República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Economía, Finanzas y Comercio Exterior

Escuela Nacional de Administración y Hacienda Pública
2do Semestre Sección “N”
Contabilidad II

Caja ChiCa

Profesora: Estudiantes:
Sunny Rivas
Moreno Barbara
Osuna Silvani
Parica Leomar
Pérez Smailiw
Solarte Eduardo
Ugueto Luis

Los Ruices, 5 de octubre de 2023

 Tabla de contenido

Introducción. ............................................................................................................ 3
Que es la caja chica ................................................................................................ 4
Objetivo ................................................................................................................... 4
Como organizarla .................................................................................................... 4
Ventajas .................................................................................................................. 5
Desventajas............................................................................................................. 5
Bases Legales ......................................................................................................... 6
Normas Generales .................................................................................................. 8
¿Qué se puede pagar con la caja chica? .............................................................. 10
¿Cómo detectar cuando está mal administrada? .................................................. 11
Estrategias Para Ejecutar De Forma Correcta Una Caja Chica: ........................... 11
Arqueo de caja ...................................................................................................... 12
Ejemplos de gastos de caja chica son: ................................................................. 13
Cómo hacer el arqueo de caja .............................................................................. 14
Asientos por diferencia en arqueo de caja chica o general ................................... 15
¿Como surge la caja chica? .................................................................................. 16
Diferencia entre caja chica y fondo fijo .................................................................. 16
Constitución, Incremento O Disminución Del Fondo Fijo De Caja Chica .............. 18
Ejecución Del Fondo Fijo De Caja Chica .............................................................. 22
Solicitud De Reposición Del Fondo Fijo De Caja Chica ........................................ 28
¿Qué es el cierre contable? .................................................................................. 32
¿Cuándo se realiza el cierre contable? ................................................................. 32
Solicitud De Cierre Del Fondo Fijo De Caja Chica ................................................ 34
Conclusión............................................................................................................. 36
Bibliografía ............................................................................................................ 38
 Introducción.

En respuesta a las nuevas exigencias hacia el sector público y municipal de

agilizar los procesos administrativos y sobre todo de demostrar transparencia en el
desarrollo del mismo a través de su sistema de control interno, por lo que es
necesario formalizar los procesos que se deben llevar a cabo para crear, operar y
reembolsar fondos de caja chica. Así mismo hacer uso de las facultades que le
confiere a el art 25 y 26 de la ley de la corte de cuentas de la República y artículo
93 del código municipal, es importante mencionar que cada uno de los procesos
han sido fundamentados con base a los lineamientos establecidos en las normas
técnicas de control interno de cualquier empresa. Claramente tomando en
consideración las bases legales. Para ello poder contribuir con la eficaz y eficiente
funcionamiento de la misma. Por tanto, con ello se orienta y sirve de orientación a
el personal autorizado para impulsar el proceso de legalidad y simplificación de los
gastos administrativos.
 Que es la caja chica

La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando
tienen que hacer frente gastos imprevistos o de emergencia que no están
programados en el presupuesto de la organización. Suelen ser gastos de pequeña
cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo. Permite resolver estas
partidas de forma ágil, evitando complejidades contables mayores.

Objetivo

El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante

gastos imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los
responsables de la organización, de satisfacer estos pagos. No obstante, todo gasto
debe estar justificado y, por tanto, serán necesarios cheques o justificantes que
avalen el abono de estas cantidades.

Es decir, que este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la

dirección general de la empresa. Aunque sirve para abonar pequeños gastos, estos
también deben estar justificados.

Como organizarla

Cada organización debe decidir cuánto dinero va a depositar en esta caja

(muchas veces de metal, con cerradura y llave, custodiada por un empleado). Dicho
importe debe ser renovado cada vez que se hace uso de él, con el fin de que al
menos siempre haya la cantidad mínima fijada por la organización.

Esta caja suele ser responsabilidad de un empleado concreto (el cajero) y

deberá, por tanto, rendir cuentas sobre la gestión de los fondos. Será su cometido
pedir a los empleados un recibo, ticket o justificante para abonar estos pequeños
gastos. Además, lo ideal es que lleve un registro de todas las cantidades
entregadas, el concepto del pago (independientemente de su tamaño) y la persona
a la que se le ha abonado. En dicho registro también debe reflejarse el día del pago
y el número de justificante para el mismo. También es recomendable llevar, en ese
diario, la cantidad que había al empezar la jornada, el total de gastos pagados
durante ese día y el dinero restante que, por tanto, queda en la caja chica al terminar
el día.

