Nota Tecnica Caja Chica y Conciliacion Bancaria

MBA.
JORGE MADRIGAL MENA
NOTA TÉCNICA
CAJA CHICA
INTRODUCCIÓN
El efectivo es uno de los activos que las empresas deben de controlar de la mejor manera,
ya que es muy susceptible a robo o fraude.
Por lo tanto, existen mecanismos y medidas de control interno básicas que las
organizaciones deben de implementar para una adecuada administración de su efectivo,
entre las que se mencionan algunas:
- Elaborar presupuestos sobre las entradas y salidas de efectivo.
- Tener una adecuada segregación de funciones entre los colaboradores que
manejan el dinero en la empresa y los colaboradores que deben de realizar los
registros contables relacionados con el efectivo.
- Administrar las sumas o cantidades adecuadas de efectivo que la empresa
requiere, no teniendo todo el efectivo en la empresa, sino manejando una parte
en la caja general de la empresa y otra parte en una cuenta corriente en alguna
entidad bancaria.
- Administrar parte del efectivo a través de un fondo de trabajo o una caja
chica, para realizar pagos menores del día a día de la empresa.
- Realizar conciliaciones bancarias mensualmente.
En el caso de la presente nota técnica, nos enfocaremos en la administración de la caja

chica y la elaboración de conciliaciones bancarias por el método de saldos ajustados.
Las empresas para un mejor control de las entradas y salidas de dinero, se dice que todos
los desembolsos (pagos, gastos) se deberían de realizar mediante emisión de cheques con
firmas mancomunadas (los cheques los firman dos personas autorizadas de la empresa) o
transferencias electrónicas como actualmente es lo común por el uso de la tecnología en
las transacciones financieras, y demás que cada uno de esos desembolsos debe de estar
respaldado por algún documento justificante, entiéndase, orden de compra debidamente
cumplimentado, la factura original de la compra entre otros justificantes.
También, una buena práctica es que las empresa no tengan todo su efectivo en la caja
fuerte, por que podría ser susceptible a un asalto o tener pérdidas por algún desastre
natural, por ejemplo, por lo que una buena práctica es realizar que la empresa tenga una
cuenta corriente en alguna entidad bancaria de su elección, donde pueda depositar
diariamente los excedentes de efectivo y manejar en la empresa un monto mínimo de
dinero.
Además, otra buena práctica es que cada entrada de efectivo que tenga la empresa debe
estar respaldada por un recibo de dinero debidamente pre numerado donde se indique la
procedencia del dinero, se indique el monto en números y en letras y que no tenga
tachones o borrones que hagan dudar su veracidad.
Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 1

MBA. JORGE MADRIGAL MENA
Sin embargo, si bien acabamos de decir que todos los desembolsos de dinero deben ser
emitidos mediante cheque o transferencia bancaria, eso no siempre es práctico en la
dinámica financiera de la empresa, ya que se presentan gastos menores en el día a día de
las organizaciones que no pueden esperar a que se realice todo el trámite de emisión de
un cheque o una transferencia electrónica para hacer el pago, para ello, es que las
empresa pueden recurrir a la apertura de un fondo de trabajo fijo o transitorio que es
comúnmente conocido como la CAJA CHICA.
En el siguiente apartado se explicará el funcionamiento de la caja chica y se irá

resolviendo un ejercicio para explicar los cálculos financieros y los registros contables
que se relacionan con este tema.
ADMINISTRACION DE FONDOS DE TRABAJO (CAJA CHICA)
Para realizar pagos menores que se presentan en el día a día y que por su urgencia o
cuantía no requieren del trámite de emisión de un cheque o transferencia electrónica las
empresas pueden tomar la decisión de constituir o abrir un fondo de trabajo (caja chica)
para este tipo de transacciones.
Desde el punto de vista contable la administración de la caja chica conlleva las siguientes
transacciones:
1. Apertura del fondo de caja chica
2. Reintegro de gastos realizados con la caja chica
3. Arqueo y reintegro de la caja chica
4. Aumentos y disminuciones del importe del fondo de caja chica
Seguidamente se explicarán cada una de las transacciones indicadas anteriormente y se

