. 113-124.
1 l . V Á I Q C ~ EManuel:
I. .I.lanual de Seleccion documental, Córdoba, 1982, pág.
42.
188 .-
ANTONIA HEREDiA HERRERA
__ ____

A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarán serias du-

das sobre la conservación de los documentos en cuanto que todos
tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que lo que se
destruye no se recuperará jamás.
Los criterios de selección que puede preceder o seguir a las trans-
I'crcncias varían de unos países a otros.
Entre otros, los que propugnan una conservación total con ante-
rioridad a una determinada fecha que varía de acuerdo con la legisla-
cibn, así para Italia, 1650; para Gran Bretaña, 1660; para la URSS,
1825; para Dinamarca, 1848; para los Países Bajos, 1814; para Mau-
ritania, 1960".

4.2. Exp urgos.

4.2.1. Razones y justificación del expurgo.
Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar
para conservar, lo cierto es que es a partir de los criterios de conser-
vación cuando se plantean los de eliminación y expurgo.
N o hace demasiados años la conservación era la misión principal
del archivero aunque su manifestación no fuera mas allá del almace-
namiento. Hoy la conservación como sinónimo de almacenamiento,
sin posibilidad de acceso porque no exista organización y descrip-
ción, no tiene sentido. La conservación esta encaminada al servicio y
para hacerla rentable es necesario conservar aquello que realmente
pueda ser utilizado.
El volumen documental de hoy es consecuencia de la compleji-
dad de gestión de las instituciones pero incrementado -como hemos
dicho- las más de las veces, innecesariamente por medio de la multi-
plicación reprográfica' 3.
Conservar todo lo que se produce a sabiendas de que buena parte
parte es innecesario no tiene sentido.
Junto al volumen material existe la duplicación de información
generada por vías diferentes que generan la repetición también inne-
cesaria.
12. LODOLIYI E. ob. cit., págs. 202-203.
13. Los problemas de la masiva producción documental y su eliminación fueron
tratados en la XX Conferencia Internacional de la Mesa Redonda celebrada en Bratis-
lava en 1983.
 El expurgo,se plantea, pues, ante el volumen documental y la du-
plicación informativa cuando ambos sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha
estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminación irres-
ponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.
El expurgoI4 o eliminación responsable no es otra cosa que «la
operación por la que se seleccionan los documentos a fin de que sólo
aquéllos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e infor-
mación alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos histó-
ricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas
del Patrimonio documental»'5.

4.2.2. ¿Cómo y quiénes determinan el expurgo?

Esta responsabilidad ha de llevamos a una valoración seguida de

una selección para determinar la conservación permanente. Este
planteamiento archivístico suele chocar con el de los productores
que se perfilan como los enemigos más encarnizados del expurgo,
porque:
a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentación.
b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los
expedientes.

La relacion y el diálogo del archivero con el productor se hacen

del todo necesarios para evitar lo primero y reconducir lo segundo.
La valoración ha de partir desde la perspectiva jurídico adminis-
trativa que contempla el que hemos estimado valor primario del do-
cumento que puede tener varias acepciones y que importa a la Ad-
ministración y a los administrados:

14. El término castellanc es definido por María Moliner como la «acciÓr. de qui-
tar de una cosa lo malo o inútil que hay en ella». En italiano se hdbh de ((selezione o
scartov. en Argentina de «descarte».
15. Con 1 t s Ai o ~ oVicenta:
. Manual de Archivos Municipuli~s.ANABAD, Es-
tudios Madrid, 1982, págs. 28, párrafo 33.
190 ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

- administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente de

contratación).
- fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta).
- legal (capacidad probatoria).
- operativa (listados de controles).
y desde la perspectiva histórica que mira el valor secundario cuando
tras su uso corriente sirva sólo para soporte de la investigación histó-
rica.
En el primer caso, mientras que la documentación no haya pres-
crito administrativamente todo se conserva. A partir de ahí entra en *
juego la valoración histórica y la selección.
El problema es que no hay un límite que fije esta prescripción,
variando según los testimonios representativos de los diferentes pro-
cedimientos administrativos.
Hemos dicho con anterioridad cómo la valoración histórica es di-
fícil y por tanto complicada y determina la dificultad de una regla-
mentación que forzará a unas normas más o menos evidentes y cla-
ras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que mas que una
reglamentación general sería conveniente una, específica, según los
fondos documentales.
Las normas generales de expurgo apuntan a la conservación de
los originales y a la eliminación de los borradores, copias y duplica-
dos por reproducción. También el expurgo afecta con generalidad a
la documentación de trámite: citaciones, partes de asistencia, recetas,
matrices de recibos, que no suelen ofrecer inquietudes de conciencia
al suprimirlos.
Con todo, estas normas no son absolutas. La pérdida de originales
da un valor a las copias que de por sí no tienen.
Pero a partir de aquí el problema se inicia haciéndose necesario
un plan de expurgos en el que han de estar presentes para la valora-
ción: investigadores, gestores de la Administración y archiveros, en
tanto en cuanto los campos de interés de la Historia han cambiado,
evolucionado y se han diversificado, y en cuanto hay que partir de
los plazos legales que determinan la vigencia legal o fiscal.
El problema de la selección es una de las mayores responsabilida-
des, sobre todo teniendo ejemplos de eliminaciones irreparables, rea-
 GESTIÓN DE DOCUMENTOS 191
- ~ _ _ _ _ _ _ -

lizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolini cita el

ejemplo de la Comisión de expurgo integrada en gran medida por los
discípulos de Mabillón que destruyó gran parte de la documentación
financiera del Antiguo Régimen por entender que no tenía intercs
para la Historia, cuando la historia económica se vuelca hoy sobre
este tipo de fuentes.
Al hacer la valoración histórica ya vimos que hay que conteni-
plar determinados valores que impiden la eliminación.
Hay series y unidades archivísticas clarísimas en cuanto a la con-
servación (Registro cidl, expedientes personales, Tratados Interna-
cionales) o en cuanto a la eliminación (recetas, listados de asisten-
cia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sa-
bemos que al no existir la información principal, una adicional pue-
de adquirir un valor del que habitualmente carece.
El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y de su
tipología.
En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay
que considerar un triple frente:
- productores, que no suelen ir más allá de la determinación de
la vigencia administrativa.
- usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficiarios y
suelen manifestarse por la conservación a ultranza.
- archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando ha-
cia la conservación definitiva de sólo lo que tenga valor perma-
nente.
En España no se ha progresado suficientemente en el tema, aun-
que está planteado y más o menos avanzado en diversos frentes (do-
cumentación judicial, de hacienda, municipal)Ih. Pero es una urgen-
cia que no podemos eludir. Recientísimamente ha sido tema de aten-
ción de las Jornadas de Archivística celebradas en Andorra y algo

16. Proyecto de Manual de expurgos de Archivos Municipales elaborado por el

grupo de trabajo de Madrid, en la 11 Jornadas de Archivos Municipales de Móstoles.
en 1983. Los archiveros de Hacienda prepararon un Manual de expurgos que tampoco
ha pasado de proyecto.
192 ANTONlA HEREDIA HERRERA
__

después en las VI1 Jornadas de Archivos Municipales que tuvieron

lugar en Leganés en noviembre de 1989 1 7 .

4.2.3. ¿Donde y cuándo se hace el expurgo?

¿Dónde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa

que bien puede iniciarse bajo las directrices del archivero en las pro-
pias dependencias productoras evitando una remisión innecesaria al
archivo central. Esto sera posible siempre que existan listados claros
de las series a expurgar y sus plazos y siempre que haya designada
una persona en cada negociado o dependencia encargada de la con-
servación de los expedientes producidos y en contacto estrecho con
el archivero.
El cuándo de los expurgos esta íntimamente unido al momento
de la segunda edad de los documentos.
Teóricamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos
corresponde a los archivos intermedios antes de transferirlos a los
La inexistencia de aquéllos y sobre todo la ausencia de
una regulación eficiente de las transferencias hace que la eliminación
en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las institu-
ciones que juegan el papel de administrativos e intermedios, y a ve-
ces incluso se convierten en históricos.
Como contrapartida de la eliminación existen soluciones que
plantean la sustitución por medio del microfilm que reduce el espa-
cio de conservación, pero tropieza con la incógnita de la perdurabili-
dad de las películas y con el reconocimiento del valor legal de aquél.
La eliminación total por medio de estas sustituciones es totalmente
peligrosa y debe evitarse. Otra solución es la conservación por mues-
treo por períodos cronológicos y por sectores.

17. El e-xpurgo en los archiws municipales. Propuesta de un Manuul, Comuni-

dad de Madrid. Ayuntamiento de LeganCs, 1989, 57 págs.
18. PESC.-I»ORDFL Hoyo. M.a del Carmen; CRESPO. Carmen: Selección de la Do-
cumentación, Ponencias y Comunicaciones del 111 Congreso Nacional de Archivos,
Pamplona, 1970, págs. 170-178.
 CJF\TIOV D L DO< i MEVTOS 193

4.2.4. Legislación sobre el expurgo.

Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio
de Gracia y Justicia (R. D. 12 mayo 1854), poco se ha avanzado. Sólo
existen criterios Generales, sin un compromiso desde arriba I y .
El artículo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 le
está dedicado. Actualmente al recaer muchas de las competencias de
archivos en las Comunidades Autónomas éstas lo han recogido en
sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio de
reglamentos.

4.3. Conservackín por mueJtreo'".

Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de
series tan voluminosas cuya conservación total se hace imposible
(por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta) plantean
una conservación parcial, partiendo de un muestreo, ({Echantillon-
nage» dicen los franceses.
Muestre0 es una pequeña parte separada de un todo para ilustrar
las notas del conjunto, o, dicho de otra manera, «una fracción repre-
sentativa)) o bien «una pequeña cantidad de cualquier cosa destinada
a dar idea de la totalidad)).
Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los con-
servados sean representativos del conjunto.
Para llevar a cabo esta práctica habrá que partir primero, de la
conveniencia de la eliminación, sin llegar a la destrucción total; se-
gundo, de la existencia de series homogéneas y repetitivas. General-
mente un muestreo no podrá aplicarse a documentación cartográfica
o audiovisual. Cuanto mayor sea la muestra, tanto mejor representa-
da quedará la información que perdure, aunque el porcentaje puede
variar erftre un 10% y un 1 O/o, en algunos casos.
El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguien-
tes métodos de muestreo:

19. Cfr. en El expurgo en los urchivos municipale.\. el epígrafe: «El expurgo desde
el punto de vista jurídico: evolución histórica y situación actual», págs. 13-18.
20. Hi i ~ i Félix:
. Utilización de técnicas de murstreo rn la conservación de regis-
tros, Estudio RAMP y directrices al respecto. París, Programa General de Información
y Unisist, Unesco, 1981, 67 págs.
194 ANTONlA HEREDIA HERRERA

a) Ejemplar o modelo.
b) Selectivo o cualitativo.
c) Sistemático (cronológico, topográfico, alfabético, numéri-
co).
d) Aleatorio.
a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar u n o o
varios ejemplares a fin de ilustrar la practica administrativa de una
época.
b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos más
importantes o significativos de una clase. Tiene el peligro del subjeti-
vismo, de aquí la importancia de indicar siempre los criterios obser-
vados en la selección.
c) El muestreo sistemático es aquél que precisa necesariamente
la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando
bien un año, un mes, bien los expedientes -ordenados alfabéticamen-
te- correspondientes a una letra o bien conserva numéricamente un
expediente cada tantos eliminados.
d) El muestreo aleatorio es aquél que toma las muestras al azar,
por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente repre-
sentativos.

5. Bibliografía.

Para «gestión de documentos» (por orden de edición).

RI(xS. Artel: La administración de documentos corno ,funciOn archivíslica. «Actas del
8." Congreso Internacional de Archivos», Washington, 1976, «Archivum» XXVI.
1979.
UNESCO, Con.sulta~iondexyerts en vue de I'etuhlissement d'un progrumc~a long
terme en matilre de gestion drs documrnts r des archives (Rump)duns le cadrc
du programe general d'information. Rappori final, 14- 16 mayo, 1979
(PGI/79/WS I O).
FIst1HEIN.Meyer: La gestion des documents et le tri. «Les archives)), extrait de «ALA
World encyclopedia of library and information servicesn, 1980, traduction M.
Duchein,C.I.A. 1982, pág. 10.
 CAPíTULO 7
A D M I N I S T R A C I ~ NDE ARCHIVOS

1. Planteamiento.
2. khquema de un programa archivístico a partir de las funciones
del archivo.
3. Elementos de una Administración de Archivos.
3.1. Sistema de archivoh.
3.2. Legislación.
3.2.1. Disposiciones generales.
3.2.2. Reglamentos.
3.2.3. Normas.
3.3. Presupuestos económicos.
3.4. Personal.
3.4.1. Formación profesional.
3.4.2. Centros de formación y enseñanzas.
3.4.3. Titulación, formación y enseñanza en España.
4. Niveles de programaciones archivísticas.
5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos.
6. Bibliografía.
1. Planteamiento.

La conservación, hasta la configuración de la Archivística como

disciplina, era la actividad preferente, por no decir la Única, del pro-
fesional de archivos. La organización concebida como una sistemati-
zación de los fondos documentales no estaba contemplada como
hoy. De esta actitud se derivaron comportamientos parecidos en mu-
chos centros’ materializados en la encuadernación indiscriminada de
documentos y de expedientes, agrupados sólo en razón de su fecha,
con el tin de preservarlos.
Mientras esto se hacía costumbre en algunos centros por parte de
algunos profesionales, y la ausencia de interés por parte de las insti-
tuciones, incluso para la conservación, era también habitual, se va
paulatinamente produciendo la ampliación del campo archivístico.
Así, a partir de la Segunda Guerra Mundial, al convertirse los archi-
vos administrativos en objeto claro de este campo junto con los ar-
chivos históricos que habían tenido la exclusividad hasta entonces, y
al aplicar también la atención a los archivos privados y los de em-
presa. Esta ampliación fue consecuencia, en primer lugar, de la apa-
rición de nuevos soportes documentales, desconocidos hasta enton-
ces: microfilms, cintas, soportes informáticos que requirieron nue-
vas formas de tratamiento y en, segundo lugar, de las dimensiones de

1. Dos ejemplos bien dispares pueden servir de ejemplo. En el Archivo General

de la Nación de México, gran parte de la documentación colonial, sin ninguna clasifi-
cación orgánica, ni funcional, figura encuadernada en voluminosos y cuidados tomos.
En el Archivo Municipal de Coria del Río (Sevilla) con un afán proteccionista, a prin-
cipios de siglo, encuadernaron en pergamino todos los documentos antiguos, sin otra
agrupación que los años, de tal forma, que junto a unas Actas Capitulares aparece un
expediente de quintas, seguido de la contabilidad del pósito, etc.
200 \WTO\lA HEKFD14 i i í K R F K 4

servicio de los archivos, como elementos de gestión, a la Administra-

ción y de cultura y de ciencia, a la sociedad.
Frente a la situación anterior y ante las nuevas perspectivas es
preciso señalar criterios. dar normas homogéneas, establecer etapas
que permitan la realización gradual y sistemática de la organización
y de la descripción, de tal manera que haya un avance horizontal
para así poder acceder progresivamente a la información de cada
uno de los fondos, porque como veremos no se puede empezar pro-
fundizando verticalmente en el conocimiento y descripción de pe-
queños grupos o campos dentro de cada archivo.
Nace así lo que podemos llamar Administración de Archivos que
se identifica con una política de archivos y que parte de esa otra con-
cepción del archivo como algo que tiene su origen en el mismo mo-
mento de la producción documental y que no es algo aislado, sino
que forma parte de un conjunto.
Hablar de política de archivos no es algo distinto de otro tipo de
política. Cualquier planteamiento de actuación de la Administración
con respecto a cualquier competencia suele ser similar. En general la
política supone cuantificación de resultados, midiéndolos .y valorán-
dolos, tras superar los problemas. Lo distintivo será el desarrollo y
en definitiva los logros conseguidos. Política archivística es la deter-
minación sistemática de los recursos administrativos, institucionales
y económicos que permitan la satisfacción de los fines y objetivos de
los archivos como respuesta a la demanda de la sociedad. Su traduc-
ción: funcionamiento y servicios generalizados.
Una política de archivos, también, guardará una estrecha rela-
ción con el sistema de organización del país. En nuestro caso no po-
demos olvidar el establecimiento de las autonomías que nos ha Ileva-
do de la centralización a la descentralización. Existirán planteamien-
tos y programaciones a nivel estatal y otros a nivel autonómico que
tendrán que ver con las competencias que corresponden al Estado y
con las delegadas o transferidas por éste a las Comunidades Autóno-
mas. Lo que deberá existir siempre, es una coordinación total entre
uno y otro ámbito para conseguir un desarrollo equilibrado. Hasta el
punto de que no será una buena política de archivos la que polarice
su actuación y acción en tomo a determinados centros, pocos en nú-
mero, olvidando otros sectores menos favorecidos, que en casi todos
los países suelen ser la mayoría.
 Este doble planteamiento exigirá en cada caso un sistema, una le-
gislación y unos medios, dando por supuesto que contaremos con ar-
chivos, en el mejor de ios casos, y con depósitos documentales, en el
peor de ellos. Unos y otros son la vertebración de una Administrn-
ción de archivos en cualquier país.
El sistema de archivos es la articulación lógica y razonada dc In
red de centros y de la transferencia y depósito de los documcntos dc
archivo y exige una gestión a través de órganos e institucioncs com-
petentes. La legislación es la que define el sistema y establece las l í -
neas para su servicio y eficacia.
Cabe preguntarse qué es antes ¿la legislación o el sistema? En teo-
ría es la ley la que establece el sistema, sin embargo en la práctica lu
legislación es la que sanciona el sistema. Los centros han existido an-
tes de la legislación pero sin incardinarse en un sistema. Sistema es
un concepto reciente que responde esencialmente a integración y a
coordinación y que se ha instrumentalizado mediante la legislación.
La plasmación de una política de archivos ha de traducirse en
programaciones archi vísticas.
Una programación archivística exige unos servicios que la reali-
cen y es sinónima de una planificación de archivos a cualquier nivel.
Si la ((gestión de documentos» está orientada casi con exclusividad a
la etapa de producción documental, como una etapa anterior a la
formación del verdadero archivo que no es otro, según este criterio,
que el histórico, la Administración de Archivos parte de ese otro
concepto de archivo que tiene su origen en el inicio de la formación
del documento, empezándose enseguida a hablar de archivo de ofici-
na o de gestión, y por tanto se orienta hacia el mismo campo de
atención que la ((gestión de documentos» pero ampliado y en el que
se habla de archivos propiamente dichos desde el principio, además
de los archivos históricos. El área, pues, se ensancha y se integra y
estructura a través de lo que se llamará Sistema de Archivos, ya sea
nacional, departamental o regional, quedando la gestión de docu-
mentos como sólo una etapa inicial o aspecto de esa Administración
a la que nos referimos.
Para Francia, para España, la Administración de Archivos abar-
cará unos archivos y otros. En los países soviéticos los archivos for-
man un fondo estatal Único, integrado por los provisionales y los del
Estado o históricos. La Administración de Archivos en Estados Uni-
202 ANTONIA HEREDIA HERRERA

dos unc la «gestión de documentos» a la organización de sus servi-

cios, es decir, sigue y controia los documentos desde que son creados
hasta su eliminación o conservación permanente a través del Servi-
cio Nacional de Archivos y Documentos.
Para plantearse una Administración de Archivos, habrá que em-
pezar por una definición de funciones y una planificación de los ser-
vicios técnicos apuntando los cauces de coordinación. Fácil es decir,
pero por supuesto difícil de fijar y establecer tanto la planificación
como la coordinación, en cuanto que éstas dependen además en cada
país de las líneas generales de unos planes de acción que, en el caso
de los archivos, están incardinados en una política de Investigación,
Educación y Cultura, de acuerdo con el sistema político administra-
tivo existente.
A pesar de esto, y desde un planteamiento teórico, aunque acu-
diendo siempre que podamos a realidades concretas, iremos dando
algunas líneas generales.
En esta misma línea nos dice M. Romero Tallafigo que la palabra
«sistema, aplicada a los archivos, no significa sino la racionalización
y uso cultural y administrativo»2. De aquí que la red de centros que
lo integran, como veremos, ha de ser resultado de una unión y coor-
dinación de los servicios y centros dispersos.
Se ha afirmado, frecuentemente, que para que exista una política
eficaz de archivos la red de centros ha de contar con espacios sufi-
cientes para la recogida de documentación y la legislación ha de ser
puesta en práctica y cumplirse porque a veces existe la legislación
pero no se cuenta con los medios para hacerla cumplir.

2. Esquema de un programa archivístico a partir de las funciones

del archivo.

El proceso documental:
- génesis o producción
- transferencia

2. ROMERO T ~ L L ~ F I GManuel:
O. El valor deldocumenlo en un sistema de archi-
v o ~«Revista
, de Archivos y Bibliotecas de Andalucía», 1, Sevilla, 1986, pág. 43.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 203

- organización
- descripción
- selección
- recuperación

determina las funciones de los archivos, que ya vimos, se sintetizan

en tres:

- recoger
- conservar la documentación.
- servir

desarrolladas en una gran diversidad de actividades presididas cada

una de ellas por tareas específicas llevadas a cabo por el archivero.
N o rehuso recalcar que difícilmente los archivos pueden llevar a
cabo sus funciones sin los archiveros.
Estas tres funciones, a su vez, se agrupan en dos etapas a las que
hicimos alusión en el capítulo 3. La primera equivalente a una etapa
prearchivística, es decir, anterior a que los documentos entren en el
recinto físico del archivo central y pasen a ser objeto de atención di-
recta del archivero y las dos segundas agrupadas en una segunda eta-
pa netamente archivística.
La etapa prearchivística o inicial que se corresponde con la fun-
ción de recoger implica dos momentos:

- Uno de preparación, con una actitud activa por parte del archi-
vero que comprende el conocimiento y valoración de la docu-
mentación (con vistas a la organización y a la eliminación), la
participación en el proceso de génesis documental (con miras a
su simplificación), la normalización de la tipología documental
(a efectos estadísticos, de control, de denominación), la progra-
mación y listados de expurgos, la transferencia y canalización
de la remesas, la coordinación entre servicios productores y el
archivo, la recogida y reclamación de la documentación e in-
cluso la orientación y el consejo para la compra de documen-
tos.
204 9”\iTONlA HEREDIA H E R R E R A

- Otro de recepción, pasiva en su inicio por parte del archivero

en sus trámites de entrega con hojas de remisión que, inmedia-
tamente pasa a ser activa al efectuarse la comprobación de la
documentación recibida y testimoniar el hecho de la entrega de
la misma, mediante el registro de entrada.
Esta etapa, como vemos, tiene un campo muy amplio y menos
concreto que la segunda y por lo tanto más difícil de sujetar a princi-
pios y reglas. Tiene una mayor incidencia en los archivos adminis-
trativos.
La segunda etapa, específicamente archivística, ya hemos dicho
que es la suma de esas otras dos funciones: conservar y servir:
La conservación ha de estar presidida por la seguridad y el orden
y tiene dos perspectivas, la una referida a las instalaciones (edificios,
instalaciones eléctricas, estanterías ...) y a la prevención y restaura-
ción, la otra referida a la organización documental (clasificación y
ordenación) en cuanto que de ésta se deriva también la conservación.
La selección determinará la conservación permanente. Recogida
toda la producción documental habrá que practicar la selección con
vistas a dicha permanencia.
El servicio que no es otro que el de facilitar información retros-
pectiva, precisa inevitablemente la descripción materializada en los
diferentes instrumentos elaborados a tal fin. Este servicio podrá ofre-
cerse bien:
- Al organismo productor, mediante una simple localización a
través de una signatura, o mediante la elaboración de un infor-
me utilizando los antecedentes informativos existentes en el ar-
chivo.
- Al consultante directo, especializado o no, a través de dichos
instrumentos o mediante consultas, simples localizaciones y
orientaciones.
- Al público en general, mediante certificaciones, publicaciones,
exposiciones, etc. /Vid. más adelante el capítulo 19 dedicado al
acceso a la documentación/.
Como resumen podemos sintetizar lo expuesto con el siguiente
esquema:
 etapa prearchivística

instalación, reproducción, restauración

organización: clasificación y ordenación

etapa archivística
descripción: inventariación y catalogación
servir
acción cultural, difusión, comunicación de
la información

De este esquema interesa centrar la atención en lo que pudiéra-

mos llamar la espina dorsal del mismo, organización y descripción,
para identificarlas con las dos tareas esenciales del quehacer específí-
co del archivero haciendo ver la distinción y diferenciación entre
ambas, a la vez que su interrelación. Así tendremos:

1 .o 2.0
Conservar
\
ORGANIZACI~N: 11------Clasificación 11 y 11------1Ordenación I
I 1 I I 1
DESCRIPCI~N: 1 inventariación y 1 Catalogación I1
f
Servir !-----1 L_-__ I

Este esbozo de programa orgánico-descriptivo es válido para

cualquier archivo, administrativo e histórico, y habrá de entenderse
como el resultado de la relación entre esas dos tareas en cuanto que
las dos se complementan. Habrá de ponerse en marcha de una forma
sistemática y progresiva, partiendo de la base de que existirá una pri-
mera etapa en el área de la organización que abarcará la clasifica-
ción, seguida en el área de la descripción de la inventariación y que
vendrá después un segundo momento, en el área de la organización,
que abarcará la ordenación seguida, en el área de la descripción, de
206 ANTONIA HEREDIA HERRERA

la catalogación. El primer momento es prioritario e inevitable en su

totalidad para cualquier fondo, el segundo, por lo que respecta a la
catalogación, no se plantea como indispensable a efectos de totali-
dad.
Teóricamente esto es así de simple, sin embargo, en la práctica,
los campos de unas actividades y otras no son totalmente indepen-
dientes, de tal manera que la clasificación y la inventariación suelen
ir íntimamente unidas en su elaboración, como tendremos ocasión
de comprobar.
Por otra parte, al hacernos cargo de cualquier archivo existirán
de entrada tareas realizadas, completas o incompletas, correcta o in-
correctamente, sin embargo el esquema de nuestro programa seguirá
siendo el mismo, aunque en lugar de llevar a cabo, desde el principio
al fin, cada una, completaremos o corregiremos solamente, según los
casos.
Pero insisto, el esquema básico a seguir en cuanto a la organiza-
ción y descripción será siempre el mismo.
Organización y descripción, clasificación y ordenación, inventa-
riación y catalogación son seis términos que corresponden a seis con-
ceptos fundamentales que se identifican con unas funciones y opera-
ciones claramente distintas que dan lugar a una metodología tam-
bién diferenciada. No los confundamos, ni los trastoquemos.
He apuntado que el esquema que planteo de programación.archi-
vística es válido para cualquier archivo. No es una afirmación gratui-
ta ya que está determinada por la naturaleza de cualquier fondo (ori-
gen jurisdiccional) que incide en la organización y en la relación y en
el servicio a los usuarios. Por lo que se refiere a esto último no hay
que olvidar que si en un Centro de Documentación su especificidad
la determinan las necesidades de los usuarios, no ocurre así en un ar-
chivo cuyo contenido, cuya información depende Única y exclusiva-
mente de la institución que lo produce. Por lo tanto la relación usua-
rio/archivo es bien diferente a la planteada para los centros de Docu-
mentación.

3. Elementos de una Administración de Archivos.

Los elementos con que ha de contar una Administración de Ar-
chivos son varios. Hay que admitir siempre que todos ellos son indis-
pensables, de tal manera que el aislamiento en la actuación de algu-
no de ellos, puede conducir a la desarticulación e ineficacia del con-
junto.

3.1. Sistema de archivos.

Un sistema de archivos se configura como un conjunto de activi-
dades articuladas a través de una red de centros y de servicios técni-
cos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organiza-
ción, descripción y servicio de los documentos.
A partir de un sistema de archivos los distintos conjuntos de do-
cumentos resultantes de las diferentes Administraciones no pueden
considerarse aisladamente, sino formando parte del conjunto orgáni-
co de todo el país. Y esto es de vital importancia en las transferen-
cias y en los expurgos. Pero hay algo que también tenemos que recal-
car en un sistema de archivos: el hecho de que en él se integran no
sólo los archivos históricos sino también los administrativos para
que la atención dedicada a unos y otros por vías de una planificación
sea uniforme. Y algo más. Un sistema de archivos lógica y conse-
cuentemente es el soporte de un sistema de información nacional.
En los países que tienen una Administración centralizada, como
Francia, Italia o los países escandinavos, los archivos públicos están
a cargo de una autoridad Única (o de un corto número de autorida-
des). En estos casos existe una jerarquía de archivos centrales (archi-
vos nacionales), regionales (archivos provinciales. departamentales o
de distrito) y locales, además de depósitos especializados para archi-
vos audiovisuales, científicos, militares, etc., todos subordinados a
una dirección central de nivel gubernamental.
Por el contrario, en los países no centralizados, sobre todo con
una estructura federal, como Brasil, Estados Unidos, la República
Federal de Alemania, Suiza, Yugoslavia, cada nivel de archivos es
independiente de los otros, así en los Estados Unidos, los archivos de
los diferentes estados son independientes de los archivos nacionales.
En el primer caso existen leyes aplicables a la totalidad de los ar-
chivos del país, mientras que en el segundo, los archivos federales y
los archivos del Estado tienen leyes y reglamentos distintos.
En España, la Constitución española de 1978, al consagrar el
principio de organización del Estado de las Autonomías, ha iniciado
208 ANTONIA HEREDIA H t R R E R A

un proceso de descentralización archivística al establecer que las Co-

munidades Autónomas podían asumir competencias en materia de
archivos. Es un movimiento novedoso en nuestro país que también
está afectando a bastantes países.
Actualmente el Sistema Nacional de archivos es suma del de la
Administración Central y de los de las Autonomías dotados por una
estructura administrativa e integrados a su vez por una red de cen-
tros y servicios técnicos. Ante esta situación la coordinación es factor
indispensable, siendo su ausencia un peligro para la armonización ’.
Cada uno de ellos puede contar con una legislación específica y
su red de centros.
El desdoble, de una manera muy simple, es el siguiente:

Sistema de Administración Central (R.D. 24 abril 1985Y.

Ministerio de Cultura.
.1
Dirección General de Bellas Artes y Archivos.
.1
Dirección de Archivos Estatales.
4-
Servicio Nacional de Microfilm.
Instituto de Conservación y Restauración de
Bienes Culturales.
Centros Nacionales C.I.D.A. (Centro de Información Documental
Asistencia Técnica de Archivos.
Junta de Calificación, Valoración y Expropia-
ción.
Junta Asesora de Archivos.

3. Existen experiencias positivas de descentralización como ocurre en Alemania

en donde a pesar del sistema federal, la centralización archivística es posible mediante
una coordinación al existir una formación uniforme y unos reglamentos archivísticos
válidos para todo el país. En Francia la descentralización, a partir de 1983, es una rea-
lidad pero con el control científico de la Direction d’Archives de France.
4. ALVARE/ COCA,M.a Jesús; G¿)MF/LLERA, Pedro: Redes y Sistemas de archi-
vos. Legislación, órganos, Centros, Recursos, «Boletín de ANABADn, XXXVIII,
1988, núms. 1-2.
 +
Archivos Nacionales dependientes del M. C. (Ar-
chivos Generales, Chancillería Valladolid, Archi-
l vos Regionales).
Red de centros Archivos de titularidad estatal con gestión transferi-
1 da (A. H. P., Chancillería Granada).
Archivos de Administración central no adscritos al
M. C. (Ministerios, Deleg. Hacienda, Audiencias).

Cada sistema regional de archivos habrá de estar integrado en

teoría por: los Órganos de gestión y los archivos, es decir, un Servicio
Regional de Archivos (con la denominación y categoría que se adop-
te) y unos Órganos asesores (Consejo, Junta) y los archivos públicos
más los privados que se integren en dicho sistema. Entre estos cen-
tros necesariamente habrá de existir uno General, a nivel regional,
que recoja toda la documentación producida y recibida por el ente
autonómico y por sus respectivos órganos legislativos, ejecutivos y
consultivos (Parlamento, Gobierno y otros Órganos asesores) así
como la de los gobiernos representantes del Estado en cada Autono-
mía y cualesquiera otros fondos de Archivos de Diputaciones, Ayun-
tamientos de capital de provincia o municipios que soliciten su de-
pósito y los que no sean recogidos por el archivo que legalmente les
corresponda. Pieza clave del sistema han de ser los Archivos deno-
minados Histórico-Provinciales hasta ahora, centros de depósito, con
carácter de intermedios e históricos5, de la documentación de cada
provincia (Protocolos Notariales, Delegaciones de Hacienda, Justi-
cia, Administración Delegada, Registros de la Propiedad, Organiza-
ción Sindical, etc.).
El estadio Último del sistema sería el de los archivos municipales,
no estando descartada la existencia de archivos comarcales o de zona
que podrían jugar un papel decisivo a la hora de la organización, del

5. Así quedó establecido por el Decretode creación de 12 de noviembre 1931 y

por las disposiciones posteriores (Orden del Ministerio de Justicia de 14 de diciembre
1957; decreto 91418 mayo 1969 y R. D. 9061 de 14 de abril 1978).
210 ANTONIA HEREDIA HERRERA

servicio y de la salvaguarda de la documentación, dada la escasez de

rccursos personales y económicos en los niveles últimosh.
l l n definitiva, un sistema de archivos dependerá en primer lugar
dc la organización político-administrativa del país, y será centraliza-
do, I’cderai, etc., siendo así u n o o suma de varios. Cada uno de ellos
estará integrado por unos Órganos ejecutivos y otros consultivos y
asesores y su número y entidad dependerán del número de centros y
del ámbito jurisdiccional de los mismos. Existirán. pues, numerosos
modelos. El que hemos esbozado pudiera ser uno de ellos.
U n elemento que juega un papel importante en cualquier sistema
de archivos son las asociaciones profesionales. Constituyen un foro
permanente sobre archivos y archiveros. En teoría debían ser las que
se preocuparon del desarrollo de normas, de la formación, de la rela-
ción con otras asociaciones. Casi todas crean una publicación perió-
dica, portavoz de sus inquietudes. La más antigua es la holandesa
fundada en 1891. La nuestra ANABAD data de 1948’.

3.2, Legislación.
3.2.1. Disposiciones generales.

La legislación sobre la conservación de los documentos es proba-

blemente tan antigua como la existencia de los archivos. Fueron los
papas y los Concilios los que promulgaron disposiciones para los ar-
chivos de la Iglesia.
En España las Ordenanzas del Archivo de Simancas y las del Ar-
chivo General de Indias, son prueba de una preocupación reguladora
en favor de los depósitos documentales. A partir del XVI raras son
las Ordenanzas (Audiencias, Consulados, etc.) que no contemplan en

6. Dentro de estas líneas generales existe una gran diversidad de modelos. Cfr.
DLPLA, Ana: Los archivos de las Administraciones autonómicas en España, «Boletín
de ANABADn, XXXVII, 1-2, 1987, págs. 197-226.
7 . Sobre las asociaciones Cfr. la revista «Janus», CIA, 1989, n . O 1. y «La Gazet-
te des Archives», n . O 149, 2.0 trimestre 1990: Le5 associations d’archivistes de la Com-
munauté européenne. Sobre la ANABAD, Vid. «Boletín de ANABADN, XXX, 1990,
enero-marzo.
 4DMi\ISTRAC iO\ DF \RC H I \ O S 21 1

su articulado algunos puntos dedicados expresamente al archivo de

la instituciónx.
Ahora bien, la idea de una legislación sistemática que contempla-
ra no sólo la conservación, sino el uso de los archivos es bastante re-
ciente. En Francia, a raíz de la Revolución, entre 1789- 1796 se legis-
1ó ya en ese sentido global. Actualmente existen aún países sin una
legislación de este tipo y sólo cuentan con reglamentos o disposicio-
nes parciales.
Por otra parte, la legislación sobre archivos en cada país depende
de diferentes puntos de vista o perspectivas. Aquellos que legislan
sólo sobre los documentos que se conservan en archivos públicos,
mientras que otros amplían el campo. Otros no contemplan a los do-
cumentos hasta el momento de entrar en los archivos, no ocupándo-
se de su producción anterior.
De todo esto se deriva la imposibilidad de una legislación unifor-
me, cuando además la concepción de archivos públicos y privados
varía de unos países a otros, como ya vimos.
Ejemplos de recientes legislaciones las tenemos en Brasil, que es-
tablece en 1977 su Sistema Nacional y en 1983 se promulga otra se-
mejante para Ecuador. En 198 1 y 1982 Perú actualiza su legislación
sobrc el Archivo General de la Nación mediante una Ley Orgánica y
un Reglamento de organización y funciones de dicho centro. En Co-
lombia se prepara un borrador de proyecto de ley.
A pesar de la variedad Michael Duchein9 estima una serie de
puntos indispensables a considerar en cualquier Ley de Archivos de
cualquier país. Éstos son 10ssiguientes:

a) Definición de archivo, tanto público como privado, y de la

responsabilidad del Estado por su salvaguarda con fines de
servicio a la Administración, a los ciudadanos y a la ciencia.
b) Descripción del sistema de archivos.

8. Cfr. Las Ordenanzas del Consulado de cargadores de 1556, publicadas por

Antonia Heredia Herrera en «Archivo Hispalense». LVI. n." 173. Sevilla, 1973, págs.
149-183.
9. DL~(.HEIN. Michel: Les h a s ~ s/c.gi.s/atiii~.\en «Les Archives)), extrait de «Ala
word encyclopedia of libras. and information serviceso, 1980 C.I.A. 1982.
212 ANTONIA HEREDIA HERRERA

c) Responsabilidad plena de los servicios de archivos para de-

terminar los expurgos.
d) Fijación de normas para las transferencias, clasificación y
descripción.
e) Normas de acceso.
f) Fijación de los deberes y obligaciones de los archiveros y de
su formación profesional.
g) Disposiciones sobre la protección de archivos privados con
interés histórico.

En España carecemos a nivel nacional de una específica Ley de

Archivos que complete la Ley 26/1972 de 2 1 de junio de Defensa del
Tesoro Documental y Bibliográfico. Después se ha publicado la Ley
13/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español (B. O. E.
de 29 de junio), en la que en el título Vil («del Patrimonio Do-
cumental y Bibliográfico y de los Archivos, Bibliotecas y Museos»),
el capítulo 1 está dedicado al Patrimonio Documental y Bibliográ-
fico y el capítulo 11 a los Archivos, Bibliotecas y Museos, pero re-
sultan insuficientes si no se desarrollan.
Esta Última Ley viene a sustituir a la también amplia de 13 de
mayo de 1933 del Patrimonio Artístico Nacional en la que cierta-
mente había estado ajeno el Patrimonio Bibliográfico y Documental.
Hay varias cuestiones que pueden contemplarse en la Ley de 25
de junio del 85 por lo que a los archivos respecta. Por una parte se
delimita el Patrimonio Bibliográfico y Documental que se entiende
constituido por cuantos bienes están reunidos o no en Archivos y Bi-
bliotecas que se declaran integrantes del mismo, a lo largo de la Ley,
con todas las variantes que suponen las nuevas manifestaciones tec-
nológicas que sustituyen el casi exclusivo soporte de la escritura con
la aparición de las resinas sintéticas. La ley contempla que puede Ile-
gar a la expropiación en caso de que sus propietarios no conserven
debidamente el patrimonio documental y con ese fin se admite la
inspección por parte de la Administración. Dedica buena parte a la
conservación que sólo puede alcanzar su máxima permanencia me-
diante la preservación y la restauración. En ella jugará un papei de-
cisivo el Servicio Nacional de Restauración de Libros y Documen-
tos, creado en 1969, que se convierte en Órgano asesor de la entonces
 ADMINISTRAC16N DE ARCHIVOS 213

denominada Dirección General de Archivos y Bibliotecas y que por

Real Decreto de 6 de marzo de 1981 se llamó Centro Nacional de
Conservación y Microfilm (CECOMI). No faltan en la Ley cuestio-
nes relativas al acceso cuya garantía queda establecida tratandosc dc
los Archivos de titularidad estatal, salvo la conveniencia de u n u s o
directo restringido, en aras de su permanencia, que para nada limita-
rán este acceso al ser paliado mediante reproducciones"'.
Actualmente la transferencia de competencias en matciii dc :ir-
chivos a las Comunidades Autónomas, las faculta para elaborar SLI
propia legislación. Cuatro son hasta la fecha las leyes elaboradas: la
ley de Archivos de Andalucía de 3/1984,9 enero (BOJA 10 de enero
1984); la de Cataluña de 26 abril 1985; la de Aragón de 28 noviem-
bre 1986 y la del País Vasco de 3 de julio 1990.

3.2.2. Reglamentos.
Cada archivo o cada grupo de ellos con características semejantes
debe tener su reglamento.
En España el Reglamento de los Archivos del Estado data de
1901 ", y lógicamente, está desfasado por cuanto contempla a todos
los archivos dependientes de la Administración central y ' para una
época ya remota.
Existen sin publicar: Bases para el estudio y proyecto de regla-
mentación de los Archivos de las Audiencias, debido a María Reme-
dios Muñoz. Para los de las Delegaciones de Hacienda esta el «Ante-
proyecto de Reglamento y Organización de los Archivos de las Dele-
gaciones de Hacienda» 12.
Para los Archivos de Protocolos, las instrucciones de Campillo de
1933 fueron mejoradas por las «Nuevas' Instrucciones para Archivos
Históricos de Protocolos)) de A. Matilla y J. M. Lacarra, en 1980. En
-
10. VIÑASTORNER, Vicente: L a conservación del Patrimonio hihliogr@ico y do-
cumental se$n la ley de 25 de junio 1985. A.I.C. M.C. n.O 2 5 , octubre-diciembre
1985, págs. 23 y ss.
11. Reglamento para el RPgimen y Gobierno de los Archivos del Estado, servidos
por el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, aprobado por el
R.D. de 22 de noviembre 1901, Madrid, 190 1.
12. Madrid, Dirección General de Archivos y Bibliotecas, 1961.
214 ANTONIA HEREDIA HERRERA

los Archivos Históricos provinciales es preciso un reglamento que

íijc la normativa de transferencias y expurgos para cada clase de fon-
dos, que está más o menos establecida para los protocolos notariales,
pero no está regulada para los fondos judiciales y otros.
N o existen, pero se precisan reglamentos para los archivos de Mi-
nisterios y para los Municipales.
Para los archivos de la Iglesia se publicó en 1976 el ((Reglamento
de los Archivos Eclesiásticos Españoies»l3.

3.2.3. NormasI4

A veces señalar unos criterios de orientación para cuestiones que

es difícil sujetar a regias muy concretas resultan de una gran utilidad,
en cuanto que se suponen elaboradas por profesionales o Asociacio-
nes de éstos, y porque la bibliografía existente en cuestiones funda-
mentales ofrece diversidad de criterios que dan lugar a confusión no
existiendo una normativa tan clara y convincente como en Bibliote-
cas para la inventariación y catalogación /Cfr. los capítulos 13 y 14
dedicados a ambas operaciones/.
Al hablar de las transferencias y de los expurgos ya dimos un es-
tado de la cuestión para el tema.
En materia de conservación es conveniente conocer un trabajo
elaborado por Carmen Crespo Nogueira y Vicente Viñas15.
Sobre orientaciones para la reproducción con fines de conserva-
ción y complemento, también Carmen Crespo ha tocado el tema del
microfilm 1 6 .

13. Junta Nacional del Tesoro Documental y Bibliográfico de la Iglesia española

y Asociación española de archiveros eclesiásticos: Reglamento de los Archivos ecle-
.siásticos españoles, /León/, 1976,23 págs.
14. Para un análisis más extenso del tema LÓPELGÓMEL.Pedro: Normas para in-
formadores, III Congreso ANABAD, 1985, ((Boletín ANABAD».
15. La preservación y restauración de documentos y libros en papel, RAMP, Pa-
rís, 1984.
16. The use of microfilm as means of archivalpreservation, International Council
of archives. Comittee on Conservation an restoration (ICAICCR), ((Bulletin, 1, Ma-
drid, 1982-83,47/53.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 215

Hay abundante bibliografía que puede ser tomada como orienta-

tiva en punto a la organización, en su dimensión específica de clasi-
ficación aplicada a los diversos grupos de archivos.
Así para los Archivos de las Delegaciones de Hacienda, el trabajo
de María Vilar Bonet: Ensayo de clasíficación numérica de materias
de los .fondos documentales de los Archivos Provinciales de Hacien-
da".
Para los Archivos Histórico Provinciales, en 1980, Pedro López y
Olga Gallego publicaron: Clas$cación de ,fondos de los Archivos
Histórico Provinciales I x .
Para los Archivos Municipales existían dos criterios, bastante
próximos en esencia, como eran:
Cuadro de Organización de jimdos de Árchivos Municipales.
.4yuntarnientos con Secretarias de Primera Categoría, preparado por
el grupo de trabajo de archiveros municipales de Madrid".
Archiws hlirnicipales: balance *I . rc$'e.uión sobre un programa ar-
chiiistico, realizado en Sevilla por Antonia Heredia Herrera'O.
Las Mesas de Trabajo organizadas por los archiveros municipales
del país trabajan actualmente en un proyecto de ((modelo de cuadro
de clasificación» para sus archivos.
Para los de Diputaciones Provinciales, otros dos trabajos nos ini-
cian y orientan en la clasificación de estas corporaciones provincia-
les:
Manual de organización de corporaciones locales: el Archivo de
la Diputación de Sevilla, de Antonia Heredia Herrera?', y Cuadro de
clasificación de la gestión económica-financiera de la Diputación de
Huelva de Remedios Rey de las Peñas22.
~ ..~

17. «Boletín de ANABAD», XXII, 1-4, enero-diciembre, 1972, 39-109.

18. Madrid, M. C., 1980, 79 págs.
19. Madrid, Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, Deportes y Turismo,
Dirección General de Cultura, 1984, 107 págs. Están tambien publicados los cuadros
para Ayuntamientos de 2." y 3." categorías.
20. Introducción al n.O 3 de la Colección «Archivos Municipales sevillanos»: In-
ventario de los Archivos dcJ Pilas, Morí>n. Herrera y Peñaflor. Sevilla, 1985, págs.
11-26.
2 1. Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, 108 págs.
22. 111 Congreso de ANABAD, Cáceres. 1985, «Boletín de ANABAD», XXXVI,
1-2, enero-junio, 1986, págs. 121-127.
216 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Mucho más complicadas son las orientaciones a la hora de la des-

cripción, por las dificultades que entraña la diversidad tipológica do-
cumental y la falta de estudios al efecto, y la variedad de Administra-
ciones que dan lugar a tantos y diferentes expedientes. A pesar de es-
tas trabas reales, debía existir una homogeneización mínima, con
vistas a una normalización que hemos de afrontar ente las nuevas
técnicas informáticas, que es indudable que puede lograrse a partir
de una puesta en común de todos los que se están ocupando del
tema. Mas extensamente trataremos este asunto en los capítulos co-
rrespondientes a la Descripción y a la Informatización. Valga por el
momento este apunte a una situación existente.
Un Manual, de gran interés orientativo en relación con el acceso
y la consulta es el de Pilar Serra: Los archivos y el acceso a la docu-
mentación2'.

3.3. Presupuestos económicos.

Hemos analizado los dos pilares primeros en los que ha de basar-

se una Administración de archivos: el sistema de archivos y la legis-
lación, pero ya dijimos que ambos precisan del apoyo de unas dota-
ciones económicas que den efectividad a aquéllos y no distancien la
teoría de la práctica, y de la existencia de unos técnicos suficientes y
cualificados que en gran parte también dependen del soporte presu-
puestario.
Dejamos a un lado el tema de los presupuestos, no por conside-
rarlo importante, sino por entender que siempre forman parte del
entramado económico del país y no es atención específica de nuestro
quehacer profesional, aunque sí de preocupación y de vital relevan-
cia para su desenvolvimiento. Pero, aún dejándolo al lado, no quere-
mos dejar de hacer algunas reflexiones. Con ser elemento indispensa-
ble, decimos, dentro de la Administración de Archivos a cualquier
nivel, no es más importante que ese elemento, ya analizado, de la le-
gislación en su apartado referido a las normas y a la orientación de
criterios básicos. Acerquémonos a situaciones reales.

23. Madrid, Ministerio de Cultura, 1980,96 págs.

 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 217

No faltan ocasiones en que la Administración de Archivos se li-

mita y se justifica con el reparto de cantidades a las instituciones con
archivo, que pueden ser hasta generosas y que se emplean con buena
fe por los destinatarios, pero que, al no existir unas orientaciones so-
bre equipamientos y sobre lo que es más importante criterios de or-
ganización y descripción, suelen gastarse mal. Esta ausencia de nor-
mas, de orientaciones, puede ocasionar errores irremediables.

3.4. Personal.
3.4.1. Formación profesional,
La labor del archivero se fundamenta en un saber teórico y prác-
tico, sometido a un constante cambio, adquirido durante largos años
de estudio y aprendizaje, pero siempre sometido a revisión. Esta for-
mación puede considerarse desde dos puntos de vista: el de una pre-
paración general para cualquier archivero en su momento de ingreso
y el de la especialización. Formación inicial y formación continua,
la llaman los franceses.
En la formación, actualmente juega un papel importante la masa
de la producción documental y el crecimiento de la clie.ntela de los
archivos.
Existe, hoy y para algunos países, una doble dimensión, directa-
mente relacionada con esa doble concepción del archivo que ya vi-
mos que contempla no uno, sino dos profesionales:

- el records manager (gestor de documentos),

- el archivero.
No cabe duda que las figuras del archivero tradicional y del re-
cords manager responden a la tradición histórica y documental del
Viejo Mundo y al desarrollo de una sociedad industrial como la de
USA o Canadá. De acuerdo con un criterio personal, considero la
conveniencia de situarse por encima de esas corrientes, evitando la
división y buscando el equilibrio entre los dos extremos sobre todo si
partimos de situaciones reales y prácticas, donde habrá que defender
la existencia de un archivero antes de la de un gestor de documentos.
218 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Actualmente, sin embargo, no hay una formación homogénea a

nivcl nacional, y menos a nivel i n t e r n a ~ i o n a l ~ ~ .
tia sido este tema de atención permanente de los profesionales y
de sus reuniones periódicas. La bibliografía así lo atestigua’5. El 111
Congreso lntcrnacional de Archivos de La Haya (1 953), el Coloquio
de Archivcros Latinoamericanos.en Río de Janeiro (1980)2h,los 1 y
111 Congresos de ANABAD en España, celebrados respectivamente
en Sevilla ( 1 98 1 ) y en Cáceres (1 985) y el Coloquio de la ALA que
tuvo sus sesiones en Buenos Aires (1981), entre otros, centraron su
preocupación en las cuestiones derivadas de la formación profesio-
nal.
El tema en España ha sido retomado en el 111 Congreso de ANA-
I i A D que celebrado en Galicia en 1987 ha sido objeto de preocupa-
ción de una de las Comisiones del 1 Encuentro Hispanoamericano de
dircctores de archivos acaecido en Cali (Colombia) en junio de 1986.
Internacionalmente, a partir de 1988, a instancia del CIA se cele-
bró el 1 Coloquio Internacional de Formación en París, el 11 tuvo lu-
gar en Milán al año siguiente y el 111 en La Haya en 1990. Actual-

24. K E c s K t M E T i . Charles: La formation profesionelle des archivistes. Liste des

ecoles et des cours de formation profesionnelle dárchivistes, Bmxelles, CIA, 1966.
DELMAS. Bruno: La formation des archivistes. Analyse des progammes detudes de
diferentes pays et regexion sur les posibilités d’harmonisation, «Reunión d’experts sur
I’harmonisation des programmes de formation en matiére d’archives)), Unesco, París,
26-20, novembre, 1979.
25. «Archivum», 111, 1953, «Archivum», IV, 1954. «Archivum», XXXIV, 1988.
BALri1.u R. H.: La mission des archive.s et taches der archiviste.r, 1970.
BOUDOM~.. Miguel: Formación profe3ional de 103 archivero3 en España, «Archi-
vumv, IV, 1954, págs. 1-5.
C0u.1I \ Ai o\\(). Vicenta: La formación de archiveros: reflexione3 sobre un progra-
ma bhico, «Cursillo intensivo de iniciación a la Archivística», Tarragona, 1980, págs.
3-12.
Loiw G<iuvit./ L.; GALLEGO. Olga: La formación profesional de los archiveros, «Bo-
letín de ANABADD, XXXI, 4, octubre-diciembre, 1981, págs. 51 5-528.
H t u t i m H ~ H U E KAntonia:
A. El archivero de Administración Local, «Boletín de
ANABAD)), XXXI, 4, octubre-diciembre, 1981.
La formación del archivero en el umbral del año 2000, 111 Congreso ANABAD,
Cáceres, 1985, «Boletín de ANABADn, Madrid, 1986.
26. Este coloquio estuvo patrocinado por el CIA, la ALA y el Archivo Nacional
de Brasil sobre la situación profesional de los archiveros latinoamericanos.
 ADMINISTRAC16N DE ARCHIVOS 219

mente el Comité de Formación del CIA se transformará en Sección

en 1992, en Montreal. En todas las reuniones la incorporación a las
nuevas tecnologías preocupa e incide en la formación. Con todo la
Archivística ocupa la atención preferente y se detectan facciones en
algunos países en la separación del gestor de documentos y el archi-
vero.
También internacionalmente se afirma que no hay verdadera for-
mación, sin investigación. La aecherche archivistique)) es cuestión
que se ha repetido en las últimas reuniones internacionales, como
motivo de preocupación y de exigencia. Hay que colocarse sobre las
labores cotidianas, para, a distancia y altura, sacar de experiencias
concretas, planteamientos generales que sirvan de pautas y modelos.
Hay que distinguir entre formación y perfeccionamiento. Lo im-
portante según Caro1 Couture” no es determinar si un programa de
formación debe estar o no adscrito a la Universidad, o a tal o cual ci-
clo, lo esencial es que la Archivística esté confiada a las instituciones
que tienen la experiencia y los medios para enseñarla. El origen de la
formación institucionalizada lo sitúa en I’Ecole des Chartes en 1821.
Antes sólo era una práctica.
A principios del siglo XX, los Estados Unidos abordan muchos
programas de formación con soluciones a caballo entre el archivero-
historiador, el archivero-bibliotecario o el archivero-gestor de docu-
mentos.
Los países en desarrollo, como Francia, se han planteado el pro-
blema de la dualidad de formación administrativa e histórica.
En Canadá, cercano a USA, se defiende la formación del archive-
ro en una Escuela de Biblioteconomía, o formación común de bi-
bliotecas y archivos.
La evolución de la Archivística hoy plantea la colaboración, el
conocimiento de disciplinas afines, sin pérdida de su personalidad
específica. Archivística, integrada y armónica que permita la unidad
de acciones continuadas y sucesivas de los archiveros, de acuerdo
con las tres edades; que permita la elaboración de una legislación
que integre las actividades archivísticas; la aceptación de una defini-

21. La formación en Archivística. Evolución, contexto y contenido, «Archivum»,

XXXIV, 1988, págs. 35-59.
220 ANTONIA HEREDIA HERRERA

ción suficientemente amplia que contemple la gestión, administra-

ción e investigación.

3.4.2. Centros de formación y enseñanzas.

Según Johannes Papritz la enseñanza de la Archivística se re-
monta a 1571 en una Escuela organizada por Jacob von Rammin-
gen28.Fue sin embargo un hecho aislado. La disciplina de íos archi-
vos como tal tarda en delimitarse, surgen antes las Escuelas de Paleo-
grafía y Diplomática.
El aprendizaje de la «Archivística» con tal denominación, a nivel
universitario tiene lugar en Alemania en la Universidad de Magun-
cia, a fines del XVIII.
Las primeras escuelas de archivos se crean en Nápoles en 181 1 ,
la de los Archi’vos de Baviera en Mónaco en 182 1 y I’Ecole de Char-
tes en 1822, aunque hasta 1846 casi fue exclusivamente para la for-
mación de medievalistas y aún después ha mantenido bastante esa
orientación. En 1854 nace un Instituto en Viena y una Escuela en
Venecia. En’ 1856, en Florencia, se institucionalizan las enseñanzas
de Pa1eografia.y Diplomática y en ese mismo año se crea en Madrid
por R. D. de 7 de octubre de 1856 la Escuela de Diplomática para la
formación de los archiveros del Estado, aunque desaparece en 1900
al vincularse a la Universidad las enseñanzas de Paleografía y Diplo-
mática.
Actualmente las enseñanzas con pretensión de formación integral
corren a cargo de instituciones como 1’Ecole de Chartes, el Instituto
de Archivística de Moscú y la Escuela de Archiveros de Córdoba
(Argentina). Esta Última es una escuela Interamericana de Archivos
creada en 1974 por medio del C.I.D.A. y actualmente tiene su pro-
longación en Madrid29.
En unos países la preparación de archiveros está vinculada a la
Universidad, en otros a los propios archivos, o a las Asociaciones

28. Cfr. LODOLINI,

Elio: Archivística. Principi e Problemi, Milán, 1984, págs. 232
y ss.
29. Es anexa a la Facultad de Filosofia y Humanidades de Córdoba. La carrera
de archivero dura tres años, con veinticuatro asignaturas de las cuales ocho son cornu-
nes y dieciséis archivísticas o afines.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 22 1

profesionales a través de cursos con una mayor o menor duración.

En Francia el Stage Technique des Archives organizado desde 1949
por la Dirección de los Archivos Nacionales completa la formación
de sus técnicos3”.
En China la formación de profesionales que han de responsahili-
zarse de los 3.004 archivos de la República Popular: que intcgrnn la
red de su sistema, se hace a través del Instituto de Archivos de la
Universidad del Pueblo Chino del que dependen 36 Faculíadcs Ilni-
versitarias de Archivística, aparte de existir también cnscñanzu sohrc
la materia a través de la Universidad Radio-Televisión y de Escuclas
Nocturnas.
Casi todos los países reconocen dos niveles de formación cquiva-
lente a titulado superior y de grado medio:
- Archiveros científicos í Facultativos í Conservateur d’archives.
- Archiveros técnicos / Ayudantes í Aides d’archives.
Veamos algo más pormenorizada y sintetizada la situación de los
principales focos de formación, en Europa, hoy”:

FRANCIA: Centro «l’Ecole de Chartesw

N.Olimitado de alumnos: 20.
Exigencia: título bachiller, seis años duración, prácticas y tesis.
Expedición título archivero y empleo asegurado.
Desde hace diez años funciona en Mulhouse y en Lyon una formación de grado
medio.

GRAN BRETAÑA: Enseñanza vinculada a la Universidad (Londres, Liverpool, Ban-

gor, Gales y Oxford).
Postgraduados, un año duración.,
Diploma con empleo garantizado.

30. DELMAS, Bruno: Trente ans dénseignenent de lílrchivistique en France, «La

Gazette des Archives», 141, 1988,págs. 19-31.
3 1. Para mayor información Cfr.: SERRA, Pilar; CONTEL,Concepción: Formación
profisional de los archiveros, «Boletín de ANABAD», 1981, n.O 2, abril-junio, págs.
249-258.
222 A N I < > N I A H t R E D l A HERRERA

HOLANDA: Escuela situada en los Archivos Generales del Estado en La Haya.

Exigencia: Doctorado en Historia o Derecho, preferentemente, y certificado de es-
tudios en latín.
10 meses duración.
Exámenes y título de «archivero senionb.

ITALIA: Escuelas Especiales de Archivistica, dependientes de los Archivos del Estado

( 1 7 en total).
Postgraduados, 2 años duración.
Exámenes, titulo (archivista di %ato».
Aparte existen cátedras de Archivistica en algunas Universidades.

i<I;P~Jl3LK'AFEDERAL: Escuelas dependientes de Archivos Estatales (las mas im-

portantes en Marburg y Munchen).
Postgraduados, 2 años duración.
Exámenes. título de archivero cientifico.

Hoy parece ser que existe una tendencia europea que establece
dos partes esenciales en la formación: una, a nivel universitario, con
un fuerte bagaje histórico-jurídico y otra, específica, basada en la Ar-
chivística.
La preparación de los archiveros ha evolucionado, lógicamente,
de forma paralela a la del concepto de archivo. De la consideración
casi exclusiva del archivo histórico que exigía fundamentalmente
unas enseñanzas de Historia, de Paleografía, de Diplomática y de La-
tín se ha pasado a la concepción del archivo de instituciones vigen-
tes, sin olvidar al otro, lo que ha exigido desde conocimientos de De-
recho Administrativo, técnicas informáticas y sobre todo estudios y
prácticas archivísticas, al ir consolidándose esta disciplina.
En Hispanoamérica la situación vuelve a plantear ausencia de
uniformidad amén de otros problemas como el derivado de la ocupa-
ción de los puestos directivos de algunos archivos por no profesiona-
les. Aparte de la del CIDA existen escuelas, vinculadas algunas a las
Facultades Universitarias, y cursos en Brasil, Colombia, Ecuador,
México, Panamá, Perú y Venezuela. La reunión de la ALA acordó
establecer las enseñanzas necesarias para dos niveles de profesionales
 ADMINISTRACI~NDE ARCHIVOS 223

(archiveros y auxiliares de archivos)". La escasez de docentes es no-

toria.
3.4.3. Titulación, formación y enseñanza en España.
El sistema archivístico español está actualmente servido por per-
sonal de titulación superior, la mayoría licenciados en Historia; de
grado medio, ayudantes que comparten trabajos de bibliotecas y au-
xiliares que tambien comparten con tareas bibliotecarias y que sue-
len irse extinguiendo, con formación de bachilleres. Estos títulos
equiparados a niveles oficialmente se traducen en
tres niveles:
32. Archivero Auxiliares de Archivo
Archivologia General .......................................... ídem
Historia de los Archivos ........................................ ídem
Planificación, organización y administración de archivos . . . . . . . . . . . ídem

Archiveconomia

Realidad Archivo Nacional ..................................... ídem

Legislación Archivística Nacional. ............................... ídem
Introducción a la Biblioteconomía, museología y documentación
Paleografía Hispanoamericana. .........................
Instituciones Nacionales e Hispanas. . . . . .
Paleografía Hispanoamericana. . . . . . . . . . .
Diplomática Hispanoamericana . . . . .
Instituciones Nacionales e Hispanas
Informática ................................................... ídem
Bibliografia archivística. ........................................ ídem
Etica profesional.. ............................... :. ............ ídem
Entiendo que más que enumeración de disciplinas pueden ser capítulos de una
sola enseñanza, Archivística General y Archivística Técnica, exceptuando las ciencias
auxiliares (Paleografia y Diplomática) junto con la Informática. Creo que tales crite-
rios están en la línea europea.
33. Sobre los antecedentes históricos de la profesión en España Cfr.: CORTÉS
ALONSO. Vicenta: Selección de personal de archivos, historia y futuro «Boletín intera-
mericano de archivos», Córdoba (Argentina), V-VI, 1978-79, págs. 163-184.
LÓPEZ GÓMEZ. Pedro; GALLEGO. Olga: La formación profesional de archiveros, ob.
cit.
224 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Archivero científico (titulación superior: Facultativo en Admi-

nistración central34,técnicos especiales en Administración lo-
caí.
Archivero técnico (ayudante, nivel medio, diplomatura).
Auxiliar (en vías de extinción hasta hace nada, pero que empieza
a recuperarse a partir de la incorporación de las enseñanzas
de archivos a la «Formacion Profesional»).
Dichos títulos Oxelen adquirirse tras unas pruebas de acceso que,
a veces, no establecen las diferencias claras mediante los requisitos y
ejercicios que exigen. No hay modelos establecidos que obliguen
para fijar claramente los perfiles de los distintos profesionales en sus
distintos niveles. A medida que nos acercamos a instituciones locales
con autonomía, son ellas las que no sólo deciden la necesidad de un
archivero sino el perfil de dicho profesional apartándose de las exi-
gencias convenientes.
Desde hace algunos años la Asociación profesional ANABAD,
está actuando por vía de la denuncia, de la recomendación y del ase-
soramiento para evitar tales desatinos, no siempre con buena fortu-
na.
Por otra parte, la especialización de íos archiveros para cualquier
nivel se traduce en la presencia de licenciados no sólo en el nivel de
facultativos, sino en la mayoría de las plazas de ayudantes y aun de
auxiliares. También en la práctica la formación y el desempeño de
las tareas archivísticas no permiten establecer los límites jerárquicos
entre unos y otros profesionales.
No existe una formación uniforme porque no existen unas prue-
bas de acceso tampoco uniformes y por lo tanto se comprueba un
desdibujamiento de las figuras de los profesionales, bastante lamen-
table. Estos defectos no tienen mas procedencia que la inexistencia
de una titulación oficial que respalde una profesión, a la que se une
la diversidad de pruebas de acceso y la falta de uniformidad de la for-
mación, como hemos dicho.
Cada día va salvándose, sin embargo, el desnivel existente entre
íos profesionales del Cuerpo Facultativo, creado en 1858 para servir
~

34. El Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, aunque

con titulación inicial de licenciado en Historia, sirve exclusivamente los archivos del
Estado, hoy de la Administración Central.
 ADMlNlSTRACldN DE ARCHIVOS 225

los archivos del Estado, con otros archiveros procedentes de la Ad-

ministración Local o de instituciones privadas o de empresas, en un
afán de lograr la unidad de la profesión er, nuestro país. Unidad qne
sólo será posible desde la perspectiva de una formación uniforme.
La formación científica del archivero ha oscilado desde una pri-
mera época en la que sus saberes eran esencialmente históricos y con
una dedicación especial a la Paleografía y a la Diplomática, q u k á
por su vinculación a la Escuela de Diplomática y por la dedicación a
los archivos históricos, hasta hoy que, con el resurgir de los archivos
administrativos y la aparición de las nuevas tecnologías, se pretende
lograr un ((archivero de gestión» de espaldas a unos conocimientos
tradicionales -que está más que demostrado- que son necesarios para
cualquier archivero. De tal manera esto es así que un movimiento
pendular nos está llevando de una época en la que el objeto de nues-
tros desvelos se centraba en los archivos históricos, ignorando a los
administrativos, hasta el otro extremo, en que casi vamos a olvidar-
nos de los primeros, volcándonos en los segundos.
Existen, pues, varias tendencias formativas que vienen a plasmar
dos archiveros diferentes que romperían la unidad de la profesión
que no tiene por qué estar reñida con la especialización.
Un profesional de archivos, a pesar de estas tendencias, debe es-
tar preparado para desempeñar su tarea en cualquier centro archivís-
tico.
La Bibliografía, ya la hemos ido viendo, es abundante sobre el
tema y raro es el Congreso o reunión de profesionales que no incide
sobre él, síntoma del interés que despierta en tanto en cuanto los ar-
chiveros son los que han de llevar a efecto esa Administración de Ar-
chivos, desde su planificación hasta su ejecución.
En el 111 Congreso de ANABAD (Cáceres, noviembre 1985), des-
de perspectivas personales, aunque bastante consensuadas, se ha
puesto de manifiesto la necesidad de una formación completa y úni-
ca en la que sobre una base histórica (licenciatura en Historia) se
afiance el estudio y práctica de la Archivística como disciplina cen-
tral y a partir de aquí estén contempladas todas las otras disciplinas
auxiliares tradicionales (Diplomática, Paleografía, Cronología, Dere-
cho Administrativo) y las nuevas técnicas (Informática) de tal mane-
ra que se refuerce y no se sustituya la preparación específica del ar-
chivero.
226 ANTONIA HEREDIA HERRERA

En esta línea transcribo mi propuesta, en esa ocasión, de iiforma-

ción integral del archivero científico en la que sobre una base de sa-
beres amplios, incluso dispares, la preferencia la tengan las enseñan-
zas de laArchivística, si somos consecuentes con nosotros mismos
que estamos defendiendo la particularización e independencia de di-
cha disciplina y cuyo amplio campo no voy yo a descubrir aquí pero
que no está de más que se recuerde. Dejando a un lado las subdivi-
siones de General y Especial, o de General y Técnica, como algunos
defienden o las variantes de Archivística pura y Archiveconomía
que, en definitiva, suelen ser bastante subjetivas y no tienen a mi
modo de ver, más interés que a efecto de una programación docente,
la Archivística aparte de entrar en su definición, su evolución a lo
largo del tiempo, la delimitación de su campo hoy y la relación con
otras disciplinas, ha de pasar inmediatamente a considerar su objeto:
el archivo y en última instancia al documento como elemento funda-
mental del archivo y del patrimonio documental, para después cen-
trar su atención en la finalidad de servicio de la información por me-
dio de una específica metodología desarrollada fundamentalmente a
través de la organización y descripción, aplicada después en la prác-
tica a ese doble campo de archivos administrativos e históricos y ma-
terializada a través de una normativa de acceso, de programación
cultural y de difusión que incluirá la reproducción en sus diferentes
vertientes y la publicación editorial.
En el aprendizaje de esta disciplina han de estar contemplados
esos aspectos de «gestión de documentos» y «administración de ar-
chivos» que tanto preocupan hoy y que bien pudieran estar engloba-
dos en los apartados anteriores, pero a los que pudiera darse una
mayor dedicación, a la vista de la preocupación actual, que conlleva-
ría una atención especial al proceso documental, transferencias, ex-
purgos, legislación, planes y programaciones archivísticas a cual-
quier nivel.
Junto a lo expuesto, toda la problemática de conservación mate-
rial que llevará al análisis de los agentes destructores, los edificios y
sus instalaciones y la reproducción.
Hay algo que la enseñanza de la Archivística no puede perder de
vista y es su carácter eminentemente práctico que ha de estar sufi-
cientemente compaginado y respaldado con el aprendizaje teórico.
 ADMINISTRAC16N DE ARCHIVOS 227

La Archivística ha de estar completada por disciplinas auxiliares,

desde nuestro punto de vista de archiveros, como son la Diplomática
y la Paleografía, teniendo en cuenta que hoy los archiveros están
asumiendo una responsabilidad en el campo de la primera, por lo
que respecta sobre todo al estudio de la tipología, para suplir el vacío
tradicional de estos estudios en la Edad Moderna y Contemporánea.
En esta formación será necesaria la profundización en el estudio
de las instituciones en cuanto que sus funciones y actividades deriva-
das de sus competencias y jurisdicción son generadoras y producto-
ras de documentos y nos darán el quid del flujo y reflujo de éstos, in-
dispensables a la hora de la organización, completadas con nociones
suficientes de Derecho Administrativo que nos podrán en contacto
con el procedimiento administrativo que, en definitiva, nos ofrecerá
los cauces de los expedientes de hoy, es decir, de la génesis documen-
tal moderna.
Y por último, un conocimiento de las nuevas técnicas informáti-
cas que no necesariamente nos lleven a ser especialistas en la mate-
ria, sino que nos capaciten suficientemente para entrar en diálogo
con los técnicos en Informática, y que el ordenador a nuestro alcance
sea un instrumento eficaz para nuestra tarea.
Esta sería la base de una formación uniforme que no estaría reñi-
da con una insistencia especial en determinados aspectos, a la hora
de la convocatoria de oposiciones o de pruebas de acceso para cubrir
plazas de archivos concretos, materializada en un mayor número de
temas al respecto, en la exigencia de idiomas, o en la elaboración de
memorias o proyectos, según los
Esta propuesta estaba encarada frente a la proximidad del año
2000 porque entiendo que la tecnología que avan7a a pasos agiganta-
dos no podrá eximirnos de esos conocimientos a través de los cuales
podemos potenciar aquélla en nuestro mundo profesional.
Pasados escasos años desde que se publicó la primeid edición de
esta obra y a la vista de las inquietudes que nos dominan, insistiré
sólo, siempre en la misma línea y de acuerdo con lo expuesto en la

35. HEKEDIA HERRERA,

Antonia: Formacion profesional en la antesala de as<;
2000, ob. cit.
228 ANTONIA HEREDIA HERRERA

introducción, en la necesidad de la incorporación de la normaliza-

ción a todo nuestro trabajo que arrastrará, inevitablemente, nuestra
atención a los estudios de tipología documental. Pero siempre un
único archivero ante la diversidad de centros, que incorpore a sus ac-
tividad la de gestor de documentos, que no olvide su especialización
profesional y que tenga muy clara su diferencia con otros profesiona-
les afines de la Información y Documentación.
En cuanto a las enseñanzas hemos pasado de la incuria a la so-
breabundancia. Nadie que quiera ser archivero podrá alegar la au-
sencia de aquéllas. La formación autodidacta que muchos pregoná-
bamos, no tiene ya cabida. La Última década (1980-1990) ha con-
templado la explosión de las enseñanzas archivísticas desde muchos
frentes, mientras que paradójicamente no se consigue una titulación
oficial.
Hasta recientemente sólo existía en Madrid la Escuela de docu-
menta lista^^^. La enseñanza de la Archivística como disciplina ha es-
tado ausente de los planes de enseñanza universitaria. Ahora está in-
corporada como optativa en algunas Facultades de Historia, pero en
no pocos casos, su docencia no está encomendada a archiveros. Está
incorporada también como una asignatura a las Escuelas de Bibliote-
conomía de Granada y de Salamanca. En Andalucía se ha consolida-
do un curso anual de formación para postgraduados equivalente a
una Escuela de Archivística a nivel de técnicos superiores, vinculada
al Instituto de la Función Pública. En una línea semejante, más de
formación que especialización, han surgido después tres Masters en
Barcelona, Madrid y Vitoria respectivamente vinculados a la Uni-
versidad. Y junto a estos cursos de más de 300 horas, infinidad de
cursillos, seminarios, jornadas y similares dedicados a temas mono-
gráficos. Las instituciones patrocinadoras también múltiples: ANA-
BAD, Universidades, entidades locales, Bancos, etc.

36. Creada en 1964 y con origen en los «Cursos para la formación técnica de Ar-
chiveros, Bibliotecarios y Arqueólogow de 1952.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 229

4. Niveles de programaciones archivísticas.

Delimitadas las funciones del archivo, y por ende del archivero,

presentado el esquema de un programa archivístico, configurada la
Administración de archivos sobre los pilares que la sustentan, podc-
mos esbozar las líneas de actuación según los diferentes niveles dc
acuerdo con la actual organización político-administrativa de nucs-
tro país, yendo desde los niveles superiores a los inferiores que i r i n
marcando lógicamente no sólo las mayores o menores necesidades,
sino los problemas específicos y diferenciales de unos y otros.

Establecimiento de un sistema nacional de archivos, que marque los

canales de transferencias y depósito.
Delimitación e institucionalización de los servicios tanto ejecutivos
como asesores.
Elaboración de una legislacion suficiente, a través de Leyes, Regla-
mento y normas.
Dotación y formación de personal.
Nivel
Nacional Preparación de una normativa de expurgos.
o Central Acopio de información general (estadísticas, censos, bibliografía).
Planificación y coordinación de programaciones orgánico - descrip-
tivas de los diferentes grupos de archivos.
Plan editorial.
Programaciones informáticas.
Distribución de presupuestos.
Seguimiento (Inspecciones).

i
Será semejante al nivel anterior, pero con menos necesidades, en
cuanto que su ámbito es inferior, pero siempre en conexión con
Nivel el anterior, para evitar duplicidad y diversidad de criterios.
Regional o La legislación, los servicios,'las orientaciones básicas, no podrán en
Autonómico ningún momento desconectarse del quehacer general.
La coordinación con el nivel anterior es indispensable en todo mo-
mento.
230 ANTONIA HEREDlA HERRERA

Estudio del centro y de su producción documental.

Establecimiento de sus servicios y de su coordinación con los niveles
superiores.

Coordinación y colaboración entre producto-

res y archivo.
Regulación de remesas.
Establecimiento de expurgos periódicos.
Archivo Definición del esquema de clasificación y elec-
Administrativo ción de tipos de ordenación para las se-
ries.
Registro.
Instalación.
Nivel de Descripción.
Centros Servicios de información y estadística.

Reclasificación.
Programación descriptiva y editorial.
Servicios en todas sus manifestaciones (sobre
Archivo investigación, consultas, biblioteca, repro-
Histórico grafia, etc.).
Restauración.
Reproducción.
Exposiciones, conferencias.

5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos.

Existe un nivel internacional que busca la coordinación y comu-

nicación entre los diferentes países en materia de archivos. En él jue-
gan un papel decisivo un conjunto de instituciones y organismos que
han intentado una relación entre todos los países con vistas a una
sistematización archivística para conseguir una organización admi-
nistrativa y de investigación ci'tntífica.
Destaca la labor de coordinación y de intercambio de la Unesco,
a través de la División del Programa General de Información, que
tiene en marcha un programa específico denominado RAMP (Re-
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 23 1

cords and Archives Management Program) con una acción desisiva

hacia temas de política, normas técnicas, legislación, formación pro-
fesional cuyos resultados están siendo publicados, junto con el UNI-
SIT (United Nation Information System).
A instancia de la Unesco se creó en París, en 1948, el Consejo In-
ternacional de Archivos (C.I.A.), integrado por archiveros especialis-
tas que tras convocar el l.er Congreso Internacional de Archivos,
quedó definitivamente constituido como organismo consultivo per-
manente. Actúa como vínculo de unión entre todos los profesionales
del mundo y como ejecutor de buena parte del programa archivístico
de la Unesco. Sus órganos de gobierno son la Asamblea General, un
Comité Ejecutivo y el Bureau y se dcsglosa en varios organismos que
elaboran y ejecutan su programa, como son: El Congreso Intemacio-
nal de Archivos que se reúne cada cuatro años, la Conferencia Inter-
nacional de la Mesa Redonda que ya ha celebrado veintidós reunio-
nes, las Comisiones (de Desarrollo de Archivos y de Publicaciones),
las Ramas Regionales>’, las Secciones, los Comités Profesionales3*y
el Comité de Redacción de «Archivum» que es el vehículo de comu-
nicación habitual 79.
Ha sido decisiva la acción de la Unesco en cuestiones de legisla-
ción y en relación con problemas comunes o que afectan a las rela-
ciones entre unos países y otros, así en cuestiones de acceso a la in-
formación, sobre el valor probatorio del microfilm, acerca de las im-
plicaciones jurídicas de los sistemas de información automatizados,
sobre propiedad intelectual, sobre reclamaciones de archivos expa-
triados.

37. Entre ellas la ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) y ARBICA

para los países árabes. El estatuto de la ALA está publicado en el ((Anuario Interame-
ricano de Archivos», IX-X, Córdoba, 1982-83, págs. 113-121.
38. Actualmente existen los de Formación Profesional, Informática, Conserva-
ción y Restauración, Reprografia, Sigilografia, Archivos de Empresas, Archivos Lite-
rarios y Artísticos, Archivos Administrativos, cuestiones todas que afectan a la política
archivística de cualquier país. Cfr. para el momento actual, CIA: Directory 1990, que
nos ofrece una visión completa, incluida la composición de cada una de las Secciones-
más recientes, como la de Archivos Locales y de Formación.
39. Le CIA, ses realisations et son avenir. Cuarta sesión del 9.O Congreso Intema-
cional de Archivos, Londres, 1980, «Archivum», XXIX, 1982.
232 ANTONIA HEREDIA HERRERA
--

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tensivo de iniciación a la Archivística»,Tarragona, 1980, págs. 3-12.
___~___
*
No he seguido un orden alfabético en esta $elección, Tino el orden del guión del capitulo. M c remito tamhtén
a la Uibliogralia mas amplia que figura en las notas.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 233

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 111
METODOLOGÍAARCHIV~STICA
 CAPíTULO 8
VOCABULARIO Y TERMINOLOG~AARCHIV~STICOS

1. Problemática general.
2. Trabajos de unificación terminológica.
3 . Diversidad de uso de términos más frecuentes.
 Problemática general.

Al iniciar los capítulos específicos relativos al desarrollo teórico-

práctico de la Metodología Archivística, hemos de abordar uno de
los principales problemas planteados desde siempre y no resuelto en
gran parte.
Buena prueba es que sigue siendo punto de preocupación de to-
das y cada una de las reuniones nacionales e internacionales y de los
archiveros que suelen dar doctrina sobre archivos: la terminología.
Continúa teniendo actualidad la afirmación de Schellenberg de
que el mayor impedimento con que se enfrenta la metodología archi-
vística es la falta de uniformidad terminológica.
Una ciencia o una disciplina necesita tener como vehículo de ex-
presión un léxico común para conseguir un entendimiento correcto.
Es preciso contar con términos claros, exactos, que respondan a con-
ceptos universales en materia de archivos. Sin embargo, estamos
muy lejos de alcanzar esta situación, ya que la diversidad afecta no
sólo a las simples denominaciones -que podrían salvarse con una ta-
bla de equivalencias o glosarios-, sino a, lo que es más grave, los
conceptos, incluso a los fundamentales como pueden ser clasifica-
ción y ordenación, inventario o catálogo, por poner sólo algunos
ejemplos. A esto se añade la imprecisión o ausencia de una termino-
logía tipológica en el campo de la Diplomática Moderna, tan necesa-
ria para nosotros.
La explicación puede estar en el hecho de que los archiveros -y
me refiero en este caso a los de habla hispana- han llevado a cabo su
tarea profesional valiéndose de su propia experiencia o de otros téc-
nicos. Se han basado en la práctica, pero salvo honrosas excepciones
no se han detenido a teorizar, o al menos, no lo han hecho todos los
240 ANTONIA HEREDIA HERRERA

que debieran y cuando han intentado sentar principios lo han hecho

aisladamente, de tal manera que, exagerando, puede llegar a decirse
que cada archivero tiene su propio vocabulario.
Se ha producido así una falta de unidad terminológica y concep-
tual y una ausencia de coordinación en las tareas específicas. El des-
concierto no sólo afecta al área dentro de los límites de nuestro país,
sino que aumenta al intentar el entendimiento con otros países, so-
bre todo teniendo en cuenta que esta diversidad atañe de lleno a de-
nominaciones y conceptos tan fundamentales como es el propio ob-
jeto de la Archivística: el archivo. Ya vimos al tratar del tema en el
capítulo 3 ’ .
Hoy corremos el riesgo de confusión cuando hablamos de archi-
vos económicos, archivos científicos, archivos culturales, archivos de
arquitectura, al desviar el tema hacia las fuentes. N o debíamos iden-
tificar a las fuentes para la Historia de la Economía con los archivos
mal llamados económicos. Archivos y fuentes pueden no ser sinó-
nimos.
Con relación al término archivo, ya vimos, cuando hablamos del
objeto de la Archivística, que existen realidades que se acercan al ar-
chivo sin llegar a serlo. Así hablábamos de depósitos documentales
identificándolos con lo que no son otra cosa que almacenes de papel.
Los franceses que no son ajenos a esta realidad utilizan el término
mervices d’archivew para distinguir el archivo de verdad y que por
tanto ofrece servicio, frente a ese otro archivo que puede ser simple-
mente un depósito de papeles.
Hemos ido comprobando también la dificultad y necesidad de
precisar lo que es un documento de archivo. En la legislación, en la
española sin ir más lejos, las definiciones para archivo y para docu-
mento son menos precisas que las defendidas por algunos archiveros.
En el ámbito legal puede ser conveniente esa ambigüedad y amplitud
por cuanto llegado el caso de ampliar la gestión y administración en
materia de almacenamiento y conservación del Patrimonio docu-
mental conviene la holgura, frente a la restricción. Desde el punto de

1. C.I.A.: Dictionnaire de terminologie archivistique, K. G . Saur, München, New

York, London, París, 1984, n.O 30, pág. 24.
LODOLINI.Elio: Archivio: un cvncetto controverso, ob. cit.
 VOCABULARIO Y TERMINOLoGfA ARCHIVfSTKOS 24 1

vista doctrinal sin embargo la concreción es necesaria por cuanto al

fijar un método específico, éste puede tambalearse si no existe tal
precisión. Lo que no obsta para que, llegado el caso, se plantee y
asuma la atención a otros documentos y a otros centros documenta-
les, pero conscientes de que a la hora de esa dedicación a su trata-
miento éste habrá de ser diferente (es el caso de los «nuevos docu-
mentos» y los «nuevos archivos»).
El problema ha empezado a ponerse al rojo, en cuanto que las
perspectivas informáticas nos exigen una normalización documental
que ha de partir de una homogeneización terminológica que nos
ayude a comunicarnos con un lenguaje semejante, en casos similares.

2. Trabajos de unificación terminológica.

La dificultad de la terminología archivística ya estuvo presente al

crearse en 1931 el «Comité consultivo permanente de especialistas
de archivos» que se plantearon la unificación a nivel internacional y
propusieron la publicación de un «lexicon». El I y 11 Congresos In-
ternacionales de Archivos (París, 1950, La Haya, 1953) hicieron
suyo el tema. Los primeros resultados vieron la luz ese mismo año2.
En Francia, por esas fechas, se discutió la cuestión en el Stage Tech-
nique Intemational d'Archives y en Alemania el Dr. Heinrich Otto
Meisner insistía en el problema. Un Comité Internacional patrocina-
do por el CIA 'trabajó varios años, de 1954 a 1963, ofreciendo al fi-
nal un Lexicon de terminología archivística3.
A nivel individual no han faltado las colaboraciones sobre este
asunto que apuntan sobre la dificultad de conseguir esta homogenei-
zaciÓn4.

2. «Archivum», 111, 1953, págs. 13-15.

3. Elsevier's Lexicon of Archiva1 terminology, Amsterdam, London, New York,
1964.
4. JENKINSON. Hilary: The problems $fnomenclature in Archives, ((Journal of the
Society of Archivistw, 1, 1958, págs. 233-239.
DUCHEIN. Michel: Avant-propos, ((Archivumw, XVII, 1967, pág. 15; Les archives
dans la tour de Babel: problemes de terminologie archivistique internationak «La Ga-
zette des Archives», París, 1985, n . O 129.
242 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Algunos ejemploi de intentos y resultados más o menos afortuna-

dos en Hispanoamérica han sido gran parte de las colaboraciones
presentadas en la Reunión Interamericana sobre Archivos (PRIA) en
Washington en 196 1, sobre Glosario de términos archivísticos como
los de Manuel Carrera Stampa, P. Agustín Hernández, Enrique L.
Morales, Alcira Ruiz Larre, Gastón Litton,’George S. Ulibarri. En
1980 hubo otro intento en México5. Recientemente, en el 1 Semina-
rio Nacional de Archivos Históricos celebrado en Lima en julio de
1985, otros resultados acerca de ((Terminología archivística» que re-
coge 54 términos de los más usuales en los archivos hist&ricos6.
Han sido, pues, bastantes los profesionales que han denunciado y
siguen denunciando este hecho y son también bastantes, aunque no
suficientes, los intentos de solución a través sobre todo de la Unesco
y del CIA.
Recientemente ha visto la luz el Dictionary of Archiva1 Termino-
l0g.v’ que es el resultado de un grupo de trabajo establecido en 1977
e integrado por MM. Peter Walne (Inglaterra), Francois J., Himly y
Michel Duchein (Francia), Eckhart G. Franz (Alemania), Antonio
M.” Aragó (España), MM. Frank Evans (USA), F. 1. Dolgih (Rusia) y
Charles Kecskemeti (Secretario Ejecutivo del CIA). En esta obra se
ha tratado de establecer una terminología mínima y posible común
(503 voces integran el trabajo cuyas definiciones se han dado en in-
glés y en francés, señalando después las equivalencias con otros idio-
mas: holandés, alemán, italiano, ruso y español).

EVANS. Frank B.; HARRISON, Donald F. y THOMSTON, Edwin A.: A basic glossary
for archivists, manuscripts curatores and records managers, «The american Archivist»
31, 1974, págs. 415-433.
CORTESALONSO, Vicenta: Manual de Archivos Municipales, Madrid, 1982, Cfr.
Glosario, págs. 121-134.
CARUCCI, Paola: Le forti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, 1990,
págs. 199-239.
5 . Secretaría de Educación Pública, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Ar-
chivoconomía: Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de Admi-
nistracidn, México, 1980, 12 1 págs.
6. FUNL H E N R ~ Q U E LVilma: Terminología Archivística, «Primer Seminario Na-
cional de Archivos Históricos. Acuerdos y recomendaciones», Lima, 1985, págs.
54-60.
7. C.I.A.: Dictionaire ... ob. cit.
 VOCABULARJO Y TERMlNOLOGfA ARCHIvfSTICOS 243

Por lo que respecta a las equivalencias en español no pueden ta-

charse de afortunadas, quizás porque para esas fechas los archiveros
españoles empezaban a sentar las bases teóricas de su trabajo especí-
fico y no existió una confrontación previa.
Otro intento loable es el de AFNOR que publicó en París en
1968 el Vocabulaire des archives. Archivistique et diplomatique con-
temporaines aunque bastante limitado al ámbito de la lengua france-
sa. Recientísimamente, 1990, la Asociación de Archiveros Brasile-
ños ha editado un Diccionario brasileiro de Terminología Archivísti-
ca.
Junto a este verdadero intento de uniformación terminológica, se
siguen publicando otros trabajos, ajenos a lo que está publicado en
esta línea. Así acaba de aparecer en Venezuela el Diccionario de Ar-
chivologia (Caracas, 1990) de Humberto Ali Pernia que ignora entre
otras obras, el Diccionario del CIA.
Hay países en los que existe sanción oficial para el uso de voces.
En Francia, el Decreto 7911037 de 3 de diciembre de 1979 establece
una terminología precisa para las denominación de archivos según el
ciclo de vida de los documentos, cuya equivalencia en nuestro país
puede quedar así:

(Francia) Archivos corrientes Intermedios Definitivos

5 5 5
(España) Archivos administrativos . Intermedios Históricos

3. Diversidad de uso de términos más frecuentes.

Llegar sin embargo a la unificación es bastante complejo, por

cuanto las prácticas archivísticas están profundamente marcadas por
las tradiciones culturales y administrativas &Cada país y es por lo
que a veces es dificil traducir términos archivísticos de una a otra
lengua, al ser frecuente que las mismas palabras no se refieran siem-
pre a realidades parecidas o equivalentes y por cuanto se han usado
con excesiva frecuencia términos específicos de otras disciplinas.
244 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Así, por ejemplo, lo que los norteamericanos denominan «re-

cords management» no tiene su equivalente exacto en Europa. Los
franceses y los españoles han optado por «gestión de documentos))
que no es plenamente igual, por cuanto no se corresponde con una
realidad existente en estos países, como hemos visto en el capítulo 6 .
Por lo que se refiere a las unidades archivísticas existe una reali-
dad que no se corresponde exactamente con el expediente y para la
que no tenemos en castellano un término específico. Los franceses lo
denominan <(dossien>y equivale a una carpeta con documentos re-
Iativos a un tema, a un acontecimiento. En un archivo personal es el
equivalente al expediente identificado con una materia o asunto. Sin
embargo no responde a un procedimiento administrativo por cuanto
en el caso de un particular, aquél no se contempla. Suelen abundar
en los archivos personales, aunque no falten en los públicos. Son
para los que habíamos estimado la siguiente descripción:
((documentos para ...............))
((documentos sobre..............»
Recientemente se habla con bastante ambigüedad del nuevo
«material» de archivos. Estimo que habría que precisar que ese ma-
terial documental constituye el contenido del depósito de cualquier
archivo que podrá estar formado por:
documentos de archivo que constituyen un fondo.
documentos de archivo formando colecciones.
documentos manuscritos que no son documentos de archivo.
documentos con nuevos soportes que constituyen colecciones.
En cuanto a los instrumentos de descripción hay términos genéri-
cos y términos específicos. Para los primeros cada país suele utilizar
uno o varios:
Francia: 4nstruments de recherche», utilizado más que con el signi-
ficado restringido de investigación, de búsqueda en general.
Italia: ainstruments de ricerca,).
Canadá: «instruments de recherche» (= instrumentos de investiga-
ción) para los archivos históricos; ((instruments de reperage» (=
instrumentos de recuperación) para los archivos corrientes.
 VOCABULARIO Y TERMINOLOGfA ARCHIVfSTlCOS 245

U.S.A.: afinding aids», equivalentes a auxiliares de búsqueda o loca-

i ización.
En España, o meior en lengua castellana, la proliferación de tér-
minos nos lleva al uso de «instrumentos de trabajo», ((instrumentos
dc investigación)), «instrumentos de archivo», «instrumentos de in-
formación», «instrumentos de descripción».
Mucho más complicado es el uso de palabras específicas para la
dcnominación de cada uno de los instrumentos. El cuadro anejo
(pig. 246) puede mostrarnos la diversidad que, como veremos al tra-
tar de la Descripción, no puede someterse fácilmente a una equiva-
lencia por cuanto no existe previamente una correlación con las
agrupaciones documentales que también ofrecen dificultades de
identidad de unos países a otros. Veamos el caso entre Canadá y Es-
paña:

CANADA ESPAÑA

Depósito Archivo o institución de archivo

Groupe des fondos ...............................
Fonds Fondo
........................... Sección
Series Series
Articles Unidades de instalación
Piezas Piezas; unidades archivísticas

El concepto de serie para los franceses es totalmente diferente al

nuestro. La serie, para nosotros, está vinculada a una única institu-
ción y es testimonio de una actividad específica de ésta; circunstan-
cias que determinan su tipología.'*'Paraellos la unidad la proporciona
la semejanza de contenido por ser resultado de una actividad común
aunque proceda de diferentes instituciones. Así: Educación, identifi-
cada a nivel nacional con una acotación alfanumérica.
 Manuel d'Archivistique» «Les archives au XX siecle)) ((Archivistica.Pnncipi ((ArchivísticaGeneral.
(FRANCIA) - (CANADA) e problemin (ITALIA) Teoría y práctica) (ESPANA)

1
Etats sommaires Ó Etats Catalogue des fonds

c I
par fonds Etat General Censos
de depot general
Cuida Guías
Cuides Cuides par fonds especial

11
Repertoire numenque Repertoire sommaire sommario
Repertoire numerique detaillé Repertoire numenque Inventario Inventario
Repertoire numerique detaillé analítico
Repertoire alfabetique - Repertoire index

111
inventaires sommaires Inventaire sommaire cronológico
Inventaires Sommaires detaillés Inventaire analytique Regesti Catálogo
Inventaires chronologiques Inventaire index alfabético
inventaires anal ytiques
Inventaires de reconstitution
fictive de fonds dissociés

Diferentes denominaciones utilizadas en los Manuales más difundidos, según los tres niveles de descripción.
Cfr. HEREDlA HERRERA, Antonia: Estado de la cuestión sobre instrumentos de descripción «IRARGI» (en prensa).
 VOCABULARIO Y TERMINOLOG~AARCHIV~STICOS 241

En cambio, sólo es cuestión de nombre, existiendo identidad con-

ceptual entre unidad de instalaciónhnidad de conservación y el tér-
mino francés: article.
Entre nosotros existen dificultades conceptuales para entender lo
que es una sección y una serie. Ya vimos el problema al hablar de las
agrupaciones documentales (capít. 4).
En México (en el A. G. N. y en otros archivos) se ha tomado
como unidad orgánica el «ramo» que han definido como «serie ho-
mogénea formada por documentos con afinidades institucional, tipo-
lógica o temática» que no es exactamente equivalente a lo considera-
do por nosotros como serie.
De todo esto se desprende la dificultad y los problemas que plan-
tea una traducción exacta. Hay que interpretar, adaptar e igualar.
En cuanto a las tareas fundamentales: organización y descripción,
la complicación se acrecienta y, aunque ya insistiremos en el capítu-
lo correspondiente, apuntaremos algunas cuestiones.
El término clasificación es de los más discutidos en el campo de
los archivos sobre todo cuando se aplica a la organización, pero no
olvidemos que en Archivística puede adecuarse a varios aspectos.
Hablaremos de:
Clasificación de archivos (Cfr. capít. 3).
Clasificación de documentos de archivo (Cfr. capít. 4).
Clasificación de una institución de archivo (Cfr. pág. 189).
Clasificación de un fondo (Cfr. capít. 9).
Ordenación suele aparecer como equivalente de organización, y
así se habla de ordenación primaria, que sería la clasificación -desde
nuestro punto de vista-, y de ordenación secundaria, entendida por
nosotros como verdadera ordenación.
Más complicada resulta la pregunta de algunos: ¿qué es ordenar y
qué clasificar? en cuanto que desde nuestro planteamiento queda
trastocado el orden en el tiempo de ambas tareas, y de esta alteracióh
difícilmente pueden seguirse conceptos claros.
En más de una ocasión, alguna muy reciente, se ha dicho que la
ordenación y la catalogación son las dos operaciones o cometidos
que hay que realizar en cualquier archivo. Afirmación equívoca e in-
completa por cuanto la ordenación es una operación que hay que su-
mar a la clasificación, y en cuanto a la segunda es sólo una faceta
248 ANTONIA HEREDIA HERRERA

dentro de la descripción. Con aquella afirmación se identifica la ca-

talogación con la descripción ignorando a la inventariación que es
operación diferente, prioritaria e incluso más importante que la cata-
logación.
No aclara mucho, por confusa, la definición dada por la Unesco a
la ¿<ordenación»como tarea relacionada con y diferenciada de la des-
cripción: «todas las actividades por las que los fondos se someten a
un control administrativo e intelectual incluyendo la organización
material de los fondos». De donde se deriva que el concepto organi-
zación lo engloba dentro de la ordenación, cuando tendría que ser a
la inversa. Aunque entendemos que la «organización material» se re-
fiere a la ordenación numérica e instalación en las estanterías. Por
otra parte, esta definición no puede servirnos en el caso de que los
fondos, hayan perdido todo rastro de sistematización, cosa que es
frecuente, y estén amontonados sin diferenciación alguna.
A lo largo de este Manual tendremos ocasión de plantearnos
cuestiones de terminología. Pero valga todo lo dicho para estar alerta
a la hora de consultar la bibliografia.
Ahora, sin pretender hacer un glosario y sólo a efectos de clarifi-
car el uso y manejo de este libro, voy a comentar la equivalencia de
algunos términos empleados en él y el valor de algunos conceptos
también utilizados con frecuencia.
Repositorio es palabra hispanoamericana bastante usada para de-
signar al archivo en su acepción más amplia, como suma de conti-
nente y contenido, mientras que acervo documental es un concepto
que va más allá del simple contenido de un archivo, está más en la
línea de referirse a patrimonio documental de un país, de una región.
La palabra depósito o depósito de archivo se utiliza generalmente
para designar la parte material del edificio del archivo donde se ins-
talan y guardan sus fondos documentales y suele estar en lugar dife-
rente de las salas de investigación y de los despachos de trabajo de
los archiveros. Ahora bien, este Manual y desde una perspectiva to-
talmente personal hasta encontrar otro término que nos satisfaga,
empleamos la palabra depósito con el complemento de documental
para contraponerlo al verdadero concepto de archivo, entendiendo
que son muchos los depósitos documentales que no han alcanzado
su realización plena en archivo, al carecer de organización y no po-
 VOCABULARIO Y TERMINOLOGfA ARCHIVfSTICOS 249

der ofrecer servicio. Es decir, utilizamos convencionalmente «depó-

.sito documental» para un fondo o conjunto de fondos desorganizados
quc pueden y deben en su día convertirse en archivo.
La noción de fondo, fondo documental o fondo de archivo está ín-
timamente unida al principio de procedencia y tiene su razón de ser
cn la nccesidad de mantener separado y diferenciado el conjunto
de documentos producidos por una institución que guardan entre sí
relación y por tanto constituyen un todo coherente. Es decir, fondo
es el conjunto documental procedente de una institución o persona y
conservado en el archivo de dicha institución o una institución de
archivo*. Este conjunto o unidad coherente de documentación es ca-
paz de informar sobre la situación y relaciones de la institución pro-
ductora, fijando su situación jerárquica y su estructura.
No siempre se utiliza debidamente la palabra fondo; con excesiva
frecuencia se emplea en plural (fondos), para designar una parte de
un fondo o para hablar de documentos en general.
U n archivo puede estar formado por uno o varios fondos docu-
mentales. Así, en este último caso, los que tengan la calidad de gene-
rales. Valga como ejemplo el Archivo de Indias de Sevilla, que guar-
da el fondo del Consejo de Indias, el de la Casa de la Contratación, el
del Consulado de cargadores, etc.
Las unidades físicas (libro, carpeta, legajo, cinta, disco) tienen
bastantes denominaciones genéricas: unidad de conservación, unidad
de instalación o unidad de almacenamiento.
La evaluación o valoración de los documentos con vistas a su
conservación definitiva es lo que los franceses denominan «Tri» y
sus consecuencias son la selección y el expurgo.
El «expurgo», se corresponde con la eliminación responsable o el
«descarte» de los argentinos.
Incluso al hablar de metros lineales parece que no existe unifor-
midad de criterio, aunque prevalece según la Unesco el de ser los
metros de estantes medidos a lo largo con 26 cms. de profundidad y
37 cms. de altura.

8. La Unesco define al fondo: c o m o el conjunto de documentos de archivo de

toda índole reunidos por una persona fisica o moral o una institución en el ejercicio de
sus actividades o de sus funciones».
250 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Son cosas bien diferentes hablar de organización de fondos (clasi-

ficar y ordenar) o hablar de organización o administración de archi-
vos que da lugar al establecimiento de niveles para llevar a cabo pro-
gramaciones archivísticas.
Si existen dificultades de uniformidad terminológica de un país
respecto de otro, las diferencias dentro de un mismo país no son tan-
tas y podían soslayarse. Actualmente debemos tender a lograrlo por-
que resultan injustificadas estas notables diferencias entre profesio-
nales que tienen un mismo idioma y parten de unas instituciones y
prácticas comunes.
Recientemente los archiveros eclesiásticos y el Centro de Infor-
mación Documental de Madrid se han reunido para estudiar y fijar
la terminología con vistas a un plan de informatización de su docu-
mentación. En el campo de los archivos municipales también se bus-
ca el consenso terminológico, por lo que afecta a las denominaciones
de las series.
El problema de la terminología para los archiveros tiene dos ver-
tientes, por una parte aquélla que afecta a la terminología propia-
mente archivística y por otra parte la que se refiere a la tipología do-
cumental, por cuanto que de su fijación se derivará la delimitación
de series documentales y la confección de cuadros de clasificación
homogéneos para fondos dócumentales similares.
Dentro de ese gran capítulo que se refiere a la normalización, la
terminología sería su primer epígrafe.
 CAPÍTULO 9
ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS

1. La organización en los archivos.

2. Clasificación y ordenación: ambigüedad de significados.
3. Diversidad de teorías.
4. Anterioridad de la clasificación a la ordenación.
5. Diferencias entre ambas operaciones.
6. Clasificación «a priori» y «a posteriori».
7. Clasificación de un fondo de archivo.
8. Materialización de la clasificación en cuadros.
9. Elementos de clasificación.
9.1. Acciones.
9.2. Estructura orgánica.
9.3. Asuntos.
10. Sistemas de clasificación.
11. Elección de la clasificación.
12. Principios de clasificación.
1. La organización en los archivos.

El respeto al origen y al orden natural nos da la clave de lo que es

organización en cualquier archivo, o mejor en cualquier fondo o
equivalente.
Recientemente Pedro López la ha definido como «la operación
intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones docu-
mentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información I.
Reconoce dos dimensiones, un antes y un después, que al adjeti-
varlas (intelectual y mecánica) dificilmente pueden identificarse.
A la dimensión intelectual de dicha operación corresponde,
como vamos a ver, la clasificación, a la dimensión mecánica, la or-
denación. Cuando hablamos de operación estamos contando ya con
la participación y presencia del archivero, ahora bien no olvidemos
que natural y teóricamente tanto el lugar de producción de los docu-
mentos y su secuencia son algo en lo que no interviene aquél, que
habrá de limitarse a respetarlos. Pero a la hora de la práctica, como
también veremos, serán operaciones necesarias para rehacer aquella
situación deshecha. Hay una clasificación natural y otra aplicada: los
documentos de archivo nacen clasificados, al quedar vinculados en
primer lugar a una institución y en segundo,lugar al quedar adscritos
a una dependencia o división de la misma, testimoniando sus activi-
dades. La aplicada es la que ha de practicar el archivero observando
dicha situación.

1. LÓPEZ GOMEz, Pedro; GALLEGO DOM~NGUEZ, oiga: Archivos y documenta-

ción, «Actas de las 111 Jornadas de documentación automatizada», Palma de Mallorca,
1990, págs. 85 y ss.
254 ANTONIA HEREDIA HERRERA

2. Clasificación y ordenación: ambigüedad de significados.

Teniendo en cuenta que la principal función del archivero es fa-

vorecer el acceso a los documentos y que éste ha de lograrse a través
de los instrumentos de descripción que exigen con anterioridad la
clasificación y la ordenación, es obvia la importancia fundamental
de las operaciones o actividades que nos ocupan.
Por otra parte no hay duda que un archivo desorganizado (sin
clasificar, ni ordenar) no favorece la perduración de los documentos.
La organización, por el contrario, disminuye los problemas de con-
servación y hace más fácil el control para el archivero.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la do-
cumentación de archivos que continuamente se utilizan pero con
cierta indistinción, incluso por parte de los profesionales, hasta el
punto de definir que «ordenar es clasificar el material)) o a la inversa,
como también se ha escrito, que «clasificar es la acción de ordenar o
disponer por clases»*. Todavía en el Elsevier’s Lexicon of Archive
ferminolugy de 1964 aparecían en el glosario español las voces clasi-
ficación y ordenación como sinónimas.
El profesor Tanodi al tratar de distinguirlas dice que la ordena-
ción es la actividad de poner en orden los documentos y añade: «el
método principal, fundamental, de ordenar los documentos es su
buena clasificación». Y algo después expone que (clasificar significa
ordenar por c l a s e s ~ ~ .
En otra ocasión he visto impreso: «clasificación en Archivología
puede significar el sistema razonado conforme al cual se han de or-
denar los fondos de un archivo para que rindan la máxima eficien-
cia». En la misma obra, más adelante, se afirmaba que «para la clasi-
ficación de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios
métodos: cronológico, alfabético y de materias)), confundiendo total-
mente la clasificación con la ordenación. En otra obra se estimaba4

2. PIAZALLI. Luis: Manual práctico sobre técnicas archivisticas, escrito en Ar-

gentina e impresión hecha en Madrid, p 8 3 .
3. TANODI. Aurelio: Introducción a la ordenación y clasificación, «Archivistica»
PNUD Capacitación a distancia, Santiago de Chile, 1981-1982, pág. 8.
4. NCÑEZ CEPEDA. Marcelo: Manual teórico-práctico del archivero. Pamplona,
1947.
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACI6N DE FONDOS 255

que: «las dos operaciones fundamentales que se Peben practicar en

los archivos para que sus fondos estén bien ordenados son la clasifi-
cación y la catalogación». No habla de la ordenación como actividad
indistinta, con características y método propios, sino que se refiere a
ella como una consecuencia de la clasificación.
También se ha dicho que los más importantes criterios o sistemas
de clasificación son el alfabético, numérico, cronológico, geográfico,
ideológico o por materias y dentro de éste la clasificación por la
CDU’.
Otras veces a la hora de decir: «se clasifica por materias» se iden-
tifica con la acción de ordenar por materias, y es claro que no se or-
dena por asuntos, sino alfabéticamente por materias y los métodos
en un caso y en otro son diferentes. Tampoco los documentos se cla-
sifican cronológicamente, sí se ordenan teniendo como punto de re-
ferencia la fecha. Lo que puede ocurrir, lógicamente, es que al es-
tructurar un fondo para hacer su clasificación ésta refleje una siste-
matización cronológica que parta de un antes a un después al ser tes-
, timonio de la evolución histórica de la institución.
Todos estos testimonios variados evidencian que la mayoría de
los autores identifican ambas operaciones o los que las admiten
como distintas no han delimitado los campos de una y otra, ni han
fijado sus conceptos.
El confusionismo ha llegado hasta hoy. Hay razones que lo expli-
can aunque no lo justifican. La falta de claridad quizá venga dada,
bien por el hecho de la simultaneidad de ambas operaciones en la
producción documental de archivos administrativos -como vere-
mos-, bien por el empeño de los archiveros de huir de la similitud
con la terminología bibliotecaria: eluden el término clasificación sus-
tituyéndolo, hasta recientemente, por la palabra ordenación. Ha ha-
bido un sector de la profesión que, distinguiendo claramente una y
otra, ha hecho la sustitución de clasificación por organización para
poder contraponerla a ordenación. Y o misma lo hice en un princi-
pioh, aunque he evolucionado hasta mantener los dos términos: cla-

5. LLISET BORRELL. Francisco: El archivo municipal, Madrid, 1969.

6. HEREDIA HERRERA, Antonia: ClasiJicaciÓn y Ordenación, «Archivística»,
Diputación Provincial de Sevilla, 2.8 edición, 1983.
256 ANTONlA HEREDIA HERRERA

sificación y ordenación con total distinción, postura que trataré de

justificar y defender.
Hay que partir de un planteamiento que ha contribuido a la con-
f u s i h y esto ocurre cuando hablamos de una manera genérica y am-
plia de «orden natural» de los documentos y luego tratamos de con-
cretarlo sólo a esa operación fisica, más mecánica que intelectual
como es la ordenación, y que sin embargo es sólo un aspecto dentro
de ese ((orden natural».
Veamos. Cuando nos referimos al ((orden natural», complemen-
tario y sucesivo al principio de procedencia, estamos diciendo que
los documentos se han producido como resultado de las funciones
que ejerce una institución en seguimiento de un fin, respuesta o solu-
ción y que van reproduciendo las etapas de ese proceso. Lo que ocu-
rre, con excesiva frecuencia, es que tales documentos al no existir ar-
chivero, y pasar de la oficina productora (también cancillería o regis-
tro) al depósito del archivo pierden la huella del origen y el «orden
natural» y llega un día en que el profesional ha de rehacerlo, sin
construir -evi,dentemente- un estatus nuevo, sino respetando aquél
que tuvo. Para tal fin el archivero ha de llevar a cabo esas dos activi-
dades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecuti-
vas: la clasificación y la ordenación cuya suma constituye lo que no-
sotros cdnsideramos la organización documental.
Por lo tanto, el empleo amplio del concepto «orden» no debemos
confundirlo con esa operación específica que es la ordenación y. que
como tal tiene unas normas propias y definidas. Y tampoco pode-
mos identificarlo con esa otra operación anterior que es la clasifica-
ción, con una normativa y planteamientos diferentes de la ordena-
ción. Lo que no hay duda es Que ambas van encaminadas a respetar
la situación en que se producen los-documentos o a restablecerla, si
aquélla se ha deshecho, aunque ni mucho menos a pretender mejo-
rarla o reconstruirla arbitrariamente.
Resulta un tanto extraña la persistencia en la confusión de ambos
conceptos, cuando de hecho en cualquier ámbito, clasificación y or-
denación no admiten igualdad de significados. La clasificación siem-
pre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas estruc-
tural o jerárquicamente dentro de un c&jfnto. La ordenación es
simplemente alineamiento dentro de cada’subconjunto. Son concep-
tos que revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier mani-
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 257

festación social o material, a las bibliotecas o a los archivos. En un

ejército, se agrupa por divisiones, compañías o centurias y se ordena
a los componentes de cada una de ellas por estatura o por número;
en una bliblioteca y en un centro de Documentación, la información
se agrupa por familias terminológicas unidas por nexos de sintaxis,
mientras que en un archivo las clases o grupos están determinados
en razón de la procedencia, de la jurisdicción de la institución que
produce los documentos, mientras que la ordenación se establece,
dentro de cada grupo, cronológicamente (documento tras documen-
to) o alfabéticamente a partir de términos expresivos de la informa-
ción que transmiten. La clasificación se hace siempre de la misma
forma, sólo resultará diferente en razón de los objetos o sujetos que
se clasifican. La ordenación también responde siempre al mismo
planteamiento y su diversidad dependerá de la «unidad de orden»
elegida que determinará los distintos tipos de ordenación.

3. Diversidad de teorías.

Hay algunos profesionales que en lugar de entender la organiza-

ción como suma de dos operaciones diferenciadas y correlativas,
aunque bastante interrelacionadas (clasificación y ordenación), con-
sideran una sola tarea que las engloba y que se inicia con un proceso
de Clasificación para terminar en el de la ordenación. A esa tarea
única y total la denominan «ordenación» (ordinamento, los italia-
nos). Uno de estos profesionales es el profesor Aurelio Tanodi, que
identifica a la ordenación con la totalidad del proceso documental y
de acuerdo con este criterio concibe a la clasificación como una par-
te de la ordenación
Así las cosas, sería sólo cuestión de terminología, siempre que las
operaciones estuvieran claras y supiésemos qué reglas diferentes he-
mos de aplicar en un primer y segundo momentos. Sin embargo, la
confusión surge cuando en la práctica se identifica a la clasificación
con la ordenación, cuando analiza la clasificación numérica, alfabé-
tica y cronológica'.

7. TANODI,
Aurelio: ob. cit. cap."111, p a g 16 y ss.
258 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Antonio Matilla TascÓn8 considera a la clasificación como una

tarea con diferentes etapas: desbroce, selección (libros y papeles),
reorganización por dependencias, ordenación (según diversos méto-
dos: numérico, cronológico, geográfico, alfabético, orgánico -según
subdivisiones del organismo-, científico (C.D.U.). Así, pues, la orde-
nación sería la última etapa de esa operación denominada clasifica-
ción, sin embargo la introducción de esa «ordenación orgánica), que
para nosotros no es otra cosa que clasificación, plantea de nuevo la
confusión entre clasificación y ordenación.
Los franceses también hablan de una sola tarea denominada
«classement»’ y la identifican con la aplicación de un «orden metó-
dico»(?) o de un «orden cronológico)) o de un «orden geográfico)).
Con ese único término designan a la vez el proceso y el resultado de
una operación que consiste en organizar los archivos de acuerdo al
principio de procedencia, estableciendo diferentes niveles: de depósi-
to, de fondo, de sección, de expediente. En esa tarea incluyen tam-
bién el acondicionamiento material o instalación.
Para los italianos, dos de cuyas figuras más señeras son Elio Lo-
donili’O y Giorgio Cencetti I I , no hay distinción entre clasificación y
los diferentes tipos de ordenación. Ambas no se delimitan como
operaciones diferentes. El primero sólo considera el «ordinamento»
rechazando totalmente el término clasificación. Habla globalmente
de aordinamento)) del archivo y más concretamente de ordenación
geográfica, ordenación cronológica, ordenación alfabética por nom-
bres de personas y ordenación por materias. Por último, defiende
como Único método de ordenación correcta aquél que respeta el or-
den original que denomina «método histórico)) y que identifica con
el mantenimiento de ese princrpio de procedenciai2.Cencetti lo de-
nomina «método archivístico)).Este método es el que según mi crite-

8. MATILLA TASCÓN,Antonio: Cartilla de organización de archivos, separata del

n.O 55 del «Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas», Madrid, 1960.
9. En el Diccionario de Terminología Archivistica del CIA (1984) «classement»
se identifica con el ((arrangemenb)de los ingleses y lo traducen en espaiiol p o r la suma
de «clasificación y ordéiación» y es lo que yo denomino organización.
10. ~ D O L I N Elio:
I. Archivistica. Principi eproblemi, Milán, 1984, págs. 97 y ss.
1 1 . CENCETTI, Giorgio: Ilfondamento teorico della dottrina archivistica, «Archi-
vi», s. 11, a. VI, 1939, págs. 7-13.
12. LODOLINI.EI~O: ob. cit. págs. 127 y ss.
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACI6N DE FONDOS 259

rio defiendo como clasificación del fondo de archivo y que contra-

pongo, o mejor distingo, respecto de la ordenación en sus diferentes
tipos (cronológica y alfabética de lugares, personas y materias) para
los documentos dentro de la serie.
Añade Lodolini otra clasificación la «decimal» -no para admitir-
la, sino para hacer constar su existencia y rechazarla- que sigue el
método bibliotecario que no conviene, en todo caso, más que a las
colecciones documentales.
No estamos excesivamente seguros de que en el caso de los italia-
nos la palabra «ordinamento» equivalga a «ordenación» en castella-
no. Lo que nos confunde es el trato en un mismo plano del aordina-
mento» cronológico y alfabético de nombres junto al denominado
«ordinamento histórico».
Algo sí parece claro: cuando se habla por los italianos del «méto-
do storico» o «método archivísticow; por los alemanes del «prove-
nienz prinzip»; por los franceses del arespect des fonds» o por los es-
pañoles del respeto al origen y al orden natural de los documentos
estamos refiriéndonos a algo semejante.
Cuando Paola Carucci habla de organización la centra en un fon-
do y plantea para el mismo la organización y la inventariación utili-
zando este Último término en un sentido muy amplio equivalente a
descripción 1 3 .
La negativa de algunos a hablar abiertamente de clasificación o
reclasificación creo entender que parte del rechazo al término -por
entenderlo específico de los bibliotecarios, cosa que no es así como
hemos visto-, ya que no a la operación en sí misma por cuanto de
ser así habría que pensar que hacen un planteamiento teoricista que
no puede sernos válido a la hora de la realidad y de la práctica.
Curiosamente los miedosos, en cambio, no tienen inconveniente
en admitir el resultado y la materiali~aciónde dicha operación en un
«cuadro de clasificación».
Un archivero se encuentra, con frecuencia, con fondos totalmente
desorganizados en los que el origen y el orden no se vislumbran y ha
de plantearse la clasificación de aquéllos aunque siempre tratando de
acercarse a ese «orden» que tuvieron y también, no pocas veces, ha

13. CARUCCI, Paola: Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma,

1990, pág. 131.
260 ANTONIA HEREDlA HERRERA

de hacer frente a esa otra realidad resultado de una alteración del

«orden natural» llevada a cabo incluso por archiveros en aras de una
mejora equivocada, que ha de restablecer a su primitiva situación: y
esto no es otra cosa que reclasificar.
Mi experiencia en fondos totalmente desorganizados, como el del
Consulado de cargadores a Indias, los de los Hospitales sevillanos o
los de los Municipios de la provincia de Sevilla me hacen defender a
todas luces una realidad y los términos que la identifican: clasifica-
ción y reclasificación.
La edición del Diccionario de Terminología Archivística viene a
demostrar que a niveles internacionales se va produciendo una re-
conciliación con el término «clasificación» (classement (Francia),
arrangement (Inglaterra), clasificación y ordenación (España)l 4 que
tan postergado estaba por algunos Últimamente. En esta línea, es cu-
rioso que en dicha obra y en el glosario español desaparece el térmi-
no ordenación como operación específica y diferenciada, no figuran-
do con individualidad sino unido a clasificación, cuando hasta ahora
había existido una tendencia a la inversa de englobar dentro del tér-
mino «ordenación» a la clasificación.
Mantenemos que la identificación de cada una de estas activida-
des u operaciones y su diferencia, está además reforzada en las rela-
ciones que mantienen con las otras actividades desglosadas de la des-
cripción, que son la inventariación y la catalogación: la inventaria-
ción, que es bien diferente de la Catalogación, exige previamente la
clasificación y la segunda necesita la ordenación. No podrá hacerse
un inventario de un fondo sin clasificar, ni un catalogo de series de-
sordenadas.
En definitiva, la organización en un archivo es reflejo de un siste-
ma planificado de información. Los documentos y con ellos la infor-
mación siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo
y su traducción nos ha de ofrecer la organización plasmada a través
de un esquema de clasificación y mediante los diferentes tipos de or-
denación en las distintas series documentales.
Quizá nos facilite la clarificación el hecho de pensar que la clasi-
ficación en los archivos se aplica a los documentos de archivo, frente

14. N.O35, págs. 26-27 de dicha obra.

 ORGANIZACIÓN 1. CLASIFICACIÓN DE FONDOS 26 1

a las bibliotecas y a los centros de documentación donde se aplica a

la información, y la ordenación se hace a partir de la información
contenida en los documentos (ya sea un dato cronológico o temáti-
co).
La organización en un archivo no es otra cosa que traducir a un
fondo documental el estado primigenio de su producción, evolución
y crecimiento. Afecta tanto a los documentos en sí mismos (clasifica-
ción) como a la información que contienen (ordenación). La primera
establece la relación entre los documentos y la segunda favorece su
localización.
Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha deli-
mitado perfectamente una y otra, señalando sus principios en dos ca-
pítulos de su obra: Archivos modernos y aunque el título ya establece
el campo a que está ceñida su obra, consideramos que los principios
y técnicas de ambas actividades son válidas para cualquier archivo.
Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más am-
plia que podemos llamar Organización, perfectamente diferenciadas
y esenciales, en aras a la conservación de los documentos, de una
parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra. Recor-
demos el esquema de programación orgánico-descriptivo, válido
para cualquier centro, que ofrecimos en el capítulo 7.

4. Anterioridad de la clasificación a la ordenación.

Aunque en algunos casos la clasificación y la ordenación se si-

multanean, sobre todo en la etapa prearchivística, es decir de pro-
ducción documental, siempre hay un antes y un después. Cualquier
expediente siempre mantiene la relación con su origen que determi-
nará la clase y se coloca por su orden dentro de ella. El origen es an-
tes que el orden.
Como operaciones llevadas a cabo por el archivero, también la
clasificación es anterior a la ordenación. Pensemos en el edesaguisa-
do» que podríamos ocasionar empezando, en un fondo desorganiza-
do por la ordenación. Si así lo hiciéramos, desharíamos totalmente la
sistematización de dicho fondo. En apoyo de tal idea creo que es cla-
ro que un fondo de. archivo no puede concebirse sin clasificar, pero
sí estar en vías de ordenación, o no estar totalmente ordenadas todas
262 ANTONIA HEREDIA HERRERA

sus series y también es evidente que puede existir un fondo bien cla-
sificado y mal ordenado, desde el planteamiento que propugnamos.
Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los Archi-
vos Administrativos y en el de los Archivos Históricos.
En el caso de Archivos Administrativos, la clasificación viene
dada, encauzada por la misma producción del documento: es un
proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad
productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones adminis-
trativas. Teóricamente el archivero integrará los documentos dentro
de las clases o grupos que ya están determinados por la misma activi-
dad del organismo de donde proceden.
En los segundos pueden, a su vez, presentarse dos casos: que la
documentación esté organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el
archivero por lo que respecta a la clasificación sólo ha de llevar a
cabo una crítica seria y constructiva reclasificando desde fuera sin al-
terar lo establecido, mediante cuadros auxiliares, o que la documen-
tación esté totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los
organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funcio-
nes y actividades, reconstruir y plasmar la sistematización y clasifi-
cación del fondo.
En ambos casos la ordenación seguirá a la clasificación.
Hay una tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a
enumerarlas en el orden contrario: ordenación y clasificación. En
muchas de las convocatorias de pruebas para optar a una plaza de
archivo, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: «Or-
denación y clasificación de documentos». Incluso alguna bibliografía
reciente mantiene ese orden de enumeracióni5.Aparte del orden in-
verso en que vienen enunciados, habría de puntualizarse -como ve-
remos más adelante-: «clasificación de fondo» y «ordenación de se-
ries o de documentos».

____-
i 5 . De poco más de unos años a esta parte parece que se inicia una enumeración
correcta.
 ORGANIZAC16N 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 263

5. Diferencias entre ambas operaciones.

La documentación se produce o se ha gestado en el curso de un

procedimiento administrativo, vigente o desaparecido, pero en todo .
caso, a la institución que da o dio lugar a la misma le interesa con-
servarla de tal manera que le sea fácil localizar un determinado do-
cumento o expediente y para ello ha de estar debidamente clasifca-
da y dentro de su clase convenientemente ordenada, en el caso de do-
cumentación actual para localizar antecedentes o datos que faciliten
la gestión administrativa y en el caso de documentación histórica
para investigar o estudiar un determinado aspecto o institución.
Quizá para alcanzar la imagen diferenciada entre una y otra acti-
vidad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara.
Inicialmente la clasificación va unida a la idea de separar, la ordena-
ción a la de unir.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estable-
ciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada
grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto,
el tamaño o el número.
Una consideración más puede ayudamos a marcar las diferencias:
la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las ((seccio-
nes de fondo», pero la ordenación ha de realizarse sobre los docu-
mentos de cada serie. No tendría razón de ser el ordenar cronológi-
camente todos los documentos de un fondo documental o de un ar-
chivo que tuviera varios fondos. Así, en el Archivo General de In-
dias, cada fondo documental ha exigido una clasificación diferente:
Casa de la Contratación, Consulado, Consejo de Indias. En cambio
las series han exigido una ordenación cronológica, la mayoría.
Frente a la clasificación, actividad profunda e intelectual, la orde-
nación responde a unas reglas más mecánicas, exige menos prepara-
ción en el que la hace y, aún con toda su problemática en tomo, ele-
gido el tipo de ordenación para una serie (alfabético, numérico, cro-
nológico) -impuesto a su vez por la tipología documental y por el
contenido de la documentación-, aquélla puede ser dirigida en su
realización.
José M." Aragó afirmaba que es en la clasificación donde «el ar-
chivero pone a prueba y demuestra su capacidad profesional, sus do-
264 ANTONIA HEREDlA HERRERA

tes estratégicas para obtener el mejor resultado con la mayor econo-

mía de tiempo, su mentalidad lógica y consecuente y su sensibilidad
para elegir el método más adecuado según la estructura del fondo y
el interés histórico de la documentación» 16.

6. Clasificación «a priori» y «a posteriori)).

De los dos sistemas generales de clasificación, el primero, «a

priorb, realizado de antemano, sin profundizar en el contenido del
fondo, siti tener en cuenta la institución que lo creó, artificialmente,
con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede convenirle a la
colección documental y a determinadas series facticias, pero es el se-
gundo, el realizado «a posteriori», tras el análisis y conocimiento
profundo del fondo y que nos viene dado por el cumplimiento de las
funciones propias del organismo en cuestión, el que ha de aplicarse
para la clasificación de cualquier fondo.
La preocupación por la clasificación de fondos no se inicia hasta
el XVIII y XIX aplicándose hasta entonces los principios de las bi-
bliotecas y otras veces los puntos de vista de los historiadores (temá-
tico). En la segunda mitad del siglo XIX se impone, como vimos, la
teoría del respeto al origen, pero no siempre acompañada de la prác-
tica.
A principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el
primer sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de
la Archivística.
En 1923, la ((Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos» recogía
numerosos artículos sobre clasificación de archivos. Parece que el
sentir era unánime acerca del reproche por las clasificaciones aprio-
rísticas que deshicieron la organización antigua de algunos fondos.
Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adqui-
rido por el Archivo Histórico Nacional que fue dividido en docu-
mentos reales, eclesiásticos y particulares. Sin embargo, se considera-
.-

16. ARAGOCABANAS, Antonio M.": Notas sobre el concepto de clasificación ar-

chivistica, «Boletín de Archivos», Ministerio de Cultura, n.OS 4-6, enero-diciembre
1979, págs. 5 1-54.
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 265

ban como actividades distintas la clasificación y la organización, que

alguno identificaba con la ordenación numérica de legajos; en otros
casos confundían la clasificación con la ordenación por materias y
fechas.
Es lógico que la clasificación actual de cualquier fondo ha de
ofrecerse en un cuadro estructurado que refleje los organismos y acti-
vidades de la institución de donde proceda. La clasificación, pues, no
la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentación,
a él solo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.
Esta clasificación «a posteriori» no hace más que mantener el
principio de procedencia y las agrupaciones documentales que de él
se derivan. Ahora bien, lo que puede ocurrir es que tengamos ya
unos esquemas elaborados «a posteriori» y que nos sirvan de orienta-
ción .y punto de partida para la clasificación de archivos semejantes.
Este es el caso de los Archivos Históricos Provinciales17.
Hemos defendido la clasificación «a posteriori», en ese intento de
respetar o restablecer el origen y orden natural, pero esto no quiere
decir que los resultados de esa clasificación puedan ajustarse estricta-
mente a la realidad de la documentación en el pasado y en cierta me-
dida el cuadro de clasificación será artificialI8, aunque necesario. En
más de una ocasión, cuando hemos intentado hacer historia de archi-
vos r e r n o t o ~ hemos
'~ comprobado que las prácticas de archivación,
de conservación, de ordenación y de descripción no respondían a las
directrices que, hoy entendemos como válidas. Así, pues, no existían
más rasgos de organización que una agrupación de series y una orde-
nación cronológica, a la vez que existían series, como las contables y
puramente administrativas que frecuentemente quedaban al margen
de la descripción.
A veces, al no existir una estructura orgánica en la institución,
ésta no podía reflejarse en la sistemqtización documental. Sí, en
cambio, estaban delimitadas las funciones y actividades, pero éstas
no incidían en la organización del fondo documental. ¿Cómo plan-

17. GALLEGO DOMfNCUEZ,Oiga;LÓPEZGÓMEZ, Pedro: Ciasificación de fondos de

los archivos Históricos Provinciales, Minist.erio de Cultura, Madrid, 1980.
18. Cfr. cap." 1. fol. 7.
19. HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depósito documental, 11 Jornadas
de Andalucía y América, 1984,págs. 485-499.
266 ANTONlA HEREDIA HERRERA

tearse la clasificación en estos casos?, ¿respetando la situación que

tuvieron en su día? No creo que esto sea algo tan simple, por lo in-
conveniente que resultaría y sobre todo por la falta de utilidad para
los que les interesa la información y la orientación. Insistiremos más
adelante con ejemplos concretos.
Hay algo claro: habrá que mantener y respetar la unidad y la con-
tinuidad de las series y, delimitadas, integrarlas en un esquema de
clasificación que refleje aquellas funciones o los órganos, si existie-
ron, o las materias expresivas de aquellas funciones o actividades.

7. Clasificación de un fondo de archivo.

Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de

elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que di-
chos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un
todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus ca-
racterísticas propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, for-
mando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es
susceptible de subdivisiones.
Según Schellenberg «la clasificación significa el arreglo de los do-
cumentos de acuerdo a un plan ideado para tenerlos disponibles al
uso corriente». Según esta definición que es válida en su segunda
parte (el fin)no lo es tanto en la primera en cuanto pudiera parecer
que ese arreglo de los documentos púdiera hacerse de acuerdo a unos
criterios diferentes a los que rigen la producción del fondo. Schellen-
berg, sin embargo, se refiere siempre a entidades vivas en la actuali-
dad, pero en líneas generales esa clasificación ha de mantenerse o
restaurarse en el caso de entidades desaparecidas pero cuya docu-
mentación se nos conserva, y al reproducir la clasificación que tuvo
cuando tal organismo estuvo vigente, actualizamos su vida.
Rechazamos, pues, para los fondos la clasificación a priorística,
convencional y arbitraria, como ya hemos dicho, sujeta a criterios
subjetivos. Hemos de mantener la sistematización dada por el orga-
nismo productor tanto erija documentación antigua, como en la mo-
derna: una clasificación estructurada de acuerdo a grupos derivados
de las actividades o atribuciones de la institución de la cual proceda
la documentación. Así, pues, el punto de vista archivístico actual es
 ORCiANILAC16N 1: CLASIFlCAC16N DE FONDOS 267

considerar a los archivos como unidades orgánicas, clasificadas de

acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la
utilización administrativa, jurídica y científica.
Una clasificación podrá reflejar, bien los Órganos de la entidad o
bien las funciones desarrolladas por la institución. En el primer caso,
una Audiencia o Chancillería, la de Granada, por ejemplo, puede
clasificar su documentación como procedente de la Sala Civil, de la
Sala Criminal o de la Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa
de la Contratación, por poner un ejemplo, puede ofrecernos agrupa-
das sus series teniendo en cuenta sus funciones de control y monopo-
lio mercantil (registros de naos, licencias de pasajeros, etc.), sus fun-
ciones científicas (exámenes de pilotos, cartografia), sus funciones de
justicia (autos, pleitos vistos ante el Tribunal de dicha Casa), etc.
La Clasificación orgánica determinará las secciones documentales
orgánicas y la clasificación funcional las secciones documentales
funcionales.