Dado que sirve para los pequeños gastos, es muy importante que se anoten
todos (aunque sea la compra de unas grapas), con el fin de que quede todo bien
justificado y atado.

Ventajas

Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día
a día de las organizaciones. Entre ellas

• Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata

• Enfrentar gastos imprevistos del negocio
• Comprobar y justificar el manejo de efectivo
• Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya
dispuesto.

Desventajas

• No tener una política de gastos definida.

• Una administración deficiente.
• Falta de control en los recibos.
• Caer en la tentación de mezclar dinero personal con dinero de la
empresa.
• Fugas de dinero.
 • Meter gastos que ya están presupuestados en otras áreas, lo que
implica un desfase en las finanzas corporativas.
• Poner como responsable del fondo a personal no capacitado en
administración.
• Riesgo de sobrepasar su límite y no alcanzar a cubrir imprevistos
reales.
• Errores humanos al llevar un control manual de los números.
• Ejercer pagos que no estén incluidos en las políticas de gasto.
• Reposición de fondos tardía.
• Que desaparezca el dinero (robo hormiga) por falta de ética del
personal a cargo.

Bases Legales

Normas y Procedimientos para el “fondo fijo de caja chica”, está normado por
un conjunto de disposiciones legales tales como: leyes, reglamentos, resoluciones,
e instructivos las cuales deben considerarse en toda su amplitud:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Enmendada.

Publicada en Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinaria de fecha 19-02-2009.

Art. 311. En relación a la gestión fiscal.

Art. 315. Se refiere a los presupuestos públicos anuales de gastos.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial Nro. 6154
Extraordinario de fecha 19 de noviembre de 2014.

Art.137, 138, 139. Referido al Sistema de Control Interno.

Art. 160. De las Responsabilidades de los funcionarios sobre el manejo de fondos
o bienes públicos.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal Gaceta Oficial Nro. 36747 de fecha 17.12.2001.

En todo su contenido

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Contra la Corrupción, publicada en

Gaceta Oficial Nro. 6.155 Extraordinario de fecha 19 de noviembre 2014.

En todo su contenido

SNAT-2019-0049 d/f 14/07/2015 Providencia Administrativa mediante la cual se

designan Agentes de Retención del Impuesto al Valor agregado publicada en
G.O. 40.746 de fecha 15 de septiembre de 2015.

Art. 3 numeral 7. De las Exclusiones.

Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genérico de la

Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, dictada por la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna mediante Providencia
Administrativa Nº 004-2005 (Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28-09-2005).

4.7.3.- Designación de los responsables del Manejo de Fondos.

Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector

Público sobre el sistema presupuestario G.O 5781 del 12-08-05.

Art.70 y 71. Autorización del funcionamiento de cajas chicas.

Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema de Tesorería Publicada en Gaceta Oficial N° 38.433,
de fecha 10 de mayo de 2006.

Art. 41. Referido al Fondos de Caja Chica.

Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera

del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública, publicada en
Gaceta Oficial N° 383.33 Extraordinario, de fecha 12 de diciembre de 2005.

Art.24 De la Identificación de Comprobantes y documentos.

Resolución conjunta mediante la cual se fija el valor de la Unidad para el

cálculo Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo para el establecimiento de los
montos Relativos al Manejo de Caja Chica, Gaceta Oficial Nro. 6.360
extraordinaria de fecha 19 de enero del 2018.

Art. 1, 2, 3, 5,6. A los fines del establecimiento de los montos para la constitución,
ejecución y reposición de los fondos de caja chica.