ilustrarán con transacciones que darán pie a los registros contables y los cálculos
financieros necesarios.
1. APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA : Cuando una empresa decide

constituir un fondo de caja chica, lo que hace es tomar del efectivo general de la
empresa un determinado monto de dinero que lo destinará para tal fin y se lo dará
a algún colaborar dentro de la empresa, que será el custodio del fondo.
El importe del fondo no es una regla general, para una empresa 100.000 colones
puede ser un monto suficiente, pero para otras no lo será y requerirá de un monto
mayor o menor. El importe del fondo dependerá directamente las necesidades de
efectivo que la empresa requiere para hacer los pagos menores que se le presentan
en el día a día de sus operaciones.
También, es imprescindible que una vez que se constituye el importe del fondo se
establezcan las políticas y lineamientos que deberá seguir el custodio de la caja
chica para la administración de ese dinero, algunas empresas elaboran un
reglamento de la caja chica en el que contemplan: el monto máximo de gastos, el
tipo de gastos (desembolsos que se pueden hacer por medio de ese fondo), quien
autoriza los desembolsos, la frecuencia con que el custodia debe de solicitar los

reintegros de gastos ejecutados por la caja chica, las responsabilidad que tiene el
custodio sobre la administración de esos dinero, como por ejemplo, indicar que
sucede en caso de que se determine que falta o sobra dinero en la caja chica, si se
responsabilizará al colaborador o el faltante lo asumirá la empresa, entre otras
políticas.
La siguiente transacción corresponde a la apertura de la caja chica:
EL 01 de enero de 2015, la empresa Los Minions, S.A. decide constituir un fondo

de caja chica por la suma de ¢500.000, para realizar los pagos menores de la
empresa. La chica la manejará el señor Pablo Pérez, Asistente de la Gerencia
General.
El asiento contable que se debe de realizar para la apertura del fondo de caja chica
es el siguiente:
FECHA CUENTAS DEBE HABER

01-01-2015 Caja chica ¢500.000
Efectivo ¢500.000
Apertura de la caja chica a
favor de Pedro Pérez
************************
La cuenta Caja Chica es una subcuenta de la cuenta mayor de Efectivo de la

empresa, lo que nos dice ese asiento es que se está tomando del efectivo general
de la entidad un determinado monto de dinero que se destinará para pagos
menores. La cuenta Caja Chica aumenta al debe y disminuye al haber.
2. REINTEGRO Y ARQUEOS DE CAJA CHICA: Una vez establecido el fondo

para pagos menores, lo que corresponde ahora es empezar hacer pagos con ese
dinero que estén debidamente autorizados y acordes, con las políticas establecidas
para tal fin, y una vez que se haya gastado un porcentaje importante del dinero, se
debe de solicitar al Departamento de Tesorería el reintegro o la reposición del
dinero gastado, ya que la caja chica es un fondo rotatorio que siempre debe tener
efectivo disponible para los gastos que se presenten en el día a día.
La siguiente transacción corresponde a una transacción para realizar solicitar y

registrar un reintegro de gastos a la tesorería de la empresa.
El 15 de enero de 2015, el responsable de la caja chica decide solicitar al

Departamento de Tesorería un reintegro dinero de los gastos realizados con
dinero de la caja chica, ya que se le ha gastado más del 50% del dinero y tiene
que tener suficiente efectivo para realizar otros gastos menores, por lo envía los
comprobantes de gastos (facturas) para la reposición del fondo.

