ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA

Y ARCHIVONOMÍA

LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA

ANTOLOGÍA DE LECTURAS

INTRODUCCIÓN A LA ARCHIVONOMÍA

COMPILADORES:

ASUCENA ABALOS ZURITA

DANIEL MARTÍNEZ BONILLA

2005

1
 INTRODUCCIÓN

Como un inicio al mundo de los archivos y de un acercamiento teórico-práctico a través de

la Archivonomía, te presentamos una serie de lecturas que forman la Antología
Introducción a la Archivonomía.

Introducción a la Archivonomía es una materia básica y fundamental para tener un

acercamiento a la ciencia, si bien en diversos países del mundo se estudia con diferentes
nombres, el fin es el mismo: los archivos.

Debido a lo anterior es común que encuentres el término Archivística ya que mucha teoría
es europea. También encontraras el termino Archivología, este junto con el de
Archivística, son utilizados en el mundo de habla hispana.

En México tenemos la excepción de llamarla Archivonomía, sin embargo te reiteramos, el

fin es el mismo.

La estructura de la Antología consta de tres partes:

1. Las lecturas están vinculadas con el temario, al final de cada una se anexa la
bibliografía.
2. Cada unidad tiene actividades de aprendizaje, las cuales son muy importantes que
realices para reforzar las lecturas. Para llevar a cabo tales lecturas puedes utilizar
el Internet, libros, revistas y desde luego apoyarte con tu Asesor.
3. Se adicionaron algunos comentarios y sugerencias que sin duda te servirán para tu
formación académica.

También, encontrarás teorías y conceptos que son contradictorios en algunas ocasiones, te

los presentamos para que los estudies y los analices, con el fin de ampliar tu panorama
respecto a los archivos.

Para complementar esta materia, te sugerimos estudiar y analizar los siguientes temas:

•
•
El principio de procedencia y orden original

•
Historia de los archivos en México

•
Terminología utilizada en los archivos

•
A Enrique Ampudia M.

•
A Manuel Carrera Stampa

•
Estudios RAMP

•
Trabajos presentados en las reuniones nacionales e internacionales y
los que tu Asesor te recomiende

Todas las dudas que tengas, así como otras lecturas alternas que necesites, con toda
confianza puedes consultar a tu Asesor.

Cordialmente

Los autores

2
 ÍNDICE DE LECTURAS

UNIDAD 1

1 ¿Qué es la Archivonomía?
2 Naturaleza de los archivos
3 Archivo: un concepto controvertido en la doctrina y en las leyes
4 El archivo
5 Los archivos y la nación
6 ¿Qué son y para qué sirven los archivos?
7 El documento de archivo

UNIDAD 2

1 La administración pública y los documentos.

2 Historia de la administración de documentos en los estados unidos desde 1900 hasta
1960
3 El ciclo vital de los documentos de gestión o de archivo
4 El records management y las “tres edades” de los documentos
5 Administración de archivos: confundido aún después de tantos años

UNIDAD 3

1 Archivística y “ciencias de la información”

2 Las ciencias auxiliares de la archivística
3 El documento de archivo
4 Ciencia de la administración de documentos y archivos o archivología
5 Las divisiones de la archivística

UNIDAD 4

1 La función del archivero

2 Código de ética

UNIDAD 5

1 Elio Lodolini
2 Theodore R. Schellenberg
3 Asociaciones Archivísticas

3
LECTURAS DE LA UNIDAD 1

LECTURA 1

¿QUÉ ES LA ARCHIVONOMÍA?

Archivonomía es un término que se ha difundido de diversas formas y que sin embargo su

nombre no es tan representativo como la carga que en el impera, pues tampoco se refleja
en la creación de nuevas teorías o en la aplicación adecuada de las ya existentes, tal es así
que lo vemos en la desorganización de los acervos, el poco control y visión en los archivos
administrativos, la fragmentación de los fondos documentales en los archivos históricos,
aunado las posiciones políticas que aún se mantienen.

Durante décadas, la Archivonomía, ha sido un factor importante; el papel que ha jugado ha

sido fundamental, pero no detonante, ni trascendental para la vida de nuestro país. Por lo
cual en el presente y futuro su actividad debe incrementarse y sea el verdadero engrane que
mueva al gran motor económico, político, social, científico y cultural de nuestro país.

Hablar del concepto de la Archivonomía, en primera instancia, es referirnos al “concepto”

de concepto y segunda a la descomposición de la palabra en dos términos: Archivo y
Nomos.

Cuando nos referimos a concepto, Mardones (1994), nos dice:

Normalmente bajo la idea de <concepto> no es posible representarse nada preciso.

Unos opinan que un <concepto> es una <configuración intelectual>, que precede a
su pronunciación en su palabra, o sea, algo que estaría antes del lenguaje y
propiamente no tendría que ver con éste; ...
Un <concepto> es, pues, lo que representan todos los sinónimos que pueden
sustituirse entre sí. (p. 50 y 51)

Entonces, el concepto de Archivonomía, vendría a ser, los sinónimos que el término

represente de acuerdo a su sentido amplio.

Archivo, como primer compuesto de la palabra, venía significar en el sentido estricto: “el
repositorio donde se guardaban los documentos importantes”; actualmente tiene un
significado muy amplio, entre sus sinónimos se encuentran:

1. Lugar ex profeso para la guarda, conservación y disposición documental.

2. Conjunto de documentos organizados (ordenados, descritos y difundidos)
3. Conjunto de recursos idóneos para el adecuado funcionamiento de la
administración institucional.
4. Seguridad e higiene.
5. Investigación al servicio de los usuarios y de la propia materia.
6. Entre otras.

Como se puede apreciar, el término ha evolucionado notablemente, lo cual implica un

compromiso total en la creación de teorías para quienes nos dedicamos a esta materia.

4
La palabra NOMOS ó NOMÍA, el diccionario de la Real Academia Española (2000),
dice:
“Significa conjunto de leyes o normas.” (p. 1587)

Por lo cual, connota el establecimiento de lineamientos, normas o leyes a través del estudio
y análisis de aspectos frecuentes y repetitivos en los archivos. Desde luego que son leyes
que rigen al comportamiento de los archivos, como fenómeno y no de orden obligatorio.

EL ORIGEN

México es un país que ha adaptado diversas corrientes para crear una propia, pues bien,
decir Archivonomía, es citar a la Archivística, la Administración General y la
Administración de Archivos, por citar las mas cercanas, ya que también se complementa
con otras ciencias como es la historia, el derecho, la ingeniería, la paleografía, las
matemáticas, la filosofía, etc.

La influencia que países europeos y de América del Norte, han ejercido sobre México,
crean posturas diferentes y en algunas ocasiones encontradas, por lo cual este pluralismo y
ante la globalización, crea una mezcla de ideologías y prácticas que debemos ser muy
cuidadosos y precisos al momento de aplicarlas, con el objeto de crear el punto medio y
adecuado para nuestras instituciones, desde luego fortaleciéndolas con aportaciones
personales bien sustentadas y que no quede en entredicho el fin de la materia.

Lo más cercano a la Archivonomía, es la Archivística, la cual surge ante la necesidad de

ordenar y conocer lo que se guardaba en los repositorios. La Archivonomía a la anterior,
además, le da un contexto dinámico, sistemático y visionario; con lo cual no quiere decir,
que sea una rama de la Archivística, ni mucho menos que pretenda o sea el relleno de uno
de los vacíos que tiene la misma.

La Archivonomía es la ciencia que nació con la experiencia de las ya mencionadas, pero

cumpliendo con una nueva expectativa: “La Administración total de los Archivos”.

En la Administración de los Archivos, están comprendidos cualquier tipo, sea trámite,

concentración, histórico o especiales, así como también las áreas y las actividades que de
ellos se derivan.

La Administración, es el análisis y estudio de:

1. Estructuras físicas
2. Estructuras orgánicas y funcionales
3. Factores de riesgo, de salud y conservación de documentos
4. Crecimiento y Administración de sistemas documentales y de información
5. Recursos humanos, materiales, tecnológicos, técnicos y económicos
6. Flujos documentales y la legislación
7. Metodologías para el adecuado control, reproducción, descripción, difusión, etc.
8. Explicación de fenómenos
9. Controles cualitativos y cuantitativos
10. Metodologías, métodos, técnicas y procedimientos para el desarrollo de los
archivos a corto, mediano y largo plazo.

Aun más, tiene los fundamentos para desarrollar teorías apegadas a una realidad nacional.

5
Entonces, la Archivonomía es:

La ciencia de los archivos que estudia su comportamiento y las leyes que los rigen, desde
un punto de vista administrativo y social.

Aunque estas “leyes” sean más bien hipótesis que pueden o no cumplirse para todos los
archivos.

La evolución de la misma y su campo de acción actual es tan amplio, que se concibe como
un macro concepto, el cual obliga a difundir el lenguaje, crear e interpretar teorías y desde
luego obliga en un mediano plazo a diseñar especializaciones.

Algo interesante que se observa en la construcción de la Archivonomía, es que se ha

allegado de otras ciencias y ha formado algo más complejo, ha formado una vinculación
muy estrecha, pues para comprender la Archivonomía debemos tener conocimientos
básicos otras áreas del conocimiento.

Por su parte Carrillo (2000) menciona que el desarrollo de las materias científicas están
vinculadas y relacionadas, esta interrelación se da en campos diferentes dando origen a lo
que ella llama “relaciones interdisciplinares y multidisciplinares”. (p. 3)

Es muy interesante ver las relaciones que existen entre las ciencias y la construcción del
conocimiento. Como origen de la Archivonomía podemos ver que desde que los archivos
funcionan como tales, se tuvo la necesidad de tener un orden, de conservar y conocer lo
que se guardaba, posterior a ello se dio la necesidad de establecer los medios para
controlar y acceder a los documentos. De alguna u otra manera esta administración
incipiente se realizaba con elementos sencillos a comparación de los que con hoy
contamos, las estructuras institucionales eran menos y más simples.

Alcalá (2002), en su texto de Hermenéutica puntualiza:

…la interpretación forja conceptos que, por un lado, permiten penetrar en la realidad
“descubriendo” (o haciendo) mundos, como cuando Marx introduce en su
concepción el término plusvalía; no es que éste haya aparecido en realidad a partir de
Marx, sino que ahí estaba semioculta; para nosotros pasaba desapercibida porque no
teníamos manera de nombrarla, necesitábamos la palabra para toparnos con ella. Lo
mismo ocurre con una gran cantidad de términos que utilizamos ahora en la vida
cotidiana, aunque a veces de manera incorrecta, como por ejemplo neurótico.
Neuróticos podríamos afirmar que los ha habido siempre, pero antes no se les
aplicaba un calificativo proveniente de una disciplina científica, sino que se les
acusaba de estar poseídos por el demonio o cosa por el estilo. (p.20)

Muy acertadamente el término ARCHIVONOMÍA, se acuña, adoptándose y adaptándose,

no sólo de nombre sino legalmente en 19661, cuando la Escuela Nacional de Bibliotecarios
y Archivistas, pasa a ser Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía; aun
cuando el término tiene antecedente en años anteriores a la fundación de la Escuela, este es
el nacimiento oficial de la misma.

1
El dato fue tomado del trabajo de titulación de NAVARRETE CRUZ, Claudia. Situación de la licenciatura
en Archivonomía periodo 1975-1990. ENBA. México 1999.

6
¿CIENCIA O DISCIPLINA?

Punto controversial es decir si la Archivonomía es ciencia o disciplina, sin duda el término

ciencia connota y tiene mayor peso, aunque de algunas materias su fundamento sea poco
lúcido.

Pues bien, Carrizo (2000) sobre ciencia nos dice, “...en su concepto mas original y extenso,
hace referencia a toda clase de saber.” (p. 1)

La misma autora continúa diciendo, “Históricamente, la ciencia era cualquier rama del
saber; venía significar un conjunto de conocimientos sistematizados sobre una materia,
esta noción coincide en la actualidad, con lo que el mundo intelectual considera
disciplina.” (p. 1)

De acuerdo con el concepto anterior, ciencia y disciplina tienen la misma dimensión y

status, cuando estás crean divisiones, se puede afirmar que están evolucionando.

Carrizo (2000) considera que la evolución [de la ciencia] parte de una materia concreta,
dando origen a disciplinas y estas a su vez crean otras llamadas subdisciplinas, cuando las
últimas se desarrollan, evolucionan y crecen, dando origen a otras nuevas, se puede
considerar la evolución del conocimiento y su desarrollo científico. (p. 2)

Aunque si bien pareciera contradictorio decir que la ciencia crea disciplinas de acuerdo al
párrafo anterior y en los anteriores se señala la ciencia y la disciplina como sinónimos,
para no caer en este juego de palabras, se le denominará especialización, como una rama
de la ciencia que tiene un objetivo concreto, Geymonat (2002) puntualiza “Todos sabemos
que sin la especialización, hoy, el progreso científico sería imposible.” (p.15)

Desde sus inicios dice Geymonat (2002) a principios del siglo XIX, la especialización ha
tenido un objetivo claro, ha sido subdividir el trabajo lo cual da la facilidad de conocer en
poco tiempo las técnicas empleadas en cada campo aplicarlas y ponerlas a disposición de
la “investigación sin dispersar sus propias energías en mil direcciones.” (p. 57)

Para Carrizo (2000) la identificación de la ciencia, responde a tres elementos esenciales:

1. Contenido
2. Campo de actuación y,
3. Procedimiento

“El contenido está constituido por el conjunto de conocimientos sobre la realidad en

forma de términos y enunciados. Las ideas de este conjunto se hallan
interrelacionados entre sí y forman lo que se conoce como la teoría.

El campo de actuación de la ciencia es la realidad que podemos observar.

El procedimiento o forma de actuar es el método científico que los investigadores

emplean para desarrollar sus estudios.” (p. 1)

Si analizamos estos tres elementos de las ciencias, la Archivonomía los cumple con ellos
de la siguiente forma:

7
En cuanto al contenido teórico, se pueden citar 3 teorías: el ciclo de vida de los
documentos y el principio de procedencia.
Su campo de actuación: los archivos.
El procedimiento, será el análisis y los demás pasos que se deban de efectuar para realizar
una valoración secundaria -por ejemplo-, siguiendo desde luego una metodología
congruente con la teoría.

INCONGRUENCIAS DE LA ARCHIVONOMÍA

Cuando nos referimos a Archivonomía, sus estructuras y su objeto de estudio, para su

identificación, tendemos a llamarlos de alguna forma, tal es así que empleamos en muchas
de sus áreas o actividades el sufijo ico (s) o ica (s), para referirnos al adjetivo, como si la
Archivística fuera parte de la Archivonomía. Por ejemplo, Diagnóstico Archivístico,
Descripción Archivística, siendo Descripción de Archivos, entendiéndose como Archivos
al conjunto de documentos, como estos podemos encontrar una serie de términos que no
son propios de nuestra materia.
Tal pareciera que la Archivística es parte de la Archivonomía, pero si la Archivística surge
primero que la Archivonomía, la pregunta es, ¿la Archivística es una técnica? lo cierto es
que aún no podemos desligarnos de la Archivística.

Existe otro fenómeno no menos importante que el anterior, este es, ¿cómo se le denomina
al profesionista que estudia Archivonomía?, la respuesta es obvia, pero no aceptada; por
ejemplo, el que estudia Astronomía, se llama Astrónomo, al que estudia Agronomía,
Agrónomo, entonces, nosotros somos Archivónomos y no Archivistas.

¿Cuál es la línea que hace la diferencia?

En las Definiciones y descripciones de actividades de las profesiones, oficios y trabajos
especiales de la Ley Federal del Trabajo (2001), menciona:

“Archivista: Es el trabajador que clasifica y archiva, conforme al sistema establecido,

documentos de oficina. Recibe, clasifica y glosa la correspondencia, facturas,
recibos, planos y fotografías; analiza y redacta breves descripciones del contenido de
los documentos; prepara índices, guías y copias para facilitar el fichero; protege y
conserva los archivos.” (p. 669)

Desde luego que es un concepto muy pobre, entre lo mucho que hacemos por y para los
archivos es buscar soluciones, administrar y optimizar recursos, etc., nada extraordinario,
hacemos sólo lo que aprendemos en nuestra Institución como teoría y en los archivos
como práctica.

En México y muchos otros países, aún no se tienen la madurez y la cultura para aceptar la
profesión y si seguir pensando que los archivos no sirven. Si nuestras leyes y la comunidad
lo reconocieran, así como algunas personas que laboran o dirigen los archivos no
manchará tan digna profesión, o que solo sirve para personal conflictivo, que está
lesionado o que aspiran a otro puesto y si es puesto político mucho mejor, creo que no
habría ninguna objeción por llamarnos Archivistas.

8
CONCLUSIONES

En el mundo de habla hispana los términos utilizados son Archivística y Archivología, la

E.N.B.A., hizo la excepción tomo el término Archivonomía y a casi 60 años
ininterrumpidos de creada la Escuela como tal, no podemos estar equivocados.

Aún falta mucho camino por recorrer, la Archivonomía tendrá que ser en la
contemporaneidad y postcontemporaneidad, la ciencia que cubra todos los aspectos en
investigaciones teóricas y prácticas de los archivos con el fin de desarrollar especialidades
y sea una evolución constante de la misma.

El lenguaje y la teoría, tienen que incrementarse, perfeccionarse y difundirse, de lo

contrario alguna otra ciencia con más fuerza y carácter se apoderará de la nuestra y
seremos parte de ella para llenar sus vacíos, debilitándose nuestra identidad e incluso
llegar a un ocaso.

REFERENCIAS

1. Geymonat, Ludovico. (2002). Límites actuales de la filosofía de la ciencia. Barcelona,

España.: GEDISA.
2. Definiciones y descripciones de actividades de las profesiones, oficios y trabajos
especiales”. Ley Federal del Trabajo. (2001). México.: Porrúa.
4. Carrizo Sainero, Gloria. (2000). La información en ciencias sociales. España.: Trea S.L.
5. Alcalá Campos, Raúl. (2002). Hermenéutica, teoría e interpretación. México.: Plaza y
Valdés, S.A. de C.V.
6. J. M. Mardones. (1993). Filosofía de las ciencias humanas y sociales. 4ª ed. México.:
Fontamara S.A.

ABALOS ZURITA, Azucena y MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. ¿Qué es

Archivonomía? Trabajo inédito. 2005.

9
LECTURA 2

Naturaleza de los archivos

Existe una gran tendencia entre los practicantes de una nueva profesión para crear términos
que tengan muy elevada significación especializada. Y si, además, le falta algo de
académico o substancia científica a la disciplina de que se trate, surge entonces una
tentación mayor para desarrollar no sólo términos con significación especializada sino de
significado tan obscuro que nada más darán una ilusión de profundidad.
A la profesión archivística, aunque relativamente nueva, no le falta substancia científica o
académica, y en contra de la costumbre se ha tratado de evitar el desarrollo de una
terminología especializada. Pero, por el mismo uso de términos comunes, frecuentemente
los archivistas la acercan a la obscuridad en su literatura profesional. Por lo tanto he
procurado definir los términos que empleo en este libro cuando éstos ocurren.
En este capítulo discutiré con mayor amplitud las definiciones de los términos "registros"
(records) y "archivos ", no sólo porque necesitan atención especial sino porque es esencial
para nuestro estudio hacer un análisis de las características principales de los materiales
archivísticos y de los registros.

Definiciones

La palabra "archivos", que es de origen griego, ha sido definida en el Diccionario inglés de

Oxford como: 1) "un lugar en el que se guardan los documentos públicos u otros papeles
históricos importantes";
2) "un registro o documento histórico para ser preservado". Esta definición es algo
ambigua a causa de su doble significado. En las conversaciones comunes, y
particularmente en la literatura profesional, debe hacerse una distinción entre la institución
y los materiales con que trata. Esta distinción sólo puede aclararse usando diferentes
términos para los dos conceptos. Los alemanes emplean el término Archivalien para
designar los materiales, pero su equivalente en inglés archivalía nunca ha encontrado
aceptación general. Para aclarar esta diferencia se usarán en este libro las palabras
"institución archivística" cuando se designe la institución, mientras que la palabra
"archivos" se usará con referencia a los materiales que conciernen a la institución
archivística. Todavía más, la definición del diccionario no pone en claro la naturaleza
esencial de archivos, sobre los cuales ahora vamos a emprender su análisis. Al hacer esto,
será muy útil revisar las definiciones que se encuentran en los manuales de archivos
escritos por archivistas de varios países.
Desde el punto de vista de su amplia contribución mundial a la ciencia archivística,
probablemente el más importante manual escrito sobre administración archivística sea el
de un trío de archivistas holandeses, S. Muller (1848-1922), J. A. Feith (1858-1913), y R.
Fruin (1857-1935). Este manual, intitulado "Handledrig voor het Ordenen en Beschrijven
van Archieven", fue publicado en 1898 bajo los auspicios de la Asociación Holandesa de
Archivistas. Fue hecha su traducción al inglés por un archivista americano, Arthur H.
Leavitt, y publicado bajo el título de "Manual for the Arrangement and Description of
Archives ", en Nueva York, en 1940. Esta traducción define la palabra holandesa "archief"
como "el total de los documentos escritos, dibujos y material impreso, oficialmente
recibido o producido por un cuerpo administrativo o por alguno de sus funcionarios, hasta
donde se tenga intención de dejar estos documentos bajo el cuidado de ese cuerpo o de ese
funcionario".1 La palabra "archief", que Leavitt tradujo como "colección archivística",

10
realmente significa los documentos de un cuerpo administrativo particular que se
mantienen en una oficina registradora.
En la edición de 1937 del manual inglés intitulado A Manual of Archive Administration,
por Sir Hilary Jenkinson (su primera edición fue publicada en Oxford en 1922), los
archivos están definidos como documentos: ". . . diseñados o usados en el curso de una
transacción ejecutiva o administrativa (ya sea pública o privada) de la que (ellos) formaban
parte; y por consiguiente bajo su propia custodia para su propia información por la persona
o personas responsables de esa transacción y sus legítimos sucesores".2

El archivista italiano Eugenio Casanova (1867-1951), en su manual titulado

"Archivística", publicado en Siena en 1928, define a los archivos como: "la acumulación
ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o
por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales,
legales o políticos por tal institución o individuo". 3
El archivista alemán Adolf Brennecke (1875-1946), que fue durante muchos años director
de los Archivos Estatales Privados Prusianos, cuyas conferencias fueron recopiladas en
forma de manual por Wolfang Leesch en una publicación intitulada Archivkunde (Leipzig,
1953), define a los archivos como "el total de los papeles y documentos que resultan de
actividades mercantiles o legales de un cuerpo legal o físico que se intenta para su
preservación permanente en un lugar particular como recursos o evidencias del pasado ".4

Elementos de las definiciones

Si se analizan los elementos que han sido enfatizados en las definiciones de los archivistas
de muchos países distintos, se encontrará que se refieren tanto a cuestiones tangibles como
intangibles. Los elementos que se relacionan con las cuestiones tangibles -como la forma
de los archivos, sus fuentes y sus lugares de preservación-, no son esenciales para la
cualidad archivística indican en sus definiciones que los materiales de archivo pueden
tener diversas formas, provenir de varias fuentes y conservarse en distintos lugares. Los
elementos relacionados con las cuestiones intangibles son los verdaderamente esenciales.
En mi opinión, sólo hay dos clases de tales elementos. Aunque también consideraré un
tercero al que Jenkinson cree ser esencial. El primero de los elementos esenciales se refiere
a las razones por las que se han producido o acumulado los materiales. Para ser archivos,
deben haberse creado o acumulado los materiales para lograr algún propósito. En una
oficina del gobierno ese propósito es el de realizar los asuntos oficiales. Los archivistas
holandeses subrayaron el hecho de que los archivos son "oficialmente recibidos o
producidos”. Jenkinson aseveró que su producción es "durante el curso de una
administración o de una transacción ejecutiva"; y Brennecke dice que su crecimiento es un
resultado de las "actividades legales o mercantiles". Por lo tanto, lo importante es saber
cómo resultaron los documentos. Si fueron producidos en el curso de una actividad
organizada con algún fin, si fueron creados durante el procedimiento para algún propósito
definido administrativo, legal, confidencial o de cualquiera otra clase, entonces tienen una
calidad archivística potencial.
El segundo de los elementos esenciales se relaciona con la importancia del material que se
conserva. Desde luego, para que sean archivos, los documentos deben guardarse además
por otras razones que para las que fueron producidos o acumulados. Estas razones podrán
ser tanto oficiales como culturales, En sus diversas definiciones de los archivos, Jenkinson
ha enfatizado su conservación por las personas que los crean "para su propia información"
o "para su propia referencia". Es muy interesante observar que en su discusión subsecuente
sobre como los documentos forman un archivo, Jenkinson, aunque al principio se refiere a

11
los archivos del pasado, prevé los puntos de vista relativos a los registros modernos,
cuando dice que éstos resultan ser archivos: "al cesar de estar en uso corriente, y son
apartados definitivamente para su conservación y considerados tácitamente merecedores
de preservarse".5 Es completamente obvio decir que los archivos modernos se conservan
para que los usen otras gentes además de quienes los crearon, y que las decisiones
conscientes que se tomen sobre ellos deberán hacerse en cuanto al valor o importancia de
su empleo. Casanova afirma que su creación es para realizar "propósitos políticos, legales
o culturales". Por motivos semejantes, el archivista alemán Brennecke manifestó que los
archivos se conservan "como evidencias del pasado", y, desde luego, para usarse en las
investigaciones. Este punto de vista también está de acuerdo con el de los archivistas
norteamericanos. Ciertamente, la primera o principal razón por la que se conservan la
mayoría de los registros es la de obtener los fines para los que fueron creados o
acumulados. Sabemos, por ejemplo, que para un gobierno eso significa la realización de
sus labores. Los registros que se guardan con esos propósitos no tienen siempre que ser
archivos. Deben conservarse por otro motivo para que sean considerados como archivos, y
éste es el cultural. Se guardan para que los usen otras gentes además de quienes los
crearon.
El tercer elemento, que Jenkinson cree ser esencial para la cualidad archivística, se refiere
a la custodia. Declara que los documentos son archivos solamente si puede establecerse el
"hecho de una custodia invulnerable", o cuando menos una "presunción razonable". Según
él, la "presunción razonable" de este hecho "es la diferencia entre el documento que es, o
no es, un archivo".6 como dice en su Manual of Archive Administration: "La cualidad
archivística depende de la posibilidad de probar una línea inmaculada de guardianes
responsables.” En sus puntos de vista sobre la custodia, Jenkinson difiere algo de los
archivistas holandeses, quienes requerían que solamente debía procurarse que los
documentos permanecieran en la oficina que los originara. Esto significa, en efecto, que
aceptaron los archivos que han estado fuera de la custodia oficial como si tuvieran el status
completo de los archivos. Al formular su principio de custodia responsable, Jenkinson,
probablemente pensó en cómo podría establecerse sobre la base de los rollos antiguos de la
Cancillería, del Fisco y de los Tribunales o Cortes. Al tratar acerca de los registros
producidos bajo las condiciones modernas de los gobiernos, dice que no puede ser
evidencia de calidad archivística la prueba de una "línea inmaculada de guardianes
responsables", o de una "custodia invulnerable". Los registros modernos generalmente
tienen gran volumen, son muy complejos en su origen y con frecuencia azarosos en su
desarrollo. La forma en que se producen hace innecesario cualquier intento para controlar
los documentos individuales, o, en otras palabras, para trazar las "líneas inmaculadas" de
"custodia invulnerable".
En realidad no importa qué clase de sistema se use para la conservación de los registros.
Por lo tanto, si se ofrecen registros modernos a una institución archivística, deben
aceptarse como archivos, siempre y cuando tengan la otra evidencia esencial sobre la
"consideración razonable" de que en realidad son registros de la oficina que los ofrece.
Por supuesto, el archivista moderno debe estar relacionado con la calidad de los registros
que recibe de una oficina del gobierno. Y deberá anhelar tener la "integridad de los
registros" preservados. Con esto, él quiere decir: 1) que los registros de una agencia o de
pendencia deberán conservarse juntos como registros de esa agencia; 2) que deberán
conservarse, hasta donde sea posible, según el arreglo que se les haya hecho en la oficina
durante el curso de sus trámites oficiales, y 3) que tales registros deberán guardarse en su
totalidad sin mutilación, alteración o destrucción desautorizada de algunas partes. El valor
evidente de sus materiales descansa sobre la forma en que fueron mantenidos por la oficina

12
del gobierno y la manera como llegaron a la institución Archivística, no en la forma en que
los documentos individuales fueran controlados dentro de la oficina gubernamental.

Definición de los archivos modernos

Hemos visto ya que los archivistas de varios países han definido el término "archivos" de
diferentes modos. Cada uno de ellos lo ha explicado en la forma que es aplicable a los
materiales con que trata. En esta forma los archivistas holandeses denominaron archivos al
contenido de un "archief" u oficina registradora, y crearon reglas para su manejo y
descripción; que codificaron en un manual. Similar mente, el archivista inglés Jenkinson
definió como archivos a los que correspondían a los antiguos registros públicos con que se
había relacionado primero, e ideó algunos principios para el manejo aplicado
particularmente a tales registros. Por lo tanto, resulta superfluo decir que no hay una
resolución final para la definición del término "archivos" que deba aceptarse
invariablemente y con preferencia a todas las otras. La definición podrá ser modificada por
cada país de acuerdo con sus necesidades. Y la que se adopte deberá presentar una base
sobre la cual puedan los archivistas trabajar efectivamente con los materiales producidos
por el gobierno al que sirven. No debe aceptarse una definición que vicie su efectividad.
La definición sacada sobre una consideración de los materiales medievales no servirá para
las necesidades de los archivistas que tratan principalmente con registros modernos.
También es, verdad lo contrario o inverso de esto último.
Creo que al archivista moderno le es necesario re definir sus archivos de la manera más
adecuada para su propia conveniencia. Puesto que el mayor problema para el archivista
moderno consiste en seleccionar o escoger los archivos para su conservación permanente
de entre la totalidad de documentos oficiales creados por las instituciones públicas (o
privadas) de todas clases, el elemento de la selección deberá estar comprendido en la
definición de los archivos.
Mi definición para los registros es la siguiente:
"Son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin
consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquiera
institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la
transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por
esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política,
decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de
los datos que contengan".
Se observará que esto es sólo una ligera reforma de la definición dada en la Ley para la
Disposición de los Registros del Gobierno de los Estados Unidos (Record Disposal Act of
the United States) del 7 de julio de 1943, tal como fue enmendada (44 U.S. Code, 366-80)
(Código de los E.U.A. 44, 366,80).
Debe recordarse que el término "institución" también puede aplicarse a otras
organizaciones tales como iglesias, casas de comercio, asociaciones, sindicatos, y hasta a
familias particulares.

El término archivos puede entonces definirse como sigue:

"Son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido
considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para
referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución
archivística".
Entonces, las características esenciales de los archivos se refieren a las razones por las que
surgieron los registros y a las causas por las que deben preservarse. Así, ahora aceptamos
que para que sean archivos los registros deben haber sido producidos o acumulados para

13
realizar un propósito específico, y que deben tener otro valor distinto del de los propósitos
por los que fueron producidos o acumulados. Por lo tanto, los archivos tienen dos tipos de
valores: los valores primarios para la agencia (o dependencia) originadora, y los
secundarios para otras Agencias y para los usos no oficiales.
Π
En España, Portugal y Latinoamérica, se usa una terminología sobre archivos algo
diferente a la usada por los pueblos de habla inglesa.
Terminología que tendrá que unificarse algún día, pero que actualmente provoca, en
ocasiones, equívocos y malas interpretaciones.

Ampliando un poco los términos expuestos por el autor, doy a seguidas los más en uso en
castellano:
Archivo, sus., s. (del latín, arcivum, archivum, archivium y éste del griego apxn, principio
origen. En alemán archiv, hol. archiev, ing. archive, fran. Archive, ital. archivie, port.
arquivo). 1. Lugar en que se custodian documentos públicos o particulares. 2. Conjunto de
estos documentos, dice el Diccionario Histórico de la Lengua Española.
El conjunto de "fondos" documentales que han sido producidos por entidades públicas o
privadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación y ordenación
científica, consulta y utilización.
Archivos, n.p.l. (Lat. archiva, al. archive, hol. archivieven, ing. archives, fran. archives,
ital. archivi, port. arquiuos). Dos o más lugares a donde los documentos se guardan.
Los franceses y norteamericanos dan una connotación más amplia, refiriéndose a los
fondos documentales más que al lugar mismo, y así se llaman Archives Nationales, The
National Archives, respectivamente, a donde guardan sus papeles. Pero ello sólo se refiere
a los archivos que se encuentran en las capitales de esas naciones.
Derivados de ese vocablo son: archivar, esto es poner, guardar, clasificar documentos en
un archivo
-Archivero o archivista, n., s. (o pl.) (lat. al. archivar, hol. archivaris, ing. archivist,
recorder, keeper of the record; fran archiviste, ital. archivista, port. arquivista). La persona
encargada del archivo; quien tiene bajo su custodia o dirige los archivos. En España se
usa, más la voz archivero; en América archivista. Esta se presta menos a confusión, ya que
al mueble que guarda los papeles se le llama también archivero. El término varía con el
país; lo que es archivero en México es archivador en Panamá. Archivología, n.s. (al.
archivwesen, ing. archivology, fran. archivologie, ital. archivística, port. arquivistica). La
ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación,
ordenación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos que en los archivos se
conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio al público
Archivalia, n. pl. (al. archivalien, hol. archivalia, ing. archivalia). Masa de documentos
preservada en un archivo. El vocablo lo he introducido en México con algún éxito.
Archivonomía, n.s. La ciencia que estudia la administración de un archivo.
Archiveconomía, le llaman en italiano; en francés archivonomie.
- Archivonómica. La actividad de los archivos: progreso, desarrollo, sus locales e
instalaciones, su personal, sus servicios al público.
Archivística (ital. archivística, fran. archivistique, port. arquivistic a). La ciencia que trata
de los archivos. Indistintamente se usan este término y el de archivología como sinónimos.
Registro (lat. regestum, regestrum, al. regester, ing. register, fran. registre, ital. registro,
port. registro). En el lenguaje usado por archivistas registrar es sinónimo del inglés
records.

14
Protocolo. Oficina donde se matricula. Manifestación que se hace de los bienes,
mercaderías o géneros.
En inglés se usan algunos términos sobre archivos que se han infiltrado al castellano y que
es necesario aclarar.
La palabra records tiene múltiples significados. Los más generales son los siguientes:
lo.- Historial, relación, registro, anales: lo que se escribe para perpetuar determinados
hechos o dejar constancia de ellos; 2o.-Antecedentes; 3o.-Hoja de servicios; 4o.-
Realizaciones; 5o.-Grado máximo; 6o.-Expediente, legajo; 7o.-Disco fonográfico; 8o.--
Reputación; 9o.-Constancia, testimonio, registro, partida, inscripción, marca; 10.-
Archivos.
Records, en sentido general, es: historial, relación, registro, marca, anotación, constancia
que se hace de una cosa. También es expediente y legajo. En inglés es sinónimo de
crónica, anales, archivos. Los archivos son "public records".
Records es uno de los exotismos más usados, consagrado como voz indispensable e
insustituible por quienes usan o abusan de ella. Dentro del tecnicismo usado en
Archivología, este feo anglicismo ha ido ganando un terreno increíble, debido quizá a una
mayor producción en inglés sobre asuntos de esta disciplina, o por la ley del menor
esfuerzo de no buscar o inventar su equivalente castellano. En Puerto Rico, Panamá y otros
sitios donde la influencia norteamericana" es mayor, se usa la palabra records sin
traducción.
En libros, estudios, artículos y demás sobre archivos, escritos en inglés, se usa
comúnmente este término para connotar los archivos, o bien, para papeles, "escritos",
"oficios", expedientes, documentos, mapas, fotografías u otra clase de materiales escritos o
gráficos, originados o recibidos por una dependencia del Gobierno,
Institución u organización, familia o persona, que se preservan en relación con los
negocios públicos, y dan evidencia de las actividades del gobierno en uso corriente.
Generalmente, Con la palabra records los archivistas de habla inglesa distinguen la
documentación viva, en proceso de cumplir su finalidad administrativa, de la
documentación propiamente histórica a la que designa con la de documents. A pesar de
esta clara separación, el término records es ambiguo; y sólo por el sentido general de la
frase se sabe a cuál de las diferentes connotaciones arriba mencionadas se refiere, y si esto
es en escritos en inglés, ¿qué será al traducirlos? La palabra inglesa archival, adj. (al.
archivalisch), que significa de o pertenecientes a un archivo, no se puede traducir al
castellano; de ahí que el autor al escribir archival institutions, como repetidas veces
aparece en el texto, lo haya traducido por instituciones archivísticas, que no me satisface
del todo, en vez de instituciones de archivo que sería la traducción literal, pero que me
satisface aún menos que la anterior.
El autor usa la palabra archives, esto es, archivos, refiriéndose no a la institución o
instituciones sino a los documentos, a la masa documental existente en ellas; de suerte que,
al traducirse esta palabra, se presta a cierta ambigüedad. Confusión que desaparece
teniendo siempre presente que archivos son los documentos, papeles, legajos, grupos o
fondos de documentos, la masa documental en suma, e instituciones archivísticas son los
archivos o el archivo como locales, como instituciones. Hago estas aclaraciones con el
objeto de facilitar la comprensión del texto traducido.

15
CITAS

1 Arthur H. Leavitt (trans.), Muller, Feith, and Fruin, Manual for the Arrengement and Description of Archives (New York, 1940), p.13.
2 Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration (2a. ed., London, 1937), p. 11.
3 Eugenio Casanova, Archivística (Siena, 1928), p. 19.
4 Wolfgang Leesch (ed.), Adolf Brenneke, Archivkunde: ein Beitrag zur Theorie und Ceschichte des eurpäischen Archivwessens
(Leipzig, 1953), p. 97.
5 Jenkinson, Manual, pp. 8-9.
6 Jenkinson, Manual, p. 11.

Π Notas del traductor

Para una mayor discusión de los términos relativos a los archivos conviene ver, además de las excelentes obras de Muller, Feith y Fruin
(1898), Jenkinson (1922, 1a. ed.; 1937, 2a. ed. aumentada), Casanova (1928) y Brennecke (1953) ya citadas, las siguientes, que tal vez,
sean de mayor acceso al público latinoamericano.
Roscoe R. Hill, "Archival Teminology", American Archivut, VI, No. 4 (Menasha, Wiss, 1943), pp. 206.211. [Francisco Gamoneda].
Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Clasificación Decimal de los Asuntos del Ramo. Con Notas sobre Archivología y
Biblioteconomía. México, Talleres Gráficos de la Nación, 1928, pp. 19.27.
Agustín Hernández, "Archivo, definición, origen e importancia de su actividad", Hacienda en Marcha, XVI, No. 29 (México, Julio
1943), pp. 17.20.
Una de las preocupaciones de los actuales congresos internacionales de archivistas o archiveros, es precisamente, la de llegar a acuerdos
que permitan la sistematización y la universalización de la terminología usada y por usar en cuestiones de archivos. Tema por demás
difícil y escabroso. De ahí, la importancia que juzgo tiene este Capítulo II.

BIBLIOGRAFIA

SCHELLENBERG, T.R. Archivos modernos. Trad. Carrera Stampa, Manuel. Archivo

General de la Nación. 2ª ed. México 1987. pp. 37-46.

16
LECTURA 3

"ARCHIVO": UN CONCEPTO CONTROVERTIDO EN LA DOCTRINA Y EN

LAS LEYES *

1. EL PROBLEMA GENERAL DE LA TRADUCCIÓN DE LA TEMINOLOGIA

ARCHIVÍSTICA EN PARTICULAR LA DIFICULTAD DE TRADUCIR EL
TÉRMINO "ARCHIVO"

(Les) "archives", (the) "archives", "Archiv", "archivo", "archivio", "archief', parecen

indicar el mismo concepto, respectivamente en francés, en inglés, en alemán, en español,
en italiano, en holandés, es decir, en las seis lenguas en que está redactado, el Elsevier's
lexicon of Archive terminology 1.
Decimos "parecen", porque con un examen apenas un poco a fondo nos damos cuenta de
que, más allá del significado estrictamente lexicológico, el valor que cada lengua atribuye
al término "archivo" es profundamente diverso.

Lo notaba ya en 1928 el director general emérito de los Archivos de Estado de Polonia, J.

Paczkowski, en una ponencia desarrollada en lengua italiana en el 6.° Congreso
Internacional de Ciencias Históricas, en la que afirmaba, sobre el tema de terminología y
precisamente con referencia a la palabra "Archivo"; "Encontramos en las lenguas
europeas, por ejemplo, el único vocablo 'archivi' para denominar no solamente los
documentos de los archivos, sino también los de las registrature y finalmente las
escrituras corrientes de las cancillerías”2.
El problema de la terminología archivística fue uno de los primeros advertidos y
afrontados en asambleas archivísticas internacionales. El "Comité consultivo permanente
de expertos archiveros" nombrado en diciembre de 1931 por la Comisión internacional de
la cooperación intelectual de la Sociedad de Naciones y presidido por Eugenio Casanova,
director del Archivo de Estado en Roma y profesor de archivística en la Universidad de
Roma, propuso, entre otras cosas, el estudio de la unificación de la terminología
archivística internacional y la publicación de un léxico de terminología archivística.
El tema fue recogido por el Consejo internacional de Archivos desde el 1.er Congreso
Archivístico Internacional (París, 1950)3. La Uniformidad de los términos archivísticos
constituyó luego uno de los argumentos discutidos en el 2.o Congreso Internacional de
Archivos (La Haya, 1953). Su ponente fue Herman Hardenberg (Países Bajos) 4. Todavía
otros estudios fueron dedicados al mismo tema por el Consejo internacional de Archivos",
fue nombrado un Comité internacional que trabajó durante varios años, 6 hasta la
publicación del ya citado Lexicon, ocurrida en 1964. Un nuevo diccionario internacional
está en preparación desde hace algún tiempo*.
También estudiosos individualmente han subrayado muchas veces la dificultad de solución
de los problemas de terminología. Hemos recordado ya el pensamiento del polaco
Paczkowski; sir Hilary Jenkinson afirma "the difficulty -indeed impossibility- of finding
literal translations for the technicalities of one country's Archives in the language of
another”7; Manuel Carrera Stampa en la traducción de una conocida publicación
archivística observa: "En España, Portugal y Latinoamérica se usa una terminología sobre
archivos algo diferente a la usada por los pueblos de habla inglesa. Terminología que
tendrá que unificarse algún día, pero que actualmente provoca, en ocasiones, equívocos y
malas interpretaciones”8; Johannes Papritz, aun subrayando el interés recíproco de los
estudiosos de archivística por los resultados alcanzados por los colegas de otros países

17
señala, no obstante, que “sprachliche Schwierigkeiten fúhren zu mancherlei schweren
Missverständnissen”9.

Y el redacteur de ''Archivum'', Michel Duchein, escribe en el prólogo de la publicación de

la legislación archivística de todos los Países del mundo, parte en lengua original (para los
países que usan una de las cinco lenguas of'iciales de "Archivum": alemán, español,
francés, inglés, italiano), parte en traducciòn: "Beaucoup de dispositions législatives ou
reglamentarias, proparce a certain pays, sont difficilement traduisibles dans une langue
étrangere, parce qu'elles se rapportent a des usages pour lesquels il n'existe pas
d'équivalent dans la langue de traduction (ainsi, records management et registratur ne
correspondent a aucun terme francais exact, car la France ignore I'une de ces deux
institucions)10.
Precisamente a los textos legislativos11, más aún que a los principios doctrinarios, nos
parece interesante referirnos en el examen que sigue, por cuanto consideramos que las
leyes, adoptadas para fines prácticos, jurídicos, reflejan las necesidades de la gestión de los
archivos (así como de cualquier otro sector) con inmediatez y precisión.
La diversidad de terminología se refiere, en particular, a la palabra clave de nuestra
disciplina, el "archivo". En el caso de este término, la diferencia existe incluso en el valor
que al término "archivo" dan pueblos diversos, que, no obstante, usan el mismo idioma.
Pero no basta: el uso de la palabra "archivo" con significados diversos se encuentra incluso
en el interior del mismo texto legislativo: así en una ley italiana se dice "gli archlivi dell'
archlivio”12; en una ley yugoslava, en su traducción francesa, "les archives et les archives
courantes sont déclarées aux Archives"13 aunque sea con la inicial minúscula en el primero
y en el segundo significado y mayúscula, por el contrario, en el tercero; en una ley de
Sudáfrica se prevén "archives depots for the custody of archives"14.

2. EL "LUGAR" DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y LA

FUNCIÓN JURÍDICA DEI. ARCHIVO

El más antiguo significado de la palabra "archivo" se refiere al lugar en el que se

conservan los papeles. Los juristas de la antigua Roma ponían de relieve cómo el lugar era
determinante para conferir fe pública a los documentos. El archivo, para los juristas
romanos, es "locus in quo acta publica asservantur"; Ulpiano lo define "locus publicus in
qua instrumenta deponuntur".

En el medioevo y, según la doctrina predominante (aun cuando no para la

jurisprudencia)15, en la edad moderna, el título de "archivo" correspondía solamente al que
había sido constituido en un determinado lugar por una autoridad provista de jus archivii o
jus archivale, es decir, por el soberano o por quien había recibido de él la investidura.
El "lugar" de la custodia era, por tanto, condición para la existencia del archivo. Otra
condición era que el archivo fuera confiado a persona revestida de fe pública, hasta el
punto que cuando el pontífice Paulo V instituyó el Archivo Vaticano tuvo que promulgar
una especial provisión legislativa -el "breve" del 31 de enero de 1612- para mantener la fe
pública a los documentos a él trasladados de la Cámara apostólica, en la que el archivero
era un notario16.
Todavía, debe añadirse que se acepta ya indiscutiblemente casi en todas partes que
también documentos visuales y sonoros constituyen material archivístico y por esto tienen
que conservarse en los archivos.
Pero también para el material audiovisual (entre el cual hay las "fuentes orales", entradas
desde algunos decenios en la esfera de competencia de los archivos), conviene -en nuestra

18
opinión- hacer la misma distinción que se hace para el escrito con los sistemas
tradicionales.
Es decir, constituye material documental, material de archivo, solamente el producido en el
desarrollo de una actividad administrativa, práctica. Por esto son documentos archivísticos
los registros de escuchas telefónicas o las actas registradas de los debates de una asamblea
o de un proceso, las fotografías y las películas documentales de un acontecimiento. No
constituyen, en cambio, material archivístico las películas con argumento, los registros de
narraciones, los discos o cintas de obras musicales, y así por el estilo17.
Entre los "archivos", pues, tienen indudablemente pleno título de ciudadanía también los
conjuntos de documentos escritos sobre soportes diferentes de los tradicionales. Es decir,
no sólo las bandas y los discos magnéticos de la época más reciente, sino también las
tablillas de arcilla del antiguo Oriente Próximo, los papiros del antiguo Egipto, el amatl de
los aztecas y de los mayas (para los fragmentos que quedan de ellos), los huesos oraculares
de la antigua China, los escritos sobre hojas, sobre fibras, sobre madera, sobre metal, de
todas las épocas y de todas las civilizaciones; naturalmente, en los límites en que se trata
de escritos de carácter documental, como, por lo demás, es en la mayor parte de los casos.
Singularmente, por el contrario, muchos de estos sectores han sido casi descuidados por
los archiveros y por los estudiosos de archivística, y dejados, comúnmente, a las
investigaciones de los arqueólogos.

3. LOS CINCO SIGNIFICADOS PRINCIPALES (MÁS DOS SIGNIFICADOS

ACCESORIOS) DE LA PALABRA "ARCHIVIO" EN ITALIANO

En italiano, la palabra archivio indica:

1. en el significado más antiguo, y hoy menos usado, el lugar de conservación de los
documentos;
2. la institución encargada de tal conservación (Archivio di Stato, Archives nationales,
Staatsarchiv, the National Archives, Archivo histórico nacional, Allgemeen
Rijksarchief...);
3. el conjunto del material documental que forma la institución: es decir, en el significado
del alemán Archivalien o Archivgut o del término latino archivalia usado por una ley de
Sudáfrica en el texto inglés18.
4. el material documental, procedente de cada oficina, conservado en la institución
archivística; es decir, en un significado bastante similar, aun cuando no igual, al del fonds
francés, del records group de los Estados Unidos, del Archivkörper alemán (entre sí, a su
vez, diversos);
5. el depósito archivístico, es decir, archivo-institución donde se conservan los
documento's; en el significado propio, indicado por el Elsevier's Lexiconl9 como "le locál
ou l‘ ensemble des locaux destinés a la conservation de fonds et collections d'archives"20,
donde es de notar, sin embargo, la impropiedad del término collection referido a los
archivos2l.

También el uso del singular o del plural para la palabra "archivo" es causa de alguna
diversidad de expresión entre una y otra lengua. En Italiano, en español, en alemán, el
término se usa normalmente en singular (respectivamente archivio, archivo, Archiv) y
existe también en plural, con significado precisamente de plural. En francés, por el
contrario, existe solamente el plural al femenino, archives, y también en inglés se usa
ordinariamente la palabra en plural, archives, aun existiendo también el singular archive.
En consecuencia, en algunos casos para el singular del archivo-institución los franceses
usan la locución dépot d'achives con significado extensivo ("ensemble de locaux de

19
conservation, d'administration et de communication"22, es decir, la institución entera), de la
que es interesante notar cómo resuena en el ya recordado archives depot en inglés de los
sudafricanos, los cuales, sin embargo, probablemente, lo han tomado prestado del holandés
archiefdepot.

Pero limitémonos también, de aquí en adelante, a considerar sólo el significado más propio
y científicamente válido de "archivo", es decir, el que lo identifica como un conjunto de
material documental. Pues bien, también en esta más propia y restringida acepción existen
por lo menos dos puntos fundamentales sobre los que las divergencias sobre el concepto de
"archivo" no se pueden llenar:
1. el momento del nacimiento del archivo;
2. la amplitud del contenido del concepto de archivo.

4. LA CONTROVERSIA SOBRE EL TÉRMINO "ARCHIVO" EN EL

FUDAMENTAL SIGNIFICADO DE CONJUNTO DE DOCUMENTOS

4.1. Las opiniones sobre el momento del nacimiento del "archivo"

Sobre el primer punto el momento del nacimiento del archivo las teorías contrapuestas son
dos.
Según una teoría, el archivo nace en el momento mismo en que los papeles son producidos
y en la oficina misma que los produce; según otra teoría, por el contrario, el archivo nace,
solamente cuando los papeles han perdido el interés para la oficina que los ha producido,
han sido seleccionados para la conservación permanente, han adquirido dignidad y
madurez archivística (los alemanes/hablan de Archivwürdigkeit) y, ordinariamente, han
sido transferidos por las oficinas productoras a una institución encargada de manera
específica de su conservación.
Los sustentadores de una y de otra teoría no conocen posibilidad de compromiso. No se
trata, naturalmente, de simples cuestiones de nombres, sino de una profunda controversia
doctrinaria.
Entre los sustentadores de la primera tesis (es decir, la de que el archivo nace en el
momento mismo en que los papeles son puestos en existencia), Giorgio Cencetti afirma
que constituye una de las bases de la doctrina archivística la “imposibilidad de diferenciar
teóricamente la oficina de "protocollo" del archivo, el archivo corriente del de depósito,
por cuanto todo es simplemente archivo” 23.
Si se considera el "archivo" como tal desde el momento mismo en que los papeles son
producidos, entonces se habla, en italiano, de "archivo corriente", "archivo de depósito" y
"archivo histórico" o "archivo general", locuciones que no es fácil traducir exactamente
en otras lenguas, hasta el punto que Ernst Posner las pone en italiano en un texto inglés:
"In Italian, for instance, archivio stands for records in general. If the records have outlived
their everday usefulness but are still under the care of their creator, they are called an
archivio di deposito. Records of demonstrated or demonstrable value become the concern
of a general archives (archivio generale), in which archival materials of many origins are
assembled"24.

También en francés existe y es de uso común la expresión "archives courantes", pero

hemos notado que el Manuel d'archivistique prefiere adoptar más bien el concepto -que
nos parece sensiblemente distinto y más preciso- de "Archives en formation”25. La misma
expresión había sido ya empleada en el 1.er Congreso Internacional de Archivos (París,
1950)26 Y en la 2.a Mesa redonda internacional de los Archivos (Namur, 1955). Los

20
españoles contraponen "archivo administrativo" y "archivo histórico”. Pero los “archivos
administrativo” pueden tener, a su vez, una "sección histórica"28, cosa que no sorprende,
si se tiene en cuenta que algunos archivos administrativos estaban constituidos por series
que se remontaban a los siglos XVII Y XVIII29.
También un texto noruego en traducción francesa usa la expresión "archives
administratives", cuya transferencia "aux Archives de I'Etat" prescribe"30.
En Luxemburgo se consideran "archives historiques" sólo los anteriores a 1795, mientras
que son "archives administratives" los archivos "postérieures a 1795 et ne présentant plus
d'utilité administrative directe"31, lo que podría parecer casi una contradicción en términos.
Análoga es la legislación de Andorra: el Archivo nacional se compone de dos secciones: la
primera, "archives historiques", comprende los documentos de más de 50 años de edad; la
segunda, "archives administratives", está formada por "les archives législatives et
administratives de moins de 50 ans et qui ne présentent pas d'intéret administratif direct"32.

Algo diferente nos parece la opinión de Aurelio Tanodi, según el cual existe en la vida de
los documentos una primera fase, "pre-archivística", constituida "por la creación o
formación de la archivalía en potencia dentro de la entidad productora" de los documentos
mismos. En efecto, segun Tanodi, "las hojas, cartas, expedientes, libros, etc. durante su
tramitación no constituyen archivalía, y la oficina que los produce u ordena no es un
archivo, sino que ese material constituye sólo una archivalía en potencia", la cual "puede
ser numerosa y ocupar grandes espacios en una gran entidad u oficina importante, o puede
ser pequeña". Sigue una segunda fase, que tiene principio "cuando el material cumplió su
función inmediata, y ya no sirve para la tramitación concreta; pasa entonces al archivo
administrativo, trasformándose en archivalía verdadera, con fines de consulta o utilización
potencial". La tercera fase, en fin, es aquella en que el material documental pierde la
importancia predominantemente práctica y adquiere otra eminentemente cultural. Los
archivos conservados por las mismas entidades que los producen son los que los tratadistas
españoles, franceses e italianos llaman "archivos vivos, divididos en archivos corrientes o
en formación, término preferido por los franceses, y archivos de depósito. Los alemanes
los llaman registraturas (Registratur), los ingleses y americanos, records"33.
Como resulta ya de todo lo que precede, la opinión según la cual el "archivo" nace en el
momento mismo en que los papeles son puestos en existencia es predominante en los
países latinos; predominante, pero no única, porque también en Italia, por ejemplo, hay
alguien (el autor de este escrito) que considera "archivo" sólo el conjunto de las escrituras
que han perdido interés administrativo para las oficinas que las han producido, han
adquirido madurez archivística, han sido seleccionadas para la conservación permanente;
es decir, que juzga que, le no existen ni "archivos corrientes” ni "archivos de deposito",
ni "archivos histórico”, sino “registrature corrientes”34, "'registrature' de depósito" y
"archivos" sin otras añadiduras. Pero la legislación positiva designa constantemente con el
término "archivo" también los "archivos corrientes" y los "archivos de depósito", lo que
parece un contrasentido desde cuando los archivos han pasado a depender del nuevo
Ministerio para los bienes culturales (1975)35, así como del Ministerio de los Asuntos
Culturales dependen los Archivos en Francia y del Ministerio de Cultura en España.
Donde, por el contrario, predomina la segunda teoría es decir, la de que los "archivos" son
solamente los conjuntos documentales que han agotado su propia función administrativa,
han sido seleccionados para la conservación permanente, han sido transferidos a especiales
instituciones encargadas de su conservación- los papeles corrientes son indicados con
términos diversos (en italiano se pueden usar las palabras "registratura o "Protocollo"),
pero nunca con el de "archivo".

21
En alemán se usa ordinariamente el término Regístratur, que puede ser "kurrentee,
laufende, tägliche Registratur", o bien "reponierte, ruhende. Boden-, Alt-, Registratur"
mientras que Archives sólo el "archivo" equivalente a "archivo histórico" en la más común
terminología italiana y española: contraposición entre Archiv y Registratur que, a su vez,
forma objeto de las críticas de los franceses36.
Existe también el Vervaltungsarchiv, que, sin embargo, es a su vez distinto del "archivo
administrativo" (corriente y de depósito) español e italiano (pero la expresión "archivo
administrativo" en italiano es poco usada): el Allgemeines Verwaltungsarchiv de Viena,
parte del Oesterreichisches Staatsarchiv, no es un "archivo administrativo", sino un
"archivo de la Administración", que es otra cosa.
En inglés, el uso de los términos records y archives presenta muchas diferencias, en cuanto
hay quien afirma que los records son la misma cosa que los archives y quien afirma, por el
contrario, que records y archives tienen significados completamente diferentes entre sí, un
poco como Registratur y Archiv en alemán.

Sustentador de la equivalencia entre los dos términos es Jenkinson: las palabras records y
archives -afirmaba en 1947, en la introducción al primer curso de archivística de la
Universidad de Londres- "are practically interchangeable in this country, but Archives is
generally preferable, because Records can be used in a narrower sense"37, y en un escrito
posterior de hace algunos años declaraba todavía más resueltamente: 'The words records
and archives are used in English almost indifferently"38.
Opuesta es la opinión de Schellenberg: para el estudioso estadounidense constituyen
archives sólo aquellos records "which are adjudged worthy of' permanet preservation for
reference and research purposes and which have been deposited or have bee selected for
deposit in and archival institution"39.
Naturalmente, Jenkinson rechaza esta opinión, en una recensión crítica del trabajo de
Schellenberg 40 y más tarde, en un estudio dedicado precisamente a los problemas de
terminología, la califica como una "arbitrary distinction "41.
No obstante, es interesante notar cómo la legislación positiva de varios países de
formación archivística británica refleja la concepción según la cual archives y records son
conceptos bien distintos y contrapuestos; en contraste, por tanto, con la opinión de sir
Hilary Jenkinson.
En el prólogo a la publicación de los textos legislativos rhodesianos el director del Archivo
Nacional de Rhodesia explica con mucha claridad cuáles son los requisitos pedidos por la
ley para que los records se transformen en archives: 'The Act42 distinguishes between
"records" and "public archives": The former are any records or documents in Government
custody, and the latter a select class created from them. The necessary qualifications for
promotion from records to public archives are an age of 30 years, transfer to the National
Archives, and selection for "permanent preservation"43.
Análoga salvo leves diferencias en el término cronológico (25 años en vez de 30), es la
legislación de Malasia44 y de Singapore45.
Antes bien, según Hodson, también los archiveros ingleses han adoptado la opinión de
Schellenberg, en contraste con la del más ilustre cultivador británico de archivística46.

A la pluma del mismo Jenkinson se debe la Introducción a la Cuide editada por el Public
Record Office en 1949, en la que el discurso sobre el máximo depósito británico de
documentos públicos empieza precisamente desde la confrontación entre los términos
archives y records47, referidos a la denominación de una institución que en otros países se
llama "Archivo" (Archivo Nacional, Archivo de Estado y similares) y en Gran Bretaña, al
contrario, Public Record Office.

22
En 1959 el entonces presidente de la Asociación de los archiveros americanos afirmaba, a
propósito de los dos términos mismos, que parecía "that in the English language the word
"archives" has never really been at home"48.
Las expresiones Archives d'Etat y archives administratives, empleadas en el texto francés
de la ponencia del director general de los Archivos de la URSS, Filip Dolgih, en el VII
Congreso Internacional de Archivos (Moscú, 1972), fueron traducidas en inglés
respectivamente por Government archives y Administrative archives49. Sobre esta
traducción, el estadounidense Edward G. Campbell, Assistant Archivist for the National
Archives, National Archives and Records Service, Washington, observó: "I would like to
comment briefly on the terminology of this discussion The Relationship between
Government Archives and Administrative Archives. These phrases are not used in the
United States.
"In the United States the one all-inclusive word is "records". We distinguish between
"current records" (those being used in the current business of an organization) and "non-
current records" (those no longer being used in the current day-to-day business). Among
non-current records we make a further distinction that identifies as "archives" those
records determined by the Archivist of the United States to have sufficient value to warrant
their indefinite retention, as distinct from other non-current records that only need be
retained for a temporary period -perhaps a month, perhaps years. Thus, in every day
practice, "archives" are one particular type of records"50, y prosiguió tratando el tema "The
relationship between 'records' and 'archives' in the United States...", etc.
Otro estudioso estadounidense, Frank B, Evans, da en un glosario archivístico las
siguientes definiciones, respectivamente de archives y de records, archives: "1) the
noncurrent records of an organization or institution preserved because of their continuing
value; also referred to, in this sense, as archival materials or archival holdings; 2)
(omissis); 3) (omissis)”; records: "al recorded information, regardless of media or
characteristics, made or received and maintained by an organization or institution in
pursuance of its legal obligations or in the transaction of its business"51.
La legislación de Sudáfrica, por el contrario, usa el término "archives" en el significado
opuesto al empleado por los estudiosos estadounidenses, es decir, para indicar los papeles,
corrientes conservados en las oficinas. Por consiguiente, según los casos, los archives se
pueden expurgar (si se trata de archives que "are considered ephemeral”), o bien transferir
a un prearchivo, o depósito intermedio. (intermediate depot), o a un archivo-institución
(archives depot) 52.
Análogamente, en la legislación de Indonesia se habla de "current operating archives",
"which are directly used in the planning, execution and performance of the national life in
general, or directly used in the performance of state's administration", contrapuestos a los
"static archives", "which are not directly used for the planning and performance of the
national life in general, not for the daily performance of the state's administration"53. Los
static archives o permanent archives -se explica ulteriormente- son "archives which have
already reached the degree of possessing a permanent value, in particular as national/
Governmental documents of account"54.
En la ya recordada legislación yugoslava, por el contrario, la traducción en francés usa la
palabra "archives" para expresar muchos conceptos, diversos entre sí. El archivo-
institución se distingue ordinariamente por la letra inicial mayúscula (otro tanto ocurre en
la traducción francesa de la legislación de Noruega55, y ordinariamente también en los
textos italianos)56. Pero, además de indicar el archivo-institución, el término francés
archives es empleado en otros dos significados diversos. Esto obliga al traductor a
anteponer a la legislación yugoslava esta advertencia: "La législation yougoslave distingue
les "documents d`archives", c`est-à-dire les archives propement dites ("archives" dans les

23
textes publiés ci-apres) et les "documents archives courantes" ("archives courantes" dans
les textes ci-apres). On entened par "archives courantes" les documents produits par les
autorités, entreprises, établissements, etc., et dont I`intèrèt pour les affaires courantes est
encore prioritaire. La fin de cette phase d`utilitè administrative prioritaire est marquée par
le tri visant à séparer, d`une part, les documents sans intéret historique (à détruire a
I'expiration d`un délai fixé), et, d'autre part, les documents d'intéret historique (qui
formeront les "archives" proprement dites a conserver en permanence). ...La fin de cette
mème phase est marquée en outre par la prise en charge des documents par les
Archives"57.
Análogas son las legislaciones de las Repúblicas yugoslavas federadas: por ejemplo, una
norma de la República socialista de Croacia establece que sólo les archives, y no les
archives courantes, "sont conservées aux Archives"58. Nótese, aquí como arriba, la
diferencia entre archives y Archives; diferencia que parece existir también en Francia,
donde el Manuel d'archivistique, a propósito de los ya citados "archives en formation",
escribe: "Nous éviterons ici le terme d'''archives" pour exclure tout risque de confusion
ayec les dossiers versés aux Archives proprement dites"59.
También en Yugoslavia, el requisito necesario para que "les archives courantes" se
transformen en "archives proprementdites", es, además del transcurso del tiempo, que los
documentos ya no sirvan para el trabajo corriente de la oficina o de la entidad que los ha
producido y que hayan sido "triés en vue d'y sélectionner les documents qui seront á
considérer comme archives proprement dites el, comme tels, á conserver en
permanence"60.
En otro texto en lengua francesa, la citada ponencia de Yves Pérotin en la Mesa redonda de
los Archivos de 1962, la contraposición, antes que entre archives y courantes y archives
proprement dites61, donde archives administratives se usa en un significado análogo al de
la ponencia de F. Dolgih, también ella en la versión francesa, en el Congreso internacional
de Archivos de 1972 62.
El manual de los archiveros holandeses de 1898 -la "biblia" de los archiveros- se abre con
la definición del archivo: "En archief is het geheel der geschrevene, geteekende en
gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaat door enig bestuur of een zijner
ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren, om onder dat bestur of dien
ambtenaar te blijven berusten"63: es decir, los documentos tienen que permanecer en la
oficina que los ha producido. Análoga, sobre este punto, es la definición del Elsevier's
Lexicon, según la cual los archivos son "I'ensemble des documents recus ou élaborés par
une personne physique ou morale, publique ou privée, et destinés par leur nature á etre
conservés par cette personne méme"64.
Por el contrario, en buena parte de las definiciones que hemos referido precedentemente,
condición para la existencia de un "archivo" es que los documentos no tengan que ser
conservados en la oficina o la entidad que los ha producido, sino que hayan sido
transferidos (o por lo menos juzgados dignos de transferencia) a una institución
archivística.