Normas Generales

Con la finalidad de precisar determinados aspectos, se establecen las siguientes

normas generales y particulares que rigen este mecanismo de ejecución de gastos
por “fondo fijo de caja chica”.
1. Los funcionarios responsables del “fondo fijo de caja chica”, podrán realizar
pagos en efectivo o transferencias de conformidad a los criterios
establecidos.
2. Por ningún motivo se utilizarán fondos para efectuar pagos fraccionados de
compras excedan los montos autorizados.
3. La Dirección de Administración y Finanzas verificará que el monto que solicite
la Facultad o Dependencia se ajuste.
4. La Facultad o Dependencia Central decidirá de acuerdo a su disponibilidad
presupuestaria el monto del “fondo fijo de caja chica”.
5. La Unidad de Administración de la Facultad o Dependencia Central será la
responsable de velar por el fiel cumplimiento de las normas establecidas en
el presente Manual de Normas y Procedimientos.
6. Por cada “fondo fijo de caja chica”, debe existir un empleado responsable de
su manejo, custodia y control. Este empleado será designado por escrito por
el Decano de la Facultad o por el director de la Escuela, Instituto o
Dependencia.
7. Con el propósito de facilitar las tareas de control y la auditoría interna o
externa, los documentos comprobatorios de las transacciones realizadas por
las unidades administradoras que manejen o custodien “fondo fijo de caja
chica” deben conservarse permanentemente organizados por año en orden
consecutivo.
8. Se debe hacer arqueos sorpresivos de los fondos fijos de caja chica, por la
administración activa.
9. El responsable del “fondo fijo de caja chica” debe llevar el Libro “Control del
fondo de caja chica” a través de un sistema o manuscrito, en él se plasmarán
todas las entradas y salidas de dinero que se realicen a través del Fondo.
10. La Dirección de Administración y Finanzas debe llevar el Registro actualizado
de los funcionarios en las Facultades y Dependencias que manejan los fondos
fijos de caja chica.
11. Para la creación, incremento, disminución, o reposición del “fondo fijo de caja
chica” se establecerán los montos mediante el valor de la Unidad para el cálculo
Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo (UCAU), en sustitución de la Unidad
Tributaria (U.T) de conformidad con los lineamientos estos establecidos para
estos procedimientos.
 ¿Qué se puede pagar con la caja chica?

Como estamos viendo, este recurso permite sufragar en efectivo pequeños

gastos, lo que puede dar más agilidad al negocio.

Aunque cada organización es libre de decidir qué asuntos pueden abonarse

o no con este recurso, algunos de sus usos más tradicionales son:

• Dietas y viajes: Cuando un empleado debe realizar un viaje relacionado con

su actividad laboral, suele incurrir en algunos gastos que se pueden abonar con
este dinero en efectivo, tras la presentación de los correspondientes
justificantes. También se puede pedir por adelantado y, a la vuelta, realizar los
correspondientes ajustes, devolviendo aquel dinero que no se haya usado, en
tal caso.
• Materiales de oficina: Aunque generalmente los departamentos de
administración suelen hacer grandes pedidos con todo el material de oficina
necesario, pueden realizarse pequeños gastos en material no previsto (como un
papel especial).
• Botiquín: Las empresas deben, dentro de su política de prevención de riesgos
laborales, tener un pequeño botiquín con el material necesario para atender
determinadas urgencias. La reposición del mismo puede hacerse con la caja
chica.
• Reparaciones: Para cuando sea necesario realizar mantenimiento de las
instalaciones o de alguna maquinaria necesaria para el funcionamiento de la
organización
 ¿Cómo detectar cuando está mal administrada?

Es muy fácil en todo proceso empresarial darse cuenta cuando las cosas no van
bien a través de los balances contables generados, sin embargo, los siguientes
puntos ejemplifican de manera general cómo detectar cuando una caja chica en
contabilidad no está dando los resultados esperados:

Sobrepasar los límites de gastos: al ya haber un presupuesto generado con base

a estadísticas pasadas, un previo estudio de mercado y análisis de los precios,
sobrepasar el presupuesto de una caja chica es sinónimo que desde el inicio hubo
una mala implementación.

Dinero no registrado: asumir una estrategia de gastos, es contemplar cada

pequeño movimiento que se genera, si en la rendición de cuentas con el supervisor
existen cifras no comprobadas con un ticket o recibo significa que no hubo un
seguimiento adecuado, por lo tanto, es necesario reestructurar de fondo y replantear
los objetivos.

Gastos irregulares: durante la revisión de gastos, es importante como supervisor,

identificar, comprobar y analizar que los gastos declarados por el regulador estén
avalados y tengan un fundamento lógico, de lo contrario, es necesario aplicar
políticas que mejoren su rendimiento.

Estrategias Para Ejecutar De Forma Correcta Una Caja Chica:

Reconocer a detalle cuáles son los gastos diarios de la empresa: estos datos se
obtienen con base en los balances de meses o años pasados. Es importante
identificar si los precios son justos o si cada salida de dinero tiene un fin necesario,
tomando en cuenta las actividades y agenda de la compañía.
 Destinar un presupuesto económico y un encargado para su control: hoy en día,
es necesario armar un esquema de presupuestos que pueda delimitar el tope de
gastos de forma justa y analizada, el cual, se tiene que regular y poner en constante
supervisión por parte de un encargado.