Los comprobantes (facturas) que Pedro Pérez ha incluido en la solicitud de

reintegro son los siguientes:
# Factura Concepto Monto

7859 Pago combustible vehículo ¢45.000
9077-1 Compra bocadillos reunión ¢30.000
123-AB Compra de tintas de impresora ¢100.000
987-9 Compra de lapiceros y otros suministros ¢75.000
3456 Pago al jardinero ¢50.000
Con la información anterior, el registro contable que debe realizar la empresa Los
Minions, S.A. para el reintegro de esos gastos es el siguiente:

15-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto mantenimiento jardines ¢50.000
Efectivo ¢300.000
Reintegro #1 de la caja chica
************************
Cuando se realiza el reintegro, lo primero que se tiene que hacer es determinar las
cuentas de gasto que se deben utilizar. Nótese que cada cuenta lleva antecedida la
palabra GASTO, ya que son gastos reales que se realizaron, y buscar la adecuada
categoría de gasto bajo la cual se registrarán cada uno de las facturas. En el caso
de la factura de las tintas de impresora y de la compra de los lapiceros y otros
suministros se agruparon en una sola cuenta contable denominada: Gastos
Suministros de Oficina, por tratarse de artículos similares, se pueden agrupar en la
misma cuenta. Todos los gastos se deben de registrar al debe y al haber se registra
la cuenta de Efectivo, ya que al custodio se le reintegrará dinero (efectivo).
En otras palabras, lo que sucedió en este caso, es que del dinero inicial de
¢500.000 (monedas y billetes) se gastaron ¢300.000, es decir, las monedas y
billetes se fueron convirtiendo en facturas (comprobantes de gasto), pero la
sumatoria de las monedas y los billetes restantes, junto con las facturas siempre
siguen sumando los ¢500.000 que fue el monto por el cual se constituyó el fondo.
En resumen, el importe del fondo siempre sigue siendo el monto por el cual se
conformó, es decir, los ¢500.000, la cuenta Caja Chica sigue por ese monto, lo
que se ve disminuido es el Efectivo de la empresa.
Ahora, al reintegrarle al señor Pedro Pérez los ¢300.000 se vuelven a tener

disponibles para gastar los ¢500.000.

Como ya se ha mencionado anteriormente, el efectivo de la empresa debe

controlarse para evitar su uso indebido o cualquier irregularidad, la caja chica
también debe de controlarse.
Una forma básica y común de controlarla es realizando arqueos sorpresivos del

fondo de caja chica al custodio, esos arqueos sorpresivos pueden ser realizados
por el personal del Departamento de Auditoría Interna o cualquier otra instancia
de control dentro de la organización y consisten en realizar un conteo de las
monedas y billetes disponibles, así como de sumar las facturas existentes y que la
sumatoria de ambos (monedas, billetes y facturas) sea igual al importe del fondo.
Al realizar este control, se previene que la persona responsable del fondo

administre de forma indebida el dinero de la caja chica, ya que en ocasiones los
custodios toman dinero del fondo para uso personal y luego hacen la debida
reposición, eso es lo que se conoce con el nombre de Jineteo de Dinero o que
realicen pagos que no están debidamente autorizados, entre otras situaciones.
Desde el punto de vista contable, cuando se realizan estos arqueos sorpresivos a la

caja chica, lo que se pretende es determinar que no existan sobrantes o faltantes
de dinero y que se estén cumpliendo con las políticas y lineamientos para su
correcta administración.
Cuando se realiza un arquero sorpresivo, por lo general, además del arqueo se

solicita un reintegro de los gastos existentes, por lo que deben de seguirse los
seguir los siguientes pasos:
1. Contar todas las monedas y billetes existentes en la caja chica.

2. Verificar y sumar todas las facturas y comprobantes existentes en la caja
chica.
3. Realizar la sumatoria del efectivo y las facturas (suma punto 1 y punto 2) y
comparar ese monto con el importe del fondo establecido como caja chica.
4. Si existe alguna diferencia en el cálculo del punto anterior, debe de
determinarse si la diferencia corresponde a un sobrante o a un faltante.
5. Se determina un faltante si la sumatoria del punto 1 y 2, es menor que el
importe del fondo de caja chica. Si la sumatorio es mayor, entonces existe un
sobrante.
Dependiendo las políticas de las empresas, los sobrantes y faltantes de caja chica
deberán registrarse en cuentas contables distintas. Para esto, la empresa puede
utilizar una cuenta genérica que se llama: SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA
CHICA, que se le debe de registrar un movimiento al debe cuando se determine
un faltante (ya que se asume que la empresa es la que va a asumir el dinero
faltante) y un movimiento al haber, cuando se trate de sobrantes, tal y como se
muestra a continuación.