4.2. Las opiniones sobre la amplitud del termino “archivo”

El segundo grupo de la diversidad de opiniones se refiere a la amplitud del concepto de

"archivo".
Según las definiciones más abundantemente aceptadas hoy, "archivo" es el conjunto de los
documentos producidos “por una persona física o jurídica, pública o privada”65 en el curso
del desarrollo de su propia actividad. En otras palabras, esto significa que se consideran
"archivos" tanto los archivos públicos como los archivos privados.

24
En Italia, en Francia, en España y en muchos países la legislación archivística lleva normas
sobre los archivos públicos y sobre los archivos privados. El Verein Deutscher Archivare
reúne también grupos profesionales de archiveros de archivos privados, de sociedades, de
familias, de personas físicas. La British Rerords Association se ocupa regularmente
también de archivos privados, con la aclaración de que son tales solamente los de "private
families and individuals", mientras que los "archives al' business houses, societies,
institutions, etc., are classed as semiprivate"66.
También en la literatura archivística india hemos leído una definición que comprende, por
lo menos entre los records, tanto los públicos como los privados: "Records are the books,
papers, maps, photographs al other documentary materials, regardless al the physical form
or characteristics, made or received by a Government agency, institution or organization,
family or individual, in pursuance of law or in connection with the transaction of' its
business, and preserved or appropriate for preservation by that Government agency,
institution, organization, family or individual or its legitimate successors”67.

Además de esta primera teoría sobre la amplitud del "archivo", que es indudablemente la
más difundida, existen, sin embargo, otras dos, de signo opuesto una a otra, de las cuales
una restringe el concepto de archivo, la otra lo amplía.
Para una segunda teoría, "archivos" son solamente los archivos públicos, y de la categoría
de los archivos son excluidos, por tanto, los privados. Se trata de una teoría que tiene
varios seguidores: la misma definición del manual de los archiveros holandeses de 1898,
arriba referida, indica como archivo sólo el producido por una autoridad pública. .
También Adolf Brenneke cita opiniones según las cuales serían objetos de "colección, y
por esto no archivisticos (recordemos que "colección" y "archivo" son conceptos
antitéticos), no solamente "Die sog. politischen Nachlässe van Staatsmännern Politikern,
Verwaltungsbeamten, hohen Offizieren usw.”:
"weiter gehören dazu die Rcgistraturen und Archive von Städten, Land-gemeinden,
sonstigen öffentlichen sowie private Korporationen, Familien, Gütern usw., die freiwillig
zur besseren Sicherung einem Archiv auf Grulnd eines Verwahrungsvertrages mit oder
ohnle Vorbehalt des Rückforderungsrecht überlassell werden"68, es decir, por ejemplo -si
hemos comprendido bien el pensamiento referido por este autor- un archivo municipal
depositado en un Archivo de Estado.
La opinión según la cual los "archivos" serian sólo los públicos, por lo demás, puede
considerarse como una directa consecuencia de la fe pública atribuida a los archivos en el
medioevo y, en parte, en la edad moderna.
Para Schellenberg pueden transformarse en "archives", una vez juzgados de valor
permanente y transferidos o transferibles a una institución archivística, los "records of any
public or private institution"69; por tanto, no los de personas físicas. Análoga opinión ha
sido expresada también en más recientes definiciones: "archives are the official records of
a corporate body" 70.
Los archivos, privados de personas físicas son indicados con el término manuscripts y
considerados como tales, al igua1 que los manuscritos de biblioteca, por aquellos que no
juzgan que estos archivos puedan ser incluidos entre los archives.

Pero ya Jenkinson subrayaba hace muchos años cómo era peligroso el hecho de que en una
publicación de la Biblioteca del Congreso de 193471 el autor «does not distinguish
satisfactorily between 'manuscripts' and 'archives’ 72.
En Italia, y en Europa en general, por el contrario, no hay posibilidad de equívoco entre
archivos y manuscritos: por manuscritos se entienden exclusivamente los de carácter
literario, científico, etc., es decir, no documental, a conservar institucionalmente en las

25
bibliotecas. Nosotros consideramos que entre archivos privados y manuscritos existe la
misma antítesis que hay, en el plano general, entre material archivístico y material librario.
Una tercera teoría, de signo opuesto a la que excluye de los "archivos" los archivos
privados, incluye allí, por el contrario, material normalmente considerado no archivístico,
es decir, precisamente los manuscritos de obras literarias o científicas.
Se trata de una teoría, traducida en la codificación legislativa, muy difundida en los países
del Este: el State Archival Fund de la URSS comprende, además de los documentos,
también "manuscripts of scientific papers, works of fiction... "73.
En la introducción a la publicación en "Archivum" de las leyes archivísticas de Rumania
está explícitamente precisada "Nous employons volontairement l'expression 'matériaux
documentaires' car, a I'inverse de I'ancienne législation (qui se limitait a prescrire la
conservation des archives administratives ayant cessé de servir a I'administration
courante), la nouvelle législation embrasse également les manuscrits des travaux
scientifiques, littéraires ou artistiques, dessins, estampes, mémoires, affiches, clichés,
enregistrements sonores et tous autres documents susceptibles de servir a la recherche
scientifique"74, aunque, según nuestro metro, los manuscritos de obras científicas, literarias
y artísticas no pueden considerarse ni documentos de archivo ni "matériaux
documentaires".
Esta teoría deriva evidentemente de una concepción del Estado según la cual el artista, el
literato, el poeta, el científico, al escribir una obra literaria o científica desarrolla una
actividad al servicio del Estado mismo. Se trata, si se quiere, de una concepción análoga a
la existente en la antigua Grecia, para la cual los dramas de los grandes trágicos eran
considerados material archivístico y conservados en el archivo (en Atenas en el Metroon),
es decir, "official or record copies of the dramas of Aeschylus, Sophocles and Euripides,
probably kept in the Metroon as a result of a motion of the orator Lycurgus"75, porque -
observa Brenneke.- "das griechische Drama ja eine Staatsangelegenheit war"76.
En varias naciones de América latina la legislación archivística avanza todavía más allá, y
comprende entre el material de archivo también "los impresos cuya conservación sea
indispensable para el conocimiento de la historia" nacional”77 o "que deben conservarse
para el conocimiento de la historia centroamericana"78 o "que se relacionen con
importantes acontecimientos históricos nacionales y centroamericanos..."79 y
"publicaciones periódicas" que le puedan contribuir al esclarecimiento de la historia
nacional y centroamericana"80, así como "dibujos"81, "pinturas"82 y "grabados”83.La
inclusión de pinturas entre el material documental podría hacerse remontar a una tradición
archivística nada menos que precolombina: los embajadores que llegaban a Montezuma "le
traían pintado e dibuxado el pleyto o negocio sobre que venian en unos paños…”84.

5. CONCLUSIÓN

Concluyendo, las contrastantes teorías y codificaciones legislativas acerca de la naturaleza

y los límites del "archivo" pueden resumirse así:
1. el archivo comprende todos los documentos, desde el momento mismo en que son
puestos en existencia en cada una de las oficinas productoras: también los papeles
corrientes forman parte del "archivo". Antes bien, condición para la existencia del archivo
es que los papeles tienen que permanecer en la oficina que los ha producido;
1a. los papeles entran a formar parte del "archivo corriente" en el momento mismo en que
son puestos en existencia en la oficina que los produce, para la: tramitación de cada uno de
los expedientes a los que se refieren;
1b. los papeles referentes a los asuntos en curso de tramitación se encuentran en una fase
pre-archivística; entran a formar parte del "archivo corriente" sólo cuando se ha agotado la

26
tramitación, por parte de la oficina, de cada uno de los expedientes a los que se refieren
(Tanodi);
2 el archivo comprende solamente los documentos que han perdido interés para las
oficinas que los han producido, han adquirido madurez archivística y han sido
seleccionados para la conservación permanente: los papeles corrientes no pueden, por
tanto, de ninguna manera formar parte del archivo y entre las condiciones para la
existencia del archivo está la de que los papeles ya no estén en la oficina que los ha
producido, y hayan sido transferidos, en cambio, a una institución archivística encargada
de su conservación;
3. archivo es solamente el producido por una autoridad pública; no pueden, por tanto,
existir archivos privados;
4. archivo es tanto el producido por una autoridad pública como el producido por un
privado: también los archivos privados son archivos con pleno título;
4a. por archivos privados se entienden solamente los producidos por personas jurídicas
privadas, no los producidos por personas físicas o familias (Schellenberg);
4b. por archivos privados se entienden solamente los producidos por personas físicas o
familias, no los producidos por personas jurídicas privadas (Ellis);
5. el archivo está constituido también por material no documental, es decir, por los
manuscritos de las obras literarias o científicas.

CITAS
* Publicado en la "Rassegna degli Archivi di Stato", XL, 1980, pp. 9-25: Aquí lo incluimos con algunas modificaciones y sin el
apéndice de textos legislativos que le seguía en el citado fascículo de la revista (pp. 26-45).
1 Elsevier's lexicon of Archive terminology, Amsterdam-London-New York, 1964.
2 J. Paczkowski, Il corso degli atti delle amministrazioni moderne e la sua importanza per la scienza storica, separata de La Pologne au
Vle congrés internalional des sciences historiques (Oslo, 1928), Varsovia 1930.
3 "Archivum", 1951, pp. 123 ss
4 "Archivum", III, 1953, pp. 13-14.
5 "Archivum", \1, 1956, pp. 190-191; VIII, 1958, p. 142, etc.
6 Un informe del Comité en "Archivum", X, 1960, pp. 167-168.
* Ha sido posteriomente publicado en 1984 (cfr. cap. 7, párrafo 8).
7 Sir Hilary Jenkinson, The problems of nomenclature in Archives, en “Journal of the Society of Archivists", 1, 1958, pp. 233-239;
reimpreso en Selerted W1itings of Sir Hilary jenkinson, edited by Roger H. Ellis and Peter Walne, Gloucester, Alan Sutton 1980: pp.
349-360. La frase citada está en la p. 350 de esta edición.
8 Archivos modernos. Principios y técnicas, por el Dr. T. R. Schel1enberg, Assistant *Archivist of the United States National Archives,
Washington, D. C. Traducción y ediciones por el Dr. Manuel Carrera Stampa, catedrático de técnica de la investigación histórica en la
Escuela Normal Superior de México; La Habana, Cuba, 1958, p. 42. Allí, en pp. 42-45, un glosario de términos archivísticos. .
9 Johannes Papritz, Neuzeitliche Methoden der archivische Ordnung (Schliftgut vor 1800), informe al V Congreso Internacional de
Archivos (Bruselas, 1964), en ''Archivum", XIV, 1964, pp, 13-56. La frase citada está en la p. 14. El mismo autor, en su obra
Archivwissenschaft (vol. 4, Marburg Archivschule, 1976, y 2.a edición, allí, 1983) examina ampliamente el concepto de "archivo" (cfr.
vol. 1, pp. 41-92). Al mismo tema había sido dedicada también la conferencia de 1962 de la Mesa redonda internacional de los
Archivos. Cfr. Le concept d 'archives et les frontieres de Varhivistique', en Actes de la septime conference de la Table ronde
internationale des Archives, París, 1963.
10 Michel Duchein, Avant-propos, en "Archivum", XVII, 1967, p. 15.
Más recientemente, el mismo M. Duchein, en la lntroduction áVédition francaise de la voz Archives de la ALA World Encyclopedia of
Library and information information Services, publicada en 1980, escribe: "On sait que la théorie et surtout la pratique archivistique
sont profondément marquées par les traditions culturelles et administratives de chaque pays, et que pour cette raison il est souvent
difficile de traduire les termes d'archivistique d'une langue a 1 'autre, car les mêmes mots ne recouvrent pastoujours les mêmes réalités.

27
Trois exemples illustrent cette difficulté. Le "records management", pratique née aux Etats-Unis, n'a pas d équivalent réel en Europe; le
terme de "gestion des documents", adopté par les archivistes canadiens francophones, est dénué de sens pour un archiviste francais, a
moins d'une explication circonstanciée. De même, les notions' de "archive group" et "series" (en anglais d'Amérique du Nord) ne
recouvrent que tres imparfaitement le terme francais de "fond" et nullement celui de "série" -ce dernier mot, dans son sens francais, étant
lui-meme sans équivalent en anglais-. Enfin, les termes par lesquels on désigne en Amérique du Nord les différentes sortes d'instruments
de recherche: "inventory", "guide", "de tailed'list", special list", "calendar", etc., ne correspondent que tres approximativement a la
terminologie .francaise consacrée par la tradition et les réglements" (American Library Association - Conseil International des
Archives, Les archives, Paris, Conseil International des Archives, 1982, p. 35. La frase arriba citada está en la p. 3).
11 Nos da de ello posibilidad la preciosa colección de leyes archivísticas publicada en "Archivum", XVII, 1967 (países de Europa. de la
letra A a la letra 1, por orden alfabético en lengua francesa), XIX, 1969, (Europa, I-Y), XX, 1970 (África, Asia), XXI, 1971 (América,
Oceanía). De ello ha sido luego publicada una puesta al día, para el período 1970-1980, en "Archivum", XXVIII, 1982.
12 Ley de 11 de marzo de 1972, No 118, art 6. E. Lodolini, Organizzazione e legislazione archivística ilaliana, cit., cap. II y 3,
"Terminología".
13 Loi générale concernant les archives, du 27 novembre 1964 (Optsi zakon o arhivskoj gradii), art. 14, en "Archivum", XIX, 1969, p.
201.
14 Archives Ac., 1962; art. 5, en "Archivum", XX, 1970: p. 19.
15 Elio Lodolini, Giurisprudenza della Sacra, Rota romana in materia di archivi (secoli XVI-XVII), en "Rássegna degli Archivi di
Stato", XLIl, 1982, pp. 7-33.
16 Regestum Clementis Papae V ex Vaticanis Archetypis SSimi Domini Nostri Leonis XlII Pontifici Maximi iussu et munificentia nunc
primln editum, cura et. studio Monachorum Ordinis S. Benedicti, Romae, ex Typographia Vaticana, MDCCCXXXV, vol. I, p. LX.
17 Sobre los archivos audiovisuales existe ya una vastísima bibliografía y también la normativa dictada por los textos legislativos y
reglamentarios de casi todos los Estados es bastante abundante.
18 Archives Regulations, 1963, art. 1, en "Archivum", XX, 1970, p. 22.
19 Elsevier's Iexicon, cit., p. 42.
20 Análogos significados están en alemán por J. Papritz, Archiuwissenschaft, cit., ed., vol. 1, p. 91: 1) un conjunto de escrituras; 2) la
unión de varios conjuntos de escrituras; 3) la institución que conserva las escrituras; 4) el edificio donde la antedicha institución se
encuentra; 5) la parte del edificio (depósitos, almacén) donde están conservadas las escrituras. Papritz incluye también, además, otros
dos significados, que nos parecen impropios, pero que indicamos para completar la materia, por cuanto se encuentran también en
italiano, es decir: 6) colección, tipo "archivo de direcciones” " o "archivo de recortes" o "archivo fotográfico", en el sentido de
"colección de fotografías", antitético, por tanto, al significado de "archivo" (pero puede muy bien existir también un verdadero "archivo"
de material documental audiovisual, contrapuesto a una colección de discos, de filmes, de fotografías o a material audiovisual de
carácter no documental); 7) título usado por revistas científicas: "Archivio storico italiano", "Archivio di chirurgia toracica", "Archivio
italiano di biología". Yves Pérotin en el informe a la 7a Conferencia de la Mesa redonda internacional de los Archivos indica que, en
general, se afirma que son tres los significados del término archives: "a) la documentation constituée par des institutions ou des person-
nes physiques ou morales du fait de leur activité et délibérément conservée; b) l'institution qui gere cette documentation; c) les locaux
qui les abritent" (Yves Pérotin, Le concept d'archives et les frontiéres de l'archivistique: Rapport général, en Actes de la septime
conférence de la Table ronde, etc. cit., p. 9).
21 Ni en italiano ni en alemán se usarían hoy las palabras "collezione", "raccolta", "Sammlung", referidas a un archivo.
Es resuelta la afirmación de sir Hilary Jenkinson: "Archives are not collected: 1 wish the word. Collection" could be banished from the
Archivist's vocabulary, if only to establish that important fact" (Hilary Jenkinson, The English archivist. A new profession. An inaugural
lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, October 14, 1947, London 1948, p. 4, y en
Selected writings, cit, p. 238).
En la legislación latinoamericana la palabra “colección” es, por el contrario, de uso corriente; pero, nos parece, con significado diverso,
más semejante al italiano "fondo que a la "collezione".
22 Elsevier's lexicon, cit.; p. 42.
23 Giorgio Cencetti, Il fondamento teorico della doctrina archivística, en "Archivi", s. II, VI, 1939, pp. 7-13; reimpreso en G. Cencetti,
Scritti archivistici, Roma, II Centro di Ricerca editore, 1970, pp. 38-46.
24 Ernst Posner, .Archives in the, ancient World, Cambridge, Mass. Harvard University Press, 1972, p. 4
25 Ministere des aflaires culturelles, Direction des Archives de France, Manuel d'archivistique. Théoric et pratique des Archives
publiques en France. Ouvrage élaboré par I'Association des archivistes francais, Paris, 1970.

28
21; "Archivum", I, 1951.
27 Une table ronde utile â l'histoire, Actes des premiere, deuxieme et troisieme conférences in ternationales, Paris, 1958.
28 Decreto de 24 de julio de 1947: Ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico-documental y bibliográfico, art. 6,
en "Archivum", XV11, 1967, p. 108.
29 Desde el siglo XVII tienen principio las series del "archivo del Ministerio de Hacienda", desde el siglo XVIII las del "archivo general
de la Marina" y del "archivo del Ministerio de Obras públicas", desde el siglo XIX las de otros numerosos archivos, oficialmente
denominados "administrativos" (Ministerio de Educación y Ciencia, Dirección General del Patrimonio Artístico y Cultural, Guía de los
Archivos estatales españoles, Madrid, 1977).
30 Instruction du directeur générai des Archives nationales du 16.-mai 1968: Versememts des archives des administrations de IÉtal au
service des Archives de IÉtat (Regler for avlevering av arkivsaker fra statsforvaltningen til arkuvverket Fastsatt av Riksarkivaren, 16
mai. 1968)", art. 2, en "Archivum", XIX, 1969, p. 47. . .
31 Arrete grand-ducal du 2/ octobre 1960: Organisation et conditions de fonctionnement des Archives de IÉtat, art. 1, en "Archivum",
XIX, 1969, p. 34.
32 Reglement des Archives nationales andorranes 22 décembre 1975, art. 1, en "Archivum", XXVIII, 1982, p. 47.
33 Aurelio Tanodi, Manual de Archivología hispanoamericana. Teorías y principios, Universidad Nacional de Córdoba, Argentina,
1961, pp. 8-11.
Si no vamos equivocados, la opinión de Tanodi es que el "archivo corriente" latinoamericano equivale a la kurrente Registratur alemana,
y no al "archivio corrente" italiano (recordamos que en Italia los documentos entran a formar parte del "archivo corriente" en el
momento en que son producidos; en Alemania entran a formar parte de la Registratur cuando se ha agotado la tramitación del
expediente por parte de la cancillería).
34 Elio Lodolini, Questioni di base dell'archivística, en "Rassegna degli Archivi di Stato", XXX, 1970, pp. 325-364.
35 "El traslado al nuevo dicasterio de la materia concerniente a los Archivos de Estado (…) constituía la sanción legislativa de un
principio cuya enunciación (E.Lodolin), Questioni di base dell' archivistica, en "Rassegna degli Archivi di Stato", XXX, 1970, pp. 325-
364) había suscitado vivaces polémicas: aquel según el cual el archivo es exclusivamente mi "bien cultural", en contraposición con la
doctrina comúnmente aceptada en Italia, y acogida también hasta ahora por la legislación positiva, de la doble función jurídico-
administrativa y cultural del archivo mismo" (Michele Cantucci, Beni culturali e ambientali, voz en Novissimo digesto italiano. Ap-
pendice, vol. 1, Torino, Utet, 1980, p. 722-729).
36 Manuel d'archivistique, cit., p.22.
37 H. Jenkinson, The English archivist, cit., p. 237, nota. .
38 Hilary Jenkinson, Archive developmen .in England 1925-1950, en Miscellanea archivística Angelo Mercati, Citta del Vaticano,
1952, p. 339, nota, y en Selected writings, p. 273, nota. .
39 T. R. Schellenberg, Moder Archives. Principles and techniques, Melbourne, F. W. Cheshire, 1956 (reprint, Chicago, 1975), p. 16.
40 Hilary Jenkinson, Modern Archives. Some reflection's on T. R. Schellenberg: Modern Archives. Principles and techniques, en
Journal of the Society of Archivists", 1956, pp.147-149, y en Selected writings, cit., pp. 339-342.
41 H. Jekinson, the problems of nomenclature in Archives, cit.
42 National Archives Act, 1963, en "Archivum", XX, 1970, pp. 112-114
43 Cfr. el art. 3 del National Archives Act, 1963, citado en la nota precedente.
44 El art. 2 del National Archives Act, 1966 ("Archivum", xx, 1970, p, 209), precisa entre otras cosas: 'public archives' means a public
records:
I which are more than twenty-five years old;
II which are specified by the Director as being of enduring national or historical value or both; and
III which have been transferred to the National Archives or any such place as the Director may from time to time direct; and
b. any document, book or other material acquired for the National Archives by the Director».
45 El art. 2 del National Archives and Records Centr'e Act, 1967 ("Archivum", XX, 1970, p. 227), precisa, entre otras cosas:
«'public archives' means those public records which
a. are more than twenty-five years old;
b. are specified by the Directors as being of enduring national or historical value; and
c. have been transferred to the Centre or to such other place' as the Director may from time to time determine», donde "Centre" es la
abreviación de "The National Archives and Records Centre".

29
46 “In. fact, and in despite of jenkinson, it is Schellenberg's view which has been adopted by English archivists: for them, the documents
of a business, a school, a local authority, are "records however unused they may be, so long as the remain in the custody of their
creators; they become "archives" only when deposited with an archives repository" (J.H. Hodson, The administration of Archives,
Oxford-New YorkToronto-Sydney-Braunschweig, Pergamon Press, 1972, reimpresión de 1974, p. 4).
47 “It is necessary at the outset to make some comment on the use of the words "Public" and "Records". It is perhaps a little unfortunate
in this instance that we possess in English two words -"Archives" and "Records"- which have practically the same meaning: and that the
one adopted for the title of our principal Repository should not be the one common to all Nations. The question is even asked some
times whether the distinction in title implies a difference in function between the English "Record Office" and the parallel
establishments known as "Archives" abroad. Actually, though the two words are used interchangeably and though no one would now
think of altering the title which this Department has borne for more than a hundred years, there is something to be said for the view there
is in fact a difference of meaning and that "Archives" would have been the more convenient, as it is more accurate, title. "Records" is at
once the more loosely used word (for its most popular uses have nothing to do with Documents) and, by derivation, the more narrow in
its sense; being strictly the embodiment of a legal memory in the form of written words: whereas "Archives", has in normal use only one
sense, but that a much broader one; comprehending all Documents (Legal and other) which accumulate naturally in connexion with any
form of Business or Administration for which writing is used - Public or Private, Central or Local, Civil or Ecclesiastical. (Public
Record Office, Guide to the Public Records, Part 1: Introductory, London, 1949, p. 1).
48 Oliver H. Colmes, "Public Records". Who knows they are?, en "The American Archivist", 23, 1960, pp. 3-26 (la frase arriba citada
está en la p. 4).
49 Filip Dolgih, La liaison entre les Archives de l'État et les archives administratives, en "Archivum", XXIV, 1974, pp. 33-57. En la
traduccion inglesa: The relationship between Government archives and administrative in archives.
50 "Archivum", XXIV, 1974, p. 60.
51 A basic glossary for archivists, manuscripts curators and records managers. Frank B. Evans, Donald F. Harrison and Edwin A.
Thompston, compilers; William L. Rofes, editor, en 'The American Archivist”, 37, 1974, pp. 415-433. Está señalado que los términos
archivísticos son de F. B. Evans.
52 Archives Act, 1962; Archives Regulations, 1963, en "Archivum", XX, 1970, pp. 17-26.
53 Act No. 7 of 1971: Basic guidelines for archives management, art. 2, en "Archivum", XX, 1970, p. 171.
54 Explanation of the Act, en "Archivum", XX, 1970, p. 174.
55 Archivum", XIX, 1969, pp. 39-49.
56 Así, por ejemplo, está señalado en las instrucciones para los colaboradores de la "Rassegna degli Archivi di Stato" (pero
instrucciones no siempre respetadas por la redacción de la misma revista en la preparación de los escritos dactilografiados para la
prensa, hasta el punto que alguna vez se lee "archivo de estado" en lugar de "Archivo de Estado") y en aquellas para la Guida generale
degli Archivi di Statu italiani. La distinción está precisamente entre "archivo" con la inicial minúscula, en el significado indicado como
"conjunto de papeles", y "Archivo" con la inicial mayúscula, en el significado indicado como "institución (Archivo de Estado)
encargada de la conservación de los papeles" (Istruzioni per la guida generale degli Archivi di Stato italiani: circular de la Dirección
general de los Archivos de Estado de 24 de noviembre de 1969, n° 61/69, p. 39).
57 "Archivum", XIX, 1969, p. 198.
58 Loi du 15 juin 1965: la protection des archives et les Archives (Zakon o zastili arhivske gradie i arhivima), II,' Archives propement
dites et archives courantes, art. 13, en "Archivum", XIX, 1969, p. 211.
59 Manuel d'archivistique, cit., p. 105.
60 Loi générale concernant les archives (Opsti zakon o arhivskoj gradij) du 27 novembre1974, art. 3, en "Archivum `, XIX, 1969, p.
200.
61 Y. Pérotin, Le concept d'archives, etc., cit., p. 14.
62 F. Dolgih, La liaison entre les Archives de l'État, etc., cit.
63 S. Muller, J. A. Feith, R. Fruin, Handleiding voor het ordenen en bescrijven van Archiven, Groningen, 1898, párrafo 1.
Este famoso texto ha tenido numerosas traducciones: en alemán, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig, 1905;
en italiano, de segunda mano, de la traducción alemana, Ordinamento e inventario degli Archivi, Torino, 1908 (de él ha sido hecha una
reimpresión anastática, Milano, 1974, signo de la persistencia de la suerte de la obra); en francés, Manuel pour le classement et la
description des Archives, La Haya, 1910; en inglés, en los Estados Unidos, Manual for the arrangement and description of archives (de
la 2.ª edición holandesa de 1920); New York, 1940 (una sucesiva edición es de 1968); en portugués, a nada menos que 62 años de la
primera edición holandesa: Manual de arranjo e descricao de arquivos, Rio de janeiro, 1960.

30
La definición arriba referida suena en la traducción italiana (obra de dos archiveros, G. Bonelli y G. Vittani): "Archivo es el entero
conjunto de los escritos, dibujos y grabados [pero nos parecería más exacto traducir: "el entero conjunto de los documentos (escritos a
mano, dibujados o impresos)": N. d. A.], recibidos o redactados en calidad oficial por cualquier autoridad o administración, o por
cualquier empleado de éstas, con tal que tales documentos, de conformidad con su función, deban permanecer con la misma autoridad o
administración o con sus empleados".
Esta definición puede ser considerada oficial, aun cuando no está insertada en un texto legislativo: en efecto, fue adoptada por
unanimidad por la Sociedad de los archiveros holandeses y aprobada por el Ministerio del Interior de los Países Bajos por circular de 10
de junio de 1897 (cfr. E. Casanova, Archivística, cit., p. 16).
64 Elsevier's Lexicon, cit., p. 33.
65 Cfr. la definición del Elsevier's lexicon citada en la nota precedente.
66 Roger Ellis, The work of the British Records Association for private archives in Great Britain, en "Archivum", VI, 1956, p. 71.
67 Purnedu Basu, Records and archives.What are they?, en “Indian Archives”, II, 2-4, 1948, pp. 75-81.
68 Adolf Brenneke, Archivhunde. Ein Beitrag Zur Theorie und Geschichte des europäischen Archivwesens. Nach
Vorlesungsnachschriften und Nachlasspapieren bearbeitet und ergänzt von Wolfgang Leesch, Leipzig, Koehler und Amelang, 1953,
p. 36.
En la traducción italiana de esta fundamental obra: entre los "objetos de las colecciones" están "los escritos políticos dejados por
difuntos hombres de Estado, políticos, funcionarios administrativos, altos oficiales, etc.” “Pertenecen además a esta categoría las
registrature y los archivos de ciudades, de municipios rurales, de cesadas corporaciones tanto públicas como privadas, de familias, de
patrimonios, etc., que son voluntariamente confiados, con fines de una mayor seguridad, a un Archivo en base a un contrato de depósito,
con o sin reserva del derecho de restitución" (Adolf Brenneke, Anhivistica. Contributo alla teoria ed alla storia archivistica europea.
Texto redactado y completado por Wolfgang Leesch... Traducción italiana de Renato Perrella, Milano, Fundación Italiana para la
Historia Administrativa, 1968, p. 59).
69 T. R. Schellenberg, Modern Archives, cit., p. 16.
70 Frank G. Burke, Similarities and differences,, en Robert L. Clark, Jr. (ed.). Archive-Library relations, New York and London, R. R.
Bowker, 1976, p. 32.
71 Note on care, cataloguing, calendaring and arranging of manuscripts, 3rd ed., Washington, 1934. . .
72 Hilary Jenkinson, A manual of Archive administration, a reissue of the revised second edition, with an introduction and bibliography
by Roger H. Ellis, London, Percy Lund, Humphries and Co. Ltd. 1965, p. 16, nota.
73 Decree of the USSR (Sobranyi postanoulenyi Pravitelstva SSSR za 1958 g), publicado en traducción inglesa en "Archivum", XIX,
1969, p. 107.
74 Gheorghe Ungureanu. Introduction; en "Archivum", XIX, 1969, p. 107.
75 E, Posner, Archives in the ancient world, cit., p, 110.
76 A. Brenneke, Archivkunde, cit., p. 108.
77 Ley no 15,930 de 10 de noviembre de 1961: ArchivoGeneral de la Nación y Comisión nacional de Archivos (Argentina), art. 16, en
"Archivum", XXI, 1971, p. 24; Ley de 10 de enero de 1966: Funcionamiento del Archivo Nacional (Costa Rica), art. 10, en
"Archivum", XXI, 1971; p. 74.
78 Decreto n. 1768 de 25 de junio de 1968: Reglamento del Archivo nacional (Guatemala), art. 12, en "Archivum", XXI, 1971, pp. 126-
127.
79 Ibidem.
80 lbidem.
81 Art. 16 de la ley argentina citada; art. 12 del decreto guatemalteco citado; Ley de 8 de diciembre de 1955: Para establecer un
programa de conservación y disposición de documentos públicos (Puerto Rico), art. 3, en "Archivum", XXI, 1971, p. 162. .
82 Art. 16 de la ley argentina citada; art. 12 del decreto guatemalteco citado.
83 Art. 12 del decreto guatemalteco citado.
84 Bernal Díaz del Castillo, Historia verdadera de la conquista de la Nueva España, Madrid, 1613, cap. XCV, c. 75r.

BIBLIOGRAFÌA

LODOLINI Elio. Archivística: principios y problemas. Trad. Mercedes Costa Paretas.

ANABAB. Madrid 1993 Pp. 61-80

31
LECTURA 4

EL ARCHIVO

Resultado final de un proceso que se originaba en la Institución, destino de un hipotético

viaje que el documento inicia desde la Institución donde nace, el archivo es el último de
los elementos que posibilitan él enunciado teórico del Principio de Procedencia.
De los griegos y los romanos recibieron los archivos diferentes denominaciones, los
primeros los llamaron: archeyos, Cartoplilacios, grammatophilakion, los segundos:
grapharium, tcartolhesium, chortaceum, chartarium publicum, sacrariun, sanctuarium,
scrinium, tablinum, tabularium, etc.
Del término latino archivum; usado por Tertuliano, parece que por primera vez, procede el
término español de archivo, italiano de archivio, francés archiv. Como ya señaló Eugenio
Casanova, la propia procedencia etimológica del término no es unánime, lo cual acaba por
representar una dificultad añadida al intentar establecer una definición universal. Es, sin
embargo y precisamente en este sentido en el que la Archivística ha alcanzado un logro
indudable1: la concepción de archivo como conjunto orgánico de documentos generados
por una Institución. De forma más desarrollada: el lugar donde se conservan los
documentos, así como los documentos mismos, producidos por una organización en el
ejercicio de sus funciones con fines jurídicos, administrativos y/o en casos meramente
informativos.
Al desarrollo de las funciones específicas que se desprenden del funcionamiento natural de
cualquier Institución no le resulta imprescindible, aunque sí en extremos útil y necesario,
la existencia del archivo, éste sin embargo sin aquélla jamás existiría. Tampoco sería
posible su existencia, si ejercida su función la Institución considerase oportuno eliminar el
resultado de la misma, es decir, el documento. Una tercera condición determinará no ya el
carácter del archivo sino su propia existencia, la decisión de aquel resultado material de
sus funciones, esto es, los documentos sean conservados y lo sean en unas condiciones
específicas y por unas razones determinadas.
Tres son, pues, los requisitos para poder hablar de archivo que se convierten a un tiempo
en sus rasgos definidores:
l. la existencia de una organización (institución) con unas funciones cuyo ejercicio se
plasmará en una serie de documentos
2. la decisión expresa de que éstos sean conservados
3. el orden que posibilita la localización de los mismos.

6.1 EVOLUCION CONCEPTO DE ARCHIVO

Sin llegar a la extensión que adquiría el concepto de documento, estamos en presencia de

otro que ha evolucionado a lo largo de la historia. De esta evolución debemos destacar la
influencia determinante que ha ejercido sobre el desarrollo de la disciplina encargada de
sus estudios, la Archivística, siempre a partir de campos paralelos y complementarios
aunque no exclusivos.

Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo.

A pesar de que el concepto quede ya afortunada y definitivamente acotado, muchos han

sido los pasos hasta conseguirlo. Su evolución ha respondido al predominio de constantes
que, a la sazón, han ido variando desde el punto de vista del tiempo y del espacio. Son

32
precisamente estas constantes las que rigen este particular análisis.
La decisión de conservar el resultado material de las relaciones entre los hombres, según
señalé en el capítulo anterior, era en definitiva lo que determinaba la aparición, la
existencia del documento. Abundando en esta reflexión podemos decir ahora, que la
diferencia entre hacerlo simplemente, o hacerla bajo un orden prescrito es lo que
determinará la existencia del archivo.
Archivo no es un cúmulo de documentos, una colección un almacén; ese cúmulo de
documentos pasará a ser archivo cuando éstos reunidos para su conservación en un lugar
apto para tal fin, lo sean debidamente organizados. Organización necesaria para que el
archivo pueda al fin y como objeto final cumplir una serie de servicios o fines para los que
en definitiva surge. Pues bien, la preeminencia de uno de ellos por encima de los restantes
o el cumplimiento de cada uno de ellos será lo que al fin determine el concepto específico
de archivo que, en ninguna medida, podemos considerar como algo aislado.
El análisis de las circunstancias que configuran el concepto de archivo tiene en esta
investigación como punto de partida, desde la perspectiva metodológica, la evolución de
los mismos a lo largo de la historia.
En consecuencia una, cuestión debe ser resuelta previamente: ¿resulta pertinente hablar de
historia de los archivos, o por el contrario de historia de la Archivística? Si por la primera
entendemos el estudio de los mismos, sus caracteres externos, su emplazamiento,
edificación, el movimiento de sus fondos, y por la segunda, el tratamiento documental,
parece obvio que al objeto de este estudio interesaría más la segunda. Sin embargo, ya que
nuestro propósito es, en última instancia, de limitar el papel que el Principio de
Procedencia juega en la concepción de la Archivística en general como configurador de
todo su cuerpo teórico sin exclusión conviene sin duda, el análisis de las dos alternativas,
por lo cual las analizaré igualmente, ya que, además, siguiendo a L. Sandri 2, considero
que una simbiosis de ambas será al fin y al cabo lo que acabará por mostrar el extenso
concepto del archivo, las causas por las que se crea, las vicisitudes que recorre, las leyes
que lo rigen, así como la documentación que genera, circunstancias todas que forman al fin
un conjunto orgánico, una universitas rerun. A todo lo cual añade L. Sandri, la literatura
archivística como una vía más de acercamiento al conocimiento de los archivos 3.
Antonio M. Aragó Cabañas, por su parte, apunta y establece la distinción entre la Historia
de los archivos, tratada como un capítulo dentro de la historia general de la cultura, y la
historia de un Archivo concreto que nos explicaría el proceso de su formación,
paralelamente a la institución que lo creó. Lo hace abogando por una historia comparada
de los archivos 4. Opción razonable si consideramos la muy particular evolución política,
económica, social y administrativa de cada país hecho que dificulta, sin duda, la unifica-
ción de la historia de los archivos. A lo que cabría añadir también las diferentes y
específicas políticas archivísticas.
De cualquier manera, lo que me parece, no sólo recomendable, más aún, en extremo
importante, es la inclusión de los archivos y su historia en la historia general, pues., al fin
el archivo recoge, custodia y trata documentación generada por una Institución, que resulta
de las relaciones humanas plenas, de la relación del hombre con el resto y a su vez con el
mundo. Así pues, la historia general acabará por conferir los muy diferentes valores que
para los diversos fines el archivo es creado, concediéndole de esta forma la propia
extensión al término.
Las diferentes periodizaciones que la propia literatura archivística nos muestra evidencian,
sin duda, la no uniformidad en tales consideraciones; partiremos entonces de la revisión de
las distintas tendencias.

33
Periodización de la historia de los archivos

La posición de los diferentes teóricos al respecto, ya he dicho, no es unánime. Debemos

referimos, en un primer momento, a las clásicas Archivística y Archivkunde, de Eugenio
Casanova y Adolf Brenneke respectivamente: para pasar después a analizar las dos
posturas diferenciadas de periodización de la historia de los archivos: por un lado, la
escuela italiana representada por Leopoldo Sandri y Elio Lodolini y por el otro, la escuela
francesa cuyo máximo exponente se encuentra en la figura de Robert Henri Bautier.
La primera se caracteriza por su inmersión en el concepto mismo de archivo, cuya
evolución, lógicamente, coincidirá con los grandes cambios sociales y políticos. La
segunda invierte los términos e incluye el desarrollo de los archivos en la globalidad que
representa la historia de la humanidad, con el riesgo por tanto de tomar en consideración
aspectos de la historia general que, si bien influyen en la consideración del archivo, no lo
hacen de forma decisiva. A mi juicio no existe exclusión, una y otra complementándose
nos permiten llegar a un conocimiento más profundo de lo que fueron los archivos en la
historia así como la historia en los archivos y, en definitiva, ambas coordenadas nos
acercan a lo que ha sido la Archivística con el correr del tiempo.

CASANOVA O LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

En su, ya clásica, Archivística5 Casanova hablaba de cuatro grandes épocas para la historia
de los archivos y de la Archivística. La primera alcanzaría hasta el siglo XIII, la segunda
abarcaría el período comprendido entre los siglos XIII Y XV, una tercera tendría lugar de
los siglos XVI al XVIII. Y, por último, analiza la archivística coetánea a sus días.
La naturaleza de las diversas instituciones, es para Casanova lo que revela el carácter de
cada período. Esencialmente patrimonial en la primera época, se traduce en la
conservación de todo aquello que justifique y asegure la posesión, el territorio, el dominio
de fronteras respecto al exterior. Se tiende a conservar el título jurídico de aquel dominio
de aquella posesión. Mientras, se destruye todo lo que concierne a la gestión interna de
aquel patrimonio, la correspondencia, la provisión, las sentencias entre particulares, a lo
cual se concede un valor transitorio. En suma de todo lo largo de esta época domina un
concepto patrimonial de archivo.
Por lo que hace al período comprendido entre los siglos XVI y XVIII y muy especialmente
a finales de este último siglo, para este autor, se asiste a un proceso que tiende a la
consideración del archivo como fuente para la historia. Se trata de un siglo que lucha
contra las supersticiones, que aboga por un conocimiento en profundidad de las ciencias de
la naturaleza, en definitiva, de un momento en que cualquier frontera impuesta al saber no
debe bajo ningún concepto sobrevivir. Y es, en este sentido, en el que la influencia que los
humanistas ejercerán sobre los archivos, más exactamente sobre la archivística, se deja
sentir, pues a ellos, en definitiva, debemos la difusión de las fuentes históricas, dando un
importante impulso para este fin al conocimiento de la paleografía. Hecho que, sin duda,
contribuyó en gran medida al favorecimiento del acceso a los archivos, antes enormemente
dificultado6.
Este concepto se convertirá ya en eminentemente histórico a lo largo de todo el período
siguiente. Como consecuencia, Casanova observa que no basta con conservar, es necesario
organizar la documentación para constituir verdaderamente un archivo7. Lo cual, sin duda,
determina la necesidad del orden en la conceptualización del archivo.

34
CONCEPCIÓN TEÓRICA E HISTÓRICA DE LA "ARCHIVKUNDE» DE
BRENNEKE

En su Archivkunde dedicó Adolf Brenneke la segunda parte al estudio de la Historia de los

Archivos, más interesante resulta, sin embargo, para nuestro análisis el capítulo dedicado a
la Historia de la Teoría archivística a través de la cual, no sólo nos acercamos al concepto
de archivo sino que nos aproximamos también al objeto final de este estudio esto es a la
delimitación conceptual de la procedencia archivística. Revisa Brenneke la teoría
archivística construyendo un paralelismo con los muy diferentes medios de que el
archivero se ha ido sirviendo a lo largo de la historia para disponer en un orden la serie de
documentos contenida en los archivos. Para él el cuerpo teórico de la archivística, es el
resultado de las muy diferentes reflexiones habidas como decíamos a lo largo de la
historia, en pro de conseguir aquel orden.
Señala tres grandes épocas en el desarrollo de la teoría archivística:
l. Período comprendido entre los siglos XVI y XVII. Momento en el cual se puede apreciar
un predominio del método que él denomina práctico inductivo de clasificación
archivística.
2. Un segundo momento que abarcaría el siglo XVIII caracterizado por el sistema de
c1asificación teórico deductivo.
3. El siglo XIX, por último, como el siglo de la aparición del principio de procedencia
como nuevo sistema de clasificación archivística. Principio que tiene sus variantes
correspondientes en diferentes horizontes geográficos, a saber el principio francés de
fondo, el holandés del registro y el prusiano del cuerpo archivístico.

LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS INSERTA EN LA HISTORIA GENERAL LA

ESCUELA FRANCESA: M. ROBERT-HENRI BAUTIER

Inscribe Bautier el desarrollo, de los archivos en la periodización de la historia general. Por

tanto su división se corresponde, en gran medida, con las grandes épocas en que podemos
dividir la historia de la humanidad. Épocas determinadas por coordenadas históricas,
grandes cambios sociales, políticos y económicos que, en la misma medida, inciden en la
evolución de la archivística, no tanto en el concepto de archivo que no estudia de forma
directa pero que podemos, finalmente, deducir a partir del análisis que hace, por una parte,
de los diferentes tipos documentales que predominaron a lo largo de la historia, y por otra
del estudio de la transformación de los métodos administrativos y la aparición de los
propiamente archivísticos. Analizaremos esta periodización que podemos encontrar
expuesta en La phase cruciale de 1 'histoire des archives: la constitution des depóts d'
archives et la naissance de l'archivistique (XVI -début du XIX siècle)8.
La historia de los archivos también, para Bautier, se estructura en cuatro grandes etapas:
l. Época de los archivos de Palacio, que corresponde grosso modo a la antigüedad.
2. Época de los tesoros de chartes 9 de los siglos XII al XVI.
3. Época de los archivos arsenal de la autoridad de los siglos XVI a principios del siglo
XIX.
4. Y, por ultimo, época de los archivos como laboratorios de la historia, de principios del
siglo XIX a mediados del siglo XX.
La primera, cuyo estudio correspondería a los arqueólogos encargados fundamentalmente
de descifrar las tabletas de arcilla, es, en realidad, la época de documentos tales como
tratados, correspondencia, tanto administrativas como diplomática, cuentas y documentos
financieros en general10. Lo cual sin duda nos acerca a una concepción del archivo
eminentemente patrimonial y administrativo que va a permanecer durante la segunda

35
época.
Será a partir de mediados del siglo XVI cuando se produce, de forma casi generalizada, el
establecimiento de un nuevo sistema administrativo que provoca el nacimiento de los
archivos de Estado, fenómeno que se amplía a todo lo largo del siglo siguiente. Por todo
ello, asistimos al nacimiento de la archivística así como de forma gradual al surgimiento de
cada uno de los principios que más tarde acabarán por darle forma. De cualquier manera
los archivos son, en este período, concebidos como un instrumento que, siempre según
Bautier se pone a disposición del poder11. Será en la última etapa cuando los depósitos de
los archivos dejen de ser considerados exclusivamente como un arsenal de armas jurídicas
y políticas y pasan a convertirse también en laboratorios de investigaciones históricas 12.
Después de trazar los rasgos más sobresalientes de cada época, analiza en profundidad la
que él considera fase crucial en la historia de los archivos, esto es, la comprendida entre la
segunda mitad del siglo XVI y el principio del siglo XIX.

LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN LA ESCUELA ITALIANA

La escuela italiana señala tres importantes períodos en el desarrollo de la Archivística,

tres grandes épocas que determinan a su vez tres importantes y diferenciados conceptos del
archivo:
La primera abarcaría desde la antigüedad a principios del siglo XVIII. En ella domina una
concepción patrimonial-administrativo, determinado por el valor jurídico de los
documentos, su clasificación orgánica y la inaccesibilidad como arma defensiva por parte
de los principales depositarios.
Un segundo período, enmarcado temporalmente en el siglo de las luces donde la creciente
relevancia de las investigaciones, concede al documento un valor fundamentalmente
histórico, lo cual a su vez motiva un tipo de organización de los archivos por materias:
Circunstancias ambas que propician, una apertura de fronteras y una accesibilidad sin
cotas. Estamos en presencia de un concepto fundamentalmente histórico de archivo.
Un tercer momento que englobaría el final del siglo XIX y buena parte del XX, donde el
crecimiento de competencias por parte de la administración y el consecuente aumento del
volumen documental propicia una doble conceptuación que, en definitiva, podríamos
considerar resultado de la pervivencia de los conceptos de los momentos anteriores.
Por un lado el archivo sigue teniendo un valor administrativo, pero a él se le ha venido a
sumar un definitivo valor histórico que se refleja en la diversificación de los valores del
documento. A ello añadimos la revalorización del principio de procedencia como norma de
organización de los archivos y la flexibilización en las normas de acceso.
No estamos, sin embargo, en presencia de etapas rígidas, se trata más bien de un proceso
cuya sucesión de acontecimientos son explicables en la muy estrecha relación de
aconteceres. Y de cualquier manera una realidad cambiante en cualquier otro escenario, las
circunstancias socio-políticas habidas en cada país serán, en definitiva, las que diferencien
la evolución del concepto de archivo, que en realidad corre de forma casi paralela
prácticamente en toda Europa.
Así pues, tal y como hemos visto, en los diferentes países europeos se fragua una
concepción tripartita de la evolución del archivo: una concepción patrimonial, o
patrimonial-administrativa, una concepción histórica y por último lo que podríamos
considerar como la combinación de ambas que en realidad, es el concepto de archivo que
ha llegado a nuestros días.
Determinado, pues, el concepto de archivo a partir de su propia evolución, analizamos a
continuación las muy diferentes definiciones a que ha dado lugar.

36
DELIMITACIÓN DE LA NATURALEZA DEL ARCHIVO A PARTIR DE SUS
DIFERENTES DEFINICIONES

Como sucedía con el concepto, también las definiciones se ven sujetas a un desarrollo
condicionado por la evolución del concepto mismo13. Definiciones que, en definitiva, nos
ilustran acerca de la preocupación del hombre, no sólo por el archivo como referencia
directa a la solución del problema que pudo suponer conservar sus documentos, sino
también por plasmar o representar, en una palabra definir tal término, lo cual ya nos está
hablando de un temprano desarrollo de la Archivística, muy a pesar de que sólo a partir del
siglo XIX se considere ya una disciplina autónoma.
A partir de su valor original, nuevos valores se le han ido añadiendo dando como resultado
una gama de definiciones que resultan ilustrativas respecto de su importancia.

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrativo de archivo

A lo largo de toda la Edad Media el archivo se define teniendo en cuenta un aspecto

importante del mismo que determinará la condición necesaria para su propia existencia y,
en definitiva, todas las definiciones posteriores; la importancia que se le concede al lugar
donde las actas públicas son conservadas, custodiadas, aseguradas: locus in quo acta
publica asservantur 14.
El valor del «lugar» ya no desaparecerá hasta nuestros días y será durante toda la Edad
Moderna, una constante a la que tenemos que sumar un matiz que provoca un giro
conceptual notable: lugar no sólo para la conservación, más aún, para la conservación
permanente. De hecho los propios documentos así lo exigían según manifiestan las
fórmulas usuales en los documentos solemnes, como es, por ejemplo, la fórmula ad
perpetuam memoriam.
Hasta aquí parece, pues, definido el término de acuerdo a tres elementos: la existencia de
un objeto, la necesidad de su conservación y el lugar dónde se va a conservar. La
necesidad de conservar y la determinación de un lugar muy específico dónde hacerla
posible parece pues ya definido.
Cabe ahora plantear qué es ese algo digno de conservarse, por un lado, y por otro de quién
parte esa necesidad de conservación., para poder así acercarnos al carácter patrimonial y/o
administrativo o no del término. Parece claro que nos estamos refiriendo a «actas
públicas». Debemos, sin embargo señalar como algunos tratadistas de la época en el
desarrollo de sus obras parecen referirse tanto a actos públicos como privados, como es el
caso del italiano Nicolo Giussani que definiendo al archivo como: «locus ubi acta publica
reponuntur» en el capítulo que dedica al método de los archivos menores, se refiere no
sólo a los archivos privados sino incluso a los familiares15. Sin embargo Ahasver Fritsch
en De Jure Archivi et Cancellariae, editado en 1664, indica cómo en el momento prevalece
la opinión según la cual archivo es solamente lo público 16.

La influencia del racionalismo y de la Ilustración en las posteriores definiciones

Podemos afirmar que sólo bien entrado el siglo XVIII, durante toda la primera mitad
pervive aún el formalismo jurídico del XVII17, hace ya acto de presencia una mentalidad
racionalista. Mentalidad que, junto al movimiento ilustrado que impregnó todas las
actividades del hombre, artísticas, literarias, religiosas, históricas, se deja sentir también en
el campo de la Archivística; exigiendo al efecto una clarificación, redundando en el sentir
propio de la ilustración cuyo fin primordial fue el proyecto de clarificación de todas las
dimensiones y aspectos de la vida humana. Clarificación que, de alguna manera, queda

37
patente en la relevancia que comienza a cobrar el documento o más exactamente, el
conjunto documental incluido en un archivo por encima del archivo mismo, es decir, por
encima del lugar donde éstos son conservados. Se puede decir que a la función jurídica
tradicional del documento de archivo y por tanto del archivo, se le acaba por sumar otra
que podríamos calificar de cultural. Así P.W.L. Fladt define al archivo como la colección o
depósito de los más importantes escritos y de los más importantes documentos o
protocolos18. Esta definición pone de manifiesto lo que podríamos considerar la transición
conceptual, ya que, la importancia del lugar, como vemos aun no ha desaparecido E. J.
Kulenkamp lo definirá como una colección de monumentos escritos sobre la acción
acaecida en la relación entre los hombres, que tiene por fin conservar perfectamente la
memoria de esto, dispuesta en un cierto orden y custodiada en un especial lugar 19.
En España a todo lo largo del siglo XIX pervive esta concepción; En 1830, Facundo de
Porras Huidobro, entiende por archivo tanto los títulos originales, como el lugar donde se
custodiaban; y aclara que la idea más común y ordinaria es de esta última significación20.
En 1851, la Enciclopedia Española de Derecho y Administración en la voz archivo, recoge
los dos valores el edificio ó paraje en que se conservan documentos públicos o privados 21.
A modo de aclaración continúa más adelante razonando que como lo ordinario es que
dichos documentos se conserven en parajes o edificios destinados a este fin, se da la
definición en concreto, entrando en ella la idea de localidad y la de documentos
archivados; pero en todo caso se debe tener presente que éstos, donde quiera que se hallen
constituyen esencialmente el archivo22.
En 1874, el magistrado Joaquín Escriche, en su Diccionario razonado de Legislación y
Jurisprudencia define el archivo como el lugar o paraje en que se conservan con separación
y seguridad papeles o documentos de importancia 23. Más adelante añade otros valores al
propio término y lo define también como la colección ordenada de varios documentos o
papeles24.
Por su parte Rodríguez de Miguel, en 1877, haciendo mención a la conformidad que todos
los tratadistas, antiguos y modernos tienen acerca de la definición de archivo, lo considera
la reunión de papeles y expedientes en un sitio seguro y preparado al efecto. También se da
este nombre al edificio en que se custodian los papeles25.
Muy pronto se incorpora un nuevo elemento: el orden; la importancia de una buena
organización, de elegir el mejor sistema de clasificación responde, sin duda, a la necesidad
de hacer útiles, y accesibles los archivos, contribuyendo así al espíritu ilustrado que lucha
contra todas las barreras impuestas al saber. Se puede intuir ya un valor histórico a los
documentos de archivo y, por tanto, al archivo mismo. Valor que ya no desaparece hasta
nuestros días sin que ello suponga la exclusión del valor propiamente administrativo o de
servicio público.

La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo

A partir del siglo XIX, mucho antes de su formulación teórica, la procedencia aparece
implícita ya como un elemento esencial para el archivo, siendo un elemento configurador
del mismo como lo manifiestan las definiciones aportadas a partir de este período.
En 1800, Zinkernagel define el archivo como «la ordenada colección de escrituras relativas
a los derechos y la constitución de un estado redactadas bajo control oficial. Y simple
oficio de registratura, la misma colección de semejantes escrituras hecha por un colegio o
por una corporación»26.
Sólo un año después, Bachman nos acerca al concepto de archivo-tesoro señalando que el
archivo lo es del príncipe, donde no son custodiados más que los documentos más
importantes, útiles y preciosos, concernientes a la dinastía, su dignidad y autoridad y sus

38
intereses feudales y populares27, aún de forma indirecta vuelve aparecer referida la
procedencia, en la figura de la dinastía.
Heinrich August Erhard en 1834 define al archivo como en general una colección de
noticias escritas, formadas en el curso de una actividad administrativa, intrínsecamente
completa, que sirve cual testimonio de situaciones históricas28. Señala, en consecuencia, la
conveniencia de la clasificación por materias, fundamentalmente por el carácter histórico-
cultural que concede al archivo y, en este caso la procedencia no aparece reflejada, siendo
quizá el rechazo la causa de su omisión. En 1883, el francés Richou, sostiene que el
archivo son todos los depósitos de títulos y documentos de todas clases que pueden
interesar los derechos de organismos públicos y privados29.
Similar es la definición que aproximadamente una década después, dio Ch. V. Langlois,
que en 1895 lo considera como depósito de títulos y documentos auténticos de cualquier
clase que interesan a un Estado, una provincia, una ciudad, una institución pública o
privada, uña sociedad o un particular30. Si bien más adelante señala que dichos
documentos son considerados.

Fundamentalmente como arsenales de pruebas jurídicas, pero también como reserva de

enseñanzas históricas31.
Son los holandeses Muller, Feith y Fruin32, padres de la Archivística, los primeros en
considerar al archivo como un todo orgánico. A partir de ellos podemos decir que la
procedencia se adhiere de una manera definitiva a la definición de archivo, concediéndole
ya un sentido pleno. Dos años antes de que diera comienzo el siglo XX los mencionados S.
Muller, J. A. Feith y R. Fruin, publican su gran obra que es considerada casi como la
Biblia de los archiveros33, en ella definirán al archivo como la totalidad de los documentos
escritos, diseñados y estampados, recogidos y expedidos ex officio de una oficina o de su
funcionario, en cuanto que estos documentos son destinados a permanecer cerca de la
oficina o sus funcionarios. Un archivo es un todo orgánico. Incluso aquellas oficinas y sus
funcionarios de entidades de derecho privado pueden formar un archivo34. Recogen la
opinión de Wackernagel, según el cual el archivo es la reunión de los documentos escritos,
que se formaron mediante la administración pública y para los fines de ésta, como también
de aquellas que se formaron mediante una privada administración para los fines de aquélla,
pero que por el paso de ésta al Estado tiene después sus asuntos carácter público35,
definición que evidentemente restringe la naturaleza del archivo al terreno de lo público.
En consecuencia para este autor es inconcebible un archivo que carezca de esta naturaleza.
Más extensa es, pues, la definición de los holandeses que no excluye las entidades de
derecho privado.
Cierta similitud con la definición de los holandeses Muller, Feith y Fruin, encontramos en
la definición dada por el italiano Sebastiani36, colección ordenada de documentos que han
podido emanar bien de una magistratura o bien de un oficio u oficina publica o privada37
El también italiano P. Taddei sostiene que el archivo es el lugar donde se custodian bien
ordenados los grandes depósitos de títulos, escrituras y en general todos los documentos
considerados auténticos pertenecientes a una administración publica o privada38.
Por su parte George Holtzinger, lo concibe como la colección sistemática ordenada, en
gran parte, de escrituras oficiales de cualquier clase, precedentes del pasado y que sirven
para un fin positivo permanente39.
Ya en nuestros días prevalece la definición de archivo que se deriva de la inclusión de la
procedencia como ingrediente fundamental, con diferencias de entre otros autores y otros
que no son sustanciales y cuando menos radicales. Desde la portada por la Asociación de
Archiveros Francesa40.
Los diferentes diccionarios terminológicos, así como las diversas leyes tanto de patrimonio

39
como todas aquellas especificas de archivos. Todos ellos en suma, considerada el archivo
como el conjunto de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo,
toda persona física o moral reúne de todo cuerpo administrativo, toda persona física o
moral reúne de modo automático y orgánico, por razón misma natural o jurídica de sus
funciones o de su actividad, a lo que se puede añadir, que se conservan a titulo de
referencia41.