Registrar, comprobar y analizar: es importante que si se está armando un control

económico que canalice los gastos menores, cada uno se someta a un orden
interno, que ponga a prueba cifras y resultados.

Proponer nuevos enfoques: una vez teniendo el proceso que determine de forma
general la contabilidad de los gastos chicos, es importante presentar mejoras de
presupuesto con nuevos proveedores, para lograr estar al margen de
competitividad.

Arqueo de caja

estas operaciones consisten en contar las existencias de dinero en efectivo

cheques, boletas de tarjetas de créditos, valores y otro valor. El aqueo deberá
realizar la operación diariamente al finaliza su trabajo e informará sobre cualquier
diferencia que pudiera encontrar. Será conveniente que de vez en cuando en fechas
no previstas por el cajero una persona ajena al departamento debidamente
autorizada efectúe arqueos de los cuales se dejará constancia escrita. Si la empresa
cuenta con un departamento de auditoría interna, será de su responsabilidad
realizar los arqueos sorpresivos cuando los considere conveniente.
 Ejemplos de gastos de caja chica son:

1. Artículos de oficina, papelería, tinta para impresiones, etc.

2. Utensilios y productos de limpieza.
3. Analgésicos y otros elementos con los que la empresa debe contar para
atender emergencias de salud.
4. Reparaciones, en caso de que sea necesario realizar el mantenimiento de
las instalaciones o de alguna maquinaria.
5. Gastos necesarios para cubrir el traslado de los trabajadores, ya sea
transporte público, taxis, combustible, peajes o tarifas de estacionamiento.
6. Suministros cotidianos, como productos para el comedor, agua purificada o
café.
7. Monto de dinero destinado al pago de comidas de los trabajadores cuando,
por ejemplo, almuerzan con un cliente o se encuentran de viaje por motivos
laborales.
8. Viajes, presupuesto que se asigna a un colaborador para realizar un viaje de
trabajo.

EJEMPLOS GRAFICO
 Cómo hacer el arqueo de caja

Estos son algunos pasos que se pueden realizar en el arqueo de caja.

Ten en cuenta que los pasos pueden variar de acuerdo a las políticas de la
empresa.

Solicitar la última documentación girada para practicar el corte documentario.

El responsable de la caja en presencia del trabajador responsable del arqueo

entrega la documentación.

El responsable de realizar el arqueo procede al conteo y confirmación del saldo.

 Efectúa acta de cierre del arqueo detallando en ella las diferencias detectadas y
cualquier otra observación al uso de efectivo de acuerdo a las políticas de la
empresa.
Entrega una copia del acta al responsable de la caja y otra copia pasa al
departamento de contabilidad.

Después de terminar el arqueo en contabilidad se debe analizar el acta para

realizar los registros contables respecto a los sobrantes y faltantes de caja.

Estos asientos estarán sujetos a las políticas contables que posea la empresa.

En el caso que existan faltantes usualmente se plantean dos alternativas:

1. Cobrar el faltante al cajero.

2. Considerar el faltante como un gasto para la empresa.
3. Los sobrantes generalmente se registran a otros ingresos.

Asientos por diferencia en arqueo de caja chica o general

Los siguientes asientos muestran los registros en diferentes casos de diferencias

en el arqueo de caja (en este caso dice caja general, pero es igual en el caso de
caja chica):

1. Faltante de $2 que se tratará como ajuste al otro gasto.

2. Faltante de $250 que se cargará a cuenta por cobrar al cajero.
3. Sobrante de $5 que se tratará como ajuste a otros ingresos.
 ¿Como surge la caja chica?

El concepto de caja chica surge a raíz de que las empresas, cuentan con
presupuestos diarios a los cuales se les determinan “gastos previstos”. Sin
embargo, surgirán ocasiones en las que habrá que poner recursos fuera del
presupuesto. Es ahí donde la caja chica entra para cubrir los gastos del día.
Por lo tanto, una caja chica se trata de una pequeña cantidad de dinero en
efectivo que las empresas deben tener a su disposición, para cubrir los gastos
moderados que se presentan de manera imprevista.

Es importante tener presente que la caja chica no puede ser utilizada libremente
o para cualquier ocasión, sino que debe “abrirse” solo en caso de apuros y debe ser
controlada y documentada para que cada mes se rindan cuentas sobre los gastos
que se realizan bajo este concepto.