Sobrantes y Faltantes
_ +
Faltante Sobrante
La otra alternativa para el registro de los sobrantes y faltantes es cuando se trate

de un faltante, entonces se hace responsable al colaborador responsable del fondo,
por lo que entonces se le debe abrir una CUENTA POR COBRAR EMPLEADO,
que al momento del arqueo la empresa aportará el dinero faltante, pero luego
cuando tenga que pagarle el salario al empleado hará la recuperación de esa
cuenta por cobrar, ya que se lo rebajará de su salario. La Cuenta por Cobrar
Empleado se le registrará el saldo al debe. Cuando se trate de un sobrante, la
empresa registrará el importe en la cuenta OTROS INGRESOS, con saldo al haber.
La siguiente transacción ilustra el tratamiento contable cuando se realizan arqueos

de la caja chica y se solicita el reintegro de las facturas existentes al momento del
reintegro:
El 20 de enero de 2015, la Auditoría Interna le realiza un arqueo sorpresivo de la

caja chica al señor Pedro Pérez encontrándose lo siguiente:
Al realizar el arqueo, existía un saldo de ¢110.000 en monedas y los billetes y

también, se encontraron las siguientes facturas de gastos:
# Factura Concepto Monto

9274 Pago combustible vehículo ¢45.000
9050-3 Compra bocadillos reunión ¢30.000
345-AB Compra de tintas de impresora ¢100.000
566-9 Compra de lapiceros y otros suministros ¢75.000
307 y 33256 Pago de peajes y parqueos ¢50.000
6669944 Pago de reparación del vehículo de la empresa ¢75.000
Siguiendo los pasos descritos anteriormente, se tiene lo siguiente:
1. Saldo en monedas y billetes: ¢110.000

2. Sumatorio de facturas: ¢375.000
3. Disponible en el fondo: Suma 1 y 2: ¢485.000
4. Importe del fondo de caja chica: ¢500.000
5. Faltante de caja chica: ¢15.000
Con la información del cuadro anterior, se determinó que existe un faltante de la

caja chica, ya que entre las monedas y los billetes y las facturas, da un resultado
de ¢485.000, cuando tenía que dar ¢500.000, que es el importe del fondo.

Para registrar el faltante de ¢15.000, si la empresa tiene la política de utilizar la

cuenta de Sobrantes y Faltantes de Caja Chica, entonces el asiento contable que
debe hacer la empresa Los Minions, S.A., es el siguiente:

Gasto reparación vehículo ¢75.000
Gastos varios o misceláneos ¢50.000
Sobrantes y faltantes caja chica ¢15.000
Efectivo ¢390.000
Reintegro #2 de la caja chica y
registro de faltante
************************
Al reintegrarle al custodio ¢390.000, al sumarle los ¢110.000 que existen

disponibles en monedas y billetes (efectivo en caja) se vuelve a completar la suma
de ¢500.000, que es el importe del fondo de caja chica.
En el caso anterior, la empresa Los Minions, está asumiendo el faltante de

¢15.000, si de acuerdo a la política de la empresa, el faltante se le va a cobrar al
empleado (el faltante lo paga el empleado) entonces, en lugar de utilizar la cuenta
Sobrantes y Faltantes, se tiene que abrir una Cuenta por Cobrar Empleado, según
se presenta en el siguiente registro contable:

Cuenta por cobrar empleado ¢15.000
Efectivo ¢390.000
Reintegro #2 de la caja chica y
registro de faltante
************************
Una vez realizada este reintegro y registrado el arqueo se tienen los ¢500.000
completos.
Si en el caso anterior, al momento del hacer el arqueo se hubiese encontrado que

en monedas y billetes en lugar de haber contado ¢110.000, se hubiese encontrado
la suma de ¢135.000 y las facturas fueran los mismos ¢375.000, entonces lo que
se tendría es un sobrante de la caja chica según se detalla a continuación,
siguiendo el procedimiento siguiente:

1. Saldo en monedas y billetes: ¢135.000

2. Sumatorio de facturas: ¢375.000
3. Disponible en el fondo: Suma 1 y 2: ¢510.000
4. Importe del fondo de caja chica: ¢500.000
5. Sobrante de caja chica: ¢10.000
Entonces, para registrar el reintegro de los gastos y el sobrante encontrado, se

presenta el siguiente asiento contable, asumiendo que la empresa tiene como
política utilizar la cuenta genérica Sobrantes y Faltantes de Caja Chica, con saldo
al haber:

Sobrantes y Faltantes caja chica ¢10.000
Efectivo ¢365.000
Reintegro #2 de la caja chica y registro
de sobrante
************************
Si la empresa tuviera la política de registrar los sobrantes en la cuenta Otros

Ingresos, entonces el asiento quedaría de la siguiente manera:

Otros Ingresos ¢10.000
Efectivo ¢365.000
Reintegro #2 de la caja chica y registro
de sobrante
************************
En los casos anteriores de sobrantes, lo que sucede es que al momento de hacer el

reintegro, va a reintegrar la sumatoria de las facturas de gastos existentes, menos
el sobrante. Al reintegrarle, en este caso únicamente ¢365.000, más los ¢135.000
de monedas y billetes que están disponibles en la caja chica, se vuelve a
completar el fondo de ¢500.000. En el caso de sobrantes, lo que hace la empresa
es que al momento del reintegro le repone menos efectivo, para que con el
sobrantes el fondo vuelva a quedar en los ¢500.000. En la caja chica no puede ni

sobrar ni faltar dinero, siempre debe de estar el monto exacto entre las monedas y
los billetes y las facturas de gastos.
3. AUMENTOS O DISMINUCIONES DE LA CAJA CHICA: Otras

transacciones que pueden ocurrir con el fondo de la caja chica es que la empresa
de acuerdo a sus operaciones, decida aumentar o disminuir el importe de la caja
chica. La empresa puede disminuir la caja chica por que ve que el monto es muy
alto o por el contrario, determina que el monto original se le está haciendo
insuficiente por lo que requiere tener una caja chica por un monto mayor.
La siguiente transacción muestra cómo la empresa Los Minions, S.A. decide

aumentar su caja chica.
El 31 de enero de 2015, la empresa decide aumentar el fondo de caja chica a la

suma de ¢800.000, ya que tendrá un evento especial, que le requerirá realizar
pagos menores en efectivo, por lo que al aumentar el fondo, se estaría
preparando para dicho evento.
Para registrar la transacción anterior, la empresa Los Minions, S.A. debe realizar
el siguiente asiento contable:

31-01-2015 Caja chica ¢300.000
Efectivo ¢300.000
Aumento de caja chica
************************
Con el registro anterior, se está tomando la suma de ¢300.000 del efectivo general
de la empresa y se le está entregando al señor Pedro Pérez, con esto ahora el
custodio tiene la suma de ¢800.000 disponibles para realizar gastos menores.
En este tipo de transacción, se debe tener sumo cuidado la redacción de la

transacción, ya que en este caso se dice se decide aumentar “a” la suma de
¢800.000, por lo que el asiento se debe hacer por la diferencia entre los ¢500.000
y los ¢800.000, que son los ¢300.000, para que así la caja chica quede en una
suma de ¢800.000.
Si en la redacción de la transacción se dijera que se decide aumentar “en”

¢800.000 la caja chica, el ajuste sería por los ¢800.000 y el importe de la caja
chica quedaría en ¢1.300.000.
El otro escenario que se puede dar es que la empresa por alguna razón decida
disminuir o cerrar el fondo de caja chica, tal y como se describe en la siguiente
transacción:

Una vez que pasó el evento que tenía la empresa Los Minions, S.A. en la primera
semana de Enero de 2015, el 10 de febrero la empresa decide rebajar el fondo de
la caja chica en ¢200.000.
Para registrar la transacción anterior, el siguiente es el asiento que corresponde:

10-02-2015 Efectivo ¢200.000
Caja chica ¢200.000
Disminución de la caja chica
************************
Ahora el asiento es al revés del anterior, ya que del fondo de la caja chica, se
están tomando ¢200.000 y se le están devolviendo al Efectivo general de la
empresa, quedando en la caja chica la suma de ¢600.000 disponibles para realizar
pagos menores (¢800.000 menos ¢200.000).
Si la empresa en algún momento decidiera cerrar la caja chica, entonces el asiento

que se tendría que realizar es el mismo que el anterior, solo que por el monto que
al momento del cierre tenga como caja chica.
CONCLUSION
Las empresas para realizar pagos menores en su gestión cotidiana, pueden

constituir un fondo de caja chica, con ciertas políticas y lineamientos, que es un
fondo rotativo de dinero para agilizar pagos sin tener que seguir el trámite
ordinario de emisión de cheques o transferencias electrónicas.
Este fondo de caja chica debe de administrarse de forma controlada para que logre
su objetivo y que la empresa pueda tener orden y eficiencia en el manejo del
efectivo.
En el siguiente apartado, se presenta lo relacionado a conciliación bancaria,

definición, tipos, utilidad y procedimientos de elaboración.

NOTA TÉCNICA
CONCILIACIÓN BANCARIA
INTRODUCCIÓN
Otra de las herramientas que tienen las empresas para un mejor control de su efectivo, se
encuentran las conciliaciones bancarias.
Como se mencionó en párrafos anteriores, es una buena práctica que las empresas
administren su efectivo en una cuenta corriente bancaria, la cual consiste en un contrato
entre la empresa con una entidad financiera para administrar el dinero mediante el giro de
cheques, realizar depósitos, transferencias electrónicas, pagos mediante tarjeta de débito,
tener cargos automáticos para pagos, entre otros servicios.
La dinámica de la cuenta corrientes es que la empresa deposita su dinero en la cuenta

corriente y con el dinero disponible realiza desembolsos según lo requiera, por lo que de
la administración de esa cuenta corriente se derivan una serie de transacciones que la
empresa por cuestiones de control interno y seguridad financiera debe de monitorear, a
través de la elaboración de conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes
que tenga activas y en uso la empresa.
Las empresas deben de llevar un registro auxiliar de las entradas y salidas de efectivo de
las cuentas bancarias, que se conoce como el Libro Auxiliar de Bancos, y al menos una
vez al mes al final o cierre mensual, debe de cotejar esos movimientos de efectivo, contra
la información que le remite el banco en el Estado de Cuenta.
DEFINICIÓN
Una conciliación bancaria consiste en realizar una comparación o verificación de los

movimientos de efectivo que registró la empresa en el Libro Auxiliar de Bancos en un
período determinado, contra los movimientos de entradas y salidas de efectivo que la
entidad bancaria consignó en el Estado de Cuenta, que le remite al final de cada mes a la
empresa, producto de esa conciliación se pueden determinar diferencias en los
movimientos, los cuales son lo que se deben de conciliar.
TIPOS DE CONCILIACION BANCARIA
Existen diferentes tipos de conciliación bancaria, entre los que se mencionan de Libros a
Bancos o de Bancos a Libros, las cuales consisten en tomar como referencia inicial el
saldo de efectivo ya sea del banco o la empresa e igualarlos. Estos dos tipos de
transacciones no se utilizan mucho en el ámbito empresarial, ya que dependiendo el saldo
de efectivo que se tome como referencia, se está asumiendo que el saldo correcto de
efectivo es el del banco o el de la empresa, lo cual podría no ser el saldo correcto y real
de efectivo que la empresa tenía en una fecha determinada.