40
CITAS
1 El acuerdo, desde el punto de vista internacional en definir el término archivo fue tema de el I Congreso Nacional, celebrado en París
en 1950; más tarde de nuevo en París de la Séptima Conferencia Internacional organizada por la Table Ronde des Archives que al
estudiar el concepto de archivo, se propone finalmente establecer las fronteras de la Archivística. Hay que insistir en que la terminología
y la necesidad de su normalización sigue siendo uno de los principales temas de preocupación en congresos, mesas redondas y todo tipo
de reuniones entre archiveros y, en fin, uno de los principales problemas que la Archivística se propone resolver.
2 SANDRI, L. La storia degli archive.Archivum. vol.XVIII (1968), p.103.
3 A este respecto resulta especialmente ilustrativo su opúsculo. La letteratura dei secc XVII-XVIII (Footi e problemi) Napoli: Archivio
di Stato di Napoli. Scuola de Paleografía, 1961.
4 ARAGON CABAÑAS, A.M. “Importancia de las monografías para la historia comparada Archivos”. Arhivum, vol. XVIII (I968). p.
155
5 CASANOVA, Eugenio, Archivística, Siena: Stab. Arti grafiche Lazzeeri, 1928. Capítulo III. p. 291-422.
6 Son muchos los datos que aporta Casanova para ilustrar tal aseveración: Antonio Amico. Por ejemplo cronista del reino de Sicilia por
Real Cédula de 21 de marzo de 1624 obtiene una orden de O. Fernando de Borja por la cual se le facilita el acceso de aquel archivo
para continuar una historia que tenía comenzada. Idem. p.356.
7 Ibidem.
8 Archivum, vol XVIII (1968), p.139-149.
9 Preferimos conservar el término francés chartes: Documento que consigna un acta jurídica manifestando la voluntad de su autor,
generalmente sellado. Dictonary of archival Terminology. Op. Cit., n 70, p. 34.
10 BAUTIER, R.H. La phase crupcial… op.cit. p. 140
11 Idem. p.141
12 Ibidem.
13 Parte de estas definiciones fueron recogidas por Brenneke y Casanova y de forma más extensa por Lodolini, en sus respectivos
manuales ya citados. Es aportación de este trabajo la recopilación de las diferentes definiciones de los teóricos españoles del siglo XIX.
Aun cuando el concepto y la definición aparecen representados en dos epígrafes diferentes, considero, sin embargo que se trata de dos
realidades estrechamente unidas, que corren paralelas aunque no siempre en el tiempo, el que así las presentemos corresponde a una
cuestión mas de método, por considerar que dicha presentación puede contribuir a una mayor y mejor comprensión de la extensión del
objeto estudiado.
14 SANDRI, L. II De Archivis» de Baltasare Bonifacio. Notizie degli Archivi di Stato, X. 1950. p. 95-111. Desarrolla ampliamente el
concepto de archivo derivado del clásico De archivis liber singulares, de Bonifacio, concepto al que nos referimos.
15 GIUSSANIUS, Nicolo. Methodus Archivorum, seu modus eadem texendi ac disponendi, Melodiani ex Typographia Francisci
Vigoni. in foro Piscario veteri. 1684. Citado por L. SANDRl en Nicolo Giussani ed il suo «Methodus archivorum seu modus eadem
lexendi ae disponendi». Bulletino dell'archivio paleografico italiano, n. II-III (1956,-1957) pp. 329-342.
16 Recogido por LODOLINI ELIO. Archivística, op. Cit., p. 110.
17 PÚTTER, Joham Stephan Anleitung zur juristichen praxis. Gullinger, 1753. La III Parte donde se refiere expresamente a la
clasificación de los archivos esta inspirada en la mentalidad de los juristas empíricos.
18 Philipp Wilhelm Ludwig FIadt. Anleintung zur Registraturwissenschart und von Registratoribus.Frankfurt und Leipzig, 1764.
Recogido por PAPRITZ, Johanes, Archiviwissenschaft.- 2. ed. Marbaurg, 1983. vol. 1, p. 53-54. Luego también por E. LODOLINI.
Archivística. Op.cit., p. 115 de quién citamos.
19 KULEMKAMP, E. J. Versuch einer Anleitung zur zweckmdssigen Anordnung und Erhaltung der Amts-, Rentherey-, Stara-,
Familien-, Gerichts- und Kirchenreposituren. Marburg, 1805 citador por J. PAPRITZ. Op. Cit. V. I, p. 55
20 PORRAS HUIDOBRO, Facundo. Disertación sobre archivo y reglas de su coordinación, útil para todos los que manejan. Madrid:
Imprenta de León Amarita, 1830, p. 16.
21 Enciclopedia Española de Derecho y Administración op. Cit., p. 494.
22 Idem, p. 494-495.
23 ESCRICHE, Joaquín. Diccionario razonado de legislación y jurisprudencia. Madrid: Imprenta de Eduardo Cuesta, 1874, t. I, p. 673.
24 Ibidem.
25 RODRIGUEZ DE MIGUEL, Luis. Manual del archivero ó sea teoría y práctica de arreglo, clasificación de los archivos…. Toledo:
Imprenta de Cea, 1877, p. 10.

41
26 ZINKERNAGEL KARL F.B. Handbuch für angehende Archivare und Registratoren Noerdlingen. Beek. 1800. Recogido por
Casanova, op. cit., p. 13.
27 BACHMAN. Ueber archive: dern natur und Eigenschaften, Einrichlung und Benützung. Amberg u Sulzbach, 1801. Mas, tarde
recogido por E. CASANOVA, op. Cit. p. 13.
28 Para entenderla en su contexto debemos señalar que esta definición surge en la famosa disputa ideológica que este teórico mantiene
con los también teóricos Hoefer y Von Medem, acerca de la determinación del fin del archivo y su organización. Ideen zur
wissenchaltlichen Beegründung und Gestaltung des Archivwessens. Zeitschrift für Archivkunde, Diplomatk un Geschichte I (1834) 183
Y ss. Luego recogido por A. BRENNEKE, op. Cit. p. 79.
29 RICHOU. Traitè historique et, practique des archives publiques. Paris 1883 p. 3 Citado por E. CASANOVA. Op. Cit., p. 14.
30 LANGLOIS. CH, V. «La seience des archives.» Revue Internacional des archives, des bibliotheques et des musees. Paris: Velter,
1895, fasciculo I n. I, p. 7.
31 Idem.
32 Eric KETELAAR. secretario de la Intenationall Conference of the Round Table on Archives, dedica un serio estudio a la figura de
estos archiveros holandeses, a los que debemos el nacimiento de la archivística, al menos como disciplina independizada de la
biblioteconomía. A este respecto señala la importancia del respeto de los fondos y del principio de procedencia frente a las
clasificaciones bibliotecarias. «the professor who taught the organization of archives never tired of preachig the respect des fonds", p.
257. En: Miscellanea Carlos Wyffels, Muller, Feith and Fruin by Eric KETELAAR. Archives et Bibliolheques de Belgique. D1. LVII
Nr. 1-2 1986. Bruxelles, 1987, p. 255-268.
33 Handleiding voor her Ordenen en Beschrijven van Archieven. Groningen, 1898. Traducción tedesca: Anleilueg zum Ordnen und
Besehreibcn von Archiven. Leipzig 1905; traducción italiana: Ordinamento e inventario degli Archivi, Torino 1908. reimpresión Milàn.
1974; traducción francesa: Manuel pour le classement et la deseription des Archives. La Haya, 1910; traducción inglesa: Manual for the
Arrangement and Description of Archives, New York 1940: traducción portuguesa: Manual de arranjo e descricâo de arquivos. Rio de
Janeiro 1960.
34 MULLER. Fz S.; FEIT. J. A. and FRUIN R. Manual for the arrangement and description of archives. Drawn up by direction of the
Netherlands Association of Archivists. By S. Muller Fz J. A. Feith and R. Fruin. Th. Az. New York, The H. W. Wilson Company,
1968. parágrafo 1, p. 13.
35 lbidem.
36 A este respecto aclara Lodolini la circunstancia de que este manual no fuera traducido ni en tedesco, ni en italiano, como tampoco al
frances y al portugués cuyas traducciones son evidentemente más tardías, en la fecha en que Ezio Sebastián, desarrollara su: Genesi,
concetto e natura giuridica degli Archivii di Stato in Italia, tema de su tesis doctoral, circunstancia pues que descarta la posible
influencia de los holandeses en su definición de archivo. Elio LODOLINI. Archivística. Principi e problema. op. cit. p. 120.
37 SEBASTIANI, Ezio. Genesi, concetto e natura giuridica degli Archivi di Stato in Italia. Rivista italiana per le scienze giuridiche, vol.
XXXVII, fasc. 1-4, Torino, 1904, p. 10. Citado por Elio Lodolini. Archivística. Op. cit, citas 52 y 54, p. 120 de quien citamos.
38 TADDEI, P. L’archivista: manuale teorico-pratico. Milano: Hoepli, 1906, p. 3.
39 HOLTZINGER, Georg. Handbuch der Registratur und Archivwissenschaft. Leipzig, Webwr, 1908. p. 115. Citado por E. Casanova.
Archivística. Op. cit., p. 15
40 Manuel d’archivistique. Thèorie et practique des archives publiques en France/ouvrage èlaborè par l’association des archives
francais ; avant propos d’Andrè Chamson.-Parìs : Direction des Archives de France, S.E.V.P.E.N., 1970, P. 22-23.
41 Tomado de Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration, 2. ed., 1937, p. 4.

BIBLIOGRAFIA

MARTIN-POZUELO CAMPILLOS, M. Paz. La construcción teórica en archivística:

el principio de procedencia. Universidad Carlos III de Madrid. Madrid 1996. pp. 107-121.

42
LECTURA 5

Los archivos y la Nación

El nacionalismo contemporáneo es un gran colector de energías, y constituye la exposición

global de las aspiraciones políticas, económicas, sociales y culturales. En efecto, sobre
todo en los países en desarrollo, la voluntad de independencia nacional va unida a los
objetivos de progreso económico y social.
En contraste con lo que ocurre en los viejos países en los que el Estado es la emanación de
una Nación forjada a lo largo de los siglos, los países jóvenes fundan su existencia en una
época colonial (casi podría decirse que toda Nación ha nacido de un periodo colonial) que,
debido a la aceleración de la historia, les ha legado una estructura estatal antes de que
hayan podido forjar su espíritu nacional.
Las grandes obras económicas y sociales y la generalización de la enseñanza y de la
formación profesional son factores esenciales de la creación de las Naciones modernas, y
estos factores pueden planificarse y organizarse. Pero la evolución de las mentalidades,
que desemboca en la creación de una Nación, tiene su lógica propia. Desde luego, el
empleo de los medios de comunicación social puede ayudar a los gobiernos a favorecer esa
evolución.
Ahora bien, los Estados que están en busca de su identidad propia padecen, en cierto
sentido, perturbaciones en la personalidad que sólo podrán eliminar si llegan a conocerse
mejor. Por esta razón se deben fomentar todas las investigaciones, tanto nacionales como
extranjeras, que permitan ahondar en la realidad de un país (geografía, antropología,
etnología, artes y tradiciones populares, etc.), y sobre todo en su historia, pues ésta engloba
todas las demás ciencias humanas. La enseñanza y las investigaciones históricas deberían
constituir un objetivo prioritario para todo joven Estado. Los archivos, centros
privilegiados de la investigación histórica, son también uno de los puntos clave de difusión
de la cultura histórica nacional, por sus publicaciones y por las exposiciones y las
actividades educativas que organizan.

Los archivos y la vida internacional

El mundo contemporáneo se caracteriza por el rápido desarrollo de la vida internacional,

extraordinariamente favorecida por la multiplicación de los medios de comunicación. Los
continentes, regiones, pueblos, civilizaciones, hombres que se ignoraban hasta ahora,
tienen contactos cada vez más frecuentes que les permiten conocerse mejor. Por esta razón,
la riqueza de los archivos es una reserva a la que pueden acudir todos los investigadores
para obtener un conocimiento más completo de la historia y de la cultura de cada pueblo, y
una mejor comprensión de un destino único. En este sentido, el porvenir de los archivos
interesa a la humanidad entera.

Desde todos los puntos de vista -individual, económico y social, estatal, nacional,
internacional o cultural-, la constitución y la organización de servicios modernos de
archivos es hoy una necesidad sin precedentes.
Los problemas que se plantean en el plano de la gestión de los documentos públicos y
privados han cobrado una envergadura tal que no cabe ya pasarlos por alto
indefinidamente.
Por ello, hay que replantear científicamente las funciones de los archivos, a fin de
seleccionar de un modo riguroso los documentos que proceda conservar; organizar una
buena gestión de los expedientes administrativos, y disponer fácilmente de la información.

43
Hay que aportar una respuesta cualitativa al problema cuantitativo que plantea a los
archivos la información contemporánea: a necesidades nuevas, medios renovados.

Infraestructuras necesarias

La misión de los archivos, en relación con la satisfacción de las necesidades de la

colectividad, exige cierto número de medios, que son los elementos integrantes de un
servicio moderno de archivos. Se examinarán también los problemas que plantea su
realización y la pertinencia y oportunidad de su participación en la economía de la
planificación de los archivos.
El primer punto que hay que tener presente es que se trata de algo de gran envergadura:
importancia del problema de los archivos, capacidad de respuesta del país para atender las
necesidades financieras, materiales y humanas de los archivos. Tal es, frente a la necesidad
de los archivos, la realidad a la que habrán de adaptarse.
El segundo punto se refiere a los hombres y a las máquinas. En los países en desarrollo,
esto es, en aquellos en los que no abunda la competencia profesional pero sí la mano de
obra y en los cuales el material y equipo es caro, se estropea de prisa, resulta difícil de
mantener o, por último, aunque no escasee el dinero, su oferta está concentrada -como
ocurre en los países más desarrollados- en unas cuantas empresas que se estiman más
prestigiosas, el sistema de archivos que se conciba deberá tener en cuenta estos factores.
En estos países, pues, habrá que orientarse hacia un tipo de servicio en el que el personal
pueda ser numeroso (contribución a la solución del problema del empleo). La mayor parte
de este personal, más o menos capacitado según los países, deberá formarse con los
medios disponibles. Análogamente, el material y equipo deberá ser sencillo y resistente, y
por lo mismo su adquisición resultará menos onerosa. En cuanto a las máquinas, escogidas
según esos mismos criterios, serán de más fácil manejo y mantenimiento. Pero no por ello
se deberán descuidar las soluciones más modernas, sino que habrá que tener siempre
presente la dificultad de aprovisionamiento de piezas de recambio y de suministros, así
como la de un mantenimiento adecuado.
En los países más desarrollados, las máquinas cuestan, en cambio, menos que los hombres,
su mantenimiento y funcionamiento no plantea problemas, y el personal es en general
competente, pero escaso y caro. De todos modos, cualquiera que sea el desarrollo de la
mecanización, los archivos necesitarán todavía de más hombres que de máquinas.
Tras estas observaciones, cabe preguntar cuáles son las infraestructuras pertinentes:
Una legislación y una reglamentación que favorezcan la acción de la red de archivos.
Una red de archivos adaptada a la estructura constitucional y administrativa del país.
Medios financieros de acuerdo con las tareas asignadas a los archivos. Personal
competente y en número suficiente.
Material y equipo que responda a las necesidades y medios que permitan llevar a la
práctica las nuevas funciones.

BIBLIOGRAFÍA

Delmas, Bruno. La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos. AGN,

México, 1986. pp. 17-20

44
LECTURA 6

¿Qué son y para qué sirven los archivos?

¿Los archi... qué?

Si realizáramos una encuesta en cualquier lugar del mundo preguntando qué es un archivo,
la mayoría de las respuestas sería un sorprendido y gesticulante «no sabe, no contesta». De
entre los que tuviesen alguna idea, muchos lo relacionarían con locales tenebrosos,
repletos de viejos papeles arrumbados, polvorientos y hediondos; otros lo asociarían con
una biblioteca, con un almacén o con un mueble en el mejor de los casos. Posiblemente
esto sea un poco exagerado, pues quien más y quien menos ha estado en alguno, sabe
dónde está el de su ciudad o al menos ha pasado ante una puerta rotulada con ese nombre.
Pero no vamos a centramos en su apariencia externa, en el edificio, sino en lo que contiene
cualquiera, desde uno del ciudadano corriente y moliente que cabe en un cajón hasta el de
una Administración que puede ocupar kilómetros y kilómetros de estantería.
Dicho en pocas palabras, un archivo está formado por los documentos que produce y
recibe un individuo, una familia, una empresa o un organismo público en el ejercicio de
sus actividades. Así, las escrituras del piso y otras propiedades, los documentos relativos a
las cuentas de ahorro y otros depósitos bancarios, los seguros, los contratos laborales, las
nóminas, la correspondencia personal, etc., por pocos que sean, constituyen el archivo de
un individuo o el de una familia y son conservados por la utilidad que presentan para la
gestión de nuestros asuntos propios. Igualmente, las empresas generan y reciben
documentos en el desempeño de sus actividades: contratos de trabajo, libros de
contabilidad, nóminas, informes, facturas y un largo etcétera. Si nos fijamos en las Admi-
nistraciones Públicas, son el paradigma de la producción de documentos y de grandes
archivos porque han de dejar constancia documentada de todas y cada una de sus
actuaciones.
Por supuesto, también se entiende por archivo el local o el edificio donde se organizan,
conservan y consultan los documentos. Es un término que designa tanto el continente
como el contenido.
¿Desde cuándo existen los archivos, si es que tienen un origen conocido? En agosto de
1996 la prensa recogía una noticia asombrosa a simple vista: el descubrimiento de los
restos del bíblico Reino de Canaan (3.000 años a. C.) por parte de unos arqueólogos
españoles en lsrael. Tras siete años de trabajo, habían sacado a la luz los archivos reales de
los cananeos en la ciudad de Hatzor, uno de los mayores centros comerciales de la época.
Aunque este hallazgo arqueológico reviste gran importancia, nada tiene de extraño, pues
los archivos y su documentación -objeto de la archivística- son tan antiguos como la
organización social de la humanidad, y aparecen con los primeros enclaves urbanos hace
más de cinco mil años.

Se tiene constancia de su existencia en las ciudades-estado de los míticos reinos del Asia
anterior (babilonios, asirios, hititas...), y las excavaciones de Tell Hariri, Ras Shamra,
Nippur, o las más recientes de Hatzor, han dado pruebas suficientes. I
¿Para qué se producen los documentos y por qué se conservan? En primer lugar, para la
gestión administrativa de los asuntos corrientes, son el apoyo informativo para la toma de
decisiones; asimismo, por el valor probatorio que les concede la ley. En este sentido el
archivo tiene como misión proporcionar los documentos, datos y, referencias para el
desarrollo rápido y eficaz de las actividades de cada entidad.

45
En segundo lugar, sobre todo en el caso de las instituciones públicas, como recurso básico
de información para los ciudadanos y garantía de transparencia administrativa
imprescindible en todo Estado de Derecho.
Tiene tal importancia el derecho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos y
registros públicos que la Constitución lo eleva al rango más alto en su artículo 105b; de
este modo, bien sea individualmente, bien por medio de asociaciones, se ofrece un
instrumento para, contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder de la Administración
sobre los administrados. Es decir, uno de los cimientos más sólidos del inmenso poder que
el aparato administrativo posee reside en la información, emanada en gran medida de la
cantidad de documentos y datos que maneja. Por consiguiente, una de las mejores defensas
que le quedan al individuo para contrarrestar la tendencia al oscurantismo administrativo
reside precisamente en la posibilidad de inquirir, a través de los documentos, cuantos
asuntos sean de su interés.

En tercer lugar, los documentos adquieren con el paso del tiempo un valor histórico y se
convierten así en el objeto preferido para los estudiosos en particular y para los ciudadanos
en general, a través de la investigación y de la difusión cultural (exposiciones,
publicaciones...).
Para que todo esto sea posible y el archivo no sea un montón de papeles revueltos, hace
falta una persona encargada de organizarlos y ponerlos a disposición de quien los necesite,
así como unas instalaciones adecuadas para poder realizar dichas tareas; en definitiva, un
archivero y un archivo.

¿Y un archivero?

Y a todo esto ¿qué es un archivero? Si lo hubiéramos preguntado en la hipotética encuesta

del principio, tras el desconocimiento predominante, las respuestas habrían sido tan
variadas como pintorescas. El imaginario popular los ha representado tradicionalmente
como personajes extraños, con el aire inquietante de quien ha consumido su vida rodeado
de legajos secretos y polvorientos. Entre quienes tienen alguna idea, la mayoría no
distingue archivero de bibliotecario, entendido en el mejor de los casos como una
profesión vinculada únicamente a la erudición y cercana, para otros, a la figura del
almacenista. No exageramos al afirmar que se trata, sin duda, de una de las profesiones
menos conocidas. El archivero, como ha indicado repetidamente el gran maestro Michel
Duchein, es ante todo un gestor de información, y todas sus tareas están orientadas a
satisfacer las necesidades informativas precisas para que la administración desarrolle sus
funciones con rapidez, eficiencia y economía, a salvaguardar los derechos y los deberes de
las personas contenidos en los documentos y a hacer posibles la investigación y la difusión
cultural. En resumen, es un instrumento para el buen funcionamiento de cualquier
organización, cuya tarea -la gestión de los recursos informativos, de los documentos-
resulta tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.

¿Qué hace un archivero como tú en un archivo como éste?

Todavía es muy habitual, por desgracia, que al enfrentarse por primera vez con el servicio,
lo que adquiere el archivero antes de nada es la responsabilidad sobre el caos precedente.
Mientras que en otros puestos de trabajo se asumen .unas atribuciones en marcha o se
empieza de cero, en los archivos se comienza en números rojos, pues lo que se recibe es la
responsabilidad sobre la desorganización, en muchos casos acumulada durante siglos.
Aunque los archivos existen desde hace miles de años y siempre ha habido personas

46
responsables de ellos, se trata de una profesión que hasta hace relativamente poco tiempo
ha estado soslayada por la menor urgencia de la información, la parsimonia de las
administraciones, su limitada responsabilidad ante los ciudadanos y el escaso margen de
éstos para ejercer sus derechos en una sociedad no democrática.
En origen, los documentos son creados por lo que podríamos denominar genéricamente
como «imperativo legal» y por exigencias de la tramitación, es imprescindible constatar
todo tipo de actos, de datos. Ya sea un asiento bancario, ya el acta de una reunión, se trata
de fijar la información y hacerlo de modo estable, que no ofrezca dudas ni se pierda con la
memoria. Así como en el primer ejemplo las anotaciones de caja ofrecen datos
imprescindibles de carácter financiero que de otro modo no podrían retenerse de manera
fiable, las deliberaciones de una reunión se transcriben para fijarlas y evitar que, como a
las palabras, se las lleve el viento. Con independencia de su solemnidad, de la cantidad y
de la calidad de la información contenida en ellos, los documentos se elaboran para la
gestión administrativa y no con finalidad histórica, aunque con el tiempo algunos ad-
quieran esa categoría.
Durante la tramitación de los asuntos las oficinas producen y reciben documentos cuya
finalidad consiste en reflejar fehacientemente su gestión, esto es, tienen un valor primario,
de información administrativa, que permite a toda entidad obtener los datos necesarios
para el desarrollo de sus actividades. Al mismo tiempo, cada documento posee un valor
legal, por cuanto es prueba de los actos que contiene y de sujeción a la ley; esto es algo
que se repite en todos los casos, aunque no resulte a simple vista evidente. Por ejemplo, las
compañías de líneas aéreas redactan listas de embarque donde constan todos los pasajeros
de cada vuelo, pero una vez que éstos han llegado a su destino pierden en gran medida el
valor por el cual habían sido elaboradas; sin embargo, supuesto un accidente con pérdida
de vidas, salta al primer plano el valor probatorio -y por consiguiente legal ante instancias
judiciales, seguros, etc.- que estaba implícito en el documento, aunque no lo aparentara.
Aun cuando se trata de un ejemplo sencillo, la documentación administrativa es, sin
embargo, mucho más compleja. La resolución de cada asunto, hasta los más simples, en el
seno de cualquier organización, sobre todo si es una Administración Pública, adquiere
perfiles realmente alambicados. Cuando un particular necesita realizar un pago, se limita a
entregar el dinero en metálico, extiende un cheque o hace una transferencia. En el caso de
una Administración suele ser más complicado: en primer lugar tiene que haber partida
presupuestaria a la que imputarse el trámite de la persona con autoridad ordenando el pago,
su consignación en los libros de cuentas, la extensión del mandamiento de pago, su
ejecución y la emisión de un recibo como comprobante. A lo largo de todos estos pasos,
los trámites y las diligencias dan lugar a la redacción de documentos. Si tenemos en cuenta
la cantidad de atribuciones de las Administraciones Públicas, que cada día intervienen en
más aspectos de la vida, o la magnitud creciente de las actividades privadas en los países
desarrollados, tomaremos conciencia del volumen de documentos y de la importancia que
tiene su adecuada gestión.
A todo esto hay que añadir un factor relativamente nuevo: las tecnologías de la
información, al agilizar los procedimientos y ensanchar el horizonte de actuación de las
organizaciones, han acelerado el proceso de hiperinflación documental. Ya a principios de
los noventa la información interna de las empresas se incrementaba en un 20% cada año, y
está previsto que, entre 1996 y el año 2000, en tan sólo cuatro años, el denominado
«primer mundo» duplique el volumen de los documentos conservados hasta entonces.
Parece claro que se trata de una cuestión de gran magnitud, y no porque tenga tintes
apocalípticos, pues no hay peligro de morir bajo montañas de papel, sino porque cada vez
hay más información administrativa que gestionar, y la rapidez y la precisión conque se
haga incidirán indudablemente en la buena marcha de la sociedad.

47
Mientras que antes era bastante frecuente oír en las oficinas de nuestro país excusas del
tipo «su expediente se ha perdido, no aparece, no consta en nuestros archivos», o el no por
literario menos recurrido «vuelva usted mañana» -frases fatales contra las que se
estrellaban los legítimos derechos de los ciudadanos, sin más recurso que el costoso y
complejo de los tribunales o la desazón más profunda- actualmente es difícil que sucedan
cosas por el estilo, y en tal supuesto la ley -en este caso la de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992)- establece
mecanismos para evitarlo y responsabiliza a la Administración de los perjuicios
ocasionados. Mas el papeleo tiene también una dimensión económica: se ha calculado que
los empleados de los servicios administrativos públicos y de empresas pierden entre el 5 y
el 20% de su tiempo de trabajo en buscar documentos, lo que representa unos costes
económicos tan abultados que por sí solos rentabilizan la puesta en marcha y el
sostenimiento de un sistema de archivo.

¡Enhorabuena, ha sido un expediente!

Empleando un símil biológico, los documentos nacen, se desarrollan y mueren; es lo que

se conoce como «ciclo de vida». El nacimiento es uno de los momentos más importantes y
que marcará su futuro desarrollo, y a diferencia de las personas, como se trata de
instrumentos, es necesario aplicar una suerte de ingeniería genética para que nos salgan tal
cual los queremos y los necesitamos. Estas técnicas, conocidas como «diseño normalizado
de documentos», son algo que todavía en nuestro país está poco implantado, pero que
resulta fundamental para reducir el volumen del papeleo (¡cuántas veces nos habremos
visto en la necesidad de rellenar formularios por quintuplicado, para que varios de los
ejemplares acaben en la basura, o a repetir datos que ya poseen o que acabamos de pro-
porcionar en otra ventanilla del mismo organismo!). Es también muy necesario para
conseguir que los documentos administrativos podamos entenderlos todos los ciudadanos,
poniendo fin a lenguajes crípticos y enrevesados que por más diccionarios que
consultemos continúan siendo indescifrables; para evitar que rellenar un formulario sea un
atentado a nuestra higiene ocular, o convertimos en marchadores de fondo yendo de un
lugar a otro en busca apresurada de los documentos que debemos aportar y no nos hemos
enterado por lo confuso de las instrucciones. La acción decidida del archivero en esta fase
de ingeniería burocrática aporta potentes herramientas para las futuras soluciones
estratégicas. En el diseño de los documentos, como buen conocedor del medio, su punto de
vista resulta decisivo para conseguir modelos más racionales y simplificar los trámites, el
papeleo. Aunque en los países europeos esto no es aún habitual, las administraciones
norteamericanas lo viene haciendo con buenos resultados.
El período de desarrollo, que comprende desde su elaboración hasta que dejan de ser
necesarios para el trabajo cotidiano, siguiendo con el símil biológico, es meteórico y la
mayoría de las veces inferior a un año. En esta fase la finalidad de la documentación es
estar al servicio de la toma de decisiones, cuya rapidez y calidad depende de la cantidad y
de la calidad o precisión de la información disponible en cada caso; es decir, de la forma
en que la documentación haya sido organizada y de las posibilidades de acceso a ella
cuantas veces resulte necesario. El archivero establece los medios de ordenar, clasificar y
describir las herramientas informáticas para recuperar y explotar la información, los
períodos de vigencia de los documentos y otra serie de medidas; en fin, el servicio de
archivo se encarga de formar al personal y del mantenimiento del sistema de modo que la
gestión documental sea para las unidades administrativas un instrumento útil.

48
Durante este período tan breve, el uso de la información es intensiva y posee un elevado
valor estratégico; tanto, que si desapareciera por alguna circunstancia, a falta de ese
combustible la organización se detendría. ¿Se imaginan qué podría suceder si en un
atentado terrorista, junto con los cristales y los muebles, saltaran por los aires la
documentación de los clientes, los pedidos, la información financiera... de una empresa o
su equivalente en una Administración Pública? Lo mismo si fuera un incendio, inundación,
terremoto o cualquier otra catástrofe. La respuesta es bien simple y ha ocurrido en diversas
ocasiones: la desaparición de la empresa en cuestión en un plazo que va de unos días a
unos meses, incapaz de reanudar sus actividades por amnesia total. En previsión de estas
contingencias, el archivero también se ocupa de diseñar programas de documentos vitales
y de prevención de desastres, que en esencia consisten en duplicar y conservar en lugar
accesible y a salvo los documentos esenciales (entre el l y el 7% del total), que garanticen
la puesta en marcha de la organización el día después. Estos programas comenzaron a
desarrollarse en Estados Unidos allá por los años cincuenta con motivo de la Guerra Fría.
Ante la posibilidad de un nuevo conflicto mundial y del consiguiente ataque nuclear a su
territorio, las autoridades estadounidenses vieron la necesidad de incluir entre sus planes
preventivos uno que asegurase que la documentación necesaria para el funcionamiento de
las Administraciones Públicas, en el peor de los supuestos, estuviese protegida y operativa
en todo momento. Más adelante se fue viendo la conveniencia de ampliar su operatividad a
otros supuestos, como los desastres naturales y los atentados terroristas.
Al igual que el sector público, las empresas tienen necesidades similares. Es más,
últimamente y a raíz de la extensión de la Gestión de la Calidad Total como nuevo marco
para el desarrollo de las actividades económicas y, después, de los Sistemas de Gestión
Medioambiental, las empresas se van burocratizando en cierto modo. Las normas ISO de
la serie 9000 que rigen la calidad, o las de la serie 14000 sobre la gestión medio ambiental,
prestan mucha atención a los documentos y a su gestión como reflejo y prueba de cómo se
hacen las cosas, siguiendo procedimientos previamente establecidos. Cuando las empresas
quieren obtener el certificado de registro de Calidad Total o de Gestión Medioambiental,
para incorporado a su imagen y resultar más atractivas en el mercado, los documentos son
el medio para comprobar que, además de un deseo, hacen en efecto las cosas de acuerdo
con las normas. De hecho la inadecuada gestión de los documentos constituye una de las
principales causas, si no la primera, de rechazo de la certificación de empresas. Por otros
muchos conceptos, como la legislación fiscal, de seguridad e higiene en el trabajo... las
empresas se van haciendo cada vez más archivodependientes, y en este sentido el público y
el privado son dos sectores que van acercando paulatinamente sus respectivos modus
operandi.
A medida que pasa el tiempo las oficinas recurren cada vez con menor frecuencia a los
documentos ya tramitados, que se acumulan en los despachos y van creando problemas de
espacio. En el 90% de los casos, transcurrido un año ya no son utilizados y deben salir de
las oficinas para dejar lugar a los de uso frecuente. Ha finalizado la fase de desarrollo y se
inicia la fase de muerte, siguiendo la paradoja del organismo vivo, marcada por una larga
agonía que puede durar hasta treinta años, en cuyo caso recobran sus energías: son los
documentos elegidos para la gloria. Pero no adelantemos acontecimientos.
Es muy importante desalojar los papeles de las oficinas, donde no sobra el espacio y cuyo
metro cuadrado sale muy caro; además, cuantas más molestias produzcan, mayores serán
las posibilidades de que sean destruidos arbitrariamente. Que deje de ser empleados en la
resolución de los asuntos corrientes no significa que se puedan eliminar, pues continúan
siendo útiles: por la información que contienen (un padrón de habitantes viejo puede
servir, por ejemplo, para certificar que en tal año teníamos tal domicilio), porque en un
momento determinado pueden volver a la fase de gestión (imagínese que su casa

49
construida pocos años ha se viniera abajo: el expediente archivado de la licencia de obras
estaría solicitadísimo), porque las leyes les confieren un valor de larga duración (siguiendo
con el domicilio, el valor de las inscripciones del Registro de la Propiedad no caduca) y
porque en plazos cada vez más cortos adquieren un nuevo valor de uso para la
investigación y para la difusión cultural (si su casa o el barrio donde vive los ha diseñado
algún arquitecto famoso o resultan ser un ejemplo de urbanismo avanzado, por reciente
que sea, adquieren valor científico-cultural de inmediato).

Descanse en paz

Aunque por muchas y poderosas razones la documentación de archivo ha de ser

conservada tras su período de plena validez administrativa, por motivos igualmente
imperativos resulta imposible conservada en su totalidad y, como veremos, aun en parte.
La creciente intervención de las administraciones en múltiples aspectos de la vida social,
ya en el ámbito colectivo, ya en el privado, ha producido la denominada «inflación de la
documentación contemporánea». Los métodos administrativos cada vez más alambicados,
la imperiosa plasmación de sus procedimientos, la necesidad de obtener datos para
fundamentar sus actuaciones, la exigencia de comunicados en distintos niveles, los
métodos de difusión y de multiplicación generan una masa documental de dimensiones
crecientes, imposible de conservar en su totalidad y, en parte, además, innecesaria. La
buena marcha de un sistema actual de archivo, en cuanto unidad de información, está
condicionada por la solución de un problema clave: destruir lo accesorio para poder
conservar lo útil. Las previsiones de duplicar el volumen de documentos en los próximos
cuatro años son bastante significativas al respecto.
Ante la imposibilidad de conservado todo y ante la incapacidad de los organismos
productores para guardar in situ los documentos que ya no usan con frecuencia, la solución
ha sido la creación de los archivos intermedios, encargados de recibir toda la producción
documental y de seleccionar la parte a conservar.
Aunque existen algunos precedentes poco claros y de corta duración, los archivos
intermedios aparecen por primera vez en los Estados Unidos durante la II Guerra Mundial,
a causa del enorme crecimiento de los documentos producidos por las administraciones
federales, y rápidamente se extienden a otros países: Canadá (1945), Gran Bretaña (1950),
Alemania (1965), Francia y España (1969).
El primer antecedente que se conoce en nuestro país es el Archivo General Central, creado
en 1858 y ubicado en Alcalá de Henares, para aligerar a los ministerios del colapso
producido por los fondos documentales que ya no utilizaban; pero su incendio en el verano
de 1939 supuso la destrucción de importantes fondos de los siglos XVIII Y XIX. En la
fecha ya señalada se crea el Archivo General de la Administración, que entrará en
funcionamiento a partir de 1972. En los últimos años casi todas las autonomías han creado
los archivos intermedios de sus respectivas administraciones. También algunos municipios
de gran entidad han actuado en el mismo sentido, como es el caso de Barcelona.
Por una parte, el archivo intermedio libera a las administraciones de los documentos que
ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus
sistemas documentales, al tiempo que garantiza la plena disponibilidad de sus documentos,
es decir, el acceso a ellos cuando es necesario. Por la otra, evita colapsar los archivos
históricos con documentos que en gran medida están destinados a ser destruidos
transcurrido cierto tiempo. Seleccionar los que van a ser conservados y los que van a ser
eliminados es, como veremos enseguida, la función central. Aprovechando intensivamente
el espacio con sistemas de almacenamiento masivo y localizados en terrenos periféricos,
representan un ahorro del 50% frente a los costes de conservación en las sedes de las

50
administraciones, al tiempo que se recuperan espacios y equipamientos costosos para otras
actividades. Sin embargo, la saturación de los archivos históricos de algunos países ha
hecho que los intermedios no puedan remitirles los fondos de tal categoría, de modo que
han terminado por convertirse parcialmente en archivos históricos. Esto es lo que viene
sucediendo desde 1969 en los Estados Unidos, donde los intermedios se han convertido a
su vez en regional branches (ramas regionales) del histórico nacional; lo mismo ocurre en
Francia, en España y en muchos otros países desde finales de los setenta.

BIBLIOGRAFÌA

FUGUERAS, Ramòn Alberch. ¡Archivese! Los documentos del poder, el poder de los
documentos. Comunicación Alianza. Madrid 1999. pp 10-24

51
LECTURA 7

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Como forma material y resultado de la actividad de la Institución, el documento de archivo

es el segundo elemento que posibilita el enunciado teórico del Principio de Procedencia.
En capítulos anteriores ya señalamos como el documento representa la materialización de
las actividades específicas que ha desarrollarla. Es precisamente una Institución1: a su vez
ésta surge para cumplir una función social igualmente específica, en virtud de lo cual le
son conferidas unas competencias que le permitirán desarrollarla. Es precisamente el
cumplimiento de su función el fundamento último de la propia Institución y a un tiempo el
fundamento teórico de la génesis, toda la vida y el destino final del documento, ya que éste
nace primordialmente para servir a la razón de su origen a la Institución.

Con independencia de que con el tiempo le sobrevengan valores añadidos, de orden

histórico o de información, en su esencia el documento propiamente de archivo contiene
en sí una funci6n específica, determinada desde las razones que lo hacen surgir, y que son,
en definitiva, el componente esencial de su conceptualización. Estas razones han sido
manifiestamente diferentes a lo largo de la historia. Siendo en unos momentos la mera
conservación, y en otros la conservación para el cumplimiento de determinados fines que,
como la propia documentación pone de manifiesto, han sido variados a lo largo de la
historia. Fines por último, que unas veces son diferenciados y otras superpuestos.
Es necesario añadir un dato que se deriva de todo lo, anterior en la medida en que también
éste nos ayudará a definir el documento: el carácter público o privado de la actividad que
éste refleje, que se deriva del carácter público o privado del sujeto productor de aquél.
Por tanto, el desarrollo del concepto de documento de archivo corre paralelo o, en términos
matemáticos es directamente proporcional al desarrollo o evolución del concepto de
Institución.
Al mismo tiempo, la suma de todos aquellos documentos que reflejan las muy diversas
funciones y actividades de todas y cada una de las Instituciones pueden al fin informamos
en su globalidad de una organización concreta de la sociedad, de unas demandas sociales
igualmente concretas, y de los posibles mecanismos de los que aquella sociedad disponía
para satisfacerlas. Todas estas circunstancias quedan recogidas en los documentos,
confiriéndoles en consecuencia otros valores que irán adquiriendo con el tiempo.
Por todo ello el documento de archivo es naturalmente distinto a aquellos otros que nacen
con otro fin y cuya naturaleza es, por tanto, esencialmente diferente.

5.1 CONCEPTO GENÉRICO DE DOCUMENTO

Con el fin de exponer la naturaleza del documento propiamente de archivo parece

inevitable acercarse al concepto de documento en general, para cuya delimitación según
afirma López Yepes dos vías se nos ofrecen: la vía etimológica y la antropológica y
científica.

La primera contempla el término en su evolución fonética y semántica en el seno de la

lengua española2. Versión romance de documentum el documento es un término que
procede del infinitivo latino docere (doceo-cuictum,)3 y contiene las significaciones de
ejemplo, modelo, lección, escarmiento, demostración; multiplicidad semántica que refleja
la multiplicidad funcional del mismo. Entre ellas, tres nos ayudan a perfilar el concepto
que queremos definir: ensei1ar, manifestar y por último informar"

52
La segunda vía a la que alude López Yepes nos permite una conceptualización del
documento desde la óptica antropológico-científica desde el momento en que surge, en
esencia, de la necesidad de perpetuación que el hombre ha desarrollado desde los tiempos
más remotos del ansia por conservar prueba de cada acontecer por mínimo e insignificante
que sea. De hecho la memoria es un componente psicológico que determina, en buena
medida, el comportamiento humano. Ya Nietzsche afirmó al respecto que lo que distingue
al hombre en cuanto tal es la memoria5; constituida por tal cantidad de sensaciones, de
datos, de fenómenos, en definitiva de información que resulta necesario prestar un carácter
objetivo a tal cúmulo de subjetividades, En este sentido, Erich Pietsch señalaba como el
hombre lucha por objetivar la multiformidad de los datos que ha ido adquiriendo,
preservándolos así por más tiempo del garantizado para su conservación en la memoria
logrando independizarlos de las limitadas posibilidades mnemotécnicas individuales6.
Para cumplir la función de memoria colectiva es como define Nuria Amat al documento,
como herramienta indispensable para transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de
los hechos. Permite además la comunicación humana, es un importante medio de
formación y docencia y puede materializar todos los conocimientos humanos,
constituyendo así una memoria colectiva7.

En consecuencia, la definición del documento tiene como punto de partir su característica

fundamental: la acumulación de información y la posibilidad de poder ofrecerla en un
momento dado.
El número de disciplinas que, por otra parte, toman el documento como objeto de sus
estudios8 nos informa, sin duda de la extensión de este concepto, que se manifiesta, a un
tiempo, en la diversidad de su naturaleza constitutiva y de las diferentes significaciones de
un mismo término. Término que, en sentido muy amplio y genérico, podemos definir,
siguiendo a Antonia Heredia, como todo registro de información independiente de su
soporte físico9.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico español, lo define como toda
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o
en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos10.

Diversidad en la naturaleza del documento

Son cuatro las disciplinas fundamentales que convierten al documento en objeto de sus
estudios: la Historia, el Derecho, la Diplomática y la Documentación en general,
adquiriendo en esta última diferentes formas materiales para cada una de las disciplinas
que la componen: el libro y sus variantes para la bibliotecología, la obra de arte para la
museística, y en fin, todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia pueda servir
para suministrar o conservar una información11. Intereses que, por otra parte, pueden llegar
a unificarse en el seno de cualquier ciencia o disciplina cuya atención se centre en el
conocimiento del hombre y lo haga desde la perspectiva histórica. Tendremos en cuenta,
sin embargo, exclusivamente las tres áreas de conocimiento en las que el documento
adquiere un papel preeminente, el Derecho, la Diplomática y la Historia12, con el fin
último de determinar el concepto específico de documento de archivo.

Naturaleza jurídica del documento

Desde el punto de vista del Derecho, el documento jurídico es tradicionalmente definido

como cualquier testimonio escrito u oral destinado a dar fe de un hecho, es lo que se

53
denomina documento-instrumento. Se trata en realidad de la definición del célebre
jurisconsulto romano Paulo, recogida luego por Justiniano en las Pandectas
Instrumentorum lnomine ea omnia accipienda sunt quipus causa instrui potes13.
Martínez Alcubilla lo concibe como aquella escritura o instrumento en que se aprueba,
confirma, hace constar o acredita algún hecho, disposición, convenio, crédito, obligación,
derecho o ventaja14. Además de definir el rasgo fundamental del documento su autenti-
cidad15, se detiene en la diferencia entre el público y el privado.
El primero autorizado por notario o expedido por funcionario que ejerza cargo por
autoridad pública, en lo que se refiriere al ejercicio de sus funciones y en general los
demás documentos, libros de actas, estatutos registros y catastros que se hallen en archivo
público, provincial o municipal y las copias autorizadas por los secretarios y archiveros
por mandato de la autoridad competente, las partidas sacramentales, las actuaciones
judiciales, etc.
El segundo, esto es el documento privado16 será aquel en cuyo otorgamiento no ha
intervenido oficial público alguno, aun cuando esté escrito en papel sellado17.
Es, en realidad, el tipo de elemento que interesa a los juristas, cuyo contenido conceptual
deriva directamente de su función, ser testimonio de un hecho, del que sirve como prueba,
y cuyas características no son completamente ajenas al documento específico de archivo
que intentamos definir.
En el ámbito geográfico español, el documento jurídico tiene su origen teórico en Las
Partidas de Alfonso X, donde por primera vez se delimita su significado. Así el titulo
XVIII de la Partida Tercera titulado De las escrituras porque se prueban pleytos, en su ley
primera expone que cosa es escritura <(...) Escritura de que nace aueriguamiento
deprueua es toda carta que sea fecha por mano de escriuanu publico de concejo o sellada
con sello de Rey o de otra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro.
Ca o sera priuilegio de Papa o de Emperador o de Rey (...) e ay otra escritura que llaman
instrumento publico que es fecho por mano de escriuano publico de concejo 18. En la ley
114 de este mismo título, se vuelve a insistir sobre el carácter probatorio de las cartas, esto
es del documento: «Valer deuen las cartas para prouar con ellas los pleytos sobre que
fuero (n) fechas non auiendo en ellas algunas de las fálsedade, o me(n) guas (...) porque
pueden ser desechadas...> 19
Como documento instrumento se recoge en 1862 en la Ley del Notariado. En su título III
Del protocolo y copias del mismo que constituyen instrumento público define al protocolo
como la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año20.
El Código Civil considera como documento público el autorizado por notario o empleado
competente, el cual ejerce una función del Estado al imponer el sello de su intervención a
los actos y contratos que formaliza, dándoles el carácter de autenticidad necesario para que
prueben desde luego el hecho a que se refieren21. El notario o empleado competente al que
se refiere el Código Civil es, en este sentido y en términos archivísticos, el sujeto productor
del documento.

Naturaleza formal del documento: Documento diplomático

Los diplomas o documentos solemnes de los reyes y emperadores fueron la clase de

documentos qué intereso en sus inicios, a la disciplina que al fin de ellos tomó su nombre.
El documento diplomático que, en francés responde al término actes, arti en italiano y
urkunde en alemán, en un sentido estricto será cualquier testimonio escrito sobre un hecho
de naturaleza jurídica, en el que concurran determinadas y especiales formalidades
variables según las circunstancias de persona, Jugar tiempo y materia- dándole fuerza de
prueba. Así lo definió Teodore Sickel en su ya clásica-Acta regnum et. imperatorum

54
karolinum, definición que el francés Wilhem Bauer amplía haciendo coincidir el valor
diplomático con el valor histórico en los mismos documentos a los que considera como
escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados
los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el
tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan
idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos 22.
En un sentido lato por documento diplomático Ángel Riesco considera cualesquiera
escrituras de carácter legal, histórico y administrativo que existen en los archivos y tienen
alguna relación con los documentos propiamente dichos. Por ejemplo, proyectos de leyes y
órdenes, minutas y borradores, relaciones de noticias y sucesos, cartas, solicitudes,
cuentas, informes, listas y estadillos de personal, etc. todos los cuales, al menos indirecta y
parcialmente pueden ser objeto de la diplomática 23.

DEFINICIÓN DEL DOCUMENTO DIPLOMÁTICO DESDE EL PUNTO DE

VISTA ARCHIVÍSTICO.

Por la estrecha relación que la diplomática mantiene con la Archivística, el documento

diplomático es definido también desde esta última disciplina. Los holandeses Muller, Feith
y Fruin en su manual definen los documentos diplomáticos, que también denominan como
formales, <aquellos en cuya redacción se deben observar, respetar ciertas formas
apropiadas para que sirvan como prueba de su contenido>24. Bien es cierto que ellos usan
este concepto en un sentido restringido, razón por la cual observan más adelante: «o
sentido original do vervo orkonden é atestar, fazer provia: o documento formal é, pois,
realmente, uma prova: A palavra, pórem foi aquí tomada em sentido mais amplio, de
forma a nela se incluírem também os instrumentos notariais»25. Ya antes estos autores
distinguían entre los instrumentos legales tres elementos: «a primeira redacao isto é, o
instrumento ainda nao confirmado; a minuta, isto é, o instrumento tal como foi aprovado;
a primeira via do original isto é, o instrumento que se deslina a ser entregue as partes»26.
En un momento posterior pasan a definir la carta diplomática, como: «a primeira via
original de um documento formal»27. En consecuencia para ellos el aspecto formal es el
que finalmente acaba por definir aquellos doculmentos que se entienden como
diplomáticos, sin que en ellos concurran otras peculiaridades.
Adolf Brenneke, por su parte, se refiere al documento diplomático cuando intenta
establecer el campo de acción de la Archivística, que en su opinión, en absoluto está reñido
con el de otras disciplinas que, como ya hemos señalado, tienen también por objeto de sus
estudios el documento.
Como archivista Brenneke afirma que a diferencia de la Diplomática la Archivística no se
ocupa del documento como elemento singular sino que sobre todo pretende investigar el
modo en que éste, con el paso del tiempo, estuvo incorporado a un todo orgánico que es el
archivo28. Más adelante se referirá también al aspecto en que ambas disciplinas son
coincidentes, el aspecto formal. Para la Diplomática como para la Archivística, el
conocimiento de la forma es necesario para la comprensión y el exámen crítico del
contenido; incluso para aquél a quien únicamente interese el contenido, la forma que
revisten los documentos no puede pasar desapercibida, no puede ser indiferente29.
Finalmente, Antonio Floriano Cumbreño aclara la circunstancia de que sin finalidad
histórica, el documento diplomático sirve a la historia, de hecho lo considera supervivencia
escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica y que formulada o
redactada sin intencionalidad histórica, sirve no obstante a la historia como fuente
prhnordial o directa30.

55
Desde esta perspectiva es fácil inferir el carácter de complementariedad entre la
Diplomática y la Archivística, desde el momento en que el aspecto formal del documento,
esencial para la Diplomática, no deja de interesar también a la Archivística, existiendo sin
embargo diferencias que, en definitiva, definen a cada una de ellas. La naturaleza formal
del documento representa, por tanto, el punto de unión entre ambas disciplinas.

Naturaleza histórica del documento: Documento-monumento

Si entendemos por documento histórico aquel que interesa a la reconstrucción de la

historia será sin ninguna restricción todo documento del que hasta aquí hemos hablado más
todos aquellos a los que únicamente nos referiremos por la conveniencia de profundizar en
el esclarecimiento conceptual del documento de archivo que es verdaderamente nuestro
objeto.

Todo resto indepedientemente de su soporte o forma material que resulte de la actividad

del hombre y que en alguna medida contribuya al enriquecimiento en el conocimiento del
propio hombre, en algún aspecto o aspectos de su vida, puede ser definido como
documento histórico. Mas quizá aquí convendría profundizar en el concepto de historia, o
más exactamente en el concepto de hecho histórico.
De forma genérica se puede decir que hecho histórico es aquel que sucede y sobre el que
transcurre el espacio de tiempo suficiente para conferirle las coordenadas necesarias que
permitan su valoración específica para la sociedad. Naturalmente por encima de la
valoración posterior de este hecho está el hecho mismo, que en efecto pasa a convertirse en
histórico cuando se tiene conciencia de él, lo cual de ninguna manera sería posible sin los
documentos.
Dejamos al margen el concepto de historia que excede sin ninguna duda el propósito de
este trabajo y nos referimos a él con el único propósito de aclarar nuevamente que de
documentos también hablamos cuando nos referimos a cualquier expresión en que
determinado acontecimiento quede reflejado. La Capilla Sixtina, un hacha paleolítica son
documentos que nos hablan del hombre y de las circunstancias en que éste pudo vivir. Su
lectura, sin embargo, siempre estará sujeta a la subjetividad del lector. Con la aparición de
la escritura el concepto de documento al que hemos aludido, queda definitivamente
acotado, y a partir de ella se realizará una lectura determinada no ya por la subjetividad del
lector sino por la subjetividad del verdadero actor del hecho.
La necesidad de que las cosas acaecidas sean descritas en la misma forma en que suceden
y por determinación expresa del actor queda recogida ya en las Siete Partidas: «El
anitigüedad de los tiempos, es cosa que faze a los homes oluidar los hechos passados. E
porende fue menester que fuesse fallada escritura, porque lo que ante fuera fecho, no se
olvidase, e supiessen los omes por ella las cosas, que; eran estables idas, bien como si de
nueuo fuessen fechas. E mayormente porque los pleytos, e las posturas, e las otras cosas
que fazen; e ponen losoames cada dia entresi, los unos con los otros, nopudiessen venir en
dubda, e fuessen guardadas en la manera que fuesen puestas» 31.
Es en este sentido en el que nos aparece el documento de archivo con un contenido
conceptual diferente al resto de los documentos.

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Las diferentes manifestaciones de la naturaleza del documento confluyen en el

denominado documento de archivo que posee una extensión definitivamente más amplia
en tanto en cuanto lo configuran tanto los aspectos internos del documento, es decir su

56
contenido (naturaleza histórica y jurídica) como los aspectos externos (naturaleza
diplomática), más la suma total de cada uno de estos aspectos32.
Considero documento de archivo el documento que resulta de un proceso administrativo o
jurídico, así como todos aquéllos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo,
donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de
prueba e información. Conviene señalar, que a menudo, aquel proceso administrativo o
jurídico vienen a formarlo documentos no propiamente jurídicos, ni tan siquiera
administrativos, es el caso de documentos de carácter estrictamente personal que en un
momento dado sirven de prueba o alegato. En el caso de personalidades relevantes su
correspondencia personal puede, a menudo ser mucho más ilustrativa y contener un grado
de información muy superior a la propiamente administrativa; en este caso, para ser
considerados documentos propiamente de archivo nunca podrán ser aislados de su
contexto.
Para Paola Carucci, de hecho, la palabra documento en Archivística se refiere a toda la
documentación relativa a actos oficiales dentro de la que se incluye también la serie de
documentos preparatorios, correspondencia, fotografías, etc. La suma total compone, en
definitiva, el archivo33.
Por su parte, los teóricos alemanes del siglo pasado cuyas investigaciones partieron de la
sustancial diferencia entre el archiv y la registratur; el primero como documento ya
depositado en el archivo y el segundo como documento aún en manos de los funcionarios,
son los que llevan a sus ultimas consecuencias el valor histórico de los documentos de
archivo, al punto de determinar que sólo son documentos archivables aquéllos cuyo
contenido histórico justifica su conservación. Así el archivwürdige, o documento de
archivo, esto es aquél que pasa de la registratura al archivo, sólo lo será en virtud de su
valor histórico.
Este concepto queda aún más restringido con los, ya citados, teóricos holandeses Muller,
Feith y Fruin cuya definición del documento de archivo, parte del elemento que
definitivamente lo acota como elemento fundamental del Principio de Procedencia, esto es,
el origen, o más exactamente la circunstancia de que su génesis se dé en un lugar y en unas
circunstancias determinadas. Para estos autores el documento de archivo no es sólo aquel
material acumulado en vistas a su conservación derivada de su valor histórico sino aquél
que, además, ha sido formado en el seno de una administración. En este sentido, cuando
definen el término archivo se refieren a los documentos que lo constituyen como:
«documentos escritos, desenhos34 e material impresso35, recebidos ou produzidos
oficialmente 36 por determinado órgano administrativo ou por um de seus funcionários, na
medida em que tais documentos' se destinavam a permanecer na custodia désse órgao ou
funcionário» 37.
Así, pues, el documento que se gesta en un órgano administrativo concreto, debe ser
definido primeramente, Y tratado más tarde desde aquel origen. De todos los elementos
que aparecen enumerados en esta definición uno resulta especialmente significativo, aquel
que se refiere al origen del propio documento que, en definitiva, supone un elemento
diferenciador del concepto de documento específicamente de archivo respecto del genérico
de documento.
El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario de terminología archivística,
define al documento de archivo como el conjunto constituido por un soporte y por la
información que éste contiene, utilizable con fines de consulta o como prueba38. Mientras
el Comité Internacional de Archivos en su léxico terminológico nos aclara que los
documentos de archivos son piezas destinadas, por su naturaleza, a ser conservadas a título
de prueba o de información por la administración o la persona que los recibió o
estableció39.

57
Por su parte Aurelio Tanodi, adhiriéndose a la terminología desarrollada por el doctor
Carrera Stampa, para definir el documento de archivo, se refiere al término archivalía, que
concibe como todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado,
reprógrafo, sonoro, audio-visual (películas) proveniente de una entidad, producido o
recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida
administrativa, desde el momento en que se cumplió su función inmediata que originó su
creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales. La
archivalía puede ser conservada en unidades completas, incompletas o dispersas, ordenada
o desordenada, sin perder su carácter esencial, de provenir de una entidad como parte
integrante de su vida orgánica40.
La Asociación de Archivistas franceses identifica el documento de archivo con el elemento
integrante del fondo, que definen como el conjunto de piezas de toda naturaleza que todo
cuerpo administrativo, toda persona física o moral automática y orgánicamente ha reunido
en razón misma de sus funciones o de su actividad41. En consecuencia, consideran
documento de archivo cada una de las piezas constitutivas de los fondos: registros,
dossiers, piezas aisladas42. También para estos archivistas el aspecto fundamental que
define al documento de archivo es su origen.
El soporte, por su parte, no supone ningún elemento diferenciador, no sólo entre los
distintos tipos de documentos, sino entre el propio de archivo y el de biblioteca. De hecho
podemos encontrar impresos del siglo XVI como material de archivo, y por el contrario
manuscritos con carácter librario. En consecuencia a pesar de que, durante mucho tiempo,
la práctica totalidad de los documentos aparecieran redactados en tinta sobre pergamino y
sobre papel, la aparición posterior de otros soportes, no han modificado en su esencia el
concepto de documento de archivo, y por, tanto, se puede afirmar que el soporte no
representa ningún elemento diferenciador en tal conceptualización. Según expresa George
Weill, la misma se debe concebir de forma que tienda a englobar la totalidad de materiales
que sirven para recibir o transmitir informaciones escritas: limitar el número o la lista de
materiales a los actuales, la definición internacional admitió, tiempo atrás, que un
documento o era con independencia de su soporte43.

Una vía más para delimitar el material o documento de archivo es la determinada por sus
diferencias respecto al material de bibliotecas. Diferencias que ya precisaron Erhard y von
Medem en su ya clásica disputa ideológica, acerca de la determinación del fin de archivo y
su organización44. Y fue Striedinger quien replantea la distinción entre archivo y
biblioteca; tanto éste como Brenneke recogen el origen como el rasgo diferenciador por
excelencia del documento de archivo, respecto de otros documentos. Será, pues, el origen
el elemento que determine la diferencia entre el material de archivos y el de bibliotecas y
en consecuencia el elemento diferenciador de ambas instituciones, en suma aquel que
convierte a bibliotecas y archivos en instituciones profundamente diferentes.

Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de archivo

Todo lo expuesto nos obliga a delimitar y definir cuáles son los rasgos que convierten al
documento de archivo en un documento diferente a los demás, los rasgos por los cuales
nos alejamos del concepto de documento en general, para acercamos a una realidad muy
específica que es el documento circunscrito a la realidad archivística.
Vicenta Cortés enumera tres características o rasgos ét partir de los cuales adquiere su
valor: «Unicidad, integridad y autenticidad» 45, asegurando que si éstos se pierden el valor
de los documentos queda destruido. A mi juicio conviene una precisión mayor y entiendo

58
que son cinco los rasgos definidores del documento de archivo que a un tiempo definen el
papel que éste cumple en el enunciado teórico del PP:
l. El contexto en el que es creado. Es sin duda, el rasgo diferencia dar por antonomasia, a
tal punto que él solo bastaría ya para convertido en un ente completamente diferente. Al
respecto debemos decir que el resto de los rasgos se desprenden de éste. Todo documento
de archivo es producto de un cúmulo de circunstancias muy específicas que encadenadas
unas a otras le confieren un rasgo diferenciador del resto. Aun cuando fuesen del mismo
tipo documental, aún cuando la gestión siga los mismos pasos Y la resolución definitiva
del trámite llegue a términos parecidos, los motivos de su génesis y por tanto la génesis
misma serán siempre diferentes. De esta manera, el valor informativo incluido en su
contenido documental quedaría desvirtuado si se separase de los motivos de su génesis. En
este sentido en el último Congreso Internacional de Archivos, Angélica Menne-Harritz
afirmaba que un documento aislado de su contexto puede convertirse en algo
incomprensible y perder completamente el valor inherente a su contenido46.
2. Su unicidad. El segundo rasgo diferenciador, en estrecha relación o, más bien, derivado
del primero, sería su unicidad, derivada no ya de otros aledaños de su génesis sino de su
génesis misma. Se podría decir, por establecer un paralelismo, que los documentos vienen
a poblar los archivos como el hombre viene a poblar la tierra: del mismo modo que no
existen dos personas iguales, ningún documento es igual a otro. Un vínculo entre ambos,
hombres y documento, es en realidad lo que les confiere ese carácter singular y
diferenciador.
3. Su autenticidad. En su origen los documentos de archivo no son sino herramientas de
trabajo de la administración, hecho que sin duda les confiere la categoría de auténticos,
convirtiéndolos, pues, en testimonios fieles de momentos y situaciones específicas. Como
afirma Vicenta Cortés47, este es un concepto que no debe confundirse con la veracidad, un
documento de archivo puede ser auténtico y falso su contenido.
4. La heterogeneidad de su contenido y por tanto, la multiplicidad de su información.
Con independencia de la materia o asunto que trate, cuya riqueza informativo-cultural es
de alguna manera incalculable, un documento de archivo aporta una información siempre
indefinible y desde luego ajena al objeto de su creación. Nos referimos a un tipo de
información que podríamos considerar no literal y cuya lectura se realiza entre líneas. En
unos tiempos el documento singular y más tarde el expediente administrativo, nos ofrecen
información acerca del trámite, y de las posibles incidencias del mismo. Por otro lado su
forma material específica y todas las formalidades que de él se desprenden hacen del
documento de archivo un tipo de documento donde concurren determinadas
especificidades que lo diferencian del estricto contenido que éste tiene desde otras
disciplinas. Es pues, el elemento que justifica la afirmación anterior acerca de la extensión
de este concepto.
5. La necesidad de que cada uno de estos rasgos estén siempre presentes es el último
elemento definidor. La ausencia de uno de ellos invalidaría el resto o dicho de otra manera
el resto por sí solo sin uno de estos rasgos, no bastaría para calificar un documento como
documento de archivo.
Conviene, pues, insistir en la importancia que tiene su contexto, su origen48, su génesis, en
definitiva su procedencia; esto es, la vinculación con el órgano que le da la vida.
Todas estos elementos son contemplados por el Principio de Procedencia que persigue un
fin último: la necesidad de que cada uno de ellos sea respetado en un tratamiento posterior
de los documentos, tratamiento que se inicia en el momento en que el documento,
cumplido su fin en el seno de la Institución que le da el ser, inicia un viaje hipotético hasta
reposar finalmente en el archivo. Desde el inicio de ese viaje hipotético, el documento será
objeto de una transformación sustancial en cuanto a sus valores y funciones se refiere.

59
Circunstancia ésta que convierte en urgente arbitrar los mecanismos necesarios para que su
esencia constitutiva no se desvirtúe. El documento debe conservar en sí mismo, más allá
del tiempo, muestra de las razones de su existencia, sólo de esta manera, todas las
funciones adjudicadas al archivo pueden ser, finalmente, cumplidas. En este sentido a
pesar de que con el paso del tiempo vaya adquiriendo valores que antes no tenía, el
documento de archivo debe en todo momento reflejar el cúmulo de circunstancias que le
dieron la vida. Hecho que únicamente queda posibilitado con la aplicación del Principio de
Procedencia.
Así pues, nos detendremos en delimitar la estrecha relación entre la Institución como
sujeto productor de documentos y el documento resultante.