Diferencia entre caja chica y fondo fijo

La caja chica y el fondo fijo están en los valores pragmáticos dentro de una
organización, así como en su tratamiento contable íntimamente relacionados, aun
así, no son lo mismo, y aunque resulte un poco difícil diferenciarlos teóricamente
trataremos a continuación de sintetizar sus diferencias.

1. Variación entre el gasto y el fondo: Ya hemos dicho que la caja chica es una
cantidad pecuniaria determinada por un fondo fijo, es decir, la primera diferencia
en que el fondo fijo - como su nombre lo indica - es “fijo”, no varía, a diferencia
del gasto de la caja chica que cambia dependiendo de las necesidades de la
empresa.
2. Aprobación del equipo de gerencia: La finalidad de la constitución de la caja
chica, es que para cubrir estos gastos menores no haya la necesidad de la
aprobación inmediata de la gerencia o administración de la empresa; en el caso
del fondo fijo este debe ser aprobado por la administración, que además
determinará su cuantía y discutirá su aumento o disminución en función de
distintos parámetros.
3. Inclusión presupuestaria: La caja chica está destinada a cubrir gastos
necesarios, pero en algunos casos imprevistos, incluso de emergencia, que no
están programados en el presupuesto de la organización, y que no pueden ser
pagados por cheques, en cambio el fondo fijo sí está incluido en el presupuesto
de la empresa y es parte de los gastos fijos de la misma.
 Constitución, Incremento O Disminución Del Fondo Fijo De Caja
Chica

Objetivo

Describir los pasos a seguir para la constitución, incremento o disminución del

“fondo fijo de caja chica”, el cual será utilizado para efectuar gastos menores de
funcionamiento en efectivo de conformidad con la normativa establecida.

Unidades Involucradas

1. Vicerrectorado Administrativo
2. Dirección de Administración y Finanzas
3. Dependencias Centrales/Facultades
4.
Normas Específicas

1. La creación, incremento o disminución del “fondo fijo de caja chica” para las
Facultades o Dependencias Centrales, serán autorizados por la máxima
autoridad de la Facultad o Dependencia Central así como por el
Vicerrectorado Administrativo, previa solicitud por escrito.

2. Los Administradores de las Facultades / Dependencias Centrales tendrán la

responsabilidad de:

2.1 Levantar el Acta para la creación, incremento o disminución del Fondo, la

cual deber contener los nombres y apellidos de los funcionarios encargado
de la administración del “fondo fijo de caja chica”, la cédula de identidad,
cargo que desempeña y el monto que maneja del fondo.
2.2 Aperturar y conformar mediante firma y sello del libro de “Control del fondo de
caja chica”, o mantener un registro sistematizado de las transacciones.

3. Toda “Solicitud de fondos” debe estar correctamente elaborada y contener

todos los datos requeridos.
4. El Libro de “Control del fondo de caja chica” debe contener a manera de
asiento, lo siguiente:

Apertura del “fondo fijo de caja chica” autorizado por el Vice-Rector Administrativo,
número de comunicación, fecha, número y el monto en bolívares.

5. La constitución y manejo de las cajas chicas se hará con cargo al respectivo

fondo, de acuerdo

con los siguientes criterios:

• El monto máximo de cada fondo fijo de caja chica será de doscientas (200)
UCAU.

• Se utilizará para cubrir gastos menores de funcionamiento, en ningún caso

debe ser usado para el pago de viáticos o salarios.
• La Constitución del fondo fijo de caja chica se hará con la cuenta de gastos
de funcionamiento (Ingresos Ordinarios) o de ingresos propios en la cual
tenga la disponibilidad presupuestaria, la misma debe estar avalada por la
unidad de presupuesto de la Facultad o Dependencia respectiva.

• Podrá constituirse el fondo fijo de caja chica, a través de cuentas bancarias,

la cual deberá estar aperturada a nombre de la Universidad Central de
Venezuela, con firmas del responsable del Fondo y administrador, siguiendo
el procedimiento de apertura de cuentas.
 Flujograma
Descripción del Procedimiento
Constitución, Incremento O Disminución Del Fondo Fijo De Caja Chica
 Ejecución Del Fondo Fijo De Caja Chica

Objetivo
Establecer los pasos a seguir por las Facultades y Dependencias Centrales,
para realizar la ejecución del “fondos fijo de caja chica” a fin de garantizar uso
adecuado de fondo y la aplicación de las normativas legales vigentes.

