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2.- Organizacin
Vas jerrquicas, hay que respetar en todo momento los niveles y canales de
jerarqua en la toma de decisiones, s por algn caso excepcional se rebasa un
nivel jerrquico, se debe notificar de inmediato al jefe o persona involucrada.
Relacin de conflictos, consiste en resolver los conflictos de forma oportuna y
eficaz, para no generar disgustos entre las partes involucradas, que promuevan
una problemtica mayor y perturbe el buen desempeo de las partes
Aprovechamiento de conflictos, cada conflicto es diferente, sin embargo, es
conveniente aprovechar la experiencia en la resolucin de conflictos similares,
con el fin evitar desgastes innecesarios
Otro elemento fundamental en la direccin, es sin duda la autoridad, como facultad
de toma de decisiones y la conciencia de quien es el jefe; existen diversos tipos
(Buenda, 2002):
Formal: la que ejerce un jefe superior sobre los subordinados
Operativa: sirve para determinar o decidir ciertas acciones, por ejemplo para
reservar habitaciones, contratar autobuses, es el ejercicio sobre actos no sobre
personas
Personal: es la adquirida por los seres humanos en razn de sus cualidades
morales, sociales, econmicas, etc.
Lderes naturales y tcnica: se deriva de la capacidad, experiencia,
conocimientos y habilidades de una persona
En el ejercicio de la autoridad y la toma de decisiones, tiene un papel primordial la
forma en que se da una orden, (la cual debe partir de un proceso de planeacin,
forma de transmisin y sobre todo vigilar su cumplimiento) asegurndose que las
instrucciones parten de una norma o procedimiento que refiere a como se deben
de hacer las acciones o tareas, ambas estn relacionadas, ya que una orden dice
qu hacer y la instruccin cmo hacerla.
Mediante la direccin, es la parte dinmica del proceso administrativo, en donde
se cristaliza el xito o se fragua el fracaso, no cualquiera puede dirigir y mandar,
se deben tener y aplicar varias caractersticas, como el don de mando, la
asertividad y la empata para ejecutar las acciones planeadas y organizadas.
4.- Ejecucin
Es la accin de la reunin que consiste en implementar las actividades planeadas,
para la consecucin de los objetivos y metas, en donde se toman decisiones
fundamentales para el desarrollo ptimo del evento, designando actividades por
equipos de trabajo, dependiendo del tipo y magnitud de la reunin.
Para la ejecucin de las mltiples tareas es recomendable contar con el siguiente
personal:
Coordinador
Secretara
Recepcionista
Responsable de administracin y finanzas
Responsable de redaccin, edicin y difusin
Traductores (s fuera necesario)
Tcnicos de: audio, video, etc.
Personal de apoyo: limpieza, montaje, mensajera, choferes, etc., dependen de
las caractersticas del evento.
La ejecucin se debe de coordinar con las fases de control y evaluacin para la
finalidad de operar satisfactoriamente el evento, tomando las decisiones
adecuadas en el momento preciso.
El coordinador del evento es la clave de una buena reunin, al ser el responsable
del cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas y actividades planteadas, apoyado
en su equipo de trabajo y sobre todo con adecuada delegacin y don de mando.
5.- Control
Es el conjunto de actividades encaminadas a vigilar la ejecucin de acciones
acordes a lo definido en la fase de planeacin, es parte del proceso administrativo
de los eventos tursticos, es un mecanismo preventivo y correctivo que permite la
oportuna deteccin y correccin de desviaciones, insuficiencias o incongruencias
en el curso del evento, pues consiste en la recopilacin, anlisis y evaluacin de
informacin para la toma de decisiones de forma oportuna durante el desarrollo de
las reuniones, permitiendo supervisar las acciones y tareas en ejecucin, su
funcin administrativa se vincula con la delegacin de autoridad y responsabilidad.
Mediante el control, se detectan las caractersticas y acciones del personal
involucrado y de la evolucin del evento, por ejemplo, s se cumple con los
tiempos establecidos para cada tarea, las fallas que se estn presentando, las
actividades que se ejecutan con xito, la actitud de los trabajadores, etc., su
funcin es corregir en el momento y establecer estrategias de accin y polticas
indispensables para el desarrollo ptimo de los eventos.
Referencias:
Buenda, Juan Manuel (2002). Organizacin de reuniones. Mxico: Trillas.
ISBN-9786071701053
Cravioto, Tonatiuh (2002). Organizacin de congresos y convenciones. Mxico:
Trillas. ISBN-9789682481000
Instituto Nacional de Estadstica y Geografa INEGI (2010)..
Organizacin Mundial del Turismo OMT (2012). Recuperado de:unwto.org/es.
Pea, Diana (2009). Congresos, convenciones y reuniones. Mxico: Trillas.
ISBN-9789682471469
Real Academia Espaola (2010).
Richero, Alicia (2008). Planeacin y ejecucin de eventos presenciales y en lnea. Mxico: Trillas.
ISBN-9682467071