8. Materialización de la clasificación en cuadros.

La clasificación siguiendo el principio de procedencia precisa de

su plasmación material en un esquema o cuadro que no es otra cosa
que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y se-
ries.
Cualquier clasificación que empiece teniendo en cuenta los so-
portes materiales (libros, legajos, pergaminos) hay que descartarla.
Si nos detenemos podemos observar que clasificar en un archivo
y para cada uno de los fondos no es otra cosa que agrupar jerárquica-
mente las series documentales en torno a los Órganos o funciones de-
sarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
El desarrollo de un cuadro para un fondo de archivo no puede ser
algo arbitrario que en nada tenga en cuenta el principio de proceden-
cia. Las divisiones que se establezcan habrán de identificarse con cé-
lulas de producción, ya sean Órganos o funciones (secciones) y nego-
ciados o actividades (subsecciones) y quedar integradas en una es-
tructura orgánica y jerárquica.
La división de una sección en subsecciones no puede establecerse
de antemano y serán tantas cuantas la institución determine de
268 ANTONlA HEREDIA HERRERA

acuerdo a su mayor o menor complejidad orgánica y funcional. Las

series por su parte integradas en esas divisiones no podrán ser una
simple enumeración de nombres sin previo análisis y estudio de las
mismas, en aras de una homologación de nombres (actas capitulares
/ actas plenarias / acuerdos de pleno / acuerdos municipales).
Así, en cualquier cuadro, habremos de distinguir siempre dos ni-
veles o estadios: el primero se identifica con la estructura o funciona-
miento de la institución (por ejemplo, su organigrama: Órganos o
funciones) y corresponde a las secciones y subsecciones ; el segundo
nivel equivale a las series documentales, es decir a los testimonios de
actividades derivadas de aquella estructura. El símil del árbol puede
sernos válido: el tronco y las ramas equivalen al primer estadio, las
hojas al segundo (Vid cuadro pág. 27 1).
Delimitadas las series hay que saber qué lugar han ocupado y
ocupan dentro de la formación, evolución y gestión de cada institu-
ción. En ningún caso las series que sean testimonio de etapas de esa
formación o evolución (Actas, Ordenanzas) podrán ocupar un segun-
do puesto en la estructura detrás de series que sean reflejo de funcio-
nes o actividades ejecutivas de sus propios objetivos (proyectos de
obras, cuentas, etc.).
La elaboración de un cuadro de clasificación no es una acción
aislada e independiente. Es algo que obliga a más. Es sólo un eslabón
más dentro del engranaje de una programación archivística. Su plas-
mación lleva como consecuencia la inventariación. Hay quienes in-
troducen un cuadro de clasificación, incluso aceptable, pero al hacer
el inventario no guarda relación con aquél.
Ahora bien, la elaboración de estos cuadros, guiados siempre por
ese respeto al origen y al orden natural, planteará actitudes y proble-
mas según los diferentes fondos y la situación de éstos.
En el caso de instituciones desaparecidas cuya documentación
nos ha llegado sin sistematización alguna, pero cuya organización
hemos podido reconstruir históricamente y cuya forma de gestar,
conservar y guardar los documentos hemos podido saber gracias a los
«inventanos» e «índices» que se nos han conservado (Valga el ejem-
plo del Archivo del Consulado de cargadores a Indias)20,nos pueden

20. Ob. cit.

 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 269

llevar a situaciones no convenientes hoy, por su falta de utilidad, si

tratamos de respetar dicha forma y práctica. En el caso concreto a
que me refiero los documentos se conservaban por orden cronológi-
co, no agrupados por series, e incluso muchos de ellos, aunque se
guardaban, no eran considerados dignos de inventariar. Restablecer
esa situación en ninguna manera puede ser aconsejable, por cuanto
como archiveros hemos de facilitar el acceso a la información y difi-
cilmente podríamos conseguirlo de esa manera. Hay, pues, que par-
tir de la delimitación de las series, hacer un esquema o cuadro que
sea reflejo de la organización y funcionamiento de la institución.
El respeto al origen no conlleva el respeto a una mala organiza-
ción documental.
Hay otros problemas en el caso de instituciones de larga vida
cuya evolución y cambio dificultan la elaboración de un cuadro esta-
ble que responde a situaciones u organigramas de ayer y hoy. Un
ejemplo puede ser el de los fondos municipales de los Ayuntamien-
tos, cuya larga historia en vías de continuación ofrece circunstancias
diferentes para años que se remontan a la Edad Media y para la épo-
ca actual. No voy a entrar en el análisis de este caso concreto, pero sí
apuntar la bibliografía y plantear que pueden existir situaciones se-
mejantes que darán lugar a soluciones diferentes, según los criterios
adoptados, manifestadas en variantes no substanciales, en los cua-
dros de clasificación*'. Hay algo que sí debe prevalecer, aun en el
caso de estas alternativas, la identidad y delimitación unívoca de las
series y sobre todo la búsqueda de modelos Únicos, válidos para esos
fondos similares.
Como regla general y como elemento auxiliar en la elaboración
de un cuadro de clasificación pueden emplearse los dígitos, pero és-

21. ALBERCH FIUCJERAS, Ramón y otros: Els Arxius historia municipals normes
basiques de clasificació, Barcelona. 1982.
HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivos municipales: teoría y práctica, Boletín de
ANABAD, n.O 3, Madrid, 1983.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos municipales: balance y reflexión sobre un
programa archivistico. Introducción al n.o .3 de «Archivos Municipales Sevillanos»,
Sevilla, 1985, págs. 11-26. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid:
Cuadro de organización de fondos de Archivos Municipales, Comunidad de Madrid,
1984, 107 págs.
270 ANTONIA HEREDIA HERRERA

tos deben emplearse sólo para el primer nivel (secciones, subseccio-

nes, es decir, organigrama); debe huirse de ellos en el segundo nivel,
es decir, el correspondiente a las series, por la mayor variabilidad de
éstas en fondos similares.
En el caso de un cuadro de clasificación adoptado para fondos se-
mejantes su aplicación debe ser tal que cuando en uno de los fondos
no exista una sección prevista en el cuadro, deben mantenerse los dí-
gitos. indicando la ausencia de documentos para dicha sección, sin
correr de esta manera dichos dígitos que permanecerán en favor de
una futura mecanización.
Cada fondo ha de tener su cuadro de clasificación. Distinta es la
clasificación relativa a un archivo con diferentes fondos y secciones
que habrán de ofrecerse panorámica y sistemáticamente y será suma
de los diferentes cuadros de los diferentes fondos (Vid. cuadro de cla-
sificación de un fondo o archivo municipal y de un archivo general,
reproducidos al final de este capítulo).
A veces, en los archivos históricos, existen secciones facticias ori-
ginadas generalmente por exigencias de conservación que han de
quedar integradas en los cuadros de clasificación. Son, por ejemplo,
las secciones de mapas, planos, grabados o estampas, que no llegan a
constituir un fondo documental y se acercan bastante al tratamiento
de las colecciones. Vid. capítulos 11 y 14.
A pesar de lo que venimos exponiendo y de la distinción entre
fondo y sección, que ya explicamos, hay que decir que la clasifica-
ción de muchos archivos, sobre todo de los generales, no suelen ofre-
cer un cuadro que refleje sus fondos indiferenciados y unas secciones
que marquen su relación con éstos. Basta una ligera ojeada a los cua-
dros de clasificación de dichos archivos para testimoniar lo que digo.

9. Elementos de clasificación.

Siguiendo a Schellenberg, en la clasificación de fondos se puede

partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgánica y los
asuntos, y según elijamos uno u otro tendremos una clasificación
funcional, orgánica o por materias.
 ORGANIZACIbN 1: CLASILlCACIbN DE F O N W S 27 1

Esquema de un cuadro de clasificación

1.o nivel o estructura 2. nivel o testimonios docum.
O

(un dígito) Órganos í funciones

(dos dígitos) oficina / actividad series documentales
(tres dígitos) negociado / actividad

D.esarrollo de un cuadro de clasificación de un fondo

1. órgano í función
1.1. oficina í actividad
1.1.1. negociado í actividad
serie documental
serie documental

t
1.2. oficina í actividad
serie documental
serie documental
......................
2. órgano í función
2.1. oficina / actividad
2.1.1. .................... } Sección documental
serie documental
serie documental
....................
3. órgano í función
3.1. oficina í actividad
serie documental
serie documental
4. .......................
5. .......................
272 ANTONIA HEREDIA HERRERA

a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su con-

tenido, según las atribuciones del organismo (por ejemplo, la función
de control que como hemos visto ejercía la Casa de la Contratación
sevillana).
b) Estructura orgánica de la institución, subdividida en depen-
dencias que producen los documentos (las diferentes dependencias
en que está organizada una Diputación o un Ayuntamiento).
c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los docu-
mentos (por ejemplo, una sublevación a que se refiere el contenido
de una carta).
Analicemos cada uno de estos tres elementos:

9.1. Acciones:

Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones,

que son las atribuciones encomendadas o sefíaladas a una institución
para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. Pue-
de considerarse funciones, la judicial atribuida al Consejo de Indias,
como Supremo Tribunal de Justicia.
Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en
marcha da lugar a la realización de unos servicios para el logro de
aquéllas. La función judicial del Consejo de Indias se veía cumplida
a través de los pleitos, las visitas y las residencias.
A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trámites
o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que
constituyen lo que nosotros llamamos series documentales: por
ejemplo, los expedientes de una visita que son los testimonios escri-
tos y concretos que reflejan aquella actividad.

9.2. Estructura orgánica:

En cuanto a la estructura orgánica, los documentos se producen y

generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de
la organización. Normalmente las instituciones están divididas en
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 273

dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada

una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimien-
to de la función.

9.3. Asuntos:
En cuanto a los asuntos es obvio que, como hemos dicho, se re-
fieren a las materias de las que tratan los documentos. Hacienda,
guerra, gobierno, iglesia serán las materias, reflejadas en la corres-
pondencia de un virrey indiano con la metrópoli.
Muchos son los que conciben la clasificación por materias como
grupos temáticos ordenados alfabéticamente. Un ejemplo puede ser
la clasificación que, a fines del XIX, José M."de Rivas hizo en Cádiz
con los «Papeles del Consulado» de cargadores a Indias, de tal forma
que el «ramo» (equivalente a apartado o grupo) relativo a «Almace-
nado» (un impuesto cobrado y administrado en el XVIII por el Con-
sulado) aparecía en primer lugar, figurando después otro «ramo»:
«avería consulam que se venía cobrando con bastante anterioridad.
Esto no es una clasificación por materias, ya que ésta supone la sepa-
ración en grupos, dándoles nombres de materias pero ofreciéndolos
jerárquicamente y no alfabéticamente. Así en ese grupo de impuestos
-sigo refiriéndome al Consulado- éstos figurarían no alfabéticamente
sino de acuerdo a su fecha de creación o establecimiento.

10. Sistemas de clasificación.

En relación con estos tres elementos y según optamos por uno o

por otro tendremos los tres sistemas de clasificación apuntados: fun-
cional, orgánico y por materias.
Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el
organismo, la institución, se corresponda con una función o varias
funciones y que a las dependencias en que aquélla está dividida le
correspondan una o varias actividades. La clasificación será mixta:
orgánico-funcional. Es el caso,de la clasificación adoptada en la or-
ganización del archivo administfativo de la Diputación Provincial de
Sevilla:
214 ANTONIA HEREDIA HERRERA

O. Servicios generales dependencia-función.

0.3. Personal.

0.3.1. Seguridad Social

j negociado-actividad.

0.3. I .2. Expedientes de indemnización por enfermedad

0.3.1.3. Relaciones de bajas
series documentales

1 1. Elección de la clasificación.

Por lo que respecta a los archivos históricos, generalmente existe

ya una clasificación. Cuando no sea correcta, en cuanto que clara-
mente no responda al principio de procedencia de los documentos,
lo que se nos plantea es una reclasificación que también podrá ser
funcional u orgánica y puede depender bien del criterio del archive-
ro, bien de que el fondo esté mas o menos completo. Mi experiencia
me lleva a la consideración que, de tratarse de fondos referidos a un
período cronológico muy amplio, es preferible optar por las funcio-
nes mejor que por los Órganos. Es común que las funciones perma-
nezcan, pero su adscripción a un organismo o negociado puede va-
riar.
No pueden, sin embargo, antes de analizar la documentación y
conocerla a fondo, darse reglas sobre la adopción de un sistema u
otro de clasificación. Es la documentación la que ha de determinar la
elección.
En los archivos administrativos de instituciones vigentes suele
prevalecer la clasificación orgánica en cuanto nos viene dada por el
organigrama de aquéllas.
Lo que sí puede decirse es que de los tres sistemas de clasifica-
ción, los dos primeros han de preferirse al tercero. Cuando los docu-
mentos hayan de clasificarse por materias, lo que no deben es ser for-
zados dentro de un esquema construido sobre principios a priori,
como puede ser el caso de la clasificación decimal de las bibliotecas,
sino que deben agruparse en clases establecidas sobre una base a pos-
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACI6N DE FONüOS 275

teriori. Estas clases o grupos se desarrollarán gradualmente según la

experiencia pruebe su necesidad.
La'clasificación temática, que recurre al contenido de los docu-
mentos y de la que los historiadores son bastante partidarios, choca
frecuentemente con los criterios de los archiveros. Aquélla, sin duda,
puede deshacer el «orden originario» de los documentos. Veamos al-
gún ejemplo. De ninguna manera podemos llegar a intentar reunir
por materias los documentos de un fondo sin deshacerlo. Así, el in-
tento de concentrar en un grupo toda la documentación referente a
un centro benéfico dependiente de una corporación local, sería an-
tiarchivístico porque desharía las series. Los datos sobre dicho centro
podremos encontrarlos en la serie de expedientes personales si se re-
fieren a la provisión de sus funcionarios; en la serie de proyectos de
obras o de reformas de dicho centro; en la serie de expedientes de
compras de material sanitario, etc., y estarán localizados respectiva-
mente en la Sección de Personal, de Obras o de Contratación.
La clasificación por materias podrá aplicarse con frecuencia en
los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones, y
a las Colecciones Documentales, donde los Órganos o 'las funciones
son casi inexistentes.

12. Principios de clasificación.

Siguiendo a Schellenberg tenemos:

1. La clasificación es anterior a la ordenación.
11. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante
que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mis-
mo nivel se han de incluir sólo funciones o actividades o materias.
Así si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mez-
clar con funciones o actividades o con Órganos que corresponderían
a las secciones y subsecciones.
111. En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados
como: misceláneo o varios.
IV. Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser ex-
cesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.
276 ANTONIA HEREDIA HERRERA

V. Los documentos se pueden clasificar por funciones:

a) En los archivos administrativos tal clasificación será estable-
cida a posteriori y no a priori, es decir, la función determinará la cla-
se y no a la inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe
su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el
desarrollo de las funciones. A medida que la función se despliegue
en actividades, la clasificación se dividirá en igual número de subcla-
ses (secciones y subsecciones funcionales).
b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos
dada, pero puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio
concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificación se
adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la ordenación numérica
que de antiguo tengan las unidades de instalación22.
VI. Los documentos también pueden clasificarse con relación a
los Órganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones
orgánicas).
VII. Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcio-
nales por materias o asuntos.

22. Quiero dejar aclarado este punto porque pudiera pensarse que estamos ha-
blando de una clasificación anterior que viene de la propia institución y que nosotros
pretendemos cambiar. En absoluto. Nos referimos a clasificaciones incorrectas por ha-
berse hecho a posteriori, por archiveros en desacuerdo con el principio de respeto al
orden natural de la institución productora. Hemos de intentar restablecer y acercarnos
al orden originario. Nos remitimos a los problemas a que da ocasión tal situación y
que serán tratados en el capítulo 7.
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 277

TABLA G V E R A L DE LAS SECCIONES CON FECHAS EX-

TREMAS Y NÚMERO DE LEGAJOS

Años Legajos

1.-Patronato (facticia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1480-1790 295

11.-Contaduría ........................ 15 10-1778 1.953
111.-Contratación ........................ 1492-1795 5.876
1V.-lusticia ........................... 15 15-1617 1.187
V.-Gobierno (1) ......................... 1492-1854 18.422
VI.-Escribanía de Cámara de Justicia ... 1525- 1761 1.194
V I I . S e c r e t a r í a del juzgado de Arribadas. 1711-1823 369
Comisaría de la Hacienda Pública ... 1700-182 1 223
VII1.-Correos .............................. 1763-1846 484
1X.-Estado .............................. 1700-1836 106
X.-Ultramar ........................... 1605-1870 880
X1.-Cuba ................................. 1585-1867 2.375
XIL-Consulados (2) ..................... 1543- 1900 2.588
XIII.-Títulos de Castilla (facticia) ......... ss. XVIII y XIX 13
XV.-Papeles d e España . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1650-1841 58
XV.-Tribunal de Cuentas ............... 185 1-1887 2.880

... 38.903
TOTAL

XVI.-hfapas y Planos (facticia) ............ 1519-1892 3.392

piezas

(1) Llamada hasta ahora “Simancas, Consejo y Ministerios”.

(2) Llamada hasta ahora de “Cádiz”.
(De ellos 1.064 son libros sueltos, no enlegajados.)

80
Cuadro general de clasificación del Archivo General de Indias.
278 ANTONIA HEREDlA HERRERA

HOSPITAL DE SAN HERMENEGILDO O DEL CARDENAL

Cuadro de Clasificación
~ ~~~ ~~

Fechas Legajos Libros

1. FUNDACIÓN Y GOBIERNO
Títulos, Privilegios, Constitucio-
nes 1453-1783 1-1 bis
Inventarios de bienes 1598-XVIII 2
Actas 1574-1835 3-4 lA,-2B,C,D
Apeos 1580-1759 5-6 3
Nombramientos de mayordomos XVIII 7
Patronatos y obras pías 1578-1818 8-1 1
Misas y capellanías 1688-1807 12
2. PROPIEDADES
Libros de protocolos de casas y
propiedades 1524-1789 13-15 4-6
Protocolos de Escrituras de casas XV-XVIII 16-51
Escrituras y Testamentos xv-XVIII 52-55
Pleitos xv-XVIII 56-60
Correspondencia y Peticiones XVI-XVIII 6 1-64
3. CUENTAS
Libro de cuentas generales de
mayordomos y administradores 1697-1934 65-66 6 bis
3.1. Ingresos
Libros de mayordomía o de ca-
jas de claverías 1700-1935 67-79 7
Libros generales de clavería 1734-1807 80-86
Libros de entradas en arcas 1730-1837 87A-87B
3.2. Gastos
Libros de pago de tributos 1671-1815 8-9
Cuadernos mensuales de^gastos
diarios y de despensa 1599-1837 88-102
Libros y cuadernos de salida de
arcas 1663-1835 103-107
 ORGANIZACIÓN 1: CLASIFICACIÓN DE FONDOS 219

~~

Fechas Legajos Libros

Libros borradores de clavería 1771-1 795 107 bis

Libros de recibo y gasto 1700-1810 108-1 16
Libros de salarios de ministros 1749- 1822 10-12
Cuadernos de gastos de obras en
las casa del Hospital 1746-18 18 117-120
Libros de recibos y de inquilinos 1754- 1828 121
Libros de débitos de inquilinos 1635-1665 13-14
Libros de almonedas, cuadrantes
de misas y capellanías 1652-1815 122
Justificantes de gastos 1607-1834 123-155
Papeles sueltos de cuentas 15 12-XIX 156
4. MOVIMIENTO DE ENFER-
MOS
Libros de entrada y salida de en-
fermos 1721-1837 15-22
Libro de entierros 1817-1823 23

ARCHIVO DE LA DIPUTACION PROVINCIAL

Fechas Legajos Libros

- Diputación Provincial 1832-1930; 1930-1986 4.121 6.673

- Hospital del Amor de Dios 1396- 1886 162 71
- Hospital de las Bubas 1377-1868 44 -
- Hospital del Cardenal 1453-1857 60 27
- Hospital de las Cinco Llagas 1422-1908 265 50
- Hospital del Espíritu Santo 1387- 1892 220 -
- Hospital de los Inocentes 1322-185 1 67
- Hospital del Pozo Santo 1414-1862 29
- Hospital de San Lázaro 1322- 1878 55
- Hospital de Convalecientes o del
Buen Suceso 1609-1850 3
- Casa Cuna 1435-1973-1 984 270 570
- Hospicio 1561- 1896-192 1 61
- Badolatosa 1754-1855 8

Cuadro de Clasificación
280 ANTONIA HEREDIA HERRERA

l. GOBIERNO.
1. l . Concejo í Ayuntamiento Pleno.
1.2. Alcaldía.
I .3. Comisiones de gobierno (CMP y CG).
1.4. Comisiones informativas y especiales.

2. ADMINISTRACIÓN.
2. l . Administración General.
2. l . l . Secretaría.
2. I .2. Registro General.
2.1.3. Patrimonio.
2.1.4. Personal.
2.1.5. Servicios Jurídicos.
2.1.6. Contratación.
2.1.7. Archivo.
2.2. Administración de Servicios.
2.2.1. Abastos y Consumo.*
2.2.2. Beneficencia y Asistencia Social.
2.2.3. Sanidad.
2.2.4. Obras y y Urbanismo.
2.2.5. Seguridad Ciudadana.
2.2.6. Quintas y Milicias.
2.2.7. Educación.
2.2.8. Estadística de Población.*
2.2.9. Cultura.
2.2.10. Deportes.
2.2.1 1. Servicios Agropecuarios.
2.2.12. Elecciones.
2.2.13. Transportes.
2.2.14. Pósito.
3. HACIENDA.
3. l . Intervención Económica.
3.2. Rentas y exacciones y captación capitalhgresos.
3.3. Tesorería.

Estructura del cuadro de clasificación de un fondo municipal (= primer nivel).

 ORGANIZACIdN 1: CLASIFICAC16N DE FONDOS 281

ARCHIVO MUNICIPAL
1. GOBIERNO.
1.1. Ayuntamiento Pleno.
Actas Capitulares / Actas de Pleno.
Libro de Actas Capitulares.
Expediente de Sesiones.
Libro de Extractos de Acuerdos.
Expedientes de Gobierno.
Ordenanzas Municipales.
Disposiciones recibidas.
1.2. Alcalde.
Resoluciones.
Bandos y Edictos.
Correspondencia.
Expedientes de Depuración.
Expedientes de Nombramientos de Guardas Jurados.
Expedientes de Protocolo.
Lista de Lotería.
1.3. Comisión Municipal Permanente / d e Gobierno.
Actas.
Libro de Actas.
Expedientes de Sesiones.
Libro de Extractos de Acuerdos.
1.4. Comisión Informativas y Especiales.
Actas.
Libro de Actas.
Expedientes de Sesiones.
Libros de Extractos de Acuerdos

Desarrollo de la Sección Gobierno del esquema del cuadro de clasificación de un fon-

do municipal. (Vid. ilustración anterior).
 CAPÍTULO 10
ORGANIZACIÓN 11: ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Y DE SERIES DOCUMENTALES

1. Tipos de ordenación.
2. Ordenación cronológica.
2.1 . De piezas singulares.
2.2. De expedientes.
3. Ordenación alfabética.
4. Ordenación numérica para unidades de instalación.
5 . Elección del tipo de ordenación.
6. Operaciones relacionadas con la ordenación.
6.1. Desdoble o despliegue.
6.2. Signaturación y sellado.
6.3. Datación.
6.4. Foliación y numeración.
6.5. Agregación.
 Recordemos el esquema básico de una programación archivística.

1 0 2 .o
Conservar
\ ORGANIZACIÓN:
1------
t Clasificación
1
1 y
i-----1
1 Ordenación
I L I I 1
I
I
DESCRIPCI~N: 1 Inventariación [ y 1 1
Catalogación
f
Servir !-----
1 L _ _ _l _

Ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que

ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro
de un fondo o de una sección de archivo o bien a un conjunto de do-
cumentos relacionados por su asunto o por su tipología al tratar de
preparar un catálogo.
Dijimos', que ordenar es la operación de unir los elementos o
unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo
a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los
elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro
de las series. (Cfr. capítulo 9).
Insisto en la incorrección de hablar de ordenación de un fondo o
de un archivo, a no ser que la palabra esté tomada como sinónima de
organización.
1. Seguimos en este capítulo, salvo las ampliaciones, escasas modificaciones y
algunas rectificaciones introducidas, la parte correspondiente al tema de nuestro traba-
jo: Cluszjcación y Ordenación, «Archivística. Estudios básicos)), Sevilla, 1983, Raginas
56-62.
286 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Convendrá tener siempre en cuenta lo siguiente:

- La ordenación archivística de los documentos se hace a partir
de uno de los elementos (fecha, nombre de personas, lugar o
asunto) que nos acerquen a su contenido.
- Cada serie exigirá un tipo de ordenación independiente.
- Hay un orden entre las unidades que integran cada serie y otro
para cada unidad archivística.
- Aparte de la ordenación de los documentos, existe una ordena-
ción de la información (índices) con vistas a su recuperación.

1 . Tipos de Ordenación.

Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad

elegida para determinar dicho orden. Así, según optemos por la fe-
cha o data, tendremos el cronológico; si las letras del abecedario, el
alfabético; si la situación o el lugar, el topográfico; si el tamaño, por
tamaños. No olvidando que puede establecerse una ordenación mix-
ta en la que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cro-
nológico (correspondencia de una institución con varios destinata-
rios, en el que el orden principal responda a los nombres de éstos y
dentro de ellos se ordenen por fechas).

2. Ordenación cronológica.
2.1. De piezas singulares.

Se parte en este tipo de una premisa: «no hay elemento más esta-
ble que la data de un documento cuando ésta está expresa). De las
diferentes clases de fechas (cronológica, tópica, histórica) la primera
sitúa a los documentos en el tiempo y con relación a ella son coloca-
dos uno detrás de otro.
La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cro-
nológica (año, mes y día) y en este orden, que suele ser el inverso al
que figura en el documento.
 ORGAN. 11: ORDENACldN DE DOCUMENTOS Y DE SERiES DOCUMENTALES 287

No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (esti-

los romano, de la encarnación, era hispánica, hégira, etc.), pero para
ordenar es preciso reducir siempre al estilo moderno, actual. La re-
ducción es bastante frecuente y necesaria en la documentación me-
dieval, a partir de los Reyes Católicos es normal el uso del sistema de
datación cristiana, a excepción de la documentación francesa colo-
nial de la época napoleónica que se guía por la reforma de la termi-
nología eronológica impuesta en aquella zona.
En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es
la incidencia que tuvo, a la hora de la datación de los documentos
con vistas a. su ordenación, la reforma del Calendario Gregoriano
para la documentación alejada de la metrópoli como eran los reinos
indianos2.
Siendo como es la ordenación, respecto de la clasificación, una
operación más mecánica, sin embargo a la hora de llevarla a cabo sí
ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentación his-
tórica hasta el siglo XVIII.
Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documen-
tales como son las peticiones, o por olvido, en otros casos, la ausen-
cia de fecha. Ha de recurrirse entonces a lo que nosotros denomina-
mos ttdata archivística» que es la que puede localizarse como más
cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones
o de fechas de etapas de gestión administrativas anteriores o poste-
riores al documento. Para las peticiones, a las que nos hemos referi-
do, la data archivística sería la fecha que suele figurar al dorso de di-
chas solicitudes que indica el momento de presentación al destinata-
rio o de recibo para éste.
Este tipo de datación hay que hacerlo en cualquier clase de docu-
mentos no fechados. Si sólo podemos acercarnos al año, las piezas

2. Gregono XIII, por la bula Inter Gravissimas de 24 de febrero de 1582, supri-

mió las fechas comprendidas entre el 4 y el 15 de octubre de dicho año para eliminar
la diferencia que por acumulación se había producido entre el año solar y el año civil.
Su aplicación en Indias no tuvo lugar hasta el año siguiente, pero en momentos dife-
rentes según los reinos, así en México en octubre de 1583, en Perú en 1584 y en Cór-
doba de Tucuman en 1585. Tal supresión afect6 a los términos y plazos judiciales que
hubo que ampliar si estaban incluidos en I'as fechas de supresión. Hubo también que
reducir los sueldos de los funcionarios o ministros. Cfr. Real Díaz, J. J.: Estudio Diplo-
mático del documento indiano, Sevilla, 1972.
288 ANTONIA HEREDIA HERRERA

documentales se colocarán al principio de esa anualidad, antes de to-

dos los documentos con fecha completa.
Es bastante habitual, al ordenar la documentación, la existencia
de lagunas cronológicas considerables que hay que hacer constar.
Ordenado el contenido de la unidad de instalación (paquete, carpeta,
legajo) al principio de cada una de ellas se harán constar estas lagu-
nas, indicando con fechas límites los grupos de documentación con-
tinua. Así:
1586,julio-1 588, diciembre.
1592, enero- 1594, diciembre.
En determinados testimonios escritos existen varias fechas que
responden a distintos momentos de la elaboración de esos documen-
tos. Pongo por ejemplo las Consultas elevadas, en tiempo de los Aus-
trias, por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse
la de su puesta por escrito.
Todos los documentos tienen una fecha de expedición y otra de
entrada en su destino o registro, según se trate de documentos despa-
chados por la institución o recibidos de otra, como resultado de las
relaciones entre ambas. Lo habitual es optar por la fecha de expedi-
ción, es decir, lo que en Diplomática diríamos «conscriptio». En al-
gunas cancillerías con el paso del tiempo se cambió el criterio de or-
denar los documentos por su fecha de expedición por la data de en-
trada en el momento de llegar al destinatario. Así ocurrió en algún
período en la Secretaría de Despacho de Indias, donde la correspon-
dencia de las autoridades indianas enviadas a dicha Secretaría («Vía
reservada») se ordenó por la fecha de recepción.
Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenación de piezas do-
cumentales sueltas que forman series completas de tipología seme-
jante (cartas, reales cédulas, reales provisiones, peticiones, consul-
tas). Pero la ordenación se complica cuando se trata de lo que nos-
tros llamamos unidades archivísticas (expedientes, testimonios de
autos, documentos principales con anejos).

2.2. De expedientes.
En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referen-
cia cronólogica ha de hacerse a las fechas límites: data de iniciación
 ORGAN. 11: ORDENAC16N DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES 289

y data final o de resolución, han de ordenarse como tal serie de expe-

dientes considerando en primer lugar el año inicial y en segundo lu-
gar la fecha Última:
1762- 1784.
1762- 1786.
1762- 1788.
1763- 1790.
1763-1 791.
Pero el orden de cada expediente exigirá un orden independiente
dentro de cada uno de ellos que será el cronológico en cuanto que se
desarrolla dentro de un proceso temporal, pero no se corresponderá
con un estricto orden cronológico si entendemos como tal a colocar
por sus fechas un documento detrás de otro, por cuanto que existirán
documentos principales y anejos y éstos últimos normalmente suelen
tener fechas anteriores a los principales y no por eso han de colocar-
se antes.
El orden de los expedientes responderá al orden de las diferentes
etapas del procedimiento administrativo de que sea testimonio el ex-
pediente y variará según dichos procedimientos.
En los archivos administrativos los expedientes, actualmente,
suelen graparse o coserse con lo que al archivo central suelen llegar
cada uno de ellos ordenado, reflejando el procedimiento administra-
tivo de que cada uno es testimonio. Respetémoslos.
Por el contrario cuando ordenamos expedientes remotos, después
de rehecho su orden, no los cosamos en un intento de mantener di-
cho orden y asegurar su conservación. Sólo numeremos los docu-
mentos.
La complejidad de la ordenación en un expediente histórico suele
ser más complicada por cuanto es frecuente que muchos pasos de la
tramitación están escritos sobre un mismo soporte escriturario (ai
margen, al dorso) y la ordenación física materidizada en colocar un
documento detrás de otro es imposible: el orden habremos de refle-
jarlo en una ficha de descripción que claramente establezca este or-
den cronológico de acuerdo con los distintos pasos del proceso admi-
nistrativo.
Si se trata simplemente de documentos principales con anejos
(carta y documentos unidos a ella) la ordenación ha de hacerse te-
290 ANTONXA HEREDIA HERRERA

niendo en cuenta los documentos principales y después, junto a cada

principal, ordenados también cronológicamente los denominados
documentos que acompañan al principal y unidos a éste por el autor
como justificantes, y en segundo lugar los que le corren unidos y que
se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores y
para tener en cuenta a la hora de resolver.

3. Ordenación alfabética.
Es aquélla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el
abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representati-
vas de su información. Estos nombres pueden ser de la materia obje-
to del contenido documental, o de la persona a que éste se refiera, o
bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Ten-
dríamos respectivamente, por ejemplo, los asuntos de una correspon-
dencia o los nombres de los destinatarios de la misma. Según, pues,
se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordena-
ción alfabética de materias, onomástica o geográfica.
La ordenación onomástica ha de considerar el primer apellido, el
segundo y el nombre en Último lugar. Al nombre de pila habrá de re-
ferirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no fi-
gura el apellido. No siempre se ha entendido así el orden alfabético
onomástico. En el XVII y en el XVIII con frecuencia se ordenó por
el nombre de pila. Donde mayor número de pruebas existen de esta
práctica es en los índices de libros manuscritos de la época.
Hay series documentales que exigen tal ordenación alfabética
onomástica como son en la documentación antigua: las probanzas,
las relaciones de méritos y servicios, los expedientes de ingreso en
Órdenes militares o en colegios, etc. y en los fondos modernos, los
expedientes personales, las hojas de servicios, entre otros.
La ordenación alfabética es la preceptiva en los índices realizados
sobre la información obtenida de los documentos, para recuperarla
en los instrumentos de descripción.
Sobre las reglas para alfabetizar un índice se pueden tomar como
modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como re-
glas generales y más frecuentes la preferencia por la ortografía mo-
derna sobre la antigua, haciendo referencias continuas a esa ortogra-
 ORGAN. II: ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS Y DE SERES DOCUMENTALES 29 1

fía anterior. Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean
precisas, aunque numerosas, para no perder nunca la información.
No necesita mayor explicación la ordenación alfabética geográfi-
ca.
Cuestión diferente es la ordenación alfabética por materias, ya
que exige una relación cuidadosa de los vocablos que recojan más
exactamente la información de los asuntos tratados y está condicio-
nada, a veces, al criterio subjetivo y personal del que la realiza. Así,
por ejemplo, contratación o comercio, comerciantes, mercaderes o
cargadores; «avisos» o «navíos de aviso)). Las referencias serán siem-
pre, en estos casos, indispensables.

4. Ordenación numérica para unidades de instalación.

Hasta ahora nos hemos referido a la ordenación de documentos

dentro de las series.
Pero la ordenación numérica atañe a las unidades de instalación.
En el caso de un archivo administrativo donde los paquetes llegan de
los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete, sea
cual fuere su procedencia, habrá de dársele un número de orden co-
rrelativo (con una sola cifra) por ingreso, que Corresponderá al nú-
mero que ocupe en el fichero-registro del fondo con numeración úni-
ca y ése será su número en las estanterías del archivo central.
Lo qucsí puede existir es una doble numeración que corresponda
a una doble instalación, para libros y para legajos. No quedarán,
pues, agrupados materialmente los legajos o los libros pertenecientes
a una misma dependencia. Junto a un legajo del negociado de Perso-
nal, el siguiente puede ser del de Arquitectura.
Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para la
documentación de cada negociado, por la cómplicación que la mul-
tiplicidad de cifras puede ocasionar y por la gran cantidad de espacio
que requeriría su instalación.
La agrupación de unidades de instalación por negociados la con-
seguiremos y tendremos en el fichero-inventario que nos refleje la
clasificación dada a la totalidad del fondo.
Refiriéndonos también a los archivos administrativos y con rela-
ción a los problemas de ordenación, hemos de considerar los expur-
292 . ANTONIA HEREDIA HERRERA

gos. Sin entrar en el hecho concreto, que ya ha sido tratado en otro

lugar, realizado el expurgo, las unidades de instalación afectadas han
de dejar su número de orden vacante. Debe llevarse un control de
unidades expurgadas y de sus números de orden para que sean esos
números y sus huecos los que en primer lugar se den a los legajos o
libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacíos, en el fichero registro
y en las estanterías.
Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos ar-
chivos usar tres cifras para expresar el número de orden y de ubica-
ción de las unidades de instalación (2- 1-3; correspondiendo estas ci-
fras al estante, cajón, legajo) que complicó en gran manera la identi-
ficación de dichas unidades. Actualmente en la mayoría de los cen-
tros esas numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeracio-
nes de cifras Únicas, quedando, sólo para uso referencial, redactada
una tabla de equivalencia de ambas numeraciones.
Para los archivos históricos deben existir tantas numeraciones
como fondos o secciones de archivo. Así en el Archivo Histórico de
la Diputación Provincial de Sevilla a cada uno de los fondos de los
hospitales sevillanos se le ha dado una numeración independiente.

5. Elección del tipo de ordenación.

Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenación

para una serie, éste no debe alterarse o modificarse.
Ahora bien, no a todas las series documentales les conviene el
mismo tipo. La elección conviene hacerse teniendo en cuenta la me-
jor y más rápida localización de los documentos para una informa-
ción más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso
más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos
de ordenación. Es obvio la elección del tipo alfabético onomástico
para las ((relaciones de méritos y servicios» o para ((10s expedientes
personales»; o la elección del tipo alfabético-geográfico si se trata de
expedientes de un negociado de Forestal; o la elección del sistema
mixto alfabético de materias y cronológico para expedientes de una
Asesoría Jurídica, o la opción por la ordenación cronológica para la
correspondencia o los presupuestos económicos.
 ORGAN. 11: ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES 293

5. Operaciones relacionadas con la ordenación.

Existen una serie de operaciones de tipo mecánico en íntima rela-

ción con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser reali-
zadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos, por
cuanto sería malgastar su tiempo y su trabajo.

6.1. Desdoble o despliegue.

Nos referimos, en primer lugar, al desdoble o despliegue de docu-
mentos que se hace necesario en documentación histórica, funda-
mentalmente del XVIII y XIX, por cuanto fue práctica frecuente
que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran
en tamaño cuarto. No hay duda que, para una mejor conservación y
sobre todo para una más fácil ordenación y uso, conviene extender-
10s a su tamaño natural. No es frecuente el problema para la docu-
mentación más antigua ni para los escritos actuales. Pero sí es preci-
so insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser
las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los
dibujos.

6.2. Signaturación y .sellado.

Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación,
pero por otra parte la conservación del documento requiere el con-
trol y existen algunas operaciones como son la signaturación y el se-
llado que hay que realizar.
Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un
sello, de impronta pequeña, del centro o archivo a que pertenezca
junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de uti-
lizarse el lápiz para signaturar y por supuesto evibar que el sello y
signatura caigan sobre parte escrita.
En las piezas documentales aisladas es sólo precisa una Única sig-
naturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también
en el primer folio de dicha pieza; en los mapa y planos debe indicar-
se al dorso.
La expresión de la signatura en la documentación con formato de
libros no sólo ha de figurar en el lomo del mismo, mediante un te-
294 ANTONIA HEREDIA HERRERA

juelo, sino en la primera página del libro en el margen inferior dere-

cho escrito a lápiz.

6.3. Datación.
Insistimos en que son reprobables las anotaciones sobre los docu-
mentos. Pero a veces se hace conveniente, siempre por el archivero y
no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior,
desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuen-
te por parte de los investigadores. Es mucho más recomendable la
utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en
las cuales se indiquen los datos para su identificación no sólo por su
data. En muchos archivos, sin embargo, ésto acarrea una serie de
problemas secundarios como son el aumento de volumen de las uni-
dades de instalación que tropieza con el espacio restringido existen-
te.

6.4. Foliación y numeración.

Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo
de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más ne-
cesarias estas dos operaciones aparentemente iguales.
La tendencia a microfilmar series completas determinan la con-
veniencia, sobre todo, de la foliación.
La numeración es el número de orden dado por unidades archi-
vísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folios es-
critos de una unidad de instalación. El número 2 puede corresponder
a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 52, den-
tro de la totalidad de un legajo.
Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse tam-
bién a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservan-
do el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho
para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las ci-
fras por ningún término como pueden ser «número» o «folio».
Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia
que deben tenerse en consideración en la documentación histórica.
No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas
operaciones deben iniciarse solamente cuando estén totalmente or-
 ORGAN. 11: ORDENAC16N DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES 295

denadas todas las unidades de instalación que integren una serie do-
cumental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal co-
locados por los primitivos organismos productores que hacen nece-
saria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría
precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no sólo de números
de orden que pueden salvarse con cifras bis, sino lo que es peor y
más molesto la duplicación de los números de la foliación.
El almacenamiento de documentos en soportes como el disco Óp-
tico, evitarán muchas de estas tareas.

6.5. Agregación.
Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detecta-
ción de documentos mal colocados. Las incorporaciones suelen ha-
cerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corres-
ponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agrega-
ción ha de hacerse de un fondo a otro fondo. Así, una escritura de
propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios encontrada
entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a los
fondos del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla.
La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conoci-
miento profundo de las series y del fondo. Hay que considerar en
primer lugar el proceso administrativo seguido por la documenta-
ción, en segundo lugar, la práctica usual de archivación mantenida
por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que
tomar como referencia el asunto o materia.
También como recomendación insisto en que las agregaciones no
deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la clasifica-
ción e inventariación de un fondo.
La agregación exige la colocación de «testigos» en el lugar ocupa-
do por el documento sacado de una unidad de instalación para agre-
garlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente
la descripción de la pieza y el número del legajo a donde se incorpo-
ra.
 CAPÍTULO 11
LA DESCRIPCIÓN*

1. Conceptos generales: análisis y descripción archivística. Instru-

mentos de descripción.
2. Planificación descriptiva.
2.1. Desproporción entre demanda y servicio de la información.
2.2. Niveles de descripción y paralelismo con las agrupaciones
documentales y los instrumentos de descripción.
2.3. Plan de descripción.
2.4. Estadios o etapas en un plan de descripción.
2.5. Difusióny publicación.
3. Problemas terminológicos de los instrumentos de descripción.
4. «Descripción automatizada».
5. La normalización de la descripción.

* La base de este capítulo y los siguientes relacionados con los instrumentos de

descripción esta sustentada aunque ampliada en HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual
de instrumentos de descripcion documental, Sevilla, 1982.
1. Conceptos generales: análisis y descripción archivística. Instru-
mentos de descripción.

Siguiendo el esquema básico de una programación archivística

indicado en el capítulo 7, llegamos a la etapa de servir la documen-
tación. Hay que tener presente que hoy el profesional de archivos
está obligado no sólo a servir y entregar para su consulta el docu-
mento o expediente que se le solicite y que él guarda y conserva, sino
que ha de facilitar y difundir los medios para su conocimiento y su
acceso y aquéllos no son otros que los instrumentos que ha de elabo-
rar con esa finalidad.
Ha sido Theodore Schellenberg' quien ha designado con el térmi-
no «descripción» esa tarea específica que engloba las diversas y va-
riadas actividades del archivero para elaborar los instrumentos que
facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en par-
ticular.
Resulta curiosa la falta de definiciones en los Manuales más di-
vulgados (Francia, Canadá, Italia).
La palabra descripción, en términos amplios, es la enumeración
de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un
objeto, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conoci-
miento de otros los rasgos determinantes que iúentifican lo que se
describe*.
La descripción es el análisis realizado por el archivero sobre los
fondos y los documentos de archivo agrupados natural o artificial-

1. Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba, 196 1, pág. 1.

2. TANODI, Aurelio: Descripcrón y catalogación, PNUD. Capacitación a distan-
cia, Santiago de Chile, 1981-82, pág. 3.
300 ANTONlA HEREDIA HERRERA

mente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos conte-

nida para ofrecerla a los interesados. Equivale a dar al documento de
archivo o sus agrupaciones sus señas de identidad, aquellos rasgos
que los definen con precisión (eligiendo los elementos que mejor los
identifiquen) y que permitirán y facilitarán la comunicación (consul-
ta y recuperación).
La descripción es el puente que comunica el documento con los
usuarios. En la cabeza del puente está el archivero que realiza una
tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indi-
zación que transmite al usuario para que éste inicie la recuperación
en sentido inverso a partir de los índices.
La descripción documental comprende no sólo el análisis de los
documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su
contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres ex-
ternos, sino también los datos para su localización. La descripción es
necesaria tanto en un archivo administrativo como en un archivo
histórico, aunque su práctica pueda presentar algunas variantes. La
descripción, en definitiva, es el medio utilizado por el archivero para
obtener la información contenida en los documentos y facilitarla a
los usuarios.
Los productos inmediatos de la descripción suelen ser las fichas
de inventario o de catálogo, los asientos de índices e incluso los cua-
dros de clasificación en los que están identificadas y localizadas las
series; los productos definitivos son los instrumentos de descripción
destinados a facilitar el acceso documental en una gama que va des-
de una amplitud extrema (archivo, fondo) al detalle de la pieza.
Los instrumentos de descripción son las representaciones de los
documentos o de sus agrupaciones, por cuanto los transforman me-
diante una forma distinta de la original.
Lo que no podrá considerarse nunca como descripción es la re-
producción documental, a no ser que ésta esté acompañada de los
signos mínimos de identificación.
El análisis aplicado a los documentos de archivo ha de hacerse
con objetividad para respetar su naturaleza que ofrece esa nota subs-
tancial. Asepsia la llaman algunos. La valoración, la interpretación
corresponderá a los usuarios. Nosotros nos limitaremos a represen-
tar, condensando o sustituyendo lo más fielmente posible.
Para conseguirlo la descripción ha de ser:
 LA DESCRIPC16N 30 1

Exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso,

sino testimonios únicos y concretos.
Suficiente para la unidad que se está informando (archivo, fondo,
serie o documento), sin ofrecer más de lo necesario, por exceso o por
defecto.
Oportuna en cuanto que ha de reflejar una programación que
marque una jerarquía de la información’.
La obtención de datos por el archivero para elaborar un producto
de información no es una «explotación» de los documentos en bene-
ficio propio, como puede ser la del historiador, sino que esta labor
está encaminada a dar a conocer la información indispensable a
quien la solicite. La descripción persigue dos objetivos: dar informa-
ción a los demás y facilitar el control al archivero.
Considera Duchein esta operación parte fundamental de la Ar-
chivística:
«Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciu-
dad desconocida sin plano, como el cofre de un tesoro sin llave, aún
peor: lo mismo que un viajero con un mapa inexacto corre el riesgo
de extraviarse, así un instrumento de descripción erróneo o imper-
fecto puede engañar gravemente al investigador, sea por falsa inter-
pretación de otros datos, sea por falta de informaciones referentes al
origen y a la historia de los documento^»^.
En esta misma línea se pronuncia el profesor Tanodi:
«Ordenados bien o mal, los archivos SQII prácticamente incontro-
lables e inaccesibles o de consulta sumanente dificil, si no cuentan
con auxiliares de control, de consulta e inve~tigación»~.
La descripción que es análisis documental no puede tomarse
como una tarea genérica para archiveros, bibliotecarios y documen-
talistas. Es una manera de hacer concreta que exige una denomina-
ción específica y un método también especializado, diferente, porque

3. Cfr. COR-riS ALONSO. Vicenta: La formación para la información de archivos,

IV Congreso ANABAD, Cáceres, 1985, ((Boletín de ANABADn, Madrid, XXXVI,
1-2.
4. Prólogo a la obra: Manual de Instrumentos de descripción documental, ob.
cit.
5. TANODI. Aurelio: Inventario, Catálogos e Indices, CIDA, Córdoba, 1978,
pág. 6.
302 ANTONIA HEREDIA HERRERA

diferentes son los documentos de archivo, de los libros y de los deno-

minados «documentos científicos». (Vid. capít. 5).
Su definición podría ser: el proceso de análisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones
que permitan su identificación y localización y lu recuperacih de su
información para la gestión o la investigación.
Ya hemos dicho que la descripción no puede considerarse como
algo aislado, sino en estrecha relación con la organización. De ahí su
paralelismo. La descripción está condicionada por los diferentes ni-
veles de información que ofrecen los documentos agrupados de una
forma natural y que darán respuesta a las necesidades de los usua-
rios.
Estos niveles (tres y uno auxiliar) están determinados por las
agrupaciones documentales. Cada nivel de descripción al materiali-
zarse en un instrumento exige un nombre específico (guía, inventa-
rio, catálogo, índice). Ya veremos cómo la existencia de esos niveles
supone la jerarquización que habrá de reflejarse en la elaboración de
cualquier programa descriptivo.

2. Planificación descriptiva6.
2.1. Desproporción entre demanda y servicio de la información.
En la actualidad muchos de nuestros archivos han sufrido la ava-
lancha del crecimiento demográfico de los investigadores, como con-
secuencia del aumento progresivo de la población universitaria en
las Facultades de Humanidades y de las crecientes necesidades cien-
tíficas’, a la vez que están sometidos al aumento de la gestión de las

6. HEREDIA HERRERA. Antonia: Planijicación de los instrumentos de trabajo en

los archivos, «Boletín interamericano de archivos)), vol. VII, Córdoba, Argentina,
1980, págs. 87-91 y «Boletín del Archivo General de la Nación», vol. LXXI, n . O r
240-241, Caracas, enero-diciembre, 1981, págs. 8- 13.
7. En España los usuarios que han obtenido servicio de los Archivos del Estado
han alcanzado la cifra de 1 1 1.735 en 1974, lo que supone 14.817 más que en 1973. En
1975 la cifra ha llegado a 116.636, o sea 4.901 más que en 1974. Cfr. CORTÉSALONSO.
Vicenta: Los Archivos dependientes de la Dirección General del Patrimonio Artístico y
Cultural, 1974 y 1975. «Boletín de Archivos)), n.O 1, Madrid, enero-abril, 1979, págs.
49-50.
Vid. tb. de la misma autora: Notas sobre la investigación en el 4.G.I. «Archivo
Hispalense)), LXVIII, n.OS207-208, Sevilla, 1985, págs. 197-22 1.
 LA DESCRIPCIÓN 303

instituciones productoras que exigen una información pronta y ade-

cuada.
Ese acceso masivo a las fuentes documentales incide sobre dichos
centros con signos muy diversos y plantea problemas a los que hay
que hacer frente. Se han multiplicado las tareas administrativas que
lleva aparejada esa asistencia que, aunque inevitables y necesarias,
merman las funciones técnicas de los archiveros. Han crecido las ges-
tiones de control y vigilancia, ha aumentado en tal proporción el
movimiento de legajos y la utilización de su contenido que ha de te-
merse por su conservación. Pero estas mayores necesidades no se han
visto compensadas ni mucho menos con la ampliación de plantillas
que ayuden a remediar tales cuestiones*.
Siendo todos estos problemas importantísimos, quiero insistir en
los que inciden de una manera especial sobre la conservación: el ma-
nejo masivo de los fondos y la conveniencia de acrecentar los instru-
mentos de descripción para atender a las demandas actuales de la in-
vestigación y solucionar en gran medida la durabilidad de las fuen-
tes.
En cuanto a las cifras de asistencia y su incremento en estos Últi-
mos años, son elocuentes las listas publicadas en las «Guías de los
investigadores en los archivos españoles. Rama de Humanidades»
para los años 1974 a 1977. Cada persona de las allí relacionadas tie-
ne abierto un expediente en un determinado centro y ha consultado
sus documentos. Lo que no nos informan estas guías es del movi-
miento de estos últimos. En este sentido, las memorias de cada uno
de los archivos y los datos que facilitan hablan por sí solas acerca de
su crecimiento en proporciones geométricas9.Lo que ni unas ni otras
nos detectan es el índice que nos dé la proporción en que cada uni-
dad archivística o de instalación deteriora su estado físico por la uti-
lización de aquellos usuarios.
Existen, además, determinadas circunstancias en algunos asisten-
tes habituales que pueden acentuar las notas negativas por lo que se

8. CORTÉSALONSO. Vicenta: Función de los archivos y recursos humanos, «Re-

vista de Educación», n.o 235, 1974, págs. 72-83.
9. CORTÉS ALONSO. Vicenta: Los Archivos dependientes ... Ob. cit.
304 ANTONIA HEREDIA HERRERA

refiere a la conservaciónl0. Hay un número crecido de alumnos uni-

versitarios -investigadores ocasionales- que acuden a los archivos
con el único fin de aprobar una asignatura para la que es preceptivo
hacer prácticas sobre documentos de nuestros depósitos. Su meta no
está en la investigación y su paso por las salas de trabajo es obligado
y de mero trámite. El manejo de algo, tan insustituible como son las
piezas documentales, por personas no preparadas para ello, creo que
hay que tenerlo en cuenta. Habrá que buscar soluciones porque tam-
poco se puede negar a esos investigadores en ciernes el manejo de la
documentación, y aquéllas pueden estar en el microfilm o la fotoco-
pia. Actualmente hay series dentro de algunas secciones facticias
(pergaminos, mapas, estampas, planos) que se sirven habitualmente
para su manejo en forma de reproducciones aunque la consulta del
original no esté descartada para comprobaciones.
Aparte de aquellos casos, es innegable que la utilización reiterada
de los fondos por los profesionales de la investigación ha de incidir
en su conservación. El facilitar el acceso a estos documentos median-
te un mayor y efectivo número de instrymentos, cubrirá un doble
objetivo: abreviar la tarea del investigador, reduciéndole las búsque-
das y localizaciones largas e infructuosas que machaquen las piezas
documentales y, como consecuencia, evitar o, al menos, disminuir su
deterioro.
Estamos todavía lejos, para la mayoría de los archivos, de salas de
investigación sin papel donde la consulta se haga sólo a través de
pantallas.
Si la organización tiene una relación directa con la conservación
no lo es menos la que tiene en esto la descripción en cuanto que de
una correcta planificación descriptiva se eliminará, como hemos vis-
to, la consulta innecesaria y el manejo inútil de muchos legajos por
los investigadores que podrán ir directamente a la noticia que les in-

10. HEREDIA H ~ R R E RAntonia:

A, Un peligro para la conservación: el acceso ma-
sivo a los fondos documentales, «Boletín de Archivos), n . O 4, Madrid, 1980.
Con anterioridad se había dejado sentir este problema en el Congreso Internacio-
nal de Archivos celebrado en Moscú en 1972: aaujourd’hui comme demain, le cher-
cheur doit obligatoirement posseder un minimum des connaissances pour I’exploita-
tion des fondes), son palabras de M. Franjo Biljan en dicha reunión. Cfr. ((Archivunu),
XXIV, 1976, pág. 166: Los instrumentos de localizacion de los archivos al servicio de
la Ciencia.
 L A DESCIUPCIÓN 305

teresa, consiguiéndose para ellos un ahorro notable de horas de tra-

bajo.

2.2. Niveles de descripcion y paralelismo con las agrupaciones do-

cumentales y los .Instrumentos de descripción.
No nos vamos a referir a niveles administrativos o políticos que
entrarían de lleno en lo que sería una Administración de Archivos.
Ahora nos interesa centrarnos en los niveles que exige cualquier pro-
gramación descriptiva para cualquier archivo, sea cual sea el ámbito
administrativo.
Estos niveles guardan una relación estrecha con las agrupaciones
documentales de las que nos ocupamos en el capítulo 4,establecién-
dose un paralelismo entre ambos. Esta relación no es otra cosa que la
consecuencia de que el objeto de la descripción son los documentos
o sus agrupaciones. Con esas agrupaciones, qiie ya tratamos de dejar
identificadas, se pueden establecer tres apartados:
Archivo, fondo, sección de fondo, sección histórica de archi-
1 .O

vo.
2.0 Series documentales.
3.0 Piezas singulares, unidades archivísticas.
Estos tres apartados obedecen a una escala jerárquica, de mayor a
menor, en las que cada una de las agrupaciones está contemplada
por su personalidad plena. Hemos excluido en este caso a las seccio-
nes documentales por entender que éstas son subdivisiones de un
fondo, de una sección de fondo o de una sección de archivo.
La descripción aplicada a cada uno de estos tres apartados deter-
minará un nivel de profundidad en el análisis en relación con la na-
turaleza de las agrupaciones que se describen. Así describiremos en
el primer caso, un archivo, un fondo, etc.; en el segundo, cada una
de las series que integran cualquier fondo, sección de fondo o sección
de archivo y para el tercero, los documeiitos simples o compuestos.
Estos niveles. además responden a las diferentes necesidades de
información de los usuarios. Veamos:
- Alguien puede necesitar conocer en qué archivos españoles hay
fondos con documentos americanistas.
306 ANTONIA HEREDIA HERRERA

- Pueden interesarle las disposiciones de la corona española para

México en la primera mitad del XVI.
- Le conviene localizar el título del virrey Antonio de Mendoza.
- Sólo desea saber si hay documentación sobre la pólvora.
Es claro que la información demandada es mucho más amplia,
más general y panorámica en el primer caso que en los otros. La ne-
cesidad en el primer caso se satisfará a partir de una Guía de los Ar-
chivos españoles o de las Guías de cada uno de ellos, en el segundo
con un inventario de la Audiencia de México, en el tercero con un
Catálogo de los cedularios novohispanos y en el cuarto con un índi-
ce, incorporado a un banco de datos.
El resultado de la descripción se materializará en unos instru-
mentos específicos, paralelos a dichas agrupaciones, quedando así es-
tablecida la equivalencia entre niveles de descripción, agrupaciones
documentales e instrumentos de descripción.

Agrupaciones Instrumentos
Nivel documentales de descripción

1 Archivo Guías
Fondo
Sección de fondo
Sección de archivo

11 Series documentales Inventario

111 Piezas singulares Catálogo

unidades archivísticas

IV Índice

Internacionalmente hay unajceptación generalizada de estos tres

niveles. Sin embargo no suelen ser tan consensuadas ni la estimación
de las agrupaciones documentales, como ya vimos al hablar de la ter-
minología, ni, sobre todo, la materialización de los instrumentos que
 LA DESCRIPCIÓN 307

suelen multiplicarse, al menos por lo que se refiere a las denomina-

ciones''. Tampoco entre nosotros existe una adecuación total con lo
expuesto.
Existe un cuarto nivel, que más que describir identifica y locali-
za, que yo estimo auxiliar por la dependencia que guarda con esos
tres instrumentos esenciales y que su Única razón de ser es la recupe-
ración de información contenida en cualesquiera de ellos.
Los índices no guardan relación con las agrupaciones documenta-
les, sino con los instrumentos resultado de la descripción y no son
diferentes para unos y para otros.
Existe hoy una tendencia a incluir como resultado de la descrip-
ción en el primer nivel los cuadros de clasificación de cada una de
las agrupaciones documentales que están integradas en dicho nivel,
estimándolos como otros instrumentos de descripción, por cuanto
pueden ser elaborados con independencia de las guías, aunque cuan-
do éstas se confeccionen hayan de ser incluidos en ellas. Ya veremos
cómo también guardan una relación estrecha con los inventarios a
los que hay que añadir, hasta el extremo que los cuadros de clasifica-
ción como introducción a cualquier inventario vienen a convertirse
en la condensación de éstos.
De entrada he fijado el orden de los niveles de descripción de
mayor a menor, aunque pudiera estimarse que podía establecerse a
la inversa por cuanto algunos cuando hablan de agrupaciones docu-
mentales van de lo singular a lo global.
El orden no puede ser arbitrario. Importa y es necesario determi-
narlo, por cuanto de dicho orden partirá el establecimiento jerárqui-
co de cualquier programación descriptiva. Me parece equivocado es-
tablecer el primer nivel de descripción a partir del documento, mate-
rializado en un catálogo. Llevamos mucho insistiendo en que hay
que ir de lo general a lo particular, ofreciendo una visión de conjun-
to para descender luego. El catalogo es el estadio final de la descrip-
ción y por tanto estará en el tercer nivel. No podemos dejar de plan-
tearnos que para los archiveros el objeto inmediato es el archivo, el
mediato, los documentos.
1 1. Así quedó patente en el Coloquio Internacional de Archivística sobre Des-
cripción, San Sebastián (junio 1990). Francia quizá sea la que ofrezca mayor multipli-
cación terminológica. Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: La descripción documental:
estado de la cuestión (en prensa).
308 ANTONIA HEREDIA HERRERA

2.3. Plaii de descripción.

La promoción y aumento de actividades investigadoras y de ges-
tión, pues no corren paralelas al ofrecimiento de los instrumentos de
descripción por parte de los archiveros. Existe una desproporción
entre unas y otros. Se hace inevitable una programación descriptiva
a nivel nacional, a nivel autonómico y a nivel de centros para salvar
esta situación.
No podemos ignorar que están públicados o elaborados, sin edi-
tar, muchos catálogos, obras analíticas y minuciosas, resultado del
trabajo personal de muchos años de trabajo que son elementos indis-
pensables para determinados historiadores que hayan escogido preci-
samente la parcela de que sean objeto aquellos libros. Pero esas
obras de años, frente al servicio más generalizado de información
que tenemos la obligación de ofrecer, habrá que dejarlas para más
adelante.
Hay, en esta línea, que estudiar los problemas y necesidades de
cada centro y planificar la descripción en etapas sucesivas, para no
pasar a la siguiente sin haber cubierto la anterior. Perogrullescamen-
te hay que empezar por el principio: por las guías y por los inventa-
r i o ~y por Último los catálogos. Ante esto se puede objetar que en la
mayoría de los centros, refiriéndome a los servidos por archiveros,
están realizados los inventarios de casi todos sus fondos. Pero, ¿res-
ponden estos inventarios a una concepción archivística actual y a las
exigencias de hoy? Y, en segundo lugar, ¿están redactadas las guías e
inventarios suficientes?
No podrá seguirse adelante si para cada uno de los fondos o de las
secciones de fondo de un archivo no están confeccionadas sus guías
y, revisados y actualizados los inventarios.
No quiere decir esto que los inventarios antiguos, que hasta ahora
han sido elementos de trabajo indispensables para los investigadores
y archiveros, hayan de ser arrinconados y eliminados. Hemos de par-
tir de ellos, pero rectificándolos y mejorándolos. Así, habremos de
cambiar descripciones erróneas de series o de legajos, o descripciones
incompletas por falta de datos precisos mínimos como pueden ser
los de la tipología y tradición documentales, el autor y el destinata-
rio, o descripciones incorrectas por no coincidir con la realidad de
las fechas extremas. Habrá que unificar las descripciones de las series
 LA D E S C R I P C I ~ N 309

homogéneas. Habrá que hacer índices sobre las descripciones correc-

tas y reformadas. Todo ello respetando la actual ordenación y nume-
ración de las unidades de instalación.
No resultaría ajustada a una planificación descriptiva iniciar ta-
reas de mecanización sin tener inventariado correctamente el fondo,
en la línea de la normalización.
Hasta ahora nos estamos refiriendo a la documentación histórica,
es decir aquélla que no tiene otra finalidad que la de servir de fuentes
de investigación. Pero hemos de ocuparnos también de la documen-
tación reciente y actual, cuyo aumento es cada día mayor, en razón
de la magnitud burocrática de hoy. Su número es tal que de no te-
nerla bien descrita, su conservación meramente física resultara inú-
til. Parece contradictorio que hoy que tanto se valora la productivi-
dad, se pierdan horas y horas en las instituciones tratando de locali-
zar antecedentes y datos para resolver y tramitar expedientes. La des-
cripción adecuada de ese gran volumen documental ahorraría esfuer-
zo y facilitaría la gestión de tal manera que la Administración sería
más eficaz y los administrados estarían mejor servidos.
Se ha dicho en alguna ocasión iqué instrumentos para qué usua-
rios?
Para el primero y segundo nivel no cabe la pregunta porque tanto
la Guía como €1 inventario se plantean como inevitables. Los crite-
rios de actuación han de ser contundentes. No es posible eludir
Gomo tarea prioritaria para ningún fondo la confección del inventa-
rio, sea cual sea el valor de sus documentos. La única opción a este
nivel será en el caso de un archivo con varios fondos determinar por
cuál se empieza primero. Así en un archivo municipal habrá irrenii-
siblemente que iniciar la inventariación por el fondo municipal, de-
jando para más adelante, por ejemplo, los protocolos notariales o las
colecciones en él depositadas.
En este segundo nivel de descripción, por obligatorio, no tiene
cabida la participación del usuario.
En el tercer nivel, el correspondiente a la catalogación, sí entran
en juego determinados criterios de actuación por cuanto la cataloga-
ción no es obligatoria y sólo se planteará su conveniencia según los
casos. Estos criterios afectan al valor de los documentos, a su volu-
men y a los intereses de los usuarios cuya demanda estará marcada
3 10 ANTONIA HEREDIA HERRERA

por las corrientes historiográficas. Sólo en este nivel cabría plantear-

se la incidencia de los usuarios y establecer prioridades.
En este tercer nivel hay otro factor a tener en cuenta: los altos
costos que conlleva describirlos.
En cuanto al orden de importancia, como tendremos ocasión de
ver, no hay diferencia entre ellos, lo que sí de preferencia jerárquica
del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboración y esta-
blecimiento de un programa descriptivo. Sin embargo, la mayoría de
los archiveros -me incluyo entre ellos- hemos iniciado nuestras ta-
reas técnicas por los Catálogos o en todo caso hemos visto en ellos
nuestra culminación profesional. Pocos han empezado por los in-
ventarios, por considerarlos quizá tarea de menor categoría. De he-
cho hemos contado con los existentes de antiguo, sin detenernos si-
quiera a considerar si éstos gozaban de la calidad de tales. No nos he-
mos parado a analizar su función primordial como instrumentos pri-
meros y principales del quehacer del archivero y si respondían a una
normativa adecuada de elaboración, de ahí el gran número de va-
riantes que los autores les dan (analíticos, esquemáticos, sumarios,
de resúmenes, etc.). En adelante no podremos limitarnos a ofrecer y
enumerar las características de unos Inventarios o de unos Catálogos
existentes, pero que no son tales.

2.4. Estadios o etapas en un plan de descripción.

La descripción en cualquier archivo, los más y los menos consul-
tados, comprende dos estadios que han de programarse sucesivamen-
te: la inventariación tras la clasificación de cualquier fondo y la cata-
logación, después de la ordenación de las series.
Cada fondo precisa de un inventario que refleje la totalidad de su
conjunto documental. En cuanto a las series que integran dicho fon-
do aunque cada una de ellas sea conveniente ordenarlas y sean sus-
ceptibles de catalogarse no por ello requerirán obligatoriamente la
confección de un catálogo, cuya necesidad sólo dependerá del interés
informativo de las mismas y de su demanda.
Por lo tanto. una planificación descriptiva en cada centro necesi-
tará en primer lugar de la elaboración de un inventario por cada uno
de los fondos documentales, completado con una guía, y después la
redacción de los catálogos de las series que, tras su valoración, se es-
 LA DESCRIPCIÓN 31 1

timen dignas de aquéllos, ya que existen series cuya descripción pue-

de acabar en la inventariación y no precisan de una particularización
mayor. Una serie de memoriales o de peticiones es probable que no
hayan de catalogarse, en todo caso será suficiente un listado de los
nombres de los peticionarios.
La elaboración de los catálogos exigirá también una jerarquía que
irá desde las series con información de interés más general (disposi-
ciones, reglamentos, por ejemplo) que, lógicamente, son las de
mayor demanda a las de interés más concreto (expedientes de confir-
mación de encomiendas, expedientes de concesión de naturalezas).
El planteamiento para archivos organizados e inventariados de
antiguo, será algo diferente porque no podremos empezar de cero. La
reclasificación y la reinventariación serán los objetivos de la primera
etapa, en cada fondo, que podrán cubrirse en un espacio de tiempo
asequible y en muchos casos bastante corto.
Luego vendrá la segunda etapa, mucho más lenta, pero que no
deberá iniciarse sin haber cumplimentado la primera, en todos y
cada uno de los fondos. La reordenación de las series, el vaciado de
datos y confección de listas para la mecanización y la redacción de
catálogos para series específicas, por su importancia, serán a grandes
rasgos los objetivos a llevar a cabo en este segundo momento.
Nunca la descripción de colecciones se hará en primer lugar.
Es importante, sobre todo en el caso de archivos en formación -es
el caso de los archivos generales de las Autonomías- la adscripción
de los conjuntos documentales a fondo o sección de fondo, al existir
dentro de las Direcciones Generales, Patronatos y entidades con au-
tonomía que podrán considerarse secciones de fondo y para las que
habrá que aplicar una planificación descriptiva independiente y
completa.

2.5. Difusión y publicación.

Una planificación descriptiva no estará completa si no se difun-
den los resultados obtenidos mediante los instrumentos elaborados a
través de un plan editorial conveniente y suficiente. La conveniencia
estará sustentada sobre la jerarquía inherente a la programación des-
criptiva. No sería conveniente la edición de un catálogo de corres-
pondencia de un virrey del Perú o de los privilegios concedidos a un
312 ANTONIA HEREDlA HERRERA

determinado hospital, sin estar editado el inventario de la Audiencia

de Lima o el del mencionado hospital. La suficiencia vendrá deter-
minada por el conocimiento de la amplitud de la tirada en virtud de
la demanda, de su distribución y por la elección de un formato y
composición adecuados que favorezcan el inmediato acceso a la in-
formación. No hay nada más ingrato para el que los utiliza que un
inventario o catálogo confuso de exposición y formato.
Este complemento editorial es de tal manera necesario que está
comprobado que el mayor número de consultantes de una sección en
un archivo puede depender de los instrumentos que sobre ella estén
elaborados y que faciliten su conocimiento, su acceso y su control".
Resumiendo podemos decir que una planificación descriptiva:
a)Es sintomática de una buena organización.
b)Ayuda a la conserva+n de los fondos.
c)
Facilita el acceso a los documentos.
d)Favorece el control por parte del archivero.
e)Ahorra horas de trabajo al investigador y le ayuda en su in-
vestigación.
I) Reduce el desnivel entre la demanda de los investigadores y
el ofrecimiento de los archiveros.
g) Agiliza la gestión de la institución productora.
De ninguna manera podemos contentamos con el uso restringido
que supone una copia mecanográfica de un inventario, existente sólo
en el centro, o con los ficheros de un catálogo. Desgraciadamente
gran parte de los instrumentos de nuestros archivos, incluidos los ge-
nerales, tienen esta limitación y no podemos olvidar las palabras que
hace años escribiera D. Antonio Rodríguez Moñino afirmando que
los archivos públicos no cumplen su misión si se limitan a conservar
celosamente sus fondos o a confeccionar ficheros, sino que es «abso-
lutamente inexcusable que se impriman los catálogo^'^ que se elabo-
ren».

_____
12. CORTÉSA~.ONSO. Vicenta: Notas sobre la investigacibn... Ob. cit. nota 8
13. RonRí<;uEzMO&INO. A: Introducción al Catalogo de memoriales presentados
al Consejo de Indias, 1953.
- 1.A DESCRIPCIÓN
~
313

En este sentido se pronuncia Vicenta Cortés cuando nos dice que

la descripción para ser realmente provechosa ha de publicarse.
Ahora bien, con ser necesaria la publicación de los instrumentos
de descripción no es esta condición esencial de su naturaleza. Digo
esto frente a los que sostienen y consideran sólo como tales a los edi-
tados. Existen algunos manuscritos -que esperan la imprenta por di-
ficultades presupuestarias- y que revisten todas las características de
los mismos aunque no dispongan de una difusión más amplia, que
sería lo conveniente.

3. Problemas terminológicos de los instrumentos de descripción.

Como en tantas ocasiones la falta de precisión terminológica

vuelve a plantearse, ahora, incluso, con más intensidad.
Los términos «descripción» e «instrumentos de descripción» no
están aceptados con carácter general. Más el primero que el segundo.
Del mismo modo que al hablar de clasificación y ordenación
veíamos cómo un sector profesional tomaba como una sola la opera-
ción denominada ordenación en la que se incluía la clasificación,
ahora hay otro sector que ha identificado o ha polarizado a la des-
cripción en torno a la catalogación, hasta tomar a ésta como sinóni-
ma de descripción. Craso error no desterradoi4.
Me he pronunciado en más de una ocasión'' por la aceptación
sin reservas del término descripción para identificar nuestra forma
específica de análisis de los documentos de archivo. Si nos fijarnos, ei
uso del término a secas por los documentalistas se hace de forma ge-
nérica, de la misma manera que cuando nosotros utilizamos cl tér-
mino análisis. Pero si quieren precisar hablan de descripción biblio-
gráfica, que nada tiene que ver con nuestra descripción archivística.
En cuanto a los instrumentos cuyo fin es la descripción, reciben
variadas denominaciones genéricas: de «catálogos» por los nortea-

14. Cfr. MAYAUS, Antoni; PRADES, Isidre: L 'en.scn)>arnentde l'Ar.rivistica, «LLI-

GALLn, 1988, pág. 186.
15. HEKEDIA HERKEKA, Antonia: La descripción documental: estado de la cues-
tión. «Actas del 1 Coloquio Internacional de Archivísticax San Sebastián, 1990 (en
prensa).
314 ANTONIA HEREDIA HERRERA

mericanos; de «auxiliares descriptivos» por la Escuela de Archiveros

de Córdoba (Argentina); de «instrumentos de localización», «de in-
formación», «de descripción», «de trabajo» o «de consulta» en Espa-
ña; de «instrumentos de investigación»lh en algunos trabajos de la
Unesco, no faltando otras designaciones como las de «instrumentos
archivísticos» o ((instrumentos de divulgación del material de archi-
vo»I7. Los canadienses utilizan dos voces: de recuperación en los ar-
chivos corrientes, de investigación en los históricos.
Me atrevo a manifestar mi opinión ante tal variedad nominativa.
El término «catálogo» queda, según mi criterio, totalmente descarta-
do, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario y a la
guía; las variantes de «instrumentos de trabajo» e «instrumentos ar-
chivísticos» o de archivo resultan muy amplias al poder incluir, por
ejemplo, la lámpara de cuarzo o la lectora de microfilm en la prime-
ra acepción y en la segunda, tanto un directorio de archiveros, como
un inventario de edificios y solares disponibles para archivos; la de-
signación de instrumentos de investigación reduce el campo a los ar-
chivos históricos, ya que en los administrativos existiendo también
necesariamente instrumentos elaborados por el archivero no suelen
utilizarse con fines de investigación, sino de gestión; la denomina-
ción de «auxiliares descriptivos» quizá minimice su verdadero valor;
la de «instrumentos de informaciÓn»l* al estar el término informa-
ción muy ligado genéricamente a las Ciencias de la Información y en
especial al mundo periodístico y de los medios de comunicación so-
cial, quizá desvirtúe su exacta significación; la denominación de
((instruments de recherche» aceptada por los france~es'~ con el signi-
ficado de búsqueda o localización tampoco se identifica con la de
((Instrumentos de descripción» por la que yo me inclino, si acepta-
mos el término descripción como tarea específica del archivero y

16. Así figura en un estudio KAMP de la Unesco: Directrices metodológicas rela-

tivas a la preparación de las Guías Generales de Archivos Nacionales, de Francoise
HILDESHEIMER. París, 1983.
17. CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Terminología de archivos: instrumentos de tra-
bajo, «Homenaje a Federico Navarro)),Boletín de ANABAD, 1973, pág. 89.
18. C O R T É S Ai-ONSO. Vicenta: Munual de Archivos Municipales, ANABAD, Ma-
drid, 1982, pág. 82.
19. M I \ I . ; I I K DI I C Ati I I K I . ; CI 1 I I I < I I I F S Munuc.ld;lrcliii,i.ctique. París, 1970,
pág. 243.
 LA DESCRIPCIÓN 315

como concepto que abarca la actividad de hacer posible el conoci-

miento y localización de los documentos tras haberlos identificado,
después de enumerar sus caracteres externos e internos.
Los instrumentos de descripción deben ser tomados como resul-
tado de una operación de análisis específico de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones.
La problemática particular de la terminología por lo que respecta
a los instrumentos, quedó expuesta, después del V Congreso Interna-
cional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando Carmen Crespo
apuntaba su sorpresa al constatar que no existía un criterio fijo para
precisar lo que era una guía, un inventario y un catálogo. La falta de
fijeza de conceptos, ha llevado a muchos a enumerar los instrumen-
tos archivísticos en este orden: catálogos, guías, índices e inventarios,
siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que han estimado la
importancia de mayor a menor. Criterio de prioridad que aún persis-
te, cuando lógicamente habían de enumerarse por orden de elabora-
ción en el tiempo, siguiendo un orden inverso.
Quiero partir de la eliminación de Conceptos tan generales como
los de «catálogos» utilizados por los norteamericanos o los de «in-
ventariow preferidos por los franceses para tratar de precisar los di-
ferentes instrumentos. Los anglosajones hablan también de «a fin-
ding aids».
Insisto en que los norteamericanos emplean el término «catálo-
gos» o ttfinding aids» como los instrumentos elaborados por el archi-
vero que engloban tanto a los inventarios, como a los catálogos; los
franceses se inclinan por la palabra «inventario» con una significa-
ción general que incluye tanto el inventario (concebido por nosotros)
como el catálogo (donde las piezas son descritas una por una) Ila-
mando al primero «inventario sumario» y al segundo ((inventario
analíticodo. No podemos olvidar, entre nosotrm el término «reges-
to» utilizado con frecuencia por los medievalistas y los notarios para
documentación notarial que no es ni más ni menos que un catálogo
aunque sus asientos suelen ofrecer los datos en diferente orden del
propugnado por nosotros. Otro término indeterminado, utilizado
como sinónimo de catálogo, es el de repertorio.

20. Ob. cit. pág. 243.

3 16 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Otra confusión deriva de los títulos o denominaciones dados en

las ediciones de los instrumentos que tienen su propio nombre y que
llaman, por ejemplo: «Documentos» para designar a un catálogo.
Decididamente la enumeración de los instrumentos de descrip-
ción por orden de elaboración en el tiempo será: guía, inventario y
catálogo. Como instrumentos auxiliares los índices. íos registros, las
listas, las relaciones sumarias y, con consideración independiente las
censos.
Entre los italianos: Pratesi, considera que los instrumentos pue-
den reducirse a tres: Inventario, Guía y Regesto”, que aunque casi
coincide con lo que nosotros defendemos no se a.justa al orden enu-
merativo que mantenemos, y en cuanto a la denominación de Reges-
to, difiere de la de Catálogo.
Lodolini destaca entre estos tres instrumentos esenciales para el
archivero: la Guía General y el Inventario’? y da al Inventario la pri-
macía que defiendo hace bastantes años y que no todos comparten.
Es un hecho que bastantes de los instrumentos publicados bajo la
responsabilidad o autoría de profesionales no ofrecen ni por su desig-
nación, ni por su elaboración unas características definidas que ayu-
den a precisar la diferencia entre ellos, sobre todo cuando se trata de
inventarios y de catálogos. No pocas veces se denominan inventarios
obras que son claramente catálogos y viceversa o mezclan en su re-
dacción los criterios de los segundos en una obra denominada arbi-
trariamente con uno u otro nombre.
La razón de ser de estas tendencias y realidades ha estado por una
parte en la ausencia de precisión, incluso conceptual de nuestros
principios, en el confusionismo terminológico y en la falta de delimi-
tación de nuestros instrumentos básicos y ha estado por otra parte en
una carencia de planificación jerárquica que estableciera prioridades
de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, no empezaría-
mos por confeccionar Catálogos, cuando están por redactar o mal re-
dactados los Inventarios.

2 1. PRATESI, A,: inventari e al tri stvumenti di corredo al servizio deiln scienza,

«.4rchivi e cultura), V-VI, 1971-1572.
22. LOIDOLINI, Elio: Archivistica. Principi e problemi, Milano, 1984, pág. 172.
~ _ _ _ _ _ I _
LA DESCRIPCIÓN 317

Es necesario, pues, que delimitemos cada instrumento de descrip-

ción fijando su objetivo y utilidad preferentes, estableciendo su rela-
ción con la organización, señalando las normas para su elaboración.
Esto en primer lugar, y en segundo se hace precisa una actitud crítica
respecto a los ya elaborados y publicados viendo cuáles responden al
concepto que pretenden.

4. «Descripción automatizada».

Resulta un poco peligrosa esta terminología, ya que sólo a deter-

minados aspectos de la descripción, como es el caso de los índices,
puede aplicárseles la automatización, y ya veremos los problemas
que ésta plantea.
La automatización de la descripción en general exigirá antes nor-
malización. Conviene por tanto hablar de descripción normalizada,
para después hablar de descripción informatizada.

5. La normalización de la descripciÓd3.

En teoría, la normalización para el profesional de archivos es pie-

dra de toque para su trabajo, especialmente por lo que se refiere,a la
descripción y no por virtud de la aparición de los ordenadores. Estos
lo que han venido a constatar es que los archiveros que tenían que
haber hecho de la norma su evangelio, no han rentabilizado sus posi-
bilidades de trabajo archivístico en esa línea y pretenden incorporar-
se ahora al milagro de la Informática para salvar su fallo.
Normalizar la descripción, no es nada nuevo, sino sólo aplicar las
reglas de dicha descripción a las que no hemos de renunciar. Los Bi-
bliotecarios lo han hecho ¿porqué no nosotros? Aunque hay quienes
piensan que en archivos normalizar es cambiar, transformar o incor-
porarse a los criterios informáticos o documentalistas.
Para que la normalización sea tal han de ser estudiadas las reglas
y aceptarlas por la mayoría. No es cuestión de elaborar normas en

23. HEKEDIA HERREKA, Antonia: Descripcibn y Normalización. «Actas del Colo-

quio Internacional de Archivística), San Sebastián, 1990 (en prensa); COOK,Michael:
Manual of Archiva1 description, Gower, British Library, Board, 1989.
318 ANTONIA HEREDIA HERRERA

nuestro trabajo para nuestro centro, hemos de buscar la generaliza-

ción con la aceptación y aplicación de las mismas, consensuadamen-
te.
La normalización de la descripción rentabilizará nuestra tarea
simplificándola. La simplificación vendrá de la mano del estudio de
la tipología documental. Esta simplificación que nos permitirá supri-
mir datos no supondrá una descripción apresurada, hoy respeto de
ayer, lo que ocurrirá es que la adscripción a determinada tipología
llevará implícitos los datos que le son propios.
La normalización habrá de partir de las normas para cada uno de
los niveles de descripción. Habrá, pues, una normalización de las
Guías, otra de los inventarios, otra de los catálogos y otra de los índi-
ces. En cada caso habremos de elaborar un modelo de ficha de des-
cripción y aunque existan recelos acerca de su posibilidad, hay que
apostar por ella.
 CAP~TULO12
LAS GUíAS

1. Características y definición.
2. Guía general y Guía especial.
3. Guías Generales de Archivos Nacionales: establecimiento de un
modelo.
3.1. Capítulos introductorios.
3.1.1. Datos prácticos y reglamentarios.
3.1.2. Datos históricos relacionados con el archivo y sus
documentos.
3.1.3. Bibliografía.
3.2. Descripciórr de los fondos y colecciones.
3.3. Apéndices.
1. Características y definición.

La Guía, referida a los archivos, como su propio nombre indica,

tiene la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales
y destacando lo más importante]. No desciende a particularizacio-
nes, sino que de una manera general señala las características, esta-
blece relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia de los or-
ganismos productores, y sus fondos, señala la génesis documental y
las interrelaciones entre las secciones y entre las series.
Puede hacerse una Guía de un archivo con un fondo Único (p. e.
un archivo municipal), o bien de un archivo con varios fondos, como
sería el caso de los Archivos Generales de nuestro país2. También
puede redactarse una Guía del conjunto de archivos de una nación o
de una región, o de archivos similares (Guía de archivos eclesiásti-
cos) o bien de uno de los fondos dentro de un Archivo3 o de una sec-
ción de archivo4. Pero no podrá hacerse una Guía de una serie o de
piezas documentales, sí estudios diplomáticos y de tipología docu-
mental sobre unas u otras, pero esto ya sería otra cosa.
Varios objetivos pueden atribuirse a las Guías:
- Proporcionar información general sobre un archivo identifica-
do con
~__
uno o varios fondos.
1. VAZQUEZ, Manuel: Auxiliares descriptivos (Inventario y Guía), CIDA (ejem-
plar mecanografiado), Córdoba, Argentina, 1978. Cap." IV: «Cómo hacer una Guía».
2. Sirvan como ejemplo las Guías editadas de los Archivos de Simancas, Coro-
na de Aragón, Archivo General de Indias o Archivo Histórico Nacional.
3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Guía del Consulado de cargadores a Indias,
«Archivo Hispalense», Sevilla, n.O 183, 1977, págs. 87-1 11.
4. HEREDIA HERRERA, Antonia: «Guía de los fondos de la Audiencia de Quito,
descripción de sus series» en Organización y descripción de losfondos de la Audiencia
de Quito del AGZ, ((Historiografia y Bibliografía americanistaw, vol. XXI, Sevilla,
1977, págs. 139-165.
322 ANTONIA HEREDIA HERRERA

- Proporcionar información general sobre un conjunto de archi-

vos unidos por un lazo común que puede ser el marco geográfi-
co (archivos de una región) o las características similares de la
documentación (archivos nobiliarios o militares).
- Proporcionar información específica sobre un fondo o una sec-
ción de archivo.
De aquí que según Schellenberg, que identifica en uno solo los
dos objetivos primeros, existen dos clases de guías: las generales y las
especiales.
Por su parte, dentro de los estudios RAMP programados por la
Unesco, el «Manual sobre Guías de Archivos» de Francoise Hildes-
heimer5 distingue tres categorías:
Guías por institución de archivo, guías acumulativas para el con-
junto de los archivos de una región o un país, guías temáticas dedica-
das a categorías concretas de documentos elegidos, ya sea en función
de su naturaleza ya sea en función de un tema de investigación (por
ejemplo, Guías de las Fuentes para la Historia de Hispanoamérica).
Entiendo que junto a estas tres modalidades, puede incorporarse
una cuarta que sería la guía de un fondo con independencia del resto
del archivo -ya codtemplada por Schellenberg.
Conjugando esas cuatro modalidades con la división y terminolo-
gía de este último, podemos decir que la primera y segunda son guías
generales y la tercera y cuarta son guías especiales por la limitación
de su campo, no perdiendo de vista que unas y otras participan de la
generalidad de la información ofrecida.
La Guía, en definitiva, es una obra cuya finalidad primordial es
informar panorámicamente sobre el conjunto documental: en la
Guía se hace historia de la institución o instituciones que producen
la documentación, de las vicisitudes por las que éstas han pasado
hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archi-
vo o con el conjunto de archivos con un denominador común.
La Guía ofrece la primera visión general a cualquier investigador:
el v o l w e n de unidades de instalación y los campos de acción en los

5 . Directrices Metodológicas relativas a la preparacien de Guías Generales de

Archivos Nacionales, PGI, 83/WS/9, París, 1983.
 LAS GUiAS 323

que puede desarrollarse su consulta. Su necesidad para el historiador

es de vital importancia en cuanto que de su existencia y conocimien-
to se puede evitar a éste consultas en el lugar de origen, eliminando a
veces viajes y gastos inútiles con la simple indicación de ausencia o
pérdida de determinadas fuentes documentales.
La Guía como instrumento primario de información -afirma Vi-
centa Cortés- jerarquiza el valor de los documentos entre sí, sitúa a
los fondos estableciendo su sistemática dentro del conjunto de un ar-
chivo en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de una
red más amplia, como puede ser el ámbito regional o nacional. Re-
presenta la primera aproximación a los fondos y colecciones conser-
vadas.
Una Guía será más o menos completa, dependiendo de los datos
más o menos extensos que ofrezca, pero no considero que haya de
descenderse para hacer clasificaciones conceptuales y terminológicas
basadas en esa mayor o menor amplitud de datos. Esta extensión de-
terminará que las haya muy voluminosas hasta las plasmadas en for-
ma de tríptico.
Todo archivo debe contar con su Guía, aunque sea en su formato
mínimo en forma de tríptico. * #

En cuanto a su elaboración podrá hacerse, segUn el estado de or-

ganización y descripción del archivo, inmediatamente, o bien ser si-
multánea a la inventariación, si el fondo o sección de archivo están
totalmente desorganizados, aunque siempre habrán de ofrecerse, en
una planificación editorial, en primer lugar, seguida del inventario o
inventarios correspondientes.
De acuerdo con esto se ha planteado en alguna ocasiónb si la
Guía representa la conclusión o los preliminares de una labor de ar-
chivo. Siendo el instrumento primero para entrar en contacto con
los fondos, con frecuencia una Guía elaborada y meditada ha de rea-
lizarse tras la inventariación de cada uno de estos fondos que inte-
gran el archivo. La práctica aconseja la publicación de una Guía su-
cinta para dar a conocer a los investigadores la existencia de los fon-
dos que aún no se hayan organizado ni descrito suficientemente,

6. HILDESHEIMER,
Francoise: ob. cit. pBg. 4.
324 ANTONIA HEREDIA HERRERA

mientras se prepara una Guía completa tras la inventariación total.

Para la elaboración de estas Guías nunca será necesaria la cataloga-
ción previa de las series.
En el caso de la Guía de un archivo su confección suele correr a
cargo de uno de sus archiveros, cuando se trata de hacer la de un
fondo, la autoría corresponderá al profesional responsable directo
del mismo. Si se redacta una Guía de ámbito regional o nacional su
elaboración dirigida, ha de contar con los informes parciales vertidos
en cuestionarios que homogeneicen los datos para todos los centros.
La utilidad de las Guías está en razón directa con el crecimiento
e internacionalización de la investigación y nace de la necesidad de
acudir a muchos depósitos y como consecuencia de precisar de una
forma manejable e inmediata una general y completa información de
cada archivo, incluso de los más alejados.
La generalización de su elaboración es una práctica bastante re-
ciente. Pueden considerarse las primeras, la Guía del Public Record
Ofice, en 1853, y el Etat Sommaire des Archives de l’Empire, publi-
cado en Francia en 1867.
En su origen las Guías se reducían a simples listas de fondos con
indicación de las fechas extremas, sin la menor alusión acerca de la
organización de los mismos y sin referencia a los instrumentos de
descripción existentes. Esta fórmula fue desarrollándose e incremen-
tándose con relatos históricos y precisión de los servicios, hasta al-
canzar la forma de Guía que hoy nos es habitual.
La necesidad de las Guías está más ligada a los archivos con do-
cumentación remota que a los archivos administrativos.
La definición de Guía, según P. Hildesheimer: «un instrumento
de investigación que ofrece un panorama general de los conjuntos de
documentos archivados a los que está, dedicada, generalmente dividi-
da por los fondos o series y completado mediante una exposición
cronológica de la administración productora y la lista de los corres-
pondientes instrumentos de investigación». Donde se dice instru-
mento de investigación yo diría instrumento de descripción, y donde
dice series yo diría secciones de fondo y colecciones y la exposición
cronológica quedaría mejor traducida por exposición o análisis his-
tórico.
 LAS GUiAS 325

Según M. Vázquez en su trabajo ya citado define a la Guía como:

«una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un ar-
chivo, acompañada de todo io que pueda iluminar su valor y su sen-
tido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas ideas de
la archivalía, sea en su totalidad, sea por temas».
Carmen Crespo7 afirma que «la Guía es la descripción de un fon-
do, indicando sus características fundamentales: organismo que lo
originó, series, subseries, etc. que lo forman, tipo de documentación
que lo constituye, fechas extremas que comprende y volumen de di-
cha documentación».
La Dirección de los Archivos de Francia al hablar de las Guías
Departamentales las define como «una visión de conjunto de un de-
pósito, de forma que el investigador pueda saber cuáles son sus re-
cursos, la naturaleza e interés de íos fondos con que cuenta y los ins-
trumentos de investigación de que dispone».
La confección de Guías, sobre todo las referidas a los archivos in-
tegrados por diversos fondos, se ha hecho habitual en todos los países
pero su elaboración, como la del resto de los instrumentos de des-
cripción ofrece gran variedad e incluso disparidad. Con el fin de ho-
mogeneizar la redacción de estas Guías que entran de lleno dentro de
las Generales, señaladas por Schellenberg, la Unesco encargó a Fran-
coise Hildesheimer la elaboración de una normativa general de
orientación partiendo de algunas Guías generales de Archivos Na-
cionales o Generales ya publicadas8.

7. Terminología de Archivos: Instrumentos de trabajo «Homenaje a Federico

Navarro» ANABA, Madrid, 1973.
8. Las guías utilizadas para dicho estudio fueron las siguientes, entre otras:
Guide Generale degli Archivi di Stato italiani, Roma, 198 1.
Les Archives Nationales. Etat General des fondos, París, Archives nationales,
1978-80.
De Rijkarchieven in Nederland, Staatsuitgevery, 's-Gravenhage, 1973.
Guide to the Records of the Bahamas, 1973.
Guía del Archivo Histórico Nacional, Madrid, 1958.
Guide to the National Archives of the United States, Washington, 1974,
Guides to the contents ot the public Record Ofice. Londres, 1963-68.
Guide to the public Archives de Zambia, Lusaka, 1970.
326 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Por su parte el profesor argentino Manuel Vázquez" trató, con

anterioridad, de establecer una normativa para las Guías generales y
para las especiales, siguiendo lo expuesto por Schellenberg.

2. Guía general y Guía especial.

En una Guía considerada general será imprescindible centrar la

información sobre el archivo o servicio de archivo: creación, vicisi-
tudes, edificio, dependencias, personal servicios que presta; sobre la
historia de la institución o instituciones cuyos fondos se albergan en
esos archivos; exposición sistemática de los fondos, de sus secciones
con indicación del volumen de unidades, fechas límite, modificación
en íos fondos por cesiones o adquisiciones; orientación bibliográfica
sobre el archivo pero, sobre todo, relación completa de los instru-
mentos de descripción sobre dichos fondos.
El índice alfabético general no se hace tan sustancialmente preci-
so como en el inventario o en el catálogo. No nos referimos al índice
por capítulos de la obra.
Entre las Guías generales sobre un solo archivo o servicio de ar-
chivo, podemos citar la del Archivo Histórico Provincial de Ponte-
vedra editada no hace mucho y entre las Generales, cualquiera de las
de los Archivos Generales españoles.
En la segunda modalidad de Guías generales, es decir aquellas re-
lativas a un conjunto temático o geográfico de archivos, los datos
concretos de cada uno de los archivos se reducen al mínimo, siguien-
do las líneas establecidas en las ya descritas, pero suprimiendo, por
ejemplo, la descripión de cada uno de los fondos y la bibliografía. Si
se trata de archivos unidos por la similitud de la documentación,
existirá un estudio sobre las cara,cterísticase información de la mis-
ma, seguida de los datos concretos (datos prácticos, reglamentarios e
históricos) de cada uno de los archivos.
En las Guías especiales, las de un fondo o una sección de fondo
integrantes de un archivo, los datos sobre el archivo se reducen, se
presta más atención a la historia de la institución productora de los

9. Ob. cit.
 LAS GUIAS 321

documentos integrantes del fondo o de la sección y de sus series, in-

sistiendo en las funciones y actividades de aquéllas que van a dar ori-
gen a dichas series. Se desciende hasta particularizar la génesis de és-
tas y al contenido informativo general que pueden ofrecer al investi-
gador, tanto en un sentido positivo como negativo o de exclusión. Se
trata también de fijar las relaciones *unas series con otras, tras una
tarea de reclasificación, precisa en muchas ocasiones, tratando de fa-
cilitar al historiador el camino de la investigación. Como ejemplos
de estas Guías especiales pueden citarse la Guía de los fondos de
Consulados de cargadores a Indias o la Guía sobre la Audiencia de
Santa Feto.Ambas responden a dos manifestaciones de estas guías,
una como resultado de un fondo organizado e inventariado reciente-
mente, a partir de una desorganización total y otra como ofrecimien-
to de una situación existente de clasificacibn e inventariación y que
ha requerido tanto una reclasificación como una reiventariación.

3. Guías Generales de Archivos Nacionales: establecimiento de un

modelo.

El hecho de haber sido éstas, dentro de las generales las tomadas

por la Unesco como punto de partida para elaborar una normativa
homogénea, puede servirnos para analizar los puntos esenciales que
han de ser tenidos en cuenta en esta clase de Guías y de los que arri-
ba sólo hemos hecho una enumeración.
Cualquiera de ellas habrá de estar integrada por tres partes:
1) Capítulos introductorios.
2) Descripción de los fondos y colecciones.
3) Apéndices.
Es la segunda parte la mas sujeta a variabilidad en razón del
mayor o mejor estado descriptivo del archivo en cuestión.

10. HFREDIA HERRERA, Antonia: m í a del Consulado... ob. cit.

ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivo General de Indias. Guía de la Sección de
«Gobierno». Audiencia y virreinato de Santa Fe, «Histonografia y Bibliografía amen-
canistaw XXVIII, Sevilla, 1984, págs. 3-46.
328 ANTONIA HEREDIA HERRERA

3.1. Capítulos introductorios.

En la parte introductoria habrá de tenerse en cuenta como cues-
tión previa el hecho de no tratar de constituir un Manual de Archi-
vística, sino ofrecer una presentación de los fondos y colecciones
para facilitar su conocimiento.

3.1.1. Datos prácticos y reglamentarios.

Direcciones del archivo, horario de apertura, incluidos también
los cierres anuales y feriados.
Condiciones de admisión e inscripción (tarjetas de investigador,
validez), recursos y servicios: (fotocopia, microfilm, diversas clases
de salas de lectura o trabajo, biblioteca, adquisición de instrumentos
de trabajo).
Servicio de información: modalidad y límites del servicio de in-
formación y consulta, in situ, a distancia.

3.1.2. Datos históricos relacionados con el archivo y sus documen-

tos.
Creación. Edificio.
Naturaleza jurídica de los fondos (instituciones de donde proce-
den).
Estatuto jurídico del archivo (su integración dentro del sistema
correspondiente).

3.1.3. Bibliografía.
Referida a la Historia del Archivo y su edificio, a su reglamenta-
ción y a los instrumentos de descripción y éstos ofrecidos sistemáti-
camente de acuerdo a la estructura del archivo y de sus fondos. Es
una de las partes fundamental y más Útil de la Guía".

1 1 . Su importancia y necesidad ha determinado a veces la publicación por sepa-

rado de esta parte, así: HEREDIA HERRERA, Antonia: Bibliograjla del A.G.I. «Archivo
Hispalense núms. 208-209 (Homenaje al Archivo de Indias en su Bicentenario),Sevi-
lla, 1985.
 L A S GUfAS 329

3.2. Descripción de los fondos y colecciones.

Es la segunda parte: descripción de los fondos y colecciones, la
que constituye el núcleo fundamental de la Guía. Es indispensable
en ella un ofrecimiento claro y sintético de la documentación. Siem-
pre dependerá su exposición del estado de organización y descrip-
ción de los fondos.
En el caso de coincidir el fondo con el archivo hay que ofrecer en
primer lugar el esquema de clasificación a través de la subdivisión en
secciones, subsecciones y series, especificando en éstas su denomina-
ción y las fechas límite y el número de unidades de instalación en
cada una de ellas.
En el caso de ser varios fondos y colecciones, se hace precisa una
sinopsis del esquema integrado por todos estos fondos, indicando
cada institución productora, fechas extremas del fondo y el número
total de sus unidades de instalación. Las colecciones y secciones fac-
ticias también estarán representadas en dicho esquema. Tras esta si-
nopsis cada fondo y sección facticia se irán ofreciendo sucesivamente
con las mismas características que indicamos en el caso de que el
fondo coincida con el archivo.
En estas circunstancias convendría que cada fondo o colección
estuviera introducido por la historia de la institución productora y se
manisfestaran las relaciones de cada una de ellas con los restantes, si
existe tal conexión. También sería bueno que aparte de la bibliogra-
fia general ofrecida en los capítulos introductorios, la específica de
cada fondo referida a los instrumentos de descripción existente se
trasladará a esta parte, detrás del cuadro de clasificación de cada fon-
do1*o bien la indicación de inexistencia de los mismos. La bibljogra-
fía referida a los instrumentos irá ofrecida sistemáticamente siguien-
do este orden: las Guías especiales si las hubiere, los inventarios, los
catálogos y las colecciones.
Si cada uno de estos fondos está definitivamente inventariado, la
descripción de cada uno de ellos reproducirá tras la introducción his-
tórica, el cuadro de clasificación con que ha de iniciarse todo inven-
tario.

12. Puede servimos de ejemplo claro: PENA CÁMARA,José M.":Archivo General

de Indias. Guía del visitante, Ministerio de Educación, Madrid, 1958.
331) ANTONIA HEREDIA HERRERA
- .--__-___

La importancia de la biblioteca en algunos archivos, como auxi-

liar para el investigador, hace a’veces precisa la existencia de un epí-
grafe, tras la descripción de los fondos, dedicado a ella en el que de
una manera breve, sin pretender ser un catálogo, se resalte la riqueza
de la misma en aquellas materias y épocas más evidentes.

3.3. Apéndices.
Su contenido puede ser bastante variable y en él puede contarse
un índice alfabético general, que ya dijimos no es tan imprescindible
como en un inventario o un catálogo, en cuanto que las palabras ci-
tadas en la Guía sólo representan una pequeñísima parte del conte-
nido de los fondos y por tanto no puede dar íntegramente cuenta de
la información contenida en los mismos. En definitiva, el índice en
la Guía «es sólo un acceso a la misma, pero no el reflejo directo de
los documentos».
También pueden considerarse dentro de esta tercera parte de la
Guía las ilustraciones que bien pueden ser panorámicas del edificio y
de su interior e instalaciones o de algunos documentos significativos.
 CAPÍTULO 13
INVENTARIOS

1 . Inventariar y catalogar.
2. Definicih y elementos del inventario.
2.1. Recomendaciones prácticas.
2.2. Formación y formato de los inventarios.
3. La clasificación como tarea previa a la inventariación.
4. Crítica sobre la diversidad terminológica aplicada a los inventa-
rios.
5. Importancia y revalorización del inventario como instrumento de
descripción.
6 . Normalización de inventarios.
 Quiero volver atrás para recordar la relación y correspondencia
establecidas entre clasificación e inventariación y entre ordenación y
catalogación (Vid. capítulo 7) por cuanto determinarán siempre, por
una parte, el hecho de la inventariación de un fondo completo ya que
también la Clasificación se hace sobre un fondo o sección de fondo
completos, y por otra, la catalogación de series concretas e indivi-
dualizadas, al hacerse la ordenación por series.
Al igual que hemos rechazado la expresión de ((ordenar un archi-
vo», tampoco podrá ajustarse a la realidad la ((catalogaciónde un ar-
chivo», sí la «descripción de un archivo» manifestada en los diferen-
tes instrumentos elaborados de acuerdo a una programación estable-
cida. También será correcta la expresión de ((inventariación de un
archivo» si éste se identifica con un solo fondo documental.

1. -
Inventariar y catalogar

Ya veíamos los problemas terminológicos y conceptuales al ha-

blar de la descripción, pero donde el confusionismo se hace más no-
table es a la hora de precisar la diferencia entre inventarios y catálo-
gos.
Cuando el profesor italiano Eugenio Casanova habla de confec-
ción de un inventario en su ((Archivística))lo que en realidad está
planteando es una tarea descriptiva mucho más amplia que inventa-
riar. Al dar las reglas para ello está hablando de ordenación, de in-
ventariación, de catalogación y de confección de guías y de índices,
es decir, todo un programa descriptivo. Recientemente Paola Caruc-
ci también utiliza el término invehtariación con una gran amplitud,
identificándolo con descripción
334 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por

documento ya sea simple o compuesto, cuando se inventaría se des-
criben globalmente cada una de las series documentales de un fondo
sin descender a la particularización de las piezas o unidades archivís-
ticas que las integran. Existe un uso desafortunado de los adjetivos
analítico y somero, aplicados con cierta ligereza a uno y otro instru-
mento, cuando ninguno de los dos son significativos de aquéllos. La
profundización o la pormenorización no son valores añadidos gratui-
tamente, sino que dependen exclusivamente del nivel de descripción
del que ellos son testimonio y se ajustarán a las notas que caracteri-
cen a las agrupaciones documentales que describen. Esas notas no
serán mas ni menos, sino las necesarias y precisas de acuerdo a una
normalización previa. Otra cosa será que la calidad y cantidad de
información ofrecida, naturalmente, sea más abundante y precisa en
uno y otro caso.
Refiriéndonos a esa cualidad analítica atribuida al Catalogo, de-
bemos aclarar que puede ofrecer muchisimas escalas en cuanto a la
especificación de los datos. Los hay que describen el documento
principal y mencionan sólo la existencia de anejos (o número de
ellos) o los enumeran por sus fechas sin descender al contenido',
pero los hay que detallan con igual pormenorizaciím el documento
principal y los anejosz.
Inventariar es una operación precisa y delimi tad'i dentro de la ta-
rea general de descripción que .no poderios mezclar., ni confundir
con la acción de catalogar, ni tampoco idcntificarla con otras opera-
ciones anteriores o posteriores, como reiyst -ar o indizal-. El inventa-
rio no es un registro, aunque éste puedi: ser elemento indispensable
para su confección (en un archivo adniiriictrativo) ni es un índice
que de hecho es complementario del inver tario.
En el lenguaje común, el término «in\i:ntn~io>~ 1 3 mido a la idea
de relación o de lista (por ejemplo, un ir ví:rt,li io de biziies en un tes-
tamento; un inventario de libros), pero no pc de nc is identificar este
concepto genérico con el de inventario cue e ; i isti'unrnto primor-
"" _____
1. cfr. H ~ R E D HI FAR R E R A , Antonia: catáhgo de las coti.\~!d.asdel Consejo de
Indias, Dirección General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1971.
2 . Cfr. ARCUIVO GwEnAL DE INDIAS: Catálogo di. doctimei2tc,$de la Sección IX
del Archivo General de Indias, 2 vols. Sevilla, 1949.
 INVENI'ARIOS 335

dial dentro de la descripción realizada por el archivero. Esta descrip-

ción concreta habrá de llevarse a cabo de acuerdo a unos criterios y
normas establecidos por la Archivística, que ahora veremos, partien-
do de un esquema de clasificación sobre el que quedará soportado el
inventario'.
De lo dicho se desprende que el resultado de esas dos operacio-
nes: inventariar y catalogar serán dos instrumentos totalmente dife-
rentes que se realizan de acuerdo a criterios y técnicas diferentes y se
corresponden con dos niveles de descripción perfectamente diferen-
ciados.

2. Definición y elementos del inventario.

Al establecer el paralelismo entre agrupaciones documentales y

los instrumentos, ya dijimos que el inventario describe las series ge-
neradas orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión de una
institución, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es rssul-
tado de la descripción de series que integran una sección histórica o
un fondo documental en un archivo histórico.
Quiero destacar del concepto e idea de inventario algunas mes-
tiones para lograr su correcta delimitación, eliminando, poí no ser
diferenciativa con respecto a otros instrumentos, el propósito o fina-
lidad de lograr el acceso a la información.
Su campo de acción será un fondo documental o una sección de
archivo o de fondo, completos. Su objeto, las series. Sus funciones,
triples: de control para el archivero, de orientación e información,
primordiales éstas para el investigador. La consideración tradici mal
del inventario como simple relación o listado no le había atrib iido
más que la primera finalidad. Concebido el inventario como relejo
material de la organización de un fondo documental las fuiicigmes
segundas prevalecen sobre la primera4. Precisa para su e,labora::ión
_____.

3. Existe una corriente persistente que sigue identificando al inventario c m una

relación, así «inventario refleja las existencias documentales tal como se encuentran en
los archivos».
4. Cfr. Algunos ejemplos HEREDIA HERRERA, Antonia: Inventario de los .fondos
de Consulados del A.G.I., Madrid, 1979.
Inventurio de los Archivos de Pilas, Morón, Herreru y Peñaflor, n.O 3 de «Arcliivos
municipales sevillanos», Sevilla, 1985.
336 ANTONIA HEREDIA HERRERA

de la clasificación del fondo que ha de ser ofrecida en forma de cua-

dro, al principio. Complemento indispensable del inventario ha de
ser un índice general alfabético de personas, lugares y materias.
Veamos algunas definiciones dadas por algunos profesionales.
Carmen Crespo nos dice que: «inventario es la relación sistemáti-
ca, más o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que
forman un fondo, serie, e t c . ~ ~ .
Por su parte Schellenberg afirma que: «el inventario es un asiento
que se hace de las series de documentos dentro de un grupo docu-
mental o de una colección de papeles privados»h.
El profesor Aurelio Tanodi: «El inventano es una descripción
exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo»’ y el
profesor Manuel Vázquez: «inventario es una descripción exacta y
precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se
ordenan siguiendo el orden de la archivalia y tiene como fin princi-
pal dar constancia de la documentación y como fines secundarios la
búsqueda, el control y el estudio del acervo documental»8.
Es bastante ambigua la definición de inventario incorporada al
Diccionario de Terminología archivística del CIA (1 984) por cuanto
Inglaterra y Francia no tienen conceptos equivalentes al termino en
castellano (Cfr. n.O 248, pág. 95)9.
Una Última definición hago plasmando las notas esenciales consi-
deradas en este Manual para el mismo: «Es el instrumento que des-
cribe todas las series documentales de cada fondo o sección de archi-
vo, guardando la relación con su origen y remitiendo la localización
al número de orden de las unidades de instalación en el depósito».

5 . CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Terminologia de Archivos: Instrumentos de tra-

bajo, en «Homenaje a Federico Navarro: Miscelánea de estudios dedicados a su me-
moria», ANABAD, Madrid, 1973, pág. 1.
6. SCHELLENBERG, Teodore: Técnicas descriptivas de archivos)),«Collectánea ar-
chivisticab, Córdoba, 1961, pág. 4.
7. TANODI. Aurelio: Inventario, Catálogos e índices, CIDA, Córdoba, 1978, pá-
gina 9.
8. VÁZQIJEZ. Manuel: Auxiffaresdescriptivos. I. (Inventario y Guía). CIDA, Cór-
doba, 1978, pág. 7.
9. Vid. también en este Manual, Cap.O 1 1, La Descripción.
 INVENTAWOS 331

Los elementos indispensables para la descripción en un inventa-

rio son:
Signatura de cada una de las unidades de instalación integrantes de
cada una de las series en el depósito (legajo, libro, carpeta).
Entrada descriptiva, en la que se indiquen por este orden: tipología
de la serie y tradición documental, autor, destinatario y materias,
si es posible. La entrada descriptiva podrá ser una, doble o múlti-
ple en caso de que en un mismo legajo se contengan una o varias
series documentales.
Fechas extremas referidas a la primera y última (sólo años) de cada
unidad de instalación.
Digitos del cuadro de clasificación que ofrece la relación con el ori-
gen.
Comprobamos que son tres clases de datos: los referidos a la loca-
lización de la serie, los que identifican y caracterizan dicha serie y
los que la vinculan a su origen. Los primeros se identifican con la
signatura; los segundos exigen: tipología, autor, destinatario, mate-
ria y fechas extremas y los terceros, los dígitos los que se identifican
con las secciones y subsecciones.
Todos estos elementos deben ser ofrecidos en cuatro columnas
consecutivas.
Antes de materializar, de esta forma, el inventario ha existido
una labor de fichas individualizadas por cada unidad de instalación
(libro o legajo). Los datos de esos asientos individualizados podrán
plasmarse de esta guisa:

Fechas extremas Dependencia productora, Dígitos

Subdivisión (si existe)
Entrada descriptiva
Signatura

Los datos concretos quedarían así:

338 ANTONIA HEREDIA HERRERA

1720-1725 SECRETARIA 2.1.

Registro General
Libro Registro de entrada de correspondencia
Libro 8

1726-1728 SECRETARIA 2.1.

Registro General
Libro Registro de entrada de correspondencia
Libro 9

Aunque en el curso de la elaboración del inventario hayamos de

hacer estas fichas, una por cada unidad de instalación, con los datos
indispensables apuntados, al ofrecer la serie completa, ordenada en
el inventario redactado, la entrada descriptiva no variará sustituyén-
dola por items o comillas, sí cambiarán los datos de la signatura y de
las fechas, y tampoco serán diferentes los dígitos para la misma serie.
Esas fichas pues quedarán así:
INVENTARIO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE ...
Fechas Clasifi-
Legajos Libros extremas cación

.... ...
Secretaría 2.
Registro General 2.1.
9 8 Libro Registro de entrada de
correspondencia 1720- 1725 >>
9 >> >> >> 1726- 1728 >>
10 >> >> >> 1729-173 1 >>
.............................................................................
- INVENTARIOS
- 339

2.1. Recomendaciones prácticas.

La primera columna, la de la signatura, recogerá por orden nu-
mérico las unidades de instalación que, en el caso de haber elegido
una doble numeración para el fondo, dicha columna se desdoblará
en dos: libros y legajos.
En la segunda columna, la de la entrada descriptiva: la tipología,
tanto la de carácter diplomático como la de carácter jurídico, siem-
pre que esto sea posible. El simple enunciado de la tipología, sobre
todo la administrativa, nos eximirá en muchas ocasiones de la indi-
cación del autor e incluso del destinatario y nos alertará acerca de la
diversidad o concreción de las materias que contiene (Valgan algu-
nos ejemplos: «Reales Provisiones», «Correspondencia», «Cuentas
de alcabalas)), «Cuentas de almojarifazgo)), «Expedientes de quin-
tas», «Expedientes personales», etc.).
A la hora de la tipología serán convenientes algunas precisiones.
En el caso de cartas o de correspondencia es habitual el uso indiscri-
minado de unas y otra a la hora de describir, pero el rigor aconseja
para el primer caso los testimonios escritos que responden a esta ti-
pología diplomática, pero cuando junto a ellos se conserven los bo-
rradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habrá de deno-
minarse correspondencia, testimoniándose la interrelación entre au-
tor y destinatario.
Esto en cuanto a las series integradas por piezas documentales
que respondan a una tipología documental específica y uniforme. Se
nos presentará el caso de otras series integradas por unidades archi-
vísticas como pueden ser los expedientes, los testimonios de autos o
documentos sueltos. Conviene puntualizar para los tres casos qué
entendemos por tales. (Nos remitimos a las «Agrupaciones docu-
mentales)), capítulo 4).
En cada uno de estos casos habrá que describir la serie, especifi-
cando tales denominaciones.
En cuanto a la tradición documental, sólo se aludirá expresamen-
te en caso de no ser originales (copias, traslados, certificaciones).
La indicación del autor y del destinatario no deben faltar, salvo
en los casos que expresamente vengan implícitos en la tipología (por
ejemplo, Reales Cédulas), según ya hemos apuntado más arriba, pero
340 ANTONIA HEREDIA HERRERA

la mayor parte de las veces tal indicación vendrá expresada por las
instituciones y los cargos y menos por los nombres personales. Así:
«Cartas de gobernadores a la Secretaría del Despacho».
Las materias se puntualizarán sólo cuando sea posible global-
mente. Así en el caso de un expediente voluminoso concreto que to-
talice el contenido de uno o varios legajos:

AUDIENCIA DE FILIPINAS

Legajos Fechas límites Clasific.

1045 Expediente sobre el espolio del ar-

zobispo don Manuel Antonio
Rojo y demandas introducidas
contra él. 1777-1778 1.2.3.
1046 >> 1777 >>

Difícilmente podrá enumerarse el contenido temático de series

tan amplias y generales como las de correspondencia, disposiciones,
consultas o informes -a no ser que sean de materia única.
La entrada descriptiva Única referida a cada serie, por el carácter
semejante de sus documentos, particularizará, sin embargo, para
cada unidad de instalación, las fechas primera y última, pero con
sólo la referencia al año.
La homogeneidad informativa de algunas series (proyectos de
obras, expedientes de confirmación de encomiendas, licencias de
obras, etc.) podemos suplirla con índices de materias, de personas o
listados que podremos añadir como complemento del inventario, al
final de éste o en estos casos no debe faltar, en nota, la indicación de
la existencia de este listado.
Caso similar puede ser el Tie ((Expedientes varios» agrupados por
una práctica errónea anterior, a todas luces, no conveniente, pero
que exige la confección de relaciones sumarias de contenido.
 INVENTARlOS 34 1

En cuanto a la tercera columna, la de lasfechas extremas, la am-

plitud de los períodos pueden inducir a la existencia de lagunas cro-
nológicas considerables o la falta de continuidad que debemos expre-
samente indicar. La práctica del signo (*) entre primera y Última fe-
cha puede detectar tal circunstancia a simple vista.
La existencia de sólo una o varias fechas remotas aisladas, junto a
la continuidad del conjunto, pero para un momento posterior, po-
dremos representarlo de esta manera:

/1492/ 1620-1635

La última columna, es la que hace referencia al cuadro de clasifi-

cación que precede al inventario. Los dígitos que, como ya recomen-
damos, sólo los utilizaremos para la estructura de dicho cuadro, se
referirán sólo a la procedencia dentro del esquema general y serán
dos, tres o cuatro según la complejidad del esquema.

***
Voy a llamar la atención, con el propósito de aportar soluciones,
sobre algunas series que originan problemas específicos que pueden
ser tenidos como experiencias prácticas. Me refiero a las series mis-
celáneas que se nos han conservado y transmitido con ese carácter,
cuya agregación no es aconsejable y que como veremos son diferen-
tes de esos legajos de «varios» que suelen existir en casi todos los
fondos y sobre los que pesa la necesidad de agregar a sus series espe-
cíficas.
Dos casos vamos a exponer:
Existen unidades de instalación con un contenido misceláneo en
cuanto a la tipología documental, aunque mantienen una unidad te-
mática pero que es difícil uniformar al hacer la descripción y al fijar
las fechas límites. Se impone entonces, sin romper la unidad de des-
cripción que se viene siguiendo en el inventario, hacer una pequeña
modificación para dichas unidades: añadir a una entrada descriptiva
temática sucinta con fechas extremas completas, un párrafo descrip-
tivo que particularice aquellas diferentes tipologías documentales.
Un caso práctico nos ayudará:
342 ANTONIA HEREDlA HERRERA

AUDIENCIA DE FILIPINAS, LEGAJO 725.

Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1 75 1 - 1833).
Párrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes; Autos de bienes de di-
funtos, remitidos desde Filipinas (1 768 -
1833).
b) Copias y borradores de informes de la Con-
taduría sobre bienes de difuntos (1765 -
1824).
c) Copias de Reales Cédulas sobre bienes de di-
funtos (1 766 - 18 16).
d) Copias de Reales Provisiones.

El segundo caso a que me refiero es el de las series que desde an-

tiguo nos han sido conservadas con denominaciones ambiguas deri-
vadas de su carácter misceláneo. La dificultad de incorporación a sus
expedientes o a sus series entraña muchos riesgos cuando no dificul-
tades insuperables. Es conveniente mantenerlas. precisando desde
luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcándolas con la
mayor precisión. Veamos algún ejemplo:
/Consulados/leg. 93: Impresos y documentos curiosos y varios:
1592-1809.
/Filipinas/leg. 37 1 : Varios: estados, informes, certificaciones, re-
lación de viaje: 1615-1837.
En estos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar,
después de la entrada descriptiva, entre paréntesis, y en línea aparte,
hacer una relación de las materias o de los autores sobre los que tra-
ten los documentos, según los casos; y en segundo lugar, aparte de
esa entrada descriptiva que nos avise sobre el carácter de esta docu-
mentación y con independencia del inventario propiamente dicho,
hacer un índice de personas, lugares y materias que hagan referencia
a los documentos contenidos, incorporando esas voces al índice ge-
neral del inventario, haciendo una advertencia sobre su existencia
 INVENTARIOS 343

con una nota a pie de página. El manejo y la consulta casi obligada

de estos legajos para todos los investigadores se limitará de esta for-
ma. También para ambas situaciones se puede sacar una relación de
contenido que podrá colocarse dentro del legajo, a primera vista.

2.2. FormaciQn y formato de los inventarios.

Doble es la forma de elaboración y de plasmación material de un

inventario. E n el caso de los archivos en formación (archivos admi-
nistrativos) el inventario está abierto, mediante un fichero y su con-
fección se realiza a base de los datos contenidos en las hojas o listas
de remisión de fondos enviados al Archivo Central por los diferentes
negociados o dependencias.
Estas listas de remisión son las que algunos consideran y denomi-
nan en su conjunto como inventario topográfico en cuanto que su
orden es el numérico o de ingreso en el depósito y que en realidad es
sólo un «registro» de entrada para control de aquellas remesas.
La movilidad de las fichas permitirá actualizar el movimiento de
la documentación tanto en cuanto a los continuos aumentos por in-
gresos o a la disminución, como resultado de los expurgos. El fichero
reflejará el organigrama de la institución equivalente a la clasifica-
ción. La publicación no es aconsejable. Esta forma ágil y movible so-
luciona el problema planteado por el profesor Tanodi de renovar
con cierta periodicidad los inventarios realizados en hojas en forma
de librolo.
E n el caso de archivos históricos con fondos desorganizados y
procedentes de instituciones desaparecidas, el inventario aunque se
elabora también con fichas, al estar las series cerradas y no ser sus-
ceptibles de cambios se pueden ofrecer mediante hojas formando un
libro manuscrito o impreso. En el caso de archivos históricos con
fondos que ya cuenten con un inventario que no responda a unos
criterios archivísticos actuales, cabe la corrección (reinventariación)
pero siempre manteniendo el orden numérico existente.

10. TANODI,
Aurelio: Descripción y catalogación, en «Archivística. Capacitación
a distancia» PNüD, Santiago de Chile, 198 1-82.
344 ANTONIA HEREDIA HERRERA

En efecto, existen muchos inventarios, elaborados de antiguo,

con falta de precisión en las entradas descriptivas y de rigor en las in-
dicaciones de las fechas extremas, junto a la ausencia de una verda-
dera clasificación, cuya publicación no ha sido conveniente, ni reco-
mendada.
El archivero actual no puede de ninguna manera aceptar tales
evidencias, tiene que hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la
precisión el instrumento primero y primordial de la tarea archivísti-
ca que es el inventario. Y éste, partiendo de esos antiguos que pode-
mos considerar pseudoinventarios que no son en muchos casos más
que etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gra-
cias a la nada fácil tarea de inventariación o de reinventariación de
todas las notas de garantía y precisión que lo hagan acreedor de su
difusión y publicación, cumpliendo esa doble finalidad localizadora
y orientadora, elevándolo a su verdadera categoría archivística.

3. La clasificación como operación previa a la inventariación.

En el caso de archivos administrativos, el archivero debe tener

elaborado, previamente, en un fichero un cuadro de clasificación que
refleje la estructura interna (orgánico-funcional) de la institución. La
integración en su clase (sección, subsección) y la ordenación de la
documentación dentro de su serie en este fichero, se hará fluida y su-
cesivamente, también mediante fichas, a medida que vaya ingresan-
do en el depósito.
Tratándose de fondos históricos la clasificación suele correr para-
lela en su elaboración a la inventariación o reinventariación, por
cuanto por medio de éstas se consigue ahondar en el conocimiento
de la institución para plasmar su estructura orgánica o funcional,
aunque, al final, a la hora de ofrecer los resultados los cuadros que
reflejen tal clasificación precedan, sin duda, al inventario propia-
mente dicho. La exigencia de Una clasificación «a posteriori» obliga
a este paralelismo operativo. Ese cuadro no sólo ofrecerá la estructu-
ra de la entidad en cuanto h sus secciones y subsecciones y a las se-
ries derivadas de aquéllas, sino que ofrecerá el volumen de las unida-
des de instalación que integran cada serie (número de legajos o li-
bros) y la indicación de los límites cronológicos de cada una de ellas.
 INVENTARIOS 345

De esta forma se ofrece una inicial visión panorámica de todo el

fondo (Vid. lám. 1).
El cuadro de clasificación como soporte de la información ofreci-
da se convierte en un elemento inicial e indispensable en un inventa-
rio y por tanto debe precederle siempre.
Los datos del cuadro suelen ir en orden inverso del inventario, así
aparecerán primero los dígitos, la entrada descriptiva, las fechas, la
signatura. Queda así materializada a la hora de la edición de los in-
ventarios la estrecha relación y dependencia entre clasificación e in-
ventariación.

4. Crítica sobre la diversidad terminológica aplicada a los inventa-

rios.

El hecho de que hasta ahora no nos hayamos detenido a especifi-

car qué es un verdadero inventario, como instrumento fundamental
de nuestro quehacer, y cuáles de los que así se denominan, ya sean
manuscritos o impresos, merecen el apelativo de tales, sino que sólo
hemos analizado las variantes existentes, dándoles un nombre que
los diversifica, sin someterlos a una crítica seria, ha derivado en esa
multiplicidad de clases de inventarios que figuran en trabajos publi-
cados: analíticos, sumarios, topográficos, preliminares, etc. que se
suman a esa otra diversidad conceptual y definitoria que veíamos al
principio.
Partiendo del rechazo total a admitir que un inventario en un ar-
chivo es una simple lista, como es mi postura desde siempre, el in-
tento de mantener la multiplicidad de variantes de aquéllos cae por
su base.
Entre las subdivisiones y denominaciones que hasta ahora se han
expuesto para diferenciar esa pluralidad de instrumentos ' I está en
primer lugar la de «inventarias analíticos» con una ejemplificación
que corresponde a descripciones como «carta de poder a Fulano
para....)), «carta de venta ....» que claramente nos dice que no se des-
criben en ellos las series sino las piezas documentales, produciendo

1 1. MATILLA. TASCÓN.Antonio: Cartilla de organización de archivos, ((Boletín de

la Dirección General de Archivos», Madrid.
346 ANTONIA HEREDIA HERRERA

el confusionismo entre ((inventario analítico» y «catálogo». Si se tra-

tara de terminología francesa ya vimos que inventario analítico se
identifica con catálogo, pero no creo que éste sea el caso en España.
Reitero mi opinión de que la cualidad de analítico, en cuanto a indi-
vidualización y pormenorización informativa i ~ o conviene al inven-
tario, sino que es propia de los catálogos. Sin embargo no faltan pu-
blicaciones recientes que siguen utilizando erróneamente el término
«inventario analítico»" que no es otra cosa que un catálogo.
No olvidamos que en determinados casos al hacer un inventario,
ya lo hemos apuntado al hablar de series misceláneas, es preciso des-
cender a la particularización determinada por la pluralidad de las se-
ries existentes en una misma unidad de instalación. La precisión, el
analisis, en estos casos y similares, han sido impuestos por las mis-
mas series en sí, pero sin descender al detalle de la pieza documental.
En realidad permanecen los mismos criterios de descripción, lo que
ocurre es que pueden darse las circunstancias de que en una misma
unidad de instalación (legajo) existan dos series o incluso más y ha-
brá que describir cada una de ellas. Ya tratamos la cuestión en este
mismo capítulo al hablar de las series misceláneas.
Pero, en definitiva, de esta forma seguimos describiendo series
documentales y haciendo inventarios.
El denominado «inventario esquemático)) ni siquiera puede al-
canzar la categoría para la designación de inventario en cuanto se
queda corto en su entrada descriptiva, ya que no contiene los ele-
mentos que hemos indicado como mínimos para identificar una se-
rie.
El que llaman «inventario sumario» no es otra cosa que un in-
ventario cuya adjetivación no comporta ninguna nueva especialidad.
En el caso de los archiveros franceses que no distinguen, vuelvo a de-
cirlo, entre inventario y catálogo y que emplean como término gené-
rico la palabra inventario la adjetivación de sumario y analítico se
hace precisa para determinar uno y otro instrumento. En España no.
Existe otra variante mantenida por nuestros colegas argentinos,
profesores Aurelio Tanodi y Manuel Vázquez que denominan «in-

12. Rivas PLA,Marca: Autoinatizaciún de instrumentos de descripción de un ar-

chivo personal: la correspondencia de Joaquín Costa conservada en el A. H . P. de
Htresca. «Boletín de ANABADD, XXXVI, 1988, octubre-diciembre, págs. 541-548.
 iNVENTARlOS 341

ventarios del archivo administrativo))'' y que subdividen en ({inven-

tario de recepción)) (para nosotros hojas de remisión que no conside-
ramos inventario), ((inventario general)), por orden cronológico de
ingreso (para nosotros registro de entrada) y que tras los expurgos
pueden recogerse en un Último inventario que sería el que reflejara la
documentación destinada a conservarse definitivamente. Junto a 6s-
tos colocan el denominado ((inventario topografico), y que según las
líneas de lo que llevo expuesto es un fichero topográfico equivalente
al existente en bibliotecas para localizar y controlar las unidades, ne-
cesario como tal pero distinto a la naturaleza de inventario. Todos
estos instrumentos existentes y necesarios en un archivo administra-
tivo responden a las diferentes etapas por donde ha de pasar y con-
trolarse la documentación en dicho archivo, pero muchos de ellos no
son más que peldaños en la elaboración de un inventario. /Vid. capi-
tulo 131.
A éstos hay que añadir por Último los inventarios históricos))I 4
que no son otros que los inventarios antiguos realizados en una épo-
ca pretérita.
Una nueva variante denominativa la hemos encontrado entre los
brasileños: inventario preliminar «que afirman atiene carácter preli-
minar; está preparado primordialmente para uso interno, a fin de
servir como elemento inicial de búsqueda y también de control»'5.
Estos instrumentos, entiendo, no son otra cosa que la etapa precisa y
previa para la preparación del inventario definitivo en un archivo
administrativo. También a éstos hay que equipararlos con los fiche-
ros topográficos que registran la entrada general de toda la documen-
tación, remitida desde las diferentes dependencias, mediante fichas y
que en una etapa siguiente, agrupadas y clasificadas constituirán el
material integrante de las diferentes secciones o subsecciones (Rene-
ficencia, Obras Públicas, Personal, etc.).
Las denominaciones y adjetivaciones proliferan. Se insiste en que
«el instrumento típico tradicional del archivo es el inventario des-

13. TANODIA,; VIZQIIFIM: ob. cit. págs. 11-12.

14. Ob. cit. pág. 14 que no son otros que los inventarios antiguos realizados eii
una época pretérita.
15. MINISTERIO INTERIORLS:0 preparo de invenfarroJ
DE J u s r i c i ~t NEGOCIOS
preliminares, Río de Janeiro, 1959.
348 ANTONIA HEREDIA HERRERA

cripfivo» que se contrapone al «catálogo que requiere una descrip-

cion exhaustiva»Ih. Se deduce que siendo la finalidad de los dos ins-
trumentos la descripción, la diferencia entre ambos parece estribar
en la exhaustividad. Lo que establece la diferencia es el objeto sobre
el que se realiza la descripción: la serie y el documento singular o la
unidad archivística.
Esta confusión y variedad de clases de inventarios no ha sido re-
mediada con la publicación del «Dictionary of Archiva1 Terminolo-
gy», de 1984, en el área española, por cuanto no se ha partido de una
terminología consensuada no sólo en nuestro país, sino en Hispanoa-
mérica.
De entrada los términos «a finding aids» (Inglaterra) e dnventai-
re» (Francia) aparecen identificados con nuestra voz «inventario»,
cuando la definición dada por aquello^'^ engloba a todos los instru-
mentos de descripción o información y el término castellano repre-
senta a un solo instrumento perfectamente diferenciado del resto.
Se reafirma así la falta de claridad, al identificar denominaciones
genéricas en otros idiomas con términos específicos de nuestra len-
gua.
En dicha obra se mantienen las subdivisiones de «inventario ana-
lítico» (n: 132, pág. 59) cuya distinción está en la mayor extensión
de la descripción, pero ¿dónde están los límites de una mayor pro-
fundidad descriptiva que distingan a un simple inventario de este
otro llamado analítico? Tal ambigüedad no es aceptable. Se introdu-
ce además una nueva clase de inventario cronologico» n.O 79, pág.
4 1) sobre lo que me atrevo a comentar los siguiente:
Si el inventario es análisis de las series y reflejo de la estructura
de una institución materializada en el cuadro de clasificación de su
fondo documental y que, como ya hemos dicho hasta la saciedad,
éste no puede contemplar una ordenación única sino -posiblemente-

16. SIERRA VALENTI.Eduardo: El expediente administrativo. Esbozo de iipología

documental, «Boletín de ANABAD»,'n.O 2, abril-junio, 1979, pág. 70.
17. «Instrumento de búsqueda o información conteniendo una enumeración des-
criptiva más o menos detallada de los expedientes o de las piezas documentales que
componen o integran uno o varios fondos, frecuentemente completados por una histo-
ria de la institución productora, por las normas de clasificación seguidas y por un índi-
ce» (n: 248, pág. 95).
 INVENTARIOS 349
-

varias, de acuerdo con el tipo de orden que reclaman cada una de sus
series, es evidente que la fundamentación del inventario cronológico
no tiene sentido. Habrá que hablar en todo caso de inventario crono-
lógico de una serie, pero esto no podría ser considerado como tal ins-
trumento sino una parte del mismo. En definitiva, el inventario cro-
nológico que proponen no puede ser otra cosa que una lista ordena-
da por fechas de documentos sobre un personaje o sobre un asunto y
que suelen ser las relaciones o listados, resultado de una consulta o
búsqueda solicitada por el investigador.
También siguen apareciendo en la misma obra las denominacio-
nes de inventario topogrújko (n: 438, pág. 156) cuyo rechazo como
tal inventario ya he razonado antes y de inventario somero» (n: 7 6 ,
pág. 40) que queda claramente identificado con las «hojas o listas de
remisión» enviadas por las instituciones productoras al archivo cen-
tral y que no son más que un apoyo para elaborar el verdadero in-
ventario, según las normas que hemos especificado.
Ante tal variedad denominativa de inventarios en español yo sigo
defendiendo su unidad conceptual y terminológica.