Unidades Involucradas

• Dirección de Administración y Finanzas

• Dependencias Centrales/Facultades

Normas Específicas

1. Los funcionarios responsables podrán autorizar el funcionamiento del fondos de

caja chica para efectuar pagos en efectivo o cuenta bancaria de conformidad a los
criterios establecidos por el Reglamento 1, de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario y por ningún motivo
se utilizarán fondos para efectuar pagos fraccionados de compras mayores que
excedan los límites autorizados.

2. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica
no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 UCAU).

3. Cada uno de los gastos efectuados con el “fondo fijo de caja chica”, estarán
soportados por los originales de las facturas fiscales o comprobantes de Caja
Registradora Fiscal, que indique el número de RIF asignado por el SENIAT, estos
comprobantes deben estar identificados a nombre de la Universidad Central de
Venezuela o las siglas de UCV y el nombre de la Unidad Administrativa de la
Facultad o Dependencia, sin enmendaduras, debidamente selladas con el sello de
“Cancelado”.
4. Los fondos de caja chica no podrán utilizarse para cambios de cheques, vales
personales o para el pago de viáticos.

5. Los fondos requeridos para el pago de gastos menores tales como, periódicos,
ticket del metro, traslados urbanos, entre otros, debe gestionarse mediante la forma
“Comprobante provisional para el retiro de efectivo por caja chica” según la
normativa vigente.

6. El “Comprobante provisional para el retiro de efectivo por caja chica” debe

contener la firma de responsable de la caja, en señal de aprobación.

7. La ordenadora de pago debe autorizar los pagos efectuados a cargo del fondo
fijo de caja chica.

8. Todo pago efectuado por el fondo fijo de caja chica debe contar con la aprobación
presupuestaria previo al pago.

9. En los casos de entrega de efectivo para compras o pagos a justificar, el

responsable de los fondos de caja chica, debe solicitar al empleado autorizado, la
entrega del formulario “Comprobante provisional para retiro de efectivo por caja
chica”, en original debidamente firmado por el jefe de la unidad solicitante.

10. En un lapso no mayor a un (01) día hábil el empleado autorizado debe entregar
al responsable del fondo fijo de caja chica, las facturas fiscales que soportarán el
total del efectivo por él recibido, si el monto de las facturas y/o comprobantes fuese
menor al total del efectivo recibido, debe reintegrar la diferencia.

11. El encargado de los fondos de caja chica, al recibir conforme los soportes al
efectivo entregado, debe devolver al empleado el original del formulario
“Comprobante provisional para retiro de efectivo por caja chica”, quien procederá a
su destrucción.

12. Los pagos o compras efectuados por caja chica serán por los siguientes
conceptos:

• Pasajes por traslado urbano (Taxis).

 • Refrigerios por actividades especiales realizadas por el personal dentro de
las instalaciones.
• Refrigerios a personas externas por eventos o reuniones efectuadas.
• Fotocopias o encuadernación de documentación
• Cualquier otro gasto menor que se requiera para no entorpecer la
operatividad de la Facultado Dependencia Central.

13. En libro de “Control del fondos de caja chica” debe contener en la primera
página, la siguiente información:

“Con fecha ____________, se abre el presente libro constante de _____ folios,

destinados al control del movimiento del Fondos de Caja Chica, con cargo a la
Cuenta Corriente N°. ___________________, (Ingresos Propios o Gastos de
Funcionamiento), de la facultad o dependencia”. Firma y Sello.

14. En libro de “Control de los fondos de caja chica” debe contener a manera de
asiento lo siguiente:

Apertura de los fondos de caja chica autorizado por el Vice-Rector Administrativo,

según comunicación N°. ___________ del ___________ Monto en Bs.;
______________

15. En ningún caso deben aceptarse facturas cuyos conceptos sean varios o alguna
palabra genérica a los fines de determinar la imputación presupuestaria.

16. Los pagos que se realicen con cargo al “fondo fijo de caja chica” están exento
de la retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), establecido en la Providencia
Administrativa mediante la cual se designan Agentes de Retención del Impuesto al
Valor agregado publicada en G.O. 40.746 de fecha 15 de septiembre de 2015.

17. Aquellas facturas fiscales que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras,

no se podrán incluir como soporte del gasto.
 Flujograma
Descripción del Procedimiento
Ejecución Del Fondo Fijo De Caja Chica
 Solicitud De Reposición Del Fondo Fijo De Caja Chica

Objetivo
Establecer los pasos que deben seguir las Facultades y Dependencias Centrales
para la “Solicitud de reposición del fondo fijo de caja chica”.