Institución y documento de archivo

Todo lo expuesto redunda en la consideración anterior acerca de la relación existente entre

el documento de archivo y la Institución que, como ya expuse, lo concibe como un
instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final éste la
representación material de su actividad. Es esta y no otra la razón por la cual su origen es
en realidad, el rasgo funda mental que lo caracteriza.
En consecuencia debemos analizar cuales han sido a lo largo de la historia esos fines
encomendados a la Institución, pues a partir de ellos el documento tendrá un sentido u otro
derivado de aquellos fines. Y lo haremos una vez que hayamos determinado cual es la base
de esa estrecha relación entre la Institución y el documento, dicho de otra manera, de que
forma revierte la actividad institucional sobre el documento propiamente de archivo.

El documento de archivo producto de la actividad institucional

Al analizar el concepto de Institución como sujeto productor de documentos quedó claro

que su función constituye la razón de toda su actividad, que se traduce materialmente en
un conjunto orgánico de documentos. A su vez para el desarrollo de cada una de las
funciones encomendadas a una Institución, persona física o moral, le son conferidas
diferentes competencias que, hay que decir, no se desarrollan de forma caprichosa sino
que, por el contrario, están sometidas a un procedimiento regulado por vía legal, donde se
recoge la forma en que se debe proceder en el desarrollo de cada una de aquellas
funciones.
Dicha reglamentación queda plasmada en las diferentes leyes y normas de procedimiento
administrativo; de orden general en unos casos y más específicas en otros cuando se trata
materias concretas.

El tipo documental resultado del procedimiento administrativo

La vía legal por la que se debe proceder en la tramitación de asuntos que competen a la
administración se traduce en cada asunto en un procedimiento específico. En este sentido
ya las Partidas recogían de que manera las cartas (documentos) debían hacerse, así
refiriéndose a las cartas plomadas por citar un ejemplo, recogen:
«E estas debe [n] ser fechas desta manera. Primeramente dene[n], dezir en el nombre de
Dios: e despues que conozcan, o que sepan los que aquella cata vieren, como aquel Rey
que le'manda fazer, da tal heredamiento, o otorga tal cosa, o que faze tal quitamie[n] to o
franqueza, osi fiziere postura, o auenencia, deuen nombrar con quien la faze, e de si poner
todas las otras cosas, asi como en preuillejo que pertesciere a cada vna destas maneras
que dezimos de suyo. Empero no deue y mentar su muger, nin sus hijos, nin deuen y poner

60
maldicion ninguna, nin conjirmamiento de ninguno de quantos diximos en la ley que fabla
de los priuilegios: si non fuere carta de aueniencia que faga con el rey, o con algun alto
ome. Ca en tales cartas deuen poner aquellas cosas que uno acordare, según el auenencia
o la postura fuere (…) E en el año en que ryno aquel rey que le manda fazer E debe ser
registrada (..)>49

CITAS
1 A partir de ahora cuando hablamos de institución como sujeto productor de documentos, nos referimos específicamente a la
administración como sujeto fundamental, que no único, en la producción de documentos.
2 LÓPEZ YEPES, José, <Investigación científica. Ciencia de la Documentación y Análisis documental », ARBOR, 1977. n. 381-382,
p. 91. ídem. Estudios sobre documentación de las ciencias de la Información, Madrid, Instituto Nacional de Publicidad. 1977. 122 pp.
Fundamentos de Información y Documentación. José López Yepes, compilador Madrid, EUDEMA Universidad, 1990.
3 NUÑEZ CONTRERAS, Luis, "Concepto de documento», en Archivística Estudios Básicos. Sevilla Diputación, 1983, p. 31.
4 Diccionario ilustrado latino español español latino. Doceo, prologo de D. Vicente García de Diego, de la Real Academia Española,
7a ed., Barcelona, Bibliograf S. A. 1970, p. 148.
5 Mircea , Eliade, sin embargo, apunta que la memoria es una característica del hombre histórico, no así del arcaico que se niega a
registrar el paso del tiempo el hombre de las civilizaciones tradicionales no concedía al acontecimiento histórico ningún valor en si
entre otros términos no lo consideraba como una categoría especifica de su propio modo de existencia ELIADE, Mircea. El mito del
eterno retorno. Arquetipos y repeticiones, Barcelona, planeta Agostini, 1984, p. 127.
6 PIETSCH, Erich, información y documentación. Naturaleza y posibilidades, en técnicas modernas de documentación. Prologo de Juan
de la Infiesta Molero, patronato de Investigación científica y técnica Juan de la Cirva. Centro de información y documentación, Madrid,
1966, p. 6
7 AMAT, Nuria, documentación científica y nuevas tecnologías de la información, Madrid. Ediciones Pirámide, 1989.
8 Son muchos los términos empleados a lo largo de la historia para referirse al concepto que estudiamos: diploma acta-actum,
istrumentum, scriptura, página, charta. Litera, epistala, preceptum, privilegium, mandatum, testamentum, chirographum,
9 HEREDIA HERRERA. A. Archivística general, op. Cit., p.87
10 Título VII capitulo artículo 49. I
11 FINO. J. Federic: HOURCADE. Luis, A. «Tratado de bibliología: historia y técnica de la producción de documentos». Revista
Universidad, Santa Fe, 1955, n. 31 separata. p. 7. Citado p." TANODI, Aurelio, op. Cit., p. 26
12 Excluyo de este análisis el documento científico por considerarlo esencial y sustancialmente diferente al documento de archivo. De
cualquier manera sugiero como interesante el estudio comparativo de ambos tipos.
13 RIESCO, Ángel et. al., Paleografía y Diplomática, Madrid, Universidad Nacional de Educación a distancia, 1988. t. 2, p. 161.
14 MARTÍNEZ ALCUBILLA, Marcelo, «Documentos públicos y privados», Diccionario de la Administración española. Compilacion
de la novicima legislación de España en todos los ramos de la Administración publica. Sexta edición, Madrid, Administración publica.
Sexta edición, Madrid, Administración Augusto Figueroa. 1917, tomo VI. p. 171.
15 Nos dirá: Es auténtico u ológrafo cuando está escrito o firmado por la misma persona a quien se atribuye. Ibidem.
16 Para un seguimiento retrospectivo del concepto de documento público y privado puede leerse. Respectivamente la voz. «Documentos
públicos» y la doctrina general sobre fuerza y eficacia probatoria de los documentos privados en la obra ya citada de MARTÍNEZ
ALCUBILLA. pp. 174 Y 179, respectivamente.
17 Ibidem.
18 Tercera partida, titulo XVIII ley I p.87.
19 Idem, ley 114, p. 118. Las leyes siguientes que integran este titulo, completan la exposición primera acerca del carácter probatorio de
las escrituras.
20 Ley de 28 de mayo de 1862 de Constitución del Notariado, título III, art. 17
21 Código Civil art. 1218.
22 BAHUER, Wilhem, Introducción al estudio de la historia, traducción pro García de Valdeavellano, Barcelona, Ed. Bosch, 1957, p.
354.
23 RIESCO Ángel, et. al. op. cit., p. 162.

61
24 MULLER, FEITH, FRUIN, op. Cit., parágrafo n. 92, p. 137.
25 Ibidem
26 Ibidem.
27 Ibidem.
28 BRENEKE, A., op. cit., p.22
29 Ibidem.
30 FLORIANO CUMBREÑO, Antonio, curso general de Paleografía y Diplomática españolas. Oviedo, Universidad, 1946, p.223.
31 Las Siete Partidas del Sabio rey don Alfonso el nono, nuevamente glosadas por el licenciado Gregorio López del Consejo de Indias
de su Magestad. Impresso en Salamanca por Andrea de Portonaris, lmpressor de su Magestad, 1555. Partida 111. Tilulo XVIII. p. 57.
32 Esta circunstancia justifica la máxima archivística por la que el total es superior a la suma de las parte.
33 CARUCCI, Paola, Le fonti archivistiche…, op. cit., p. 207.
34 «Por desenhos entemdem-se os mapas e carts freqüentemente achacados nos dossies tanto os que se fizeram por ordem dos organos
administrativos ou funcionários quanto os que Ihes foram enviados para esclarecimiento de questoes correlatas> MULLER. FEITH y
FRUIN, op. Cit., p. 10. .
35 Para estos autores la forma material del documento se debe tener en cuenta pero al documento de archivo no le es un carácter
esencial. «A circunstancias de ser impresa una carta cuyas numerosas cartas se destinassem aa expedicao ou de o serem as deliberacoes
de un conselho, (...) enderecadas aos membros, da assembleia, em vez de simplesmente escritas a mao em várias copias, nao representa
(...). Ibidem..
36 En este sentido es donde con más claridad se' pronuncian respecto al carácter oficial que ha de revestir el documento de archivo. A
este asunto dedican las notas aclaratorias del primer parágrafo: <somenete os documentos oficiais, isto é, os recibido ou produzidos
pelos orgaos administraticos ou pelos funcionários a título oficial> pertenecem ao arquivo. Os recebidos ou produzidos a outro título
pelos membros de um orgao administrativo ou pelos seus funeionários e freqiientemente encontrados no arquivo, nao the pertenecem>
Ibidem.
37 Idem, p. 9
38 Dictionary of archival Terminology, op cit., n. 138, p. 56
39 Elsevier`s Lexicon of archive Terminology, op. cit., p. 3
40 T ANODI, A,. Manual de archivología hispanoamericana. Teorías principios, Córdoba, Universidad Nacional 1961. p, 15.
41 A pesar de que el concepto de fondo es un concepto que se analizará detenidamente, se traslada aquí la definición de la Asociación
de Archivistas franceses pues resulta fundamental para determinar su posterior definición de documento de archivo. Manuel d`
Archivistique Theorie et pratique des Archives publiques en France. Ouvrage élaboré par la Asociation des Archivistes Francais. París,
S.E.V.P.E.N,. 1970, p. 22-23
42 ldem, p. 23
43 WEILL, George, "Les mutations de I'archivistique contemporaine». l.a Gazette des archives, 1990,2.o. trimestre, Nouvelle serie, n.
149, p. 111
44 Disputa que recoge A. BRENNEKE. Archivística, op. Cit.. Primera parte capítulo 4 punto 3, p, 77.
45 CORTÉS ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. Madrid. ANABAD. 1989. p, 58
46 MENNE-HARITZ. Angelika, formación en archivística: Satisfaciendo las necesidades del siglo XXI. XII Congreso Internacional de
los Archivos. Montreal, 1992. Ejemplar mecanografiado. p. 12
47 CORTÉS ALONSO, Vicenta. Manual de archivos municipales, op. Cit., p.58.
48 A este respecto Johannes Papritz elaboro teorías sobre el análisis de contextos de origen en tanto se relacionan con el material escrito
y sobre las consecuencias de las formas históricas de componer documentos respecto al efecto de las pruebas contenidas en ellos. Con
sus formularios de listas uniformes y la idea de un protocolo de trabajo tuvo una influencia prolongada en el trabajo de archivos. Véase
Johannes PAPRITZ. Archivwissenschats (ciencia archivística). vols. 1-4. 2ª ed., Marburg. 1983. Recogido por Angelika MENNE-
HARRITZ., op. Cit., nota 10.
49 Tercer partida, titulo XVIII, ley IIII, p. 88 v.

BIBLIOGRAFIA

MARTIN-POZUELO CAMPILLOS, M. Paz. La construcción teórica en archivística:

el principio de procedencia. Universidad Carlos III de Madrid. Madrid 1996. pp. 89-104.

62
ACTIVIDADES

Investiga lo siguiente:

1. Cuáles son los tres tipos de archivos, que se conocen en México, de acuerdo a las
características de la documentación. Explica la función de cada uno de ellos.
2. ¿Qué es ciencia? y ¿Qué es disciplina? Enunciar sus diferencias.
3. Como se construyen las ciencias
4. De forma personal, ¿Qué es Archivonomía?
5. ¿Qué es información y como se relaciona con los documentos y los archivos?

Las actividades anteriores como son para desarrollar, las podrás enviar a tu asesor en el
lapso de la unidad.

63
LECTURAS DE LA UNIDAD 2

LECTURA 1

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LOS DOCUMENTOS.

Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o
institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración
pública, por eso existen documentos públicos y privados.
Sin embargo en esta ocasión es menester reflexionar sobre la documentación pública,
aquella que se crea dentro de una gestión administrativa en una dependencia o institución
pública, y que presenta una valoración notarial o administrativa, según sea el caso. Nos
referimos a los documentos que guardados en un depósito deben ser reflejo de la
institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas,
administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la
formación de archivos.
De tal manera los archivos se conforman para tramitar los asuntos que corresponden a la
oficina o entidad, y por eso se conservan aunque no siempre de manera adecuada.
Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de
manera indiscriminada, sin darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante,
ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya
fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que
Archivo es " la suma de tres elementos: Documentos + organización + servicio, - por lo
tanto - Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que
los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica."(4)

En esta definición encontramos muchos elementos para el análisis y reflexión, pues bien,
al ser un conjunto de documentos, no podemos pensar en una colección de éstos, ya que
los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios o de criterio personal, es más,
para que exista un archivo es necesario que conjunto de documentos, no podemos pensar
en una colección de éstos, ya que los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios
o de criterio personal, es más, para que exista un archivo es necesario que haya una
institución o dependencia con funciones y actividades que desarrollar, y el archivo es el
reflejo de esas acciones, por eso se expresa la necesidad deque en la organización
archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen
institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor
seriado, mismo que puede proporcionar el cambio en su valoración de eminentemente
administrativo a histórico testimonial.
Pero, como se debe de comprender, no es posible hablar de archivos y mucho menos en la
Administración Pública, sin documentos, pero si puede haber documentos sin archivo,
como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera.
Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental
entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista
realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón
por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los
expedientes de esas series propias de los archivos.

64
Documento, en un sentido general, es todo registro de información, no importando su
soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos
englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas,
microfilms, láminas, partituras, proyectos etcétera; en general, se puede manifestar que
documento es "el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable
que contiene información"(5).

Sin embargo, no todos los documentos son material de archivo, podemos pensar en
trabajos de investigación, en documentales o en proyectos, de los que están llenos los
archivos o depósitos, pues estos, si no cumplen con el principio de ser reflejo de la
institución que los creó no son propios de los archivos; no significa esto que los
invalidemos para la investigación y conocimiento de la sociedad, sino que no fueron
resultado de la práctica administrativa y jurídica de institución o dependencia pública o
privada.
Pero es conveniente aclarar que si dentro del proceso documental, de una gestión, aparecen
esos documentos como parte de los expedientes, es decir, relacionados con los asuntos que
los documentos traten, se deben considerar como documentos de archivo, ya que, como lo
manifestara Aurelio Tanodi, el documento de archivo se debe considerar como: "el
soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de
una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades...".(6)
Ante tales razonamientos, no es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de
transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas,
invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas o proyectos que no formen
parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico
de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos.
Esos documentos, impresos o trabajos, pueden guardarse en una especie de archivo
personal o en una biblioteca, según sea el caso, pero nunca considerarlos parte del archivo
institucional, porque no lo son, y sólo causan saturación y desconcierto al no poderse
organizar ni clasificar en un archivo administrativo, llámese de trámite.
De igual manera encontramos, dentro de la administración pública, que en las áreas
operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que son considerados
como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma de la archivística, y
en ocasiones, por no decir siempre, son considerados los verdaderos archivos, dejando lo
no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se
convierten en bodegas de los papeles inservibles.
Esos archivos inmediatos, a los que se les da tratamiento casi de personales y no públicos,
no están sujetos a ninguna normatividad archivística, ya que son trabajados como le
acomoda a la secretaria o como el jefe ordena, y por ende solamente cuando pasan al
archivo de trámite, si es que lo hacen, forman parte de los sistemas gubernamentales de
archivos, propiciando un desconcierto en la tarea archivística de la dependencia o
institución, en donde la anarquía hace su presencia, motivada por falta de conocimientos
de parte de los empleados o funcionarios, que teniendo una responsabilidad administrativa
de servicios generales o recursos materiales, deben manejar los archivos de las
dependencias, y sinceramente, en su mayoría lo hacen sin conocer, ni querer hacerlo, el
oficio o materia de la que son responsables, y se termina seudo administrando documentos.

Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces,
¿que es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que consideran de
archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina. Pero el conflicto se
presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes

65
formados por lo que se llama "minutarios", estos no forman expedientes por asuntos, se
organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o
se remitan. Y en los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en
hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo, sección,
serie y subserie, labor que propicia una organización adecuada, siempre bajo el principio
de procedencia institucional, estableciendo un servicio adecuado a las áreas que generaron
la documentación. Por eso se manifiesta que difícilmente los archivos de trámite, de las
dependencias de la administración pública, organizan la documentación que reciben en
expedientes, aunque existen grandes excepciones, y eso Esta en contra de la naturaleza
archivística, no solo de México, sino del mundo.
Definitivamente no es obligación de las secretarias conocer de archivística, pero la
obligación de ser archivista ¿a quién se la damos?, al personal habilitado en el archivo o al
administrador que dice manejar los archivos.
Sin tratar de desviar la atención del asunto es importante aclarar que dicha problemática
archivística no es nueva, ya que, como lo ha manifestado Enrique Ampudia Mello: "...
hasta hace unos 40 años, los archivos tuvieron dentro de la administración mexicana,
un alto Estatuto Institucional y jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y
operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los
Órganos de gobierno… Ahí están justamente, los Archivos para demostrarlo: en
nuestro país, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradición ha sido la de
otorgar a los servicios archivísticos, una posición eminente dentro de la
Administración publica..."(7)
Podríamos argumentar que el problema llegó por falta de conocimiento sobre los archivos
y sus técnicas de organización, clasificación e inventariado, dándose la ineficiencia en el
servicio, lo que provocó que los archivos los archivos fueran rebasando por el cúmulo
documental, por lo que la administración pública, al no tener respuesta a sus demandas de
información, creó servicios sustitutos, en los que podemos englobar los archivos
personales o secretariales, a los centros de documentación y a la unidades de control de
gestión, ocupando los recursos que en otros tiempos se destinaban a los archivos.
Y los archivos se fueron quedando como depósitos de papeles inservibles, junto con basura
y muebles rotos.
Ese círculo vicioso no ha permitido, la mayor de las veces, que los documentos generados
en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos,
que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar
un servicio archivístico alas áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante
toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin expedientación ni orden.
Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no
expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos,
pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por
evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes.
Así, el archivista, el que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia, no ejerce la
actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no
existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con
fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio
físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega
en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo
haya terminado en realidad.
Los documentos, que se generan en la administración pública, son el instrumento verídico
de las acciones efectuadas o por efectuar, son, por ende, los testimonios de las funciones
de una institución o dependencia, por eso su cuidado y manejo es de suma importancia en

66
cualquier oficina gubernamental. Sin embargo, si éstos no están expedientados, se corre el
riesgo de que se revuelvan y no se pueda dar el servicio que se requiere.
Así que los documentos públicos son reflejo de las gestiones administrativas, y los
responsables de ellas deben de conocer las actividades archivísticas o encomendarlas a
expertos, ya que el documento es el testimonio de la actividad, y por tal importancia debe
ser bien manejado y custodiado, formando parte de los procesos administrativos que
reflejarán la historia de las instituciones, de los pueblos y naciones, siendo el hombre y la
mujer los actores principales en la toma de determinaciones en el presente y para el futuro.
Por desgracia, aún existen muchos archivos públicos que están mal manejados y
organizados, los que son bodegas esperando ser desocupadas, en las cuales los documentos
no tienen inventarios, ni calendarios de caducidad y mucho menos una valoración real,
todos son considerados parte del archivo muerto, un término acuñado por la administración
pública para referirse a la documentación que considera obsoleta, pero que ha estado mal
empleado, es más no debería existir o utilizarse, ya que si es archivo, según sus
definiciones, no puede estar muerto, la verdad es que no es archivo, y para que lo sea se
necesita la participación comprometida de la administración pública, ya que se trata de sus
documentos.
Ese es un problema grave que tendrá que resolverse de inmediato, para poder tener
ordenada la documentación de la Administración Pública.

LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

A partir de los años setentas se determinó en nuestro país adoptar como método
archivístico a la Administración de Documentos, que para Ariel Ricks en el año de 1976,
era un concepto emergente, una “función archivística cuyo objeto es el de reducir el
volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las
necesidades de los investigadores “o” la aplicación de la administración científica a la
tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo
todos los beneficios para los futuros investigadores.”(8)
Reflexionando sobre esas definiciones no nos queda más que aceptar que la
Administración de documentos no se creó para sustituir a la Archivística, sino como Parte
de ella, o de su quehacer en la organización de archivos; así, con esta idea intentaremos
desarrollar este capítulo.

Pensando en el buen funcionamiento de la actividad archivística en México, es oportuno

entender a la Administración de Documentos como parte importante de la Archivística, ya
que, de manera personal, no es posible aplicada correctamente si no se tienen
conocimientos de los procedimientos archivísticos, por lo que no podemos intentar una
separación ni querer que una sustituya a la otra.
Sin embargo, hemos observado como una carrera técnica de archivista ha cambiado su
denominación por la de administradores de documentos; y como se sustituyen los cursos
básicos de archivística por los de administración de documentos, intentando capacitar a
empleados habilitados en la actividad, dándose no buenos resultados, ya que para que se
pueda comprender dicho método es fundamental enseñarlo a archivistas ya formados o en
proceso de formación, en fin esto lo comentaremos en el capítulo correspondiente a la
capacitación.
Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy
utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro
puntos de importancia, que son:

67
"1°.- La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante
atención al ciclo vital de los documentos, desde su creación inicial hasta su
eliminación final o asignación a los archivos...
2°.- La Administración de Documentos enfatiza el método de programa permanente
para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas,
reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas...
3°.- La Administración de documentos enfatiza el control constante de los
procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la
creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o
ineficientes.
4°.- La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en
cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una
aplicación amplia o universal a las diversas funciones de oficina". (9)

Esos cuatro puntos, los que indican las funciones de la Administración de Documentos,
nos ayudan a entenderla como una función de la Archivística, y le permite llevar un
control de los documentos que formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su
ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi-activa y la
inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su
eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial. De
igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la
tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente.
Así, por medio de la Administración de Documentos se podría evitar la creación de
instrumentos archivísticos no esenciales o ineficientes, además de propiciar la
especialización en el manejo de los diferentes tipos de documentos, según el ciclo vital,
que se encuentran en los archivos de la administración pública.
Sin embargo, para organizar archivos, conformando expedientes, detectando las series de
los fondos documentales, elaborando los cuadros de clasificación, los inventarios y
catálogos, es necesario utilizar a la Archivística, por lo que se podría pensar que la
Administración de Documentos no interviene en archivos organizados y dando servicio,
sino hasta que es necesario realizar una transferencia documental, ya fuera primaria,
secundaria o para baja definitiva.
Después de intentar establecer la reflexión de que tanto la Archivística como la
Administración de Documentos no deben sustituirse entre si, es conveniente comentar
sobre las confusiones, que en la administración pública se han dado, al querer aplicar la
Administración de Documentos en lugar de la Archivística.
El problema, según mi parecer, radica en que se ha querido aplicar la Administración de
Documentos a depósitos o bodegas de paquetes y cajas con documentos, es decir,
solamente para dar de baja dicha documentación y no para dictaminar su valor
administrativo y mucho menos con la idea de organizar un archivo administrativo que
sirva en la gestión administrativa de las instituciones y dependencias; es posible que al
adaptar la Administración de Documentos no se entendiera como una función archivística,
o que en las formas, criterios y estrategias de su instalación no determinaran las diferencias
archivísticas y de la propia administración pública de Estados Unidos, Canadá o Francia,
con México, ya que si observamos el punto primero, de los cuatro que enumeramos,
podemos vislumbrar que la administración de Documentos debe prestar constante atención
al Ciclo Vital, "desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los
archivos". Si esto lo leemos literalmente, la Administración de Documentos no se
involucra con los archivos, ya que su función concluye cuando el documento es trasladado
a ese repositorio, en ese momento es cuando, en México, la confusión crece de manera

68
considerable ya que tenemos archivos de trámite, de concentración e históricos. Es cuando
debemos entender que la Administración de Documentos actúa exclusivamente sobre la
documentación que se resguarda en oficinas de registro en trámite o de concentración y no
en la organización de los archivos históricos, conocidos por la propia materia como
Instituciones Archivísticas; ahí radica la diferencia entre archivos administrativos y los
históricos, ya que los primeros podrían no llamarse archivos, esa será nuestra duda.

CITAS
4. Heredia Herrera, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica. p. 87, Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1987.
5. Idem.
6. Tanodi, Aurelio, en Archivística General. Principios y problemas.
7. Ampudia Mello, J. Enrique Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la administración publica, pp.
21-30, AGN, México 1988.
8. Ricks, Ariel, La Administración de Documentos como función Archivística, artículo publicado en el Boletín Interamericano de
Archivos, Volumen III, pp. 23-34. Córdoba, Argentina, 1976.
9. Idem.

BIBLIOGRAFIA

NACIF MINA, Jorge. Reflexiones Archivísticas. Carsa. Mexico 1995. pp. 21-36.

69
LECTURA 2

HISTORIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS ESTADOS

UNIDOS DESDE 1900 HASTA 1960

A principios del 1900, la máquina de escribir empezó a usarse en gran escala en las
oficinas comerciales y gubernamentales. El uso de los archivos verticales para guardar los
documentos tomó gran auge. Tanto los negocios como el gobierno comenzaron a generar
una gran cantidad de documentos y se inició lo que se ha llamado la explosión de papel.
Los gobiernos locales, estatales y federales, debido a la cantidad de dependencias que
tenían y a la cantidad de documentos que estaban acumulando, comenzaron a tomar
numerosos pasos para controlar la creación, mantenimiento, archivo y disposición de los
documentos del gobierno.
Esta sección y la siguiente destacan los hechos y las decisiones más importantes tornadas a
nivel federal. Esto dio comienzo a la concientización sobre la necesidad de administrar los
documentos con efectividad.

Archivos Nacionales

En el año 1934 se crearon los Archivos Nacionales. Con anterioridad a este tiempo, cada
agencia o departamento era responsable de mantener sus propios documentos y determinar
cuáles serían sus períodos de retención. Debido a que no había una organización central
para guardar los documentos, uno de los primeros pasos tomados por el personal de los
Archivos Nacionales fue realizar la primera encuesta sobre los documentos que tenía el
gobierno. Esta encuesta, llevada a cabo desde 1935 hasta el 1937, reveló falta de
uniformidad en la forma en que se creaban y se retenían los documentos en las agencias
gubernamentales. Al personal de los Archivos Nacionales se le hizo muy difícil determinar
cuáles documentos estaban duplicados y cuáles se podían presentar al Congreso para su
destrucción. Esto dio inicio a la fase de desarrollo del concepto de administradores
profesionales de documentos.

Los años ‘40

El resultado directo de la primera encuesta sobre los documentos de todo el gobierno fue la
creación de dos estatutos federales a principios de los a años '40. El primero de éstos fue el
Federal Reports Act de 1942. Esta ley fue el primer intento del gobierno federal por
controlar el papeleo que se exigía a los ciudadanos y a los negocios por medio de los
requisitos de papeleo del gobierno. No obstante, esta ley no incluía al Servicio de Rentas
Internas. En 1943, el Congreso pasó el Records Disposal Act que autorizó el uso de un
programa de disposición de documentos desarrollado por los Archivos Nacionales.
En el 1946, el Presidente "Truman emitió la Orden Ejecutiva 9784, que requería que todas
las agencias de la rama ejecutiva establecieran programas para la administración y
disposición de documentos. Esto significó un gran paso de avance en cuanto a la
uniformidad en la administración de documentos. Esta orden ejecutiva también le dio
mayor autoridad a los Archivos Nacionales en cuanto a la administración de documentos.
En 1947 el Lodge Brown Act, estableció la Comisión Hoover en la Organización de la
Rama Ejecutiva del Gobierno. Esta Comisión rindió su informe en 1948. Las tres
recomendaciones sometidas en este informe se basaron en los hallazgos del Commission
Task Force on Paperwork Management dirigida por Emmett J. Leahy, director ejecutivo
del Consejo Nacional de Administración de Documentos. La primera recomendación fue

70
que los Archivos Nacionales se incorporaran al Negociado de Administración de
Documentos establecido en la Oficina de Servicios Generales. El Negociado de
Administración de Documentos sería además responsable de establecer y operar los
centros de documentos generales y desarrollar y promover mejoras y economías en la
administración de documentos en todo el gobierno.
La segunda recomendación fue que se estableciera una Ley sobre Documentos Federales
para lograr una más efectiva creación, preservación, administración, archivo y disposición
de los documentos en el gobierno federal.
La última recomendación fue que a cada departamento y agencia del gobierno federal se le
requiriera establecer y llevar a cabo un programa adecuado de administración de sus
documentos. Estos programas incluirían controles para la creación, archivo y disposición
de los documentos.

El Federal Property and Administrative Services Act de 1949 se estableció como resultado
de la labor de la primera Comisión Hoover. Esta ley creó la Administración de Servicios
Generales (GSA) y la autorizó a realizar encuestas sobre los documentos del gobierno, y
sobre los procedimientos utilizados en la administración de documentos y a promover una
administración de documentos más electiva. Esta ley además transfirió los Archivos
Nacionales a la GSA.

Los años ‘50

Como resultado del trabajo de la primera Comisión Hoover, también se estableció el

Federal Records Act de 1950. Esta ley requería que cada agencia federal estableciera un
programa continuo para el manejo económico y eficiente de sus documentos, Estableciera
controles sobre la creación, mantenimiento y uso, y cooperara con el Matinal Archives and
Records Service (NARS) en la promoción de una administración efectiva de documentos a
través de todo el gobierno. Esta ley proporcionó en un estatuto federal la primera
definición sobre lo que es la administración de documentos. Además, se le concedió
autorización a la GSA para establecer y operar centros de documentos para aquellos que
pertenecían al gobierno. Para el 30 de junio de 1952, NARS había establecido nueve
centros de documentos federales a través del país; para el 30 de junio de 1954, el 95 por
ciento de los documentos de las agencias federales estaban cubiertos por programas de
retención.
La Ley Brown-Ferguson creó una segunda Comisión Hoover: Esta Comisión estableció un
Task Force on Paperwork Management dirigida por EmmettJ. Leahy. En 1954, hicieron
dos recomendaciones. La primera recomendación contenía tres partes: Primero, que se
debía establecer por orden ejecutiva del Presidente un programa para la administración del
papeleo en el gobierno. Segundo, debía concederse a la GSA la supervisión general de
todas las fases de la administración del papeleo a través de la rama ejecutiva del gobierno
para simplificar, mejorar y reducir los costos. Tercero, las funciones del personal de la
administración del papeleo que existían en la NARS se debían consolidar con la GSA para
establecer estas recomendaciones.
Cada agencia debía designar una persona responsable de cooperar con la GSA en revisar,
simplificar y reducir el volumen de los formularios, de la correspondencia y de los
informes. Los administradores de la GSA decidieron que la NARS debía retener su
función de la administración del papeleo, pero que debía destacarse su importancia al
ubicarla en la recién creada Oficina de Administración deDocumentos.

71
En 1955 se publicó el primer Guide to Record Retention Requirements como una ayuda al
Task Force on Paperwork Management. Esta recopilación de los requerimientos para la
retención de documentos federales por los negocios, personas privadas y por gobiernos
estatales y locales se publica ahora anualmente,

HISTORIA DESDE 1960 HASTA EL PRESENTE.

Desde 1960 hasta el presente, un número de cambios legislativos han impactado la

disponibilidad de la información y de los requerimientos federales de papeleo. Estos
cambios han ocasionado a su vez revisiones subsiguientes en las prácticas de la
administración de documentos en muchas organizaciones.

Los años ‘60

Los años de 1960 trajeron un estatuto que tenía electos generales en los programas de
administración de documentos de las agencias federales. Este estatuto fue el Freedom of
Information Act de 1966, Esta ley proveía que las personas pudieran obtener, mediante
solicitud, información sobre el funcionamiento de las agencias federales.

Los Años ‘70

En el 1974 se aprobaron enmiendas al Freedom of Information Act de 1966, Estas

enmiendas se hicieron con el propósito de mejorar la administración de la ley y facilitar el
manejo de las solicitudes de información.
En el 1974, se pasó la Ley de los Derechos en cuanto a la Vida Privada para ofrecer
protección sobre la información acerca de los individuos. La ley estableció ti derecho de
los individuos a tener acceso a la información acerca de ellos, el derecho a privar a otros
de obtener acceso a la información personal sin su consentimiento y el derecho de los
individuos a conocer quién ha tenido acceso a sus documentos.
En 1976 se pasaron unas enmiendas Federal Records Management Amendments, para
suplementar y actualizar el Federal Records Act de 1950. Estas enmiendas definieron la
administración de documentos a través del ciclo de vida de un documento y establecieron
por ley un nuevo objetivo del programa para reducir el papeleo a la vez que mantenía la
documentación necesaria para el programa. Estas enmiendas hicieron responsable a la
GSA de presentar un informe anual al Congreso de los Estados Unidos sobre las
actividades de la administración de documentos de las agencias federales.
En 1977, la Privacy Protection Study Commission, establecida bajo la Ley de los Derechos
en cuanto a la Vida Privada de 1974, hizo 162 recomendaciones específicas para la
protección de los derechos de los individuos y determinó que los principios de la Ley
debían extenderse al sector privado.
En el 1977, la Commission on Federal Paperwork, creada por el Congreso en 1975 en
atención a las quejas sobre los requisitos federales de papeleo, sometió su informe al
Presidente. La Comisión emitió 37 informes El informe resumido describió el papeleo
requerido como un impuesto escondido. El informe completo incluía mas de 800
recomendaciones en dos categorías: 650 recomendaciones sobre las formas especificas o
los, requerimientos para mantener los documentos en áreas tales como salud, educación o
energía; y 150 recomendaciones sobre reformas en todo el gobierno.

72
Los Años ‘80

El Paperwork Reduction Act de 1980 (efectivo el l de abril de 1981) se pasó para atender
los hallazgos de la Commission on Federal Paperwork. Ésta señaló la necesidad de
manejar la información como un recurso que debía planearse, manejarse e incluirse en el
presupuesto. Las provisiones específicas de esta ley iban dirigidas a disminuir los
requisitos de papeleo disminuir el costo al gobierno federal de recopilar, mantener; usar y
diseminar información señalar la utilidad de la información que se recopila coordinar, y si
fuere posible, hacer uniformes las normas prácticas de la información federal asegurar que
la recopilación, mantenimiento, uso y divulgación de información en el gobierno federal
sea consistente con la Ley de los Derechos en cuanto a la Vida Privada.

A continuación la TABLA 1, la cual resume los hechos más significativos en la historia de

la administración de documentos.

73
 Tabla 1
Hechos principales relacionados con la Administración de
Documentos en los estados unidos
(Desde 1900 hasta el presente)

1934 Se crean los Archivos Nacionales.

1935-1937 Los Archivos Nacionales realizan la primera encuesta sobre los documentos de
todo el gobierno.
1942 El Federal Reports Act establece un mecanismo para controlar los requerimientos
federales de papeleo (excluyendo al Servicio de Rentas Internas).
1943 El Records Disposal Act autoriza el uso del programa de disposición de documentos
desarrollado por los Archivos Nacionales.
1946 La Orden Ejecutiva 9784 (emitida por el Presidente Truman) requiere de todas las
agencias de la rama ejecutiva establecer programas de administración de documentos.
1948 El informe de la primera Comisión Hoover recomienda que los Archivos Nacionales
se incorporen a la Oficina de Servicios Generales; que se provea para la creación,
preservación, administración y disposición de los documentos mediante una ley Federal de
Documentos; y que cada departamento y agencia tenga un programa adecuado de
administración de documentos.
1949 El Federal Property and Administrative Act crea la Genéral Services Administration
(GSA) y la autoriza a hacer encuestas sobre los documentos del gobierno. La ley transfiere
los Archivos Nacionales a la GSA.
1950 El Federal Record. Act requiere que cada agencia federal establezca un programa
para que la administración de documentos sea económica y eficiente y que coopere con el
National Archives and Records Service (NARS) en encuestas sobre los documentos en
todo el gobierno. Establece la primera definición de administración de documentos en un
estatuto federal y autoriza a la GSA a establecer y operar centros de documentos.
1952 Para el 30 de junio de 1952, NARS ha establecido nueve centros de documentos
federales a través de todo el país.
1954 Para el 30 de junio de 1954 el 95 por ciento de los documentos de las agencias
federales están cubiertas por programas de retención.
El Task Force on Paperwork Management, establecida por la segunda Comisión Hoover,
recomienda que se establezca un programa para la administración del papeleo a través de
todo el gobierno bajo la supervisión de la GSA. Los administradores de la CSA deciden
que la NARS debe retener su función de administración del papeleo, pero lo más
importante para ella era su ubicación bajo la recién creada Oficina de Administración de
Documentos.
1955 Se publica la primera Guide to Record Retention Requirements como una ayuda al
'Task Force on Paperwork Management.
1966 El Freedom of Information Act provee que los individuos obtengan, mediante
solicitud, información sobre el funcionamiento de las, agencias federales.
1974 Las enmiendas al Freedam af Infarmatian Act facilitan el manejo de las solicitudes
de información.
La Ley de los Derechos en cuanto a la vida privada proveyó para la protección de la
información sobre individuos. La ley estableció el derecho de los individuos a tener acceso
a la información sobre ellos, el derecho a excluir a otros de obtener acceso a la
información personal sin el debido consentimiento y el derecho de los individuos a saber
quién ha tenido acceso a sus documentos.
1976 Se pasa la Federal Records Management Amendments para suplementar y actualizar
la Federal Records Act de 1950. Estas enmiendas definen el ciclo de vida de un

74
documento en la administración de documentos y establecen un nuevo objetivo al
programa establecido por ley para reducir el trabajo en papel.
1977 El Privacy Protection Study Commission, establecida bajo la Ley de los Derechos en
cuanto a la vida privada de 1974 hace 162 recomendaciones específicas para la protección
de la privacidad de los individuos y determina que los principios de la Ley se extiendan al
sector privado.
La Cammission on Federal Paperwork, creada por el Congreso en 1975 en atención a las
quejas sobre el papeleo, hace su informe al Presidente. El informe resumido describe el
papeleo como un impuesto escondido. El informe completo incluye más de 800
recomendaciones.
1980 El Paperwork Reduction Act de 1980 (efectivo el 1 de abril de 1981) señala la
necesidad de manejar la información como un recurso que debe planearse manejarse e
incluirse en el presupuesto. ARMA se encarga de realizar una campaña a través de toda la
nación para eliminar el uso de los expedientes de tamaño legal, llamado el Proyecto ELF
(Eliminate Legal-Size Files).
1983 La Conferencia Judicial de los Estados Unidos establece el papel tamaño carta como
el papel estándar para utilizarse en los tribunales federales.

BIBLIOGRAFIA

CASTRO DE BADILLO, Blanca, Et. al. Administración de documentos: Recurso de

información. Scout, Foresman and Company. USA 1989. pp. 615-621.

75
LECTURA 3

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN O DE ARCHIVO

3.1. INTRODUCCIÓN

El tema del Ciclo Vital de los documentos de gestión es un hito básico de la

Administración de Documentos y Archivos o Archivología.
Para el profano, la palabra documento o documento de gestión o archivo tiene un sentido
tan estático como el de la palabra libro. El profesional Administrador de Documentos y
Archivos o Archivero sabe que no es lo mismo una carta o un decreto mientras están
vigentes que cuando han entrado a la perennidad de la historia.
Un ejemplo: el General San Martín, en 1817, solicita recursos y armas al Director
Supremo para preparar su ejército que va a cruzar la Cordillera de los Andes. En aquel
momento, el secretario de San Martín y el Director Supremo tienen, frente a la carta, una
actitud para nada contemplativa. Es un trámite de máxima prioridad, en momentos
angustiosos. La carta no puede perderse ni dañarse... En el Archivo Histórico, esta carta es
conservada como un tesoro. Cada palabra es estudiada por muchos investigadores. Las
entrelíneas son interpretadas. Ello requiere un tratamiento especial para la consulta, para la
conservación, restauración, etc.
Otro ejemplo: las planillas de sueldos contienen el derecho de los empleados a cobrar y
son comprobantes de egresos pecuniarios en un primer momento. Más adelante, son
evidencia para conceder la jubilación y, por último, si pasan al archivo permanente, se
convierten en fuente para estudios sociales y económicos.
El Ciclo Vital es tópico obligado de los autores actuales de temas archivísticos21. En
general, las edades de los documentos de gestión se miden o por la cantidad de uso o por el
progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación, Estos dos
parámetros son efectos de una causa que no viene formulada. De ahí surgen inconvenientes
que veremos más adelante en el punto 3.5.
Planteemos el ciclo vital desde la causa del poco o mucho uso y del decrecimiento del
valor. Esta causa es la vigencia o fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si
es dispositivo); para testimoniar y dar fe (si es testimonial); para meramente probar, en una
tramitación común.

¿Qué ventajas tiene plantear el Ciclo Vital desde la vigencia?

Poder establecer la fecha exacta -día, mes y año- en que se inicia y concluye cada edad y
momento del Ciclo Vital.
En el planteo del Ciclo Vital por cantidad de uso, ¿cómo puedo determinar la fecha exacta
en que dejó de estar activo y pasó a ser semiactivo? ¿Qué es "activo"? ¿Cuánto
movimiento se requiere para considerarlo activo?
El acta de nacimiento, mientras vivo, ¿es activa, o semiactiva? Si yo nunca voy a consultar
mi acta de nacimiento en cincuenta años, ¿pasará a ser inactiva?, ¿por que no? Esta
ambigüedad ha producido errores muy graves: en una municipalidad se destruyeron los
planos de obras privadas, es decir viviendas, porque tenían más de treinta o cuarenta años.
Las casas están aun en pie y se quedaron sin un respaldo documental.
Tragicómico es el caso del intendente municipal que mando eliminar todos los documentos
que tuvieran más de cuarenta años y así desapareció el decreto que convertía el pueblo en
ciudad y que, por supuesto, nadie “usaba”. Se veía muy inactivo. Con el criterio de
vigencia este error es imposible. Pasemos a estudiar cada edad y cada momento.

76
 ESQUEMA DEL CICLO VITAL

Primera edad

Momento de planificación momento de tramitación

Segunda edad

Momento de vigencia momento de plazo precaucional

Tercera edad

Selección documental fase permanente o histórica

3.2. PRIMERA EDAD

3.2.1. Momento de planificación

La producción documental no puede surgir improvisada para responder al apremio de una

necesidad. Debe nacer de un estudio Integral que vaya llevando los tipos de documentos a
la normalización u homologación, Primero los documentos facilitativos o comunes, y
luego los sustantivos o característicos de cada institución.

La planificación estudia cuatro elementos:

•
•
La información, para que sea oportuna y pertinente.
El soporte o medio, en el que se va a volcar la información (formulario, soporte

•
magnético, impreso...).
El recorrido óptimo para llegar a la persona competente con todos los datos que

•
ella necesita para resolver en el menor tiempo posible.
El plazo de retención y el destino final fijados en la Tabla de Selección.

El curso o flujo de los documentos y de la información tiene que tener en cuenta las
oficinas que realmente aportan datos o ejercen control. Bien sabemos que la indebida
pesadez de la burocracia se origina precisamente en el movimiento poco racional de los
documentos en trámite.
Si el soporte es papel, por ejemplo, la planificación decidirá entre algunas posibilidades:
un formulario a llenar, la respuesta a un cuestionario abierto, la redacción propia del
iniciador...
Cualquiera de estos casos requiere programación, a ser posible normalizada, no sea que a
iguales solicitudes corresponda distinta tramitación. Si el soporte fue magnético, el analista
de sistemas, en equipo con el Administrador de Documentos y Archivos determina los
campos de información para los datos que se requieren. Puede, además, haber soportes
tales como planos de ingeniería, fotografías, microfilmes, etc. Los expertos en documentos
electrónicos explican que el plazo de retención debe ser conocido antes de comenzar a
introducir el documento en el sistema, porque luego es prácticamente imposible o muy

77
caro "entresacar" documentos de un conjunto que haya sido grabado con una técnica no
borrable.

3.2.2. La Tramitación

¿Para qué sirve la tramitación? La tramitación, que es motivo de la burocracia, tiene como
fin acumular los antecedentes que necesita la autoridad o el emisor del documento para
poner en vigencia tal documento. En este momento, pues, se produce la recepción de datos
e información.
El documento suele hallarse muy activo, es requerido por el iniciador, por distintas oficinas
y por la autoridad que ha de resolver. Puede ser sometido a confidencialidad, que en
algunos casos es de importancia decisiva, como en las licitaciones.
La seguridad de los papeles y de la información es de máxima importancia, pero por
razones distintas a las de la vigencia. Los antecedentes no suelen ser soportes de derechos,
sino muy apetecidos por quienes desearían ver torcido el brazo de la Justicia o impedida la
prosecución de una tramitación. Puede haber intereses en interpolar o modificar los datos.
La tramitación a veces se halla en manos del Administrador de Documentos y Archivos o
Archivero, a veces la realiza un oficinista.

En todos los casos, sin embargo, ha de ser cumplida según pautas que emite un sistema
coordinador presidido por un profesional Archivista o Administrador de Documentos y
Archivos.
Hay autores que no ven aquí, en la tramitación, un campo de la archivología ni tarea para
el archivero. Este tema es estudiado más adelante (véase la nota 35).
Aunque el documento, en este momento de tramitación, tiene el máximo de movimiento,
no tiene el máximo de valor, como proponen Blaquiére en el Manuel d'Archivistique, p.
123, y Couture-Rousseau en Los Archivos en el Siglo XX, p. 26. El valor máximo se da
durante la vigencia en la segunda edad, como veremos en el punto 3.3.1.
El inicio de la tramitación tiene fecha conocida. En la institución u oficina donde ingresa
es registrado el documento asentándole un sello con el día, mes y año. Asimismo, lo hace
un individuo que tiene su propio archivo. El fin de la tramitación da paso a la vigencia.
Hay siempre un acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia. Para
documentos en papel, el acto administrativo normal es la firma. Para algunos documentos
dispositivos concluye el trámite y es la promulgación en el Boletín Oficial la que da
principio a la vigencia. A veces el documento dice: "Esta ley entrará en vigencia el 10 de
enero...". Las boletas para pago de tasas e impuestos entran en vigencia cuando son
emitidas por la entidad recaudadora.
La tramitación puede también terminar por desistimiento o abandono de la gestión. En
cada legislación sobre tramitación, hay plazos determinados para declarar la desistida.
La primera edad queda entonces enmarcada en fechas exactas. No necesito saber si el
documento es solicitado diez, o cinco, o cien veces.

3.3 SEGUNDA EDAD

3.3.1. Momento de Vigencia

El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de gestión obliga, testimonia

o simplemente prueba lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo
documental. Vayan dos ejemplos. En el cheque, .explícitamente dice: "Páguese a fulano de
tal o a su orden...". Una planilla de asistencia de alumnos, a lo mejor no expresa en un

78
título su finalidad. Para sus usuarios, va implícito el servicio que presta. Digamos, en-
tonces, cuánto conviene aclarar en un encabezamiento el fin y nombre de cada tipo
documental.

La vigencia es el momento central en la vida de un documento. Es la que comporta el valor

máximo porque
TODOS LOS DOCUMENTOS SON CREADOS PARA ESTAR VIGENTES no para
ser estudiados por los historiadores.

Ya se vera en el punto 5.5 que el valor de los documentos de archivo, como patrimonio
documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa (por lo menos
los dispositivos y los testimoniales).
El mismo acto administrativo que cierra la tramitación abre la vigencia. Digamos al pasar
que, para documentos en soportes que no sean papel, la autoridad debe determinar cuál es
el acto administrativo que otorga la vigencia. Por ejemplo apretar el botón verde de la
computadora o imprimir las huellas digitales. Tenemos, pues, la fecha -día, mes y año- del
inicio de vigencia.
Como concluye la vigencia. La vigencia se termina de las siguientes cinco maneras:
1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. "Contratamos por tres
años…”. Hay una variante: En algunos casos, el plazo no va en el documento, sino que es
la ley general; por ejemplo, los cheques que no son cobrados pierden su vigencia pasado”
un tiempo determinado".
2. Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. Así pasa con
los documentos dispositivos; una ley hace obsoleta la ley anterior. También la renuncia
aceptada anula la designación, y el acta de defunción a la de nacimiento.
3. Porque desaparecen el objeto físico que da razón de ser al documento. Los planos de
una obra cuando ésta se derrumba. Hay una variante: los mapas pueden perder vigencia
porque, con una tecnología superior se han elaborado nuevos documentos sobre el mismo
objeto. Asimismo, sucede cuando un mapa político cambia las demarcaciones territoriales.
4. Los documentos que comunican información como las cartas, pierden vigencia cundo el
destinatario toma conocimiento de su contenido. Hay una variante: cuando la carta
transmite un anuncio o promesa, puede decirse que pierde vigencia cuando llega el día
prometido.
5. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la vigencia, se
establece convencionalmente tal fecha. Esto sucede con documentos que podríamos llamar
denegatorios. Por ejemplo, el acta de defunción ¿cuándo termina su vigencia? Asimismo,
ante la denegación de una solicitud, ¿hasta cuándo se mantiene la negativa?

Hay una variante. Los documentos que terminan su vigencia por la emisión de un nuevo
documento (segunda manera) requieren que ese "contradocumento" llegue a manos del
Administrador de Documentos y Archivos. Si no llega, el fin de la vigencia se realizará, de
hecho, mediante la aplicación de una fecha convencional. Así se puede actuar con las
historias clínicas, si en el hospital se ignora la fecha de fallecimiento del paciente.
Hemos marcado con exactitud y certeza las fechas de conclusión de la vigencia. Esto es de
absoluta necesidad, porque

NADA DEBE ELIMINARSE NI DESTRUIRSE, MIENTRAS ESTA VIGENTE,

aunque nadie se acuerde de ir a consultarlo.
Los archiveros no pueden considerarse tales, si no saben
distinguir inequívocamente el tiempo de vigencia

79
 de los documentos que procesan.

3.3.2. Momento de Plazo Precaucional

Con una lógica primaria, cabría pensar que, agotada la vigencia, el documento se vuelve
inmediatamente eliminable, ya que ha sido creado para estar vigente. Pero, ¿qué pensaría
usted del cajero de su banco que, una vez que le ha abonado el cheque, lo destruyera? Ud.
opinaría que no debe destruirlo. ¿Por qué no se puede destruir, si ya no está vigente? ¿Es
que lo van a poder abonar una segunda vez? No. Una vez agotada la vigencia se da un
lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución.
Veamos qué objetivos persigue esta precaución. Son dos:

• Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos

referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el

•
cumplimiento de la vigencia.
Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere
para estar vigente.

Estos dos objetivos son el punto de referencia o parámetro para determinar cuánto debe
extenderse el Plazo Precaucional.
Para reclamaciones, el tiempo tiende a ser breve. Es preciso educar a la institución
tramitadora y al iniciador o beneficiario para que estén atentos un tiempo razonable. No
podemos esperar diez años para efectuar reclamaciones por un cheque de poco monto.
Para servir de sustento jurídico a otro documento, el plazo será tan largo como sea
necesario para servir de base a ese segundo documento. El caso por excelencia de este
segundo objetivo es el de aquellos documentos del legajo personal que son antecedentes
necesarios para tramitar la jubilación.
Sabemos qué es y para qué sirve el Plazo Precaucional. Falta determinar las fechas exactas
de inicio y conclusión.
El Plazo Precaucional se inicia a partir de alguna de las cinco maneras que existen para dar
por concluida la vigencia.
El Plazo Precaucional se determina de dos maneras:

•
•
Por la fecha determinada en una prescripción legal o de derecho.
Por la duración establecida en una tabla de Retención o de Selección

La prescripción se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en el

documento, sino en un derecho, en una persona o en un objeto.
Aunque no haya sido pensada para el documento, la norma de prescripción, cuando señala
la caducidad de un derecho, permite eliminar el documento que lo sustenta. El ejemplo
más conocido en Argentina es el de la prescripción de los documentos contables. Las
reclamaciones sobre pago y cobro de dinero sólo pueden hacerse con un documento que no
haya cumplido diez años. Luego, prescribe y no se admiten quejas.
La tabla de plazos precaucionales tiene muchos nombres: Tabla de Retención, de
Selección, de Plazos Mínimos22. La tabla de plazos precaucionales consiste en un listado
de tipos documentales o de asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo en que
han de ser retenidos, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de cumplir su destino
final. Los destinos finales que pueden corresponder a un documento nacido de gestión son
la transferencia a un archivo permanente o la eliminación total, o parcial -con extracción
de muestras-.

80
Es importante que los administradores de documentos y archivos o archiveros conozcan
claramente que cualquier fecha de prescripción o de vencimiento en una tabla de retención
es anulada automáticamente si dicho documento entra en un juicio, o se inicia una querella
sobre él.

3.4. LA FASE PERMANENTE O HISTÓRICA

Una vez concluido el Plazo Precaucional, se ha de producir la selección de los

documentos. Los de mayor interés para la investigación pasan a integrar el Patrimonio
Documental, del que hablaremos en 5.5, y hay una asignatura más adelante. Los de
contenido informativo repetitivo o que no alcancen los valores establecidos en las normas
de Selección Documental, son destruidos.
Hay dos características específicas de esta edad que suelen ser desconocidas entre no
profesionales.

1a Característica. Toda institución debe tener un archivo permanente o un sector de su

archivo preparado para albergar documentos permanentes. Las empresas estatales y no
estatales y las entidades con fines de lucro descuidan este aspecto o temen las
consecuencias negativas de conservar documentos que permitan la investigación
retrospectiva; pero esas instituciones son parte irrenunciable de la historia de la
comunidad.
Piénsese en empresas tales como las de ferrocarriles, las telefónicas, las fábricas de
automotores, las compañías de transporte aéreo, de petróleo, las de producción de cultivos
locales: (caña de azúcar, vino, yerba mate, tabaco), etc. Por otra parte, de las Empresas
privadas con fines de lucro o algunas sin esa finalidad, lo que más interesa al Patrimonio
Documental son las actividades específicas o sustantivas y no tanto las peripecias
contables o de gobierno interno.
2a Característica. Se debe intentar que todo documento seleccionado para su conservación
permanente, al iniciar esta tercera fase del ciclo vital sea abierto a la consulta. Los casos en
contrario han de ser excepciones fundadas y la prohibición de la apertura debe extenderse
durante un lapso lo más breve posible.
Para terminar, está tercera edad tiene fecha exacta de inicio, que es cuando termina el
Plazo Precaucional o cuando el documento ingresa al archivo permanente; pero no tiene
fecha final porque la conservación de los documentos es indefinida.

3.5. SÍNTESIS DE OTROS PLANTEOS DEL CICLO VITAL

Manuel d' Archivistique. Théorie et pratique des Archives Publiques en France. Ouvrage
élaboré par I' Association des Archivistes Français, Paris. Direction des Archives de
France. S.E.V.P.E.N. 1970, 805 p. Esta cita en p. 123. ROUSSEAU, Jean-Yves et
COUTURE, Carol et collaborateurs. Les fondements de la discipline archivistique.
Collection Gestion de I' Information. Université de Québec. 1994. 348 p. Esta cita en 1.2,
véase de p. 95 a 124. El libro anterior y éste, ambos en francés presentan, esquemas casi
calcados. La primer obra citada, de origen francés aporta la cantidad de años que debe
durar cada edad, la segunda de origen canadiense no. He aquí su esquema:
la edad. Documentos activos. Valor primario máximo. Se eliminan algunos documentos. 5
años.
2a edad. Documentos semiactivos. Valor primario reducido, 10 años. Valor primario débil,
20 años. Valor primario nulo, 20 años. Valor secundario potencial. Eliminación de todos
los eliminables. (Han pasado 50 años).

81
3a edad. Documentos inactivos. Sinónimo de archivos científicos o históricos. Valor
secundario máximo. Llegan a esta edad el 5/10 % de los documentos creados.

En lengua castellana: HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y

práctica. Quinta edición, Sevilla. Diputación provincial. 1991. 512 p. Esta cita en p. 173.
Este es un esquema:

1ª edad. Documentos corrientes. Manejo frecuente. Circulación y tramitación. Archivos

sectoriales, corrientes o de gestión cerca del responsable de la tramitación. Valor primario,
5 años.
2ª edad. Documentos semicorrientes. Manejo menos frecuente. Documentos que ya
recibieron respuesta o solución al asunto empezado. Se guardan para consulta o como
antecedentes los primeros 10/30 años. Valor primario preferentemente. Luego se guardan
30/50 años. "El valor primario va decreciendo y desarrollándose el valor secundario".
3a edad. Documentos no corrientes. Asumen valor permanente. "Se ceñirán a ser
consultados por su valor cultural e informativo, con fines de investigación",

En lengua portuguesa: LlBERALLI BELLOTTO, Heloísa. Arquivos permanentes.

Tratamento documental. Sao Paulo. T.A. Queiroz Ed. 1991, 198 p. Esta cita en p. 5-13. Su
esquema es el siguiente:
1ª edad. Archivos corrientes. Uso funcional, administrativo y jurídico. Utilización ligada a
razones por las cuales se produjo el documento. Un año en el lugar de trámite, 5/10 años
en un archivo central.
2ª edad. Archivo intermedio. Los documentos carecen de validez administrativa y jurídica
pero pueden ser utilizados por el productor. Los documentos de varios organismos se
concentran juntos. 20 años.
3ª edad. Archivo permanente. Uso científico, social, cultural.

3.6. COMENTARIOS SOBRE LOS PLANTEOS QUE ACABAN DE LEER

Los autores que escriben sobre el Ciclo Vital de los documentos de archivo marcan las
edades según el valor o uso de tales documentos.

• Quienes hablan de valor distinguen valor primario máximo, reducido, débil y nulo,

•
y valor secundario posible o potencial y luego máximo.
Quienes hablan de cantidad de uso muestran documentos que sucesivamente están
muy activos, menos activos y no activos.

Estos planteos se han extendido quizás porque su exposición es superficialmente clara,

pero no resiste la menor profundización. ¿Qué hace falta para que el valor sea máximo?
¿Dónde está la línea entre reducido y débil? ¿No será mejor primero débil y después
reducido? El acta de nacimiento de una persona de 70 años no ha sido consultada
probablemente hace unos 50 años: ¿está activa, semiactiva o inactiva? ¿Por qué? Y si es
inactiva ¿puede ser eliminada? ¿o basta ver el documento una vez en 50 años para que sea
semiactiva? Un tratado de límites entre China y Rusia, firmado en el siglo XVIII ¿tiene
valor primario máximo, débil, reducido o nulo? ¿Sólo tiene valor secundario?
Algunos autores, con todo aplomo asignan la duración de un año para el valor máximo, 15
ó 20 al reducido, 15 al débil... ¿Cómo podemos medir de la misma manera una carta y una
ley; una licencia por gripe y un tramite para construir el palacio del congreso; un

82
electrocardiograma y un tratado de limites; un cheque de 10 dólares y los planos de un
gasoducto; una justificación por inasistencia y una sentencia de muerte?
No encuentro ventajas al ciclo vital medido por la disminución del valor. En primer lugar,
es inexacto que el valor máximo este al principio. Al principio hay trámites, y el valor
máximo del documento se halla cuando obtiene la vigencia. En segundo lugar, este modelo
se presta a errores gravísimos, de los que ya han existido muestras. Por ejemplo, el caso de
la Municipalidad que elimino los planos de viviendas que tenían más de 50 años, estando
esas construcciones aun en uso.

Al planteo del ciclo vital medido por la mayor actividad de los documentos le veo una
utilidad: sirve para decidir dónde archivar los documentos. Si son muy requeridos, tienen
que estar cerca de los usuarios -sean éstos el Ministro, el Departamento Jurídico, el público
en general u otros. Cuando su utilización va disminuyendo, se van guardando en lugares
cada vez más alejados. Los lugares próximos al usuario son menos apropiados y
generalmente más caros porque están pensados para personas. Los lugares más remotos se
construyen expresamente para los documentos.
Definir el lugar próximo al usuario de los documentos durante su vida administrativa
requiere identificar a dicho usuario. Si es el público externo, los documentos tienen que
archivarse cerca de una ventanilla o mostrador. Si el usuario es el Ministro o la institución,
estarán los documentos en su despacho o en un mueble de la secretaria, y así en todos los
casos.
Este método de determinar las fases del Ciclo Vital ostenta esta utilidad, que permite
colocar el documento siempre en posición favorable al usuario. Pero ¿cómo se mide la
cantidad de uso? ¿Cuándo el documento es muy activo o inactivo? Además, este criterio
no sirve para conocer el valor administrativo o jurídico de los documentos de archivo y por
ello representa el riesgo de caer en gravísimos errores de eliminación antes de tiempo,
igual que los métodos que calculan por la cantidad de valor.

