República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Instituto Universitario INSULAR

MONOGRAFÍA

¨CAJA CHICA¨

Elaborado por:

Rainer González

C.I: 28.166.094

Porlamar, abril 2023.

Estudiante 1er Trimestre “Contabilidad”

 INTRODUCCIÓN

El objetivo principal de una caja chica, Es que las empresas dispongan de liquidez ante

gastos imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la

organización, de satisfacer estos pagos.

Toda empresa suele asignar mensualmente, semanalmente o diariamente determinadas

sumas de dinero para solventar gastos pequeños pero necesarios para continuar con su

actividad, por ejemplo puede tratarse de suministros como papel, tinta, lápices, lapiceros,

copias o incluso pueden asignarse a artículos de limpieza como jabón y papel sanitario para

los empleados, café y té, bombillas de iluminación y todo aquello que se refiera para que la

actividad del negocio no se vea interrumpida, también se puede asignar estos gastos a los

viáticos de empleados y siempre son gastos que se pagan en efectivo, no se usan cheques y

otros medios de pago. Del mismo modo el empleado responsable de la caja chica debe

justificar los gastos realizados a diario, por menor que haya sido, debe justificarse con un

comprobante de pago, boleta o factura, dichos documentos son entregados posteriormente a

sus superiores quienes se encargarán de hacerle un balance general de los gastos del mes.

Es importante tener en cuenta que una caja chica no se puede considerar como un medio

de subsidio ya que siempre que se haga necesario su uso debe disponerse de efectivo, es una

herramienta que permite comprar todo tipo de productos o solventar gastos urgentes pero eso

no quiere decir que el dinero sea gastado sin pensarlo, todo gasto debe ser analizado y

contabilizado antes, durante y después de llevarse a cabo, es muy común el uso de esta

herramienta, pero como dijimos también se puede ver en todo tipo de negocios, grande,

mediano o pequeño y siempre es considerado dentro del sistema contable de la empresa.

 CAJA CHICA

1. ¿Qué es la caja chica?

Según Sage Advice (2017) La caja chica es “una cantidad de dinero que utiliza las

empresas cuando tienen que hacer frente gastos imprevistos o de emergencias que no están

programados en el presupuesto de la organización” (p. 01).

Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo.

Permite resolver estas partidas de forma ágil, evitando complejidades contables mayores, está

destinado a abastecer las solicitudes de pequeñas cantidades para los gastos menudo de una

empresa. Es un libro voluntario que no necesita legalizarlo.

2. Características.

Las características principales que identifican al tratamiento de Caja chica son:

 Autonomía de gestión

 Dar celeridad al pago de gastos menores

 Efectuar pagos directos en efectivo

3. Objetivo.

El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos

imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la

organización, de satisfacer estos pagos. No obstante, todo gasto debe estar justificado y, por

lo tanto, serán necesarios cheques o justificantes que avalen el abono de estas cantidades.
 Es decir, que este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la dirección general de

la empresa. Aunque sirve para abonar pequeños gastos, estos también deben estar

justificadas.

4. Importancia de la caja chica.

Puede darse el caso, en algunas organizaciones, de no contar con caja chica. Muchas

veces, es simplemente falta de planificación, otras, falta de conocimiento. Sin embargo,

aunque pueda parecer un tema menor, lo cierto es que contar con un fondo de caja chica

permite tener un mayor control sobre los gastos diarios, por más pequeños que sean.

Además, es la clave para hacer una mejor administración de las sumas de efectivo con las

que cuenta la empresa. Y resulta fundamental para evitar fugas de dinero. Es importante tener

en cuenta que, aunque se trate de desembolsos chicos, al sumarse todos los días, pueden

representar un monto considerable a fin de mes. Sin un adecuado control, no sabremos en qué

se gastó y por qué. Con lo cual, será más difícil identificar dónde hacer ajustes para reducir

las salidas de efectivo.

Factores importantes al contar con una caja chica:

 Se elabora un registro para justificar los pagos menores.

 Agregar la información de dichos pagos a los libros contables.

 Mejora la asignación y control del presupuesto.

En ningún caso la caja chica deberá de cubrir gastos correspondientes a conceptos como:

Sueldos, cambio de cheques, préstamos, cambio por vales, pago de servicios como luz

eléctrica, teléfono o agua, publicidad o suministros. Es por esto que cada gasto que se realiza

con el fondo de la caja debe ser soportado con un comprobante de pago.

 5. ¿Cómo organizar la caja chica?

