PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PC SST 04

PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
MOTIVACIÓN Versión: 01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Fecha: 21/05/2018
SALUD EN EL TRABAJO Página 1 de 3

1. OBJETIVO

Dar a conocer a todo el personal de la empresa ALIANZA CONSTRUCTORA, lo

relacionado con la implementación, avance y logros del SG-SST. Así, motivarlos a
participar y crear en ellos una conciencia de trabajo seguro, que se refleje
comportamientos para mantener y/o mejorar la salud y el bienestar físico y mental de
los trabajadores.

2. ALCANCE

Aplica a todas las actividades, decisiones o resoluciones pertinentes a la Organización

que requieran comunicarse tanto a nivel interno como externo.

3. DEFINICIONES

Carta: Documento elaborado por funciones autorizadas para ello, de la Organización, y

las cuales reflejan la posición formal de la Organización frente a temas específicos, o
comunican inquietudes o consideraciones a organismos o personas externas.
Comunicación Externa: Relación de la Organización con el mundo exterior.
Comunicación interna: Flujo de información al interior de la Organización.
Memorando: Documento elaborado por funciones de la Organización dirigidas a
funciones o áreas de la misma Organización. Se utiliza para comunicar necesidades,
establecer funciones, asignar recursos y para todos aquellos fines que requieran de un
registro expreso de comunicación. Se utiliza como evidencia de asignación de tareas y
responsabilidades.

4. CONTENIDO

4.1 Comunicación Interna y Externa

1. Todas las comunicaciones externas recibidas que hacen referencia al Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa ALIANZA
CONSTRUCTORA, en todos los niveles se realizaran por correo electrónico; cada
interesado guardara los correos para su respectiva trazabilidad. La información se
centralizara en el correo alianzaconstructoratj@gmail.com
2. Las comunicaciones externas enviadas del SG-SST por parte de la empresa serán
desde el correo ludyaslo@gmail.com
3. Solo cuando se requiera un registro de firmas se imprime el correo, una vez
realizado esto se escaneará para tener registro informático, y facilitar su difusión y
comunicación.
4. Para las comunicaciones que requieran respuesta. Se da respuesta del correo
original para la trazabilidad del documento.
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Yamile Aparicio Cáceres Ludy Ascanio López Edwar Reinaldo Jaimes Santamaría 21/05/2018
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción Autor
1 21/05/2018 Emisión Inicial del documento Yamile Aparicio Cáceres
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PC SST 04
PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
MOTIVACIÓN Versión: 01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Fecha: 21/05/2018
SALUD EN EL TRABAJO Página 2 de 3

5. La Organización establece comunicar sobre los aspectos ambientales significativos

a la autoridad ambiental competente de la región donde desarrolle sus actividades.
6. La comunicación interna para el personal se establece a través de carteleras y un
buzón de sugerencias.

4.2 Participación y consulta

La participación del personal en el SG-SST es realizada todo el tiempo sin limitarse a:

• La identificación de peligros.
• La investigación de incidentes.
• La identificación de no conformidades en su área de trabajo o una diferente.
• El copasst
• Comité de convivencia Laboral.
• Programas de gestión.
• Análisis de causas.
• Observaciones de mejora o aportes respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo en general (políticas, objetivos, procedimientos etc.).
• Revisión de Políticas y objetivos en reuniones gerenciales.
• Aplicación de procedimientos e instrucciones.

La consulta del personal se realizara durante:

• La inducción.
• La socialización de cambios del SG-SST, como panorama de riesgos y peligros,
trabajo seguro, metas, procedimientos, etc.
• En el transcurso del desarrollo de sus actividades.

La consulta de contratistas, proveedores, y demás partes interesadas hacia la

Organización, se realizan antes, durante y después de la prestación de servicio
mediante comunicación externa por correos electrónicos.

Los visitantes conocen los riesgos, las normas de seguridad, los planes de emergencia
a través de un folleto que evidencia las normas de seguridad, posterior a la lectura y el
conocimiento de dichas normas el visitante se registra a la entrada en la minuta que
maneja el vigilante de turno donde la empresa desempeña sus labores.

La consulta de la Organización hacia las partes interesadas (autoridades estatales,

comunidad, socios, contratistas, etc.) sobre factores que puedan afectar de alguna
manera el SG-SST se realizara mediante comunicaciones externas por correo
electrónico, con la respectiva copia a la gerencia.

Toda información acerca de acciones y resultados del Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo se publicará en las Carteleras de información ubicadas en la
empresa.
En caso de presentarse dudas o requerir aclaraciones se solicita atención
personalizada mediante correo electrónico para mejor entendimiento.

Elaboró Revisó Aprobó Fecha

Yamile Aparicio Cáceres Ludy Ascanio López Edwar Reinaldo Jaimes Santamaría 21/05/2018
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PC SST 04
PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
MOTIVACIÓN Versión: 01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Fecha: 21/05/2018
SALUD EN EL TRABAJO Página 3 de 3

4.3 Motivación

A continuación, se relacionan algunas de las actividades que se han definido para

lograr la participación y comunicación del personal en el SG-SST:

ACTIVIDADES INCENTIVOS FRECUENCIA

MOTIVACIÓN

Celebración de fechas
especiales a los
trabajadores: cumpleaños,
amor y amistad y fin de año
Espacios para que los Según las fechas que
trabajadores se establezca la gerencia
relacionen entre ellos,
con las directivas y
mandos medios de la
empresa.

COMUNICACIÓN

Por medio de charlas Charlas de capacitación y Ver plan de capacitación.

motivación en diferentes
temas que aportan a su
vida diaria y a la Seguridad
y salud en el trabajo.

PARTICIPACION

Mediante los diferentes Reuniones mensuales, Prima la necesidad del

comités de la empresa. trimestrales (COPASST, caso por lo que se tendrá
convivencia, brigada de en cuenta y se citara a
emergencia).Reporte de reuniones extraordinarias si
actos y condiciones se requiere.
inseguras y así los
trabajadores participan en
todas las actividades.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS

DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Registro Fotográfico F SST 15
Formato Solicitud de Permiso F SST 16
Formato Convocatoria Reuniones – Capacitaciones F SST 17

Elaboró Revisó Aprobó Fecha

Yamile Aparicio Cáceres Ludy Ascanio López Edwar Reinaldo Jaimes Santamaría 21/05/2018