3.7. ALGUNAS CONSECUENCIAS PRÁCTICAS DEL CICLO VITAL

Expondré a continuación algunos ejemplos de la utilización del ciclo vital. Ciclo vital y
privatizaciones: cuando el Estado transfiere un servicio que prestó durante años, a una
empresa privada, cuenta con un fondo documental que está constituido por documentos en
trámite, vigentes, en plazo precaucional y permanentes. ¿Cómo debe actuar el Estado?
¿debe pasar todos los documentos a la empresa privada, o quedarse con todos?
La lógica del ciclo vital es muy clara: los documentos en trámite y los vigentes deben ser
transferidos, porque sin ellos no existe la empresa, ni puede actuar. Por el contrario, los
documentos ingresados y ya seleccionados para el Archivo Permanente forman parte del
Patrimonio Documental de la Nación y deben quedar en el ámbito del Estado.
Los que se hallan en plazo precaucional constituyen un tema de negociación del Estado
con la empresa privada. Esta negociación, sin embargo, es teóricamente sencilla. Pasarán a
la privada los documentos de obligaciones que deba pagar ella, y quedarán en el Estado los
de compromisos que tenga que cumplir la Nación. Por ejemplo, el pago de retiros o
jubilaciones de los obreros que trabajaron unos años con el Estado y siguen en la empresa.
Ciclo Vital y secreto archivístico: los archiveros actuales, a diferencia de los antiguos,
somos poco favorables a aplicar el secreto a cualquier documento de archivo. Hay algunos
que necesitan ese sigilo, pero éste no es idéntico para las tres edades.
Algunos sólo requieren la condición de secreto durante la tramitación, como las
licitaciones (concursos de precios); otros, durante la vigencia, como los de estrategia
militar. No sé si habrá alguno que sea confidencial durante el plazo precaucional, y

83
ninguno debería ser secreto una vez concluido el plazo precaucional y seleccionado para la
guarda permanente.
Ciclo vital y Archivo Intermedio: Hay quienes mencionan a una edad del Ciclo Vital,
como del archivo intermedio. Es inexacto. En el Archivo Intermedio se procesan
documentos de distintas edades y con diferentes plazos de retención. Por otra parte,
veremos en el punto 7.7.2 que no es un "depósito", sino un órgano administrativo.
Al hablar de Ciclo Vital suele aparecer mencionado un concepto de lo que los
estadounidenses llamaron record center y los franceses prearchivage. Para ellos, estos
organismos archivísticos consisten en enormes depósitos para acumular papeles que
esperan su destino final, a saber: eliminación, conservación total o selección de muestras.

CITAS
21. Sobre el Ciclo Vital. VAZQUEZ, Manuel. Estudio del Ciclo Vital de los documentos. Córdoba (Argentina), 1987. 53 p. TANODI,
Aurelio. "Proceso vital de los documentos", p. 6-8. En Introducción a la Ordenación y Clasificación. Serie Archivística. Santiago
(Chile). UNESCO. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, 1982. 41 p. TANODI. Manual de Archivología. "Formación de
archivos", p. 8-11. RHOADS, James B. "Introduction", p. 2-3. The Role of Archives and Records Management in National Information
Systems. A RAMP Study. Paris. General Information Programme and UNISIST. UNESCO, 1983. 56 p. (PGI-83/WS/21). STARK,
Marie Charlotte. "Managing the Life Cycle of Records and Archives", p. 52-97. En Development of Records Management and
Archives Services within United Nations Agencies. A RAMP Study with Guidelines. Paris. General Information Programme and
UNISIST. UNESCO, 1983. 215 p. (PGI-83/WS/26). HEREDIA HERRERA, Archivística General. "Las tres edades de los documentos
y los archivos intermedios", p. 173-176. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. "Las etapas del archivo", p. 97-99. Véase además p.
207. Manuel d'Archivistique. Trae un cuadro del ciclo vital en p. 123 pero no hay desarrollo teórico del tópico. LlBERALLI
BELLOTTO, Heloísa. "Da administracao a história: ciclo vital dos documentos", p. 5-13. En Arquivos permanentes ya citado. ARE-
VALO JORDAN, Víctor Hugo. "Ciclo vital de los documentos", p. 71-75. En Técnicas documentales de archivos. 3ª Edición. Santa Fe
(Argentina). Asociación de Archiveros, 1993.230 p.
22. La tabla de selección. CHARMAN, Derek. Records Surveys and Schedules. A RAMP Study with Guidelines. Paris. General
information Programme and UNISIST. UNESCO, 1984. 112 p. (PGI-84/WS/26). VAZQUEZ, Manuel. "La Tabla de Retención y
Destino final", p. 143-149. En Manual de Selección Documental. 3" Edición. Carmona (Sevilla). S&C Ediciones, 1995. 209 p. DAT. Y
en ¿cómo seleccionar Documentos de Archivo? Córdoba, Ad Sidera editorial, 2002, 231 p. Esta cita cap. 15, p. 155-162 “Records
Schedule”, “General Records_Schedule”, “Records Surveys”.

BIBLIOGRAFIA

VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Administracion de documentos y archivos: planteos

para el siglo XXI. Alfagrana Ediciones. Argentina 2004. pp. 37-47.

84
LECTURA 4
4. EL RECORDS MANAGEMENT Y LAS “TRES EDADES” DE LOS
DOCUMENTOS
En conexión con el prearchivo está la aparición del records management (literalmente:
gestión de los documentos), según una terminología estadounidense ya entrada en el uso
casi en todas partes.
Observaba Dubosq en 1974 que la expresión records management no tenía una traducción
exacta en francés, por ser un ente desconocido para Francia y para los países
francófonos24. En un gran país bilingüe como Canadá, los archiveros de lengua francesa
traducen records management por gestion des documents, expresión inexistente hasta hace
algunos años fuera de Canadá, hasta tal punto que este francés... habría resultado
incomprensible en Francia25; pero, como decimos un poco más adelante, esta locución es
usada en una valiosa publicación editada apenas ocho años más tarde, en 1982, y ha
entrado ya en el uso.

El records management es la intervención de la Administración archivística en la gestión

de los papeles y en su misma organización en las Administraciones productoras, sistema
que incluye el préarchivage, pero va bastante más allá de los límites de éste26.

La intervención de los archiveros en la gestión de los papeles en las oficinas productoras

está ya codificada, por lo menos como forma de supervisión, en la legislación de
numerosas naciones.
En España, desde 1894 (ley de 30 de junio de 1894) uno o más archiveros del Cuerpo
facultativo, es decir, de la carrera científica, han sido asignados al archivo de cada
ministerio o a otro gran departamento de la administración central del Estado27.
En Francia, después de la segunda guerra mundial ha tenido inicio un sistema análogo, es
decir, el envío de missionnaires -archiveros del Archivo nacional en misión permanente a
tiempo pleno- a algunos ministerios. En 1970 los missionnaires eran siete, mientras se
preveía que faltarían una veintena28. Han aumentado algo en los años sucesivos, y desde
1982 ha sido instituida en el Archivo nacional una "section des missions", transformada ya
al final de los años ochenta en la sección del Archivo nacional más rica en personal29.

El Archivo envía "misioneros" también a la Presidencia de la República y a la Oficina del

primer ministro30.
En Inglaterra, el Public Record Act de 1958 ha establecido que cada ministerio nombre a
un propio departmental records officer, encargado del control de los papeles corrientes y
del primer expurgo, hasta su transferencia al prearchivo de Hayes. El departmental records
officer ministerial trabaja en colaboración con un inspecting officer del Public Record
Office, que visita también regularmente los locales del ministerio 31.
El sistema del departmental records officer -o, en malayo, Pegawai2 Rekod Jabatan- ha
sido adoptado también en Malasia32.
En el interesante estudio sobre el préarchivage que hemos ya citado, Guy Dubosq,
entonces director general de los Archivos de Francia, escribía que durante todo el siglo
XIX y la primera mitad del siglo XX la tradición archivística clásica había afirmado que
los documentos pasaban directamente de; la edad "administrativa", es decir, de los papeles
conservados por las oficinas productoras, a la edad "histórica", es decir, de los papeles
entregados a los archivos, y nada estaba previsto para asegurar el paso de uno a otro
estadio. Desde la mitad del siglo XX; por el contrario, se ha afirmado la noción de
préarchivage, que deriva de la teoría de las "edades intermedias" de los documentos:
"intermedias" entre la edad de utilización administrativa corriente y la edad de utilización
para la investigación histórica 33.
Por consiguiente -continuamos citando el escrito de Dubosq- la teoría más difundida ha
afirmado actualmente que las "edades" de los documentos producidos por las

85
administraciones son tres, a saber: 1. Edad de los papeles recientes; o de utilización
corriente por parte de la administración; 2. Edad de los papeles que, no siendo ya de
utilización corriente, son, no obstante, utilizados ocasionalmente por la administración; 3.
Edad de los papeles que, habiendo perdido cualquier utilidad administrativa, son
entregados a los archivos o destruidos.

También estaba comúnmente admitido -siempre según la opinión de Dubosq- que en la

primera edad los papeles se encontraran en la administración productora y fueran
confiados al personal correspondiente; que en la segunda edad los papeles fueran objeto de
una acción común por parte de la administración productora y de la archivística (y aquí
entran en juego el prèarchivage y los prearchivos) y que en la tercera, finalmente, se
encontraran en los archivos y fueran de competencia exclusiva de la administración
archivística. Eran excepción algunos países, como Canadá y Estados Unidos, donde la
administración archivística intervenía directamente en los papeles desde su "primera
edad”34.
Gran parte de la publicística internacional y la legislación positiva de algunos países
confirman que las "edades" de los documentos, incluida la del préarchivage, serían
solamente tres y no cuatro.
Lo recogemos, en particular, de la noticia introductiva bilingüe -inglesa y francesa- sobre
los criterios de selección de los textos legislativos del decenio 1970-1980 (y más allá)
publicados por la revista "Archivum", que es órgano del Consejo internacional de Archi-
vos y por ello constituye la más autorizada de las fuentes. En el vol. XXVlII, editado en
1982, el director de la revista, M. Duchein, escribe que han sido publicadas, entre otras, las
normas referentes a la (en el texto inglés) "general organisation of records management
and relations between public archives services and records-producing agencies", o bien (en
el equivalente texto francés) a "l'organisation générale du préarchivage ('gestion des
documents') et les relations entre les services d'archives publiques et les services
producteurs"35 Podríamos traducir simplemente los dos textos por la "organización general
de la gestión de los documentos [no entrados aun en los archivos ni seleccionados para la
conservación permanente] y las relaciones entre la administración archivística y las
oficinas productoras de los documentos"; no obstante, el texto francés tiene además la
equivalencia "préarchivage" = "gestion des documents" (en los límites en que esta
expresión tiene significado en francés: cfr. cuanto escribía de ella Dubosq) que da al
primer término un significado bastante más amplio.
También la legislación positiva francesa confirma la ambivalencia del término
préarchivage. El art. 13 del decreto n.o 79-1037 de 3 de diciembre de 197936 define como
"archivos intermedios" (archives intermédiaires) "Los documentos (nosotros diríamos los
conjuntos documentales) que han dejado de ser considerados "archivos corrientes"
(archives courantes) pero tienen todavía interés administrativo y por tanto no pueden aún
ser seleccionados y eliminados. Los "archivos intermedios" están conservados en institutos
especiales, llamados "prearchivos" (dépôts de préarchivage), administrados por la
Dirección de los Archivos' de Francia o, a falta de prearchivos, todavía en las oficinas
productoras bajo el control de la Dirección de los Archivos de Francia o, bien en Archivos
dependientes de la misma Dirección de los Archivos de Francia. .
Más reciente aún es una análoga norma senegalesa: el arto 11 de la ley sobre los Archivos
de 2 de febrero de 198137 establece que entre el momento en que los archivos dejan de ser
de utilidad corriente para las oficinas productoras y el momento en que se hacen
libremente consultables (la fecha correspondiente es fijada por decreto) deben ser
conservados en "dépôts intermédiaires ou dépôts de préarchivage", administrados y
controlados por la Dirección de los Archivos de Senegal.

86
5. LA INTERVENCION DE LOS ARCHIVOS ITALIANOS EN LA
ADMINISTRACION DE LOS PAPELES CORRIENTES EN LAS OFICINAS
DESDE EL FINAL DEL SIGLO XIX.

En Italia, por el contrario, la existencia de "tres edades" de los documentos era cosa
indiscutible desde el siglo XIX, y la misma legislación positiva ha indicado
constantemente las tres fases de "archivo corriente", "archivo de depósito" y "archivo
histórico". La situación era, pues, del todo distinta de la existente en la mayor parte de los
demás países, en los que, como observaba Dubosq, durante todo el siglo XIX e incluso en
la primera mitad del siglo XX, se consideraba que existían solamente dos "edades" de los
documentos.
Por otra parte, recordamos que un estudioso germano-americano, Ernst Posner, emplea la
locución "archivio di deposito" en italiano en un texto inglés publicado en 1972, por
cuanto no existe en lengua inglesa la locución correspondiente38. Si en otras partes el he-
cho de que los archiveros se ocupen -bien sea a nivel de supervisión- de papeles recientes,
todavía en las oficinas productoras, se ha definido como un hecho revolucionario en
estudios específicos sobre este tema e incluso en reuniones archivísticas internacionales39,
en Italia, donde el término "archivo" en la acepción común indica la registratum corriente
y "archivero" el empleado ejecutivo dedicado a tener los papeles corrientes, el registrador
o protocollista, tarea habitualmente unida a la de dactilógrafo, copista y similares (cosa que
no termina nunca de maravillar, y con razón, a los colegas extranjeros, por cuanto en todo
el mundo "archivero" es el título del funcionario científico, y en algunas naciones el título
está reservado precisamente sólo a quien está en el vértice de la pirámide jerárquica), en
Italia, decíamos, los archiveros de la carrera científica de los Archivos de Estado se han
ocupado siempre de los papeles recientes hasta formas que se propasan a tareas de "oficina
de organización y métodos".
El records management, por lo menos a nivel de normativa sobre la producción y sobre el
mantenimiento de los papeles corrientes en las oficinas productoras y de intervención en el
expurgo (selección) en las mismas oficinas, mucho tiempo antes e independientemente de
la entrega de los papeles a los archivos, se remonta en Italia al nacimiento mismo de una
administración archivística italiana, en el siglo XIX (para no hablar de las normas análogas
existentes ya en los Estados preunitarios) 40.
Por decreto de 3 de octubre de 1894 fue, pues, nombrada una comisión interministerial con
la misión de estudiar y proponer "un método de registro y de archivo de los papeles, que
haga ahorrar trabajo y gasto; que garantice la buena custodia de los documentos; que
permita eliminar con facilidad y seguridad aquellos cuya conservación sería inútil"41. La
comisión estaba formada por un representante de cada ministerio y presidida por Enrico de
Paoli, director del Archivo de Estado en Roma, instituto del que entonces formaba también
parte el Archivo (central) de el Reino. La comisión preparó el que después se transformó
en el ya recordado "Reglamento para las oficinas de registratura, y de archivo de las
Administraciones centrales", aprobado por real decretó de 25 de enero de 1900, n.o 35,
reglamento que se refería a la organización y a la administración de los papeles, en todas
las Administraciones centrales del Estado italiano desde el momento mismo en que la
documentación empezaba a existir.
El reglamento de 1900 preveía un "archivo corriente" en cada dirección general y un
"archivo de depósito" en cada Ministerio, para recibir los papeles procedentes de todos los
"archivos corrientes" de cada una de las direcciones generales del Ministerio. De los
"archivos de depósito" de los ministerios los papeles pasaban después, previo expurgo, al
"Archivo (central) del Reino"42.
Aún más: el "titolario" 43, único en uso desde 1898 y todavía en vigor, después de casi un
siglo, para la clasificación de los papeles en cada uno de los más de 8.000 Municipios
italianos, fue prescrito por circular de lo de marzo de 1897, n.o 17.10044 del Ministerio del
interior, Dirección general de la administración civil, División 2.a, Sección 2.". Esta

87
Sección tenía competencia tanto sobre los Municipios como sobre los Archivos de Estado:
también la administración central de los Archivos fue, por tanto, automáticamente investi-
da por ella.
En la primera mitad del siglo XX, fue la "Oficina central de los Archivos de Estado" quien
impartió, en 1940, las ya citadas "Instrucciones" sobre la formación y el mantenimiento de
los papeles corrientes de las Prefecturas.
Para la selección de los documentos, el reglamento archivístico de 1902 previó la
formación de una "comisión de expurgo" en cada oficina estatal, con la intervención de un
archivero. La comisión era nombrada a petición de la oficina, de vez en vez,
independientemente del hecho de que los documentos no expurgados fueran o no
entregados al Archivo de Estado, aunque las dos operaciones -expurgo y entrega- eran
habitualmente conjuntas o se sucedían a breve distancia de tiempo. Análoga norma fue
repetida por el reglamento archivístico de 1911.
El vigente decreto del presidente de la República de 30 de septiembre de 1963, n.o 1409,
prevé, por el contrario, que en cada oficina central o periférica del Estado, excluidas las
más pequeñas, exista una "comisión de vigilancia" permanente sobre las respectivas
registrature (que la ley, naturalmente, llama "archivos"), corrientes y de depósito. De la
comisión forma parte un archivero.

6. LAS "CUATRO EDADES" DE LOS DOCUMENTOS

En Italia, donde las "edades" de los documentos han sido siempre consideradas como tres,
con la institución del prearchivo éstas pasan a ser cuatro. Es decir, el prearchivo tendría
que absorber la parte menos reciente de las numerosísimas "registrature di deposito" o
"archividi deposito" existentes en las oficinas estatales bajo la vigilancia de la
administración archivística. . .
Nos parece que es análoga, en sustancia, la opinión expresada por Vicenta Cortés Alonso,
quien, aun hablando de "tres edades" de, los documentos, en realidad indica cuatro, al
menos por lo que respecta a los archivos municipales españoles: "archivo corriente" (en las
oficinas), "archivo central administrativo" (de cada institución), "archivo intermedio"
(depósito temporal) y "archivo histórico" (depósito final)45. Un gráfico precisa que las tres
primeras fases se refieren a la vida "administrativa" de los documentos y la cuarta a la
"histórica"46, mientras que el archivero interviene, en el sistema municipal español, a partir
de la segunda47.
Cuatro son también las fases indicadas en el estudio de otra archivera española, Ana Duplá
del Moral, referente a los archivos municipales, pero válido también en el plano general 48.
Duplá del Moral -que se basa en el pensamiento de Vicenta Cortés- indica los períodos de
permanencia de los documentos en cinco años en el archivo corriente o de oficina, en otros
diez en el archivo general administrativo, en quince ulteriores en el archivo intermedio con
paso de los papeles al archivo histórico después de treinta años desde la fecha de su
producción.
Las mismas cuatro fases, con idénticos períodos de conservación en las tres primeras, han
sido oficialmente indicadas en 1990 en un tarjetón de la Consejería de Cultura de la
Comunidad de Madrid 49.
En los países donde el plazo de entrega de los papeles por las oficinas a los archivos es
distinto, estos períodos se modifican a proporción. En Italia, donde los documentos tienen
que ser entregados a los archivos "más de cuarenta años" después de la conclusión del
asunto al que se refieren, es decir, por tanto, pasados 40-50 años o más desde su fecha,
existe un amplio espacio para los prearchivos, sea del Estado, central y periféricos, sea de
grandes entidades públicas. Aun en la gran diversidad de situaciones y de tareas de cada

88
una de las administraciones, se puede indicar, de un modo muy general y de jure
condendo, la siguiente sucesión cronológica de las "cuatro edades de los documentos:

1. "registratura corriente" o "archivo corriente" (que comprende los papeles de la

"cancillería"), de 0 a 5 años de edad, en las respectivas oficinas productoras Y ya bajo la
vigilancia de la administración archivística desde el nacimiento mismo de los documentos
(formación de los titolari, control de la administración, control del mantenimiento de los
registri di protocollo, etc., según todo lo que ya prevé la actual legislación);
2. "registratura de depósito" o "archivo de depósito", formado por los documentos de 5 a
15-20 años de edad, procedentes de varias registrature corrientes o archivos corrientes,
todavía en la oficina productora Y siempre bajo la vigilancia de la administración
archivística;
3. “prearchivo” (a instituir), formado por los documentos de 15-20 a 40-50 años de edad,
procedentes de todas las registrature de depòsito o archivos de depósito de la
administración central (prearchivo central) o de todas las de una determinada
circunscripción territorial (prearchivos periféricos), y en gestión común entre la
administración archivística y las administraciones productoras de los documentos;
4. “archivo”, de incumbencia exclusiva de la administración archivística, para los
documentos de más de 50 años de edad, libremente consultables.

Para la Administración central italiana, Eugenio Casanova preveía en 1933 que el gran
prearchivo preparado por él y llegado hasta el umbral de la fundación habría sido
suficiente para cincuenta años.
Los cincuenta años han pasado, pero el prearchivo está todavía por crear; los papeles que
hubieran debido constituirlo se han perdido en gran parte, y otros se pierden cada día. La
creación del prearchivo es una necesidad que no puede ser ulteriormente aplazada.

CITAS
22 Las Regional Archives Branches fueron instituidas en 1969 en número de once, cada una de ellas competente para la documentación
federal de un cierto número de Estados. Por ejemplo, la Sección de Archivo de Boston conservaba la documentación producida por
oficinas federales con sede en Connecticut, en Maine, en Massachusetts, en New Hampshire, en Rhode Island y en Vermont; la Sección
de New York conservaba la documentación, siempre federal, de oficinas con sede en New Jersey, en New York, en el Estado asociado
de Puerto Rico, y en las Islas Vírgenes, y así por el estilo: las demás "Branches" tenían sede en Filadelfia, Atlanta, Chicago, Kansas
City, Fort Worth, Denver, San Francisco, Los Angeles, Seattle, cada una para un grupo de Estados o para circunscripciones menores,
como en el caso de las "Branches" de San Francisco y de Los Ángeles, ambas en California.
Naturalmente, estas "Branches" del Archivo nacional conservaban solamente documentación producida por oficinas federales: la de las
oficinas de los Estados, que con la administración federal no tienen nada que ver, se conservan en los Archivos de Estado del respectivo
Estado.
Después, ulteriormente la terminología ha cambiado, y se habla de "National Archives-New England Region ", "National .Archives-
Northeast Region ", "National Archives-Alaska Region ", y así por el estilo.
23 Daniel farcis, La collecte des archives ministérielles: les "missions" des Archives nationales, en "La Gazette des Archives", n.o 119,
1982, pp. 188-209.
24 G. Dubosq, Organisation du prearchivage, cit., p. 13: Otro tanto había escrito ya Michel Duchein en "Archivum", XVII, 1967, p. 15.
25 "Cette expression n'est pas utilisée hors du Canada et elle ne serait pas comprise en France" (G. Dubosq, Organisation du
préarchivage, cit., p. 41). Tampoco para Michel Duchein le records management, practique nèe aux Etats-Unis, n'a pas d'equivalent réel
en Europe, le terme de 'gestion de documents', adopté par les archivistes canadiens francophones, est dénué de sens pour un archiviste
français, à moins d'une explicatíon circonstancée" (Michel Duchein, Introduction à l'edition francaise, en American Library Association

89
Conseil International des Archives, Les Archives, separata de Ala World Encyclopedia of Library and Information Services, 1980, Paris,
Conseil International des Archives, 1982, p. 3).
26 "Une politique d'intervention sur I'organisation même des papiers des leur naissance dans les administrations, systeme qui inclut le
préarchivage, mais qui en déborde les limites" (G. Dubosq, Organisation du préarchivage, cit., p. 25).
27 Pero esta norma parece que haya venido a faltar, después de cerca de noventa años, por efecto de la ley de 25 de junio de 1985, nº 16,
y se teme que las plazas que quedarán poco a poco vacantes en cada uno de los ministerios ya no sean confiadas a archiveros del Cuerpo
facultativo: cfr. Maria Jesús Álvarez-Coca González Eduardo Gómez-Llera García-Nava, Redes y sistemas de archivos.
Legislación. Órganos. Centros. Recursos (ponencia), en Actas del IV Congreso de la ANABAD (Asociación Española de Archiveros,
Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas), La Coruña, 25-28 mayo 1988, pp. 9-80.
28 Manuel d' archivistique, cit., p. 69.
29 Michel Duchein, Gli Archivi in Francia nel 1989, en: Comitato nazionale per le celebrazioni del 25.° anniversario [di una legge di
riforma] della Scuola speciale per Archivisti e Bibliotecari, Studi sull Archivistica. Atti della Giornata di studio. Roma,
Archivio di Stato. 21 septembre 1989, a cargo de Elio Lodolini, Roma, Bulzoni, 1992, pp. 15-26. .
30 D. Farcis, La collecte des archives ministèrielles, etc., cit.
31 G. Dubosq, Organisation du préarchivage, cit., p. 49.
32 E. Lodolini, Archivi nazionali dell'Asia sud-orientale, cit., pp. 131-132.
33 G. Dubosq, Organisation du préarchivage, cit., p. 9
34 "La théorie la plus communément admise vent que I'on considére trois 'ages' pour les papiers produits par les administrations: le
premier âge est celui des papiers récents qui sont d'utilisatiol1 courante pour les administrations; le deuxieme âge est celui des papiers
qui, n'étant plus d'utilisation courante, sont quand méme utilisès occasionnellement par I'administration; le troisieme age est celui des
papiers qui, ayant perdu toute utilité administrative, sont versés aux dépots d'archives historiques ou voués a la destruction.
"Il est aussi généralement admis que les papiers du premier âge doivent être conservês par I'administration soit dans les bureaux même
où s'eflectue le travail administratif, soit regroupés a proximité immédiate de ces bureaux; seul le personnel de l'administration qui les a
produits a compétence sur leur tenue, sur leur classement et sur leur utilisation.
'''Au deuxième âge, les papiers sortent du domaine exclusif de I'administration qui les a produits et deviennent passibles d'une action
commune de celle-ci et de I'administration des archives, tout en' restant la propriété exclusive de la premiere. Le passage du premier au
deuxieme age se fait. graduellement; I'objet essentiel du préarchivage est de l'assurer de la manière la plus efficace et la plus
satisfaisante possible. C'est là la justification fondamentale de I'existence des dépôts de préarchivage.
"Les papiers du troisième âge, qui passent du dépôt de préarchivage au dépôt historique, sont de la compétence exclusive de
l'administration des archives.
"Dan s certains pays -au Canada et aux États-Unis en particulier- la "direction des archives joue statutairement un rôle des le premier
âge des papiers, en conseillant aux administrations les meilleures methodes pour tenir en ordre ces papiers, en les conseillant sur les
mèthodes appropiées et les plus économiques de rangement, en formant elle-méme le personnel chargé de s'occuper de ces papiers". (G.
Dubosq, L'organisation du préarchivage, cit., pp. 40-41).
35 "Archivum", XXVIII, 1982, pp. 25 y 27.
36 Ibidem, p. 202
37 Ibidem, p.326.
38 E. Posner, Archives in the ancient world, cit., p. 4.
39 Ernst Posner, The National Archives and the archival teorist, en "The American Archivist", 18, 1955, pp. 207-216; Robert-Henri
Bautier, La mission des archives el les taches des archivistes, en Actes des onzieme et douzième Conferences intenationales de la Table
ronde des Archives, Paris, s. d, (1973), pp. 119-154.
40 Italia ha alcanzado la unidad política en la segunda mitad del siglo XIX y un Estado italiano unitario, el reino de Italia, no ha nacido
hasta 1861. Hasta entonces Italia estaba dividida en muchos Estados, cada uno de los cuales tenía estructuras y ordenamientos diversos.
(Nota de la traductora.)
41 E. Casanova, Archivística, cit., p. 137.
42 Los ministerios italianos se dividen normalmente en direcciones generales, éstas en divisiones (o bien en servicios, subdivididos a su
vez, en divisiones), y las divisiones en secciones.
Con el aumento del número de las oficinas y h proliferación de los' papeles, se constituyó más tarde un "archivo corriente" en cada
división y un "archivo de depósito" en cada dirección general; de modo que cada ministerio tiene varios "archivos de depósito" y
muchas decenas de "archivos corrientes".

90
43 Se trata del cuadro de clasificación predispuesto en cada oficina, sobre la base del cual son clasificados los documentos a medida que
son producidos en la oficina, como luego se explica mas adelante: en el texto. (Nota de la traductora.)
44 Publicada en el Bollettino ufficiale del Ministerio dell`interno”, VI, 1897, primer semestre, pp. 393 y ss.
45 Vicenta Cortés Alonso, Manual de archivos municipales, Madrid, Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y
documentalistas, 1982 (Biblioteca profesional de ANABAD, II; Estudios), p. 20: "archivo de gestión (en las oficinas), archivo central
administrativo (de la institución), archivo intermedio (depósito temporal) y archivo histórico (depósito final)". Pero en la mayor parte de
los Municipios falta el "archivo intermedio".
46 Ibidem, p. 21.
47 Ibidem p. 24.
48 "La documentación de los archivos municipales, como la del resto de los archivos de organismos públicos -sentada la base de que
dicha documentación mantiene una relación de continuidad-, atraviesa cuatro fases o estadios desde que ha sido producida. Estas fases
se conocen como archivo de gestión o de oficina, archivo central administrativo, archivo intermedio y archivo histórico": Ana Duplá del
Moral, Plan regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid, Madrid, Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura,
Deportes y Turismo, Secretaría general técnica, 1985 ("Archivo. Estudios", vol. 1), p. 20. .
49 "Archivo de oficina (5 años aprox.); archivo central administrativo (10 años aprox.); archivo intermedio (15 años aprox.); archivo
histórico (depósito final)": Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, Dirección general Patrimonio cultural, Centro regional de
Archivos, Los Archivos de la Comunidad de Madrid, s.n.t (Madrid, 1990: deposito legal M-15.956-1990).

BIBLIOGRAFÌA

LODOLINI Elio. Archivística: principios y problemas. Trad. Mercedes Costa Paretas.

ANABAB. Madrid 1993 Pp. 61-80

91
LECTURA 5

Administración de Archivos: Confundido aún después de tantos años

En este artículo tan poco común el autor examina la "situación" del manejo de archivos
relacionándola con su carrera de casi tres décadas. Aquí se formulan y responden
preguntas acerca de la falta de aceptación del manejo de archivos y se hacen sugerencias
con miras a mejoramientos futuros.

Ya va a ser unos 30 años que escuché por primera vez el término administración de
archivos, y a propósito, ¡NO, realmente no parece que fue ayer!. Fue durante mi primer día
de trabajo después de graduarme en la facultad, pues como graduado en administración me
contrató el Gobierno de los EEUU para el cargo de Analista de Administración en el
Departamento de Organización y Métodos (O&M) que es una agencia federal no muy
grande. Imaginen como me emocionaba la idea de poder hacer estudios de tiempo y
movimiento, revisar procesos de trabajo y, hasta ganar más de un salario mínimo.

Por tal motivo fue como una sorpresa cuando mi jefe me dijo que se me asignaría la
administración de los archivos, y al preguntarle de qué se trataba esto murmuró algo acerca
de sistemas de búsqueda y recuperación de información (jamás utilizó el término
archivos), de tarjetas de entrada y de microfilms. Como no quería parecer completamente
ignorante admitiendo que nunca había oído hablar acerca de tales tarjetas de entrada y de
los microfilms (aunque sí me podía imaginar a qué se refería con los sistemas de búsqueda
y recuperación), le agradecí la oportunidad de empleo que me brindaba y me fui a hacer
algo que pudiera entender (recoger lo necesario para adecuar mi escritorio).
En los días que siguieron me leí las escasas instrucciones de la agencia acerca de la
administración de archivos, y allá me encontré con términos como: almacenamiento de
inactivos, tablas de retención y eliminación autorizada y pensé para mis adentros que ese
lugar era un paraíso para los burócratas.

No se trata aquí de decir que las instrucciones no tuvieran ningún sentido, sólo que yo no
podía asimilar esa necesidad de tantos controles, pareciera como sí se hicieran informes de
informes, formatos de formatos, y bastantes reglas como para darle gusto a un cónclave
sobre retención reunido anualmente, (al fin y al cabo ¿qué importaba sí la margen
izquierda de una correspondencia tenia exactamente 1,5 pulgadas? ¿Cuál era el problema
si por error se hiciera de 1,6 pulgadas?).
En un momento de reflexión un tanto cínica se me ocurrió que si yo acababa de pasar
cuatro años en una acreditada universidad estudiando administración seria obvio que si la
administración de archivos en sí misma era realmente de prestigio, en algún momento
durante mi carrera yo hubiera oído hablar por lo menos acerca del asunto, si es que no
hubiera tenido que hacer un curso sobre el tema. Esta era la primera de mis deducciones
lógicas acerca de la profesión en la que se iba a demostrar que estaba totalmente
equivocado.

Instrucción

Afortunadamente el primer trabajo real que se me asignó fue en el área de administración

de formatos, y digo por fortuna porque mirando en retrospectiva creo que si en un
principio se me hubiese asignado un inventario de archivos o algo por el estilo, yo hubiera
buscado empleo inmediatamente en otra parte, pero se me asignó la administración de

92
formatos y de inmediato me enviaron a un curso de entrenamiento de dos semanas en
Análisis y Diseño de Formatos en los Archivos Nacionales. Dicho curso es el mejor
entrenamiento que he recibido hasta el momento en toda mi vida.
La administración de formatos no fue emocionante (en realidad nada es emocionante en la
administración de archivos), pero los aspectos de análisis y diseño eran interesantes en la
medida que había que ser creativo y adaptarse a formas novedosas y diferentes de
acomodar datos en cajas y hacer que en dichas cajas cupiera el papel, (sí, ¡papel! Era el
año de 1964, las formas electrónicas, o el computador personal, aún no se conocían),
además la división en la que yo trabajaba se ocupaba de la obtención de impresos, así que
también aprendí esas actividades como un componente natural del asunto de los formatos.

Ayuda no deseada

Pero de lo que más tengo un vivo recuerdo de esos primeros días no es del aprendizaje, o
de la creatividad, o del tener que acostumbrarme a un trabajo de tiempo completo, no; es
de ese sentimiento tan claro que yo tenía de que la gente con la que me relacionaba en toda
la organización no había tenido que pensar hasta entonces en la administración de
archivos.
No me malentiendan, nadie fue agresivo conmigo y tampoco ocurrió que me tomara algún
rechazo de forma personal; pues como llegue a trabajar pensando en que iba a hacer
estudios de tiempo y movimiento, estaba completamente preparado para que me vieran
como el malo, el experto en eficiencia; pero contrario a todas mis expectativas me trataron
bien, lo que ocurre es que uno se alcanza a dar cuenta que se lo están aguantando. Cuando
ayudaba a la gente a diseñar sus formatos recordaba el chiste del niño explorador que
ayudaba a la viejita a cruzar la calle: le tomaba una hora lograrlo, porque ella no quería
pasar al otro lado.
De vez en cuando, claro, alguien apreciaba mis esfuerzos para que sus formatos quedaran
con un diseño práctico y estéticamente agradables, fáciles de usar, y muy de vez en cuando
hasta "me lo agradecían", pero por lo general la actitud era más bien "yo diseñé este
formato, sirve para lo que quiero y no tengo tiempo para andar tanteando con esa cuestión
de la administración de archivos". Y como todavía tenia que descubrir donde encajaba la
administración de archivos (aparte de la función de elaborar formatos) en el contexto
general de las cosas, no podía decir mucho para contradecir sus argumentos, sino
responder "Claro, bueno, cada uno tiene su trabajo y yo trato de hacer el mío".

Descubrimiento

Ocurrió que resulté trabajando en administración de formatos por varios años, a veces
hablaba con los otros en la oficina que venían trabajando en asuntos como conversiones a
microfilms o protección de archivos vitales; pero ni me pasaba por la cabeza que todas
esas cosas, junto con mis formatos, formaban parte de alguna manera de un todo integrado;
y hablando con franqueza, me estaban ascendiendo con regularidad y eso era lo que
importaba. Un día me enviaron a otro curso de entrenamiento en los Archivos Nacionales
sobre (entre toda la gama de posibilidades) administración de archivos. Aprendí de
sistemas de archivo y tablas de retención y preservación de archivos, sobre informes y
correspondencia e instrucciones, y lo que es más importante, aprendí sobre el concepto de
ciclo de vida, que hacía que todo encajara en un conjunto.

El concepto de ciclo de vida fue una revelación para mí, por fin había una explicación del
"por qué" de lo voluminoso de las páginas, y del "como" en las instrucciones

93
organizativas. Lo que originalmente me había parecido el paraíso para los burócratas era
en realidad su antítesis, tenía lógica, tenía sentido, había una razón para todo aquéllo.
Primero estaba la creación, ahí era donde los formatos, los informes, y la correspondencia
encajaban, luego venían el mantenimiento y uso y allí era donde encajaban los sistemas de
almacenamiento y recuperación de información, posteriormente venía la eliminación y allí
era donde encajaban las oficinas centralizadas y los archivos. La administración de
archivos tenía un doble propósito, por un lado estaban las tres "E"s: eficiencia, efectividad
y economía; por el otro estaba la historia: Sí uno no ponía el debido cuidado en sus
archivos del momento, podría no disponer de un archivo en el futuro; pero lo más
importante era la filosofía que se encerraba en todo esto, la idea de que ¡uno administra
archivos por la información que contienen!.

Aunque era muy interesante, había un aspecto perturbador en todo esto, como ocurre con
mucha gente que ha pasado por algún tipo de experiencia iluminativa, ya no podía
entender por qué los demás no podían "ver lo que era tan evidente".

Con el conocimiento recién adquirido se ampliaron mis horizontes, e! programa de

administración de archivos de la agencia era obviamente multifacético y de ahí que yo
pidiera, y recibiera, tareas de otras áreas, realizara sistemas de archivos y creara tablas de
registros, trabajara con archivos vitales en locales de almacenamiento "en secreto" y con
archivos -no tan vitales- en la máquina perforadora de tarjetas, hiciera estudios de sistemas
e investigara las últimas tecnologías como el procesador de palabras. Cuando, con los
años, se fue haciendo obvio que mi carrera estaba llegando a su recta final, me fui a otra
agencia para desempeñarme como su administrador de archivos.

Algunas preguntas

Una vez más no estaba preparado para aquello, había sido entrenado para el empleo de
administrador de archivos y este era el cargo al que había aspirado, pero descubrí que
todos los cargos de administrador de archivos estaban lejos de parecerse entre sí. La
administración de archivos en esta segunda agencia no era lo qué había sido en la primera,
pues en ella el grueso de los empleados no sabia nada de la administración de archivos,
pero por lo menos el director administrativo encargo de la función entendía de eso y creía
en su importancia; en la segunda en cambio el grueso de los empleados no sabia de
administración de archivos y el director administrativo encargado de esta área no quería ni
oír esas palabras.
En su mayoría los elementos de un programa estaban allí, pero estaban dispersos en
muchas organizaciones y había poca comunicación entre los encargados de las diversas
actividades y seguramente no había coordinación. Mi sugerencia de que se integraran
encontró oídos sordos.
La adversidad forma el carácter, o así se dice; aprendí que cuando a un jefe no le importa
para nada tu trabajo tampoco le importa mucho evitar que lo desarrolles, mientras no te
interpongas en su camino. Nosotros desarrollamos sistemas de archivo, establecimos
programas de formato bastante decentes y creamos la estructura para unas tablas de
retención de archivos.
Fue como Administrador de Archivos que comencé a pensar seriamente en dónde y cómo
encaja la administración de archivos en el espectro administrativo y me hice preguntas
tales como estas:

94
¿Cómo es qué esta función tan importante se ha dejado completamente por fuera del
currículo administrativo en la facultad?
¿Por qué los administradores de archivos tienen que vender el programa de administración
de archivos a los directores en 'el ámbito administrativo cuando era a ellos a quienes
realmente les pertenecía?
Si lo importante en la administración de archivos era la información, ¿Por qué los
administradores de archivos (de, acuerdo con lo que yo estaba leyendo en el momento)
estaban aparentemente tan empeñados en justificar su existencia a partir del ahorro de
dinero?
¿Por qué los demás jefes de personal, en áreas como presupuesto/finanzas y personal,
parecían no tener los mismos problemas de recursos inadecuados y empleados poco
entrenados de la administración de archivos?

Cuando uno se pregunta a sí mismo las respuestas llegan a menudo lentamente, no

obstante seguí preguntándome, y mientras lo meditaba apareció una oportunidad única; me
ofrecieron un puesto como asesor para la administración de archivos en agencias del
gobierno federal, dentro del personal de Archivos Nacionales.

Tal vez me pueda desviar del tema por un momento y explicar la importancia de esta
oportunidad pues ya había mencionado a los Archivos Nacionales como patrocinadores de
los cursos de entrenamiento, pero esto era mucho más que aquéllo, puesto que fue el
personal de Archivos Nacionales el que dio origen al concepto de ciclo de vida. Ellos
publicaron los manuales originales que explicaban los elementos de la administración de
archivos, de los formatos, los informes, los archivos, la correspondencia, las instrucciones,
los archivos vitales, etc. Su programa de asistencia técnica, del cual yo iba a formar parte,
era responsable del ahorro anual de millones de dólares en todo el establecimiento federal.
A riesgo de exagerar, los Archivos Nacionales eran, hace unos veinte años, el Olimpo de
los Dioses de la administración de archivos, así que acepté el empleo.
Fue una coincidencia increíble el que me fuera a Archivos Nacionales a la vez que ya
estaba apreciando la condición de administrador de archivos; si se lo pudiera expresar en
esos términos, uno lo podría definir como un karma. Al trabajar desde la cima del Olimpo
de los Dioses (bueno, a mitad de camino de todas maneras) se tiene una mejor visión desde
la mitad de ese camino que desde abajo, pues apareció en la mira la esencia del problema
de la administración de archivos.

ALGUNAS RESPUESTAS

El manejo de archivos fue creado como una función separada e identificable durante la
Segunda Guerra Mundial en respuesta a la crisis de materiales impresos. A su vez la gente
que establecía los conceptos de administración de archivos tenía una trayectoria en
organización y métodos. Como la administración de archivos era una nueva teoría
administrativa, pero carente de bases establecidas en los sagrados pasillos de la academia,
la gente de O&M era la única que sabía algo del tema, y nadie más se estaba formando en
este campo, en su defecto la gente de O&M terminó llevando a cabo los programas de
administración de archivos.
Pero la gente de O&M no lleva a cabo programas, por definición ellos examinan los
programas de otros y descubren formas de hacer mejor las cosas, más rápido y también
más barato. Los jefes y analistas de O&M sabían y creían en el manejo de archivos, pero
no tenían un interés a largo plazo en la administración de archivos, en llevar a cabo un
programa al respecto, pero tampoco parecía existir alguien más.

95
Incluso en los Archivos Nacionales la administración de archivos era la cenicienta, pues
los archivos habían sido creados en 1934 y gran parte de liderazgo más arraigado en
materia de archivos se sentía resentido con eso administradores "novatos" de archivos que
se atrevían a declarar que los archivos no eran más que una parte del -ciclo de vida- de los
registros. A la larga, si la administración de los registros, en lo organizativo, era parte de
los Archivos ¿Cómo podrían los archivos, en lo funcional, ser parte de la administración
de los registros?
Todo el enredo comenzaba con el hecho de que los mismos Archivos Nacionales eran una
parte de la Administración Servicios Generales (ASG). Como ésta es responsable de la
administración de la propiedad federal, los reglamentos que comandan los programas de
administración de archivos integrales esta camuflados en una cantidad de reglas
administrativas de propiedad federal relación entre sí. Así pues los archivos, como
propiedad, eran tratados igual que los gabinetes que los alojaban.
Como los departamentos O&M se cansaron de los aspectos administrativos de la
administración de archivos, los programas se ubicaban en cualquier oficina que los
aceptara, y a menudo la administración de archivos se volvía una parte de las
organizaciones de servicios administrativos, lo cual era adecuado si se pensaba en los
archivos como "propiedad", pero era errado en todos los del sentidos. Con mayor
frecuencia los diversos elementos de la administración de archivos se estratificaban de
modo tal que los formatos y los informes para acá y los archivos iban para allá y así los
archivos y su disposición terminaba yendo a lugares completamente diferentes, sin tener en
cuenta en lo absoluto sus interrelaciones y además completamente aparte del concepto de
-ciclo de vida-.

Algunas respuestas más

Mis investigaciones hasta aquí se habían limitado al gobierno federal, tal vez pensaba, las
cosas serían diferentes en el sector privado; tal vez en lugares donde hubiera al menos un
"balance final" los jefes estarían más interesados el eficiencia, la economía y la
efectividad; tal vez no habría desubicación administrativa, ni batallas campales; tal vez
encontraría apoyo dentro la dirección administrativa, programas integrados, y hasta una
aceptación abrumadora del concepto de ciclo de vida; tendría que ir allí para averiguarlo.
Pero no me fui del gobierno, en cambio me involucre con ARMA y el curso de los años
que vinieron conocí los administradores de las industrias Fortune 500, de pequeños
negocios, y el mundo de la academia, todas sus historias eran similares y profundamente
perturbadoras: ¡no existía una administración de archivos completa!.
Claro que había sistemas de archivo, pero no eran más que eso: sistemas de archivo que
databan del quinto milenio antes de Cristo. Y claro, había gente que diseñaba formatos y
que protegía archivos vitales, incluso había gente que creaba archivos centrales y hacia una
carrera para haciéndolos funcionar, pero había poco apoyo por parte de los directores
ejecutivos y ninguna aceptación de la carrera administrativa de la administración de
archivos como una disciplina, ningún programa completo cuyos archivos, formatos,
archivos vitales, y archivos centrales se manejaran desde una perspectiva de información.
Había gente con un titulo de "Administrador de Archivos" que no sabía lo que era el
concepto de -ciclo de vida- y que no tenía ningún interés particular en el funcionamiento
de algo que no fuera la base de un proyecto específico, una transferencia de
almacenamiento externo por aquí, o una conversión a microfilm por allá.
Nadie había escogido la carrera de administrador de archivos de forma consciente, era
como un campo al que se llegaba de alguna manera, y aunque esto no era diferente de mi
experiencia federal, por lo menos yo había recibido un entrenamiento estructurado y bien

96
diseñado cuando llegué allí. En el sector privado el entrenamiento era al azar, pues, a
excepción de las Conferencias ARMA (a las que como es obvio no todos tenían acceso) y
uno que otro seminario financiado por el sector comercio, no se facilitaba entrenamiento;
por otra parte los pocos cursos universitarios disponibles estaban tan separados entre si que
la mayoría no guardaba esperanzas de poder asistir algún día a todos ellos.
La literatura era escasa, apenas teníamos el "Records Management Quarterly" que
contenía artículos esenciales, la prensa comercial, que trataba de vendemos carpetas para
archivar y la "biblia", de Maedke, Robek y Brown.
Las cosas eran completamente amarillistas. Parece que todo el saber convencional, de
como los "burócratas" del gobierno eran letárgicos y anticuados mientras que los "hombres
de negocios" del sector privado eran dinámicos y previsivos, demostraba ser un asunto
candente. En lo que se refería a la administración de archivos, el asunto estaba más allá del
mundo del gobierno y los hombres de negocios no podrían haberle prestado menos
atención.

Análisis de la administración

Me di cuenta que como asesor se me trataba mucho mejor de lo que me habían tratado
como administrador de archivos o analista de personal, y no era porque trabajara diferente
o supiera más, simplemente era porque los clientes, que eran los directivos, me habían
solicitado estar allí y por eso ya estaban dispuestos a escuchar lo que tenia que decides
.Como tenía su atención y a la vez formas de recomendarles arreglar cualquier problema
que tuvieran, siempre les proponía tener en cuenta un programa completo de
administración de archivos basado en el concepto de ciclo-de-vida, ellos siempre me
escucharon con respeto, pero así mismo, siempre ignoraban la propuesta.
Con el tiempo una mayor reorganización tuvo como resultado la abolición del programa de
asistencia técnica y dejé los Archivos Nacionales, pues la Administración de Recursos
Informáticos asumiría la administración archivos (en las agencias federales, de todos
modos) y mi nuevo cargo encontraba bajo el paraguas de la ARI. Me encontraba a medio
camino e carrera y mi búsqueda de respuestas sólo había logrado generar más preguntas;
ya entendía donde se ubicaba la administración de archivos, pero aún no podía comprender
por qué se encontraba allí; y además para mi era un enigma que algo con tal potencial para
lograr los fines que la administración obviamente trataba de cumplir, pudiera ignorarse
completamente, y parece ser que el problema no era con la administración de archivos sino
¡con los mimos administradores!. Como analista de administración era el momento de
analizada y así lo haría por los siguientes diez años.
Reorienté mi razonamiento y comencé a mirar otras funciones del personal
específicamente me dediqué a investigar lo concerniente a presupuesto/finanzas y
personal; ¿Qué era lo que estas áreas ofrecían a los administradores que la administración
de archivos no ofreciera? Una respuesta fundamental, claro, credibilidad.
Al puro principio, recuerdan, había cuestionado la validez de la administración de archivos
porque "yo", con un título en administración, jamás había oído hablar de ella, y al igual
que yo muchos administradores tampoco habían escuchado acerca de la administración de
archivos en ninguna escuela de administración ni en cursos de capacitación a los que
hubieran asistido entonces ¿A nombre de qué iban a aceptada? ¿Qué credibilidad podía
haber en una teoría administrativa que no estaba fuertemente consolidada en la academia?
¿Qué importancia podía tener una materia que, si bien llegaba a enseñarse en las
universidades, se ofrecía como parte de los currículos empresariales y de administración de
oficinas, en fin, cursos que generalmente a estudiantes que aspiran a una carrera
intermedia?

97
El que dichas dudas reflejaran una mentalidad prepotente no las hacía menos reales, la
formación administrativa era una de las claves para su aceptación. Otra de las cosas que el
área de presupuesto/finanzas y personal ofrecía que la administración de archivos no, era
la desmotivación por no tener cumplir con los reglamentos.

Tanto al interior del gobierno federal como de la Oficina para la Administración y el

Presupuesto (OAP) se daban a conocer los reglamentos y se obligaba a su cumplimiento,
así que la violación de una orden de la OAP podría convertirse en una apropiación
indebida, es decir e! equivalente a enviar a la agencia completa a Siberia. No hace falta
decir que los funcionarios de la agencia se cuidaban de seguir las reglas de la OAP y de
tratar la función del presupuesto con respeto. La Oficina de Administración de Recursos
Humanos (OARH) también expedía reglamentos y forzaba su cumplimiento, la violación
de una regla de esta oficina podría resultar en la perdida de toda la autoridad sobre el
personal, lo que equivale a detener el movimiento de la agencia. Así pues, aunque los
funcionarios no asumieran el "espíritu" de la ley, por lo menos, estaban conscientes de que
tenían que seguirla "al pie de la letra".
Como se mencionó antes, los Archivos Nacionales también expedían reglamentos para la
administración de archivos, pero... no se penalizaba su incumplimiento, se esperaba que
los jefes cumplieran las reglas y si no lo hacían, bien entonces no lo hacían, máximo (si
una agencia dejaba de establecer incluso el programa más rudimentario de administración
de archivos) se desencadenaba una serie de memorandos, cuando estos cesaban, todo
seguía como siempre.
En el sector privado ocurría algo similar con las finanzas y el personal y había una ligera
diferencia con la administración de archivos. Para las finanzas, por supuesto, existía el
Servicio Interno de Impuestos, y no es necesario extenderse para aclarar que más allá de
nombrados, los compadres dentro de las finanzas eran sólidos. Para el área de personal
existía el Ministerio del Trabajo y la Oficina de Relaciones Laborales Federales vigilando
desde afuera, y varios sindicatos vigilando desde adentro, así que la gente de personal
tampoco estaba tan preocupada porque su programa se aboliera.
En lo que respecta a la administración de archivos había millares de condiciones sobre el
mantenimiento de archivos emanadas de todos los niveles del gobierno e incluso se
penalizaba su incumplimiento, pero dicho cumplimiento, esencialmente llevar archivos de
tres a cinco años o el tiempo que fuera, era bastante fácil de lograr, uno simplemente
echaba los archivos en una caja en el sótano y se olvidaba de ellos. O sea que en términos
de expectativas de la administración de archivos, la reglamentación en el sector privado
era realmente mucho menos estricta que a nivel del gobierno federal.

La administración durante la crisis

La falta de incentivos era un factor tan importante como la formación, aún con una fuerte
fundamentación académica las funciones de presupuesto/finanzas y personal seguían
dependiendo de la desmotivación para asegurar la viabilidad del programa. Sin formación
ni motivación que los respaldaran el solo argumento de legitimidad de la administración de
archivos era que ella era lo correcto, lo que había que hacer.
Si no fuera por el policía sentado detrás de la valla con una pistola de radar casi nadie
conduciría dentro del límite de velocidad urbana; lo que es correcto, lo que en verdad es
inteligente, tiene a menudo poca relación con lo que la gente hace; los administradores no
son más que gente disfrazada como tal.
Y al igual que la gente, ellos estaban muy capacitados para enfrentar la crisis del momento
e ignorar todo lo demás. Si todo se desarrollara de forma llevadera (como era muy a

98
menudo el caso) y no hubiera "problemas con los materiales impresos" a los que
enfrentarse (trabajo acumulado, caídas del sistema, desastres naturales que arrasan
documentos valiosos) habría poco incentivo para hacer alguna cosa respecto a las
actividades de tenencia de archivos, que parecían estar cuidándose solos.
Cuando había una crisis, uno siempre podía contratar un asesor para que se encargara de
ella, y nunca dejó de sorprenderme que los administradores tuvieran inconveniente en
gastar miles de dólares para solucionar un problema en el que hubieran podido gastar unos
cientos de dólares para evitarlo, (esto tampoco era un comportamiento atípico, pues la
gente aplaza mantenimiento del auto, las reparaciones domésticas y los exámenes físicos
hasta que dichos problemas alcanzan magnitudes críticas; entonces, ¿Por qué confiar en
que las cosas funcionen de manera diferente en la oficina?

Parecía no haber solución para el dilema de la administración de archivos y ahí fue cuando
llegaron los abogados.

EL CAOS LEGAL

Gracias a la profesión jurídica y su tendencia a las demandas, los 80 fueron años de caos;
al igual que los incendios y las inundaciones el caos es bueno para los administradores de
archivos. Una catástrofe natural o intencional crea la noción tanto en administradores
como en ejecutivos de la administración de archivos es algo más que echar cajas al sótano.

Dentro del proceso de una demanda existe un procedimiento conocido como "carga de la
prueba", durante el cual el demandante tiene derecho a intentar "descubrir" algo que pueda
fortalecer o sustentar su caso al examinar los archivos de uno, si uno tiene archivos él ira a
examinados, si uno no los tiene el no podrá hacerlo. La pregunta obvia del demandante, en
caso de que los archivos falten, será: "¿Por qué no los tiene?"

Si uno los tuviera y los eliminara dentro del período normal de su negocio bajo un
programa aprobado de eliminación de archivos, todo estaría bien; pero si uno no tiene
dicha programación, eso implica que uno destruyó los archivos para evitar que fuesen
encontrados durante la búsqueda de pruebas... una violación muy grave y potencialmente
dañina y en contra de la ley. Llevando sólo los archivos que se requieren por ley o que se
necesitan para administrar un negocio, y eliminando el resto dentro de una rutina basada en
un programa, los administradores se protegen y a su vez protegen sus organizaciones de las
consecuencias adversas de una demanda.
No había nada nuevo en todo esto, y antes de llegar la era de la manía de las demandas éste
era sólo un problema potencial que podía ignorarse. Una serie de decisiones de la Corte
sacó el asunto de la administración de archivos del sótano y lo puso en la suite
presidencial. Dentro de las más notorias hubo una que resultó en un fallo de 10 millones de
dólares en contra de una corporación por llevar un programa de administración de archivos
que -en palabras del juez- era "una farsa".

Hablar de lo indecible

Y ahora que la administración de archivos se encontraba en la suite presidencial ¿qué

harían con ella? ¿Pagarían mejor dicha función? ¿Habría programas con recursos y
personal adecuados? o ¿la administración de archivos no pasaría de ser la papa caliente del
momento, para ocuparse y deshacerse de ella lo más rápido posible? ¡Los administradores
de archivos tendrían que decidido!

99
Sí, los ¡administradores de archivos!. Aunque no se había mencionado antes en esta
narración, la "condición" de la administración de archivos no es solamente culpa de
administradores apáticos y mal informados; como ocurre en muchos casos los
damnificados deben responsabilizarse al menos un poco por su propia desgracia.
Existe una razón válida para que los directivos a menudo vean a sus administradores de
archivos como empleados, ¡pues la mayoría son simples empleados!. Por su formación,
por su apariencia, y por su actitud son sólo empleados, no les faltan sino las viseras verdes
y los guarda puños. Aunque esto pueda sonar muy duro, no hay sino que mirar el programa
de Licenciados en Administración de Archivos (LAA) para comprobado.

Menos del cinco por ciento de los practicantes de campo han escogido ser LAAs, y de
estos un número considerable se ha quejado de ten "mantenerse actualizado" para
conservar la licencia, y aunque el programa ha venido funcionando a lo largo de unos 17
años, un porcentaje significa los que aparentaban ser "líderes" de la profesión durante ese
tiempo no ha intentado alcanzar el nivel profesional, ni han animado a otros a hacerlo. Este
último factor es tal vez el más grave de todos, ya que indica una falta de liderazgo.
Todas las profesiones, ocupaciones, vocaciones, religiones, y demás organizaciones
humanas tienen líderes, algunos de los cuales se eligen mediante una especie de
procedimiento político, otros se desarrollan dentro del rol de líderes de forma natural, por
fuerza de su personalidad y de las circunstancias; independientemente de cómo lleguen
allí, los líderes son aquellos a quienes los demás procuran seguir en busca de orientación,
dirección, valor y verdad; como tales deben ser visionarios, teóricos, pensadores, y quizá
profetas. Con contadas excepciones quienes han presumido "liderar" la profesión de
administrador de archivos carecían de dichas cualidades.
En los años 60, cuando la recién fundada "profesión" para el procesar automático de datos
se adjudicó los archivos en cinta magnética, los líderes de la administración de archivos se
manifestaron con su silencio e inercia; En los años 70, cuando la recién fundada
"profesión" de administración recursos de información se adjudicó todos los formatos de
registros en medio electrónico, los líderes de la administración de archivos volvieron a
manifestarse con silencio e inercia. Y en los 80, cuando el frenesí ocasionado por los
litigios brindaba una oportunidad única en la vida de poder materializar su legitimidad y
dejaba al alcance de la mano la posibilidad de recuperar todo lo que sido usurpado, los
líderes de la administración de archivos se manifestaron de nuevo con su silencio e inercia.
Cuando observamos que aquéllos que se encuentran a la vanguardia no solo pierden el
bote, sino que además ignoran completamente que un bote listo para zarpar, la pregunta
que se nos viene a la cabeza no es: "¿Por qué no nos respetan más?" sino más bien "¿Por
qué es que nos respetan?".

Confundido aún después de tantos años

Me gustaría poder terminar este artículo diciendo que la profesión de administrador de

archivos ha hecho un largo recorrido desde que me inicie en ella, pero es imposible
afirmarlo a conciencia. Oh, ahora tenemos computador personal y discos ópticos y hasta
un programa de computador de administración de archivos; pero estas no son más que
herramientas que nos ayudan a llevar a cabo mejor nuestra misión, es dicha misión la que
continua, aún hoy, siendo tan confusa y frustrante como hace casi 30 años.
Para algunos, claro, no es nada confusa, pues ellos implementan bits y trozos de
administración de archivos al azar, sin tener en cuenta (algunas veces sin saberlo) una vieja
teoría, de casi medio siglo, basada en -ciclos de vida- y programas totales; ellos
obviamente no están confundidos, tal vez frustrados por el poco reconocimiento y

100
relativamente bajos salados, pero no están confundidos, Para estar confundido con algo es
necesario comprenderlo primero.
Para los que comprenden, y por tal motivo están confundidos, y tal vez les gustaría hacer
algo al respecto, les ofrezco tres propuestas; se debe actuar con base en ellas.

(1) Qué se enseñe Administración de Archivos a los Administradores. Se debe situar

dentro de la academia la administración de archivos, hasta que se la clasifique como
administración y se la incluya como parte de los currículos en los institutos de gerencia y
de administración de empresas, hasta que administradores y ejecutivos puedan aprender la
teoría del ciclo-de-vida de parte de "maestros ilustres" que le brinden un aura de
respetabilidad, y así la función no sea considerada superflua y los "profesionales" que la
practican no sean considerados ciudadanos de segunda clase.

(2) Qué se venda protección. Aunque vender protección suene más a una función del bajo
mundo que del mundo de la administración de archivos, no lo es en realidad, pues muchas
decisiones administrativas se toman en respuesta al miedo. Si la "zanahoria" de la
eficiencia no ha vendido, es tiempo de intentar con el "garrote" de la penalización judicial.
No es demasiado tarde para que los administradores de archivos se postulen como los que
van a "proteger" a los directores administrativos de las consecuencias adversas de una
demanda.
No con "apoyo a las demandas", que aunque es importante puede terminar apoyando al
demandante más que a la propia organización, sino más bien con programas de
administración de archivos coherentes y bien planeados, los cuales, si se los implementa en
forma adecuada, pueden ayudar a evitar el pleito. Un raciocinio más convincente para la
administración de archivos no ha existido jamás, pues los administradores lo necesitan y a
la vez lo desean.

(3) Qué se cambie el enfoque de Liderazgo. Las propuestas uno y sólo pueden ser llevadas
a cabo por los líderes de la administración de archivos ya que los mayores cambios
filosóficos requieren una dirección ilustrada, y no aparecen como una iniciativa
rudimentaria. Aquellos que porten la investidura de líderes deberían considerar de qué se
están haciendo responsables, pues no se trata, insisto, de administración organizacional.
Los líderes profesionales deberían enfrentar aspectos profesionales, un de tales aspectos es
la ausencia de una base académica en la profesión de administración de archivos, otro
aspecto es el reducido número profesionales que han obtenido el status de Licenciado en
Administración Archivos. Un aspecto más es la imagen del practicante de administración:
ojos de los directores administrativos y ejecutivos. Otro aspecto es el hecho de que entre
cinco personas que ostentan el título de Administrador de Archivos, cada uno hace
diferentes trabajos. Dichos aspectos se pueden resolver y los administradores de archivos
podrán asumir su lugar merecido en la comunidad administrativa solo si los líderes lideran.

Un laberinto del que hay que salir

Ha sido una experiencia interesante, por supuesto. Hay una sentencia china que dice:
''Ojalá vivas en tiempos interesantes", pero prefiero no pensarlo de esa manera; yo veo la
administración de archivos como un laberinto del hay que salir, no como una carga que
hay que llevar. Los aspectos organizativos de la situación han sido todo un reto y sus
aspectos intelectuales estimulalantes. Como mi carrera aún no termina ansío nuevos retos y
estímulos.

101
Autor

Ira A. Penn, CRM y CSP, es el editor del boletín profesional Rece Management Quarterly
publicado por ARMA International. Es Analista Director Ejecutivo del gobierno federal de
Estados Unidos y tiene cerca de años de experiencia en administración de archivos e
información. En 1990 fue galardonado con el Premio Emett Leahy por sus contribuciones
y aportes destacados en este campo.
Como miembro activo de la Asociación ARMA International, el señor Penn fue merecedor
del Premio al Mérito en 1985 y recibió la distinción como Miembro Distinguido en 1990.
Es también miembro activo del Instituto Administradores Profesionales de Archivos, al
cual ha servido durante Ocho años como miembro de su junta directiva; recibió en 1992 el
Premio al Mérito que otorga dicho instituto.