Según Sage Advice (2017) “Cada empresa debe decidir cuánto dinero va a depositar en

esta caja (muchas veces de metal, con cerradura y llave, custodia por un empleado). Dicho

importe debe ser renovado cada vez que se hace uso de él, con el fin de que al menos siempre

haya la cantidad mínima fijada por la empresa” (p. 01).

Esta caja suele ser responsables de un empleado concreto (el cajero) y deberá, por tanto,

rendir cuentas sobre la gestión de los fondos. Será su cometido pedir a los empleados un

recibo, ticket o justificante para abonar estos pequeños gastos. Además, lo ideal es que lleven

un registro de todas las cantidades entregadas, el concepto del pago (independiente de su

tamaño) y la persona a la que se le ha abonado. En dicho registro también debe reflejar el día

del pago y el número de justificante para el mismo. También es recomendable llevar, en ese

diario, la cantidad que había al empezar la jornada, el total de gastos pagados durante ese día

y el dinero restante que, por tanto, queda en la caja chica al terminar el día.

6. Ventajas de la caja chica.

Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las

empresas, permite sufragar en efectivo pequeños gastos, lo que puede dar más agilidad al

negocio. Entre ellas:

 Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata.

 Enfrentar gastos imprevistos del negocio.

 Comprobar y justificar el manejo de efectivo.

 Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto.
 7. Desventajas de la caja chica.

Muchas empresas llevan el control de su caja chica con métodos poco eficientes, que se

traducen en un sinnúmero de fallas y en un descontrol de sus finanzas. Algunas de las

desventajas que podemos encontrar son:

 No tener una política de gastos definida.

 Una administración deficiente.

 Falta de control en los recibos.

 Caer en la tentación de mezclar dinero personal con dinero de la empresa.

 Fugas de dinero.

 Meter gastos que ya están presupuestados en otras áreas, lo que implica un desfase en

las finanzas corporativas.

 Poner como responsable del fondo a personal no capacitado en administración.

 Riesgo de sobrepasar su límite y no alcanzar a cubrir imprevistos reales.

 Errores humanos al llevar un control manual de los números.

 Ejercer pagos que no estén incluidos en las políticas de gasto.

 Reposición de fondos tardía.

 Que desaparezca el dinero (robo hormiga) por falta de ética del personal a cargo.

Como podemos ver las desventajas son demasiadas y ponen en riesgo los recursos

monetarios de la compañía. Si bien tener una caja chica sirve para agilizar pagos menores y

solventar imprevistos, por mínimo que sea el monto, siempre se puede mejorar la gestión de

los recursos de una empresa.

8. Gastos financiados con la caja chica.

Entre los pagos que se financia con la caja chica encontramos principalmente:
 - Dietas y viajes

Presupuesto que se asigna a un empleado para realizar un viaje, en este caso, por motivos

de actividad laboral. También se puede pedir por adelantado y, a la vuelta, realizar los

correspondientes ajustes, devolviendo aquel dinero que no se haya usado, en tal caso.

- Materiales de oficina

Con la caja chica podrían adquirirse artículos de escritorios como papelería, tinta para

impresiones y otros. Aunque generalmente los departamentos de administración suelen hacer

grandes pedidos con todo el material de oficina necesario, pueden realizarse pequeños gastos

en material no previsto (como un papel especial).

- Botiquín

Adquisición de medicinas y otros elementos con los que la empresa debe contar para

atender emergencia de salud. Las empresas deben, dentro de su política de prevención de

riesgos laborales, tener un pequeño botiquín con el material necesario para atender

determinadas urgencias. La reposición del mismo puede hacerse con la caja chica.

- Reparaciones

Puede ser que sea necesario realizar el mantenimiento de las instalaciones o de alguna

maquinaria necesaria para el funcionamiento de la firma.

9. Principales errores que se cometen en las empresas en relación a la caja chica.

Pueden que el control de gastos de las empresas no sea partes más entretenida al gestionar

un negocio. Sin embargo, contar con un sistema eficiente en este sentido puede marcar la
diferencia en la rentabilidad de la empresa. Y es importante decirlo, por más dinero que

ingrese en tu compañía, sin un adecuado control de gastos, la competitividad se pone riesgo.

- Falta de caja chica.

- Carecer de políticas de gastos definidas.

- Olvidar el rendimiento de algunos gastos.

- Dejar que cualquier persona decida sobre los fondos de la caja chica.

- No contar con respaldo o copias de seguridad de los registros.

