COMO PRESENTAR UN INFORME DE EVALUACIÓN DE UN EVENTO

ANGELA MARIA JIMÉNEZ MEJÍA

Instructora

CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HÁBITAT Y LA CONSTRUCCIÓN

SENA

La evaluación es una fase del evento tan esencial como lo es la planeación y la ejecución. A través
de esta fase podemos identificar que fortalezas hubo y que debilidades. Es acá donde de manera
objetiva recibimos las percepciones internas y externas para tener en consideración y corregir en
próximas oportunidades. Dicho informe se redacta de manera propositiva destacando inicialmente
los aspectos favorables y luego los aspectos por mejorar.

Idealmente se construye desde la propuesta indicadores de gestión que dan los parámetros para
la evaluación. Con esto se puede medir cumplimiento, satisfacción, pertinencia, eficiencia, etc.
Para obtener la información se usa la observación directa de un comité conformado desde sus
inicios y que tenga acceso a todo el proceso de planeación y ejecución, los formularios o
encuestas también proporcionan información que es llevada a la estadística para minimizar la
subjetividad del encuestado. Se revisa también los comentarios, peticiones, quejas reclamos,
sugerencias o felicitaciones (PQRSF) recibidos tanto por los organizadores como por las personas
que participaron en el evento o proporcionaron recursos para él.

La presentación del informe puede ser diverso, se puede hacer tipo presentación o como un
informe escrito, pero lo más importante es que independientemente de la forma, maneje la
neutralidad al redactarlo, evitando cargarlo de adjetivos y de emocionalidad, pues este paso no se
hace para ir en contra de las personas, sino para reconocer los aciertos y hacer eficientes los
procesos.

El contenido del informe integra datos como:

Portada (evaluación, nombre del evento, presentado por persona o grupo, ciudad y fecha).

Objetivo: se retoma el objetivo propuesto y el impacto esperado.

Evaluación de la fase de la planeación

Al iniciar la competencia se esboza unos contenidos y resultados de aprendizaje a alcanzar, entre

ellos el compromiso por planear y ejecutar un evento. Frente a ello la instructora contextualiza y
común acuerdo va direccionando a la toma de decisiones para la ejecución del mismo. En este
sentido se hace una mirada en retrospectiva y de acuerdo a los resultados se mide qué tan
acertados fuimos frente a:

El tema elegido, la fecha, el tipo de evento, el horario, el lugar (si es virtual la plataforma
escogida), la consolidación de la propuesta, la publicidad, la oportunidad de las invitaciones tanto
del conferencista como de los posibles asistentes, oportunidad de la elección del conferencista,
estrategia de divulgación, seguimiento a los inscritos, la elección de los líderes y el trabajo tanto
al interior de cada comité como del grupo en general, seguimiento a la recepción de la
correspondencia, al envió de los enlaces para conexión (virtual), la claridad de las funciones y los
ensayos previos al mismo. Si el evento lo requirió también evaluar consecución de recursos y
donaciones.

En la presencialidad también es importante evaluar si se tramitó y cómo se hizo los permisos de

realización del evento, ubicación de pasacalles, de seguridad, de personal de aseo y limpieza, de
salones o auditorios, de préstamos de equipos y materiales, de ingreso a instalaciones, parqueo,
ubicación de publicidad de otras entidades y ubicación de stand.

Evaluación de la ejecución del evento.

El evento se pone en marcha según el día y hora pactadas con una antesala que sirve de recepción
sea el evento presencial o virtual. Se recogen datos como:

- Se hizo antesala al evento de manera oportuna para ensayar imagen, sonido, video,
música, recepción de invitados especiales, ajuste de escenografía y si es presencial de las
mesas de precedencia, recepción, decoración, ubicación de banderas, micrófonos, equipos
electrónicos, stand, pendones, etc.
- Se evalúa puntualidad en la iniciación del evento según se acordó y se definió en la
publicidad. Evaluar de forma objetiva qué factores influyeron en cambios de horario.
- Evaluar el cumplimiento de la agenda
- Control de ingresos, cumplimiento de normas y medidas de seguridad
- Manejo de contingencias
- Comunicación del equipo
- Dominio del maestro de ceremonia (presentación personal, postura, actitud, manejo del
discurso, empatía, capacidad de adaptación y resolución de inconvenientes sobre la
marcha, agradecimientos, cierre.
- Diligenciamiento de la asistencia y medición permanente del mismo.
- Si el evento además tuvo moderador, se evalúa los mismos parámetros del maestro de
ceremonia, pero adicionalmente su capacidad de intervenir, de hacer preguntas
pertinentes al conferencista y de concluir.
- Manejo de las presentaciones, video, sonido dentro del evento.
- Satisfacción de los asistentes, los cuales deben haber sido invitados a participar de la
evaluación del evento, antes de que este culminara.
- Evaluar evidencias del evento: memorias de las presentaciones, vídeos realizados,
fotografías del evento de alta calidad y grabación del mismo que cumpla como repositorio
para la entidad.
- Cómo articuló el grupo organizador durante el evento tanto dentro de los comités como
en general.
- Se hizo respuesta oportuna a las preguntas de los asistentes. Si se prometió memorias, ¿se
enviaron las memorias?
- Evaluar el cumplimiento de los invitados especiales y la idoneidad de los mismos tanto en
profesionalismo como en dominio temático y capacidad de interacción con el público.
 - Evaluar si el evento culminó en el horario pactado, si se excedió o si terminó mucho antes
de lo previsto, identificando las causas.
- Calcular costo del evento, presupuesto. Si hubo inversión del grupo, presentar el informe
financiero.
- Si el evento fue presencial evaluar el estado de cierre del evento. Entrega de espacios,
equipos, materiales, llaves, limpieza, organización del lugar, tramites de salida, reporte de
pérdidas.

Evidencias Adjuntas:

Como documentos adjuntos se deja aquellos que puedan dar cuenta de la realización del evento.

- Se presenta las mejores fotografías que dejan ver el cumplimiento del objetivo (recepción,
maestro de ceremonia, organizadores, conferencistas en acción, asistentes, decoración
principal, actividades realizadas al interior del evento.
- Grabación
- Listados de asistencia
- Presentaciones de los conferencistas
- Carta de agradecimiento
- Estadística de evaluación de los asistentes.