El señor Penn, es egresado de la Universidad de Temple en Filadelfia. Como escritor

afamado, recibió el prestigioso Premio Literario Britt que otorga ARMA en 1979 y es uno
de los autores más importantes del Records Management Handbook, un texto internacional
publicado en Londres (Inglaterra). Por condición de buen orador, el señor Penn siempre es
invitado para presentar sus conferencias incitadoras a la reflexión, centradas en la realidad,
y controversiales.

BIBLIOGRAFÍA

Penn, Ira A. Administración de Archivos: Confundido aún después de tantos años. En

Gestión de Archivos, compilación de lecturas selectas. Comp., y trad. Octavio G. Rojas L.
Rojas Eberhard editores LTDA. Colombia 2001. pp. 151-166.

ACTIVIDADES

1. Explica que es el ciclo vital del documento.

2. Como se relaciona el ciclo vital con los archivos administrativos.
3. De la lectura de Elio Lodolini, realiza un esquema en donde plasmes la idea
principal de las edades del documento.

Envialas al Asesor

102
LECTURAS DE LA UNIDAD 3

LECTURA 1

ARCHIVÍSTICA Y “CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN”

Desde hace algún tiempo ha entrado en uso la locución "ciencias de la información",

denominación bajo la cual se incluyen disciplinas diversas, entre ellas las referentes a las
bibliotecas, las referentes al periodismo impreso y radiotelevisivo, y -a menudo- también
la archivística,
En nuestra opinión, por el contrario, la archivística no es una ciencia de la información,
sino que tiene un contenido bastante más amplio.
Obviamente, todo documento contiene también determinadas informaciones y tiene
también un "valor informativo"; pero el valor de los documentos es, en mucho, mayor, más
completo si se les considera no aisladamente, sino insertos en el conjunto orgánico, es
decir, en el archivo, del que forman parte.
Privilegiar la "información" contenida en el documento suelto e incluir la archivística entre
las ciencias de la información significaría volver atrás en un par de siglos. Recordemos, en
efecto, que el contenido de los documentos -o sea, podríamos decir, las "informaciones"
llevadas por ellos- constituía la base del método de ordenación "por materias" o según el
"principio de pertenencia" introducido en el siglo XVIII. Con la adopción de aquel
principio, que transformaba los archivos en antiarchivísticas colecciones de documentos,
podría, quizá, hablarse de una importancia de la "información" contenida en el documento
suelto.
Pero el progreso de la archivística ha llevado, ya desde la segunda mitad del siglo XIX y
en algunos casos también desde tiempos anteriores, al abandono de aquel principio y a la
adopción del principio opuesto, es decir, del "principio de procedencia", entendido como
reconstitución del orden originario. Con este principio se afirma además que el documento
suelto no tiene ninguna importancia o tiene una importancia mínima. Desde que ha sido
abandonada la ordenación por materias, por tanto, para la archivística ya no tiene
importancia el contenido del documento, es decir, la información que se encuentra en el
documento mismo (la cual es relevante, por el contrario, para otras disciplinas, distintas de
la archivística).
Para la archivística tienen importancia los dos elementos constitutivos del archivo, y esto
es el conjunto de los documentos y el conjunto de las relaciones que, desde el origen,
median entre aquellos documentos.
A este propósito, parece interesante citar la afirmación de un conocido estudioso
estadounidense, Theodore R, Schellenberg. Schellenberg afirma que en algunos casos los
documentos puedan ser conservados solamente por su "valor informativo". En tal sentido
cita el ejemplo de documentos referentes a las condiciones climáticas, producidos por
cuatro diversas oficinas o entidades: el Surgeon 's General
Office, la Smithsonian Institution, el Signal Office y el Weather Bureau. Cuando estos
documentos fueron transferidos al Archivo Nacional de los Estados Unidos, a una parte de
ellos fue dada una ordenación diversa de la originaria, sin ni siquiera respetar la oficina de
procedencia: los documentos fueron dispuestos por orden geográfico, y, en el interior del
grupo referente a cada localidad, por orden cronológico. Esto -afirma Schellenberg- por
cuanto aquellos documentos han sido conservados solamente por su valor de
información36.

103
Aquí ha sido trastornado el orden originario de cerca de trescientas mil fotografías aéreas
disparadas por la Royal Air Force británica sobre Italia durante la segunda guerra y
transferida después del final de la guerra a las autoridades italianas y destinadas al
"Instituto centrale per il catalogo unico e la documentazione" del Ministerio para los
Bienes Culturales. Aquel material documental estaba ordenado "por misiones de vuelo";
mientras que el Instituto per il catalogo e la documentazione" el orden originario ha sido
destruido, con un trabajo de muchos años y las fotografías han sido dispuestas por orden
geográfico de lugar 37.
Nosotros no creemos que determinados documentos puedan ser conservados sólo por su
"valor informativo" antes que como documentos de archivo, y mucho menos consideramos
que pueda ser modificado su orden originario, nada menos que -como en el caso referido
por Schellenberg- sin ni siquiera respetar el fondo de procedencia. Negamos, además, que
una ordenación distinta de la originaria pueda facilitar las investigaciones, cualesquiera
que éstas sean; pero nos parece interesante la afirmación de Schellenherg precisamente
porque él declara que aquellos documentos se: conservan para un fin simplemente
informativo y por esto va no han de tener una ordenación "archivística". En este punto, por
tanto, ya no constituyen un fondo archivístico o, de alguna manera, una parte orgánica de
un archivo, sino que se han transformado en una simple colección de documentos; salen
del campo de la archivística y entran en el de la ciencia de las informaciones.
Esperamos, no obstante, que en ambos casos antes citados los documentos vuelvan a ser
ordenados con un método archivísticamente válido, es decir, a través de la reconstitución
del orden originario, y por tanto, vuelvan a constituir bienes archivísticos, conservados en
cuanto tales y no solamente por las "informaciones" en ellos contenidas.
CITAS

35 Archive-Library relations, cit., p. 46

36 "An exception to the rule of preserving.; records in their original order should be made when records are preseved solely for Their
information content –without reference to their value as evidence of organization and function. Many modern
records are preserved solely for the information they contain on persons or places or on sociological, economic, scientific, or other
matters. Such records should be arranged solely with a view to facilitating their exploitation by scholars, scientists, and others without
regard to how they were arranged in the agency that created them".
"An example of such records is the climatological repons that were received by the National Archives from the Weather Bureau, Under
the original arrangement of these reports it was impossible to ascertain what climatological data existed for a given place. They were,
therefore, rearranged. The series created by each of the agencies that originally produced the records -the, Surgeon General's Office, the
Smithsonian Institution, the Signal Office, and the Weather Bureau- were kept intac, but the volume containing the reports were
unbound and the individual reports within them were rearranged by places (States and localities) and thereunder chronological
sequence"; Theodore R. Schellenberg, Archival principles of arrangement, en “The American Archivist", 24, 1961, pp. 11-24;
reimpreso en A modern archives reader: basic readings on archival theory and practice, edited by Maygene F, Daniels and Timothy
Walch, washington, D. C., National Archives and Records Service, 1984, pp. 149-161, donde las frases aquí referidas están en la p. 159.
37 Giovana Alvisi, Presentazione della colleezione L`aerofotografica da materiale di guerra a bene culturale. Le fotografie aeree della
R.A.F.- Mostra organizzata dall`Instituto centrale peri l catalogo e la documentazione, Roma, British School at Rome, 24 de junio – 10
de julio de 1980, Ministero per i Beni culturali e ambientali, 1980, pp. 8-9,

BIBLIOGRAFÌA

LODOLINI Elio. Archivística: principios y problemas. Trad. Mercedes Costa Paretas.

ANABAB. Madrid 1993. pp. 267-269

104
LECTURA 2
Las ciencias auxiliares de la archivística
Introducción

La archivística constituye en si misma un conjunto de conocimientos y de métodos

específicos y originales para el logro de sus fines, es decir, que no han sido tomados de
otras ciencias o disciplinas; en cambio, y como le sucede a cualquiera de éstas, necesita
recurrir a otras ramas del conocimiento humano, sin las cuales no podría alcanzar
plenamente sus objetivos: las ciencias auxiliares. Decir auxiliar no significa relación de
sumisión o consideración de inferioridad, sino que se recurre a ellas de modo parcial como
ayuda para la consecución de unos fines determinados. Así como la medicina recurre a la
biología, a la química y a la física, entre otras, como auxiliares, la archivística hace lo
propio con otras ciencias y disciplinas.
Los documentos, base de nuestro trabajo, hasta la invención de la imprenta e incluso
después, han sido redactados a mano en su mayor parte. A lo largo del tiempo se han
venido empleando tipos de letras diferentes a las actuales; desde las escrituras prerromanas
hasta la humanística, se han sucedido diferentes ciclos como la escritura visigótica, la
carolina, la gótica, con sus modelos (redonda, cursiva, procesal...) y variantes geográficas.
El tratamiento adecuado de la documentación histórica nos obliga a adquirir los
conocimientos necesarios para poder interpretar las diferentes grafias, en orden a la
correcta comprensión de los documentos. Este es el motivo por el cual se recurre a la
paleografía.
Por otra parte, los documentos, tanto más los oficiales que constituyen el grueso de los
fondos archivísticos, poseen una estructura formal, una lógica según la cual se dispone su
contenido, que está en relación con su categoría. Si tomamos el texto de una ley, un
contrato de compra-venta y una factura, observaremos que su apariencia es distinta, la
información se dispone de acuerdo con criterios diferentes; su propia redacción, las
personas que intervienen, nos dan una idea del procedimiento seguido en la elaboración de
cada uno de ellos. Si, posteriormente, comparamos cada uno de estos tipos documentales
con otros de la misma naturaleza, comprobaremos que en esencia son similares, es decir,
han sido elaborados de acuerdo con unos criterios idénticos, de modo que en cada caso
hablamos de leyes, contratos y facturas. Para poder diferenciar los tipos documentales, su
denominación, categoría, etc., la diplomática nos proporciona los criterios necesarios.
Asimismo, el cómputo del tiempo ha sido diferente en determinados momentos de la
historia y en las distintas civilizaciones. La cronología y la cronografía nos dan las pautas
para poder traducir cualquier tipo de datación al cómputo actual, a fin de situar los
documentos correctamente en el tiempo.
Como podrá inferirse de lo dicho hasta ahora, puesto que los documentos se producen a lo
largo de la existencia de la humanidad, la archivística recurre a la historia para comprender
el contexto en el que la documentación ha sido creada y, de manera muy especial, la
historia de la institución que ha producido cada fondo de archivo.
La producción documental, por otra parte, se materializa en el curso de la tramitación
administrativa, sea pública o privada, y de acuerdo con el marco legal de cada sociedad en
cada momento; de ahí que el derecho sea una pieza auxiliar clave para conocer el corpus
legal que rige los procedimientos y las actividades que se plasman, al fin, en forma de
documentos.
Si éstas constituyen lo que podríamos denominar ciencias auxiliares clásicas, existen otras
de más reciente cuño, como es el caso de las tecnologías de la información, o tradicionales
pero insuficientemente consideradas hasta ahora, como lo es la lingüística.

105
Así como antes las grafías de la escritura eran distintas a las actuales, desde hace unas
décadas sucede algo parecido: existen máquinas que producen documentación no legible
directamente y que debemos interpretar para ponerla en uso. Además, el papel ya no es el
único ni el principal medio para fijar y transmitir la información, de modo que la
archivística recurre a estas tecnologías, tanto para tratar la información producida in situ,
como para agilizar el trabajo profesional en numerosas áreas.
Por último, además de la gramática histórica aplicada a los textos, la lingüística en
conjunción con otros saberes nos ofrece un abanico de nuevas posibilidades, con gran
proyección de futuro, para mejorar el trabajo archivístico, derivadas de las denominadas
industrias de la lengua.

1. La paleografía

Término procedente del griego paleos (antiguo) y grafía (escritura). Es el tratado de las
escrituras antiguas trazadas sobre soportes materiales suaves (papel, papiro, pergamino),
mientras que las trazadas sobre materias escriptorias duras (mármol, bronce, etc.)
pertenecen a la epigrafía. El primero que empleó el término fue el benedictino francés B.
Montfaucon en su Paleographia graeca (1708). Últimamente se entiende en un sentido
más amplio, abordando, además de los signos gráficos, todos los elementos que
intervienen en la escritura: soportes, instrumentos, procedimientos de ejecución…
Los objetivos de la paleografia pueden resumirse en tres aspectos1:

1. «Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos complementarios)
de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el paleógrafo lector a saber lo
que aquellos significan en su sentido más elemental y simple».
2. «Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de
situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden a
la elaboración y construcción crítica de la historia.
A la paleografía le tocará decidir sobre la época en que aquel conjunto de caracteres estuvo
en uso, sobre el lugar y área de extensión correspondiente a aquel género de letra, sobre los
centros y personas que lo utilizaron, Sobre el fin a que se destinaba la pieza escrita, sobre
su tradición a través de los posibles poseedores, con la huella que dejaron en la misma».
3. «Analizar la naturaleza de los signos gráficos, no tanto en orden a aprovechar los
elementos que dicho análisis suministre para el trabajo historiográfico en general, sino,
primero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es
decir, su origen, su evolución, sus cambios y variantes».

El archivero necesita de la paleografía para realizar determinadas tareas de su trabajo con

fondos antiguos, aunque no necesita especializarse en esta materia. Su conocimiento es
necesario para leer y comprender los manuscritos anteriores al siglo XVII, momento a
partir del cual la escritura humanística o actual está extendida, para poder analizarlos y
describirlos. También es útil para situar en el tiempo e, incluso, en el espacio, aquellos
manuscritos que por deterioro o cualquier otra causa, no ofrezcan información acerca de su
datación y localización geográfica. En fin, resulta necesaria si en alguna ocasión el
archivero debe evaluar una adquisición de documentos, de modo que sepa discernir su
autenticidad y, sobre todo, su valor informativo; algo que se produce con poca frecuencia,
pero que, cuando sucede, hay muchas posibilidades de encontrarse con ofertas
sobrevaloradas cuando no descaradamente falsas.

106
2. La diplomática

Diploma viene del griego y quiere decir doblado o plegado en dos partes, haciendo con
ello referencia a los documentos que se cerraban mediante doblez para proteger su
contenido; cuando era personal o reservado2.
Fueron los primeros humanistas italianos, quienes empezaron a aplicar el término a piezas
documentales procedentes de la más alta autoridad civil o eclesiástica y luego, a cualquier
documento revestido en sus formas internas y externas de especiales solemnidades.
Se puede definir la diplomática como tratado del documento que lo analiza crítica mente
en todo su conjunto, pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y
conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es
verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, y establecer su valor como fuente histórica.
El recurso a la paleografía y a la diplomática es muy anterior a su reconocimiento como
campo del saber humano. La lectura de documentos escritos con grafías ya abandonadas y
la crítica de aquellos con sospechas de falsedad, exigían el recurso a unas habilidades que
se desarrollaron de forma práctica antes de ser sistematizadas. El primer paso importante
lo dio Lorenzo Valla, humanista florentino quien, en 1440, por encargo de Alfonso el
Magnánimo, demostró en su tratado De falso credito et eminentia Constantini donatione
declamatio la falsedad del documento, según el cual el emperador Constantino había
donado al Papa el Estado Vaticano. Más adelante, en 1675, Papembroeck publica un trata-
do en el que intenta demostrar las sospechas de falsedad que gravitaban sobre muchos de
los documentos más antiguos, sobre todo los altomedievales. En 1683 J. Mabillon en su
De re diplomatica..., contestando al anterior, dedica varios capítulos a las escrituras.
El objeto de la diplomática lo constituyen todos los documentos, desde los más antiguos a
los actuales, y no sólo los de origen medieval aunque hayan sido el objeto predilecto de sus
estudiosos.
Aunque la razón de ser y el fondo de todo documento es un acto jurídico, la diplomática
tiene en cuenta tanto y más que el fondo, la forma del documento, no sólo material y
externa (soporte y tintas), sino sobre todo interna: estructura del documento -protocolo,
texto y escatocolo-, fórmulas empleadas en su redacción, la génesis y las fases por las que
ha pasado el documento.
Por fin tiene como objetivo distinguir entre documentos auténticos y falsos, no desde el
punto de vista histórico, sino documental.
Los conocimientos de diplomática sirven al archivero para:

• Conocer la tradición documental: si se trata de un original o de una copia, y en este

•
caso cual es su clase (simple, certificada...).
Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un
documento es verdadero o falso y en qué grado. A veces nos encontramos con
documentos cuyo contenido es rigurosamente verídico desde el punto de vista his-
tórico, pero diplomáticamente falsos...
• Conocer la tipología diplomática, que está en función del número y de la
disposición de los elementos formales. Aunque en este punto nos encontramos con
un escollo considerable, pues apenas existen estudios de tipología, salvo para las
cancillerías pontificia y reales de la Edad Media, dada la preferencia de los
diplomatistas por este periodo.

107
3. La cronología

Del griego cronos (tiempo) y logos (tratado), es la disciplina que permite conocer la
medida del tiempo3. Pero hay que distinguir la cronología matemática o astronómica y la
cronología técnica. Es esta última, la cronología técnica, el objeto de atención de la
archivística, puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de
la humanidad. Resulta especialmente útil para la documentación histórica. Así los
sumerios, egipcios, griegos, romanos... tenían cómputos diferentes del tiempo entre sí y
respecto del nuestro. En los países musulmanes se emplea el calendario lunar, que
comienza en el año de la Hégira (632 d.C.), el año tiene doce lunas y cada siglo noventa y
siete años solares.
Centrándonos en el mundo occidental europeo, habrá que esperar a que en 1582 el papa
Gregorio XIII aprobara el nuevo calendario que normalizará, a partir de entonces, la
medida del tiempo en todo el orbe cristiano; si bien hasta los años 1917-1927 los países
ortodoxos de la Europa oriental no lo adoptaron. Antes de dicho año (1582), se habían
empleado diversos sistemas de datación. Veamos los principales:

• La era cristiana: sistema inventado por Dionisio el Exiguo, monje del siglo VI, se
caracteriza porque comenzaba con el nacimiento de Cristo y su uso se generalizó a
partir del año 1000 aproximadamente.
Había distintos estilos de comenzar el año: el de la Circuncisión (1 de enero), el de
la Natividad (25 de diciembre), el de la Encarnación o de la Anunciación (25 de

• La era hispana: empleado en nuestro país, se inicia en el año 38 a. C. (conquista de

marzo), etc.

la Hispana por parte de los romanos), aparece en el siglo IV y desaparece entre los

• Los doce meses del año de origen romano (calendario juliano), se emplearon con
siglos XII y XIV, según los, diferentes reinos.

los mismos nombres y número de días que en la actualidad; también se usó, aunque
muy poco, el cómputo de días por calendas, nonas e idus, asimismo de origen
romano. En los siglos XIII y XIV apareció una nueva fórmula, la de los días
andados (los primeros quince días de cada mes) y los días por andar (los quince

• Los días de la semana son igualmente de origen romano, salvo el sábado que es de
últimos de cada mes).

raigambre hebrea. En la Alta Edad Media fueron sustituidos por las ferias, la
primera de las cuales era el domingo, el lunes era la segunda feria y así
sucesivamente. Durante el medievo también era frecuente indicar la feria litúrgica
en la datación de los documentos.

Con posterioridad al gregoriano, merece la pena mencionar el calendario republicano

francés. Establecido por la Convención para borrar toda huella religiosa, emplea un nuevo
cómputo que comienza el 22 de septiembre de 1792, fecha en que se declaró la República
(año 1). El año constaba de doce meses cuyos nombres procedían del clima y de las
labores agrícolas (vendimiare, brumaire, frimaire, nivôse, pluviôse, ventôse, germinal,
floreal, prairíal, messidor, thermidor, fructidor). Cada mes tenía treinta días, el día diez
horas de cien minutos y el minuto cien segundos. Dejó de utilizarse a partir de 1806.

La cronología es útil sobre todo para la documentación histórica, especialmente medieval.

Existen fórmulas, tablas, calendarios perpetuos, etc. para reducir los cómputos al actual.

108
4. La historia

Memoria de la evolución de la humanidad, abordable desde numerosas perspectivas,

resulta tan inherente al hombre y a su conocimiento que todas las ciencias y disciplinas la
incluyen entre sus presupuestos programáticos; así existe una historia de la ciencia, de la
tecnología, del derecho, de la medicina... Del mismo modo, la archivística recurre a ella
para elaborar su propia historia, aunque no sea ésta la única ni la más importante de las
perspectivas desde la que la aborda.
La relación entre ambas es muy estrecha y biunívoca. Por un lado, los documentos de
archivo son la fuente básica de investigación e información para la historia. Por el otro, los
documentos son fruto de la actividad de las personas, físicas o morales (empresas,
instituciones...) que los han producido a lo largo del tiempo. En tal sentido es necesario
conocer la evolución de la sociedad en general, y la de esas personas en particular. Así, la
organización de un archivo exige el conocimiento profundo de la historia de su creador
para:
1. Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.
2. Conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades desarrolladas.
3. Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales
especialmente cuando están desorganizados- para dotarles de un organigrama objetivo y
estable en el tiempo.

5. El derecho

La importancia que tiene para la archivística viene dada por la propia naturaleza de los
fondos documentales. Tanto los públicos como una parte muy significativa de los privados
proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Sin necesidad de ser experto jurista,
el archivero debe conocer, con mayor o menor profundidad, determinados campos del
derecho:

1. La legislación básica del Estado que rige el funcionamiento de la sociedad, en nuestro

caso la Constitución y el estatuto de autonomía de la comunidad.
2. La legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo servicio se
encuentra el archivo. Por ejemplo, en el caso de un ayuntamiento: la Ley Reguladora de
Bases de Régimen Local, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de las
Corporaciones Locales, la ley de régimen local de la comunidad autónoma, así como los
decretos y reglamentos que desarrollen la legislación básica.
3. La legislación de ámbito archivístico: la Ley del Patrimonio Histórico Español la de la
comunidad autónoma, al igual que su ley de archivos, la legislación sobre tratamiento y
protección de datos (por ejemplo, la LORTAD), secretos oficiales, derecho de acceso a la
información, etc.; sin olvidar el reglamento del propio servicio.
4. La legislación sobre el procedimiento administrativo: Ley de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los secretos de
su desarrollo.

6. Las tecnologías de la información

Podemos definirlas como el conjunto de medios informáticos (físicos y lógicos) que sirven
para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información,
así como las telecomunicaciones; lo que en el argot popular se resume con el término
informática. Desde sus inicios en los años cuarenta, el desarrollo de estas nuevas

109
tecnologías ha sido vertiginoso y alcanzado a todos los sectores de actividad, hasta el
punto de hacerse imprescindibles en las sociedades desarrolladas. Su presencia como
auxiliar del archivero en el desempeño de sus tareas es algo fuera de toda duda pues, como
señala M.a T. Molina, la materia prima de estas tareas es la información, «y la informática
definida de modo muy breve es la técnica del tratamiento automático de la información»4.

La aplicación de estas tecnologías en los archivos empieza a principios de los años setenta,
cuando se crea el Comité de Automatización del Consejo Internacional de Archivos, que
comienza a publicar el boletín ADPA. En la misma década arrancan los primeros
proyectos españoles, impulsados por la Inspección General de Archivos: la guía de
investigadores, el proyecto de informatización del Catastro de Ensenada, el inventario
informatizado de los protocolos notariales y el Centro de Información Documental de
Archivos, creado por el Ministerio de Cultura en 1978.
El retraso en el desarrollo de proyectos respecto de otras profesiones ha sido achacado a un
conservadurismo inveterado de los archiveros; sin ser del todo incorrecto, existe otro factor
reseñado por T. Molina: «Si se ha tardado en empezar no es por conservadurismo, sino
porque los métodos tradicionales de clasificación, de índices, de ordenación de los fondos,
etc., estaban suficientemente desarrollados como para dar un servicio satisfactorio al
demandante de información, es decir, bastaban las herramientas tradicionales para una
correcta recuperación del dato requerido». Lo cierto es que con la creciente producción
documental de las administraciones, y el paralelo aumento en la demanda de información,
los sistemas tradicionales se revelan insuficientes, tanto en el ámbito de la documentación
histórica como, y sobre todo, en el de la documentación administrativa al servicio de la
toma de decisiones.
En este aspecto, el archivero no necesita poseer conocimientos profundos de informática,
ni tan siquiera dominar lenguaje de programación alguno, pues para ello hay especialistas.
Necesita, en cambio, «conocer las posibilidades que brinda la informática en general y
cuales de ellas pueden ser de utilidad en la propia área de actividad, tener criterio para
evaluar los programas existentes y poder decidir acertadamente si son utilizables o no ante
cada problema en caso de que haya que aprender programas específicos, aprender a
dimensionar la necesidad del equipo, elegir con criterios acertados ante una oferta de
servicios, etc.».
Las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas en múltiples tareas archivísticas,
tales como las transferencias, el control físico de los fondos, el control de préstamos y
consultas, los instrumentos de descripción, el expurgo, la difusión, la gestión del servicio,
por citar los principales. Cada día abundan más las aplicaciones en el mercado, aunque
también se puede recurrir a los sistemas ad hoc, o a las adaptaciones a la medida. En
cualquier caso lo que el buen profesional necesita es tener bien claras sus necesidades y
sus expectativas, para proceder a evaluar las diversas opciones que le ofrece el mercado.
Por otro lado, conviene no olvidar la documentación producida por medios electrónicos,
cada vez más abundante, y que el archivero debe tratar; para lo cual necesita conocer su
naturaleza, el procedimiento de creación, los sistemas de acceso, los de intercambio, etc.,
para poder ponerlos en servicio adecuadamente.

7. La lingüística

Ciencia que estudia la lengua humana, ha sido empleada tradicionalmente como auxiliar
para el trabajo con textos históricos, empleando los conocimientos de la gramática
histórica para su estudio critico, para su datación en casos dudosos, etc. Sin embargo, se
señala muy pocas veces que el archivero, y los demás profesionales de la información,

110
tanto en el análisis de los documentos como en algunos productos para su mejor gestión,
trabajan con la lengua y necesitan el auxilio de la ciencia que la estudia. Como indica la
profesora C. Díez Carrera, la lingüística «sirve de fuente para llevar a cabo las labores
lingüísticas que se dan dentro de las tareas técnicas propias de los centros de información:
indización y resúmenes»5. La falta de formación en este campo es causa de frecuentes
ambigüedades e inexactitudes en las labores ya reseñadas. Además, señala, su
conocimiento sirve para evaluar otros productos lingüísticos: sistemas de traducción
automática, sistemas terminológicos, de indización..., herramientas muy importantes para
los profesionales de la documentación, en tanto contribuyen a una mejor explotación y a
una mayor rentabilidad de la información.
Dichos productos son fruto de las industrias de la lengua. Éstas «proceden de la conjunción
de dos saberes: la lingüística y la informática, asistidas por otras ciencias como la
ingeniería, la psicología, la lógica, la documentación... surgen, por tanto, del
procesamiento automático de la lengua natural». La mayoría de sus resultados son
aplicables a nuestros centros; veamos los principales:
- Todas las investigaciones que conllevan el procesamiento de la lengua natural
(analizadores morfológicos, sintácticos y semánticos) para la comunicación oral con las
máquinas.
- Los bancos terminológicos, para el acceso a la terminología actualizada en cualquier
lengua, de la que se nutren los sistemas de indización y los de traducción.
- Los sistemas de indización, ya sea mediante palabras clave, términos controlados (listas
de autoridades y tesauros), o lengua natural.
- Los sistemas de traducción automática, para acceder a documentos escritos en cualquier
idioma.
- Los correctores ortográficos y de estilo, presentes con mayor o menor precisión en
muchos programas para el tratamiento de textos.
Estos productos, que en un futuro próximo tendrán una aplicación más directa en nuestros
centros, son útiles tanto para los usuarios como para el archivero, quien deberá poseer los
conocimientos básicos de su sustento lingüístico para poder evaluar su rentabilidad, en
función de su precisión, y utilizarlos en su trabajo.

CITAS
1 Paleografía y Diplomática. Madrid: UNED, 1991, pàgs.21 y 22
2 Ibid.
3 A. Capelli: Cronología cronografía e calendario, perpetuo: dal principio dell'era crístiana al nostri giorni. Milán: Ulrico Hoepli, 1983,
608 págs.
4. Ma. T. Molina: «El archivero en la sociedad informatiza>, en Boletín de ANABAD. XXXVI, 1986, 1-2, págs. 29-30
5 C. Diez Carrera: Las industrias de la lengua: panorama para los gestores de información. Madrid: Biblioteca Nacional [etc.], 1994.

BIBLIOGRAFIA

CRUZ MUNDET, Jose Ramon. Manual de Archivística. 2ª ed. Fundacion German

Sanchez Ruizpérez. Madrid 1996. pp. 79-89.

111
LECTURA 3

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Del concepto de documento analizado se deduce que su característica fundamental es la de

constituir acumulación de información que puede ser ofrecida en un momento dado. Hay
cuatro disciplinas fundamentales que convierten al documento en objeto de sus estudios: la
historia, el derecho, la diplomática y la documentación, lo que nos da idea de la extensión
de este concepto (Martín-Pozuelo, 1996: 92).
Nos interesa en este capítulo el concepto de documento archivístico, que creemos
necesario abordar a partir de las concepciones que del documento tienen el derecho, la
diplomática y la historia, pues la conceptualización del documento desde la documentación
ya ha sido expuesta. Hemos comentado ya que existen ciertas diferencias entre el
documento cognitivo, propio de las bibliotecas, y el documento administrativo
característico de los archivos. Las peculiaridades del documento de archivo dota de cierta
singularidad a la disciplina que de él se ocupa, la Archivística, a la que hemos considerado,
no obstante, una disciplina de la ciencia de la documentación, pues comparte con la
biblioteconomía y la documentación objeto y métodos de trabajo. Abordaremos
brevemente las relaciones que la archivística tiene con otras ciencias, para pasar a analizar
a continuación el concepto de documento.

4.1. LAS RELACIONES DE LA ARCHIVÍSTICA CON OTRAS CIENCIAS

Tres grupos de disciplinas son las que han marcado la evolución de la archivística: la
ciencia de la documentación, las ciencias de la administración y las ciencias históricas.

4.1.1. La archivística y la ciencia de la documentación

La ciencia de la documentación agrupa una serie de disciplinas diversas, que tienen una
aplicación técnica bien asentada y cuyas distintas actividades son llevadas a cabo por
profesionales que realizan funciones en fondos documentales y que reciben nombres
diversos como documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de la información,
etcétera. Todas estas actividades y funciones son coincidentes en su objetivo: facilitar el
acceso a la información, principalmente documental.
Archivística, biblioteconomía y documentación tienen sus particularidades, pero sus
puntos de unión son muchos más que los de separación. En la sociedad de hoy, para
contestar a las demandas de los usuarios (la administración, el investigador o el ciudadano
en general), los papeles del bibliotecario, del documentalista y del archivero no están en
conflicto, sino que son complementarios, El documento digital y el www están
aproximando cada vez más estos papeles,
El objetivo de la archivística es disponer la documentación organizada, recuperable para el
uso de la administración, el ciudadano y el investigador, de ahí que el archivo se
componga de tres elementos esenciales, como señala Rodríguez López.25a

Archivo = Documentos + Organización + Servicio

Dar servicio, informar, es el fin primordial de bibliotecas y centros de documentación, y

para ello es necesaria la previa organización de los documentos que poseen o a los que
pueden dar acceso. Como vemos, por tanto, las tres instituciones básicamente coinciden.
Se diferencian en que el archivo tiene una finalidad más conservadora que las otras

112
instituciones -en las que predomina el objetivo difusor-, debido al carácter testimonial de
sus documentos, y en su organización, según el principio de procedencia en los archivos, y
por materias en los demás centros.
Según Fuster (1999: 104-105) la archivística se diferencia de las demás disciplinas
documentales en: el carácter seriado de los documentos, el sentido del archivo como
conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental, y el principio de
procedencia.
La principal diferencia radica en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo y
colección de biblioteca, como ya señalamos en el capítulo anterior, y la distinta
organización de los documentos en el fondo y en la colección obedece a las diferencias
entre los documentos administrativos y cognitivos. A esclarecer las peculiaridades del
documento administrativo propio de los archivos dedicaremos este capítulo.
Por lo que se refiere a los centros de documentación, tradicionalmente se han caracterizado
por su dinamismo y por ser pioneros en la difusión de la información de los contenidos
documentales. Hoy las bibliotecas han avanzado mucho en este camino y sus diferencias
se han acortado.
Con respecto a la relación entre archivo y centro de documentación, en muchas ocasiones
los centros de documentación son dependencias de un organismo que produce
documentación que es organizada por este centro; por tanto, el centro de documentación
gestiona un archivo al servicio principalmente de esa institución, como archivo
administrativo que es.
El centro de documentación integrará, pues, un fondo documental con una colección,
documentos administrativos y documentos cognitivos, fuentes de información interna y
externa, pues su función es proporcionar al usuario toda la información necesaria para la
toma de decisiones en su ámbito.
Percibimos el centro de documentación como una institución integradora que aproxima a
las tres instituciones documentales: archivos, bibliotecas y centros de documentación, y a
las disciplinas que de ellas se ocupan, que pueden aglutinarse bajo una única ciencia: la
documentación.

4.1.2. La archivística y las ciencias de la administración

La archivística tiene por objeto de estudio los archivos y los documentos resultado de la
actividad de la Administración, con lo que se erige de alguna manera en continuadora de la
labor de ésta, en tanto en cuanto posibilita que la función de los documentos y archivos
siga cumpliéndose cuando ya no forman parte material de la Administración (Martín-
Pozuelo, 1996: 158-159).
El cumplimiento del principio archivístico por antonomasia, el principio de procedencia,
implica el respeto al procedimiento administrativo o jurídico que da lugar a los
documentos. En consecuencia, en la formación del archivero adquieren una notable
importancia los conocimientos referidos al procedimiento y a la gestión administrativa
como principios que inspirarán su propia gestión.
El papel de la archivística respecto de la Administración fue en un principio de auxiliar.
Durante muchos siglos los archiveros fueron juristas y profesionales procedentes de la
Administración y esta procedencia marcó la subordinación de los archivos a las entidades
productoras. Esta relación pasó a segundo plano cuando los archivos se convirtieron, a
partir del siglo XIX, en auxiliares de la historia (Cruz Mundet, 1994: 103).
La subordinación de los archivos a las entidades productoras de los documentos tiene su
razón de ser en la consideración única de los valores primarios del documento, aquellos
que el documento tiene desde su nacimiento, es decir, su valor administrativo, producto de

113
una actividad determinada de una institución x. En esta consideración se cimenta la teoría
anglosajona del records management, que surge a raíz de la ingente cantidad de
documentos que se producen en Estados Unidos con la segunda guerra mundial.
El profesional que se va a encargar de la gestión de los archivos de la Administración se
considerará como administrador de documentación administrativa, perteneciente y
totalmente integrado en los sistemas de la administración. Los records managers, como
dice Cruz Mundet (1994: 146), son gestores de documentos que se encargarían de la
documentación con valor primario: legal, jurídico o probatorio, financiero o fiscal,
informativo e intrínseco.
Sobre la base de estos valores primarios, la archivística debe mantener sus relaciones con
las ciencias jurídicas y de la administración, derecho y procedimiento administrativo.
En este sentido dice el profesor Martín Fuertes (1997) que la evolución de las funciones de
los archivos, cuestión nuclear de la archivística, marca su evolución, desde el
planteamiento tradicional de los archivos al servicio de la historia, hasta el presente de la
función integral del archivo, ya que éstos no nacen para servir a la historia y a la
investigación sino a la gestión, para prestar un conjunto de servicios a la sociedad, desde
pruebas jurídicas a simples testimonios.

4.1.3. La archivística y las ciencias históricas

En la misma medida que en el caso anterior, se consideran relevantes las relaciones que la
archivística mantiene con las ciencias de la historia. Dado el carácter que con el paso del
tiempo pueden llegar a alcanzar los documentos y derivado también de su carácter
testimonial, los mismos se convierten en objeto de interés para estas disciplinas (Martín-
Pozuelo, 1996: 159).
Durante el tiempo que duró una concepción primordialmente histórica del archivo, estas
relaciones fueron prácticamente exclusivas, situación que se vivió durante el siglo XIX. La
caída del Antiguo Régimen va a suponer la supresión de una serie de instituciones, lo que
deja desprovisto de su valor original a la documentación que contenían. Esa
documentación pasa a tener solo valor histórico y podrá ser de libre acceso. Surge entonces
la división entre archivos históricos y archivos administrativos, entre fondos para la
historia y la cultura, y fondos para la gestión.

En este siglo cuando se produce el nacimiento de la archivística científica, que en su

primer estadio no será más que una ciencia auxiliar vinculada a otras, como la diplomática,
la paleografía y la bibliografía, con las que compartirá finalidad historiográfica como
función esencial y constitutiva. La liberación de la archivística de la subordinación a la
historia vino de la formulación de dos fundamentos científicos: el principio de procedencia
y el establecimiento del ciclo vital de los documentos.
Sin documentos no hay historia; de hecho, para referimos a los acontecimientos humanos
anteriores a la existencia de la escritura, usamos el término de prehistoria. Como señala
Moreiro (1991: 108) aunque la concepción de documento para la historia no se agota en la
expresión escrita, pues trasciende a numerosos testimonios artísticos y culturales, son los
escritos los documentos por antonomasia. A través de los archivos, lugar de custodia de los
escritos, se establece una nueva relación entre la historia y la ciencia de la documentación.
La mayor proximidad entre la historia y la documentación se establece pues por medio del
objeto sobre el que aquélla investiga: el documento, hasta tal punto importante que para
asegurarse el acceso idóneo a la información contenida en él, se hizo obligatoria la
presencia de las ciencias auxiliares de la historia, la paleografía, la epigrafía y la
diplomática.

114
Ahora bien, como señala Cruz Mundet (1994: 86), estas relaciones entre la historia y la
archivística son biunívocas. Por un lado, los documentos de archivo sirven a la historia
como fuente básica de investigación para conocer el pasado. Por el otro, los documentos
son fruto de la actividad de las personas, físicas o morales, que los han producido a lo
largo del tiempo, y la archivística necesita conocer la evolución de esas personas o

• Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

instituciones para:

• Conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades desarrolladas.

• Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones
documentales para dotados de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.

Para el archivero resultan imprescindibles, por tanto, los conocimientos de historia de las
instituciones.

4.2. APROXIMACIÓN JURÍDICA AL CONCEPTO DE DOCUMENTO

Ya hemos visto, al realizar una aproximación histórica al concepto de documento, como

uno de los sentidos tradicionales del término era el de servir como testimonio o prueba.
Martínez Alcubilla (1917: 171) lo concibe como aquella escritura o instrumento en que se
aprueba, confirma, hace constar o acredita algún hecho, disposición, convenio, crédito,
obligación, derecho o ventaja. El elemento conceptual que interesa a los juristas deriva de
su función de ser testimonio de un hecho, del que sirve como prueba. Estas características
no se alejan del documento específico de archivo.
Desde el punto de vista del derecho es la naturaleza jurídica del documento la que lo
define como cualquier testimonio escrito u oral, destinado a dar fe de un hecho; es lo que
se denomina documento-instrumento (Riesco et al., 1988: 161).
La actividad jurídica es una actividad comunicativa, y la comunicación jurídica se lleva a
cabo a través de documentos, pues los actos, hechos, acontecimientos, normas o juicios
que se comunican necesitan la constancia expresa de elementos como la fecha, el lugar y el
hecho mismo de la comunicación. Lo antedicho evidencia que los juristas han considerado
el documento de un modo instrumental, del que no está muy lejano el nombre de
instrumento que se le da en la vida forense, nacional e internacional (Sagredo e Izquierdo,
1983: 173-178).
El documento interesa al jurista en cuanto sede formal -necesaria legalmente o voluntaria
de la actividad jurídica, para preconstituir una prueba que, potencial o actualmente, pueda
servir para dejar claras situaciones, relaciones, titularidades, legitimaciones, etcétera,
jurídicas, ya de un modo pacífico, ya a través de una contienda, judicial o no. En último
término, el documento interesa al hombre de leyes no como tal documento, sino en cuanto
elemento de seguridad jurídica (Desantes, 1987: 62).
Como señala Desantes (1987: 61-62) no se puede regatear a la doctrina jurídica el mérito
de haber profundizado en el estudio del documento desde distintos puntos de vista: civil,
penal, administrativo, procesal, notarial, registral, internacional, etcétera. El documento es
la base de la actividad de notarios y registradores. En todos los tipos de procedimientos
posibles, se constituye como la más segura base del juicio. Sin embargo, el acercamiento
es unilateral y deja grandes lagunas en la consideración del documento en su misma
esencia, como objeto del derecho a la información. Como pone de relieve este autor (1987:
63-64) tan sólo se considera documento aquel instrumento que recoge, advera, incorpora o
formaliza declaraciones, actos jurídicos o hechos que tienen relevancia en la vida del
derecho. Quedan excluidos del concepto de los juristas, por tanto, los documentos
meramente informativos, sin valor jurídico alguno.

115
Más todavía, a la doctrina clásica o jurídica no le preocupan los documentos jurídicos en
su aspecto informativo y dejan de preocuparle los documentos que recogen actividad
jurídica en cuanto que los efectos de tal actividad cesan de producirse por cualquier razón
como, por ejemplo, la caducidad. Cuando esto sucede y los documentos pierden su valor
administrativo, se produce su transferencia al archivo intermedio.26
Sin embargo, cuando la consideración jurídica clásica del documento está próxima a
perder su interés y su razón de ser, el documento conserva todo su significado desde la
perspectiva del derecho a la información. En ocasiones, incluso, el interés puede ser
mayor, dado que no es posible poner en movimiento los resortes procesales previstos en la
ley para poderlos conservar y conocer. Por tanto, desde el punto de vista del derecho a la
información, todo documento -con eficacia jurídica o no- interesa por su trascendencia
informativa y porque, precisamente en virtud de ésta, sirve para satisfacer el derecho
humano a la información.
Como dice Desantes, desde la perspectiva de la documentación informativa, todo
documento es interesante y, en consecuencia, ha de tomado en cuenta el derecho a la
información (Desantes, 1987: 65-66).
Por lo que se refiere al soporte del documento jurídico, las disposiciones legales referentes
a los documentos y a la prueba documental hasta momentos recientes parecían no conocer
otro tipo de materialización del mensaje que el de texto escrito, ni más soporte que el
papel. En el Diccionario básico jurídico (1996: 197) se define el documento como
«instrumento escrito que contiene la relación o constatación de un hecho o circunstancias
relativas a hechos o personas». También Riesco et al. (1988: 161) definen el documento
jurídico como: «cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado a ser prueba
jurídica de un hecho».
En nuestro tiempo, las nuevas leyes de procedimiento administrativo establecen que los
documentos electrónicos, informáticos o telemáticos gozarán de la validez y eficacia del
documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservación, junto con la recepción del interesado. Ya la ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común (BOE núm. 285, de 27 de noviembre de 1992), que sustituye a la
ley de Procedimiento Administrativo de 1958, contenía una decidida apuesta por la abierta
incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad
administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las administraciones
públicas.
El real decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas
electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, abunda
en esta línea de desarrollo, con la pretensión de delimitar, en el ámbito de la
Administración General del Estado, las garantías, requisitos y supuestos de utilización de
las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas para la confección de documentos.
De gran trascendencia ha sido la aprobación del real decreto-ley 14/1999, de 17 de
septiembre sobre firma electrónica (BOE de 18 de septiembre de 1999). España se
convierte así, junto a Alemania, en el primer país que introdujo una regulación completa
sobre esta materia, abriendo las puertas a un intercambio de bienes y servicios. Su objetivo
es garantizar la seguridad de las comunicaciones que realicen las empresas y los
ciudadanos a través de la red y, en especial, el comercio electrónico. Se espera que impulse
de forma decisiva la sociedad de la información (Álvaro, 2000: 58). La firma electrónica
es un código de autenticación que identifica formalmente al autor o autores de un
documento. Tendrá el mismo valor jurídico que la firma manuscrita y será admisible como
prueba de juicio.

116
Para proteger la seguridad y la integridad de las comunicaciones, la firma electrónica
tendrá que estar avalada por un certificado reconocido que permita verificar la identidad
del usuario y que será expedido por el prestador de servicios de certificación. Estas
empresas o entidades de certificación, que actuarán como notarios de la red, deberán
inscribirse en un registro público. Por orden del Ministerio de Fomento de 21 de febrero de
2000 (BOE de 22 de febrero de 2000) se aprueba el Reglamento de Acreditación de
Prestadores de Servicios de Certificación y de Certificación de Determinados Productos de
Firma Electrónica.
Como sucede en el resto de los ámbitos de estudio del documento, tampoco la dogmática
jurídica tiene un concepto unánime y definitivo del documento. Por una parte, se llama
documento al soporte, al papel que recoge la voluntad privada, y se distingue entre el
documento y su contenido. Otras veces se entiende por documento su contenido, su
mensaje. Parece, no obstante, que al mensaje tampoco se le da un valor definitivo en
cuanto a su calificación de documento, pues los autores que así lo entienden discuten si el
documento constituye la forma o causa formal, de la que el mensaje constituiría la materia
o causa material; o si el documento es, pura y simplemente, la reproducción del mensaje.
El mensaje es tal esté o no incorporado a un soporte. Es precisamente el hecho y la
permanencia de la incorporación lo que nos permite hablar de un documento en tanto en
cuanto la incorporación permanezca (Desantes, 1987: 68).
Marín (1995: 17) llega a la conclusión de la importancia del concepto, idea o mensaje que
transmitir, o que conservar para ser transmitido en un futuro, como básico en el estudio del
documento. Por esta razón se puede decir que el soporte informático sobre el que se
encuentran palabras u otros signos que identifican ideas es un documento con las mismas
características, en principio y en cuanto a su validez jurídica, que cualquier otro de los que
tradicionalmente se aceptan en soporte papel.
Destaca Desantes (1992: 20), además, el valor que los nuevos soportes tienen para dar
efectividad al derecho, pues las técnicas facilitan la multiplicación de los documentos, su
transmisión y recepción, contribuyendo a la aparición de la verdad en la vida social y, por
tanto, en la jurídica. Los nuevos soportes, en cuanto que facilitan la percepción de la
verdad, su esclarecimiento y la rapidez en su consecución, tienen un valor jurídico
inapreciable.
La definición legal contenida en la ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico
Español, define en el artículo 49.1, el documento como «toda expresión en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas
en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los
ejemplares no originales de ediciones».
Esta definición resulta, como señala Desantes (1987: 78-80) redundante en sus
enumeraciones e inclusiones. Le ha faltado al legislador capacidad para encontrar en
concepto genérico de documento. De esta definición se deduce que dos son los elementos
del documento: expresión, mensaje sería más acertado, y soporte.
El real decreto 263/1996, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, en su artículo 3,
«Definiciones», distingue entre soporte, medio, aplicación y documento, aunque limitando
la conceptualización «a los efectos del presente Real Decreto», es decir referido al

• Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.

documento electrónico:

• Medio: mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información

que permite, utilizando técnicas electrónicas, informática s o telemáticas, producir,

• Aplicación: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de

almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones.

117
 •
•
un problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la información.
Documento: entidad identificada y estructura da que contiene texto, gráficos,
sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada,
editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o
usuarios como una unidad diferenciada

En este real decreto, el documento digital se identificaría principalmente sólo con el

mensaje. La aparición y difusión del documento digital ha provocado una mayor
separación entre los dos componentes tradicionales del documento, soporte y mensaje,
hasta el punto de considerar que aquel ya no forma parte del concepto, y primando los
contenidos (Carucci, 1994: 77).
Dice Desantes (1987: 69), opinión que compartimos, que la posición correcta, al menos
para el documentalista, es la de que el documento es la unión de soporte y mensaje o la
plasmación de un mensaje, de cualquier clase que sea en un soporte, sea también de
cualquier especie. La diferencia clara entre soporte, mensaje y fusión de los dos, o
documento, es importante para evitar confusiones en el significado, alcance y efectos de
los documentos, en el campo jurídico específico y en el genérico informativo, con la
amplitud que aquí se ha dado.
Por lo que se refiere a la clasificación de los documentos jurídicos, señala Desantes (1987:
69) que ni en la terminología legal, ni en la doctrina de los autores queda clara la
diferencia entre documentos auténticos y no auténticos, públicos y privados, verdaderos y
falsos, fehacientes o no. Y la diferencia no queda clara porque se implican unas
clasificaciones en otras, confundiendo términos, estableciendo unas identidades que no
tienen porqué darse necesariamente o atribuyendo al documento cualidades que se refieren

• documento auténtico-fehaciente-público-verdadero
tan sólo al mensaje. Las dos correlaciones extremas se dan entre:

• y documento no auténtico-no fehaciente-privado-posiblemente falso.

La cuestión no resulta tan simple, pues la observación de la realidad indica que entre estos
ocho términos pueden darse todas las combinaciones posibles, si se considera el
documento en su acepción informativa. Ello es debido, como señala Romero (1994: 111),
a que cada concepto se refiere a una situación distinta: la autenticidad al autor del
documento, la fehaciencia a la formalidad legal del documento, la publicidad o privacidad
a la condición jurídica del autor, y la veracidad a la conformidad o no conformidad entre lo
real y lo expresado en el documento.
Auténtico significa «original». Es decir, es auténtico el documento que corresponde al que
emitió en su fecha el autor del mismo. Fehaciente es el documento que alguien, con
autoridad subjetiva o competencia funcional para ello, garantiza, bien en su autenticidad,
bien en su conformidad con el documento original.
Ese alguien será con cierta frecuencia un funcionario público, pero no tiene por qué estar
necesariamente investido de una función pública. La fehaciencia -a diferencia de la
autenticidad- es una atribución no natural, sino legal. El documento será fehaciente si está
revestido de las formalidades legales para hacer fe sin prueba de juicio (Desantes, 1987:
69-70). Un documento puede ser auténtico pero no fehaciente legalmente, como es el caso
del testamento ológrafo.
Por lo que se refiere al carácter público o privado, simplememte el documento es público
cuando el autor lo es (documentos oficiales) y privado cuando el autor actúa como un
miembro más de la sociedad. La naturaleza privada o pública de los documentos depende
de la naturaleza del acto que en ellos se recoja, de la naturaleza del mensaje mismo
recogido o de la condición en que actúen los que incorporan el mensaje al documento, o de

118
la declaración de tales por la ley. No tiene que garantizar, ni que dejar de garantizar, la
autenticidad y la fehaciencia. Un documento público, como un documento privado, puede
ser auténtico o no, fehaciente o no, auténtico y no fehaciente, no auténtico y fehaciente.
Además de estas clasificaciones, hay que considerar también la verdad o la falsedad del
documento. El documento verdadero es el que informa sobre la realidad de los hechos, y,
el falso el que la enmascara. La verdad o la falsedad referida al documento puede tener dos
significados (Desantes, 1987: 70-71): por un lado, puede ser falso el mensaje que se
incorpora al documento, y por otro la falsedad puede referirse a la incorporación del
mensaje al soporte: se puede faltar a la verdad en la fecha, en las firmas o incluso en la
fehaciencia. De distinguir entre documentos auténticos y falsos se ocupa la diplomática.
De todas estas consideraciones se deduce que, referidas al documento o al mensaje, pueden
darse todas las combinaciones posibles en la calificación del documento.
Por último, conviene señalar que toda la legislación documental está basada en la
contraposición de documentos jurídico-administrativos y documentos históricos, dicotomía
que, como señala Desantes (1987: 73), no agota las posibilidades clasificatorias. Es cierto
que todo documento terminado supone ya el reflejo de algo pasado y, en consecuencia,
histórico. Pero puede no interesar a la ciencia histórica ni en ese momento ni más adelante.
Sin embargo, un documento que haya perdido o haya consumado su eficacia jurídica
puede recuperada por el descubrimiento de un hecho nuevo que altere sus supuestos
fácticos, o puede adquirir un interés actualizado en función de circunstancias que lo
revaloricen en un momento dado.
Volveremos sobre esta cuestión al tratar de los valores del documento de archivo, donde
veremos que ciertamente no existe esa contraposición entre el documento administrativo y
el documento histórico.

4.3. APROXIMACIÓN DIPLOMÁTICA AL CONCEPTO DE DOCUMENTO

La diplomática se ocupa fundamentalmente de la forma de los documentos, pero no

limitada al soporte material y al medio de grabación del mensaje, a la forma externa, sino
sobre todo a la interna: estructura del documento, fórmulas empleadas en su redacción, su
génesis y las fases por las que ha pasado (Cruz Mundet, 1994: 83). Como dice Martín-
Pozuelo (1996: 94) la diplomática ve en la naturaleza formal del documento su objeto de
estudio. El documento diplomático será cualquier testimonio escrito sobre un hecho de
naturaleza jurídica en el que concurren determinadas y especiales formalidades, dándole
fuerza de prueba. Los diplomas o documentos solemnes de los reyes y emperadores fueron
el tipo de documentos que interesó, en sus inicios, a la disciplina que al fin tomó de ellos
su nombre.
Riesco et al. (1988: 161-162) definen el documento en sentido lato y estricto. Para la
definición en sentido amplio se basan en la clásica de Sickel y consideran documento
diplomático «cualesquiera escrituras de carácter legal, histórico y administrativo que
existen en los archivos y tienen alguna relación con los documentos propiamente dichos.
Por ejemplo, proyectos de leyes y órdenes, minutas y borradores, relaciones de noticias y
sucesos, cartas, solicitudes, cuentas, informes, listas y estadillos de personal, etcétera,
todos los cuales, al menos indirecta y parcialmente, pueden ser objeto de la diplomática».
El documento diplomático en sentido estricto sería: «cualquier testimonio escrito sobre un
hecho de naturaleza jurídica, en el que concurren determinadas y especiales formalidades
variables según las circunstancias de persona, lugar, tiempo y materia- dándole fuerza de
prueba».
Es el documento administrativo depositado en los archivos el que la diplomática estudia,
en sus aspectos formales, estableciendo su tipología, evaluando su autenticidad y

119
veracidad, etcétera. El origen de la diplomática se encuentra estrechamente vinculado a la
necesidad de determinar la autenticidad de los documentos con la meta final de averiguar
la de los derechos o la veracidad de los hechos en ellas representados (Duranti, 1996: 29).
Estos estudios son útiles para la historia e igualmente para la archivística.
En ambas el conocimiento de la forma es necesario para la comprensión y examen crítico
del contenido. Como dice Duranti (1996: 26-27), la diplomática estudia el documento
escrito, pero no cualquiera sino solamente el documento archivístico. A diferencia de ésta,
la archivística, como dice Brenneke (1968: 22), no se ocupa del documento como elemento
singular sino que pretende investigar el modo en que ha sido incorporado a un todo
orgánico, que es el archivo.
Como pone de relieve Martín-Pozuelo (1996: 96) se puede deducir, desde esta perspectiva,
el carácter de complementariedad entre la diplomática y la archivística, desde el momento
en que el aspecto formal del documento, esencial para la diplomática, no deja de interesar
también a la archivística, existiendo sin embargo diferencias que, en definitiva, definen a
cada una de ellas. La naturaleza formal del documento, representa, por tanto, el punto de
unión entre estas dos disciplinas. Igualmente, los estudios de ambas servirán a la historia.
Como ya hemos dicho, la diplomática estudia la forma externa e interna del documento
para fijar la autenticidad y fehaciencia de los documentos, y para ello utiliza una serie de
categorías descriptivas, los llamados caracteres extrínsecos o externos e intrínsecos o
internos, y que resultan muy interesantes para el archivero en sus labores descriptivas
(Romero, 1994: 112-113).

La diplomática define la forma como el complejo de reglas de representación usado para

transmitir un mensaje, como el conjunto de características de un documento que puede ser
separado de la determinación de los temas particulares, personas o lugares que lo afectan.
La forma documental puede ser física e intelectual. El término forma física se refiere al
revestimiento externo del documento, mientras que el término forma intelectual se refiere
a su articulación interna. Desde un punto de vista conceptual cabe decir que los elementos
internos de la forma (o caracteres intrínsecos) son aquellos que hacen que un documento
esté completo y los elementos externos (o caracteres extrínsecos) son los que lo hacen
perfecto, es decir, capaz de cumplir su finalidad (Duranti, 1996: 119).
Como dice Romero (1994: 112-113), los caracteres extrínsecos e intrínsecos bien
analizados hacen la radiografía perfecta del documento para su identificación y valoración.
Ellos denuncian la formación del documento, permiten reconstruir el proceso genético de
los mismos, revelan en su exacta medida la coincidencia o diferencia entre normas
reglamentarias u ordenancísticas y las prácticas diarias.
Los caracteres extrínsecos forman la apariencia externa del documento y, por tanto, se
refieren a su hechura material, de modo que pueden ser examinados sin tener en cuenta el
contenido documental, aunque éste lo condicione. Aparecen con abundancia y en su
totalidad en los originales, no en las minutas ni en las copias.
La materia escriptoria es sustentante (papiro, pergamino, papel, etcétera) o sustentada
(tintas, inscripciones, etcétera). Es importante examinar su modo de preparación: por
ejemplo, en el papel la disposición de puntizones y corondeles, la forma y situación de las
filigranas o marcas de agua, la disposición de las philirae en el papiro, el animal del que
procede el pergamino, el formato, el gramaje, etcétera.
La escritura en su forma, en su ductus, en su ángulo, en sus enlaces y en el modo de su
factura, con los signos de puntuación y pautado de renglones, constituye otro carácter
externo que diferencia una oficina de otra, lo mismo que los signos especiales hechos para
ser conocidos por la oficina expedidora, junto con los sellos y membretes, los logotipos e
imagotipos.

120
Los intrínsecos se refieren a la formulación del contenido del documento, en su tenor,
articulación y compostura de palabras. Esta compostura puede llegar hasta establecer una
precisa y reglamentada alternancia (cursus) de sílabas tónicas y átonas al fin, al principio o
dentro de las mismas frases. La formalidad del lenguaje, su estilo y sus reglas son una
cautela del documento cuya violación hace el documento sospechoso de falsificación.
Se puede hablar de una estructura típica del documento público y del documento privado,
aunque ambos tienen muchos caracteres comunes. Se suele distinguir el documento
dispositivo, por un lado, y el documento narrativo en sus modalidades de carta, petición e
informe.
La diplomática estudia también la tradición documental o los diversos modos de
transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un
documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos (Romero,
1994: 114-115). Existen dos puntos de vista desde los cuales estudiar la tradición
documental. Uno desde el punto de vista de las categorías diplomáticas en que se transmite
cada documento, y otro desde las categorías archivísticas o modo de conservación en los
archivos.
El tiempo va formando una cadena sucesiva de modos de presentación de los documentos,
desde que el autor pone por escrito un texto por primera vez, hasta que ese texto llega a
nuestras manos. Las categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente
a tres: la minuta, el original y la copia.
La minuta es el escrito original o primero temporalmente, pero que no es perfecto pues no
tiene la plenitud de los caracteres externos e internos que un documento debe poseer. Es un
escrito preparatorio que sirve de matriz para la expedición de un original. Original es el
documento que, además de primigenio o primero, es perfecto en las formas propias de
expresión dadas por su autor. Es primigenio en el sentido en que consigna por primera vez
y de forma definitiva la voluntad del autor del acto expresado en el documento. Señala
Romero (1994:116-117) que original no es sinónimo de único, pues existen originales
múltiples. Las copias, por último, no son primigenias ni son perfectas. Parten del original o
de una copia y no conservan todos los caracteres del original.
En el documento tradicional quedaba clara la distinción entre minuta, original y copia,
pero la evolución tecnológica ha modificado la situación. El uso de la fotocopia ha
introducido el hábito de escribir sólo el original y emplear como minuta la fotocopia.
También se usa la fotocopia cuando se necesita más de un ejemplar de la misma carta,
incluso se fotocopia la firma. Con los sistemas de tratamiento de texto se pueden imprimir
la minuta y varios ejemplares. El fax también lo ha modificado, pues en lugar de conservar
la minuta de la carta expedida y el original de la recibida, ahora con el fax se conserva el
original y se expide la copia. El documento digital ha venido a complicar más este
panorama como veremos.
La tradición documental, desde el punto de vista de las categorías archivísticas, es la forma
en que cada documento aparece vinculado a otro en los conjuntos o colecciones orgánicas
que son los archivos. Hay categorías archivísticas orgánicas y de instalación. Las orgánicas
son el fondo, la serie, el expediente, el documento suelto, el registro y el cartulario
(Romero, 1994: 119-120).
El fondo de archivo es el conjunto de documentos de toda naturaleza diplomática que cada
organismo o institución administrativa, persona física o moral han ido acumulando como
resultado de sus actividades o funciones. La serie es un conjunto de documentos del fondo
producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad (Cruz Mundet,
1994: 246). El expediente es otro conjunto de documentos recibidos y elaborados para la
resolución de un asunto o, también, para recoger las incidencias e información de una
persona o institución.