10. Caja chica y flujo de efectivo.

Para mantener un saldo en caja chica sin endeudarse es necesario que la empresa genere

un flujo de caja positivo. Esto quiere decir que no solo es importante obtener un margen de

rentabilidad por la actividad comercial, sino asegurar el ingreso de efectivo a la organización.

Para entenderlo mejor, supongamos que una firma realiza ventas que generan

rentabilidad. Sin embargo, si una parte importante de estas operaciones fueron dadas a crédito

y existen dificultades para cobrar, la compañía podría tener problemas para ingresar dinero y

mantener fondos en una caja chica, al menos que se endeude para disponer de efectivo.

11. Diferencia entre caja chica y fondo fijo.

La caja chica y el fondo fijo están en los valores pragmáticos dentro de una organización,

así como en su tratamiento contable íntimamente relacionados, aun así, no son lo mismo, a

continuación, algunas de sus diferencias:

 Variación entre el gasto y el fondo: Ya hemos dicho que la caja chica es una cantidad

pecuniaria determinada por un fondo fijo, es decir, la primera diferencia en que el

 fondo fijo - como su nombre lo indica - es “fijo”, no varía, a diferencia del gasto de la

caja chica que cambia dependiendo de las necesidades de la empresa.

 Aprobación del equipo de gerencia: La finalidad de la constitución de la caja chica, es

que para cubrir estos gastos menores no haya la necesidad de la aprobación inmediata

de la gerencia o administración de la empresa; en el caso del fondo fijo este debe ser

aprobado por la administración, que además determinará su cuantía y discutirá su

aumento o disminución en función de distintos parámetros.

 Inclusión presupuestaria: La caja chica está destinada a cubrir gastos necesarios, pero

en algunos casos imprevistos, incluso de emergencia, que no están programados en el

presupuesto de la organización, y que no pueden ser pagados por cheques, en cambio

el fondo fijo sí está incluido en el presupuesto de la empresa y es parte de los gastos

fijos de la misma.

12. Las tecnologías financieras.

El uso de las nuevas tecnologías financieras tiene grandes beneficios. Las empresas que

dan ese salto hacia la automatización y la digitalización de los servicios financieros se

vuelven más organizadas, más rentables y por lo tanto más competitivas.

Utilizar medios de pago eficientes, a través de una tarjeta de gastos, representa enormes

ventajas para la administración de recursos. Por mencionar algunos:

- Se evita el uso de efectivo (con el riesgo que hoy en día conlleva).

- Se concentran los recursos monetarios en un solo medio de pago.

- Organización y disciplina financiera.

- Agilización de pagos.

- Acceso a una app o plataforma digital para hacer consultas de saldo y movimientos de

forma inmediata.

- Certeza de en qué se gasta, quién lo gasta y dónde gasta.

- Finanzas sanas.

- Tener un registro puntual de movimientos para tomar mejores decisiones de gasto.

- Mayor rentabilidad de la empresa.

 CONCLUSIÓN

La caja chica es el conjunto de efectivo de una empresa destinado a cubrir requerimientos

extraordinarios y urgentes en el corto plazo, normalmente de pequeños montos. Es decir, la

caja chica es un fondo que servirá para poder solventar gastos de emergencia que no están

programados en el presupuesto de la compañía, y que no pueden ser pagados con un cheque o

a crédito. La idea es disponer de los fondos de la caja chica ante gastos imprevistos, sin

necesitar la aprobación de la gerencia. Sin embargo, estos deben justificarse y suele

requerirse el respectivo comprobante de pago.

Otro asunto a tomar en cuenta es que la caja chica es custodiada usualmente por un

empleado, al que denominaremos cajero. Este rendirá las cuentas a la gerencia por la gestión

de los fondos. Asimismo, es importante recalcar que la caja chica no puede ser utilizada

libremente, ni por el empleado ni por los gerentes de la compañía.

 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Advice, S. (2017). Caja chica. Recuperado de:

https://www.sage.com/es-es/blog/diccionario-empresarial/caja-chica/

Media, B. (2021). Importancia de contar con una caja chica. Recuperado de:

https://quadranslawandfinance.com/blog/importancia-de-contar-con-una-caja-chica/

Sofía, A. (2021). ¿Qué es la caja chica? Recuperado de:

https://factorial.mx/blog/que-es-caja-chica/

Westreicher, G. (2020). Caja chica. Recuperado de:

https://economipedia.com/definiciones/caja-chica.html