5. Importancia y revalorización del inventario como instrumento de

descripción.

Después de todo lo expuesto me inclino a formular que sólo hay

un inventario en el campo de los archivos, con unas características
específicas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archi-
vero, ni la de orientación e información para el investigador, -con
ser importantísimas-, ni su formato ni el soporte físico, según se trate
de archivos administrativos o archivos históricos, atañen a la esencia
del inventario que no es otra que la descripción de las series docu-
mentales de un fondo completo a partir de su estructuración o clasi-
ficación frente a la descripción de piezas documentales ordenadas
que reclama el catálogo.
Ha sido hasta ahora creencia general designar al catálogo como
obra maestra del archivero. Sin apearlo de su categoría, me atrevo a
decir que ha de compartirla con el inventario. No pueden plantearse
diferencias de valoración entre uno y. otro, sino establecerse jerar-
quías, en el tiempo, a la hora de elaboración de los mismos, sabiendo
350 ANTONIA HEREDIA HERRERA

que el primer lugar corresponde al inventario y en una segunda eta-

pa estará el catálogo. Al principio estará el inventario, después, al fi-
nal, el catálogo.
Quiero insistir en borrar las diferencias de preeminencia entre
ambos, porque incluso me atrevo a señalar que los conocimientos ar-
chivísticos requeridos para la confección de un Inventario, con
mayúscula, han de ser superiores y más completos. Delimitadas y or-
denadas las piezas documentales o unidades archivísticas a catalogar,
por tipología o materias, y fijados los criterios de Catalogación, la
descripción puede ser susceptible de mecanización l 8 y por el contra-
rio la tarea de inventariar requiere conocimientos históricos e insti-
tucionales más amplios para conocer las actividades que nos permi-
tan identificar las series.
En una planificación archivística adecuada, a nivel nacional y a
nivel de centros, ante la creciente demanda de investigadores, es cla-
ro que hayan de jerarquizarse los trabajos a realizar. La urgencia a
todos los niveles, reclama la confección de guías y de inventarios co-
rrectos y no podrá emprenderse la catalogación de parcelas de docu-
mentos sin estar concluidos aquéllos. La conservación que tanto nos
preocupa ante el manejo masivo de los documentos podrá paliarse,
en cierta medida, con la existencia de suficientes y adecuados inven-
tarios.
La doble finalidad orientadora, apoyada en el cuadro inicial de
clasificación del fondo, e informativa, a partir de cada una de las se-
ries, proporcionan un servicio general y amplio que no puede ser
equiparado al más particular y concreto ofrecido por los catálogos en
una determinada área y para un sector más concreto de investigado-
res.
Se quejan los archiveros franceses de que en muchos depósitos,
los inventarios, los ficheros, los índices alfabéticos, permanecen ma-
nuscritos y no están puestos al servicio del público y manifiestan la
necesidad de su edición y difusión. Por lo que respecta a los inventa-
rios, reuniendo las exigencias debidas sería de desear su publicación
e incluso opino que, en una planificación correcta, las tareas no sólo
de realización, sino también de edición deben ser prioritarias.

18. Vid. Cap.":La Injbrmática aplicada a los archivos

 INVENTARIOS 351

6. Normalización de inventarios.

Ateniéndonos al esquema de inventario que proponemos y a los

elementos exigidos en este nivel de descripción, la normalización no
será otra cosa que la plasmación ordenada de acuerdo con aquellos
criterios, mediante la codificación pertinente. Siempre el consenso
será factor indispensable y éste está por lograr. Con todo y de acuer-
do con los puntos de vista defendidos, ofrecemos lo que puede ser
una ficha normalizada para la confección de un inventario. Si nos fi-
jamos no añade nada nuevo a lo expuesto, excepto la codificación.

1. ARCHIVO.. ............. 2. Localidad ...................

3. Fondo.. ...................................
4. Sección. ...................................
5 . Subsección. ................................
6. Serie (tipología) ............................
7. Año.. .....................................
8. Fechas límites. .............................
9. N.O legajo. .................................
10. N.O libro.. .................................
1 1. Descriptores. ..............................................
..........................................................
..........................................................

Proyecto de ficha normalizada de inventario.

352 ANTONIA HEREDIA HERRERA

HOSPITAL DE LAS CINCO LLAGAS

Cuadro de Clasificación
Legajos Libros

1. FUNDACIÓN Y GOBIERNO
Bulas, Privilegios, Inventarios. 1422-1822 1
Actas capitulares de Patronos. 16 15-183 1 2-4B
Libros varios. 1542-1577 1-3

2. PROPIEDADES
Libros Protocolos de bienes. 1493- 1700 5 4-7
Fundación de D." Catalina de Ribera y
D. Fadrique Enríquez de Ribera. 1 544- 1577 6 8
Patronato de Convalecencia Diego
Yanguas. 1 570- 1640 7-8 9-10
Patronato de D." Juana Núñez Pérez. 1573-1798 9 11
Encomienda de Guadalcanal. 1540-XVIII 10-15
Pleitos.
- Marqués de Tarifa. 1540-1 547 16
- Diego Yanguas. 1594-XVII 1 7-2 1
- Juan Núñez Pérez y Guadalcanal 1583-XVIII 22
- Varios. 1666-XIX 23-29
Arrendamientos. 1545- 1808 30-33
Escrituras varias. 1468-XVIII 34-38
Protocolos de escrituras de casas y tri-
butos. XVI-XVI 11 39-88
Correspondencia y peticiones. 1666- 1837 89-90
Fianzas. XVIII 91

3. CUENTAS
Patronato Convalecencia Diego Yan-
guas. 1615-1799 92A-97
Patronato de Juana Núñez Pérez. 1624- 1834 98-100
Guadalcanal. 162 1-1 830 101

Lám. 1. Cuadro de Clasificación que precede al inventario del fondo del Hospital de
las Cinco Llagas o de la Sangre. (Archivo Diputación de Sevilla).
 INVENTARIOS 353

Legajos Libros

Contabilidad General.
- Libros generales de mayordomos. 154 1-1828 102A-105
- Libros de ((recibo y gastos». 1546- 1792 106-134
- Libros de inquilinos y de mayor-
domía. 1608- 1843 135-148 12-17
- Libros y cuadernos de cobros de
recibos de inquilinos. 1630-1799 149-153
- Libros de entrada en arcas. 1607-1837 154- 156
- Libro de salida de arcas. 1609-1834 157-160
- Libro de entrada y salida. 1637-1838 16 1- 163
- Borradores de cuentas. 1632- 1802 164A- 165
- Libros de gastos de obras. 1545-1789 166- 167
- Gastos de pleitos. 159 1-1804 168-170 18-19
- Libros de pago de tributos. 1605- 1832 171
- Libros de capellanías, misas, me-
morias. 1573-1833 172-186
- Libros de dotes y salarios. 1651-1 809 187- 189
- Juros. 1592-1790 190- 191
- Restos de cuentas. 1691-1768 192
- Justificantes de gastos. 1640- 1846 193-24 1

4. MOVIMIENTO DE ENFERMOS
Libro de entrada y salida de enfermos. 1604- 1837 242-249
Libro de entradas. 1889-1893 21
Libro de defunciones de enfermas. 16 13- 1908 250-25 1 22-36
Libro de defunciones de enfermos. 1840-1897 37-49
Memorias, testamentos, almonedas. XVI-XVIII 252 50
Partes diarios de enfermos, de medici-
nas. 1846 253

5 . DOCUMENTOS CURIOSOS Y VA-

RIOS. 15 14-1837 254
354 ANTONIA HEREDIA HERRERA

AUDIENCIA DE FILIPINAS
N.O
Signatura Ciasific.
79 Cartas, peticiones y
expedientes de las
Ordenes religiosas en
Filipinas “vistos o
resueltos en el Consejo 1569-1618 f .2.1.4.
9,
80 1616-1642 ”
9,
81 1643-1667 ”
99
82 1668-1682 ”
>Y
83 16 1O/1645- ”
1700
84 Cartas y expedientes de
personas eclesiásticas
“vistos” o resueltos en
el Consejo 1570-1608 1.2.1.3.
9,
85 1609-1644 ”
9,
86 1632-1697 ”

87 Testimonios de autos y
documentos sobre la
expulsión y prisión del
arzobispo don Fray
Felipe Pardo, arzobispo
de Manila, e incidentes
con las órdenes de Santo
Domingo y Compaíiía
de Jesús 1681-1692 1.2.3.
9, ”
88 1682-1689
79 ”
89 (2) 1681-1682
>> ”
90 1682-1692
>, 79
91 1692
99
92 1673-1692 ”

(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo sólo

contiene un testimonio de autos de la causa seguida contra el
Bachiller Diego de Espinosa Marañón, cura beneficiado de la
iglesia parroquia1 del pueblo de Bigan.

Lám. 2 . Página del Inventario de la Audiencia de Filipinas (A.G.I.).

 INVENTARIOS 355

INVENTARIO
Fechas Clasifi-
Signatura
límites cación
LEGAJO LIBRO
G OBIERNO 1.
Actas Capitulares. 1.1.
1 Actas Capitulares 1603- 1620 "

2 1621-1677 "

3 1700-171 8 "

4 1719-1761 "

5 1762-1764 "

6 1765-1768 "

7 1769-1773 ''
8 1775-1783 "

9 1790-1797 *'
10 1798-1886 "

11 1887-1895 "

12 1897-1905 "

13 1906-1924 "

1 Libro de Actas Capitulares. 1939-1940 "

2 1958-1963 "

3 1964-1969 "

4 1969-1978 "

14 Borradores de Actas del Pleno 1936-1970 "

Comisión Permanente y otras

Comisiones. 1.2.

193
Lám. 3. Página del inventario del Archivo Municipal de Cantillana (Sevilla).
 CAPÍTULO 14
CATÁLOGOS

1. Puntualizaciones y definición.
2. Elementos esenciales y normas de catalogación.
2.1. Datos internos.
2.1.1. La fecha.
2.1.2. Tipología documental.
2.1.3. Tradición documental.
2.1.4. Autor y destinatario.
2.1.5. Asunto o materia.
2.2. Datos externos.
2.3. Signatura.
3. Otros datos: los anejos.
4. Clases de catálogos.
-
4.1. Catálogo cronologico.
4.2. Catálogo alfabético.
5. Ordenación y Catalogación.
6. Diferencias elementales entre inventarios y catálogos.
7. Catalogación de Secciones Facticias (mapas, sellos).
8. La normalización en la catalogación.
9. La normalización en la catalogación de documentos gráficos.
1. Puntualizaciones y definición.

Según el Diccionario de la Lengua española, catálogo es la rela-

ción o lista ,ordenada de libros, manuscritos, hechos o cosas.
Para los archiveros esta definición se queda corta, por una parte,
porque no están expresamente contemplados los documentos y, por
otra porque no se trata de una simple enumeración de éstos sino que
implica una descripción de los datos precisos de cada uno de ellos en
los que no han de faltar los relativos a su localización.
1 Aunque el término catálogo es de uso habitual en bibliotecas, al
ser substancialmente diferente el libro del documento de archivo, es
claro que los datos que se ofrezcan en el catálogo de archivo han de
ser sensiblemente distintos. En ningún momento habremos de partir
del modelo de las bibliotecas, aunque alguno de los datos y su forma
de plasmarse puedan ser semejantes. Una Última diferencia con res-
pecto a las bibliotecas: no existen siquiera tamaños de fichas norma-
lizadas y ya veremos que tampoco normas precisas de catalogación. \
Ya indicamos que frente a los inventarios que toman como uni-
dad de descripción la serie, siendo su campo de acción la totalidad
de un fondo, los catálogos toman como unidad de descripción la pie-
za documental o la unidad archivística siendo su campo de acción
no tan definido sino mucho más flexible y parcelado, ya que puede
ser una serie total o parcial u otras áreas más variadas en cuanto se
refieren a temas o a un período cronológico concreto.
Cuando hablamos de la unidad de descripción del catálogo nos
referimos naturalmente tanto al documento individualizado (Real
Cédula, Real Provisión, Real Orden, consulta, mandamiento, poder,
carta, etc.) como a la unidad archivística (expediente, testimonio de
autos).
360 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Si el inventario está soportado en el cuadro de clasificación del

fondo del cual es su fiel reflejo, el catálogo sostiene sus unidades en
una ordenación que bien podrá ser cronológica o alfabética.
La.mayor o menor extensión dada a la descripción, al particulari-
zar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos que van
con él o al detallar cada uno de los documentos integrantes de un ex-
pediente, no afectarán a la esencia del catálogo, si se da por descon-
tado que éste ofrece en la descripción los elementos necesarios re-
queridos. Valga sin embargo como regla general o al menos como ac-
titud, que el volumen de datos de los resúmenes de contenido no de-
ben ser excesivos, partiendo de la base de que el catálogo nunca po-
drá sustituir a la información total que facilita el documento directa-
mente consultado.
Podemos concretar todas estas características esenciales en la si-
guiente definición:
Catálogo es el instrumento que describe ordenadamente y de for-
ma individualizada las piezas documentales o las unidades archivis-
ticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre
ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.
Me remito en nota’ a la definición incorporada al Diccionario de
Terminología Archivística.

2. Elementos esenciales y normas de catalogación.

Los elementos indispensables referidos a las unidades de descrip-

ción de un catálogo pueden agruparse en tres apartados, áreas o cam-
pos?
A) Datos internos (fecha, tipología, autor, destinatario, materia,
lengua) que informan y afectan al contenido.

1. La definición de catálogo dada por el Dictionary of Archiva1 Terminology, de

1984 es: «instrumento de trabajo que describe individualizadamente el conjunto de
documentos de una misma tipologia o de documentos reunidos por unos diseños parti-
culares (exposiciones) o de documentos que se refieren a un mismo tema» (n: 66, pág.
37).
2. Para algunos la fecha forma un área o campo aparte, siendo cuatro en lugar
de tres las áreas de descripción. Cfr. TORNELCOBAC-HO, Cayetano: LasJichas de catá-
logo de documentos textuales de archivo, Cartagena, 1989, pág. 13.
 CATÁLOGOS 36 1

B) Datos externos o físicos.

C ) Datos de localización o signatura.

Enumerados son los siguientes:

- Fecha completa (año, mes, día, lugar).
- Tipología documental (diplomática y jurídica).
- Tradición documental.
- Autor.
- Destinatario.
- Asunto o materia.
- Datos externos (folios, medidas, materia escriptoria, conserva-
ción).
- Signatura (archivo, fondo o sección de fondo, unidad de insta-
lación, número de orden).

Estos son los datos precisos mínimos. Pero hay que señalar que si
la catalogación en bibliotecas, es decir la individualización de la pie-
za bibliográfica está perfectamente reglamentada por lo que respecta
a los elementos esenciales, a su colocación e incluso al tamaño de las
fichas, no existen reglas adoptadas y aceptadas con criterios genera-
les por lo que respecta a los documentos de archivo. Es cierto que la
casuística en los segundos es mayor que en los libros, sobre todo te-
niendo en cuenta que muchas tipologias están por estudiar y que los
documentos no son piezas aisladas e independientes como las obras
impresas. Pero a pesar de esto, la aceptación de estos elementos pre-
cisos mínimos, la fijación de determinadas normas en cuanto a su
uso y de reglas referidas a la colocación (derecha, izquierda) de algu-
nos datos (fecha, signatura) podrían llevar al establecimiento de una
normativa semejante a la de las bibliotecas -salvando las distancias-.
Hasta ahora una ficha o asiento de catalogación de un mismo docu-
mento, pero redactado por diferentes profesionales, incluso partien-
do de los mismos elementos, puede resultar sensiblemente diferente.
Hagamos una simple práctica hojeando algunos de los catálogos edi-
tados y comprobaremos la disparidad.
Esta es la realidad con la que no podemos conformamos pasiva-
mente. La informatización no es posible, sin unas normas generali-
zadas. No bastará con una normativa casera, a nivel individual o de
362 ANTONIA HEREDIA HERRERA

centro, sino que hemos de conseguir una normalización consensuada

por la mayoría. Trataremos por tanto de analizar la casuística para
cada uno de los elementos a consignar en una ficha de catalogación
de la que habremos de partir para diseñar al final una ficha normali-
zada de catalogación. Porque lo que es claro es que no vamos a in-
ventar sino a contar con las reglas existentes después de llegar a una
puesta en común que nos lleve a la aceptación por todos.

2.1. Datos internos.

2.1.1. La fecha.
En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada docu-
mento, la fecha completa del mismo: año, mes, día, lugar, situándola
en la parte superior izquierda, en el orden indicado, es decir, en or-
den inverso al que suele figurar en el documento.
Hay quienes prefieren colocar el día antes que el mes, teniendo
en cuenta que el año va a quedar indicado con carácter general al
principio de cada página del catálogo impreso3.
La expresión del año y del día ha de ser en cifras arábigas, aun-
que en el documento aparezcan en letras. En el caso de dataciones
por otros sistemas han de reducirse al cristiano. En cuanto al mes ha
de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar.
N o faltan sin embargo otros criterios al recomendar el orden si-
guiente para de la fecha: 8- 12- 19364, aunque sigo defendiendo la in-
dicación del año en primer lugar porque entiendo que la localización
instintivamente nos lleva a buscar primero el año y dentro de éste, el
día y luego el mes.
El lugar debe escribirse con ortografía moderna y completarse
con cualquier indicación particular con que venga acompañado (asi:
Sevilla, en la Casa de la Contratacion). La separación con puntos y

3. Como ejemplo del primer caso tenemos: Documentos relativos a la Indepen-

dencia norteumericana, existentes en los archivos españoles. vol. 2 , Madrid, 1976, y
del segundo el Catúlogo de las consultas del Consejo de Indias ( 1 6 10-16 16), Sevilla,
1984 / Vid. lam. 1.
4. TANODI. A.: Descripción y Catalogacibn en «Archivística», PNüD, Santiago
de Chile, pág. 20.
 CAI'ÁLOGOS 363

comas dejará de tener incidencia a la hora del encasillamiento en

una ficha normalizada.
De todas formas hay que suprimir, en el momento de reflejar la
expresión de la data, un conjunto de términos que acompañan a los
elementos esenciales, durante los siglos XV, XVI y XVII: trece dias
del mes de setiembre del año del nascimiento de nuestro Saluador
Jesucristo de mil y quinientos y cuatro años. Hay que quedarse solo
con las cifras del ordinal del día, del nombre del mes y del numeral
del año, expresadas la 1 .a y la 3." en cifras arábigas y la 2.aen letras.
Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresión del año en el
siglo XVI, han de ser sustituidas por cifras arábigas. Asimismo ha-
brán de sustituirse una serie de símbolos numéricos para la indica-
ción de algunos meses del año (7' para setiembre, 8. para octubre, 9e
para noviembre y Xe para diciembre), de uso frecuente en la docu-
mentación indiana, por sus nombres completos correspondientes, en
letras.
También habrán de sustituirse por sus cifras correspondientes la
indicación del día en expresiones como «postrero del mes», «día pri-
mero del mes».
Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferen-
tes etapas de la «actio» o de la «conscriptio» diplomáticas. Como
ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Con-
sejos creados por la dinastía austríaca que, para determinadas épo-
cas, llevan escritas hasta cuatro fechas (la del acuerdo, la de la puesta
por escrito, la de la lectura, la de la p~blicación)~. Hay que preferir
la de la puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto.
En el caso de faltar la indicación del año, como es frecuente en
las peticiones o memoriales, del XVI, XVII y XVIII, puede ponerse
la fecha del año de referencia más cercana (en este caso específico, la
de su presentación en el lugar de destino, que po suele faltar) o bien
el año aproximado que por el contexto o por las personas a que van
dirigidas o las que firman puede colegirse. En un caso o en otro ha-
brá de escribirse entre corchetes: es la que denominamos data archi-
vística.

5 . REALDIAL. José J.: Estudio diplomático del -documento indiano, Sevilla,

197 1, págs. 99 y ss.
364 ANTONIA HEREDIA HERRERA

La aproximación averiguada por datos indirectos nos llevará a la

siguiente formalización c/. 1853í.
Cuando cataloguemos expedientes habrán de indicarse las fechas
límites de los mismos, años: primero, de la iniciación (no de los an-
tecedentes) y Último, de la resolución. No para todos se entiende por
igual la fecha de iniciación por cuanto que los hay que consideran
por tal a la fecha del documento principal que da origen al expedien-
te y los hay que entienden por tal a la fecha de entrada en el registro
de la institución que lo tramitará6.
Cuando se trate de relaciones juradas de cuentas de rentas, con-
vendrá destacar la anualidad o período a que se refiere la cuenta, que
será distinta de su formalización por medio de la relación jurada y
frecuentemente posterior, a veces incluso en bastantes años. Tendrá
prioridad la fecha de esta puesta por escrito, sin dejar de referirnos a
las fechas alusivas al contenido.
Las copias o traslados de documentos llevarán la fecha de la co-
pia o del traslado haciendo referencia al documento inserto, confir-
mado o reproducido.
Junto a la fecha no debe indicarse ningún otro dato, como puede
ser el número de orden dentro de la unidad de instalación. Este dato
ha de figurar como complementario de la signatura.

2.1.2. Tipología documental.

La designación del tipo documental es necesaria aunque sólo in-
terese el contenido, el asunto, ya que al tratar de localizar e identifi-
car el documento a que se refiere la ficha de catalogación es impres-
cindible conocer su factura, el formulario en que queda materializa-
do el contenido.
La tipología documental no suele ser algo expreso, como la data,
el autor o el destinatario. Es un elemento a consignar dentro de
los datos internos. La especificación de la tipología es el resultado de
un estudio a fondo del documento, de su génesis, de su tramitación,
incluso de su formato (Vid. capít. 4) que nos lleva de la mano a su
contenido sólo con su denóminación, por cuanto la disposición de

6. TANODi. A. ob. cit., pág. 20.

 CATÁLOGOS 365

todos estos considerandos son el testimonio de una actividad especí-

fica que facilita una información determinada.
No olvidemos dos cosas, que tipología documental no es sinóni-
ma de tipología diplomática y que la tipología documental es tanto
para el documento singular como para la unidad archivística o expe-
diente.
De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos
obtenidos de una Consulta del Consejo de Indias tendrán una pers-
pectiva diferente de los vertidos en la Real Provisión despachada
como consecuencia de aquella consulta. Ambas, pongo por caso, po-
drán tratar del nombramiento de un general de la Armada, pero en
la primera será sólo la propuesta hecha por un órgano consultivo del
monarca y en la segunda es el título efectivo despachado por el rey.
Sólo por el hecho de indicar que se trata de una consulta sabremos el
carácter interno, de mero asesoramiento que entraña, sea cual sea el
asunto de que trate. Si vemos expresada la condición de Real Provi-
sión estaremos viendo, sin verla, su materialidad externa, su formu-
lario, su validación, su sello y sobre todo sabremos que estamos ante
un documento real, dispositivo que engendra derechos y obligacio-
nes.
Ya vimos que los documentos (capítulo 2) tienen una doble tipo-
logia, con un doble formulario, la diplomática y la jurídica’. Como
archiveros a la hora de describir, hemos de inclinamos por la prime-
ra, no dejando de expresar también la jurídica, ya que con la indica-
ción expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de los datos
que contiene el documento.
La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación
terminológica determinada por los estudios realizados por los diplo-
matistas o por la legislación que ha establecido sus características y
no por la denominación equivocada, en algunos, de la época. Me es-
toy refiriendo al hecho frecuente en el XVII y en el XVIII de desig-
nar con nombres incorrectos determinados documentos perfecta-
mente estudiados, en su formulario, desde la Edad Media. Así las
Reales Provisiones nombradas frecuentemente Reales Cédulas.

7. Empleamos el término jurídico con la amplitud que nos permite considerarlo

«administrativo».
366 ANTONIA HEREDIA HERRERA

A título de ejemplo puede valemos lo siguiente. La canfirmación

de todos los privilegios concedidos por la corona a los Corredores de
Lonja sevillanos se hizo por una Real Provisión de Felipe YV, dada
en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos
que circularon en la época llevaban una cubierta en la que designa-
ban al documento como Real Cédula8.
Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipología, de esas de-
signaciones genéricas, frecuentes en determinados momentos, de:
privilegios, despachos, órdenes, disposiciones. Hay que precisar di-
plomática y jurídicamente qué son.
Así, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar
la tipología diplomática seguida de la jurídica.
A veces la jurídica para una mejor redacción queda inmersa en la
descripción, después del destinatario, embebiéndola en el dispositivo
/Real Cédula/ Instrucción/:
Real Cédula a Fulano dándole instrucción para el desempeño de
su oficio
o bien, /Real Provisión/Nombramiento/:
Real Provisión a Fulano nombrándolo virrey de Nueva España
pero no:
Título de virrey de Nueva España a Fulano.
Hay documentos archivísticos para los que no hay duplicidad de
acepción tipológica. El mismo término suele englobar a ¡os dos. Por
ejemplo las cartas, las peticiones, las consultas.
Cuando estemos realizando catálogos de series específicas no será
preciso repetir en cada asiento su tipología. El título genérico del ca-
tálogo: catálogo de cartas, pongo por caso, suplirá tal indicación ex-
presa.
En el caso de documentos notariales cuando el nombre genérico
de escritura o carta acompaña a cualquier negocio jurídico, puede
suprimirse adoptando como Única denominación de la tipología, el

8. HEREDIA HERRERA. Antonia: Los corredores de Lonja en Sevilla y en Cádiz,

«Archivo Hispalensew, tomo LII-LIII, n.O 159- 164, enero-diciembre, 1970, págs. 187.
 CATÁLOGOS 361

determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de

venta, de testamento, de poder, respectivamente).
En el caso de unidad archivística no existe variación notable. Un
ejemplo:
Expediente de confirmación de una encomienda

2.1.3. Tradición documental.

Como dato complementario de la tipología documental ha de es-
pecificarse la tradición documental. Pero sólo será preciso la indica-
ción expresa en el caso de copias, en sus diferentes acepciones, o mi-
nutas, teniéndose por originales los que no lleven indicación en con-
tra.
Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicación,
en e! caso de ser necesaria, al principio, precediendo a la tipología
diplomática, o al final del párrafo descriptivo y entre paréntesis:
Copia de Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contrata-
ción para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva
España
ó
Real Cédula a los oficiales de la Casa de la Contratación para que
den licencia a Francisco de Betanzos para pasar a Nueva España (co-
pia).
La forma es indiferente, pero sería también bueno adoptar una
normativa que definitivamente se inclinara por uno u otro criterio.
Una ficha normalizada nos solucionará el problema.

2.1.4. Autor y destinatario.

Los datos inmediatos y siguientes al de la tiplogía han de ser los
del autor y destinatario del documento. Han de constar los nombres
y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, si vienen expresos
en el documento.
En cuanto a la preferencia por ei nombre o el cargo, vuelve como
en otras ocasiones a plantearse la falta de adopción de criterios uni-
368 ANTONIA HEREDIA HERRERA

formes. Me inclino por indicar en primer lugar el nombre y a conti-

nuación el cargo, por el hecho de ser éste elsorden normal de expre-
sión en la documentación. Lo que no puede sin embargo de ninguna
manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad del trabajo o
continuamente.
No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se en-
cuentran incompletos. Lo Óptimo será indicar ambos y en caso de no
constar, averiguar a partir de datos bibliográficos (índices, reperto-
rios) de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una in-
vestigación profunda. Claro que siempre que los datos sean producto
de esa averiguación posterior han de indicarse entre corchetes.
La expresión del nombre del autor en el caso de documentos rea-
les es preceptiva si se trata de documentos medievales, no lo es tanto
a partir de los Reyes Católicos cuando la autoría de la persona regia
no plantea dudas de identificación.
Recomendamos la ortografía moderna a partir de los Reyes Cató-
licos.
En los documentos notariales podrá añadirse, según criterio, tras
la indicación de la materia o asunto, la persona del escribano ante
quien se hizo la escritura.
En cuanto al destinatario, una observación. Existen documentos
dispositivos tramitados a instancia o petición de parte, generalmente
los que tratan de cuestiones de gracia o merced y los generados de
oficiov. La distinción, aparte de otras circunstancias, radica en que
los de parte implican una doble dirección expresa en el documento:
una la de beneficiario de la disposición y otra la de la autoridad en-
cargada de su cumplimiento. ¿Qué dirección habría que indicar, en
estos casos, en la ficha de catalogación? Será preciso expresar, salvo
excepciones, la persona del beneficiario.

2.1.5. Asunto o materia.

El contenido habrá de resumirse. Dicho resumen es la representa-
ción condensada y abreviada del asunto. La representación para que

9. HEREDIA HERRERA, Antonia: Los ceddarios de oficio y de partes del Consejo

de Indias. Sus tipos documentales, s. XVII, ((Anuario de Estudios Americanos»,
XXIX, Sevilla, 1972, págs. 1-60.
 CATÁLOGOS 369

sea buena y válida debe decir fundamentalmente lo mismo que el

texto original pero con pocas palabras, las exactas. Determinar esta
exactitud es cuestión de conocimientos del área y de práctica. Hay
quienes incluso lo reconocen como arte. Es en este punto donde pre-
cisar regias es mucho más dificil que en los otros. Pero sí se pueden
consignar unas normas de carácter general a efectos de orientación y
no faltan obras que se han dedicado al temalo.
Hay que partir de la base, como ya dije al principio, de que el ca-
tálogo nunca sustituirá al documento, por lo tanto la relación o resu-
men del asunto no debe nunca ser extensa, tanto que en algunos ca-
sos llegue a la transcripción.
Extractar un documento supone leerlo, incluso a través de las for-
mas de escritura más antiguas, comprenderlo, penetrarlo y dominar-
lo, para dar una visión simplificadora. Esto comporta conocimientos
paleográficos, de las instituciones, de procedimiento, de Historia,
etc.
Hay que mantener fidelidad al texto resumiendo con precisión,
claridad y concisión, indicando el tema central sin detenerse en cir-
cunstancias laterales o anecdóticas, eludiendo adjetivos inútiles
como por ejemplo: la invicta y leal ciudad de...)), o bien expresiones
como «carta firmada del conde de Coruña...)).
Conviene no utilizar abreviaturas, ni intercalar entrecomillados
con párrafos del texto documental.
Se adoptarán unos criterios homogéneos de redacción para cada
asunto de los que se repitan con frecuencia (libranzas, peticiones,
consultas de proposiciones de cargos, licencias, etc.). Así por ejem-
plo:

Real Cédula a Juan Pérez dándole licencia para pasar a In-

dias.
En casos parecidos repetir la forma de expresión, cambiando úni-
camente los nombres del destinatario y del destino; pero no, cuando
haya que catalogar otro documento semejante, poner:

10. CREMNINS, Edward Ei arte de resumir, Mitre, Barcelona. 1986

370 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Real Cédula a Fulano concediéndole permiso para que pueda

pasar a Indias.
No se intercalará el asunto entre la tipología y el destinatario. No
será correcto pues:
Real Cédula concediéndole una ayuda de costa a Fulano.
Mejor sera:
Real Cédula a Fulano concediéndole una ayuda de costa.
En el caso de expedientes, a pesar de su volumen, hay que resu-
mir dando el asunto o clave central sobre el que verse la unidad ar-
chivística, sin extenderse en exceso. Pueden adoptarse dos criterios,
resumir utilizando un solo párrafo descriptivo, por ejemplo:
Expediente de confirmación de encomienda a Fulano en Po-
payán.
O bien indicar este párrafo descriptivo y a continuación porme-
norizar cada una de las piezas de que conste el expediente, muy bre-
vemente, y siguiendo el orden de la tramitación reflejado en el expe-
diente y del que ya hablamos al tratar de la ordenación de los expe-
dientes. La precisión de la tipología correcta obviará en muchos ca-
sos tal enumeración o pormenorización.
Ejemplo de ese segundo tipo de Catálogos es el: Catálogo de Es-
tado, Sección ZX del A.G.Z. Siendo este instrumento modelo de des-
cripción de expedientes, sin embargo, omite el párrafo descriptivo
inicial que debe ser preceptivo, en aras de una mayor claridad, para
uso del investigador que, de no ser así, puede perderse en unos asien-
tos de fichas pormenorizadas que, por extensos y por ausencia de
una adecuada composición tipográfica, lo obligan a una lectura larga
que podría ahorrarse si al principio existiera ese párrafo descriptivo,
resumen del asunto, a que hemos aludido, aunque luego se relacio-
nen las piezas integrantes dekexpediente.
Claro es que en el caso de expedientes uniformes que pudiéramos
considerar tipos, como pueden ser los «expedientes de provisión de
empleos)) o «los expedientes de confirmación de nombramientos» o
los «expedientes de pruebas de sangre», la explicación inicial sobre
 CATÁLOGOS 37 1

la tipología documental de dicho expediente, eludiría la pormenori-

zación en cada uno de ellos.
En este caso un catálogo de una serie de tipología uniforme po-
dría reducirse a varios listados que ofrecieran sólo las variantes de
información.
Siempre que resumamos el contenido de un documento habre-
mos de estar pensando siempre en el índice para lo cual, a la hora de
esa síntesis, utilizaremos los términos esenciales y más representati-
vos que nos facilitarán las voces a recuperar, tanto si aplicamos o no
el ordenador.

2.2. Datos externos.

Se refieren a circunstancias materiales, externas del documento
que pueden ser el numero de folios o páginas, las medidas, el sopor-
te, formato, sellos, tipos de letras o la conservación. El que no debe
faltar es el primero y cuando va solo, suele añadirse a reglón seguido
del texto que resume el asunto. En general es el único que suele indi-
carse en la documentación moderna. El tipo de letra (nunca para do-
cumentos modernos), elementos gráficos (una letra inicial coloreada,
dibujos marginales, etc.).
Las medidas son preceptivas en documentos cuya antigüedad así
lo requiere, escritos en materia que no sea papel, y también en series
como la de mapas y planos, grabados o estampas.
La materia escriptoria se especificará siempre que no sea papel
(pergamino, tela, cinta).
En cuanto a la conservación, para cuya indicación suelen adop-
tarse siglas (B. R. M.) es frecuente en documentos medievales o en
documentos modernos en los que sea conveniente resaltar deterioros
notables.

2.3. Signatura.

El Último dato a consignar, al hacer la descripción de una pieza

documental, es su ubicación en el depósito y a ser posible su número
de orden dentro de la unidad de instalación.
372 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Serán, pues, datos imprescindibles las siglas pertenecientes al ar-

chivo (A.G.S., A.H.N., A.G.I., A.M.S.), el nombre del fondo o sec-
ción de archivo (Guatemala, Clero, Consejos Suprimidos, etc.), el
tipo y número de la unidad de instalación (libro 5 ; legajo, 408) y fi-
nalmente, si es posible, el número de orden dentro de dicha unidad
si ésta está ordenada (número en caso de legajos; y folios o páginas
en caso de libros).
Así tendríamos por ejemplo:
A.G.I. Consulados, 92,3.
A.G.I. Indiferente General, leg. 4 18, libro 2, fol. 3 v.

3. Otros datos: los anejos.

Muchos catálogos suelen hacerse eco de la documentación que
acompaña al documento principal, objeto de la descripción a la que
nos hemos venido refiriendo.
En efecto, estos documentos principales, en bastantes casos, vie-
nen unidos a documentos que acompaña el autor como justificante
de lo expuesto en el principal y a documentos que incorpora el desti-
natario y que corren unidos al principal para una mejor resolución
posterior.
La relación de estos documentos puede incorporarse a la descrip-
ción del principal realizada de acuerdo con las normas que hemos
venimos exponiendo. Generalmente estas relaciones suelen venir or-
denadas cronológicamente y limitarse al mero enunciado del docu-
mento, su Fecha y número de folios, sin indicar contenido. Y los hay
que al hacer la relación de estos anejos los introducen con la designa-
ción de: Acompaña o de corre unido, de acuerdo con este criterio
(Vid. lámina catálogo de consultas).
En esto, que son datos accesorios, como en otras cuestiones falta
uniformidad de criterios.
Soy partidaria, no de suprimir estas relaciones, pero sí de limitar
al máximo su descripción y la información que ofrecen. Los catálo-
gos que se detienen en describir cada uno de los anejos con un por-
menor semejante al principal, suelen ser farragosos, mermándoles su
finalidad primordial que es la de facilitar el acceso a la documenta-
ción y a su información.
 CATÁLOGOS 373

4. Clases de catálogos.
Partiendo del tipo de ordenación que requiera la serie catalogada
tendremos un catálogo cronológico o alfabético.
Entiéndase bien que el catálogo será uno u otro no porque noso-
tros lo decidamos, sino porque la serie así lo determina.

4.1. Catálogo cronológico.

Es el más frecuente, como consecuencia lógica de que la ordena-

ción de ese tipo es la más usual. Podemos distinguir dos variantes:
aquél cuyos documentos integran una serie cuya identidad está mar-
cada por la tipología y cuya información puede ser uniforme o en
cambio diversa (expedientes de quintas, expedientes de confirmación
de encomiendas en el primer caso; o cartas, disposiciones, consultas,
en el segundo) y aquél cuyos documentos han sido seleccionados en
razón de un tema y no tienen por qué tener la misma tipología aun-
que requieran en su ofrecimiento un orden cronológico (Por ejem-
plo, catálogo de documentos sobre judíos o sobre documentación
económica).

4.2. Catálogo alfabético.

Existen sin embargo series, como sabemos, que para una mejor
utilización requieren una ordenación alfabética que habrá de respe-
tarse a la hora de la catalogación. Así las «Pruebas de ingreso en Or-
denes militares», «Expedientes de limpieza d e sangre», «Relaciones
de méritos y servicios», «Expedientes personales», «Planos», «Dibu-
jos o Estampas», etc. En cuya descripción individualizada lo que in-
teresa destacar a efectos de la ordenación es el nombre de la persona
o del lugar geográfico o de las materias. En estos casos el dato ono-
mástico o geográfico encabezará la ficha, en lugar de la fecha.
En los onomásticos se podrá eludir la indicación genérica de la ti-
pología documental (Relación de Méritos; Expediente de Ingreso en
una Orden Militar, etc.). La homogeneidad de estas series, a la hora
de describir las piezas singulares hace posible una simplificación ge-
374 ANTONIA HEREDIA HERRERA
- -___

neral reducida a listas alfabéticas de nombres de personas". El resto

de los datos informativos podrá someterse a un proceso mecanizado
fácil. En cuanto a los datos diplomáticos podrán suplirse con una in-
troducción que estudie en este sentido la tipología documental y las
características afines de todas las unidades.
En cuanto a los catálogos alfabéticos, geográficos o de materias,
destacarán estos nombres concretos a efectos de la ordenación, aun-
que la ficha catalográfica recoja el resto de los datos completos nece-
sarios en cada caso. Ejemplos de estos catálogos pueden ser los de
Planos de ciudades (geográfico) o los de Dibujos o Estampas (por
materias).

5. Ordenación y catalogación.

El armazón sobre el que se sostiene un catálogo es la ordenacion

de los documentos que describe, de aquí la necesidad previa de la
primera. Insisto: me refiero a la ordenación de las piezas documenta-
les o unidades archivísticas, no a la ordenación numérica de las uni-
dades de instalación que pueden no responder exactamente al orden
de los documentos que encierran.
Lo perfecto será que el orden cronológico de una serie se corres-
ponda con el orden numérico de los legajos y al hacer un catálogo
que siga el primero nos reflejará automáticamente el segundo.
Pero hay ocasiones, por vicios y prácticas que hemos heredado de
la conservación, clasificación y ordenación de antaño, que hacen que
las series estén, bien, partidas o lo que es peor superpuesto su orden.
Algún ejemplo puede ayudarnos: la división de los Cedularios india-
nos (Libros registros de disposiciones de la corona para Indias, en-
cuadernados de antiguo) se realizó desde muchos puntos de vista:
geográfico, materias, de oficio y de partes, etc. Así los registros cedu-
larios para México habremos de localizarlos en muy diferentes «sec-
ciones» del Archivo de Indias y dentro de ellos existen subdivisiones
en la propia serie que impiden el ofrecimiento de una sucesión cro-

1 1. Sirva de ejemplo el Catálogo: PÉKELCASTAREDA. M." Angeles y COUTO LEÓN.

M." Dolores: Pruebas para ingreso de religiosas en las Ordenes de Santiago, Calatrava
y Alcúntara, Ministerio de Cultura, Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980,
Iám. 2 .
 CATALOCOS 315

nológica de todas las disposiciones referidas a México. De tal mane-

ra, que al plantearnos la confección de un catálogo de la documenta-
ción contenida en estos registros no nos cabe otra solución que ha-
cerlo sobre una ordenación cronológica de toda la serie, aunque en la
práctica ésta esté dispersa, y que habrá de rehacerse con fichas o
asientos fuera de las propias unidades de instalación aludiendo natu-
ralmente a la signatura en cada caso. Porque lo que nos está vedado
totalmente es i-ehacer el orden cronológico con la propia documenta-
ción, por cuanto está encuadernada.
Si optáramos por mantener el orden numérico de los legajos ofre-
ciendo parcialmente la información sucesiva de cada uno de ellos,
aunque en estos mantuviéramos el orden cronológico, el investigador
recibiría una información tan dispersa como se la ofrece en origen la
documentación y para recopilar los datos referidos a la legislación de
un determinado año habría de recorrer varios lugares dentro del le-
gajo. De hacerlo, por el contrario, de la manera que defendemos toda
la información requerida estaría agrupada y fácilmente accesible 2 .
Nos hemos referido a la aplicación de la ordenación documental
en los catálogos cronológicos sobre la base de series de una misma ti-
pología, pero el problema es igual en los catálogos denominados «te-
máticos» que también requieren dentro de la unidad de la materia o
asunto, el orden cronológico.
No sería tampoco problema por lo que respecta a los catálogos
que precisan un orden alfabético.
Como norma general, entiendo desde mi punto de vista, que un
catálogo no podrá realizarse teniendo como base la ordenación de las
unidades de instalación, ésta sólo podrá en todo caso ser una conse-
cuencia de la ordenación cronológica o alfabética si en origen se ha
mantenido rigurosamente y es paralela a la ordenación numérica de
las unidades de instalación. Ni siquiera cuapdo se trate de unidades
de conservación materializadas en forma de libros donde los docu-
mentos están cosidos, como es el caso de los Protocolos Notariales.
Ni incluso con ellos, repito, debemos tomar como sostén de la cata-
logación su orden numérico de tal manera que cataloguemos uno y

12. TAL'.Víctor: Libros registros-cedularios del Río de la Plata 11534-1717). Ca-

túlogo, Instituto de Investigaciones de Historia del Derecho, Buenos Aires, 1984, 382
págs., Iám. 3.
316 ANTONIA HEREDIA HERRERA

luego el siguiente libro, con independencia, porque aunque teórica-

mente debe existir entre los documentos registrados un orden crono-
lógico éste falla con harta frecuencia, sobre todo si nos remontamos
en el tiempo. Así, pues, habremos de rehacer mediante las fichas de
catalogación el orden correcto y así ofrecerlo en el catálogo, aunque
naturalmente la signatura en cada caso nos dará la localización exac-
ta y nos detectará estos saltos.
He ciicho punto de vista personal, porque a la vista de muchos
catálogos publicados no parece que esto sea importante, ni precisoI3.
Sin embargo mi criterio los tacha de no recomendables por cuanto
no cumplen totalmente con esa finalidad de facilitar el acceso y al
existir en estos casos repetición de fechas y de referencias alfabéticas
en distintos e incluso múltiples lugares del catálogo, el investigador
ha de ir saltando de un legajo a otro para poder completar la infor-
mación relativa a un año o a ese sujeto cuya letra del apellido empie-
ce por una determinada letra, cuando respetando el orden cronológi-
co o alfabético de los documentos la localización sería inmediata y
completa.
No podemos olvidar que nuestro trabajo va encaminado al mejor
uso y provecho de otros: íos usuarios.
Ahora bien, también conviene aclarar que la catalogación es po-
sible sin la ordenación material de la documentación, existen mu-
chos catálogos de series desordenadas o al menos no totalmente or-
denadas. Esta posibilidad cuya demostración más palpable está en la
actuación de los ordenadores, a los que no es preciso introducir la
información de los documentos ordenados, no excluye la convenien-
cia de la misma por cuanto facilita la localización posterior de la
pieza individualizada dentro de la unidad de instalación que puede
contener hasta 200 o 300 documentos.

6 . Diferencias elementales entre inventarios y catálogos.

Fue preciso, al empezar a hablar de inventarios, señalar unas di-

ferencias iniciales con el catálogo por la confusión terminológica y
13. MEDINA ENCINA, Purificación: Documentos relativos a la independencia de
Norteamtrica existente en los Archivos Españoles. Archivo General de Indias
(17S2-1821), 1, 1,2,II, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1976.
 CATÁLOGOS 311

conceptual existente entre ambos (Cfr. cap.O 13). Ahora que hemos
tratado de delimitar la figura de uno y otro, onviene de una manera
cko
esquemática y resumida dejar sentadas las tas de cada uno de
ellos14de acuerdo a todo lo expuesto. El siguiente cuadro podrá ayu-
damos:

INVENTAR10 CATALOGO
Finalidad descripción descripción
-_
Objeto o unidad serie documental pieza doc. Ó unidad
de descripción singular archivística
Campo de acción fondo o sección una serie
de fondo una colección
o sección de archivo un área temática
Lugar ocupado en 2.", después de 3.", después del
una programación la Guía Inventario
descriptivas (nivel)

cualidades somera analítica

de la información
______._

elementos de la fechas extremas (años) fecha completa

descripción tipología y tradición tipología y tradición
autor autor
destinatario destinatario
materia (si es posible) materia o contenido
signatura datos externos
signatura
operación previa clasificación ordenación
funciones control, orientucibn,' información
información
utilidad
(según n.O usuarios) general concreta y parcial
complemento índice alfabético índice alfabético
indispensable general general

14. HEREDIA
HERRERA, Antonia: Archivística. Inventurios y Catálogos, «Boletín
de ANABADN,Madrid, 1980, n.O 2, págs. 239-242.
378 ANTONIA HEREDIA HERRERA

7. Catalogación de Secciones Facticias (mapas, sellos).

Ya vimos cómo en algunos archivos, por imperativos de la con-

servación, existen algunas agrupaciones artificiales de documentos
que están más en la línea de lo que es una colección. La calidad de la
serie sólo le viene dada por la similitud de la tipología documental,
(bulas) o cartográfica (planos, mapas, dibujos, estampas); del soporte
físico (tela, pergamino), de las características específicas y especiales
(sellos, monedas) de dichas piezas, en cambio no tienen una integra-
ción dentro del esquema organizativo del fondo de que proceden en
razón del principio de procedencia. Son piezas que han sido desglo-
sadas, separadas de unidades archivísticas con las que estaban ínti-
mamente unidas. El conjunto de las mismas tiene, a veces, un origen
diverso.
Su catalogación suele tener unas normas más estables.
Como regla general siempre en estos casos hay que describir indi-
vidualmente las características especiales de cada unidad, en la que
juegan un papel importante los aspectos externos (tamaño, tintas,
materia escriptoria, etc.) junto con la indicación expresa en cada
caso de la documentación a la que estuvieron unidos.
Las reglas para su descripción no se ajustan a las de los testimo-
nios escritos textuales, que hemos venido considerando.
Los datos específicos que no deben faltar en la ficha catalográfica
de una pieza de una Sección de «Mapas y planos» serán'?
fecha
tipología de la documentación gráfica (mapa, plano, croquis, di-
bujo, estampa)
tradición documental
título o resumen del contenido
autor de la pieza
aspectos materiales

15. Estas normas de catalogación son las seguidas para la Sección de Mapas y
Planos del Archivo General de Indias: COLOMAR ALBAJAR, M."Antonia: Introducción
al estudio de la Sección de Mapas y Planos, «Documentación y Archivos de la Coloni-
zación Española», Subdirección General de Archivos, Madrid, 1980, tomo 1, págs. 35
y ss. Cfr. Iám. 4.
 CATÁLOGOS 379

a) internos (toponímia. escalas, coordenadas, etc.)

b) externos (materias, medidas, colores. etc.)
documentación de procedencia
signatura
La normativa para la catalogación de sellos, agrupados por el ti-
tular, exige los siguientes datos'?
Año
materia, forma, tamaño
estado de conservación, impronta
descripción del sello con la transcripción de la leyenda (anverso y
reverso)
extracto del documento de donde procedan con su fecha
completa
signatura

8. La normalización en la catalogación.

Vaya por delante que la normalización no viene a cambiar lo es-

tablecido. Deberá partir de los mismos elementos de la catalogación
«tradicional», de las mismas áreas o campos, y -a sabiendas de no
ser substancial- yo diría incluso, del mismo orden y disposición de
dichos elementos. La normalización, a partir de las normas con que
contamos, sólo viene a precisarlas y fijarlas dejando al margen las va-
cilaciones, los criterios personales. Exigirá por tanto, como en cual-
quier proceso de normalización, estudio de las reglas, codificación,
aceptación y aplicación.
La normalización por cuanto lleva inherente de simplificación,
no habrá de multiplicar los modelos. Y o apuesto por su posibilidad,
aunque bastantes son los que se pronuncian por 8u dificultad.
Al admitir un modelo de ficha de catalogación que dé respuesta a
todas las variantes en que puedan materializarse los elementos anali-
zados para la catalogación, podemos pensar que es factible una sola

16. G[JGLIERI h h V 4 R R O . Araceli: Catalogo de S e h s de la Sección de Sigilografia

del A.H.N., Dirección General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva
las mismas normas que las del Catálogo de sello5 españoles en la Edad Media, editado
en 192 1, de don Juan Menéndez Pidal.
 3 80 ANTONIA HEREDIA HERRERA

ficha de catalogación, independientemente que sea de un documento

singular o de un documento compuesto. Bastará que su encasillado
recoja todas 1 s posibilidades con la mayor simplicidad. Lo Único
&
que ocurrirá, mo tendremos ocasión de ver, es que para unas fe-
chas remotas y para determinados documentos singulares habrá que
cumplimentar todo el encasillado, mientras que para expedientes re-
cientes, normalizados desde el momento de producirse, bastará con
dos o tres casillas.
El punto clave para la normalización de la catalogación de los
documentos de archivo está en la precisión de la tipología documen-
tal. Ella será la que nos permitirá la simplificación, sin merma de
toda la información individualizada que requiere el análisis en este
tercer nivel de descripción.
La normalización en este caso presentará varias opciones según el
catálogo se plantee para una serie o para una colección o conjunto
de documentos:

expedientes de
obras menores
A. l. homogénea testamentos
(formato expedientes
contenido) personales

A. Series Canas
formato homogéneo Reales Provisione:.
Catálogo A.2. diversa Reales Ordenes
(contenido
diverso) formato variable expedientes politicoa
B. Colección dossiers

~ ~ ~~

Entendemos por formato, en este caso, la plasmación material de

la tramitación o del procedimiento administrativo. El contenido lo
tomamos como sinónimo de la información.
En todas las opciones es vital el estudio previo de la tipología do-
cumental, en su doble dimensión, caso de no existir.
La opción A. 1. es la menos costosa, a efectos de tiempo y de pre-
supuesto, teniendo en cuenta que el discernimiento de la tipología
nos acercará a un contenido similar para el que sólo tendremos que
establecer las variantes de información y el resultado del análisis sólo
 CATÁLOGOS 38 1

precisará un listado de descriptores, uno para cada variante. Supon-

gamos que hayamos de catalogar los ((Juicios de residencia) de una
demarcación administrativa como es la Audiencia de México. Basta-
ría confeccionar:
Listado de nombres propios (residenciado).
Listado de cargos o puestos (sujetos a la residencia: gobernador,
alcalde mayor, virrey, etc.).
Listado de nombres geográficos (del lugar del desempeño del car-
go: Nueva Galicia, Mérida de Yucatán, Lima).
Las opciones A.2 y B. exigen, a nivel de catálogo, un resumen de
contenido que podrá obtenerse por condensación o sustitución (abs-
tracts o descriptores). Esta opción, por el costo que supone, debe re-
servarse sólo para la documentación más rica en cuanto a su infor-
mación por más interesante y generalizada. Para estos casos son los
que hay que acudir a la confección de fichas cuyo encasillamiento
nos permita vaciar la información.
Las fichas más o menos normalizadas existentes para este nivel
varían de unas a otras, han partido -para su elaboración- de las ca-
racterísticas muy particulares del fondo y de sus series en que las
que los documentos a catalogar se encuentran.
Valgan los ejemplos de las fichas (fig. 1 y 2) utilizadas para el
proyecto de informatización de Protocolos Notariales y del Catastro
de Ensenada o las usadas en la «Sección» de «Guerra Civil» de Sala-
manca (fig. 3).
Teniendo en cuenta que la normalización para que sea tal exige
consenso, tenemos que situarnos en un plano superior lo suficiente-
mente aséptico y generaiizador que nos permita elaborar una ficha
con validez lo más amplia posible.
En este sentido, sin defender su perfección, pero sí con el propó-
sito generalizador a que me he referido, partiendo de los criterios de
análisis defendidos en este capítulo, y con intención de aportar un
proyecto para confrontar, puede examinarse la ficha normalizada
presentada en el Coloquio Internacional de Archivística celebrado
en junio de 1990 en San Sebastián (fig. 4)17 que podrá recuperarse

17. HEREDIA HERRERA, Antonia: Descripción y normalización, «Actas del 1 Co-

loquio Internacional de Archivística», San Sebastián, i 990 (en prensa).
3 82 ANTONIA HEREDIA HERRERA

por treinta y cinco conceptos, entre otros: la fecha, el autor, el des-

tinatario, tipología documental, las materias, la procedencia -tanto
institucional como documental-, etc., etc.

9. La normalización en la catalogación de documentos gráficos.

La normalización también afecta a la catalogación de los docu-

mentos gráficos.
Hace escasos años el Instituto Geográfico Nacional y el Instituto
Cartografic de Catalunya se plantearon la catalogación de sus respec-
tivas cartotecas. Adoptaron un formato basado en el USMARC que
posteriormente analizado'* pasó a ser el modelo propuesto para la
«Edición de Cartografía Histórica de América» bajo el patrocinio de
la Comisión del V Centenario en la que participan el Instituto Geo-
gráfico Nacional, la Biblioteca Nacional, el Archivo Histórico Na-
cional, el Servicio Geográfico del Ejército, el Servicio Histórico Mili-
tar, el Museo Naval, la Dirección General de Bellas Artes con vistas
a la elaboración unificada de un formato para materiales cartográfi-
COS válido en España.
Su gran amplitud presenta dificultades de implantación pero per-
mite una mejora de explotación de bases de datos, con un gran al-
cance para los centros y para los usuarios.
Los datos a consignar se agrupan en diversos campos que van
desde la designación especifica del material (diagrama, mapa, mode-
lo, perfil, sección, vista, etc.);
color: un solo color, varios
rnediofisico: soporte (papel, madera, metal, yeso, etc.)
tipo de reproducción: facsímil; no aplicable
tipo de producción: fotocopia, película
fechas
clasificación geograjca
signaturas
nombres personales y nombrw corporativos,
etc., etc., etc.
- __.__ ~

18. SAUCOESCUDERO, A.; LLORENTE GIL,C.: Formato Marc para materiales

cartogrÚ,ficos.Ministerio de Obras Públicas, Madrid, 1987.
 CATÁLOGOS 383

1602

- 576 -
1 enero, Valladolid, Consejo.
Sobre lo que escribe don Bernardino de Avellaneda. de que no en-
tren navíos extranjeros en Sanlúcar.
R: donbiene que d Consejo de gran priessa a qrie parta don Pedro de
Valdes, ordenando a don Bernardino de Avellaneda, que le haga par-
tir sin dar lugar, a mas dilaqionr.
2 f.
Indif. Gral.. 141,

- 577 -
3 enero. Valladolid, Consejo.
Con un despacho para levantar la infantería necesaria para la ar-
mada que va a las Indias.
R: uNombrense estos capitanes luego, como lo tengo ordenado, con pa-
recer de la Junta de Guerra, y tengasse cuenta, con los que se twm-
braron, para la armada de Barlouento para echar mano dellos sien&
apropositor.
2 f.
Indif. Gral.. 747.

- 578 -
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre que se limpie la c a t a de corsarios para defender la llegada
de la flota a cargo de don Luis Fajardo.
R: *Si los navios estan aprestados, y no ocupa&s en lo & Irlanda, po-
drian entretenerse desde el Cabo a C 6 d b .
2 f.
Ammp.: -Nota del Duque de Lerma al presidente del Consejo de Indias. s. f. 2 f .
4 n r U l t a del Consejo. Valladolid, 2i diciembre ltül. 2 f .
Indif. Gral., IM6.

- 579 -
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la provisión de artillería y pólvora p a n la armada que va
por la plata.
R: dvan de Ivarra trate desto con d o n Juan de Acuña de mi parte, y
me avise lo que se podra proveer,.
2 f.
AcOmP.: 4 m u i t a del Consejo. Valladolid, 20 diciembrr 1631. 2 1.
lndif. Gral.. 1866.

142

Lám. 1 . Página del Catálogo de Consultas del Consejo de Indias. (Catálogo cronoló-
gico).
384 ANTONIA HEREDIA HERRERA

TOLEDO y Aldana, Sirncna. - Alburquer- A811ROS MATERNOS

~1or.50 Sánchez de Tapia
que.-a. 1597.-Convento Sancti Spiritus Donoso.
de Alcántara.
Hermana de Catalina Aldana Mercado.
TORRES.-V. Mateos de Torres.
Exp 3
PiDRES: TORRES.-V. Tapia, María de.
Diego Messia de Trillo. TORRES Cabrera Gómez y Calderón, Isa-
Beatriz de Trejo. bel y María de.-Villanueva de la Se-
Aüuuos PITERNOS: rena.-a. 1 7 0 5 . 4 o n v e n t o Sancti Spiri-
Francisco Messia de Trillo.
Catalina de Aldana. tus de Alcántara.
AñuELOs MATERNOS:
Francisco Fernández Floriano. Exp. 145
Jirnena Alvarez de Toledo. PADRES:
Juan Francisco de Torres.
Maria Cabrera.
TOPETE.-V. Aponte Zuíiiga, Leonor ae. ABUELOS PATERNOS:
TOPETE Palomeque Aponte Palonicque Juan de Torres.
Maria G6rnez.
y Zútiiga. Juana María v María F4ix.- ABUELOS MkTERNOC'
Alcántara.-a. 1652. - Convcnto Sancti Fabián de Cabrera.
Spiritus de Alcantara. Maria Calderon.

Exp 141 s 142

PADRES
Andres Topete Palomeque TORRES Escobar, In& María y Micaela
Leonor de Apnnte. de.-8rozas.-a. 1684 y 1643.-Contsnto
A w r ~ o sP&TEERYuS S a n Pedro de Brozas.
Pedro Topete Palomeque
Juana Palomeque. Exp. 146. 147 y 148
ABUELOSM A T E R N O S : PADRE,
Diego de Apor.te. Gaspar de Torres
Maria de ZUfiiga. Catalina MartÍn Barbancho
.48UELüS P A I E R N O S :
Gaspar de Torres
TORANZO Asensio de la Cuest.: Y M.iteos, María Sánchez Escobar.
Terssa.-Plasencia.-a. 1707.-Conirnto .4811ELOS MITERNOS:
Sancti Spiritus de Alcintara. Alonso Martin Barbancho
Catalina Martin.
Exp 143
PAORES
Pedro de Toranzo. TREJ0.-V. Aldana Mercado. Catalina.
Teresa de Asensio.
ABUELOS PATERNOS
TREJ0.-V. Tolrdo Aldana. Jirnena.
Pedro de Toranzo. TREJO.-V. Nryra Messia de Trillo de
Marina de la Cuesta. Alvarado de, Ana, Beatriz y María de.
ABUEL~C
MATERNOS:
Dirgo de Asensio
TREJ0.-V. Trillo, Marin de.
Inis Mateos. TRILLO, María de. - Alburquerque. - a.
1624 -Convento Sancti Spiritus de Al-
cantara.
TORRES, .Ana de-Villanue\a di. la Se-
rena.-a. 1602 -Convento San Pedro de Exp. 149
Brorai. PIDRCS:
Diego Messia de Trillo
Exp. 144 Beatriz de Trelo.
PADRES: AWELOS PATERNOS:
Francisco Mnteos de Torres Fraccisco Messia de Trillo.
Catalina de Taoia. Catalina de Aldana.
ABUELOS PATERNOS: ABUELOS MkTERNOS:
AlonSO Mateos. Francisco Ferncindez Fioriano.
Juana Ruiz de Torres JLrnena Alvarez de Toledo.

26 1

Lám. 2. Página de un Catálogo Alfabético. (Pruebas para ingreso de religiosas en las

Ordenes de Santiago, Calatrava y Alcántara) del A.H.N. de Madrid).
 cATÁLOGOS 385

183 L I B R O IV

848
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. a Juan GutiCrrez Tello, caballero de la orden de Santiago,
tesorero de la Casa de Contratación de Sevilla. Se le ordena poner
diligencia y cuidado en el apresto de la armada de Juan Ortiz de
Zárate, para que pueda partir antes del 15 de enero.
Fs. 81 vta./82

849
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zárate, caballero de la orden de
Santiago. Manda que con la gente, bastimentos y municiones ya
aprestados, para una más segura navegación, zarpe hacia el Río de
la Plata sin más dilación.
Fs. 82/02 vta.

850
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. a los oficiales de la Casa de Contratación de Sevilla dispo-
niendo que ordenen la partida de Juan Ortiz de Zárate al Río de la
Plata a la brevedad, prestándole para ello toda la ayuda y favor que
fuere necesario.
Fs. 82 vta.183

851
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. Manda a la tripulación y a todos los que acompañaren a Juan
Ortiz de Zárate al Río de la Plata, que acaten sus órdenes e ins-
trucciones.
Fs. 83f 84

852
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zárate, caballero de la orden de
Santiago. Le manda cumplir las cédulas, instrucciones 'y provisiones
a que por capitulación está obligad?, y si iniciado el viaje, y por
razones del tiempo, arribaren a otra parte, se dispone que no desem-
barquen, sino que se aprovisionen y continúen al Río de la Plata, y
de no poder hacerlo, regresen con los navíos y toda la genlc a España.
Fs. 84/84 vta.

Lam. 3. Pagina del Catalogo de Libros Cedularios del Río de la Plata.

386 ANTONIA HEREDIA HERRERA

63
[1832]

Diseño de bordado del uniforme para los oficiales de la Intendencia

General del Ejército de Filipinas y Superintendencia Subdelegada de la Real
Hacienda.
En colores.
310 x 215 mm.
En: Testimonio del expediente a consulta del secretario interino de la Intendencia
General del EjCrcito y Superintendencia Subdelegada de la Real Hacienda de Fili-
pinas, para que se determine el uniforme que, así como los demás oficiales, debe
usar (Manila. 2. febrero, 1833). anejo a carta núm. 311 de Francisco Enríquez. se-
cretario citado, al secretario de Estado y Despacho Universal de Hacienda (Manila,
6, marzo, 1833).
Leg. Filipinas, 823.

64
1769

Estado del vestuario del Regimiento del Rey, de guarnición en la plaza

de Manila, con dibujos de sus partes.
En estado de costos del vestuario firmado por Felipe del Alcázar (Manila, 21, ju-
nio, 1769).
A pluma.
Escudo con las armas reales.
558 x 535 mm.
Con carta de Felipe del Alcázar a Julián de Arriaga (Manila, 17, enero, 1770).
Leg. Estado, 45.-Documento 2.

65
[ 17691

Diseños de uniformes y banderas del Regimiento de Caballería para ser-

vicio de la plaza de Manila.
En colores.
302 x 211 mm.
Con carta núm. 52 de José de Raon, gobernador de Filipinas, a Julián de Arriaga
(Manila. 12, enero, 1770) y ‘Proposición que hace Don Vizente Laureano de Me
mije, Alpasil Mayor de la Mui Noble y siempre leal ciudad de Manila, a 1s C. y
R.M. en orden a levantar un Regimiento de Cavallerfa ligera para guarnici6n de
esta plaza” (Manila, 20, diciembre, 1769).
Leg. Filipinas, 924.

37

Lám. 4. Página del Catálogo de Uniformes (Sección de Mapas y Planos del A.G.I.).
 6. IMPRESO DE RECOGIDA DE DATOS

1 PROTO CO LOS NOTARIALES C u m p l i m e n t c d o por . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . ....

Fecha ..._...._.__...........
I ARCHIVO 2 SECCION 1 Si3E 1 SÚNATüñA 5 FOLIN!iIAL 6 FC,L FINAL 1 COt\S, :

-
8 APELLIOOS 9 NOH6HE 10 Ai'ODO e ULIFICATIW
NOTARIO
LUGAR DE L A NOlARlA DATA CRONICA 17 DAíA TCPICA

:3 NOMSRE 20 APODO o CALIRCi1,VO

21 C0hDlC:ON 22 PROFESIOH CONO!CIOH PR0FES;CN

NA7UaALEZA

Firma del O t o r g a n i ? , (321 SI N0i-J

__-__-- --
u OESCRIPTCRCS
CONTENIDO

Fig. 1.
MINISTERIO DE CULTURA
SECRETARIA GENERAL TECNICA
CENTRO DE PROCESO DE OATOS CATASTRO DE ENSENADA

.._..
qOOiC0 DEL A R C H I V O OOCUMENT
____..
USO
1 1 k 3 ' 4 5
P

.-

Fig. 2.
 MINISTERIO DE CULTURA

. Tllulo de b r e c c i h :

1.1. Tiiulo del Fondo

W-

l. Ikrcrlpilbn:

í. Íkrcriptorcr Onomlaticor:

' üerctipiorei gtogrdticos:

'. D.scriptorrr bwtitudones:

B. üessriptorer materias:

O. h h r limite: 10. Acceso mrerva: ti VolSrnenes. 12. .Nivsl:

libros Legajos

lelrr
16
W U W W
Fig. 3.
390 ANTONIA HEREDIA HERRERA

~~ ~

3.0 NIVEL DE DESCRIPCI~N(CATÁLOGO)

1. Fecha ............................ 2. Lugar.. ............................

3. Tipología diplomática . . . . . . . . . . . . . . 4. Tipología jurídica o administrativa
.................................. ....................................
5 . Tradición documental ......................................................
6. Autor 6.1. nombre ............ 7. Otorgante 7.1. nombre.. .........
demand.tc 6.2. cargo/oficio. ... escribano 7.2. cargo/oficio. . . . . . . .
ofertante 6.3. vecindad ........... notario 7.3. vecindad.. ...
etc. 6.4. naturaleza . . . . . . . . . . etc. 7.4. naturaleza. ........
8. Destinat." 8.1. nombre ............
demand.lC 8.2. cargo/oficio .........
8.3. vecindad ...........
8.4. naturaleza. .........
9. Extracto de contenido: ........................................
..........................................................................
............ .......................................................
10. Lengua.. .................................................................
1 1. Extensión/tamaño . . ...........................................
12. Descriptores (excluidos los que figuran en las casillas que preceden)
.........................................................................

13. Anejos (n:) ...................... 13.1. Extensión anejos ................

14. Descriptores de anejos .....................................................
.........................................................................
15. LocalizaciÓn/signatura 15.1. Archivo ...................................
15.2. Fondo.. ...................................
15.3. Sección.. ..................................
15.4. Serie ......................................
15.5. leg........./libro ........./disquette ................
16. Conservación .............................................................
17. Otros/observaciones .......................................................

Figura 4. Proyecto de ficha nornalizada.

 CAPÍTULO 15
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCI~N

1 . Instrumentos auxiliares de descripción.

2. Los lenguajes documentales.
2.1. Índices.
2.1.1. Descriptores.
2.1.2. Código de localización.
2.1.3. Recomendaciones.
2.1.4. La indización automática.
2.2. Tesauro.
2.3. índices y tesaúros.
3. Otros instrumentos de descripción.
3.1. Listas alfabéticas y relaciones sumarias de contenido.
3.2. Registro.
3.3. Censos.
3.4. Colecciones documentales.
1. Instrumentos auxiliares de descripción.

El título de este capítulo con la calificación de auxiliares a los ín-

dices y a los tesauros, bien podría resultar sorprendente, por no decir
escandaloso, para los documentalistas que les otorgan un protagonis-
mo que nosotros no le hemos dado. Protagonismo justificado para
aquéllos por cuanto son el resultado de su «análisis documental)) y
ocuparían, en paralelo, el lugar que los archiveros damos a los ins-
trumentos de descripción por antonomasia.
índices y tesauros son la manifestación más genuina de los deno-
minados lenguajes documentales.
Considerando aquella doble postura que no hace sino marcar las
diferencias entre archiveros y documentalistas, nos situaremos en la
de los primeros sin perder de vista la técnica y experiencia de los se-
gundos -de acuerdo con esa actitud interdisciplinar a que nos refería-
mos en la Introducción de este Manual- que pueden contribuir a
mejorar la elaboración de nuestros índices y a incorporar los tesauros
para una más fácil recuperación de la información.
Para nosotros, junto a los instrumentos de descripción, propia-
mente dichos (Guías, inventarios, catálogos), otros instrumentos au-
xiliares: índices, tesauros, listas de expurgos, relaciones sumarias, re-
gistros .
En la mayoría de éstos, la calidad de auxiliares, para el archivero
la cumplen a través de una función de control, así las listas de expur-
gos, los registros, y no suelen estar a disposición del investigador.
Otros, como los índices y los tesauros, facilitan la utilización de los
instrumentos de descripción.
Si los índices no pueden concebirse solos, sino que su existencia
presupone cualquiera de los instrumentos de descripción, o bien una
394 ANTONIA HEREDlA HERRERA

serie ordenada o numerada, el registro es un instrumento auxiliar

que no exige la existencia de otro instrumento, pero, como veremos,
sus datos serán la base del inventario en el caso de los archivos admi-
nistrativos. Los índices completan la eficacia de los inventarios y de
los catálogos hasta el punto de que éstos Últimos, sobre todo, pierden
su utilidad si carecen de ellos.

2. Los lenguajes documentales.

El término intenta ser nuevo, moderno, pero no lo es tanto. Se

atribuyen la paternidad del mismo los documentalistas aunque hay
que reconocer que ellos lo han desarrollado'.
Desde hace más de cien años se habla de «lenguajes bibliotecoló-
gicos» o «documentarios» que no son más que la vía indispensable
para ordenar conceptualmente los fondos de las bibliotecas y facilitar
la recuperación de los libros por el lector2.
Los lenguajes documentales están íntimamente ligados al análisis
documental ya sea en las bibliotecas, en los centros de documenta-
ción o en los archivos.
Vamos a establecer sus características para contraponerlo de en-
trada al lenguaje natural. El lenguaje natural es aquél en que están
escritos los documentos originales tradicionales. Incluso los resúme-
nes que hacemos para condensar el contenido (en una ficha de cata-
logación) siguen estando en lenguaje natural. Se trata de palabras, de
términos, ligados sintácticamente que nos comunican la información
global de un documento.
Sin embargo con el análisis , ese lenguaje natural puede ser trans-
formado en lenguaje documental, que también se llama lenguaje
controlado. Este es la representación del lenguaje natural para regis-
trarlo y encontrarlo. El lenguaje documental condensa y simplifica el
natural empleando de éste parte de su léxico y algo de su gramática.
-
1. Cualquiera de los vanados Manuales de Documentación dedican un capitu-
lo, al menos, a los lenguajes documentales en general y otros a los tesauros y a los índi-
ces.
2. En 1978 Rosano MARTíN MONTALVO hacía una propuesta de colaboración
comiin: Unificación de lenguajes documentarios. Bases para la creación de tesauros
comunes en español, «Boletín de Anabad», XXVIII, 1978, n.O 4, pág. 489 y ss.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPC16N 395

Al hacer análisis, por condensación, los resúmenes, los extractos

de contenido, siguen, como he dicho, utilizando un lenguaje natural,
sin embargo cuando hacemos un índice y tomamos un término,
como representación del contenido y le damos un código para locali-
zarlo, estamos utilizando lo que los documentalistas llaman lengua-
jes documentales.
El lenguaje documental debe situarse en la confluencia de las
ciencias de la Información y de la Lingüística. Está en conexión di-
recta con la consistencia terminológica de los léxicos científicos.
Vamos a seguir insistiendo en las características de uno y otro
lenguaje.
El lenguaje natural abarca todo el patrimonio lexicológico. Den-
tro de él cabrá la subdivisión específica: lenguaje jurídico, archivísti-
co, americanista, etc. que no son sino partes del lenguaje natural que
comprende el léxico utilizado por los juristas, los archiveros o los
americanistas. Un lenguaje documental es un léxico artificial y cien-
tífico fundamentado en el lenguaje natural específico y formado por
los descriptores que lo normalizan. Especificidad y normalización
son dos de sus notas, junto con la exigencia de codificación.
Los lenguajes documentales son generados principalmente a par-
tir del análisis de los documentos, ya que la finalidad que persiguen
es el control y manipulación de los mensajes (contenido) para satisfa-
cer las potenciales demandas. Son normalizados y a la vez normali-
zadores y nos ayudan no sólo en el análisis sino en la búsqueda. Son
válidos para el indizador y para los usuarios: Pueden ser libres (a
posteriori), por ejemplo un índice, o controlados (a priori) como el
tesauro. Se componen de listas de términos (descriptores) que forman
el vocabulario y de una relación o gramática que los dinamiza otor-
gándoles categoría de lenguaje. Los descriptores se organizan en fa-
milias que suprimen sinónimos, optando por un concepto; estable-
cen relaciones jerárquicas o semánticas (1 ,mimal; 2.0: mamífero;
.O:

3.0: vaca) y relaciones asociativas (de reenvío de descriptores, de su-

gerencias de uso). Estas relaciones parten de Algebra de Boole que
permiten la búsqueda mediante:
1) Intersección de conjuntos (legislación, archivos, España).
2) Unión de conjuntos (archivos + España).
3) Diferencia de conjuntos (archivos - España).
396 ANTONIA HEREDIA HERREüA

Según Antonio García Gutiérrez3:denguaje documental es aquel

conjunto normalizado y normativo de términos relacionados por
principios comunes, declarados portavoces preferenciales de los
mensajes en un colectivo documental con el fin de provocar una re-
cuperación pertinente de información por aproximación temática».
Para conseguir el diálogo que pretende ha de evitar tanto el ruido
como el silencio documentales. El primero enmascara y entorpece la
recuperación por sobreabundancia innecesaria de términos, el segun-
do por ausencia la impide.
Según los documentalistas la estructura de los lenguajes y sus ma-
nifestaciones pueden ser:

clasificación enciclopédica (p.e.C.D.U.)

jerárquica o arborescente
{ clasificación especializada
clasificación de facetas
listas de materias
combinatoria
tesauros
simple
sintáctica
{ elaborada

Para nosotros el que más nos interesa y del que nos ocuparemos
será el tesauro no sólo por la función en la recuperación sino por la
ayuda normalizadora a la hora de elaborar nuestros índices.
Con todo, y quizá en orden inverso a los documentalistas, nos
ocuparemos en primer lugar del índice y luego del tesauro.

2.1. Índices.
La indización se remonta a la época clásica, pero será con la apa-
rición de los códices como forma de libro, en lugar de los rollos en

3. GARCíA GUTIÉRREZ, Antonio: Los íenguujes docurnenluies, en «Fundamen-

tos de Información y Documentación», Madrid, 1989, págs. 313-346.
VALLE,Félix de: 1 Coloquio Internacional de Archivística, S. Sebastián, 1990 (en
prensa).
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN 397

papiro, cuando realmente se puede hablar de índices alfabéticos. Los

índices temáticos no se desarrollarán hasta el siglo XV. Desde enton-
ces hay una evolución que culmina en nuestros días.
Indizar según la Unesco4 en su programa UNISIST «consiste en
describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representa-
ciones de conceptos contenidos en dicho documento» y su finalidad:
la eficacia en la búsaueda de información.
Según esta definición parece que quedan excluidas las referencias
a las personas o a los lugares por cuanto unas y otros no entran en la
estimación de conceptos.
Mucho más cercana a nosotros es esa otra definición que nos dice
que consiste en «elegir los términos más apropiados para representar
el contenido de un documento». Al referirse a contenido, en general,
comprende materias, personas y lugares.
Para los archiveros, la indización consiste en vincular a un docu-
mento o a un instrumento, representativo de una agrupación docu-
mental, con palabras claves (descriptores y nombres propios) a través
de los cuales podamos llegar a ellos y a su contenido. Ya veremos
como para conseguirlo requeriremos:

- Familiarización con el documento y sus agrupaciones, en su

formato y en su contenido.
- Lectura y análisis de los mismos.
-- Selección de términos representativos5.
Esta es la operación. Su producto, su resultado, el Índice.
Según el Diccionario de Terminología Archivística del CIA el Ín-
dice se define como dista alfabética de nombres de personas, de
nombres geográficos y de nombres de materias contenidas en un do-
cumento de archivo» (n: 235, págs. 90-91).
Así entendido parece que sólo es viáble un índice para los catálo-
gos o las ediciones de fuentes. Sin embargo esta lista de nombres
puede referirse a las voces contenidas en un inventario. Hay algo

4 . UNESCO: Principes d’indexatiori, París, 1975.

5. Se ajustan a las facetas que reconoce la Norma ISO para la indización (ISO
5963-19853.
398 ANTONIA HEREDIA HERRERA

más, ausente en esta definición, que es el hecho fundamental de la

referencia a la localización en cuanto que su finalidad no es otra que
localizar inmediatamente la información sobre un nombre referido a
persona, lugar o materia contenido en cualquier instrumento de des-
cripción o documento.
La indización es tarea común para todos los instrumentos de des-
cripción, aunque su necesidad se hace absoluta en los inventarios, en
los catálogos y en las Colecciones.
Al elaborar un índice su constructor ha de adentrarse, en cada
caso, en las necesidades de información del usuario, adivinar las cla-
ves terminológicas a través de las cuales tratará de recuperar lo que
se desea. La concreción que nos permite saber de una persona o de
un lugar suele facilitar no sólo el acceso al usuario, sino la indiza-
ción para el profesional de la información.
Dificilmente podrán escapar a la recuperación los nombres de
Colombia o de Mano Vargas Llosa, que no pueden ser representados
más que por unos términos y no otros. Más problemática será la lo-
calización de temas o asuntos cuando éstos puedan ser representados
por diversas voces:
actitud í posición í reacción
sublevación í levantamiento / motín

La intercomunicación entre indizador y usuario es en estos casos

más complicada. Las referencias a los sinónimos se hacen imprescin-
dibles, amén de forzamos a elegir, de entre ellos, uno principal.
No podemos perder de vista que si existe información y no somos
capaces de ponerla al alcance del que la necesita, por medio de índi-
ces, es como si la estuviéramos destruyendo.
Nos hemos referido, hace un momento, a la facilidad de indizar
nombres propios, de personas o de lugares, por su concreción. Esto
suele ser para hoy, no tanto cuando tales datos se sitúan en una épo-
ca remota cuando no hay estabilidad en dichos nombres. La elección
entre Rodrigo de Bastidas,y Rodrigo Gutiérrez de Bastidas con que
una misma persona aparece en los documentos, pudiera apuntar a la
segunda acepción por más completa. Sin embargo cualquier ameri-
canista buscaría por Bastidas por lo que el personaje suele ser más
conocido. Asimismo en el caso de buscar referencias sobre Colom-
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN 399

bia, para el período colonial, nos forzará al uso de otra terminología

geográfica: Charcas, Santa Fe.
No perdamos de vista que un índice es la materialización de la
operación de indizar y consta de una lista de términos y de códigos
(cifras)para su localización.
Los términos pueden ser libres, procedentes del lenguaje natural
utilizado en el documento o controlados, procedentes de un lenguaje
documental previamente seleccionado (descriptores). Éstos no tienen
por qué ser palabras que figuren en el documento o resumen, pueden
ser otras por más representativas.

2.1.1. Descriptores.
Los descriptores6 son substantivos o expresiones substantivadas
con fuerte carga informativa. De tal manera que al elaborar un índi-
ce hay que eliminar lo que en Informática se llaman términos vacíos:
adjetivos, preposiciones, artículos, conjunciones.
Hay que eliminar también los términos ambiguos para encabezar
un asiento del índice, por lo que a nadie se le ocurrirá buscar infor-
mación. O en todo caso establecer las pertinentes referencias:
Reparto de agua (NO) Trabajo, accidentes de (NO)
Agua, abastecimiento de (Sí) Accidentes de trabajo (Sí)

El uso de términos genéricos (instrucciones, ordenanzas) exigirán

un determinativo o un complemento:
Instrucciones Actas.
a. ......... de cabildo,
a.......... de Comisión permanente,
de Jiinta de Asociados.
Los descriptores son consubstanciales al tesauro sin embargo por
extensión se aplican a los índices, no habiendo una preferencia por

6. Aunque es un vocablo latino, el primero que lo redescubre recientemente es

Calvin Moers. Los documentalistas lo definen como: unidad semántica independiente,
aislada de sus relaciones y lo identifican con palabras claves nomalizadas expresivas
del contenido de un documento.
400 ANTONIA HEüEDlA HERRERA

«palabras claves)) que no son -con rigor documentalista- sinónimo;

de los descriptores.
Al centrarnos en los descriptores tenemos que tener en cuenta
que casi nunca existe una sola palabra o conjunto de palabras para
identificar el contenido de un documento. Aunque no faltan excep-
ciones como a veces ocurre cuando usamos términos referidos a la ti-
pología documental («Hojas de servicios), expediente personal, rela-
ciones de méritos). Casi siempre son precisos varios descriptores y su
elección acertada dependerá del grado de conocimiento de las insti-
tuciones y de sus documentos, sobre todo cuando no exista elabora-
do un tesauro que nos permita utilizarlo como referencia.
Ya hemos aludido a las trabas derivadas de la existencia de varias
voces para identificar un concepto, un tema. Es reconocido por to-
dos que el principal problema de los índices es la sinonimia. De la
variedad de términos con distinta ortografía y parecida significación
hay que elegir uno principal:
cargadores,
comerciantes,
tratantes en Indias,
mercaderes.
Los descriptores pueden ser:
simples (un solo término),
compuestos (varios términos),
auxiliares (que se añaden para modificar o matizar el conteni-
do).
Muchos menos problemas ofrece la representación con nombres
propios referidos a personas y lugares. Sin embargo también los hay
para épocas remotas por cuanto no hay una ortografía estable:
Zalcedo, Salcedo, Salzedo.
Auila, de / Davila.
ni unas reglas para los patronímicos (apellidos de la madre o del pa-
dre) y una arbitrariedad total a la hora de expresar un nombre para
una misma persona, en distintas formas, según los documentos:
Gerónimo Sandoval / Gerónimo Gómez de Sandoval.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCI6N 401

Para los nombres de lugares existen a veces duplicidades de nom-

bres:
Los Reyes í Lima.
O un uso preferente cuando el nombre es compuesto:
Valladolid (de Oaxaca).
En el caso de nombres principales iguales, se hacen indispensa-
bles los determinativos:
Santiago de los Caballeros.
Santiago de Compostela.

2.1.2. Códigos de localización.

. El uso de códigos para=lalocalización de la información o del do-
cumento, pueden remitir en el caso del catalogo al número de orden
del asiento o ficha; en el caso del inventario a la unidad de instaia-
ción y en el caso de una colección documental impresa a la página.

2.1.3. Recomendaciones.
Unas últimas consideraciones sobre la elaboración de los índices
nos ayudarán..
Los índices se hacen a partir de los documentos, pero lo más fre-
cuente es confeccionarlos a partir de los instrumentos de descripción
(inventarios, catálogos).
Son indispensables las referencias, en el caso de sinónimos, eli-
giendo como principal la voz más frecuente. En este caso los datos
de localización estarán siempre en la .voz principal. Las referencias
atañen también, en caso de diferente Ortografía, a los nombres pro-
pios. Habrá de preferirse la ortografía moderna.
En caso de palabras similares (pongo por caso «cargadores» «CO-
merciantew «mercaderes» cada una llevará la indicación de las cifras
para la localización, ahora bien, también cada una se acompañará de
un «Vid. tb.» (Véase también) remitiendo a la otra u otras palabras
similares, ya que no sinónimas.
En caso de nombres iguales para lugares geográficos es indispen-
sable el determinativo o la aclaración del país de ubicación:
402 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Santiago de Compostela.
Santiago de Cali.
Santiago de Guatemala.
Córdoba (España).
Córdoba (Argentina).
También como norma común debemos huir de los índices parti-
culares (uno para materias, otro para lugares, otro para personas). Es
más práctico un índice alfabético general en el que los tipos tipográ-
ficos pueden marcar la distinción de unos y de otros (negrita, cursi-
va, redonda).
El índice de una guía o de un catálogo ha de remitir necesaria-
mente a las voces del texto por lo que respecta a los nombres de per-
sonas y de lugares, en cuanto a las materias la interpretación, el jui-
cio, la síntesis juegan un papel importante para expresar conceptos
referidos a la localización (cifras arábigas, en su mayoría) pueden re-
mitir a la página en las guías y al número de orden del asiento dentro
del catálogo.
El índice de un inventario recogerá las voces de lugares, personas
y materias contenidas en él. En las materias también habrán de in-
cluirse los nombres o expresiones identificadoras de la tipología do-
cumental de las series. Los datos de localización remitirán a la signa-
tura de la unidad de instalación. En el caso de doble numeración, las
cifras irán subrayadas o no para indicar la condición de libros de le-
gajos y así se evitará preceder a dichas cifras del término libro o lega-
jo. En caso de impresión, las negritas remitirán a los libros y las re-
dondas a los legajos.
Conviene advertir, en el caso de inventarios, que la elaboración
de su índice general será el resultado de diferentes procesos de reco-
gida de información, en primer lugar el acabado de mencionar; en
segundo lugar. se recogerán también las voces del contenido que he-
mos tenido opción de conocer al hacer la revisión que nos haya sido
precisa realizar al inventariar o reinventariar determinados legajos;
en tercer lugar se indicarán las voces informativas de carácter general
del contenido de legajos misceláneos7. En estos dos Últimos casos las
7. A título de ejemplo voy a referirme a la serie de ((impresos curiosos)) de la
Sección de «Consulados) del A.G.I. o a la serie de «Testimonios de autos, sin carta de
remisión, sobre asuntos diversos) de la Audiencia de Filipinas, también del A.G.I.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIt'Ci6N 403