Unidades O Personas Involucradas

• Dirección de Administración y Finanzas

• Dependencias Centrales/Facultades

Normas Específicas

1. La reposición del fondo fijo de caja chica, debe solicitarse a través de la cuenta
respectiva Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios, al final de cada mes o
cuando se haya consumido el 75% del mismo.

2. La Unidad de Presupuesto de la Facultad o Dependencia debe emitir la

disponibilidad presupuestaria para las reposiciones del fondo fijo de caja chica.

3. Todos los cheques por concepto de reposición de fondos de caja chica, deben
ser emitidos a favor del funcionario responsable de controlar los fondos de la misma,
las transferencias deberán ser enviadas a una cuenta a nombre de la Universidad
Central de Venezuela, donde firme el responsable del Fondo.

4. El funcionario responsable, de llevar y controlar los fondos de caja chica, tiene la

responsabilidad de relacionar todas las facturas fiscales y comprobantes de salida
de caja chica en el formulario "Solicitud reposición del “fondo fijo de caja chica”" en
el momento de solicitar su reposición.

5. Cada vez que se reciba efectivo de la reposición del fondo se debe registrar en
el “Libro control de fondos de caja chica” en el asiento correspondiente.
6. Para solicitar la reposición del fondo fijo de caja chica, el responsable del mismo,
llenará el formulario “Solicitud de Reposición del “fondo fijo de caja chica””, en
original y copia debidamente firmada por el jefe de la Unidad en señal de aprobación
y le anexará los recaudos siguientes:

• Comprobante salida caja chica, con factura fiscal en original.

• Orden de pedido o solicitud de cheque.
• Recibo a nombre del responsable de su ejecución.

7. Solo se admitirán facturas fiscales y aquellas facturas que no presenten borrones,

tachaduras o enmendaduras, no se podrán incluir como soporte del gasto al
momento de solicitar la reposición del fondo fijo de caja chica.
 Flujograma
Descripción del Procedimiento
Solicitud De Reposición Del Fondo Fijo De Caja Chica
 ¿Qué es el cierre contable?

El cierre contable es el proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas

anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. Concretamente, se debe
hacer balance de las cuentas de:

Ingresos.
Gastos.
Costes de venta.
Costes de producción.

Normalmente, los ejercicios contables van desde el 1 de enero hasta el 31

de diciembre, coincidiendo con el inicio y fin del año natural con el inicio y fin del
año fiscal. Por ese motivo, el Plan General Contable establece que las empresas
deben empezar a hacer su cierre contable a finales de año.

Una vez se termine el cierre contable deberá presentarse a Hacienda en los

próximos meses, ya que será la base a partir de la cual se harán los cálculos de las
obligaciones fiscales que correspondan a la empresa para el año siguiente.

¿Cuándo se realiza el cierre contable?

Como hemos dicho anteriormente, el cierre contable suele coincidir con el

año natural. En algunas empresas las fechas varían, pero por lo general, el ejercicio
comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre.

Por lo tanto, el cierre contable de 2022 finalizará el 31 de diciembre de 2022.

 A partir de entonces, las empresas deben cumplir con distintos timings para
realizar y presentar documentación necesaria a Hacienda. Suponiendo que la
empresa termine el cierre contable el 31 de diciembre, tiene:

• Hasta el 31 de marzo (3 meses) para formular las cuentas.

• Hasta el 30 de abril (4 meses) para legalizar todos los libros contables.

Hasta el 30 de junio (6 meses) para convocar una Junta General y aprobar las
cuentas anuales.

Hasta el 30 de julio (7 meses) para depositar las cuentas anuales en el Registro

Mercantil.

Hasta el 14 de agosto se podrá certificar si se ha presentado toda la

documentación requerida. Entonces, se publicarán en el Boletín Oficial del Registro
Mercantil o BORME aquellas empresas que hayan cumplido con sus obligaciones.

Un ejemplo que también creo que es válido es el del cierre mensual, es como para
llevar un control de tus ganancias y pérdidas mientras culmina el año contable. Que
empieza el 1ero de enero y termina el 31 de diciembre. En el caso de la empresa
que yo trabajo, lo hacemos mensual, así rectificamos que la empresa no está en
quiebra o va por ese camino.
 Solicitud De Cierre Del Fondo Fijo De Caja Chica

Objetivo
Establecer las normas y pasos a seguir por las Facultades y Dependencias para la
solicitud del cierre de los “fondos fijos de caja chica”, por motivo de que su
funcionamiento es innecesario.