121
El documento, el suelto o la pieza de archivos, es la unidad archivística más pequeña e
indivisible desde el punto de vista del soporte. Puede ser un pliego, un cuaderno, un folio,
una octavilla, y dentro de un fondo o una serie puede formar parte de un expediente o estar
suelto totalmente. Cuando los documentos de un archivo se soportan en códices o
colecciones diplomáticas nos encontramos con los registros y los cartularios.
Por lo que se refiere a las categorías archivísticas de instalación, éstas responden a
unidades materiales de conservación: el legajo, la caja, el ramo, el mazo, el rollo, etcétera.
Para concluir decir que la diplomática es la ciencia que estudia los documentos, en sus
características formales, externas e internas, con el fin de fijar su autenticidad. Esta
autenticidad es la que permite a los documentos conservar los valores administrativos e
históricos a lo largo de todo su ciclo de vida, y es asimismo la que determina su utilización
primaria y secundaria. La diplomática ha fijado unos conceptos que se han aplicado a los
documentos informáticos, con el fin de probar su viabilidad como documentos
administrativos de pleno derecho

4.4. APROXIMACIÓN DESDE LA HISTORIA AL CONCEPTO DE

DOCUMENTO

Los historiadores cuando hablan de documentos se refieren generalmente al documento

administrativo depositado en los archivos, hasta ahora documento escrito
fundamentalmente en soporte papel, y no suelen utilizar la expresión fuentes de
información sino fuentes documentales, dándoles el mismo sentido que al documento
administrativo y contraponiéndolas a las fuentes bibliográficas o bien a las fuentes orales o
a las monumentales. Sin embargo, se observa una gradual utilización del término
documento para indicar cualquier objeto del que el investigador pueda extraer datos, es
decir, como sinónimo de fuente de información.
Como señala Desantes (1987: 60-61) el lenguaje usual de todos aquellos que tienen alguna
relación con la documentación, utiliza el término y concepto de documento como
equivalente al término y concepto de fuente. Sin embargo, el término fuente es más amplio
que el de documento, pues incluye, por una parte, las fuentes orales y, por otra, las fuentes
monumentales; unas y otras, por diferentes razones, distintas de las fuentes documentales
de las que se preocupa en concreto la documentación. No obstante, hay que destacar su
progresiva convergencia. Las fuentes orales, en cuanto recogidas en cualquier medio
auditivo o audiovisual, se convierten en documentales automáticamente. Las fuentes
monumentales, además de la posibilidad corriente de ser reproducidas en documentos,
como la fotografía, el dibujo, etcétera, están recibiendo por los investigadores de la
historia, y principalmente de la arqueología, la denominación de documentos y un trata-
miento documental. Fuentes documentales, como especie del género fuentes, son los
documentos.
Los historiadores vinculan, por un lado, el término documento al documento escrito
jurídico-administrativo, depositado en los archivos y objeto de estudio de la diplomática en
sus aspectos formales. De este documento la Historia se interesa por el contenido. Por otro
lado, lo relacionan con cualquier resto o expresión que resulte de la actividad del hombre y
que contribuya a su conocimiento. En este sentido, el documento histórico sería aquel que
interesa a la reconstrucción de la historia, todo resto independientemente de su soporte o
forma material que resulte de la actividad del hombre y que contribuya al conocimiento del
propio hombre en algún aspecto de su vida (Martín-Pozuelo, 1996: 97).
En este sentido dice Le Goff (1989: 104) que <<la memoria colectiva y su forma
científica, la historia, se aplican a dos tipos de materiales: los documentos y los
monumentos [...]. Tales materiales de la memoria pueden presentarse principalmente de

122
dos formas: los monumentos, herencia del pasado, y los documentos, selección del
pasado».
Con la escuela positivista triunfa el documento, y en principio el documento era sobre todo
un texto. De ahora en adelante cualquier historiador que trate con historiografía o de la
profesión del historiador recordará que es indispensable recurrir al documento. Sin
embargo, los pioneros de la nueva historia en el siglo XX han insistido en la necesidad de
ampliar la noción de documento: «Indudablemente la historia se hace con documentos
escritos. Pero también puede hacerse, debe hacerse, sin documentos escritos si éstos no
existen. Con todo lo que el ingenio del historiador pueda permitirle utilizar para fabricar su
miel, a falta de las flores usuales. Por tanto, con palabras. Con signos. Con paisajes y con
tejas. Con formas de campo y malas hierbas. Con eclipses de luna y cabestros. […] En una
palabra: con todo lo que siendo del hombre depende del hombre, sirve al hombre, expresa
al hombre, significa la presencia, la actividad, los gustos y las formas de ser del hombre.
¿No consiste toda una parte y, sin duda, la más apasionante de nuestro trabajo como
historiadores en un constante esfuerzo por hacer hablar a las cosas mudas, para hacerlas
decir lo que no dicen por sí mismas sobre los hombres, sobre las sociedades que las han
producido, y en constituir finalmente entre ellas esa amplia red de solidaridades y mutuos
apoyos que suple la ausencia del documento escrito?» (Febvre, 1974: 232-233).
Pero esta ampliación del contenido del concepto de documento ha sido sólo una etapa
hacia la explosión del documento que se ha producido a partir de los años sesenta y que ha
llevado a una verdadera revolución documental a la vez cuantitativa y cualitativa. El
interés de la memoria colectiva y de la historia no se limita ya a los grandes hombres y a
los acontecimientos políticos; ahora se ocupa de todos los hombres, se amplia la memoria
histórica y los documentos que interesan para construirla. Por las mismas fechas se
produce la revolución informática. De la confluencia de las dos revoluciones nace la
historia cuantitativa que pone de nuevo en discusión la noción del documento y el modo de
utilizado. El documento no tiene ya valor por sí mismo sino en relación con la serie que lo
precede y lo sigue. La revolución documental tiende también a promover una nueva
unidad de información: en lugar del hecho que conduce al acontecimiento y a una historia
lineal, ésta privilegia el dato, que conduce a la serie y a una historia discontinua. A la vez,
la memoria colectiva se revaloriza y se organiza el patrimonio cultural en los museos (Le
Goff, 1989: 114-116).
Difiere esta doble concepción del documento, documento de archivo/monumento o resto
cultural, de la que nosotros proponemos para la documentación, pues concebimos el
documento como todo mensaje incorporado a un soporte que lo dote de accesibilidad.
Supera esta concepción al documento escrito administrativo -los documentos cognitivos
son parte fundamental en esta concepción-, pero no llega a englobar cualquier objeto o
expresión, sólo aquellos concebidos con una intención comunicativa. Los demás serían
fuentes de información, dado que pueden servir en un momento dado para que el
historiador extraiga información.

Ya en el capítulo anterior hemos manifestado la necesidad, en el dominio de la

documentación, de diferenciar el concepto de documento del concepto de fuente de
información o de recurso informativo. Compartimos el punto de vista de Desantes de que
el concepto de fuente es más amplio que el de documento. Fuente de información sería
cualquier objeto del que el receptor pueda extraer información, haya sido concebido o no
como portador de ella. En un documento es necesaria la voluntad del emisor de transmitir
un mensaje. Por tanto, todo documento es fuente de información pero no a la inversa.
Como hemos visto, los objetos utilitarios serían indicios y los indicios no constituyen
mensajes, según la teoría de la comunicación.

123
Ahora bien, entendemos que al historiador le interesa la reconstrucción del pasado y todo
lo que le sirva para este fin es denominado documento. Su perspectiva es la de la
información efectiva: si algo le proporciona el dato que necesita se convierte
automáticamente en documento. El historiador ha privilegiado al documento escrito
porque tradicionalmente han sido éstos los que han proporcionado más información y de
una manera más objetiva, ya que frente a un monumento o a un resto arqueológico, en el
documento escrito existe una voluntad claramente comunicativa, y su mensaje, fijado al
soporte mediante el código verbal en que la humanidad organiza su pensamiento, es
comprensible y está menos sujeto a interpretaciones divergentes que el código icónico, por
ejemplo. La escritura ha objetivado la información, aunque el documento dista mucho de
la inocuidad que pretendía el positivismo; es producto de una sociedad que lo ha fabricado
según las relaciones de fuerza que en ella controlaban el poder.
La necesidad de que las cosas acaecidas sean descritas en la misma forma en que suceden
y por determinación expresa del actor queda recogida ya en las Siete Partidas del rey
Alfonso X.28

4.5. DELIMITACIÓN CONCEPTUAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Las diferentes manifestaciones de la naturaleza del documento confluyen en el

denominado documento de archivo, cuyo concepto, como veremos, posee una extensión
más amplia que las anteriores, ya que lo van a configurar tanto los aspectos internos del
documento, es decir su contenido (naturaleza histórica y jurídica), como los aspectos
externos (naturaleza diplomática) (Martín-Pozuelo, 1996: 98).
De forma genérica, se puede definir el documento como cualquier información fijada sobre
un soporte. El hecho de estar fijada en un soporte da a la información la posibilidad de ser
utilizada con posterioridad a su primera transmisión, funcionando a modo de testimonio de
un hecho determinado, es decir, documentando ese hecho.
Cuando un documento ha sido creado o recibido por una organización en el desarrollo de
las actividades que constituyen su fin u objetivo, este documento adquiere, tanto para dicha
organización como para quienes participan de sus actividades, un valor probatorio de la
realización de estas actividades. Es lo que se llama un valor administrativo. Un documento
debe permitir la reconstrucción de la forma en que se llevaron a cabo las actividades de la
organización, preservando el contexto de ejecución gracias a su carácter perdurable. En el
caso de que esta reconstrucción sea requerida por un juzgado, el valor administrativo
adquiere un matiz jurídico. Si lo que refleja el documento son los derechos y obligaciones
económicas de la organización, se tratará de un valor económico.
Además de las personas implicadas, en el futuro, gente ajena a la organización y a sus
actividades puede necesitar sus documentos para conocer como se realizaban esas
actividades, quién las llevaba a cabo y cuándo. Esto significa que, además de su valor
administrativo, vigente mientras son útiles para la organización productora, los
documentos administrativos también tienen un valor histórico.
Los valores de un documento administrativo determinan no sólo su forma y su contenido,
sino también su formato y su lugar de conservación, su período de vigencia o su destino
una vez carece de dichos valores. Este destino puede ser la conservación permanente, la
eliminación o un muestreo estadístico dentro del conjunto de los documentos sobre un
mismo tema o trámite.

124
4.5.1. Los conceptos fundamentales de la archivística

La archivística gira en torno a sus dos componentes nucleares: el archivo y el documento,

y a un principio rector que es el respeto a la procedencia de los fondos, que es la base de su
organización.

Respetar el principio de procedencia en la organización y tratamiento de los archivos,

entendidos como conjuntos orgánicos de documentos, sea cual sea su origen, edad,
naturaleza y soporte, garantiza la constitución y la existencia plena de la unidad de base en
archivística: el fondo de archivo. La aplicación del principio de procedencia al gestionar
un conjunto de documentación generada por un organismo, entidad o persona física,
durante su funcionamiento, obtiene un producto lógico que es el fondo de archivo. Éste
representa la unidad mayor indisoluble del total de las partes que constituyen un archivo a
partir del cual el propio archivo queda estructurado.
Para el ejercicio de sus funciones, toda institución se desgaja en complejas unidades
administrativas cuyo nexo de unión es su dependencia de una unidad que representa la
función principal. Cada una de las entidades o unidades menores son las encargadas de la
realización de funciones secundarias, encaminadas a la realización de la función que define
a la unidad mayor y de quien efectivamente dependen. En consecuencia, el fondo de
archivo es el conjunto total de documentos cuya característica común es ser producto de
una única procedencia y el resultado de una única función (Martín-Pozuelo, 1996: 133 y
135).
El cuadro de clasificación es la representación simbólica del fondo por cuanto es un
concepto integrado en el respeto a la procedencia de los fondos (Martín-Pozuelo, 1996:
139). Roberge (1990: 14) entiende un sistema de clasificación como una estructura
jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, funciones
que generan la creación o la recepción de documentos.
Se trata de un cuadro que organiza intelectualmente la información y que permite situar los
documentos en virtud de sus relaciones. Como ente real que posibilita la clasificación, el
cuadro debe reflejar estrictamente la realidad institucional; no deberá captar sólo la
realidad del momento, sino las circunstancias que dieron lugar a esa realidad, los cambios
que ha sufrido, y deberá dejar abierta la posibilidad de reflejar en él los posibles y
previsibles cambios futuros.
El gran principio de la archivística, el respeto a la procedencia de los fondos, tiene dos
niveles de aplicación: el primero representado por el principio de procedencia, de cuya
aplicación surge el fondo de archivo, y un segundo nivel de aplicación, enunciado como
segundo principio o principio de respeto a la estructura original de los fondos y al orden
natural de los documentos. El archivo como conjunto orgánico de documentos demanda la
aplicación de estos principios. Como tal conjunto orgánico, es reflejo de una institución
que nace, crece, se diversifica y, en determinados casos, muere. Todas estas fases, como si
se tratase de una vida, dejan su huella en el propio fondo y no debe ser destruida (Martín-
Pozuelo, 1996: 24).
Más arriba quedó patente que de la aplicación del principio de procedencia deriva el
concepto de fondo de archivo. De la aplicación de este segundo nivel se desprende un
segundo concepto: la serie documental. Ésta sería la unidad menor indisoluble de la que se
compone un fondo de archivo (Martín-Pozuelo, 1996: 151).
De esto se desprende como consecuencia directa e inmediata que el único método para la
ordenación de un «archivo» que pueda llamarse tal es el de reconstituir el orden originario
de los papeles, es decir, aquel orden que los papeles tuvieron en el momento de su
nacimiento y que refleja el modo de ser y de funcionar de la entidad que los ha producido

125
(Lodolini, 1990: 149). Un archivo, pues, tiene que ser reordenado y no simplemente
ordenado, con el fin de ser reflejo de la institución que lo ha producido.
A pesar de tan sólidos principios, el ámbito tradicional de la archivística se ha visto
dividido en dos grandes bloques de atención (Cruz Mundet, 1994: 143-146):
administración de archivos y gestión de documentos (record management).
Por administración de archivos se entiende el conjunto de tareas encaminadas a la
explotación de los documentos con fines histórico-culturales y de investigación. La gestión
de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor
eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones.
Según Ricks (1979: 29) la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo de
los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío al archivo para
su conservación permanente. Está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar
lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma en
cuanto a cómo se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado
adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios,
y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo
en la gestión.
Esta última concepción surgió hacia los años treinta en los Estados Unidos y originó una
división del trabajo sobre la documentación de archivo entre archiveros y gestores de
documentos, y se suscitó una polémica sobre la manera de acercar al archivero a la
administración para resolver las necesidades de ésta. Esta polémica se centró en torno a
dos posturas:
1. Postura conservadora encabezada por Jenkinson (1965), defensora de la idea de que el
archivero es el conservador de documentos, ajeno a los problemas prácticos de orden
administrativo, tales como valoración, selección y expurgo, funciones que consideraba
propias del conservador de archivos.
2. Teoría innovadora encabezada por Schellenberg (1959) que, basándose en la teoría de la
gestión de documentos, otorga al archivero funciones como las de organizar la
documentación administrativa, así como seleccionar y eliminar la documentación.
La primera de las teorías corresponde a la tradición archivística inglesa y europea en
general; la segunda, a las necesidades y peculiaridades de una administración moderna sin
tradición administrativa secular, como es la norteamericana (Cruz Mundet, 1994: 144-
145).
Hoy en día cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras las fronteras entre
una y otra. Este sentimiento ha dado lugar al concepto de archivística integrada, expuesto
por Couture y Pétillat (1994), que insisten en la necesidad de abarcar el tratamiento de la
documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación
definitiva. Esto supone aglutinar el ciclo de vida, base del records management: el análisis
de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de
conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos
esenciales, la organización y tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia
a los archivos definitivos; en una palabra: la gestión integral de la documentación. Como
veremos en el siguiente capítulo, esta gestión integral implica incluso la autodescripción de
los documentos digitales en su origen por medio de los metadatos. Como dice Duchein
(1989: 30) resulta evidente que si los archiveros no se preocupan de la gestión de los
archivos corrientes (o, si se prefiere la palabra, de los pre-archivos), los archivos históricos
estarán condenados a desaparecer.

126
4.5.2. El concepto de documento de archivo

El documento de archivo tiene distintas concepciones. En el entorno anglosajón, el

documento en su fase administrativa recibe el nombre de record, y en su fase histórica el
de archive.
Los archivos son los documentos producidos natural e inevitablemente por la actividad
propia de una administración, de un ente, de una empresa, de una familia o inclusive una
persona (Duchein, 1989: 14). Esto supone que el documento de archivo se distingue de
cualquier otro documento por el carácter natural e inevitable de su creación mediante el
trámite del trabajo administrativo (sea éste público o privado).
Según Romero (1994: 106) El documento de archivo es el «documento que contiene
información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o
lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o
transacciones de negocios por una institución o persona que lo conserva para testimonio,
prueba y continuidad de gestión. La rentabilidad de un documento de archivo no se mide
por la amplitud de su difusión, como puede ocurrir con un libro, sino por tenerlo en un
momento dado asequible para instrumentalizar una actividad práctica».
La precisión del concepto de documento de archivo está en descubrir su alma orgánica, su
vínculo con los demás de un fondo, una serie o un expediente, por ser recibido o expedido
en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios. Por otro lado, el matiz
entre testimonio e información es importante por ser inseparables y paralelos en el
documento de archivo.
El documento de archivo, como producto de una actividad o función administrativa, es
fundamentalmente testimonial en origen, aunque el mensaje que porta, como todo
mensaje, sea potencialmente informativo y pueda ser útil a la historia en una fase posterior.
Es lo que se conoce como valores del documento que comentaremos.
En las diferentes leyes de archivos se ha hecho una definición legal del documento de
archivo. Sirva como ejemplo la ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio
Documental de Castilla y León, que en su artículo 2.° dice: «Se entiende por documento
toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráfico, sonoro
o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluido el informático, que
constituya testimonio de los hechos que afectan, a lo individuos o a los grupos sociales. A
los efectos de la presente ley se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las
obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística,
arqueológica o etnográfica».

El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminología Archivística

(1993: 56) define el documento de archivo como «una combinación de un medio y la
información registrada en él, que puede ser utilizada como prueba para consulta».
El Comité Internacional de Archivos en su léxico dice: «Los documentos de archivos son
piezas destinadas, por su naturaleza, a ser conservadas a título de prueba o de información
por la administración o la persona que los recibió o estableció [...]».
Martín-Pozuelo (1996: 98) concibe el documento de archivo como aquel «documento
resultante de un proceso administrativo o jurídico así como todos aquellos que hacen
posible tal proceso y que, finalmente quedan recogidos en un archivo». Argumenta que, a
menudo, vienen a formado documentos no propiamente jurídicos, ni tan siquiera
administrativos; es el caso de documentos de carácter estrictamente personal que en un
momento dado sirven de prueba o alegato.
Según la misma autora (1996: 89-90), el documento de archivo es la forma material
resultante de la actividad de una institución; el documento representa la materialización de

127
las actividades específicas que ha desarrollado una institución, que configura además la
génesis, toda la vida y el destino final, así como la específica funcionalidad del documento.
En este sentido, el documento de archivo nace fundamentalmente para servir a la razón de
su origen, esto es a la institución que le da el ser. Así, con independencia de que con el
tiempo le sobrevengan valores añadidos, de orden histórico o de información, en su
esencia el documento propiamente de archivo es un documento que contiene en sí una
función específica, función determinada desde las razones que lo hacen surgir, y que son,
en definitiva, el componente esencial de su conceptualización.
Todo lo expuesto obliga a delimitar y definir cuáles son los elementos conceptuales que
determinan la especificidad del documento de archivo, aquellos que lo convierten en un
documento diferente de los demás, los rasgos por los cuales el documento de archivo se
aleja del concepto genérico de documento que hemos expuesto en el capítulo anterior.
Para delimitar la especificidad del documento de archivo nos sirve de gran ayuda la
definición de Fuster, que atiende a los tres aspectos que lo definen: los caracteres externos,
los internos y la procedencia (1999: 105):

Caracteres externos: Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje,

forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o
codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en
imagen o electrónica), generalmente en ejemplar «único»
(aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), [...].

Caracteres internos: [...] de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo

y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en
forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y
necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos
condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico [...].
Relación con la entidad productora: [... ] producido, recibido y acumulado, como resultado del
proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en
cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba,
información y continuidad de gestión.

De las definiciones anteriores se desprende que la peculiaridad del documento de archivo

viene dada por su origen natural, producto de una función o actividad administrativa a la
que documenta, y por su paralelismo con la institución que ha sido su origen. De las
instituciones públicas surgen documentos públicos y de las privadas, documentos privados.
Además de su génesis, o más bien debido a ella, es destacable el carácter seriado del
documento de archivo y la interrelación existente entre los documentos de igual
procedencia. La mayoría de los autores coinciden en destacar estas características como las
principales peculiaridades del documento de archivo.

Cortés (1989: 58) enumera tres características o rasgos a partir de los cuales el documento
de archivo adquiere su valor: «Unicidad, integridad y autenticidad», asegurando que si
éstos se pierden, el valor de los documentos queda destruido.

Esteban (1995: 69) dice que los rasgos que individualizan al documento de archivo no son
ni el soporte ni el contenido, sino el origen, el modo en que se produce y su función; de
ellos resultan sus tres caracteres más singulares: su involuntariedad, su organicidad y su
unicidad.
Según Martín-Pozuelo (1996: 101-103) son cinco los rasgos que definen al documento de
archivo:

128
1. El contexto en el que es creado. Es el rasgo diferencia dar por antonomasia. Existe un
vínculo indisoluble entre el documento de archivo y la institución que lo genera, que lo
concibe como un instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final
éste la representación material de su actividad.
2. Su unicidad. Este segundo rasgo diferenciador deriva del primero, de su misma génesis.
Ningún documento es igual a otro.
3. Su autenticidad. En su origen, los documentos de archivo son herramientas de trabajo de
la Administración, hecho que les confiere la categoría de auténticos, convirtiéndolos, pues,
en testimonios fieles de momentos y situaciones específicas.
4. La heterogeneidad de su contenido y por tanto la multiplicidad de la información en
ellos contenida.
5. La necesidad de que cada uno de estos rasgos estén siempre presentes es el último
elemento definidor.

Por el contrario, el soporte no representa ningún elemento diferenciador en el concepto de

documento. En este sentido, la noción de documento de archivo se ha expandido, como se
deduce de la definición aportada por la ley de Archivos de Castilla y León. A este respecto
dice Weill (1990: 111) que un documento es un documento sea cual sea su soporte.29
Como hemos visto, la legislación española, dentro de la línea general de modernización y
adaptación de la Administración a los avances tecnológicos, prevé ya la utilización de
documentos informáticos como documentos administrativos revestidos de valor legal,
siempre que queden garantizadas su autenticidad, su integridad, su conservación y, cuando
así lo requiera el procedimiento, su recepción por parte del interesado. El despliegue
reglamentario de la legislación básica, tanto en el entorno estatal como autonómico, y el
desarrollo de la legislación comunitaria, contribuirán a la definición del marco de gestión
de los documentos digitales administrativos.
Abordaremos ahora los valores del documento de archivo que ya hemos mencionado y que
Romero (1994: 108) relaciona como sigue:

El documento de archivo nació como una herramienta de la administración que valía para mantener
informada la continuidad de gestión o «continuidad administrativa», a pesar del cambio natural de
sucesivos gestores (valor administrativo); para servir de recaudo a la justificación de unas cuentas y
un presupuesto financiero (valor contable); para mostrar cómo se obtiene, cómo se asigna; cómo se
gasta y cómo se justifican los tributos públicos (valor fiscal); para tener referencias sobre personas,
lugares y asuntos en un caso necesario (valor informativo); para salvaguardar derechos y
obligaciones de patrimonios, derechos y rentas (valor jurídico); para cumplir las exigencias de una
ley (valor legal), y para reconstruir y revisar el pasado (valor histórico y cultural).

Los valores son diversos, pero en archivística se habla generalmente de valor primario y
valor secundario. Valor primario es el que justificó el nacimiento y formulación del
documento, y valor secundario, la utilidad que se pueda deducir con posterioridad (Cruz
Mundet, 1994: 102-103).
Schellemberg (1987) ha hecho una clasificación y distinción de valores importante para las
labores archivísticas. Se trata del valor evidencial o testimonial y el valor informativo.
Evidencial es la mayor o menor capacidad que tiene un documento para hacer patente el
funcionamiento de una institución en su específica gestión administrativa. Este valor es
muy útil para el archivero porque su método de organización y descripción de documentos
se basa en reconstruir el orden natural y la estructura originaria de los documentos, y
cualquiera de éstos que le suministre esta información es muy valorado. Para
Schellemberg, sin embargo, el valor informativo se mide por los testimonios y datos sobre
temas externos al desarrollo y origen de una empresa. Así por ejemplo, los libros registros
de un consignatario de buques evidencian el desenvolvimiento de esa empresa, sus

129
fluctuaciones y coyunturas, pero al mismo tiempo informan actividades económicas y
comerciales de familias y grupos de una determinada región.
Con respecto al documento archivístico, y sin desdeñar su capacidad informativa, es
fundamental su valor testimonial de la actividad que le ha dado origen. El documento de
archivo es fundamentalmente un documento administrativo. Cabría reducir más el
concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza exclusivamente
jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no
tienen naturaleza jurídica pero que, sin embargo, son documentos testimoniales (Fuster,
1999: 104).
Como dice Perpinyà, «todos los archivos son administrativos [...]. Los documentos
administrativos se contraponen en cierta medida a los documentos históricos, sin tener en
cuenta que éstos, por su naturaleza, son también administrativos» (1999: 167-168).

4.5.3. Tipología del documento de archivo

Los documentos de archivo tienen unos caracteres externos (estructura física) e internos
(contenido) que son muy diversos, debido a la multiplicidad de sus soportes y al mensaje
fijado en ellos. Estos caracteres nos proporcionan los criterios para establecer las distintas
sistematizaciones que con ellos pueden realizarse.

1 Los caracteres externos, son los que se refieren a la materialidad del documento. Son: la
clase (medio por el que se transmite el mensaje), el tipo (deriva de la acción representada),
el formato (soporte y forma de reunirse los documentos), la cantidad (número de unidades)
y la forma (la ingenuidad según la tradición documental).
2. Los caracteres internos, se refieren a: la entidad productora o persona productora (al
autor del documento), al origen funcional (función, actividad y trámite), la fecha y lugar de
producción, el contenido (asunto o tema de que trata).

A partir de estas características las tipologías pueden ser muchas, sirva como ejemplo las
que establece Romero (1994: 109-12):

• Según el medio o lenguaje con el que se fija la información al soporte el

documento de archivo puede ser textual, ana lógico o digital. Ni el soporte ni el
medio suponen ninguna diferencia entre el documento informativo y el

•
administrativo
Por la adecuación del medio del lenguaje a la escala del hombre, los documentos
de archivo se dividen en viejos (textuales y gráficos), nuevos (audiovisuales) y

•
novísimos (digitales).
Según la naturaleza jurídica del mensaje los documentos pueden ser constitutivos,

•
probatorios y meramente informativos.
El constitutivo es el documento que por imperativo legal, al hacerse constituye un
derecho. El documento probatorio sólo prueba la existencia de un hecho o un
derecho, pero no lo constituye. El documento informativo es el que primariamente
se hace para decir e informar, no para constituir ni probar. Está claro que cualquier
documento por ser constitutivo no deja de ser probatorio o informativo. Y, en su
caso, un documento informativo, que nació sólo con tal pretensión, puede ser un

•
medio de prueba.
Desde el punto de vista de la administración y gestión de un asunto, el documento
puede ser de iniciación, de impulso, de instrucción, de resolución y de

130
 comunicación de la resolución. Este criterio se utilizará en combinación con el de
origen del documento para sistematizar el documento administrativo actual.

El documento de iniciación motiva o entroniza un expediente o una actuación (instancias,

demandas, denuncias, cartas, decretos). El de impulso es el que sirve para que la gestión
corra o sea corriente. El documento de instrucción es el que informa técnica o
políticamente al que resuelve. El de resolución es el que recoge el acto de solución final al
responsable. Cuando esta resolución se comunica a los interesados se reviste de
solemnidades retóricas y externas que requieren un documento de comunicación.

• Según la tradición documental, es decir, por la situación de un documento entre el

que fue querido y redactado por su autor la primera vez de un modo definitivo, por
un lado, y el que nos ha llegado a nosotros, por otro, pueden ser minutas o

• Una clasificación muy en consonancia con el concepto de archivo es aquella de

borradores, originales o perfectos y definitivos, y copias o reproducciones.

documentos recibidos (originales y copias), documentos de trámite interior

(originales y minutas y, a veces, copias) y documentos expedidos (en el expediente
sólo queda la minuta). Esta clasificación en función del origen documental será la

• También según el modo, orden y número de las formas o fórmulas que revisten al
empleada principalmente para tipificar el documento administrativo moderno.

documento en relación con sus contenidos se han hecho muchas clasificaciones en

diplomática. Aparecen en los instrumentos de descripción (guías, inventarios,
catálogos) como tipos diplomáticos: real cédula y real provisión, oficios y

• Por su consideración de bien cultural, con las responsabilidades que tal conlleva,
mandamientos de pago, cartas de pago y testamentos, etcétera.

las leyes que se refieren al patrimonio documental de las naciones distinguen tres
categorías por titulares y por edad de los documentos. En España son:
1) la totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las
personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades
públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo
relacionado con la gestión de dichos servicios;
2) los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados,
conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones
de carácter político, sindical o religioso, y por las entidades, fundaciones y asociaciones
culturales y educativas de carácter privado;
3) los documentos con una antigüedad superior a los cien años generados, conservados o
reunidos por cualquier otras entidades particulares o personas físicas.

4.6. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Todo documento de archivo, con vigencia jurídica o sin ella, con valor histórico o sin él, es
un documento administrativo. Esta concepción englobaría los documentos emanados por
cualquier organización, de carácter público o privado. Ahora bien, el concepto de
documento administrativo puede tomarse en un sentido más restringido, referido sólo a los
documentos actuales de la Administración Pública, y así lo vamos a considerar a
continuación.
El Ministerio de Administraciones Públicas entiende por documento administrativo aquel
soporte que contiene información administrativa, en el que se materializan los distintos
actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos (MAP, 1994: 17).

131
La ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español establece cuáles son los
documentos que constituyen el patrimonio documental: «formaran parte del Patrimonio
Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las
personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades
públicas y por las personas privadas, físicas y jurídicas, gestoras de servicios públicos en
lo relacionado con la gestión de dichos servicios» (art. 49.2). Esta ley establece qué
documentos deberían conservarse: los de la Administración Pública. Estos documentos
serían los documentos administrativos por excelencia, entendiéndolos como los soportes
materiales en los que se materializan los distintos actos de la administración pública, la
forma externa de dichos actos.

La ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones

Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC) (BOE, núm, 285, de 27
de noviembre de 1992) recoge la concepción constitucional de la distribución de
competencias entre el Gobierno y la Administración -consagra el carácter «instrumental»
de la Administración, puesta al servicio de los intereses de los ciudadanos, y la
responsabilidad política del Gobierno-, regula el procedimiento común de aplicación
general a todas las administraciones públicas y fija las garantías mínimas de los
ciudadanos respecto a la actividad administrativa. El procedimiento administrativo, por su
parte, entiende el documento como un instrumento adecuado para dinamizar el avance de
la Administración (Auñón, 1995: 12).
En la normativa vigente, la ley 30/1992 de 26 de noviembre hace una aproximación al
concepto jurídico señalando, en su artículo 46.4, que «tienen la consideración de
documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos
de las Administraciones Públicas». Como consecuencia de ello se ha venido identificando
documento administrativo con documento escrito. Esto se debe principalmente a los
problemas de validez de aquellos documentos que no utilizasen el soporte papel, pero las
nuevas tecnologías han permitido generar documentos en otros soportes: informáticos,
electrónicos y telemáticos que conllevan codificaciones diferentes de la escritura y que
amplían el concepto de documento administrativo.
En este sentido se dictó el real decreto ley 1/1986 de 14 de marzo de medidas urgentes
administrativas, fiscales, financieras y laborales (BOE núm. 73, de 26 de marzo de 1986)
que permitió que se realizasen comunicaciones con la administración pública y los
particulares por «vía telegráfica, télex, o cualquier otra de la que quede constancia por
escrito».
Pero es la ley 30/1992 de LRJ/PAC la que definitivamente permite el uso de otros soportes
y los dota de la validez jurídica necesaria para su utilización, si bien el arto 55.1, como ya
vimos, establece que los actos administrativos se producirán por escrito a menos que su
naturaleza exija o permita otro medios de expresión o constancia, y añade, en el art. 55.2,
que debe quedar constancia de las decisiones orales, lo que significa que se le sigue dando
prioridad al documento escrito y en concreto a aquel que resulta de limitar el hecho
reflejado en él a sólo los casos en que su contenido sea de naturaleza estrictamente
jurídica.
Por tanto, la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de LRJ/PAC, contenía una decidida apuesta
por la abierta incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la
actividad administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las
administraciones públicas.30 Entre todas las previsiones que la ley contiene sobre la
utilización de técnicas automatizadas destaca el artículo 45 como verdadera piedra angular

132
del proceso de incorporación y validación de dichas técnicas en la producción jurídica de
la Administración Pública, así como en sus relaciones con los ciudadanos.
El real decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas
electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, abunda
en el desarrollo de dicho artículo, como hemos dicho. El artículo 4, «Garantías generales
de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y
telemáticas», establece que:

Se podrán utilizar soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas en

cualquier actuación administrativa y, en particular, en la iniciación, tramitación y terminación de los
procedimientos administrativos [...].
Cuando se utilicen los soportes, medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior, se adoptarán
las medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad,
integridad, disponibilidad y conservación de la información. Dichas medidas de seguridad deberán
tener en cuenta el estado de la tecnología y ser proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los
tratamientos y a los riesgos a los que estén expuestos.

Los artículos 6 y 8 abordan, de forma concordante con la ley 30/1992, LRJ/PAC, los
problemas de la emisión, copia y almacenamiento de los documentos electrónicos, desde
una óptica que persigue -con las necesarias cautelas y garantías otorgar a dichos
documentos idéntica validez y eficacia que a los comúnmente reconocidos y aceptados: los
documentos en soporte papel.31
De gran trascendencia ha sido, como ya hemos visto, la aprobación del real decreto-ley
14/1999, de 17 de septiembre, sobre Firma Electrónica (BOE de 18 de septiembre de
1999).
Auñón (1995: 14) afirma que el documento administrativo, objetivamente, nace con una
función administrativa o jurídico-administrativa que le es inherente; con un carácter de
temporalidad que viene condicionado por la necesaria permanencia en la oficina de donde
parte o que lo gestiona. Pero al margen de este cariz burocrático que tiene en su origen,
existe el valor paralelo que adquiere como fondo del organismo del Estado, en cuanto
puede ser objeto de su utilización por parte del público ajeno a la gestión del mismo.

• Autenticidad: el soporte debe garantizar la identificación y autenticidad del

En cualquiera de los casos, sea cual sea el soporte, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Integridad: el soporte garantizará que el documento mantiene su unidad, sin que

documento, impidiendo su falsificación, suplantación o manipulación.

puedan faltar algunas de sus partes, tanto las que se refierene a caracteres internas

• Conservación: el soporte asegurará la conservación del documento, evitando su

como externas.

• Recepción del destinatario: el soporte debe garantizar que el documento pueda ser
deterioro total o parcial, así como su definitiva pérdida o destrucción.

recibido por el destinatario, para lo cual debe ser compatible con los medios de los
que dispone el destinatario y debe poderse acreditar la recepción.

Como señala Sánchez Prieto (1995: 195), en la definición de documentos administrativos

dada hasta ahora no estarían incluidos los documentos que los administrados utilizan para
comunicarse con la Administración (instancias, denuncias, etcétera), pues no responden en
estricto sentido al requisito de que su emisor sea un órgano administrativo que genere
dicho documento en el ejercicio de sus competencias administrativas, pero al tener la
función en la mayoría de los casos de iniciar el procedimiento administrativo o actuación
administrativa se considerarán documentos administrativos. El ciudadano participa de la
actividad administrativa.

133
En este sentido, dice Fernández Bajón (1996: 69) que no puede negarse que el ciudadano
genera documentos para comunicarse con la Administración Pública, participando de la
actividad administrativa, e iniciando un procedimiento administrativo. La ley 30/1992 de
26 de noviembre, en su artículo 68 sobre «Iniciación del procedimiento», recoge como una
forma de iniciación la solicitud por parte del interesado.
El real decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de
imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la
Administración General del Estado, regula por ejemplo la forma de las solicitudes.
Por lo que se refiere al estudio del documento en relación con el negocio singular a que se
refiera, se estudia la tipología documental, aquella que refleja el asunto particular
contenido en un documento. Existe gran dificultad para establecer una tipología clara y
normalizada, pues hasta épocas recientes no ha habido ninguna preocupación por el
análisis de la realidad documental administrativa, y los estudios del derecho administrativo
ignoran prácticamente el tema.32 El esfuerzo tipológico se ha realizado en el campo de la
archivística y de ella provienen las diferentes tipologías, facilitadas también por los
esfuerzos de racionalización y normalización de la Administración, a través del MAP
(1994).
El estudio de la tipología documental se puede abordar desde ópticas distintas: documentos
según soporte, documentos según su origen, documentos producidos por la Administración
(parlamentarios, jurídicos, legislativos, etcétera), documentos producidos por los
administrados.
Existe, pues, una inmensa tipología documental, casi cada asunto tratado por la
Administración es un tipo de documento. Nos apoyaremos en la ley 30/1992, de 26 de
noviembre, LRJ/PAC. En esta normativa no se hace una relación tipológica, pero de ella se
derivan todos los documentos administrativos, pues de una forma implícita todos los
documentos administrativos tienen que ver con el procedimiento administrativo.
Tipo documental es la expresión de las diferentes actuaciones de la Administración
reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, microficha,
etcétera) y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que determinan
su contenido. Los tipos documentales, como hemos dicho, se derivan de las funciones
desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función se traduce en uno o varios
tipos documentales. Cada tipo documental tiene unos caracteres internos que le son
propios, una manera de producirse y tramitar se comunes: los datos contenidos en un
mandamiento de pago o de ingreso serán iguales en todos los centros, aunque el formato
pueda variar; todas las actas se levantarán de acuerdo con un procedimiento determinado;
en todas las cartas se indica: fecha, el remitente y el destinatario.
Los documentos administrativos se diferencian de los documentos cognitivos entre otras
cosas, como hemos comentado anteriormente, por la homogeneidad de su contenido, por
su formalización. La causa es su carácter seriado, resultado de una misma actividad dentro
de una organización. Ello permite que los archivos no desciendan habitualmente a la
descripción individual de cada documento.
Existen no obstante diferencias en la configuración y formato del tipo documental,
utilizados por las diferentes administraciones, pues existe una falta de normalización y
racionalización de los documentos; aunque en esencia la tramitación de los asuntos sea
igual para todos. Es decir, existe una uniformidad de contenido, pero una falta total de
normalización en el tratamiento y disposición de la documentación.
Los cambios están produciéndose de mano de la informática, que está comenzando a
imponer la necesidad de normalizar; pero aun así en cada administración se lleva a cabo
según un criterio individual sin aspiraciones de uniformidad. Existen unidades de

134
racionalización en las administraciones, que tienen como objetivo la uniformización de los
tipos de documentos y formatos.
De gran trascendencia para esta normalización es el real decreto 1465/1999, de 17 de
septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la
producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado (25
de septiembre de 1999).
El establecimiento de una imagen institucional lleva aparejadas además la normalización y
racionalización del material utilizado por la Administración en su actuación, prestando
especial atención a la necesidad de articular un modelo de actividad administrativa
eficiente, ágil, transparente y respetuosa con los ciudadanos. El artículo 3, «Formalización
de documentos», establece que todo documento que contenga actos administrativos debe
estar formalizado.33
El artículo 4 se refiere a la confección de documentos y precisa los datos que deben figurar
en los documentos administrativos: título del documento, número o clave de identificación
del expediente en el que se integra el documento, denominación del cargo del emisor del
documento y nombre de la persona que formaliza el documento, lugar y fecha de
formalización del documento, e identificación del destinatario.
El artículo 7 establece las categorías de material impreso. El material impreso normalizado
para su utilización en comunicaciones de tipo general se clasifica en oficios, notas
interiores y cartas, en función, respectivamente, del carácter externo, interno y personal o
protocolario de la comunicación.
Los siguientes artículos se refieren al contenido de los modelos normalizados de solicitud
y de otras publicaciones, publicidad institucional, y soportes audiovisuales y telemáticos.

4.6.1. Tipología del documento administrativo

Al definir el documento administrativo como el soporte o forma externa de los actos de la

Administración, se está considerando que todo documento contiene una declaración. En
consecuencia, la clasificación más interesante y útil de los documentos administrativos es
la que los cataloga en función del tipo de declaración que contienen (MAP, 994: 21). Por
tanto, desde un punto de vista funcional, existen diversas propuestas clasificatorias que
engloban los documentos producidos por la Administración y por los administrados.
Según su origen, la primera división de los documentos administrativos modernos se
establece entre los documentos internos, o endógenos, y externos, o exógenos. Los
endógenos serían aquellos que se originan o nacen en el interior de la organización, esto es
dentro de la propia Administración (nota interior, acuerdos, dictámenes, etcétera). Podrán
adoptar muchas formas según la tecnología utilizada (ofimática o papel escrito, casetes,
etcétera). Los exógenos son los que se originan en el exterior de la organización, tales
como la solicitud, comunicaciones entre administraciones, comunicaciones verbales,
etcétera, que rápidamente se convierten en documentos textuales o escritos.
Fernández Bajón (1996: 72) distingue en función del origen o procedencia de los

• Tipos documentales generados por las administraciones públicas para comunicarse

documentos entre:

• Tipos documentales generados por las administraciones públicas para comunicarse

con los administrados.

• Tipos documentales generados por el administrado para dirigirse a las

con otras administraciones públicas y distintos organismos públicos.

administraciones públicas.
La propuesta más interesante y aceptada es la del Ministerio para las Administraciones
Públicas (1994), a partir de la cual elaboramos el siguiente cuadro clasificatorio.

135
 Cuadro II. Documentos administrativos

De ampliación
Resoluciones Restrictivas
Documentos de Modificación
decisión De iniciación
Acuerdos Instrumentales
Sustantivas
Oficio
Comunicaciones
Documentos de Nota interior
transmisión Notificaciones
Publicaciones
Actas
Documentos de Certificados
constancia Certificados de actos
presuntos
Documentos de
Informes
juicio
Solicitudes
Documentos de Denuncias
los administrados Alegaciones
Recursos

4.7. RECAPITULACION.

Hemos abordado en este capítulo el documento de archivo, que presenta ciertas

peculiaridades que lo hacen diferente del documento informativo propio de las bibliotecas
y centros de documentación.
Las diferencias del documento de archivo determinan las peculiaridades de los archivos
como instituciones informativas y de la archivística como disciplina; es por ello que hemos
comenzado estableciendo las relaciones que la archivística tiene con las demás disciplinas
documentales, con las ciencias de la administración y con las ciencias históricas. Guarda
relación con estas ciencias, precisamente, porque el documento de archivo es producto de
las actividades de la Administración y fuente de información primordial para la historia.
Una de las características fundamentales del documento archivístico es su carácter
principalmente testimonial, de ahí que resulte interesante recoger el concepto jurídico del
documento. Abordamos a continuación el concepto diplomático y el histórico. La
diplomática estudia el documento de archivo en sus aspectos formales, a fin de garantizar
su autenticidad y veracidad, lo que permite su utilización por parte de las disciplinas
históricas interesadas fundamentalmente en el contenido.
El documento de archivo tiene dos valores: un valor primario y un valor secundario.
Principalmente es un documento administrativo, cuyo origen deriva del ejercicio de una
función o actividad de un organismo determinado, y está recogido en un archivo
reconstituyendo, con el resto de los documentos que lo rodean, la actividad de la
organización que lo produjo. El documento de archivo se agrupa para formar expedientes,
que a su vez forman series que constituyen el fondo de archivo, que a diferencia de la
colección de biblioteca tiene un origen natural y se organiza o reorganiza por el principio

136
de procedencia. Su valor primario es por tanto evidencial o testimonial, y primeramente
está al servicio de la administración que lo produjo.
No obstante, el mismo documento puede adquirir valor histórico si algún receptor le
concede esa utilidad. El documento de archivo es de hecho el documento histórico por
excelencia. Aunque su origen sea testimonial, su misma existencia y la relación que tiene
con los demás permite la reconstrucción del funcionamiento de una institución y nos
proporciona una información histórica valiosísima.
La archivística estudia este documento desde su origen, en lo que se denomina la gestión
integral de los archivos. Sus características principales son su origen natural que le dota de
ese carácter testimonial y su interrelación con otros, su carácter seriado. Se abordan
brevemente los posibles criterios sistematizadores del documento de archivo.
Por último, abordamos la conceptualización restrigida de documento administrativo, como
producto de la gestión de la Administración Pública, y establecemos su clasificación en
función del criterio de origen o procedencia

CITAS

25a C. Rodríguez López: Proyecto docente presentado para concursar a una plaza del Cuerpo de Profesores titulares de Escuela
Universitaria del Área de Conocimiento de Biblioteconomía y Documentación. Perfil de la docencia de Archivística, Universidad de
León, 1999, p. 44.
26 El decreto 914/1969 de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil, determinaba el flujo o transferencias
de documentos que pasan de las dependencias administrativas al archivo central de cada ministerio, de éste al Archivo General de la
Administración Civil y de éste, a su vez, al Archivo Histórico Nacional. El ritmo está marcado en unos casos cronológicamente de
manera automática, pero, en otros se produce el trasvase «cuando hayan producido en la dependencia que los ha elaborado o tramitado,
la totalidad de sus efectos» (art. 2.°).
27 El real decreto define en el artículo 2a) firma electrónica como «el conjunto de datos, en forma electrónica, anejos a otros datos
electrónicos o asociados funcionalmente con ellos, utilizados como medio para identificar formalmente al autor o a los autores del
documento que la recoge». Y en el artículo 2b) Firma electrónica avanzada como «la firma electrónica que permite la identificación del
signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo
y a los datos a que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos».
28. «El antigüedad de los tiempos, es cosa que faze a los homes oluidar los hechos passados. E parende fue menester que fuesse fallada
escritura, porque lo que ante fuera fecho, no se olvidase, e supiessen los ames por ella las cosas, que eran establecidas, bien como si de
nuevo fuessen fechas. E mayormente porque los pleytos, e las posturas, e las otras cosas que fazen, e ponen los omes cada dia entresi,
los vnos con los otros, no pudiessen venir en dubda, e fuessen guardadas en la manera que fuessen puestas».
29 S'est d'abord élargie de facon a englober la totalité des materiaux servant a recevoir les informations écrites; aver prudence, puisqu'il
serait présomptueux de limiter la liste de ces matériaux a ceux répertoirés acruellement, la definition international a admis il y a une
quinzaine d'anneés, qu'un document restait un document quel que soit le support».
30 La ley 30/1992 opta por la tecnificación de la actuación administrativa frente a las tendencias burocráticas formalistas, terminando
así con un evidente fenómeno de disociación entre normativa y realidad: la Administración había integrado los medios y técnicas
automatizadas en su funcionamiento, pero la falta de reconocimiento formal de su validez les confería sólo un valor instrumental e
interno
31 Por ejemplo, el artículo 6 establece sobre la «emisión de documentos y copias» lo siguiente: «Los documentos emitidos por los
órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado y por los particulares en sus relaciones con aquéllos, que hayan
sido producidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos en soportes de cualquier naturaleza serán válidos siempre que
quede acreditada su integridad, conservación y la identidad del autor, así como la autenticidad de su voluntad, mediante la constancia de
códigos u otros sistemas de identificación. Las copias de documentos originales [...] tendrán la misma validez y eficacia del documento
original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación».
32 No nos referimos a la tipología de los documentos anteriores al siglo XIX, que está perfectamente estudiada por la diplomática.

137
33 «1. Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe estar formalizado. Se entiende por
formalización la acreditación de autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o
códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos de
acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. 2. En los restantes documentos, especialmente en aquellos de
contenido informativo, no se exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspondiente
documento.»

BIBLIOGRAFIA

RODRIGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: Entre la tradición y la renovación. Trea,

S.L. España 2002. pp. 119-157.

138
LECTURA 4

CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS O

ARCHIVOLOGÍA

11.1 DEFINICIÓN Y TÉRMINOS RELACIONADOS6O

Hemos visto, al principio de este libro, una definición de la Ciencia de la Administración

de Documentos y Archivos o Archivología. Volvemos a ella para estudiarla ahora en sí
misma.
La Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología es un campo
del saber cuyos objetos de estudio son:

1. Los documentos de gestión o de archivo y la archivalía.

2. La información en ellos contenida.
3. Los archivos y los sistemas de Administración de Documentos y Archivos.
4. La política de la administración de documentos y archivos
5. Los archivos y las asociaciones de Administraciones de Documentos y archivos, o
archiveros.
6. La archivología como ciencia, su campo, sus relaciones, usuarios y método, y cuyo fin
es conducir la política relacionada con esos seis objetos y mediante ello elevar el nivel de
vida democrática de la sociedad.

Términos relacionados

Archivística. Como sustantivo puede ser considerado como sinónimo de Archivología.

Heredia Herrera, en su Archivística General, p. 27-28, nos ofrece la trayectoria de estos
dos términos. Puede ser también tomado de la siguiente manera: Archivística, como
sustantivo es el área del campo de la Administración de Documentos y Archivos o
Archivología a la que corresponde aplicar los principios de ésta a las tareas profesionales y
experimentar nuevos métodos. O sea, la faceta práctica de esta ciencia.
Introducción a la Administración de Documentos y Archivos o Archivología constituye
una asignatura introductoria a la carrera profesional. A esta asignatura le corresponde:

Ofrecer un panorama de toda la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos.

Ubicarla entre los demás campos científicos.

• Proponer las definiciones y clasificaciones de los términos básicos de la profesión.

11.2. LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS O

ARCHIVOLOGIA61

Llamamos ciencia a la Administración de Documentos y Archivos o Archivología porque

tiene:

•
•
Un territorio especifico conformado por los objetos que le son inherentes.

•
Un servicio y unos usuarios característicos.
Un método intransferible de trabajo y experimentación.

139
Decimos -con Romero Tallafigo en Archivística y Archivos, p. 27- que es una ciencia
aplicada, como la Medicina, la Arquitectura, la Ingeniería, etc., porque su estudio e
investigación no se agota en el ámbito especulativo, sino que tiende a ser puesta en
práctica para servicio de sus beneficiarios.
A continuación estudiaremos los tres ítems recién mencionados: el campo, el método y el
servicio. El campo incluye tres sectores: la extensión del territorio de la ciencia, su
relación con los demás ciencias, y la terminología

11.2.1. Territorio de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología62

Ninguna ciencia posee actualmente un territorio con límites fijos e inmutables. El progreso
constante de la investigación especulativa, de las ciencias aplicadas y de la tecnología pone
en crisis continuamente los confines de las áreas de estudio.
La Administración de Documentos y Archivos no es una excepción. Su territorio
básicamente se extiende a lo largo y a lo ancho de sus objetos, pero requiere constante
profundización de aquellos temas nuevos que se le van proponiendo, como son ahora: la
irrupción del concepto de Política Documental; los compromisos de los documentos de
gestión con la sociedad; la vinculación con el Derecho, la Sociología y las Ciencias de la
Comunicación; el fortalecimiento de las instituciones mediante la firmeza en el manejo de
los documentos. En el campo tecnológico: la sistematización de los archivos; la conexión
de su información con las redes generales; la inclusión de medios magnéticos y ópticos
como soportes de textos documentales; la tramitación sin papel y su valor legal; etc.
Los centros de documentación e información que se estudian en la respectiva asignatura
son un sector limítrofe que requerirá de los administradores de documentos y archivos,
también llamados archiveros, cada vez más atención en el futuro.

La Administración de Documentos y Archivos avanza hacia la especialización en algunos

sectores. -los archivos gráficos- o hacia la integración de temas antes aislados, como la
constitución de fondos documentales donde hay bancos de datos, o también la visión
panorámica de los tipos documentales, cuando son clasificados en dispositivos,
testimoniales e informativos.
Por último, el territorio de la Administración de Documentos y Archivos, como el de las
demás ciencias, se deja penetrar y a su vez penetra en otros territorios a causa de la
interdisciplinariedad (aunque es mejor hablar de "interciencialidad", porque no son
disciplinas), que enriquece la perspectiva de cualquier asunto con los puntos de vista de
otros especialistas. Mencionemos ejemplos de temas netamente intercienciales: con el
Derecho, por la conexión entre los documentos testimoniales y los derechos cívicos; con la
Sociología, por la atención a los usuarios débiles; con las Ciencias de la Comunicación
(léase Periodismo), por la transparencia democrática; con la Bibliotecología, por los
tesauros; con la Museología, por el concepto ahora valorizado de museos temáticos.).
Estos museos temáticos coleccionan series de piezas que representan conjuntos
organizados en el orden en que se dieron; es una analogía con los archivos.

11.2.2. Relación de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología con

otras ciencias63

Tal como en un mapa, cada ciencia posee un territorio lindante con campos vecinos. A
veces parecen construir territorios de un mismo continente, con espacios afines. En otras
ocasiones aparecen distantes, pero conectadas por medio de nexos puntuales, a modo de
aeropuertos.

140
La Administración de Documentos y Archivos forma parte de un continente o grupo que
se denomina Ciencias Sociales; destaquemos el Derecho, la Sociología y la Historia por un
costado; y por otro las Ciencias de la Información (que también son ciencias sociales)64.
Allí están la Bibliotecología, la Documentología y la Museología, lindantes con la
Administración de Documentos y Archivos. Quizás podrían agregarse la Estadística y el
Periodismo. Con estas ciencias, nuestra profesión tiene en común el hecho de que reúne y
procesa documentos con el fin de servirlos a los usuarios en sí mismos o mediante la
información que contienen. La diferencia consiste en que los documentos son distintos
para cada una de estas profesiones -así lo vimos en el Capítulo 1-, y por lo tanto los
usuarios, el método y el procesamiento son característicos de cada una de estas ciencias.
Veamos algunas de estas vinculaciones.

11.2.2.1. El Derecho65

Los documentos dispositivos y testimoniales, para ser tales, deben ser creados y
representar actos y hechos jurídicamente válidos. Por lo tanto, la Ciencia de la
Administración de Documentos y Archivos o Archivología necesita conocer el marco legal
donde se producen y tienen vigencia los documentos que ha de custodiar.
Hay más. Compartimos con el Derecho estos documentos dispositivos y testimoniales
porque son objetos de ambas ciencias.
Por último, en todo lo referido a la custodia y servicio de los documentos y la información
en ellos contenida, ellos y nosotros tenemos incumbencias paralelas. Los profesionales del
derecho apuntan más a resolver juicios, y nosotros a su incidencia social.

11.2.2.2. La Sociología

En lo que respecta a las instituciones en general (estatales y privadas), actualmente

predominan los "derechos" de ellas sobre los ciudadanos y no sus obligaciones. Por Ej.: si
un individuo llega a pagar un impuesto en el momento en que cierran la caja -o tres
minutos después-, no puede hacerla y ha de sufrir el recargo. Pero cuando al banco se "le
cae el sistema informático", no le indemnizan por el tiempo de espera.
Las instituciones pierden firmeza -se asemejan a un flan- cuando no están marcadas las
responsabilidades en la administración de documentos e información. Por Ej.: se ha
perdido un expediente o un documento y nadie es responsable. Es como si hubiera caído
un rayo. Está garantizada la impunidad. Esta debilidad de las instituciones produce una
enfermedad social llamada Anomía que los Administradores de Documentos y Archivos
podemos atacar desde nuestra profesión.
Los usuarios actuales, como se dijo unas páginas atrás, no ostentan el perfil convencional.
No se puede seguir exigiendo la asistencia a la oficina una y otra vez en este momento en
que tramitan madres adolescentes, discapacitados y analfabetos. La administración de
documentos debe trabajar conociendo los fenómenos sociales y dando a la informática un
rol en la solución.

11.2.2.3. La Administración de Empresas.

Las instituciones del Estado, las empresas no estatales con fines de lucro, las entidades no
estatales sin fines de lucro -religiosas, políticas, sindicales, deportivas, culturales-; es decir,
cualquier organismo o institución requiere los documentos de gestión como un organismo
viviente necesita el sistema circulatorio o el esqueleto que lo sustenta. A su vez, el
Administrador de Documentos y Archivos o Archivero, para reunir, procesar y servir los

141
documentos y la información en ellos contenida, debe conocer y aplicar a su trabajo la
estructura orgánica y el funcionamiento de la institución.
Por lo tanto, el archivero ha de conocer principios y técnicas de la Administración de
Empresas y el administrador de empresas tiene que estar al tanto del servicio que le presta
el Administrador de Documentos y Archivos.

11.2.2.4. La Historia66

La Historia busca su información para reconstruir el pasado, basada en lo que los

historiadores llaman fuentes. Los documentos de archivo son la mejor fuente para la
investigación histórica. Como vimos en el punto 5.6 de este libro, los documentos de
gestión, por estar redactados y, al mismo tiempo, carecer de intencionalidad narrativa,
contienen un máximo de objetividad en la representación de los hechos y personas que les
dieron nacimiento. Nuestro profesional debe conocer las técnicas de investigación de los
historiadores y ellos, nuestros métodos de reunión, ordenación, descripción y selección del
Patrimonio Documental.

Es oportuno destacar una diferencia entre el ángulo de visión de los Historiadores y el de

los Administradores de Documentos y Archivos. Nosotros miramos más los panoramas;
ellos, los sucesos o las áreas específicas. Ejemplo: si hablamos de documentos sobre obras
inmuebles con valor histórico, ellos mencionarán el palacio talo la casa del ex-presidente
cual. Nosotros, sin negar estos, damos prioridad a las redes viales, las obras hidráulicas,
etc.

11.2.2.5. La Diplomática67

Esta disciplina aporta los elementos que hacen jurídicamente válido y auténtico un
documento de gestión. Estudia y analiza los caracteres de la forma documental, muestra el
autor del documento y su relación con el hecho, al que acompaña o precede. La
Administración de Documentos y Archivos o Archivística, cuando no se basa en la teoría
recibida de la diplomática, puede convertirse en una técnica meramente manual de ordenar
y describir documentos, sin la visión política de su interés jurídico y social.
La diplomática se diferencia de la Administración de Documentos y Archivos porque tiene
un concepto más estricto del documento y porque lo estudia individualmente: no le
interesan los conjuntos orgánicos.

11.2.2.6. La Informática68

Tiene profunda incidencia en el manejo de los documentos de archivo y, sobre todo, en la

circulación de la información. El profesional Administrador de Documentos debe hacer
conocer a quienes lo rodean las características diferenciales entre la Administración de
Documentos y Archivos y las técnicas informáticas. La principal diferencia consiste en que
al informático le interesa básicamente la circulación de la información, no se preocupa por
el documento ni por su valor legal. Al administrador de documentos y archivos -al igual
que al jurista- le importa fundamentalmente el documento físico, original, capaz de
imponer, testimoniar o meramente probar. Sólo en segundo término, difundir y hacer
circular la información separada del documento.

142
11.2.2.7. La Microfilmación

Es una técnica que ha sido y es gran aliada de los documentos de gestión en muchos
países. Los Administradores de Documentos debemos estudiarla ahora, no tanto en si
misma, sino como parte de las técnicas de micrográfica que actualmente se han
multiplicado y diversificado.

11.2.2.8. La Arquitectura.

Tiene relación con nuestra profesión cuando se trata de levantar edificios y habilitar
locales para guardar documentos.

11.2.2.9.

La Química es aplicada para prevenir el envejecimiento y deterioro de los soportes

documentales.

11.2.2.10.

La Biología, para curar papeles o soportes infectados por agentes biológicos.

11.2.3. La Terminología69

En la explosión científico-técnica de hoy, las ciencias han entrado en una efervescencia

que se manifiesta en la rápida movilidad de su terminología. Donde antes había listas de
materias y asuntos que no se modificaban en años, ahora se implantan tesauros, cuya
flexibilidad permite una constante actualización.
La Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología, además de
participar de esta fiebre, se halla vinculada a los sistemas jurídicos y administrativos que,
en cada país, producen los documentos, según tradiciones burocráticas características. Por
ello no existe una nomenclatura universal. Más bien se trabaja dentro de cada área
lingüística: castellana, inglesa, francesa... Se hacen esfuerzos por tender puentes de
equivalencias terminológicas entre distintos idiomas.
Por otra parte, es una buena cualidad la variedad por evolución. Cada época vive sus
propias inquietudes, formula sucesivas preguntas que no se sienten respondidas con
conceptos plasmados en la realidad anterior.
Este mismo libro ha actualizado sus definiciones con relación a las ediciones anteriores
buscando adecuarlas a un planteo del servicio de los documentos que destaca la Política de
la Administración de Documentos y Archivos adecuada a las necesidades de la sociedad de
las primeras décadas del siglo XXI. Por eso, el cambio de nomenclatura debe continuar.
Hemos fijado el centro de atención en los documentos mientras están vigentes, porque
descubrimos que en Ibero América los documentos nacidos de gestión -dispositivos,
testimoniales o meramente probatorios- son una "medicina" apropiada y eficaz para curar
la anomia y los defectos de la vida democrática. Vinculamos entonces la Política de
nuestro servicio a las necesidades sociológicas, y asumimos el Patrimonio Documental
como un feliz resultado.
El paso siguiente -para la tercera o cuarta década del siglo XXI- podría ser la creación de
una nueva rama del Derecho, a saber: el Derecho Documental, en el que trabajaríamos
mancomunados los Juristas y los Administradores de Documentos y Archivos.

143
La Escuela de Archivología de Córdoba, por medio del Centro Interamericano de
Desarrollo de Archivos y por la bibliografía producida por sus profesores, ha sido un factor
muy eficaz de normalización terminológica en Hispanoamérica. Heredia Herrera, bajo el
subtítulo "Trabajos de unificación terminológica", p. 241-243 de su libro Archivística
General, narra y comenta los esfuerzos que se vienen haciendo desde 1931.

11.2.4. El método de la Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos70

En nuestra profesión, el método es el estilo, el modo, el camino elegido para procesar sus
objetos y llevarlos al cumplimiento de su fin. No es este el momento de desarrollar en
plenitud este tema, dado que nos hallamos al principio de la carrera.
A manera de ejemplo mencionaremos algunos modos o caminos que la distinguen de
ciencias tales como la Bibliotecología, la Documentología y la Museología.

El Administrador de Documentos y Archivos trabaja los documentos reunidos en unidades

orgánicas, según la procedencia, es decir, separados según la o las instituciones que los
crearon o tramitaron. La Bibliotecología los agrupa por materias.
El administrador y los usuarios de los documentos de archivo reconocen plenitud de
sentido a los documentos dentro del conjunto donde nacieron y actuaron. Un expediente no
puede ser plenamente comprendido si no forma parte de la serie de expedientes del
organismo donde fue tramitado. Los bibliotecarios lo reconocen en las unidades -libros y
escritos- individualmente tomados.
El Administrador utiliza y sirve los documentos según su edad. El tratamiento de los
documentos en trámite es diferente al del documento vigente o al que está situado en un
archivo histórico para consulta retrospectiva. Los libros no pasan por edades, o sus edades
no inciden en la utilidad que brindan a los usuarios.
El Administrador recibe los documentos que naturalmente provienen del servicio cotidiano
de una institución, entidad o empresa. Las bibliotecas y los centros de documentación sí
los compran o los reciben por canje de cualquier entidad.
La metodología archivística exige al archivero, antes de trabajar en una institución, que
conozca los objetivos, las atribuciones y la historia de tal entidad. Sin estos conocimientos,
no puede aplicar su ciencia en ese lugar.
Los bibliotecarios no.