voces han de ir precedidas de un Véase que puede abreviarse: Vid. Ó

V.8.
En el caso de un índice general del inventario en un archivo ad-
ministrativo las fichas habrán de tener dos datos para su localiza-
ción: la signatura de la unidad de instalación y los dígitos de la clasi-
ficación que nos llevarán respectivamente, primero, al lugar que
ocupan en la estantería y en el fichero topografico o registro y, des-
pués, en el fichero-inventario donde cada unidad quedará relaciona-
da con las de su clase. Así:
~~~~~~ ~ ~ ~ ~~

Real Diaz, José Joaquín. Archivero leg. 17 (3.1.)

Madronalejo, el (Finca) leg.134 (7.4.)

8. Cfr. el índice del Inventario de losfondos de Consulados del A.C.I., Madrid,

1979, de A. H E R E D l . 4 H E R R E R A .
404 ANTONIA HEREDIA HERRERA

No faltan los autores que estiman que los índices pueden tener
categoría independiente como instrumentos de descripción, sin pre-
suponer la existencia de otros instrumentos. Entiendo, sin embargo,
que tales índices son más bien listas referidas a series o conjuntos do-
cumentales que no precisan de más para localizar su información.
Es conveniente que el archivero, sobre todo cuando haga los re-
súmenes, los redacte pensando en el índice y use de las palabras que
le serán válidas para la confección de aquél.
Aunque puede elaborarse un índice de personas, otro de lugares y
un tercero de materias e incluso un cuarto de tipología documental,
es aconsejable integrarlos en uno que los abarque todos.
La importancia del índice está en razón de su utilidad (que no es
otra que ser la clave para la recuperación inmediata de la informa-
ción o de los documentos, reduciendo esfuerzo y ahorrando tiempo)
y de su calidad por la rentabilidad que reporte a los usuarios9.
Los índices potencian el valor de los inventarios y de los catálo-
gos. Sin ellos unos y otros se quedarían a medio camino.

2.1.4. La indización automática.

Consiste en hacer reconocer al ordenador los términos que figu-

ran en el documento o resumen y emplearlos tal cual o traducidos
para incorporarlos al fichero.
Construir las secuencias de indización automática, aunque no
imposible, sí es difícil. López Yepes reconoce que «por el momento
las acciones específicas de determinar lo que constituye la materia
indizable del texto y cómo se debe expresar, son funciones todavía
de la inteligencia y creatividad humana»I0.
El problema de la indización automatizada es que el ordenador
rastrea y recoge palabras que están en el texto, pero aún no es capaz

9. UPEZ YEPES,José: Introducción a Fundamentos de Información y Docu-

mentación, Madrid, 1989: reconoce que el «gran problema de la Documentación es la
indización)).
10. PINTOMOLINA, María: El análisis de contenido: la indización de documentos
en ((Fundamentosde Información y Documentación», Madrid, 1989, pág. 365.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIF'C16N 405

de, a partir de esas palabras presentes en el texto, elaborar términos

significantes y ausentes que representen a aquéllas.
La indización automática requiere una programación previa que
afectará al:
Número máximo de caracteres.
Número máximo de niveles de encabezamiento.
Tipo de ordenación.
Forma de expresión.
De la indización libre a la controlada hay un largo camino que
no hemos terminado de recorrer, al no haber resuelto todos los pro-
blemas con el ordenador.
Por el momento, difícilmente podemos desentendernos de la con-
fección de un índice no sólo a la hora de elaborar las normas, antes
de la introducción de términos, como a la hora de la corrección, a la
salida.
Entre las primeras:
confección de listas de sinónimos,
elección de términos principales,
uso del singular y del plural,
fijación de la ortografía (mayúsculas o minúsculas,
uso de letras).

Valga como experiencia práctica el proceso de elaboración de ín-

dice, con ayuda del ordenador, aplicado en la catalogación de las
Consultas del Consejo de Indias, que no ha sido una indización ple-
namente automática. Dicho proceso ha arrancado desde el mismo
momento de hacer las fichas de catalogación, tras la lectura y análi-
sis preceptivo de las consultas del Consejo de Indias que han requeri-
do una normalización del resumen y de uso de términos significati-
vos que habrán de ser utilizados para el índice. Yo diría algo. El ín-
dice siendo la etapa final del proceso de análisis, parte del conoci-
miento a fondo de la documentación que se está describiendo y de
las instituciones que la han generado.
En esas fichas de catálogo, normalizadas, manuscritas y desorde-
nadas, se han ido subrayando los nombres propios de personas y lu-
gares y en otra ficha suplementaria que se cose a la principal, se han
406 ANTONIA HEREDLA HERRERA
.~

escrito las palabras claves referidas a conceptos o a materias (funcio-

nes, actividades, instituciones, cargos, etc.).
A partir de aquí, la introducción en el ordenador del índice parti-
cular, tras la introducción de cada ficha de catalogación.
Nos hemos ahorrado la ordenación de las fichas y la copia meca-
nográfica de las mismas y del índice. Lo que no hemos suprimido es
la corrección de los índices que se hace prioritaria y, yo diría, sin te-
mor a equivocarme- más dificil y compleja que de forma tradicional.
La faceta de la corrección de listados se intensifica y ha de ser riguro-
sísima, sobre todo en casos de documentación remota, porque los de-
fectos de ortografía y de usos de términos y nombres, apuntados al
hablar de los índices en general, se ponen mucho más de relieve por
la falta, aún, de inteligencia en el ordenador para resolverlos.
El uso de las máquinas, bajo nuestra supervisión, lo que hace es
acelerar el proceso de contrucción del índice.

2.2. Tesauros.
Si no es la principal manifestación de los lenguajes documentales
controlados, sí con seguridad es la más estudiada por los documenta-
listas que le dedican toda su atención".
Es un vocabulario específico y documental y los problemas para
su construcción son de orden lingüístico. Como tales. son instrumen-
tos indispensables para ordenar conceptualmente los fondos de las
bibliotecas y de los centros de documentación y buscar información,
facilitando la recuperación de los libros por el lector y de lo datos
por el usuario.
Según Coll-Vinent, el tesauro es «una compilación de palabras y
de frases que muestran sus sinónimos, relaciones jerárquicas y otras
dependencias, cuya función es suministrar un vocabulario standari-
zado para el almacenamiento y la recuperación de informaciones))1 2 .
Los tesauros actúan en campos especializados del conocimiento,
lo cual supone acotación de un campo de información documental.
Su sectorización sin embfirgo ha favorecido una elaboración aislada
______
1 1 . LAUREILHE, M."Teresa: Bibliogrujia de Tesauros e indices por materias apa-
recidos después de 1960, París, Biblioteca Nacional, 1975,22 págs.
12. COLL-VINENT, R: La información y elpoder Barcelona, 1988
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRlPCidN 407

y sin comunicación entre los distintos sectores. Exigen una normali-

zación materializada en una codificación que permita la búsqueda de
una misma información en distintos campos. Es decir, repitiendo:
Obligan a una parcelación racional de los diferentes ámbitos de
conocimiento y la creación de un sistema general codificado
que permita un tratamiento uniforme, tanto manual como in-
formatizado.
Con todo existen intentos de superar la sectorización, mediante la
elaboración de magotesaunis, pero esto puede ser inabarcable.
En el campo de los archivos la sectorización vendría establecida
por fondos similares de archivo, no por grupos de archivos:
fondos eclesiásticos,
fondos municipales,
fondos de protocolos notariales,
fondos americanistas o indianos.
Para su confección son necesarios el archivero, los usuarios, los do-
cumentalistas y los lingüistas. Al 500/0 metodología lingüística y me-
todología documental.
Pretende ser, sobre todo para los archiveros, el perfeccionamiento
del índice. Representa su evolución y mejora.
Su elaboración se hace en tres etapas:
- Recopilación de la terminología del campo o área (por medio
.de léxicos, diccionarios, listas, índices, bibliografía sobre insti-
tuciones).
- Reducción y selección de ésta al mínimo (palabras claves o
«vedettes».
- Agrupación jerárquica por familias.
- Establecimiento de una gramática que relacione los términos
seleccionados.
Hay una cuarta etapa posterior e importante:
- Actualización del tesauro.
El tesauro no es un diccionario especializado, por cuanto no defi-
ne, se compone de una organización de descriptores por campos se-
mánticos y en orden alfabético con relaciones de vecindad.
408 ANTONIA HEREDlA HERRERA

El resultado de esta elaboracidn se compondrá de dos partes: una

agrupación de términos por afinidad semántica y una lista alfabética
de aquéllos. La primera es equivalente a un cuadro de clasificación a
priori, por áreas y categorías, de conceptos (no de documentos) y la
segunda es un índice permutado (comunicación social / social comu-
nicación). Este índice permutado (de palabras-claves) puede estar
completado con índices auxiliares (así geográfico, p. e. de regiones u
otras circunscripciones) o índices secundarios (de palabras vacías o
ambiguas).
Consideran los documentalistas I 3 que los accidentes lingüísticos
que afectan a los términos (homónimos, homófonos, homógrafos,
polisemia, ~ i n o n i m i a )deben
'~ ser evitados en un tesauro por cuanto
es un lenguaje controlado.
La principal misión del tesauro es la inducción en cadena sobre
la información solicitada. Ese carácter evocador han de lograrlo me-
diante el establecimiento de variadas relaciones. Antonio García Gu-
tiérrez nos las especifica:
- Relaciones basadas en la categoría semántica, mediante lo que
se llama término relacionado (T.R.).
/microfim/ /microficha/
T.R./microfic ha/ T.R./microfilm/
- Relaciones basadas en la jerarquía, mediante los denominados
términos genéricos (T.G.) y términos específicos (T.E.).
- Relaciones preferenciales o de sustitución, para los sinónimos
y autónomos:
~ USE (Ver, vid) UP (usado por)
/censura de prensa/
USE/libertad de prensa/
13. GARCfA GUTIÉRREZ, Antonio, ob. cit. págs. 313-346.
14. Recordemos:
Homónimos y homófonos: términos con igual sonido para distinto significado (no
suponen incidencia).
Homógrafos: igual graca y distinto significado (palohastón; paloharaja).
Polisemia: un mismo significante con varios significados (cubierta: barco, adjetivo,
neumático).
Sinonimia: distintos significantes con igual significado).
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN 409

- Relaciones definitorias mediante las cuales se limita, se ex-

cluye o explica un descriptor:
NA (nota de alcance).
Para los tesauros que, como hemos visto exigen especificación,
normalización y actualización, existen unas líneas generales de ela-
boración dadas por la ISO y la AFNORI5. Hay además experiencias
que pueden ser tomadas como modelos, como es el THES-BIND
confeccionado por un grupo de investigadores del Instituto de Infor-
mación jurídica de Florencia que ha significado un esfuerzo a nivel
internacional de normalización en un campo específico: el jurídico)
comprende la confección de hasta diez listaslh.
Como conclusión saltan a la vista las ventajas que supone su fle-
xibilidad, su especialización, su facilidad de revisión y la maitiplica-
ción de combinaciones entre los términos. Con todo existen inconve-
nientes graves: costosa elaboración, necesidad de un equipo de man-
tenimiento constante y la dificultad de aceptación internacional, ma-
nifestada en la incompatibilidad de la mayoría de los tesauros actua-
les.

2.3. Índices y tesauros.

Las diferencias del tesauro con el índice están de entrada en la

agrupación por familias y en el establecimiento jerárquico de los tér-
minos. La confección de un índice, en principio, pudiera entenderse
sólo como la relación alfabética de voces referentes a personas, luga-
res y materias a partir del texto de un documento sin tener en cuenta
la relación entre las palabras ni el lugar de las palabras en una es-

1 5 . ISO: Principes directeurs pur lktablissement et le developpement de thesaurus

rnonolingues, Génova, 1974. Norme ISO 2788, pág. 3.
AFNOR: RPgles d'etablissement des tehesaurus en langue jancaise, París, 1973,
20 págs.
ia UNESCO sólo recomienda 2.000 descriptores para un tesauro, la ISO en cam-
bio considera la dimensión Óptima por faceta entre 30 Ó 40 descriptores, o sea, la di-
mensión en función del número de campos abarcados.
16. Sobre su detalle Cfr.: AMOR&DEVESA, M." Angeles y otros: El lhesaurus,
«Boletín de Anabad», 1-2, 1986, págs. 197-203.
410 ANTONIA HEREDIA HERRERA

tructura administrativa y jurídica. Estos son los índices que salen de

los ordenadores sin controlar.
Sin embargo los archiveros, desde hace tiempo, vienen trabajan-
do con índices perfeccionados a partir de criterios de tesauro aunque
no lleguen a aplicarlos en su totalidad. Quizá no les interese, al ser
su método otro, en cuanto que cuentan de entrada con un cuadro de
clasificación cuya agrupación responde al principio de procedencia y
no a la agrupación por conceptos en razón de las familias de las pa-
labras.
En ese sentido estamos aplicando el criterio para los sinónimos y
para determinados descriptores establecemos una familia, pero siem-
pre sobre una base de orden alfabético:
merced:
- económica,
- de encomienda,
- de exención de impuestos,
- de hábito,
- de oficio,
- de perdón,
- de prórroga de,
- de título nobiliario,
- de vacantes de obispados,
- de vino y aceite.
Hay algo que me atrevo a decir, los tesauros para los archiveros
no tienen el protagonismo que para los documentalistas y los biblio-
tecarios y son, a mi modo de ver, instrumentos auxiliares de algo que
para nosotros sí tiene el protagonismo a la hora del análisis docu-
mental, tras la organización documental: los instrumentos de des-
cripción.
No olvidemos que nuestros índices han de plantearse desde las
posibilidades de información de los documentos de archivo, a poste-
riori, y ordenando alfabeticamente sus datos mientras que los tesau-
ros parten de las necesidades de los usuarios, a priori, clasificando la
información.
Formalmente el índice se manifiesta en una lista, el tesauro pre-
cisa de varias.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCI6N 41 1

El índice tiene un campo de acción concreto, limitado a un libro

o a un documento o a un instrumento de descripción; el tesauro, aun
siendo especializado, abarca un área inmaterial y más amplia referi-
da a un campo de conocimiento.
El índice puede ser obra de una sola persona, el tesauro exige la
colaboración de especialistas de diferentes campos (Documentación,
Lingüística, área del conocimiento acotado).
Un índice se puede elaborar a base de una normativa, el tesauro
requiere normalización por cuanto exige una aceptación mucho más
amplia y generalizada. En esta línea aquél es más «mecánico», mien-
tras que el segundo es más «intelectual».
El tesauro es un instrumento para control y recuperación de la
información, el índice se utiliza para recuperar y localizar los docu-
mentos y la información que contienen.

3 . Otros instrumentos de descripción.

3.1. Listas alfabéticas y relaciones sumarias de contenido.

A veces el contenido misceláneo de algunas series o de algunos

legajos, consecuencia de una práctica no adecuada pero que convie-
ne respetar, o la existencia de expedientes que pueden individuali-
zarse por el nombre de una persona (como .el caso de expedientes
personales) o por un resumen de contenido nos lleva a la confección
de listas alfabéticas de estas voces o resúmenes y con frecuencia nos
eximen de la confección de catálogos. Esta listas alfabéticas o rela-
ciones sumarias (por orden cronológico) pueden constituir apéndices
del Inventario y una copia de ellas debe quedar a primera vista den-
tro del legajo correspondiente.

3.2. Registro.

Se trata de una relación topográfica que enumera las unidades de

instalación por orden de ingreso. Cada uno de los asientos del regis-
tro se refiere a lo legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades
o agrupaciones documentales (sección serie, pieza documental).
412 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Su finalidad como ya hemcs apuntado .es fundamentalmente de

control, de aquí la ayuda que pueda prestar al profesional de archi-
vos en este sentido y no al historiador al que no compete el control.
Estos registros son más frecuentes en los depósitos de documenta-
ción «administrativa», que en los históricos, ya que ordenadamente
recogen según el número de ingresos en el archivo las unidades de
instalación. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o
uno solo cuando no existe separación en' la instalación de unos y de
otros.
El formato del registro podrá ser un libro o bien un fichero. Quie-
ro manifestar mi preferencia en el caso de archivos administrativos,
por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitución cómoda de
fichas en el caso de «expurgas».
Son frecuentes las ocasiones en que se confunde todavía un regis-
tro con un inventario. Los denominados, equívocamente, «inventa-
rio~ topográficos» no son más que registros.
El registro, en los archivos de algunas instituciones desaparecidas,
constituía el Único instrumento de descripción y de control existen-
te".
Los datos del asiento o ficha individualizada de cada unidad de
instalación para el registro habrán de constatar en primer lugar el
número de orden, la calidad fisica de la unidad (libro o legajo), a
continuación la indicación de la procedencia (negociado, oficina) y
la descripción de contenido de una manera breve con expresión de
fechas extremas.
Estos registros ofrecen la cuantificación de unidades de instala-
ción en un momento determinado, pero no son reflejo de un fondo
organizado, ni siquiera ordenado, ya que el orden sólo está determi-
nado por el ingreso, por la entrada en el archivo central y reflejará el
lugar ocupado en las estanterías. Así, junto a un legajo de expedien-
tes personales, podrá estar otro de proyectos de obras y junto a éste
otro de expedientes de Asesoría Jurídica.

11. HEREDIA HERRERA. Antonia: Historia de un depósito documental: El Archivo

del Consulado de cargadores a Indias, «Actas 11 Jornadas de Andalucía y América»,
Sevilla, 1984, págs. 485-499.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN 413

3.3. Censos.
He dejado para el final este instrumento de la descripción archi-
vística que requiere una consideración aparte por sus características
especiales.
Los censos de archivos son instrumentos indispensables de la Ad-
ministración de Archivos con vistas a una planificación archivística.
Son necesarios para obtener un estado general de la situación de los
centros en cualquier nivel (nacional, regional, local).
Son también fundamentales para la elaboración de las Guías refe-
ridas a un conjunto de archivos unidos por un nexo que puede ser el
marco geográfico o las características de sus fondos (Guías de Archi-
vos Andaluces, Guía de Archivos Eclesiásticos).
Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de
control. En cuanto a su objeto no son los documentos en sí, sino los
depósitos documentales o los archivos. Son particularmente amplios
y sobrepasan los límites fijados para una Guía. Si ésta puede referirse
a un conjunto de archivos con determinadas características específi-
cas (eclesiásticos, nobiliarios), a un archivo en particular (Guía del
Archivo General de Simancas) o a una sección (Guía de la Sección
de Clero del A.H.N.), el censo abarca dentro de unos límites geográ-
ficos muy amplios (una nación, una región, una provincia) toda la
diversidad de sus archivos.
Los censos nos permiten conocer el número total de archivos (pa-
drón o lista), el estado general de conservación de las fuentes en ellos
depositadas, el equipamiento, accesibilidad, personal a su cargo, pre-
sentándolos en una panorámica total y sencilla. La descripción sólo
desciende a las fechas extremas del conjunto.
En los censos se nos hace patente4a existencia de fuentes y su dis-
persión, alejados muchos de los grandes depósitos conocidos, pero
que no por eso deben ser ignorados. Con los censos, siguiendo a Vi-
centa Cortéslase evitará la pérdida de documentos al ignorar su exis-
tencia y se tratará de aprovechar su información.

18. CORTÉS ALONSO, Vicenta: Panorama de las fuentes documentales de Andalu-

cía, Actas del 1 Congreso de Historia de Andalucía. Fuentes y Metodología»,Córdoba,
1978, pág. 3-34.
414 ANTONlA HEREDIA HERRERA

La elaboración de censos se ha incrementado recientemente al

configurarse dentro de los diferentes paises la Administración de Ar-
chivos que precisa de una información general sobre la que sustentar
sus programas de actuación en la materia.
Así, en estos Últimos años, el Centro de Información Documental
en algunas provincias españolas ha elaborado un censo de archivos
cuyo modelo normalizado puede servir de ejemplo, amen de otro
formulario empleado para los archivos eclesiásticos mexicanos.

3.4. Colecciones documentales.

No podemos terminar el apartado de la descripción sin hablar de
los catálogos de colecciones y de la edición de fuentes que transcri-
ben íntegramente un conjunto documental cuyo nexo de unión suele
estar en el tema o en el ámbito geográfico.
El catálogo no ofrece variantes sustantivas respecto de un catálo-
go de series documentales, aparte de que cada asiento podrá ser inde-
pendiente sin guardar relación con el anterior o el siguiente.
Las colecciones documentales en forma de edición de fuentes son
extensas y costosas tanto por el tiempo que supone la transcripción
como por el importe de la edición. Y estos costos no suelen compen-
sar en cuanto a su utilidad, teniendo en cuenta que ni incluso una
transcripción total y bien hecha del documento puede sustituir al
original. De aquí que estas colecciones no sean punto obligado en
una programación descriptiva. Suelen responder la mayor parte de
las veces a intereses nacionalistas, a programaciones de instituciones
o de historiadores mas que de archiveros. Estas ediciones exigen la
reproducción del texto respetando las normas de transcripción más
aceptadasi9y todo el aparato crítico que precisa el contenido del do-
cumento.
Han existido épocas de un gran fervor por estas Colecciones fo-
mentadas y subvencionadas por los países para recuperar la docu-
mentación referente a su historia existente en otros archivos del
mundo.
_____
19. Existen diversas normas de transcripción. Entre ellas las publicadas por la
Escuela de Estudios Medievales, a través del C.S.I.C.: Normas de transcripcibn y edi-
cion de te.xtos y documentos. Madrid, 1944.
 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRlPClbN 415

Claro ejemplo de esta afición fueron las Comisiones Nacionales

desplazadas para este fin desde las repúblicas hispanoamericanas a
España. Muchas de las colecciones emprendidas quedaron inacaba-
das. De ellas cabe resaltar las argentinas y la labor que al frente de
las mismas llevó a cabo el profesor Levillier20.
La facilidad de reproducción permitida por el microfilm o los Úl-
timos avances técnicos representados por los rayos laser y el disco
óptico han ralentizado e incluso anulado la elaboración de estas co-
lecciones.

20. HEREDIA HERKERA, Antonia: Bibliograja del Archivo General de Indias: pa-
sado, presente yftituro, «Archivo Hispalense», n.u 207-208, Sevilla, 1985, pa@.41-92.
 CAPíTULO 16
LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN
ARCHIVO ADMINISTRATIVO

1. Etapa prearchivística.
1.1. Formación del archivo.
1.2. Colaboración entre negociados y archivo central. El archi-
vo de oficina. Gestión de documentos.
1.3. Necesidad de cuadros de clasificación y elección de la or-
denación.
1.4. El expurgo y su normalización.
1.5. Remesas de documentos al archivo.
2. Etapa archivística.
2.1. Recepción de documentación.
2.2. Instalación y ordenación numérica.
2.3. Instrumentos de descripción indispensables.
2.3.1. Registro de entrada (fichero).
2.3.2. Inventario general (fichero).
2.3.3. Índice general (fichero).
2.4. Instrumentos de control.
1. Etapa prearchivística.

La puesta en marcha de una programación archivística en un ar-

chivo administrativo, partiendo siempre de aquel esquema estableci-
do en el capítulo 7, puede ofrecer tantas variantes como diferente sea
el estado de sus fondos, desde una total desorganización o amontona-
miento hasta una situación en marcha y adecuada, pasando por un
estado aparente de clasificación y ordenación pero resultado de unas
prácticas archivísticas ni convenientes ni aceptables. Los plantea-
mientos y las tareas a realizar cambiarán, según los casos, y vamos a
tratar de plasmarlas en las tres situaciones enumeradas que irán des-
de aquélla en que habrá que sentar los cimientos hasta la que sólo
habremos de continuar lo establecido manteniendo una organización
y servicios actualizados y permanentes.
Dificilmente pueden establecerse semejanzas entre el trabajo a
realizar en un archivo administrativo de una institución donde jamás
ha existido un archivo, al de una entidad donde el profesional con-
trola la producción documental y su sistematización

1.1. Formación del archivo.

Si admitimos el origen del archivo desde el momento de la pro-
ducción documental en las oficinas de las instituciones, hemos de
considerar en primer lugar la formación del archivo de oficina y más
tarde del archivo central. En cualquier institución habrá varios de
los primeros y uno sólo central.. En los de oficina, la formación viene
de la acumulación de expedientes agrupados en una secuencia de
produccióg que no contempla solamente la dimensión cronológica,
sino la exigida por el procedimiento administrativo.
420 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Si la formación del archivo de oficina está vinculada a la produc-

ción documental y al procedimiento administrativo, la formación del
archivo central depende de la transferencia regular iniciada desde
los archivos de oficina.
Estas transferencias regulares representan los canales habituales
para la formación del archivo central. Pero junto a ellas existen re-
mesas extraordinarias y globales, por recuperación obligada; por
compra, por depósito obligado o voluntario, por donación.
En una institución administrativa, que está actualmente generan-
do documentos y expedientes como resultado de su gestión, es preci-
so conseguir de la institución en cuestión una mentalización a favor
de la importancia del archivo como un servicio de gestión y lograr la
colaboración entre dependencias o negociados y el archivo, es decir,
entre los productores documentales y el archivero.
Desgraciadamente, salvo honrosas excepciones, las dependencias
administrativas no tienen conciencia del papel del archivo. Ven en
los documentos sólo el valor administrativo, pero cumplida su vigen-
cia como tal, hay que destruirlos por inútiles. Las anécdotas al res-
pecto podían ser ilustrativas pero, por tristes, más vale silenciarlas.
En gran número de instituciones la idea de la necesidad del archive-
ro no está arraigada o se considera un lujo. Prueba de esto es la ine-
xistencia en muchos casos de archiveros o la ubicación del archivo
en las zonas más oscuras, mas deficientes. Existe una preferencia ge-
neralizada por los sótanos.
La consecución de unas actitudes diferentes estarán en buena me-
dida en los resultados de la labor personal del archivero demostran-
do la necesidad de su trabajo.

1.2. Colaboración entre negociados y archivo central. El archivo de

oficina. Gestión de documentos.
El logro de una coherente organización y de unos servicios infor-
mativos plenos del archivo no son sólo obra del archivero. Todos los
componentes de la institución han de colaborar en cuanto que ellos
son los organismos generadores de la documentación que irá a depo-
sitarse, en su Última etapa, en el archivo central.
Si al producirse los expedientes se va encauzando su génesis de
forma sistemática y ordenada, sin amontonarlos indiscriminadamen-
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIF‘CIÓN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO 42 1

te, su localización durante el período de permanencia en la oficina y

antes de su remisión al archivo será fácil. Cualquier documento, sea
cual sea la etapa a que corresponda dentro de un expediente, será ac-
cesible. Igualmente, dentro de cada dependencia, la agrupación en
series documentales y su ordenación (expedientes de ingreso en cen-
tros benéficos, expedientes de licencias de obras, correspondencia,
expedientes de compras, etc.) facilitará la tarea de localización, lo-
grando a la vez, una conservación adecuada de aquéllas. Es lo que
pudieramos llamar génesis documental «vigilada».
La clasificación y la ordenación no deben ser tareas específicas
del archivero una vez que recibe la documentación para su depósito,
sino que han de acompañar’al documento en su etapa de formación.
El beneficio sera doble y alcanzará a la dependencia que origina
el documento y al archivo. La localización de un expediente, la ave-
riguación de unos antecedentes, la recopilación de datos para reali-
zar un informe, dentro de la oficina, serán rápidos y eficientes. Y en
el momento de hacerse las remesas de esta documentación al archivo
central, aquéllas ingresarán a través de unos canales fluidos que van
a ir marcando la sistematización a respetar y mantener pdr el archi-
vero que no hará otra cosa que reflejar la organización de los docu-
mentos al producirse.
De esta manera, la conservación, el depósito y la elaboración de
instrumentos que hagan accesible, en todo momento y a todos, la in-
formación contenida en los documentos serán labores gratas.
Para que la producción, el depósito y los servicios documentales
corran por un mismo cauce con esta fluidez que pretendemos, y es
posible, el archivero tiene que hacerse presente en ese momento de
la producción con sus orientaciones nacidas de un conocimiento a
fondo de la institución, de sus fines y de sus competencias y de sus
actividades junto con un análisis y estudio de las series documentales
que son reflejo de aquéllas. Del conocimiento de esas series y de la
información contenida en las mismas, el archivero recomendará la
conveniencia de una ordenación u otra. Será también fundamental la
elección o fijación de una terminología que responda exactamente a
esas series. Terminología que en muchos casos está establecida y de-
finida en los reglamentos u ordenanzas de la institución o de sus de-
pendencias. Así por ejemplo, la delimitación de los libros, con sus
422 ANTONIA HEREDIA HERRERA

nombres, a llevar en las Intervenciones de fondos económicos. En

este caso no cabe más que el respeto a lo establecido.
Pero en otras ocasiones ocasiones la existencia de expedientes
con unos determinativos que varían de acuerdo con el criterio subje-
tivo de los productores fuerzan a la fijación definitiva y única de la
denominación de esos expedientes. Este acuerdo ha de lograrse entre
productor y archivero pero, decidida la nomenclatura, debe ser acep-
tada por las dos partes. La aceptación de esta terminología será fun-
damental para un buen entendimiento entre ambos, para hacer ade-
cuadamente las remesas documentales y para conseguir una clasifi-
cación correcta que potencie el servicio de la documentación a tra-
vés de la descripción.
Las dependencias o negociados administrativos deben acostum-
brarse a contar con el archivero para la organización de los expe-
dientes en el archivo de oficina o de gestión, antes de su remisión al
archivo central. Cada una de ellas ha de tener el suyo, aunque fre-
cuentemente, la falta de espacio material no favorece la independen-
cia de los negociados y puede tenderse a una archivación que no
mantenga la separación debida. Esto puede ser el principio de una
desorganización que es probable vaya incrementándose si, como es
previsible en estos casos, no hay persona responsable para recibir la
documentación en el archivo central.
La clasificación en un archivo de oficina no ofrecerá más alterna-
tivas que la separación y distinción clara de los expedientes como re-
sultado de las diferentes actividades que, como tal negociado, le co-
rresponda tramitar. Así en un negociado de personal deberán irse
agrupando separadamente, por una parte, los expedientes persona-
les, los expedientes de oposiciones o concursos, los expedientes de
sanciones, los de reformas de plantillas o los de contratos. Cada uno
de estos grupos por su parte se ordenará de acuerdo con la orienta-
ción marcada y consensuada con el archivero que habrá estudiado su
conveniencia: así los expedientes personales o de sanciones optarán
por una ordenación alfabética, mientras que los relativos a plantillas
de funcionarios lo harán cronológicamente y los de oposiciones y
concursos lo harán por materias (aludiendo a la denominación de las
plazas: secretarios, técnicos de administración general, médicos, au-
xiliares administrativos, etc.) y dentro de las materias se seguirá ade-
más un orden cronológico.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 423

Existe a veces, en algunos negociados, la práctica de una única

ordenación numérica, por anualidades, muy arraigada. Así en algu-
nas asesorías jurídicas aunque tengan perfectamente delimitadas las
materias de los expedientes que tramitan, su variedad es tal que op-
tan por numerar los expedientes a partir del uno, hasta finalizar el
año. - _-
Hay una diferencia entre los expedientes que se encuentran en
una oficina y los conservados en un archivo, aunque a la larga ven-
drán a ser los mismos. Los de la primera, son expedientes en forma-
ción y los del segundo son expedientes conclusos y completos. La ca-
lidad de expedientes corrientes o en formación en las oficinas deter-
mina el continuo incremento de documentos, a partir de la inicia-
ción de aquéllos hasta su resolución y a la vez fuerza al productor a
llevar una ficha de la tramitación de cada expediente que le permita
su seguimiento para conocer en todo momento en qué etapa se en-
cuentra y dónde. Estos ficheros son indispensables en todas las ofici-
nas no sólo en las que inician y son responsables de la tramitación
total de sus expedientes, sino en aquéllas en que para algunos de sus
expedientes participan otros negociados en la tramitación. Aclare-
mos con un ejemplo:
Se trata de un expediente de confrontación de precios para con-
tratar la edición de un libro. Aunque iniciado y en sus primeras eta-
pas seguido por el Negociado de Publicaciones, la mayor parte de su
tramitación corre a cargo del Negociado de Contratación. Este Últi-
mo ha de llevar una ficha del expediente en el que queden plasmadas
las etapas de la tramitación administrativa (plazos temporales a res-
petar, publicaciones preceptivas de anuncios en boletines y prensa,
negociados a donde ha de remitirse para la resolución, etc.) hasta su
adjudicación, tras los cuales habrá de ser devuelto a la dependencia
de origen, es decir la de Publicaciones.
En casos similares, de expedientes iniciados por un negociado y
tramitados por otro que vuelven a retornar a aquél, conviene hacer
dos advertencias por lo que respecta a los archivos de oficina. La pri-
mera es que los mencionados expedientes son producción documen-
tal de la oficina que los inicia y como’tales han de ser conservados
por ésta, una vez resueltos, hasta su envío al archivo central. La se-
gunda, es que aunque la práctica recomienda la fotocopia del expe-
diente en tramitación en el negociado que lo inició, una vez recibido
424 ANTONIA HEREDIA HERRERA

el original, tras su devolución por el negociado tramitador, aquella

fotocopia ha de ser eliminada inmediatamente. Aunque parezca algo
tan simple y evidente, la inercia demuestra en más de una ocasión la
conservación del expediente y de su fotocopia que luego además re-
miten al archivo central, duplicando innecesariamente el volumen
documental en el depósito.
Actualmente en los archivos de oficina también está introducién-
dose la informatización, a partir de una normalización de la produc-
ción documental que va lograr, aparte de un acceso’inmediato a la
situación administrativa de un expediente, la supresión de duplica-
dos de trámites con lo cual el expediente informatizado evitará la
revisión archivística con vista a su expurgo individualizado, como
veremos.
La relación entre el archivo de oficina con el archivo central debe
establecerse, en la práctica, por medio de un Único funcionario ad-
ministrativo designado de entre los existentes para responsabilizarse
del archivo de oficina, gestionar las remesas en los plazos convenidos,
y realizar los expurgos, en origen, establecidos por el archivero.
La permanencia de los expedientes en los archivos de oficina se
estima en cinco años a partir de los cuales han de ser remitidos al ar-
chivo central, de acuerdo a la normativa establecida por el archivero.
Existen, sin embargo, expedientes cuya permanencia se recomienda
en los negociados. Así, por ejemplo, los expedientes personales de
funcionarios en activo.
Si reflexionamos, esta relación entre productores y archiveros,
antes de la llegada de la documentación al archivo central es la etapa
que puede identificarse con la de «gestión de documentos» y las acti-
vidades del «records managen).
En España esta figura no ha prosperado por dos razones. Una
conceptual, como ya dijimos, al prevalecer la idea de archivo desde
el momento de producirse los documentos y otra, por razón de eco-
nomía: si no existen archiveros suficientes sería una osadía inclinarse
por crear gestores de documentos sin aquéllos.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPC16N EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 425

1.3. Necesidad de cuadros de clas$cación y elección de la ordena-

ción.
Los cuadros de clasificación según sean para fondos históricos o
administrativos ofrecen determinadas notas que conviene destacar,
aun siendo siempre en unos casos y otros resultado del principio de
procedencia o de respeto al origen y al ((orden natural» de los docu-
mentos, como ya señalamos en el capítulo 9.
De una forma simplista, en un archivo administrativo el cuadro
reflejará fielmente el organigrama de la institución, sin embargo, sa-
bemos que este organigrama sobre la base de Órganos o dependen-
cias, que suelen corresponderse con las funciones o actividades de la
institución, se modifica, se altera, cambia con el paso del tiempo.
Los posibles y habituales cambios en la estructura o las modifica-
ciones, supresión o ampliación de funciones en una institución vi-
gente, necesariamente han de estar reflejadas en el cuadro de clasifi-
cación del archivo que acusará en su esquema tales alteraciones,
frente a la clasificación estable y definitiva de archivos históricos.
A veces ciertas actividades han existido adjudicadas a determina-
das dependencias y con el correr del tiempo se han creado órganos
que han absorbido aquéllas. Así, por ejemplo, los expedientes de cul-
tura en las corporaciones locales eran gestionados por los negociados
de Educación; recientemente se han institucionalizado las áreas o de-
pendencias de cultura que han asumido la gestión de aquellos expe-
dientes. ¿Qué ocurre con esos expedientes, los de antes, y los de des-
pués, que forman una Única serie, pero que han sido tramitados por
diferentes dependencias? El respeto de procedencia lo entendemos
-habiendo tomado como punto de partida el organigrama de la insti-
tución- de tal manera que aquéllos habrán de estar integrados en la
dependencia originaria, es decir Educación, y la continuación en la
de Cultura, y así habrán de ser conservados en e4 archivo central.
En el cuadro de clasificación, en el momento de crearse la depen-
dencia de Cultura se le abrirá una nueva entrada y en ella se inclui-
rán esos expedientes de cultura a partir de este momento. La alusión
a la continuidad de la serie documental se hará mediante referencias
que pueden materializarse por medio de fichas que aludan a la ubi-
cación respectiva de dichos expedientes en una y otra dependencia.
426 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Hay que decir, sin embargo, que en determinados casos conven-

drá trasladar algunas series de aquella dependencia a la nuevamente
creada o al menos disponer de su fotocopia. Pongo por caso los expe-
dientes personales que generó la primera y cuya competencia corres-
ponde ahora a la segunda. Este traslado efectuado a nivel de archivo
de oficina, se reflejará luego en el archivo central.
La creación de nuevos Ministerios o la implantación de las Auto-
nomías está haciéndonos ver esta problemática.
De aquí que en el cuadro de clasificación establecido como refle-
jo de la estructura de la institución ha de tener la flexibilidad sufi-
ciente como para introducir nuevas entradas que reflejen los posibles
cambios aludidos. Duchein comparte este criterio', con el que en ab-
soluto está de acuerdo Lodolini2.
El planteamiento que los franceses se hacen3 sobre si sería conve-
niente eliminar el cuadro de clasificación y mantener sólo una rela-
ción numérica con referencia a una ficha en la que se indicaría el
contenido de cada unidad, está planteada como alternativa del cual-
dro de clasificación. Aquél y éste son compatibles y no se excluyen,
por el contrario ambos son necesarios en cuanto que el primero res-
ponde y refleja la organización total del fondo documental en el que
las series documentales van a estar visibles e integradas, quedando
también de manifiesto, la interrelación de unas con otras, y el segun-
do no sería otra cosa que el registro de entrada y nos ayudaría en
todo momento a cuantificar y controlar la documentación.
La plasmación en un cuadro de clasificación de la organización
estructural y funcional de la institución es a todas luces necesaria
para el archivo y ha de ser llevada a cabo por su archivero. Es conve-
niente que dicho cuadro realizado como es lógico a posteriori, tras
,ese conocimiento profundo de la institución, deba ser conocido por
los productores por si se hubiera deslizado algún error, por mala in-
terpretación del archivero. Son los técnicos de la Administración,

1. DUCHEIN, Michel: Le respect des fondos en archivistique. Principes theoriques

et problemes pratiques «La Gazette des Archives», n . O 97, 1977, pág. 75, ob. cit., pág.
75.
2. LODOLINI, Elio: Archivistica. Principi eproblemi, Milán, 1984, pág. 159.
3 . Manuel d'Archivistique, 1 parte, capítulo IV.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 427

por su conocimiento directo de los expedientes que tramitan los que

han de ayudar a detectar esos errores en el caso de archivos adminis-
trativos. La colaboración es indispensable aquí también4.
La elaboración del cuadro de clasificación podrá completarse con
algunos datos adicionales referidos a expurgos y al ti.po de ordena-
ción mediante signos convencionales.
La necesidad del expurgo y en qué series ha de practicarse sera
resultado del conocimiento de la documentación y sus listados po-
drán confeccionarse con independencia o incorporarse al cuadro,
con una indicación expresa y convencional, al lado de los nombres
de las series en cuestión. También la elección de la ordenación sera
consecuencia de la profundización en el conocimiento de los expe-
dientes que nos determinará el tipo en cada caso (Cfr. capítulo 9,
elección del tipo de ordenación), pero también podremos valernos de
signos o siglas para indicar al lado de cada serie dicho tipo, sobre
todo teniendo en cuenta que hay casos que la elección puede ser una
u otra, pero adoptado un criterio debe permanecer5.
Así el asterisco colocado junto a una determinada serie puede ser
indicativo de eliminación y determinadas siglas (T), (O), (G), (M) po-
drán ser expresivas del tipo de ordenación elegido para la serie, ya
sea cronológica, alfabética (onomástica, geográfica o por materias) o
bien mixta.
Del cuadro de clasificación deberá existir una copia en cada de-
pendencia administrativa de la institución.
La ordenación requerirá, como ya he dicho:
1.0) Estudio de la opción, alfabética o cronológica, para cada serie
que vendrá determinada por las necesidades del usuario para re-
cuperar la información.

4. Puedo atestiguar la ayuda incondicional que al elaborar el cuadro de clasifica-

ción para la Diputación Provincial de Sevilla tuve de las diferentes dependencias ad-
ministrativas y de sus técnicos, Cfr. Manual de organización de fondos de corporacio-
nes locales. El Archivo de la Diputación Provincial de Sevilla, Ministerio de Cultura,
Madrid, 1980.
5 . HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual de organización de archivos de corpora-
ciones locales. El Archivo de la Diputación de Sevilla, Subdirección General de Archi-
vos, Ministerio de Cultura, Madrid, 1980.
42X ANTONIA HEREDIA HERRERA

2.9 Aplicar dicha ordenación a los expedientes o a las piezas consti-

tutivas de las series, y, que -una vez el archivo en marcha- se
hará automáticamente al describir cada unidad e integrar su fi-
cha en el lugar correspondiente dentro de la serie de que se trate,
en el fichero.
3.") Ordenar internamente cada expediente, de acuerdo al orden na-
tural que refleje el procedimiento administrativo de que es testi-
monio dicho expediente.

Si los expedientes son remitidos habitual y regularmente por su

tlcpcndcncia de producción cosidos, no recomiendo la revisión ar-
chivística perfeccionista sobre el uso o práctica administrativa que
wclc ser buena, aunque con alguna incorrección de orden material
en algún momento.
Esta acción revisionista quizá sea sólo conveniente en el caso de
i-cmcsasextraordinarias, cuando los expedientes vengan deshechos.

I .4. El expurgo y .su normalización.

Ya dijimos cómo el expurgo era una actividad planteada como
inexcusable en un archivo administrativo, entendiendo por tal al de
la oficina, al central e incluso al intermedio, cuando exista.
La inexistencia de una normativa clara en materia de expurgos
para la mayoría de los archivos administrativos, no nos exime de que
encaremos el problema, aunque sólo sea a nivel personal y de cada
centro. Es frecuente que a la espera de tal normativa los comporta-
mientos ante este problema suelen ser tímidos, pero es preferible
contar con timideces en materia de eliminación que con audacias
que nos lleven a una eliminación dudosa, hasta la aparición de tal
normativa. «Ante la duda, conservan>,podía ser nuestro slogan.
El expurgo no es obra de un día. Exige conocimiento del fondo
documental, de las series, de la institución que las produce y de su
procedimiento administrativo. ~

A la hora de la práctica, conviene identificar en el cuadro de cla-

sificación las series a expurgar -nunca las secciones documentales-.
Identificación que no habrá de ser inmutable por cuanto las series
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIdN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 429

podrán aumentar y en su caso ser susceptibles de expurgarse o no.

Esta apreciación será el resultado del estudio y valoración conjunta
del archivero y productores. Estos últimos darán las orientaciones
sobre los plazos de vigencia: sobre los que, como es lógico, habrán de
prevalecer la consideración del valor histórico del documento cuya
responsabilidad es competencia del archivero. Habremos de partir de
las normas generales que ya quedaron expuestas (capítulo 6) y de las
propuestas consensuadas de expurgo para instituciones similares
-siempre que existan-h aunque observando ciertas precauciones
como más adelante comentaremos.
La incidencia de la normalización también afecta a la problemá-
tica del expurgo.
En el caso de existir series, resultado de una normalización acu-
sada en el formato y en la información que testimonien determina-
das funciones y a las que puede aplicárseles una denominación co-
mún. el expurgo y el muestre0 se facilitan, al poder adoptarse unas
propuestas generalizadas para entidades semejantes.
En cambio cuando existen variantes de procedimiento y por lo
tanto diversidad de información, a una propuesta de listados de ex-
purgo. hay que añadir y advertir sobre estas variantes y excepciones.
Recientemente, en la propuesta de lista de series para unaconser-
vaciBn permanente presentadas en las VI1 Jornadas Municipales so-
bre expurgo (Leganes, 23 24 noviembre 1989) pudimos comprobar
algunas cuestiones. Aunque para algunas series la denominación era
consensuada (así, en el área de Cultura: expedientes de ediciones) no
lo era su procedimiento, ni la acumulación de información adicio-
nal, con lo que a la hora del expurgo se plantearon diversidad de
opiniones. En ese caso concreto:

6. BOADAS, Joan: Para una normativa de tria y eleminación. Los archivos de la

Municipal. Ponencia en las ((Jornadas de Archivísticau, Andorra,
.~ldinini.s~ación
1989.
MliNiClPALES DE MADRID: Ei expurgo en los Archivos Mu-
G K I ~ P ODE ARCHIVEROS
nicipales. Propuesta de un Manual. Leganes, VI1 Jornadas de Archivos Municipales,
1989.
430 ANTONIA HEREDIA HERRERA

- Unos apuntaron que en el caso de existir normalización que

implicara repetitividad absoluta, con sólo la variante de los tí-
tulos de los manuscritos a publicar, se puede optar por el
muestreo.
- Otros, al no existir esa normalización, se pronunciaron por la
conservación permanente.

No podemos perder de vista que, incluso en las series no expur-

gables, es precisa una revisión de expediente por expediente cuando
se presuponga engrosamiento de algunas etapas del mismo por du-
plicación innecesaria.
Hay que buscar, cada vez más, la colaboración con los producto-
res para evitar «in situ» tal engrosamiento.
Actualmente existen instituciones cuyas experiencias i n formáti-
cas aplicadas a la gestión documental (como es el caso del Ayunta-
miento de Barcelona para sus archivos de distrito que controlan la
producción de expedientes como licencias de obras o apertura de es-
tablecimientos), están impidiendo la duplicación en la tramitación
de dichos expedientes’. Todas las copias quedan fuera.
Aparte de esta experiencia informática, el expurgo siempre debe
empezar en los archivos de oficina bajo el control del archivero.
Cada una de las dependencias habrá de conocer cuáles son las series
expurgables y sobre cuáles de ellas puede practicarse un expurgo en
la propia oficina que impida una transferencia innecesaria al archivo
central.
El expurgo exige además una acción continuada y regular en los
plazos establecidos. El control de esas fechas puede ser automático
mediante ordenador. Pero en el caso de no contar con él, pueden ela-
borarse fichas normalizadas que permitan un control fácil e inmedia-
to de los mismos.

Para el archivo de la Diputación Provincial de Sevilla hemos

adoptado la siguiente ficha:

7. Comunicación presentada en el Coloquio Internacional de Archivos Munici-

pales. Amsterdam, 1990.
LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRlPCldN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO
4.3 I

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432 ANTONIA HEREDIA HERRERA

La cumplimentación de la misma se hará a partir de las hojas de

remisión. Esta ficha normalizada no sólo nos permite saber diaria-
mente cuándo hemos de practicar el expurgo, sino controlar los lista-
dos de huecos en las estanterías resultantes de las sucesivas elimina-
ciones, que nos ayudarán a llenarlos con las transferencias inmedia-
tas. Conoceremos también la eliminación sucesiva de las series y
cuándo existe una interrupción; cuáles son las dependencias que eli-
minan más; cuántas unidades de instalación se han eliminado anual-
mente.

1.5. Remesas de documentos al archivo.

Donde mejor puede plasmarse la colaboración entre dependen-
cias productoras y el archivo central es en el momento de remisión
de documentos al depósito, tras la permanencia reglamentaria en el
archivo de oficina.
La formalización de estas remesas ha de hacerse a través de unas
hojas impresas de remisión cuya normalización es competencia del
archivero (Vid. Iám. 1). En ellas habrán de figurar los datos siguien-
tes: unos referidos al origen o procedencia, fecha de la remesa, sec-
ción administrativa y dentro de ella el negociado que hace la remi-
sión y firma del responsable del mismo. Otros datos son los relativos
a la documentación, expuestos en forma de columnas, tales como
número de unidades de instalación, descripción de las series conteni-
das en cada unidad (adoptando siempre la terminología que figura en
el cuadro de clasificación), sin descender a la pormenorización de
cada expediente; fechas extremas de las mismas (sólo años), fecha de
la vigencia administrativa, signatura, código o dígitos de la clasifica-
ción. Estos datos habrán de ser cumplimentados, unos por el prodÜc-
tor y otros por el receptor. Tampoco faltará la firma del archivero en
el momento de la aceptación por este.
Cada remesa habrá de cumplimentarse a través de una hoja de re-
misión, por triplicado, por la dependencia remisora. Corresponderán
cumplimentar al archivero los datos relativos a la fecha de expurgo,
la signatura de la unidad erre1 archivo y los dígitos de la clasifica-
ción. En la columna relativa a expurgo, se indicará NO, en caso de
no ser expurgable o la fecha en que se efectuará el expurgo, de ser
 LA ORGANlZACldN Y LA DESCRIPCI6N EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 433

una serie incluida en el listado de expurgos a llevar a cabo por el ar-

chivero y de acuerdp a los plazos establecidos.
No podrán enviarse al archivo expedientes incompletos y en con-
secuencia documentos sueltos relativos a expedientes remitidos con
anterioridad. Así, por ejemplo, ha sido práctica -forzada a veces por
razones de espacie remitir al archivo expedientes incompletos y, al
cabo de los meses en hojas de remisión posteriores, enviar escrituras
notariales o devoluciones de fianzas sueltas correspondientes a aque-
llos expedientes enviados antes.

2. Etapa archivística.

2.1. Recepción de documentación.

Los paquetes o unidades de instalación vendrán acompañados de
los tres ejemplares de hojas de remisión. Efectuada la comprobación
de la adecuación del contenido de las unidades de instalación con los
datos que figuran en las hojas, en el plazo mínimo de 15 días, des-
pués de quedar instaladas dichas unidades en las estanterias del de-
pósito y de darles la signatura que tendrán en el futuro, el archivero
devolverá al negociado de origen un ejemplar de las hojas después de
cumplimentar los datos que a él corresponden y que habrá de ser
conservado, siempre, por aquel negociado para utilizarlo en el mo-
mento de solicitar cualquier pedido al archivo.
Los otros dos ejemplares servirán para formar por una parte un
registro de remesas por negociados y un registro general de remesas
por orden cronológico de remesas que, en todo momento nos darán
la relación de la sección documental de cada negociado y la relación
del fondo de la institución.

2.2. Instalación y ordenación numérica.

Aunque nos remitimos a todo lo dicho en el epígrafe correspon-
diente en el capítulo 10, insistimos en la conveniencia de mantener
una doble numeración, para libros y para legajos, pero Única en cada
caso. La práctica habitual de establecer numeraciones independien-
tes por negociados y por tanto múltiples es totalmente desaconseja-
 434 ANTONIA HEREDIA HERRERA

da. Aunque en el negociado de procedencia tuvieran su propia nu-

meración, al ingresar en el archivo ha de prevalecer una numeración
Única, para los libros y otra para los legajos. Numeración que ha de
reflejar el ingreso y el lugar de ubicación en la estantería, pero que
en ningún momento hará relación a una agrupación ni por negocia-
dos, ni siquiera por series. De tal manera que en las estantería junto
a un legajo que contiene expedientes personales podrá estar otro de
expedientes de Obras y Urbanismo.

2.3. Instrumentos de descripción indispensables.

Aparte de las hojas de remisión que nos servirán en todo momen-

to de control total y parcial, por negociados, de toda la documenta-
ción remitida, habrán de existir:

2.3.1. Registro de entrada (fichero).

Habrá dos ficheros con numeración independiente, uno para le-

gajos y otro para libros, que contendrán correlativamente por orden
de entrada (que se corresponderá al orden en las estanterías, es decir,
a la signatura, para su localización) las fichas de los legajos y de los
libros, remitidos al archivo.
!
Para lo cual se hará una ficha individual para cada legajo o para
cada libro. Los datos a hacer constar serán en la parte superior, en el
ángulo derecho el número de orden o signatura y en el izquierdo la
dependencia o procedencia. Se indicarán después, en el centro de la
ficha, las fechas extremas y la descripción del contenido, datos que se
tomarán de las hojas de remisión.

libro. 5465

a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso.

 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 43.5

leg. 5826 PERSONAL

a. 1971-74. Actas Comisión de Pcrsonal.

a. 1971-76. Expedicntcs dc coiicurso-oposicii,ii.

En ningún momento recomendamos para cl rcgistro dc cntrudn cl

soporte en forma de libros, por cuanto la movilidad de las fichas nos
permitirán tener fácilmente localizables los huecos dejados con oca-
sión de los expurgos, cuyo lugar habrán de ser ocupados inmediata-
mente por unidades de nuevas remesas.

2.3.2. Inventario general (fichero).

Este, en forma de fichero, de antemano, es decir incluso antes de
recibir documentación reflejará el cuadro de clasificación adoptado.
Puede realizarse con fichas de colores y blancas para una más prácti-
ca utilización. Las de colores -cada color corresponderá a u n nivel
del cuadro de clasificación- representarán la parte primera o estruc-
tura de dicho cuadro y las blancas serán representativas de las serics
y habrá tantas como series. Todas estas fichas de colores y blancas.
deberán llevar cejilla en la que se indicará la denominación del gru-
po, del subgrupo (secciones o subsecciones) o el nombre de la serie y
la sigla indicativa de la ordenación elegida. Todas las fichas. de colo-
res y con cejilla, serán de cartulina consistente, y no son mis quc el
fiel reflejo del cuadro de clasificación.
Aparte, estarán otras fichas blancas, sin cejilla y con una cartuli-
na menos consistente que las anteriores que serán las que iremos
confeccionando, integrándolas en el fichero de las series correspon-
dientes referidas a su localización.
Siempre que haya una nueva remesa de documentos de Úna de-
pendencia, después de hacer la ficha para el registro topográfico, ha-
brá de redactarse otra que corresponderá a estas Últimas de que he-
mos hablado para el fichero-inventario y que elaboraremos concul-
tando directamente el contenido de cada legajo o libro para precisar
436 ANTONIA HEREDIA HERRERA

los datos concretos y que se instalará, según el tipo de ordenación

clegido, en el fichero-inventario. Los datos en estas fichas variarán
de acuerdo a la ordenación de la serie de que se trate, así si se trata
de una ordenación alfabética onomástica, en la serie de expedientes
pcrsonaies, bastarán apellidos y nombre de la persona, cargo o pues-
to y signatura y dígitos de la clasificación.

CONTRERAS GARCÍA, Juan. Auxiliar administrativo

Icg. 52, 0.3.1.1.

La ficha se colocará dentro de la clase o sección documental (de-

pendencia) y dentro de la serie de expedientes personales, por orden
al fabético.
En el caso de tratarse de expedientes de oposiciones y concursos,
cuyo tipo de ordenación puede ser el alfabético de materias, la ficha
\e iniciará por la denominación de la plaza a cubrir y el año, el nú-
mero del legajo y los dígitos de la clasificación. Así:

SECRETARIO GENERAL, 1955

leg. 540, 0.3.1.2.

En otro caso, por ejemplo, si se trata de presupuestos donde es

conveniente adoptar el orden cronológico, tendríamos:
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO 437

1963. PRESUPUESTO ORDINARIO

Cuenta general
leg. 6121, 5.1.1.2.

De esta forma la documentación que vaya ingresando en el archi-

vo central automáticamente, sea cual fuere, quedará clasificada y or-
denada y para algunas series habremos descendido al tercer nivel de
descripción, analizando individualizadamente las unidades archivís-
ticas.
Este sistema de funcionamiento nos permitirá además poder de-
tectar. inmediatamente, si dejan de enviamos alguna documenta-
ción. Así. por ejemplo. si de la Intervención de Fondos se hubiere ol-
vidado de remitir el Libro diario de Intervención de pagos del año
1980, al colocar la ficha de estos libros de los años siguientes necesa-
riamente veríamos la ausencia y podríamos reclamar su envío a la
dependencia.
Como vimos el formato del inventario de un fondo en un archivo
histórico son los folios manuscritos mecanografiados o las páginas
impresas, el inventario de un fondo administrativo ha de hacerse en
fichas, dada la condición de series abiertas que sufren nuevos aumen-
tos. Sólo en el caso de fijar unas fechas topes y cerrar el período «ad-
ministrativo)) para pasar al «histórico» podremos volcarlas en folios.
El hecho de que en muchas series se descienda a la particulariza-
ción, asi, por ejemplo, cada expediente personal, o cada libro de In-
tervención de ingresos de un año, hace que la amplitud de estos in-
vcntarios alcance para esas series el nivel de lo que sería un catálogo.
De aquí que con este fichero, elaborado de esta forma, queda elimi-
nada la confección de catálogos específicos e iiidependientes, porque
existen además muchos datos habituales en estos últimos que no son
de absoluta necesidad en los archivos administrativos.

2.3.3. índice general (fichero).

Integrado por fichas que recogen por orden alfabético todas las
voces de personas, lugares y materias, más la indicación del número
438 ANTONIA HEREDIA HERRERA

de orden o signatura del legajo y libro a que se refiera la voz y la in-

dicación de los dígitos del cuadro de clasificación.
* * *
Estos tres únicamente son los instrumentos de descripción a lle-
var en cualquier archivo administrativo.

2.4. Instrumentos de control.

Junto a los instrumentos de decripción existen otros denomina-
dos de control, de uso interno y que nos van a permitir cuantificar y
valorar el servicio de un archivo. Entre otros:
Registro de préstamos que reflejará la salida y entrada de docu-
mentos y nos apuntará la mayor o menor demanda por parte de
unas y otras dependencias.
Registro de consultas e informes.
Registro de expurgos (del que ya hemos hablado).
Casi todos ellos suelen ser indispensables para la confección dc:
Memorias anuales del archivo que por una parte deben testimoniar:
- el estado del depósito (metros lineales: a base del aumento por
ingresos anuales y de la disminución por expurgos).
- movimiento de ingresos que nos obligará no sólo a una cuanti-
ficación material, sino a una valoración porcentual de las de-
pendencias remisoras.
- tratamiento de documentos (cuantificación de tareas descripti-
vas (inventario / n . O de libros y de legajos /; índices / n." de fi-
chas /; catalogación /; n . O de fichas /; revisión y recuento).
- volumen de servicios (prestamos a dependencias, n." de investi-
gadores, n.O de legajos y libros servidos, n . O de consultas e infor-
mes).
La conveniencia de la normalización de estos instrumentos se im-
pone no sólo a nivel de centros, sino autonómico y nacional.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO 43')

(Modelo A de Rrmismni

DIPUTACION PROVINCIAL DE SEVILLA

SECCION.
NEGOCIADO: FECHA:

RELACION de documentos q u e se remiten al Archivo Provmcial para su custodia.

C O N T E N I D O

Lám. 1 M o d e l o de hoja de remisión de un A r c h i v o A d m i n i s t r a t i v o .

440 ANTONIA HEREDIA HERRERA

3. INTERVENCION

~
color: blanco
:.;.:. secremria Par::;ular
colcr: r a r : e /’
i . 1 . .\LCALDE

ORCANd‘? 3 E G5BltRNO

cc1.r: a z u l

Lám. 2. Dibujo de fichero de Inventario de un Archivo Administrativo, reproducido

en Manual de Archivos Municipales, de Vicenta Cortes.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO 441

Lám. 3. Fichas del Inventario del fondo de un Archivo Administrativo.

Estos pueden ser modelos de fichas habituales del inventario del fondo de un Ar-
chivo Administrativo.
Las tres primeras (1, 2, 3) responden a lo que entendemos sería la estructura del
cuadro de clasificación y serán permanentes, fijas. La 1 y la 2 se refieren a Órganos,
funciones o negociados, actividades, y la 3 a la denominación genérica de cada una de
las series. Conviene para las tres una cartulina gruesa, utilizando el color (verde, rojo)
para la 1 y la 2 y para la 3 el color blanco.
La 4 y 5 son ya modelos de descripción de unidades documentales y responden a
las necesidades de una ordenación cronológica, en el caso de los libros de actas capi-
tualares, o de una ordenación alfabético-onomástica en el caso de expedientes perso-
nales. No llevarán cejilla como las anteriores y serán de cartulina blanca más liviana.
 CAPÍTULO 17
LA ORGANIZACI~NY LA DESCRIPCI~N
EN UN ARCHIVO HISTÓRICO

1. Archivos históricos de instituciones desaparecidas.

1.1. Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventa-
rios.
1.1.1. Etapas del proceso clasificación-inventariación.
1.2. Fondos o secciones de fondo organizadas de antiguo, con
inventarios.
1.2.1. Reclasificación.
1.2.2. Reinventariación.
1.2.2.1. Reglas prácticas para la reinventariación.
1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones básicas.
1.2.2.1.2. Homogeneización de las descripciones
de series.
1.2.2.1.3. Supresión y rectificación de descripcio-
nes equívocas.
1.2.2.1.4. Unificación de criterios en la acepta-
ción de fechas límites.
2. Archivos históricos de instituciones vigentes.
3. La organización y la descripción en los archivos personales.
 En los archivos históricos, en general, la etapa prearchivística no
tiene ninguna incidencia en cuanto que la documentación está ya de-
positada en el archivo, dentro del campo de acción directa del archi-
vero. Ahora bien, la organización y la descripción no pueden seguir
un modelo Único de actuación por cuanto existen variantes que he-
mos de contemplar, aunque siempre el esquema archivistico que ve-
nimos defendiendo seguirá marcando las mismas relaciones entre
clasificación e inventariación, y entre ordenación y catalogación, y
las líneas de planificación descriptiva que señalamos en su momento
también mantendrán la jerarquía indicada.
Damos por supuesto que en un archivo histórico, suma de varios
fondos procedentes de diferentes instituciones, su cuadro de clasifica-
ción será la suma de cuadros de clasificación de cada uno de estos
fondos y se hablará del inventario de cada uno de dichos fondos.

1. Archivos históricos de instituciones desaparecidas.

Son éstos los archivos históricos por antonomasia por cuanto sus
series están cerradas y no son susceptibles de movimiento por lo que
respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminución, por eli-
minación o expurgo.
Aún dentro de éstos pueden dársenos dos alternativas: que el fon-
do nos haya llegado totalmente desorganizado y que el inventario, si
existe, sea incompleto o no lo haya, o bien que el fondo organizado
de antiguo, sin respetar el principio de origen y el del «orden natu-
ral», cuente con un inventario que refleje una organización que no
responda a unos criterios archivísticos mínimos.
446 ANTONIA HEREDIA HERRERA

1.1. Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventarios.

Frente a otros inconvenientes de los que no es el menor la mayor
responsabilidad que exigen de entrada al archivero, al menos no
ofrecerán la traba impuesta por alguna errónea sistematización ante-
rior.
La organización será obra a realizar desde el principio en una au-
téntica tarea de reconstrucción a todos los niveles: clasificación y or-
denación. La clasificación vendrá dada tras el estudio profundo de
las instituciones productoras, de sus Órganos, de sus funciones, de sus
actividades y de la delimitación de sus series.
El estudio de la institución productora (organización, competen-
cias, relaciones), el análisis del contenido de cada una de las unida-
des de instalación y la descripción de cada una de ellas siguiendo
una ordenación numérica provisional, la unificación y delimitación
de las series y de su tipología, la adopción de un criterio uniforme de
redacción en la descripción de cada serie, la elaboración de un cua-
dro de clasificación en el que queden encuadradas y agrupadas todas
y cada una de las series, la ordenación numérica definitiva, serán eta-
pas obligadas hasta la redacción del inventario sobre la base de aquel
cuadro.
En estos casos la clasificación se va elaborando simultáneamente
al proceso de inventariación y sólo estará totalmente configurada
tras la redacción del inventario. Al ofrecer o editar los resultados el
cuadro precederá necesariamente al inventario.
La labor de bastantes años realizada en la «Sección» de Consula-
dos del A.G.I., con documentos de los Consulados mercantiles sevi-
llanos, que se conservaban mezclados y desorganizados después de
un largo proceso histórico que justificaba, o al menos explicaba, tal
situación' y de los cuales ni el inventario incompleto que existía, ni
la lista de remisión con que fueron enviados desde su Última ubica-
ción en Cádiz hasta el archivo sevillano, pudieron ser aprovechables
a la hora de confeccionar un nuevo inventario*, nos ha permitido

1 . HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depjsito documental: el archivo

del Consulado de cargadores a Indias, 11 Jornadas de Andalucía y América, tomo 1,
Sevilla, 1984, págs. 485-499.~

2. HEREDIA HERRERA. Antonia: Inventario de los fondos de Consulados del Ar-

chivo General de Indias, Ministerio de Cultura, Madrid, 1979.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIF'CIÓN EN UN ARCHIVO HISTÓRICO 447

materializar y sistematizar este proceso de clasificación -inventaria-

ción, en un fondo de estas características.
Hagamos un análisis más detenido de las etapas antes sólo enun-
ciadas.

1.1.1. Etapas del proceso clasificación-inventariación.

El estudio de la institución cuyo fondo es objeto de la inventaria-

ción, ha de ser lo más amplio y más profundo posible para poder co-
nocer los organismos en que aquélla está subdividida o las funciones
en que desarrolla su acción, las actividades y las competencias, el
personal, las relaciones con instituciones afines, superiores o depen-
dientes. Es obvio que este conocimiento se obtendrá no sólo de la bi-
bliografía existente, directa o indirecta, sino que se enriquecerá con
el manejo directo de los documentos que se tratan de inventariar.
La profundización estará abierta y se enriquecerá a medida que se
vaya avanzando en el trabajo.
Paralelo a este estudio se iniciará el análisis o descripción indivi-
dualizados de cada una de las unidades de instalación (legajos, pa-
quetes, carpetas, o libros) en el orden en que se encuentren, cuya
descripción se volcará en una ficha que recogerá los datos precisos
mínimos: dependencia de origen o función (Secretaria, tráfico mer-
cantil), fechas límites, tipología de la serie, autor, destinatario, mate-
rias, especificando por Último la unidad de instalación (libro, legajo)
y número de orden correlativo provisional. Es conveniente precisar
en estas fichas, al dorso, todas las anomalías o circunstancias que
puedan darnos pistas para el conocimiento y unificación posterior de
las series. Es preferible extenderse en datos que, en todo caso, podrán
suprimirse a la hora de homogeneizar y redactar las entradas en el
inventario.
Esto, claro, en el caso de que las unidades de instalación tengan
un contenido uniforme por lo que respecta a la tipología o a la mate-
ria. Pero habrá ocasiones en que la unidad de instalación ofrecerá
pluralidad de contenido de series. Será preciso entonces especificar y
enumerar tales series:
Así:
448 ANTONIA HEREDIA HERRERA

Consulado de Cádiz. Secretaría

a) 1786-1799.
Cartas desde distintos puntos de España y América a
Antonio Artechea.

b) 1859, enero-junio.
Correspondencia de la Real Junta de Comercio de Cádiz.
leg. 130 3

Es evidente que ambos grupos de documentación pertenecen a

una serie denominada «Correspondencia» que está subdividida por
sus autores o por sus destinatarios. El primer grupo en su día pasó a
engrosar la subserie correspondiente a «cartas de A. Artechea» y el
segundo a completar, por sus meses respectivos, la de «correspon-
dencia de la Junta de Comercio de Cádiz». Este legajo con numera-
ción provisional, legajo 130, desapareció al incorporarse cada grupo.
Y apurando más, hay ocasiones en que el contenido de un legajo
es totalmente misceláneo, integrado por un número mayor o menor
de documentos sueltos que no forman serie. En este caso hay que ha-
cer una ficha en la que se relacione en lista, (no catálogo) cada docu-
mento, para poder luego incorporar pacientemente, uno por uno, a
sus series correspondientes, como veremos cuando más adelante ha-
blemos de la etapa de agregación.
Realizado el fichado de todas las unidades de instalación, será
preciso ir agrupando por un lado los asientos de unidades de instala-
ción de contenido misceláneo y por otro las de contenido uniforme y
a partir de estas últimas hacer tantos grupos como descripciones ho-
mogéneas, para ir delimitando las series y su descripción precisa, su-
primiendo los elementos accesorios que se han ido acumulando.
Fijadas las series y con el conocimiento que el estudio de la insti-
tución nos ha dado, podremos confeccionar el cuadro de clasijka-

3. Al ser fichas provisionales y ser únicas las siglas del Archivo, no es preciso
indicarlas por el momento.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO HISTÓRICO 449

ción que refleje la institución y su fondo documental, adoptando un

sistema de clasificación orgánico o funcional o una síntesis de am-
bos.
Al plantearse la plasmación de este cuadro de clasificación en es-
tos archivos históricos no hay que olvidar lo que hemos dicho en
más de una ocasión, que las instituciones remotas, muchas del XV,
XVI, XVII e incluso del XVIII han tenido bien delimitadas sus com-
petencias a través de su funciones y actividades que no han estado
sostenidas por un organigrama tal y como hoy entendemos, es decir,
por unos órganos o dependencias complejas. Han existido las funcio-
nes y las actividades pero no las dependencias administrativas encar-
gadas de su realización. A lo más, estas dependencias podían identi-
ficarse con las personas del secretario, del contador o del tesorero.
De aquí la tendencia a optar por una clasificación funcional más que
orgánica.
Encuadradas las series en el cuadro de clasificación resultante,
podremos empezar la redacción dejinitiva del inventario, previa una
ordenación numérica definitiva al sustituir en las unidades de insta-
lación el número de orden provisional por el definitivo con el que
quedarán colocadas en las estanterías. Podremos optar por una nu-
meración correlativa y única para todas las unidades de instalación
del fondo, o bien doble, una para legajos y otra para libros, en el caso
de que éstos abunden y su tamaño aconseje una instalación indepen-
diente.
El inventario definitivo ya no se hará en fichas, sino en hojas me-
canografiadas para poder pasar a la imprenta a la hora de su publica-
ción o por la máquina que las reproduzca en caso de reproducciones
e informatizaciones avanzadas.
Se irán especificando todos los epígrafes del cuadró, correspon-
dientes a las secciones y subsecciones, y los datos relativos a las se-
ries se plasmarán en forma de columnas con cuatro espacios corres-
pondientes a los siguientes elementos:
la signatura (legajo o libro).
entrada descriptiva (tipología, autor, destinatario, materia,
tradición documenta).
fechas extremas (años).
dígitos de la clasificación.
 450 ANTONIA HEREDlA HERRERA

Las variantes que estos elementos pueden plantearnos a la hora

de plasmarlos fueron expuestos ya en el capítulo relativo a los inven-
tarios a donde nos remitimos.
Por Último, la redacción de un índice alfabético general y la agre-
gación a sus series, de documentos sueltos (Cfr. capítulo Ordena-
ción).
La catalogación sólo la plantearemos para las series que estime-
mos de mayor interés informativo.

1.2. Fondos o secciones de fondo organizados de antiguo, con in-

ventarios.
1
Los fondos o secciones de fondo, existentes en bastantes archivos,
mantienen una organización traducida en sus inventarios que pue-
den no adecuarse a unos principios y reglas archivísticas actuales,
pero que de entrada hay que respetar. Es frecuente que la clasifica-
ción responda al criterio de archivación y de conservación observado
por el organismo productor o bien que tales criterios hayan sido alte-
rados posteriormente por sus conservadores. En uno y otro caso, los
inventarios suelen no responder a las normas mínimas de descrip-
ción señaladas para estos instrumentos, ofreciendo defectos tales
como: variabilidad de criterios de descripción para series semejantes,
terminología ambigua, falta de elementos precisos mínimos, datos
erróneos referidos a fechas y a nombres de personas y de lugares. Y
hay algo más, las series documentales no están reunidas, sino fre-
cuentemente partidas y dispersas.
El archivero ante esta situación y ante la necesidad de su mejora
tiene que adoptar, sin embargo, una actitud de cautela que no ha
sido preceptiva en el caso de los fondos o secciones de fondos desor-
ganizadas que hemos considerado antes. Habrá de moverse entre la
necesidad de replantearse la clasificación y renovar adecuadamente
los inventarios y el respeto a la situación que ha encontrado, sobre
todo por lo que se refiere a la ordenación numérica establecida que,
en ninguna forma, habrá de cambiar.
Existen otros criteriozno obstante. Así, por ejemplo, J. Papritz
mantiene la idea de no modificar en absoluto la situación existente
que nos hayamos encontrado antes de 1800 aunque ésta no responda
al orden original sino a una reorganización posterior debido a un se-
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCrUPCI6N EN 'UN ARCHIVO HIST6RICO 45 1

cretario u oficial, siguiendo criterios totalmente subjetivos. En este

caso, según dicho autor, habrá que mantener.10 que se ha encontra-
do.

1.2.1. Reclasificación.
Es este un reto que tenemos planteado los profesionales de archi-
vos históricos4 pero como tal no es algo que tengamos que llevar a
cabo inmediatamente y, menos aún, de forma frívola e inconsciente.
La reclasificación habrá que hacerla en muchos casos, pero sólo tras
el tiempo que suponga ahondar científicamente en la producción do-
cumental y en su tramitación, tras el conocimiento en profundidad
de la institución y de las series documentales que originó. Y ese
tiempo puede ser largo. No nos precipitemos.
Con este propósito iniciaremos, en cierta medida, un proceso in-
verso a lo que hemos expuesto hasta ahora, deqtro de ese esquema
de tareas y operaciones netamente archhísticas, que defiende la exis-
tencia de la clasificación para poder inventariar. Al tener que re-
hacer la clasificación reflejo de la sistematización que en su día se
produjo natural y lógicamente habremos de adentramos mediante la
inventariación, o mejor reinventariación. A través de esta operación
que nos llevará a la descripción correcta de sus series podremos acer-
camos a restablecer aquella procedencia y «orden natural» y refle-
jarlos en un cuadro de clasificación. Simultáneamente obtendnemos
el cuadro que buscamos y el inventario corregido. La plasmación de
este cuadro siempre habrá de hacerse desde fuera, sin manipular la
documentación que permanecerá sin alterar su ordenación nume-
rica, ni su instalación. - ~~~~

El cuadro de clasificación será el toque de gracia del nuevo in-

ventario5 que en primer lugar ofrecerá las series agrupadas cronoló-

4. ARAGO CABAÑAS, Antonio Maria: ~ O Z A N ORINCÓN, M.' Josefa: Unidad docu-

mental y unidad archivística, «Boletín de ANABAB), n.O 55, julio-diciembre, Madrid,
1969.
5. Sirvan de ejemplo:
HEREDIA HERRERA, Antonia: Organización y descripción de los fondos de la Au-
diencia de Quito en el Archivo General de Indias, «Historiograíía y Bibliografia ameri-
canistaw vol. XXI, Sevilla, 1977, págs. 139-169.
452 ANTONIA HEREDIA HERRERA

gicamente de forma seguida, con clara visión de las lagunas existen-

tes; en segundo lugar facilitará no sólo una relación numérica de uni-
dades de instalación, sino que las integrará en series que quedarán
agrupadas en un todo estructurado con claro propósito orientador
para todo el fondo. (Vid. lám. 1).
Si hemos señalado, a la hora de hablar de inventarios de mueva
planta>,la conveniencia de dar como datos de la cuarta columna los
dígitos de la clasificación, nunca se hace más necesaria tal recomen-
dación que para estos inventarios rehechos porque nos pueden ayu-
dar a establecer las relaciones de unas unidades y de unas series con
otras, al permanecer la numeración antigua y al no estar la separa-
ción de las series claramente expresas.
En un momento determinado cualquier unidad de instalación
aislada dentro de la relación numérica, teniendo referencia a tales dí-
gitos podrá situarse en su serie y el investigador podrá conocer los
otros legajos o libros con que está relacionada. El encuadre será in-
mediato, dentro del conjunto general de los fondos, junto con la in-
formación que tal ubicación le reporte.
Tomemos un legajo cualquiera de la sección: Audiencia de Fili-
pinas, en el A.G.I., leg. 34 que figura con los dígitos 1.1.1.6. Si nos
trasladamos con estos dígitos al cuadro general de clasificación nos
encontraremos que tal legajo pertenece a la serie de «cartas, peticio-
nes y expedientes de «personasseculares» resueltos en el Consejo» y
que la totalidad de legajos pertenecientes a esa serie son los siguien-
tes, con sus fechas extremas:
legs. 34-44 (años 1565-1699)
legs. 193-199 (años 1700-1761)
legs. 668-676 (años 1760-1799)
legs. 677-696 (años 1719-1849)

1.2.2. Reinventariación.
Esta tarea se limitará a corregir las descripciones incorrectas de
las series existentes en el inventario antiguo, sin alterar su numera-
ción, añadiendo, cambiando o suprimiendo los datos necesarios en la
descripción de cada unidad de las que integren las series hasta obte-
ner un nuevo instrumento que responda a las exigencias de hoy.
 LA ORGANlZACIdN Y LA DESCRlF'Cl6N EN UN ARCHlVO HIST6RICO 453

LA AUDIENCIA D E FILIPINAS E N E L A . G . I . 3

CUADRO DE CLASIFICACION DE LAS SERIES Y LEGAJOS

DE LA AUDIENCIA DE FILIPINAS

1. DOCUMENTACION DESPACHADA EN EL DISTRITO

DE LA AUDIENCIA DE FILIPINAS

1.1. SECULAR Y ECLESIASTICO

1.1.1. GOBIERNO

1.1.1.1. Cartas y expedientes de autoridades delegadas (civiles) filipinas

((vistosu o resueltos en el Consejo (1533.1349)

1.1.1.1.1. -de presidentes, oidores y otros

ministros de la Audiencia
legs. 1 8 ~26
- (a.1583-1699)
legs. 163 -186 (a.1689-1759)
legs. 603~-666 (a.1749-1800)*
legs. 677 -696 (a.1719-1889)
Vid. tb. 1.1.1.11. (legs. 118, 5231; 1.1.1.13. (99, 202);
1.1.3.1. (201); 1.1.4.2. (203-211)

1.1.1.1.2. - d e gobernadores
legs. 6 - 17 (a.1567-1699)
legs. 285 -289 (a.1654, 1687-1745)
legs. 122 -162 (a.1675-1759)
legs. 603~-666 (a.1749-1800)
legs. 677 -6% (a.1719-1849)
Vid. tb. 1.1.1.5; 1.1.1.11. (leg. 118); 1.1.2.1. (898-903);
1.1.3.1. ( 201); 1.1.1.13. (202); 1.1.4.2. (203-211)
(940-941)

2 Los legajos 603A-666, que se repiten en los tres grupos siguientes, corresponden a la
serie denominada hasta hoy de nCartas y expedientes.
3 Los legajos 677-696, que se repiten también en los tres grupos siguientes, corresponden
a la serie denominada hasta ahora: .Expedientes e instancias de partes*,

Toma X X X V l l
467

Lám. 1 . Primera página del cuadro de reclasificación del fondo de la Audiencia de

Filipinas.
454 ANTONIA HEüEDIA HERRERA

Pero esta corrección no ha de partir de unas modificaciones com-

plementarias y teóricas de los inventarios antiguos sin más; habrá de
descenderse al contenido de la documentación, revisando cada uni-
dad de instalación para poder hacer una descripción correcta y por
tanto estable.
La reinventariación se plantea como tarea preceptiva en un pro-
grama de informatización.

1.2.2.1. Reglas prácticas para la reinventariaciÓn6.

1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones básicas.
Estas rectificaciones se referiráii a la tipología, a los nombres de
personas y destinatarios y a las expresiones de los cargos de ambos, si
fuera preciso y posible. El contenido también conviene sucintamente
indicarlo, si no está expreso, de no ser una serie de información muy
amplia y variada '.

1.2.2.1.2. Homogeneización de las descripciones de series.

Cuando en los inventarios antiguos las series están partidas, es
decir, figuran según las épocas en distintos lugares y no se conservan
juntas sus unidades, hemos comprobado el cambio de criterios al ha-
cer la descripción. Estos cambios afectan sobre todo a la tipología.
Es preciso homogeneizar, con lo cual la continuidad de dicha se-
rie podrá fácilmente seguirse.

1.2.2.1.3. Supresión y rectificación de descripciones equívocas.

Algún ejemplo puede ayudamos. Entre los fondos de las Audien-
cias indianas conservadas en el A.G.I. existían de antiguo dos series

6. Utilizaremos ejemplos concretos referidos a los fondos de Audiencias india-

nas conservadas en el A.G.I., algunas de las cuales (Quito, Filipinas, Panamá, Santa
Fe) han sido sometidas a un proceso de reinventarización, llevado a cabo en las dos
primeras por Antonia Heredia Herrera y en las dos segundas por M. Romero Tallafi-
go.
7. Si en el Inventario manGcrito actual de la Audiencia de Filipinas del A.G.I.
figura la descripción de una'serie: «Gobierno de los capitanes generales), ¿no será más
correcto y completo decir: «correspondencia de los gobernadores-capitanes generales
de Filipinas con la Vía reservada?».
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPC16N EN UN ARCHIVO HISTÓRICO 455

que rezaban así: «Confirmaciones de oficios vendibles y renuncia-

blew y «Provisiones de empleos políticos y militares». Así leídas,
podíamos pensar que estábamos ante los documentos dispositivos
despachados por la persona del rey que confirmaban un oficio vendi-
ble y renunciable o ante los títulos despachados por la autoridad re-
gia nombrando para algún cargo y que adoptaban la forma diplomá-
tica de Reales Provisiones. Pero comprobado su contenido vemos
que se trata de: «Expedientes de confirmación de oficios vendibles y
renunciables resueltos en el Consejo de Indias)) y «Expedientes de
provisión de empleos vacantes políticos y militares resueltos en el
Consejo de Indias)).
La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encon-
tramos son los expedientes iniciados en Indias a petición de un inte-
resado o bien en solicitud de la Confirmación de un título concedido
por el virrey o por un gobernador que era preceptivo, en un plazo
determinado, confirmar por el monarca, o bien en solicitud de un
cargo vacante, acompañados en ambos casos de todos los documen-
tos justificativos al efecto, y que al llegar a la Península eran tramita-
dos por el Consejo hasta la expedición del documento en forma de
Real Provisión de confirmación o nombramiento.
~~ - _ ~ _
Pero los expedientes tal y como se conservan actualmente sólo
llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmación o el despa-
cho del título. Las Reales Provisiones dadas para uno u otro fin no
están con el expediente, se conservan aparte.
Como vemos, las descripciones aparte de equívocas son incom-
pletas y han de ser corregidas y completadas.

1.2.2.1.4. Unificación de criterios en la aceptación de fechas Iími-

tes.
Las series que abarcan un período cronológico amplio, pueden
representar variación de criterios de orderiadón en un momento o
época determinados. Vayamos a un ejemplo concreto: la serie de
«cartas de gobernadores de Filipinas al Consejo de Indias)) que com-
prende desde 1567 a 1849. Desde el XVI hasta entrado el XVIII es-
tas cartas al recibirse en el Consejo se archivaron ordenadamente por
la fecha de dichas cartas, pero después el Consejo modificó su crite-
rio archivándolas por la fecha de su recepción o de su resolución en
456 ANTONIA HEREDIA HERRERA

la Península. De aquí lo frecuente que es encontrarnos repartidas las

cartas escritas en un mismo año por un gobernador concreto entre
varias unidades de instalación al haberse tramitado o resuelto en
años diferentes. Los inventarios antiguos han mantenido como fe-
chas límites, para aquella época, las de las resoluciones o contesta-
ciones. Al replantearnos hoy la revisión de aquellos inventarios he-
mos de tener en cuenta al investigador, principal beneficiario de
nuestra labor. No debemos innovar por lo que respecta a la agrupa-
ción de unidades de instalación y de su contenido, pero sí tenemos
que plantearnos a la hora de la ordenación la conveniencia de hacer-
la siempre por las fechas de las cartas y no por las de sus resolucio-
nes.
En el nuevo inventario aparecerán rectificadas las fechas extre-
mas de cada unidad de instalación como resultado del criterio crono-
lógico de ordenación adoptado por nosotros.

* * *
El nuevo instrumento integrado por el cuadro de clasificación se-
guido del inventario corregido habrá de completarse con un índice
alfabético general (personas, lugares y materias) y hacerse preceder
de una guía del fondo en cuestión.
La Catalogación se planteará igual que en el caso anterior, sólo
para determinadas series después de hacer la valoración preceptiva.

2. Archivos históricos de instituciones vigentes.

Existen algunas instituciones actuales cuyo origen se remonta a

varios siglos. Un ejemplo claro en España y en otros países es el de
los Municipios. Su antigüedad, su permanencia y su número repre-
sentan por lo que respecta a la documentación conservada un por-
centaje considerable dentro del patrimonio docúmental español8. La
perdurabilidad, a medida que el tiempo se alarga, determina cambios

8. CAYETANO MARTfN, Carmen: Ensayo de Bibliograjla de archivos municipa-

les españoles, Comunidad de Madrid, Consejería de Agricultura, 1990.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO HISTÓRICO 451

en la estructura de la institución que afectan a sus funciones y activi-

dades que se sustituyen, se cambian y sobre todo se amplían y com-
plican.
Mantener la unidad del fondo y la continuidad de las series debe
preocuparnos. La clasificación orgánica se hace dificil con la evolu-
ción y cambios apuntados. En estos casos, una clasificación funcio-
nal puede ser más conveniente, por la mayor permanencia de las
funciones frente a los Órganos o dependencias encargadas de llevarlas
a efecto, si queremos mantener esa unidad y continuidad. Es eviden-
te que en este, y en casos parecidos, existe documentación «históri-
ca» y «documentación administrativa) en íntima relación con la
preterición o actualidad de la misma. Ahora bien, no debemos esta-
blecer un corte, un antes y un después, en cuanto que el paso de lo
administrativo a lo histórico es algo paulatino y obra del tiempo que
se produce fluidamente y de acuerdo con determinadas circunstan-
cias y reglas del procedimiento administrativo establecido.
El cuadro de clasificación que adoptemos (cfr. capítulos 8, 9) ha-
brá de encararse teniendo en cuenta la documentación antigua y la
moderna, para mantener la continuidad entre el «archivo histórico»
y el «administrativo». La separación, el salto entre uno y otro no ha
de producirse y esto ha de lograrse obviando el desnivel mediante un
esquema que contemple grupos esenciales identificados por concep-
tos que respondan a funciones y puedan asumir la continuidad de las
series9.
Elaborado el cuadro de clasificación, después de estos plantea-
mientos, la realización y plasmación del inventario no tendrá otras
vías que las habituales, ya indicadas.
Como medida práctica yo aconsejaría lo siguiente: elaboración de
un inventario con un tope cronológico determinado que permita su
edición para difundir la información.
Este inventario, como es lógico, sera reflejo de una clasificación
del fondo respetada y reflejada en la ordenación numérica de las uni-
dades de instalación en las estanterías, en las que las series estarán
agrupadas como en el cuadro.

9. HEREDIA
HERRERA, Antonia: Archivos Municipales. Teoría y práctica, «Bole-
tín de ANABADn, XXXIII, 1983, n.O 3, págs. 475-476.
458 ANTONIA HEREDlA HERRERA

A partir de esa fecha y para la documentación posterior la clasifi-

cación permanecerá y se reflejará sólo en un fichero. Se continuará
el inventario, que quedará estructurado de acuerdo a dicho cuadro,
ya que no en las estanterías, donde la ordenación numérica sólo de-
tectará el orden de entrada o ingreso en el archivo, sin tener que es-
tar agrupados ni por secciones, ni por series.
La movilidad del fichero nos permitirá el ingreso e incorporación
de fichas correspondientes a unidades que vayan remitiéndose y nos
facilitará además el expurgo (cfr. lo expuesto en el capítulo 16 sobre
Archivos Administrativos).
El modelo de organización y descripción que propongo es válido
en sus líneas generales para cualquier archivo de estas características
y responde al propósito de mantener la unidad de todo el fondo y la
continuidad de todas sus series, a través de ese inventario primero,
que podrá publicarse, y de ese fichero-inventario, continuación de
aquél ' O .

3 . La organización y descripción en los archivos personales".

En ellos las series son dificiles de establecer. La mayoría están

constituidos por documentos sueltos formando una colección. Inclu-
so series habituales, como puede ser la de correspondencia, plantean
dificultades serias, por cuanto muchas de las cartas están integradas
en «dossiers» sobre algún acontecimiento concreto y sería equivoca-
do desgajarlas de su contexto.
A la hora de la organización no podemos partir del principio de
procedencia, como si se tratara de una institución con funciones y
actividades definidas, de ahí la consideración de colección en la que

10. El «Plan de Organización y descripción de Archivos Municipales» llevado a

cabo por la Diputación desde 198 1, sigue estas líneas teóricas y prácticas y el resultado
es la Colección de Archivos Municipales Sevillanos, que está editando los inventanos
confeccionados hasta esa fecha top@de que hablamos.
1 1 . FILANGIERI, Ricardo: Les archives privees «Archivum», 6, París, 1956, págs.
43-63.
S E T O N , Rosemary E.: The preservation and Administration of private archives,
RAMP, París, UNESCO, 1984,20 págs.
 LA ORGANIZACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN EN UN ARCHIVO HISTÓRICO 459

el orden cronológico será prioritario a la hora de una mínima siste-

matización.
Por lo que respecta a la descripción hay una propuesta de des-
cripción de Ana M."Almeida de Camargo12:

Data Areas de acción/actividad/eventos Documentos N . O

7/10/1932 Lanzamiento del Manifiesto de octubre -recortes 5

-fotografías 2
-volantes 10

14/10/1933 Fundación 1.0 grupo integrista -libro de actas 1

Puede ser una opción.

12. ALMEIDA CAMARW, Ana M.? Arquivos pessoais: una propuesta de descrip-
ción «Arquivo», Sao Paulo, 9,jan-junio, 1988, págs. 21-24.
 CAPÍTULO 18
LA INFORMATICA Y SU APLICACION
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS

1. Lugar y papel de la Informática en los archivos.

2. Programaciones informáticas.
2.1. Niveles y áreas.
2.2. costos.
2.3. Ahorro de tiempo.
2.4. Resultados.
3. La mecanización aplicada a los archivos. Necesidad de una nor-
malización documental.
4. Etapas de un plan informatizado de catalogación (elección de se-
ries, valoración y estudio de la tipología, doble elaboración del
programa, opciones).
5. Historia de la automatihción documental.
6. Programas documentales automatizados en diferentes países.
7. Algunas consideraciones en torno al tema.
1. Lugar y papel de la Informática en los Archivos.

«De unos años a esta parte la industria de los ordenadores ha in-

vadido el mercado, el lenguaje de la informática se ha introducido en
nuestro vocabulario, la técnica de la mecanización se ha metido en
nuestra vida diaria. Los procesos documentales han sido también
afectados por estas tendencias innovadoras. Las instituciones están
siendo ganadas por la tecnología moderna y el procesamiento de da-
tos se ha hecho forma habitual en la gestión diaria de aquéllas con
eliminación paulatina de los testimonios escritos tradicionales» I .
El Diccionario de Terminologia archivística del CIA (1984) ha
incorporado ya bastantes vocablos netamente informáticos sancio-
nando una realidad que también atañe al mundo de los archivos.
Los archiveros, en efecto, no pueden hacer caso omiso a esta rea-
lidad cuando precisamente la Informática «es la técnica del trata-
miento automático de la información» y en Última instancia es la in-
formación, como contenido de los documentos, materia sobre la que
también el archivero desarrolla su trabajo2.
La situación es bien diferente en las bibliotecas y en íos archivos.
En aquéllas, la incorporación del ordenador a las tareas habituales es
una necesidad y ya una realidad, no tantD en los archivos sobre todo
en íos históricos, donde esta necesidad y esta realidad van más retra-
sadas.

1. HEREDIA HERRERA, Antonia: La mecanización aplicada a series documenta-

les histdricas. «Documentación de las Ciencias de la Información», IX, Edit. Univesi-
dad Complutense, Madrid, 1985, págs. 269-275.
2. MOLINA AVILA,M.' Teresa: El archivero en la sociedad informatizada, 111
Congreso ANABAD, Cáceres, 1985.
464 ANTONIA HEREDlA HERRERA

Retraso que venimos justificando desde hace tiempo alegando la

distinta naturaleza del documento respecto del libro, las diferentes
instituciones que lo producen y la diversidad de prácticas burocráti-
cas y procedimientos administrativos que los tramitan. Con ser cier-
tas tales circunstancias no son razones suficientes. El retraso no tiene
más inductor que Ia falta de normalización que hemos ido dejando a
un lado, desde siempre, aferrándonos a aquellas justificaciones faltas
de consistencia.
Necesariamente, en nuestro mundo, hemos de establecer dos
campos distintos: el de los archivos «históricos» y el de los archivos
«administrativos». Los problemas .partiendo de unos principios co-
munes¶ difieren en unos y otros en bastantes aspectos y cuestiones
hasta llegar a determinar una específica metodología en el trabajo
diario de los documentos, como hemos ido viendo. Los segundos no
podrán concebirse a corto plazo sin ordenadores, en cuanto que la
documentación está naciendo automatizada y su manejo, su uso y su
servicio no tendrán otras vías que las informáticas. La producción y
conservación de grandes masas de información hoy no tiene sentido
si no podemos seleccionarla y utilizarla y esto va a ser posible con la
nueva tecnología.
Es un hecho el poder y la velocidad de la nueva arquitectura de
los ordenadores y la transmisión asociada de datos, así como el desa-
rrollo de las capacidades de memoria. Existe, además, lo que se lla-
ma el procesamiento paralelo mediante las memorias asociativas que
permiten la búsqueda con rapidez. Este procesamiento paralelo hace
posible realizar búsquedas por texto libre.
Claro es que no todo son ventajas. La Informática también plan-
tea inconvenientes y peligros. Se ha detectado en algunos países la
práctica, en la gestión de la empresa privada, de comunicar la infor-
mación de máquina a máquina con el peligro de borrarla sin cursarla
al archivo central, al sentirse los gestores, dueños de los microorde-
nadores, recibidos directamente de cualquier multinacional, impi-
diendo que el documento de archivo en su soporte magnético llegue
a la tercera edad para utilitación histórica. Al mismo tiempo, se ha
comprobado la inexistencia de una coordinación, normalización y
codificación entre las diferentes dependencias integrantes de una
misma institución a la hora de adquirir los equipos.
 LA INFORMATlCA Y SU APLICACI6N EN LOS ARCHNOS ADMlNlSTRATIVOS E HlSTdRICO.9 465

En bastantes ayuntamientos, guiados por un espíritu de progresía

mal entendido, están introduciendo documentación en los ordenado-
res, sin más, cuya recuperación no es automática por ausencia de
programas mínimos. A lo que hay que añadir el desconocimiento y
falta de previsión para la conservación de ese material.
Hay un problema generalizado, además, que es la obsolescencia
tecnológica. Los equipos viejos son abandonados por los nuevos y la
documentación que no es trasladada deja de ser asequible y se pier-
de.
Planteamientos diferentes habrán de contemplarse por lo que res-
pecta a los archivos «históricos» sobre todo, en aquéllos en los que
esa denominación se cumple en toda su extensión, al haber desapa-
recido las instituciones que les dieron origen. Si la mecanización
puede aplicarse a los libros, en cualquier biblioteca, no podrá pen-
sarse, por el contrario, en usar el ordenador en un archivo, sin pre-
viamente haber realizado tareas de clasificación e inventariación que
no podrán ser llevadas directamente por aquél3.
El ordenador no viene a realizar nuestro trabajo específico, sino a
ayudamos a llevarlo a cabo. Por lo tanto la principal cuestión será
precisar en qué momento y en qué medida ha de entrar el ordenador
en una programación archivística.
El estado de desorganización de gran parte de los mal llamados
archivos difícilmente permitirá ponerlo en funcionamiento sin más.
Hemos de elaborar el «producto de información» que habremos de
introducir en la máquina. En las condiciones .existentes será dlfícil
obtener, sin esa elaboración previa, datos ciertos del ordenador. Y
sería una irresponsabilidad, dados los costos de la informática, partir
de datos simplemente apreciativos y faltos de rigor, por cuanto pue-
den proceder de situaciones de desorganización o incluso de instru-
mentos de descripción incorrectos que volverían a devolvemos esa
inexactitud4. Y son muchos los inventariosque no reúnen las condi-
ciones para hacer, a partir de ellos, una programación automatizada.
Creo que todos sabemos, aun los menos iniciados, que el ordenador
3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos, Investigación e Informática, Actas 1
Congreso BAD, vol. 1, Porto 1985, págs. 69-74.
4. HEREDIA HERRERA, Antonia: Formación profesional en la antesala del año
2000, Actas del 111 Congreso ANABAD, Cáceres, 1985, «boletín de ANABAD»,
XXXVI, 1986, 1-2, págs. 85-89.
466 ANTONIA HEREDIA HERRERA

reproducirá lo que le introduzcamos y en manera alguna mejorará

esa información.
La instalación de un ordenador en un sistema mal diseñado será
la perpetuación del mismo tipo de errores. En este sentido los orde-
nadores obligarán a espabilar a los más reacios porque de nada sirve
la facilidad para recuperar la información si el que ordena -en este
caso, el archiverw es torpe en mandar, es decir en introducir debida-
mente. Porque los datos no llegan por una vía directa sino que han
de sufrir un análisis, una transformación en los que sólo interviene la
inteligencia humana. De aquí que se reconozca que «por mucho que
se progrese en el ámbito de la Informática, la mecanización del pro-
ceso de resúmenes y de indización a seguir necesitan de los recursos
humanos. Es esta realidad la que sitúa en una función irreemplaza-
ble la que han de llevar a cabo los especialistas situados en el mo-
mento decisivo del input».
En definitiva, la informática exigirá a los archiveros una mayor
profesionalidad.
Así pues, etapas obligadas en cualquier programación informáti-
ca serán la:
- elaboración del producto de informacion.
- introducción de la información.
-, recuperacion de la información cuyos resultados dependerán
exclusivamente de la primera etapa.
El producto de información está constituido por datos que son el
elemento fundamental sobre el que actúan los programas. Pero estos
datos no pueden ser introducidos de cualquier forma. Han de ser
identificados por un sistema de códigos que puedan ser identificados
por el ordenador y al que se conoce como «formato de entrada de
datos».
Este formato que es el equivalente a una ficha normalizada está
constituido por la estructura, el sistema de códigos y el contenido
propiamente dicho o datos:
- La estructura: es la distribución en campos o encasillado.
- El sistema de códigos: son los signos numéricos o alfabéticos
que permiten conocer los datos.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACIÓN EN LQS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HlSTÓRlCOS 467

- El contenido propiamente dicho es el que identifica a un docu-

mento o a una agrupación documental o a una pieza documen-
tal mediante sus elementos fundamentales.
Otra cuestión sobre la que conviene llamar la atención es la dife-
rente actitud y planteamiento distinto que, cara a la introducción y
recuperación de la información se hacen los investigadores con rela-
ción a los archiveros. Para aquéllos la introducción y recuperación
es inmediata a partir de documentos sueltos y su uso, agrupando esta
información, según las necesidades particulares, de una gran utili-
dad. Nuestra postura habrá de ser diferente porque habrá de partir de
una sistematización de los documentos apoyada en el principio de
procedencia con unq delimitación clara de las series documentales, y
sólo a partir de aquí aplicaremos el ordenador si queremos servir la
información a todos desde una plataforma Única.
Hay algo que también hemos de plantear de entrada: conscientes
de los costos, aun sabiendo que podemos valemos de las máquinas,
no todo hemos de mecanizarlo.
Nos corresponde, pues, hacer programaciones informáticas para
los archivos en las que se haga una conjugación y valoración jerár-
quica de costos, ahorro de tiempo y resultados.

2. Programaciones informáticas.

Estos planes habrán de analizar varias cuestiones: los niveles y

áreas donde se desarrollen, los costos económicos, y la rentabilidad
materializada en al ahorro de tiempo y en los resultados obtenidos.

2.1. Niveles y áreas.

Los niveles se corresponderán con los establecidos en cualquier
Administración de Archivos: nacional, regional y de centros. En es-
tos Últimos habrá una doble vertiente o área: de gestión y de fondos
documentales. La primera se refiere a la administración y estadística
del propio archivo (tasas, control de investigadores, de temas de in-
vestigación, de peticiones de reproducciones, de consultas, cuentas,
estadística) y que puede ser tenida como equivalente de la gestión in-
formatizada de un Banco comercial. Esta programación es a todas
468 ANTONIA HEREDIA HERRERA

luces fácil de experimentar y contratar con una empresa5. LA segun-

da atañe a la organización y descripción de la documentación y esta-
rá íntimamente relacionada con la programación descriptiva de di-
cho archivo. A ella nos dedicaremos fundamentalmente más adelan-
te.
2.2. costos.
Aun habiendo descendido, siguen siendo elevados. Su justifica-
ción, sin embargo, está sólo en la compensación que puede suponer
el ahorro de tiempo para las tareas archivísticas, teniendo en cuenta
la escasez de «mano de obra» profesional y la mayor difusión y al-
cance de la información elaborada. Hay, pues, que estudiar ambos
aspectos antes de iniciar cualquier programación. Será desproporcio-
nada, actualmente, la mecanización de la gestión de un archivo con
varios investigadores al año. Está justificada, pongo por caso, en un
Archivo General con mucho movimiento y servicio.
Lo elevado de estos costos está reconocido en los países más
avanzados en programaciones mecanizadas como pueden ser los Es-
tados Unidos. Los costos iniciales suelen ser bastante altos y la apli-
cación en archivos pequeños no resulta siempre rentable. Se estima
que es a partir de los 80m/l de transferencias anuales cuando el uso
de la informática permite una mejora en las tareas6. Se reconoce
también que, respecto de una situación inicial en la que los sistemas
de ordenadores y la necesidad de los servicios de programadores e in-
formáticos resultaban prohibitivos, el advenimiento de los microor-
denadores van convirtiéndose en instrumentos comunes para la ges-
tión de los documentos7.
5. VAZQUEZ DE PARGA. Margarita: El P.I.A. Plan de informatización de Archi-
vos, Actas del 111 Congreso de ANABAD, Cáceres, 1985, «Boletín de ANABADD,
XXXVI, 1986, 1-2, págs. 79-81.
6. VIALLET, Helene: Linformatique dans les archives communales, 11 Sympo-
sium «Archivos Municipales», ICA/SMA, Amsterdam, 1990.
7. KESNER,Richard M.; HUST,Don: MARC: el informe de un proyecto,
«ADPA», 1980, vol. 3, n.O 2, págs. 9-19.
La programación del disco óptico en USA supone un costo de cada equipo, inclui-
da la reproductora, de 20.000 a 2 5 . M dólares, cada disco de 250 a 300 dólares, el im-
porte de la grabación de cada imagen un dólar y medio, el costo de cada reproducción
es sólo de un centavo. En USA los precios de los microordenadores oscilan entre 4.000
dólares y 100.000 dólares. Estos precios están referidos a cinco o seis años atrás.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACIÓN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HIST6RlCOS 469

El futuro de los costos sin embargo se nos presenta esperanzador.

Charles M. Dollar* aseguraba que los próximos años los ordenadores
serán tan comunes como los teléfonos o los aparatos de TV. Su capa-
cidad de almacenamiento está creciendo en proporción inversa a los
costos. Actualmente los CD-ROM ofrecen un gran volumen de al-
macenamiento a bajo precio.
Pero no perdamos de vista que en los costos hay tres factores que
intervienen por su exigencia:
- manteniniento de material.
- renovación del material, ante el rapidísimo avance de las tec-
nologías.
- formación del personal científico.
2.3. Ahorro de tiempo.
La rentabilidad de la mecanización, como ya hemos dicho, está
en su mayor parte en el anorro de tiempo por cuanto representa
de ayuda en las tareas auxiliares. Así, por ejemplo, la aplicacion del
ordenador a la catalogación no nos supondría nada a la hora de reco-
pilar los datos y materializar manualmente la ficha descriptiva, in-
cluso a través de una ficha normalizada, pero su acción rentable se
pondría en marcha en el proceso de ordenar las fichas, en la repro-
ducción mecanográfica, pero sobre todo en la indización (con algu-
nas limitaciones que ya veremos) y en la edición y difusión de la i-n-
formación.
Un elevado porcentaje del tiempo de un programa descriptivo es
absorbido por la elaboración de los índices que, dicho sea de paso,
son tan ingratísimos de preparar como utilísimos y necesarios para el
que consulta el inventario o el catálogo, hasta el extremo de que son
ellos los que potencian su valor e interés. Es, precisamente, evitando
la elaboración manual de estos índices donde estaría una de las ren-
tabilidades de la mecanización.
Dos coordenadas inciden en la rentabilidad a que nos referimos:
el volumen de la documentación y la necesidad de recuperación in-
mediata y válida de la información.
8. Tendencias en nuevas tecnologías informaticas, «ADPA», 5 , 1986, págs.
23-30.
470 ANTONIA HEREDIA HERRERA

2.4. Resultados.
En alguna ocasión he apuntado el peligro que la información
ofrecida tras la mecanización sea de más baja calidad que la resultan-
te por medio de los sistemas tradicionales o manuales de trabajo. Y
voy a explicar mi planteamiento: me consta que para alcanzar los
mismos niveles de calidad informativa utilizando el ordenador no
nos ahorraremos excesivo tiempo de elaboración.
Veamos. Si catalogamos los documentos de una serie, la elabora-
ción de cada ficha, pieza por pieza, en la que no puede faltar el resu-
men del contenido (párrafo descriptivo) habremos de hacerla sin
ayuda de la máquina. Si pretendemos abreviar ofreciendo una infor-
mación más sintética a base de descriptores y de formularios norma-
lizados, de entrada, este procedimiento no nos ahorrará tiempo res-
pecto al sistema anterior por cuanto que la fijación de descriptores
requiere casi tanto tiempo como el resumen, pero sobre todo la in-
formación así ofrecida será mas árida para el usuario al perder en
matices cualitativos. A este tipo de calidad me refería al principio.
(Vid. láminas 1 y 2).
Se produce lo que se denomina la desarticulación del dato provo-
cada por su salida del contexto, de tal manera que su identificación
no permiten al usuario decidirse por una consulta concreta.
En el caso de que las máquinas sean capaces de reproducirnos en
pantalla todos los documentos, por ahora, su lectura para algunos de
determinadas épocas sólo sera posible a partir del conocimiento de la
Paleografía.
h s ventajas del ordenador están en el almacenamiento en redu-
cido espacio y en la facilidad para recuperación a partir de los índi-
ces y si éstos por el momento ofrecen dificultades para.ser resultado
total del proceso informático habremos de elaborarlos o al menos
prepararlos. Porque no perdamos de vista que si los índices alfabéti-
cos de personas o de lugares no presentan dificultades, sí las tienen
los índices de materias en cuanto que sus voces representativas o
identificadoras de temas hemos de entresacarlas de los resúmenes y
habremos de apoyar, incluso con el ordenador, directa y personal-
mente su elaboración, so pena de obtener resultados poco rigurosos.
Vid. Cap." 15.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACIÓN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS 471

No tenemos cifras suficientes que nos orienten sobre cuantifica-

ción de costos y sobre valoración de horas de trabajo ahorrado a par-
tir de programaciones de informatización documental en España9.
Estos resultados se han limitado hasta este momento a los- índices, en ~~

9. Por orden de aparición:

CARMONA DE LOS SANTOS. M. A.: índices de los protocolos notariales del A.H.P. de
Cádiz, Cádiz, 1977.
L ~ P EGÓMEZ,
Z Pedro; GALLEGO, Oiga: El Catastro del marques de la Ensenada en
Orense y Pontevedra: su mecanización, Boletín de ANABAD, XXVI, 3-4, 1976, págs.
53-63.
RIVAS PLA,María: La mecanización de los protocolos notariales en el Archivo His-
tórico Provincialde Toledo, Boletín de ANABAB, n.O 1, 1977, págs. 3-5.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Mecanización de series documentales: los Cedularios
indianos, «Boletín de Archivos», año 111, n.O 7, enero-marzo, 1980, págs. 39-46.
URDIAIN, M.a del Camino: Sistema de información documental y el Archivo Histó-
rico de la Diputación Foral de Alava: su mecanización, 1 Congreso Nacional de Archi-
veros y Bibliotecarios de Administración Local, Elche, 1981.
RoDRícuEz DE DIEGO,José Luis: Hacia una catalogación y mecanización de un
importante fondo documental: los censos)), Boletín de ANABAD, XXXII, 3, 1982,
págs. 293-306.
MOLINA AVILA, M.a Teresa; CORTÉS ALONSO, Vicenta: Mecanización de protocolos
notariales. Instrucción para su descripción, ANABAD, Madrid, 1984.
CONDEVILLAVERDE, María Luisa: Proyectos de aplicación de sistema.7 mecaniza-
dos de gestión de la información. Archivo Central de Economía y Hacienda, Madrid.
En: Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, 1 1984, Madrid. Comu-
.O,

nicaciones, Madrid: ICYT, 1984, págs. 859-867.

CASADO LISO,Pilar: Organización y descripción del fondo de la extinguida Direc-
ción General de Regiones Devastadas: Ensayo de Mecanización. En: Jornadas Espa-
ñola de Documentación Automatizada, 1 1984, Madrid. Comunicaciones, Madrid:
.O,

ICYT, 1984, págs. 869-880.

VÁZQUEZ DE PARCA, Margarita; La base de datos archivisticos e históricos: hacia el
Sistema Nacional de Información de Archivos, Primeras Jornadas españolas de docu-
mentación automatizada, Madrid, 2 1-22 noviembre, 1984, págs. 849-857.
VÁZQUEZ DE PARCA, Margarita: El P.I.A. Plan de Informatización de Archivos, Co-
municación en el 111 Congreso ANABAD, Cáceres, 1985, «Boletín de ANABAD)),
XXXVI, 1-2, págs. 79-81.
RUBIOMERINO, Pedro: Los expedientes de pruebas de sangre de la Catedral de Se-
villa: sugerencias en torno al tratamiento de su información en el proceso de datos, co-
municación presentada por Pedro Rubio Merino, Boletín de la ANABAD, Vol.
XXXVI, 1-2, 1986, págs. 109-113.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Proyecto de mecanización de las Consultas del Con-
sejo de Indias, Homenaje a Aurelio Tanodib O.E.A., «De Archivos y Archivistas)),
Washington 1987, págs. 85-95: Introducción al Catálogo de las Consultas del Consejo
de Indias, Sevilla, 1987.
412 ANTONIA HEREDIA HERRERA

el caso de los protocolos notariales de Cádiz; la mayoría de los

proyectos no han pasado del planteamiento sin llevarlos a la prácti-
ca; algunos creemos que han partido de unos datos muy aproxima-
dos y su utilidad quedó cuestionadaloaunque está mejorándose y ac-
tualizándose. Recientemente hay experiencias orientadas a la gestión
en la etapa de producción o a la gestión administrativa de un archi-
vo.
Una experiencia positiva ha sido la inventariación de los archivos
parroquiales de la provincia de Albacete: las dificultades aquí han
sido soslayadas fácilmente por cuanto que ni la clasificación, ni la
ordenación, ni incluso la delimitación de la tipología documental
han exigido una elaboración complicada por la uniformidad y sim-
plicidad de la documentación". Hay que reconocer que este es un
caso excepcional que no siempre va a repetirse, porque se ha partido
de unas series prácticamente normalizadas en cuanto a su tipología y
a su información. Pero no perdamos de vista que esto ha exigido una
inventariación previa por el autor.

3. La mecanización aplicada a los archivos. Necesidad de una nor-

malización documental.

Al principio apuntábamos la necesidad de establecer, dentro de

una planificación archivística, el lugar preciso que ha de ocupar la
mecanización que, en ningún caso, podrá adelantarse ya que una
programación prematura, sin tener en cuenta etapas previas y nece-

RIVAS PLA,Mana: Automatización de los instrumentos de descripción de un archi-

vo personal: la correspondencia de Joaquían Costa conservada en el Archivo Histórico
Provincial de Huesca, Boletín de la ANABAD, XXXVIII, 4 (octubre-diciembre 1988,
págs. 541-548.
GARCíA M P E Z , L.: InformatizaciÓn del registro y control de archivo de la Direc-
ción General del Instituto de Salud Carlos 111, GARCíA MPEZ,L.(Documenta Organi-
zación, S. A.). En: Jornadas Españolas de Documentación Automatiza&, 3.a, 24-26
mayo 1990, Palma, «Documat 90», Palma: Universitat de les Illes Balears, 1990, vol.
2, págs. 796-808.
10. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos, Investigación e Informática, ob. cit.,
págs. 71 y ss.
1 1. DíAz GARCíA, Antonio: Archivo Histórico Diocesano de Albacete. Inventario
y microjilm, Albacete, 1985.
 L A INFORMÁTICA Y SU APLJCACI6N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS 473

sarias, puede ser contraproducente y no dar al final los resultados de

eficacia y de ahorro de tiempo que se pretenden conseguir.
Dejamos a un lado los niveles de programaciones nacionales'* o
regionales por entender que entran dentro de lo que designamos en
su momento Administración de Archivos y rozan con motivaciones
políticas en las que no entramos, aunque las mismas no podrán elu-
dir cuestiones y responsabilidades que afectan a los costos, a la ela-
boración del producto de información y a los resultados. De entrada,
existe en nuestro país, y en la mayoría, una ausencia total de unifica-
ción de criterios. Disparidad que afecta a los conceptos y al lenguaje,
a la designación de los instrumentos de descripción, a su elaboración
y a la delimitación de la tipología documental que es la pauta para
llegar a una información seriada. La normalización en todas estas
cuestiones ha de motivar actualmente todo nuestro trabajo, para pre-
paramos para la informatización, como ya dijimos en el capítulo 2.
Esta normalizacion no sólo hay que plantearla cara a nuevos tra-
bajos e instrumentos, sino que ha de afectar con urgencia a la revi-
sión de todos los instrumentos de descripción ya elaborados o edita-
d o ~y 'tal
~ normalización no podrá lograrse sin la formación específi-
ca que requiere un archivero.
A nivel de centros, dentro del esquema archivístico general y si-
tuándonos en un archivo histórico, el ordenador difícilmente habrá
de aplicarse a la clasificación porque nunca podrá sustituir nuestro
12. VAZQLJEZ DE PARGA, Margarita: El Sistema Nacional de Información Docu-
mental, ob. cit. y El PIA. Plan de Informatización de Archivos, ob. cit.
13. La reunión de archiveros hispanos celebrada en Tucson-Washington en junio
de 1986, a instancia de la Southwestem Mission Rosearch Center concluyó con una
propuesta del grupo español «Información para documentar las Américas) que no es
otra cosa que un plan para elaborar una bibliografía de instrumentos de descripción
existentes en los archivos de España e Hispanoamérica, tanto los publicados como los
que permanecen manuscritos o mecanografiados mediante una ficha normalizada con
el propósito de:
- Que nos acerque a estos instrumentos, ya que muchos de ellos por su título no
nos dan idea de lo que son.
- Que nos dé a conocer si su estado de elaboración permite la informatización.
- Que nos vislumbre también los vacíos instrumentales existentes para tratar de
salvarlos.
(Vid. proyecto de ficha normalizada para hacer dicha bibliografía). Su realiza-
ción será un instrumento de trabajo decisivo en las programaciones informáticas
que se proyecten en los archivos de documentación hispana.
414 ANTONIA HEREDIA HERRERA

trabajo y por lo tanto tampoco habitualmente será conveniente, por

su dificultad, en la inventariación, sí en la indización de dicho in-
ventario; su uso sí habrá de tenerse en cuenta en la ordenación de las
series y en la catalogación, pero siempre con la limitación que supo-
ne el axioma de que no todos los documentos precisan catalogación
y por lo tanto tampoco deberán informatizarse, al menos hasta esa
pormenorización. Hay otras operaciones auxiliares como la copia
mecanográfica que puede hacerse directamente al introducir la infor-
mación o como la impresión que sí pueden ser obra de las máquinas.
Actualmente en U.S.A. dentro de la aplicación del disco Óptico a
programas informáticos en los archivos se está partiendo de los ins-
trumentos de descripción (dnding aids») mecanografiados existentes
para acceder a la información utilizando el disco Ópticol4. Es éste,
como sabemos, un sistema revolucionario que reproduce directa y
totalmente la copia mecanográfica almacenándola. A partir de aquí
la recuperación de la información se hace inmediata y en pantalla,
sin necesidad de elaborar índices, ya que todas las palabras, incluso
las voces y términos vacíos quedan registrados y dispuestos para re-
cuperar.
Con ser mucho este sistema revolucionario que promete avanzar
rápidamente hacia nuevas posibilidades lo que por momento no per-
mite es la recuperación inmediata de la información, aunque sí su
reproducción en pantalla, de documentos paleográficos sin la des-
cripción y sin la elaboración previa de índices y referencias.
Esta limitación que para Estados Unidos no tiene excesiva im-
portancia por la ausencia de documentos remotos, es preciso tenerla
en cuenta en un país como el nuestro donde la antigüedad de nuestro
Patrimonio documental reúne determinadas circunstancias de sopor-
tes y escritura.
14. El disco Óptico se estaba utilizando como proyecto piloto desde 1982 en la
Biblioteca del Congreso con el fin fundamental de conservar y almacenar la documen-
tación con ventajas superiores al microfilm, ya que su duración se estimaba entonces
como indefinida y su capacidad de almacenamiento mayor (iOO.000 imágenes y aún
mucho más, por disco) con un acceso inmediato a la información. Otras ventajas del
disco óptico siguen siendo mejora de imagen, en la reproducción y que no daña al do-
cumento. Ahora bien, esta mejora puede llegar hasta el extremo de suprimir manchas,
reactivar tintas desvaídas, pero con el riesgo de hacer perder las señas de identidad del
documento en su estado actual. Algo más. El contenido de los discos se puede transfe-
rir a otros discos, sin perder en absoluto calidad frente al microfilm que va perdiéndola
con las copias.
 LA INFORMATICA Y S U APLlCACIdN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HlST6rUCOS 475

Tanto para un archivo histórico como para uno administrativo,

la informatización es posible pero conveniente a partir de la norma-
lización en los aspectos de gestión y de tratamiento de los documen-
tos, sin apartarse de los principios fundamentales que rigen a la Ar-
chivística.

4. Etapas de un plan informatizado de catalogación (elección de se-

ries, valoración y estudio de la tipología, doble elaboración del
programa, opciones).
'
El procesamiento de documentos de series históricas (cronológica
o alfabética o por temas) requiere inicialmente la colaboración del
archivero y del informático -de cuya labor coordinada nacerá la pro-
gramación- y por Último la presencia y uso del ordenador.
En un primer momento habrán de seleccionarse las series a me-
canizar tras una valoración jerárquica: las series con información
más substancial y más general que puedan interesar a mayor número
de usuarios habrán de preferirse a las de temática puntual, concreta
y localizada.
El archivero habrá de contar de entrada con el conocimiento a
fondo de la serie documental en cuestión: su tipologia, sus caracterís-
ticas diplomáticas y jurídicas, su génesis, su tramitación administra-
tiva y la información que puede ofrecer.
Ya planteamos /Cfr. cap.OS2, 5 y 141 los problemas que la ausen-
cia de estudios tipológicos ocasiona y que el archivero ha de afron-
tar. Analizada la tipología podrán inmediatamente establecerse cuá-
les son los datos fundamentales a reseñar de acuerdo con aquélla.
Habrá de elaborarse un programa por el archivero en el que ma-
terializará y propondrá, de acuerdo con el estudio realizado sobre la
serie, lo que quiere obtener del ordenador y el informático facilitará
la manera de hacerlo para lograr dichos resultados. No olvidemos
que el archivero no tiene por qué ser técnico en informática y la pro-
gramación en esta línea corresponde a éste Último. No todos los
equipos reúnen condiciones idóneas para todos los programas. Cada
uno de éstos y de acuerdo con su amplitud requerirá uno u otro or-
denador y sistemas y son los expertos en informática quienes han de
determinar estos cauces y necesidades. Aunque éstos Últimos opinan
476 ANTONIA HEREDIA HERRERA

que el archivero ha de contar con una formación que les permita «te-
ner criterio para evaluar los programas existentes y poder decidir
acertadamente si son utilizables o no, ante cada problema; en caso
de que haya que desarrollar programas específicos, aprender a di-
mensionar la necesidad del equipo, elegir con criterios acertados ante
una oferta de servicios»15.
Dos opciones se ofrecen, según lo que llevamos expuesto, al po-
ner en marcha una programación de catalogación informática:

- análisis por sustitución, mediante descriptores.

- análisis por condensación, mediante resúmenes de contenido.
En uno y otro caso el estudio y determinación de la tipología
-que no es obra del ordenador- se hacen prioritarios.
Tanto si se elije una y otra, lo que hay que tener claro es que esta
elaboración del «producto» que ha de introducirse en el ordenador
corresponde al archivero. Ahora bien, de las dos alternativas ¿cuál es
la más conveniente?
Una vez más no podemos decidir arbitrariamente y la documen-
tación será la que nos imponga el criterio a adoptar si sabemos pre-
guntarle. Existen series (licencias de pasajeros a Indias, relaciones de
méritos y servicios, expedientes personales, expedientes de pruebas
de sangre), -gran parte de las que requieren una ordenación onomás-
tica- cuya información puede normalizarse mediante descriptores y
datos concretos referidos a las cláusulas diplomáticas.
Existen sin embargo otras (disposiciones, consultas, correspon-
dencia, etc.) de contenido informativo muy variado y extenso que al
tratar de materializarlo por medio del corsé de una ficha normaliza-
da, sólo con descriptores, puede suponer pérdida de la calidad infor-
mativa y en cambio su vaciado no suponer ahorro notable de tiempo
que justifique esta forma de ofrecer la información. En este caso ha-
brá de cuestionarse seriamente si la utilización del ordenador habrá
de partir después de la elaboración de la ficha manual aunque nor-
malizada, en cuyo caso la copia mecanográfica de estas fichas ma-

AVILA,
15. MOLINA M."Teresa, El archivero en la sociedad informatizada, ob. cit.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACIÓN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATTVOS E HISTÓRICOS 411

nuales, la ordenación de las mismas y la indización sí serán ya obra

de la máquina, sin olvidar en este último aspecto el apoyo por medio
de tesauros relativos a las materias que en este caso habremos de
aportar.
Todos los documentos de las series, es posible y en ello estamos,
podrán adecuarse a una ficha única que contemple todos los elemen-
tos indispensables expuestos en su momento para la catalogación en
la que no estén exentos los referidos a la tipología y a su resumen ex-
tractado.
La última etapa de la informatización en un tercer nivel de des-
cripción corresponde a los índices. Ni siquiera en esta fase podemos
dejar de apoyar al ordenador para obtener unos buenos resultados.
La mayoría de las veces las máquinas en el mercado no van mas allá
de una ordenación alfabética rigurosa que puede aceptarse en el caso
de términos simples, pero cuando intervienen expresiones cumpues-
tas para identificar un concepto, la alfabetización puede trastocar un
orden más conveniente, derivado de la agrupación jerárquica.
En esta línea me remito a todo lo dicho en el epígrafe de los len-
guajes documentales en el capítulo 15.
Llegados a este punto entramos en el tema de la difusión del tra-
bajo realizado. En el estado actual de los archivos, me refiero sobre
todo a los españoles y a los de los países hispanoamericanos, donde
no existe una estructura que permita la llegada de la información a
terminales próximas no podemos eludir por ahora la edición en for-
matos tradicionales de libros aunque con ayuda de la impresión rea-
lizada automáticamente. No dudamos que esta situación de hoy en
breve espacio de tiempo sea algo inconcebible.
Mis planteamientos como archivera tienen, sin embargo, que
confrontarse con los informáticos que defienden totalmente la auto-
matización de los archivos, señalando como determinantes de su éxi-
to los siguientes factores:
- La formación de los archiveros e r cuanto a las posibilidades
que brinda la Informática,
- Tratar de diseñar los proyectos conjuntamente con todos aque-
llos centros que tengan planteada la misma problemática.
- Acudir a servicios de consultores externos.
478 ANTONiA HEREDIA HERRERA

- Elegir adecuadamente entre los programas existentes.

- Evaluar los resultados.
- Hacer un correcto mantenimiento de las aplicaciones.
- No considerar el archivo como una isla, sino como un subsiste-
ma del sistema total de informaciónI6.

5. Historia de la Automatización documental.

El retraso de la incorporación de los archivos a la Informática se

ha justificado y explicado por el conservadurismo de los archiveros y
por los limitados recursos de las instituciones archivísticas. Yo aña-
diría: más que por la específica naturaleza de los archivos y de los
documentos, por el estado de desorganización de muchos de los de-
pósitos en la actualidad.
La preocupación por incorporar los documentos al campo de la
Informática está plasmada hoy en la utilización de las siglas TAD
para designar a las técnicas de tratamiento automatizado de datos a
la Archivística.
El Consejo Internacional de Archivos viene trabajando desde
hace quince años en el tema a través de un Comité de Informatical'
que organiza reuniones, seminarios y publica trabajos orientativos.
Aunque el tema de la automatización fue incluido en la Agenda del
Congreso Internacional de Archivos celebrado en Bruselas en 1964
no tuvo aceptación a excepción del NARSI8 de U.S.A. y al año si-
guiente también fue tema de la Conferencia Internacional de la Ta-
ble Ronde. Se concluyó allí su utilización exclusiva para la indiza-
ción, pero no se planificó ningún sistema e incluso se rechazaron
como documentos de archivo a las cintas magnéticas y a las tarjetas
perforadas. También fue Estados Unidos el país que defendió la au-
tomatización partiendo de una experiencia iniciada sobre sus cien
millones de expedientes personales.

16. MOLINA AVILA, M."Teresa: ob. cit.

17. Está presidido por M. H. Fishbein del National Archives and Records Servi-
ce (NARS) de Washington.
18. FISHBEIN, Meyer H.: La Automatización de Archivos: historia sumaria.
«ADPA», 1981, vol. 3, n.O 3, págs. 9-13.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACIÓN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS 479

Desde ‘entonces a 197 1 la situación cambió: Robert Henry Bau-

tier, profesor de 1’Ecole de Chartes, previó el establecimiento de ban-
cos de datos centralizados, los Archivos Nacionales suecos se incor-
poraron decididamente a las nuevas técnicas y los Archivos Nacio-
nales de Canadá y de otros países mostraron su interés por el tema.
Esta actitud se vio favorecida por la demanda de los historiadores a
acceder a los datos de documentos en soporte informático. Australia,
Bélgica, Canadá, Dinamarca, Finlandia, Francia, Italia, Noruega,
Polonia y Rumania empiezan a planificar programas.
En 1972, en el Congreso Internacional del CIA, celebrado en
Moscú, se dedicó una sesión a la automatización y fue tema de una
reunión anterior en Spoleto (Italia). Se acordó la conveniencia de
publicar una revista, el establecimiento de un sistema de correspon-
dencia para poder compartir experiencias, la recopilación de una bi-
bliografía sobre automatización. Los archivos en soporte informático
quedaron aceptados como documentos de archivos.
A partir de aquí las experiencias proliferan y aparecen nuevos
sistemas aplicados a la automatización documental. En 1980, el CIA
preparó un Seminario dirigido a los países en vías de desarrollo con
una asistencia considerable. La difusión de sus inquietudes y las
aportaciones de los profesionales de todo el mundo en la materia se
está llevando a cabo a través de un boletín, ADPA, editado en fran-
cés, inglés y españolI9, que además está publicando algunos manua-
les sobre el tema’O.

6. Programas documentales automatizados en diferentes países.

Veamos ahora las programaciones en marcha para tratar de acer-

carnos a sus resultados, tratando siempre de delimitar esos dos nive-
les marcados y seguidos a lo largo de este, Manual entre la teoría y la
práctica.

19. La edición española se hace a través del Centro de Información Documental

del Ministerio de Cultura.
20. FimEih. Meyer H.: Guidelines for Adrninistering [?f’Machine-redeahLArchi-
ves3«ADPA», 198 1.
AKAD.A,; Oi.s~-v. M. E.: An Introduction to Archiva1 Automation, «ADPA», 1981.
480 ANTONIA HEREDlA HERRERA

En Estados Unidos existían dos sistemas costosos, el SPINDEX

para los Archivos Nacionales y el SELGEM puesto en marcha por la
Smithsonian Institution. Actualmente el sistema MARC para los Ar- ,
chives and Records Management, está siendo recomendado por su
economía, para todos los archivos del país2'. Actualmente en los Na-
tional Archives y en el Museo del Aire y el Espacio de la Smithso-
nian se está llevando a cabo un programa de aplicación del Disco
óptico del que ya hemos hablado.
En Bélgica la informática aplicada a los documentos está mate-
rializándose en la elaboración de Bancos de datos archivísticos que
parten de una relación acumulativa de datos obtenida, en primer lu-
gar, de las listas de voces onomásticas y de materias contenidas en
los inventarios existentes y en segundo lugar de las listas de los títu-
los de los inventarios22editados en el país..
Una observación, con miras a acercarnos a los resultados. Desco-
nozco el rigor de los «inventarias» belgas, que pueden englobar tanto
inventarios como catálogos, pero es posible que existan diferencias
entre los más remotos y los más recientes en cuanto a las exigencias
archivísticas actuales. Sólo me pregunto ¿Se han revisado los remo-
tos?, porque los que nos hablan del proyecto no especifican esta cir-
cunstancia. En cuanto a las listas de inventarios responden plena-
mente a una relación bibliográfica que no ofrece problemas ya que
su tratamiento es el de los libros.
La aplicación de los ordenadores en 1nglater1-a~~ se inicia en
1976, aunque las programaciones llegan a ser realmente importantes
a partir de 1980, cara a la indización y a la gestión archivística. Los
sistemas aplicados son numerosos. Para la documentación antigua,
en bastantes casos se ha tomado la decisión de usar el ordenador
para elaborar listas que reflejen lo que se produjo manualmente, in-
tentando lograr una normalización de datos satisfactoria.

2 1 . KESNER, Richard M.; HURST, Don: ob. cit.

22. PIEYNS, Jean: Un banco de datos archivísticos e históricos: relación acumula-
tiva de los inventarios de archivos belgas, «ADPA», vol. 3, n.O 2, págs. 2 1-37.
23. BARTLE.Rachel; COOK,Michael: Aplicaciones del ordenador en los archivos:
una panorámica, «ADPA», 1982-83, &ms. 1-2, págs. 9-22.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACI6N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATTVOS E HISTÓRICOS 481

En Francia24son varios los sistemas aplicados. Para el vaciado de

protocolos notariales parisinos se ha utilizado el MINOTAURE. Se
ha aplicado al año 175 1 y se ha partido de ((60.000 análisis», enten-
demos que de escrituras. De 1972 a 1977 ha durado el trabajo y los
resultados se han plasmado en cuatro «inventarias» editados: una lis-
ta cronológica, la relación de los tipos de escrituras registradas, un
índice de nombres de personas y un índice de profesiones. Actual-
mente el programa se está introduciendo en protocolos de provin-
cias. Hay un dato que desconocemos, las personas que han hecho
esos 60.000 análisis y el volumen de horas empleado. El ARCADE
es el sistema que está siendo utilizado para fondos de encargos, com-
pras y adjudicaciones de obras de Arte. Para los expedientes de ar-
chivos comunales se está aplicando el SERAC, pero limitándolos a
un período desde la Revolución a la Segunda Guerra Mundial
(1 790- 186 1) y ciñéndolos a sólo dos series (delimitaciones de comu-
nas y servicio comunal). La publicación de los resultados siempre en
forma de listados. En Grenoble, para los archivos municipales, exis-
ten otras experiencias.
En México conocemos el proyecto iniciado en 1980 para infor-
matizar los protocolos notariales del Distrito Federal, conservados
en el Archivo General de la Nación de los años 1829, 1847 y 187525.
Para los que creen que el ordenador soluciona Gdo,conv%ne ad-
vertir, observando lo que se está realizando en otros países, que exis-
te una evidente limitación (períodos cronológicos, series) y los resul-
tados son por el momento también limitados.
Hay algo más, que ya he comentado al principio, hay que tener
delimitadas las series y esto implica clasificación e inventariación.
Esas dos series de los archivos comunales de Francia tienen que estar
claramente determinadas, definidas y localizadas para introducir su
información en el ordenador. No sé hasta dónde esos archivos esta-
rán mejor organizados que nuestros archivos locales, pero por lo que
respecta a los españoles me consta que en muchos de éstos, grupos

24. CLUOLAS, Iván: Los instrumentos de búsqueda documental realizados por

medio de la Informática en los Archivos de Francia, «ADPA», vol. 3 , n.O 2, pags.
51-53.
25. POTASH, Robert A.: Guía Computarizada de Fondos Notariales, «Anuario
Interamericano de Archivos», vol. IX-X, CIDA, Córdoba, 1982-83, págs. 17-30.
482 ANTONIA HEREDIA HERRERA

tan claros, tan evidentes, como los del Catastro del marqués de la
.Ensenada habría que empezar a localizarlos en el amontonamiento
de documentación que constituye su fondo.
Aun a riesgo de ser reiterativa no dejo de decir que hay que traba-
jar mucho antes de emplear el ordenador, sobre todo por lo que res-
pecta a los archivos históricos, y algo más, el trabajo con ordenado-
res nos exigirá mayor rigor y precisión que realizado manualmente.
Jean Pieyns insiste en que «sin buena corrección, no hay buen fi-
chero», al hablar de los bancos de datos belgas. Yo diría mejor: sin
buena elaboración inicial el fichero o el resultado obtenido será en-
deble, insuficiente e incluso inútil. No es bueno que nos engañemos
ni con la utilización de los ordenadores ni con todo lo publicado
acerca de las realizaciones que se están llevando a cabo, que hasta la
fecha están partiendo de situaciones óptimas de los fondos históricos,
que no suelen ser las habituales, o bien partiendo de realidades ac-
tuales en donde el ordenador es ya un instrumento en la producción
documental. Puede ser peligroso en materia de automatización no
tratar de conjugar los planteamientos teóricos con los prácticos. Y en
esta segunda parte juega un papel muy importante la formación de
los archiveros26.
En España, aunque ya he hecho alguna alusión general, se ha ini-
ciado la incorporación a la Informática por medio de cursos de ini-
ciación cuyas primeras manifestaciones se encuentran al introducir
esta materia, en 1976, en los Cursos de la O.E.A. celebrados en Es-
~ a ñ aOtros
~ ~ .cursillos se organizaron pronto para profesionales por
el Ministerio de Cultura y por el Instituto de Estudios de Adminis-
tración Local. En los cursos de Archivística para postgraduados, ini-
en~ ~1984-85 en Sevilla, la Informática es asignatura dictada
C I ~ U C
a lo largo de toda la la duración de dicho curso. Otros cursos tam-
bién la han incorporado a su programa de formación. Actualmen-
te, en cuanto a la aplicación, hay dos proyectos a nivel nacional,
amén de algunas experiencias a nivel de instituciones o de series es-

26. CORTÉS ALONSO, Vicenta: Diez años de cooperación archivística iberoameri-

cana, Madrid, 1985, pág. 30.
21. HEREDIA HERRERA, Antonia: El disco óptico y los archivos, «Boletín de ANA-
BADw,XXXVII, 3, 1987, págs. 355-359.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICACidN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS 483

pecíficas28.Los dos proyectos primeros son el Sistema Nacional de

Información del Patrimonio Documental que utiliza el STAIRS y
cuyos resultados se están traduciendo en terminales (puntos de infor-
mación cultural) actualizados continuamente. El segundo proyecto
es el Plan de Informatización de Archivos (PIA) que está iniciándose
y cuya aplicación va a hacerse como experiencia piloto en el Archi-
vo General de Indias, cara a la conmemoración del V Centenario del
Descubrimiento de América.
N o faltan otras experiencias referidas a las fuentes y a la biblio-
grafía en bancos de datos elaborados por el Ministerio de Cultura:
BARC (Bibliografía de archivos); G U F ü (Guía de Fuentes para la
Historia de España e Italia).

7. Algunas consideraciones en torno al tema.

La informática, al no afectar a la esencia de la Archivística, es

sólo un accidente. Un «buen accidente» si se sabe aprovechar. Y en
esta línea, al ordenador no podemos magnificar10 por cuanto es sólo
un instrumento y dependerá del buen o mal uso que de él hagamos,
si merecerá la pena su incorporación al archivo. Su utilidad depen-
derá de nosotros. Si no lo sabemos utilizar se volverá en contra nues-
tra. De aquí que los procedimientos tradicionales y manuales de des-
cripción y recuperación serán más productivos que una aplicación
informática mal dirigida.

28. Protocolos notariales, promocionada su elaboración a través de las Becas

ANABAD (Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos y Docu-
mentalistas).
Las Consultas del Consejo de Indias, cuya catalogación y actual informatización
entra en los planes conmemorativos de la Diputación Provincial de Sevilla cara al V
Centenario del Descubrimiento.
La cartografía americana existente en los archivos españoles está también encua-
drada dentro de un proyecto de informatización promovido en 1985 por el director del
Instituto Geográfico Nacional.
Cfr. LÓPEZ.Pedro; G A L L t C ; o . Olga: drchivos y Documentación, Terceras Jornadas
de Documentación Automatizada. Baleares, 1990, págs. 268 y ss.
484 ANTONIA HEREDIA HERRERA

El peligro de los ordenadores puede estar en que la preocupación

por los «medios» nos haga perder de vista los «fines». En estos años
de introducción de la Informática a los archivos nos hemos dejado
pisar el terreno, llevados por un «snobismo» mal asimilado, que ha
conducido a algunos a una actitud de sumisión y vasallaje y a una re-
nuncia de nuestros signos de identidad.
Los ordenadores no pueden ser voraces «ingenios» que simple-
mente traguen información. No faltan, incluso, los ejemplos de in-
frautilización cuando quedan reducidos al de meras máquinas de es-
cribir.
La aparición en escena del ordenador exige cuantificación y valo-
ración del servicio ofrecido que ha de medirse en el output y no en el
input. Su uso se justifica por el volumen de docuniaios y por la de-
manda de recuperación. De aquí que en algunos archivos pequeños,
la correlación de servicio con la demanda no necesite de otros me-
dios que los manuales, por cuanto la informatización no va a ofrecer
resultados superiores a esta confrontación.
Las soluciones informáticas al partir de una normalización re-
quieren un trabajo previo, con criterios archivísticos sobre organiza-
ción y descripción, sobre todo cuando se parte de situaciones extre-
mas que son las habituales.
La búsqueda de estas soluciones han de llevamos al abandono de
proyectos parciales para ir a uno general.
Hemos comprobado que las experiencias y con ellas la exhibicio-
nes de las empresas informáticas, en el campo de los archivos, revis-
ten un conjunto de circunstancias que conviene considerar:
- sus objetivos, en los más de los casos, son los bancos de datos y
no olvidemos que en un archivo los bancos de datos serán algo
adicional, consecuencia de nuestro trabajo, pero no un fin en sí
mismos. De aquí que la recuperación de la información la
planteen a partir de datos concretos. Un archivo no es un Cen-
tro de Documentación, ni una biblioteca porque no es una co-
lección. Su método Q diferente.
- sus programas van encaminados preferentemente a los archivos
de gestión, escasamente a los centrales y menos aún a los histó-
ricos.
 LA INFORMÁTICA Y SU APLICAC16N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HIST6RICOS 485

- su planteamineto de trabajo lo enfocan hacia una documenta-

ción reciente y normalizada, de aquí que los ejemplos aporta-
dos incidan en las pólizas de riesgo, en las fichas de clientes de
una entidad bancaria, en los registros de enfermos de un hospi-
tal. Pocos descienden a los expedientes, dificilmente a los más
complicados o complejos.

La iniciativa del diálogo -que se presenta como obligatorie ha

de partir de los archiveros, pero poco tendrán que decir si no se
plantean como prioritaria la normalización en la que suficientemen-
te hemos insistido.
Entre los. proyectes inmediatos hace falta un diseño de descrip-
ción documental, Única para cada nivel de descripción.
Los archiveros no pueden estar en contra, sino a favor de las nue-
vas tecnologías, pero sin renunciar a sus principios y criterios archi-
vísticos que no son caprichosos, ni gratuitos.
En este sentido, una colega francesa reconocía recientemente que
«seduits par les inmenses posibilités offertes -se refería al disco ópti-
co-, certaines responsables peuvent les imposer aux archives sans
avoir suffisament associé I'archiviste a cette decisión».
486 ANTONlA HEREDIA HERRERA

~ _ _ _ CUMPLIMENTADO POR: D. V. z.

Indiferente

~ JuntaAutor
Gueqa ~
1
1
t i p o ~ ~ ~ m e n t a6l 3
Data crónica
--A1
1603
9Anexos
3 ~

CONTENIDO:

10 Onomásticos 11 Topónimos 12 Descriptores

Mar del Sur Navegación
Terrenate
Filipinas

-n.O 1093 -
1603, 3 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la navegación en la Mar del Sur y la recuperación de Te-
rrenate en las Filipinas.
R: «con brebedad resolueré la consulta que trata de la recupera-
ción de Terrenate)).
2.f.
Acomp.: - Copia de una carta de Andrés Hurtado de Mendoza al gobernador
de Eilipinas don Pedro de Axcuiia, 1 mayo 1602,2.f.
- Cartadel gobernador de Filipinas a S. M., Manila 26 setiembre
1602,16f.
- Relación de lo que ocurrió en la nao capitana Espiritu Santo, 26 ju-
lio 1602,3f.
Indif. Gral. 1866.

Lám. 1. Ejemplos de descripción de un mismo documento.

 LA INFORMATICA Y SU APLICAC16N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTdRlCOS 487

$. N a b r c del Archivo 3. Pii. u. C i h d

,,. Dsscriptorcs

iám. 2. Modelo de ficha normalizada para una bibliografía de instrumentos de des-

cripción.
 CAPÍTULO 19
SERVICIO DE LOS ARCHIVOS: EL ACCESO O CONSULTA
DE LOS DOCUMENTOS Y s u D I F U S I ~ N

1 . Derecho y restricciones a la comunicación documental.

2. Formas de la comunicación.
2.1. Comunicación del documento.
2.1.1. Consulta directa.
2.1.2. Copias, certificaciones.
2.1.3. Exposiciones y actividades culturales.
2.2. Comunicación de la información.
3. Observaciones sobre la comunicación documental.
4. La formación de usuarios.
5. La legislación española y el acceso a los documentos de archivo.
6. Bibliografía.
1. Derecho y restricciones a la comunicación documental.

Los documentos nacen por fines prácticos, administrativos y jurí-

dicos propios de la persona física o jurídica que los genera. Su con-
servación y organización en archivos no tiene más razón que el ser-
vicio de los documentos mediante su comunicación. Pero los hay
cuyo contenido no es del dominio público durante un período de
tiempo (expediente de un proyecto de defensa), mientras que otros
necesitan de su difusión inmediata (leyes). Independientemente de
estas circunstancias, la función de servicio que lleva implícita la pro-
fesión de archivero («Sic vos non nobiw, es su lema) les es trasmitida
por los documentos que conllevan el derecho a su consulta y su faci-
litación ha de hacerse por dichos profesionales.
Esta consulta, sin embargo, hay que regularla precisamente por la
naturaleza de los testimonios escritos, según hemos visto antes.
Volviéndonos a situar en el esquema de una programación archi-
vística (Cfr. capítulo 7) y dentro de la función de ,servicio que ha de
llevarse a efecto, fundamentalmente,a través de la elaboración de los
instrumentos de descripción, como medio más adecuado para facili-
tar el acceso a los documentos y a su información -a la que nos he-
mos referido en capítulos anteriores- no podemos terminar sin anali-
zar las variantes y modalidades de esta comunicación de los docu-
mentos a los que los requieran y la difusión y divulgación de los mis-
mos con fines educativos y culturales.
L a existencia y valoración de la consulta de los archivos ha ido
evolucionando a lo largo de la historia de éstos. El acceso a los depó-
sitos antiguos y patrimoniales no existía (egipcios, sumerios). En el
‘período imperial romano, el principio de la (dides pública) del do-
cumento conservado en archivos públicos determina la normalidad
de la consulta con finesjurídicos.
492 ANTONIA HEREDIA H E R R E R ~

La creación del primer archivo general en España, Simancas

(1543), no llevó aparejada la libre consulta de los documentos en él
contenidos. Se facilitaban copias a los administrados, pero sólo eso,
ya que el acceso sólo era posible a la Administración y sólo en algu-
nos casos para los historiadores oficiales. La corriente general que
lleva a la consulta libre nace a partir de la Revolución Francesa que
en la ley de 1794 declara el derecho de los ciudadanos a la comuni-
cación documental, sometida sin embargo a reglamentaciones por
plazos de comunicabilidad que variarán de unos países a otros.
Pero es en el transcurso del XIX al XX, como nos dice Pilar Se-
rral, cuando va produciéndose una liberalización de los archivos
frente al habitual carácter secreto que gozaban. En España se abren a
la investigación en 1844 por Real Orden de Isabel 11 de 20 de abril.
El proceso va llegando a su fin en 1945 al poner a disposición de los
estudiosos por parte de los países vencedores los documentos alema-
nes del Tercer Reich.
El Consejo Internacional de Archivos desde su creación en 1948,
establece entre sus objetivos la lucha por esta liberalización y la de-
fensa y acuerdos adoptados en Washington en 1966 y en el VI Con-
greso Internacional, en Madrid en 1968, así lo atestiguan. La Unesco
en todo momento ha apoyado esta postura.
La realidad es que la consulta en los archivos -considerada como
un derecho de los ciudadanos-2 ha aumentado considerablemente.
Jean Favier en su informe sobre la actividad de los archivos fran-
ceses en 198 1 da la cifra de 204.609 consultas, que supone un claro
despegue respecto del año 1955 en que las consultas ascendieron a
9.600. En España, en 1973, las consultas directas en la sala de inves-
tigación fueron de 165.3583. Datos más recientes apuntan por un au-

1. SERRA NAVARRO, Pilar: Los Archivos y el acceso a la documentación, Minis-

terio de Cultura. Madrid, 1980. Este libro constituye un auténtico Manual sobre la
materia.
2. En España, indirectamente, así está expresado en el art.O 44 de la Constitu-
ción española, donde dice que dos poderes públicos promoverán y tutelarán el acceso
a la cultura, a la que todos tienen derecho» limitado sin embargo por el art.O 18,I) en
el que se dice que «se garantizará el derecho al honor, a la intimidad personal y fami-
liar y a la propia imagen».
3. CORTÉS ALONSO, Vicenta: Los Archivos y la Investigación, «Boletín de ANA-
BADn, Madrid, 28,3, 1978, págs. 3-31.
 SERVICIO DE LDS ARCHIVOS 493

mento considerable de estas cifras. Así, para 1978, en los archivos

estatales las consultas fueron de 273.5074.
Las condiciones de acceso tienen, como hemos dicho al princi-
pio, ciertas limitaciones, bien en relación con la seguridad del Esta-
do, bien con la privacidad de los ciudadanos o bien con el secreto le-
gítimo que algunos documentos requieren.
De 30 a 50 años es el plazo de acceso habitual en la mayoría de
los países: 50 años en Francia e Italia, 35 en Hungría y Suiza, 30 en
Inglaterra y Canadá, 25 en Malasia, Noruega y Nueva Zelanda. No
existe limitación general en Estados Unidos, Rusia, Finlandia y Sue-
cia, pero en estos países son numerosas las listas de asuntos reserva-
dos. En USA la ley de libertad de información -Freedmor of Infor-
mation-, a partir de su reforma con ocasión del caso Watergate, re-
conoce el derecho a consultar documentos públicos clasificados, lo
que no le impide ser una regulación muy cuestionada. Los plazos
más rígidos llegan a íos cien años.
La Unesco, en su continua actitud de ofrecer soluciones homogé-
neas, presentó en 1971 un proyecto en el que se fijaba el plazo de 25
años, con excepción de los fondos de Defensa y Asuntos Exteriores,
de la documentación judicial y de la relativa a la vida privada de los
ciudadanos.
En el coloquio celebrado en Madrid sobre «Los Archivos para la
Historia del siglo XX» los participantes han defendido un mayor
acercamiento a la información contenida en los depósitos5 precisan-
do, delimitando y reduciendo a la Única limitación que nuestra
Constitución establece «en los que afecte a la seguridad y defensa del
Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas).
Últimamente Michel Duchein6 ha resumido los principales con-
flictos sobre el tema, generados por una parte en el derecho a la ac-

4. Los Archivos dependientes de la Dirección General del Patrimonio Artístico.

Archivos y Museos, 1978, «Boletín de Archivos» Ministerio de Cultura, Madrid, mas
4-6, enero-diciembre, 1979, págs. 98-99.
5. SALASLARRAZABAL, Ramón: El acceso a los archivos, «Boletín de Archivos»,
Ministerio de Cultura, núms. 4 - 6, enero-diciembre, 1979, págs. 65-67.
6. DUCHEIN, Michel: Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y a
la transferenciade la información conservada en los archivos, un estudio RAMP. Pro-
grama General de Informacióny UNISIST, París, 1983,53 págs.
494 ANTONIA HEREDIA HERRERA

cesibilidad y por otra, en el derecho a la privacidad, evidenciando los

obstáculos de orden jurídico y práctico.
En efecto, el acceso ha sido un derecho ganado en el transcurso
del tiempo, dejando de ser un privilegio de los que tienen el poder
político, para convertirse primero en derecho de historiadores y más
tarde de cualquier ciudadano. Dicho acceso responde a un derecho
democrático a la libre información que el ciudadano tiene. Sin em-
bargo, este derecho no asegura el acceso a todos los documentos.
Existen limitaciones que se oponen a él.
Los obstáculos que marcan estas limitaciones pueden ser de dos
clases:
a) Obstáculos legales o jurídicos:
- La necesidad de proteger la seguridad del Estado y sus rela-
ciones multilaterales.
- El derecho al respeto a la vida privada.
- La propiedad intelectual.
- El secreto industrial y comercial.
- El derecho de los dueños de archivos a la libre utilización de
un bien personal.
b) Obstáculos de orden práctico:
- Necesidad de tomar medidas para la conservación de los do-
cumentos para evitar su excesiva manipulación.
- Limitación de los medios económicos y de personal para
multiplicar copias con el fin de proteger el original.
- Dificultad de conocimiento de los documentos por falta de
instrumentos descriptivos adecuados o por no estar publica-
dos y difundidos.
- Dificultad de servicios y equipamiento de los archivos (salas
de lectura, vigilancia, horarios, etc.).
- Dificultades específicas como la inexistencia de máquinas
lectoras para documentos audiovisuales o informatizados.
- Insuficiencia de locales y de depósitos.
- Desorganización d s los fondos.
La existencia de estas excepciones y obstáculos determinan la re-
gulación de los plazos de comunicabilidad en razón de los mismos.
 SERVICIO DE LOS ARCHiVOS 495

2. Formas de la comunicación.

El acceso o consulta de los documentos en los archivos adopta di-

versas formas’.

Comunicación del documento:

Ofreciendo directamente el documento al usuario (administra-
ción o investigador).
Mediante copias o certificaciones del documento en su totalidad
o en parte.
Exposiciones.

Comunicación de la información.
Comunicación del contenido de los documentos o de su referen-
cia por medio de los instrumentos de descripción, de consultas a dis-
tancia, búsquedas o localizaciones.
Analicemos cada una de ellas.

2.1. Comunicación del documento.

2.1.1, Consulta directa.
Esta, en un archivo administrativo, se hace entregando a la de-
pendencia el documento o expediente solicitado, en calidad de prés-
tamo, para su devolución y reintegro posterior. En un archivo histó-
rico la entrega al estudioso de la documentación solicitada se hace en
la sala de investigación. En este Último caso el servicio se suele hacer
de una unidad de instalación completa (libro o legajo) o bien de un
documento o expediente suelto.

7. Otra cosa distinta es el acceso material a los locales de archivos que suelen
estar vigilados tanto en la entrada al edificio como en la sala de investigación. El acce-
so a esta última suele estar regulado mediante la expedición de tarjetas personales que
no conllevan excesivos trámites y que sólo defienden que el uso de los documentos se
haga por personas capacitadas para ello en aras de su conservación. ia práctica de
unos países a otros varía, sin excesivos cambios.
4% ANTONIA HEñEDlA HERRERA

Si los préstamos son habituales en los archivos administrativos,

suelen ser excepcionales en los históricos y cuando se realizan son
siempre con ocasión de exposiciones nacionales o internacionales
que requieren permisos y garantías especiales para la salida del ar-
chivo.
En uno u otro de los dos primeros casos los solicitantes han de
formalizar su pedido mediante papeletas en las que indiquen datos
personales, fecha y signatura del documento o legajo solicitado que
podrán conocer por medio del ejemplar de hojas de remisión que
queda en poder de cada dependencia administrativa o a través de los
instrumentos de descripción existentes en el archivo. El control de
estas solicitudes debe llevarlo el archivero por dos vías diferentes: un
registro de préstamos que controle la salida y reintegro y un fichero o
registro informático de papeletas de pedido.
Estas papeletas de solicitud proporcionan datos estadísticos a
efectos del número de investigadores, de fondos consultados, de te-
mas de investigación, necesarios a la hora de hacer la Memoria anual
del archivo.
La eficiencia de la consulta en ambos casos está en relación direc-
ta con la calidad de los intrumentos de descripción existentes que fa-
cilitaran la inmediatez y exactitud de la información.
El aumento progresivo de esta consulta directa esta propiciando
el deterioro de la documentación, en el caso de series muy demanda-
das, por lo que como medida preventiva se está practicando el servi-
cio mediante reproducciónes (microfilm, fotocopias)8.Los modernos
sistemas de reproducción son un elemento importante en la comuni-
cación de los documentos por cuanto evitan el deterioro de los origi-
nales. Actualmente se estudian programas de reproducción con esta
finalidad cuyo obstáculo estriba sin embargo en los costos.

2.1.2. Copias, certificaciones.

Los medios tecnológicos con que hoy contamos han suprimido la
reproducción de los documentos de forma manuscrita que requerían

8. HEREDIA HERRERA, Antonia: Un peligro para la conservación:el acceso ma-

sivo a los fondos documentales, «Boletín de Archivos», M.C. n.OS 4-6, 1979, págs.
49-50.
 SERVICIO DE LOS ARCHIVOS 497

mucho tiempo y han facilitado una reproducción rápida y más có-

moda para el solicitante (fotocopia, fotografía, microfilm). Este servi-
cio es de copias simples, frente al de certificaciones que no es otra
cosa que la copia o reproducción de un documento avalada por la
firma del archivero y que se expiden para servir como testimonio en
actos públicos o para defensa de intereses y derechos de los ciudada-
nos o de las instituciones.

2.1.3. Exposiciones y actividades culturales.

Las exposiciones, al romper con el aislamiento proverbial de los
archivos, representan la comunicación de los documentos a la socie-
dad, de forma no individualizada como en los casos anteriores, y son
el servicio más expresivo de aquéllos en un plano docente y cultu-
ra19.
El archivo pasa de un papel pasivo a un papel activo incorporán-
dose a las tareas de promoción social. No hace mucho (3-5 abril
1989), apoyado por la asociación profesional SARBIC, se celebraba
en Brunei Darussalam un Seminario sobre la organización de exposi-
ciones de archivo.
Para esta nueva dimensión cultural de los archivos existen pala-
bras claves que no hemos de ignorar: público estudiante, sectores
asociativos, tiempo libre, identidad cultural, descentralización, etc.
A partir de su dinamización la acción de la comunicación se ha apli-
cado en estos Últimos veinte añoslo.
Sin embargo las carencias que los archivos padecen en materia de
locales, equipamiento y personal junto con las dificultades que plan-
tea el montaje y costos de una exposición, no favorecen su prolifera-

9. BABELON, J. P.: Le service educatifdes prchives. en «Manuel d'Archivísti-

que», París, 1970, págs. 674-683.
BEHR, H. Joachin: Los archivos y la educación escolar: posibilidades, problemas,
limites, «Archivos Hoy. Teoría y práctica archivística»,2, n.O 4, México, 198 1, págs.
19-29.
RAVINA MARTfN, Manuel: Las actividades culturales y educativas de los archivos
españoles. Realidades y perspectivas, «Boletín de ANABAD» XXXII, 4, octubre-
diciembre, 1982, págs. 419-430.
10. GAUTIER-DESVAUX, E.: L'action culturelle aux archives, «La Gazette des ar-
chives», 141, 1988, págs. 218 y ss.
498 ANTONIA HEREDIA HERRERA

ción a pesar de ser una de las manifestaciones más llamativas que

culturalmente puede llevar a cabo un centro.
Debemos distinguir las Exposiciones Extraordinarias, Nacionales
o Itinerantes, montadas tras la elección de un tema o con ocasión de
un acontecimiento o rememoración importantes. Valgan como ejem-
plo la de la Guerra Civil (198 1) o la de la Epoca de Carlos 111 (1 9 8 9 ,
en España. Su organización suele ser competencia de las diferentes
Administraciones de Archivos en sus más altas esferas. Pero hay
otras exposiciones a nivel de centros que, bien, pueden ser perma-
nentes con un conjunto significativo de la documentación conserva-
da en el archivo o, periódicas, y con carácter monográfico aprove-
chando celebraciones locales, coloquios o centenarios.
Aparte de las exposiciones, la comunicación de los documentos
con unos fines específicamente educativos se materializa a través de
una relación estrecha entre profesores y archiveros para acercar los
testimonios escritos a los alumnos. En algunos países, como en Fran-
cia, se crea un Servicio coordinador (1950) de todas las actividades
pedagógicas realizadas desde los archivos. El documento se pone al
alcance para hacer la denominada clase de Historia en el archivo.
Estos contactos, desde luego, han de conseguirse no a través de los
originales, sino de reproducciones.
Propone Manuel Ravinall, que esta extensión educativa de los
archivos y de los documentos ha de orientarse no sólo hacia el cono-
cimiento de las fuentes que hacen la historia, sino hacia el acerca-
miento al propio archivo, como institución, en todas sus funciones
de organización, descripción, instalación, restauración, reproduc-
ción, etc. Unos folletos, la proyección de vídeos o de diapositivas
completarán las enseñanzas prácticas sobre el archivo. En la selec-
ción de documentos con tales fines han de prevalecer criterios bien
diferentes a los tradicionales que daban más importancia a un autó-
grafo de un personaje ilustre que a la carta de un comerciante, pongo
por caso.
El acercamiento de los documentos y de los archivos a los alum-
nos no debe retrasarse esperando a la etapa universitaria, aunque sí
el manejo directo de los origiwles.

1 1. ~ V I N MARTíN,
A Manuel, ob. cit.
 SERVICIO DE M S ARCHIVOS 499

2.2. Comunicación de la información.

La comunicación de la información se puede hacer, de forma ha-
bitual, mediante los instrumentos de descripción elaborados, los tra-
bajos de investigación archivística que faciliten métodos y prácticas
que pueden ser tomados como modelos y las memorias anuales de
los archivos12.
Conviene traducir este servicio en los archivos administrativos.
En algún momento se ha dicho que los archivos son gestión antes
que cultura. En una institución vigente, el servicio del archivo ha de
representar ahorro de trabajo en la localización de antecedentes y
datos para una resolución y calidad de la propia actuación de la ins-
titución, cara a los ciudadanos (inmediatez, exactitud y suficiencia
en la información).
En los archivos históricos, la comunicación de la información se
traduce en elaboración de la Historia. Pero hay que hacer notar que
hoy también se constata que su necesidad para otras ciencias como
la Geografia, el Arte, la Geología, la Antropología, la Farmacia.
Hay otros aspectos del servicio de la información a la investiga-
ción a través de la comunicación de datos relacionados con los usua-
rios de los documentos. Así las Guías de investigadores y de los te-
mas investigados que nos dan la información concreta sobre quien
está trabajando una materia, amén de las corrientes historiográficas
en razón de la frecuencia de aquéllos. En España estas Guías elabo-
radas desde 1950 manualmente, están contando .recientemente con
la ayuda del ordenador.
La comunicación de la informa~ión’~ puede hacerse también en
virtud de una solicitud sobre un asunto concreto o amplio por parte
de la Administración o de un ciudadano. Para el ofrecimiento de
aquélla el solicitante ha de facilitar un conjunto de datos que ayuden
a su localización. «Consulta» a distancia o «búsqueda» y «localiza-
ción» son las manifestaciones más generales de esta forma de comu-

12. CORTÉS ALONSO, Vicenta: La Memoria anual de los Archivos, «Boletín de la

Dirección General de Archivos y Bijliotecaw, Madrid, XXII, 133-134, 1973, págs.
195- 198.
13. Utilizo el texto fundamental de una comunicación que presenté en el 1 Con-
greso Nacional de ANABAD y publicada en el Boletín de ANABAD, Madrid, XXXI,
198 1,4, octubre-diciembre,págs. 545-547: El archivero y la información documental.
500 ANTONIA HEREDIA HERRERA

nicación, siendo el fin habitual de la segunda la reproducción solici-

tada desde el exterior. Para la primera el solicitante habrá de ofrecer
datos que centren y concreten lo más posible el objeto sobre el que
se pide inforinación (circunstancias: geográficas, cronológicas, ono-
másticas, genealógicas, etc.); para la segunda será indispensable la in-
dicación de las características documentales (tipología, autor, desti-
natario, fecha) y signatura.

3. Observaciones sobre la comunicación documental.

La comunicación de la información, ya sea en archivos adminis-
trativos ya sea en los históricos, en cuanto a su número varía en rela-
ción directamente proporcional con el volumen de gestión de la ins-
titución productora y con la importancia del archivo, respectiva-
mente.
Esta oscilación va en algunos casos de ninguna consulta a las
90.763 consultas anuales en el A.G.I. o las 34.718 en el A.H.N. en
épocas recientesI4. Esta intensidad puede plantear incluso, si no se
controla y regulariza, distorsiones en el normal funcionamiento del
archivo y en la marcha de su programación archivística.
No podemos olvidar que el archivero tiene obligación de facilitar
los documentos, la información general y la orientación sobre los
fondos que custodia a través de los instrumentos de descripción que
ha de elaborar y tener al día, también de comunicar información so-
bre datos concretos solicitados, pero en ningún caso habrá de dedicar
su tiempo a investigar sobre temas amplios o inconcretos en cuanto a
su localización para provecho de alguien cuya misión sea precisa-
mente la investigación.
Hay algo que también hemos de tener presente: el documento y
su información por su naturaleza no pueden estar al alcance de cual-
quiera, como ocurre con los libros. La comunicación de la informa-
ción ha de estar dirigida a los que tengan «un interés legítimo» y no
simples aficionados o curiosos de datos.

14. Cfr. cuadro incluído en CORTÉSALONSO, Vicenta: Archivos estatales españo-

les. Necesidad mínimo de personalfacultativo, «Boletín de ANABAD», XXXI, 198 l ,
octubre-diciembre, págs. 549-562.
 SERVICIO DE LOS ARCHIVOS 50 1

En relación con lo expuesto en los dos últimos párrafos, hay que

plantear la limitación y el control a estos solicitantes a distancia,
cuando sólo sean aficionados, y que la información no debe sobrepa-
sar los límites de los instrumentos de descripción disponibles. Frente
a esta teoría, la práctica nos hace reconocer que estos instrumentos
no son todo lo numerosos que debieran ni a veces, los que existen,
reúnen los requisitos indispensables para gozar de tal categoría.
Vuelve a plantearse la necesidad y urgencia de una planificación
descriptiva.

4. La formación de usuarios.

Las posibilidades de uso y de servicio de los archivos nos obliga a

encarar el tema aunque sean los bibliotecarios quienes lo han hecho
suyo.
Los antecedentes de este planteamiento pueden rastrearse hacia
1840 cuando Ralph Waldo Emerson aboga por la existencia en las
universidades de «un profesor de libros» aunque el interés y profun-
dización sobre el mismo haya que situarlo en la década de los 60.
Así, se organizaron por el programa UNISIST varias conferencias y
sólo en USA y en 1979 tuvieron lugar 32 simposios monográficos so-
bre la formación de usuarios.
El tema y las experiencias en Bibliotecas pueden extrapolarse a
los archivo^^^. Superada la condición estática de éstos y adquirida la
dimensión de dinamización con el propósito firme de difundir para
servir, el archivero ante la avalancha de investigadores y ante la
apertura a disciplinas y ciencias no humanísticas, ha de plantearse la
formación de usuarios para potenciar sus recursos.
Se ha definido la formación de usuarios como «cualquier tipo de
esfuerzo tendente a orientar al lector, individual o colectivamente,
en la eficaz utilización de los recursos y servicios que la biblioteca o
archivo ofrecen».

15. CORRAL, Milagros del: Formación 'de usuarios, «Boletín de ANABADn,

XXXII, 1982, 3, julio-septiembre, págs. 307 y ss. Proporciona abundante bibliografia
sobre el tema.
502 ANTONlA HEREDIA HERRERA

En el archivo este esfuerzo ha de ser dirigido preferentemente a

los usuarios «investigadores» porque precisamente de su status re-
ceptivo se puede derivar un gran aprovechamiento.
Aunque existen asignaturas, como ((Metodología e Investigación
Histórica» lo cierto es que los alumnos universitarios acuden a las
salas de consulta con un fuerte desconocimiento que, en lugar de
((ganarlospara la causa», provoca su deserción.
Una formación de usuarios bien encaminada favorecería la segu-
ridad de aquéllos, fomentaría su vocación investigadora y ahorraría
pérdida de tiempo, por vacilaciones y miedos.
Son precisos de entrada, tres circunstancias:
- la formación ha de partir de las enseñanzas del archivero.
- decisión de establecer un diálogo entre archivero y usuario.
Decisión simultánea que ha de estar en las dos partes.
- coordinación institucional entre archivo e institución investiga-
dora (ya sea Universidad u otro centro).
Las modalidades de formación pueden ser muy variadas. Pueden
ir dirigidas a individuos, a grupos, a colectivos. Pueden ser puntuales
o permanentes, enlazando en algunos casos con las exposiciones.
Pueden plantearse dentro del archivo o fuera.
Lo que no hay que perder de vista es que se ha de encaminar la
formación a personas que no van a ser profesionales de archivos,
sino usuarios de los mismos. De aquí que no debemos pretender en-
señarles a inventariar ni a catalogar, sino a saber el cómo y porqué
los inventarios o catálogos pueden serles útiles para su investigación;
dónde han de seguir las pistas para localizar los datos que precisan
sin perderse innecesariamente. Orientarlos para no buscar donde no
haya y en qué medida.
Dentro de la modalidad de formación colectiva:
- Visitas guiadas,
- Conferencias,
- Exposiciones monográfips,
- Exposiciones permanentes,
- Posters,
- Trípticos,
 SERVICIO DE L O S ARCHIVOS 503

habremos de procurar que el papel no lo tengan sólo los documentos

singulares, por llamativos, sino otros más comunes y también los
instrumentos elaborados por los archiveros. Son iniciativas que ca-
ben dentro del propio archivo.
Dentro de la modalidad de formación individualizada está el diá-
logo directo con cada uno de los investigadores que acuden a investi-
gar, por medio del cual se les inicia en el uso de los instrumentos y
ficheros.
Dentro de la modalidad de formación de grupos estaría la forma-
ción para alumnos de los Últimos cursos de especialidad que podría
hacerse en las instituciones respectivas mediante charlas o conferen-
cias de los archiveros, lo más prácticas posibles.
En esta modalidad estaría la formación de grupos de investigado-
res, no incluidos en el área de las Humanidades, sino de otras cien-
cias (Farmacia, Literatura, etc.).
No hay mucha experiencia en el campo de los archivos. La
mayor parte de las veces la modalidad se despliega casi exclusiva-
mente a nivel individual. Esto no tiene mayor problema cuando esa
asistencia, no sólo es puntual sino continuada y se ejerce con asisten-
tes poco numerosos a las salas de investigación, pero no suele ser tan
rentable, por imposibilidad material, cuando la asistencia es masifi-
cada.
Recientemente se han organizado a iniciativas de las institucio-
nes beneficiarias ciclos de conferencias en esta línea. Así en 1990, un
ciclo organizado por el Departamento de Historia de la Lengua en la
Universidad de Sevilla o un seminario en el Curso de verano de la
Universidad Complutense en Sigüenza.

5. La legislación española y el acceso a los k m e n t o s de archivo.

Seguimos en este punto a Pilar Serra y nos atenemos a los datos

elaborados y ofrecidos en su libro ya citadoL6.
«En España la legislación sobre la materia se inicia con la Real
Orden circular de 20 de abril de 1 844 (Gobernación). Ya en su expo-
-
16. SERRA Pilar, ob. cit. págs. 15-16.
NAVARRO,
504 ANTONIA HEREDIA HERRERA

sición de motivos se establecen los principios básicos: derechos de

las personas a la investigación y del Estado y de los particulares a la
protección de sus intereses. Y en la dispositiva se señala la diferen-
ciación fundamental que ha de considerarse con respecto a la docu-
mentación: su carácter, materia y fecha. La fecha límite para la libre
consulta de la documentación se fijaba en el año 1700, inicio del rei-
nado de la dinastía borbónica en el país.
Otras disposiciones se siguieron. Unas insistían sobre el interés de
la salvaguarda del Patrimonio (B.O.I. 17 julio 1858), o las precaucio-
nes a adoptar con documentación de carácter especial (reales decre-
tos de 18 de mayo de 1900 y 22 de noviembre de 1901); pero hubo
también disposiciones que estimulaban la investigación (reales de-
cretos de 17 de julio de 1858) que abogaban por la simplificación del
procedimiento de consulta (reales decretos de 10 de agosto de 1855,
de 10 de septiembre y 22 de noviembre de 1901. orden de 25 de fe-
brero de 1971); que confiaba el Servicio al Cuerpo facultativo de Ar-
chiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos «con condiciones académicas
y garantías de aptitud» (Real decreto de 17 de julio de 1858, decreto
de 24 de julio de 1947, Educación y Ciencia).
Los plazos de reserva disminuyen progresivamente. Del año
1700, citado anteriormente, se pasó al siglo XIX (Real Decreto de 22
de noviembre de 1901). La Última disposición ha sido el decreto
91411969, de 8 de mayo (Educación y Ciencia) por el que se creaba
el Archivo General de la Administración Civil del Estado y que esta-
blecía, con las excepciones convenientes, que los archivos de la Ad-
ministración Central enviarían al mencionado archivo general la do-
cumentación al cumplirse los 15 años de su ingreso en los mismos;
disponía, también, la remisión al Archivo Histórico Nacional de la
documentación que, con más de 25 años de antigüedad, careciese de
validez administrativa y tuviera valor histórico; y determinaba que,
tanto para la fijación de plazos de vigencia como para la autoriza-
ción de la comunicación de los documentos depositados en dichos
archivos, debería consultarse a departamentos interesados» 17.
Hoy, la Constitución española recoge en su art." 44 «los poderes
públicos promoverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que to-

17. SALASLARRAZABAL, Carmen: Legislación sobre la comunicación en los Ar-

chivos, reproducido en SERRA
NAVARRO, Pilar, ob. cit. págs. 79-89.
 SERVIL10 DE LOS ARCHIVOS 505

dos tienen derecho. Los poderes públicos promoverán la ciencia y la

investigación científica y técnica en beneficio del interés general». Es
claro que los archivos y los documentos están implícitos. Pero es en
su artículo 105 b donde expresamente está contemplado el tema que
nos ocupa: «la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos
y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y de-
fensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las
personas» y aunque no vaya referido a los archivos, el art." 88, tam-
bién nos afecta por cuanto resuelve el temor existente a que la prác-
tica informática en nuestros centros pueda ocasionar riesgos para la
confidencialidad de los documentos y dice así: «la ley limitará el uso
de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y
familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos»IX.
En la primera Ley de Archivos en España aprobada por el Parla-
mento de la Comunidad Autónoma de Andalucía, el título IV está
dedicado al «acceso y difusión del Patrimonio Documental andaluz»
cuyos puntos más importantes son: derecho a la consulta libre de los
archivos y documentos del Patrimonio andaluz con las limitaciones
de la seguridad del Estado e intereses vitales de Andalucía, el riesgo
de pérdida de los documentos o la seguridad e intimidad de personas
privadas, los plazos de consultabilidad quedan establecidos en los 30
años tras haber finalizado la vigencia administrativa, aumentando tal
plazo para la documentación que afecte a la seguridad, honor e inti-
midad de las personas fisicas a 30 años tras el fallecimiento de éstas o
cien años contados a partir de las fechas de los documentos.
En la ley 13/1985 de 25 de junio del Ministerio de Cultura se es-
tablece la libre consulta de documentos constitutivos del Patrimonio
Documental español, una vez concluida su tramitación y deposita-
dos en los archivos centrales salvo las excepciones que afecten a se-
cretos oficiales, seguridad y defensa del Estado, averiguación de deli-
tos o datos personales de carácter policial, procesal, clínico o refe-
rentes a la intimidad personal.
El articulado de las leyes autonómicas para Cataluña, Aragón y
el País Vasco también se ha ocupado del tema.

18. MATACASTILL~N, José Manuel: Las Administraciones autbnomas y la uni-

dad de la profesión del archivero, en aArchivística. Estudios básicos», Sevilla, 198 1 ,
págs. 15-24.
Manual de
archivística
José Ramón Cruz Mundet

29 edición
 Prólogo

Este Manual de archivística es parte del trabajo responsable

que el profesor Cruz Mundet ha tenido y tiene en la diplomatura
de Biblioteconomía y Documentación de nuestra universidad.
José Ramón se incorporó a la recien creada Universidad Car-
los 111 en el año 1991 como profesor titular de Biblioteconomía
y Documentación. En el año 1992 superó con gran éxito las oposi-
ciones a profesor numerario de universidad. También hay que des-
tacar su amplia trayectoria como archivero ya que ha ejercido esta
profesión durante largo tiempo en el País Vasco.
Por tanto, en este libro, el profesor Cruz Mundet une su expe-
riencia practica a la docente e investigadora, resultando de todo
ello un documento de gran interés y éxito para nuestros docentes
de l.er,2." y 3."', ciclo en Biblioteconomía y Documentación. Tam-
bién los profesionales que se ocupan de la gestión de la documen-
tación de manera integral en las empresas van a encontrar una
buena base de trabajo en este manual que el profesor Cruz ha ela-
borado con gran rigor y precisión.
Se exponen de manera clara los fundamentos de la teoría
archivística y los principales entramados que exige la documenta-
ción administrativa en un país como el nuestro que ha apostado
fuertemente por la modernización de la Administración y en don-
de la información y su procesamiento es elemento principal.
En todo lo expuesto anteriormente, Cruz es un importante es-
pecialista y figura clave en nuestros estudios de biblioteconomía,
debido, entre otras cosas, a la demanda laboral que la archivistica
en sus múltiples facetas tiene en nuestros estudios.
Por otro lado son por ahora escasos los buenos manuales que 15
 hay en español en nuestra 6rea de conocimiento y por el debemos
congratularnos los profesionalcs, profesores y alumnos de este im-
portante Mnnuul de archivística que el profesor José Ramón Cruz
ha elaborado.

MERCEDES CARIDAD
V I C E D E C A N A D E LA DIPLOMATURA
E N B I B L I O T E C O N O M I A Y DOCUME NT ACI~N
DE LA U N I V E R S I D A D C A R L O S 111

16
 Introducción

Los archivos, recursos básicos de información y cuanto con és-

ta se relaciona, están experimentando un impulso considerable en
nuestra sociedad finisecular, palpable -entre otros aspectos- en
el acceso de la archivística a la enseñanza universitaria, enmarcada
en las denominadas Ciencias de la Documentación. Tal estado de
cosas unido a la escasez de obras básicas en español nos ha Ileva-
do a afrontar la redacción de este manual.
Como es, o debe ser, propio en este tipo de obras, ha sido con-
cebido como una base de conocimiento general y, en consecuencia,
breve y ajeno a lo superfluo, la repetición y la complacencia en la
primera persona. Se trata de un manual abierto al público inte-
resado pero dirigido a los alumnos universitarios, por lo que
proporcionando una enseñanza básica pretende, más que facilitar
respuestas simples, suscitar interrogantes que lleven al lector a rea-
lizar sus propias investigaciones, tomando las referencias biblio-
gráficas del texto como punto de partida. En resumen, que la lec-
tura de estas páginas pueda desencadenar un proceso activo,
dinámico, de profundización en las diversas materias abordadas.
Se ha intentado, asimismo, huir del etnocentrismo propio de
muchos manuales así españoles como extranjeros, en los que pri-
ma lo nacional ya en las referencias teóricas ya en las prácticas,
como si la archivística dependiese de la radicación geográfica o de
unas idiosincrasias territoriales magnificadas. Consideramos que
se trata de una ciencia en formación y su estudio, por consiguiente,
debe estar sujeto a criterios intelectuales, racionales, científicos.
Quizá algún lector avisado eche en falta citas de autores espa-
ñoles en la cantidad acostumbrada. El motivo, aparte lo ya apun- 17
tado, radica cn que muchas afirmaciones, enunciados, taxonomías,
etc., adjudicadas a algunos de ellos tienen autoría ajena, que ha
sido restablecida, escrupulosamente documentada y recogida en
nota a pie de página. N o es un ejercicio de búsqueda y captura del
plagio, pues la autoridad fingida queda en el anonimato, sino el
deseo de colaborar en la cientificidad de la archivística, comenzan-
do por revelar las fuentes. Por eso mismo evitamos entrar en valo-
raciones, críticas ni juicios de valor, impropios de un manual.
El texto ha sido estructurado en quince capítulos concate-
nados, a travks de los cuales se estudian los aspectos fundamenta-
Les. En los tres primeros se aborda el marco teórico: la evolución
histórica, la conceptualización, las relaciones con las ciencias auxi-
liares y con las de la documentación; aspecto en el cual se tratan
solamente la diferencias conceptuales por considerar que el resto,
a tenor de las aportaciones clásicas de diversos autores, son discu-
tibles y no es éste el foro apropiado. La segunda parte la integran
las nociones de base: documento y archivo, junto con los sistemas
archivísticos. A partir de aquí se reproduce el ciclo de vida de los
documentos: la fase de gestión (capítulo sexto), la fase intermedia
(el archivo intermedio, el ingreso y el expugo de los documentos),
para finalizar con la definitiva o histórica compuesta por los res-
tantes capítulos, cuyo contenido es aplicable a las fases anteriores.
Lógicamente hay aspectos relevantes que no han sido desarro-
llados en la medida deseada, el archivo de gestión o la descripción,
por citar los más llamativos, que merecen ser objeto de mono-
grafias. Otros han sido sacrificados en el ara de la concisión y los
hay que no han encontrado acomodo por su menor interés, a pe-
sar de los chorros de tinta que suscitan, nos referimos en concreto
a la formación y al asociacionismo profesional; por muchos ma-
nuales que se consulten de las más diversas materias, raro será el
que dedique espacio a tal asunto.
Antes de finalizar, deseo expresar mi enorme deuda de gratitud
para con todas aquellas personas que de un modo u otro han con-
tribuido al buen suceso de este trabajo. Es~cialmentea don Ma-
nuel Carrión Gútiez, mayister urtium y promotor de este libro, por
la confianza depositada en mí. A Carmen Diez Carrera y a Juan
Carlos Jiménez de Aberasturi, por la lectura atenta de los distintos
capítulos, a cuyas juiciosas indicaciones se debe en buena medida
cuanto de apreciable pueda hallarse. Al personal del Centro de In-
 Iniroduccitiri

formación Documental de Archivos, cuya profesionalidad lo eleva

al rango de servicio ejemplar y muy por encima de los medios dis-
ponibles. En fin, a cuantos desde dentro y fuera de la Universidad
Carlos 111 han hecho más fácil y cómodo el trabajo que aquí pre-
sento, y a tí amable lector que lo tienes en las manos con la espe-
ranza de responder adecuadamente a tus expectativas.

19
 1.
Historia
de la archivística

Introducción
Al abordar la evolución histórica de la archivística y de su ob-
jeto de atención: los fondos documentales o archivos, nos encon-
tramos con una grave carencia en el punto de partida, es decir, la
escasez de monografías que hayan tratado este tema. La biblio-
grafía es, en tal sentido, más bien dispersa y se distribuye en una
nebulosa literaria que trata sobre la historia de tal o cual fondo, en
el mejor de los casos de alguna región y raramente de un país por
completo'.
Al establecer la cronología se nos plantea un problema o, me-
jor dicho, una clara dicotomía entre disciplina y objeto de aten-
ción. Pues si los archivos, como los documentos, tienen una exis-
tencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia, por el
contrario, es de factura relativamente reciente y con un perfil peor
definido en el tiempo. En cualquier caso, podemos atribuir a los
primeros unos inicios que nos retrotraen hasta los orígenes de la
escritura, mediado el cuarto milenio'; para situar a la archivística,
debemos acercarnos mucho más, hasta bien entrado el siglo X i X 3 .

' F. B. Evans (comp.): The hisiory o/'tirchiues udministruriori: u select hihlioyru-

Phy. París: Unesco. Documentation, libraries and archives, bibliographies and refe-
reme works, 1979, 215 p.
H. Escolar: Historio de/ libro. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
1988, págs. 30 y SJ. A, Gaur: Historici de /u rscriruru. Madrid: Fundación Cerrnán
S k h e z Ruipérez, 1990, págs. 69 y ss.
A. Heredia: Archjtiísrica c p e r u l . Teoríu )> prrícticu. Sevilla: Diputación Pro-
Vlncial, 1987, pág. 10, E, Lodoiini: Ar<hisisiicu. Principi e proh/emi. Milán: Franco
Angeli, 1990, págs. 108 y ss. 21
 Así pues, nos enconiT;tnios con el problema de armonizar la
periodización de los archivos y la de su ciencia, con notables dis-
tancias en ei tiempo, mas como señalaran tanto Casanova4, como
Brenneke' y Sandri', se trata de dos cuestiones tan íntimamente
ligadas que resultan dificil de separar.
Los diferentes autores que han abordado la cuestión, señalan
el siglo X I X como el periodo en el que la archivistica ve la luz7,
incluso algunos autores lo asocian con la publicación en 1898 del
Mrrriuui puru /u c/iis$ifir*iici<íny descripción de íos urchivos, obra de
los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin. Resulta
evidente que se trata de1 primer compendio de una serie de obras
técnicas orientadas a la organización de los fondos documentales;
consideramos, sin embargo, que los orígenes de esta ciencia como
tal son dificiles de señalar con certeza meridiana, por cuanto co-
mienza como una disciplina empírica para el arreglo de los archi-
vos y, con el tiempo -aún hoy- permanece en constante evoiu-
ción' para alcanzar los perfiles que la definan como ciencia.
Como se verá más adelante, la. organización de los archivos ha
pasado por una serie de vicisitudes históricas, que es posible agru-
par en dos periodos:
- El periodo prearchivístico, durante el cual el tratamiento de
los fondos documentales se ha caracterizado por la indefi-
nición en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los
principios de otras disciplinas.
- El periodo de desarrollo archivístico, durante el cual tanto
en la teoría como en el tratamiento de los fondos documen-
tales, ha logrado unos niveles suficientes de autonomía co-
mo para poder hablar propiamente de archivística,
Partiendo de la base cronológica comúnmente aceptada, el si-
glo XIX, es posible afinar aún más en la estipulación de sus límites.

E. Casanova: Architistitu. Siena: Lazzeri, 1928.

A. Brenneke: Arctzirrstiixr. Corririhuto ullu iroria ed iillu sioriu urchivistica
europeu. Milán: 1968.
L. Sandri: «La storia degli archivi», en Actes du Vléme Congres International
des Archives, en Arthrrluni. XVIII, París, 1968, pág. 102.
' E. Lodolini: o p . cit., págs. 108 y ss.
' A. Arad: «The lnternational Council on Archives and the archiva1 methodo-
22 logy)),en Arcliirurn, XXIX, 1982, 182-186.
 Historiu d t la ctrchiiiísticu

Veamos. ¿Cual es el aspecto que da naturaleza a una ciencia? Po-

demos convenir en que es el establecimiento de uno o mas enun-
ciados teóricos o principios generales, a partir de los cuales se pi-
vote el desarrollo ulterior de su entramado teórico. ¿Y cuál es el
principio fundamental de la archivística? Como coinciden en seña-
lar cuantos han reflexionado en torno a este asunto', es el princi-
pio del respeto de los fondos; pues como señala Duchein", ((justa-
mente por su practica el archivero se diferencia netamente del bi-
bliotecario, de una parte, y del documentalista, por la otra)).
El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructura-
listas de la época, fue el historiador francés Natalis de Wailly,
quien en 1841, siendo a la sazón Jefe de la Sección Administrativa
de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, ela-
boró la circular de 24 de abril. En ella, se daba a la luz la noción
de «fondo de archivo)), entendiéndolo por «reunir los documentos
por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un indivi-
duo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determina-
do... Los documentos que apenas se relacionan con un estableci-
miento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia...))' '. Mas ade-
lante aclaraba el mismo autor, que «la clasificación general por
fondos es la Única verdaderamente apropiada para asegurar el
pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme ... Si en vez
de este método, del cual puede decirse que se funda en la naturale-
za de las cosas, se propone un orden teórico ... los archivos caerán
en un desorden dificil de remediar. En cualquier clasificación dis-
tinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra
un docurnento»l2.
Con el tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido
retrotraerse en busca de unos orígenes más remotos del principio

T. R.Schellenberg: The manayenient of'urchiues. Nueva York: Columbia Uni-

versity Press, 1965, pág. 90. Manuel d'Archivistiqur ..., págs. 207-208. E. Lodolini: op.
cit., págs. 165 y ss.
10
M. Duchein: ((El respeto de los fondos en Archivística: principios teóricos
Y problemas prácticos)), en p. Walne (ed.): La administración moderna de urchiiws
Y lu,(lestión de documentos. París: Unesco. 1985, pág. 69.
G . Desjardins: Le seri,i<.e des Archiars DL'parruaientctles. Paris: 1890. págs.
33-35. Asimismo, M. Duchein: op. c i l . , pág. 71, por quien citarnos.
'' Ibid. 23
 de procedencia; mas, si bien no han hallado evidencia de su formu-
lación, lo han deducido de una aplicación práctica. Con todo, re-
sulta dificil de aceptar que una práctica, por afortunada que ésta
sea, no transciende mis allá de su ámbito cotidiano, en tanto no es
enunciada, racionalizada, en forma de principio o principios gene-
rales, argumentada en orden a demostrar su validez universal; tal
y como sucede con el principio del respeto de los fondos o princi-
pio de procedencia.
El primero fue R. H. B a ~ t i e r ' ~quien
, consideró la orden dada
en 1328 por el rey de Francia -a raíz de la separación del reino de
Navarra de su corona-, para que se entregaran al nuevo monarca
los documentos procedentes de este reino, pero no aquellos que
refiriéndose al navarro no procedieran de dicho territorio. Según
V. Cortési4 la reglamentación para el gobierno del Archivo de Si-
mancas, dictada en 1588 por Felipe 11, y dos siglos más tarde
-para Casanova'5- la de 1790 para el Archivo de Indias, que
prescribían la separación de los documentos en función del orga-
nismo que los remitiera, son claro ejemplo de aplicación de dicho
principio. Para J. Papritz16, también fue aplicado en 1791 por las
autoridades danesas, en las instrucciones para la Organización de
sus archivos.
Estos y otros muchos ejemplos podrían aducirse en defensa de
la aplicación remota del principio fundamental de la archivística.
Evidentemente son innegables, pero también su validez a efectos
doctrinales es cuestionable por varios conceptos:

1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y, sobre todo,

en el espacio, por cuanto se pusieron en práctica con fon-
dos de ámbitos territoriales muy concretos y sólo fue ob-
servado para la organización de fondos determinados, sin

'' K. H. Bautier: <<Raportgeneral)), en Acres dc /u S i x i h e Confc.rence fnterna-

iionde de lu Tuhle Ronde des Archives, Les urchiws duns tu oie internucionule. París:
Archives Nationales, págs. 7 y ss.
'' v. Cortés: «Las ordenanzas d e Simancas y la administración casteiiana)),en
ACUS del 1 V Simposio de Hisioriu de ia Adminisirucióri. Madrid: INAP, 1984, págs.
214 y ss. De 1a misma autora: Lu escrilura p lo escriio. f a i e o g r a f ~ uy Dipfomútica de
Espuuriu p A i n 6 r i ~ uen los siglos xc7 y X M I . Madrid: Instituto de Cooperación Iberoa-
mericana, 1986, pág. 54.
" E. Casanova: Archifiisticu. Siena: Lazzeri, 1928, pág. 219.
24 l 6 J . Papritz: Arthir~wi.sens<hu~i. Marburg: 1983, 111, págs. 8 y ss.
 tfistoriu <Ir /u u r i ~ l i i ~ i ~ s i i ~ ~ t r

que ello supusiera su difusión o generalización. En otros

casos, además, tuvo una existencia muy limitada, ya que
dejó de respetarse con el tiempo.
En ningún momento dicha plasmación fue precedida de un
proceso de teorización, de sistematización, que argumenta-
ra de acuerdo con los principios científicos su naturaleza
y su necesidad.
Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de
una comunidad archivística consciente de su existencia, en
tanto no existía ni se identificaba como tal.
No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios
con entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena
que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicación
universal de manera sucesiva y concatenada.

Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del prin-

cipio de procedencia en 1841 por parte de N. de Wailly es el punto
de arranque de la archivística, el principio que le da carta de natu-
raleza, la individualiza, diferenciándola de las demás ciencias con
las que hasta entonces había mantenido relaciones de subsidiarie-
dad. Bien que tal principio estuvo más o menos implícito en deter-
minadas aplicaciones, prácticas y puntuales, a partir de Wailly las
diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad
científica:

1. La ya mencionada circular de 24 de abril de 1841 y los tex-

tos que le siguieron, constituyen un cuerpo doctrinal reco-
nocido y bastante para sostener el principio fundamental
de la teoría archivística.
2. Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial
concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos concreto,
los departamentales; mas, lejos de quedarse ahí, se exten-
dió a otras categorías de fondos y generó, además, una
reacción en cadena que fue expandiéndose de manera pau-
latina por todos los países.
3. La expansión geográfica o universalización de dicho prin-
cipio se ha caracterizado por una continuidad cronológica
que, al paso de darle consistencia, lo ha reforzado. 25
 4. lnmediat¿;incIi~e;i su f ~ ~ r i i i ~ l a ~surgió
i ó n , el debate en el
seno de u n a coniui~id¿~d archivística que, al mismo tiempo,
tuvo ocasión de adquirir conciencia creciente de su existen-
cia y de su naturaleza.
5. El principio de procedencia h a representado el fundamen-
to sobre el que se ha cimentado el ulterior y progresivo de-
sarrollo de la tcoría archivística moderna, sirviendo de ba-
se para el entramado del eje central sobre el que gira toda
ella: la clasificación de fondos.
En consecuencia, una vez establecida la ~riodizacióny razo-
nada la opción elegida, lo que procede es abordar la evolución his-
tórica de la archivística.

1. El periodo prearchivístico
Dentro de este cabe diferenciar cuatro subperiodos o tramos,
con:ernp!ados clásicamente por los tratadistas y que R. H. Bau-
tierI7 divide del siguiente modo:
1.La época de los archivos de palacio, que se corresponde en
términos generales con la Antigüedad.
2. La época de los cartularios (trisor de churtrs), abarcando
los siglos XII a XVi, es decir, la Edad Media.
3. La época de los archivos como arsenal de la autoridad,
que se extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el
X V I a comienzos del xix.
4. La época de los archivos como laboratorio de Ia Historia,
desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo Xx.

1.1. La Aritigüedad
El objeto de la archivística, los fondos documentales o, si se
prefiere, los archivos y su documentación, es tan antiguo como la

l 7 R. H. Bauticr: «La piiasc cruciale de i’histoire des archives: ln consiitittion

( X V l ~ n i c - X l X ~ iaii.cls)>t.
des dépciis d’archivec cí 1;i nais;ince tic 1’~trchi~istiqtic i~e cri
Acíes dii Vlcnie Congrk Ititernntioiial des Archives, en . 4 d i i i w i ) i . XVIII, 1968,
26 pág. 140.
organización social de la humanidad. Su límite superior vendría
dado por los orígenes de la escritura, mediado el cuarto milcnio a.
C. 8 .
Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Ba-
jo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y grie-
ga19, se tiene constancia de la existencia de archivos y, por consi-
guiente, de fondos documentales organizados. Las excavaciones de
Tell Hariri, Ras-Shamra, Nippur, etc., han dejado prueba suficien-
te de su remota existencia: archivos reales, de los templos, e inclu-
so bancarios, como el de la familia Murasu; sin embargo el proce-
dimiento arqueológico empleado2', más interesado en recuperar
textos que en reconstruir su organización, nos ha privado de un
conocimiento fundamental desde el punto de vista archivístico: el
de la sistematización de aquellos fondos. Sólo ha habido una ex-
cepción, dada por el propio yacimiento, la del edificio de los archi-
vos reales de Ugarit, compuesto por tres depósitos diferentes, se-
gún la documentación fuera de carácter diplomático, financiero
o administrativo. El reparto de la documentación en las salas o de-
pósitos de este archivo evidencia que los fondos eran escrupulosa-
mente respetados y conservados según una clasificación riguro-
sa21. A pesar de esto, desde el punto de vista archivístico, el cono-
cimiento que poseemos de estos centros es irregular y un tanto
anecdótico, pues desconocemos su clasificación original y, por lo
tanto, resulta imposible reconocer los criterios empleados ni anali-
zar su estado de evolución.
En cuanto a los archivos egipcios, cabe decir otro tanto.
Y por lo que respecta a Grecia y Roma, desgraciadamente, el
conocimiento que poseemos tanto del urcheioii como del tuhu-
lurium, procede de fuentes mayoritariamente indirectas: los
historiadores clásicos, las inscripciones epigráficas y los restos

l 8 Como señala L. Sandri, la historia de los archivos está estrechamente ligada

a la historia de la escritura y, más precisamente, a la historia de la difusión del uso
de la misma y, por tanto, del material escriptorio. «La storia degli archivi)), págs.
105 y ss. Véase asimismo la bibliografía de la nota 2.
1')
E. Posincr: Archiiirs in thr uncierir ivorltl. Cambridge: Harvard Univerbity
Press, 1973. R. H . Bautier: «Les archives)), en L'Hisiorit. YI SYS rni.iliodrs. París: Ga-
h a r d , 1961, págs. 1120-1 166. J. Favier: Les urcliiors. París: PUF, 1975, 134 págs.
'(' R. H. Bautier: o p . cit. P. Garelli, S. Sauneron: El truhujo hujo los p r i w r o s
e s i ~ d ( ~Barcelona:
s. Grijalbo, págs. 11-12, 47-62.
21
J. Favier: o p . cit., pág. 8. 27
 arqueológicos”. El modo violento por el que fueron destruidas,
tras conquista, las instituciones clásicas ha impedido la conserva-
ción de importantes fuentes de información para la historia.
A pesar de esta precariedad, las pocas luces que iluminan el de-
venir archivístico del mundo clásico permiten poner de relieve una
serie de aspectos característicos que, al deducirse de unas fuentes
de información tan ralas, se manifiestan como cabezas emergentes
de unos sistemas de organización archivística, presumiblemente,
a la altura de las civilizaciones que los desarrollaron.
Centrándonos en las civilizaciones griega y romana, y en aras
de una mayor claridad expositiva, podemos resumir sus carac-
terísticas en los siguientes aspectos23:
1. El archivo surge como una institución con entidad propia
y es identificado con toda claridad: el «archeion» griego
--de cuya latinización: archiuum procede el término archi-
vo- y el tahulurium romano, cuyo régimen jurídico, como
es propio de toda institución, fue establecido por la legisla-
ción coetánea.
2. La importancia concedida a los archivos viene, asimismo,
dada por la existencia de responsables de su custodia y de
servidores específicos, de forma institucionalizada: el areó-
pago y el epistate, los censores y los prefectos, respectiva-
mente.
3. Aun cuando este es un atributo aplicable a cualquier perio-
do de la historia, los archivos cobran ahora más que nunca
una doble utilidad administrativa y jurídica. Las adminis-
traciones los conservan como fuente de información para
su gobierno, el derecho -especialmente el romano- esta-
blece el valor probatorio del documento escrito.
4. En ambas civilizaciones se contempla el principio de
autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. Así,
los documentos conservados en los archivos públicos eran
auténticos y, aun los privados alcanzaban tal categoría,
cuando su custodia era encomendada a aquéllos (como es

7 ,
-- R. H. Bautier: «Les archives), pág. 1123. J . Favier: op. c.ir. M. Briceño: «La
ciencia de los archivos)), en Krposiitrrio, 1, 3, págs. 31 y 32.
28 2’ Ihid.
 el caso, por ejemplo, del Metroon). La autenticidad y el va-
lor legal de los documentos estaban garantimios por deter-
minados procedimientos administrativos: el (cvidimus))
o certificación a que en Roma eran sometidas las copias, co-
mo condición inexcusable para transferirles autenticidad.
5. Un nuevo concepto que, como casi todos los demás, acom-
pañará en adelante al de archivo es su carácter público. Si
bien existían archivos privados: familiares, religiosos, eco-
nómicos, etc., es el público, dependiente de las instituciones
del Estado, el archivo por antonomasia.
6. «Los documentos eran creados y conservados por necesi-
dades de gobierno y de administración; la gestión del po-
der y la gestión de los documentos estaban estrechamente
ligados»24.
A pesar de las escasa evidencias que poseemos, es posible esta-
blecer dos diferencias, al menos, entre ambas civilizaciones:
1. Por la diversa concepción en el modelo de Estado -basa-
do el griego en ciudades independientes, y en un imperio
fuertemente centralizado, el romano- sólo en este último
es posible desvelar la existencia de un sistema de archivos
públicos. En el periodo imperial varió notablemente el
concepto de estos Últimos y se incrementó su centraliza-
ción, desde la división entre los scrinia stuturiu y los scriniri
uiatoria, hasta la reforma de Justiniano, que estableció la
red de archivos en provincias.
2. En Grecia, surge el concepto de publicidad como atributo
propio de los archivos públicos, unido a la noción de
democraciaz5. Esta concepción del papel de los archivos
será la base, que resurgirá muchos siglos más tarde, del
derecho de todo ciudadano a acceder a los fondos pú-
blicos, a consultar y obtener copia de SUS documentos.
En Roma, por el contrario, el acceso estaba reservado
 a determinados funcionarios, en cuanto era un privilegio
de pocos y la función de la documentación pública era ex-
clusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del
poder.
Algo también les unía, desde el punto de vista conceptual, como
lo hacía --por extensión- con toda la civilización antigua, y es que
el archivo - como indica Briceñoz6----en esta epoca debería definir-
se como lugar sagrado, y al amparo de esa sacralidad, los papeles
tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad.

1.2. La Edad Media

La caída del Imperio Romano supuso la decadencia progresiva
e irremediable del documento escrito27.Como una mancha de acei-
te extendida por toda Europa, el derecho germano se va superpo-
niendo al romano2', lo que desde el punto de vista documental tuvo
repercusiones palmarias. Mientras que éste basaba el valor probato-
rio en el documento escrito, ahora, merced al influjo germánico, se
imponía el procedimiento oral y la prueba testimonial.
Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el
descenso general del nivel cultural. La población había experimen-
tado y aún se encontraba inmersa en un intenso proceso de rurali-
zación, de modo que la dispersión en pequeños núcleos rurales
tornaba tan imposible como inservible la enseñanza y el manteni-
miento de la escritura.
Por lo que respecta a la situación de los archivos en la Alta
Edad Media, la información que poseemos es escasa como lo era
la entidad de los fondos documentales; sin embargo, cabe estable-
cer una serie de características, alguna de especial relevancia para
el desarrollo futuro de la archivística:
1. El aspecto m i s importante es, sin lugar a dudas, si no el
nacimiento, sí la consolidación de una acusada indetermi-

26
21
M. Briceño: o p . cii., pág. 36.
zm
R. H . Bautier: «Les archives)).
J. A. Carcía de Cortázar: La ipocu mnedieid Historia de B.sputiu Alfuguuru.
3O Madrid: Alianza Editorial, 1980, V, págs. 20 y ss.
 nación entre el mundo bibliotecario y el archivístico, con-
sagrado por la regla benedictina que a comienzos del siglo
VI incluía ambos trabajos entre las actividades propias del
monacato”. Hasta tal punto llegará la similitud de técni-
cas, que la documentación de archivo adopta -también
por criterios de utilidad y conservación- el formato códi-
ce, obsesivamente mantenido durante siglos.
2. La cancillería pontificia puede ser considerada como la
única institución que conserva la tradición administrativa
romana y, en consecuencia, revela unos usos archivísticos
ya decaídos en el continente. Desde el siglo IV, si bien de
forma irregular, se mantiene el registro de algunos docu-
mentos. El procedimiento clasificatorio consistía en agru-
par, dentro del registro de cada año, los documentos -no
todos- según su naturaleza canónica; así cabe distinguir:
las provisiones de beneficios, las indulgencias, los privile-
gios litúrgico...30
3. La organización de los archivos estatales apenas si ha deja-
do huella perceptible. El problema radica en que las cortes
altomedievales eran itinerantes, y sus fondos estaban so-
metidos a una dispersión frecuente. No obstante, se sabe
que en el reino visigodo -siguiendo la tradición roma-
na- era el thesaurus, lugar destinado a la custodia del era-
rio, el espacio donde se archivaba la documentación real,
los códigos y los tratados interna~ionales~l. Así pues, cabe
decir que en el marco de una organización archivística en-
deble, los fondos de los reinos altomedievales eran directa-
mente tributarios del sistema romano de las scrinia, con
predominio de las oiutoriu sobre las stataria, cuya sola evi-
dencia nos la proporciona el tliesuurus visigodo.
Si la situación archivística altomedieval se encuentra bajo el
signo de un cierto estancamiento, cuando no retroceso, respecto
de los usos de la Antigüedad, el siglo X I I representa un hito en la

29
A. Millares: Itiiroduccih ( I /ti hisroriu <Ir/libro J’ de /as hih/iorwu.\. Mtijico:
Fondo de Cultura Económica, págs. 236 y SS. H.Escolar: op. <.ir., págs. 21 I y sz.
30
J. Favier: op. cii., piig. 15.
31
M. Briceño: p. cit., pig. 37. 31
 evolución de los archivos y de los procedimientos empleados en su
organización. Ser& la recuperación del derecho romano y del pro-
cedimiento administrativo inherente, la base sobre la que se articu-
le la organización archivística de un mundo que, como el europeo,
ha recuperado el acto documentado como fundamento de su orga-
nización jurídi~o-política~~. Como es propio del periodo en que
nos hallamos -el prearchivístico-- no existe aún un Corpus teóri-
co; sin embargo, la praxis administrativa introdujo una serie de
cambios en el orden archivístico, que cabe resumir en los siguien-
tes aspectos:
1. Los documentos públicos experimentaron una evolución,
bien señalada por B a ~ t i e rbajo
~ ~ , el signo de la simplifica-
ción diplomática y del procedimiento administrativo. El
incremento en el número de documentos corrientes, por
comparación con el predominio anterior de las escrituras
solemnes, dio lugar a la aparición de tipos diplomáticos
más simples. A medida que se especializaban por áreas de
competencia, los servicios administrativos posibilitaron,
además de la producción de un mayor volumen documen-
tal, la observancia de técnicas (como el registro) caídas en
desuso, así como la aparición de lo que en adelante será la
pieza archivística primordial: el expediente administrativo.
2. El registro de los documentos se adopta y generaliza en
las cancillerías de los principales reinos, primero de forma
indiferenciada y, ya a partir del siglo XII, se van distin-
guiendo las series documentales según su naturaleza o su
interés34.
3. El sistema de agrupación documental a base de cartularios
se mantiene a lo largo de toda la Edad Media, donde los
documentos solemnes y de valor permanente son conser-
vados.
4. Aun cuando perdure el cartulario, la transformación de los
métodos administrativos introdujo grandes cambios. Por

32 J . A. Garcia de Cortázar: op. d..

págs. 448 y ss.
33 R. H. üautier: «La phase cruciale de I'histoire des archives...)), págs. 145
y 146.
32 J. FdViCi: "p. Gil., Págs. 15-16.
 lo que se refiere a la riqueza de la clasificación archivística,
Bautier diferencia tres sistemas3?

a) «Clasificación sistemática para las pisas sueltas de los

cartularios (tratados, contratos matrimoniales, testa-
mentos, bulas, adquisiciones de tierras, etc.); es el siste-
ma clásico de los trésor de clitrvtes cuya clasificación es
hecha u posteriori por los archiveros.
b) Clasificación cronológica en las cancillerías, donde se
llevaban, según el orden de expedición o de recepción
de las unidades documentales, los registros de trans-
cripción, las minutas, los originales recibidos.
c) En las escribanías y en los tribunales se conservaban en
legajos Cjunto a las series cronológicas de cuentas o de
sentencias) las piezas referidas a un asunto judicial da-
d o (procuraciones, informes...), así como las piezas jus-
tificativas de las cuentas, estando los paquetes puestos
en grupo por orden cronológico en los cofres o arma-
rios)).
5. La noción de archivos públicos continuaba ausente del pa-
norama europeo. Aun los que siglos despuks se considera-
rán como tales, estaban conceptuados como reales.
6. La desaparecida noción de archivos públicos fue reempla-
zada por la de autenticidad en dos formas diferentes3". Por
una parte, la autenticidad de un documento estaba en fun-
ción de ciertas formalidades diplomaticas tales como la re-
dacción, la autoridad de procedencia y el sello, en cuanto
representación física y notoria de la autoridad que lo ha
expedido. Como quiera que los documentos reales y seño-
riales en su jurisdicción eran, en todo caso y circunstancia,
auténticos, fa confirmación por parte de estas autoridades
confería tal carácter a los emanados de particulares y de
corporaciones.
Por otra parte, la necesidad de autentificar los actos
privados fue un elemento decisivo para la restauración de
 la institución noturial que, como depositaria de la fe públi-
ca, confiere autenticidad a sus documentos en el ámbito
del derecho privado, procesal, administrativo y mercantil.
7. A medida que nos acercamos a los siglos postreros medie-
vales, la creciente complejidad administrativa, el desarrollo
urbano, el incremento de las actividades económicas y so-
ciales, van delineando un panorama archivístico más rico,
también desde el punto de vista tipológico. Aunque no se
puede hablar todavía de sistemas archivísticos globales
y coordinados, sí se detectan embriones en diversos niveles.
Por lo que hace a los poderes centrales y a la especiali-
zación sectorial de sus Órganos administrativos, produje-
ron a lo largo de los siglos X I V y xv la creación de fondos
documentales diferenciados, al tiempo que los archivos de
la Corona suponen la base para la creación de los futuros
archivos del Estado3'.
Los entes locales, en plena expansión, configuran un se-
gundo tipo de archivos, compuestos por una documenta-
ción propia y de volumen creciente38.
Los archivos eclesiásticos, tanto del clero regular como
del secular, constituyen ya una de las redes más potentes
y mejor estructurada y coordinada de fondos documenta-
les.
Por último, los privados, existentes pero mal conoci-
dos, cerrarían el panorama tipológico medieval.

1.3. El Antiguo Régimen

Al escoger este concepto cronológico tan amplio que abarca ~

desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa, y en el caso de

otros muchos países hasta las primeras décadas del siglo xix so-

.'' Así, en 1345, Pedro el Ccrcmoiiioso rcorg;inizó e11Bnrccloiiii los archivos dc

la coroii;~aragonesa y nonihi.0 un archivero encargado dc su orgniiizxiOii y cusio-
dia. Oiro tanio sucede en otros ierriiorios: Nipolcs, Vaiicnrio. Inglaterra. Friinciki.
eic. R. H . Bauiier: op. c.ir. L'.Aryiii de / ( t Cororirc d'Ariig6. Madrid: Miiiisicrio d e Cui-
itlfil. 19x0. 52 págs.
38
J. R. Cruz Muiidct: «El nitiiiicipio vasco a iravcs dc 13 hisiorinn. en í3i/diirritc,
34 5, 1991. pigs. 9-30.
mos conscientes de que se podrían distinguir varios periodos, tales
como los siglos X V I y X V I I por una parte, y el siglo X V I I I por la
otra. Sin embargo, lo que nos mueve a optar por esta amplitud en
el tiempo es, aparte la necesidad de reducir la exposición, sobre
todo la coherencia de naturaleza archivística que se le puede atri-
buir, en función de los siguientes factores:
1 ." A lo largo del Antiguo Régimen, surge, se desarrolla y de-
saparece un concepto nuevo: el de los archivos del Estado,
que en el periodo siguiente será sustituido por el de los
archivos nacionales.
2." La documentación archivistica, además de constituir
esencialmente una fuente de poder, va cobrando de mane-
ra paulatina una utilidad para la historia, que se vera defi-
nitivamente consagrada con la desaparición de las institu-
ciones del Antiguo Régimen y con la consiguiente apertu-
ra de sus fondos a la investigación.
La primera y gran nota radica en la creación de los archivos
del Estado y la concentración en los mismos de los fondos docu-
mentales dispersos. A este respecto cabe diferenciar tres momen-
tos:
1. En la organización de los primeros archivos del Estado,
España fue pionera a comienzos del siglo X V I creando un
modelo que se extendera a otros países a lo largo de ese
siglo y del siguiente.
El proceso se inició a finales del siglo X V (1489), cuando
los Reyes Católicos ordenaron la Concentración de sus
archivos en la Chancillería de Valladolid3', iniciativa que
reproducirh Maximiliano de Augsburgo al organizar en
lnsbruck los archivos del imperio40. En cambio, habrá que
esperar a que Carlos V transfiera en 1545 la documenta-
ción del reino castellano al castillo de Simancas, donde Fe-
lipe 11 finalizará la concentración definitiva de los archivos
procedentes de todos íos consejos, audiencias, chanci-
llerías, tesorerías, secretarías, etc., del Estado. Proceso que

35
 sera consagrado unos años mis tarde ( 1 588) con la apro-
bación del R e y b m ~ v i t oparu rl Gobierno del Archivo de Si-
I ~ I U I I ~ Uprimero
S, de una larga sucesión de archivos de Es-
tado"'.
A partir de este acta de nacimiento, el modelo español
se expandió a otros muchos territorios europeos: Francia
inició un proceso similar en 1589 que no culminara hasta
el gobierno de Richelieu, en Italia se crearon los de Floren-
cia, Siena y los Archivos Vaticanos (i610), al paso que en
Inglaterra se funda el Stute Paper Ofice (1 578)42.
2. A lo largo del siglo xvll se mejoran los métodos de concen-
tración archivística en grandes depósitos, al tiempo que se
van organizando los archivos administrativos. Pero sera en
el siglo ~ ~ 1 y, 1de 1manera
~ ~ especial, a partir de 1720, cuan-
do asistamos a una nueva ola de Concentración y reagrupa-
miento. En ese año se reorganizan en Turín los archivos del
Estado de Saboya, y el zar Pedro el Grande de Rusia insti-
tuye dos archivos centrales para todo su territorio, con una
novedad decisiva: se establece la periodicidad de las transfe-
rencias. En 1749 María Teresa concentra en el Haus-Hof
urid Stautsurchiv de Viena todos los depósitos documentales
dispersos por su imperio, concebido como un arsenal de ar-
mas jurídicas para estructurar un imperio territoriaímente
cuestionado y constitucionalmente endeble.
Siguiendo la misma línea, en 1774 se erigió la Register
House de Escocia, mientras que en Sevilla (1781) Carlos 111
ordenaba concentrar toda la documentación relativa a los
territorios de ultramar, en el Archivo de Indias.
3. La tercera ola de concentración, a caballo ya con la Edad
Contempordnea, está representada por el proyecto napo-
leónico. El Emperador de los franceses pretendió concen-
trar en París los archivos de los diversos países europeos

"
A. d'Addario: ((Lineanienti di síorin de I'archivisticn (sec. xvi-xix))),en Ardri-
148, i . 1990, phgs. 5 y ss. R. H. Bautier: <<Laphasc cruciale
i'io S i o r i u l Iiulirii~o,vol.
de I'histoire des archives...)), piigs. 141 y ss. A. Matilla: ((Historia de los archivos
espiiñoles y SUS fondos documentales)), en Aiitilisis c Irioesfiyriciorrcs Cirlturulcs.
1-111, 18, 1984. 11-29.
" Ihid.
36 "31bid.
 ocupados, con la finalidad de ((restar armas eventuales al
adversario y utilizarlas él mismo en apoyo de su política de
propaganda^^^. Pero el proyecto solo llegó a ejecutarse en
parte y la mayor concentración documental de la historia,
por volumen y diversidad de procedencia, quedó truncada;
por fortuna para los fondos que, a tenor de la metodología
archivística del momento, hubieran sufrido un proceso de
desnaturalización difícilmente restituible.
Si asistimos a este salto impresionante en la concepción de los
archivos es, ni más ni menos, porque los gobernantes adquieren
conciencia de su importancia para el gobierno y la administración.
En las guerras, en los tratados de paz, los estados hacen verdade-
ros esfuerzos por evitar que los archivos corran la misma suerte
que los territorios en el caso de los perdedores, y todo lo contrario
en el de los venced ore^^^.
De aquí se desprende la segunda característica, la concepción
de los archivos como fuente de poder. Se detecta una conciencia
clara de la documentación como instrumento de información, pre-
cisa y necesaria, para el ejercicio del poder interno y externo, para
la afirmación, en definitiva, de los derechos del Estado; por contra-
posición a lo que será siglos más tarde el norte de las sociedades
modernas y democráticas, el Estado de Derecho, apoyado -ntre
otros aspectos-- en la transparencia que el acceso a la documenta-
ción pública confiere al ejercicio del poder. Esta concepción del
archivo como fuente de poder, se sustancia a través de tres concep-
tos4?
1. Los derechos del Estado sobre los documentos públicos
llevarán a las monarquías a reclamar ante sus funcionarios
el reintegro de la documentación que, por causa del ejerci-
cio de sus cargos, tuvieran en su poder. En definitiva, se
trata del ejercicio del derecho superior que posee el Estado
sobre el conjunto de la documentación pública y el dere-
cho que le asiste a reivindicarla.
 2. Esta visibn de los archivos no fue privativa de los sobera-
nos, sino de todo tipo de entidades, ya fueran públicas
o privadas; lo que les llevó a tomar conciencia paralela de
la importancia quc tenía la organización de sus fondos do-
cumentales. Éste es el momento en el cual municipios, di-
putaciones, parlamentos ... emprenden y observan con asi-
duidad la estructuración de sus fondos.
3. En tanto fuente de poder, se refuerza la concepción del
archivo como territorio infranqueable y presidido por el
principio de secreto e incomunicabilidad. Comenzando
por el reglamento de Simancas y continuando por los que
le siguieron, se instituye el principio del secreto, lo que es
decir, la prohibición de acceso y comunicación sin autori-
zación real, aunque se tratara de altos dignatarios de la
Administración.

Como han señalado numerosos autores47, en paralelo con la

utilidad reseñada, los archivos eran considerados como una fuente
de justificación jurídica del poder, no por lo que hacía a su ejerci-
cio, sino a la fundamentación de su existencia, de la legitimidad de
su acción política, de sus orígenes, en resumen, de la legitimidad
del sistema monárquico absolutista.
Desde el siglo xv y a lo largo de toda la Edad Moderna, cam-
bia también la valoración del documento como fuente de conoci-
miento. Si la cronística medieval se había basado en las fuentes
orales, narrativas, la historiografía da un giro considerable para
pasar a interesarse por la documentación original archivística,
para ---mediante la crítica textual-- revisar los presupuestos de
la historia. La nómina de autores es, al respecto, muy larga48.
Empero, el desarrollo del método crítico requería dos premisas:
el acceso a los archivos y su organización en función de la inves-
tigación histórica4'. La primera estuvo, aún durante siglos, reser-
vada a una élite de eruditos bien relacionados con los círculos del
poder y a su servicio; la segunda, por desgracia, se pondría en

'' E. Casanova: Archiristicu. págs. 378-386. A. Brenneke: ~ r ~ , / f ; i ~ i . ~ fpágs.

i(~~~...,
69-77. K. H. Bauiier: ((La phase cruciale...n, págs. 139-149. E. Lodolini: Archiiisri-
('u.... págs. 105-126.
J8 Véase un buen compendio en A. d'Addario: «Lineamenii ...)>, págs. 16-19.
38 J Y J. Favier: Les urchiars. págs. 26 y 27.
días: la división entre archivos históricos y archivos adminisirati-
vos, entre fondos para la historia y la cultura, y fondos para la ges-
tión. Siendo los primeros objeto preferido de atención por parte de
los archiveros, su evolución profesional ha estado, hasta bien en-
trado el siglo XX, radicalmente marcada por el historicismo y las-
trada por el influjo secular de la paleografia y la diplomática que,
al precisar documentación antigua, ha llevado a la profesión, du-
rante mucho tiempo, a vivir en desequilibrio con la necesidad que
dio origen a los archivos y a sus servidores: la gestión administra-
tiva.

2. El periodo de desarrollo archivístico

Los orígenes de este periodo se sitúan en determinadas necesi-
dades de orden teórico-práctico, cuya respuesta ha ido posibilitan-
do la configuración progresiva de la archivística como una disci-
plina con entidad creciente, es decir, como un ámbito específico de
las ciencias de la documentación. Por lo que hemos visto hasta
ahora, las necesidades de partida fueron las siguientes6%
1.' Hacía falta concentrar la documentación de las institucio-
nes desaparecidas o, en cualquier caso, distribuirla en
archivos cuya única orientación futura había de ser el ser-
vicio para ia investigación y la cultura.
2.' Era preciso concebir un sistema global de organización de
dichos fondos documentales -procedentes de numerosas
instituciones con ámbitos competenciales diversos- que
respetara su individualidad.
En cuanto al primer problema, la solución vino de la mano
del ejemplo francés revolucionario. La creación de los Avchiiws
Nutionales fue ampliamente emulada en otros países europeos: en
1831 se crean los de Bucarest, en 1835 los belgas, en 1866 el His-
tórico Nacional español6'. La tendencia consiste en la creación de
grandes depósitos documentales en los que concentrar los fondos
 procedentes de las instit iiciones centrales del Estado, y un sistema
de archivos de menor entidad que recogieran los fondos de institu-
ciones regionales, provinciales ... así como el mantenimiento de
antiguos archivos del Estado, integrados en dicho sistema, por
ejemplo: el Archivo General de Simancas, el Archivo General de
Indias, etc.
Conviene aclarar que estos nuevos archivos nacionales no fue-
ron creados con la sola idea de recoger documentación oficial, en
algunos casos ni siquiera fue tal el motivo. Así, la custodia de la
documentación procedente de las instituciones religiosas desamor-
tizadas fue causa y base fundamental para la creación del Archivo
Histórico Nacional".
La diferencia principal respecto del modelo francés se eviden-
cia en la fórmula empleada para encarar el segundo problema,
apuntado más arriba. Si los Archivos Nacionales galos fueron es-
tructurados de acuerdo con criterios eruditos, sistemáticos, de
materia, la solución aportada en la mayoría de estos nuevos
archivos estuvo presidida por el principio de identificar los auto-
res y adscribirles su documentación específica. Se trataba, en re-
sumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos, según
veremos más adelante, aunque no se tuviera en cuenta al ciento
por ciento.
De cualquier manera, como ya se ha apuntado antes, la caída
del Antiguo Régimen provoca la disociación de los archivos entre
históricos y administrativos. Los primeros, al abrigo del proceso
de renovación h i s t ~ r i o g r á f i c aexperimentado
~~ en el siglo XIX, son
abiertos al público especializado -principalmente- y se consti-
tuyen en objeto favorito de los archiveros. En esta corriente se
genera una verdadera fiebre de formación profesional sin preceden-
tes: en 1821 se crea la École de Churtes (Francia), en 1854 el Insti-
tut fiir Oesterreichischr Geschichrsfurung (Austria), en !856 la
Escuela de Diplomática (España), en 1857 la Scuolu di Puírogrufiu
e Diplornuticu (Italia)...".
Al amparo de esta misma corriente, la elaboración de instru-

'' C. Crespo (dir.): A r c l i i i ~ )ffisicírico Nucioriul: Guíu. Madrid: Ministcrio de

Cultura, 1989, 87 págs.
6 y R. H. Bautier: «La phase cruciale...». pág. 149.
46 ' O E. Lodolini: Archii,isricci. págs. 248-276.
mentos de descripción documental experimenta, así mismo, un;^
aceleración considerable. Se inventarían fondos, se elaboran guías,
catálogos, se publican colecciones de fuentes... Al respecto se dis-
tinguen dos orientaciones o escuelas de descripción’ I : la analítica,
que hace de los documentos objeto de pormenorizadas considera-
ciones de orden paleográfico, diplomático, histórico ... y la sintéti-
ca, cuyo objetivo consiste en describir la mayor cantidad posible
de documentación, sacrificando las precisiones en aras a ofrecer el
acceso a grandes volúmenes documentales.
«De este modo se accede a un nuevo periodo de la archivística.
Entre 1830 y 1x50, de arsenal tradicional del poder, los archivos se
convierten en laboratorios de la historia, con todas las consecuen-
cias que ello comporta, de manera destacable el corte fundamental
(y ciertamente desafortunado) entre los archivos históricos y los
administra ti vos^^^.
En efecto, los avances experimentados por la archivística du-
rante la primera mitad del siglo X i X son considerables, pero desde
su propia perspectiva no dejan de ser sino meras innovaciones
clínicas, es decir, de orden práctico. El verdadero avance, que dio
un sesgo novedoso, que estableció su propio ámbito diferencián-
dolo netamente de otros a los que había estado estrechamente vin-
culada, fue el principio del respeto de los fondos. En su acepción
simple, dicho principio ((consiste en mantener agrupados, sin mez-
clarlos con otros, los documentos (documentos de cualquier natu-
raleza) provenientes de una administración, de un establecimiento,
o de una persona natural o moral determinados. Esto es lo que se
denomina fondos de los archivos de esa administración, de ese es-
tablecimiento, o de esa persona))73.
Este principio -como ya hemos visto-- fue enunciado en 184 I
Por Natalis de Wailly, jefe de la Sección Administrativa de los
Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior francés,
inspirador de la circular de 24 de abril de 1x41, firmada por el
ministro Duchatel, y considerada como el acta de nacimiento de
121 noción de fondo de archivo y del principio de respeto o de
 pr~cedencia’~.Como indica D ~ c h e i n «se ~ ~ ,puede afirmar que,
guardados ciertos matices, el principio de respeto de los fondos,
o principio de procedencia es admitido universalmente como la
base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente, ha dado lu-
gar a algunas críticas; pero generalmente recaen sobre tal o cual de
sus aplicaciones y no sobre el principio mismo. Con pleno derecho
se puede esperar que nunca más será objeto de discusión funda-
mental, porque constituye una adquisición definitiva de la
archivística)).
De la aplicación de este principio se derivan tres premisas que,
si bien no son absolutamente nuevas, a partir de ahora irán indiso-
lublemente conectadas con la noción de fondo:

Todo fondo es producto natural de la actividad de una en-

tidad, persona física o moral; en consecuencia, resulta im-
prescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura
y área de actividad.
La concepción de un fondo no viene dada por el uso
--jurídico-administrativo o histórico-cultural- de sus do-
cumentos, sino por su estructura interna, la cual viene da-
da por la propia del ente que lo ha creado y por la forma
en que dichos documentos han sido generados a lo largo
del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de
aquél.
En consecuencia, la estructuración de un fondo de acuerdo
con el principio de procedencia, exige el conocimiento de
los procedimientos administrativos del autor (algo que
había estado siempre implícito en el trabajo archivístico,
exceptuando el periodo que pudiéramos denominar siste-
mático), así como de su propia evolución histórica.

A partir del ejemplo francés, dicho principio se fue extendiendo

por los diversos países europeos: en 1875 fue consagrado en Italia
por su legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, etc. Será, no
obstante, el antes citado manual de los archiveros holandeses
( 1 898), donde se consuma la aceptación y explicación del principio

74 Véase al respecto la introducción a este capítulo.

48 ’’ M . Duchein: «El respeto de los fondos...)),pág. 72.
de respeto de los fondos como axioma fundamental de la
archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión76.
El siglo xx en su primera mitad se ha caracterizado por la con-
solidación de los avances experimentados en la segunda mitad de
la centuria precedente, así como por una producción profesional
día a día más abundante. Tras el manual holandés, Hilary Jenkin-
publica el suyo en 1922, seguido pocos años después por el
de Casanova78.
En otro orden de cosas, durante esta etapa tan documentada
como poco estudiada7’, la archivística europea se debate entre lo
decimonónico y la modernidad. Por una parte, en los países desa-
rrollados, aumenta la sensibilidad social para con los archivos. El
nacimiento de lo que podríamos denominar la historia científica
con la Escuela de los Annales, impulsó un proceso de ampliación
del uso de los archivos por parte de los historiadores, tanto en el
ámbito cronológico de su interés, que se acerca cada vez más a lo
contemporáneo, como en las preferencias por series documentales
hasta entonces soslayadas (documentación de tipo económico, de-
mográfico, estadístico, social...), y aun por la apertura de los archi-
vos a un conjunto cada vez más amplio dc usuarios, ya no erudi-
tos, sino historiadores de nuevo cuño, estudiantes...
La profesión archivística, en cambio, continúa sin despegarse
de su adscripción al mundo de la documentación histórica, los
fondos administrativos siguen siendo vistos por la mayoría como
algo ajeno.
Una vez mas, las necesidades de la Administración constitui-
rán el factor que obligue a la profesión a replantearse sus presu-
puestos y le decida a ocupar un espacio vacío, un U U C U U I ~ archi-
Z
vístico que demandaba respuestas precisas. El creciente grado de
actuación de las administraciones, los nuevos procedimientos
de producción y reproducción de documentos, el ritmo acelerado
de las sociedades industriales, entre otros aspectos, plantean un

76 E. Lodolini: «La gestion des documents...», pág. 158.

77
H. Jenkinson: A manual of urchioe udrninisirufion. Londres: Humphries Co..
1965 (reed.).
7n E. Casanova: Archioisricu. Siena: Lazzeri, 1928.
7 y Los estudios de historia de los archivos ~~ mas que de historia de la
archivística , tienden a detenerse en el siglo XIX, deniostrando una idea bastante
restrictiva de su propia historia. 49
 problema, existente desde siempre, pero ahora más acuciante que
nunca: la generación de ingentes masas documentales cuya conser-
vación íntegra resulta imposible. Y, sobre todo, un dilema funda-
mental, esa fuente de información es absolutamente necesaria para
el buen funcionamiento de las administraciones, quienes no preci-
san historiadores, sino técnicos capaces de poner orden en el caos
y de hacer útil la documentación para la gestión diaria.
Tales preocupaciones eran patrimonio común de todas las na-
ciones, pero de manera muy pronunciada de los países más desa-
rrollados y, sobre todo, de las dos superpotencias emergentes: Es-
tados Unidos y la Unión Soviética, donde en las primeras décadas
del siglo se van configurando sus respectivos sistemas de archi-
vosno.
Con todo, fue la 11 Guerra Mundial, el punto que marcó cro-
nológicamente el periodo de despegue de la archivística, y ello por
dos razones":
1. La necesidad de investigar y difundir el conocimiento de
los crímenes nazis contra la humanidad llevó a declarar el
libre acceso a los archivos del 111 Reich y, en consecuencia,
a reconocer el interés que tiene la documentación contem-
poránea para la investigación.
2. La expansión de la democracia como modelo de organiza-
ción social conlleva la observancia del principio de trans-
parencia en el quehacer de las administraciones públicas.
Para posibilitar el control público y para informar a los
ciudadanos, el Estado democrático se ve impulsado a abrir
sus archivos no solo a la historia, sino a la ciudadanía
y a sus representantes.
Por ambas razones, la archivística, los profesionales, los cen-
tros, y ia percepción social que de ellos existe, varían considerable-
mente. A efectos expositivos podemos cuantificar dichos cambios
en los siguientes puntos:

'" Véase para Estados Unidos A. Ricks: «La gestión de los documentos como
una función archivísiica)), en P. Walne (recop.): op. cit., págs. 179-189. Para la
URSS, A. Kuraniov: «Progres dans la science administrative des archives)), en
A r c h i w m , XXVI, 1979, págs. 73-83.
'' J. R. Cruz Mundet: «El derecho de acceso a la documentación pública)), en
50 Bildurnu. 2, 1988, págs. 107-120.
 tlistoriu í k /u urchiiisricu

1. La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo

de las nuevas necesidades, los manuales de Brenneke8',
Schellenbergx3,Tanodix4,el de los archiveros franceses",
Lodolinix6, HerediaX7,y un largo etcétera8', son buena
prueba -de ello. La producción profesional encuentra un
nuevo vehículo de expresión, el de las publicaciones perió-
dicas que, por su propia naturaleza, ponen de relieve el rit-
mo que va adquiriendo el desarrollo archivístico, al punto
de precisar un vehículo de expresión más rápido y renova-
ble que el de las monografías. Así va surgiendo gran núme-
ro de revistas prestigiosas: Lu Guzette des Archives, Tlie
Americun Archivist, Der Archivur, Archivurn, Archivio Stori-
co Ituliuno, Ruseynu deyli Archivi di Stuto, el boletín del
Public Record Office, el de ANABAD, Bildutnu, Lligull.
Iruryi, etc.
2. El campo de actuación de la archivística se ha extendido al
de la Administración". Las necesidades informativas de
las administraciones modernas implican el tratamiento
adecuado de la documentación. Los archiveros han acudi-
do en su auxilio, pasando de su preocupación por lo histó-
rico a una concepción global del servicio de archivo, me-
diante la acuñación de un nuevo concepto, el del «ciclo vi-
tal de los documentos»90. Éste abarca desde su gestión en
las oficinas hasta su conservación definitiva para la histo-
ria, con todos los pasos intermedios; en consecuencia, el

'* A. Brenneke: Archiiikunde. Ein heitrciy zur tlieorie irnd yescliichic, des Eiiro-
puischen urchiuwerens. Leipzig: Koehler und Amelang, 1953, 3 vols.
8 3 T. R. Schellenberg: Archirios modernos. Principios y tknicus. La Habana: Ins-
tituto Panamericano de Geografía e Historia, 1958, 357 págs.
M4 A. Tanodi: Munual de Archiiio/oyíu tiispiinoumericunu. Córdoba: Universi-
dad Nacional, 1961, 285 pigs.
8 5 Asociation des Archivistes Franpis: Muriuel d'Archiiisiiyue. París: SEV-
PEN, 1970, 805 págs.
" E. Lodolini: Archii~isticu.Principi e prohiemi. Milán: Franco Angelli, 1990,
324 págs.
" A. Heredia: Archivisticu yenerul. Teoríu y prúcticu. Sevilla: Diputación Pro-
vincial, 1991.
'' La información más exhaustiva puede obtenerse consultando la base dc da-
tos del Centro de Información Documental de Archivos del Ministerio de Ciiltura.
89 R. H. Bautier: ((Les archives)), págs. 1137-1 161.
'"1. A. Penn: «Will the real records management stand up:'», en A R M A @ d o - 51
ter/.v, vol. 15, 3, 1981, págs. 10-12.
 ámbito de acción del archivero se extiende al máximo y le
convierte, ademis, en técnico de la Administración.
Por otra parte, la nueva percepción social no se reduce
al imbito de las instituciones públicas, sino que se extiende
al de los archivos de empresas y en general al de los priva-
dos.
3. La ampliación del dominio archivístico ha llevado, asi-
mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera
muy destacada en los países anglosajones, donde se esta-
blecen dos áreas: la del records management o gestión de
documentos administrativos y la tradicional o adminis-
tración de archivos. En los países de tradición latina no se
ha experimentado tal disociación, pero en el ejercicio
practico profesional se diferencia el personal al servicio
de archivos en sus dos primeras fases o de centros que
abarcan todas ellas, respecto de los conservadores de
archivos históricos.
Esta doctrina archivística, cuyos orígenes deben situar-
se en la primera mitad del siglo, se aplicó particularmente
en América y en algunos países europeos. El records mana-
yemrnt, que no tiene equivalente en otros idiomas, aunque
puede ser traducido como gestión de documentos adminis-
trativos, surgió ante la necesidad de responder a los com-
plejos problemas planteados por la explosión de la masa
documental contemporánea. «Su campo de acción se sitúa
en el nivel del establecimiento de normas, métodos y siste-
mas que rigen la vida de los documentos administrativos
(records) durante su creación, su utilización, su conserva-
ción o su eliminación definitiva))”.
4. Las nuevas tecnologías de la información han descubierto
campos inéditos como el de la documentación audjovisual
y la informática. De un lado, los profesionales se han visto
obligados a realizar un nuevo esfuerzo para tratar adecua-
damente la documentación en nuevos soportes; del otro, se
han beneficiado de las ventajas ofrecidas de cara a la ges-

’’ J. Ducharme y J. Y . Rousseau: ctL’interdépendance des archives el de la ges-

tion des documents: une approche globale de I’Archivistique)),en Archives. 12, 1,
52 1980, pág. 8.
 tlisioriu (le /u archiiv’siic~u

tión de los servicios de archivo: reproducción en microfilm

y disco óptico, creación de sistemas de descripción auto-
matizada, e t ~ . ~ ~ .
5. Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso
han creado un nuevo campo del derecho, cual es el del re-
gimen jurídico de la documentación, basado en un cuerpo
legislativo creciente en los últimos años, objeto de interés
por parte de las nuevas generaciones de archiveros.
6. Este proceso de renovación y revalorización de lo archi-
vístico ha dado a luz un nuevo concepto de los usuarios. Si
tradicionalmente las administraciones habían sido el prin-
cipal, y continúan siéndolo, ahora les acompañan los ciu-
dadanos en general. Éstos acuden a los archivos con fines
informativos, relacionados con el ejercicio de sus derechos,
así como científico-culturales, ya se trate de investigadores
científicos, ya de simples curiosos que encuentran en,ello
una nueva dimensión del ocio culto, todo lo cual ha dádo
lugar a un nuevo aspecto de la archivística, el estudio de
usuariosg3.
7. El mundo archivístico desborda definitivamente el ámbito
decimonónico de lo nacional y trasciende a lo universal,
con la creación de organismos internacionales específicos,
así como de principios y técnicas normalizados. Es fuerza,
en este punto, hablar del Consejo Internacional de Archi-
vos, por ser la piedra de toque en cuanto a organización
e impulso se refiere, en todo lo relacionado con la archi-
~ística~~.
Con estas breves pinceladas hemos querido delinear, a grandes
rasgos, la historia de la archivística, un mundo de referencias
en constante evolución. Pegada siempre al terreno de la realidad

’* Vease al respecto las actas del XI Congreso Internacional de Archivos, en

Archirum, XXXV, 1989.
‘3 F. Hildesheimer: Les urchives ... poiirquoi? ... coinment~’ Lu recherche
aujoiird’hui duns /es urchives de Frunce. París: Les Editions de I’Erudit, 1984, 136
págs.
Y4
F. B. Evans: «La UNESCO y el desarrollo de los archivos)), en Rriisiu de /u
Bihlioiecoloyiu y Archivoloyíu. IV, 3,
U N E S C O puru /as Ciencius de la Infi>rinccci~ii~,
1982, págs. 168-186. J. M . Mata: «La acción internacional en materia de archivos)),
en Aiiulisis r Itii1esiiyaciones Culturules, 18, 1984, págs. 32-42. 53
 palpable, instrumento al servicio de la eficacia administrativa, de
la sociedad y de la cultura, la archivística ha elaborado paulatina-
mente sus principios, presupuestos y cuerpo doctrinal, que la defi-
nen y caracterizan.

54
 2.
La archivística y su
espacio en las ciencias
de la documentación

Introducción
El problema que plantea la teorización de la archivística es, ni
más ni menos, su reciente factura en cuanto preocupación del me-
dio profesional. Las publicaciones y el desvelo de los archiveros se
han dirigido tradicionalmente a la resolución de problemas técni-
cos de orden práctico; como ha sucedido en tantos otros campos
del conocimiento la técnica ha nacido antes que sus sistematiza-
ción como ciencia. Según señala M. Duchein', «en nuestros países
de vieja cultura europea, donde los archivos han existido desde ha-
ce muchos siglos, y donde hay una tradición archivística sólida, tal
vez la inquietud no es todavía muy evidente. Pero en países como
Estados Unidos o Canadá, donde la tradición cultural y adminis-
trativa de los archivos es mucho más reciente, se puede decir que
el debate sobre el papel de la profesión archivística y sobre su por-
venir, ocupa en este momento el primer lugar de las preocupacio-
nes de los archiveros)).
Como quiera que la archivistica es una ((ciencia en formación)),
según la define A. Arad2, y como tal reciente aún, los diversos
autores no la han enfocado en un sentido teorizante, cuanto quc
en sus aspectos técnicos, lo cual les ha llevado a definirla preferi-
blemente desde su objeto: los archivos. Precisamente, el peso de la
 tradición ha incidido de miiner;i poderosa en los autores europeos
que, desdc los orígenes hasta nuestros días, se han centrado en la
doctrina, jurisprudencia y funciones del archivo; pero de una ma-
nera muy endeble y casi marginal en el objeto que ahora nos pro-
ponemos abordar".
En honor a la verdad, resultaría erróneo atribuir a los archive-
ros europeos la sola responsabilidad sobre su pobre base teórica;
también en los países del otro lado del Atlántico, la preocupación
es bastante reciente. En opinión de J. W. Roberts: «los archiveros
están demandando, más que nunca, mayor reconocimiento para
su profesionalidad. U n aspecto de esta campaña es la creciente
preocupación por ia teoría archivi~tica»~.
Se trata, en efecto, de un interés reciente por identificar un
cuerpo teórico, u n conjunto de leyes y principios que rijan el mun-
do archivístico. Hemos de conceder, sin embargo, que sus orígenes
pueden remontarse más atrás en el tiempo. Como se ha apuntado
en el capítulo anterior, el principio de procedencia constituye la
base del trabajo científico de los archiveros, por lo tanto, podemos
situar su nacimiento en la segunda mitad del siglo xix.
Y puesto que estamos hablando de la archivística, lo que pro-
cede es abordar rápidamente su naturaleza, es decir, cómo se defi-
ne y qué es Luna disciplina, una técnica, una ciencia ...?

1. Definición de archivística
Como hemos podido comprobar en el primer capítulo, la
archivística tiene un pasado, lo que hemos denominado periodo
prearchivístico, caracterirado por:
~

La existencia de procedimientos prácticos apenas sistemati-

z a d o ~que
, han evolucionado a remolque de la praxis admi-
nistrativa.
-- U n desarrollo b:ijo el influjo de la paleografia, la diplomáti-
ca y la historia.

' Una recopilociím exhnustivii respecto de la definición de archivo. puede con-

wltarsc en el capitulo 7 ((Indagine sulla nntura e definizione dcll'archivion. en E.
Lodolini: A ~ < ~ / i i i ~ i . s..., ~ t r IOX-I 32.
i i <págs.
J . W. Robcrts: «Archivnl theory: iniich ado about shelvingn, en Tlir Antriicriri
56 ~ , l. 1987, piig. 67.
A r c / ~ I r i . \ 50,
 Cierta indistinción con la biblioteconomía en determinados
aspectos.
Sólo a partir de mediado el siglo X I X , fruto de la observación
y de la experiencia, se va estableciendo una serie de principios ge-
nerales en orden a sistematizar los procedimientos prácticos. Una
aún endeble, pero al fin y al cabo teoría, que inspire el quehacer
archivístico.
Según el diccionario de terminología archivística elaborado
por el Consejo internacional de Archivos (CIA)5,se define como
((el estudio teórico y prictico de los principios, procedimientos
y problemas concernientes a las funciones de los archivos)), enten-
diendo por archivos tanto los documentos, como su entorno, es
decir, su organización en edificios e instalaciones rrd hoc. De esta
definición se deduce que la archivística posee dos campos de ac-
tuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutua-
mente; pues, si los enunciados teóricos tienen un sustento empíri-
co, con su aplicación los procedimientos cambian y con ello el uni-
verso estudiado, reiniciándose el ciclo de este modo. El ámbito de
cada campo quedaría del siguiente modo:
La teoría archivística: que comprende su propia historia, su
objeto o ámbito de actuación y su metodología, para la conse-
cución de sus fines.
La práctica archivística: compuesta por las técnicas y pro-
cedimientos empleados para la conservación activa de los do-
cumentos y para la difusión de la información.
Es preciso señalar que si los procedimientos, la praxis, es el as-
pecto más desarrollado y en realidad el mis necesario, por cuanto
se orienta a ofrecer respuestas concretas a problemas reales y sen-
tidos, la teoría, por su reciente factura y por la inercia técnica, aún
esta poco desarrollada. Si es posible y necesario un Corpus teórico
mas complejo, el estudio, la observación y la experimentación lo
desarrollarin con el tiempo. De momento, los principios que lo
componen son pocos y sencillos pero, eso sí, claros y universal-
mente válidos. En este sentido no debemos caer en el complejo de
 inferioridad, ni mucho menos. Como señala F. J. Stielow' ((las
teorías más importantes son con frecuencia las más obvias. En
efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual en
inteligencia artificial y en lingüística)). Es lo que se denominan ver-
dades autoevidentes.
El objeto es, ya lo hemos visto, el binomio documentos/archi-
vos. Su finalidad es ((almacenar información y hacerla recuperable
para su USO»'. El método lo constituyen las normas que rigen la
práctica archivística.
El metodológico es, asimismo, un aspecto en el que todavía se
está lejos de conseguir la unidad de criterios, debido, aparte el po-
co tiempo que lleva desarrollándose autónomamente, a que su ob-
jeto - -archivos-documentos-- presenta una complejidad difícil de
reducir y uniformar normativamente. Por una parte, las diferentes
tradiciones y usos administrativos dan lugar a una producción do-
cumental diversa, por la otra, frente a la universalidad del libro se
opone la territorialidad del documento. No obstante es posible,
y de hecho se esta caminando en esa dirección, llegar a la normali-
zación en áreas tan amplias e importantes como son: las instala-
ciones, la conservación y la restauración, la reprografía, la termi-
nología, la descripción ... Motivos por los cuales la archivística fue
considerada en el Congreso Internacional de Archivos de 1980
(Londres) como una ciencia en formación.

1.1. La definición de la archivística:

¿disciplina o ciencia?

A modo de advertencia, conviene aclarar que a pesar de la in-

definición terminológica existente hasta hace unas décadas, cuan-
do se hablaba de archivología, unas veces, de archivística, otras,
por influencia dc los autores americanos, consideramos el asunto
absolutamente zanjado. Así es que cuando se emplee cualquier tér-
mino en las citas textuales, ha de ser interpretado en su acepción
universalmente reconocida: archivística.

" F. J . Siiclow: «Arcliivd tlicory rediix iind rcdeeiiied: deiiiiiiion aiid contexi
i«w:ird a gcncrnl ihcory)), cn Tlir Aiiiciit.iirr A i < ~ l i i i ~ ivol.
. ~ i . 54, 1991, pág. 17.
58 7 A. Arad: 01'. <.ir., pág. 183.
 Si hiciéramos un estudio cuantitativo de la misma en función
de las definiciones aportadas por los distintos autores contempo-
rlineos, coincidiríamos en que se trata de una ciencia. Mas como
no es esta cuestión de número, sino de argumentación, veamos la
consideración que otorga cada tratadista, entre una selección for-
zosamente limitada, pero significativa, y que podemos agrupar en
dos corrientes de opinión.
E. Casanova8 la considera como «la ciencia de los archivos)).
En opinión de G. Batelli', la archivística es una disciplina de ( a -
rácter eminentemente práctico, que trata de resolver los problemas
con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los
archiveros; no se trata de problemas científicos. La archivología
estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la
sistematización de los archivos es su primordial preocupación con
sus tres problemas elementales: ordenar, conservar y administrar.
Este concepto corresponde a una disciplina, no a una ciencia)).
Para W. Leesch", la categoría científica le viene dada por el
método. En cuanto a éste, el archivístico «se independizó y consti-
tuyó en disciplina debido a la obra de los archiveros holandeses
Muller, Feith y Fruin, que la separaron de la bibliotecología y mu-
seología)), fundamentándola en el principio de procedencia. Que,
en su opinión, mejoró A. Brenneke introduciendo la clasificación
de los fondos de acuerdo con la estructura orglinica de la entidad.
T. R. Schellenberg" considera que es «la ciencia que trata de
los archivos, de su conservación, administración, clasificación, or-
denación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos
que en los archivos se conservan como fuente para su conocimien-
to ulterior y servicio público».
El propio A. Tanodi la conceptúa como «una disciplina joven
Y moderna, en pleno desarrollo y formación de conceptos general-
mente valederos o reconocidos y prácticas experimentadas))' '.

E. Casanova: Arrhiitsiicu. Sieiia: Lazzeri, 1928, pág. 24.

A. Tanodi: El coticepro de Arcliicwloyitr. Santa Fe: Universidad Nacional dcl
Litoral, 1960, pligs. 10 y 11.
Io W. Leesch: «Methodik gliederung tind hedeutung der Archivwissensch;iii)).
en Arcliiwr urid h¡.~iorikcii.Berlín: Staatliclie Archivuerwaltung, 1956, págs. 13 y 5s ;
citado por A. Tanodi: op. <ir.. pbgs. 1 1 y 17.
11
T. R. Schellenberg: Archiiios modernos. Priiicipios y iicriicus. La Nahaii;i: Iiis-
titulo Panamericano de Geografía e Historia, 1958, pág. 42.
I z A. Tanodi: o p . cii., pág. 3. 59
 A ú n mis, dice q u e se trata de una disciplina auxiliar o funcional
de la iidministración y de la historia, que se refiere a la creación,
historia, organkación y funciones de los archivos, y SUS fundainen-
tos legales o jurídicos)). Considera que «es una disciplina técnica
y no una ciencia, en el estricto sentido de la palabra, porque le fal-
tan algunos elementos propios de toda ciencia^'^.
R. Bahmer'" y, con él, J. Ducharme y J. Y. RousseauL5,esti-
man que la archivística es una ((disciplina intelectual)), que com-
prende el estudio de todas las actividades relacionadas con la crea-
ción, la selección, el tratamiento y la explotación de los documen-
tos, sea cual sea su edad y su naturaleza.
En opinión de M. Briceño'', «es la ciencia que se contrae al
estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, orde-
namiento legal y funcionamiento de los archivos)); por cuanto sus
principios «son universales y existe en su contenido una perfecta
conexión sistemática)). De élla ((emanan leyes que declaran, regu-
lan y limitan la estructuración y funcionamiento de los archivos,
desde los más simples repositorios hasta los más altos estableci-
mientos documentales)).
Para E. Lodolini", a raíz de la enunciación del principio de
procedencia, «la archivística constituye una ciencia completa en sí,
con principios universalmente válidos y una literatura científica
considerable en diferentes lenguas)).
A. Arad'8 considera que se trata de una ciencia, pero en
formación y todavía ((fuertemente influenciada por la historia,
la ideología y las circunstancias de las comunidades a las que
sirve)).
El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Inter-
nacional de Archivosi9,se sitúa en la misma línea. La voz francesa

I3 A. Taiiodi: p. <.ir.. pág. 13.

R. Bahiner: «Archives». en E/i<,!,<,/opc,<liti < J / ' L i h r t r r ~U I I IiIforriicirio~i
~ Sci<wc~..
Nueva York: Miircel Dekkcr Iiic., 1968, 1, pág. 51X.
'' J. Ducharme y J. Y. Roussenu: «L'interdi.pendaiice des archives el de 121 ges-
[ion des documeiits: uiic iipproche globale de I'Archivistique)), en A r d i i i w , 12.
1980, pig. 2 l .
I h M. Briccfio: op. cir., pág. 39.
l 7 E. Lodoliiii: «La gestion des documents ...». p6g. 158. En el niisino sentido
véase iambiiii su iiiiervencióii en el 1X Congreso Iiitcrnacional de Archivos. en
Arc/iii~iun,XXIX, 1982, púg. l X6.
I x A. Arad: p. c I I . , pág. 1x2.
60 I < ) P. W¿lliic(ed.): L)i<'/iíJlitirJ< ! / ' , 4 U ' / i ; l ' L J / ~ ~ ~ ~ l l i ~ / l < ) /Pig.~ ~ ~ /-0.
J...,
Arc.hio¡.stique queda conceptuada como «Disciplina que trata de
10saspectos teóricos y prácticos de las funciones archivísticas)). La
inglesa Archiors Adminisfrution: «El estudio teórico y prlictico de
los principios, procedimientos y problemas concernientes a las
funciones de los archivos)).
Según A. Herediazo, «es la ciencia de los archivos, no de los
documentos aunque en Última instancia estos sean el producto in-
tegrante de aquéllos. Como tal se ocupara de la creación, historia,
organización y servicio de los mismos a la Administración y a la
historia, en definitiva a la sociedad)). Es, en resumen, «la ciencia
que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su con-
servación y organización y los medios para su utilización)).
En el vocabulario francés de archivos del AFNOR2', queda re-
cogida como la (ciencia y técnicas relativas a la organización, la
legislación y la reglamentación, el tratamiento y la gestión de los
archivos)).
Según su diccionarioz2,es «la ciencia que estudia los principios
y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los
documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de
los derechos, de los intereses, del buen hacer y de la memoria de
las personas morales y físicas)).
Por fin, F. J. StielowZ3considera que, en tanto ciencia, «es una
metadisciplina en la que el archivero actúa como intermediario en-
tre el material y el usuario final)).
Es conveniente señalar, antes de nada, que el debate sobre si es
una disciplina o una ciencia, dado el escaso desarrollo teórico, es
Poco abordado en la literatura profesional. Es muy posible que se
deba avanzar más en el tiempo y en el conocimiento antes de PO-
der realizar una afirmación rotunda; en cambio, existen algunos
argumentos que nos permiten situarla mas cerca de la segunda
Postura que de la primera. Tomemos para ello las dos argumenta-
ciones más desarrolladas, la de A. Tanodi y la de A. Arad.

61
 1.2. Conclusión: la archivística
como ciencia etnergente

En opinión de A. Tanodi'" a la archivística le corresponde la

categoría dc disciplina que por otra parte no defiiie~--~
~~~ «como
una rama auxiliar de otras ciencias o disciplinas». Para él toda
ciencia debe cumplir tres requisitos:
1. Tener un campo específico de investigación, un objeto.
2. Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado:
procurar el conocimiento por causas, o establecer leyes
universales, o investigar una verdad.
3. Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio.
Según este autor, cumple dos requisitos fundamentales, a sa-
ber: tiene un campo de acción, los fondos -que denomina «archi-
valia»--- y los archivos, y tiene su método, ((pero le falta la parte
científica, en el sentido estricto de ((ciencia));posee, a pesar de esto,
el fin de «saber)), de conocer profunda y sistematicamente todo lo
relacionado con la archivalía y los archivos, de una manera cog-
noscitiva y practica; esta circunstancia le da la categoría de disci-
plina, muy cercana a la ciencia, y si se usa este término, no se co-
mete, opinamos, un error de forma».
Para A. Arad la argumentación sería la opuesta, es decir, la
archivística tiene un objeto: los archivos, y tiene un fin: wlrnace-
nar información y hacerla recuperable para su El proble-
ma primordial, en su opinión, es su escaso bagaje teórico y, en de-
finitiva su método: ((Desafortunadamente, la archivística no puede
ser contemplada todavía como una ciencia establecida. Sustancial-
mente, no hay modelos generales, proyectos y muy poca investiga-
ción científica. Sintoniáticamente la literatura profesional es sobre
todo descriptiva, y la suina de los trabajos comparativos y analí-
ticos en archivística es insignificante. Es una situación lamentable,
pero su reconociniicnto y admisión es el primer peldaño para su
reforma»".
 Ponderando ambos puntos de vista, es forzoso señalar que la
consideración que hace Tanodi de la archivística «como rama
auxiliar de otras ciencias o disciplinas» es u n argumento equivoca-
do y una visión reduccionista. La archivística tiene un objeto, un
fin y un método propios, en consecuencia se define por sí misma
y no por referencia con terceros. Algo bien distinto es que desde
otras ciencias se recurra a ella como auxiliar27,a1 igual que ella
misma verifica el mismo comportamiento con lo que considera sus
auxiliares; pero esto es pura y simplemente resultado de la inter-
disciplinariedad característica de todas las ciencias. Mas no pode-
mos olvidar que Tanodi publicó su parecer en 1960, y desde
entonces hasta hoy las cosas han evolucionado mucho en esta
materia.
El problema principal, como señala Arad, es el escaso bagaje
teórico científico, en definitiva, de un método bien perfilado, ela-
borado en sus últimos detalles. Mas, por otra parte, no existe cien-
cia acabada, pues le es inherente el concepto de evolución, de mo-
vimiento, de progreso.
La archivística, por su parte, posee una metodología en vías
de normalización. Si comparáramos diversas obras de distinta
procedencia, podríamos observar que ante unas necesidades simi-
lares, los medios aplicados son muy parecidos, las distancias no
son sustanciales, sino de orden formal, nunca conceptual. El caso
más claro lo tenemos en los instrumentos de descripción, cuyo
nombre varía de un país a otro --aunque muy poco-- con sus
peculiaridades lingüisticas y con su tradición, mientras que la dis-
posición de los elementos apenas si difiere; pero, en todo caso, és-
tos, los aspectos tomados en consideración y que constituyen - - al
fin y al cabo el método para representar la información conte-
~