Unidades O Personas Involucradas

Dirección de Administración y Finanzas

Dependencias /Facultades

Normas Específicas

1. Para proceder al cierre del “fondo fijo de caja chica” por voluntad de la Facultad
o Dependencia Central, se solicitar por medio de un oficio dirigido a la Dirección
de Administración y Finanzas del Vicerrectorado Administrativo.
2. El responsable del “fondo fijo de caja chica”, debe proceder a efectuar el cierre,
realizando el arqueo de la siguiente manera:
• Registrando en orden cronológico cada uno de los comprobantes y soportes
del gasto, con indicación del número, fecha, beneficiario y concepto.
• Estos registros deben presentarse sin enmiendas, tachaduras o borrones.
3. El responsable del manejo y control del fondo, debe realizar el depósito en la
cuenta destinado para ello, en el caso de tener dinero en efectivo remanente de
la caja chica.
 Flujograma
Descripción del Procedimiento
Solicitud De Cierre Del Fondo Fijo De Caja Chica
 Conclusión

La caja chica desempeña un papel de gran importancia en la contabilidad de

una empresa. Este instrumento financiero permite la realización de pagos
frecuentes y pequeños de manera eficiente, evitando la necesidad de emitir cheques
o realizar transferencias bancarias por montos mínimos. Sin embargo, su correcta
ejecución y gestión son fundamentales para garantizar la transparencia y el control
financiero de la organización.

En primer lugar, es fundamental establecer un fondo fijo para gastos

menores. Este fondo debe ser previamente autorizado y asignado por la empresa y
debe estar en concordancia con las necesidades y volumen de operaciones de la
misma. Es recomendable también establecer políticas claras y procedimientos de
control rigurosos para el uso de la caja chica. Esto incluye definir qué gastos pueden
ser cubiertos con este fondo, establecer límites de monto por transacción y
especificar los responsables de su administración.

Un aspecto clave en la gestión de la caja chica es llevar un registro

exhaustivo de cada transacción realizada. Es importante registrar la descripción del
gasto, la fecha, el monto y los recibos o facturas asociadas. Esto permite mantener
un control preciso sobre el uso de los recursos y facilita la rendición de cuentas.
Asimismo, estos registros proporcionan información valiosa para la toma de
decisiones y el análisis de gastos operativos.

La caja chica también juega un papel crucial en la planificación y asignación

de recursos. Al contar con este fondo específico para gastos menores, se evita
utilizar recursos destinados a otros fines más importantes. Además, permite tener
un mayor control sobre los gastos operativos, identificando posibles áreas de mejora
en la gestión financiera y evitando desviaciones presupuestarias.

Por otro lado, es importante resaltar que la caja chica no es un fondo ilimitado y
debe ser justificada debidamente. Los gastos realizados deben estar respaldados
por comprobantes válidos, como facturas, tickets o recibos. Esto asegura la
transparencia en el uso de los recursos y facilita su posterior revisión por parte de
los auditores internos o externos.

Para concluir, la caja chica es una herramienta valiosa en la gestión

financiera y contable de una empresa, siempre y cuando se ejecute correctamente
y se brinde la debida importancia a su control. Permite realizar pagos menores de
forma eficiente y evitar trámites engorrosos para estos casos. Sin embargo, su
correcta gestión implica establecer un fondo fijo, definir políticas y procedimientos
claros, llevar un registro adecuado de cada transacción y justificar debidamente los
gastos realizados. Esto garantiza la transparencia, el control financiero y contribuye
a una mejor planificación y asignación de recursos en la empresa.
 Bibliografía

Constitución de la república Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta-Oficial-

36.860. artículos 311, 315.

https://www.sage.com/es-es/blog/diccionario-empresarial/caja-chica/

https://www.concur.co/blog/article/cajas-chicas

https://www.prosegur.es/blog/efectivo/que-es-arqueo-de-
caja#:~:text=Consiste%20en%20el%20recuento%20de,efectivo%2C%20pero
%20tambi%C3%A9n%20con%20tarjeta.

https://www.edenred.mx/blog/conoce-los-gastos-que-cubre-la-caja-chica

https://blog.rindegastos.com/cu%C3%A1les-son-los-riesgos-de-una-caja-
chica-mal-administrada

http://www.ine.gob.ve/documentos/personal/ManualesAdministrativos/CajaC
hica/manuales/pdf/GFCM001_Proce.pdf

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https://iberonewsla.com/caja-chica-en-finanzas-empresariales/