La metodología del Administrador de Documentos y Archivos se parece a la de sus

vecinos bibliotecólogos, documentólogos y museólogos en que ninguno de ellos es
propietario de los documentos. Depende de las reglamentaciones o de la legislación que
rige la organización que produce o tramita tales documentos. Por lo tanto, no puede ni
experimentar ni aplicar adelantos técnicos sin la debida autorización.
Como característica del siglo XXI, podemos decir que la archivística nace en el siglo XIX
como "disciplina ancilar" -es decir, servidora- de la Historia. Se enseñaba como un
conjunto de destrezas o habilidades, vinculadas por un sustrato de teoría. Fue creciendo a
lo largo del siglo XX hasta el nivel de ciencia. Ahora la Administración de Documentos y
Archivos gira alrededor de una Política Social, que pretende la elevación del nivel de vida
democrática de comunidades y países. Las destrezas son básicas, pero carecen de sentido
separados de esa Política.

144
11.3. USUARIOS DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN71

El fin de la Política Documental es servir los documentos y la información en ellos

contenida a los usuarios. Conocer a los usuarios es imprescindible para el archivero. En el
siglo XXI ha cambiado el perfil del usuario. Ya pudimos conocer el nuevo panorama.
(Véase lo dicho en el Cap. 9 y su bibliografía.)

11.4. CÓMO EXPERIMENTA LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Las ciencias aplicadas requieren, en general, experimentación para crecer y actualizarse.

Acabamos de ver en el punto 11.2.4 que el Sistema de Administración de Documentos y
Archivos no puede experimentar avances o adelantos sin la autorización de la institución
que es poseedora de los documentos. He aquí cómo puede actuar el Administrador de
Documentos y Archivos para lograr que la institución donde trabaja organice sus archivos
en base a los métodos más avanzados.
La aplicación de los adelantos no puede hacerse por mera imitación, dada la mencionada
dependencia de los documentos de gestión, la administración, el estilo burocrático y la
diversidad de las funciones atribuidas a todo el espectro de entidades a las cuales puede
servir un archivo.
Frente a problemas que se plantean para introducir innovaciones en la Política sobre los
documentos y el servicio de la información, el Administrador de Documentos ve dos
opciones:

• Obtener una legislación impuesta desde arriba, sin preparación psicológica en las

•
bases.
Iniciar la reforma modernizadora de hecho, sin el respaldo de una reglamentación.

Estas dos opciones deben verse como no viables.

El camino medio consiste en

• modificar y avanzar todo lo que sea posible, con el consenso de los involucrados y

•
sin infringir ninguna norma;
solicitar luego la autorización para introducir una primera etapa de la innovación,

•
manifestando a la autoridad cuál es la meta final.
cuando se observa que tanto la autoridad, como los niveles operativos han llegado a
convencerse de las ventajas de la nueva propuesta, se prepara y promulga un
paquete de reformas que puede ser parcial o total. Todavía se establece un tiempo
de prueba que permita mejorar las innovaciones, antes de su promulgación
definitiva.

Cuando la experimentación ha sido exitosa se da a conocer y se divulga en los congresos

nacionales o internacionales de archivos. Estos eventos son, asimismo, el lugar natural
para oír y recibir las experiencias y los avances que han tenido lugar en otras partes del
mundo. La bibliografía, sobre todo la de las grandes revistas archivísticas es otra fuente
natural de aprendizaje y de propuestas para la Política de Administración de Documentos y
Archivos.

145
11.5. LA CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
O ARCHIVOLOGÍA72

Nuestra profesión presenta dos vertientes: la administrativa y la histórica. Los documentos

que hoy se hallan en uso administrativo mañana serán fuentes históricas, y es el
Administrador de Documentos el encargado de conducir la Política que logre que sean
útiles en todo su ciclo vital para elevar el nivel de vida democrática en una comunidad.
Los documentos -como vimos en el Capítulo 5- son primero recursos para el desarrollo de
la sociedad, y luego Patrimonio Documental, parte del Patrimonio Cultural.
La carrera profesional debe preparar para liderar y conducir la Política de Documentos y
Archivos, en ambas vertientes

CITAS
60. Definición de Archivología. TANODI, Manual de Archivología, "Archivología", p.38-58. Definición en p. 42. HEREDIA
HERRERA, Archivística General. "Concepto y definición", "Campo de acción de la archivística", "Objeto, fin y método", p. 29-32.
ROMERO TALLAFIGO, Archivística y Archivos. Una cierta definición en p. 26. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. Aporta
definiciones de otros autores, pero su estudio tiende a dilucidar si la archivística es ciencia o técnica. Véase "La definición de la
archivística: ¿disciplina o ciencia?" y "Conclusión: la archivística como ciencia emergente", p. 58-64. DAT. Véanse los términos
"Archive Administration" y "Records Management". DURANTI, Luciana. "The Archival Body of Knowledge: Archival Theory,
Methodology and Practice, and Graduate and Continuing Education", Archivaria, Vol. 24 N° 1, p. 8-24. 1993. Un estudio del desarrollo
de la ciencia archivística desde sus orígenes hasta la actualidad se encuentra en DURANTI, Luciana. Archival Science, 41 p.
mecanografiadas, próximo a editarse. En español, 48 p. trad. de Manuel Vázquez.
61. La Archivología ¿es ciencia? TANODI, Manual de Archivología. "La Archivología como disciplina", p. 38-39: "Ciencia o
disciplina", p. 42-44. HEREDIA HERRERA, Archivística General. "Ciencia o técnica", p. 45-46. ROMERO TALLAFIGO,
Archivística y Archivos. "Archivística. Teoría científica sobre los archivos", p. 25-28. CRUZ MUNDET, véase la cita en la nota
anterior. BRICEÑO PEROZO, Mario. "La ciencia" (archivística), p.122-124. En Vademecum de Archivología. Caracas. Archivo
General de la Nación, 1979.450 p. y "La Archivología como ciencia", p. 33-44. En La Archivología como ciencia y otros apuntes.
Caracas. Biblioteca Venezolana de Historia. 1985. 117 p.
62. El territorio de la Archivología. HEREDIA HERRERA, Archivística General. Campo de acción de la archivística", "Objeto, fin y
método", "Principios y normas", p. 30-38. TANODI, Manual de Archivología, habla de campo y objetos de la Archivología en p. 43-44.
63. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con otras ciencias y disciplinas. TANODI, Manual de Archivología.
"Instituciones y disciplinas afines", p. 59-128. HEREDIA HERRERA, Archivística General, "Ciencias y técnicas auxiliares de la
Archivística", p. 57-82; "Ciencias de la documentación e información: analogías y diferencias", p. 155-170. Estudia la relación con
administración, historia, bibliotecas, documentación, museos, paleografía, diplomática y cronología. ROMERO TALLAFIGO,
Archivística y Archivos. "Las ciencias auxiliares de la archivística", p. 69-102. Menciona paleografía, diplomática, sigilografía,
heráldica, genealogía, cronología, toponomástica, ciencias de la administración, informática y ciencias de la información. LODOLlNI,
Archivística. "Archivos, bibliotecas y museos: presuntas afinidades y efectivas diferencias", p. 257-272. CRUZ MUNDET, Manual de
Archivística. "Las ciencias auxiliares de la archivística", p. 79-90. Véase, además la notas N° 23 Y 6.
64. Documentología y documentación. CORTES ALONSO, Vicenta. "Qué se entiende por documentación", p. 13-17. En
Documentación y documentos. Madrid. Subdirección General de Archivos, 1980, 80 p. En rigor, para el presente tema se recomienda
todo este pequeño libro. TANOOI, Manual de Archivología. Define en p. 25 Y 98. Véase además el subtítulo "Documentación", p. 98-
104. DAT, ofrece dos acepciones para "Documentación". SANCHEZ LIHON, Danilo. "Bases para la organización de centros de
documentación", p. 61-71. En Planeamiento, organización y administración de centros de documentación. Antología. Lima. Instituto
Nacional de Investigación y Desarrollo de la Educación. 1983, 160 p.
Relación entre documentación y archivología. TANODI, Op. Cit. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. "La archivística en el
ámbito de las ciencias de la documentación", p. 6777. JARDIM, José María et al. "As relacôes entre a arquivistica e a ciencia da
informacao”, p 30-45, en Cuadernos BAD, 1992, (separata).

146
65. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con el Derecho LODOLlNI, Elio."La archivística es una ciencia que
presupone un conocimiento previo del derecho y de la historia, y sobre todo, de la historia del derecho" p. 42, en "El archivo del ayer al
mañana". Revista ANABAD. XLV 1995. N° l. Véase, además, la nota N° 7.
66. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con la Historia. Véase la nota N° 4.
67. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con la Diplomática. DURANTI, Luciana. "La disciplina como disciplina
formativa", p 146-151. En su p. 21, compara la ciencia archivística general y especial, con la diplomática también general y especial. En
Diplomática. Nuevos usos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona, Sevilla. S&C Ediciones. 1996, 170 p. Véase,
además, la nota N° 8.
68. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con la Informática. Véanse las notas 27 y 45.
69. Problemas de Terminología. TANODI. "Terminología". P. 55-57, en Manual de Archivología. HEREDIA HERRERA. "Vocabulario
y Terminología archivísticas". p. 237-250, en Archivística General.
70. El método archivístico. TANODI, "El método archivístico", p. 47-50; "Método archivístico y bibliotecario", p. 93-95, en Manual de
Archivología. HEREDIA HERRERA, "Objeto, fin y método", p. 31, Y "Metodología y tratamiento", p. 166. 169. En Archivística
General.
71. Usuarios. TAYLOR, Hugh A. El servicio de archivo y el concepto de usuario. Un estudio RAMP. Paris. Programa General de
Información y UNISIST. UNESCO. 1984. 98 p. (PGI-84/WS/5). TANODI. "El uso de la archivalía", p. 27-28. En Manual de
Archivología, “El porqué de las guías”, p. 205-213. En Boletín Interamericano de Archivos Córdoba centro Interamericano de
Desarrollo de Archivos. Vol. VIII 1981. Muestra el corrimiento de los intereses de los investigadores de los archivos históricos, campos
nuevos. Heredia Herrera. “transmitir/difundir/servir”, p. 161. La formación de los usuarios y el marketing de los archivos", p.358-364.
Manual de Archivística. CORTES ALONSO, Vicenta. "Los investigadores", p. 271-277. En Archivos de España y América. Materiales
para un Manual. Madrid. Universidad Complutense. 1979. 382 p. DAT. "User", Sólo se refiere al lector y los investigadores. Manuel d'
Archivistique. "Les chercheurs", p. 316-317. En realidad será provechoso leer todo el capítulo titulado: "Les recherches,
communications et délivrances de copies", p. 295-336. MARTINEZ DE SANCHEZ, Ana María. "El archivero y el investigador", p. 4-6.
En Archiveros e investigadores. Reflexiones sobre metodología de la investigaci6n. Córdoba. Argentina. CIDA, 1993. 52 p.
LIBERALLI BELLOTTO, Heloísa. Arquivos permanentes. Toca el tema en p. 9.
72. Contenidos de una carrera de Archivística. TANODI, Aurelio. "Capacitación archivística por medio de cursos", p. 83-112. En
Anuario Interamericano de Archivos. Córdoba. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol. XIII, 1989. COOK, Michael.
Guidelines for curriculum development in Records Management and the Administration of Modern Archives. A. RAMP Study. Paris.
General Information Programme and UNISIST. UNESCO, 1982. 72 p. (PGI-82/WS/16). HEREDIA HERRERA, Archivología General.
"Divisiones de la Archivística: archivística general y archivística técnica", p. 46-49. Véase en el índice general, p. 9-16, cómo concibe la
ciencia archivística: Manuel d'Archivistique. Véase en el "Table des Matieres" p. 781-805, cómo concibe las partes de la archivística:
INTRODUCTION l. Définitions généra/es et problémes juridiques des archives. 2. Les archives francaises: organisation. législation,
évolution. ARCHIVISTIQUE GÉNÉRALE 1. Les archives
en formation et le préarchivage. 2. L' entrée des documents aux archives. 3. Les triages
et éliminations. 4. Le classement et la cotation.5 Les instruments de recherche. 6. Les recherches, comunications et délivrances de
copies. ARCHIVISTIQUE SPECIALE. 1. Problémes propres a certaines catégories de fonds. 2. Problémes propres a certaines ca-
tégories de documents. CONSERVATION MATÉRIELLE DES DOCUMENTS. l. I.es bâtiments et installations des archives. 2. Le
traitment et la restauration des documents endommagés. ROLE SCIENTIFIQUE, CULTUREL ET ADMINISTRATIF DES
ARCHIVES. 1. Les archives et la vie scientifique. 2. Les archives et l' animation culturelle. 3. Les archives et la documentation
administrative.

BIBLIOGRAFIA

VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos y archivos: planteos

para el siglo XXI. Alfagrana Ediciones. Argentina 2004. pp. 119-129

147
LECTURA 5

Las divisiones de la archivística

Puesto que ya hemos identificado el objeto de nuestra atención, resulta del mayor interés
analizar las partes en que se divide, sus diferentes líneas de acción. Aquí, según viene
siendo tradicional, cada autor establece sus propias divisiones y, como hemos visto hasta
ahora, en el fondo todos hablan de lo mismo pero lo bautizan de distinta manera.
Hasta la década de los ochenta, E. Casanova28, Ch. Samarán y el manual de los archiveros
holandeses29, A. Matilla30, A. Tanodi31, y otros autores establecen unas divisiones de la
archivística que no han soportado el paso del tiempo.
Compendiando a los distintos tratadistas, las divisiones serían:
1. La archiveconomía o archivintendencia: que comprendería la construcción e instalación,
la conservación y restauración de documentos.
2. La archivística o archivonomía, compuesta por la clasificación, la ordenación y la
descripción.
3. Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo: servicio a los usuarios y aspectos
legales de la documentación.
4. La historia de los archivos y de la archivística.

Entre las pocas excepciones, dentro de este panorama, hay que citar a W. Leesch32, quien
en 1956 establecía las siguientes divisiones:

1. Teoría de archivos: objeto, fin y método de la archivística. Historia de los archivos.

2. Derecho de los archivos.
3. Técnica.
4. Administración o práctica de los archivos

Será, sin embargo, M. Cook33 quien, a comienzos de los años ochenta, diferencie dos
ámbitos:
1. El ámbito especifico de la archivística, que comprende: la gestión de documentos, la
administración de archivos, las ciencias de la interpretación y la historia administrativa.
2. El ámbito común con las demás ciencias de la documentación: reprografia, exposición,
conservación, almacenamiento, recuperación y difusión de la información, bibliografía y
fuentes de información, estudio de usuarios, legislación, seguridad, diseño arquitectónico y
control del medio ambiente, diseño y automatización de sistemas, ciencias de la gestión y
metodología de la investigación.
Unos años después, A. Heredia34 difunde esta dualidad, denominando a cada una del
siguiente modo:

1. Archivística general: «aquélla cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer

profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa».
2. Archivística técnica: «está integrada por los conocimientos procedentes de otras
disciplinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su
conservación y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acercamiento más o
menos profundo de las mismas para poder entrar en diálogo con los profesionales que las
practican».

148
La autora añade que si la archivística general «representa la actuación especializada del
archivero», la técnica representa un espacio compartido con otros profesionales; «incluye
conocimientos y materias comunes a otras ciencias de la información».
J. W. Roberts35, más que establecer divisiones. Dentro de la archivística, sugiere la
existencia de dos corrientes: la teórica y la clínica.

1. Archivística clínica: «una tendencia que es archivística pero no es teórica, y se ocupa de

la práctica, cómo hacer, la realidad del trabajo archivístico. Esto implica codificar el
control seguido en cada uno de los documentos existentes y esforzarse seriamente por
desarrollar métodos más eficientes; ésta es la responsabilidad de los archiveros clinicos».
2. Teoría pero no archivística: «La otra es teórica pero no archivística, y está relacionada
con la historiográfica. Requiere un conocimiento del contexto y del valor histórico de los
documentos, y es un espacio no de los archiveros en cuanto archiveros sino de los
archiveros como historiadores, o al menos como estudiosos de la historia».
Las divisiones que acabamos de exponer no pueden ser consideradas como tales en su
mayoría, ya que no son reflejo de unas ramas establecidas e identificadas de una ciencia,
con campos concretos de actuación suficientemente diferenciados los unos de los otros, y
desarrollados por profesionales especializados al uso.
En el empeño por articular la archivística, muchos de estos autores confunden los procesos
del trabajo profesional con divisiones de la misma. En otros casos se les atribuye una
responsabilidad difícil de afirmar, por cuanto están extraídas de manuales y programas de
estudios, con lo cual se comete el error de considerar como divisiones de la archivística
meros apartados establecidos con fines pedagógicos y al efecto de lograr una mejor com-
prensión y claridad expositiva.
Así y todo, hay uno de entre ellos que merece ser tomado muy en consideración: el de
Michael Cook, quien distingue entre los conocimientos específica mente archivisticos, y
aquellos que componen el territorio común de las Ciencias de la Documentación. Este es,
también en nuestra opinión, el punto de vista más acertado; es decir, existen procesos
diferenciados: clasificación, ordenación, descripción... pero que en sí no constituyen
divisiones o especializaciones de la archivística. Esta es, en cuanto tal, un todo indivisible,
por cuanto las partes que la integran no se explican por sí mismas sino por referencia al
conjunto, de modo y manera que no cabría la formación de archiveconomistas, como
encargados de las instalaciones y de los edificios, pues aunque forman parte de las
preocupaciones profesionales, en última instancia, son responsabilidad de otros
especialistas.

3. La archivística en el ámbito de las ciencias de la documentación

Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de las
ciencias de la documentación. Los profesionales que realizan funciones o actividades
diversas en fondos, documentales reciben distintos nombres como: documentalistas,
bibliotecarios, archiveros, gestores de información... También los diversos centros
documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de
documentación, bibliotecas, archivos, bancos de datos... Pero estos apelativos, fruto de
necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda parecerlo, a actividades
diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común, la ciencia
de la documentación.
Como hemos visto en el capítulo anterior, las condiciones en las que se ha desarrollado la
evolución archivística, marcadas por periodos extensos -especialmente el siglo XVIII y
parte del XIX por la sumisión a los criterios biblioteconómicos, ha suscitado durante

149
décadas una natural desconfianza hacia todo cuanto saliera de la breve pero clara ortodoxia
archivística. Quizás sea ésta –no la desconfianza por supuesto- una de sus virtudes, nos
referimos a que la archivística posee un cuerpo teórico o doctrinal breve pero bien
fundamentado, preciso y muy sólido. También es cierto que la relativamente reciente
independencia, unido, al hecho de que se trata de una ciencia naciente y en constante
evolución, son dos cuestiones que han marcado de forma radical el rumbo seguido. No se
trata de ningún periodo de autismo, pero sí de una travesía iniciática, en la cual la
comunidad profesional ha realizado y realiza un ingente esfuerzo por trazar su camino, por
asentar bases firmes y estables, por delimitar un espacio propio; algo que en gran medida
ya se ha logrado. Por ello, de manera señalada desde la década de los ochenta, y desde la
confianza que confiere la seguridad en sus presupuestos, el colectivo profesional ha
percibido la necesidad de responder a los nuevos retos que representan, entre otros, las
demandas informativas, las nuevas tecnologías, el derecho de acceso a la documentación
pública; a consecuencia de lo cual se delinean nuevos perfiles en las exigencias
profesionales.
'Todo ello ha llevado a replantear las relaciones mantenidas con las demás ciencias que
coinciden en su objetivo, la información, bien que desde presupuestos y procedimientos
diferentes. Llegados a este punto las opiniones se alinean en torno a dos bloques.
Centrando la vista en lo que -solo a efectos expositivos puede denominarse bloque
conservador, E. Lodolini inclina su autorizado parecer cuando matiza, «que la archivística
no es solamente una ciencia de la información, sino que posee un contenido más vasto»36,
Para él resulta evidente que los documentos tienen un valor informativo, pero considerados
aisladamente es mucho más débil que tomados como parte integrante de un conjunto. Lo
importante no es el documento individual, lo importante es «el conjunto de documentos
(no su contenido ni la información) y el conjunto de relaciones que, desde el origen, existe
entre estos documentos. Entonces, la información contenida en el documento no constituye
un hecho esencial para la archivística, y desde este hecho, es el progreso de la archivística
quien le aleja de las ciencias de la información».
Como tendremos ocasión de ver más adelante, este no es el sentir unánime ni tan siquiera
mayoritario entre los archiveros. Es indiscutible, dentro de la aservaciones de Lodolini,
que desde el punto de vista archivístico, a efectos conceptuales y de organización de
cualquier fondo, que las nociones de fondo o conjunto orgánico de documentos y las
relaciones internas, desde las que unen un grupo de documentos que conforman la pieza
primordial, el expediente, las que median entre los componentes de las series, de éstas
entre sí, hasta las de las secciones o grandes divisiones de un fondo, son aspectos
fundamentales o, mejor dicho, el eje sobre el que pivota la naturaleza del trabajo
archivístico. Sin embargo es igualmente indiscutible que la información es el origen de
todo fondo documental de archivo. Las personas, físicas o jurídicas, elaboran y reciben
documentos para transmitir información, ya sea de carácter administrativo, legal,
financiero o de cualquier otro tipo. Los procedimientos archivísticos, sus presupuestos y la
información no están reñidos ni son incompatibles. El archivero organiza la
documentación de una entidad de acuerdo con los principios de respeto a la procedencia de
los fondos y del orden original, porque la experiencia ha demostrado que es el método
mejor y más fiable para dotar al conjunto de una estructura estable en el tiempo. Esto, en la
medida en que funciona, es algo inamovible. Sin embargo, la documentación se conserva
en tanto la información que contiene es operativa, ofrece algún interés del tipo que sea y,
en tal sentido, el archivo es una unidad de información como lo pueda ser la biblioteca o
un centro de documentación, eso sí, con sus especificidades. En cualquier caso el
documento no existe «per se», sino en cuanto vehículo de información con varias di-
recciones y no necesariamente consecutivas, sino simultáneas; el propio avance de las

150
ciencias sociales nos demuestra bien a las claras que la documentación contemporánea
informa al mismo tiempo en el plano administrativo, jurídico-legal y científico o histórico-
cultural.
Resulta aceptable, aún más, necesario por natural y palmario, que el valor documental es
también desde el punto de vista archivístico- informativo; pero con una característica tan
natural y evidente como la anterior, y es que el documento entendido como pieza simple o
individual, tiene una capacidad informativa endeble. En cambio, considerado en el
conjunto natural en el cual ha sido dado a la luz, es donde su potencial informativo alcanza
la plenitud.
Veámoslo con un ejemplo: una sentencia judicial posee amplia capacidad informativa,
sobre todo porque se trata de un documento esencial que recapitula y culmina un proceso;
sin embargo, el recurso a una instancia superior de la judicatura obligará a ésta a solicitar
el expediente completo de su razón, pues es la única manera de valorarlo en su justa
medida, en tanto es el conjunto en el cual se inserta el único vehículo de la información
plena.

3.1. Diferencias entre la archivística, la biblioteconomía y la documentación

Las tres componen las ciencias de la documentación, mas conviene fijar el espacio propio
de la primera por referencia con las otras dos. No se trata de marcar abismos, sino de
establecer la idiosincrasia del objeto de estas páginas; posteriormente será el momento de
tratar sobre la complementariedad e integración mutua.
Las diferencias son diversas y están determinadas por la naturaleza de los materiales qué
emplea cada una de ellas, por los presupuestos teóricos, por los procedimientos de trabajo,
así como por las características de las instituciones que constituyen el objeto de su
atención37.

ARCHIVO-BIBLIOTECA

La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los materiales con que ambos
trabajan, pues en una biblioteca puede haber manuscritos y en un archivo suele haber
impresos. La diferencia reside en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo
y colección.
Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad de una persona
física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el
productor genera y conserva esos fondos, al igual que se forman los sedimentos de las
capas geológicas, progresiva y constantemente38.
La colección es el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y
destinados a su difusión.
La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición
de los usuarios. También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los
documentos, en tanto resultado de la gestión administrativa, tienen un valor probatorio de
carácter jurídico-administrativo en un periodo determinado de su vida, durante el cual no
son libremente accesibles.

ARCHIVO-CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

En materia de archivos y de centros de documentación nos encontramos en presencia de un

conjunto más o menos importante, más o menos diversificado, de documentos; pero en

151
cada uno de ellos son reunidos, conservados y tratados con motivaciones, según
modalidades, métodos y perspectivas diferentes.
El expediente de archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o
materia, pero no lo elabora el archivero sino el servicio correspondiente, a medida que se
desarrollan los trámites encaminados a resolver ese asunto, Cada pieza, es decir, cada
documento individual e indivisible, es un eslabón de una cadena que está inserta en un
contexto que le da un valor que no tendría el documento aislado por si mismo. El
expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido
desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior.
El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes
de las fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder
responder rápida y eficazmente a las demandas informativas, al igual que el de archivo,
pero no aporta pruebas.
Los métodos de uno y otro son también diferentes. El archivero recibe los expedientes ya
constituidos y los conserva en su integridad. El documentalista fabrica los expedientes en
función de la demanda.

CITAS
28 E. Casanova: op. cit.
29 A. Tanodi: op. cit., pág. 26.
30 A. Matilla: Cartilla de organización de archivos. Madrid: Dirección General de Archivos y Bibliotecas, 1960, pág. 22.
31 A. Tanodi: op. cit., págs. 27 y ss.
32 W. Leesch: op. cit., págs. 22 y ss.
33 M. Cook: Directrices para la preparación de programas de estudios sobre la gestión de documentos y la administración de archivos
modernos: un estudio del RAMP. París: UNESCO, 1982, 61 págs.
34 A. Heredia: op. cit., págs. 23 y 24.
35 J. W. Roberts: «Archival theory: much ado about shelving», en The American Archivist, vol. 50, I, 1987, pág. 67.
36 Lodolini : «La gestion des documents et I'archivistique», pág. 162.
37 B. C. Bloomfield: «Relations between archives and libraries», en Archivum, XXX, 1984, págs. 28-35. M. J. Dreeze: «Archives and
documentation», en Archivum, XXX, 1984, págs. 53-63. O. Gauye: «Spécificité des archives et convergence avec les bibliothéques, les
musées et les centres de documentation», en Archivum. XXX, 1984, págs. 17-23. A. Heredia: op. cit., págs. 98-104. SCOM: La fonction
archives dans les services administratives publics et privès. Paris : Ministere de I`Economie, 1982, pags. 13 y 14.
38 R. H. Bautier: «les archives», en L'historie et ses methodes. París: la Pléya de. 1961, pág. 1120.

BIBLIOGRAFIA

CRUZ MUNDET, Jose Ramon. Manual de Archivística. 2ª ed. Fundacion German

Sanchez Ruizpérez. Madrid 1996. pp. 64-71

ACTIVIDAD

Elabora un ensayo de cinco cuartilla como minimo en donde relaciones la Archivonomía

con otras ciencias. De igual forma menciona y explica que otras ciencias se relacionan
como y porque.

152
LECTURAS DE LA UNIDAD 4

LECTURA 1

4. LA FUNCIÓN DEL ARCHIVERO

Es función del archivero la de conservar los documentos producidos en las épocas pasadas:
"conservar" no se entiende solamente en el significado de mera y pasiva conservación
material, que, antes bien, es el aspecto menos relevante de la actividad archivística, sino
sobre todo en el significado de una función activa de búsqueda científica que comprende la
ordenación, la inventariación, la valorización del patrimonio archivístico, A esta función se
ha añadido, hace algunos decenios, la de predisponer para la conservación los documentos
más recientemente, o incluso todavía en curso de producción, en las oficinas.
La conservación de los documentos debería de ser integral (usamos el condicional porque
desgraciadamente una conservación integral de la documentación de las épocas más
recientes es materialmente imposible, por el costo que semejante operación implicaría),
pero, en todo caso, tiene que ser imparcial. En este sentido nos parece que podemos
modificar la afirmación de sir Hilary Jenkinson en el 1er. Congreso Internacional de
Archivos (París, 1950), según la cual el archivero "debe conservar imparcialmente todo
documento, sin tener en cuenta el mayor o menor presunto interés. En efecto, la función
del archivero es la de ser el servidor de la verdad, de la verdad sin adjetivos, no de la
verdad que podría gustar a determinadas personas o servir a las tesis de tal escuela o de tal
otra"18.
Análoga es la afirmación de Leopoldo Cassese de algunos años más tarde: una de las
características de la archivística es la "no evaluabilidad", "de la que nace el hecho de que el
archivo sirve tanto a la historia descriptiva como a la problemática, y tanto a una ideología
conservadora como a una ideología revolucionaria" 19
Comenta Leopoldo Sandri a propósito de la afirmación de Cassese: "Por cuanto en la
práctica nos atuviéramos ya y desde hace tiempo a esta línea casi por fuerza espontánea,
fue sin embargo importante tenerla nucleada y elevada a principio, en cuanto que se
anuncia la tendencia a constituir archivos ideológicamente calificados: lo que en el fondo
no es otra cosa que un retorno a los ficticios ordenamientos por materias que tanto daño
acarrearon a la lógica y recta conservación de los papeles (...). Este de la no evaluabilidad
en archivística es un principio válido siempre y en todas partes" 20.

153
CITAS
17 Actes de la seiziéme conférence, ecc., cit., p.I05. Afirmó Favier: "It faut se garder de classer les documents de notre temps en
fonction de I'interet que nous croyons leur trouver et penser que, dans la note payée par un écrivain pour I'achat de son papier et de son
encre, il y a peut-être un dacument d'histoire littéraire, d'histoire de la civilisation, d'histoire matérielIe et économique: peut-ètre même
I'origine du papier en fait-elle un document d'histoire politique. "Quant a la schématisation de la recherche, elle ne peut être qu'un
aboutissement et non pas un, a priori.
18 Sir Hilary Jenkinson, discurso al 1.er Congreso Internacional de los Archivos, París, 23 de agosto de 1950, en "Archivum”, I, 1951,
publicado con el texto en francés. En la p. 47: el archivero "doit impartialement conserver tout document sans tenir compte de son plus
ou moins grand interêt présumé". .
"En effect, la tàche de l'archiviste est d'être le serviteur de la verité, de la vérité tout simple, non pas de la vérité qui pourrait plaire â
certaines personnes ou servir les vues de telle ou telle école".
19 Leopoldo Cassese, lntroduzione allo studio dele anhivistica, Roma, 1959; reimpreso en: L. Cassese, Teorica e metodologia. Scritti
editi ed inediti di paleografia, diplomatica, archivística e biblioteconomia, a cargo de Attilio Mauro Caproni, Salerno, Pietro Laveglia
ed., 1980, donde la frase referida arriba está en la p. 54.
20 Leopodo Sandri, L 'Archivistica, en "Rassegna degli Archivi di. Stato", XXVII, 1967, pp. 410-429. La frase citada está en la p. 416.

BIBLIOGRAFÍA

LODOLINI Elio. Archivística: principios y problemas. Trad. Mercedes Costa Paretas.

ANABAB. Madrid 1993 Pp. 27-28

154
LECTURA 2

CÓDIGO DE ÉTICA

INTRODUCCIÓN

01. Un código de ética para archivistas debe establecer normas de conducta para la
profesión archivística. Debe enseñar a los nuevos miembros del oficio esas normas al
tiempo que le recuerde al archivista profesional sus responsabilidades, para así inspirar la
confianza del público hacia esta profesión.

02. El término "archivista" que usamos en este código pretende incluir a todos aquellos
involucrados con el control, cuidado, custodia, preservación y administración de archivos.

03 Se debe promover y alentar a las instituciones, y en general a todos aquellos que

brinden servicios archivísticos, a adoptar políticas y prácticas que faciliten la Utilización
de este código.

04. Este código pretende proporcionar un marco ético que sirva de guía a los miembros de
este gremio, y no brindar soluciones específicas a problemas particulares.

05. Los principios van acompañados de un comentario; principios y comentarios en

conjunto conforman este Código de Ética.

06 La implementación de este código depende de la buena voluntad de las instituciones y

asociaciones archivísticas. Sugerimos que se realice un esfuerzo formativo y que se
establezcan los mecanismos necesarios que sirvan de guía, en caso de duda, para investigar
conductas no éticas y, de considerarse necesario, para aplicar sanciones.

CÓDIGO DE ÉTICA

l. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar

que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridad de los documentos

bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos,
aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio,
así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del
pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo que aquilata
su profesionalismo.
Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pre-
tenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.

2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados

dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio
de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los
documentos.

El archivista debe actuar bajo los principios generales aceptados por la práctica. Debe
realizar sus tareas y funciones de acuerdo con los principios de la archivística, con respeto

155
a la creación, mantenimiento y disposición de documentos activos y semiactivos,
incluyendo los de carácter electrónico y de multimedia; la selección y adquisición de
documentos para su custodia archivística; el resguardo, preservación y conservación de
archivos bajo su cuidado, y la catalogación, descripción y publicación que hará accesible el
uso de esos documentos.
El archivista valora los documentos de manera imparcial, basando su juicio en un
conocimiento profundo de las necesidades administrativas y de las políticas de adquisición
de su institución. En cuanto sea posible debe clasificar y describir los documentos
seleccionados para ser retenidos, de acuerdo con los principios archivísticos (ante todo el
principio de procedencia y el principio de orden original).
Debe adquirir documentos de acuerdo con los propósitos y recursos de su institución. No
puede buscar o aceptar adquisiciones que hagan peligrar la integridad o la seguridad de los
documentos ya existentes; debe cooperar para asegurar la preservación de los documentos
buscando el recinto adecuado para los mismos.
El archivista debe esforzarse por que regresen al país de origen los documentos y archivos
públicos tomados en tiempos de guerra o de ocupación militar.

3. El archivista debe de proteger la autenticidad de los documentos y asegura que su

valor no sea alterado durante el proceso archivistito, la conservación y el uso.

El archivista se asegura de que el valor de los documentos, incluyendo los electrónicos o

de multimedia, no sea alterado o maltratado a lo largo del proceso archivístico de
catalogación, valoración y descripción, y durante la conservación y el uso.
Cada consulta de un documento debe llevarse a cabo de acuerdo con criterios y métodos
cuidadosamente establecidos.
El reemplazo de originales por otros formatos deberá hacerse a la luz del valor legal,
intrínseco y de contenido de los documentos.
Hay que informar al usuario cuando algún documento de acceso restringido haya sido
temporalmente removido de un archivo.

4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material

archivístico.

El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos

primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institución
que produjo y acumuló los documentos, pero también debe tener en mente los cambios en
las necesidades de investigación.
Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por
mas interesantes que estos resulten, podría alentar el comercio ilegal. Deben cooperar con
otros archivistas y con las instancias de preocupación de justicia involucradas en la captura
de personas sospechosas de robo de documentos de archivo.

5. El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material

archivístico.

El archivista se avoca a las prácticas correctas de custodia de archivos a lo largo del ciclo
vital de los documentos y coopera con los generadores de la documentación para crear
nuevos formatos y prácticas de administración documental. No sólo se preocupa de
adquirir nuevos documentos, sino que también se asegura de que la nueva información y

156
los nuevos sistemas archivísticos sean incorporados desde el inicio para preservar archivos
valiosos.
El archivista que trata con los funcionarios encargados de la transferencia documental, o
con los dueños de los documentos, debe tomar decisiones justas considerando, cuando esto
sea posible, su autoridad para transferir, donar o vender, así como los acuerdos
económicos y sus beneficios, los planes para su procesamiento, los derechos de autor y las
condiciones de acceso.
El archivista debe llevar un registro permanente que dé cuenta de los accesos, de la
conservación y de todo el trabajo archivístico realizado.

6. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y

ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

El archivista facilita la búsqueda de información creando métodos particulares y generales

para todos los documentos bajo su custodia.
Ofrece orientación imparcial a todo usuario y emplea los recursos disponibles para ofrecer
las mejores opciones de servicios.
Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los
documentos, pero puede sugerir o aceptar como condición para la consulta, restricciones
claras y previamente establecidas de duración limitada. Debe observar celosamente y
aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momento del préstamo, pero en su
afán por conseguir la liberalización del acceso a los documentos y a la información, estará
pendiente para renegociar las condiciones, de acuerdo al cambio de los tiempos y las
circunstancias.
El archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudar al usuario, a todos los
requerimientos razonables en torno a los acervos, y promueve el mayor uso posible de
estos, cuidando siempre de cumplir con las políticas institucionales, la preservación de los
acervos, las consideraciones legales, los derechos individuales y los acuerdos establecidos
con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios potenciales y las aplica
equitativamente

7. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites

de la legislación pertinente.

El archivista cuida que la privacidad personal, corporativa y la seguridad nacional sean

protegidas sin por ello destruir información, especialmente en el caso de los documentos
electrónicos para los que la puesta al día y la eliminación de los mismos es una práctica
común. Tiene que respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en
los documentos, especialmente de aquellos que no tuvieran ni voz ni voto en la manera en
la que se iba a disponer de los materiales.

8. El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar

usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

El archivista debe evitar las actividades que perjudiquen su integridad profesional, su

objetividad o imparcialidad. No puede beneficiarse económicamente o de ninguna otra
forma a título personal en detrimento de las instituciones, los usuarios o los colegas.
El archivista no puede hacer acopio de documentos originales en su área de
responsabilidad ni participar en ningún tipo de comercio con documentos. Tiene que evitar

157
cualquier actividad que a los ojos del público pudiera generar la sospecha de que existe un
conflicto de intereses.
El archivista puede usar los acervos de su institución para investigación personal y
publicaciones, siempre y cuando los utilice en los mismos términos establecidos para los
demás usuarios que consultan el mismo acervo. No puede revelar ni usar la información
obtenida gracias a. su posición sobre acervos de uso restringido.
Puede revisar y comentar sobre el trabajo realizado por otros en el mismo campo,
incluyendo el trabajo basado en documentación de sus propias instituciones.
El archivista no debe permitir a personas ajenas a la profesión interferir en su trabajo y en
sus obligaciones.
No debe permitir que su investigación personal y sus publicaciones interfieran en su ade-
cuado desempeño profesional o en la labor administrativa para la que fue contratado.
Cuando utilice los acervos de su institución, el archivista no deberá emplear su
conocimiento sobre los trabajos no publicados de otros investigadores sin antes comunicar
sus intenciones a los mismos.

9. El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus

conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los
resultados de sus investigaciones y experiencia.

El archivista debe empeñarse en desarrollar su conocimiento y capacidades profesionales

para contribuir al cuerpo de estudio de su gremio, asegurándose de que aquellos cuyo
entrenamiento o actividades supervisa, estén preparados para llevar a cabo sus tareas de
una manera eficiente.

10. El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental

de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad
y con otros profesionales.

El archivista debe alentar la cooperación, evitar conflictos con sus colegas de profesión y
resolver cualquier dificultad, con la promoción del cumplimiento de las normas
archivísticas y de ética. Debe cooperar con los miembros de profesionales relacionadas
bajo las bases de un mutuo respeto y comprensión.

BIBLIOGRAFIA

Consejo Internacional de Archivos. Código de Ética. Cuadernos del archivista. AGN.

Mexico 1997. p. 15

158
ACTIVIDAD

1. ¿Qué es el perfil profesional?

2. La ENBA, ha definido el perfil del egresado de Archivonomía, investiga cual es.
3. ¿Que es etica?
4. ¿Qué es etica profesional?
5. A juicio personal, explica como se relaciona el perfil con la etica en los archivos.

Envía a tu Asesor

159
LECTURAS DE LA UNIDAD 5

El estudio de los archivos a nivel mundial, se ha dado en diversos grados, mucho depende
de las infraestructuras de desarrollo de cada pais.
En el mundo existen diversos autores que han incursionado en esta area, el mencionarlos
tendriamos que marcar periodos de tiempo.
Entre algunos de los paises que los teoricos han representado son: Holanda, España,
Francia, Italia, Inglaterra, Canada, Estados Unidos, Argentina, Brasil y muchos otros.

Bien sabemos que en la mayoria de los paises existe el interes y quienes trabajan en pro de
los archivos, aunque no conozcamos sus obras, son parte importante de cada uno de ellos y
de igual forma como Mexico, se han nutrido de otras teorias.

Mexico ha tenido y tiene exponentes que contribuyen al desarrollo de los archivos,

mencionarlos seria discriminar a muchos que han participado en esta construccion. La
ENBA en sus diversas etapas a formado profesionales y profesionistas en la materia y de
igual forma aquellas personas que se han interesado y formado fuera de nuestra institución
con responsabilidad y etica, sus aportaciones han sido valiosas.

En cuanto a las asociaciones profesionales, la más importante a nivel internacional es el

Consejo Internacional de Archivos y como una rama de este en America, la Asociación
Latinoamericana de Archivos. En el ámbito nacional, han existido y existen asociaciones
que buscan impulsar y cohesionar a los interesados y a quienes comparten sus objetivos.

Las asociaciones, como su nombre lo indica es la agrupación de personas bajo un mismo

interés o que buscan un objetivo común. En las asociaciones profesionales o de
profesionistas están encaminadas bajo un criterio definido y una materia específicamente.

Las asociaciones de archivistas, archivónomos, archiveros –como se le llama en otros

países-, administradores de documentos o de información o bajo el nombre que se le quiera
denominar, buscan crear los vínculos necesarios para fortalecer la profesión y tener la
presencia necesaria a nivel nacional.

Las asociaciones nacionales, sin duda tendrán que ser más proactivas en el ámbito de la
investigación ya que es lo que se necesita en México para el crecimiento mismo de la
ciencia.

Para buscar que asociaciones existen no solo en México, si no en otros países, puedes
consultar a través de Internet: asociaciones de archivistas, de archiveros, archivists, etc.

160
LECTURA 1

ELIO LODOLINI

ELlO LODOLlNI, nacido en Roma en 1922. Licenciado en Ciencias Políticas (1946: tesis
en Historia Moderna sobre Mazzinianismo después de Mazzini, 1860-1915); Licenciado
en Derecho (1950: tesis en Derecho Constitucional sobre la ilegitimidad del Gobierno
Badoglio); Diplomado en Archivística, Paleografia y Diplomática (1953).
Conseguido su bachillerato (diploma del liceo clásico) con un año de anticipación, a los 18
años (1940), comenzó su actividad laboral como redactor de un diario. Tomó parte en la
Segunda Guerra Mundial.
En 1950 entro por concurso en la carrera, de los Archivos de Estado y recorrió todo el
escalafón, por ascenso y por nuevos concursos de promoción, hasta llegar en 1971 a la
categoría de "dirigente superior". Ha dirigido Archivos de Estado (uno de ellos desde la
fundación, con el compromiso de construirlo), Superintendencias archivísticas, es decir,
las oficinas de la
Administración archivística del Estado que ejercen la vigilancia sobre los archivos no
estatales, públicos y privados, oficinas de la Dirección General de los Archivos de Estado
y ha sido Secretario del Consejo Superior de los Archivos (Ministerio del Interior) y
"sustituto" del Director General de los Archivos de Estado (Ministerio de los Bienes
Culturales y Ambientales), y por fin, de 1976 a 1985, Director del Archivo de Estado de
Roma y Director de la Escuela de Archivística, Paleografía y Diplomática (escuela estatal,
publica, de grado universitario) anexa al Archivo.
Asistente de Paleografía y Diplomática (1949-1951) y de Historia Económica (1951-1953)
en la Universidad de los Estudios de Roma, Asistente de Archivística (1954-1956) en la
Escuela de Archivística, Paleografía y Diplomática de Roma, titular de enseñanzas de
Archivística (1956-1970 y 1973-1986) en la misma Escuela, libero docente de Archivística
en la Universidad de Roma, ha impartido los mismos cursos libres de dicha materia en la
Facultad de Ciencias Políticas (1962-1973) de.1a Universidad de Roma. Profesor
encargado (de 1970), después "ordinario", de Archivística en" la Universidad de Macerata
y de Archivística especial en la Universidad de Roma "La Sapienza", y actualmente
profesor ordinario de .Archivística general e Historia de los archivos en esta última y
Preside (Decano) de la "Escuela Especial" (como facultad) para Archiveros y
Bibliotecarios.
Ha realizado numerosas misiones archivísticas en Italia y en el extranjero, sea en Europa y
los Estados Unidos como en América Latina, Asia y África, sobre todo para el desarrollo
de los archivos y la difusión de la enseñanza de la Archivística en los Países del Tercer
Mundo (entre ellas la primera misión archivística italiana en América Latina, la primera
misión archivística italiana en África subsahariana, la primera misión archivística italiana
en Asia suroriental), y ha llevado a cabo encargos archivísticos para Unesco, para el
Consejo Internacional de Archivos, para la Organización de los Estados Americanos y para
otras organizaciones internacionales.
Su actividad investigadora se ha desarrollado sobre todo en el campo de la Archivística, de
la cual ha afirmado la plena dignidad de ciencia y la completa autonomía de cualquier otra
disciplina, extendiendo el campo de estudio a nuevos sectores y enunciando nuevas teorías
científicas. Es autor de cerca de 150 libros y monografías y de varios centenares de
publicaciones menores, casi todas de Archivística (algunas de Historia y de Derecho),
publicadas en varios países de Europa, Norte, Centro y Suramérica, Asia y África, en
italiano, francés, inglés, alemán, español, portugués, vascuence, catalán. Sus
comunicaciones e intervenciones en congresos y reuniones internacionales, pronunciadas

161
en italiano, francés, inglés, alemán, español, han sido traducidas en las otras lenguas
citadas, menos en ruso y árabe. Sus publicaciones y sus teorías propuestas en el campo de
la Archivística son frecuentemente comentadas y citadas por estudiosos de muchos países.
Ha sido llamado para dar cursos por Universidades y Escuelas de Archivística extranjeras.
Miembro de organismos internacionales en el campo de la Archivística y de Academias,
Institutos y Asociaciones científicas italianas, extranjeras e internacionales, Socio
honorario de la Asociación de Archiveros Brasileños (desde 1973), Oficial de la Orden de
las Artes y las Letras de la República Francesa (desde 1985), Medalla de oro de
benemérito de la Escuela, de la Cultura y del Arte (Decreto del Presidente de la República
Italiana del 2 junio 1986), etc.

BIBLIOGRAFÍA

LODOLINI Elio. Archivística: principios y problemas. Trad. Mercedes Costa Paretas.

ANABAB. Madrid 1993. pp. 19-20

162
LECTURA 2

Theodore R. Schellenberg

Tratadista de máximo relieve en su patria, tan pródiga en tratadistas de toda índole, el Dr.
Theodore R. Schellenberg no sólo es un archivista sino también un historiador. Doctor en
Filosofía por la Universidad de Pennsilvania, ha ocupado numerosos puestos que han
venido colmando sus aspiraciones y le han dado el profundo conocimiento y la larga
experiencia que posee sobre todo lo que a archivos concierne. De secretario ejecutivo de la
Joint Committee on Materials for Research of the American CounciI of Learned Societies
and the Social Science Research Council, pasó a ser historiador del National Park Service
en el Departamento del Interior, y de allí ingresó a los Archivos Nacionales (The National
Archives) hasta llegar al alto puesto de Ayudante del Archivista de los Estados Unidos que
actualmente desempeña dentro de esa gran institución, pasando dentro de ella por las
Direcciones de los Departamentos de Agricultura y Manejos de Archivos.
Catedrático de la American University de Washington y miembro activo de varias
instituciones científicas, es autor de numerosos estudios sobre historia moderna, y,
particularmente, sobre archivos. Sobresalen de entre ellos: Disposition of Federal Records
y National Archives Handbook of Procedures.
En 1954 visitó Australia, bajo los auspicios del programa internacional de intercambio
educacional Fulbright, dando conferencias y participando en seminarios sobre archivos en
la capital y en otras ciudades del lejano continente.

Al calor de tales conferencias y seminarios de mesa redonda, surgió el libro Principies and
Techniques of Modem Archives, que hoy, traducido, se ofrece al público de lengua
castellana.
El libro del Dr. T. R. Schellenberg ha sido muy bien recibido y aceptado por la crítica de
habla inglesa, considerándosele como el estudio que actualmente reúne los puntos más
modernos en cuanto a archivos se refiere. Sin descuidar los tradicionales aspectos de la
administración de los repositorios documentales, deriva su atención, muy particularmente,
hacia los nuevos y constantes problemas ante los cuales se encaran los archivistas del
mundo entero. De ahí que al cortísimo tiempo de su primera publicación, que llevó a cabo
en Melbourne, Australia, la acreditada casa de F. W. Cheshire, en 1956, se sucedieran dos
ediciones: una en la vecina ciudad de Wellington, capital de Nueva Zelanda; la otra en las
retiradas islas Británicas, en la sede del viejo Imperio; ambas ediciones fueron lanzadas al
público por la poderosa compañía editora Angus & Robertson, Ltd. Otra edición más
apareció ese mismo año. Esta vez en los Estados Unidos de Norteamérica, estampada por
las prensas de la Universidad de Chicago, célebres en los anales culturales de este país.
Todas las ediciones están nítidamente impresas con el mismo práctico formato e igual tipo
de letra claro y elegante.
Esta nueva edición, traducida de la primera hecha en Melbourne, ha sido notablemente
enriquecida por su autor. En efecto, el capítulo XII, originalmente intitulado: "Apreciación
de las marcas", ha sido aumentado en más de lo doble de su volumen bajo el título de: "La
apreciación de los documentos públicos modernos", publicado en inglés con el título de:
"The appraisal of modern public records", en el número 8 de los Bulletins de los Archivos
Nacionales (The National Archives). Constituye sin duda uno de los capítulos básicos del
libro, sin el cual la perspectiva del tratadista, expuesta con claridez meridiana a través de
sus páginas, quedaría lastimosamente trunca.
Problema capital para un archivo moderno es el de seleccionar los documentos que deban
de ser guardados por él. La selección de documentos, papeles y otros registros hechos o

163
recibidos en la tramitación de asuntos públicos por cualquier funcionario, representación o
dependencia del gobierno -federal o central en su caso-, que son esenciales para la
administración de los asuntos públicos, al lado de viejos o recientes documentos que tienen
un mero interés histórico y que constituyen fuente fundamental de información para la
historia del pueblo de un país, es uno de los más complejos y difíciles problemas de un
moderno archivo.
El acrecentamiento espantoso del volumen de documentos, papeles y registros que se
presentan para ser preservados en cualquier moderno archivo es, sin duda, uno de los
problemas más serios. La máquina de escribir y el papel carbón han facilitado la tarea de la
duplicación de los documentos u oficios, de modo que no es raro encontrar copias del
mismo registro en cuatro o cinco legajos. Es más fácil formar legajos de todo, que elegir
solamente los más importantes para ser guardados, Las dependencias oficiales multiplican
sus formularios o machotes de uso corriente en la tramitación de los negocios, lo que
alarma, y con razón, al archivista moderno. Naturalmente que los documentos, oficios o
registros del gobierno tienden, a medida que pasa el tiempo, a adquirir un interés histórico
que va en aumento.
La apreciación o valuación de los documentos públicos es uno de los más arduos
problemas para un moderno archivo; no es tan sencilla como a simple vista parece
juzgar certeramente del valor de los documentos públicos que en uso corriente o en trámite
de los negocios deben de pasar y conservarse en el archivo es relativamente fácil, si la
persona que lo hace está debidamente preparada y tiene experiencia y conocimientos
suficientes sobre la organización, funciones y procedimientos de la oficina o dependencia
gubernamental, de cuyos documentos se hace dicha apreciación, y selección, y si le son
familiares todos los recursos y las necesidades dentro del campo en que se mueve y actúa.
Los modernos, archivos no son arcas o alacenas cerradas, cementerios de olvidados y
amarillentos papeles; sobre ellos rige un criterio de transparencia que alcanza desde la
concentración, guarda y restauración de los documentos hasta la exposición en vitrinas y el
celuloide del microfilm. El archivo de hoy no es sólo el lugar donde se guardan los papeles
en espera de que alguna dependencia oficial, corporación o particular solicite una
certificación creditiva de la existencia de un determinado documento, o que se mantenga
única mente para servicio del erudito, del letrado, del historiador, o por decoro de la
Nación. Por el contrario, la misión de los modernos archivos es la de adelantarse a los
deseos de instituciones y particulares, y ofrecerles, en sistemática ordenación, noticia de
cuanto conservan para que puedan hacer uso de ello con fines, además de jurídicos,
históricos, científicos y culturales. Sus funciones principales son conservar los viejos
papeles de carácter histórico, y al propio tiempo, y en mayor grado, guardar en su seno los
documentos que están todavía en el proceso que deben cumplir en su uso administrativo
con el gobierno mismo, adecuadamente instalados y con todos los implementos que la
tecnología moderna requiere para cumplir eficientemente con su cometido. .
Centros recoletos y silenciosos donde el erudito investigador se deleita entre papeles del
pasado y crea la Historia sobre esos testimonios auténticos de los hechos acaecidos y, al
mismo tiempo, celosos guardianes de una masa documental activa y siempre en aumento,
en proceso de llenar su finalidad administrativa. Los archivos no son sólo medios o
instrumentos de investigaciones retrospectivas, sino que a ellos corresponde también
preparar la investigación de la Historia futura. Y en esa espacialísima cualidad hemos de
encontrar su práctica acomodación a la tecnología y ciencia aplicada. He ahí la
importancia de este nutrido capítulo, cuyas páginas reflejan la experiencia habida en los
Archivos Nacionales (The National Archives) desde su fundación, hace 22 años, acerca de
la apreciación y selección de los documentos en proceso, trámite o servicio activo que
deban de conservarse.

164
Pero no sólo eso. El autor ha venido día a día afinando sus ideas, y ampliando y
profundizando sus miras primitivas, dándonos dos capítulos más de positivo valor, que se
agregan a esta traducción: "El arreglo de los papeles privados" y "Descripción de los
papeles privados". Capítulos originales y novedosos que mueven a una atenta lectura, que
vienen a resolver una serie de cuestiones de interés práctico, y que serán de gran utilidad
para España y varios de los países de América Latina por el número de archivos y de
colecciones privadas que poseen. Los Estados Unidos de Norteamérica, encabezando a las
naciones más adelantadas en materia de organización, han realizado en los últimos tiempos
trabajos sobre archivos de una magnitud y calidad sorprendentes. Reflejo de ellos es el
libro del Dr. T. R. Schellenberg, en el que recoge un gran cúmulo de experiencias de
importancia y que desea deban difundirse en otros países, particularmente en los de habla
española.

BIBLIOGRAFÍA

SCHELLENBERG, T.R. Archivos modernos. Trad. Carrera Stampa, Manuel. Archivo

General de la Nación. 2ª ed. México 1987. pp. 1-7.

165
LECTURA 3

ASOCIACIONES ARCHIVÍSTICAS
EL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

El Sitio Web del CIA

El sitio Web del CIA está disponible en los dos idiomas de trabajo del CIA, inglés y
francés. Contiene información sobre las ramas regionales, secciones y comités del CIA,
tales como reuniones y conferencias, noticias de actualidad, documentos sobre proyectos y
reuniones, y publicaciones. También facilita el anuario de los miembros del CIA y la lista
de los responsables de los programas del CIA a cada nivel.

El anuario de los miembros del CIA por detalles sobre contactos y lazos Internet para las
instituciones archivísticas, asociaciones y escuelas en países hispanohablantes.
15o Congreso Internacional de Archivos, Viena, Austria, 23-29 de Agosto de 2004
ALA - Asociación Latinoamericana de Archivos - Rama Regional del Consejo
Internacional de Archivos de los países de lengua española y portuguesa de América
Latina, España y Portugal

Archivos Españoles en Red

Subdirección General de los Archivos Estatales de España
Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas
(ANABAD)

Objetivo del CIA

El objetivo del CIA es el desarrollo de los archivos mediante la colaboración internacional.

Este objetivo se consigue:
Fomentando el desarrollo de los archivos en todos los países, para asegurar la
conservación del patrimonio de archivos de la humanidad
Facilitando la formación de nuevos archiveros y conservadores y la formación continúa de
los archiveros y conservadores que están trabajando.
Fomentando la implementación del código deontológico de la profesión (código ético)
Fomentando actividades en el campo de la gestión de documentos y archivos a escala
internacional
Desarrollando relaciones entre archiveros de todos los países y entre todas las instituciones
interesadas en la administración o conservación de documentos y archivos o la formación
profesional de los archiveros
Facilitando el uso de los documentos de archivo, divulgando su contenido y fomentando
un acceso más fácil a los mismos.

Historia del CIA

Comienzos
La idea de formar un Consejo Internacional de Archivos había estado siempre en el
ambiente (el Institute de Cooperación Intelectual hizo un intento después de la Primera
Guerra Mundial) pero finalmente se hizo realidad en 1948. Hubo varios factores que
contribuyeron al hecho. El primero fue la elección de París como sede de la UNESCO, La
Organización Educativa, Cultural y Científica, de Naciones Unidas que en los años

166
inmediatamente después de la guerra se dedicaba a la promoción de organizaciones no
gubernamentales (ONG) en su campo. En 1946, bajo la influencia del conservador
americano Chauncey J. Hamlin, se creó un consejo internacional de museos (ICOM).
Después del establecimiento de un Grupo de Expertos y de una asamblea general en
Méjico, se celebró una conferencia en París desde el 29 de junio al 3 de julio de 1948 y
Georges-Henri Rivière fue nombrado director de ICOM. Con un modelo similar, después
del envío de propuestas a escala internacional en el otoño de 1947, y bajo la influencia y
tenacidad del Dr. Buck, el entonces Archivero de Estados Unidos, un pequeño grupo de
expertos se reunió en París y el 9 de junio de 1948 acordó crear un "Consejo Internacional
de Archivos", con el Director General de los Archives de France, Charles Samaran, como
presidente. Charles Braibant le sucedió en 1950. La primera asamblea del Consejo se
celebró después de una reunión del grupo de expertos en París, el 21 y 22 de agosto de
1950, en la sede de la UNESCO.

El CIA en la actualidad

De una asociación de directores de instituciones nacionales, el CIA ha evolucionado hasta

convertirse en una organización más compleja que reúne asociaciones profesionales y
archiveros individuales interesados en la investigación, desarrollo y el deseo de compartir
toda su experiencia en archivos. Hoy, el CIA se ha convertido en la organización
profesional de la comunidad mundial de archivos, dedicado a promover la conservación,
desarrollo y utilización del patrimonio mundial de archivos. Reúne administraciones
nacionales de archivos, asociaciones profesionales de archiveros, archivos locales y
regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a título personal.
Las actividades del CIA complementan las de las asociaciones e instituciones nacionales y
continúan siendo una fuente exclusiva y canal de experiencia profesional en aquellas
regiones donde las asociaciones profesionales todavía no existen. A través de sus
delegaciones, el CIA sirve de base para el intercambio de iniciativas comunes a escala
regional, que estén en más estrecha consonancia con las necesidades específicas de
entornos concretos. Sin embargo, las secciones del CIA, aparte de sus intereses
profesionales, también están interesadas en otro tipo de asuntos y estimulan la
investigación e intercambio de información en áreas más específicas: reúnen en sus foros
respectivos a asociaciones profesionales, expertos en formación así como archiveros de
organizaciones internacionales, municipios, empresas y organizaciones de trabajo, iglesias,
universidades, parlamentos y partidos políticos así como personas especializadas en
archivos de arquitectura. Actualmente se están formando otras secciones con especialistas
en archivos militares y de arquitectura. Los comités del CIA también se crean con
mandatos específicos que requieren la aportación de una serie de expertos en temas tales
como las normas de descripción, registros electrónicos y convencionales, archivos
audiovisuales, tecnología de la información, aspectos legales, conservación y sigilografía;
muchos de estos comités también dependen de la experiencia de otros especialistas de todo
el mundo, nombrándoles consultores o miembros correspondientes.

http://www.ica.org/static.php?ptextid=sommaire&plangue=es consultado el 20 de
febrero de 2005.

167
Asociación Latinoamericana de Archivos

La Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, creada en Lima el 6 de abril de 1973,

es una entidad de carácter profesional y cultural, sin ánimo de lucro, que busca servir como
ente promotor del desarrollo archivístico de los paises de lengua española y portuguesa de
América Latina, España y Portugal.

FINALIDAD:

El fin de la Asociación es lograr una efectiva colaboración entre los miembros para
acelerar el desarrollo integral de los archivos y la adecuada protección y utilización del
patrimonio documental de los países latinoamericanos. Quedan excluidos de sus fines
cualesquiera actividades ajenas a este propósito. (Artículo 3º del Estatuto de ALA)

OBJETIVOS:

(Artículo 4º del Estatuto de ALA)

a) Fomentar la toma de conciencia archivística en América Latina.
b) Incentivar a los gobiernos para que otorguen a los archivos la prioridad que les
corresponde en los planes nacionales de desarrollo.
c) Recomendar a los gobiernos la creación, reglamentación y organización de la carrera de
archivero en sus diversos niveles y el otorgamiento al archivero de una remuneración
acorde a la importancia profesional y social de sus tareas.
d) Tomar las medidas adecuadas para optimizar la conservación, organización y servicio
del patrimonio documental latinoamericano.
e) Recomendar la aplicación de nuevas técnicas en las actividades y servicios de archivo.
f) Promover estudios y medidas tendientes a una correcta gestión de los documentos
administrativos.
g) Organizar congresos, seminarios y otras reuniones iberoamericanas de archivos.
h) Auspiciar el establecimiento de convenios bilaterales y multilaterales entre los países
miembros para la asistencia recíproca en materia archivística.
i) Colaborar con los organismos nacionales y regionales para el mejor desarrollo de los
archivos.
j) Efectuar y promover actividades conducentes al mejor desarrollo de los archivos y a la
mayor eficiencia profesional del personal de éstos.
k) Asegurar la colaboración con los demás archivos y asociaciones profesionales del resto
del mundo.

http://www.ala.or.cr/ [consultado el 20 de febrero de 2005].

ACTIVIDAD

Investiga tres exponentes en materia de archivos, -que no sean de Mexico- y explica su

aportación realizada.
Investiga a tres exponentes nacionales, que en alguna reunión de archivos hayan expuesto
algún tema de tu interés.

168