.nida en los documentos, son los mismos. Si el punto de referencia

fuese la clas~fic:icióii,el principio de procedencia inspira todos los
sisteinas :irchivísticos del mundo: siti einhargo, su materiniizacihii
csturh en función de las carxtcrísticas de los fondos. N o es quc
fiilte un principio univcrsal. que existe, sino que en diversidad dc
condiciones los resultados son dilcrentcs; en cualquier ciencia son
 las condiciones las que altcran cl resultado de un experimento, pe-
ro el principio que la inspira no se ve afectado por ello en su consi-
deración fundamental.
En definitiva, podemos conceptuar la archivística como una
ciencia emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los
archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su
entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto
de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución
constante la perfilan con mayor nitidez dia a día. Y un fin: hacer
recuperable la información documental para su uso.

2. Las divisiones de la archivística

Puesto que ya hemos identificado el objeto de nuestra aten-
ción, resulta del mayor interés analizar las partes en que se divide,
sus diferentes líneas de acción. Aquí, según viene siendo tradicio-
nal, cada autor establece sus propias divisiones y, como hemos vis-
to hasta ahora, en el fondo todos hablan de lo mismo pero lo bau-
tizan de distinta manera.
Hasta la década de los ochenta, E. Casanova2’, Ch. Samarán
y el manual de los archiveros holandeses”, A. Matilla3’, A. Tano-
di3’, y otros autores establecen unas divisiones de la archivística
que no han soportado el paso del tiempo.
Compendiando a los distintos tratadistas, las divisiones serían:
1.La archiveconomía o archivintendencia: que comprendería
la construcción e instalación, la conservación y restaura-
ción de documentos.
2. La archivistica o archivonomía, compuesta por la clasifica-
ción, la ordenación y la descripción.
3. Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo: servicio
a los usuarios y aspectos legales de la documentación.
4. La historia de los archivos y de la archivística.

” E. Casanova: op. cir.

A. Tnnodi: OP. cir., pág. 26.
A. Matilla: Curtillu <Iro r y u n i i u c i h dr urcliiiios. Madrid: Dirección General
de Archivos y Bibliotecas, 1960. pág. 22.
64 3 1 A. Tanodi: op. cit., págs. 21 y ss.
 Entre las pocas excepciones, dentro de este panorama, hay que
citar a W. L e e ~ c hquien
~ ~ , en 1956 establecía las siguientes divisiones:
1. Teoría de archivos: objeto, fin y método de la archivística.
2. Historia de los archivos.
3. Derecho de los archivos.
4. Técnica.
5. Administración o práctica de los archivos.
Será, sin embargo, M. C 0 0 k ~quien,
~ a comienzos de los años
ochenta, diferencie dos ámbitos:
1.El ámbito específico de la archivística, que comprende: la
gestión de documentos, la administración de archivos, las
ciencias de la interpretación y la historia administrativa.
2. El ámbito común con las demás ciencias de la documenta-
ción: reprograíía, exposición, conservación, almacenamien-
to, recuperación y difusión de la información, bibliografia
y fuentes de información, estudio de usuarios, legislación,
seguridad, diseño arquitectónico y control del medio am-
biente, diseño y automatización de sistemas, ciencias de la
gestión y metodología de la investigación.
Unos años después, A. Herediaj4 difunde esta dualidad, deno-
minando a cada una del siguiente modo:
l.Archivística general: ((aquélla cuyos conocimientos ayuda-
rán a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero
en cualquier archivo de una forma directa)).
2. Archivística técnica: «está integrada por los conocimientos
procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en
los archivos y en los documentos para su conservación
y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acer-
camiento más o menos profundo de las mismas para poder
entrar en diálogo con los profesionales que las practican)).

3L W.Leesch: op. cit., págs. 22 y ss.

33 M. Cook: D i r c w i c r s purii /u prepctrcicih dr proyrumus de estudios sohre /u
gesficíride dociittienlos y lu udministruci(in de urchicos modernos: un estudio del
R A M P . París: UNESCO, 1982, 61 págs.
3 4 A. Heredia: op. cit., págs. 23 y 24. 65
 La autora añade quc si la archivística general ((representa la
actuación especiali.mda del ;trchivero)), la técnica representa un es-
pacio compartido con otros profesionales; «incluye conocimientos
y materias comunes a otras ciencias de la información)).
J. W. R o b e r t ~ mis
~ ~ , que establecer divisiones dentro de la
archivística, sugiere la existencia de dos corrientes: la teórica y la
clínica.
1. Archivística clínica: «una tendencia que es archivística pe-
ro no es teórica, y se ocupa de la práctica, cómo hacer, la
realidad del trabajo archivístico. Esto implica codificar el
control seguido en cada uno de los documentos existentes
y esforzarse seriamente por desarrollar métodos más efi-
cientes; ésta es la responsabilidad de los archiveros clíni-
cos)).
2. Teoría pero no archivística: «La otra es teórica pero no
archivística, y esta relacionada con la historiografia. Re-
quiere un conocimiento del contexto y del valor histórico
de los documentos, y es un espacio no de los archiveros en
cuanto archiveros sino de los archiveros como historiado-
res, o al menos como estudiosos de la historia)).
Las divisiones que acabamos de exponer no pueden ser consi-
deradas como tales en su mayoría, ya que no son reflejo de unas
ramas establecidas e identificadas de una ciencia, con campos con-
cretos de actuación suficientemente diferenciados los unos de los
otros, y desarrollados por profesionales especializados al uso.
En el empeño por articular la archivística, muchos de eslos
autores confunden los procesos del trabajo profesional con divi-
siones de la misma. En otros casos se les atribuye una responsabi-
lidad dificil de afirmar, por cuanto estitn extraídas de manuales
y programas de estudios, con lo cual se comete el error de conside-
rar como divisiones de la archivística meros apartados estableci-
dos con fines pedagógicos y al efecto de lograr una mejor com-
prensión y claridad expositiva.
Así y todo, hay uno de entre ellos que merecc ser tomado muy
en consideración: el de Michael Cook, quien distingue entre los

' 5 J. W. Roberts: «Archivril theory: much ado about shelvingn, en Tlir Aitteri-
66 50, I. 1987. pig. 67.
m t i ~ r r , / i i i i s rvol.
.
conocimientos específicamente archivísticos, y aquellos que com-
ponen el territorio común de las Ciencias de la Documentación.
Este es, también en nuestra opinión, el punto de vista más acerta-
do; es decir, existen procesos diferenciados: clasificación, ordena-
ción, descripción... pero que en sí no constituyen divisiones o es-
pecializaciones de la archivística. Esta es, en cuanto tal, un todo
indivisible, por cuanto las partes que la integran no se explican
por sí mismas sino por referencia al conjunto, de modo y manera
que no cabría la formación de archiveconomistas, como encarga-
dos de las instalaciones y de los edificios, pues aunque forman par-
te de las preocupaciones profesionales, en última instancia, son
responsabilidad de otros especialistas.

3. La archivística en el ámbito de las ciencias

de la documentación
Existe una confusión de término y situación que impide la defi-
nición unívoca de las ciencias de la documentación. Los profesio-
nales que realizan funciones o actividades diversas en fondos
documentales reciben distintos nombres como: documentalistas,
bibliotecarios, archiveros, gestores de información ... También
los diversos centros documentales se denominan indistintamente
según sus objetivos propuestos: centros de documentación, biblio-
tecas, archivos, bancos de datos... Pero estos apelativos, fruto de
necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda
parecerlo, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas que-
dan englobadas en una ciencia común, la ciencia de la documenta-
ción.
Como hemos visto en el capítulo anterior, las condiciones en
las que se ha desarrollado la evolución archivistica, marcadas por
periodos extensos especialmente el siglo X V l l l y parte del x l x -
por la sumisión a los criterios biblioteconómicos, ha suscitado du-
rante décadas una natural desconfianza hacia todo cuanto saliera
de la breve pero clara ortodoxia archivistica. Quizás sea ésta -no
la desconfianza por supuesto- una de sus virtudes, nos referimos
a que la archivística posee un cuerpo teórico o doctrinal breve pe-
ro bien fundamentado, preciso y muy sólido. También es cierto 67
 física o moral, y por todo servicio u organismo público o pri-
vado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por
sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades,
ya trasmitidos a la institución de archivos competente en r a h n
de su valor archivístico)). 2. ((Institución responsable de la aco-
gida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los
documentos)). 3. ((Edificio o parte de edificio donde los docu-
mentos son conservados y servidos)).
Para A. Heredia7, ((archivo es uno o mas conjuntos de do-
cumentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institu-
ción pública o privada en el transcurso de su gestión, conserva-
dos, respetando aquel orden, para servir como testimonio e in-
formación para la persona o institución que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia)).
Salta a la vista que, en lo esencial, las siete definiciones consi-
deradas son coincidentes. Desde Jenkinson en adelante, todos los
autores confluyen en una serie de aspectos constitutivos del con-
cepto de archivo, por lo menos en su primera acepción, es decir,
en tanto fondo documental. Schellenberg nos proporciona una
visión que, a primera vista, podría resultar parcial o reducida, pe-
ro que no es tal sino fruto de la idiosincrasia archivística nortea-
mericana, extendida a otros países, que diferencia records niuiiu-
gement (literalmente traducido como gestión de documentos)
y urchives udmiriistrutiori (administración de archivos), algo que
veremos más adelante. Esta es la razón por la cual el eminente
archivero norteamericano se refería Únicamente a la documenta-
ción histórica.
Venciendo la tentación de añadir una nueva definición, nos li-
mitaremos a analizar las características que constituyen el concep-
to de archivo8, y aparecen recogidas por los autores estudi,'1 d os:
1. ¿Que compone el archivo? Todos coinciden, obviamente,
en los documentos. Se trata de un conjunto de documen-
tos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material.
 Desde el punto de vista de sus caracteres externos, cual-
quier documento piicde formar parte del archivo.
2. ¿Quién crea, produce o gcncra un archivo'? Cualquier per-
sona física o jurídica, o sea, un individuo, una familia, un
organismo público o privado, o una parte de éstos.
3. ¿,Cómose forma un archivo'? Mediante el ejercicio de la ac-
tividad propia de esa entidad, que da lugar a la tramita-
ción de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa
en forma de documentos. Por consiguiente, se produce en
el transcurso de un proceso natural, el propio de cada cual.
Así, una administr~ciónpública, una fábrica de máqui-
na-herramienta, un individuo, producen y reciben docu-
mentos. En ningún caso es ésta su función primordial, sin
embargo se desprenden de su ejercicio, del desempeño de
sus actividades. Por ejemplo, los tres producen documen-
tos contables, de propiedad, correspondencia, etc., además
de otros tipos que les son específicos.
4. ¿Para qué se producen los documentos? No por capricho,
sino para cubrir diversas necesidades: en primer lugar, pa-
ra la gestión administrativa que, en el caso de los organis-
mos públicos, incluye la información a los ciudadanos;
después, por el interés que puede ofrecer como fuente de in-
formación, para la investigación y para ia difusión cultural,
aunque esto es más una consecuencia que una finalidad.
5. Pero no es suficiente con que sean documentos producidos
por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad, para
obtener información, además, debe ser conservada -bien
por sus creadores, bien por sus sucesores- de forma orga-
nizada, respetando el orden según el cual fueron creados,
manteniéndolos ligados por un vínculo necesario; en defi-
nitiva, deben ser conjuntos orgánicos. Para que se pueda
hablar de archivo, los documentos han de estar organiza-
dos y su información recuperable para su uso.
Además del contenido, el término archivo designa otras reali-
dades recogidas en el Dicciowrio tic t ~ ~ ~ ? l i l l ~ fir~~iii7jstjcu:
) i { ~ ~ í { ~ el
continente, o sea, los locales y las instalaciones, y el servicio que
94 administra ambos, es decir, el archivo entendido como institución.
2. Funciones de los archivos
En opinión de A. Tanodi' (1960) las funciones de los archivos
son: reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documen-
tos, lo que años más tarde V. Cortés" (1979) resumirá en tres: re-
coger, conservar y servir los documentos. En cualquier caso, de-
trás de estos objetos están las funciones de los archivos o, lo que es
igual, las amplias tareas encomendadas a su personal y que pode-
mos resumir en los siguientes aspectos:
1. Organización y puesta en servicio de la documentación ad-
ministrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para
la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de
decisiones.
2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los docu-
mentos que ya no son de uso corriente por parte de las ofi-
cinas.
3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración
para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos
que por su valor van a ser conservados indefinidamente,
y destruir el resto.
4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documenta-
ción en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios
de la archivística.
5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesi-
ble la información, mediante los distintos instrumentos de
descripción documental y valiéndose de las ventajas ofreci-
das por las nuevas tecnologías.
6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales
y equipamiento que garanticen su conservación integra en
el tiempo.
7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar
el archivo, queden firmemente establecidas y garantimdnb
mediante un reglamento del servicio.
 Orientado, todo ello, ii lograr la utilización efectiva y exhaus-
tiva del archivo como rccurso básico de información, al servi-
cio de:

La administración, entidad o persona generadora del archi-

vo, para proporcionarle cuantos documcntos, datos y refe-
rencias sean necesarios a su normal desenvolvimiento,
mayor rapideL y cficacia de gestión.
Los ciudadanos, de manera muy especial en los archivos
públicos, para ofrccerles las informaciones que soliciten
relativas a sí mismos, a la gestión de la entidad, etc., ga-
rantía de transparencia administrativa imprescindible en
todo Estado de derecho. Tiene tal importancia el dere-
cho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos
y registros públicos, que la Constitución lo eleva al ran-
go m i s alto en su artículo 10%; de este modo, bien sea
individualmente bien por medio de asociaciones, se ofre-
ce un instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el
creciente poder de la Administración sobre los adminis-
trados. Es decir, uno de los cimientos mas sólidos del in-
menso poder que el aparato administrativo posee reside
en la información, emanada de la cantidad de documen-
tos y datos que maneja. Por consiguiente, la única defen-
sa que le queda al individuo para contrarrestar la ten-
dencia al oscurantismo administrativo reside precisa-
mente en la posibilidad de inquirir, a través de los docu-
mentos, cuantos asuntos sean de su interés, y ello sola-
mente es posible por medio de un correcto servicio de
archivo.
~ La investigación y la difusión cultural. Este Último aspecto
tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposi-
ción de los ciudadanos los testimonios del pasado, no sólo
pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural
que nos brinda la historia y cuanto con ella se relaciona:
publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias... Sin olvi-
dar su misión en el sector especializado de la investigación
histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en
96 verdaderos divertimentos culturales.
 «El objetivo Último de todas nuestras actividades en tanto archi-
veros, debe ser hacer útiles para su uso los documentos a nuestro
cargo))’ ’.
3. Las etapas del archivo
Entendido como fondo documental, constituye un todo unita-
rio que atraviesa diversas etapas, establccidas en función del ciclo
de vida de los documentos”, principio establecido por la ar-
chivistica norteamericana. Este concepto, desarrollado en los
años treinta, tras el establecimiento del Archivo Nacional de los
Estados Unidos (1934), viene a significar que «la información do-
cumental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el
cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso)
y muere (fase de expurgo))). En resumen, se apreció que el docu-
mento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su elabora-
ción o recepción y durante un periodo más o menos corto de tiem-
po, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos
propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es
menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines para los que
había sido creado; hasta que al final se plantea bien su destruc-
ción, bien su conservación permanente. La mayor o menor intensi-
dad de su valor primario señala las distintas etapas del archivo,
que corren paralelas a los diferentes estadios por los que pasa la
documentación a lo largo del tiempo:
1 . El archivo de gestión. Los documentos en fase de tramita-
ción, así como los que son de uso frecuente para la gestión
de los asuntos corrientes, estlin bajo la responsabilidad
y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí
que sea más conocido como archivo de oficina. Tradicio-
nalmente se ha considerado que la documentación debe de
permanecer en esta fase durante cinco años una vez fina-
lizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la expe-
riencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias

’ I M . Roper: «Antiquarianism or information service. The viewpoint of il pro-

fesional archivist)), en Jrriius. 1992. 2. pág. 1 1 1.

’’ 1. A. Penn: Rrcords niunugmrnr huiidhook. Aldershot: Ashgate, 1992, págs.
9-12. 97
 ruones. La información Ú t i l para la gestión prescribe cada
vez en pluos más cortos, de modo que pasado un año, en
la mayoría dc los casos, los expedientes conclusos no son
empleados; por otra parte, las administraciones producen
en cinco años mucha mis documentación de la que razo-
nablemente pueden alojar en sus oficinas, con un coste
muy elevado y el inconveniente que la información redun-
dante añade: dificultar las búsquedas precisas.
El archivo administrativo. Solamente en las organizaciones
administrativas de gran volumen y complejidad se distin-
guen unos locales acondicionados como archivo adminis-
trativo; en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta
y las demás etapas.
Tan pronto como la documentación deja de ser utiliza-
da con frecuencia, de acuerdo con los plazos y procedi-
mientos establecidos por el archivero, las oficinas la remi-
ten a1 archivo. Ésta es la etapa de concentración de los do-
cumentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no
seguro. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso
o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas
regresar a la fase anterior. A partir de esta fase y en adelan-
te, la documentación está bajo la responsabilidad del
archivero. Transcurridos quince años desde su conclusión,
los documentos pasan a la etapa siguiente.
3. El archivo intermedio. Ahora, la documentación ha perdido
prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la
gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde
sus archivos administrativos a éste, caracterizado por ase-
gurar la instalación masiva de documentos a bajo coste.
Durante otros quince años más, es decir, hasta los treinta
de antigüedad, se procede a la valoración, selección y ex-
purgo, a fin de conservar lo pertinente.
4. El archivo histórico. A partir de este momento, la docu-
mentación seleccionada por su valor informativo, histórico
y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que
garanticen su integridad y transmisión a las generaciones
futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histó-
98 rico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
 En buena parte de la bibliografía española que trata el tema, se
caracteriza cada una de las etapas por el nivel de acceso a la infor-
mación por parte de los ciudadanos. Aunque ésta pueda ser una
realidad desafortunada, observada aún en muchas instituciones, la
legislación actual garantiza el acceso de los ciudadanos a la docu-
mentación pública con pocas excepciones; en consecuencia, no de-
be ser éste un elemento caracterizador.

4. Concepto de documento
Etimológicamente procede del latín «documentum», derivado
del verbo «docere»: enseñar, instruir; mas como quiera que este es
un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado
de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legis-
lativo'3.
Según el Diccionario de terminología urchiuística se entiende
por documento «la combinación de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para con-
sulta)). Los elementos que lo caracterizan son:
o El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser
desde una tablilla de barro hasta un disco Óptico.
o La información, es decir, la noticia que transmite.
o El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte,
ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos ...
Esta definición engloba al documento en sentido general, pero
el de archivo posee ciertos elementos diferenciado re^'^:
El carhcter seriado: los documentos se producen uno a uno
y con el paso del tiempo constituyen series (corresponden-
cia, actas...).
-- La génesis: se producen dentro de un proceso natural dc
actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de
su productor, no son algo ajeno a él.
 - La exclusividad: la información que contiene rara vez se en-
cuentra en otro documento con idéntica extensión e inten-
sidad, es exclusiva.
-- La interrelación: como principio general las piezas aisladas
(documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco,
su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjun-
to -la unidad archivística o expediente- y por las relacio-
nes establecidas entre sí.
El documento es al expediente lo que en química es el
átomo a la molécula.

5. Caracteres de los documentos

Una vez conceptualizado el documento, conviene abandonar
el singular para acercarnos a sus características y a las variantes
que podemos encontrar en un archivo: textos manuscritos, impre-
sos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. T. R. Schellenberg' '
-a quien seguiremos brisicamente en este epígrafe- estableció
que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estruc-
tura fisica (caracteres externos) como a su contenido sustantivo
(caracteres internos).
Caracteres externos:
- Clase.
- Tipo.

-- Formato.
- Cantidad.
- Forma.

Cmucteres internos.
- Entidad productora.
- Orígenes funcionales.

- Fecha y lugar de producción.

~- Contenido sustantivo.

'' T. R. Schellenberg: Ticiiicus descriptiius dr urchii>os.Córdoba (Argentina):

100 Universidad Nacional, 1961, págs. 17-39.
 Los conceptos dr circliiiw y documenio

CARACTERES EXTERNOS

La clase: está determinada por el procedimiento empleado pa-

ra transmitir la información, así tenemos documentos:
0 Textuales: transmiten la información mediante texto escrito,
sea manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto
por excelencia de las administraciones y los más abundantes
en los archivos.
o Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colo-
res... para representar la información: mapas, planos, dibujos,
fotografias, diapositivas, transparencias, microformas, etc.
o Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, cü-
si siempre palabras en el caso de los archivos: discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc.
o Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el soni-
do, aunque los primeros ejemplos carecían de este Último as-
pecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.
o Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno
de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, dis-
kettes, CD ROM, etc.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente
fisico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su es-
tructuración en el documento, y deriva de la acción representada.
Así, la acción consistente en plantear preguntas se materializa en
un tipo denominado cuestionario, donde la información se estruc-
tura de forma netamente diferenciada respecto de otros tipos do-
cumentales. Si se trata de legislar, será una ley, si de informar un
informe... A pesar de las apariencias, el asunto es más complejo y,
aunque debería ser la diplomática quien resolviera los problemas
existentes, faltan estudios de tipología documental.
El formato: está en función de la forma de reunirse los docu-
mentos y del soporte así, por ejemplo, en el caso del papel habla-
mos de legajos, volúmenes... DIN A3, A4, etc., si se trata de un dis-
kette podrá ser de 5 114 o de 3 112 pulgadas, etc.
La cantidad se refiere al número de unidades (volúmenes, lega-
jos, documentos...) y al espacio que ocupan los documentos (me-
tros lineales). 101
 Ln forma: nilis conocida con el término diplomático de tradi-
ción documental, coiisistc cn la ingenuidad, es decir, la condición de
original o copia y SLIS distintas variantes: copia simple, certificada ...

CAKAC'TERES INTERNOS

La entidad productora: es decir, el autor del documento, que

puede ser una persona fisica o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha produci-
do un documento, tomando en consideración, y por este orden, la
función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado. Por
ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro
de la cuai la contratación de trabajadores es una actividad y, entre
otras, la redacción de un contrato de trabajo específico es uno de
los trámites que se realizan.
La fecha y el lugar de producción: también denominado data-
ción crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo y en
el espacio.
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un docu-
mento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción.
Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la contratación de
una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales. El
contenido puede ser:
o Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos
y bien definidos, por ejemplo: un expediente personal, judi-
cial, etc.
o Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elemen-
tos muy amplio, como es el caso de un censo de población.
o Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diver-
sas, por ejemplo una memoria de gestión.

6. Los valores del documento

Los valores del documento de archivo dependen del fin por el
102 cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario, y, además,
de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad, conocido
como valor secundario.
El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en
cuanto tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una acti-
vidad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta
fehacientemente por medio de la redacción escrita: es el valor ad-
ministrativo. Por ejemplo: una, varias o el conjunto de las inscrip-
ciones del registro civil tienen como valor administrativo el deriva-
do de la función de control de la población que ejerce el Estado.
Mas este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo des-
de el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo
comporta un valor paralelo, el valor legal, jurídico o probatorio,
cuyo plazo de prescripción varía desde unos pocos años en unos
documentos, hasta lo imprescriptible en otros. Todo documento,
aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica, puede tener
un valor legal. Así, en el ejemplo anterior, el valor probatorio de la
inscripción registra1 no prescribe nunca.
Cumplido ya un periodo vital en el proceso administrativo, el
documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de
servir como fuente para la investigación histórica y para la acción
cultural: es el valor secundario, también denominado histórico
o permanente. Así con los asientos del registro civil podemos re-
construir un árbol genealógico hasta mediados del siglo X i X
(aprox. 1860). Con algo tan frío como los presupuestos generales
del Estado, podemos revivir la fiscalidad de una epoca y su inci-
dencia sobre las condiciones de vida de la población, establecer la
orientación del gasto y poder así desvelar el modelo económico de
desarrollo, los servicios prestados, etc.
Muchos autores" consideran que dentro del valor primario
debe incluirse el financiero o fiscal, pero creemos que es u n valor
puramente administrativo en tanto las financieras son funciones
de naturaleza administrativa. Por otra parte, se pueden distinguir
otros valores, así el Dicciottrrrio de frrniinologíu urcliiiisfirw reco-
noce además de los vistos: el valor informativo y el intrínseco. El
 primero lo define como aquél que poseen «los documentos utiliza-
dos con fines de referencia o investigución, independientemente de
su valor corno testimonio para la historia de la institución produc-
tora)), lo cual no dejaría de ser un valor también histórico por
cuanto ilustra aspectos diferentes a los de su productor. El
intrinscco ((depende de factores tales como su contenido, las cir-
cunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de se-
llos)), en definitiva, un valor derivado de la solemnidad del docu-
mento o de su rareza, lo que no deja de ser administrativo.
Los valores del documento están íntimamente relacionados
con el ciclo de vida documental y, al mismo tiempo, con las etapas
del archivo, pues son aspectos simultáneos. Asimismo, desempe-
ñan un papel fundamental en el proceso de valoración de los do-
cumentos (de ahí su nombre), previo a la selección y al expurgo.

104
 5.
Los sistemas
archivísticos

Introducción
Al abordar este tema topamos con un exceso de posibilidades
para estudiar así como con diversos enfoques posibles. El plantea-
miento que realizamos en el presente capítulo consiste en analizar
cuatro aspectos, fundamentales a nuestro entender: los organismos
internacionales, los sistemas nacionales, los de otros países y los de
la Unión Europea. En cuanto a los primeros hemos preferido cen-
trarnos en el que más incidencia tiene en este campo, el Consejo
Internacional de Archivos, sacrificando los sistemas archivísticos
de los organismos internacionales en aras de la brevedad. Al tratar
el sistema archivístico español también se echará en falta la refe-
rencia a una de las categorías de archivos más activas, nos referi-
mos obviamente a los municipales; sin embargo, tanto su número
como la poca nitidez de sus sistemas nos han inclinado por lo con-
trario, aunque existen ejemplos bien perfilados como es el caso
barcelonés'.
En todos los casos hemos dejado fuera los archivos parlamen-
tarios' y los militares que, habitualmente, no están sujetos al siste-
ma general.

' Guiii de I ' A n i u Mirnicipul (Ir ~ U K d ( J i i U .Barcelona: Ayuntamicnio, 1992, 03

págs.
G . Buchstab: «Les archives parlamentaires européens: structures iiattirc dch
fonds- accesibilitt. des documents», en Juiius. 1993, 2, págs. 42-48. 105
 1. Organismos ixite~n~cionales:
la Unesco y el Consejo Internacional
de Archivos (CIA)
Los orígencs de la cooperación archivística internacional se re-
montan a 1910, cuando se celebró el I Congreso internacional de
archiveros y bibliotecarios, en e1 marco de la Exposición Universal
de Bruselas3. Aunque se produjeron diversas iniciativas posteriores,
no hubo nada relevante hasta el término de la 11 Guerra Mundial.
En 1946 se concibió la idea de crear una organización internacional
de los archivos, impulsada por los profesionales estadounidenses.
Dos años más tarde, bajo los auspicios de la Unesco, se fundó un
Consejo Internacional de Archivos provisional hasta su definitiva
constitución en 1950, fecha en la que se celebró el 1 Congreso Inter-
nacional de Archivos (París). Este organismo4 nace ante la necesi-
dad de prestar apoyo y cooperación activa a las organizaciones es-
pecializadas no gubernamentales y a los expertos.
En su primera época, la Unesco a través del CIA centró sus
esfuerzos en tres direcciones:
o Una amplia campaña de microfilmación de fondos docu-
mentales en Latinoamérica, Asia y África.
o Un proyecto, aún en curso, para la preparación y publica-
ción de guías de fuentes para la historia de las naciones.
o Un conjunto de publicaciones profesionales, tales como la
revista Archimtii, un manual sobre archivística en las regio-
nes tropicales, otro sobre construcciones de archivos, etc.
En 1967, la Unesco crea el Departamento de Documentación,
Bibliotecas y Archivos (DBA), para coordinar la formulación y la
ejecución de un programa perinaneiite y de bases amplias.
Los esfuerzos se concentraron en la planificación a escala re-

.' E. G. Franz: ((Le Cons5I Intcriinliond des Archivcs, ses rcalisníions eí son
avenir)), en ilrdiii.r,s rf hihlioi/~<;ycrc~s ile Rthqiyw. LV. 1-4, 1984. págs. 3-78.
A F. B. Evans: «La Uiicsco y ci desarrollo de los iirchivosn, en RUCIBA. IV. 3.
j u l ~ ~ ~ - s ~ p ~ ~ págs.
e m b r168-186.
e, 3. M. Mala: <<Laacción internacional en materia de
archivos), en Amilisis Y Iiic.rsritici<.i<rfiesC'uliitrulr,s, 18, enero-marzo, 1984, 37-42. J.
106 P. Wotioí: «The I i ~ t e r n ~ i i i ~CounciI
n ~ I on Archives)), en .f~inus,1993, 7. págs. 7-1 i .
gional del desarrollo de los archivos, la investigación y la asisten-
cia; particularmente en materia de formacibn y orientación tfcni-
ca, y en la protección de los archivos que integran el patrimonio
de la humanidad. El CIA, mientras tanto, continúa con la publica-
ción de estudios técnicos y manuales, entre otras actividades.
Paralelamente se crea el programa de desarrollo de sistemas
nacionales de información (NATIS), que antes de salir ;I la IUL fue
absorbido por UNISIST, programa intergubernamental para el
desarrollo compatible de sistemas y servicios de informacibn
científica y tecnológica, con el objeto de facilitar su interconexión
y mejorar la transferencia de información.
En 1977 la mayoría de las funciones y actividades del DBA se
combinaron con los del programa UNISIST para formar la Divi-
sión del Programa General de Información (PGI).
El CIA continuaba con sus actividades preparando, entre otros
trabajos, una guía de los archivos de los organismos de la O N U ,
así como un glosario internacional plurilingüe.
Dentro del Programa General de Información (PGI) se vio la
necesidad de fomentar y desarrollar los servicios de archivo, como
factores positivos para la conservación y difusión del patrimonio
cultural y de la identidad nacional y, sobre todo, como instrumeii-
to de la eficacia administrativa. De ese modo se creó en 1979 un
programa de bases amplias y a largo plazo para fomentar el desa-
rrollo de sistemas y servicios modernos de gestión de archivos
y documentos denominado RAMP (Programa para la Gestibn de
Documentos y Archivos). Los objetivos del RAMP son:

1.Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y compren-

sión totales del valor y utilidad de los documentos y archi-
vos como recursos de información basica, particularmente
en lo que se refiere a la planificación y desarrollo, y conjun-
tamente con otros servicios de información.
2. Ayudar a los estados miembros que lo soliciten a organizar
y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de docu-
mentos y los archivos necesarios para aprovechar total
y eficazmente esos recursos de información básica.

El RAMP es un componente del programa global del PGI,

en el que se destaca la necesidad de enfocar el desarrollo de 10s 107
 archivos con un criterio más dinámico y más orientado hacia el
usuario que en el pasado, incidiendo en la necesidad apremian-
te de que los gobiernos puedan tener un acceso más fácil a la in-
formación contenida en sus documentos y archivos, de manera
que sean útiles en la planificación y en el desarrollo social y eco-
nómico.

El Consejo Internacional de Archivos realiza su propio progra-

ma a través de un conjunto de organismos que configuran su es-
tructura y le dotan de una especial riqueza en su actividad. Éstos
son:
1. Los miembros: se reparten según las categorías siguientes:
A. Direcciones estatales de archivos. B. Asociaciones profe-
sionales de archiveros. C . Instituciones archivísticas. D.
Miembros individuales.
2. La Asamblea general: se reúne cada cuatro años en el mar-
co de los congresos internacionales de archivos, es el orga-
nismo director y de control del CIA, al cual pertenece: re-
cibir y examinar los informes de la Secretaría y de los
diferentes órganos del Consejo, modificar los estatutos y la
organización, elegir el Comité ejecutivo y fijar el montante
de las cotizaciones. El derecho de voto está reservado a los
miembros de las categorías A y B.
3. El Comité ejecutivo: a quien se confía la dirección del CIA
en los intervalos entre congresos. Está formado por el pre-
sidente, los dos vicepresidentes y catorce miembros elegi-
dos por la Asamblea.
4. El Bureau: sus miembros, designados por el Comité ejecu-
tivo, son: el secretario general, el secretario general adjun-
to, el tesorero y el secretario ejecutivo. Las tareas adminis-
trativas corrientes del CIA han sido confiadas desde el pri-
nicipio al secretario general y a su adjunto, mas debido
a su volumen, desde los años sesenta se creó una Secretaría
permanente en París.
Aparte sus Órganos de gobierno y administrativos, cuenta con
los siguientes organismos de elaboración y ejecución de su pro-
108 grama:
1. El Congreso Internacional de Archivos, que se reune cada
cuatro años.
2. La Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de los
Archivos, se reune todos los años, salvo los que coinciden
con los congresos internacionales.
3. Las comisiones, tales como la Comisión de Desarrollo de
Archivos, que coordina la acción de las ramas regionales,
diseña la política de promoción del desarrollo archivístico
y administra el fondo especial del Consejo para dichos fi-
nes. La Comisión de Publicaciones: periódicas y monográ-
ficas, y otras más recientes como la Comisión de Manteni-
miento del Programa y la Comisión ad hoc sobre Europa.
4. Ramas regionales, que encuadran a los miembros del Con-
sejo situados en una determinada región de países en desa-
rrollo y constituyen verdaderas organizaciones internacio-
nales regionales con su propia estructura y programa. Son
diez: África central, África oriental y austral, África occi-
dental, América latina, Países árabes, Asia del sudeste, Asia
del sur y del oeste, Asia oriental, Caribe y Pacífico sur.
5. Las secciones, formadas por instituciones y personas
miembros del Consejo con intereses profesionales particu-
lares o actividades similares: la de asociaciones profesiona-
les, la de archivos de organizaciones internacionales, la de
archivos del mundo del trabajo y de los negocios, la de
archivos municipales, la de enseñanza de la archivística
y formación de archiveros, etc.
6. Los comités profesionales permanentes, encargados de rea-
lizar los estudios o actividades correspondientes a un cam-
po especializado de la archivística. Hoy existen los de
formación profesional, informática, conservación y restau-
ración, reprografía, sigilografía, archivos de empresas, ar-
chivos literarios y artísticos, archivos administrativos,
archivos de arquitectura, documentos electrónicos, asuntos
jurídicos, fuentes orales, tecnologías de la imagen, archi-
vos audiovisuales,...
Desde 1990, tanto los comités como las secciones publi-
can sus trabajos en la revista Janus. 109
 7. Los grupos de trabiijo y comités r r d hoc, como sostenimien-
to de prograinns específicos y coyunturales del Consejo.
8. El Comitk de redacción de Arcliii)uni, revista del Consejo.
En total, las publicaciones del CIA se acercan a las ciento cin-
cuenta, entre volúmenes de A r c h i c w i , guías de fuentes para la his-
toria de las naciones, manuales, estudios, actas de congresos, con-
ferencias y coloquios. A lo que se deben añadir los más de cincuen-
ta estudios del R A M P publicados desde 1980.

2. El sistema archivístico español

La organización de los archivos españoles es fruto y reflejo de
la organización política y social del país, por lo tanto muy cam-
biante en los Últimos años. El sistema archivístico español se con-
forma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido
por el reparto de competencias entre el Estado y las comunidades
autónomas.
El articu!o !49.!, apartado 28.u establece las competencias
exclusivas del Estado por lo que se refiere a ((Defensa del patri-
monio cultural, artístico y monumental contra la exportación
y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titularidad es-
tatal, sin perjuicio de su gestión por parte de las comunidades
autónomas)). Por su parte, el artículo 148.1, declara las materias
sobre las que las comunidades autónomas pueden asumir compe-
tencias y las especifica en su apartado 15.u: «Los museos, biblio-
tecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad
Autónoma)). Si bien no se hace referencia explícita en el texto,
todas las comunidades han incluido los archivos en sus respecti-
vos estatutos. De este modo se perfilan las bases constitucionales
del sistema archivístico español, bajo el principio del reparto
competencia1 entre el Estado y las autonomías. El primero ejerce
su competencia exclusiva sobre los componentes del sistema
archivístico estatal, es decir los archivos y organismos archivísti-
cos dependientes de la Administración central; mientras que las
segundas ejercen competencias exclusivas sobre los archivos
y organismos propios, así como la ejecución de la legislación es-
110 tatal que no se reserve ei primero.
 Fruto del reparto competencial, existe una legislación estatal
de general aplicación, la Ley del Patrimonio Histórico Español
( 1985)5 y los decretos posteriores de desarrollo; por otra parte, esti
la legislación autonómica que comienza con la Ley de Archivos de
Andalucía (1984) y continúa hoy en día. En este capítulo no vamos
a realizar un análisis exhaustivo de la legislación archivística espa-
ñola, nos limitaremos a abordar los aspectos que perfilan los dife-
rentes sistemas archivísticos existentes, dejando todo lo relativo al
acceso a la documentación y otras cuestiones para los capítulos
posteriores de su razón.
A pesar de todo, el sistema archivístico español esti aún insufi-
cientemente perfilado, por varios conceptos:
1. La Ley del Patrimonio Histórico Español no ha sido desa-
rrollada suficientemente, por lo que no hay un esquema le-
gal preciso.
2. La gestión de algunos archivos de titularidad estatal (va-
rios regionales y muchos provinciales) están en proceso de
transferencia a las comunidades autónomas.
3. Entre éstas, existe gran desigualdad tanto competencia1 co-
mo legislativa, por lo que no es posible definir un modelo
autonómico de organización de archivos.
En definitiva, nos encontramos ante un sistema archivístico en
proceso, si no de creación, al menos de perfiladura, el cual, como
veremos, necesita armonizar y normalizar sus planteamientos.

2.1. El sistema archivístico estatal

Es competencia del Ministerio de Cultura, bien que desde el
punto de vista legal no es muy preciso, por cuanto el reglamento
que debería desarrollarlo, de acuerdo con la LPHE, lleva varios
años en fase de redacción6. La política ministerial en este sector

Ley 13/1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Espaiiol; BOE 155, 2 0

de junio de 1985, pigs. 20.342-20.352.
Comisión de reglamento: ((El reglamento como medio de normaliznción
archivístican. en Priinercts jornudus sohrr nirtocloloyíu puru lu ident[ficuc.icírr y iwlorci-
i i h (/e$ d o s tlocunreiitules de las udnririistruciont.s púh/i<,trs.Madrid: M iiiisterio de
Cultura, 1992, págs. 61-68. 11 1
 está encomendada a la Dirección General de Bellas Artes y Archi-
vos, quien la desarrolla a través de la Dirección de los Archivos
Estatales en el ámbito de su competencia, que actualmente se re-
duce a los archivos de la Administración central, a los históricos
nacionales, regionales y a los provinciales, bien que la gestión de
muchos de estos últimos ha sido transferida a las comunidades
autónomas correspondientes. Las tareas encomendadas a este de-
partamento se traducen en una serie de programas’:
l. Conservación y renovación de las instalaciones a su cargo.
7
1. Aplicación de las innovaciones tecnológicas a los archivos:
proyecto de informatización del Archivo General de In-
dias, plan de informatización de la red de archivos, plan de
microfilmación de documentos.
3. Recuperación de archivos.
4. Coordinación de archivos de la Administración.
5. Asistencia técnica y difusión.
6. Relaciones internacionales.
El sistema está compuesto por una serie de órganos y de cen-
tros dependientes de la mencionada dirección, contando con el
concurso de otros órganos de más amplia competencia.

2.1.1. órganos
1. El Centro dr Inf0rmución Documental de Archivos ( C I D A )

Entró en funcionamiento en 1979 y tiene como misión funda-

mental el hacer accesible la información documental y bibliográfi-
ca archivística a todas las esferas interesadas en ella, con una triple
finalidad:
1. Garantizar la protección del Patrimonio Documental de la
Nación.
2. Facilitar el acceso a la documentación con fines de investi-
gación.

’ M. Vázqucz de Parga: «El sistema archivístico español)), en A L A , 7, 1988,

112 pags. 30-33.
 3. Hacer accesible a los profesionales de los archivos la bi-
bliografía especializada.
Para la consecución de sus fines desarrolla una serie de progra-
mas:

a) De información documental, basado en la elaboración

y difusión de los instrumentos que faciliten el conocimien-
to y localización del Patrimonio Documental de la Na-
ción, así como la comunicación entre los investigadores.
Los principales logros en este terreno consisten en una se-
rie de bases de datos automatizadas:
- El Censo-Guíu de Archivos: donde se recoge informa-
ción sobre buena parte de los archivos del país, tanto
públicos como privados, con datos relativos a su direc-
ción, horarios, condiciones de acceso, servicios al públi-
co y breve descripción de los fondos, incluyendo sus fe-
chas límite y el volumen de los mismos.
~ La Guía de Investigadores en los archivos del país, ela-
borada con los datos recabados de los archivos del sis-
tema estatal, así como con los facilitados por todos los
demás centros que responden a las encuestas anuales.
- Las guías de fuentes: consisten en bases de datos sobre

las fuentes para la historia existentes en nuestro país,

entre las que cabe destacar la Guíu de Fuentes pura la
Historia de Itulic y Espuñu, así como la Guíu de Fuentes
sobre la Guerru Civil.

b) De información bibliográfica, basado en la biblioteca espe-

cializada en archivística que recoge monografías y cerca de
cuatrocientas revistas relativas a la archivística y a las
ciencias relacionadas. Toda la información está recogida
en una base de datos automatizada (BARC) y, además, se
difunde por medio del Boletín de InfOrrnución, publicación
trimestral en la que se da noticia sobre bibliografía profe-
sional ingresada en la biblioteca.
Asimismo el Centro ofrece una serie de servicios a sus usuarios,
consistentes en:
 Acceso a todas las bases de datos a través de la red PIC
(Puntos de Información Cultural) del Ministerio de Cultura.
- Difusión gratuita del BokINi de lnfimzación, así como de
los duplicados de monografías y revistas.
~~ Búsquedas bibliográficas y asesoramiento en la materia.
~ Reproducción de artículos de revista reseñados en el boletín.
~~ Traducción al castellano de artículos en lenguas eslavas
y alemán.
~ Orientación sobre localización de fuentes históricas.
Sin pretender establecer una clasificación al respecto, podemos
afirmar que el Centro de Información Documental de Archivos es
uno de los mejores servicios prestados a la comunidad archivística
española.

2. La Juntu Superior de Archivos'

Es un Órgano consultivo dependiente de la Dirección de los
Archivos Estatales, cuyas funciones consisten en:
1.Elevar al Director general de Bellas Artes y Archivos pro-
puestas conducentes a mejorar la investigación, conserva-
ción, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes
integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.
2. Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando sea con-
sultada por el mencionado director.

Los organismos que a continuación se relacionan dependen de

la Dirección General de Bellas Artes y Archivos y, aunque tienen
un campo de actuación más amplio, inciden directamente en la
política archivística del Estado.

3. El lristituto de Conservación y Restauración

de Bienes Culturales ( I C R B C )
Tiene asignadas, entre otras competencias, la elaboración de
planes para la conservación del Patrimonio Histórico Español. Se
estructura en tres departamentos:

Orden del Ministerio de Cultura de 1 I de febrero de 1992, BOE 51, de 28 de

114 febrero, pág. 7.003.
 Información e investigación. Gestiona los planes y necesi-
dades que su denominación determina.
Monumentos y arqueología. Su competencia se centra en
la conservación del Patrimonio Arquitectónico y Arquco-
lógico.
Bienes muebles. Este departamento asume las obras de iir-
te y, lo que más nos interesa, los bienes del Patrimonio
Documental y Bibliográfico a través del Servicio de Libros
y Documentos. Éste asume parcialmente las funciones del
anterior Centro de Conservación y Microfilmación Docu-
mental y Bibliográfica (CECOMI), integrado ahora en el
ICRBC.
El actual Servicio de Libros y Documentos, ademhs
de la obligación de restaurar los bienes correspondientes
del Patrimonio Histórico, tiene encomendado el aseso-
ramiento técnico respecto de las instalaciones de archi-
vos y bibliotecas estatales y, muy especialmente, de los
talleres de restauración ubicados en sus dependencias.
Esta doble función de restaurar y asesorar en la mate-
ria responde a la imposibilidad de que el propio Servicio
pueda atender todas las solicitudes recibidas, y cubrir la
necesidad urgente y constante de intervenir en los fondos
deteriorados de los numerosos archivos y bibliotecas de
nuestro territorio e, incluso, de las múltiples solicitudes di-
rigidas desde el extranjero.

El Servicio Nucionul de Microfilni

Las tareas concernientes a la microfilmación han quedado a su

cargo. Tiene por finalidad la reproducción de los fondos documen-
tales y bibliográficos, para:

1. Aportar mayor seguridad en la conservación.

2. Completar series y fondos repartidos entre diversos archi-
vos y bibliotecas.
3. Hacer ampliamente asequible al investigador y al estudio-
so el caudal informativo de estas fuentes culturales. 115
 Este Servicio publica el catálogo de sus ediciones en microfilm,
actualizándolo anualmente. Dicho catálogo contiene información
sobre los archivos de donde proceden las series microfilmadas, los
títulos de las mismas, años que abarcan, signaturas de las unidades
de instalación que ocupan, número de microformas y número de
la edición.

5. El Consejo del Putrimonio Histórico

Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicación y el
intercambio de programas de actuación e información relativos al
Patrimonio Histórico Español entre las administraciones estatal
y autonómicas.

6. Lu Juntu de Calificación, Valoración y Exportación de Bie-

nes del Putrimonio Histórico Español
Posee las siguientes funciones:
1. Dictaminar las solicitudes de permiso de exportación.
2. Informar las solicitudes de permiso de exportación tempo-
ral del territorio español.
3. Fijar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los
efectos de determinar la correspondiente sanción.
4. Valorar los bienes que se pretenda entregar al Estado en
pago de la deuda tributaria y realizar todo tipo de valora-
ciones.
5. Valorar los bienes que el Ministerio de Cultura proyecte
adquirir con destino a las bibliotecas, archivos y museos de
titularidad estatal.

7. La Cornisión Superior Culificadora de Documentos

Adniinistrutiiios
A regular mediante decreto, le corresponderá el estudio y dic-
tamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de
los documentos de la Administración del Estado y del sector pú-
blico estatal, así como su integración en los archivos y el régimen
116 de acceso, valoración, selección y expurgo.
 2.1.2. Centrosg
ARCH~VOS
NACIONALES

Archioo Generul dr Simuncus

Carlos 1 dispuso entre 1540 y 1544 que se llevara a Simancas la
documentación real custodiada en Medina y, cinco años más tarde
(1 549), funda definitivamente el Archivo General del Reino en el
castillo de Simancas.
Felipe 11 manda construir en dicho castillo, quince años des-
pués, un edificio para guardar toda la documentación de la Coro-
na y Real Patrimonio. Sin embargo, será en 1588 cuando adquiera
carta de naturaleza mediante la ((Instrucción para el Archivo Real
de Simancas)),en la cual se ordena la transferencia periódica de los
documentos producidos por los órganos de gobierno, procedi-
miento que se mantuvo hasta mediados del siglo xix.
Hoy el Archivo General de Simancas está compuesto por 28
secciones, con un total de 712 series. Las secciones responden
a otras tantas instituciones de procedencia: los consejos, las secre-
tarías y, sobre todo, documentación de naturaleza hacendística,
que comprende 13 secciones.

Archivo Histórico Nacional

Creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes
e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortiza-
ción de Mendizabal. Con el tiempo se fueron agregando otros fon-
dos de procedencia heterogénea, desde la Administración del Esta-
d o e instituciones, hasta archivos privados y colecciones.
Dividida en 15 secciones, sus fondos ocupan más de 35 kms. de
estanterías. Algunas de las secciones más importantes son:
Consejos suprimidos. Compuesta por los fondos procedentes
de cinco consejos: Castilla, Aragón, Indias, Hacienda y Cruza-
da.

Un buen resumen lo ofrece A. Matilla: «Historia de los archivos españoles

Y SUS fondos documentales», en Aiiúlisis c fniwtiyucionrs Culfurulcs. 1 X. 1'9x4, pi~gs.
11-39. Todos ellos cuentan con al menos una guía publicada por el Ministerio de
Cultura. 117
 Clero secular y regular. La docunientnción procede fundamen-
talmente de monusterios y conventos, iglesias, colegios ...
y otras instituciones eclesiásticas sobre las que incidieron las
leyes desamortizadoras del siglo XIX.
Guerra civil. Compuesta por fondos recopilados por 10s Servi-
cios Documentales de Presidencia del Gobierno, como fuente
de información sobre los partidos políticos y organizaciones
sindicales, y al servicio del Tribunal Especial para la Represión
de la Masonería y el Comunismo. Contiene archivos de orga-
nizaciones políticas, sindicales, culturales y religiosas (protes-
tantes), expedientes personales de encausados, fondos del ejér-
cito y otras instituciones republicanas, del Gobierno de Euska-
di, de la Generalitat de Cataluña, etc.

Archivo de ~ L Coromi
I de ArLiyciii

Creado en 1180, recoge la documentación de la monarquía

aragonesa, importante no sólo para la historia de esta corona, sino
también para amplias zonas de Francia y de casi toda Italia du-
rante la Edad Media. A este núcleo originario se han añadido
otros fondos, como el de la Audiencia Territorial de Barcelona,
fondos notariales, el Archivo del Real Patrimonio... Tiene como
anejo el Archivo Intermedio de la Administración del irea catala-
na situado en Cervera.

Archivo Generul de lndius

Fundado en 1785, con la idea de reunir en un sólo depósito

toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de
las posesiones de ultramar. Esta concentración perseguía ventajas
para el desarrollo de la burocracia gubernamental y disponer, por
otra parte, de la necesaria información para escribir unti historia
de la obra de España en las Indias, como réplica a las acusaciones
de abusos coloniales.
Sus casi cuarenta mil legajos de documentación, distribuidos en
trece secciones, abarcan desde 1492 hasta 1892, y comprenden toda
América del Sur (excepto Brasil), la Central, Méjico y el sur de los
Estados Unidos (California, Texas, Nuevo Méjico, Luisiana, Flori-
1 18 da...), ademis de las Filipinas y algunas otras posesiones del Pacífico.
 Parece claro que la correcta gestión de la documentación admi-
nistrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela
como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos
de cada entidad, sea pública o privada, y es una herramienta de pri-
mer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Lo
contrario es motivo de retraso en la resolución de los asuntos, lo
que ocasiona perjuicios a la propia organización y a terceros, espe-
cialmente grave en el caso de las Administraciones públicas, lo cual
se traduce --además- en términos económicos. El tiempo de tra-
bajo, salarios, motivación ... malgastados en búsquedas de informa-
ción difíciles si no imposibles, se traduce en los mismos términos.
Las decisiones sustentadas en una información incompleta, defec-
tuosa, acarrea consecuencias negativas cuya lectura es la misma que
en los casos anteriores. Así, queda clara la necesidad de organizar
correctamente la documentación de las oficinas. Mas teniendo en
cuenta que en esta fase es responsabilidad de las propias unidades
administrativas jcómo puede intervenir el archivero?
Desde luego, hay algo que nunca se debe hacer y es entrome-
terse en el trabajo ajeno. Por desgracia, algunos profesionales pre-
tenden erigirse en árbitros de las administra~iones'~, adjudicándo-
se unas atribuciones cuando menos descabelladas. Nuestra fun-
ción no consiste en divagar sobre los males de la Administración
ni en elucubrar soluciones grandilocuentes, es algo mucho más
sencillo y efectivo. La gestión de los documentos plantea proble-
mas, claro esti, pero ello no es culpa de los demás o al menos no
exclusiva de quienes los tramitan, sino de la excesiva información
existente y de su diversidad (tipológica, temática, de los soportes,
de los medios para su tratamiento...). El archivero es un medio pa-
ra un fin, es decir, debe organizar la documentación y hacerla re-
cuperable para su uso por parte de terceros.
Nuestra capacidad de intervención directa en esta fase de ges-
tión, mientras los documentos son objeto de uso frecuente por

" En este sentido, algunos autores norteamericanos se llevan la palma, movi-

dos por una obsesiva búsqueda de quintaesencias teóricas fuera del ámbito
archivístico. Sirva conlo ejemplo el artículo de M. A. Lutzker, quien aboga al Iinnl
por convertir al archivero en una suerte de defensor que medie en los conflictos
burocráticos y ayude a clarificar los objetivos institucionales. M. A. Lutzker: «Max
Weber and the analysis oí' modern bureaucratic organization: notes toward a theo-
148 ry of appraisaln, en Thr Americuti Archiiist, 45. 2, 1982, págs. 119-130.
 El rrrchiiw cii sus prinirrtis J u x s

parte de las oficinas y los asuntos que reflejan se encuentran en

tramitación, se verá limitada por una serie de aspectos que pode-
mos resumir en dos:
1. La experiencia nos demuestra que las neccsidades de las
oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponi-
bles por parte del archivo.
2. Asimismo, la producción documental crece a un ritmo ver-
tiginoso. Los estudios realizados en el sector privado csti-
man en un metro lineal la documentación producida al
año por cada empleado de oficina". En el ámbito público,
un reciente estudio calcula en 1,5 metros lineales los docu-
mentos producidos al año por cada mil habitantes", al
margen de la documentación electrónica. Es decir, en tan
solo cinco años un municipio de 20.000 habitantes produ-
ce 150 metros lineales de documentos en papel, o sea,
1.500.000 páginas. Considerando que en tales casos el ser-
vicio de archivo lo componen una, dos personas como má-
ximo, y debemos añadir toda la documentación acumula-
da a lo largo de la historia, nos podemos hacer una idea de
la envergadura del trabajo. Dicho de otro modo, la base de
partida es obtener la máxima rentabilidad con recursos li-
mitados, si no insuficientes.
No hay lugar para la duda, es materialmente imposible organi-
zar y atender todos los archivos de oficina, además son responsa-
bilidad del personal administrativo; mas como quiera que se siente
desbordado por la creciente complejidad y por el volumen de la
documentación que genera, el archivero debe acudir en su ayuda:
i. En primer lugar debe conocer cuales son las necesidades
de cada servicio, el volumen y el estado de su documenta-
ción.

'' 1. Guerin-Brot: op. d., pág. 7.

'' Estas cifras se refieren al municipio holandés medio. Simplificando, el autor
calcula un metro lineal para el municipio europeo medio por cada mil habitantes,
lo que hace 100 metros/año por cada 100.OOO habitantes; como cada metro repre-
senta unas 1O.OOO páginas, en el supuesto anterior significaría i . ~ . O O ode pigi-
nas/año. Aclarando que los sistemas electrónicos no han sido incluidos en la esii-
mación. J. van Albada: «Some reflections on archives management)). en Jtrnits.
1991, 1, pág. 48. 149
 2. Debe diseñar un sistema de organimción y de explotación
adecuado a cada caso.
3. Asimismo, deberá instruir al personal en los conocimientos
básicos que le permitan mantener los sistemas en el tiem-
po, con la ayuda y la supervisión del archivero.
4. A la hora de elaborar las soluciones tendremos en cuenta
varios aspectos:
--- Los archivos de oficina son subsistemas integrados en
un sistema global, el del archivo, por lo cual deben ges-
timarse con la vista puesta en el futuro de e%a docu-
mentación (que no sea destruida arbitrariamente, que
permanezca organizada, etc.).
- Los administrativos hacen caso de nuestras recomen-
daciones cuando les facilitan el trabajo, prefieren la ra-
pidez a la calidadz0, de modo que la gestión documen-
tal deberi ser para ellos un instrumento Útil.
-- En Última instancia, la finalidad de la documentación
en esta fase es la de estar al servicio de la toma de deci-
siones. La rapidez y la calidad de las decisiones depen-
den de la cantidad y de la calidad de la información, así
como de su disponibilidad; es decir, de la forma en que
la documentación haya sido organizada y de las posibi-
lidades de acceso a la misma cuantas veces resulte ne-
cesario".
Considérese que la gestión documental e informativa requiere,
por una parte, un tratamiento adecuado desde sus orígenes para
normalizar y agilizar el trabajo administrati~o,y por la otra para
lograr que esos fondos de oficina -cuyo destino final es el archi-
vo- lleguen en condiciones de reflejar las actuaciones de la entidad
que los ha creado y de reproducir el orden original de los mismos.

Los epígrafes siguientes abarcan aspectos válidos para el archi-

vero pero, sobre todo, para el personal de oficina. Son una serie de

J. van Albada: rrp. rir., pigs. 48-49.

'' P. C . Mazikana: Lu gesiitin dus urchiiws el dus docunieiiis uu seruirt! des deri-
150 tirr4r.s: im &rr& R A M P . París: ünesco, 1990, 47 piigs.
 El ur<liioo rn sus privnrrus ,/uses

elementos de juicio básicos que le orienten en el tratamiento de su

documentación. Son sencillos pero de probada eficacia, además de
servir para aclarar las cuestiones elementales en torno a esta parte
de la cadena documental, pues los manuales al uso para la forma-
ción del secretariado incurren en numerosos y graves errores; con-
funden organización con ordenación, desconocen los usos admi-
nistrativos y, prácticamente, se reducen a contemplar las piezas
sueltas -correspondencia, facturas y poco más-, ignorando la
piedra angular de la acción administrativa: el expediente.
Basta con ejercer durante algún tiempo como archivero para
darse cuenta de esta problemática. Cuántas veces nos llegan agru-
paciones inconexas de documentación, mal llamados expedientes,
conteniendo trámites, actuaciones, documentos de consulta.., y
cuántas otras nos vemos obligados a reconstruir los expedientes
a partir de espesas marañas documentales sin descripción alguna.
Para poner coto a todo esto el archivero tiene la oportunidad
-aún más, el deber- de sensibilizar a los diferentes servicios so-
bre la importancia de la cuestión, ayudar y orientar en la resolu-
ción de los problemas prácticos. «No se debe olvidar que la orga-
nización de los documentos comienza en las oficinas, en el estadio
mismo de su producción, y que la distinción entre archivos co-
rrientes y archivos definitivos o históricos, establecida para la co-
modidad de su tratamiento, es, de hecho, artificial: son los mismos
documentos o, al menos, una parte de entre ellos, utilizados hoy
día por los servicios, quienes están llamados a convertirse en defi-
nitivos o históricos en cuanto adquieren cierta antigüedad»22.

2. El expediente administrativo
Su etimología procede del verbo latino aexpedire)), infinitivo
que forma el participio presente ((expediens, expedientiw: el que
resuelve, de ahí que el expediente este encaminado a resolver un
determinado asunto o materia. Piedra angular de la actuación ad-
ministrativa, está definido por el derecho a d m i n i s t r a t i v ~como
~~

” 1. Guerin-Brot: op. <,¡f., pág. 24.

’’ Existen diversas fuentes, esta definición es del art. 164.1 y 2 del Reglamento
de organización, iuncionamicnto y regimen jurídico de las entidades localcs. Ke;il
Decreto 2.568/86, de 28 de noviembre de 1986; BOE 305, 22 de noviembre, pig.
41.827. 151
 «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedentc y fundninentos a la rcsolución administrativa, así co-
mo las diligencias encaminadas a ejecutarla)). Los expedientes se
forman «mediante agregación sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictiinienes, decretos, acuerdos, notificaciones y demhs di-
ligencias que deban integrarlos, y sus hojas íitiles serán rubricadas
y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación)).

2.1. Partes del expediente

Los componentes estructurales del expediente son:
1. Lo.\ tiocuuientos: que se producen e insertan de manera su-
cesiva, como eslabones de una cadena, en el transcurso de
la tramitación y estan unidos por una relación de
causa-efecto, de ahí que deban estar ordenados de acuerdo
con ese ritmo. Los documentos son el soporte de:
~ La información: que sirve como referencia y anteceden-
te para fundamentar la resolución.
La resolución administrativa: objetivo final, es la deter-
~

minación fija y decisiva adoptada respecto del asunto

planteado en el expediente.
- La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas

a cumplir los efectos de la resolución adoptada.

Podemos diferenciar los documentos de un expediente
en función de su tradición y de su contenido.
Por su tradición24:
~ Los documentos originales: en principio no han sido
elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de
otra oficina, aunque no siempre.
- Los documentos no originales: suelen corresponder

a la oficina tramitante y se conservan a efectos de refe-

rencia, ya que los originales se formalizan -por lo ge-
neral- - para su envio al exterior.

E. Sierra: «El expcdiente ;idniinistrotivo. Esbozo de tipología documental»,

152 en B ~ J / C / t; /IrI .ANAB,AD.XXIX. 7, 1979. púgs. 747-760.
 - Los documentos marginales: tales como diligencias,
notas, documentos de ayuda a la tramitación, etc.
Por su contenido2?
- Los documentos esenciales: informes, dictámenes, reso-
luciones ... que recogen la información mis cualificada
del procedimiento administrativo.
- Los documentos de enlace: oficios de remisión, notas
internas ... cuya finalidad es servir de nexo y dejar cons-
tancia de los trámites realizados.
2. Lu curpetillri o guarda exterior: contiene y agrupa los docu-
mentos. Además puede soportar informaciones tales como:
nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de inicia-
ción y de finalización, resumen del asunto, número de do-
cumentos, digitos del cuadro de clasificación con la deno-
minación de la serie, y signatura de instalación.
3. El extracto o resumen: que sintetiza el contenido, el asunto
de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado.
4. La relación de contenido: breve descripción de cada docu-
mento, con su fecha y número de orden. Sirve para conocer
fácilmente la tramitación seguida y localizar los documen-
tos sustanciales.

2.2. La tramitación

Aun cuando los expedientes son distintos entre sí por diversos

conceptos -por los asuntos que tratan, por las atribuciones de
que son reflejo, etc.-, en el caso de las Administraciones públicas
todos siguen un procedimiento regulado por las leyes en sus aspec-
tos básicos: el procedimiento administrativo común2'. En esencia
consta de las siguientes partes:

'' M .L. Conde: M u i i u d de frufumietifo rlr trrdiilos ut/>niiiislrrifiiios.

Madrid: Di-
rección de Archivos Estatales, 1992, pág. 27.
'' Véase la citada Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, especialmente e l título VI (<delas dis-
posiciones generales sobre los procedimientos adniinistrativos)). 153
 - Iniciación. Las procedimientos pueden iniciarse de oficio
o a solicitud dc persona interesada.
e De oficio: se inician por necesidades internas de la Admi-
nistración, mediante acuerdo del órgano competente, por
petición razonada de otros órganos o por denuncia.
e Por soiicitud de persona interesada: cuando la acción es
emprendida desde fuera, a instancia de parte, mediante
solicitud razonada.

- Procedimiento. Se impulsa de oficio en todos sus trámites.

Los interesados, en cualquier momento del procedimiento
anterior al trámite de audiencia, además de los hechos re-
levantes solicitados por la Administración, pueden aducir
alegaciones y aportar documentos u otros elementos de
juicio -por cualquier medio de prueba admisible en dere-
cho+ que serán tenidos en cuenta por el órgano compe-
tente al redactar la correspondiente propuesta de resolu-
ción.
Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes
de redactar la propuesta de resolución, se da audiencia
a los interesados para que puedan alegar y presentar los
documentos y justificaciones que estimen pertinentes. He-
cho lo cual, el Órgano a1 que corresponda resolver puede
acordar un periodo de información pública, cuando la na-
turaleza del procedimiento lo requiera.
En todo momento los interesados pueden alegar defec-
tos de tramitación, lo que podri dar lugar a la exigencia de
responsabilidad disciplinaria, si hubiere razones para ello.
- Finalización. Cuatro son los medios de poner fin al procedi-
miento:

o Resolución: mediante decisión motivada, expresando,

ademiis, los recursos que contra la misma procedan, ór-
gano ante el cual haya de presentarse y plazo para inter-
ponerlos. En nigún caso cabe el silencio administrativo,
mal uso que ha sido eliminado.
o Desistimiento: todo interesado puede desistir de su soli-
154 citud.
 o Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus dere-
chos cuando no este prohibido por el ordenamiento
jurídico.
o Caducidad: en los procedimientos iniciados a solicitud
de persona interesada, transcurridos tres meses de su pa-
ralización por causa imputable a la parte solicitante.
Ejecución. La ejecución de los actos es inmediata y cuenta
con plazos para su cumplimiento.

2.3. Procedimientos prácticos

Para que el expediente obtenga carta de naturaleza, deberh
ser ordenado en su interior siguiendo el cursus de las diligencias
que se han seguido durante su tramitación; es decir, figurarh en
primer lugar el documento que le ha dado origen (bien sea una
instancia, cuando se inicia a solicitud de parte, bien la orden de
iniciación si se tramita de oficio), y posteriormente se irhn aña-
diendo los documentos según el orden en el que se vayan produ-
ciendo (casi siempre cronológico). La observancia de esta regla es
imprescindible para que las actuaciones contenidas en el expe-
diente tengan una disposición lógica, la consulta del mismo sea
ágil y el resultado Óptimo. Manteniendo el sistema tradicional,
consistente en disponer los documentos de abajo hacia arriba, en
el orden contrario al de su producción, se desvirtúa la carac-
terística esencial del expediente en aras de un ahorro de tiem-
po trabajo cuando menos dudoso.
Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desorde-
nación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que
el personal encargado de la tramitación numere los documentos y,
llegando al terreno de lo utópico, elabore una relación de conteni-
do a medida que aquélla se produce. Este procedimiento, tan sini-
ple y rápido como beneficioso para todos, consiste en describir ca-
da documento en el acto de su inserción; las carpetillas o guardas
de expediente van provistas de unos casilleros o pautas en los que
basta con indicar el número de orden de cada documento, su fecha
y una breve descripción de una Iínca. En cualquier caso, no es mu-
cho exigir que se limite siquiera a los documentos esenciales. 155
Este procedimiento apenas si llevará unos minutos al oficinis-
ta al tiempo que produciri efectos m u y positivos en diversos ór-
denes:

1. La localización de un documento se resuelve con la bús-

queda del mismo a través de la relación de contenido, de
modo que no es necesario revolver todos los papeles sino ir
a tiro hecho mediante el número de orden.
2. A efectos administrativos sirve como guía para conocer el
punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto.
3. En caso de utilización negligente, devolverlo a su orden
original se convierte en tarea simple y mecánica.

Además de lo antedicho conviene tener en cuenta algunas pre-

cauciones*’:

1. Tener buen cuidado en no dejar documentos sueltos; todo

documento debe formar parte inmediatamente de un expe-
diente. De no hacerlo así desde el mismo instante de su re-
dacción o de su recepción, será cada vez más dificil hacerlo
con acierto.
2. Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes, re-
sultado en general de un desorden en el trabajo, que lleva
a abrir nuevos expedientes sin tomar la precaución de
comprobar si ya existen.
3. N o extraer documentos originales de los expedientes en
tramitación a solicitud de terceros; en tal caso se fotoco-
piarán y devolverán inmediatamente a su lugar.
4. N o extraer documentos originales de expedientes conclu-
sos para constituir nuevos expedientes; emplear asimismo
fotocopias.
5. Conservar los documentos en orden dentro de los expe-
dientes. Si contienen subexpedientes, éstos se conservan en
carpetillas (una hoja de DIN A3 doblada por la mitad, por
ejemplo), identificados por medio de un título y sus docu-
mentos asimismo ordenados cronológicamente.
 6. Grapar cada oficio con su respuesta; la grapa es menos da-
ñina que los «clips», pues ofrece menos superficie a la oxi-
dación.
7. Agrupar el documento principal con los que le acompa-
ñan, dando al conjunto la fecha del principal.
8. Cada expediente debe ser identificado, haciendo constar en
la parte exterior de la carpetilla un título o entrada des-
criptiva, las fechas extremas (de iniciación y conclusión)
y un número de orden o signatura.
9. Si por algún motivo se extrajera un documento de su expe-
diente, además de apuntarlo en el libro de control de prés-
tamos, dejaremos constancia del hecho colocando una fi-
cha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la
persona a quien le ha sido proporcionado, la fecha del
préstamo y las indicaciones que permitan identificar tal
documento: descripción y fecha.

3. La organización del archivo en la oficina

El archivo de oficina2*, como cualquier otro, responde a una
exigencia de primer orden: encontrar la información que se busca
en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer
con precisión qué es lo que se tiene, es decir el conjunto de docu-
mentos, algo imposible de todo punto si ese grupo no está organi-
zado de forma apropiada. De acuerdo con lo manifestado ante-
riormente, este epígrafe es un conjunto de pasos básicos para
lograr ese nivel imprescindible de organización, en los que el archi-
'vero instruirá a las unidades administrativas.
En primer lugar, en cada puesto de trabajo deben estar presen-
tes sólo los expedientes en tramitación, los cuales se individualiLa-
riin por medio de carpetillas y éstas ;I su vez pueden guardarse e n
un sistema de carpetas colgantes o en estanterías. En efecto, el nú-
mero de expedientes tramitados a un mismo tiempo por cada lid-
ministrativo es pequeño y no plantea problema alguno. ;,Pero que

J. R.Cru: Ardiilos iiwiicipir/e.s dr Eusktrili: t m m r i t l ilv o r ~ q u t i i x ~ ~ iV( ihl o. r i x

Instituto Vasco de Administración Pública, 1997, págs. 47-63. 157
hacer con el resto de la documentación, precisamente la mas ' nu-
merosa?
Tratar adecuadainentc el archivo de oficina requiere el empleo
de técnicas, en función directa con la complejidad y volumen del
mismo; y a no se trata de los documentos de cada cual, sino de los
de todo un servicio, departamento o división administrativa. Antes
de nada resulta imprescindible elaborar un esquema lógico y orde-
nado de los diversos elementos que componen el servicio, toman-
do en consideración para ello las actividades o tareas propias del
mismo. Se trata, en definitiva, de reproducir en forma de esquema
o cuadro, la división interna del departamento en cuestión, así co-
mo las tareas realizadas cotidianamente. Veamos un ejemplo:
Imaginemos que un departamento de personal quiere organi-
zar su documentación. En primer lugar, deberá dotarse de un or-
ganigrama que refleje sus actividades y los tipos de documentos
producidos como consecuencia de su ejercicio. Para ello, puesto
que el asunto reviste excesiva complejidad y no es función propia
de los departamentos administrativos, el archivero proporcionará
a cada oficina su cuadro de clasificación que, a su vez, estar^ in-
cluido en el cuadro de clasificación general del archivo; de este
modo la clasificación realizada en origen serh armónica con la que
reciba en las etapas posteriores, evitándose duplicidad de tareas
e inconexiones al consultar los fondos de las oficinas en las fases
posteriores del archivo. Teniendo en cuenta las grandes Areas de
actuación de dicho departamento, el organigrama reflejará necesa-
riamente los asuntos de personal, de disciplina y control, los mu-
tuales, de clases pasivas y seguridad social, las oposiciones y con-
cursos, así como lo relacionado con la actividad sindical; su desa-
rrollo quedaría como en el cuadro adjunto. En él tiene cabida toda
la documentación generada en un departamento de personal, y su
acomodo no debe plantearnos mayores problemas.

Organigrama del archivo de un departamento de personal

2.5.1. P L A N T I L L A DE P E R S O N A L

/ 1 - Correspondencia.
 - Expedientes personales.
- Expedientes de selección de personal.
~ Nóminas, retribuciones y reclamaciones salaria-
les.
- Plantillas.
2.5.2. DISCIPLINA
Y CONTROL

- Expedientes disciplinarios.
- Instrumentos de control de acceso.
- Partes de alteraciones (permisos, bajas, vacacio-
nes...).
2.5.3. CLASES PASIVAS, MUTUALIDADES Y SEGURIDAD SO-
CIAL

- Certificaciones.
- Expedientes de asistencia.
~ Libros de matrícula.
- Libros de visitas.
~ Partes de cotización.
2.5.4. RELACIONESLABORALES
- Convenios.
- Expedientes de elecciones sindicales.

¿Cuál es la utilidad de este esquema para el archivo de oficina?

Mucha y clara como vamos a ver. Tradicionalmente las oficinas
suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archivado-
ras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel indicando
el contenido de la misma mediante términos m i s o menos signifi-
cativos; así aparecen tantas palabras o líneas como expedientes
hay en cada caja. Este sistema no plantea dificultades cuando se
trata de administraciones pequeñas, ahora bien a medida que su-
bimos en la escala también lo hace el volumen de documentos. En
el caso de una oficina de personal, por ejemplo, el ayuntamiento
de un municipio en torno a los 20.000 habitantes tiene por término
medio cerca de 150 empleados (entre funcionarios y contratados), 159
 a los que podemos iiiiadir otros 50 que se turnan cada seis meses
en los planes de fomento de cinpleo, más los jubilados, etc. U n de-
partamento que, en definitiva, maneja cientos de expedientes no
puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito; cada búsqueda
requiere leerse una cantidad considerable de descriptores (nom-
bres, frases...) con la consiguiente pérdida de tiempo, además basta
con devolver algunos expedientes ---cosa frecuente- a la ctija
equivocada, para que ii partir de ahí cualquier búsqueda sea un
verdadero martirio, con el consiguiente despilfarro de trabajo/
tiempo. A fin de evitarlo existe una solución tan sencilla como
efectiva, la descripción mediante inventario.
El inventario consiste en describir la documentación por me-
dio de ciertos elementos, con la finalidad de conocer su contenido
y su localización física. Los elementos que forman parte de la ficha
de un inventario son:
1.Fechas límite del expediente (año de inicio y año de finali-
zación).
2. Entrada descriptiva breve, precisa y concisa, que sirve para
conocer el contenido de cada expediente y ayuda a elegir,
ante la presencia de varias opciones, cuál es la de nuestro
interés.
3. Dígitos del cuadro de clasificación y denominación de la
serie.
4. Signatura de archivo, es decir, el número de la caja y el del
expediente dentro de cada caja.

ENCABEZAMIENTO
Año in.-año fin. Dígitos cuadro clasificación. Denomi-
nación serie.
Descripción ................................................
............................................................
Signatura.

Veamos algún ejemplo. Para describir el expediente de un señor

160 llamado Javier lrazu García, Secretario General, lo haremos así:
 IRAZU G A R C ~ AJavier
,
1945-1980 2.5.1. Expedientes personales.
Javier Irazu García, Secretario General.
15-3

De este modo podemos conocer de entre todos los expedientes

personales cuál es el que necesitamos y, además, su localización en
el archivo, pues no tenemos sino que acudir a la caja número 15
y buscar dentro de ella el tercer expediente. La devolución del origi-
nal a su lugar es tan sencilla y mecánica que la posibilidad de error
es prácticamente nula. Con los demás expedientes se opera del mis-
mo modo y, a medida que los vayamos fichando, los agruparemos
por series dentro del fichero o en ficheros independientes, en el caso
del procedimiento manual. Así agruparemos las fichas relativas
a los expedientes personales, colocándolas por orden alfabético, los
de selección de personal, después pondremos las fichas relativas
a las nóminas, odenándolas cronológicamente por años y éstos a su
vez por meses, siguiendo la secuencia lógica. Y así sucesivamente
con todos los demás. Si nunca hasta ahora se ha elaborado u n in-
ventario, al principio llevará algún tiempo el hacerlo, pero una veL
realizado, su puesta al día es rápida y muy cómoda.
¿Cuáles son sus ventajas? En primer lugar las búsquedas son
muy rápidas, pues al estar colocadas en un orden lógico que re-
produce las tareas o trabajos propios de cada oficina, no es nece-
sario enfrascarse en la búsqueda caja por caja, sino acudir al fiche-
ro que contiene la información relativa a cada actividad y dentro
de ésta localizarla en sus fichas. Así, por ejemplo, cuando se bus-
que el expediente de un trabajador, no se va a consultar la serie de
expedientes de oposición, sino la de expedientes personales; como
quiera que las series documentales son exclusivas entre sí, es decir
que la información que contiene una no la contiene la otra, la bús-
queda es más rápida, directa y pertinente.
Este sistema supone, además, un ahorro considerable de espa-
cio en el archivo, ya que en lugar de reservar cajas para un tema
determinado, otras para otros y, a su vez, espacio en las estanterías
para su futuro crecimiento, permite guardar los expedientes según 16 1
 se van archivando, no importa el orden. En una misma caja se
pueden guardar expedientes de distinta naturaleza, al margen de
su temlítica, pucs cuando haga falta recurrir a ellos, su localización
vendrii dada por la ficha que expresa el número de la caja y el del
expediente dentro de la caja. Son las fichas las que estlín agrupa-
das por orden según las series. En consecuencia, como ya se ha
podido intuir, las cajas se numeran correlativamente del uno (f) en
adelante y se colocan en las estanterías siguiendo dicho orden.
Otra ventaja de este procedimiento consiste en reducir al míni-
mo las posibilidades de error al buscar y devolver cada expediente
a su sitio, pues como quiera que la única referencia necesaria es un
número, estos son ficiles de recordar y mutuamente excluyentes,
y el error está descartado. Además introduce un elemento de segu-
ridad para la propia documentación, pues cuando una persona no
autoriada o sin conocimiento previo del responsable intente acce-
der a un documento, se encontrara con una serie de cajas numera-
das que no le dicen nada y, por consiguiente, deberá acudir al en-
cargado de ese archivo para que le franquee la documentación ne-
cesaria, si le corresponde conocer sobre esa materia.
En el ejemplo que acabamos de ver los posibles términos de
búsqueda se reducen a uno, el nombre del interesado, en otras mu-
chas ocasiones nos veremos en la necesidad de describir expedien-
tes m i s complicados, a los que se puede acceder por varios con-
ceptos. 2,CÓmo actuar en estos casos'? La solución es bien simple,
tanto mis hoy cuando existen máquinas de escribir con memoria.
Se redacta una ficha maestra y se imprimen tantas como encabeza-
mientos puede haber. Veimoslo con el expediente de un procedi-
miento contencioso- administrativo y con el de una obra.

ENCABEZAM 1ENTO
1 1992-1993 2.4. Expedientes de causas judiciales. 1
Recurso contencioso-adiniiiistrativo interpuesto por Cons-
trucciones Eraiki S. A., contra la liquidación efectuada en la
obra del depósito regulador de aguas, ubicado en el monte San
Marcos, cota 20.

162 1 33- 1
l
 En efecto, para recuperar este expediente se nos pueden plan-
tear varias preguntas, tales como el nombrc del recurrente, el mo-
tivo del recurso e, incluso, otros aspectos. En este c a redac-
~ ~
taríamos una ficha encabezada por el nonibre del actor Cons-
trucciones Eraiki, S. A.- otra por el concepto del recurso liqui-
dación de obra depósito- y una tercera por el objeto en cuestión
-depósito San Marcos y/o depósito cota ?O-. Estas fichas colo-
cadas en la serie correspondiente según el orden alfabélico de su
encabezamiento, son suficientes para localizar la documentación
requerida, sea cual sea la interrogación planteada.

ENCABEZAMIENTO
1991 2.15.3. Expedientes de obras mayores.
Construcción de un edificio de 6 plantas para viviendas,
garajes y locales comerciales, en el núm. 8 de la Avenida de
Navarra.
Constructor: Eraiki S. A.
Promotor: Viviendas Sociales, S. A. L.
Arquitecto: Ignacio Legrand Visir.
24- 1

En esta ocasión cuatro fichas serán suficientes, una para ser en-
cabezada por la calle y el número de la finca, otra por el construc-
tor, una tercera por el contratista, y la última por el arquitecto; de
modo que la búsqueda se realice por todos los conceptos lógicos
posibles.

La correspondencia
Su organización está suficientemente tratada en los manuales
para la formación del secretariado, por lo cual nos limitaremos
a realizar algunas observaciones.
Conviene dejar bien claro que la correspondencia emitida o re-
cibida durante la tramitación de un expediente debe formar partc
de éste y en modo alguno se clasificará ni ubicará de otra manera.
Por otra parte, la correspondencia mantenida por una oficina 163
 y que no cumpla la condición anterior, formará una o más series
documentales en las que cada documento irá unido con su res-
puesta, caso de haberla. Su ordenación estará condicionada por la
cantidad y por la importancia que tenga la correspondencia entre
las actividades de una oficina, puede ser un sistema cronológico en
los casos mis simples, hasta otros más complejos y abordados en
los manuales referidos.
En el caso de las Administraciones públicas, donde toda la co-
rrespondencia que ingresa pasa por el registro de entrada y la que
se envía afuera por el registro de salida, llevará una serie de dili-
gencias (fecha y número de registro) que, junto con los asientos de
dichos registros, sirven para certificar legalmente los actos de re-
cepción y envío.
Lo que nos ha llevado a explicar el modelo de fichero manual, es
el deseo de dejar claros los sencillos procedimientos que el archivero
enseñarli a los oficinistas; sin embargo, raro es el centro de trabajo
donde no se cuente con medios informáticos básicos para automati-
zar este instrumento. Ello puede realizarse mediante bases de datos,
sin conexión alguna entre las dependencias o, mucho mejor, a través
de aplicaciones integradas en un sistema de gestión electrónica del
archivo, aspecto que veremos más adelante. Sea cual sea la opción
elegida, las ventajas que presentan radican en la simplificación del
trabajo y en un acceso más rápido a la información. En este supues-
to no tendría mucho sentido elaborar modelos distintos de fichas,
unos para las oficinas y otros para el archivo; deberá ser el respon-
sable de este último quien diseñe los modelos normalizados de des-
cripción -accesibles a través de la red local- que serán utilizados
por las unidades administrativas y cuya información podrá ser
aprovechada en las fases posteriores del archivo. Asimismo el archi-
vero deberá establecer los índices normalizados para la recupera-
ción de la información, evitando así que cada oficina elabore enca-
bezamientos arbitrarios que posteriormente no sirvan.
Las oficinas suelen emplear otros tipos documentales que re-
quieren procedimientos mucho más sencillos para asegurar un ni-
vel correcto de acceso. Veamos los principales:
1. Los textos de apoyo. Son instrumentos legales y administrati-
vos, tales como boletines oficiales, colecciones de jurispruden-
164 cia, normativas, etc. que sirven como apoyo y referencia a la
 tramitación. Se guardan debidamente ordenados siguiendo
su número de serie y/o su secuencia cronológica.
2. Los catálogos, folletos y material publicitario. Se ordenan
por materias en carpetas clasificadoras, y son expurgados
a medida que se renuevan o prescribe su utilidad.
3. Los libros y publicaciones periódicas. Cada servicio tiene su
pequeña biblioteca de referencia con los libros y publica-
ciones periódicas (revistas especializadas), propias de su
área de actuación; en función de su volumen se verá la con-
veniencia de colocarlos en las estanterías de acuerdo con
algún criterio temático, o solicitar su catalogación por par-
te de un bibliotecario.
4. La hemeroteca. Compuesta generalmente por recorta de
prensa, pegados en hojas uniformadas (DIN A4 o folio)
y ordenados temáticamente en carpetas de millas; son re-
mitidos al archivo, cuando éste no lleve una hemeroteca
general, o destruidos a medida que su utilidad informativa
para la dependencia vaya desapareciendo.
La descripción propia de materiales como planos, mapas, foto-
grafias, microformas, cintas magnéticas, etc. se verá más adelante,
en el capítulo dedicado a los instrumentos de descripción.
El archivo de oficina tiene una utilidad inmediata para la acción
administrativa, por ello el acceso a la documentación debe ser espe-
cialmente ágil y, evidentemente, ésta debe estar controlada para evi-
tar que con el movimiento de sus fondos, éstos se disgreguen o se
pierdan. Bastará con que el encargado del archivo en cada oficina
registre el movimiento de los fondos, bien mediante un libro bien
mediante fichas, dejando constancia del expediente prestado o con-
sultado (signatura y algún descriptor), el nombre del interesado y su
firma, así como las fechas de entrega y devolución. Si transcurridos
diez o quince días desde el préstamo la documentación no hubiese
sido reintegrada, se avisara al interesado para que así lo haga o jus-
tifique la demora, pues la documentación no es propiedad de quien
la tramita ni esta a su sólo servicio, sino al de la entidad que lo po-
see y al de la sociedad. De todos modos, siempre que se trate de
documentos valiosos o cuando por su frecuencia de uso o la natura-
leza negligente del usuario, el riesgo de pérdida o deterioro sea ele-
vado, se librará fotocopia de los mismos. 165
 Las acciones que acabamos de ver deben ser tomadas en cada
servicio o departamcnto, de modo que la documentación sea ges-
tionada de forma racional y eficaz. Es necesario dejar bien claro
«que sc trata no de una función accesoria y subalterna, sino de
una función de administración activa esencial para la buena mar-
cha del servicio, puesto que pretende --entre otros objetivos-
permitir la mejor gestión del conjunto de informaciones que la ofi-
cina necesita para ejercer sus actividades))29.
Reconocer e institucionalizar la función del archivo en la ofici-
na consiste en:
1.Designar u n responsable por cada servicio, entre el perso-
nal que muestre aptitudes para la organización.
2. Definir su función en los siguientes aspectos:
Será el puente de unión con el archivo general y traba-
jará en coordinación con el archivero, quien le instruirá
en las técnicas necesarias para el correcto desarrollo de
sus tareas anexas. Evidentemente, salvo que el desarro-
llo burocrático así lo aconseje, estas tareas no serán de-
sempeñadas en régimen de exclusividad.
- Se encargará del mantenimiento, puesta al día y custo-

dia del archivo de oficina, así como de las transferen-

cias al archivo general.
3. Dotarle de los medios necesarios y, algo muy importante,
la consiguiente revalorización del puesto de trabajo y me-
jora del nivel retributivo, en atención a la importancia de
su tarea y la necesidad de justa compensación a un trabajo
que precisa dotes de organización, iniciativa y conocimien-
tos aiiadidos.

4. La organización del sistema de archivo:

fase preliminar
Antes hemos dicho que los archivos de oficina son subsistemas
o partes de un sistema, el del archivo, como lo son el intermedio
y el definitivo o histórico. En toda entidad, pública o privada, se
pueden dar dos supuestos al respecto: que exista un sistema de
archivo implantado y en funcionamiento, en cuyo caso la tarea del
archivero consiste en mantenerlo mejorándolo; que no haya nada
de esto y deba diseñarse desde la base. En el segundo supuesto las
oficinas están literalmente atiborradas de documentos, lo que deri-
va en problemas de seguridad para kstos, ya que en la lucha por el
espacio su destrucción incontrolada es el destino que les aguarda.
En el menos malo de los casos están arrumbados en sótanos, bu-
hardillas, huecos y demás lugares desaconsejables. El propósito de
este epígrafe es, precisamente, exponer en síntesis la que podría-
mos denominar fase preliminar en la organización de un sistema
de archivo y las estrategias a seguir.
Cuando nos enfrentamos con el reto de organizar un sistema de
archivo para una entidad que nunca lo ha poseído, entre la fase de
oficina y las siguientes -que serán objeto de los próximos capítu-
los- debemos afrontar una nueva y preliminar que, en esencia,
consiste en censar y organizar toda la documentación existente (cla-
sificarla, ordenarla y describirla), diseñar los circuitos por los que se
moverá y las instalaciones para acogerla. Esto exige recopilar toda
la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cual nues-
tro trabajo resultaría baldío. Necesitamos conocer la entidad con
precisión: cuáles son sus fines y cómo está organizada hasta el últi-
mo detalle. Asimismo es preciso saber qué documentación posee,
cual es su cantidad y dónde se encuentra, quiénes la producen y c8-
mo, cuáles son las necesidades de aquélla respecto de ésta. Sólo una
vez recopilada esta información procederemos a analizarla y con los
datos y conclusiones obtenidos diseñar el sistema3'.

4.1. Información sobre la entidad

Esta etapa se caracteriza por la recogida de información sobre
el organismo interesado para:

'"Ln bibliograíia que se ocupa de la gestión de In documentación admiiiisir:iti-

v a es iibundnnte, destacando por su claridad y brevcdnd la obra ya citada: i ~/om i -
c ~ .especialmente
i i o i i r r i - c l i i i ~ ..., ~ las páginas 26 a 36, que seguiremos bisic;imeiiic. ii lo
largo de este epígritk. Asiiiiisnio resulta recomendable la obra de M . Robergc.: f,(t
g/oh<t/c,,s?..s/<;rfirf/ii/ir<,
1'1 .\ i w h i i -
< / < W i o i ii k / ' i i ! / i ) i - i i i < i / i o f i t r t / r i i i i i i , ~ r ~ r i i i iccpp/ictrIioii
~i~:
q ~ w Qucbcc:
. Documcntor. 1992. 29X págs. Taiiihicn es biisico el manual dc 1. A.
Penii ef id.: Krcortls r)imriyciiieiii hriiitlhook. Aldershot: Ashgotc. 1992. 249 pUgs. 167
 1. Identificarlo: si se trata de una administración pública o de
una organizacibn privnda, y prccisar sus límites.
2. Conocer su cstructura orgaiiizativa: las unidades que lo cons-
tituyen. las diversas escalas (centrales y descentralizadas), las
ramificaciones eventuales, filiales... La naturaleza de las rela-
ciones internas, tanto orgánico-jerlirquicas como de gestión.
3. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los come-
tidos y competencias de cada uno de los diferentes niveles
o escalas que la integran.
Las fuentes de información son los documentos fundacionales,
los organigramas de estructuración, los estudios de organización
y distribución de los recursos humanos, entre otros. En este senti-
do las instancias responsables deben ser claras y proporcionar to-
das las precisiones necesarias para saber cuál es el ámbito sobre el
quc debemos actuar, cuáles son sus propósitos, cómo está organi-
zado, cuáles son sus recursos humanos, qué tareas tienen enco-
mendadas, cómo se relacionan entre sí ...
Asimismo es preciso hacer una primera aproximación a la rea-
lidad documental pues, antes de continuar adelante, deberemos sa-
ber si ha habido previamente alguna actuación archivística y, en
caso positivo, analizarla. Si se conoce aproximadamente el volu-
men global de la documentación, su tasa de crecimiento anual y,
en fin, cuantas cuestiones se consideren necesarias.
SimultAneamente, la autoridad competente deberá actuar en
esta fase con el fin de adoptar algunas determinaciones absoluta-
mente necesarias para que el archivero pueda desarrollar su traba-
jo y llevarlo a buen fin. En este sentido le corresponde:
1.Hacer conocer a todos los niveles subordinados su firme deter-
minación de solucionar el problema de la gestión documental.
2. Designar un responsable de alto nivel encargado de llevar la
operación a buen termino, así como con capacidad de decisión
para resolver las cuestiones planteadas por el archivero.
3. Sensibilizar al personal sobre las necesidades de la opera-
ción, las razones que la han inspirado, su desarrollo y el
papel que cada uno deberá desempeñar.
A pesar de todo ello no es suficiente y las reticencias a vencer
168 por nuestra parte son numerosas y de diversa naturaleza. Cual-
quiera que sea el nivel considerado, desde la dirección al simple
oficinista, el sentimiento patrimonial sobre los documcntos está
muy extendido. No importa tanto cuál pueda ser su estado de
abandono y desorganización, cuanto tenerlos «controlados» y al
abrigo de los demás. Por otra parte, como la información es po-
der, existe una tendencia generalizada a confundir la retención de
los soportes con la posesión de la información, cuando en la
mayoría de los casos ésta ya ha prescrito y, no habiéndolo hecho,
es de difícil localización. Asimismo, la falta dc comunicación en cl
organismo, fruto de una mala gestión documental, es otro factor
que ayuda a explicar este tipo de actitudes".
Para vencer las reticencias de algunas personas ante lo que
consideran como pérdida de sus documentos, hay que ganar su
confianza haciéndoles ver que:
- Conservan la plena disponibilidad sobre sus documentos,
a los que podrán acceder con mayor rapidez y seguridad
siempre que lo precisen.
- Nada concerniente a éstos (transferencias, eliminaciones ...)

se hará sin su conocimiento y, en el caso necesario, sin to-

mar en consideración su parecer.
- La operación es también cosa suya y el éxito depende de su

colaboración.
- El esfuerzo se verá ampliamente compensado con un acceso

más fácil, rápido y seguro a la información y a los documentos.

- El desalojo regular de la documentación que ya no es nece-

saria para la realización de sus tareas mejorará las condi-

ciones de trabajo: más espacio, menos responsabilidad, me-
jor manejo de un volumen menor de documentos, etc.

4.2. Información sobre los documentos

Todas las unidades administrativas serán la base para la reco-
gida de información, cuyo número y localización conoceremos por
los datos de la etapa anterior. Las oficinas se caracterizan por tc-
ner unas atribuciones delimitadas, se encargan de realizar tareas

'I M. Duinont: ((Gestion des documcnts et gestion documcntaire: corniiicnl

Peut-oii parler de rentabilité:')). en A r d i i w ~ ,15, 4, 1984, piigs. 71-74. 169
 específicas y especialimdas, lo que da lugar a la producción de do-
cumentos en serie, como vimos al definir el archivo, fruto natural
de su actividad. Por cllo, si de s u cjercicio se desprenden los docu-
mentos y éstos son reflejo de sus atribuciones, es muy importante
conocerlas para delimitar las series.
En consecuencia, necesitamos obtener del responsable de cada
oficina y de sus colaboradores informaciones relativas a3':
- El organigrama de la oficina y su estructuración jerárquica.

Las atribuciones desempeñadas, tanto las exclusivas como

las compartidas (véase cuestionario n." 1).
Si esto es importante no es suficiente, debemos descender hasta
los mismos documentos, saber dónde están, cuáles y cuántos son.
Para conocer el primer aspecto, la ubicación fisica (véase cues-
tionario n.') 2), solicitaremos información sobre:
- Los archivos de cada despacho.

Los archivos situados fuera de los despachos pertenecientes

a la oficina (pasillos, cuartos,...).
Los archivos en locales compartidos con otras oficinas.
En los tres casos es preciso saber:
o Su localización exacta.
o Si hay alguien a su cargo y los tiene bajo llave.
o Su estado físico de conservación y orden.
o La cantidad de documentación, expresada en metros linea-
les. Y a ser posible indicando los medios de instalación:
archivadores, estanterías, muebles portaplanos, etc.
El siguiente paso consiste en recabar información detallada so-
bre las series documentales emanadas de las distintas atribuciones
adjudicadas a cada una de las oficinas (véase cuestionario n.' 3). Al
respecto los principales datos que nos interesan son:
Identificación de la unidad administrativa.
Atribución o grupo de atribuciones.

'' Son muy útilcs los modclos de cuestionarios elaborados para el SCAA (Sis-
temil de Control de Archivos Administrativos). Grupo de Trabajo de Archivos Ad-
niiiiiatralivos: «El tratamiento de In documentaciOii cconbmica en las Adniinistra-
ciones públicas)). en Priiiierus Jorntrtlus sobre itietodo/o(jítr ptirci /u identf/icucitiii ....
170 págs. 713-NO.
 CUESTJONARIO N Ú M . I
Atribuciones

a
Oficina

Orgnnismo/Dep;irtamento/Área del que dcpende

Atribuciones exclusivas Secciiin cncarguda

Atribuciones compartidas Sección eiicargadu

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Oficinas con quienes las comparten (en cl niismo orden)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
8.
9.

Inspirado en: Grupo de Trabajo de Archivos Administrativos: «E1 lrnt;imienlo

de la documentación económica eii las Administraciones públicas)>,en P r i m ~ w ~
J o r r i t i t / ~.sohrc~
~ i i ~ r t o t / o / o ~.... i 227.
~ i tp. 171
 'Tipo de archivo: Locaiizuciúii
0fiLiii;i Desp;ich»s n Rcsponsable Llave
t u c r a del despacho 0 Sí U N o 0 Sí 0 No 0
Cornpa rt ido

Instalaciún Ms/Ls

Archivadores o armarios (carpetas suspendidas) I

Estanterías o armarios (cajas o carpetas)

Muebles portaplanos

Instalaciones para soportes informáticos

Otrois tipo/s de instalaciones

ídem. anterior, págs. 230-234.

172
 El urchiiio rti sus priinrrusfusrs

CUESTIONARIO NÚM. 3
Series documentules

Departamento/Servicio Oficina Sección Atribuci¿)n/Atribuciones

Plazo de
Denominación de la serie/ Fechas Clasificaci¿m utilidad
Grupo de expedientes N.”W L s
adminis.

1 173
 cu ESTIONAR10 N úM . 3 conr iriiiucicíri)

Iiispirndo en: La lonction archives..., pág. 35 y Grupo de Trabajo de Archivos

Administrativos: ((El tratamicnto de la documentación económica en las Adminis-
..., pág. 235.
traciones públicas)). en Piinirrcis Jorirudus sohre ni<,fo<lo/oy¡u
174
 El rrri,hiao eri sus pritnrrus ,fusr.\

- Denominación de las series documentales o grupos de ex-

pedientes.
~ Cantidad expresada en metros lineales y/o número de expe-
dientes.
- Fechas extremas que abarca el conjunto.

- Clasificación adjudicada, en caso de existir.

~ Plazo en el cual pierden su utilidad administrativa.

- Destino dado a los expedientes una vez perdida esa utilidad.

Por último, el archivero necesita conocer las necesidades que

tienen las unidades administrativas en materia documental e infor-
mativa, a fin de diseñar las respuestas (véase cuestionario n." 4). A l
respecto, cada una de ellas contestara a un cuestionario que recoja
los siguientes aspectos:

a) Las necesidades informativas de sus diferentes productos

documentales, de manera jerarquizada según su importan-
cia y frecuencia de uso, expresando qué necesitan conocer
en cada caso.
b) Procedimientos utilizados para la custodia, conservación
y consulta de sus documentos.
c) Medios técnicos y humanos empleados.
d) En caso de haber contestado a los dos apartados anterio-
res, necesidades que no resultan satisfechas.
Sin lugar a dudas nos costará conseguir que todas las oficinas
contesten adecuadamente a nuestro cuestionario; muchas veces ten-
dremos que acudir personalmente para completar la información
cuando no para arrancársela literalmente; sin embargo, debemos
considerar y hacérselo ver así, que se trata de un esfuerzo a realizar
una sóla vez y que de la cantidad y de la calidad de la información
que nos proporcionen dependen los beneficios futuros.

4.3. Análisis
Una vez recopilada toda la información, procede analizarla ex-
haustivamente y solicitar cuantas aclaraciones sean necesarias por
parte de quienes la hayan proporcionado. 175
 CUESTIONARIO NÚM. 4
N c c r s i d d r s ir!fi)nnuriz~as

1 Oficina: I

Nombre Cargo Teléfono

Archivos empleados: base de datos, fichero, registro ... Descríbalos

Necesidades informativas por orden de importancia. Series documentales

l.
2.
3.
4.
5.
6.
/.
8.
9.

176
 El rrrcliiuo rn sus pritnrrcis fiisrs

CUADRO NÚM. 4 (continuucidn j

-
Necesidades informativas: pautas de acceso*
'ipologia Otros
V.0 serie Fechas Actor (eceptor Asunto especifíquelos)
ocumen.

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Expectativas no contempladas en este cuestionario:

* Quedan fuera la signatura y las referencias del cuadro de clasificación por

resultar de utilidad obvia.

177
 Tras estos pasos procederemos a analizar los siguientes aspec-
tos:
1. Las atribuciones: los documentos de una oficina son el re-
nejo de su actividad, es decir de sus atribuciones. Lo que
interesa es establecer un cuadro de reparto funcional de las
tareas. Este cuadro debe contemplar, por una parte, las di-
ferentes atribuciones específicas de cada oficina, y la indi-
cación de la subdivisión encargada de cada una, por la
otra.
2. Las series: puesto que las series documentales son la plas-
mación de las diferentes tareas ejecutadas en el desarrollo
de una atribución, es necesario establecer un cuadro o rela-
ción de las series documentales emanadas de cada atribu-
ción.
3. La cantidad y la distribución de los documentos: para pre-
ver las necesidades de espacio en los depósitos del archivo,
así como para establecer un orden de prioridades en la
transferencia desde las oficinas.
4. Las necesidades: expresadas por los distintos servicios, dis-
tinguiendo las comunes de las particulares, para elaborar
las respuestas.
Al final, con los jefes de servicio/directores de departamento, se
procederá a evaluar los resultados, y en caso necesario, a ajustar
bien las relaciones interdepartamentales y jerárquicas.

4.4. Diseño

Con toda la información acumulada, y tras su detenido estu-

dio, la respuesta del archivero deberá centrarse en los siguientes
aspectos:
l. Elaborar un cuadro de clasificación general para los fon-
dos de la entidad, basado en las funciones de la misma y en
las atribuciones desarrolladas. Asimismo, proporcionara
a cada departamento y a las unidades administrativas la
178 parte referida a sus fondos para que en adelante la clasifi-
 cación sea armónica desde el origen y normalizada cn toda
la organización.
2. Diseñar los circuitos de movimiento de la documentación,
organizando la transferencia de fondos al archivo, regular
y ordenada. Aunque al principio deberá organirar la trans-
ferencia masiva de toda la documentación innecesaria que
se ha ido acumulando en las oficinas y en remedos de
archivos.
3. Establecer el volumen documental cxistcntc y estimar los
incrementos periódicos de documentación, a fin de conocer
las necesidades de espacio en el archivo, previendo lugar
suficiente para acoger el crecimiento de los próximos vein-
te años.
4. Elaborar el estudio donde se especifiquen las necesidades
en materia de locales e instalaciones para el archivo, ya
que sin éste el resto del trabajo habrá caído en saco roto.
5. Diseñar los procedimientos de archivo, descripción y recu-
peración de la información, considerando en cada caso las
necesidades de cada cual y las características de su docu-
mentación. Así como los de control sobre el uso y el movi-
miento de los fondos.
Aspectos todos ellos que abordaremos en capítulos si-
guientes.
6. Recomendar la designación de un administrativo por cada
departamento, área ... que añada a sus tareas las de servir
de nexo con el archivo; cuyas funciones pueden resumirce
en la organización, uso y mantenimiento del archivo de
oficina, así como de la remisión de los fondos al archivo
general.
7. Formar al personal en las tareas del archivo, según se h a
visto, y en el modo de encauzar sus demandas.

179
 7.
El archivo intermedio

Introducción
Desde que los documentos pierden su utilidad administrativa
inmediata hasta que son conservados definitivamente, pasan por
una edad denominada intermedia en la que son objeto de trata-
mientos diversos. En primer lugar son transferidos desde las ofici-
nas de los organismos creadores al archivo intermedio, donde per-
manecen un tiempo -por término medio hasta los treinta años-
durante el cual son sometidos a valoración y selección, es decir se
decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y de conser-
vación permanente, y cuáles van a ser destruidos. Ambos, transfe-
rencia y expurgo, son los aspectos más relevantes de la edad inter-
media, por lo que a fin de darles un tratamiento adecuado los he-
mos desgajado del presente para constituir dos capítulos exentos.
Ahora vamos a ocuparnos exclusivamente de los archivos interme-
dios en sí, cuáles son sus funciones, las razones de su existencia,
sus características, las labores que desempeñan ...

1. Orígenes y funciones del archivo

intermedio
El archivo intermedio es el mas reciente, por lo que a su factu-
ra se refiere, y está estrechamente unido a la creciente actividad de
las administraciones'. Tradicionalmente éstas habían enviado su

' C. Wyffels: Archirrs conirmporuijlrs df$81s intermediuirrs. Bruselas: Archi-

ves Générales d u Royaume, 1972, 60 págs. 181
 docuineiitnción a los archivos generales, del reino ... para su con-
servación perpetua; mas desde finales del siglo xix y, sobre todo,
a lo largo del XX, la generación de una masa creciente de papeleo
ha forzado la búsqueda de una solución. Ante la imposibilidad de
conservarlo todo y ante la incapacidad de los organismos produc-
tores para guardar Ni sifii los documentos que ya no usan con fre-
cuencia, la solución ha sido la creación de los archivos interme-
dios, encargados de recibir toda la producción documental y de
seleccionar la parte a conservar.
Aunque existen algunos precedentes poco claros y de corta du-
ración2, los archivos intermedios aparecen por primera vez en Es-
tados Unidos durante la 11 Guerra Mundial -denominados re-
cords cctiters--- a causa del enorme crecimiento de los documentos
producidos por las administraciones federales3. En adelante, su
desarrollo continuarii hasta completar un total de quince centros
repartidos por el territorio de la Unión. Casi simultineamente se
adoptan medidas similares en Canadi (1945) y poco mis tarde se
extienden al continente europeo, donde la pionera fue Gran Breta-
ña que en 1950 inaugura el «limbo» de Hayes -dependiente del
Puhlic Records 0jfic.e- como archivo intermedio de los ministe-
rios y servicios centrales del Estado. En 1965 la República Federal
de Alemania instaura el primer Zwischenurchio cerca de Bonn, en
1969 se crea en España el Archivo General de la Administración
(AGA), y en Francia la Cite! des Archives Conteniporuines en Fon-
taineblau4.
La situación de los archivos intermedios ha evolucionado bas-
tante en nuestro país durante los Últimos años, al abrigo del Esta-
do de las autonomías y del celo por preservar sus respectivos pa-
trimonios documentales. El primer antecedente que se conoce es el
Archivo General Central creado en 1858 y ubicado en Alcali de
Henares', para aligerar a los ministerios del colapso producido
por los fondos documentales que ya no utilizaban; pero su incen-

' E. Lodoliiii: Ar<hii.i.s~i<~u

..., págs. 33-34.
.' A. Ricks: «Thc records managcment as iin archiva1 lünction)>,p6gs. 29-36.
' G . Duboscq: Orymiisurioii </ir p r ~ ~ u r d i i i u ~París:
q e . Unesco, 1974, págs. 15-24,
Para el C;IS» espaiiol, vcase M. L. Conde: ((Fuentesdocumentales de la Administra-
ción central: el Archivo General de la Administración)). en Sfudiu Storicu. Hisroriu
Co,ifc,itiportiiiru,VI-Vil, 1988-1989, págs. 157-168.
182 5 M. L. conde: o p . ( i r .
 El urcliiiv ititernicdio

dio en el verano de 1939 supuso la destrucción de importantes fon-

dos referidos a los siglos xviii y XIX. En la fecha ya señalada se
crea el AGA que entrará en funcionamiento a partir de 1972. En
1970 se crea el Depósito Regional de Cervera (Lleida) como inter-
medio para el área catalana y asociado al de la Corona de Ara-
gón6. Con la entrada en vigor de las autonomías, casi todas han
creado y consagrado en su legislación los archivos intermedios de
sus respectivas administraciones. También algunos municipios de
gran entidad han actuado en el mismo sentido, como es el caso de
Barcelona7 cuyo Archivo Municipal Administrativo viene actuan-
do como depósito intermedio desde 1987.
Las funciones del archivo intermedio, ya adelantadas, son las
siguientes':
1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya
no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar
el funcionamiento de sus sistemas documentales'.
2. Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos
que todavía no son de libre acceso para el público, una
parte considerable de los cuales está destinada a ser des-
truida transcurridos ciertos plazos de tiempo.
3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser con-
servados y los que van a ser eliminados.
4. Garantizar a las administraciones de origen la plena dis-
ponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a los
mismos cuando sea necesario.
5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprove-
chamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e insta-
laciones más baratos que los de las oficinas". Según algu-
nos estudios representa un ahorro del 50% frente a los

Guiu de los urcliioos esíurules espuñoles. Giriu del imwsiiyudor. Madrid: Minis-
terio de Cultura, 1984, págs. 47-48.
' R. Alberch: <(Eltratamiento de la documentación activa y semiactiva: expe-
riencias del Archivo Municipal de Barcelona)), en Prinirrus Jornudus Sobre niriodo-
logiu..., págs. 497-5 13. Guiu de I'Arsiu Muriicipul de Burcelotiu. Barcelona: Ayunta-
miento de Barcelona, 1992, págs. 15-17.
G . Duboscq: p. cii., pág. 24.
P. C. Mazikana: La grsiioti des urchiiws.,., pág. 17.
' O Oílice of Federal Records Centers: ((Manual de Administración de docu-

mentos)) (trad. de M. C. Flexes) en El mundo d r los urchiiios. 1, 4-5, 1982, pág. 107. 183
 costes de conservación en las sedes de las administraciones,
al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios
y equipamientos costosos' '.
Sin embargo, la saturación de los archivos históricos de algu-
nos países ha hecho que los intermedios no puedan remitir los fon-
dos de tal categoría a sus destinatarios, de modo que han termina-
do por convertirse parcialmente en archivos históricos. Esto es lo
que viene sucediendo en los Estados Unidos desde 1969, donde los
intermedios se han convertido a su vez en reyionul brunches (ramas
regionales) del histórico nacional; otro tanto ocurre en Francia
desde finales de los setentaI2 y en E ~ p a ñ a ' ~ .
De los cinco funciones descritas, la primera atañe a la transfe-
rencia de fondos que trataremos en el siguiente capítulo, la segun-
da y tercera caen de lleno en el expurgo (valoración, selección
y eliminación) y serán objeto de otro tema; así pues, nos centrare-
mos solamente en las dos Últimas.

2. Construcción y equipamiento
La construcción y el equipamiento de este tipo de archivos di-
fiere poco respecto de los demás en lo esencial, y como ya existe un
capítulo dedicado a los edificios e instalaciones, nos limitaremos
a señalar los elementos diferenciadores de los intermedio^'^.
Al planificar la construcción de un archivo debemos considerar
una serie de aspectos: la ubicación geográfica, la concepción de los
diferentes espacios según su uso, los materiales de construcción, el
equipamiento mobiliario, los controles ambientales y de seguri-
dad, por citar los más importantes. Si la característica diferencia-

'' C. Couture y J. Y. Rousseau: Lrs urc~liilrsmi x . y h , s i k l e . U i i r riponse uiix

hesoins d e I'url~niriisrrctriori rr rlr /u rrcherclru. Montreal: Université de Montreal,
1982, P'L~s. 137 y 15 1- 158.
'' E. Lodolini: op. cir., págs. 37-38.
l 3 El AGA conserva documentación continua desde el siglo xvi~iy, en algunos
casos, desde el X I I I y el XVI.F. J. Aguado ct u/.:«Bolumen handiko fondo dokumen-
talen deskripzioa: Adrninistrazioaren Artxibategi Nagusia. Descripción de grandes
volúmenes de fondos documentales: el Archivo General de la Administración)), en
Irurcqi. IV, 1991, págs. 359-376.
14
G. Duboscq: op. cii.. págs. 26-35 y 63-73. «Off-site storagc)), en Tlie rrcortls
184 rc,irirw/ r r p o r i , V, 8, 19x9, 15 págs.
dora de este tipo de centros es el alojamiento de grandes masas de
documentos a bajo coste, algunos de los aspectos considerados co-
mo la ubicación y el equipamiento incidirán positivamente en los
costes, otros en cambio son irrenunciables y comunes para todo
tipo de archivo.
La ubicación geográfica es el factor que influye de forma más
poderosa en la economía de medios. Las sedes de las organizacio-
nes se sitúan, por lo general y sobre todo en el caso de las adminis-
traciones públicas, en el centro de las ciudades, donde el suelo es
más caro; sin embargo las compensaciones rentabilizan el precio:
están mas cerca del grueso de los usuarios, facilitan el acceso de
sus empleados (al menos en teoría) que reducen sus desplazamien-
tos, se encuentran mejor interconectados y próximos a todo tipo
de servicios que se concentran en la misma área ... En cambio, nada
de ésto es prioritario en la concepción de un archivo intermedio, al
contrario, lo que necesita es amplios espacios a precios reducidos,
por lo cual la periferia de las grandes ciudades es la mejor iocaliza-
ción y la más empleada. Lo principal es que el suelo, factor funda-
mental en los costes, sea barato y pueda adquirirse en cantidad
suficiente como para satisfacer las necesidades de espacio presen-
tes y futuras; asimismo debe estar situado próximo a una vía de
comunicación principal por carretera que permita conectar con la
sede central de la entidad en plazos de tiempo razonables, y un
acceso similar a los empleados del servicio, así como alejado de
fuentes de contaminación y peligro potencial (industrias...).
El eje central sobre el que debe girar el diseño arquitectónico
son los depósitos, donde se pueda almacenar la documentación
con densidad. Deben ser espacios diáfanos, o sea, sin columnas, pi-
lastras... o reducidas a su mínima expresión, y permitir la instala-
ción de las estanterías en altura, todo ello con la finalidad de apro-
vechar al máximo cada metro cuadrado. También debe facilitar el
acceso seguro de las remesas, mediante un muelle de acceso a cu-
bierto de las inclemencias del tiempo. Contará con salas amplias
para la clasificación y manipulación de los documentos, así como
otros componentes comunes a todo tipo de archivo (sala de con-
sulta, oficinas, etc.).
La construcción debe cumplir determinados requisitos genera-
les de solidez, resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc. que
veremos en su capítulo correspondiente. La diferencia no está en 185
 la calidad de los materiales, sino en la austeridad que permite un
tipo de servicio no concebido en esencia para el público.
Tanto el equipainiento como las medidas ambientales y de se-
guridad son las mismas que en los demas centros. La solidez e ino-
cuidad de las estanterias, el control de la humedad, la temperatura,
el polvo, los insectos, los roedores, el fuego, los robos, son aspectos
irrenunciables en un archivo.

3. Servicios
En el punto anterior hemos esbozado las condiciones que posi-
bilitan la conservación de los documentos a bajo coste, ahora nos
proponemos abordar los servicios que presta el archivo intermedio.
Salvedad hecha de las transferencias y del expurgo, éstas son: la ins-
talación de los fondos, su clasificación, descripción e información.
La instalación. Los grandes centros suelen reservar depósitos
o sectores completos para instalar los fondos en función de su pro-
cedencia, algo tan legítimo como correcto; sin embargo, dentro de
cada depósito no se puede aplicar este criterio ya que la reserva
para futuros ingresos representaría un despilfarro de espacio. Las
unidades (cajas, legajos, libros...) pueden instalarse y signaturarse
de tres formas distintas:
~ Secuencial: siguiendo la numeración continua de las unida-
des de instalación desde el uno en adelante, por el orden de
ingreso.
~ Cronológica: de acuerdo con el año de ingreso y un núme-
ro correlativo asociado (por ejemplo: 1994/21.379, significa
que esa caja hace el número 21.379 de las ingresadas en
1994).
- Dirección: señalando la ubicación de la unidad en el archi-
vo, de modo que se otorga un número por cada uno de los
siguientes elementos: depósito, sección, bloque, estantería
y posición. Así el 1-4-3-3-7 significara que la caja se encuen-
tra en el primer depósito, dentro de éste en el cuarto grupo
o cuerpo de estanterías, en el tercer bloque de dicho cuerpo,
186 en la estantería tercera, ocupando la séptima posición.
 Como regla general, la mejor signatura es la más sencilla y la
que menos posibilidades de error ofrece: la secucnciul, lo que no
impide tener 4iino de los depósitos en el que se señalen los nú-
en cada bloque de estanterías, y hacer lo pro-
pósitos.
operación debe realizarse de acuerdo con el
u
.
. Liasiticaciónelaborado para cada entidad. Si el sistema
de archivo funciona adecuadamente, las oficinas remitirán sus do-
cumentos debidamente clasificados, en cuyo caso nos Iitnitareinos
a revisarlo por si hubiera error. De marchar bien el sistema, la cla-
sificacitjn otorgada en origen se mantendrá durante toda la vida
de los documentos.
Descripción. En principio, las relaciones de entrega serán el ins-
trumento de descripción por excelencia en el archivo intermedio,
una vez comprobadas con los envíos y corregidas. Por norma, la
gran masa de documentos a tratar y la segura destrucción de la
mayoría a medio plazo, no aconsejan ir mucho más allá, aunque
existen excepciones. En el supuesto de un sistema que funcione a la
perfección, las oficinas nos enviarán sus fichas, vaciados de bases
de datos, y otros instrumen~osque nos permitirán mejorar la des-
cripción de los fondos. Como esto es posible pero poco probable,
deberemos establecer alguna estrategia al respecto, basada en des-
cribir mejor las series documentales que presenten mayor frecuen-
cia de consulta y las que prometan un futuro uso por los valores
que comportan. En cualquier caso y dado el gran volumen de
información a manejar, la automatizaci~nde estos procesos se
impone.
Información. Los pasos anteriores están funda~entalmenteen-
caminados a ofrecer informacjón a los usuarios, a facilitar su con-
sulta de la manera más rápida y satisfactoria posible. En este senti-
do hay que prever la más amplia gama de posibilidades: consulta
en sala, préstamo a los organismos productores, reproducción
compulsada de documentos, consulta telefónica (verbal y vía fax)
y mediante conexión en red (correo electrónico y/o programa de
gestión electrónica del archivo). Teniendo en cuenta que el archivo
intermedio es un mero depositante que se re~ponsab~li~a de fa ges-
tión pero no de la propiedad de los fondos, que siguen pertene-
ciendo a los organismos productores, en principio solamente estos 187
 tienen acceso a los mismos. Cualquier consulta documental por
parte de terceros, bien sea otro organismo o un ciudadano, deberá
realizarse mediante autorización escrita del remitente, a fin de ga-
rantizar la confidenci¿~ljdadde sus documentos. No obstante, co-
mo quiera que debido a la saturación de los sistemas, buena parte
de los fondos ha alcanzado la etapa de conservación ~ r i n a n e n t e
por su interlts para la investigación, en este supuesto la comunica-
ción al público debe regirse por el principio de libre acceso a los
documentos de carácter histórico; sería ridículo que la consulta de
documentación fiscal del siglo X V ~ I Io la relativa a las finanzas del
Estado durante la 11 Guerra Carlista, por poner algún ejemplo, tu-
viera que hacerse previa autorización escrita del Ministerio de Ha-
cienda, simplemente porque no hay un archivo histórico al que en-
viarla y se ubica en uno intermedio.
El Último paso que cabe al archivo intermedio, una vez expur-
gados los fondos, es remitirlos al archivo histórico correspondien-
te al transcurrir treinta anos -por término medio- de haber fina-
lizado su tramitación. Tan pronto como son destinados a la con-
servación perpetua, las administraciones de origen pierden todo
derecho sobre ellos y pasan a la autoridad exclusiva del archivo”.
Como los documentos tienen que ser objeto de ciertos tratamien-
tos antes de su puesta a disposición de los usuarios (recepción, ins-
talación...), conviene enviarlos al histórico con unos meses de ante-
lación.

f 88 ’’ G . Duboscq: op. cir., pig. 53.

 8.
El ingreso
de los documentos

Introducción
De acuerdo con la definición de archivo, los documentos no se
producen en él -salvo los que son fruto de su propia gestión-
sino a lo largo del proceso natural de actividad de la entidad en
cuestión, por lo tanto ingresan. Los ingresos de documentos en los
archivos son de dos tipos: ordinarios y extraordinarios.
Ordinarios: se efectúan mediante transferencia, en plazo de
tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. Tam-
bién podríamos haberlos denominado internos, por cuanto se pro-
ducen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias exte-
riores. Es el tipo de ingreso por antonomasia.
Extraordinarios: se producen -como su propio nombre indi-
ca- de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad al-
guna, al contrario, dependen de numerosas contingencias.
Mientras los primeros se dan de manera continua, rítmica, en
la vida de un archivo, los segundos pueden o no hacer acto de pre-
sencia en alguna ocasión.

1. Los ingresos ordinarios: la transferencia

de fondos
La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de proce-
dimientos mediante íos cuales la documentacióm es remitida de 189
trativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en
cajas o legajos, con cuidado de no desgajar expedientes ni romper
el orden natural en caso de ser perceptible, numerarlos y realizar
una relación somera de los mismos por duplicado y firmada por
ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedara en poder de los
servicios administrativos como prueba de la transferencia. Acto se-
guido serán enviados al archivo para su tratamiento adecuado. Es-
te sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los docu-
mentos de la destrucción o del olvido sea prioritaria a cualquier
otra consideración, sin embargo no se aceptará como procedi-
miento habitual de transferencia por hechos consumados. En el
supuesto que hemos visto en el capítulo anterior, el archivo se en-
contrará con una serie de remisiones masivas, la primera que haga
cada servicio, compuestas por los documentos acumulados antes
de ponerse en marcha el sistema; pero no se aceptará un proceder
como el descrito, y el archivero deberá poner especial empeño en
que se realicen de acuerdo con las normas reguladoras de las
transferencias.
Transferencias directas continuas. En estos supuestos los docu-
mentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se
producen, según finaliza su tramitación. Se dan, o al menos sólo
son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espa-
cio y personal, donde hace falta que una persona se haga respon-
sable de toda la documentación --generalmente no es un archi-
vero profesional- y garantice su integridad y servicio. Es una
especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los
casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una rela-
ción anual de transferencias.

2. Planificación de las transferencias

y operaciones previas

Los principios generales que han de regir el planteamiento de

toda transferencia son los siguientes':

191
 l. Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un míni-
mo de diligencias sin menoscabo del rigor.
2. Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los do-
cumentos.
3. Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de
descripción.
4. Respetar y evidenciar su procedencia.
Por otra parte, la planificación de las transferencias ha de res-
ponder a una pregunta evidente, jcuándo se debe enviar la docu-
mentación al archivo? En este sentido son varios los criterios a to-
mar en consideración:
1.La finalización de la tramitación. Como principio general
sólo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tra-
mitación haya finalizado, pues lo contrario supondría de-
jación de responsabilidad por parte de los gestores y su in-
debida asunción por el archivo.
2. Lafrecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste en
valorar la frecuencia con que los servicios administrativos
consultan sus documentos, utilizando para ello el sistema
empleado en cada caso para controlar los movimientos de
los documentos (consulta, préstamo^...)^. Realmente el pla-
zo de cinco años establecido por la teoría archivística debe
ser considerado como tope máximo, pues recientes investi-
gaciones desvelan que un año después de finalizada su tra-
mitación el 90 % de la información no es utilizada, se con-
sidera prescrita, y alcanza el 99 % transcurridos cinco
años. En consecuencia, es más realista admitir plazos de
conservación en las oficinas de un año o inferiores en caso
necesario4.
3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de
recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o ra-
zonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo
que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapi-
dez la documentación solicitada, es recomendable adoptar

192 ’ P. C. Mazikana: Lu gestiou des u r c h i i w ..., pág. 16.

J. van Albada: «Some reílections on archives managementn, pág. 49
 plazos ajustados. Sin embargo, cuando se trate dc u n servi-
cio de grandes dimensiones (estatal, nacional ...) sin posibili-
dades de ofrecer respuestas rápidas, conviene mantener
plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos.

En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo

con los responsables de cada unidad, se procederá a redactar un
calendario de transferencias que señale su número y frecuencia
anual (fechas) para cada oficina, el cual se revisará periódicnniente
para adaptarlo a las necesidades cambiantes. Esta planificaci9ii es
necesaria para no colapsar el archivo a cada paso, y para que Ins
tareas que le corresponden (comprobación, clasificación, descrip-
ción, etc.) puedan ser realizadas sin interfereiicias.
Antes de remitir la documentación, los responsables de cada
departamento deberin acometer una serie de operaciones muy
simples, al paso que beneficiosas. En primer lugar, procederun
a destruir los documentos inútiles, que hinchan sin necesidad mu-
chos expedientes, tales como las fotocopias de originales conserva-
dos, las anotaciones inservibles (notas con direcciones, apuntes...),
los borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, las
fotocopias de boletines, leyes, etc., que hayan sido empleados con
fines informativos durante la tramitación; en fin, todo cuanto no
constituye parte del expediente tal y como se define desde el punto
de vista legal.
En segundo lugar se deberá comprobar que los documentos es-
ten en orden dentro de los expedientes, y éstos además completos,
pues no se pueden enviar por entregas como si de un coleccionable
se tratara. Solo se deben remitir expedientes conclusos y comple-
tos. En realidad, ambas son tareas que deberían haber sido realizn-
das ante de archivar los expedientes en In etapa de gestión.
En tercer lugar, los productores de la documentación deberiin
remitirla convenientemente acondicionada en cajas de archivo,
a las que se dará un número correlativo, y adjuntando los instru-
mentos de descripción relativos a la misma (fichas, disquetes, etc.).
Asimismo, los gastos que puedan derivarse de la remisión correrán
a cargo de las administraciones, como principales beneficiarias del
proceso'.

193
 3. La relación de entrega
La experiencia nos enseña cuan difícil es conseguir que las ofi-
cinas remitan al archivo su documentación ordenada, en cajas nu-
meradas y con una relación de entrega u hoja de remisión bien
cumplimentada. Para ellos el archivado es una pesada carga que
no sirve para nada, y la transferencia no es sino el simple traslado
de papeles de un local a otro. A pesar de todo, el archivero debe
jugar un papel importante ante los responsables administrativos,
hacerles ver que éste es el mejor momento para transformar los
papeles en un útil de información, y la mejor garantía para todos
sobre el buen funcionamiento del circuito documental.
La relación de entrega es un documento normalizado, impreso,
que acompaña a cada remisión y proporciona los datos siguientes:
- Nombre del servicio remitente.
- Signatura del remitente: número de caja y de expediente.

- Breve descripción de los expedientes.

- Fechas extremas.

- Accesibilidad.

-- Plazo de conservación.
- Código del cuadro de clasificación.

- Signatura de archivo.
Y se distribuyen en la hoja -que irá por triplicado- como
consta en la figura adjunta.
La redacción de estas hojas se hará del siguiente modo:
1. Donde dice servicio remitente, escribirá cada uno el nom-
bre de acuerdo con la designación recibida en el organigra-
ma oficial.
2. La fecha de remisión será aquella en la cual se haya trans-
ferido efectivamente la documentación al archivo.
3. El número de orden que figura a la izquierda será el de la
caja o legajo y el del expediente dentro de éste, separados
por un guión ( 1 3-2).
4. La descripción de cada expediente, salvo que sus carac-
194 terísticas e importancia así lo requieran, se expresará mc-
 Archivo RclaciOn de entrega
~ . ~~~

~ ~~

Remitente: Fecha remisión: m m a

-
N _<' Descripción Fechas Código
-

-
Motivos de restricción al acceso:

El remitente, Recibí: el archivero,

m m m

195
 dinntc un;i frase corta o una rclación concatenada de des-
criptores; por ejemplo: «Fulano de Tal, guardia munici-
pal», si es simple de expresar, o si es más complejo, me-
diante descriptores, «obras colector-margen izquierda-
sección 5."-n." 1-77>).
5. Las fechas extremas indicarán los años de inicio y conclu-
sión del expediente, basta con indicar las decenas y unida-
des, separadas por guión (79-84).
6. El grado de accesibilidad indicará si sobre dicha documen-
tación ha recaido algún tipo de calificación reservada
o restricción de acceso, en cuyo caso se justificará suficien-
tcmente.

Una vez consignados estos datos, el jefe del servicio firmará la

hoja u hojas de remisión que habrán de acompañar a la documen-
tación reseñada. Llegada a su destino, el archivero se encargara de
cotejar o verificar el contenido con la hoja de remisión, a fin de
comprobar que los datos expresados corresponden a la documen-
tación de la que se hace responsable a partir de ese momento. Ve-
rificado lo cual, procederá a rellenar la parte reservada de la hoja:

7. El plazo de conservación, así como decidir si la documen-

tación es eliminable por completo, en parte, o debe ser
conservada, será anotado por el archivero, de acuerdo
con la planificación realizada y que se plasma en el cua-
dro de expurgo.
8. Código del cuadro de clasificación que corresponda a la
serie apropiada a cada expediente.
9. Signatura definitiva del archivo, es decir el número de ca-
ja o legajo y el del expediente.
10. En el casillero del margen superior se pondrá el año de
transfcrenciu y el número secuencia1 de ésta, que figurará
así en el registro.

Finalmente firmará la hoja, dando a entender su acuerdo

o visto bueno a todo lo expresado. Una de las copias se devolve-
rá al departamento remitente, y con las otras dos proceder'a a es-
196 tablecer:
 -Un registro general de ingresos, por vía ordinaria se entien-
de, con el original, siguiendo su orden cronológico.
~-
Con la otra copia un registro por secciones administrativas
o servicios.
En cualquier caso no se debe admitir, bajo ningún concepto.
una transferencia desorganizada de documentos entrerneahdos,
ni una hoja mal cumplimentada, en la que los datos declarados no
se correspondan con la configuración del envío. La mejor forma
de conseguir un estricto cumplimiento de este proceso será consa-
grándolo legalmente mediante su inclusión en el reglamento del
servicio, el cual, una vez aprobado por la autoridad competente,
alcanzará garantías plenas.
El paradigma de la buena remisión, al menos en su plantea-
miento, es la planificada por el NARA para la Administración fe-
deral en Estados Unidos. El procedimiento para la remisión de
fondos desde los organismos federales a los archivos intermedios
está escrupulosamente normalizado hasta en sus mínimos detalles,
incluyendo modelos oficiales de cajas archivadoras en función de
los tipos documentales, a su vez normalizados, la forma de emba-
larlas, numerarias, etc.6.

Como ya se ha indicado al comienzo de este apartado, la hoja

de remisión de fondos es garantía del circuito documental, y la ra-
zón resulta evidente. Cuando las transferencias se realizan sin or-
den ni concierto, dependiendo del arbitrio de cada oficina y sin
ninguna garantía formal, los inconvenientes que se derivan son va-
rios: la documentación llega desordenada, mal descrita, incomple-
ta y sin conocimiento cierto del material enviado; a resultas de lo
cual el archivero debe perder el tiempo en ordenarla, reclamar los
documentos ausentes para completarla, y no hay más prueba que
su palabra sobre la cantidad y la naturaleza de los documentos.
Sin embargo, respetando un procedimiento tan simple como éste,
la documentación permanece ordenada, suficientemente descrita
y completa; además tanto el remitente como el receptor poseen u n
instrumento valiosísimo para conocer con exactitud la ubicación
de los fondos y lu rcspoiisubilidad de su custodia. De este modo,
cuando soliciten docuiiientxióii a1 archivo, los departamentos po-
drAn efectuar sus preguntas con acierto y concreción, ya que las
hojas de entrega les fiicilitnráii la búsqueda; por otra parte, en caso
de existir algún problema. al estar firiiiadas y aceptado su tenor
por ambas partes, estas hojas serviran para demostrar el envío
o no de una documentación determinada al archivo. A veces ocu-
rre que se rcclamun a éstc expedientes que jamás han sido remiti-
dos, o que por mala gestión no sean localizados -lo cual también
puede suceder -;las hojas de remisión de fondos serán, llegado el
~

caso, árbitros imparciales. En definitiva, la relación de entrega tie-

ne una triple utilidad:
o Jurídica: en cuanto a la responsabilidad de los fondos. En la
etapa intermedia los documentos continúan siendo propie-
dad de las administraciones productoras, el archivo se en-
carga de su gestión.
o De gestión: de los fondos documentales y su puesta en servi-
cio.
o De información: por cuanto durante mucho tiempo será el
único instrumento de descripción disponible, de ahí la im-
portancia de que los datos sean claros y precisos.
Cabe señalar, por Último, que las oficinas -reacias en princi-
pio a seguir estos pasos- percibirán inmediatamente que el archi-
vo no es un devorador de documentos, sino el organismo que los
conserva en unas condiciones de accesibilidad de otro modo im-
pensables.

4. Los ingresos extraordinarios

Son ingresos que se producen sin plazo determinado ni tienen
periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas contin-
gen ci a s.
Cabe distinguir los siguientes tipos:
1. Donación7. Consiste en la entrega o donación pura y sim-
ple sin mediación de compra o intercambio de bienes. Es el
 más tradicional y no plantea problemas particulares. N o
hace falta ninguna formalidad jurídica especial para reci-
birlo, salvo la redacción de un acta de entrega. Procede de
particulares, archivos familiares o de instituciones priva-
das; este concepto - como el siguiente - no cabe en el caso
de las entidades públicas, pues las leyes prescriben la ina-
lienabilidad del patrimonio documental público. Es uno de
los medios de ingreso extraordinario más frecuentes y fo-
mentado por la legislación, que prevee este medio como
forma de pago de la deuda tributaria -specialmente en el
caso del impuesto de transmisiones sobre las herencias- -
y como medio de desgravación fiscal*.
2. Legado. Se diferencia de la modalidad anterior en que se
realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herede-
ros. En lo demás es similar.
3. Compra. Procedimiento poco frecuente en los archivos por
falta de medios económicos. Además las ventas se realizan
generalmente en el mercado libre, a veces con una proce-
dencia poco clara, a manos de anticuarios y libreros de
lance que sobreestiman su valor material. Por otra parte,
resulta difícil establecer el valor pecuniario de los docu-
mentos de archivo, el cual varía mucho si se realiza sobre
un fondo o sobre piezas sueltas, siendo mis ventajosa la
primera fórmula que la segunda por resultar mlis cara"'.
La LPHE en el artículo 38 del título IV sobre la pro-
tección de los bienes muebles e inmuebles, señala que
quien tratare de enajenar un bien que haya sido declarado
de Interés Cultural, que tenga incoado expediente para su
declaración o esté incluido en el Inventario General, debe-
rá notificarlo al órgano de la Comunidad Autónoina co-
rrepondiente encargado de la protección del Patrimonio
Histórico Español y al Ministerio de Cultura, decliirniido
cl precio y las condiciones en que sc proponga realiLur la
enajenación. La Comunidad Autónoma competente podrii
 ejercer los derechos de tanteo y retracto, aunque el ejerci-
cio dc tales derechos por parte de la Administración del
Estado icndrá carlicier prcferentc siempre que se trate de
adquirir bienes muebles para un museo, archivo o bibliote-
ca de titularidad estatal. En lo que se refiere a los bienes en
manos dc instituciones eclesiásticas, no podrán transmitir-
se por título oneroso o gratuito, ni cederse a particulares ni
ii entidades mercantiles. Dichos bienes sólo podrán ser
enajenados o ccdidos al Estado, a entidades de Derecho
Público o a otras instituciones eclesiásticas". Aspecto que
tambicn estl'i recogido en la legislación autonómica.
4. Reintegración. Consiste en devolver al archivo la documen-
tación que ha estado en poder de otras personas, organis-
mos e incluso naciones, como es el caso de los documentos
arrebatados como resultado de u n guerra, por ejemplo los
archivos enviados a París durante el periodo napoleónico,
o los incautados durante la 11 Guerra Mundial.
5. Depósito". Como su propio nombre indica, es el depósito
de una documentación por un periodo de tiempo indefini-
do o determinado, según los casos. N o implica transferen-
cia de propiedad alguna y los documentos no se convierten
en propiedad del receptor. Sus propietarios pueden reivin-
dicar y obtener su posesión siempre, a menos que una claú-
sula especial en el contrato de depósito prevea expresa-
mente que será transformado en donación ipso4rcto al tér-
mino de un plazo dado. En estos casos es obligatorio re-
dactar un documento que especifique la naturaleza, plazos
y condicionamientos del depósito.
Se trata de un fórmula empleada tanto con archivos
privados como con fondos públicos, caso este Último con-
templado por la legislación archivistica para garantizar la
custodia de archivos por parte de administraciones de ran-
go superior, cuando sus propietarios no pueden asegurarla
o descuidan sus obligaciones al respecto.
 9.
El expurgo
de los documentos:
valoración, selección
y eliminación

Introducción
El incremento exponencial de las actividades humanas, la cre-
ciente intervención de las administraciones públicas en múltiples
aspectos de la vida social, ya en el ámbito de la p r i u u c I d d ya en el
colectivo, han producido la denominada inflación de la documen-
tación contemporánea. Los métodos administrativos cada ver. más
alambicados, la imperiosa plasmación documental de los procedi-
mientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar las ac-
tuaciones, la exigencia de comunicar la información en distintos
niveles, los métodos de difusión y multiplicación, generan una ma-
sa documental de dimensiones crecientes, imposible de conservar
en su totalidad y en parte, además, innecesaria. De manera que la
buena marcha de un sistema actual de archivo, la gestión de los
documentos como recurso básico de información, está condiciona-
da por la solución de un problema clave: adecuar el enorme volu-
men de documentos a los recursos disponibles. «De hecho, incluso
si los archivos pudieran almacenar y atender la totalidad de los
complejos y voluminosos expedientes, informes, memorias, foto-
grafias, mapas, documentos informáticos y otros documentos dc
una organización o institución moderna, la propia cantidad de
materiales los haría de hecho inutilizables.»'.
 Para hnccrnos un;i idc;i dc la magnitud del problema veamos
algunas cifras'. LLIAdministraciOn Fcdernl estadounidense produjo
desde su independencia hastu 19 14 unos SOO.OO0 metros lineales de
docunientnción aproximadamente, en la década de los años treinta
ya eran 100.000 los mctros lineales producidos, esta vez cada año,
y en la de los 70 se había disparado a 1 .00O.O00 de metros lineales al
año. Por entonces los organismos centrales británicos producían
unos 160.OO0 metros lineales/año, mientras una estimación para to-
das las administraciones españolas situaban la cifra en 235.000 me-
tros liiieales/año aproximadamente. En la actualidad, cualquier país
desarrollado produce en un año más documentación que la conser-
vada durante siglos de su historia. Como se puede observar se trata
de un verdadero proceso de hiperinflación documental imparable
y creciente, cuya única solución es reducir a un tamaño razonable el
volumen conservado. Para conseguirlo, las distintas administracio-
nes vienen poniendo en marcha en las Últimas décadas planes con-
trolados de expurgo, a fin de conservar la mínima cantidad posible
de documentos, fundamentados en consideraciones así económicas
-limitación de los recursos disponibles al efecto- como informati-
vas -+vitar la saturación debida a informaciones imprecisas y re-
dundantes-. En definitiva, se procede a la eliminación masiva de
documentos, de cuyas resultas se conservan: entre el 1 y el 4 YOen
Alemania, Estados Unidos, Gran Bretaña y Rusia3; hasta el 5 YOco-
mo máximo en Holanda4; entre el 5 y el 10 YOen Francia y Cana-
di5, por citar los ejemplos mis importantes.
De ahí la aserción de R. H. Bautier', según la cual el archivero,
de conservador «se ha convertido en una suerte de especialista de
la eliminación: es el hombre que sabe destruir)).
1. Evolución histórica

En materia de expurgo se ha inventado poca cosa, aunque se

ha avanzado mucho. Decimos que se ha inventado poco porqiic
todas las entidades ----públicas o privadas vienen observando In
eliminación de documentos desde la noche de los tiempos. Cuando
son abandonados a su suerte en desvanes, bodegas, graneros ... se
está destruyendo documentación, cuando ante la remodelación de
espacios, el traslado de sede o simplemerite por atiborramiento dc
papeles éstos son llevados en camiones como basura o para ser re-
ciclados, se está haciendo expurgo. A nadie debe extraíiarle nada
de lo dicho pues, aunque se trata de una práctica aberrante, ha
sido y sigue siendo aún frecuente. El avance consiste en que, apar-
te estas prácticas, se destruye la mayor parte de la documentación
producida pero con orden, de acuerdo con criterios previamente
establecidos y orientados a garantizar la conservación de los docu-
mentos más importantes.
Hasta hace menos de cien años -como indicara M. Du-
chein7- nadie se planteaba graves cuestiones sobre la legitimidad
del expurgo, ni de los criterios adoptados para destruir los docu-
mentos, por entonces corrientes: la defensa de los derechos del Es-
tado y de los particulares, los acontecimientos importantes los ~

relativos al poder público y a la élite social eran las raLones q ~ i e

~

justificaban la conservación de los documentos. Los mismos histo-

riadores, embarcados en la historia evenemencial, dinástica, insti-
tucional, militar, no veían utilidad alguna en la documentación
administrativa, mis allá de su valor de gestión. Hoy día, en c m -
bio, con la evolución de las ciencias sociales, de la propia historia
y sus diversos métodos de análisis, resulta muy complicado vis-
lumbrar los límites de la utilidad para la conservación.
((Precisamente, esta toma de conciencia se produce en el mo-
mento en el cual el progreso de las técnicas de reprografía y dc
duplicación, así como la extensión de las intervenciones del Estndo
en todos los sectores de la actividad económica y social, mullipli-
can hasta el infinito la masa de documentos, hasta el punto de

’ M . Ducheiii: «Tri, sélection, échnntilloiinge. A propos de deux iiiiiiiiicls ci

d’une circiilnire», en i , t r Gazerir k s urdiircs. 120. 1983. págs. 41 y 5s. 203
 hacer, en sentido estricto, su producción, su conservación y su uti-
li.ución incontrolables e iiiiiiaiiejables.)>8.
Hasta hace no mucho tiempo algunos autores insistían en la
necesidad de conservarlo todo, siquiera fuese desorganizado, para
no privar a las generaciones futuras de estas fuentes de informa-
ción. Pero cstc deseo no es operativo, ni desde el punto de vista
económico9 ni desde el informativo. Los recursos materiales y hu-
manos que la sociedad puede dedicar a la conservación son limita-
dos y muy inferiores a su capacidad para producir documentos,
asimismo estaríamos haciendo un flaco favor a las generaciones
venideras transmitikndoles un legado archivístico casi imposible
de manejar e inservible en buen parte. Tampoco las necesidades
presentes podrían ser satisfechas a costa de una conservación ma-
ximalista, no solamente por las razones aducidas, sino porque
cualquier búsqueda informativa es tanto más lenta e imprecisa,
cuanto mayor sea el volumen de los documentos no pertinentes.
Los modernos criterios que rigen el expurgo han sido sistema-
tizados y difundidos por la archivística norteamericana, especial-
mente a partir de su autor cumbre: T. R. Schellenberg; sin embar-
go, sus orígenes se encuentran en dos tradiciones europeas, la bri-
tánica y la alemana, tal y como lo señala O. Kolsrud''.
En Gran Bretaña -como en Francia, Alemania y otros
países- se afrontó desde muy pronto el problema del exceso de
documentos. Ya la «Public Record Ofice Act)) de 1877 autorizaba
a destruir los posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso
legal, histórico, genealógico o anticuario; algo más tarde, en 1898,
la autorización se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde
sus orígenes la archivística inglesa prima el punto de vista admi-
nistrativo y son las propias oficinas las encargadas de seleccionar

* Ihiil.
Buena parte de los iiutores norteamericanos y sus seguidores se fundunientnn
con excesivo empeño en criterios de tipo economicista para decidir la conservación,
desatendiendo un aspecto tan fundamental corno que la conservación del patrimo-
nio histórico no tiene por que ser econóniicameiite rentable. Un buen ejemplo de
dicha tendencia es el libro de F. Boles y J. M. Young: Archirril uppruisd. Londres
[etc.]: Neal-Schuman pub. inc., 1991, I I X págs.
' O O. Kolsrud: «The evolutioii of basical :ippraisal principles: sorne comparuti-
ve observationw, en 7 / 1 0 Artrrricuri Ar<,hic.isf.55, 1, 1992, págs. 26-39. Este articulo
resume magistralmente la gestaciim de los principios que rigen el proceso de expur-
204 go. por lo que seguiremos su exposición en lo que resta de epígrafe.
la documentación a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta
es la tradición que recoge Jenkinson citando establece que la elimi-
nación es responsabilidad de las administraciones, el archivero es
un in~ermediarioentre éstas y los investig'ici ores.
Tras la 11 Guerra Mundial - siguiendo esa línea británicos
y norteamericanos fundamentaron en tres criterios la conservación
permanente de los documentos: deben arrojar luz sobre el funcio-
namiento de las administraciones, servir pura la reconstruccibn de
su historia, o para la investigaciói; en general. En 1952 se estable-
ció en Inglaterra el Comité Grigg, encargado de estudiar un nuevo
sistema de selección. Como resultado de sus trabajos se diseñó
uno nuevo, basado en dos criterios: el administrativo y el históri-
co; en consecuencia y a partir de ese momento, los documentos
so11 seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las
administraciones de origen a los cinco años de su tramitación, en-
tre el 50 y el 90 % es destinado a la destrucción sin mucho esfuer-
zo, mediante la aplicación del criterio administrativo. Transcurri-
dos veinticinco años llega la segunda revisión en la que, aplicando
el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un ta-
maño manejable, esta vez por parte de los archiveros. Aunque fue
severamente criticado por el informe Wilson (1981), que reclamaba
para los archiveros un papel más activo en la selección, el gobicr-
no respondió negativamente.
En Alem~niala tradición es Completamente distinta, los cua-
dros de expurgo fueron desarrollados tempranamente (desde 1832)
y el archivero ha jugado siempre un papel destacado en el proceso;
además, las preocupaciones se han centrado siempre en la conscr-
vación antes que en la destrucción. El interés para la investigación
es el criterio más invocado por la archivística germana. H. O.
Meisner estableció en 1937 tres reglas básicas para la valoración:
la edad de los documentos, el contenido informativo y el orden je-
rárquico de las administraciones (central, regional, local). Este últi-
mo criterio, según el cual cuanto más abajo en la escala se
encuentre una administración, menor será el valor de sus docu-
mentos, fue el más criticado. F. W. Zimmermann propuso como
argumento que el contenido y no su origen, la pertenencia y no la
procedencia, debía ser la razón decisiva para la conservación
o destrucción. Estableció el valor de mercado de los documentos.
pero no desde el punto de vista crematístico, sino el que viene 305
 dndo por In demanda y. cn tnl sentido, su valor lo indica el interés
actual o el posible iiiteris futuro que presentan.
A mediados dc los cincuciitii Schellenberg, bebiendo de am-
bas tradiciones, establece su teoría de los dos valores del docu-
mento:

Valor primario: el que tiene para la administración de ori-

gen.
Valor secundnrio: el que posee para la investigación y es de
dos tipos:

o Valor testimonial: documentos con información sobre la

historia, la organización y las funciones de la administra-
ción de origen.
o Valor informativo: documentos importantes para la in-
vestigación en general.

La influencia inglesa queda patente en el valor primario, es

decir, el que poseen los documentos para la entidad que los ha
creado. La diferencia estriba en que Schellenberg y la escuela ame-
ricana no reconocen la división funcional entre administradores
y archiveros en el proceso de selección; en consecuencia apreciar el
valor primario no es tarea exclusiva de aquéllos sino también y so-
brc todo dc los archiveros. Con todo, la preeminencia británica del
punto de vista administrativo se ve reflejada en el concepto de va-
lor testimonial.
La teoría germánica impregna asimismo los escritos de Sche-
Ileiiberg, reflejada en las recomendaciones que hace para apreciar
el valor testimonial, basadas en el lugar que ocupe la entidad den-
tro de la jerarquía administrativa. Por otra parte, el valor informa-
tivo se basa abiertamente en la teoría de Zimmermann y, al mismo
tiempo, el papel destacado que debe desempeñar el archivero en
todo el proceso del expurgo hunde sus raíces en la esencia de la
tradición archivística alemana.
La obra de Schellenberg representa una síntesis de las corrien-
tes inglesa y alemana que incorpora al caso norteamericano y
difunde internacionalmente. Como veremos en adelante, estos
principios permanecen en esencia e inspiran los procedimientos de
206 expurgo en todo el mundo.
2. Principios que rigen el expurgo
Orgunicidud de los documentos
El expurgo está indisolublemente unido a los conceptos de ci-
clo vital del documento y a las fases del archivo.
El ciclo vital del documento, ya lo hemos visto, abarca desde
su creación en el curso de una tramitación administrativa, hasta el
momento en el que se decide su eliminación o su conservación de-
finitiva, y corre paralelo a las fases del archivo; las cuales se distin-
guen en función de:
l . La utilidad administrativa y legal de los documentos.
2. Su utilidad histórica.
A partir de lo cual, se diferencian tres periodos:
1. Periodo de utilidad corriente: documentos conservados en
la administración de origen.
2. Periodo de utilidad intermedia: documentos conservados
en el archivo intermedio.
3. Periodo de utilidad definitiva: documentos conservados en
el archivo histórico.
Combinando ambos elementos, interés administrativo-legal
e histórico, la reglamentación de expurgo gobierna la totalidad del
ciclo de vida de los documentos, fijando para cada serie documen-
tal la duración de la conservación en su administración de origen
y su transferencia a un archivo intermedio, donde son destruidos
o transferidos parcial o íntegramente a los archivos históricos para
su conservación definitiva.

inulienubilidud de la documeritución púhlicu

La eliminación de la documentación pública, en cuanto in-
tegrante del patrimonio de las naciones, esta sujeta a determi-
nados requisitos legales orientados a garantizar la conservación
de los documentos constitutivos del Patrimonio Histórico y la
inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales conteni-
dos en ellos. Aparentemente se produce una contradicción, ya 207
 q ue ni i e ti tras I o s o rgu ti i s ni os p ii b I i cos p rod ucen d ocu men t os que
estún liamndos II formar parte del patrimonio documental, el
propio Estado autoriza y, a ú n mis, fomenta la eliminación de
dichos documcntos cn su prlictica totalidad. Sin embargo, la con-
trndiciin sólo es :iparctitc ya que, xieiiiás de las razones aduci-
das hasta ahora, todo documento público no tiene por que en-
grosar el patrimonio si con el puso del tiempo no ofrece u n valor
consi sí e t i t e.
La diferencia entre la documentación pública y la privada radi-
ca en la distinta naturuleza de las consecuencias derivadas de una
eliminación negligente. Cuando un particular destruye la suya a la
ligera, en principio las repercusiones se limitan al ámbito de la pri-
vacidad y lus consecuenciiis negativas recaen en el interesado. En
el caso de los documentos públicos las consecuencias adquieren
una magnitud mucho más trascendente, desde el punto en que
pueden recoger derechos y deberes inalienables del Estado y de los
ciudadanos. Por ello, para evitar responsabilidades personales
y minimizar la posibilidad de error, los estados regulan legalmente
el expurgo mediante dos vías:
a) La mención expresa en la legislación sectorial: leyes de
archivos, de patrimonio histórico, etc.
b) Reglamentos, guías, etc. de obligatorio cumplimiento en
los distintos niveles de las administraciones públicas.

E l t l o c w i i c w t o ilr circkiiio ti(> e s L I I Z ,fin (’17 sí i i i i s n i o

Como afirman algunos autores trasnochados. Se crea con una
finalidad primera de carácter administrativo-legal al servicio de la
gestión que, pasado el tiempo, puede llegar a trasmutarse en utili-
dad histórico-cultural. Todo documento, desde el punto en que ha
perdido el primer valor y el segundo no es consistente como para
justificar los costes y problemas que su conservación implicaría, es
considerado como subproducto administrativo y, en consecuencia,
eliminado.

prrrir
Cotisc~ri~rr it?fi)riiiiir

Dicha función no consiste en acumular todos los productos

208 administrativos, de cualquier modo y en cualquier condición, sino
de modo y manera que la documentación esté organizada y en ser-
vicio, sea comunicable y ofrezca interés.
En definitiva se conserva para informar, y en este punto se tra-
ta de evaluar la cantidad y la calidad infcmnativa de los documen-
tos, para decidir uno u otro destino.

3. La sustitución: evaluación de costes

y rendimientos
Cabría pensar, y así lo han expresado algunos autores, que las
nuevas tecnologías son la solución para evitar el expurgo. Algunas
empresas del ramo, si bien no lo plantean como una alternativa
a la eliminación, vienen ofreciendo primero la microfilmación, des-
pués la digitalización, como panacea para resolver la probleiniitica
del archivo, especialmente la del espacio. Sin embargo, pretender
trasladar a distinto soporte la documentación que no presenta va-
lor alguno, no deja de ser una visión simple que no supera el más
somero análisis.
En primer lugar conviene aclarar que la documentación iniitil
y que estorba no hay por qué conservarla pues, siendo su poten-
cial informativo endeble, su destino es la destrucción.
En segundo lugar, los procedimientos de sustitución son ope-
rativos cuando se aplican sobre documentos necesarios, pero no
en otro caso. Es posible e incluso conveniente duplicar los docu-
mentos importantes para garantizar su conservación, aun en el ca-
so de que los originales sean destruidos por raAn inopinada, para
evitar que la consulta excesiva los deteriore, o por cualquier otra
causa justificada; pero hacerlo con aquellos que nunca ser'an con-
sultados, cuya información carece de interés tan pronto ha finali-
zado la actividad por la cual habian sido creados, carece de lógica.
Y ello porque los procedimientos de conservación acarrean una
serie de costes variados:

1. Requieren la organización y descripción previa de los do-

cumentos con unos niveles de exhaustividad que normal-
mente reservamos para los que son conservados definitiva-
mente. Considérese que deberíamos organim' Y describir 209
 una ni;is;i documcnial inmanejable con los medios habi-
tuales, y ello cxigiria la contratación de personal especia-
lizado en cantidad; de otro modo, la microfilmación o la
digitalizaciin de series desorganizadas y sin describir no
haría sino reducir cl espacio ocupado pero no la dimen-
sión del caos. De acuerdo con la ortodoxia archivística la
documcntación debe estar clasificada, ordenada y descri-
ta en todas las fases de su ciclo vital, pero la experiencia
nos demuestra que hasta su fase definitiva pasa por una
serie de contingencias que reducen el deber ser a mero de-
seo.
2. lnversih en material, instalaciones y personal especializado
para procesar la documentación, o en su caso contratarlo
con una empresa. Cualquiera de las técnicas de sustitución
exige procedimentos técnicos complicados, en orden a ga-
rantizar una calidad del resultado que depende de numero-
sas contingencias derivadas del estado de conservación de
los originales; algo que varíü dentro de un mismo expedien-
te, donde encontramos documentos perfectamente legibles
junto con otros desvaídos.
3. Instalaciones especiales para el almacenamiento de los ma-
teriales sustitutivos, que en el caso del microfilm resultan
muy onerosas por los requisitos especiales de luz, tempera-
tura y humedad.
4. Equipamiento para ia recuperación de la información: lec-
tores-reproductores de microfilm, sistemas de disco Óptico,
etc.
5. U n periodo de vida del material incierto y en todo caso
corto, que obliga a sucesivas sustituciones de calidad de-
creciente.

En función de todo ello podemos concluir que la sustitución

no es una alternativa al expurgo, por cuanto ninguna administra-
ción aceptará los costes que supone, aplicada a una documenta-
ción de dudosa utilidad futura. Se puede llevar a cabo cuando, por
su excesivo volumen, nos veamos obligados a destruir documentos
con valor para su conservación, aunque siempre es preferible con-
2 10 servar el original.
 4. La valoración
Como su propio nombre indica, la valoración es la fase del
proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los valores
inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe
hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la docu-
mentación de una entidad, no sobre una base parcial. Las relacio-
nes que median entre las series son fundamentales para la valora-
ción". Consiste en el estudio de las series documentales una por
una: su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la
tipología documental, el valor que han tenido o puedan conserv;ir
en adelante para la entidad que los ha creado, el que puedan ofre-
cer para su propia historia, para la investigación en general y para
la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histó-
rico, de información y de investigación, presente y futuro. En defi-
nitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a es-
tablecer los criterios que rijan su destino.
«La determinación del valor de los documentos para su arclii-
vo es una operación de juicio y, por lo tanto, es necesariamente
más o menos subjetiva. Pero esta subjetividad puede reducirse al
mínimo siempre que se definan los objetivos y criterios de ev'd 1ua-
ción, es decir, si se establecen previamente unos patrones o normas
de valoración en función de las cuales el evaluador formule sus jui-
cios.))' '.

4.1. Requisitos legales

Es evidente que la definición de tales objetivos y criterios
no puede dejarse exclusivamente en manos de los archiveros, pues
' exigiría de éstos hallarse en posesión de una erudición universal,
algo que resulta inalcanzable, no es necesario, ni tan siquiera
deseable. Como es imposible, por otra parte, que una institución
de archivo cuente en su plantilla con un equipo completo de
 especialistas en las distintas Areas de actividad y de conocimiento
implicadas, la solución adoptada en los países más avanzados es la
constitución de comisiones de expertos.
La comisión de expertos se constituye como un grupo de estu-
dio del que forman parte representantes de la entidad que ha gene-
rado los documentos, ¿idministrativistas, investigadores y archive-
ros. Al estar presentes todos los grupos interesados en el proceso
documental: creadores, juristas, usuarios y gestores, que representan
el abanico más amplio de puntos de vista, se obtienen las máximas
garantías de que el resultado se acerque al ideal objetivo en la medi-
da de lo posible. Su función consiste en estudiar, evaluar y estable-
cer los principios o pautas por los cuales se atribuye a las series do-
cumentales un grado de valor que va desde el cero al absoluto.
En el caso de los documentos públicos, la importancia y la res-
ponsabilidad que representa su valoración, requiere una mínima
normativa legal que señale las funciones y competencias de las co-
misiones y regule sus actuaciones; esto se suele hacer contemplán-
dolas en la legislación archivística, posteriormente desarrolladas
por la vía reglamentaria. Por lo que hace a la documentación pri-
vada no existe un comportamiento uniforme, aunque algunas
grandes empresas y organizaciones lo afrontan en términos muy
similares, mediante Órdenes emanadas de los Órganos de dirección.
Como en otros países de nuestro entorno natural, la Ley del
Patrimonio Histórico Español en su artículo 58 establece la crea-
ción de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Admi-
nistrativos, competente ~- -entre otras- en materia de ((inutilidad
administrativan de los documentos de la Administración del Esta-
do y del sector público estatal13. Su desarrollo se encuentra to-
davía en fase de estudio, es el proyecto de Reglamento de los
Archivos del E ~ t a d o ' en
~ , cuyo título primero se le confiere como
competencia, entre otras, la solución del complejo problema de la
eliminación documental.
Presidida por el titular de la cartera de Cultura, estara com-
puesta por vocales procedentes de la Administración, la Universi-

BOE 155, 29 de junio de 1985, pig. 20.349.

I4 Coiiiisión de Reglamento: «El rcglamento como medio de normalización
archivistican, en P r i t t i t w s Jortiirdus sohri, tnriodo/ogíu puru /u idi~niI$i~ui.iiiti y iiu/o-
ruckin d r / i J / l < / O S dlJ<'Ut>iC'ti/t//e.Y dr lus udmi~iisiruciotiespiihiicus. Madrid: Ministerio
212 de Cultura, 1992, págs. 61-6X.
dad, el Consejo Superior de Investigaciones Científicas y los archi-
vos. Los dictámenes que elabore serán publicados en el BOE y por
Orden Ministerial se permitiri la eliminación efectiva de docu-
mentos cuyo expurgo haya dictaminado.
Cuando han transcurrido casi diez años de la aprobación de la
LPHE la regulación del expurgo en su forma más elemental se en-
cuentra aún en fase de estudio, lo que nos distancia negativamente
de los demis países europeos, cuya antigüedad y experiencia en el
asunto ofrece multitud de ejemplos en los que inspirarse. Por otra
parte, la legislación mencionada solo afectaría a los documentos
de la Administración Central y del sector público estatal, qucdan-
do fuera de su campo de acción los de las administraciones auto-
nómicas y locales. Estos son ámbitos en los que se denota una viva
preocupación, pero donde los resultados no son mucho mejores.
La legislación archivística autonómica prevé la creación de meca-
nismos similares, pero se aprecia cierta tendencia inercia1 a dejarse
llevar por los ritmos del Estado, con la sola excepción por ahora
de Cataluña.
El decreto catalán' instituye la Comisión Nacional de Valora-
ción y Selección de Documentación, cuya composición es interdis-
ciplinar, estipula sus competencias y el procedimiento a seguir en
todo proceso de expurgo que debe contar con la aprobación de
dicha comisión. Como criterio general excluye del proceso tanto la
documentación anterior a 1940 como la original que poseyendo
validez administrativa tenga menos de cinco años.

4.2. Criterios
Aun cuando la valoración posee un componente subjetivo,
combatido mediante el concurso del número mis amplio posible de
puntos de vista, existe una serie de criterios universales que se han
ido fraguando en las experiencias de algunos países --según hemos
podido observar- recogidos en su momento por T. R. Schellen-
bergl' y mantenidos en esencia sin variaciones apreciables, lo que

l 5 Decreto 117/1990, dc 3 de mayo, sobrc evaluación y selección dc docuiiicn-

tación dc la Administración pública, BOGC 1.297. 25 dc mayo, págs. 2292-2193.
'' T. R. Schellenberg: op. cit., págs. 163-209. 213
 demuestra su acierto y v;iiidez”. Los que a continuación se relacio-
nan son criterios gcncrnles de caricter orientativo, pautas de com-
portamiento parn afrontar el milisis de las series documentales.
Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración
documental son los siguientes:
l. La jeraquía administrativa y funcional.’ El valor de los do-
cumentos depende en buen medida del lugar que la oficina
productora ocupe en la pirámide organizativa. Como ya
viéramos en el capítulo dedicado al archivo en sus prime-
ras etapas, procede estudiar ---si no lo hemos hecho ante-
riormente-- la estructura organizativa de la entidad para
desvelar los diferentes niveles, las funciones encomendadas
a cada uno y las actuaciones emprendidas para su desarro-
llo. De este modo observaremos que en toda entidad exis-
ten niveles de:
e Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las
políticas, a los procedimientos y a la organización.
e Desarrollo: de esas políticas desde el punto de vista le-
gal, económico, administrativo, investigador... Tienen
a su cargo las denominadas funciones sustantivas, aque-
llas que comportan el trabajo profesional y técnico de la
entidad.
e Gestión: administrativa, financiera ... que realizan opera-
ciones concretas y frecuentemente rutinarias, denomina-
das funciones facilit~tivas.
2. Los valores primarios.’9 Son aquellos que poseen los docu-
mentos para el organismo de origen y que persisten incluso
después de haber perdido su vator corriente de gestión.
Son de carácter:

17
M. Riegcr: op. cit., pbgs. 221-222. H. T. Pinkctt: cAmerican archiv;ii thcory:
ihc statc of ihc ;ir[», en 7%e Aiirc,ric<rri Ardiii.i.st. 44, 3, 1981, pigs. 217-219. F. Hull:
ufj/j~iici(jti ite /c;<%i<.rrs lic. rflursirro t’ii /ir c‘olisrriiiciriri d@r1vjisrros: c>slrirtio rfd Rutrip
y directrices t i / rrspwto. París: Uiicsco, 19x1. piígs. 9-10. T. W. Wadlow: Tlie dispo-
sifiori r!f!/oi-i,rtiriir.rct rccorr/.\. París: Consejo Internacional dc Archivos, 1985, págs.
29-43.
I B T. W. Wadlow: op. cit., págs. 28-34.
1Y
T. R. Schellenbcrg: op. c‘if.. pig. 164. M. Ricgcr: o p . cit., págs. 221-222. T. W.
214 Wadlow: ~ p cit., . pigs. 34-38.
 - Administrativo (directivas, normas, reglamentos...).
- Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de

la entidad).
- Fiscal (presupuestos, instrumentos contables...).

- Científico y tecnológico (resultado de investigaciones

puras y aplicadas).
- Así como los que se refieran a la protección de los dere-

chos cívicos, legales, fiscales, de la propiedad ... de ciu-

dadanos particulares o de la ciudadanía en general.

Éste es, además, un criterio orientativo --aunque no

único ni excluyente- para estimar el valor futuro de los
documentos, pues los que cuentan con un alto valor pri-
mario y presentan mayor frecuencia de consulta, presumi-
blemente alcanzaran en el futuro un gran valor histórico
derivado de su condición de piezas maestras. En definitiva,
«la comprensión del valor administrativo de los documen-
tos es absolutamente indispensable para apreciar su valor
histórico)>20.

3. Los valores secundarios.21Derivados de su importancia pa-

ra la investigación, son de dos tipos:

0 Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan

los orígenes y la evolución histórica del organismo
productor, sus facultades y funciones, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuación,
procedimientos, decisiones y operaciones importan-
tes. Son indispensables para la entidad creadora y pa-
ra la investigación22:

- Para la primera son «un depósito de sabiduría y ex-

periencia administrativa)).

'') P. Boiaard: «Por una política de las eliminaciones. Reflexiones sobre la prác-
tica de los archivos del Sena), en P. Walne (ed.):Ltr citltninistruckjti modrrtitt (Ir
t r r d i i i w y lo qesrititi dr tlocuttieti/os: rl pronriturio Kunip. París: Unesco, 1985, pig.
200.
'' T. R. Schcilcnberg: op. cii., pág. 164-206. T. W. Wadlow: o p . cii., págs. 38-43.
z z T. R. Schcllenberg: op. cir., púg. 166. 215
 Para la segunda ((proporcionan la fuente de recursos
inás efectiva de lo que se ha hecho en realidad)).
Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen
~ustanciulincntea la investigación y al estudio en cual-
quier campo del saber. La información no interesa tanto
por referirse al morlus operrinúi de una entidad, cuanto
porque trata cuestiones distintas, ajenas a si misma, co-
mo por ejemplo los censos de población. Según los esta-
bleciera Schellenberg los valores informativos pueden
referirse a personas (tanto físicas como jurídicas), cosas
(entcndidas como lugares, edificios y otros objetos mate-
riales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones socia-
les, políticas
Al eiijuiciar el valor informativo de los documentos
y, en general cualquier otro valor, han de tomarse en
consideración tres aspectos:
La exclusividad: que la información no se encuentre
en otras series de modo tanto o más completo.
La forma en cómo se encuentra, que puede ser: in-
tensiva, extensiva o diversificada.
La importancia que los documentos pueden tener
para la investigación y la cultura.
La distinción entre valores testimoniales e informativos
la realiLó Schellenberg por motivos puramente expositivos,
pues no son excluyentes sino que pueden ser simultáneos.
((Evidentemente la evaluación no es tarea fácil; con toda pro-
babilidad es la mis exigente de todas las responsabilidades del
archivero))’”. Es la fase clave de todo el proceso de expurgo, por
cuanto las decisiones adoptadas determinarán el contenido de la
documentación que se conserve permanentemente, es decir, las
fuentes archivisticas de información que legaremos a las genera-
ciones futuras. Muchos son los autores que manifiestan abierta-
mente su angustia ante el grado de acierto, es decir, el valor que en
el futuro pueda tener el legado archivístico. ¿.Es posible que con el

216
tiempo se revelen imprescindibles para la investignción series iic-
tualmente eliminadas? Es una incógnita sin solucibn y obsesionar-
nos con ella probablemente no nos lleve m u y lejos. El archivero
debe esforzarse en aplicar los criterios de valoración con la mayor
objetividad posible, siendo consciente de que se encuentra inmerso
en una realidad social, actúa en un momento y bajo circunstancias
concretas que influyen poderosamente en sus decisiones. Evidente-
mente el orden archivistico está empapado de orden social. El va-
lor es algo inherente al documento y existe antes de que lo anulicc
el archivero, por ello la valoración es un proceso durante el cual
no sólo se identifica el valor de los documentos, sino que se crea
o se destruye ese valor en función del contexto y del
Lo que sí convenga quizá sea minimizar el punto de vista del
productor de los documentos en beneficio de los otros, pues a par-
tir de esta fase prácticamente no lo utiliza, es el Último de los usua-
rios del archivo histórico.

5. La selección
Es la tarea por la cual se determina el destino de los documen-
tos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para
su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto.
Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente
y en su totalidad, y los documentos desprovistos de interés, por
consiguiente destinados a la destrucción, existe una amplia zona
de conservación parcial, es decir a seleccionar2'.
La selección se produce en dos etapas sucesivas, una de carác-
ter conceptual y otra practica. En la primera, partiendo de los va-
lores identificados, se deciden y establecen los plazos y las modali-
dades de selección para cada serie documental; esta etapa depende
de la propia valoración y participa de SUS criterios y procedimien-
tos. En la segunda, se actúa directamente sobre las series apliain-
d o el método de selección apropiado a cada caso.
Como quiera que todos los documentos no poseen el mismo

B. Broihninii: <<Ordcrso l v a l ~ l ~probing

: ihc theoretical terms oí' :ircliiv;il
practico), en Adiii.uricc. 32, 199 1, pig. 8 l .
2s Actes de la 276nie. Coiikrence..., pág. 34. 217
valor, se cstableccn distintos plazos y modalidades de eliminación
o, si se prefiere, de conservación, partieiido de tres premisas:
Existe docunientnción de valor imperecedero que será con-
1.
servada siempre.
3. Hay documentos cuyo valor es consistente, pero que cadu-
ca en diferentes plazos de tiempo.
3. Existen series documentales que conviene conservar en su
totalidad, pero en otros casos basta con guardar fragmen-
tos a modo de testimonio.

5.1. Criterios y etapas

Los criterios de selección son los empleados en la valoración,
por cuanto aquélla es un resultado de ésta. Veamos algunos ejem-
plos: cuando una serie documental, las actas del Consejo de Minis-
tros, ha mostrado poseer valores suficientes, el resultado será la
conservación íntegra y permanente; en otro caso, de la serie de las
declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas,
cuyo valor puede ser más o menos consistente pero imposible de
conservar por su volumen, se seleccionara una muestra. Si se trata
de una serie de nóminas del personal, la selección será su conser-
vación temporal para ser destruida una vez transcurrido el perio-
do de utilidad.
Por cuanto tiene de dictamen que sentencia el destino de los do-
cumentos, la selección es el aspecto más peliagudo del proceso de
expurgo y, en consecuencia, precisa el concurso de los usuarios, ad-
ministración e investigadores. Esta primera parte de la selección es
tarea que incumbe a todos, ya que los productores de la documen-
tación dehcrlin aclarar los plazos de tiempo durante los cua LS van
1 x 7

a necesitarlos pnrii el desarrollo de sus actividades; los investigado-

res, por otra parte, deberán exponer sus criterios y preferencias res-
pecto del grado de integridad con que se coiiservariin las series.
El resultado final de estos trabajos lo vcrcmos mas adelnn-
te son los cundros de expurgo, donde se relacionan las series do-
~

cuiiientalcs y la suerte reservada a cada una de ellas; mas como

quiera que se trnta de instrumentos que deciden la destrucci6n de
documentos, en el caso del sector público deberiiii contar con el sus-
tento legal necesario, sea por la vía reglamentaria o por cualquier
otro procedimiento, según ha sido explicado con anterioridad.
Entrando en el terreno prlictico, técnico, de la sclccción, Cstu se
realiza en tres grados sucesivos”:
- ((Depuración de los expedientes (durante su etapa activa).
~ Una “primera selección” (al término del periodo de trámite
y durante la etapa intermedia).
~ Una “segunda selección” (al término del periodo interme-
dio, incluso durante el periodo definitivo: es el delicado
asunto de la selección de documentos ya acept‘‘i d os como
históricos) )).
Estos tres grados de selección --como señala H. Bastien”
están unidos a la noción de densidad o concentración de la infor-
mación en los documentos. Según se ha podido demostrar, apli-
cando ciertas reglas económicas y particularmente la Ley de Purc-
to utilizada para la planificación, resulta que:
((5 a 15 % de los documentos representan del 65 al 75 ‘%) del
-

valor (categoría A).

- 20 a 30 ‘YOde los documentos representan del 20 al 30 ‘%) del

valor (categoría B).

- 65 a 75 ‘YO de los documentos representan del 5 al 15 ‘%, del

valor (Categoría ( 2 ) ~ ~ ~ .
Las tres categorías se relacionan con los grados de selección,
de modo que la depuración se aplica a la categoría B, la primera
selección a la C y la segunda a la categoría A.

5.2. Métodos
Los métodos empleados para la retención de los documentos
seleccionados varían en función de diversos factores, tales como la
dimensión del fondo documental, la etapa del ciclo de vida en la
qiic se rcalicc, las caracierísiiciis de cada serie documental ... de
modo qiic sien-ipre no se tiplica el mismo, ni siquiera Lino concre-
to sino en coinbinnciún. Eii esencia podemos distinguir los si-
guientes:
Selección pieza por pieza: Se trata de u n procedimiento previo
reulizudo en Itis administraciones de origen, donde los propios ad-
miniciradorcs dcben depurar sus productos antes de remitirlos al
archivo, rcvis%iidolos pieza por pieza a fin de eliminar los borrn-
dores, duplicudos, copias de referencia y cuantos documentos que
hinchan innccesarinmente los expedientes. Aunque desde el punto
de vista conservacioiiista puede ser considerado como el método
ideal, por cuanto permite el estudio individualizado de las unida-
des archivísticas, debido a la lentitud y a 111 negativa ratio cos-
tcs/beiieficios, resultn imposible de aplicür salvo en fondos docu-
meiitales muy pequeños.
Selección cualitativa: Que en función de la naturaleza del crite-
rio empleado puede ser intrínseca o extrínsecaz9:
intrínseca. Se basa en «la determinación (1 priori de un cri-
terio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la
coiiservación o la eliminación sistemAtica de cada documento
o expediente, examinado uno tras otro». Por ejemplo, en la
selección de expedientes judiciales se puede establecer como
criterio la conservación de iodos los referentes a los grandes
casos de una época, a personajes destacados, al movimiento
obrero, a la lucha política ...; o en una serie de expedientes de
pcrsonal los que se refieran a personalidades, a determinadas
categorías de trabajadores altamente cualificados, etc. Este
método responde a la necesidad de eliminar series volumino-
sas de documentación sin interés global, por una parte, y de
conservar lo que se considera relevante para la investigación,
por la otra; sin embargo, al tratarse de un criterio cambiante,
debe ser combinado con otros métodos basados en atributos
extrínsecos, determinados total o parcialmente por el azar,
para garantizar que cualquier otra categoría de documentos
esté representada.
 Extrínseca. Según sea el criterio elegido (el nombre, la fecha
o la localización geográfica), distinguimos las siguientes varie-
dades":
Alfabética. Empleada para expedientes que contienen
~~~~

datos de carácter personal, consiste en elegir quellos

cuyos apellidos comiencen por una o m l i s iniciules. El
problema que debemos tener en cuenta con este nietodo
es el de la representatividad, pues en función de su ori-
gen (romano, eslavo, germlinico ...) los patroníinicos
tienden a emplear prioritariamente como inici,'1 I cs
1 . unas
letras más que otras, lo que puede provocar problemas
de sub o sobrerepresentación.
- Cronológica. Consiste en seleccionar la documentación

de determinados años (uno cada cinco, diez ...) o toma-

dos al azar o los considerados significativos o más im-
portantes por los acontecimientos desarrollados. Otra
práctica consiste en conservar una representación de ca-
da año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio
o uno elegido al azar. Este tipo de selección plantea dos
inconvenientes: uno de representatividad, es decir, hasta
qué punto la información conservada puede ser extra-
polable a otros años, y la discontinuidad de la informa-
ción debida a los cortes cronológicos.
- Topográfica. Se basa en la elección de áreas geográficas

cuya documentación es conservada íntegramente, o Iii

de determinados lugares de cada área. Este método se
aplica, por ejemplo, a la documentación de servicios
periféricos de una organizacih, de entre los cuales se
selecciona la de uno o la de varios para su conservación
íntegra; también se emplea para series que abarcan am-
plios territorios, en las que se eligen los documentos rc-
lativos 21 varios lugares de cada demarcación, por ejeni-
plo los censos agrícolas. El inconveniente es una vez
más de represeníntividad, ¿,puede una región represeii-
tar al conjunto o varias localidades al conjunto de las
regiones en las que se enclavan'?
 Conibiiixin. Eii rcalidnd los métodos expuestos hasta
ahora no suelen ser puestos en priictica individual-
mente, con frecuencia se coii-ibinaii varios de ellos para
obviar en la medida de lo posible los inconvenientes de
cada 1111o.

Selección por muestreo: También denominada muestreo es-

tadístico o simplemente niucstreo. Consiste en la aplicación de u n
«procedimiento (ninteiiiiitico) mediante el cual se obtienen una
o m i s niuestras de una p o b l a c i ó n ~ ~En
' . nuestro caso la pobla-
ción esii constituida por la serie o series objeto de selección, y las
muestras por los documcntos extraidos para su conservación. Este
concepto estadístico aplicado a los archivos puede quedar definido
como «la extracción de cierto porcentaje de documentos, más
o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy
poco interesante como para ser conservado en su totalidad^^'. De
todos los tipos de muestreo, dos son los aplicados en los archivos:

Aleatorio. También denominado probabilístico, es el mis

fiicil de comprender y complicado de aplicar. Es el ((muestreo
en el que puede calcularse de antemano la probabilidad de ca-
da una de las muestras que sea posible seleccionar^^^. Su apli-
cación requiere numerar secuencialmente todos los expedientes
de la serie o series en cuestión; después, tomando como instru-
mento base una relación de números extraídos al azar (núme-
ros aleatorios), se seleccionan aquellos expedientes cuyos nú-
~ ~ . es la esencia del mé-
meros coincidan con los a l e a t ~ r i o s Esta
todo. La muestra que se conserva es absolutamente objetiva
por ser producto del azar, pero lo que no está asegurado es que
sea representativa del conjunto desde un punto de vista cuali-
tativo, es decir, en cuanto a la información contenida en la
muestra retenida.
Sistemático. Basado en la progresión aritmética de un nú-
mero aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra
 a ~ e l e c c i o n a rSi
~ ~se. desea hacer un muestreo de un quinceavo
(1/15) se extrae un número al azar situado entre el uno y el
quince, que es la base de la progresión. Pongamos que sale el
número 6, en ese caso conservaremos el expediente 6 , el 71
+ +
(6 15),el 36 (21 15) y así sucesivamenlc. Este procedimien-
to presenta tres variantes'": en racimos (se seleccionan también
las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida),
en dos etapas (por ejemplo, cuando se seleccionan primero
ciertos legajos o cajas y en una segunda etapa se muestreun al-
gunos expedientes o documentos), estratificado (la población se
divide previamente en número de subpoblaciones o estratos fi-
jados de antemano, dentro de cada uno de los cuales se realiLa
un muestreo).
La elección de un tipo u otro de selección depende de varios
factores. En principio ninguno es la panacea pues presentan pro-
blemas, la solución más adecuada será siempre la combinación
de varios métodos; por ejemplo, si aplicamos el muestreo a una
serie documental determinada, convendrá realizar una selección
cualitativa entre los expedientes que hayan quedado fuera, para
asegurar la conservación de los más significativo^^^. De todos
modos conviene establecer algunos principios generales al res-
pect o3':
1. El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar se-
ries grandes y de contenido homogéneo, ya que en el caso

35 ((Muestreo en que los 11 elementos de la muestra se seleccionan tomniido

aleatoriamente un número i. que designorú, cii una pobliici0n o lista de N cleiiieii-
tos. al primero que va a formnr parte de l a iiiueslra. A continuncióii, de iiiiiiicrii
sistemitica, se van tomando el elemento i 1, qtic está en ! + ilugares desptihs del
+
i-ésinio de la lista; el i X que esti 21, lugares dcspiiCs, y así sucesiviirneiite, Iiasta
agotar los elementos disponibles de la lisiii o población. lo que ocurrirá ciiaiido sc
Ilcgtie al que octipn el lugar i + (11 -~ i)!,.El iiúnicro i sc elige entre 1 y !, de modo
cluc satisfaga la condiciOn:
i + (11 - 111, illi <i +Id
Real Acadcniiii de Ciciicins Exactas, I.'isicas y Ncitiirales: I . i ) i . c t l ~ i t l ( r i . i....
i> pig.
4x0.
J 1,
O. Gtiyotjeanriin: O ~ J , <,ir.. págs. 21-77.
31
O. Giiyoijeaiiiiiii: O/'. cir.. pág. 24.
Jx
I h i t l . Actcs de lu 22i.nic. C'oiifCreiicc.... p'igs. 37-44. F. ti tiII: piiph. 3)
Y 52 y Sh.
OIJ. i . i t . .
--_
333
 de iiiformucioiies dc distinta iiaturalcza, hetcrogéneas, este
sistcma resulta inscrviblc.
3. El t a i n u ñ o dc In inucstru, In dimensión de lo seleccionado,
es iiiversniiientc proporcioiial ii la homogeneidad d e la se-
rie. Cuanto inás homogéiica sea, incnor será la cantidad
conservadu. E n cambio lu representatividad es directn-
mente proporcional al tnninño de la población: cuanto
mayor sea la scric mlis representativo s e r i el resultado d e
la selección. Mientrns que para grupos documentales d e
masa niediana y alto grado de diversificación ( d 100.000
expedientes), muestras del 5-10 !A ' pueden ser perfecta-
mente representativas; en los grupos >, 100.000 expedien-
tes y d e contenido muy repetitivo (homogéneo), puede ser
suficiente una muestra del 1 'Y" o menos.
3. Conviene n o confundir el muestreo con los demás métodos
d e selección, algo bastante corriente. Aquél se basa exclusi-
vainetitc en leyes estadísticas. inatemiiticas, éstos en crite-
rios de otra indole y en cierto modo subjetivos.

5.3. La selección de los documentos electrónicos

Los docuiiientos clectróiiicos, también denominados documen-
tos legibles por miquina según una traducción literal del inglés
presentan algunos aspectos diferencia-
( r ~ i r i c h i r i c ~ - r . r r r r / r ~rrc~orr/.s).
~/l~
dores respecto de los soportes clisicos coino el papel, aparte los
meramente físicos, como son la ripida caducidad de los sistemas
-tanto el software como el hardware--- y que requieren documen-
tación auxiliar para hacerlos inteligibles"'. El primer aspecto
resulta difícilmente superable cuando, transcurrido el tiempo, se
pretende recuperar docuinentos elaborados con sistemas desapa-
recidos, salvo que los datos puedan ser traspasados a los sistemas
actuales. En cuanto al segundo, siempre que se disponga de los
medios necesarios, no presenta nilis dificultad que el aprendizaje
d e las rutinas necesnrins para recuperar y manejar la información,
a partir de los manuales de uso o de cualquier otra documentación
auxiliar que deberá incluirse en la remisión de fondos.
El tratamiento de los documentos en nuevos soportes exige un
esfuerzo de adaptación por parte de la comunidad archivística, no só-
lo por lo que se refiere al tema presente sino para cualquier otro co-
mo la descripción, etc. La dificultad que ofrece la selección de los do-
cumentos electrónicos, objeto de controversia entre diversos autores,
parte del desconocimiento de los archiveros, en general poco o nada
familiarizados con ellos; de hecho en la mayoria de los sistemas piibli-
cos no estlin incluidos en los programas de selección"".
Los principios para la valoración y selección de los sistemas
electrónicos de información son los mismos que los empleados pa-
ra los documentos en cualquier otro soporte: su valor primario pn-
ra la gestión y sus valores testimonial e informativo. «En resumen,
la tecnología no plantea problemas de selección. En realidad ofre-
ce oportunidades para la selección al hacer mlis accesible la infor-
mación en algunos casos. La tecnología plantea problemas de ac-
cesibilidad. La diferencia no es de tipo semántico. De acuerdo con
este criterio, las consideraciones técnicas no forman parte de la sc-
lección, forman parte de la accesibilidad»4L.
Los problemas o especificidades que plantea la documentación
electrónica pueden ser resumidos en dos:
1. Consiste en que los archiveros encaren decididamente la
gestión de estos documentos en todo su ciclo de vida
-con el consiguiente esfuerzo de aprendizaje--- del mismo
modo que los documentos en soportes clásicos42. Sólo de
esta manera, atribuyendo y fijando los valores correspon-
dientes a la documentación generada por medios informá-
ticos, podremos evitar la destrucción de información con
valor permanente en su primera fase, como se viene denun-
ciando r e ~ e t i d a m e n t e ~ ~ .

'" A. Kowlowitz: ((Appraising in a vaciitim: clcctronic records ;ipprnisnl iasiics.

A vicw Irom the trenchcs)), en Arcliiiws criid Mirscwiis ir!/iJrmutics:rccliriicd reporr.
1991, 13. pág. 32.
'I
M. L. Millcr: ((1s the past prologue?: appraiaal ;ind the new technologies)). en
/ I r d i i i w mirl i2;lirsrioii.s i i $ ~ r i i i u r i c s : rrcliiiicul reporr, 199 l. 13. pág. 42.
C. M . Dollnr: op. cir.. pág. 49.
J. van Albadii: «Some refleciions o n archives maiiagemeiit)),en Jtrriirs. 100 1,
I . pag. 50. 225
 3. La solucibn de los iispcctos tkcnicos no es competencia de los
iircliiveros. aiinq IIC sí sLI planteamiento como exigencia. El
más iiciiciniite, la caducidad, piiedc solucionarse mediante la
migración de la información de los viejos a los nuevos sistc-
mas antes de que cadiiquen y traspasarla a un formato en el
cunl pueda ser conservada ii largo plazo y accesible en todo
momento4"; o qiie la información con valor permanente sea
conservada en los sistemas activos de las administraciones de
forma que sea accesible para el público45.

6. El cuadro de expurgo
El resultado final de los trabajos de valoración y selección son
los cuadros de expurgo, conocidos también como cuadros de se-
lección, cuadros de selección y expurgo, etc. Son los instrumentos
en los que se describen las series documentales sobre las que se
han de aplicar, y si se elaboran para la totalidad de u n fondo
o archivo se presentan reproduciendo su cuadro de clasificación.
En ellos se especifica el destino concedido a cada serie, cuáles se-
rán conservadas íntegramente, culilcs seleccionadas, en qué plazos
de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimen-
sión o porcentaje retenido. Los elabora la comisión de expertos
y son aprobados por la administración competente con categoría
de reglamentos, siguiendo los principios de legalidad, publicidad,
etc. En algunos paises no entran en vigor hasta haber pasado un
periodo de tiempo después de su publicación, para que los ciuda-
danos puedan presentar u n recurso, lo que refuerza el cnrricter pii-
blico de estas decisiones"".
Existen dos tipos de cundro de expurgo"':
a) Los cuadros dr expurgo gcncralrs: Aplicxlos a scrics dncii-
mentnlcs qiie son coniitnc's ;I todas las ~idiiiiiiisii-~icioiic~
centrales o ;i inucliiis de ciitrc cllns. como s o n las de cxpc-
d icii tcs persono les, las de con t ra t x i ó i i , ct c.
 b) LOScuadros de expurgo especiales: Conciernen iiiiicamentc
illas series documentales de una adiniiiistrución dada o de
un grupo de administraciones emparentadus.
cuadros que cubren toda la producción de una administra-
LOS
ci()l.i dc un grupo de administraciones anlilogas se denominan
0
cuadros integrales, en caso contrario cuadros parciales.
Los integrales consisten e n una relación de series que, rcprodu-
ciendo la estructura del cuadro de clasificación, indica pura cada
un;i de ellas los siguientes aspectos:

1 . Código.
2. Tipologia documental/denonlinación de la serie.
3. Tipo de conservación:
~~~ Temporal (número de años).
Permanente.
4. Tipo de destrucción:
-- - Completa.
~ Parcial (tipo de muestreo).
Como quiera que la administración es cambiante y la evolu-
ciÓn tecnológica está acelerando su capacidad de mutación, la va-
lidez de los cuadros prescribe en plazos de tiempo cada vez mas
cortos, lo que obliga a su revisión periódica. Los cambios procedi-
mentales, incluso la introducción de nuevos soportes, exigen re-
considerar y adaptar los criterios de

.7. La eliminación
Es el procedimiento por el cual los documentos determinados
son destruidos. su ejecución directa es responsabilidad dcl archivo
¡ntermedio, quien la realizará de acuerdo con el cuadro de expurgo.
Generalmente la documentación es eliminada vendiéndola co-
mo papel para reciclar o reulilizándola, como es el caso de los do-
cumentos audiovisu&s y de los electrónicos. En cualquier caso,

227
 aquellos que hubiesen coiitenido información clasificada como se-
creta, rcservadn ... dcberiin ser destruidos por cremación o por tri-
t t i r x i o ; no obstante siemprc es recomendable proceder a triturar
los documentos antes dc su venta, para evitar cualquier posible
utilizaciOn indebida.

8. Conclusiones
Es necesario destruir parte de la documentación contemporli-
ne;i pues, dado su volumen, es materialmente imposible conservar-
la en su integridad y de manera que sea utilizable. Como ya hemos
visto no se puede hacer de cualquier manera, todo procedimiento
de expurgo debe ir precedido por la valoración y la selección de
los documentos, al final de lo cual es necesario establecer criterios
legales y prescribir su procedimiento mediante cuadros reglamen-
tarios. Es una tarea ineludible y si no se afronta conforme a estos
principios rectores, ampliamente aceptados, otros lo harlin de ma-
nera incontrolada; como es el caso de las administraciones de
origen que, agobiadas por la masa de documentos que soportan,
muchas veces deciden eliminarlos por su cuenta sin pararse en
mientes, y en nuestro país existen muchos y escandalosos ejem-
plos, fruto en buen medida de la indecisión manifestada por quie-
nes tienen la responsabilidad de regular esta materia.
Una de las incógnitas que deja sin resolver el expurgo, la posibi-
lidad de equivocarnos, o sea hasta qué punto estamos conservando
la información realmente valiosa, podemos considerarla como una
certeza al menos en parte. En un porcentaje que sólo el tiempo per-
mitiri'i calcular nos estamos equivocando, destruimos documenta-
ción que debcríuinos salvaguardar y viceversa; sin embargo, hechos
todos y los mis honestos esfuerzos por aplicar criterios objetivos, el
resultado fiiial seguro que lo recompensa. Además no podemos es-
capar de la realidad social que imbuye el quehacer archivístico.
Hiista no hace mucho la documentación conservada era la que
había sobrevivido a la selección más o meiios arbitraria en origen,
a sucesivas guerras, incendios, pillajes y demás ;icasos. Es la primera
vez en la historia de la archivística en que la documentación se con-
serva siguiendo unos criterios bien fundamentados, ampliamente
228 debatidos y mejorados día a día, lo que no es poco.
 10.
La organización
del archivo: clasificación,
ordenación e instalación

Introducción
La organización de un archivo responde a una necesidad doble:
proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo
que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar
la localización conceptual' de los documentos. En cuanto al primer
aspecto, todo fondo es el resultado de la acción administrativa de
un ente que a lo largo de su historia desempeña una serie de funcio-
nes, para lo cual se dota de una estructura administrativa, variables
ambas en el tiempo. Organizar el fondo de un archivo consiste en
dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el
cual los documentos han sido creados. Pero ademis, atendiendo
a la función primordial, nos referimos a la informativa, debe facilitar
la localización de los documentos, proporcionando con su estructu-
ra organizativa la información suficiente para orientar las búsque-
das con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún gé-
nero; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas
y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubica-
ción conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al
esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará
respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y só-
lo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva.
 El h-mino orgaiiiLaciOii c11 cspnñol es en realidad nias amplio
y sii mantenimiento resultaría obvianiente genérico. Para designar
las tareas señaladas se cmpleiin dos tkrniinos específicos: clasifica-
ci8n y ordeiinción, sobre los que volveremos más adelante. En
otros idiomas, en cambio, la poliseniia queda resuelta con un solo
término' que designa am has realidades: mw/tp/íttwf (inglés), c h s -
s m c v i i (fraiicks) y o r d i i i m c r t i o (italiano). En espnñol se empleó
hasta hace unas décadas la palabra arreglo con esa doble acepción
archivística, sin embargo hu caído en desuso.

1. Fundamentos teóricos:
el principio de procedencia
y el de respeto al orden original
Como hemos visto al tratar la historia de la archivística, la or-
ganización de los fondos documentales evolucionó durante siglos
sin criterios de general aplicación. A finales del xvlii y bajo la in-
fluencia de las corrientes sistematizadoras -eran los tiempos en
que Linneo había elaborado la clasificación bothnica, Cuvier la
zoolbgica, etc.j -, muchos fondos comenzaron a ser clasificados
de acuerdo con criterios ideológicos o temhticos, tales como el sis-
tema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses.
La puesta en practica de tales sistemas llevó a sumir algunos fon-
dos cn la confusión y la subjetividad, mezclando unos documentos
con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas... cri-
terios muy variables y de dudosa utilidad.
Cuando la situación de la practica era mlis desalentadora, el
archivero e historiador francés Natalis de Wailly, jefe de la sección
administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del
Interior, redactó la circular de 24 de abril de 1841 titulada Insiruc-
t j o i l s pour lu misr rii ordre et Ir ciussenient d r s urchioes dkpartu-
En
,~lL,iltulrset ~ o m i n u t i u l e s ~ . dicho texto se enunciaba la noción
de fondo de archivo, consistente en ((reunir los documentos por
fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de
1111cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un indivi-
duo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determina-
do... Los documentos que apenas se relacionan con u n estubleci-
miento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia)). Un poco
más tarde el autor aclararía que «la clasificación general por fon-
dos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto
cumplimiento de un orden regular y uniforme ... Si en vez de este
método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las
cosas, se propone un orden teórico... los archivos caerán en un de-
sorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta de es-
ta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un docu-
mento» ’.
De este modo nacía el principio de procedencia’ o rrspect d ~ p s

,/Onds, el primer fundamento teórico de la archivística que dará lu-

gar al periodo de pleno desarrollo o mayoría de edad. En esencia
consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener
agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración
pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructu-
ra o clasificación propia de dicha entidad.
El avance fue considerable pero no bastante. Este principio re-
sultaba insuficiente porque más adelante proponía la posibilidad
de clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de cü-
da fondo a partir de cierto nivel’, con lo cual no quedaba plena-
mente satisfecho el objetivo final: arreglar los archivos de acuerdo
con criterios objetivos. Con todo, el principio de procedencia se
expandió rápidamente a otros países y será en uno de ellos, Priisin,
donde quede completado. H . von Seybel’, director de los Archivos
 del Estudo, partiendo dc los planteamientos de su coetáneo M.
Lchmuiiii, en los rcgl¿imentos piiblicados en 1881, Re(/u/trtirr $ir
iiii gc4winicw Srrriristrrchii~,enunció un nuevo
d i c . o~~/riirii~~,strr/>c.ir<.ri
principio: el r . ~ ~ ~ / i . s / r . ~ r / ~En
i r ~esencia
r i i ~ ~ ~disponía
/~. que los docu-
mentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hu-
bicru dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos
o materias. Así nace el denominado principio de respeto al orden
original de los documentos, que indica el necesario respeto al que
se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio
general se completaban los dos pilares biisicos sobre los que des-
cansará la teoría y la praxis archivísticas.
Unos años más tarde, en 1898, los archiveros holandeses Mu-
Iler, Feith y Fruin publicaban su manual, considerado como la bi-
blia de los archiveros modernos, titulado Hcitid/eidiny uoor liet or-
d r r i c w eji hesdirijwri w i i ~ ~ ~ l i i Esta c ~ obra
i ~ . resultó ser el mejor
vehículo para la difusión de los mencionados principios, ii los que
añadieron un matiz en el que ponen especial énfasis, la necesidad
de restablecer el orden original cuando haya desaparecido; ello im-
plica que el archivero se convierte en dichos casos en una suerte de
arqueólogo o restaurador de los fondos').
Ambos principios se expandieron rápidamente y la comunidad
archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas
modernos. Proceso que, sin embargo, no ha estado exento de difi-
cultades, derivadas de la naturaleza misma de los procedimientos
administrativos, del concepto de fondo y de la metodología plan-
teada por los archiveros holandeses.
El principio de respeto al orden original fue concebido en y pa-
ra países regidos por el procedimiento de la registrarur'O, esto es,
los de tradición anglo-sajona, cuyas administraciones clasifican to-
dos los documentos desde su origen (creación o recepción). En
cambio, como otros muchos, los países de tradición latina poseen
un procedimiento administrativo que no contempla la clasifica-
ción, ni siquiera prescribe un orden mínimo para disponer los do-
cumentos. Cuando se observan son, por lo general, arbitrarios
y cambiantes de una entidad a otra y dentro de cada cual a lo lar-
go del tiempo, de modo que el archivero se encuentra con proble-

I/>i<l.
232 10 M.Diiclicin: 01). c.ir., págs. X3 y 5s
n1:is de difícil solución: los criterios de clasificación varían cada
cierto tiempo a lo largo de la historia de una entidad, y eso cuando
han existido, no hay criterios normalizados para cada cual en un
momento dado, qué interes tiene reconstruir el desorden ... En defi-
nitiva, no es posible, aun en el caso de proponérselo, realizur un
trabajo similar al del arqueólogo o al del restaurador.
El respeto a la procedencia no ofrece problemas especialcs
o irresolubles, incluso en las administraciones latinas se puedc rc-
construir la organización y las funciones de cada entidad. El respe-
to al orden original, en dicho caso, sólo es posible llevarlo a cabo
de modo parcial: es factible y necesario reconstruir el orden de los
documentos en los expedientes, en las series de correspondencia ...
es decir al nivel básico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo
con los sistemas de clasificación empleados cuando han existi-
~

do-- para mantener organizados los fondos.

El principio de procedencia tampoco se ha librado de la con-
troversia. El primero de sus detractores fuc el archivero australia-
no P. J. Scott”, quien planteó la contradicción existente entre In
esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de
organismos diferentes en un fondo. Asimismo, la reproducción de
la clasificación en las estanterías del depósito era un atraso, por
cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover
todo o parte del fondo en el archivo. Tales contradicciones son
fruto de la concepción sui yeneris de fondo derivada de la prictica
norteamericana. En sus archivos, así como en los de los países que
observan sus mismas pricticas, el fondo o record yroup no se esta-
blece de acuerdo con el principio de procedencia srricto S ~ I I S Usino
,
considerando otros factores como la fluidez de las administracio-
nes modernas, el tamaño del fondo de modo que sea manejable,
Y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los
documentos.
El concepto europeo de fondo lo enunció Jenkinson” como
((losdocumentos resultantes de la actividad de una administración
con una estructura orginica completa en sí misma, con capacidad
 de actuar iiidepeiidicntcnieiite, sin ninguna autoridad añadida
o externa, en todos los aspectos de su competencia)). El norteame-
ricanoi3 fuc definido por los Archivos Nacionales como «la uni-
dad archivística muyor ... establecida algo arbitrariamente de
acuerdo con el principio de procedencia y el deseo de conseguir
una unidad de tamaño e índole convenientes para los trabajos de
organización, descripción y publicación de los instrumentos de in-
formación)). El concepto europeo dc fondo y el norteamericano de
record group son sustancialmente distintos, el primero está excesi-
vamente influido por el peso de la documentación histórica, en
función de la cual fue definido, de modo que no resulta muy difícil
identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas;
el segundo, lo está por la preponderancia de la documentación
contemporiinea de unas administraciones modernas, fluidas y poli-
jerirquicas, que no siempre son fáciles de delimitar.
Diferencias conceptuales aparte, es una temeridad limitar el fon-
do a un tamaño manejable pues, ademis de subjetivo constriñe la
existencia del mismo a un hecho ajeno a su naturaleza. Asimismo es
un error, lo veremos al final de este capítulo, reproducir la clasifica-
ción del fondo en su ubicación física en los depósitos del archivo.
En un intento por adaptar este concepto a las exigencias de la
documentación, con independencia de su cronología y de su terri-
torialidad, M. Duchein" estableció los siguientes criterios para
identificarlo:
«a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la
archivística da a este término (es decir, conjunto infrangi-
ble de documentos), un organismo público o privado de-
be poseer un nombre y una existencia jurídica propios,
establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc.,
preciso y fechado.
b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por
un texto legal o reglamentario.
c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe es-
tar definida con precisión por el acto que le dio origen; so-

l3 H . T. Pinkctt: ((Aincriciin archiva1 theory: the state of thc art», en i'lie Ame-
I O X I . pág. 219.
rictr,, A r < h k I . \ l . 44.
234 M . Duchcin: o/>. ( , i r . . págb. 76 y 77.
 bre todo, su subordinación a otro organismo de nivel más
elevado debe estar claramente establecida.
d ) Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su
nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar
los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, ten-
ga que someterse automáticamente ;I una autoridad supe-
rior. (Es claro que esto no quiere decir que deba gozar de
podcr de decisión para todos los asuntos; muchos de ellos
importantes, tendri que someterlos a decisión en escalas
superiores de la jerarquía administrativa. Pero para pro-
ducir u n fondo de archivo de su propiedad, el organismo
deberá gozar de poder de decisión, al menos para ciertos
asuntos.)
e) En cuanto sea posible, la organización interna debe ser co-
nocida y señalada en un organigrama.
La aplicación de estos principios da lugar a las siguien-
tes consecuencias:
--Las divisiones o secciones internas de un organismo no
reunen las condiciones requeridas para la producción
de un fondo de archivo.
- En cambio, cualquier organismo que posea una exis-

tencia jurídica y un nivel de competencia propio puede

producir un fondo de archivo, pese a que esté subordi-
nado a otro de nivel más alto.
- Los Órganos locales dependientes de un organismo ccn-

tral producen fondos de archivo que les son propios.

- Finalmente, se hace inevitable introducir en archivísti-

ca una noción nueva: la de jerarquía de fondos, corres-

pondiente a la jerarquía de los organismos producto-
res, lo cual implica subordinación de ciertos fondos con
relación a otros.))
El debate no está cerrado. En los últimos años continúan Lipa-
reciendo criticas al respeto de los fondos por parte de algunos
archiveros norteamericanos y australianos tales como F. ~ o l c s5 ',

15
F. Boles: «Disrespecting original ordcr)), eii 7 ' 1 ~Ai~icvictrir ~ 4 r t ~ / i l r ' r .45.
~i.
19x2. 235
 D. Henrman, R . Lytle y C. Sniifh, entre otros. Bearman y LytleIh
consideran que I n aplicacibn del principio de procedencia plantea
serias dificultades, debido a que las administraciones actuales no
son monojerárquicas sino polijerárquicas, y es muy complicado
delimitar los fondos; problema agudizado porque las oficinas crea-
doras no conservan siempre su documentación. C . Sniith” propo-
ne mantener la procedencia sólo en los niveles mas bajos: unidad
archivística y serie, donde considera que los resultados son irrefu-
tables. Asimismo aboga por abandonar la costumbre de reprodu-
cir la clasificación en la instalación de los documentos en el depó-
sito, y la reconstruccih del orden original. Concluye planteando
sustituir ambos principios por otros dos:
~

El mantenimiento físico de lo que denomina orden activo

final en los niveles de serie y unidad archivística, esto es res-
petar su origen y forma de disposición original.
~~ Documentar todas las relaciones, a través del tiempo, de
los organismos, las series y las unidades archivísticas.

2. La aplicación de los principios teóricos

En general, como señala Elio Lodolini”, la reconstrucción del
orden originario respetando el principio de procedencia ((tiene ca-
rhcter objetivo; cualquiera que sea el archivero que lo aplique a un
determinado archivo o fondo, el resultado es el mismo. Si se desor-
denase un fondo diez o cien veces y se lo entregara para su organi-
zación a diez o cien archiveros distintos, el resultado final debería
ser siempre idéntico. Podemos equiparar este método de organiza-
ción de los archivos con el método galileano para las ciencias
exactas, según el cual un experimento, cuantas veces sea repetido
en las mismas condiciones y con el mismo método, debe dar siem-
pre el mismo resultado)>.
La filosofía de estos principios programaticos dimana de la ne-

Ib
D. A. Bearman y R. H . Lyllc: «The power of the principie of provcnance)), en
A d i i i w i u , 21, 1985-1986, págs. 14-17.
” C . Smith: «A case ior iibandonmení o i respectn. en A r d i i i v s c i d Mansir-
criprs. 14, 1986, págs. 154-168; y 15, 1987, págs. 20-28.
236 1 8 E. Lodolini: op. d., pág. 134.
 organización del archivo: clusijicación, ordenacibn e instalacibn

esaria reflexión de cada organismo que lo crea en su archivo. Por

ello -indica Lodolini- «los documentos deben ser devueltos al or-
den originario, aquel que tuvieron cuando fueron creados; por con-
siguiente, no solo según el fondo de procedencia, sino dispuestos en
el seno de cada serie siguiendo el orden que tuvieron cuando fueron
producidos, y que refleja el modo de ser y de funcionar de la institu-
ción que íos ha creado, sobre la base de las competencias, de la or-
ganización, de la estructura, de los procedimientos de la institución
misma, en cada momento, en el transcurso de su actividad y según
los cambios que en su modo de ser y de funcionar haya habido du-
rante la vida de la institución. Este es el significado de la afirmación
según la cual, el archivo refleja la institución que lo ha creado»I9.
Aun cuando a la luz de lo visto puedan resultar un tanto abul-
tadas las aseveraciones del eximio profesor italiano, no es un juego
de palabras, sino algo bastante sencillo: toda organización o enti-
dad tiene unos fines u objetivos que le dan origen y, para lograrlos,
se dota de una estructura organizativa con funciones precisas. La
marcha de esa estructura en el desempeño de sus funciones produ-
ce, entre otras, una actividad administrativa de la que se derivan
los documentos, cuya organización debe reflejar ese proceso en el
cual han sido creados.

FINES DE UNA ENTIDAD

J \
ORGANIZACIÓN FUNCIONES

1 ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

El despliegue de estas tareas implica, obviamente, el conoci-

miento de la entidad, de su Organización y estructura, de los méto-
dos de funcionamiento, de los procedimientos, de las variaciones

l9 íbid. pág. 142. 237

 en el tiempo de cada uno dc estos elementos, de cada cntc u orga-
nismo productor de dociimcntos y, en consecuencia, del sistema
adoptado en cada uno de ellos para organizar sus documentos.
Para lograr un nivcl adecuado de intcligeiicia no existen sino dos
vías, adctnás c o ~ ~ l ~ t ~ i e i La a r ~ ~ ~des :La entidad y, sobre
i ~historia
todo, in propia y paulatina organización del fondo; pucs por consi-
derables que sean nuestras referenci~ishistóricas, result¿ir~nsiem-
pre insuficientcs, hasta tanto el estudio empírico de las series vaya
conformando la realidad estructural de la institución y su devenir
en ei tiempo, o por ío menos sus vestigios conservados.
A fin de cuentas, los elementos constitutivos de un archivo son
dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que
median entre ellos. En opinión de Duchein, «el documento de
archivo, a diferencia del objeto de co~eccióno del "dossier" de do-
cumentación constituido por piezas heterogéneas de diversas pro-
cedencias, no tiene, pues, razón de ser, sino en la medida en que
pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo está
en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por
mínimo que sea. En un comienzo, nunca se le concibe como un
elemento aislado. Siempre posee un carkter utilitario que sólo se
hace claro cuando ha conservado el puesto que ie corresponde
dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompa-
ñaw2*. El respeto a la procedencia es, en definitiva, un método
que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasifi-
cación como para la descripción de los fondos; todo lo obrado al
margen del mismo es arbitrario, carente de rigor, subjetivo y, por
consiguiente, antiarchivístico.
De acuerdo con estos principios enunciados, el arreglo de un
archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos
definir en tres apartados:

t. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases

o agregados documentales en función de su procedencia, es
decir, del autor que los ha creado.
2. Ordenar los ~ocumentosdentro de cada agrupación o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros confor-
me a la unidad de orden establecida para cada caso.

238 2(' M. Dushcin: op. c.ir., pág. 72.

 3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga
de relieve la estructuración dada al fondo.

3. La clasificación.
EtimolÓgicamente clasificar procede del latín d c i s s i s j u w e , ha-
cer clases2’, pero desde la perspectiva archivística posee un senti-
do matizado. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los
documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los
m i s amplios a los m i s específicos, de acuerdo con los principios
de procedencia y orden original.
Según esta definición los agregados documentales nos vienen
dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y divi-
siones administrativas que tramitan los documentos en el desem-
peño de sus funciones, en tal sentido la clasificación está implícita
en su origen.
Siendo ésto cierto no es suficiente, ya que los entes evolucionan
con el tiempo en sus estructuras, niveles competenciales y procedi-
mientos, de modo que el archivero necesita establecer un sistema
de clasificación válido para todos los documentos de un fondo,
sean cuales sean las estructuras, las funciones y los procedimicntos
de la entidad que los ha creado.

3.1. Criterios
Al respecto, según T. R. Schellenberg”, tres son los elementos
que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las tic-
ciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependen-
cia que los produce, y los asuntos o materias sobre los que versan:
Las acciones. De acuerdo con lo visto en las páginas preceden-
tes, toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo
cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como
para lograr los fines. Por ejemplo, un grupo de personas que desea

L ’ Real Academia Española: Di<,cioriicrio de /u Irtiguu espuñoltr. Madrid: Espii-

aa-Calpe, 1984, vol. 1.
2 2 T. R. Schellenbcrg: Ar<.hiiws ttioi/c~rrios,piigs. 83-86. -_
139
competir en el mercado de los robots constituye una empresa a tal
fin. Para funcionar se dota de una serie de competencias: la gestión
de los recursos humanos y materiales, la investigación y el desa-
rrollo, la venta de sus productos, entre otras. Cada una de estas
competencias se descompone en distintas atribuciones, así la ges-
tión de los recursos humanos impticari Ia contratación, e1 control
de su actividad, las relaciones laborales, etc. Este conjunto de as-
pectos, que Schelferiberg denominara acciones, es uno de los ele-
mentos que puede ser tenido en cuenta al clasificar los documen-
tos.
La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo
una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura
organizativa que le permita un funcion~imientoidóneo. En el ejem-
plo anterior, la empresa se estructurará en niveles jerhrquicos es-
pecializados: consejo de administración, dirección general, depar-
tamentos, oficinas, etc. Esta estructura organizativa es otro de los
criterios a considerar en la clasificación.
Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva di-
rectamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la
misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea obser-
var tanto en sus actividades como en su organización. En nuestro
ejemplo los asuntos pueden ser, entre otros: autómatas programa-
bles, edificios, laboratorio, retribuciones, químicos, ingenieros, etc.

3.2. Sistemas
De acuerdo con estos elementos, S~hellenberg’~
establece tres
iipos de clasificación:

1. t u cius$cwih jirncionui
Como su propio nombre indica, las funciones de fa entidad que
genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos toma-
dos en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo es-
te criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de las que son resultado. En el caso
planteado, por ejemplo, agruparemos todos los expedientes que
recogen los convenios laborales de la empresa, para constituir la
serie de ((expedientes de convenios)). La característica común a to-
dos ellos es que son producto de una misma actividad, la de esta-
blecer el marco de relaciones laborales entre la empresa y sus em-
pleados. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas
deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las
actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. En
nuestro ejemplo, la serie mencionada junto con las de ((contrata-
ción)), ((expedientes personales)), «nóminas))... se engloban bajo la
función de gestión del personal o de los recursos humanos. Por fin,
las funciones se agrupan a su vez en las clases más amplias, deriva-
das de las líneas de acción de la entidad. La función de personal
junto con las de asesoría jurídica, patrimonio ... pertenecen a la ac-
ción administrativa.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones de-
berán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquim-
do de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secun-
darias sobre la base de las funciones y las clases elementales o se-
ries documentales deberán comprender los expedientes y otras
agrupaciones de documentos resultado de cada actividad.

2. Lu clusificución orgunicu

En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las dife-

rentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la enti-
dad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades ... Decimos
las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan
según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este
nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se rea-
lizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas
hasta las divisiones más amplias. En el ejemplo anterior, las series
documentales se clasificarán de acuerdo con la o las diferentes ofi-
cinas de personal, a su vez englobadas por la sección de recursos
humanos que, al mismo tiempo, dependerá de la dirección de ad-
ministración, dependiente de la dirección general. 24 1
 3. C/~i.s$c~ic~itin
por iticiterirrs

Este tipo de clasificacibn es resultado del análisis del contenido

de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que
versan. Tomando los ejemplos anteriores, los convenios podrían
ser clasificados por títulos como ((condiciones de trabajo)) o «rela-
ciones laborales)); los personales, siguiendo las distintas profesio-
nes, y así sucesivamente.

3.3. La elección del sistema

La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre
los tres que hemos expuesto, depende de varios aspectos o exigen-
cias del trabajo archivístico:
Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la
clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.
Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa
tanto de la percepción que el archivero pueda tener cuanto
de aspectos inequívocos.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia na-
turaleza de los documentos, del proceso administrativo del
cual son resultado.
Aplicando estos aspectos, el sistema de materias quedará des-
cartado por carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor
por cuanto el contenido puede ser percibido de forma diferente
por los distintos archiveros, ademis es independiente del proceso
que da lugar a los documentos.
El sistema orgánico es objetivo, ya que la estructura organiza-
tiva de una entidad es ajena al archivero y está determinada por
los fines que persigue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra par-
te, las series son establecidas de acuerdo con el proceso adminis-
trativo del cual resultan. Sin embargo, como quiera que las estruc-
turas organizativas varían con el tiempo en virtud de múltiples
contingencias, no cumplen la exigencia de estabilidad.
La clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los
documentos, de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es
242 objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las activida-
des, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la
entidad y el único problema que plantean es su correcta identifica-
ción, pero en todo caso ahí están, al margen de quien las analice.
Es por tanto objetivo y, además, cumple la otra condición, es csta-
ble. Las funciones varían de magnitud a lo largo de la historia de
una entidad: en nuestro ejemplo la función de personal no es lu
misma en los inicios con un puñado de empleados que más ade-
lante si se convierte en una gran empresa, pero en general las fun-
ciones permanecen. También se puede dar el caso de quc una
o más funciones desaparezcan o surjan otras nuevas, en el primero
darán lugar a series cerradas que a partir de una fecha dada deja-
rán de crecer, y en el otro de nuevas series que incorporaremos ;I la
clasificación. Por tanto, el problema de la supresión, de la creación
y de la ampliación de competencias es, --como dijera Du-
~ - el punto de vista archivístico, un falso problema.
~ h e i n ~ desde
«Porque cuando a un.organismo se le priva de una atribución (sin
que sea transferida a otro) simplemente se suspende el crecimiento
del fondo al dejar de recibir los documentos correspondientes a la
atribución derogada, sin que por ello se modifique la naturaleza
del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva compc-
tencia en un organismo)). El capítulo más peliagudo consiste en la
transferencia de funciones que implique también transferencia de
documentos. En el caso de nuestra empresa se daría si se fundasen
otras, a partir de la matriz, que desarrollasen parte de sus funcio-
nes, con traspaso de medios humanos y materiales, documentos
entre ellos; que fuese absorbida o cualquier otra contingencia. La
casuística posible ha sido analizada y resuelta en todas sus mani-
festaciones' s.
Uno de los problemas que plantea este sistema, quizá el que
requiere más agudeza, radica en la perfecta diferenciación entre los
órganos y las funciones. En los ejemplos aducidos hemos hablado
de la función de personal y del departamento de personal,
podíamos haber hecho lo mismo con la función de asesoría jurídi-
ca y el departamento de tal nombre, con la función de dirección
y dicho departamento, etc. Algunas veces la función y el órgano
se denominan de la misma forma, cuando así sea no tiene sentido

'' M . Duchein: o p . cit., pág. 79.

'' /hit/. págs. 17 y ss. 243
 alterar el nombre, la diferencia estriba en que mientras una perma-
nece el otro suele sufrir alteraciones. Por ejemplo, una asesoría
jurídica puede ser eliminada del organigrama y contratada como
servicio en el exterior, pero la función permanecerá asi como los
documentos generados mediante su ejercicio.
Este sistema, en fin, no siendo perfecto, ofrece riesgos mínimos
de confusión, de interferencias, de ambigüedad; además asegura
mucho mejor el respeto de los fondos en su continuidad que el sis-
tema basado en las estructuras administrativasz6.

4. El cuadro de clasificación
M. Roberge” lo define como «una estructura jerárquica y 1Ó-
gica que refleja las funciones y las actividades de una organización,
funciones que generan la creación o la recepción de documentos.
Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la
información y que permite situar los documentos en sus relaciones
los unos con los otros para constituir eso que se llama general-
mente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de
información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que
sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sis-
tema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar
la denominación de los expedientes. El requisito previo indispen-
sable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues,
un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que ge-
nera los documentos)).
De esta definición se desprende que el cuadro de clasificación su-
pone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide
en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o activi-
dad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquica-
mente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la ads-
cripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda
posibilidad de pertenencia a otro. Además es un instrumento inesti-

’’ Munurl d’Ar<~/iii.isiiyirr,págs. 192 y 193.

244 ’’ M. Robcrge: ((Le systeme de classilication des docurnents administratifs», en
Lligull. 2, 1990, pjg. 14.
mable para la localización conceptual de las series documentales,
pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos.
El cuadro de clasificación no debe ser elaborado aprioristica-
mente, sobre una base especulativa, sino a Partiendo
del conocimiento previo sobre la historia, la organización y los pro-
cedimientos de la entidad, esto es del contexto que le permita anali-
zar el conjunto de documentos como un todo, el archivero podrá
posteriormente identificar y establecer las series29,así como las de-
más agrupaciones documentales. El cuadro es resultado de un tra-
bajo empírico y simultáneo con otras tareas: la ordenación y la des-
cripción, que veremos más adelante. Sólo es posible establecerlo
tras haber manejado, analizado, toda la documentación del fondo.
Si ésta es en esencia la metodología de trabajo, la presentación
del cuadro es inversa; es decir irá de lo general a lo concreto3',
figurando primero las grandes agrupaciones y dentro de cada una
las siguientes, por su jerarquía. «Es muy importante que los nive-
les sucesivos de subdivisión en un sistema de clasificación sean
consistentes. De este modo, si la división principal es por funcio-
nes, todos los encabezados o títulos en ese nivel deberán ser por
funciones; si la división secundaria es por actividades, todos los
encabezados en ese nivel serán por actividades. Todos los títulos
o encabezados ... deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues
tendrán que reflejar las funciones, actividades o transacciones
a que se refieren~~l. Asimismo, como principio general, en los fon-
dos poco voluminosos no hay que descender a subdivisiones exce-
sivas, sino agrupar los documentos en otras más amplias.
En 1964 el archivero norteamericano O. W. H ~ l m e estable-
s~~
ció cinco niveles diferentes de clasificación: archivo, fondo y sub-
fondos, serie, expediente y documento33, acordes con la práctica

T. R. Schellenberg: o p . cit., pág. 93.

29
T. R . Schellenberg: T h e urrtingrriirtit ol'urchiurs. Washington: NARA, 1988,
reimpresión de la edición de 1965, págs. 86-89.
'"L. Garon: (<Lesfonds d'archives: objet premier de la normalisation en arclii-
viSt¡que», en Lu tiormulisutioti cti urchii>isiique.Melutiges J a q u e s Duchurriie. Quc-
bec: Documentor, 1992, pág. 119.
''3 2 T. R . Schellenberg: Archiiws niodertios..., pág. 94.
O. W. Holmes: «Archiva1 arrangement: five differeiit operaíions iit five dille-
rent levels», en M. F. Daniels y T. Walch (eds.): A tnoderti u r d i i r r s rrudcr: h<i,vc-
rcUditic/.s on circhiid rlieory und prucrice. Washington: NARS, 1984, págs. 162- 1 x 0 .
3 3 Depository, record group and subgroups, series, filing unit, document. 245
 seguida en su país; sin eiiibnrgo resultan excesivas para u n cuadro
de cliisificación. En primer lugar el cuadro se realiza para un fondo
concreto, de modo que si en un archivo tenemos diversos fondos,
clnborarcnios un cuadro especifico para cada uno de ellos, de
acuerdo con el principio de procedencia. A partir de aqui, el cua-
dro se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos:

SECCIÓN:División primera del fondo, establecida en virtud de

las líneas de acción de la entidad.
S u e s ~ c c i ó División
~: de la anterior realizada en virtud de la
función o funciones desarrolladas. A su vez es subdivisible
cuando una función se despliegue en diferentes áreas de ac-
tividad con identidad definida.
SERIE: Conjunto de documentos34 producidos de manera con-
tinuada como resultado de una misma actividad.

Los principios que inspiran un cuadro de clasificación son: de-

limitación, unicidad, estabilidad y simplificación.

Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los do-

cumentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reu-
nidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una per-
sona física o jurídica. Delimitado así el fondo, quedan fuera cuales-
quier otros de procedencia ajena, aunque compartan instalaciones
y personal las entidades que los han creado, o hayan sido enco-
mendados a la entidad de referencia (donaciones, legados, depósi-
tos...); cada uno de éstos tendrá su propio cuadro de clasificación
cid hoc y diferenciado.
Unicidad: Como quiera que los límites temporales, la edad de
los documentos, no es característica definitoria del archivo ni rom-
pe la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la
documentación con independencia de su cronología, desde la más
antigua a la más reciente.
Estabilidad: A fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro
debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el
tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable.

Sc entiende por documento tanto las unidades archivisticas (expediente, dos-

246 sier y libro), como las piezas documentales (documentos sueltos o acompañados).
 Simplificación: La simplicidad del cuadro es u n imperativo de
SU universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los
supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas,
aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasifi-
car el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.
Siguiendo el sistema funcional, en los últimos años se han ela-
borado algunos cuadros de clasificación especialmente interesan-
tes. M. R ~ b e r g eplantea
~ ~ un sistema codificado y distribuido en
siete niveles jerárquicos, cada uno de los cuales es a su vez subdivi-
sible. Establece dos tipos de documentación: la administrativa de
gestión, común a todo organismo y cuya clasificación es universal
en opinión del autor, y los documentos administrativos de explo-
tación u operativos, derivados de las funciones específicas de cada
entidad, cuya clasificación debe ser adoptada para cada caso.
R. de Felice también ha elaborado un método de clasificación
funcional representado numéricamente3'. En Francia cabe desta-
car el sistema informatizado puesto en práctica por los Archivos
Nacionales para la documentación contemporánea, con el que se
resuelven los problemas planteados por los cambios estructurales
y funcionales de la Administración central37. Está dividido en tres
niveles: el primero es funcional y recoge las grandes funciones del
Estado, el segundo comprende las grandes estructuras administra-
tivas, las direcciones y los establecimientos públicos, y el tercero
las subdivisiones administrativas del anterior hasta la oficina. Asi-
mismo es destacable el sistema de los Archivos Departamentales
para la documentación contemporánea, que rompe con la tradi-
ción nacional de los cuadros de clasificación".
A primera vista pudiera pensarse que los procedimientos
archivísticos de organización no son normalizables, a diferencia de

J 5 M. Roberge: Lu cltrssijicutiori uriiuersellr drs doiurnrnts cidiiiinisrrut~/i.Que-

bcc: Documentor, 1985, 247 págs.
3h R. de Felice: L'urc,hirIio e ~ ~ r i t r m p o r i i n rritolurio
r~: r clusf/icucioriesistrniiiiicu di
~'ornpc'/rtixinei rnoiirrni urchiili cnrrrnti puhlici r priiuti. Roma: La Nuova Itnlia
ScientiTica, 1988. 116 págs.
37
M. O. Ducrot: ((Evolution des estructures administratives et respect des
fotids:I'apport de I'informatique. La nomenclature NI du Centre des Archives Con-
temporaines dc Fontainebleaun, en La Guirrrr d ~ Asr c h i i w 144, 1989. págs. 18-43.
'' C. Pailhcs: ((Le systeme de classirication des archives ofliciels francais: la sc-
rie Wn, en Lliytrl, 2, 1990, pigs. 35-66. 247
 los bibliotecarios; tal suposición, como hemos visto, es incorrecta.
En efecto la organizacinii de archivos estH siijeta al respeto dc la
idiosincrasia de la institiiciOn que genera los documentos y, en tan-
to los organismos son diferentes entre sí, no es posible llegar a un
sistema universal. Mas, por fortuna, el horizonte no es tan limita-
do, existen determinadas cntegorias de archivos que por su carac-
terísticas biisicamente uniformes en el h b i t o de cada pais, son
susceptibles de normalización en un grado muy alto. Un buen
ejemplo lo constituyen los archivos municipales españoles que con-
tarán, en breve, con un cuadro de clasificación valido para todos3".
Claro está que por ahora es de todo punto imposible alcanzar un
cuadro de clasificación universal de archivos, como existe la CDU
para las bibliotecas ello es debido a las diferencias sustanciales ya
expuestas y no representa demérito alguno de aquéllos para con
éstas, sino pura y simple manifestación de su diferente complejidad.
Por otra parte, es preciso señalar que las pautas organizativas, así
como los procedimientos observados en la totalidad de las tareas
archivísticas (criterios de descripción, de control del movimiento
de fondos, de construcción de edificios, restauración, etc.) presen-
tan día a día un creciente grado de normalización, consecuencia
lógica y feliz del proceso de reflexión coordinada - q x c i a l m e n t e
destacable a partir de la creación del Consejo Internacional de
Archivos a mediados de siglo- y a la adquisición del status
científico por parte de una disciplina que, como la archivistica, se
halla inmersa en un continuado proceso de renovación.
Ejemplo de cuadro de c i a s i f i ~ a c i ó n ~ ~

1. GOBIERNO
1.1. Ayuntamiento pleno
~- Privilegios fiindacionnles'.
~ Expedientes de constituc'iim de ayuntamiento.
~ Expediente de sesiones'.
Actas.
~~

-~~ OrdenanLas y reglamentos,

"' Es el resultado dc varios años de trabajo de la Mesa de CIasifie~~ci¿~ii

de
Archivos Municipales. eompucsla por profesionalcs de todas las comunidades
autónomas del pais. cuya publicación sc espera para 1995.
248 40 J. R. CruL Mundet: Arcliii:o.s itiutiicipulrs dr Euskudi .... pág. 89.
 1.2. Alcaldía
1.2.1. Autoridad judicial

~ Expedientes de C;IUS;IS civiles.

-- Expedientes de causas criminales.
~ Actos de conciliación.
~ Nombramiento de guardas jurados.
HidalgLiías.
1.2.2. Secretaría particular
- Autos de gobierno.
~- Bandos.
- Correspondencia.
- Decretos y edictos.
~ Mociones.
- Planes y memorias de gestión.
1.2.3. Prensa y protocolo
-- Libros de firmas.
- Expedienies de honores, distinciones y ac-
tos representativos.
~ Boletines.
- Hemeroteca.
1.3. Comisiones de gobierno3.
-- Expedientes de sesiones'
-~ Actas.
1.4. Comisiones informativas y especialess
- Expedientes de sesiones".
~~~ Actas.

' incluye privilegios fundacionales, í'uerns y confirmaciones que alecien

a la naturaleza del municipio y a su organizocióii; incluyendo agrupacio-
nes,segregacioiies de términos, etc.
Incluye convocatorias. mociones. borradores y extractos.
Incluye la Comisión de Gobierno, la Municipal Permanente, la Junta
de Gobierno y la Junta Municipal.
Véase nota 2.
' incluye in participación en juntas de órganos extramunicipales de ca-
rácter general, tales cnmo mancomunidades sin finalidad sectorial, as¡ como
en las Juntas Generales de antiguo régimen.
Véase nota 2.
249
 5. La ordenación
La organización de un fondo no termina en la clasificación, si-
no que se complementa con la disposición de los distintos elemen-
tos. Es una tarea material consistente en relacionar unos elemen-
tos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano,
bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números ... La ordeiia-
ción se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.
Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes si-
guiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide
con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se orde-
nan dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su
parte, las series y las demás agrupaciones documentales (subsec-
ción y sección, a1 menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerar-
quía, comenzando por las principales y terminando con las acceso-
rias; aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido:
pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los
documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico),
la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico).
Apenas si nos vamos a ocupar de este aspecto, pues dado su carác-
ter mecánico apenas requiere explicaciones. Veamos los principa-
les métodos empleados:
1. Cronológico. La fecha de los documentos es el criterio orde-
nador empleado por este método, siguiendo los tres compo-
nentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el
día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se
suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por
meses y dentro de éstos por días. Si desconociéramos el día,
el elemento se colocará al final del mes, si es éste la iiicógni-
la se situari'i al final del año, y desconociendo este último se
ubicará al finnl dc la década o del siglo correspondiente. Es
el método más difundido, especialmenie para ordenar los
documentos dentro de los cxpedientes, por cuanto en princi-
pio el cronológico coincide casi siempre con el orden lógico
de la tramitacibn administrdtivn.
250 2. AífrihPtico. Utiliza las letras del abecedario como criterio
 de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la
que se basa. Así cuando se consideran noni bres de persona
(método onomástico), se ordenan poniendo el primer ape-
llido, seguido del segundo y el nombre propio. Es el idó-
neo, por ejemplo, para series de expedientes personales.
Si se consideran los nombres de lugar (método geográ-
fico o toponímico), se ordenan según su jerarquía cspacial
comenzando por las agrupaciones mayores y terminando
por las menores; así en una serie de obras se comeiim-á
por el barrio/distrito, calle/avenida/plam, número de finca,
planta y se finaliza con la vivienda. Si no es factible discer-
nir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones fores-
tales, rurales ... se sigue el orden alfabético de los topóni-
mos.
Otro método bastante empleado es la ordenación por
materias y no supone necesariamente una relación sistemá-
tica de las mismas, sino que puede ser simplemente la suce-
sión alfabética según la experiencia vaya probando su utili-
dad.
3. Numérico. Establece la ordenación de los documentos si-
guiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante,
o agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por
ejemplo, para los documentos contables.
4. AlfLlnumdrico. Consiste en la combinación de letras y nú-
meros para componer los códigos de ordenación.
De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco
necesario, cuál de ellos es el mejor; al decidir el tipo de ordenación
que se ha de aplicar en cada momento, se elegirá aquél que mejor
se adapte al objeto de la ordenación.

6. La instalación
La instalación de los documentos en el depósito es una taren
íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste,
como su propio nombre indica, en la ubicación física de todo el
fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o li-
bros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en 25 1
 forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las
estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y re-
sistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc.).
Antes de introducir u n expediente en su correspondiente caja,
procede identificarlo a fin de saber cual es su ubicación física, para
ello se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de
instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta. Así a un
expediente ubicado en la caja o en el legajo número 97 y cuyo nú-
mero de orden es el 3, por ser este su lugar, se le dará la signatura
97,3; de este modo la localización física del mismo dentro del de-
pósito será tan simple como inequívoca.
La instalación de las cajas, legajos y libros puede hacerse según
dos métodos:

l . Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el de-

pósito, estableciendo espacios reservados para las seccio-
nes, subsecciones, series ... Este sistema ha sido amplia-
mente empleado y ha provocado numerosos problemas
procedimentales, recuérdese el caso estadounidense y de
los demas países que siguen sus prácticas. Las unidades
de instalación ostentan en su lomo un código para su ubi-
cación y posterior localización, consistente en reproducir
los dígitos del cuadro de clasificación más un número de
serie, lo que da como resultado una signaturación muy
larga y complicada que combina números, letras e incluso
otros símbolos. Además, este sistema presenta algunos in-
convenientes de difícil solución. Por un lado, exige la re-
serva de espacio libre en las estanterías para añadir la do-
cumentación que se vaya agregando con el tiempo; mas
i como quiera que no es posible prever el crecimiento de
los fondos, resulta totalmente contraindicado salvo que
se trate de archivos muy pequeños y de escaso crecimien-
to, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone conside-
rar esclerótico el cuadro de clasificación, por las dificulta-
des que entraña la creación de nuevas series cuando ello
resulte imperioso.
2. El sistema de numeración continua, el más indicado para
todo archivo en crecimiento, numera las unidades de insta-
252 lación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.
 Lu orgunizuciiin del lirchioo: clusi/icrrci(jn. ordenuciiin e iiisitrluciiíti

Este no supone el abandono del cuadro de clasificación,

muy al contrario, marca un clara disociación entre la clasi-
ficación (tarea intelectual) y la colocación material de los
documentos (tarea mecánica). A medida que ingresan en el
archivo las unidades se numeran sucesivamente y se colo-
can en las estanterías. Tan siquiera es recomendable tener
doble numeración, una para cajas/legajos y otra para li-
bros, sino solamente una4’. De esta manera se logra un
ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades
de instalación es rápida, sencilla y sin error, por ser la refe-
rencia un número natural.
En las organizaciones con archivo único, esto es, aque-
llas en las que las fases intermedia e histórica comparten
instalaciones, se produce una situación particular: el apro-
vechamiento del espacio y de la signaturación que dejan
libres los documentos eliminados. Cuando tal circunstan-
cia se produce, la solución consistirá en ocupar íos huecos
y las signaturas de instalación con los nuevos ingresos. To-
do expediente, caja, legajo o libro eliminado deja un hueco
que será ocupado por otro nuevo ingreso.

41
L. Martinez: ((“Archiveros y cabezudos”. Algunas consideraciones sobre las
necesidades de instalación y las s-ignaturas)), en &iitT (/e A N A U A D , XLI, 1991,
págs. 59-76. 753
I
 11.
La descripción

Introducción
L a descripción de los documentos constituye la parte culmi-
nante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en
su finalidad con la de la propia documentación: informar. Si esta
es clasificada, ordenada... en definitiva, conservada, es porque con-
tiene información; si existen los archivos y sus profesionales no es
por la mera complacencia de guardar objetos por valiosos que
sean, sino por la necesidad de obtener información precisa en dis-
tintos momentos y para múltiples finalidades. Es una tarea pri-
mordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de
la organización de los fondos, encaminada a poner los documen-
tos en servicio, es decir, hacer de ellos un Ú t i l disponible para la
sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehículos, los instru-
mentos de descripción o de información, que median entre los con-
sultantes y el acervo documental, previendo a diferentes niveles las
interrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo
a su finalidad central: la información. En definitiva, el objeto de la
labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos do-
cumentales.
Como señala M . Duchcin', no obstante su importancia. cs
u n a :isignatur:i pendiente de la archivísticn por vnrios conceptos:
los manualcs cliisicos dc iiutorcs consiigradoc como E. Casanova,
11. Jcnkinsnii, F,. Lodolini... le hnri prestado poca atencih. la
 denominacibn y la tipología de los instrumentos de descripción
son múltiples y ambigüas, por lo cual puede ser considerada como
el pariente pobre en algunos países. Afortunadamente en los Últi-
mos años se están haciendo aportaciones muy destacables, en el
sentido de alcanzar una norma internacional para la descripción
archivística, de lo que nos ocuparemos a lo largo de este capítulo.

1. La descripción archivística: modelos

y normas
Mientras que el acuerdo respecto de los objetivos y los princi-
pios de la descripción es unánime, no es posible decir lo mismo en
cuanto a los tipos de instrumentos y su elaboración, incluso en ca-
da país, y el nuestro es al respecto un paradigma dificilmente
superable. Esta ambigüedad o falta de normalización produce
efectos negativos en diversos órdenes, entre los cuales la deficiente
información proporcionada a los usuarios y la imposibilidad de
acceder a sistemas de información archivísticos de escala siquiera
nacional, son algunos de los mlís importantes.
Las bibliotecas, los museos y los centros de documentación
cuentan con redes nacionales a las que se puede acceder desde
cualquier centro, tomar, intercambiar y consultar información, in-
cluso se está avanzando en su internacionalización. Lo que en es-
tos casos son realidades, en el de los archivos no pasa de aspira-
ción. Sus causas han sido señaladas por M. Guercio2:
La menor sensibilidad mostrada tradicionalmente por los
archiveros ante la necesidad de normalizar sus actividades.
Siendo cierto, creemos que sería más correcto hablar del fa-
talismo con que se ha abordado la cuestión tantas veces.
La naturaleza de los hasta hace poco usuarios predominan-
tes, un sector restringido y altamente especializado, susti-
tuidos por un público heterogéneo y familiarizado con las
posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información.
- La influencia de los modelos administrativos, distintos en el

tiempo y en cada país.

M. Guercio: (tModels for iostering the dcvelopment of standard practices wit-

256 hin a region or a particular countryn, en Archiuitrn. XXXIX, 1994, págs. 200-209.
 En realidad los obstáculos no son tantos, tan distintos, ni mu-
cho menos insuperables. El principal escollo, de tipo ético, consiste
en vencer determinadas actitudes conservadoras mantenidas
a cualquier precio. En efecto, los libros, los artículos de revista, las
patentes ... plantean pocas dificultades para normalizar su descrip-
ción, mas ésta no se ha logrado de la noche a la mañana sino co-
mo resultado de un esfuerzo colectivo decidido. Los expedientes,
los planos, las cintas magnéticas... no plantean problemas mucho
mayores, pues si bien los usos administrativos varían de un país
a otro, los formatos son distintos, como lo son los fines para los
que han sido creados; con todo, ofrecen una serie de datos --cuya
descripción es necesaria (los caracteres internos y externos)- que
aparecen en todos los casos y son considerados en todas partes,
variando el nombre y la ubicación de los campos.
'En resumen, la normalización es posible y necesaria por razo-
nes de3 coste, cooperación, comprensión y comunicación. Las nor-
mas descriptivas son un canon de comunicación entre creadores
de documentos, gestores de información y usuarios, cuyo desarro-
llo facilitará la comprensión de los instrumentos, la naturaleza de
los documentos y su contenido; asimismo, los beneficios económi-
cos que se derivan de la normalización en otros ámbitos de la acti-
vidad humana favorecerán el desarrollo archivístico y, por Último,
agilizarán la cooperación entre archiveros así como con los demás
profesionales de la información.
De acuerdo con lo dicho hasta ahora veamos panorámicamente
los modelos desarrollados en algunos países con categoría de nor-
mas nacionales o de modelos al menos, así como los avances reali-
zados por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Obviamente
quedarán fuera las muchas aportaciones individuales que se han he-
cho a este respecto, pues aun siendo encomiables la mayoría no es
conveniente mantener y promocionar la heterogeneidad, sobre todo
cuando se basa más en la forma que en el fondo.
La automatización de las técnicas archivísticas y de la descrip-
ción en especial ha sido el motor de arrastre para que la normali-
zación pase de ser una aspiración a convertirse en una realidad
con perfiles cada vez más nítidos. Ya en los años setenta A. Arad

' K. M . Haworth: {(Standardizing archiva1 descriptionn, en Arcliiiurn. XXXIX,

1994, págs. 187-199. 257
 y L. Bell' claboraroii u n cstudio para el Comitc de Automatiza-
ción del CIA en el que se establecian los niveles, los elementos
y las reglas para «elaborar un formato de descripción que ayudara
a los archiveros a la hora de aplicar la automatización y les guiara
cuando tuvieran que trabajar con sistemas automatizados e inter-
cambiar datos)).
En el hmbito nacional el grado de normalización y los métodos
empleados varían mucho de unos países a otros, así en China, No-
ruega y la ex Unión Soviética existen normas nacionales concretas,
en Suecia se lleva cierto control a través de la legislación archivísti-
ca, en otros casos como los de Francia e Italia los archivos naciona-
les son los encargados de promulgarlas; donde no existe una direc-
ción central de archivos, como Gran Bretaña y Estados Unidos, son
los organismos profesionales quienes han procurado fomentarlas5.
Paradójicamente son estos dos últimos junto con Canadá los que
han ofrecido resultados mejor definidos aunque diferentes.
La norma empleada por los archiveros norteamericanos sigue la
obra de S. Hensen6 -conocida como A P P M 2 y que esencialmente
es una adaptación de las Anylo-Arnericun Catuloyuiny Rules 2." edi-
ción ( A A C R 2 t si bien ha sido cuestionada y se encuentra en fase
de estudio. Los canadienses se rigen por las Rules of' Archiuul Des-
cription' (RAD) que son una versión modificada de las AACR2. En
Gran Bretaña partiendo del Archiuul Description Project, inicial-
mente fundado por la Society u[ Archivists junto con la British
Lihrury y desarrollado posteriormente por la Universidad de Liver-
pool, se elaboró en 1986 el Manuul qf Archiuul Description (MAD)
mejorado en la segunda versión de 1989 (MAD2)*,cuya finalidad es
proporcionar una norma para la elaboración de instrumentos de

A. Arad y L. Bell: «Descripción archivistica: un sistema general)), en Bolriin

1/14A D P A . 2-3, 1977-1978. págs. 35-42.
C. Kitching: Tlir inipucl íJf~eoiiipulrri~ulion~ii on urc/iii~u/f¡tidinguids: ti K A M P
srudy. Paris: Uncsco, 1991, pig. 29.
'
S. L. Hcnsen: Arcliiiw. pcr.\otiii/ pupcw uiid niriiiuscripr.~:u cuiu/ogqiiiii<qniunud
/or urc/iii.u/ rrpositorirs, /iisroricu/ socic,ri<,s utid iiiuiiirscripfs iihrurirs. Chicago: So-
cicty of Amcrican Archiviat. 1989, 2:' cd. de la de 1983.
'
Ku/t,s /iJr urc/iii.u/ drscripiioii. Ki.yirs poirr /u dcwriprion (/es documrnis d'trrc/ii-
ros. Ottawn: Burcau of Conadian Archivists, 1993.
M . Cook y M. Procter: A inunutil ofurcliiiwl drscriprion. Scwnd c d i r i o i i . Alders-
hot: Gower I'ublishing Compniiy Limited. 1989, 291 págs. M . Cook y M. Procter:
A M AD iiser yiridr. Hoiv i o sci uhoui lisiiny urcliiiw: u short expluniriory giiide i o rlir
258 rules of'rlit, hfutiuul o / u r c / i i ~ dilcwripliun. Aldershot: Gawer PCL, 1989, 55 págs.
descripción. Entre las normas canadiense y norteamericana de una
parte y la británica de la otra, existe una diferencia fundamental.
Ésta tiene la intención de convertirse en norma para la descripción
archivística, las otras dos se limitan a regir el formato para adaptor-
lo al de las bases de datos bibliogrificas, especialmente al MARC".
En el limbito internacional también se esthn realizando avances
decisivos. Fruto de la preocupación manifestada por la comunidad
archivística y del mandato del Programa General de Información
(PGI) para extender el desarrollo normativo al Programa de Gestión
de Documentos y Archivos (RAMP), el Consejo Internacional de
Archivos (CIA) viene desarrollando desde 1989 diversas iniciativas
encaminadas a establecer la normativa para la descripción archivísti-
calo. En diciembre de dicho año se celebró en París la primera reu-
nión de expertos para elaborar un plan de acción a largo plazo. El
segundo encuentro fue en octubre de 1990 en Hor-Grenzhause (Ale-
mania), donde se elaboró un borrador de declaración de principios
y se acordó redactar una norma general, así como invitar a organis-
mos no gubernamentales como la Asociación Internacional de Archi-
vos Sonoros (IASA) y la Federación Internacional de los Archivos del
Film (FIAF) a participar en su futuro desarrollo. En enero de 1992
durante la reunión celebrada en Madrid, se adoptó el texto de la
«Declaración de principios sobre la descripción archivística))' que '
más tarde sería aprobado por el XII Congreso Internacional de
Archivos12. Asimismo se redactó el ((Proyecto ISAD (G): Norma
Internacional General de Descripción Archivística)), que el citado
congreso animó a desarrollar, cuya versión definitiva se aprobó a co-
mienzos de 1993 (Estocolmo) y fue publicada en la revista J ~ r i u s ' ~ ,
estableciendo un período de cinco años para contrastar su validez.

M. Cook: ((Standards for archiva1 description and for data exchange)),en J u -

tius. 1, 199 l . pág. 97 y J<tnu.\. 2. 1992, pág. 153.
in
«Normas para las descripciones cn materia de archivos)), en Bokliti tlrl
U N I S I S T , l . 1991, p á g . 11-12,
I
urcliiikticu. primera versibn re-
Dccluruciríti de priticipios sobre /u drs<.rip<~icíti
visada, adoptada por la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripcibn, Madrid,
Espana. enero de 1992. Ottawa: Secretaria de Iii Comisión sobre Normas de Des-
cripcihn. 1992, 12 págs.
'' A d i i i w n . XXXIX, 1994, págs. 480 y 483.
I J «General lnternational Standard Archiva1 Description ISAD (G). Norme
General et Internationale de Description Archivistique ISAD (G)»,en Jum\, 1994,
págs. 7-46. Existe u n a versión española publicada por el Ministerio de Cultura, ilsi
como sendas traducciones de la norma original en catalán y en euskera. 259
 La Declaración de principios es el fundamento teórico para la
elaboración de la normativa, cuyo propósito es14:
a) Asegurar la creación de descripciones consecuentes, apro-
piadas y que se expliquen por si mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información
sobre el material archivístico.
c) Permitir el intercambio de datos de encabezamientos auto-
rimdos.
d) Haccr posible la integración de descripciones de diferentes
depósitos en u n sistema unificado de información.))
Las premisas de carácter teórico pueden ser resumidas en los
siguientes puntos:
De acuerdo con el principio de procedencia la descripción
se dispone y exhibe de lo general a lo particular.
Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de
vida, estos principios han sido concebidos para documen-
tos seleccionados y organizados, es decir, de conservación
permanente.
La unidad de descripción más amplia es el fondo, cuyas
partes constituyen niveles subsecuentes.
Se establece un modelo jerárquico de los niveles de organi-
zación del fondo y las partes que lo constituyen, los cuales
son a su vez niveles de descripción.

2. La Norma Internacional de Descripción

Archivística: ISAD (G)
Aunque se trata de un proyecto a falta de aprobación, conside-
ramos imprescindible difundirlo y recomendar su aplicación, tanto
porque el texto definitivo diferirii poco del actual, como porque las
reglas pueden ser asumidas en cualquier sistema, pues su universa-
lidad emana del carácter general con el que han sido concebidas.
 La descripción

Modelo de niveles de clasificación y ordenación de un fondo

Nota
S-fondos = sección de fondos

Fondo

S-fondo

I
I
I
I
........ ..........
1
I
I
I
I
Serie Serie
I
........ ........... -...................................................... .._.........
I

1
$
r-Expediente
i CIri
Expediente
I

Expediente

Unidad
documental documental

26 1
Como veremos más adelante se inspiran en los precedentes más
inmediatos: A P P M i , M A D 2 y RAD.
Se han establecido veinticinco elementos que pueden ser com-
binados para constituir la descripción de una unidad archivistica,
agrupados en cinco arcas de información’6:
1. Área de mención de identidad (donde se incluye informa-
ción csencial para identificar la unidad de descripción).
-.
3 Área de contenido (donde se incluye información acerca
del origen, organización y materias de la unidad de des-
cripción).
3. Área de acceso y utilización (donde se incluye información
acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción).
4. Área de materiales relacionados (donde se incluye informa-
ción acerca de los documentos que tienen una importante
relación con la unidad de descripción).
5. Área de notas (donde se incluye información específica))).
De los veinticinco elementos sólo una parte aparece y es esen-
cial en toda descripción”:
o Signatura.
o Título.
o Fecha de creación de la documentación incluida en la uni-
dad de descripción.
o Volumen de la unidad de descripción.
o Nivel de descripción.

Los puntos de acceso a la información se basan en los elemen-

tos de la descripción, y su valor se incrementa con el control de los
encabuamientos.
La I S A D (G) está planteada como un sistema de descripción
multinivel que abarca el fondo y sus partes, de acuerdo con la je-
rarquía establecida en el cuadro anterior y se rige por las siguien-
tes regias’?
1." D e s c r i p c i h de lo qenerul LI lo específico

OBJETIVOS: Proporcionar información sobre el contexto

y la estructura jerárquica del fondo y de sus partes.
REGLA:En el primer nivel de descripción se debe dar in-
formación sobre el fondo como un todo. En el próxi-
mo y siguientes niveles se debe dar información sobre
las partes que se describen. Las descripciones resul-
tantes se presentarán en una relación jerárquica de
parte-todo que va del nivel más amplio (fondo) al más
especifico.

2." Infi,rinución pertinente u1 iiiiiel de descripcicín

OBJETIVOS: Describir de forma precisa el contexto y con-

tenido de la unidad de descripción.
REGLA: Se proporcionará sólo la información que sea
adecuada al nivel que se esta describiendo. Por ejem-
plo, no debe proporcionarse información detallada del
contenido de un expediente si la unidad de descrip-
ción es un fondo, ni una historia administrativa de un
departamento entero si el productor de la unidad de
descripción es una división o rama del mismo.

3." Interconexión de descripciones

OBJETIVOS: Dejar clara la posición de la unidad de des-

cripción en la jerarquía.
REGLA: Se relacionará cada descripción con la unidad de
descripción inmediatamente superior, en su caso, y se
identificará el nivel de descripción.

4.'' Repeticiíin de inj¿wrmrci~in

OBJETIVOS: Evitar redundancia.

REGLA: La información común a todas las partes se in-
cluirá en el nivel mis alto que sea adecuado. No se re-
petirá en un nivel más bajo de descripción la informa-
ción que se haya dado ya en un nivel mis alto.)) 263
 Los elementos de la descripción son, veintiséis como se ha di-
cho, aunque sólo cinco de ellos son imprescindibles, la presencia
del resto dependerá de los objetivos perseguidos. Agrupados por
áreas son los siguientes:

ÁREADE MENCIÓN DE IDENTIDAD

1.Signatura (código de referencia): Sirve para localizar los

documentos en su ubicación. Debe incluir el código de
país de acuerdo con la norma ISO 3 166, seguido del códi-
go del archivo de acuerdo con la norma nacional, más la
signatura local. Por ejemplo, la de un documento de los
Archivos Nacionales de Canadá sería: CA NAC ANC-
C2358, donde CA es el código de país, NAC ANC el del
archivo y C2358 la signatura de depósito. Parece claro
que salvo ésta última, las informaciones anteriores son
necesarias en el caso de conectar el archivo a alguna red
de intercambio de información pero no para su uso in-
terno.
2. Título: Que identifique la unidad de descripción transcri-
biendo su nombre si lo tiene o asignándole uno si no lo
tiene; en cuyo caso deberá ser breve e incluir el nombre
del productor, un término que indique el tipo documental
y una frase que refleje la función, actividad, asunto, locali-
zación o tema. Ejemplos:

Archivo del Ministerio del Interior (fondo).

Política Interior (sección).
Asociaciones (subsección).
Autorización de asociaciones (serie).
Asociación Nacional de Archiveros (expe-
dien te).

3. Fechas de producción de los documentos que componen la

unidad de descripción: Expresadas como una fecha simple
o como un periodo cronológico indicando las fechas ex-
tremas, según los casos. También se pueden señalar las fe-
264 chas predominantes y las lagunas significativas. Ejemplos:
 Lu descripcióti

1960 mayo 30
1991
1952-1979
1898-1932 (predominante 191 1-1929)
1789-1823 (laguna 1793-1812)
4. Nivel de descripción: Indicando el nivel de la unidad.
Ejemplo: expediente, serie, etc.
5. Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen
o tamaño): Debe especificarse el volumen de las unidades
en cifras arábigas y la denominación específica del sopor-
te documental. Ejemplos:
2 bobinas de película.
128 fotografías.
30 m.

ÁREADE CONTEXTO
6. Nombre del productor: sirve para identificar el productor
o productores de la unidad de descripción, el cual se seña-
la siempre que no aparezca en el titulo.
7. Historia adrninistrativa/biográfica:Proporciona una his-
toria o detalles biográficos sobre el productor de la uni-
dad de descripción para situar los documentos en su con-
texto y hacer que sean mejor entendidos, anotando conci-
samente cualquier información significativa. Ejemplo:
La Caja General de Reparaciones, creada por decreto
de 23 de septiembre de 1936, fue un organismo depen-
diente del Ministerio de Hacienda cuya finalidad era
auxiliar sobre todo a la población civil por los daños
derivados de la insurrección militar. Finalizada la
guerra, se crea en 1940 la Comisión Liquidadora de la
Caja General de Reparaciones con el objetivo de de-
volver a sus propietarios los bienes incautados. Sus
actividades finalizan en septiembre de 1941 entregan-
do al Juzgado Gubernativo de Madrid los objetos no
reclamados. 265
 8. Fechas de acumulación de la unidad de descripción: Se tra-
ta de consignar las fechas durante las cuales el productor
ha acumulado la unidad y no coinciden necesariamente
con las de p r o d ~ c c i ó n ' ~Ejemplos:
.
1787.
19 14-1918.
9. Historia de la custodia: Proporciona información sobre los
cambios de propiedad y custodia de la unidad de descrip-
ción que sean significativos, si bien no deben incluirse los
casos en los que la unidad se reciba directamente del pro-
ductor, para lo cual está el próximo elemento. Ejemplo:
La documentación de la Comisión Ejecutiva del
PSOE y de la UGT fue sacada de España en 1939 y
depositada en el Instituto Internacional de Historia
Social de París. A consecuencia de la 11 Guerra Mun-
dial, en junio de 1940 los alemanes se incautan de la
misma y la envían a su país, donde de nuevo es captu-
rada -esta vez por las tropas soviéticas- y enviada
a Moscú. En 1981 fue devuelta a España y depositada
en la Fundación Pablo Iglesias.
10. Forma de ingreso: Señala la procedencia, método y fecha
de ingreso, salvo que sea confidencial, Ejemplos:
Transferida por la Dirección General de Rentas.
Depositado por los duques de Osuna en septiembre
de 1917 y adquirido por el Estado en diciembre de
1927.

ÁREADE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

1l. Nota/resurnen de alcance y contenido: Identifica la forma
y contenido de la unidad de descripción para que los
usuarios juzguen su interés potencial. Ejemplo:

l4 Lasjrclius dr p r o d u c c i h son las de los documentos incluidos en la unidad de

descripción que, por ejemplo, en los casos de antecedentes y pruebas son anteriores
a las de acumulación. F<,chus dr ucuniulucih. equiparables a las denominadas fc-
chas extremas, son las correspondientes al inicio y finalización de la tramitación
266 administrativa.
 La serie de Propiedades y Desamortización, pro-
cedente del Ministerio de Hacienda, contiene docu-
mentación de los siglos X V I I I al xx relativa a minas,
montes, bienes mostrencos, censos, secuestros, tempo-
ralidades, edificios públicos y referencias a todo el
proceso desamortizador. Contiene asimismo los fon-
dos de la Caja General de Reparaciones ( 1936- 1939).
12. Información sobre valoración, selección y eliminación: Se
proporciona cuando se ha producido alguna acción de es-
te tipo que afecte a la interpretación de los documentos.
Ejemplo:
Expedientes seleccionados uno de cada diez años.
13. Nuevos ingresos: Informa al usuario sobre el cambio de
volumen de la unidad en concepto de ingresos, transferen-
cias o depósitos adicionales. Ejemplo:
Los documentos de la Oficina para los Refugiados in-
gresarán anualmente cada treinta de mayo durante
siete años, en una cantidad estimada de tres metros.
14. Sistema de organización: Ofrece datos relativos a la orga-
nización de la unidad. Ejemplo:
Expedientes ordenados alfabéticamente.

ÁREADE CONDICIONES DE ACCESO Y UTlLíZACI6N

15. Situación legal: Informa sobre la situación legal de la uni-
dad de descripción. Ejemplo:
Transferida por la Empresa Municipal de Transportes
de acuerdo con el art. 7 del Reglamento del Archivo.
16. Condiciones de acceso: Informa acerca de las condiciones
que restrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el
periodo de tiempo o la fecha límite de dichas condiciones.
Ejemplos:
Correspondencia familiar cerrada hasta el 20 1O.
Es necesario obtener permiso del depositante. 267
 Munuul de cochirísticu

17. Derechos de autor/normas sobre reproducción: Indica las

restricciones en cuanto a la utilización o la reproducción,
incluyendo la norma que las rija. Ejemplos:
Reproducción prohibida sin permiso de la dirección.
Reproducción libre para fines no lucrativos citando la
procedencia.
18. Lengua de los documentos: Identifica la lengua o lenguas,
tipo de escritura y sistemas de símbolos utilizados. Ejem-
plos:
Latín. Visigótica cursiva.
Bilingüe: hebreo y catalán.

19. Características físicas: Proporciona información sobre

aquellas que afecten a la utilización de la unidad. Opcio-
nalmente se indicará cualquier característica diplomática
significativa que pueda afectar a su utilización. Ejemplos:
Imágenes desvaídas.
Legible solamente bajo luz ultravioleta.
Sellos y marca de aguas.
20. Instrumentos de descripción: Se indican todos cuantos
proporcionen información relativa al contenido de la uni-
dad de descripción. Ejemplos:
Inventario sumario.
índice de la correspondencia.

ÁREA DE MATERIALES RELACIONADOS

21. Ubicación de los originales: Se identifica cuando la unidad

de descripción sea una reproducción, incluyendo a ser po-
sible la signatura. Si los originales ya no existen, debe in-
dicarse. Ejemplos:
Original en el Archivo Histórico Nacional, Hacienda
1.233.
268 Originales destruidos tras microfilmación, 1990.
 Lu descripcihi

22. Existencia de copias: Se indica además su ubicación y si la

unidad está disponible en otro soporte. Ejemplo:
Film disponible también en videocasette.
23. Unidades de descripción relacionadas: Si la unidad de des-
cripción está formada por documentos que tienen una re-
lación directa e importante con otra unidad, se indica di-
cha relación. Ejemplo:
Más documentación relacionada con la empresa en los
expedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores.
24. Documentación complementaria: Señala la existencia de
documentación asociada en otros archivos. Ejemplo:
Documentación relacionada en el fondo Presidencia
del Gobierno del Archivo Histórico Nacional.
25. Bibliografía/nota de publicación: Identifica las publicacio-
nes que se hayan basado en la utilización, estudio o análi-
sis de la unidad de descripción. Ejemplo:
Publicado en J. González: Reinado y diplomas de Fer-
nando 111, vol. 111, 124-126.
ÁREADE NOTAS
26. Nota: Aporta información adicional importante que no se
pueda incluir en ninguno de los elementos de descripción
definidos.
Según ha sido señalado la ISAD (G) está influida por tres pre-
cedentes nacionales: el MAD2 inglés, las RAD canadienses y el
APPM norteamericano, todos los cuales coinciden en considerar
la procedencia y el fondo como bases de la descripción. Del prime-
ro toma el concepto de descripción multinivel y coincide en los
elementos que la integran, sin embargo la distribución es diferente.
La influencia más decisiva de los otros dos modelos es el concepto
de encabezamientos autorizados que el MAD2 no ha previsto, pe-
ro cuyos redactores recomiendan incluir' '.

'' M. Cook: «Description standards: the struggle towards the lightn, en Ardii-
imriu. 34. 1992, págs. 50-57. 269
 El sistema multinivel'" consiste en describir las agrupaciones
documentales (fondo, sección, serie) como un conjunto que pro-
porciona por un lado información general (macrodescripción),
y por otro sobre los componentes de las agrupaciones (cajas, lega-
jos, libros, expedientes, documentos) uno tras otro (microdescrip-
ción); en cualquier caso ambos niveles se pueden simultanear, esta-
bleciendo las relaciones existentes entre los componentes y las
agrupaciones documentales a las que pertenecen.
Los encabezamientos autorizados consisten en normalizar todas
aquellas palabras que pueden constituir puntos de acceso a la infor-
mación, ya sean nombres de persona, organismos, funciones, geo-
gráficos, materias, acrónimos, etc. Ambos sistemas americanos reco-
gen este aspecto con detalle y consideran al unísono que la proce-
dencia constituye el encabezamiento principal y punto de acceso
primario' '. Aparte los diversos sistemas de indización de contenido
que traeremos a colación más adelante, los encabezamientos nor-
malizados que se incluyen en ello son el primer procedimiento de
control sobre el lenguaje de la descripción, necesario para que esta
sea uniforme, consecuente y se explique por sí misma, para com-
prender el contexto de los documentos y para facilitar la recupera-
ción y el intercambio de información. Normalización que se aplica
por ejemplo a la procedencia de los documentos, donde la denomi-
nación de la entidad originadora puede variar con el tiempo, inclu-
so pasar de una a otra, el control de autoridades permite normalizar
el nombre de acuerdo con una sola forma y mantener el resto me-
diante referencias, lo que permite a usuarios y archiveros un grado
de comunicación no alcanzado hasta ahora".
ISAD (G) sera en su dia una norma general de descripción que
permita sentar las bases de la normalización archivística más allá de
la descripción, pero tiene por delante un vastísimo campo de trabajo
hasta armonizar la denominación y la estructura de los instrumentos

Ih
M. Cook y M. Procter: A tiiiitiuul ofurchiiwl drscription. págs. 27-24.
17
D. A. Bearman y R. H. Lytle: «The power of the principle of provenanceu, en
Archii1uriu. 1985-1986, págs. 23-24. H . Stibbe: «Implementing the concept of fonds:
primary acces point, multilevel description and authority control)), en Ardiitwriu,
34, 1992, págs. 116 y ss.
ix En este sentido se encuentra en fase de elaboración una norma para el con-
trol de autoridades que desarrolle este punto de ISAD, denominda ISAAR (CPF):
lnternational Standard Archiva1 Authority Records for Corporate Bodies, Persons
270 and Families.
de información, establecer las reglas de control de encabezamientos,
así como los formatos compatibles para la difusión y el intercambio
de datos. Sólo así será posible alcanzar niveles Óptimos de servicio
y explotación de los archivos como recurso básico de información.

3. El plan descriptivo
La descripción es la parte de la tarea archivística que engloba
las diversas actividades desplegadas por el archivero para elaborar
los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos, esto es, pun-
tos de acceso. Para logarlo es preciso establecer un plan descripti-
vo que observe los principios siguientes'?
1. El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente ac-
cesibles los fondos documentales del archivo.
2. Debe formularse un programa descriptivo a fin de propor-
cionar con prontitud ciertos datos referentes a todos los
documentos del archivo, por mínimos que sean. Posterior-
mente, el archivero decidirá la profundidad con que es ne-
cesario describir cada agrupación documental y, en conse-
cuencia, el tipo de procedimiento para llevarlo a cabo".
3. Los instrumentos deben revelar el contenido y el carácter
de los documentos y facilitar su localización. Además «de-
ben responder a las demandas imprevisibles de un público
indeterminado y heterogéneo»2', de modo que abran am-
plias posibilidades objetivas de acceso a los documentos.
4. Ponerlos al alcance de los usuarios.
La puesta en práctica de estos principios supone seguir la lógi-
ca empleada en la clasificación, con la que está estrechamente rela-
cionada, en cuanto se describe desde la globalidad hasta descender
a lo concreto, aprovechando la estructuración de las agrupaciones

'' T. R. Schellenberg: Tknic.us descriprious de urchiuos. Córdoba (Argentina):

Universidad Nacional, 1961, págs. 5-16.
2o M. Duchein: «Artxibo deskribapen tekniken bilakaera. Artxibo bakoitzari
zein deskripzio dagokio'? Ld evolución de las técnicas de descripción archivís1ic:i.
¿,Quédescripción para qué archivos'?)),en Irurgi. IV, 1991, págs. 41-53.
'' B. Delmas: «(Jaur egungo artxibategien analisien hastapenak, meiodoak etii
proposamenak Frdntzian. Principios, métodos y propuestas de análisis de los
archivos contemporáneos en Francia)), en Irurgi, IV, 1991, pág. 82. 27 1
 documentales. De este modo un fondo o un grupo de fondos empa-
rentados (por su adscripción a un mismo archivo, por su radicación
geográfica...) se describen globalmente, proporcionando los datos
característicos generales. Dentro de cada fondo se desciende a des-
cripciones tanto mhs detalladas cuanto menores sean los grupos so-
bre los que se realicen (sección, serie, documento).
Siguiendo esta lógica existen varios tipos de instrumentos
cuyas diferencias radican en las agrupaciones documentales y en el
grado de detalle con que son descritas. Su denominación varía no-
tablemente de unos paises a otros, incluso en el caso español no
existe un acuerdo al respecto, aunque sí por lo que se refiere a sus
tres clases: guías, inventarios y catálogos.
El tema de la descripción tiene enjundia suficiente como para ocu-
par una monografía22,mas por exigencias de la brevedad nos limitare-
mos a esbozar los principales instrumentos en las páginas siguientes.

4. Los instrumentos de descripción: tipos

El objeto de este epígrafe es doble: por una parte, estudiar los
distintos instrumentos de descripción existentes y comúnmente
aceptados, por la otra, aplicar la norma ISAD (G) en el diseño de su
estructura para demostrar que es perfectamente aplicable y recoge
en sus distintos campos toda la información contenida en dichos
instrumentos. Además, la norma está concebida como un formato
único para la descripción, pero que no es necesario rellenar en su
totalidad. En cada uno de los casos que estudiemos vamos a con-
templar los campos estrictamente necesarios, no obstante el lector
debe imaginar que hablamos de un solo formato o ficha que contie-
ne los veinticinco campos, de íos cuales tomamos los necesarios
y adecuados a cada nivel de descripción. Un sistema automatizado,
lo más habitual en estos tiempos, no soportaría diseñar modelos de
fichas diferentes para cada caso. Al igual que el MARC y otros em-
pleados en las bibliotecas, nosotros lo utilizaremos de acuerdo con
los objetivos perseguidos en el plan descriptivo.

” Pueden consultarse en español las de: A. Heredia: Munuul de iristrunzuntos de

de.sc,ripcihn docunwntul. Sevilla: Diputación Provincial. 1982, 103 págs; M . C. Pes-
272 cador: El urc,hiw. Instrurnrnios de iruhujo. Madrid: Norma, 1986, 229 págs.
 Lu descripciíiri

En la medida en que la comunidad archivera adopte un forma-

to para la descripción, con los adelantos tecnológicos existentes, el
intercambio de información archivistica no conocerá fronteras.

4.1. Las guías

Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos
de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupa-
ciones documentales, esbozan la historia de los organismos pro-
ductores y facilitan información auxiliar acerca del archivo
o archivos y los servicios disponibles.
Es dificil establecer su tipología por ser muy variables los crite-
rios empleados para su elaboración. Según S ~ h e l l e n b e r gpueden
~~
ser sumarias o descriptivas, en función de la amplitud con que se
describan los fondos; para E. Taillemite24 pueden ser geográficas
-cubren toda una región-, metódicas -se centran en un tema-
y de depósito - c u a n d o se elaboran para un archivo-. Para M.
Vázquezz5 -siguiendo a Schellenberg- son de dos tipos: genera-
les, se ocupan de uno o más archivos, y especiales, se centran en un
tema determinado. Sin aspiraciones de exhaustividad podemos es-
tablecer, al menos, los siguientes tipos:
- El censo-guía: Se utiliza para informar acerca de un gran
número de archivas como pueden ser todos los de un
paísz6 o una región. Este instrumento proporciona infor-
mación amplia tanto por el ámbito geográfico que abarca,
como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo
hace de una manera genérica. Un buen ejemplo es el «Gen-
so-guía de los archivos españoles))elaborado bajo los auspi-
cios del Ministerio de Cultura y cuyos resultados se pueden

2 3 T. R . Schellenberg: The arrariyrmrnt 1Jf urchices. Nueva York: Columbia

University Press, 1965, pág. 262.
24 E. Taillemite: «Les instruments de recherche dans les archives)), en H. A.
Taylor: Tke urrungemrnf und descriprion of'urchii-ul rnuteriuls. Munich [etc.]: K. G.
Saur. 1980. pág. 140.
2 5 M. Vázquez: «Guias», en Descripci(in dr documentos urchiuísticos. Muferiules
de truhujo. Lima: Instituto Rivas-Agüero, 1982, págs. 67-71.
Z h Existen en muchos países, por ejemplo: J. Foster y J. Sheppard: Brirish urchi-
~ ' r sA. Guidr fo urchirrs rrsourcrs iti the Linited Kingdom. Hants: MacMillan Puhlis-
her Limited. 1990, 834 págs. 273
 consultar en la base de datos CARC del Centro de Infor-
mación Documental de Archivos (CIDA), a través de la red
PIC. Comprende buena parte de los archivos españoles y
la información --distribuida en dieciocho campos- permi-
te conocer: la denominación del centro y entidad de la que
depende, dirección, clasificación, y contenido global de los
fondos, servicios, accesibilidad y principales materias de
consulta.
~ La guía de fuentes: Tiene por objeto recopilar datos de to-
dos los fondos documentales que contengan información
relativa a un tema o a un área geográfica determinada, por
ejemplo las guías de fuentes para la historia de las naciones
publicadas por el CIA”.
-- La guía orgánica: Se caracteriza por recoger información de
varios archivos relacionados por su pertenencia a un orga-
nismo determinado, ya sea nacional o internacional. Los
datos son asimismo sumarios, por el amplio número de
fondos que abarcan; por ejemplo, la guía de los archivos es-
tatales españoles, la de las Naciones Unidas, la de los mi-
nisterios de asuntos exteriores de la Unión Europea, etc.28.
~ La guía de archivo: Centra su atención en un solo archivo
así posea uno o más fondos. La información que propor-
ciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las
entidades productoras, la organización y el contenido de
las agrupaciones documentales. Ejemplos son las guías del
Archivo Histórico Nacional, la de la Fundación Pablo Igle-
sias, la del Archivo General de Simancas, e t ~ . ’ ~ .

’’ Sourcrs o f f l i e history 11JA.siu urid Occwniu in Neiherlunds. Munich [etc.]: K.

G . Saur, 1982, 2 vols.
Guiu de l o s urchiiws rsiuiulrs r.spuñolr.s. Madrid: Ministerio de Cultura. 1984,
244 págs. Cuide des archiors des oryunisuíions iniernuiionules. 1. Le sysit.inr des Nu-
íions Unirs. Paris: Unesco, 1984, 293 págs. Guía de los urchioos de los minisierios de
asuntos r x i e r i o r ~ sde los esiudos miembros de lus Comunicades Europeus y de lu Coo-
p e r u c i h Políficu Europeu. Luxemburgo: Oficina de Publicaciones Oficiales de las
Comunidades Europeas, 1990. 82 págs.
C. Crespo (dir.): Archiiio Hisicirico Nucionul. Guíu. Madrid: Ministerio de
Cultura, 1989, 87 pigs. A. Martin: Cuíu puru /u consultu drlfi)ndo docirmrniul (Ir lu
F u n d a r i h Publo I&s~us.Madrid: Fundación Pablo Iglesias, 1989, 183 págs. A. de
la Plaza: Archioo Generul de Simuncus. Guíu del iniwsii&u/or. Madrid: Ministerio de
274 Cultura, 1992, 375 págs.
 Los elementos empleados en la descripción varían segun el tipo
de guía que vayamos a elaborar y del nivel del fondo que tomemos
como base. En cualquier caso los comunes a todo fondo serán:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
-~ Fechas.

- Nivel de descripción.

- Volumen.

Área de contexto:
- Historia administrativa/biografica.
Área de condiciones de acceso y utilización:
- Condiciones de acceso.
- Instrumentos de descripción.

Área de notas:
- Nota: dirección y servicios.
Veamos un ejemplo parcial tomando los datos de la Guía del
Archivo Histórico Nacional. Dentro del fondo del Consejo y Ca-
mara de Aragón, la sección del Consejo de Aragón quedaría así:

Sección Consejo de Aragón.

1 5 16-1834.
232 libros y 2.874 legajos
Este consejo fue creado en 1494 por Fernando el Católico
para tratar los asuntos de esta corona. Se conservan los do-
cumentos de gobierno, muy abundante en los libros y regis-
tros de las administraciones de Aragón, Cataluña, Valencia,
Mallorca y Cerdeña.
E. Sarrablo Aguareles: Catálogo de consultas del Consejo de
Arugbn. Madrid: Dirección General del Patrimonio Artísti-
co y Cultural. 1975. 998 págs.

Los demás datos serían generales para el archivo. 215

 4.2. Los inventarlos

Debido a la falta de normalización repetidamente invocada

y a su caricter primordial, existe todavía una evidente indefinición
acerca de este instrumento. En todos los países a los que nos veni-
mos refiriendo existe acuerdo en cuanto a que entre un instrumento
tan genérico como la guía y otro tan exhaustivo como el catálogo,
debe haber uno intermedio que ofrezca la posibilidad de describir
los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garan-
tizar una cantidad de información satisfactoria para los usuarios y,
al mismo tiempo, con la sumariedad necesaria como para permitir
la descripción uniforme de amplios grupos documentales. Dicho
instrumento, el inventario, presenta variedades más o menos abun-
dantes según los paises, así en Francia3' distinguen: el repertorio
numérico, el numérico detallado, el inventario sumario y el analíti-
co; en Italia31 entre sumario y analítico; en España3* las actitudes
van desde la de A. Matilla (esquemático, sumario, analítico
y analítico de resúmenes) o la de M. C . Pescador (somero, descripti-
vo, analítico y mixto), hasta la de A. Heredia que los deja en un solo
tipo. Resulta complicado reducir tanta variedadj3, entre otras cosas
porque se basan en prácticas consuetudinarias, en cambio sí cabe
recomendar dos variedades o tipos de inventario que, a nuestro jui-
cio, compendian las características de los demás y cuya práctica
contrastada los ha revelado como instrumentos apropiados.
El inventario describe las unidades que componen las series docu-
mentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasifi-
cación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades
descritas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las
unidades de instalación) y el analítico (describe las unidades

30 Association des Archivistes FranGais: Manuel d'Archiiiistique. ThGorie et pru-

tique des urchioes publiques t>n Frunce. Paris: SEVPEN, 1970, págs. 243-293. E. Tai-
Ilemite: op. cit., págs. 140-145. J. Guerout: «Que1 type d'inventaire choisir?)),en Lu
Gu-ette des Archioes, 152-157. 1991, págs. 14-47.
3 1 P. Carucci: «Gli inventar¡)), en Russeynu de(g/i Archiiii di Sfuto, 1989, págs.
547-557.
'* A. Matilla: «Cartilla de organización de archivos)), en Boletín de /u Direccicín
Geiierul de Archiiios y Bihliotrcus. 55, 1960. M. C. Pescador: op. cit., págs. 20-25. A.
Heredia: o p . cit., págs. 27 y ss.
3 3 Véase para más información C. Tornel: ((Inbentarioa Espainako artxibagin-
tzaren alorrean. El inventario en el panorama archivístico español», en Irurgi, IV,
276 1991, págs. 291-325.
 L u descripción

archivísticas: los expedientes). Este instrumento es la verdadera obra

del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre
el fondo documental, la clasificación y la descr¡pción, aunados con
una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo esta orga-
nizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido
y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda do-
cumental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.

4.2.1. El inventario somero

Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de
identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican.
Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de
control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es
mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica
y apenas si les orienta acerca de la documentación que pueden en-
A pesar de las carencias y junto a su función controla-
dora, es un primer procedimiento válido para la descripción de
grandes volúmenes documentales.
Los elementos de la ficha del inventario somero, complementa-
do con un resumen de la evolución histórica del ente que ha dado
origen al fondo, son:
Área de mención de identidad:
- Signatura.

- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.
- Volumen.

Veamos un ejemplo:

Volumen Nivel Título Fechas Signatura

Cajas Libros
3 1.1 Privilegios fun-
dacionales 1237- 1456 1-3

34 N. Sales: «L’eliminació de documents: el punt de vista de I’historiador)),en

Lliyal, 2, 1990, págs. 137-142. 277
 39 12 1 . 1 Exps. de consti-
tución del Ayun-
tamiento 512- 989 4-55
3 475 1 . 1 Actas 512- 989 56-530
7 1.1 O r d e n a n z a s
y reglamentos 508- 989 531-537
92 27 1.2. Causas civiles 536- 833 538-656
89 6 1.2. Causas crimina-
les 520-1 823 657-751
3 1.2.1 Autos de conci-
liación
- - ---- _______________---___
-- ~-__-- .....................

Como acabamos de señalar es un instrumento denostado por

los usarios, a los que no falta razón, mas por otra parte debemos
considerar que el volumen documental y su ritmo de crecimiento
muchas veces impide descender a detalles y contentar así a los es-
pecialistas de cada área35.

4.2.2. El inventario analitico

Posee una característica distintiva respecto del anterior, funda-
mental por otra parte, y es que describe los fondos con mayor pro-
fundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos elemen-
tos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubica-
ción fisica, conocer su organización, e individualizarla para que cada
cual elija entre todas las opciones las de su interés. Logra la mejor
relación costes/beneficios porque permite describir uniformemente los
fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios pa-
ra los usuarios, lo cual no obsta para que en determinadas series do-
cumentales, con indudable interés informativo, el archivero deba ela-
borar otros instrumentos que las describan en detalle.
Los elementos de la ficha de inventario analítico son:

35 Véase al respecto O. Krakovitch: ({L'inventaire: travaii de foryat ou travail

de fourmi'? Produit de serie ou ouvrage scientifique'!)), en Lu Guzettr des A r c h i i w
278 152-153, 1991, págs. 11-13,
 La descripción

Área de mención de identidad:

- Signatura.
- Título.
- Fechas.
* OBLIGATORIOS
- Nivel de descripción.
- Volumen.

Área de contenido y estructura:

- Resumen de alcance y contenido.
*
- Información sobre valoración, selección
y eliminación.
- Sistema de organización.

Área de condiciones de acceso y utilización:

OPTATIVOS
- Condiciones de acceso.
- Instrumentos de descripción.

Área de materiales relacionados:

- Unidades de descripción relacionadas. ,
 misma, en cuyo caso podremos repetirla en tal concepto, la
datación será el elemento que los individualice. Así, por
ejemplo, en una serie de libros de actas de Pleno de un
Ayuntamiento, del Consejo de Administración de una em-
presa ... será suficiente con la denominación de la serie. Otro
tanto sucedería con los libros registros de entrada, de salida
(de documentos), de plicas, censos, padrones, y otros mu-
chos más. Aunque el soporte no sea el libro, muchas series
presentan características similares: la correspondencia, los
expedientes de servicios... En estos casos el archivero valo-
rará - e n función de la demanda- la calidad informativa
y redactará otros auxiliares, como pueden ser los índices,
que faciliten un acceso más preciso. Por ejemplo, los libros
de actas que contienen las deliberaciones y los acuerdos de
los órganos superiores de cada entidad, contarán con índi-
ces que pormenoricen su contenido.
- Información sobre valoración, selección y eliminación: se

especifica siempre que la serie no se conserve íntegramente.

- Sistemas de organización: cuando exista alguno distinto al
de la tramitación.
- Condiciones de acceso: se indican si existe algún impedi-

mento al libre acceso.

- Instrumentos de descripción: cuando haya alguno que me-
jore la proporcionada por el inventario.
Unidades de descripción relacionadas: indica aquellas que
tienen una relación directa e importante.
Veamos algunos ejemplos fijándonos más en la excepción que
en la norma:
Un libro de actas del Pleno de un Ayuntamiento en varios to-
mos:

1993. 1.1. Actas.

Libro de actas del Pleno.
36.254-36.257.
4 tomos.
índices.
280
 Lu descripcibn

Un expediente personal:

1977-1989 2.5.1. Expedientes personales.

María Antonia García Maldonado, Jefe del Servicio de
Recursos Humanos.
7.254.
Acceso restringido.

Un expediente relativo al Impuesto sobre la circulación de

vehículos:

1986. 3.3.4. ICV

Impuesto sobre la circulación de vehículos.
15.610-15.615.
6 cajas.
Se conserva completo uno de cada cinco años, los termina-
dos en l y 6.
Acceso restringido.

Un expediente sobre la concesión de la construcción del enlace

entre la Carretera Nacional 1 y la 634 entre San Sebastián y Orio:

1973. 2.5.4. Concesión de obras.

Contratación de la obra de construcción del enlace entre
la N-1, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián
y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras, S. A.
73.555.
1 caja.
Documentación relacionada en: 7 1.294-71.298, proyecto téc-
nico; 72.003-72.004,expropiaciones.

De este modo cada expediente ha sido descrito en los térmi-

nos imprescindibles para garantizar una información suficiente.
No vamos a extendernos sobre el formato del inventario porque
cada vez son más los realizados en bases de datos automatizadas, 28 1
 en cualquier caso se complementa con un buen índice, aspecto que
trataremos miis adelante. Tampoco nos vamos a ocupar de la ca-
siiística que plantea la descripción de un fondo desorganizado o de
uno previamente organizado, por obvias razones de brevedad36.

4.3. Los catálogos

El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así
en sus caracteres internos como en los externos, las piezas docu-
mentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expe-
dientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor his-
tórico, para una exposición, publicación...). Dada su naturaleza
pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación documental
(fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos
de documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos,
pergaminos...} y limitados a un periodo cronológico concreto.
El catálogo es el menos recomendable de todos los instrumentos
de descripción,desde un punto de vista práctico y de servicio,a tenor
de las necesidades descriptivas y de las carencias de medios materia-
les y humanos de la mayoría de los archivos. En tiempos pasados
algunos profesionales dedicaron su tiempo y los escasos medios
puestos a su alcance en la confección de primorosos catálogos, mien-
tras que el consultante se veía obligado a exprimir su intuición para
intentar sondear en el grueso de los depósitos a través de unos instru-
mentos descriptivos trasnochados y raquíticos. Por fortuna, los crite-
rios han evolucionado y el catálogo ocupa el lugar que le correspon-
de, es decir, ser un instrumento al que se recurre excepcionalmente.
De todos modos, cuando se opte por un catálogo debe hacerse
sólo para preparar aquellas colecciones que representen un alto
valor científico o artístico, pero nunca de manera indiscriminada.
Decimos colección porque el catálogo no puede ser aplicado a un
fondo, sección... sino a un conjunto de documentos seleccionado
de acuerdo con criterios mas o menos subjetivos.
Este epígrafe se reduce a exponer brevemente3' los pasos para

.16 Para más información al respecto véase J. R. Cruz: A r c h i i w municipu/c~.s

de
Euskudi. iifuiiuufde oryunizuciiiti. Vitoria: instituto Vasco de Administración Públi-
ca, 1992, págs. 104-116.
3 7 Véase J. R. Cruz: «La catalogación de documentos», en Biidiim. 1, 1987,
282 págs, 129-143. Del mismo autor: Archiuos rnutti<,ipu/esde EuskuJi ..., págs. 140-149,
 La drscripcicin

la catalogación de documentos sueltos y de expedientes, con la es-

peranza de ayudar a quienes se muevan por los mares de futuribles
oposiciones, más que por el convencimiento sobre la necesidad de
abordar su ejecución, salvo en contadas excepciones, generalmente
reducidas al ámbito de determinadas colecciones valiosas dentro
del fondo histórico.

4.3.1. El catálogo de documentos

Podemos considerar la ficha catalográfica como la unidad de
información que describe un documento en tres sentidos:
1. En cuanto a su contenido y localización temporal, conden-
sando su mensaje en unas cuantas líneas, a fin de orientar
al consultante sobre la conveniencia o no de su lectura,
y dotándola de la datación tan completa como el docu-
mento y los conocimientos del archivero lo permitan.
2. En sus características formales: volumen, medidas, materia,
tipología, etc.
3. En su localización espacial dentro del fondo al que perte-
nece, a través de la signatura.
La forma material que adopte dependerá del soporte elegido
para su realización, ya sea una ficha de cartulina normalizada, ya
la memoria de un ordenador. Aunque pueden ser incluidos otros
muchos, los elementos que la componen son como mínimo los si-
guientes:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.

- Volumen.

Área de contenido y estructura:

Resumen de alcance y contenido. 283
 Munuul d e urchiiiisricu

Área de condiciones de acceso y utilización:

- Lengua de los documentos.
- Características físicas.

Área de materiales relacionados:

- Ubicación de los originales.
- Existencia de copias.

- Documentación complementaria.
- Bibliograíia/nota de publicación.

La fecha de todo documento se subdivide en dos elementos: la

data crónica y la data tópica. La primera está compuesta por el
año, mes y día. El año deberá expresarse en cifras arábigas y em-
pleando el sistema de datación cristiano actual, en los casos de do-
cumentación medieval o de otras culturas, de modo que los demás
sistemas aparecidos en la documentación (era hispánica, pontifica-
dos, etc.) deberán convertirse con el auxilio de unas tablas crono-
lógicas. El nombre del mes se indicará en letras y completo, sin
abreviaturas, y el día en numeración arábiga. Ambos deberán ser
reducidos al sistema actual cuando no aparezcan así originaria-
mente (festividades litúrgicas, días andados...). Cuando la fecha no
venga expresada, pero sea deducible por elementos inherentes
o externos al documento, se escribe entre paréntesis; por ejemplo:
(1237. noviembre. 23. Sevilla). En caso de no ser posible, se indica
tal circunstancia con un s. d. (sin datación).
La data tópica consiste en el nombre del lugar en el que se otor-
ga el documento, situado a continuación de la crónica y escrito con
ortografía moderna. Como norma general figurará exclusivamente
el topónimo del lugar de expedición, simplificando de ese modo el
encabezamiento. Cuando no venga expresado pero pueda deducirse
de su propio contenido, se escribirá entre paréntesis, y cuando no
sea posible se dejará en blanco el lugar reservado al efecto.
Resumen de uicunce y contenido: consideramos los siguientes
aspectos: el autor (en cuanto otorgante, el que realiza el acto
jurídico), el acto jurídico en sí mismo (donación, venta...), el desti-
natario de éste y el resumen del contenido textual.
El nombre del autor, escrito con ortografia moderna, encabe-
284 zará este segmento de la ficha seguido, cuando el documento lo
 Lu descripcitjn

permita, de su cargo, dignidad u oficio; aspecto que conviene evi-

tar cuando se trate de pontífices y monarcas, en cuyo caso es sufi-
ciente añadir el ordinal y, opcionalmente, el sobrenombre por el
que se le conozca. Ejemplo: Alfonso XI, Carlos IV, León XIII,
y nunca el rey Juan 11 o el papa Clemente 111. También está de
sobra anteponer los tratamientos (don/doña), no digamos ya otros
más engorrosos (como Excelentísimo y similares), pues aunque su
consignación en el documento pueda ser reflejo de una determina-
da preeminencia social, a efectos del catálogo es un elemento
superfluo. Comenzar por el tipo diplomático (Real Cédula, Decre-
to...) carece de rigor científico, pues se trata de un elemento secun-
dario.
El acto jurídico que representa el documento puede muy bien
expresarse condensado en una sola palabra, a través de la cual se
relaciona al autor con el destinatario; así Alfonso XI confirma a...
cuando se trate de una confirmación, Pedro Pérez de Arriaga, Co-
rregidor de Guipúzcoa, sentencia..., si se trata de una sentencia ju-
dicial. El destinatario precisa los mismos requisitos que el autor
y huelga en consecuencia repetirlos.
El resumen del contenido textual debe ser breve, preciso y con-
ciso, expresando el objeto central del documento sin dar lugar
a divagaciones ni a pormenorizaciones circunstanciales. Es sabido
que no resulta fácil condensar en unas cuantas líneas el contenido
de un documento extenso textual y conceptualmente, pero no lo es
menos que la función del catalogo consiste en describirlo y ayudar
al consultante a decidir sobre la conveniencia o no de su lectura,
por lo que dependerá del buen criterio del catalogador la búsque-
da de esa ráfaga descriptiva.
La lenyuu de los docutnentos: latín, francés... se señala cuando
no sea el castellano.
4 Las característicusfísicas: las medidas del soporte, base por al-
tura, expresadas en milímetros, siempre que no sean normalizadas.
El número de folios o páginas. El soporte material se especifica si
es diferente al papel. El sello si es que lo lleva o falta, debe mencio-
narse: sello de plomo pendiente de hilos de seda, sello en cera,
a falta de sello en placa ... La tipología diplomática, siempre que
pueda establecerse con acierto y teniendo la precaución de no
aceptar a pie juntillas la autocalificación que al respecto pueda lle-
var el documento, sin antes haberla contrastado con el estudio de 285
 su estructura: Real Cédula, Provisión Real... La tipología paleo-
grifica indicará el iipo o tipos de escritura empleados en la redac-
ción. Puede considerarse un elemento optativo y especialmente re-
servado a la producción documental antigua, medieval y de los
inicios de la Edad Moderna; basta en todo caso con expresar su
denominación genérica sin entrar en detalles, por ejemplo: gótica
cursiva, cortesana, procesal ... La tradición documental sirve para
aclarar, en caso de no ser original, si se trata de una copia simple,
de un traslado auténtico ... El estado de conservación permite al
consultante hacerse una idea de lo que va a encontrar en cuanto
a facultades físicas se refiere.
ühicucibn de los originules: se emplea asimismo para señalar
donde se encuentran los originales que contienen documentos
catalogados como insertos.
Existencia de copias: también se indica si existen versiones del
mismo documento en otros archivos.
Biblioyru$u/riotu úe pubíicución: señala cuantas obras publi-
quen, citen o registren el documento catalogado.
Antes de finalizar, veamos un ejemplo de ficha completa3*:

1237. marzo. 20 Vitoria.

Fernando 111 el Sunto, rey de Castilla y León, confirma
al concejo de Huurcon (referido a Oyarzun) el fuero y el tér-
mino territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIlI, en-
comendando asimismo a los hombres de San Sebastián el
mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colabora-
ción defensiva.
AMR: 213.
B.I.l
Pergamino. 306 x 303. Signo rodado. Sello de plomo per-
dido, conserva restos del vínculo. Privilegio rodado. Caroli-
na de transición. Conservación general buena.
Latín.

'' Fuente: J . A. Munita: «El original más antiguo del Archivo Municipal de
Renteria: el privilegio rodado de Fernando 111 al con jo de Oyarzun (20.mar-
286 zo-1237)», en Bilduniu. 2, 1988, págs. 67-105. %
 Lu descripcirín

Gamón, J. 1.: Noticias (6), p. 118 (traduce al castellano).

Gorosabel, P.:Diccionario (lo), t. IV, p. 704.
Banus, J. L.: El fuero (3), pp. 237-239.
1 González, J.: Reinado (8), t. 111, pp. 124-126.

4.3.2. El catálogo de expedientes

Antes de proceder a la catalogación de un e ~ p e d i e n t ees~ de

~
todo punto obligatorio ordenar los documentos siguiendo la Iógi-
ca de su tramitación, segiin hemos visto al tratar el expediente ad-
ministrativo. Los elementos que componen la ficha catalogrhfica
son esencialmente los mismos que en los documentos, aunque pre-
sentan ciertas características en los casos siguientes:
- Fechas: se consignan las extremas, es decir la inicial y la fi-
nal del expediente. Ello no quiere decir que la inicial sea la
del documento más antiguo sino la del que inicia la trami-
tación, pues a veces éste lleva documentación anexa de fe-
cha anterior (por ejemplo partidas de nacimiento, certifica-
dos...). También existe cierta tendencia a confundirla con la
del registro de entrada, que no es sino una diligencia admi-
nistrativa. Asimismo la fecha final la proporciona el docu-
mento de resolución o el último, en el caso de expedientes
incompletos, pero nunca la diligencia de archivo.
- Resumen de alcance y contenido: además del resumen, in-
cluye la relación de los documentos contenidos en el expe-
diente, resumidos muy brevemente y con su fecha. Convie-
ne tener buen cuidado en no incluir las diligencias salvo
que contengan una resolución.
Veamos un ejemplo40:

V. E. Sierra: «El expediente administrativo. Esbozo de tipologia documen-

cn Boletitr de ANABAD. 2, 1979, págs. 247-260.
lal)),
"' Fuente: P. León: Un s i y b dr/i>tnrntoespufiol (utios I71C-/825 ). Eiprdicvirc,.~
consrrwrlos en el Arcliiiw Histhrico Nacionul. Madrid: Ministerio de Cultura, 19x0.
págs. 233-234. 287
 ~

1789-1802. Estado. Fomento.

ESP AHN-E2.829/56
112 folios.
Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitrióli-
cos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boti-
cario y químico, financiada mediante un préstamo sobre
fondos de bienes mostrencos.
Contiene:
1. Resumen del expediente para el secretario de Estado
(29 abril 1789).
2. Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau
las operaciones que exponía en su memorial (Aran-
juez, 9 mayo 1789).
3. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez
Bueno (Madrid, 3 1 mayo 1789).
4. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole
audiencia para exponer sus pretensiones (Aranjuez,
2 de junio de 1789).
5. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la
devolución del préstamo que le concedieron del fondo
de bienes mostrencos (La Carolina, 14 mayo 1802).
6-7. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general
de mostrencos, Francisco Nogués, notificándoles la
prórroga durante dos años (Gerona, 26 octubre 1802).
8. Resumen del expediente para el rey (s. d.).

4.4. La descripción de documentos especiales

Hasta ahora nos hemos referido a los documentos textuales,
casi siempre agrupados en expedientes y elaborados sobre papel,
en cambio, existen otros tipos documentales corrientes en nues-
tros archivos desde hace siglos -documentos graficos- y otros
cada día más abundantes -los informaticos-; también pode-
mos encontrarlos de distinta naturaleza: los iconográficos -di-
bujos, litografías ...-, los fotográficos -positivos, negativos, pla-
288 cas de vidrio, videos, films...- y los sonoros -discos, cintas
magnetofónicas, etc.-. Como quiera que su estudio alargaría ex-
cesivamente la exposición de este punto, el tratamiento de estos
tipos puede consultarse en la bibliografía de referencia. Vamos
a detenernos exclusivamente en los dos primeros: los gráficos
y los informáticos.

4.4.1. Documentos grú$cos no proyectahles

Son los mapas, planos, dibujos, croquis ... Los elementos a te-
ner en cuenta son aquellos que permitan identificar el documento,
sus características, información y ubicación; es decir, los siguientes:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

-- Nivel de descripción.
- Volumen.

Área de contenido y estructura:

- Resumen de alcance y contenido.
Área de condiciones de acceso y utilización:
- Características fisicas.
Área de materiales relacionados:
- Existencia de copias.
- Unidades de descripción relacionadas.

- Características físicas: indica la materia del soporte, escala,

dimensiones, tintas, colores y demás detalles del documento.
-- Unidades de descripción relacionadas: en su caso señalará
la unidad de la que el documento ha sido desgajado para su
correcta colocación o con la cual se relaciona directamente.
Veamos un ejemplo. Se trata de un piano de la ciudad de Pam-
plona realizado sobre papel por Juan Antonio Toreli en 1706 289
 Muiiiid dr uri~/iii~í.s/iiu

y que se encuentra en la sección de Estado del Archivo Histórico

Naciona141:

1706 marzo 3 Estado. Mapas, planos y dibujos.

ESP AHN-E629
Plano de la ciudad y castillo de Pamplona, destacando
los bastiones y las puertas, y el curso del río Arga. Con ex-
plicaciones topográficas.
Juan Antonio Toreli, profesor de matemáticas (lo delineó).
420 x 580. Escala 250 toesas = 95 mm.; 1 5 . 1 16. Manuscri-
to en tinta negra, iluminado en verde, amarillo, ocre y carmín.
Disponible también en diapositiva color.
Procede del legajo 297 de la misma sección.

4.4.2. Documentos informáticos

Han sido incluidos en este epígrafe de especiales por las especi-
ficidades que presentan en cuanto al formato y otros aspectos se
refiere. Por lo demás, la información, la procedencia y el contenido
no varían necesariamente respecto de los otros formatos; en conse-
cuencia, su descripción se caracterizará por recoger los datos nece-
sarios para su manejo, además de los apropiados al nivel de des-
cripción. Los elementos son:
Área de mención de identidad:
- Signatura.
- Título.
- Fechas.

- Nivel de descripción.

Volumen.
Área de contenido y estructura:
- Resumen de alcance y contenido.

4 1 Fuente: P. León: Mupus. plunos y dihuios dr /u srcribn dr Estudo de/ Arcliiiw

290 Hi.s/drico Nucionul, Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, phg. 70.
 La drscripciiin

Área de condiciones de acceso y utilización:

- Condiciones de acceso.
- Características físicas.

- Lengua.

- Derechos de autor/normas de reproducción.

Área de materiales relacionados:

- Existencia de copias.

- Lengua: indica el lenguaje de programación empleado y, en

general, el software necesario para su manejo.
- Características físicas: tamaño o extensión, medio emplea-

do, memoria requerida, periféricos necesarios.

Veamos la forma de describir un censo de población en sopor-
te óptico, por ejemplo:

1991. 2.14. Censos

Censo de población.
1 CD ROM
2 1.254.
Acceso restringido.
Entorno PC. SPSS.
1,2 GB. Lector CD.
Derechos sobre el programa: Instituto Nacional de Estadística.

5. La indización
A menudo los usuarios se quejan de que los instrumentos de
descripción presentes en los archivos resultan excesivamente com-
plicados y poco Útiles para conocer qué hay sobre las materias de
su interés. Demasiado ocupados en la procedencia, en la clasifica-
ción... que desde luego constituyen otros puntos de acceso a la in-
formación, los archiveros han llegado a apartarse peligrosamente
de su verdadera razón de ser: los usuarios. Por fortuna esta actitud
se está rectificando en los Últimos años y prueba de ello es el papel 29 1
 Mtrtiuul dr urcliiiisticrr

creciente que la indización tiene entre los instrumentos de descrip-

ción.
Cuando se habla de sistemas de indización, como señala C.
Díez4’ a quien seguiremos en este epígrafe, «con frecuencia encon-
tramos distintas denominaciones que hacen referencia a un mismo
concepto: sistemas o “lenguajes de indización”, “lenguajes termi-
nológicos”, “lenguajes controlados”, “lenguajes normalizados”,
“lenguajes de recuperación”, “lenguajes documentales’’... aportan-
do cada uno de los adjetivos que acompañan a “lenguajes” y a ve-
ces a “sistemas” una característica de éstos -sirven para indizar el
contenido de los documentos, constituidos por términos, controla-
dos y normalizados...- y todos ellos remiten a un conjunto de pa-
labras y/o términos que tienen como misión sintetizar y represen-
tar el contenido de los documentos por parte del profesional de la
documentación, para recuperarlos de este modo por el usuario)).
La indización comprende tres etapas43 que, adaptadas a la do-
cumentación de archivo, son:

1.” Examen del documento y determinación de su contenido,

prestando atención a los siguientes elementos: emisor (ac-
tor), receptor, canal (procedimiento), mensaje (asunto)
y contexto, siguiendo a Jakobson en su teoría del acto co-
rnuni~ativo~~.
2.” Identificación y selección de los conceptos principales, ex-
traídos del documento mediante análisis intelectual
y transformados posteriormente en términos de indización.
3.a Selección de términos de indización que expresen los con-
ceptos de los documentos, bien mediante términos conte-
nidos en ellos o a través de otros que elijamos y sean re-
presentativos.

Los lenguajes de indización empleados para reflejar el conteni-

do de los documentos son:

4 2 C. Diez: Lus iiidusirius de la lriiguu: puiiorúniicu pura los yesrorc~sde la itdbr-

tnucicín. Madrid: Bi blioieca Nacional, Fesabid, 1994.
” PNE-50-121: ((Documentación.Métodos para el análisis de documentos, de-
terminación de su conienido y selección de los términos de indizaciónn, en Revista
Espufiolu de Documeniución Cieni$cu. 14, 1, 1991, págs. 57-63.
292 ‘‘ R. Jakobson: Ensuyos de liiigüisriru yrneral. Madrid: Ariel, 1974.
 Lu úescripcih

1.Lenguajes codificados, numéricos o alfanuméricos, como

los empleados en la clasificación.
2. Lenguajes libres.
3. Lenguajes controlados.
4. Lengua humana.
Nos vamos a centrar en los más empleados, el segundo y el ter-
cero, para lo cual seguiremos a van Siipe4':
- Los lenguajes libres: se construyen a partir de la lectura de
los documentos, cuyo contenido es reílejado mediante pala-
bras claves o descriptores libres.
- Los lenguajes controlados: se elaboran tras estudiar la te-
mática de los fondos así como el nivel y las peticiones de
los usuarios, son las listas de materia y los tesauros.
La diferencia reside en que los primeros se construyen a poste-
riori y los segundos a priori, veámoslo:
- Las palabras clave son las significativas o llenas de conteni-
do (mientras que los artículos, pronombres, conjunciones
y preposiciones son vacías desde el punto de vista semánti-
co, aunque tienen contenido gramatical). Como no precisan
labor intelectual alguna, son extraidas a partir de la descrip-
ción o, cada vez con más frecuencia, del texto completo de
los documentos registrados en el ordenador. Estas palabras
forman una lista ordenada alfabéticamente -junto con su
frecuencia de aparición o sólo el número de documentos en
los que aparecen- y actualizada a medida que se analiza la
información. Si esto es una de las ventajas del sistema, la
falta de normalización -palabras de todas las formas y ca-
tegorías gramaticales, ambigüas, etc.-- es uno de los gran-
des inconvenientes, que genera una alta tasa de ruido ado-
cumentos no pertinentes extraídos)) y de silencio ((docu-
mentos pertinentes no extraídos)), en las

45 G. van Siipe: Lenyuujes de intíizucicín: concepción. consrrucci<iny u t i í i x ~ i < í ~ i

eri los sisirriius docunientu/es. Salamanca
[etc.]: Fundación Gerrnán Sánchez Ruipé-
rez, 1991.
4h C . Diez: op. cit. 293
 Los descriptores libres. Este lenguaje se diferencia del ante-
rior en dos aspectos:
o El proceso intelectual a través del cual el indizador va
elaborando - tras la lectura de cada documento-~ una
lista formada por términos representativos de los con-
ceptos.
o El indizador debe alcanzar cierto grado de homogenei-
dad que no existe en las palabras claves, como que los
términos sean nombres y vayan en singular, por ejemplo.
- Lus listus de ericuhezuniieníos de materia: son una relación
de términos normalizados a priori y aplicables en principio
para simbolizar el conjunto del conocimiento general. El in-
dizador sintetiza el contenido de los documentos a través de
los descriptores registrados en la lista, «en cuya elaboración
la lingüística juega un papel superior al desempeñado en los
anteriores sistemas, ya que se utilizan medidas de control
para evitar la sinonimia, polisemia, homonimia y conseguir
la uniformidad morfológica y sintáctica de los términos»47.
- Los t e s ~ u r o s Podemos
~~. definir el tesauro como «un voca-
bulario finito, elaborado a priori, formado por términos con-
trolados y normalizados, que sirve para la indización y recu-
peración de documentos pertenecientes a un dominio parti-
cular del conocimiento humano; al referirse a un campo
científico del saber, los términos representan conceptos
unívocos y necesitan organizarse a través de una serie de re-
laciones ---de equivalencia, jerárquicas y asociativas- que
se entretejen formando con ellos una estructura semántica
tupida^^'. En el caso de los archivos el dominio particular lo
constituyen los fondos individualmente o por categorías.
Las relaciones son:
o De equivalencia: señalan la sinonimia entre varios térmi-
nos e indican el que ha sido tomado como descriptor.

.*' Ihid.
M . T. Laureilhe: Le ilieruurirs: WII r d c , su siruciirre, SOII rluhorurion. Villeur-
banne: Presses de I'ENSB. 19X 1, XX pigs. E. Currás: Tlirsclurus: Irri~itujcsrrrniinolti-
cjicos. Madrid: Paraninfo, 1991, 284 págs.
294 ' .*' C . Díez: ihid.
 Lu drscripcirín

Gráficamente se representan por los símbolos USE y Up

(usado por). El primero sirve para dirigir del término no
preferente al preferente, de un no descriptor a un descrip-
tor, por lo general escrito con distinta tipografía. Por
ejemplo: tren USE transporte ferroviario, en el caso con-
trario transporte ferroviario Up tren.
o De jerarquía: representadas mediante los símbolos TG
(termino genérico) y TE (término específico), los cuales
indican relaciones de género-especie, parte-todo ... Por
ejemplo: Organizaciones internacionales TE ONU, Indus-
tria TE Industria papelera.
o De asociación: representadas mediante TR (termino rela-
cionado), pueden ser de: semejanza, causalidad ... Por ejem-
plo: Patrimonio etnológico TR Excavación arqueológica.
Al elegir un sistema para indizar los documentos deberemos
tener en cuenta que la complejidad o el control del lenguaje es di-
rectamente proporcional a la precisión de las búsquedas; en conse-
cuencia la evaluación50 se realizará analizando el «ruido» y el
«silencio»; es decir, consideraremos:
- El número de documentos pertinentes encontrados.
- El número de documentos pertinentes no encontrados: si-
lencio.
- El número de documentos no pertinentes encontrados: ruido.
- El número de documentos no pertinentes no encontrados.

Otro de los factores que inciden en la recuperación de la infor-

mación es la extensión del lenguaje documental, o sea, la cantidad
de conceptos y de términos empleados. Utilizando pocos y de sig-
nificado muy amplio, la subjetividad del analista es menor y la in-
dización mas sencilla, pero en contrapartida es difícil recuperar la
información de forma precisa. En el caso contrario, empleando
muchos conceptos específicos, las respuestas del sistema acusan en
gran medida la subjetividad del indizador.
((Todosestos sistemas pueden ser construidos de forma manual

5" Las fórmulas para hallarlo están expuestas en J. Chaumier: Atiúiisis y ícri-
yircijes docirmrniules: el truiumieiiio litigüklico en lu inJiirmuci(jn documriituriir. Bsr-
celona: Mitre. 1986. 295
 o, lo más común en los últimos tiempos, informáticamente, hacien-
do uso de softwares estadísticos y lingüísticos, y de bancos termi-
nológicos. El uso de la informática trae numerosas ventajas, tradu-
cidas todas ellas en mayor rapidez y precisión en el trabajo con los
términos: ordenación automática, detección de errores ortogrrifi-
cos, su registro y relaciones directas o aviso de su ausencia, bús-
quedas a partir de uno determinado o de todos los relacionados,
así como las variantes y íos contextos en que aparecen))”.

Todavía son pocos los logros alcanzados por la archivística en

esta materia y han venido de la mano de las nuevas tecnologías,
aunque en los años venideros es de esperar cierta eclosión de te-
sauros y otros sistemas de indización. En los países anglosajones
existe cierta tradición en el uso de listas de encabezamiento de ma-
terias”, en Francia cabe destacar la aplicación EGERIE” y sobre
todo el tesauro de la serie W de los archivos departamentales para
la documentación contemporánea, con carácter de norma nacio-
naIs4. En España los logros son pocos hasta el momento”.

6. Los instrumentos de control

Una vez que ha sido descrita la documentación, ya está en con-
diciones de ponerse a disposición de los usuarios y para ello es ne-
cesario crear otros elementos de control, pero referidos a su uso.
A diferencia de los descriptivos, los instrumentos de control se ela-
boran para uso interno del servicio y son, como señala M. C. Pes-
cadors6, de dos tipos: sobre el contenido (registro de fondos, rela-
ciones de entrega, relaciones de contenido e inventario cuantitati-

” C. Díez: ihid.
” NARA: LI/¿wii.lr.sptrw.s, dutu c4rrrirtits: niuriirul. Washington: NARA, 1989.
’’ 1. Cloulas: «Aplicsción EGERlE. Iiidización del inventario general de los
fondos. OrientiiciOn de los investigadores en los fondos de archivo)),en Bolrfíri da/
ADPA. l . 1985. págs. 63-84,
Direction des Archives de France: T/ic,suurit.s W. Vocuhuluires norrriulisLs
poicr /u rlr.wripriori ct /‘iriúr.wriori d r s trrc/iiiw trdniiriisiruiitws locules coritrmporui-
r i c s . París: Minisiere de la Culiure, 1989, 249 págs.
“ R. Martín (coor.): Vocuhit/ario de iridizución y consulfu de /u htrsr de <lutos
BADATOR. Bergara: Gobierno Vasco, 1993, 254 págs.
296 5 6 M. C. Pescador: op. cit.. págs. 3 y ss.
vo de los fondos) y sobre el servicio (registro de usuarios, identifi-
cación de usuarios y boletines de consulta). De los primeros ya he-
mos hablado al hacerlo sobre la remisión de fondos, seguidamente
vamos a analizar los instrumentos de control sobre el servicio,
muy brevemente ’.
En este punto debemos diferenciar dos tipos de usuarios: los
internos y los externos; o sea, la propia administración, por una
parte, los consultantes e investigadores, por la otra. A fin de con-
trolar tanto las consultas en sala como el envío de documentación
a otras dependencias, deberá elaborarse un registro (bien en forma
de libro, bien en un fichero que puede ser automatizado), en el que
constarán los siguientes datos: signatura de archivo, descripción
del documento, solicitante (nombre, apellidos y dependencia), fe-
cha de salida y de entrada (devolución) con la rúbrica del peticio-
nario y del archivero.
Para controlar las consultas en sala por parte de consultantes
e investigadores, estableceremos los siguientes instrumentos:
1 . Un registro de investigadores en el que conste su nombre,
dos apellidos y dirección, tema de investigación y categoría
del mismo en caso de ser reseñable.
2. Un boletín de consulta en el que consten: nombre y apelli-
dos, fecha, documentación solicitada y su signatura de
archivo.
Con estos procedimientos tan simples podremos elaborar las
estadísticas de usuarios del archivo, así como la de investigadores
que solicitan el Ministerio y las consejerías de Cultura. Nos permi-
te conocer en todo momento en qué manos se encuentra la docu-
mentación, reclamarla ante las oficinas que se demoren en s u uso,
al tiempo que nos servirá de orientación a la hora de elegir el ins-
trumento descriptivo de las distintas series en función de su mayor
o menor uso, o reproducir aquellos documentos que por su excesi-
va consulta y consiguiente manipulación corran riesgo de verse
deteriorados.

297
 12.
Los archivos
y las nuevas tecnologías

1n t roducción
Antes de entrar en materia conviene aclarar que las relaciones
con las nuevas tecnologías entendidas como algo diferente al pro-
cedimiento archivístico es un enfoque llamado a desaparecer, ya
que su decidida aplicación a las distintas fases del quehacer profe-
sional exigirá su tratamiento combinado como algo inherente. La
bibliografia en la materia abunda todavía en especulaciones acerca
del futuro impacto de las tecnologías de la información, aunque
cada vez es más numerosa la que aborda aplicaciones concretas
y ofrece soluciones. Aspectos básicos como las transferencias, la
selección, el control de fondos, la descripción ... dentro de poco se-
rán prácticamente inconcebibles sin el auxilio o la mediación de
dicha tecnología. Es por esto que nos proponemos abordar la
cuestión desde un punto de vista eminentemente práctico, centran-
do la vista en las posibilidades y en los logros que ofrecen en las
distintas fases del trabajo archivístico.
Asimismo es necesario adelantar que no vamos a extendernos
en explicaciones acerca del «software», del «hardware», de los nue-
vos soportes y demás aspectos técnicos que, aparte no ser compe-
tencia archivística, son ya sobradamente conocidos y cuentan con
voces autorizadas para su anlilisis. Por Último, al tratarse de un
entorno en constante mutación, consideramos que una monografía
corre el riesgo de quedarse rápidamente desfasada en este punto,
como lo ponen de relieve obras de tan sólo hace algunos años'.
1. Historia
Es opinión comúnmente aceptada que la profesión archivística
ha sido poco ágil en el ~iprovechainientode las nuevas tecnologías,
afectada por un inveterado conservadurismo auxiliado por la esca-
sa presión de los usuarios tradicionales y por los limitados recur-
sos disponibles. Siendo ésto cierto, no son todos ni los más decisi-
vos ante factores como el escaso grado de normalización necesario
para u n uso racional de dichas tecnologías, o la poca considera-
ción de los archivos como recurso básico de información por parte
de las propias entidades a las que dan servicio*.
Ya en el Congreso Internacional de Archivos de 1964 celebra-
do en Bruselas se trató el tema de la automatizacion, aunque los
par~icipantesconsideraron que el ordenador en los archivos sólo
tenía cabida para realizar determinadas operaciones contables
y estadísticas; hubo en cambio una excepción, el NARA de Esta-
dos Unidos, que consideró más amplia su utilidad en aspectos co-
mo el control de los depósitos y la localización de expedientes, se-
gún sus propias experiencias estaban demostrando3.
Hacia 1971 ia actitud de un número creciente de archiveros
había cambiado. En el informe dirigido a la Octava Mesa Redon-
da de los Archivos, R. H. Bautier señaló la aplicación incipiente de
las técnicas informáticas en la recopilación, procesamiento y difu-
sión de la información, conctuyendo que su desarrollo afectaría
a las políticas archivísticas de algunos países: los Archivos Nacio-
nales de Suecia fueron los primeros en asegurar su competencia
sobre los documentos informáticos de valor permanente como ya
la tenía sobre los convencionales, seguidos por el NARA, Cana-
dá ... Esta nueva situación venía gestándose desde finales de los se-
senta. Se habían producido algunos cambios de origen externo
que propiciaron dicha evolución. De UR lado, la aplicación de los
ordenadores a los estudios históricos y sociológicos propició el de-
 Los trrchiiw y ltrs nueiius recnoloyíus

seo de acceder a los datos registrados en los nuevos soportes; del

otro, se estaba comenzando a expurgar cintas magnéticas al mar-
gen de los archiveros, dada su falta de conocimiento sobre la ma-
teria, la carencia de recursos para conservar y utilizar los nuevos
documentos, así como los obstáculos legales para transferirlos por
ser tan recientes. Todo ello animó a los profesionales de diversos
países a utilizar las computadoras y a automatizar algunos proce-
sos, especialmente la recuperación de la información. Alemania
(RFA) fue la pionera en los programas de indización, seguida por
EE.UU., Italia y Francia.
Fruto de esta nuevo estado de cosas se fundó en 1972 el Comi-
té para la Automatización del CIA, centrado en el fomento de las
nuevas tecnologías aplicadas a los archivos. A partir de entonces
los proyectos van proliferando sobre todo en los países desarrolla-
dos. Con un ligero desfase España se suma a estas iniciativas con
proyectos como la «Guía de investigado re^»^ (1975), la informati-
zación del Catastro de Ensenada (1976) y el inventario informati-
zado de los protocolos notariales5 (1976), interrumpidos al poco
tiempo de su inicio.
Lo que caracteriza a esta primera generación de aplicaciones
informaticas es su carácter minoritario, su rigidez -derivada de la
poca flexibilidad de los sistemas- y sus elevados costes, así como
el abandono de la mayoría ante la segunda generación surgida en
los años ochenta. Ésta se caracteriza por el diseño de proyectos
que se mantienen vigentes a largo plazo y son más flexibles que los
anteriores por la menor rigidez técnica, resultan más baratos, se
extienden a todos los campos del trabajo archivístico y a un núme-
ro muy amplio de centros y países. Esta generación, que aún per-
mence activa, será el objeto de nuestra atención ya que la que
podríamos considerar como tercera -caracterizada por el alma-
cenamiento masivo en soportes Ópticos, los sistemas hipermedia,
los documentos virtuales, los sistemas expertos, etc.- es aún inci-
piente.

Giriu de inoestigudores en los u r c h i i m espuñoles. Rama de hutnunidutles. Mn-

drid: Comisaría General de Archivos, 1977, 2 vols.
A. Matilla: «Nuevas instrucciones para Archivos Históricos de Protocolos»,
en Boletín de Archivos, 1980, págs. 7-26. 30 1
 2. La aplicación de las nuevas tecnologías
Todavía no se ha llegado ai extremo de fabricar un androide
archivero que sustituya por completo el trabajo huinano, sin em-
bargo las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de auto-
niatimr muchos procesos con indudables ventajas: la gestión ad-
ministrativa, el almaccnamiento y sustitución de soportes, las
transferencias, el control sobre el expurgo, la descripción, la difu-
sión... Este nuevo mundo de posibilidades exige, en contrapartida,
el acercamiento Iiacia u n entorno como el de la informática y las
teleconiunicaciones que en principio puede resultar extraño, por lo
cual es recomendable dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
1.Conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen, lo
que no implica convertirse en un experto, algo tan poco
probable como innecesario.
2. Reflexionar hasta alcanzar un alto grado de certeza sobre
cuales son nuestras necesidades, las exigencias de nuestro
centro que podrían ser mejoradas con estos medios. La ex-
periencia nos muestra que muchos proyectos malogrados
lo son por la incertidumbre del archivero sobre lo que de-
sea y necesita.
Por ello, es necesario familiari~arnoscon este entorno y cono-
cer cabalmente nuestras exigencias. Éstos han de ser los principios
bitsicos que nos permitan evaluar ia adecuación, así de los produc-
tos comerciales como de las Soluciones a medida.
E1 siguiente paso consistirá en elegir entre la adquisición de pro-
ductos comerciales o su diseño cid hoc y, en este supuesto, contratarlo
con el exterior o a los servicios informáticos de la entidad. Salvo el
«hardware)>,que siempre sera adquirido, la respuesta dependerá de
múltiples factores, pero sobre todo - una vez más -- de nuestras
necesidades. La relativa capacidad de absorción que ofrecen los
archivos ha posibilitado la.proliferación de empresas y de productos
específicos. Cuando hasta hace unos años sólo era factible adaptar
soluciones más o menos compatibles, hoy se pueden comprar buenos
paquetes informiiticos conabidos para su uso archivístico. La oferta
es muy amplia y abarca desde las bases de datos para ta descripción,
302 hasta paquetes para la gestión archivística integral.
 Excepción hecha de los proyectos que incluyan investigación
y desarrollo de nuevas aplicaciones o la respuesta a necesidades
cuyo volumen y especificidad así lo justifiquen, la adquisición es
factible y recomendable, además las empresas suelen facilitar la
adaptación de sus productos a cada centro. Insistamos nueva-
mente en que lo importante es especificar con claridad las necesi-
dades funcionales del archivo, conocer las tecnologías y su mer-
cado, para poder evaluarlas; lo contrario puede ocasionar el en-
cargo a medida de aplicaciones como sencillas bases de datos
para la inventariación y otros errores. En cualquier caso, y a fitl-
ta de un organismo de tutelaje con capacidad para homologar
productos, procede asesorarse a través de colegas que hayan so-
lucionado demandas similares, expertos de la propia entidad,
consultores externos, y estudios de caso cada día mis abundantes
entre las publicaciones del área.

Si bien la mayoría de los procedimientos archivísticos son sus-

ceptibles de ser automatizados, el más beneficiado es sin duda la
descripción-recuperación y cuanto con ello se relaciona, en perfec-
ta consonancia con las disciplinas afines que en este sentido se en-
cuentran en una fase bastante más avanzada. Dejaremos fuera la
gestión administrativa y aspectos tan obvios como el procesamien-
to de textos, pues no presentan peculiaridad alguna que los dife-
rencie de la actividad administrativa general.
La amplia expansión de la informlítica a todos los aspectos del
trabajo administrativo facilita sobremanera la automatización del
archivo desde sus inicios. Tan pronto como la entrada de un docu-
mento es registrada por medio del ordenador conectado en red,
podemos realizar el seguimiento del expediente a lo largo de su
tramitación, clasificarlo y describirlo (incluyendo su indización), lo
cual es factible mediante un programa de gestión integral del
archivo que funcione conectado con todas las unidades adminis-
trativas'. Desde este punto la consulta, el préstamo, el régimen de

R. Bedia: «Registro de documentos. archivo y recuperación electrónica: el

inundo de la imagen en la gestión de expedientes. Nuevas lecnologias en aplicacio-
nes tradicioiialcs)), en X I Jorncidus I n / i ~ r i t i d i c ay Adrniiiisirucicín LOCU/. Zaragoza:
FEM P, IW9, págs. 13.1-1 3.30. 1. Zurnalde: «K«ntrol-fitxo eta espediente-jarriii-
kuntzn Euskal Autonomi Elkartearen Adm¡n¡strdzioren Sistima Arixibistihoaren
oinarrizko trcsna deskripzio gisa. La ficha de control y seguimiento de expedicntcs 303
 acceso... en la fase de gestión, se realiza con los mismos procedi-
mientos.
Como quiera que la gcstión clcctrónica integral del archivo re-
quiere normulitar todos los procesos desde la fase de oficina, la
descripción, lu indización y la clasificación realizadas en estos mo-
mentos serún transferidas al archivo intermedio como lo serán
también las hojas de remisión de fondos a través del sistema, con
el consiguiente ahorro de tiempo y de personal'; asimismo se con-
trola mejor la disponibilidad de espacio en los depósitos y la sig-
naturación de las unidades de instalación', realizado todo ello de
forma automatitada. Por cuanto se refiere al expurgo, informati-
zando los cuadros dc selección, el ordenador indicará periódica-
mente las series que han de ser objeto de tratamiento, su localiza-
ción, el tipo de selección aplicable, las unidades de instalación y las
signaturas que queden libres, con su posterior asignación a nuevos
ingresos; asimismo es imprescindible para seleccionar información
en bases de datos" y cualquier tipo de documentos informáticos.
Como ya hemos apuntado, el campo primero y más amplio de
aplicación es el de la difusión de la información, ya que al fin y al
cabo la informática es el tratamiento automático de la informa-
ción". A partir de los registros acumulados en las fases anteriores,
el archivo podrá elaborar -mejorándolos- los instrumentos de
descripción, de control de consultas y usuarios, estadísticas, etc.
Entendidos como aplicaciones concretas, al margen de siste-
mas integrados de gestión, son tantos los proyectos y los logros
alcanzados que resultaría prolijo y estéril su enumeración. Las pri-
meras aplicaciones de la que hemos denominado segunda genera-
ción continúan en marcha y están centradas en la indización de
inventarios impresos, tal es el caso de la base EGERIE, un índice

como instrumento descriptivo básico del Sistema Archivístico de la Administración

Autónoma Vasca)),en Iruryi. IV, 1991, págs. 379-389. J. Borrás: d'arxiu general de
la Universitat Pornpeu Fabra: un sistema integrat de la gestió deis documents ad-
mii~islr~~lius i d'arxiusn, en L/i</ri/í.5, 1992, págs. 147-158.
' C . Pailhcs: (<Lesystemc de classification des archives orriciels francais. La sc-
rie W,), en L/igu//,2, 1990, págs. 35 y SS.
M. Duchein: «L'arxiver davant la informatic¿», en Lliqull. 6, 1993, pág. 81.
A. Kowlowitz: ctArchival appraisd of online informalion systemsn, en .&di-
cul It~J>rrnuficsTrc.fi,ricu/Rrpurth, 3, 1988, págs. 1-74.
' O M. T. Molina: «El archivero en la sociedad i n f o r m a ~ i ~ ~ dena ) Bolcrin
~, del
304 ANABAD, XXXVI, 1986, p&. 19-30.
extraído a partir del Inuentaire Generul des Forids de los Archivos
Nacionales franceses". Otros se han orientado a la gestión infor-
matizada de inventarios como es el caso del Archivo Municipal de
AlcobendasI2 o el programa A R C A que consiste en la aplicación
del programa CD/ISlS para la organización e inventario de los
archivos de la iglesia veneciana13 o la base de datos de licencias de
obras públicas del Archivo Municipal de Barcelona'", por citar al-
gunos ejemplos.

3. Últimas tendencias aplicadas a los archivos

En los últimos años se están desarrollando nuevas aplicaciones
cuya repercusión es inmediata, en algunos casos, o inminente, en
otros; nos estamos refiriendo a los avances en la aplicación de las
tecnologías ópticas, los sistemas expertos, los documentos EDI, las
guías de recursos de información, los sistemas integrados y las co-
nexiones en red.
Las tecnologías ópticas para el tratamiento automatizado de
imágenes se está revelando como uno de los campos mas prome-
tedores. La combinación del disco Óptico como soporte de alma-
cenamiento y las tkcnicas de OCR (Reconocimiento Óptico de Ca-
racteres) aplicadas al tratamiento de imágenes, gráficos, documen-
tos... en múltiples profesiones ha sido rápidamente adaptada por
los archivos, bien que con carácter experimental. En Canadá el
sistema ArchiVISTA conserva en discos Ópticos los fondos del
Centro Canadiense de la Caricatura, cerca de 20.000 ilustraciones.
En Estados Unidos se experimenta el sistema ODISS para docu-
mentos de la Guerra Civil. El Archivo Municipal de Utrecht ha
-puesto en marcha el A R E para el acceso a la descripción y a los

I I 1. Cloulas: «Aplicación EGERIE. Indización del Inventario General de los

Fondos. Orientación de los investigadores en los fondos de archivos)), en Bolrfíri
del ADPA. 1, 1985, págs. 63-84.
I z J. M. Rodríguez: «Etapas previas al proceso informático de un archivo mu-
nicipal», en Lli~ull.1, 1990, pigs. 201-221.
I J C. Salmini y E. Pozzana: (<ISIS/AKCA:uno struniento per l'ordiniimcnlo
e I'iiivCntariaZioncdi archivi)),en CKIllRJ di Ricrrchr In$>r»iulichr prr i Brni Culfu-
1, 1991, págs. 35-44.
rtr/ic hoí/rtiilfJ~~'ii~/(Jrr>iutif)ni.
l 4 1. Puig: «La base de datos LL.0.P. del Archivo Municipal Administraiivo de
Barcelona)), en Arquiiw Rio Cluro, 9, 1990, págs. 16-29. 305
documentos digitalizados de los registros notariales”. En España
destaca el Proyecto de Informatiaición del Archivo General de In-
dias‘h desarrollado por el Ministerio de Cultura en colaboración
con IBM y la Fundación Ramón Areces, el cual espera ser aplicado
en el futuro a otros archivos históricos nacionales. Consiste en un
sistema automatizado para la gestión de las distintas fases del archi-
vo, principalmente en lo que hace referencia al servicio e informa-
ción al investigador. Estri compuesto por tres subsistemas: la gestión
del servicio de referencia a través de una base de datos de informa-
ción textual, la consulta de documentos -previamente almacena-
dos en discos ópticos- a través de pantallas de alta resolución, y la
gestión de usuarios (acreditaciones, acceso, peticiones, estadísti-
cas...). Las dificultades técnicas que han presentado los documentos
por su estado de conservación, han hecho de este proyecto un ban-
co de pruebas inmejorable para el perfeccionamiento de una tecno-
logía cuyos costes, cada día menores, van facilitando su expansión.

Los sistemas expertos. Otro de los horizontes con futuro es el

uso de la inteligencia artificial 4 1 procesamiento del lenguaje na-
tural, la robótica y los sistemas expertos- para comunicarnos con
las mriquinas en nuestra propia lengua”, acceder a bases de datos
inteligentes con grandes cantidades de información, etc. Ya se es-
tiin realizando algunos ensayos con sistemas expertos, sistemas
con capacidad de aprendizaje que acumulan el comportamiento
de los expertos en un Area del saber y emulan sus respuestas, de
ahí su nombre. Ya en 1986 los Archivos Nacionales estadouniden-
ses elaboraron un prototipo para el servicio de referencia18. La ba-
se se realizó con parte de los fondos del Departamento de Interior,
el sistema aprendió el conocimiento profesional acerca de la natu-
raleza y el origen de las unidades administrativas, el contenido de
los documentos, su clasificación y los procedimientos de búsqueda
para responder a las demandas. Los resultados fueron sorprenden-
temente buenos, aunque la incorrecta indización limitó la capaci-
dad de respuesta al 74 % de las preguntas correctamente formula-
das; además el sistema identificó nueve series apropiadas en las
que el archivero había errado al primer intento. El problema prin-
cipal fue la dependencia del sistema respecto de la calidad c inte-
gridad de la información que se le había proporcionado.
Asimismo es reseñable el Proyecto de Gestión inteligente de la
Información que están desarrollando los Archivos Federales de
Suiza, junto con la Universidad de Ginebra y el Instituto de Estu-
dios en Inteligencia Artificial de Lugano, consistente en un sistema
de recuperación de información en grandes masas documentales
con la ayuda de un sistema expertoI9.

El intercambio electrónico de datos. Cuando la comunidad

archivística habia comenzado a resolver las cuestiones planteadas
por los documentos electrónicos, también denominados según su
traducción literal del inglés: documentos legibles por máquina, las
tecnologías de la información -la conjunción de la informática
y de las telecomunicaciones-- han introducido un nuevo foco de
atención que se perfila como la vía m i s decisiva para llegar a la
oficina sin papel: el intercambio electrónico de datos, m i s conoci-
do por su acrónimo EDI (Electroriic Data iiitercliunge).
Tradicionalmente las empresas así como las administraciones
basan sus operaciones en el intercambio de documentos en sopor-
te convencional, ya sea para la correspondencia, la facturación
o cualquier otro tipo de actividad. El desarrollo de las tecnologías
de la información ha permitido en los Últimos años incrementar
el intercambio de datos en forma electrónica, sin intervención del
papel, si bien para que dicha comunicación fuese aceptada por to-
dos, para compatibilizar sistemas, ha sido necesario alcanzar for-
matos normalizados que desde 1979 comenzaron a ser desarolla-
dos en Estados Unidos y en los que actualmente trabaja ISO (AN-
SI X12, TDCC, EDIFACT'"). Dichas normas definen la sintaxis,

"' M. Virquez de I'argo y P. Gonriilcr: op. cii., pág. 160.

"' S. <;;ivrel: dnforniation ieclinology siaiidards: tools f o r itie arctiivibi>>.CII
A i . < h i ~ i t r i iXXXIX,
. 1994, phgs. 241-350. 307
 los elementos de los datos, los segmentos de datos, las estructuras
de control y los protocolos de comunicación para la transferencia
entre computadoras.
El intercambio electrónico de datos2' es el canje de informa-
ción de ordenador a ordenador en u n formato normalizado, es
decir, la comunicación sin papel, con el consiguiente ahorro de
tiempo y de medios. No se trata ni del fax ni del correo electróni-
co, ya que ambos comunican texto libre generalmente en una for-
ma legible por el hombre. Por contra, EDI comunica información
codificada, simbólica, en un formato estructurado y los datos son
legibles por las máquinas.
Cada documento EDI está concebido como un «conjunto de
transacciones)) compuesto por: los ((segmentos de datos)) equipara-
bles a los apartados de un documento convencional, los ((elementos
de datos)) que son las unidades de información más pequeñas en las
normas EDI y las rutinas para la detección de errores a fin de ase-
gurar una comunicación adecuada. Veamos como ejemplo la se-
cuencia para el intercambio de un contrato de adquisición de bie-
nes o mercancías: el comprador envía una orden de compra al ven-
dedor, el cual responde con un ((acuse de recibo funcional)) en el
que indica la recepción del pedido y si es inteligible, para posterior-
mente enviarle un ((reconocimiento del pedido)) donde le indica los
pormenores: aceptación, rechazo, modificación, etc. Todo ello con
la rapidez que permite la comunicación en línea, frente a la tradi-
cional del correo o del fax, que exigen además introducir los datos
en el sistema informático para la gestión. Se trata, en resumen, de
una comunicación directa entre sistemas e independiente del
«hard», del ((soft))y del procedimiento de conexión, ya sea red pro-
pia o mediante servidor, funciones que en España ejerce Telefónica.
EDI presenta algunos problemas de carácter legal2' por su es-
caso reflejo en el ordenamiento jurídico, los cuales se están resol-
viendo con lo que se denomina «Acuerdo entre partes que mantie-
nen relaciones comerciales)), un contrato entre comprador y ven-
dedor que describe la relación EDI existente entre ellos, define ia
manera en que las partes se comunicarán entre sí electrónica-

'' B. Wrighi: EDI ~ t i dihr Artirricun Luw: (1 pruciicul gitidr. Alexandria: Elec-
tronic Data lnterchange Aswciation, 1989, págs. X l l I y ss.
308 2 2 S. Gavrei: op. cit.
mente, establece reglas para el intercambio de datos y el uso de
normas para mensajes, y resuelve las cuestiones relativas a la auto-
matización, control de acceso, confidencialidad, integridad, acep-
tación y disponibilidad de los documentos. En los países más desa-
rrollados, España entre ellos, las carencias legales han sido resuel-
tas mediante la legislación sectorial.
Hasta ahora el intercambio electrónico de documentos se utiliza
fundamentalmente en el ámbito mercantil: compra-ventas, trans-
porte, banca, seguros, etc., y en el del automóvil, aunque también se
está introduciendo en las administraciones públicas. Los documen-
tos, en consecuencia, son de tipo contable: presupuestos, órdenes de
compra, facturas, pagos, embarques, letras de crédito, cheques...
Son las grandes empresas, especialmente las grandes superfi-
cies, quienes más están pujando por la implantación extensiva del
EDI, ya que presenta ventajas muy importantes:
1. La normalización documental para su gestión y, también, pa-
ra su archivo. Por múltiple que sea la procedencia de los do-
cumentos y su tipología, se trata de formatos normalizados.
2. Reduce los costes en el proceso de datos, pues no hace falta
<(picarlos».
3. Disminuye los errores al reducir los trámites.
4. Agiliza las relaciones, así comerciales como administrati-
vas y de todo tipo.
5. Representa, por todo ello, un ahorro enorme de tiempo
y de recursos.
Existen otras normas que actúan en el entorno de sistemas
abiertos y afectan a las telecomunicaciones, pero no directamente
a la documentación de archivo, por ejemplo el SGMLZ3(Stundrird
' General Markup Language) adoptado por ISO en 1986, sirve para
describir la estructura lógica de los documentos y es utilizado so-
bre todo en el entorno de la publicación electrónica. ODA (Oprti
Docutnent Architecturr) se emplea para el intercambio de docu-
mentos compuestos (texto, gráficos, imagen y sonido)z4.

'' F. Role: «La norme SGML pour décrire la structure logique des docu-
de /'/n/iwrnutfon,28, 1991 , págs. 187-1 92.
nicntsn, en Do<~utnt.nftrlislr-S<.irn<.rs
S. Ciavrel: p. cir. 309
 Las guías de recursos de información archivística. Son bases de
datos nacionales con información acerca de los archivos y de los
instrumentos de descripción disponibles, actualizadas y consulta-
bles en línea, lo quc no impide su regular publicación impresa, co-
mo la Kecoid.s rcpositorirs ir? Grrtit Brittrin o el Directory qf urchi-
ut’s tiritl mririir.script.s repositories in ílie Uniterl Siutes2 En España’,
es muy destacablc la base de datos CARC (Censo de Archivos Es-
pañoles) ya citada en el capítulo anterior, que forma parte del
sistema integrado del CIDA. Algunas comunidades autónomas
preparan sistemas de información de este tipo, de acuerdo con el
articulado de su legislación sectorial.

Los sistemas integrados han surgido como respuesta a la nebu-

losa de aplicaciones que impide la armonización de los subsiste-
mas dependientes de los sistemas nacionales. En Francia, a través
del Departamento de Organización y Sistemas de información
(DOSI) dependiente del Ministerio de Cultura, están trabajando
en la coordinación e integración de las múltiples aplicaciones ofre-
cidas por los Archivos Nacionales (EGERIE, JLB, MINOTAUR,
RENO, SERAC, ARCADE...)26. En Gran Bretaña el Public Re-
cord 0jjic.e estA desarrollando el Records Injbrmution System (RIS)
que aunari el control y los datos de los fondos. En Estados Uni-
dos el Archivo Nacional prepara el Archivul lnjbrrnution System
(AIS), en Portugal el proyecto ARQBASE” y en España el CIDA
ofrece un sistema de bases de datos sobre el censo-guía (CARC),
fuentes para la historia (GUFU, para la de España e Italia, GUCI
para la Guerra Civil) y bibliografía archivística (BARC).

La conexión a redes internacionales. La adopción de algún for-

mato para el intercambio de información a escala internacional
a través de las redes es la faceta en la que menos avances se han
producido por el impedimento que representa la falta de una nor-
ma internacional de descripción. Los archiveros estadouniden-

’’ C. Kitching: p. cit.. pigs. Y y ss.

”’ J. 1’. Bruiitcrch: ((Dokumentu iiiformntikoaren bilakaera Frantziako Artxi-
bo Nazionoletnn. La evoluciOn de lo informiítica documental en los Archivos Na-
cionales frniiceses: balance d e veinte años de experiencia)), en I r m q i , 111. 1990, págs.
55-105.
3 10 l7 C. Kitchiiig: o p . <.ir.
 Los ctrchiiios y lus tiucius trcnoloyíus

ses28 han desarrollado una versión del formato MARC para el con-
trol de archivos y manuscritos (USMARC:amc), lo que les permite
intercambiar información a través de las redes bibliotecarias como
son la Online Computer Lihrury Center (OCLC) y la Reseurch Lihru-
ries Injbrrnution Network (RLIN); en Canadá, Gran Bretaña y Sue-
cia se está estudiando la adaptación de este formato'", aunque lo
emplean sobre todo las propias bibliotecas con archivos y coleccio-
nes de manuscritos, así como algunas universidades.
Aun siendo modestos los resultados si los comparamos con los
niveles alcanzados en otros sectores de la información, la aplica-
ción de las nuevas tecnologías está provocando un efecto de arras-
tre en la solución de viejos problemas pendientes de la archivística,
de modo que los avances en la normalización terminológica, de la
descripción, en la búsqueda de formatos... permanecería presumi-
blemente en una situación menos prometedora si no llega a ser por
las exigencias de este nuevo entorno.
La conexión de los distintos sistemas en redes internacionales
de difusión de la información es un anhelo contemplado a comien-
zos de los ochenta3'. Las redes locales (LAN) y nacionales vienen
funcionando en muchos países aunque con las limitaciones ya ob-
servadas, sin embargo son todavía muy pocos los archivos que
intervienen en conexiones de mayor alcance. Entre las excepciones
se encuentran el Archivo Nacional de Estados Unidos y el Archivo
Histórico de las Comunidades Europeas que comentaremos segui-
damente; asimismo se están haciendo algunos esfuerzos en Cana-
dá, Gran Bretaña, Rusia ... Las redes abiertas (WAN) ofrecen ven-
tajas tales como la difusión de la información al más alto nivel, la
facilidad para los usuarios de poder simultanear sus búsquedas en
diferentes fondos y fusionarlas con información bibliográfica.
En 1983 el Reseurch Librury Group3' (RLG) -que alberga la
RLIN- introdujo el formato AMC, recién creado entonces, lo

'' M . Cook: «The role of computers i i i archives)), en Infi>rrtiution dri~elopiiirtit.

5, 1989, págs. 217-220, K . D. Roe: «From archiva1 gothic to M A R C modern: buil-
d i n g common data structuren, en Tlir ,4tYIrr¡<t/li Archii+sf. 53, 1990, págs. 56-66,
C. Kiiching: o p . cit., págs. 34 y ss.
-"' R. M. Keisner: (<Aplicación de niicroordenadores en los archivos: hacia 1:)
creación de un;i red internacional de recuperación de la Información)), en H&i;ll
tlrl A D P A . 1-2, 1982-1983, págs. 57-65.
j1 A. van Camp: «Sharcd clcctronic informalion for archives)), en J ~ ~ ~ , ~1 ., . , ,
1991, págs. 92-96. 31 1
 que ha permitido a muchos ;ircliivos de Estados Unidos registrar
y gestionar sus fondos en red. Ya en 1988 el NARA ingresó en el
RLG engrosando así el número de archivos interconectados, que
al año siguiente sobrepasaban los sesenta. Actualmente está en
marcha el proyecto para describir las series de los Archivos Vati-
canos para incluirlos en RLIN.
Reviste especial interés la experiencia llevada a cabo en los
Archivos Históricos de las Comunidades Europeas, consistente en
la creación de la base de datos EURHISTAR32 conectada por la
vía del servidor ECHO (Organización de Distribución de la Comi-
sión Europea) que proporciona acceso en línea desde cualquier lu-
gar del mundo a una serie exclusiva de bases y bancos de datos. El
sistema, basado en el programa BASIS-K, esta estructurado en
siete niveles descriptivos --siguiendo la filosofia del MAD2- que
alcanzan hasta las piezas documentales, y las búsquedas se reali-
zan mediante el CCL (Co»moit C o ~ ~ z ~ Lunguuye),
zun~ el mismo
lenguaje que para las otras bases de ECHO. Aparte su valor
intrínseco, la garantía de acceso global ha animado tanto a la OC-
DE (Organización Europea para la Cooperación y el Desarrolio)
como a la ESA (Agencia Europea del Espacio) a transferir sus
archivos, lo que le confiere tintes ejemplarizantes para otros siste-
mas archivísticos.

4. El impacto futuro de las tecnologías

de la información
Como señala Ch. M. Dollar3j, la voluminosa inversión en la
creación de información y en las tecnologías que la sustentan ha
obligado a considerarla como cualquier otro activo de un negocio
(planificación, cálculo de costes, presupuesto y evaluación), lo que
ha dado lugar a una nueva profesión y a una nueva disciplina: la
gestión de los recursos de información (IRM, fiflffrmutionResour-

,’’
J. M . I’alüyrct: «Thc Europcan Communiiy Histurical Archives: an es--
rience wiih cornputcri~~tiun)). en Archic>i e Conipuier. 2, 1991, págs. 115-123. C .
Terzuoli: «Cli Archivi Storici delle C o n ~ m u n i tEuropee
~ aperti al pubblico via
ECHO)>,en Arrhivi c‘ Curtipi~rer,1. 1993, págs. 38-39.
’’Ch. M. Dollar: c<Arxiversi gestctrs de documents: un programa per a I’era de
3 12 la iniormació», en Lliydl, 6, 1993, pUgs. 13-26.
L'PS Munayemenr). Ésta puede ser definida como «el conjunto de
actividades planificadas y dirigidas en una organifiición que tienen
como resultado una información para la organimción, utilizable,
accesible, oportuna, segura, integral, económica y exacta^^". Su
irrupción está provocando un fuerte impacto en diversos órdenes
que nos proponemos abordar siquiera brevemente.
Los cambios producidos en el entorno de la información han
sumido a los profesionales afectados (archiveros, bibliotecarios,
documentalistas) en un periodo de adaptación mú1tipie3': física,
intelectual, organizativa, educativa y de las políticas de informa-
ción.
La forma diferente de los documentos electrónicos (compues-
tos, hipermedia, virtuales ...) representa la desaparición de los atri-
butos físicos asociados a los tradicionales, con los que hemos tra-
bajado mayoritariamente hasta ahora. El desarrollo de las redes
y la conectividad que permiten los sistemas abiertos y las normas
de transmisión de datos están cambiando la naturaleza del traba-
jo, el cual se caracterizará por la instantaneidad, la descentraliza-
ción y la colaboración e intercambio de información3'. Todo ello
repercute en el destinatario final: el usuario, cada vez más familia-
rizado con estos medios y que espera respuestas más ágiles y acor-
des con los tiempos3'.
Uno de los principales efectos de dicho impacto es la progresi-
va desaparición de las barreras que separaban las profesiones rela-
cionadas con la gestión de la i n f ~ r m a c i ó nderivada
~~, de la necesa-
ria comunidad y normalización de la descripción, el acceso y la
conservación.
Hay tres aspectos esenciales para los archiveros y gestores de
documentos que es necesario señalar en este nuevo entorno39:

34 T. M. Campbell: «Archives and lnformation Managementn, en Archirurici.

28, 1989, pUg. 146.
" B. Stuart-Stubbs: «Whitcr informatioii?>).cn C. J. Durance (comp.): Maniiqr-
tneni of'reujrrlrd it!/ijrrntrtion. Coiwriny disciplines. Munich [etc.]: K. G. Saur, 1990.
págs. 15-25.
Ch. M. Dollar: Tlic. bnpuci ~ ~ / i f l f ~ j r f ~tdino/o~/ies
~ ~ / t i ~ j t i on t r r c l i i i d / J ~ I W I ~ / V , ~
urid pru<"icc,.s:sonir <o/isi$c,rutions. Washington: NARA, 1990, págs. 27-30.
" Ch. M. Dollar: ((Arxivers i gcstors de documents...», pág. 19.
'' B. Stiiart-Stubbs: op. cit., pág. 23. Ch. M. Dollar: «Seizing the opportuniiy:
archivists in the information age», en Ar<./iiiiirni.XXXIX, 1094, pigs. 449-455.
" V. las obras citadas de Ch. M.Dollar. 313
 l. Mantener la procedencia de la información electrónica co-
mo medio para ascgurar la protección de la autenticidad
de los documentos, pues como quiera que pueden tener
múltiples orígenes y dar lugar a otros nuevos como resul-
tado dc la combinación de sus datos, la veracidad de éstos
debe ser garantizada.
2. La incorporación de funciones de selección y de conserva-
ción en el diseño de nuevas aplicaciones de los sistemas de
información, para evitar que la sustancial para el futuro
pueda ser eliminada sin control, como resultaría de la ac-
tualización indiscriminada de datos.
3. Mantener los documentos accesibles a lo largo del tiempo,
venciendo los problemas planteados por la caducidad de
los soportes y de los sistemas, los cuales sólo se pueden so-
lucionar hasta el momento a través de una costosa migra-
ción continua.
La respuesta4' debe pasar por la participación de la comuni-
dad archivística en el diseño de las normas para las nuevas tecno-
logías, aportando su punto de vista, y las necesidades o aspectos
que para nuestras funciones deban quedar recogidas y garantiza-
das. Ello supone colaborar en el diseño de los directorios de las
fuentes de información o sistemas de metadatos y asegurar que
contengan la información necesaria acerca del contexto en el que
han sido producidos los documentos, asi como en el desarrollo de
la Norma del Diccionario de Recursos de Información (IRDS) pa-
ra asegurar que la procedencia sea incorporada al sistema. Tam-
bién es importante incluir funciones de selección y de conservación
en el diseño de nuevas aplicaciones de sistemas de información
y en los nuevos documentos. Por Último, se debe mantener la acce-
sibilidad a lo largo del tiempo mediante normas que soporten la
interoperabilidad y la migración a través de las generaciones de la
tecnología.
 13.
El derecho de acceso a
la documentación pública

Introducción
El objeto de estas paginas forma parte del complejo, extenso
y apasionante mundo del derecho a la información, dentro del
cual vamos a centrar nuestro análisis en lo estricta y dircctamcntc
relacionado con los archivos españoles, por evidentes razones de
brevedad.
En el capítulo dedicado a la evolución histórica de la
archivistica’ hemos tenido ocasión de comprobar que el grado
de acceso a los fondos documentales es uno de los elementos ca-
racterísticos de cada periodo, por no decir el principal. Durante
el que hemos denominado prearchivístico, tanto en la antigüedad
como en el medievo y la modernidad, excepción hecha del caso
ateniense, el acceso estuvo rígidamente limitado a los representan-
tes del poder; solo a finales de este periodo comenzaron a abrirse
los fondos históricos a un reducido grupo de eruditos bien rela-
cionados con la élites politicas. La desaparición de las institucio-
nes de antiguo régimen a partir de la Revolución Francesa per-
mitió poner sus documentos -carentes ya de interés para cl
Estado-. a disposición de los investigadores, al paso que se con-
sagraba la división entre archivos históricos (consultables) y archi-
vos administrativos (no consultables), esto es, los fondos al servicio
de la gestión del poder continuaban estando vedados a los ciu-
dadanos, con la sola excepción de Suecia cuya ((Real ordenanLn

’ Véase. :isiniisnio, J. Lansó: ((L’acces a la documentació a I’Estiii espanyol.

U n a p a n o r i m i c n Iiistórica)), en Lliytrll. 3. 1991. págs. 13-29, 315
 sobre libertad de prensa» ( 1 776) proclamaba expresamente, entre
otros, el derecho de acceso dc los ciudadanos suecos a la documen-
tación oficial2. Habrá de pasar aún mucho tiempo hasta que la si-
tuación de cstc derecho adquiera un nuevo sesgo. Será unos años
después de finalimda la 11 Guerra Mundial3, cuando los aliados
abran los archivos del 111 Reich para investigar y difundir los
crímenes n u i s contra la humanidad. El interés que adquiere la do-
cumentación contemporánea unido a la expansión de la democra-
cia como modelo de organización social, inician un proceso que va
cristalizando en las correspondientes leyes nacionales que regulan
el derecho a la información y al acceso a la documentación pública.
Este derecho constituye una de las señas de identidad que ca-
racteriza a las administraciones democráticas, garantía al mismo
tiempo de transparencia en su actividad. Éste es un punto que ya
se planteó seriamente en las décadas de los sesenta y setenta, pues
era preciso hacer valer los derechos del ciudadano frente a la Ad-
ministración, al tiempo que se la debía defender de sí misma, con-
trarrestando el poder que la maquinaria burocrática posee frente
al administrado e impidiendo que el secretismo a ultranza ocultara
los malos usos'.
En nuestro país, a pesar de haber sido enunciado de manera
inequívoca en el texto constitucional, no existe aún ley que lo de-
sarrolle, sino una nebulosa normativa que de una u otra manera
termina refiriéndose a esa ley todavía nonata.

1. Breve panorama internacional

El país pionero fue Suecia con la ya mencionada ordenanza de

1776, que posteriormente sirviera de ejemplo para otros países es-
~ . actual ley (1976) desarrolla exhaustivamente este
c a n d i n a v o ~Su

L. A. Poined: E / d r r c ~ h ode u c ( w o d e l o s (~iirr/uútiiio.\o /OS circliii~osy rrgistros

t i t / i r i i i i i . s l i . ( i t i ~ o s .Madrid:
Ministerio p x a las Administraciones Públicas. 1989, púgs.
75-78.
'
P.Serrn: LOSt i r ~ l i i i j'~ el ~ w w u /u dociiriieiiru<i<íri. Madrid: Ministerio de
~ .u
Culiura, 1980, págs. i i y 12.
' J. R. Cruz: «El derecho de acceso a la documentación pública)), en B i l d i i i i i ~ 7,~ ,
1988. págs. 107-170.
3 16 5 L. A. Pomed: ()p. (.ir., págs. 25-46.
 El derecho de ucceso u /u dociiriienrricicíri piihlicu

derecho por cuanto declara la publicidad de los documentos ofi-

ciales y el libre acceso a los mismos, bien que establece algunas
restricciones como la seguridad nacional, la intimidad de las per-
sonas, etc.; no obstante tanto el gobierno como el parlamento tie-
nen potestad para autorizar la comunicación de un documento re-
servado.
Estados Unidos puede ser considerado como el adalid en este
terreno. La Freedom of lnformution Act de 1966 (Ley de Libertad
de Información) garantiza a los ciudadanos un acceso ripido
a los documentos públicos en poder de los organismos adminis-
trativos. Sólo se estipula como requisito que el solicitante indivi-
dualice los documentos con una breve descripción, que previa-
mente la Administración está obligada a ofrecer al ciudadano
poniendo a su alcance los instrumentos necesarios. De este modo
la descripción documental queda elevada al rango de exigencia
legal.
Las excepciones a la norma, similares a las suecas y que deno-
minaremos generales por aparecer en todas las leyes de la materia,
presentan dos soluciones originales: por una parte la Administra-
ción está obligada a demostrar que el documento no es comunica-
ble legalmente, por la otra cualquier persona tiene derecho a ape-
lar la negativa ante los tribunales, que deberán dictaminar con
urgencia y prioridad sobre cualesquier otros asuntos. «La posibili-
dad sancionadora del tribunal no se reduce a la condena al pago
de las costas, sino que puede condenar por desprecio a la ley al
funcionario responsable de la negativa infundada de modo recalci-
trante y, en su caso, al jefe del servicio administrativo poseedor del
documento denegado))6.
En 1972 continuó su desarrollo con la creación del Freedom o\'
lnjbrtnution Cleuring House, Órgano independiente de la Adminis-
tración, entre cuyas funciones destaca su labor de ((auxilio a los
peticionarios que no sean satisfechos en demandas de inforniación,
haciendo posible que los mismos hagan los recursos pertinentes
contra la decisión; de igual forma tiene eiummendada la recopila-
ción de aquellas informaciones que, siendo de difícil acceso para el
público en general, le hayan sido confiadas, especialmente de

J. M. Desantes: Teoriu y rigirnen jurídico de /u docurneriru<~ihi.Madrid:

EUDEMA. 1987, pág. 147. 317
 aqucllos datos a los que hayu sido denegado el acceso de los parti-
culares, siempre y cuando, obviamente, no se hallen clasificados
como secrctos en virtud de disposicibn normativa expresa»'. En
1974 y 1976 fiic reformada dicha ley para poner coto a todo tipo
de prlictica dilatoria y obligar a todos los organismos federales
11 presentur una memoria anual de las peticiones recibidas y la
suerte de las mismas.
El paiiorama no es tan positivo en todos los paises de nuestro
entorno. En Gran Bretaña, a pesar de que los documentos son co-
mo norma general declarados públicos transcurridos treinta años
desde su redacción, no existe ley alguna que regule el !ibre acceso
sino todo lo contrario, lo que domina es el secretismo por parte de
unas administraciones que poseen bastantes facilidades, derivadas
de la O ~ / k i ~Serrcrs
iI Act que declara el dominio de la reserva8. Por
contra, en Francia', tras una tradición escasamente aperturista
a pesar del mítico decreto de 7 de mesidor del año 11 (1794), el
acceso está regulado por dos leyes: una de 1978 sobre las relacio-
nes entre Administración y administrados y otra de 1979 sobre
archivos. El principio dominante es el libre acceso de los ciudada-
nos, salvo a los documentos nominativos y ocho excepciones espe-
cificadas en la ley del 78 y cinco en la del 79. Además, el ejercicio
de este derecho queda garantizado por la Cominission d'AccPs uux
Docwneiiis Adininistrrit#s, orgünismo a imitación de la Cleuring
House americana; no obstante, cuando se trata de documentos his-
tóricos ---con más de 30 años- todavía no comunicables (por es-
tar incluidos en alguna de las excepciones contempladas en la ley
de archivos, cuyos plazos de apertura van desde los 60 a los 150
años), el Director general de los Archivos de Francia y no ia Co-
misión es el Único que posee la potestad para levantar las restric-
ciones, a solicitud individual, rnzonada y bajo ciertas condiciones.

' L. A. Ponicd: op. cit., pág. 4X.

' R. Norton-Taylor: ((Personal privncy vcrsiis frccdoiii of inforniatioiiv, cn Jtr-
~ I I I . \ .2. 1992, p". 41-45.
" M. Duchcin: <<Laconiin1iiiic;itioii des dociimciits dministriitih en I'ranc:>>.
3 18 en iA/ifp//,3, 1991. piigs. 63-67.
2. El acceso a la documentación:
derecho constitucional
El derecho a la documentación, como el derecho a la infor-
mación, es universal y no admite excepciones. «Derecho a la in-
formación en este plano relaciona1 Administración-administru-
dos, que en opinión de Braibant, constituye un elemento de esa
tercera generación de derechos del hombre que surgen bien
avanzado el siglo XIX, después de la sucesiva eclosión de los de-
rechos cívicos y políticos y de los derechos económicos y socia-
les» l '.
Hasta llegar a ser expresamente reconocido por la Constitu-
ción ha pasado por una serie de vicisitudes negativas, amparadas
en una legislación netamente restrictiva: Ley de Procedimiento
Administrativo (1958), Ley de Prensa e Imprenta (l966), Ley de
Secretos Oficiales (1 968)... que durante varias décadas han regula-
do profusa y parcialmente sobre la materia, constituyendo un gali-
matías jurídico caracterizado, como señala Desantes' ', por los si-
guientes principios:
1. La dispersión de las disposiciones reguladoras por lo nu-
merosas, su distinta jerarquía normativa y los diversos
archivos y registros que regulaban.
2. La falta de principios reguladores unitarios.
3. La declaración de algún registro como público, es decir, el
establecimiento de un registro para cumplir una función de
publicidad que por axioma lo destina a ser consultado, le-
jos de facilitar el acceso de cualquier ciudadano al mismo,
ha supuesto un obstáculo para el conocimiento de sus da-
tos, y ello, además de por la inercia del funcionariado ad-
ministrativo, porque tal declaración ha supuesto la cober-
tura justificadora de una intervención administrativa en
ocasiones más política que técnica.
4. Incluso en los supuestos de personas directamente afectadus

"' J. M . C;isiells: «El derecho de acceso ii la documentncibn de la Adniiiiiaírii-

cióii Pública)), CII K c i i s t t i Vusc~cdi, Adrtiiiristitrcitin P ú h l i u . 10, 19x3. püg. i 38.
l 1 J. M . Dcsnnies: op. cir.. págs. IZO y 121. 319
 o interesadas por documentos o datos obrantec en archi-
se ha reservado «el dere-
vos o registros, la Aiii~ii~istr¿~c¡Ón
cho de concederlos o negarlos, según la naturaleza o carác-
ter de los documentos quc sc pidan».
5. La Ley de Secretos Oficiales, ley 9:1968 de 5 de abril, aun
con 121 modificación de la ley 48/1978 de 7 de octubre, su-
pone siempre una limitación potencial a la facultad de soli-
citar el conocimiento de datos que, de un modo u otro,
obran en poder de la Administración.
En resumen, el secreto y la confidencialidad primaban
sobre fa publicidad.
Afortunadamente el texto de la Constitución recoge el princi-
pio del derecho a la documentación, no como fundamental -por
cuanto no está incluido en el título primero- pero sí con rango
cotis~itucionaly, en consecuencia, a desarrollar mediante ley orgá-
nica; se trata del artículo 1 0 5 . l ~ )cuyo
' ~ texto dice: «La Ley regula-
rá el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros adminis-
trativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la averiguación de los delitos y la intímidad de las personas)). De
este apartado se deduce que:
- El sujeto del derecho es el ciudadano, término más restricti-
vo que el de administrado, pues según expresa el artículo
23.1 de la Constitución es aquel que goza de plenos dere-
chos a participar en los asuntos públicos, en definitiva todo
español con mayoría de edad civil, aunque la posterior ju-
risprudencia del Tribunal Constitucional ha evitado situa-
ciones discriminatorias por la simple condición de no na-
cional13.
-- Su objeto esta perfectamente definido: los archivos y los re-
gistros, abarcando todos los estadios de la documentación.

'' Un buen resumen de la polémicit despertada durante su debate y aproba-

ci¿m en las Cortes en J. M. Casteils: ((El marco actual del derecho de acceso a la
d ~ c t i m ~ n t a ~ iadministr~ttiva)~,
ffi~ en Liyuli, 3, 1991, págs. 34 y 35. Un estudio ex-
haustivo del precepto lo ofrece J. F. Mestre: E / derrclio de uccewi u ur<,hii~ts y rryis-
{ros ud/iiirti.strrrrii~o.s,( Airúlisis del urrículo IC15.h) de /u Consritircirin). Madrid: Civi-
tas. 1993. 190 nites.
r L
I 3 J. M. Castella: «El marco actual...)), pág. 37. L. A. Pomed: op. cil., págs.
320 152-163.
 Las restricciones establecidns se deben a ruones de necesi-
dad e interés general y protege tanto la seguridad del Esia-
do'4, como el honor y la intimidad individualis, extremo
ya desarrollado por la ley orgánica i , X2 de 5 de mayo de
1982 del Derecho al honor. a la intimidad personal y fiimi-
liar y a la propia imagen.

i,Cómo se plasma el derecho a la información en el plano rela-

cional Administración-administrados'! Según Castells'" se verifica
en dos vertientes:

1. «La posibilidad para éstos de conocer los "datos persona-

les" que de algún modo les afecten.
2. La necesaria posibilidad de consultar por el común de los
administrados aquellos documentos públicos que puedan
presentar un interés general.))

Vertientes ambas del derecho de los administrados a recibir

información de la Administración, como parte esencial de la
publicidad de ésta hacia el exterior. La información le protege
de sí misma, en tanto le impide caer en posturas cripticas, auto-
ritarias o bajo el dominio de grupos de interés; resulta ademis
una eficaz protección de los ciudadanos mediante el control
que pueden ejercer sobre el funcionamiento administrativo, evi-
tando en lo posible las actuaciones burocrhticas arbitrarias. En
cambio, dieciseis años después de haber sido promulgado nuestro
texto fundamental, todavía no existe una ley orgánica que de-
sarrolle el citado artículo, y aunque las leyes preconstitucionales
han sido sustituidas no ha variado suficientemente la dispersión
* normativa, como tendremos ocasión de ver en el epígrafe si-
guiente.

I 4 J. Bermejo: «El secreto cn Lis Adiniiiistrncioncs píiblicas. Principios búsicos

y re+aci«nes específicas del orderiamieiiio jurídico español)). en ¿'ii.ir<is. R i , r i , ~ / ~ i
c~.S/JtrIlo/lIdi' L)cVY,<'/iO . ~ t / f f i ~ i t ¡ S ~ ~ 57, l ~ ~ ~ .pigs. 17-27.
t l / ~ I<)88,
I s L. A. Ponicd: <<Laintimidad de las personas como límite dcl dercclio dc ;IC-
ccso ii la docunicntación administrntivu». en L/i~gtr//. 3, 1991, 43-59.
I " J. M. Costells: «El derecho de ;icccso...)), págs. 13X y 139. 32 1
 3. La legislación española a la luz
de la Constitución
3.1. La legislación estatal
En la exposición vamos a seguir la secuencia cronológica con
la que se ha ido perfilando el escenario normativo.

Lu Ley riel Ptrtriiiioriio Histcirico Espuiiol ( L P H E )

El acceso a los archivos, sobre todo los históricos, queda regu-
lado por el título VI11 y sus principios aparecen enunciados en el
artículo 62, que dice: «La Administración del Estado garantizara el
acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliote-
cas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restriccio-
nes que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custo-
diados o de la función de la propia institución, puedan establecer-
se». En el mismo sentido el artículo 52.3 especifica que las personas
obligadas a la conservación de los bienes constitutivos del Patri-
monio Documental y Bibliogrifico ((habrán de permitir el estudio
por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos)), pudien-
do excusarse los particulares cuando suponga una intromisión en
su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
El texto resulta mucho mis completo cuando define el objeto
de esas garantías, el Patrimonio Documental, aspecto que le apro-
xima a la legislación francesa por cuanto contempla un abanico
mis amplio que el de los organismos estrictamente oficiales. «For-
man parte del Patrimonio Documental los documentos de cual-
quier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de
su función por cualquier organismo o entidad de carácter público,
por las personas jurídicas en cuyo capital participe niayoritaria-
mente el Estado u otras entidades públicas y por las personas pri-
vadas, fisicns o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo rela-
cionado con la gestión de dichos servicios)).
Asentados ya el principio de xceso, su objeto y los entes afec-
tados por la presente ley, veamos en qué términos se concreta la
consulta documental. El artículo 57 se encarga de ello en dos sen-
tidos; los supuestos dc consulta y las condiciones en que ésta se
322 realice:
 « l . La consulta de los documentos constitutivos del Patrimo-
nio Documental Español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrii
a las siguientes reglas:
a) Con carácter general, talcs documentos, concluida su tra-
mitación y depositados en los Archivos centrales de las co-
rrespondientes entidades de Derecho público, conforme
a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, se-
rán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasifi-
cadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no de-
ban ser públicamente conocidos por disposición expresa
de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entra-
ñar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la
averiguación de los delitos.
b) No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrií so!¡-
citar autorización administrativa para tener acceso a los
documentos excluidos de consulta pública. Dicha autori-
zación podrá ser concedida, en los casos de documentos
secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respec-
tiva declaración, y en los demás casos por el Jefe del De-
partamento encargado de su custodia.
c) Los documentos que contengan datos personales de ca-
rácter policial, procesal, académico o de cualquier otra
índole que puedan afectar a la seguridad de las personas,
a su honor, a la intimidad de su vida y familiar y a su
propia imagen, no podriin ser públicamente consultados
sin que medie consentimiento expreso de los afectados
o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco
años desde su muerte, si su fecha es conocida o en otro
caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los docu-
mentos.
2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para
la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este
artículo, así como para la obtención de las reproducciones de los
mismos.))
Las lógicas limitaciones establecidas alcanzan un tono exage-
rado con la referencia a la Ley de Secretos Oficiales que, por ex-
tensiva, supone una seria limitación a la facultad de obtener datos 323
 obrantes en podcr de I n Adininistración. Como señala J.Berme-
jo". ademhs dc al legislndor, esta ley ((asigna al Gobierno y a la
Junta de Jefes de Estado Mayor en una especie de dicotomía
podcr civil poder militar, hoy no admisible - la competencia para
~~

declarar un asunto, acto, documento, etc., como secreto o reserva-

do, según el grado o nivel de protección exigida)). La experiencia,
por otra parte, nos demuestra lo poco Ú t i l que resulta la solicitud
de autorizaciones especiales, aun trathdose de tenias ya alejados
en nuestra historia e incluso de datos personales relativos al solici-
tante.

Ltr Ley Rqirludorri t l r Busrs de Ri;~/ii?ieriL o c ~ r l '(~L R B R L )

y 11. Rr~qlun~oiro y Régi~rien
rir Or~qunizrci(íri,Fu~icion~rmier~to
Jurídico di. lus Eritidurlrs Loc~ilrs" ( R O F )
Siguiendo la línea legislativa general, no existe mayor concre-
ción en el plano de la Administración Local. La Ley de bases
(LRBRL) indica expresamente en su artículo 18.1 apartado e), en-
tre los derechos del vecino el de «ser informado previa petición
razonada, y dirigir solicitudes a la Administración municipal en
relación a todos los expedientes y documentación municipal, de
acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución)). La
referencia no podía ser más firme, al igual que las esperanzas por
convertirlo en punto de arranque de una reglamentación local, pa-
ra hacer efectivo este derecho del vecino; es decir, desarrollar los
cauces mediante los cuales pudiera el administrado acceder a la
documentación pública del nivel administrativo más inmediato
cual es el local. En cambio, el artículo 70.3 conduce esta cuestión
al punto de espera, pues si bien reconoce que «todos los ciudada-
nos ticncn derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas
de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así
como a consultar los archivos y registros...)); tal derecho deberá
ejercerse «...en los términos que disponga la legislación de desarro-
llo del articulo 105, letra b), de la Constitución)).
El ROF distingue dos hmbitos informativos: el de los corpo-

'' J. Bermejo: 01'. c,ir.. píg.36.

Ix Ley 7:'19X5 de 2 de abril, Reguladoro de las Bases de Rcginicn Loc;il, BOE
XO, de 31 de :ibril.
324 ''' Real Decreto 2.5X6'IWO de 28 de noviembre. BOE 305. de 22 de diciembre.
r:itivos y el de los ciudadanos, quedando el primero satisfactoria-
mente explicitado, en tanto el segundo aguarda la legislación de
rango superior que lo desarrolle.
El acceso a la información por parte de los corporativos queda
regulado en los artículos 14 a 16 del título primero, capítulo pri-
mero, y en el artículo 84 del título tercero, sección primera. Esta-
blece como principio genérico el derecho inherente a todos los
miembros de las corporaciones locales a obtener del «Alcalde
o Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes,
datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corpo-
ración y resulten precisos para el desarrollo de su función)),previa
petición que se entenderá concedida, salvo que se dicte resolución
o acuerdo denegatorio motivado.
No obstante existen casos de acceso directo a la documenta-
ción, en los que los servicios administrativos están obligados a fa-
cilitar la información, sin necesidad de autorización previa:

Cuando se trate de corporativos que ostenten delegaciones

o responsabilidades de gestión, podrán acceder a la infor-
mación de tales áreas.
- En todos los asuntos que hayan de ser tratados por los ór-
ganos colegiados de que forman parte, así como en las re-
soluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano mu-
nicipal.
- Cuando se trate de documentación o información que sea
de libre acceso por los ciudadanos.

El artículo 16 dicta las normas para la consulta documental

por parte de los corporativos:

- Los documentos originales se podrán consultar ya en el

archivo general, ya en la dependencia donde se encuen-
tren o bien en los lugares reservados a los miembros de la
Corporación. En tal caso, el interesado deberá firmar un
acuse de recibo y tendrá la obligación de devolver el ex-
pediente en un término máximo de cuarenta y ocho ho-
ras.
Sólo podrán librarse copias en los citados casos de acceso
libre de los corporativos a la información y en los que 325
 hayan sido cxprcsuincntc autorizados por el presidente de
la Comisión dc Gobierno.
En cualquier caso, la documentación no puede salir del edi-
ficio oficial.
La consulta de los libros de actas y los libros de resolucio-
nes del Presidente deberii efectuarse en el Archivo o en la
Secretaría General.
El examen de los expedientes sometidos a sesión podrá ha-
cerse únicarncnte en el lugar en que se encuentren de mani-
fiesto a partir de la convocatoria, del que no podrán salir
los originales.
«Los miembros de la Corporación tienen el deber de guar-
dar reserva en relación con las informaciones que se les fa-
ciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singu-
larmente de las que han de servir de antecedente para deci-
siones que aún se encuentren pendientes de adopción, así
como para evitar la reproducción de la documentación que
pueda serles facilitada, en original o copia, para su estu-
dio.))

El acceso de los ciudadanos a la documentación pública muni-

cipal es una zona sombreada del ROF. El articulo 15.c) habla
cripticamente de «la información o documentación de la entidad
local que sea de libre acceso por los ciudadanos)), sin aclarar cual
sea dicha documentación y los limites que la definan. Las Únicas
referencias expresas las hace sobre el Registro general de docu-
mentos, consultable directamente o mediante certificación (art.
152), así como de los expedientes administrativos en tramitación.
Aspecto más diáfano es el de la información y participación
ciudadana, contemplado en el título VII, que recoge la publicidad
de las convocatorias, sesiones, acuerdos y resoluciones, encomen-
dada a una oficina de información (art. 230) que, entre otras fun-
ciones, se encargará de recoger y gestionar las solicitudes de con-
sulta de archivos y registros. El archivo, sin embargo, tantas veces
citado a lo largo del texto, aparece vagamente perfilado en el
artículo 148, según el cual «las entidades locales deben velar por ia
custodia, ordenación, clasificación y catalogación de los documen-
326 tos y expedientes)).
 Lu Ley de Régimen Jurídico de lus Administrucionrs Púhiicus
y del Procedimierito Administrutivo Común”

Sustituye, entre otras, a la de Procedimiento Administrativo

de 1958, y reconoce en su artículo 35 apartado h) entre los dcre-
chos de los ciudadanos el de ((acceso a los archivos y re&‘wtros
de las Administraciones públicas en los términos previstos en la
Constitución y en ésta u otras leyes». Derecho especificado en el
artículo 37 mediante diez puntos, cuyas características son las
siguientes:

1.Los ciudadanos pueden acceder a los registros y a los ex-

pedientes que correspondan a procedimientos terminados,
reconociendo así el derecho a la información pero no a la
codecisión, ya que el acceso a los procedimientos en trámi-
te queda reservada a los interesados, concepto definido en
el articulo 31 con un criterio bastante más amplio que la
legislación precedente.
2. Son los particulares quienes ejercen tal derecho formulan-
d o petición individualizada de los documentos, de modo
que no caben las solicitudes genéricas ni pueden afectar
a la eficacia en el funcionamiento de los servicios públicos.
Cuando se trate de investigadores que acrediten un interés
histórico, científico o cultural relevante se podri autorizar
el acceso directo a los expedientes, siempre que quede debi-
damente garantizada la intimidad de las personas. Asimis-
mo, los ciudadanos tienen el derecho de obtener copias
o certificados de los documentos, previo pago de las tasas
que en cada caso se establezcan.
3. Resulta esperanzador el apartado 9 que parece consagrar
la obligatoria descripción de los fondos y la difusión de la
misma, por cuanto dice: ( 6 e r i objeto de periódica publica-
ción la relación de los documentos ohrantes en podcr dc
las Administraciones públicas sujetos a un régimcn dc cs-
pecial publicidad por afectar a la colectividad en su con-
junto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por
los particulares».

”’ Ley 30’1(>02dc 26 de iiovieiilbre. B01: 2x5. de 77 de iioviciiihrc. 327

 4. Al igual que la ley francesa de 1978” se obliga la regular
public~icióride «las instrucciones y respuestas planteadas por
los particuliires LI otros órganos administrativos que com-
poríen una interpretación del derecho positivo o de los pro-
cedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas
por los particulares en sus relaciones con la Administración».
5. Quedan al margen los documentos que contengan datos
relativos a la intimidad de las personas, salvo para los afec-
tados, quienes tienen derecho ;I exigir su rectificación si re-
sultaren incompletos o inexactos. Los de carácter nomina-
tivo, salvo sus titulares y ((terceros que acrediten un interés
legítimo y directo)). Asimismo están excluidos los docu-
mentos que afecten a: la defensa nacional, la seguridad del
Estado, la investigación de los delitos, las materias protegi-
das por el secreto comercial e industrial, la política mone-
taria, y (dos que contengan información sobre las actuacio-
nes del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autó-
nomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales
no sujetas a Derecho Administrativo)).
6. Se regirá por sus disposiciones específicas el acceso a: los
archivos históricos, los sometidos a la normativa sobre
materias clasificadas, los documentos y expedientes sanita-
rios con datos de carácter personal, los regulados por la
legislación del régimen electoral, los que sirvan a fines ex-
clusivamente estadísticos, el Registro Civil, el de Penados
y Rebeldes y cuantos de carácter publico cuyo uso esté re-
gulado por una ley, asi como el acceso a los archivos públi-
cos por parte de diputados, senadores, parlamentarios
autonómicos y corporativos locales.

Lu Ley 0rgÚtiic.a de Re~gulíicií>ndel Tratatnierito Au/ornatizado

(le l o s Dutos de Crtrrícter P r r s » t d ( L O R T A D ) 2 2
Aunque no posee una relación tan directa con los archivos co-
mo las comentadas hasta ahora, su ámbito de actuación es con-
fluyente en buena manera con el nuestro, ya que desarrolla el

?‘ L. A. Ponicd: El t l m d i o .... pág. 67.

328 22 Lcy 5,’1992, de 29 de octubre. BOE 261, de 31 de octubre.
artículo 18.4 de la C o n s t i t ~ c i ó ny ~en~ parte también el 105.b),en
(unto tiene la misión de proteger la intimidad de las personas en
relación con el uso de los archivos y rcgktros informáticos'",
Y ;iún m i s - según declara en la exposición de motivos la p r i w
~ ~ ; ~entendida
l~id como «un conjunto mas amplio, más global, de
facetas de su personalidad que, aisladamente consideradas pueden
carecer de significación intrínseca pero que, coherentcmente cnla-
&idas entre si, arrojan como precipitado un retrato de la persona-
lidad del individuo que éste tiene derecho a mantener reservado)).
Para lograrlo la ley establece unos principios que garanticen la
exactitud y la actualización de los datos, de forma que reflejen con
veracidad la situación del titular, así como el consentimiento del
interesado para el tratamiento automatizado de los datos de ca-
rácter personal. Tal protección se basa en los derechos de las per-
sonas, recogidos en el título 11125:

l . Derecho de impugnación y a exigir responsabilidades por

el daño causado al interesado por el uso de datos erróneos.
2. Derecho de información y acceso.
3. Derecho de rectificación y cancelación, caso de que los da-
tos sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o per-
tinentes para el fin por el cual hubiesen sido registrados.

El ejercicio de estos derechos se lleva a cabo mediante un pro-

cedimiento orientado a garantizarlos y a facilitar el camino del
ciudadano, que se ha dado en llamar hubeas dutu. Asimismo se
crea la Agencia de Protección de Datos cuyas funciones son: aten-
der las peticiones y reclamaciones de los afectados, proporcionar
información, ejercer la potestad sancionadora y el control, así co-
mo conceder las autorizaciones en relación con los movimientos
internacionales de datos.
A pesar de las garantías enunciadas, muchos son los expertos
que han criticado este texto legal por la discriminación que ejerce

'' «La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la iiitinii-
dad personal y familiar de los ciudadanos y cl pleno ejercicio de sus derechos.))
24 F. Herrero: «Libertad de expresión, derecho a la intimidad ~. v nrotección de
~
r ~ - -
i

datos informáticos», en F u n d r s i ~ )128,

. 1992, págs. 4-5.
2 5 J. Carrascosa: ((Régimen legal de los soportes archivisiicow, en L/i<qii//, 6.
1993, págs. 122- 127. 329
 en favor de los ficheros de titularidad pública, frente a los priva-
dos, y la escasa protección de los ciudadanos respecto de los pri-
meros, así como por la escasa seguridad que ofrece en cuanto a la
transferencia intcrnacional de datos se refiere26.

3.2. La legislación autonómica

Desde la Ley de Archivos de Andalucía (1984) hasta ahora son
muchas las comunidades autónomas que han tratado la materia
como hemos tenido ocasión de comprobar al tratar los sistemas
archiví~ticos'~.A pesar de la lógica dispersión, todas estas leyes
presentan unos rasgos comunes que caracterizarían al modelo
autonómico de acceso:
1. Su articulado se adapta al ordenamiento establecido por la
Constitución y por la Ley del Patrimonio Histórico y, si-
guiendo la tónica estatal, tratan la materia de forma bas-
tante superficial, de modo que buena parte de ellas remiten
a un posterior desarrollo reglamentario.
2. En todos los casos se establece el acceso libre y gratuito a todos
los documentos con una antigüedad superior a los treinta años
contados a partir de haber finalizado su tramitación.
3. Son muchasz8las que comparten su articulado sobre el ac-
ceso con otra materia, la difusión del patrimonio docu-
mental, con entidad y diferencias suficientes como para ha-
ber sido tratada aparte.

2 h M. A. Davara: ((La ley de protección de datos (LORTAD): ¿,una limitación

del uso de la informática para garantizar la intimidad'!», en Aciuulidud Jurídico
Arunzudi, 12 y 19 de noviembre de 1992, págs. 1-3 y 1-4.
27 Andalucia: Ley 3/1984. de 9 de enero, de archivos, B O J A 4, 10 de enero.
Cataluña: Ley 6/1985, de 26 de abril. de archivos. DOCC 536, 10 de mayo. Aragón:
Ley 6/1986, de 28 de noviembre de archivos, BOE 301, 17 de diciembre. Galicia:
decreto 307/1989 de 23 de noviembre de archivos, DOC 23, 1 de febrero de 1990.
Canarias: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de archivos, BOC 27, 2 de marzo. Murcia:
Ley 6/1990. de 1 I dc iibril, de archivos, BOKM 116, 22 de mayo. Castilla-La Man-
cha: Ley 4ii990, de 30 de mayo, de patrimonio histórico, DOCLM 41, 13 de junio.
País Vasco: Ley 7/1990. de 3 de julio, de patrimonio cultural, BOP Y 157, 6 de agos-
to. Castilla y León: Ley 6/1991, de 19 de abril, de archivos, BOCL 91, 15 de mayo.
Madrid: Ley 411993. de 21 de abril, de archivos y patrimonio documental, BOCM
101, 30 de abril.
330 '' Aragim, Gaiicia. Cnnarias, Murciü y Castilln y León.
 4. Un aspecto positivo son los mecanismos que ofrecen para
la consulta de archivos privados, en tanto constitutivos del
patrimonio documental de las comunidades autónomas.
5. Asimismo algunas especifican entre las infracciones el difi-
cultar o impedir el acceso a los documentos de acuerdo
con lo estipulado en los textos respectivos.
6. El principio general de libre acceso tiene una serie de restric-
ciones mejor o peor especificadas y se refieren a los docu-
mentos que afecten a: la defensa y la seguridad del Estado, el
honor y la intimidad de las personas físicas, los secretos
oficiales, comerciales, industriales y científicos protegidos
por la ley, y los que afecten a los intereses vitales de la co-
munidad autónoma (en los casos de Andalucía, Canarias
y Castilla-León). Solamente en esta última se exige que la
limitación o denegación de este derecho deba producirse
motivadamente y por escrito, además ofrece la posibilidad
de obtener autorización administrativa en dicho supuesto,
aspecto que también está recogido en la ley madrileña.
7. Por Último, hay dos singularidades que merecen ser desta-
cadas. El artículo 26.2 de la ley canaria pretende que la in-
sularidad no sea un obstáculo para el acceso de los ciuda-
danos a los archivos públicos, y para que no tenga que
desplazarse a otra isla, «los Archivos Generales Insulares
colaborarán en el intercambio de información entre ellos)).
Aún más llamativo es el artículo 41 de la madrileña,
donde especifica que las consultas tenderán a realizarse
a través de copias, dejándose los originales sólo para oca-
siones necesarias. Cuando dichas copias deban ser autenti-
cadas, concede tal facultad a los archiveros de dicha comu-
nidad29, «salvo en los casos de documentos que se rijan
por normas especiales)).
A la vista de este Corpus legislativo se deduce cierto galimatías
Jurídico respecto del derecho de acceso a la documentación pública,
 disperso en una nebulosa de distinta jerarquía normativa. No obs-
tante, recurriendo a la perspectiva histórica se aprecia una evolu-
ción positiva, aunque todavía esté por desarrollar el tantas veces
invocado artículo 105 b).
Asimismo, y a pesar de la dispersión señalada, existen unos prin-
cipios reguladores unitarios que le confieren cierta cohesión. Ade-
más, las garantías que se ofrecen al ciudadano para denunciar y exi-
gir responsabilidades ante las actuaciones negligentes de la Admi-
nistración y de sus funcionarios, permite resolver en la prüctica la
mayoría de las negativas de acceso, provocadas por actitudes perso-
nales arbitrarias y sobre documentación libremente comunicable.

4. Las Comunidades Europeas

El régimen de acceso a los documentos de las instituciones co-
munitarias es diferente según sea su naturaleza histórica o admi-
nistrativa.

4.1. La documentación histórica

Está contemplada en un reglamento del Consejo y dos decisio-

nes de la Comisión3o.Como principio general son considerados his-
tóricos y accesibles al público todos los documentos y unidades
archivísticas, una vez transcurridos treinta años a partir de la fecha
de su elaboración. Tras esta declaración se articula un completísimo
régimen de salvedades en las que los documentos no son accesibles:

'" Reglamento (CEE, EURATOM) núm. 354/83 del Consejo, de I de febrero

de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comuni-
dad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica. (Diu-
Europrus. L 43/1, de 15 de febrero de 1983).
v i o Qjiciul dr I u s Coniurii~ludr.~
Decisión núm. 359/83/CECA de la Comisión, de 8 de febrero de 1983, relativa
a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Europea del
Carbón y del Acero. (Dicirio Q/iciul rlr lus Cornioiidudes Europrus. L 43/14, de 15 de
febrero de 1983).
Decisión de la Comisión, de 30 de noviembre de 1990, por la que se modifica la
Decisión 89/196/CEE, Euratom. CECA, por la que se fijan determinadas modali-
dades relativas a la desclasificación de documentos amparados por el secreto profe-
sional o de empresa. (Diurio Ojkiul de lus Conirinidudes Europrus, L 340124, de 6 de
332 diciembre de 1990).
 1. Los expedientes de personal y los documentos3' «que con-
tengan información sobre la vida privada o profesional de
una persona determinada)).
2. Cuantos hayan sido clasificados bajo alguno de los re&'rime-
nes comunitarios de secreto, los contratos sometidos a
la Agencia de Abastecimiento de la Euratom o suscritos
por ella, así como los relativos a asuntos sometidos a la j u -
risdicción del Tribunal de Justicia de las Comunidades
Europeas.
3. Los documentos que «según las demás normas y prácticas
establecidas a este respecto, dentro de cada institución,
sean considerados como confidenciales o pertenecientes
a una categoría más rigurosamente protegida, a menos que
hayan perdido su carácter de clasificados)).
4. Los amparados por el secreto profesional o de empresa,
a menos que las personas o empresas en cuestión hayan
sido informadas y no formularen objeción alguna. La in-
formación se hará mediante publicación en el Diurio Ofi-
cial de las Comunidades Europrus y el plazo de alegaciones
será de ocho semanas.
Para evitar en lo posible el enquistamiento de los documentos
en la confidencialidad y en la protección, cada institución procede-
rá, a más tardar durante el vigesimoquinto año siguiente a la fecha
de su elaboración, a examinarlos con miras a su eventual liberali-
zación. Toda esta reglamentación atañe en los mismos términos
a los documentos comunitarios clasificados que posean los estados
miembros.

4.2. La documentación administrativa

Regulada mediante Decisión de la Comisión3*, inspirada en la
declaración relativa al derecho de acceso a la información, aneja al

3 1 En todos los artículos se emplea la expresión (documentos y unidadcs

archivisticas». más completa quc la habitualmente utilizada de documentos, :iun-
que aqui emplearemos sólo esta voz por razones de brevedad.
32 Decisión de !a Comisión de 8 de febrero de 1994, sobre el acceso del público
a los documentos de la Comisión (94/90/CECA, CE, ECJRATOM). (Diurio Oficrtrl
de los Comunidudes Europrus, L 46/58-61. de 18 de febrero de 1994). 333
 Acta final del Tratado de la Unión Europea, en que se destaca que
la transparencia dcl proceso dc dccisión refuerza el caracter demo-
crático de las instituciones, así como la confianza del público en la
Administración. El principio general dice textualmente que «el pú-
blico tendrá el mayor acceso posible a los documentos que posean
la Comisión y el Consejo)). Dicho acceso se realizara previa solici-
tud por escrito y con los datos suficientes para identificar la docu-
mentación, dirigida a los servicios competentes de la Comisión,
quienes informaran por escrito al solicitante en el plazo de un mes,
«sobre la aprobación de su solicitud o la intención de darle una
respuesta negativa)).
En el primer supuesto, el acceso se efectuará bien mediante
consulta in situ, bien mediante entrega de una copia que pagara el
solicitante, de acuerdo con las tarifas establecidas en el artículo
2.5. «La institución de que se trate podrá disponer que la persona
a la que se entregue el documento no pueda reproducirlo, difun-
dirlo o utilizarlo con fines comerciales, mediante venta directa sin
su autorización previa)).
En el segundo supuesto, la decisión deberá motivarse debida-
mente y el peticionario tiene un mes de plazo para solicitar revisión
ante el Secretario General de la Comisión; sin embargo y curio-
samente, el silencio administrativo es interpretado en contra del
solicitante. El artículo 2.4 dice: «La falta de respuesta en el plazo de
un mes de uno de los funcionarios mencionados en el punto 2 a una
petición de acceso a un documento constituirá una negativa a la
misma)).
A tal fin existe un régimen de excepciones que afecta a todo
documento cuya divulgación pueda suponer un perjuicio para la
protección:

- Del interés público (seguridad pública, relaciones interna-

cionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales,
y actividades de inspección e investigación).
- Del individuo y de la intimidad.
- Del secreto en materia comercial e industrial.
- De los intereses financieros de la Comunidad.

- De la confidencialidad que haya solicitado la persona física

334 o jurídica que haya proporcionado la información o que re-
 quiera la legislación del Estado miembro que haya propor-
cionado la información.
Las instituciones, si lo desean, tiene la potestad de denegar el
acceso para salvaguardar el interés de las mismas en mantener el
secreto de sus deliberaciones.

335
 14.
El edificio
y las instalaciones

Introducción
El archivo puede estar constituido por uno o más edificios
construidos y equipados exclusivamente para dicho fin, o reducir-
se a uno o más locales integrados en las instalaciones de una enti-
dad, en virtud de lo cual contará con todos o con una parte de los
servicios que se contemplan en el presente capítulo. En su redac-
ción hemos seguido fielmente el manual de M. Duchein', así como
las indicaciones técnicas de J. E. Simonet', por lo que se echará en
falta el aparato de citaciones de los demás capítulos.
Las instalaciones del archivo están lógicamente determinadas
por las finalidades del servicio, de modo que deben garantizar la
adecuada conservación de los fondos y facilitar su difusión.

1. El edificio: concepción general

Desde el punto de vista arquitectónico podemos definir el
archivo como el edificio o conjunto de edificios donde se encuen-
tran agrupados los depositos y los locales de trabajo, con los ane-
xos necesarios. Todos los elementos que veremos a continuación
sólo se encuentran en los grandes archivos, pero al menos deben
 contar - para ser considerados como tales-- con tres elementos
esenciales: depósitos, locales de clasificación y locales de consulta.

1.1. El emplazamiento

El emplammiento ideal de un archivo es una cuestión delicada,

pues los elementos que entran en juego son numerosos y, en oca-
siones, contradictorios. En primer lugar es deseable que los archi-
vos se ubiquen tan cerca como sea posible de sus usuarios: admi-
nistraciones, estudiantes y profesores e investigadores no universi-
tarios. Por otra parte se ha de buscar la seguridad, huyendo de las
vecindades peligrosas por razones estratégicas (como objetivos
militares o nudos ferroviarios), geogrificas (terrenos húmedos, in-
festados, deslizantes...), ambientales (Contaminación atmosférica,
acústica...). Asimismo hay que considerar tanto el coste como la
disponibilidad de suelo en cantidad suficiente. En definitiva, el em-
plazamiento ideal parece situarse en el terreno de la utopía.
Al menos se deben evitar algunos errores esenciales como los
focos de contaminación industrial, los terrenos exiguos de los cascos
históricos de las ciudades, emplazamientos demasiado alejados de
los centros urbanos o mal comunicados. La situación más factible es
un emplazamiento suburbano, donde hay mayor cantidad de suelo
disponible y a mejor precio, o el desdoblamiento en varios centros.
En este caso se situaría el archivo principal y orientado al público en
un enclave céntrico y los anexos destinados principalmente al alma-
cenamiento masivo de los fondos menos consultados, en un empla-
zamiento periférico. Sin embargo este modelo requeriría unir las
instalaciones mediante un sistema de transporte propio.

1.2. Edificios antiguos y edificios modernos

A pesar de lo que se pueda pensar dejindose llevar por la nos-

talgia de lo pintoresco, el ideal es un edificio nuevo construido es-
pecíficamente para ello. Los archivos no se acomodan a locales
edificados con otros fines, por razones de capacidad, resistencia de
materiales y estructura de la construcción, necesidad de respetar la
338 arquitectura ...
 Poco menos incómodas son las edificaciones construidas como
archivos hace cincuenta, sesenta o cien años, una época en la que
prevalecían en este terreno hábitos deplorables: estancias de altos
techos, grandes ventanales vidriados, oficinas exiguas ... A todas lu-
ces la mejor solución para alojar servicios archivísticos son los edi-
ficios específicamente construidos para ellos según las normas mo-
dernas.
Muchas veces, los responsables últimos prefieren aprovechar
edificios de carácter histórico (palacios, iglesias, conventos ...) y ha-
bilitarlos para fines culturales, el de archivo entre ellos. Tampoco
es una mala opción si se eligen bien los edificios y se observan las
normas necesarias para eliminar toda fuente de peligro y si se pue-
de remodelar el espacio con amplia libertad para que se adapte
a las necesidades del servicio y no al revés. Es preferible vaciar por
completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remode-
lar a voluntad. Entre los posibles destinos, algunos ofrecen mayo-
res ventajas como: las iglesias, conventos y prisiones, por ejemplo,
que ofrecen amplios espacios diáfanos; en cambio no son recomen-
dables aquellos que obliguen a respetar la distribución interior
e incluso la decoración: mansiones, castillos ...

1.3. Papeles respectivos del arquitecto

y del archivero

Si bien el arquitecto es el responsable de estos trabajos, es ne-

cesario que sea informado a conciencia de las necesidades del ser-
vicio y de los errores de orden funcional que debe evitar. ¿Quién le
informará mejor sino el archivero? Se impone el establecimiento
de una estrecha colaboración entre ambos.
En primer lugar le corresponde al archivero dirigir el progra-
ma de trabajos previos, una memoria que recoja las necesidades
del servicio y las características que debe reunir. Más adelante, en
el momento de 10s planes del anteproyecto, el archivero debe dar
S U opinión y, tras analizarlo, formular las objeciones consecuentes
si proceden. En fin, debe seguir atenta y puntualmente la marcha
de los trabajos, asistiendo a todas las reuniones de obra. Es la oca-
sión de constatar las anomalías, los detalles que hayan escapado 339
 a la lectura de los planos y el momento de remediarlos. En caso de
conflicto con el arquitecto se debe acudir inmediatamente a la
autoridad superior.
N o conviene olvidar que el arquitecto es el Único maestro de su
obra, posee una formación técnica que le es propia, y el archivero
-simple cliente- no puede pretender imponer sus concepciones
arquitectónicas. En definitiva, todo se sitúa en el terreno de las re-
laciones humanas.

2. Características arquitectónicas
Las características arquitectónicas del archivo varían con la
función propia de cada una de sus dependencias, así como la del
depósito es la seguridad en la custodia de los documentos, la de
los locales de trabajo y la sala de consulta es la seguridad y bienes-
tar humanos, lo cual comporta una serie de requisitos específicos
en cada caso; especialmente singulares e importantes de observar
en la construcción o adecuación de los locales destinados a depósi-
tos, pues en los otros dos casos se siguen los criterios empleados
habitualmente para los centros de trabajo.
La estructura será preferiblemente de hormigón armado y en
casos excepcionales acero laminado. En edificios adaptados que
tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, éstos
serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insectici-
das. Los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra
natural o artificial, el ladrillo a cara vista u otros materiales de fá-
cil conservación. Las cubiertas serán inclinadas, dejando &mara
de aire, con elementos impermeabilizantes. Las bajantes se coloca-
rán preferiblemente al exterior, por fachadas o patios.
En cualquier caso habrá que tener en cuenta la eliminación de
barreras arquitectónicas que impidan el acceso a los minusválidos.

2.1. Dependencias
El archivo tipo está compuesto por los siguientes elementos,
cuyo volumen se calculará teniendo en cuenta las necesidades fu-
340 turas de espacio a treinta años vista:
A) ÁREARESERVADA
1. Depósitos documentales.
2. Zona de trabajo:
Locales de recepción de los documentos.
- Locales de limpieza, desinseciación y desinfección.
- Locales de clasificación.
- Taller de restauración.
- Taller de encuadernación.
- Taller de reprografía.
- Sala de trabajos especializados.

- Cuarto de eliminables.

3. Dependencias sirvientes:
- Vestíbulos, distribuidores, pasillos.
- Aseos y vestuarios.
- Servicios de limpieza.

B) ÁREAPRIVADA
1. Administración.
2. Cuartos de instalaciones.
3. Dependencias sirvientes.

C) ÁREAPÚBLICA
1. Recepción:
- Información.
- Guardarropa.
- Salas de consulta.

- Control.
- Reprografía.

2. Reunión: salón de actos, exposiciones.

3. Dependencias sirvientes. 34 1
 Por motivos de seguridad cada una de las tres áreas deberá
disponer dc un itcccso indcpcndiente desde el exterior, y en el peor
de los casos deberli haber dos al menos, uno para personas y otro
para documentos. En función de esta independencia de las tres
áreas se proyectará la distribución interior y sus circulaciones. El
depósito documental deberá aislarse lo más posible del resto del
edificio y los circuitos de la documentación no podrán ser interfe-
ridos por los visitantes; el mostrador de la sala de investigadores
será el único punto de contacto al efecto.

2.2. Área reservada

2.2.1. Los depcisitos

Los depósitos constituyen la razón de ser, el corazón de los

archivos. Su finalidad es proporcionar el mejor almacenamiento
posible de los documentos con seguridad y de modo que sean fá-
cilmente accesibles para su uso.
La estructura puede ser de dos tipos: convencional y metálica
autoportante. En el primer caso los depósitos serán construidos
con pilares y planchas de hormigón. En el segundo la estructura se
forma a base de pilares y vigas metálicos que soportan al mismo
tiempo y directamente el peso de las estanterías, que descansan so-
bre ellos, y el hormigón sólo interviene como cierre. Este sistema
resulta más barato y rápido de ejecución, y se utilizó sobre todo en
los años sesenta y setenta, pero es menos resistente en caso de in-
cendio, por lo que es poco recomendable.
Por termino medio los depósitos ocupan el 60 "O/ de la superfi-
cie construida. Las medidas, según las recomendaciones interna-
cionales de seguridad, no deberán exceder los 250 nietros cuadra-
dos que, con estanterías fijas, sirven para alojar unos 1.500 metros
de documentación. Cuando se requiera más espacio al efecto, se
compartimentará en unidades que no superen individualmente di-
cha superficie. La altura máxima en estos locales no debe rebasar
los 2,50 metros, para evitar grandes masas de aire que faciliten la
combustión. Asimismo no se recomienda la utilización de plantas
bajo rasante (techumbre) como depósitos documentales por las di-
342 ficultades que entraña el control de las humedades. Se situarán co-
venientemente aislados del resto de las dependencias y dotados
con medidas de protección contra riesgos por deterioro proceden-
tes del exterior. Los ascensores, montacargas y montalibros no
tendrán acceso directo, sino a través de un vestíbulo cortafuegos.
Un factor primordial en la concepción arquitectónica es la re-
sistencia mecánica de estos locales, por las cargas que soportará la
estructura bajo el peso de la documentación. Con un sistema de
estanterías lijas deberá resistir 750 kg/m2, que en caso de almace-
namiento compacto con estanterías móviles será de 1.250 kg/m2.
Asimismo resulta indispensable que el depósito este provisto de
muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas, así
como puertas metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico,
que resistan al menos una hora sin deformarse; todo ello a fin de
evitar que la sala se venga abajo y se extienda, en caso de siniestro,
a otras dependencias con excesiva rapidez.
Los muros exteriores necesitan medidas de aislamiento térmico
e higrométrico, mediante el empleo de muros dobles con cámara
de aire, fibras aislantes... Los suelos de mejor calidad son los de
hormigón, resistente e ignífugo, cubiertos con revestimientos resis-
tentes al desgaste provocado por el uso y cualquier agente agresi-
vo. Pueden ser pavimentos pétreos pulimentados o resinas sintéti-
cas termoestables.
Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente a las fa-
chadas de menor insolación e incidencia de vientos portadores de
agentes contaminantes o humedad. La superficie de los mismos se-
ra equivalente al 10 YOde la del cerramiento correspondiente. La
carpintería será de aluminio anonizado o lacado, con elementos
practicables y el máximo hermetismo, y con acristalamiento de vi-
drio de las siguientes propiedades: inastillable, absorbente de ra-
diaciones (UV e IR), y aislante acústico y térmico.
Las instalaciones de fontanería no atravesarán estos locales
bajo ningún concepto, salvo las de acondicionamiento o las de
protección contra incendios, en cuyo caso contarán con elementos
protectores.

343
 2.2.2. Zoria de trahirjo

Loctrlcs ric ,rí~rpcicíri-r.\-pur~jo-~~l~i.sifi<LI~~icíii

Siguiendo el circuito de los documentos, en primer lugar estará

el local de recepción, con un muelle de carga a cubierto para facili-
tar el acceso de los vehículos. La documentación pasará inmedia-
tamente al espacio reservado para la limpieza, desinfección y de-
sinsectación, que contará con un potente aspirador industrial para
desempolvar las unidades de instalación, así como un autoclave
para proceder a las labores de desinfección y desinsectación cuan-
do sea necesario; irá provisto de campana extractora y la expul-
sión de gases rebasará el punto más alto del edificio o acometerá el
alcantarillado. Las salas de clasificación y expurgo, contiguas a la
anterior, tendríin una superficie determinada por el volumen de in-
gresos así como por la concepción del archivo; ya que en la medi-
da en que éstos procedan de un archivo intermedio donde ya han
sido expurgados, el local para tal trabajo es innecesario. El equipa-
miento de estos locales lo constituyen fundamentalmente mesas
grandes con cajeros de 40 x 50 cms. para clasificar los documen-
tos. Contarán igualmente con un espacio anexo reservado a alma-
cén para el material de embalaje: cajas, carpetas...

Todo archivo debería contar al menos con un equipo sencillo

de encuadernación para las necesidades corrientes del servicio. El
equipamiento de un taller especializado, capaz para realizar traba-
jos con documentos valiosos, requiere personal específico y el ma-
terial adecuado (prensa, guillotina...), en definitiva unos costes que
sólo se justifican en el caso de grandes archivos con un número
suficiente de encuadernaciones históricas que requieran tratamien-
tos especiales.

Tírlier de rrstuurtrcicín
Otro tanto sucede con la restauración, una de las operaciones
mls delicadas. Requiere personal específico de alta cualificación,
344 con unas instalaciones y maquinaria costosísimas. AI igual que en
el caso anterior solamente un volumen de trabajo suficiente para
mantener regularmente activas estas inversiones, justificaría su iin-
plantación.
Preferentemente se situará cerca de la zona de liinpiezu-dcsin-
fección-desinsectación y nunca próximo a los depósitos, debido
a la presencia de productos químicos corrosivos e inflamables; por
ello deberá contar con sistemas de deiección y extinción de fuego,
así como salida de emergencia. Los recubrimientos de paredes
y suelos serán anticorrosivos, hidrófugos y antideslizantes. Tendrá
cuatro zonas diferenciadas: de tratamientos manuales (limpiezas
específicas, consolidación, encuadernación, montaje...), de lavado
y tratamientos tóxicos (para uso de líquidos y productos especia-
les, con extracción mecánica del aire), de tratamientos mecaniza-
dos (para integración, laminación, con maquinaria específica), y la-
boratorio (para análisis químico-físicos).

Tdler de reproyrujíu

Todo servicio de archivo necesita realizar reproducciones de

documentos que en su mayoría se solucionan por medio de foto-
copiadoras. Aparte de éstas hay otras necesidades como la micro-
filmación, la fotografía y, últimamente, la digitalización de docu-
mentos. Para cubrirlas hace falta contar con personal especializa-
do, así como laboratorios para la reproducción --con cámaras
planetarias- y para la duplicación --con las instalaciones propias
(zona de lavado, revelado, secado...).

2.3. Área privada

El espacio dedicado a actividades administrativas no se distin-

gue en sus aspectos arquitectónicos de los destinados a oficinas en
cualquier otra dependencia. Se ubica lo más cerca posible de los
depósitos para evitar pérdidas de tiempo en los traslados, aunque
separado al menos por un vestíbulo cortafuegos. En cuanto a sus
dimensiones deben ser capaces de alojar los puestos de trabajo ne-
cesarios, compartimentando los despachos según sus funciones. 345
 2.4. Área pública

En u n gran archivo el vestíbulo debe ser un lugar amplio y

atractivo, con un buen sistema de señalización que indique al
usuario los itinerarios para localizar los distintos servicios.
El de información generalmente se encuentra en el mismo lu-
gar, aunque puede constituir un local aparte pero inmediato, tiene
entidad por sí mismo y debe orientar al usuario sobre las condicio-
nes de acceso al archivo, servicios que presta e información sobre
los fondos. Un buen servicio debe contar con medios informaticos
para el registro y acreditación de los usuarios, y un sistema multi-
media con el que ellos mismos puedan resolver sus necesidades en
primera instancia.
En un archivo de dimensiones modestas este local está aglome-
rado con las oficinas administrativas o junto al servicio de présta-
mo en la sala de lectura, separado por una ventanilla.

Cotijjuiito S ~ L de
I Ircturu, inuenturios, bibliotecu
Lugar de trabajo intelectual por excelencia, la sala de lectura
debe ser tranquila, bien iluminada, agradable y propicia al recogi-
miento. El acceso se hará desde el área de acogida e información,
sin necesidad de pasar por zonas restringidas, y estará prudente-
mente cercana a los depósitos para reducir al mínimo los despla-
zamientos y el tiempo de entrega de los documentos.
Los puestos de lectura pueden ser mesas corridas o pupitres
individuales, en cualquier caso contarán con unas dimensiones
mínimas de I x 0,70 m por lector, pues los documentos son mu-
chas veces de gran volumen. Para culcular las dimensiones de
esta snla se debe prever u n espacio de cinco metros cuadrados
por usuario. Por lo que hace a Ia iluminacihn la mejor es la natu-
ral que no sea directa ni cenital, apoyada con lur eléctrica de
modo que se logre una iluminación ambiente entre los 500 y los
750 lux.
U n aspecto muy importante e5 la vigilancia de los puestos de
consulta para evitar los robos, a tnl fin lo mejor es que la sala sea
346 un espacio diáfano. Permancnternente habrú al menos una perso-
na, diferente de la que atiende los pedidos, vigilando en un punto
sobreelevado, que puede ser reforzada mediante cámaras de tclevi-
sión en circuito cerrado.
Junto a la sala de lectura se ubicara otra para los instrumentos
de descripción, con ficheros o con terminales de ordenador conec-
tadas asimismo con el servicio de pedidos, en función del grado de
automatización del centro. En el mismo local se puede ubicar la
biblioteca auxiliar provista de obras de referencia, así como es-
pecíficas sobre los temas de investigación de los fondos.
A veces no es suficiente con una sala de lectura, ya que algunas
investigaciones requieren locales especiales para la consulta de mi-
crofilms, documentos electrónicos, documentos estropeados,
audiovisuales ... Habrá que prever estas necesidades y el equipa-
miento necesario: lectores de microfilm, ordenadores, videos...

Grupo s d u de exposiciones-conji.rencias-reuniones-
servicio educativo
El desarrollo de las actividades de los archivos en favor de la
enseñanza y la apertura al público más amplio, comporta el diseño
consecuente de locales afectos a estas actividades. Este espacio tie-
ne que ser fácilmente accesible y preferiblemente desde la calle, es-
tar aislado de la sala de lectura (por el ruido que generan) y de los
depósitos (por motivos de seguridad), y contar con salidas de
emergencia. Raro es el archivo que no disponga al menos de un
local multiusos, aunque lo ideal es contar con salas separadas: una
para exposiciones temporales, otra para reuniones y conferencias,
y una para el servicio educativo. El mobiliario y las instalaciones
variarán con sus finalidades específicas: vitrinas, paneles y vídeos
para la sala de exposiciones; sistema de proyección, pantalla, buta-
cas y mesa para la de conferencias-reuniones; mesas, sillas... para el
servicio educativo.

3. El mobiliario
En este epígrafe nos vamos a referir al mobiliario para la insta-
lación de los documentos, entre los cuales las estanterías consti-
tuyen sin duda alguna uno de los elementos más importantes. 347
 Tradicionalmente se han empleado las elaboradas a base de made-
ra, combinadas en algunos casos con armarios-vitrina, sin embar-
go este es un procedimiento que debe ser rechazado sin paliativos,
dado quc In madera se comba bajo el peso de los documentos
y favorece la proliferación de insectos xilófagos, además de ser
combustible. N o obstante la madera puede ser tratada contra
estas contingencias, pero el proceso es caro y poco seguro a largo
plazo.
La estanterías deben presentar cierto número de cualidades: in-
combustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo
cómodo.

Solidez. Los documentos de archivo son pesados, un metro

lineal puede alcanzar los 100 kg, por tanto la estantería ten-
drá el espesor suficiente para soportar dicho peso sin defor-
marse. Será además de superficie lisa, con una pintura
y tratamiento antioxidante.
Manejabilidad. Para lo cual deben ser móviles y poder ubi-
carse en altura cada 25 milímetros.
-- Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de
perno y tuerca, así como las aristas vivas y elementos cor-
tantes que puedan dañar a la documentación y a las perso-
nas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe
circular entre las estanterías, de modo que las divisiones
interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en «X»,
y sólo estarán cerrados los laterales para evitar que caigan
los documentos. Asimismo estarán a unos centímetros del
suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba
como protección contra el polvo.

Las dimensiones de un cuerpo de estantería son habitualmente:

1,90 metros de altura (base de la balda superior) para acceder
a mano por una persona de estatura normal, con baldas o estantes
de 1 x 0,40 x 0,50 (longitud, profundidad y distancia entre bal-
das). Se colocan cn paralelo, perpendicularmente a la dirección de
las viguetas en el caso de los forjados unidireccionales, exentas de
las paredes, salvo en el caso de los costeros, y de forma que no
348 dejen rincones de dificil aireación o limpieza.
 Hay dos sistemas:
- El convencional, de estanterías fijas de doble cuerpo
o a dos caras dispuestas en paralelo, situadas con una sepu-
ración de 0,80 metros entre cuerpos y u n pasillo de 1,20 de
anchura entre bloques.
- El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos estan

fijos y los demás, montados sobre raíles, se desplazan me-

diante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (ma-
nual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal
o pivotante, según los modelos.
El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espa-
cio pues basta con reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí
donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías.
Como quiera que la carga soportada por metro cuadrado es
superior a la del sistema convencional, hay que tenerlo en cuenta
al hacer el calculo de estructuras.

Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro y 211

legajo existen diferentes soluciones mobiliarias. Los documentos
que no pueden ser doblados, planos, mapas, dibujos, documentos
de tamaño excepcional, pueden guardarse en muebles:
- Portaplanos horizontal: los documentos se guardan en ca-
jones de grandes dimensiones para evitar dobleces, son los
más cómodos y seguros.
Portatubos: en los que previamente los documentos han si-
do dispuestos enrollados. Su principal problema es que cs-
tos se deforman y su manipulación es incómoda.
Portaplanos vertical: o sistema colgante, pues los documen-
tos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus
bordes. Es práctico para las oficinas pero inconveniente pu-
ra planos, mapas, etc. antiguos cuyo soporte, menos sólido,
puede verse afectado.
Otro elemento importante en la instalación y protección de
documentos lo constituyen las cajas de archivo. Las mejores son
las de cartón no ácido y resistente, elaboradas uú Iioc., aunque son
mas económicos los modelos prefabricados y de fhcil mont2ije; en 349
 cualquier caso deben rechazarse las de madera, incluidas aquellas
que siendo de c a r t h tienen el lomo curvo de madera, pues aun
siendo mis vistosas comportan u n elevado riesgo de infección por
insectos. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12 centí-
metros, y cuando por el lamaño de los documentos se requieran
otras de medidas especiales, deberán ser unos centímetros más am-
plias que cstas para evitar roces y dobleces. En cualquier caso de-
ben ser sólidas, elaboradas con cartonaje rígido, con uno de sus
lados y lomo abntibles, cerradas con dos cintas e incluso pueden ir
provistas de lengüetas de cartulina para evitar la pérdida de docu-
mentos durante su transporte.
Otros tipos documentales (microformas, cintas y discos magné-
ticos ...) requieren protección especial (polvo, campos magnéti-
cos...); como primera medida deben ubicarse alejadas de conduc-
ciones eléctricas, en cajas de plástico y armarios ampliamente
comercializados para su instalación.

4. Medidas ambientales y de seguridad

La correcta conservación de los documentos requiere, además
de unas instalaciones y mobiliario adecuados, la adopción de de-
terminadas medidas para controlar cuantos factores puedan poner
en peligro la integridad del fondo y de las personas. La humedad,
la temperatura, la luz solar, el polvo, la contaminación, el fuego,
los insectos, los roedores, la electricidad ... constituyen peligros po-
tenciales para la seguridad, algunos de ellos por sí mismos, otros
cuando su presencia sobrepasa ciertos límites.

4.1. Los factores climaticos: humedad,

temperatura y luz solar
Uno de los principales problemas es el exceso de humedad,
causante de la parte más significativa -junto con la desidia huma-
na de la destrucción de nuestro patrimonio documental. La hu-
medad actúa sobre los documentos reblandeciendo las fibras y fa-
voreciendo la formación de ácidos derivados de las sales y otros
350 productos utilizados tanto en la fabricación del papel como de las
tintas, al tiempo que favorece la aparición de mohos y hongos que
duplican el esfuerzo destructor, cualquiera que sea el soporte. Para
evitar sus efectos nocivos es necesario controlar la humedad am-
biente, bien mediante la instalación de un sistema de aire acondicio-
nado, bien de aparatos deshumidificadores. Sea alguna de estas dos
U otra la solución adoptada, el nivel más adecuado para documen-
tos en papel es el resultante de combinar u n 45/65 YOde humedad
relativa del aire a una temperatura media de 17/18 "C;en todo caso
nunca inferior a los 15 ni superior a los 21 grados, ya que a tempera-
tura muy baja la humedad se condensa con mayor rapidez y a tem-
peraturas elevadas los microorganismos encuentran su caldo de
cultivo ideal. Otros soportes necesitan condiciones diferentes:

Soporte 1 Temperatura (' C)

Fotografia blanco y negro 15-20 30-35

Fotograíía color 10-18 25-35
Film blanco y negro 12-20 30-40
Film color 10-20 25-35
Magnético 14-18 40-50
óptico 16-20 35-45
, Microformas 18-20 30-40

Es muy importante que la ratio humedad/temperatura sea

constante tanto a lo largo del día como del año, evitando los cam-
bios súbitos, ya que cuando se producen oscilaciones bruscas de
humedad y temperatura, el soporte se ve sometido a fuertes tensio-
nes de contracción y dilatación, con lo cual pierde resistencia física
Y se vuelve quebradizo. Además de los controles incorporados al
sistema de aireación, un simple higrómetro-termómetro serli sufi-
ciente para conocer las oscilaciones en torno ;i la media y adoptar
las medidas necesarias. Asimismo, u n uso adecuado y racional de
la calefacción nos permitirá mantener ambos parametros en unos
términos adecuados; es evidente que el sistcmn de calefacción no
Puede ser de agua, por los riesgos que comporta, sino preferibie-
mente elécírico, con termostato y temporiudor.
En las áreas interiores existe el peligro de excesiva sequedad
ambiente, sobre todo durante e] verano, lo que provoca el efecto 35 1
 contrario, es decir, la pkrdida dc agiia en las mo1écul:is de celulosa
u otro material y su consigiiiciite dcbilitamiento. Cuando la hume-
dad relativa del aire sc sitiic por debajo de cierta tasa, el equilibrio
se recompone por medio de aireación mecanica o mediante un
aparato huiiiidificador provisto de higrostato que lo detenga una
vez alcanzado el nivel adecuado.
Para evitar la transmisión de calor del exterior a1 interior
y viceversa, se einpieariin niateriales aislantes térmicos. La elección
de los sistemas de renovación, calefacción, refrigeración y climati-
zación, dependeri de las condiciones climatológicas de cada zona
geográfica.
Otro de los principales problemas ambientales es el de la luz
solar, cuyos rayos ultravioleta atacan el papel y las tintas median-
te procesos destructivos de oxidación. El depósito de archivo debe
prever este inconveniente, evitando los grandes ventanales abier-
tos al exterior y que la luz solar pueda incidir directamente sobre
la documentación o sobre sus contenedores. N o se trata de elimi-
narla por completo, pues la luz natural tiene un importante papel
como germicida, sino de dosificarla. En consecuencia la orienta-
ción sur es la menos indicada para abrir los vanos, que no deben
superar el 10% de la superficie del muro. La incidencia de los
rayos solares puede regularse mediante el sistema de ventanas en
arpillera, partesoles o vidrios filtrantes; no son recomendables las
persianas, cortinas, contraventanas... por cuanto en la práctica la
falta de control sobre las mismas suele hacerlas ineficaces.

4.2. El polvo y la contaminación

El polvo es u n elemento cuya presencia resulta tan molesta co-

mo dificil de evitar, en atención a su variado origen, ya sea del ex-
terior ya de los propios suelos, paredes, techos, o de la documenta-
ción misma; existen, sin embargo, diversos procedimientos que
combinados reducen su presencia a términos tolerables. Éstos se
dirigen en tres sentidos, cuales son: evitar su entrada desde el exte-
rior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar revesti-
mientos sintéticos (que sean incombustibles) a paredes y techos pa-
352 ra impedir que su desgaste natural genere polvo, recubrir los sue-
los con materiales apropiados al mismo fin (baldosas, losa, revesti-
mientos sintéticos ...) y verificar regularmente la limpieza del depó-
sito.
La contaminación atmosférica, cuyos gases tóxicos mis comu-
nes son el anhídrido sulfuroso y el carbónico, los compuestos clora-
dos, férricos y plúmbicos, resulta corrosiva. Al entrar en contacto
con la humedad, y de forma muy especial el anhídrido sulfuroso,
uno de sus componentes más abundantes, forman microgotas de
ácido (sulfúrico...) que destruyen los documentos. Una vez mis es el
aire acondicionado la mejor manera de evitar su presencia, al igual
que las cajas archivadoras ya descritas para paliar sus efectos.

4.3. El fuego

N o por evidente es un enemigo a olvidar, pues los materiales

de archivo son fácil pasto de las llamas, como lo ha demostrado la
luctuosa historia de incendios de que han sido protagonistas. Las
primeras medidas deben adoptarse en la selección de los materia-
les de construcción y mobiliario incombustibles. Como ya se ha
indicado al hablar del depósito, éste quedará aislado del resto de
las dependencias, evitando toda proximidad a focos de peligro ta-
les como calderas, motores ... Asimismo, la instalación eléctrica del
archivo deberá observar las normas de seguridad más estrictas.
A pesar de todo, estas medidas son insuficientes para evitar
que por múltiples contingencias se declare un incendio, de rápida
propagación -por razones obvias- y capaz de alcanzar grandes
proporciones. En tal sentido conviene adoptar las siguientes medi-
das de carácter general:

1. Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el recin-

to del edificio.
2. Las puertas metálicas tendrán la holgura suficiente para
que en caso de incendio la dilatación no las bloquee.
3. Las vías de evacuación estarán perfectamente señalizadas
y es recomendable instalar una manga de evacuación en
los depósitos. 353
 4. Es obligatorio instalar sistemas de detección automática
de humos en depósitos, servicios generales y locales de tra-
bajo especializados, sala de consulta, reunión, guardarro-
pa, cuartos de maquinaria y calderas, estación de transfor-
mación y grupo electrógeno. Se instalarán además pulsa-
dores de alarma y megafonía.
5 . Sistemas de extinción en todas las plantas, con bocas de
incendio y extintores portátiles. Serán automáticos en de-
pósitos documentales -con un sistema de extinción de es-
puma seca (ya que el agua desbarataría cuanto no hubiese
sido abrasado por el fuego)- y en locales con alto índice
de riesgo (cuartos de calderas, almacenes de combustible,
transformador...).
6. Protección contra descargas eléctricas atmosféricas: para-
rrayos no radiactivo.

4.4. Los factores biológicos

Estos factores son determinados insectos, los roedores y los

microorganismos. Su acción, al devorar partes distintas del docu-
mento, provoca pérdida de masa, éste se debilita y su deterioro,
derivado de su fragilidad, es más rápido.
Entre los insectos, los más perniciosos son los xilófagos:
El lepisma o pececillo de plata, que se alimenta preferente-
mente de colas y almidón.
0 La carcoma, muy típico -al igual que el anterior- de latitu-
des húmedas y templadas, come preferentemente el papel de
calidad, el que contiene más celulosa pura, cavando galerías.
La termita, insecto fotófobo, vive al abrigo de la luz por lo
que es difícil de detectar, devora toda clase de celulosa (ma-
dera, papel, cartón, tejido) y cava profundas galerías apenas
perceptibles desde el exterior.
Otros: cucarachas, capricornios, lictus...
Los microorganismos, es decir los hongos y las bacterias, se de-
354 sarrollan en condiciones de calor y humedad elevados. Como no
 El edificio y las instalaciones

realizan la función clorofílica, toman el carbón necesario de las

moléculas de celulosa del soporte documental, reblandeciéndolo
y extendiéndose en forma de manchas de pigmentación variada
que borran la escritura.
La presencia de estos factores deberá evitarse al máximo, com-
binando todas las medidas necesarias: limpieza regular de los de-
pósitos, desinfección y desinsectación de los documentos cuando
ingresan, control de la humedad y la temperatura, hermetismo de
accesos con exclusión de orificios, rendijas, etc., por donde puedan
acceder íos roedores; asimismo, en el perímetro de las edificaciones
se crearán barreras en el terreno con productos insecticidas hasta
metro y medio de profundidad, cuando exista riesgo de invasión
de termitas.

4.5. La instalación eléctrica y de seguridad

La instalación eléctrica del archivo debe observar todos los re-

quisitos usuales de seguridad, y la iluminación será suficiente pero
sin excesos. En los depósitos, un punto de luz de 60 W cada dos
metros en los pasillos entre estanterías, y de 75 W cada 4 Ó 5 me-
tros en los pasillos centrales, encastrados en el techo para evitar
zonas de sombra, son suficientes. Es necesario un interruptor gene-
ral en la entrada y varios más, parciales, en pasillos y paredes, así
como tomas de electricidad con cubierta de seguridad.
Los sistemas de protección contra el robo y el vandalismo de-
ben desempeñar las siguientes funciones: detectar la presencia de
intrusos, ya sea durante las horas de cierre, ya en el área reservada,
impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia (frac-
tura o escalo) y vigilar el interior durante el horario de apertura.
Para la detección de intrusos se puede emplear un sistema con
detectores y barreras de infrarrojos, por ejemplo. La entrada vio-
lenta se podrá evitar colocando rejas en las ventanas cuyo alféizar
esté situado a menos de cuatro metros sobre el nivel exterior,
y sensores de rotura de vidrio. Las puertas irán dotadas con cerra-
duras de seguridad y contactos magneticos.
Lo más difícil de evitar son los robos en la sala de lectura, cual-
quiera que sea el sistema de seguridad elegido, siempre y cuando el 355
 consuliante tenga la md:i idca de sustraer u n documento y ocul-
tarlo entre sus cuadernos. N o obstante la vigilancia podrá ser más
completa y efectiva d o p i a n d o las siguientes medidas: ei mostra-
dor de control dispondrá de totat visibilidad, para lo cual debed
elevarse sobre un estrado y la sala no tendrá recovecos ni obstacu-
los que dificiiIten la visión. Dispondrá de u n solo acceso por de-
lante Jcl mostrador que, a ser posible, contará con una instai~ición
de alarma por señalización magnktica. En fin, son recomendables
los cerrumientos acristalados que faculten la visión desde las de-
pendencias contiguas, así como la instalación de camaras de televi-
sión en circuito cerrado con monitores en los puntos de control,

356
 15.
La función cultural

1n t ro d ucción
Durante la mayor parte de su historia los archivos han tenido
una sola finalidad, ser fuentes de información al servicio de sus de-
tentadores. Una vez perdida su utilidad inmediata, aquella para la
cual habían sido creados, los documentos eran conservados y trans-
feridos de unas generaciones a otras, pero no para su uso por parte
del público, sino como referencias básicas para mantener y recrear la
memoria del pasado de acuerdo con las estrategias de quienes los
poseían. Será el siglo XIX, como hemos tenido ocasión de ver en el
primer capitulo, el escenario de la apertura o liberalización de los
vestigios del pasado, dando lugar a la categoría de los archivos his-
tóricos. Los primeros en acercarse hasta ellos fueron los eruditos:
historiadores, paleógrafos, genealogistas, anticuarios... a los que con
el transcurso del tiempo se fueron uniendo investigadores preferible-
mente universitarios y, ya bien entrada la segunda mitad del XX,
escolares, aficionados y un sinfín de nuevos usuarios que encuentran
en ello una forma de desarrollar sus inquietudes intelectuales, de
ocio culto, en definitiva, de realización personal. Como señalara F.
Hildesheimer, «más allá de su misión tradicional en el sector espe-
cializado de la investigación histórica profesional, los archivos tien-
den a convertirse en verdaderos divertimentos culturales»'.
Este cambio en la conceptualización de los archivos que se
está produciendo, sobre todo en las últimas décadas, va indiso-
lublemente unido al principio de la difusión y acceso a la cultura
por parte de los ciudadanos, que constituye una de las señas de
 Muriuul de urchiubticu

identidad de las sociedades más desarrolladas; así lo recoge el

apartado primero del artículo 44 de la Constitución -«Los pode-
res públicos promoverán y tutelarán el acceso a la cultura, a la que
todos tienen derecho»-- principio que también está recogido en
los estatutos de autonomía.
Como consecuencia de este nuevo estado de cosas los archiveros
se ven envueltos en un nuevo reto profesional, consistente en adop-
tar todas las medidas necesarias para satisfacer las necesidades de
los usuarios externos, así como para captar a sectores de población
poco interesados en estos servicios e incluso desconocedores de su
existencia. De este modo se abre una nueva vertiente de estudio, el de
los usuarios, que se está introduciendo en confluencia con las demás
ciencias de la documentación. En el terreno de la práctica son cada
vez más los centros que desarrollan políticas de popularización: ser-
vicios educativos, exposiciones, publicaciones... en fin todo cuanto
contituye lo que ha dado en denominarse función cultural de los
archivos, convertidos en empresas de servicios para los ciudadanos.

1. Los nuevos usuarios

En los años cincuenta se inició tímidamente el cambio de ten-
dencia en cuanto a la tipología de los usuarios se refiere, una evo-
lución que en las Últimas décadas se ha confirmado de forma ine-
quívoca. Los investigadores profesionales han ido cediendo prota-
gonismo a otras clientelas externas que podríamos agrupar en dos
bloques: los aficionados y los estudiantes.
El término aficionado no tiene ninguna carga negativa sino
que es simple expresión de su naturaleza, se trata de personas con
una formación variable pero que en ningún caso es la propia de
los historiadores. Generalmente proceden del sector terciario, ya
en activo ya jubilados, y sus preferencias se centran en la genea-
logía y la historia local como temas de investigación*. Surgidos al
amparo de la cultura de masas y del tiempo libre, presentan un
perfil diferente al que estaban acostumbrados los archiveros:

E. Gautier-Desvaux: «Les besoins culturels)), en Actes du Congris de Nice,

1982: I’uction culturelle dans les archives. París: Archives Nationales, 1983, págs.
358 11-21.
 Lu función culturul

1. Sus demandas son por regla general muy específicas y en-

tran en colisión con el modus operandi tradicional de los
centros. Habituados a ir a tiro hecho, desean encontrar da-
tos concretos de carácter familiar o local sin enfrascarse en
búsquedas prolongadas, lo que provoca cierta frustración
al comprobar que los instrumentos de descripción no satis-
facen sus expectativas y que la documentación, de origen
administrativo, en muchas ocasiones no recoge los datos
que espera encontrar.
2. La frecuente incompatibilidad de horarios les mueve a re-
clamar que los servicios estén abiertos durante más tiempo.
3. El desconocimiento de las técnicas de investigación sitúa
a los archiveros ante el dilema de prodigarles ciertas aten-
ciones, para lo que habitualmente no poseen medios, o d_e-
jarlos a su suerte y que sean la paciencia y el interés los que
seleccionen la clientela, solución poco recomendable.
4. La creciente familiaridad con las nuevas tecnologías, mejor
implantadas en otras unidades de información como son
las bibliotecas y que utilizan con similar frecuencia, lleva
a los usuarios a cierto grado de insatisfacción con los servi-
cios que se les presta.
5. La experiencia nos demuestra que las demandas informati-
vas de carácter administrativo, relacionadas con necesida-
des inmediatas de los ciudadanos, constituyen el grueso de
las consultas, y que éstos esperan rapidez y concreción en
las respuestas.
El acercamiento de los estudiantes a los archivos es consecuen-
cia de los enfoques pedagógicos que, en las últimas décadas, pro-
pugnan una enseñanza mas experimental y el conocimiento del en-
torno inmediato como base para el aprendizaje de lo general.
Estos planteamientos han llevado a un recurso creciente a los
archivos como fuente de información por parte del público escolar
en dos sentidos:
1.El uso personal o en grupo para obtener datos elementales
de carácter demográfico, económico, social e histórico.
2. El acceso mediatizado en forma de visitas concertadas, ser-
vicio educativo... donde son ios centros y el profesorado 359
 quienes toman la iniciativa y median entre el archivo y los
usuarios finales.
En resumen y tal como se señaló en la Conferencia Interna-
cional de la Mesa Redonda de los Archivos celebrada en Os10
en 19813, el cambio no ha sido solamente cualitativo sino tam-
biCn cuantitativo, gracias a la liberalización de acceso a los do-
cumentos conleinporáneos, las mejoras técnicas y de capacidad
de los archivos, la niultiplicación y la mejora de los instrumentos
de descripción. «A los que hay que añadir el aumento del tiempo
de ocio, la moda por la genealogía y la historia local, el surgi-
miento de nuevos tenias de investigación abordados por un pú-
blico más curioso que nunca por su pasado, y los efectos de los
esfuerzos de popularización y de publicidad de los propios archi-
vero~.))~.
La situación así creada obliga a los archiveros a modificar en
parte sus presupuestos y a realizar un esfuerzo adicional para res-
ponder adecuadamente a las necesidades de este nuevo público, así
como a emplear las fórmulas necesarias que, supliendo la forma-
ción requerida para trabajar con los documentos, permitan su dis-
frute a la mayoría de los ciudadanos, ya que los archivos consti-
tuyen ----nolo o1videmos~- parte del patrimonio cultural de la hu-
manidad.
Los beneficios derivados no son despreciables y pueden resu-
mirse en dos aspectos fundamentales5:
1. La afluencia de este público ha llevado a los archiveros
a encontrar nuevas formas de comunicación.
2. Gracias a la presión de la demanda, combinada con la de
los archiveros, la actitud de los poderes públicos respecto
de los archivos ha mejorado sensiblemente, así como las
dotaciones y equipamientos de éstos.
2. El marketing de archivos
La finalidad de toda operación de marketing archivistico con-
siste en proyectar una buena imagen del servicio, tanto a quienes
lo utilizan como a quienes lo desconocen, suscitando su interés".
Hay que cambiar la percepción negativa que la sociedad ha posei-
do tradicionalmente, para lo cual deberemos identificar a los desti-
natarios, conocer sus gustos, sus necesidades y suscitar otras nue-
vas.
Al plantearnos la forma de dirigirnos al público, de conocer
sus necesidades, interpretarlas e, incluso, crearlas un tanto artifi-
cialmeiite, podemos sentir la tentación de creernos muy diferentes
a los demás: los museos, por ejemplo, cuyas obras pueden ser obje-
to de mera contemplación estética, o las bibliotecas, que poseen
productos finales de información. Los documentos de archivo no
son por lo general estéticamente atractivos y, ademlis, son fuentes
de información primarias, pero tampoco son tan originales ni es-
tán tan aislados por cuanto a su uso se refiere. Así como para un
museo no es lo mismo dirigirse a un investigador que al público en
general, o para una biblioteca a los usuarios infantiles, juveniles,
universitarios, ancianos... para el archivo tampoco es lo mismo
servir a una entidad, a los investigadores científicos, a los aficiona-
dos, a los escolares ... Es necesario establecer categorías de usua-
rios, reales y potenciales, y dirigirse a ellos de manera diferenciada.
En este sentido podemos establecer dos grandes grupos: los usua-
rios internos y los externos.

2.1. Los usuarios internos

Entendiendo por tales los miembros de la entidad que posee el

archivo, sea una administración pública, una empresa, etc. La for-
ma de crear una imagen positiva depende de los servicios que pres-

(' T. Wilsted y W. Nolte: hlunuyitig u t d i i i ~ und ~ l t,iu,iu.wipr reposirorie.\. Chica-

go: The Society of American Archivists, 1991, págs. 79-82. B. W. Dearstyne: 7'hr
u r c h i i d cvirrrprisr. Modeiti trre.hii.til priticiples. pruc~iirusicnd rncinuyerrirrit irc~/iiiii/ur.~.
Chicago [etc.]: American Library Association, 1993, págs. 197-206. 36 1
 temos para satisfacer sus necesidades que se resumen en una: recu-
perar la información de forma precisa y en tiempo razonable. La
forma de lograrlo ha sido el objeto central de este libro.

2.2. Los usuarios externos

Los ciudadanos, entre los cuales podemos distinguir diferentes

grupos:
- Los investigadores cientyicos: público habitual desde hace
muchos años y con capacidad suficiente para moverse entre
la información, necesitan unas instalaciones adecuadas
e instrumentos de descripción claros y precisos para reali-
zar sus búsquedas.
- Los ajicionados: requieren mayor atención para orientarse
en los fondos y, muchas veces, para precisar los objetos de
su interés. Tanto en este caso como en el anterior, la mejor
ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de recu-
peración de la información -como los índices- que les
permitan acceder a los datos concretos.
- Los estudiantes: de enseñanza primaria, secundaria y supe-
rior, entran en contacto en diferentes grados con las fuentes
de la historia. Los servicios educativos, de los que hablare-
mos más adelante, son el procedimiento que mejores resul-
tados está dando, por cuanto les permite recrear y repre-
sentar la historia, aunque sean pasajes fragmentarios, de
forma palpable; por otra parte sirven para suscitar el
interés de quienes son potenciales usuarios como investiga-
dores o aficionados del futuro.
- Los ciudadanos en general, en su doble vertiente: la relacio-
nal Administración-administrados y la cultural, posean
o no inquietudes al respecto. En cuanto a la primera, se
cumple facilitando el acceso a los documentos de acuerdo
con la legislación vigente. La segunda se centrará en susci-
tar el interés del público mediante procedimientos Ilamati-
vos y de consumo general: exposiciones y publicaciones
362 principalmente.
 Lu junci(in culturul

2.3. Reglas básicas de promoción

Todos los archivos no disponen de los medios necesarios para

organizar campañas de marketing completas, sin embargo ello no
impide que utilicen medios de promoción más modestos pero tam-
bién efectivos’:
1. El folleto publicitario: con información general sobre el
archivo, sus fondos y servicios. Debe ser breve, de fácil lec-
tura, libre de jerga profesional, ilustrado, e irá dirigido al
mayor número posible de lectores.
2. El boletín informativo: es una publicación periódica que re-
coge noticias sobre las actividades del archivo, destaca lo
más importante sobre los fondos de nuevo ingreso, temas
de investigación, etc. Debe ofrecer una imagen atractiva al
tiempo que carente de ostentación, e irá dirigido a los espe-
cialistas así como al público interesado, por lo que ha de
poseer un estilo claro, resuelto y sin tecnicismos.
3. El uso de los medios de comunicación: siempre que se pro-
duzca algún acontecimiento relevante entre las actividades
del archivo tales como conferencias, mesas redondas, jor-
nadas ... Asimismo cabe la posibilidad de publicar artículos
divulgativos y noticias relacionados con fechas memora-
bles y aspectos llamativos de la historia que puedan des-
pertar el interés del gran público.
4. Las visitas concertadas y guiadas: también sirven para acer-
car los archivos a los ciudadanos y darles a conocer los
servicios que prestan, sus fondos...
5. El toque personal del archivero: tiene una incidencia fun-
damental en la imagen que se proyecta. Las relaciones
con los usuarios y la apertura hacia el exterior en forma
de colaboración con asociaciones culturales, científicas,
y con publicaciones; ofreciendo las instalaciones para la
presentación de libros, la colaboración con las oficinas

’ R. Alberch y J. Boadas: Lafunción cultural de los archiros. Vitoria: Departa-

mento de Cultura del Gobierno Vasco, 1991, págs. 70-76. B. W. Dearstyne: o p . cit.,
págs. 206-214. T. Wilsted y W. Nolte: op. cit., págs. 82-87. 363
 dc turismo, la convocatoria dc premios de investigación...
son b u a s ;i jugar para difundir el archivo.

3, Las exposiciones
Las e x p ~ ~ s i c i ode
~ ~documentos
es históricos están dirigidas a to-
do tipo de público y su efecto más positivo consiste en atraer a esa
gran parte de la población que, de otro modo, no se acercaría al
archivo. A pesar de las posibilidades que ofrecen, no es un recurso
iiiuy habitual y en España son pocas las experiencias llevadas a ca-
bo, sobre todo en coniparnción con los países de nuestro entorno.
Como señala W. Jaroschka' uno de los motivos que probable-
mente frenan estas inciativas radica en que «el profano compara
a menudo las exposiciones archivisticas con las organizadas por
los museos, lo que engendra el riesgo de que para resistir esta com-
paración se expongan siempre las mismas piezas susceptibles de
producir un efecto visual, las cuales, por otra parte, no son dema-
siado numerosas en los archivos. Esto no afecta Únicamente a la
conservación material de los documentos, sino que provoca una
distorsión de la imagen verdaderamente representativa del patri-
monio archivís(ic0. Nuestra tarea consiste en presentar una cate-
goría particular de fondos sin complejo de inferioridad)). Por otra
parte existen limitaciones materiales como la falta de instal~ciones
y de recursos para afrontar los gastos que conllevan, pues realizar-
las sin los medios necesarios para que resulten atractivas pueden
producir el efecto contrario al perseguido: el alejamiento del públi-
co.
Lo primero que se necesita es una cabeza visibie, normalmente
e1 archivero, que conciba la idea, 1ü proyecte, transmita entusias-
mo y confianza, y busque patrocinadores que la ~nancienen la
medida de lo posible. Este Último Factor dependerá de ia idea, de la
capacidad de trabajo y de los contactos, pues una exposición es
una buena ventana al exterior para cualquier entidad.

364 Citado por R. Alherclr y J. Boadas: o p . cil., pág. 56.

 3.1. La elección del tema
Un aspecto fundamental para alcanzar el éxito es la adecua-
da elección del tema con oportunidad y actualidad, que en Tea-
lidad son aspectos cuasi sinónimos. Por oportunidad entende-
mos la capacidad del archivero para entrever las cuestiones que
puedan motivar a los ciudadanos a visitar la exposición, y ac-
tualidad no significa necesariamente inmediatez en el tiempo si-
no aprovechar cuantos aspectos del pasado sean objeto de con-
memoración; en resumen estar con los tiempos y adaptarse a las
tendencias de la sociedad. Los temas que cumplan tales premisas
pueden ser muy abundantes, ya estén relacionados con la his-
toria ya con la contemporaneidad. Veamos algunas posibilida-
des: nuestro pasado es tan rico en acontecimientos y procesos
memorables que a cada paso podemos extraer un tema (guerras,
epidemias, revoluciones, personajes...), dependerá del buen hacer
del archivero el aprovechar la fuerza de la ola originada por
su tratamiento en los medios de comunicación, así como abor-
dar los aspectos más llamativos de lo acontecido. Otro plantea-
miento puede ser la elección de temas imperecederos que des-
pierten la memoria de los visitantes, como pueden ser la vida
cotidiana en una ciudad, provincia, región ... y en una época de-
terminada, el mundo del trabajo, la emigración, la educación,
y cuantos temas que nos permitan combinar documentos con
objetos atractivos, fotografías que evoquen paisajes desapareci-
dos o grupos con los que se puedan identificar parte de los vi-
sitantes. Tampoco se deben descartar los temas de actualidad,
así el plan urbanístico de una ciudad puede dar lugar a una
exposición sobre arquitectura y urbanismo, el sindicalismo, los
partidos políticos ... Algunas actividades del archivo pueden sus-
' citar temas de interés, el ingreso de fondos relevantes (donacio-
nes de personalidades, colecciones de fotografías, películas...), la
publicación de una guía, un inventario ... son ocasiones aprove-
chables.
Estri claro que los temas y las ocasiones no nos van a faltar
nunca, pero también que no es suficiente si no se cuenta con los
medios necesarios para hacerla atractiva o, teniéndolos, si se orga-
niza ignorando una serie de principios que esbozaremos a conti-
nuación. 365
 3.2. Tipología
De acuerdo con las disponibilidades materiales y los objetivos,
tenemos los siguientes tipos de exposiciones':
~- Permunentes: pueden estar ubicadas en una sala reservada
al efecto, compartir instalaciones multiusos (sala de confe-
rencias, etc.), el vestíbulo o cualquier otro lugar de paso
ohligado. Son aquellas que utiliza el archivo como carta de
picsentación y su carácter permanente no significa impere-
cederas, ya que los documentos no pueden estar expuestos
iiidefinidamente sin deteriorarse, ni el público puede encon-
lr,irse de continuo con las mismas imágenes.
- lcwporales: están dedicadas a temas monográficos que re-
vistan interés para la sociedad, de acuerdo con los criterios
señalados anteriormente.
-- Itinerantes: son una modalidad de las anteriores, caracteri-
zadas por el desplazamiento a otros puntos geográficos pa-
ra acercarse a un público que de otra forma no se habría
trasladado al archivo y lograr una difusión más amplia. En
estos casos, sobre todo si los locales de acogida no ofrecen
garantías bastantes, es habitual sustituir los originales por
reproducciones facsimilares.

3.3. El montaje
Hay una serie de principios de general aceptación que es nece-
sario observar, tales como el acondicionamiento, la elección de los
materiales, su disposición ... para garantizar el buen suceso de la
exposición y la integridad de los documentos".

Los materiales
Exponer un documento implica decidir si su estado físico per-
mite sacarlo del medio ambiente en el que se conserva, por lo que

R. Alberch y 1. Boadas: op. cit., págs. 58 y 59.

'" Seguimos las obras ya citadas de R. Alberch y 1. Boadas: págs. 55-76. B. W.
366 Dearstyne: págs. 214-218. P. D. Cheynet rf u/.: págs. 429-441.
 La funcicin culturul

deberemos examinar cuidadosamente la solidez del soporte y de

las tintas. Si no reune las condiciones que garanticen su integridad
procederemos a su restauración previa o a descartar su exhibición.
Asimismo estudiaremos el tiempo de exposición, que no puede ser
indefinido. Se estima que un plazo superior a los tres meses impli-
ca serios riesgos para todo tipo de soportes y de escrituras.
La elección de los documentos no es tarea fácil porque exige
combinar el atractivo estético con el contenido informativo, para
lo cual es necesario considerar los siguientes aspectos:
1 . El estado físico de conservación, ya comentado.
2. El valor informativo o contenido debe primar sobre el so-
porte como regia general, es decir la capacidad de evoca-
ción y la relación que tengan los documentos respecto del
tema de la exposición.
3. La calidad visual, esto es, el atractivo, la legibilidad y la
singularidad de los documentos.
4. El equilibrio entre texto y valor iconográfico, que los elegi-
dos procuren ofrecer valor documental e impacto visual al
unísono.
El objetivo es hacer la exposición atractiva e interesante par-
tiendo de una premisa irrefutable: la capacidad de atención de los
vistantes, siendo variable, en la mayoría de los casos es escasa. En
este sentido, dada la habitual austeridad que presentan los docu-
mentos escritos, no pueden ser los únicos materiales y conviene no
excederse en su número para evitar el aburrimiento y la desazón
del público. Para evitarlo emplearemos 10s siguientes recursos:
1.Utilizar documentos iconográficos tales como mapas, pla-
nos, fotografía, carteles, facturas con membretes ilustrados,
y otros tipos documentales que podemos encontrar en los
archivos o solicitarlos en préstamo a otras instituciones.
La combinación de un 70 YOde estos tipos con un 30 YO
textual está aceptada como la solución más equilibrada.
2. Emplear artificios para romper la monotonía, como pue-
den ser las fotografías aumentadas de fragmentos que con-
tengan firmas de personajes, una caligrafía llamativa ...
3. Intercalar todo tipo de objetos directamente relacionados 367
 con el tema, efectos personales. utensilios, armas, mnquina-
ria, y cuanto sirva para crear scnsación de originalidad, di-
namismo y atraer In :itencii,n del visitante.
4. Rcalimr moritiijes iiudiovisiiales e intcractivos: videos rea-
lizados L’.V prof¿~so,sucesiones ágiles de diapositivns acom-
paiiudas de voz y banda sonora, los multimedia, hiperme-
dia ... son complementos prlicticamente imprescindibles.

En el capitulo dedicado al edificio hemos tenido ocasión de co-

nocer las condiciones que deben reunir los locales dedicados al
efecto, así como las necesarias para la adecuada conservación de
los documentos, por lo que no tiene sentido repetirlas. N o obstan-
te conviene tenerlas muy presentes, ya que el montaje de una ex-
posición debe cumplirlas estrictamente para asegurar la conserva-
ción adecuada de los documentos.
El equipamiento de muebles expositores se compone sobre todo
de vitrinas horizontales, situadas a una altura de 90 cms. del suelo
para facilitar la observación de su contenido. Sus dimensiones ha-
bituales son 120 x 60 x 25 centímetros (largura, anchura y profun-
didad, respectivamente), están fabricadas en madera tratada con
productos ignífugos e insecticidas, su parte superior es una superfi-
cie transparente (vidrio irrompible y filtrante de los rayos ultravio-
letas o material similar) y disponen de cerradura. Otra variante son
las vitrinas murales o verticales con estanterías para soportar obje-
tos. Asimismo se pueden emplear paneles suspendidos de dimensio-
nes variables para documentos grandes, ampliaciones fotográficas,
etc. que también deben asegurar la integridad de su contenido.
La iluminación es otro aspecto importante ya que exige conju-
gar la visibilidad y una atmósfera agradable con la seguridad do-
cumental. Como principio la luz natural deberá ser tamizada y no
iifectarA direclamente a los objetos. Siempre es preferible una ilu-
minación artificial indirecta que no sobrepase los 80 lux en la
superficie de los documcntos. Asimismo es desaconsejable que las
vitrinas y expositores dispongan de iluminación interior, porque
eleva la temperatura e implica riesgos derivados de posibles fallos
368 en la instalación eléctrica.
 Lu jiunciiin culrurul

La presentación

La aceptación y el éxito dependen en gran medida de la forma

en como se presenten y distribuyan los materiales, del ritmo y del
buen gusto. Lo más apropiado es recurrir a un experto en la mate-
ria (diseñador con experiencia en exposiciones),pero en caso de no
disponer de los medios para ello la regla que nos guíe sera el equi-
librio entre el orden intelectual y el visual.
El orden intelectual permite comprender la exposición y justifi-
car el lugar que cada objeto ocupa en su sucesión, el ritmo que
ayuda a mantener la atención del visitante.
El orden visual permite establecer la armonía y evita la ruptura
de formas, el amontonamiento o la mezcolanza de objetos incone-
xos, salvo que mediante la ruptura ocasional se quiera atraer la
mirada o subrayar algun aspecto.
Cada objeto debe ir acompañado por una leyenda clara que lo
explique y presente, así como con su número de orden. En el caso
de documentos que presenten dificultades de lectura y de com-
prensión irán acompañados de su transcripción y/o traducción,
completa o parcial según su interés y extensión.
Las diferentes partes de la exposición se señalizarán mediante
rótulos destacados y de contenido significativo, acompañados por
leyendas de gran formato que expliquen el contexto. No obstante
es recomendable ofrecer visitas guiadas tantas veces cuantas sean
posibles.

Publicaciones

Las características de una exposición recomiendan elaborar

tres publicaciones diferentes con sus finalidades respectivas: el car-
tel, el folleto y el catálogo.
El cartel tiene por finalidad informar sobre la exposición: títu-
lo, lugar y fechas de celebración, organizadores y promotores. El
atractivo que le confiera su diseño será el mejor reclamo para la
población y, en tanto objeto de colección, su venta proporcionará
ingresos que sirvan para sufragar en parte los gastos del montaje.
El folleto sirve al visitante proporcionándole una sinopsis del
contenido, la relación de los objetos expuestos y otras informacio-
nes que faciliten su itinerario y comprensión. 369
 El ctrrúlo~gose caracteriza por su cuidado diseño, la profusión
de ilustraciones y la inclusión de textos divulgativos de alta cali-
dad. Su elaboración ha de ser exquisita, velando por la calidad de
las ilustraciones, por coordinar los autores y armonizar los tex-
tos y, muy importante, que así la composición como la impresión
garanticen el nivel. Evidentemente se trata de una obra costosa,
mas como quiera que una vez finalizada la exposición no volverá
a repetirse, es el medio m2is efectivo para que el público interesa-
do conserve su recuerdo; ademlls los ingresos pueden llegar a fi-
na ncia rl o.
Hay otros medios como los audiovisuales y todo tipo de obje-
tos de amplio consumo (camisetas, cpinsn ...) en los que no vamos
a detenernos.

El pristtrmo de documentos
Es muy normal que nos veamos obligados a solicitar en présta-
mo documentos y otros materiales a otros archivos, instituciones,
empresas, familias ... para lo cual observaremos algunas formalida-
des legales que garanticen su integridad. Aparte de ésto, todo celo
en su manejo es poco y la profesionalidad que demostremos en tal
sentido ante terceros es fundamental para generar un clima de
confianza, que andado el tiempo puede traducirse en donaciones
o depósitos de sus fondos.
También puede darse el caso contrario y prestemos temporal-
mente algún documento para su exhibición o para su reproduc-
ción. En ambos casos se observarán los siguientes principios":
1.Las solicitudes, por escrito, se dirigirán al archivo e iden-
tificaran los documeníos solicitados así como al peticio-
nario.
2. Antes de su entrega se realizará una copia de seguridad
que puede correr a cuenta del solicitante.
3. Éste deberá suscribir una póliza de seguro y depositará una
fianza que será reintegrada tras la devolución de los docu-
mentos en el mismo ser y estado en que fueron prestados.
4. El periodo de prestamo se especificará con claridad, salida
 y devolución, y las fechas se ajustarán al mínimo impres-
cindible.
5. Las condiciones de seguridad en que vaya a realizarse el
transporte, manipulación y exposición de los documentos
se especificaran con claridad, corriendo el solicitante con
los gastos.
6. Se redactará un documento de préstamo, cuyas cláusulas
reflejen los principios citados anteriormente y cuantos sean
necesarios.
Cuando no sea posible cumplir estos requisitos, los originales
serán sustituidos por reproducciones. En los casos de préstamo al
extranjero, la operación deberá ser autorizada por la Administra-
ción del Estado en cumplimiento de la Ley del Patrimonio Histó-
rico Español.

4. El servicio educativo
Las concepciones pedagógicas desarrolladas en la segunda mi-
tad de este siglo, que propugnan como ideal una enseñanza que
potencie la observación y la experimentación del alumno, así co-
mo el enorme desarrollo experimentado por la historia local, han
sido las condiciones de posibilidad para la creación de servicios
educativos en los archivos12.
Su desarrollo e implantación ha sido desigual. Francia fue el
país pionero comenzando sus primeras experiencias en los años
cincuenta y ahora posee la red de servicios pedagógicos inás
sólidamente implantada. Asimismo cabe destacar los casos de
Gran Bretaña, Irlanda y los paises de la Europa oriental. En
todos ellos la acción educativa se basa en programas de alcance
estatal. Contrariamente, en otros como Alemania, Italia, Espa-
ña ... se han producido experiencias muy interesantes pero con
frecuencia aisladas.
 Monuul dc rirdiioísiicu

Los objetivos perseguidos con los planes dirigidos hacia los es-
colares son:

1.Acercarles a las fuentes primarias como medio de mejorar

su comprensión de la historia, la geografia y las ciencias
sociales.
2. Potenciar su capacidad de análisis y su sentido crítico
a través del manejo de diferentes fuentes documentales que
reflejen un mismo episodio de manera diversa.
3. Favorecer, por medio de los documentos, su respeto hacia
el patrimonio histórico y una comprensión del pasado
y del presente mejor fundamentada.

Los alumnos del Último tramo de la enseñanza primaria (EGB)

así como los de la secundaria (BUP y FP) constituyen el grueso de
la clientela en un servicio educativo, aunque hay otros segmentos
de la población a los que puede dirigirse como son los estudiantes
universitarios y los ciudadanos en general.

4.1. Los medios necesarios

La puesta en marcha de un servicio educativo exige movilizar

unos medios humanos y materiales de cierta consideración que no
se pueden suplir con voluntad, por lo cual no está al alcance de la
mayoría de los archivos.
En el orden material es necesario disponer de un local distinto
al de los investigadores, aunque no tiene por que ser necesaria-
mente exclusivo, se puede recurrir a la fórmula de la sala poliva-
lente. El mobiliario lo componen mesas y sillas fundamentalmente,
asi como medios audiovisuales (video, proyector de diapositivas,
pantalla...), una pizarra y paneles.
En cuanto al personal hace falta un responsable del servicio
adscrito a la plantilla del centro, lo cual sólo es factible en los
grandes archivos, en la mayoría de los casos es el propio archivero
quien asume estas funciones: proporciona los materiales y las ins-
talaciones, presenta los documentos y, en colaboración con el pro-
372 fesor, lleva a cabo las actividades planificadas. En Francia predo-
 La función culturul

mina la figura del profesor c ~ l a b o r a d o r encargado

'~ del servicio,
al cual dedica a la semana unas horas que le son compensadas.

4.2. Las actividades

Concebidas para grupos en torno a 35 Ó 40 alumnos y en sesio-

nes de hora y media como máximo, tienen una finalidad instru-
mental de apoyo, pero en nigún caso deben pretender asumir la
función educativa de la escuela.
Se organizan eligiendo un tema inspirado en el programa esco-
lar, lo que permite al profesor un tratamiento más a fondo antes
de la visita y un mejor aprovechamiento para los alumnos. Obvia-
mente la elección de los documentos estará determinada por:
- El contenido de dicho tema.
- Deberán poseer valor pedagógico y contenido histórico al
mismo tiempo.
- Estarán dotados de los elementos suficientes para hacerlos

atractivos y suscitar el interés del alumnado (ilustrados, fá-

ciles de leer...).
- Y su tipología deberá ser variada: manuscritos, mapas, pla-

nos, carteles, fotografias, grabados ...

Los documentos pueden presentarse de dos maneras: exposi-
ción y manipulación. En el primer caso los alumnos se limitan
a observarlos en vitrinas y paneles, lo cual es la mejor garantía de
conservación pero es un procedimiento menos atractivo. El segun-
do les permite manejar los materiales, lo que posee un fuerte atrac-
tivo y potencia el interés del discente, además la integridad puede
resolverse protegiéndolos con bolsas de plástico -nunca plastifi-
Carlos- y permitiendo la manipulación de aquellos que posean es-
caso valor (fragmentos, duplicados, etc.), así como el recurso a los
facsímiles que permiten un trabajo más cómodo y evita el agrupa-
miento en torno a los ejemplares únicos.
Partiendo de las explicaciones orportunas del responsable de
la sesión, bien individualmente bien en grupos reducidos, los

" P.Y. Playoust: «Les hommew, en Actes du Congris de Nice ..., págs. 22-32. 373
 alumnos proceden 21 annliznr los documentos, a contrastarlos con
los conocimientos adquiridos y, finalmente, se abre una fase de ex-
posición ;I I n clase y posterior debate sobre los aspectos que hayan
llamado lu atención de cada cuul. Finalmente es el profesor quien
recapitula la sesión poniendo el acento en los aspectos más rele-
vantes.
Cuando el archivo no disponga de medios o los alumnos no
puedan desplazarse y aun no sucediendo ni lo uno ni lo otro, exis-
ten otras posibilidudcs para desarrollar actividades pedagógicas.
M u y brevemente son:

Las maletas pedagógicas, así denominadas en Francia,

o cajas de enseñanza con archivos, en Gran Bretaña. Con-
sisten en un conjunto de facsímiles convenientemente
transcritos y/o traducidos, acompañados de fotografias,
diapositivas, dibujos ... que ilustran un tema del programa
de esíudios. El archivo los ofrece a los centros escolares,
para posteriormente rotarlos en préstamo entre los intere-
sados.
Las exposiciones itinerantes, de acuerdo con lo ya visto, re-
sultan más costosas que la solución anterior.
Las experiencias Iúdicas dirigidas sobre todo a los mis jó-
venes, tales como: juegos de pistas, puzzles, maquetas, re-
cort ables...

Las posibilidades de acción cultural desde los archivos no aca-

ban aquí, se pueden organizar talleres de historia dirigidos a los
ciudadanos, colaborar con los grupos de historia local, organizar
actividades prácticas para los estudiantes universitarios y, en fin,
cuantos surgan de la interacción archivos-sociedad. De todos mo-
dos es forzoso reconocer que nos encontramos en una fase embrio-
naria, ya que la experiencia que tenemos hasta ahora es relativa-
mente escasa y los resultados no siempre han sido satisfactorios.
Se trata de una preocupación reciente y no se sabe si va en la di-
rección ~ o r r e c t a ' ~pues
, carecemos de la tradición que poseen los
bibliotecarios y los documentalistas en el estudio de los usua-

'' J. J. Grabuwshi: ((Keepers, uscrs and funders: building an uwareness of

374 archiva1 valuen. en Tlir Aiiirricuii A i c l i i i i s r . 55, 1992, págs. 464-472.
rios' '. La opinión de los autores es inayoritariamente favorable
a la «vulgarización», lo que no obsta para que algunos, decepcio-
nados por las posibilidades reales y por los resultados obtenidos,
reivindiquen para los archivos el carácter de reserva destinada
a usuarios especializadosLh.

I M .Cook: Tlir i?iu)iuqwiCtir o / iii/iwinution / h t i urtliiors. Aldershot: Gower,

1986, págs. 185-186.
I h F. Durand-Évrard: «Les indiens de la culturen, en L o G u x f r r drs Ardiic-es.
164, 1994, págs. 62-69. 375