El tipo de conciliación bancaria más utilizada por las empresas por tratarse de ser un
reporte que arroja el saldo real de efectivo que disponía la empresa en una fecha
determinada y que le permite a la empresa realizar ajuste con mayor facilidad y poder
revelar así en el Estado de Situación Financiera, un saldo confiable en la cuenta de
Efectivo. Por lo anterior, nos enfocaremos en los procedimientos para elaborar una
conciliación bancaria por saldos ajustados.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA

POR SALDOS AJUSTADOS
La conciliación bancaria es un reporte que le permitirá a la empresa determinar el saldo

correcto de efectivo a una fecha específica, y para poder elaborar ese reporte se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Tenga a mano el Estado de Cuenta Bancario del mes que va a conciliar.

2. Tenga a mano el Libro Auxiliar de Bancos de la empresa con los movimientos
(entradas y salidas de efectivo) del mes que se va a conciliar.
3. Determine la fecha de corte de la conciliación bancaria
4. Determine los saldos al último día del mes según el estado de cuenta del Banco y
según el libro auxiliar de bancos de la empresa. En la mayoría de las ocasiones,
ambos saldos no van a coincidir y es por ello que se tienen que realizar la
conciliación bancaria.
5. Determine en orden cronológico y por número de transacción, las transacciones
que aparecen en el Libro Auxiliar de Bancos y que no están en el Estado de
Cuenta del Banco y viceversa.
6. Elabore el reporte de la Conciliación Bancaria.
7. Realice los asientos de ajuste necesarios para obtener el saldo correcto de
efectivo.
Seguidamente, nos enfocaremos en los puntos del 4 al 6, explicando algunos conceptos

importantes de transacciones, el formato de la conciliación bancaria y el tratamiento
contable que se le debe de dar a cada una de esas transacciones.
a. La primera parte de reporte de la conciliación bancaria es el encabezado que se

compone de las siguientes líneas:
Nombre de la empresa (Razón Social)

Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados
Entidad bancaria – # de cuenta – Moneda
Periodo de la conciliación
b. Para obtener el saldo de efectivo según la empresa y según el banco, se debe de tomar
el saldo de la última transacción del mes de ambas fuentes de información. En caso de
que no se tenga esa información de manera explícita, entonces se debe de calcular de la
siguiente manera:

Saldo de Efectivo al inicio del mes o saldo anterior

(+) Créditos (entradas de efectivo)
(-) Débitos (salidas de efectivo)
(=) Saldo de efectivo al final del mes
Para iniciar con la conciliación, tanto en el Estado de Cuenta con el Libro Auxiliar de
Bancos, las transacciones (cheques, depósitos notas de débito y crédito) están ordenadas
en orden cronológico y por número de transacción o documento.
c. Para conciliar primero se deben de buscar los movimientos de efectivo que están
registrados en el Libro Auxiliar de Bancos y que NO aparecen en el Estado de Cuenta del
Banco. Esas transacciones pueden ser las siguientes:
- CHEQUES PENDIENTES: Corresponden a cheques emitidos por la

empresa para realizar algún pago, pero que a la fecha corte de la conciliación
bancaria, esos cheques no habían llegado al banco a ser cambiados, por lo que
aparecen como salidas de efectivo en la empresa que no se han rebajado del
saldo de efectivo en el estado de cuenta. LOS CHEQUES PENDIENTES
RESTAN AL SALDO DEL BANCO.
- DEPOSITOS EN TRÁNSITO: Son depósitos que la empresa mandó a

realizar al banco, pero que a la fecha de corte de la conciliación bancaria, el
dinero no había sido acreditado en la cuenta corriente de la empresa, por que
no entraron a tiempo, por que se trata de cheques de otros bancos y el trámite
de compensación (cambio) tarda algunos días, o son depósitos de cheques
internacionales, entre otras razones. LOS DEPOSITOS EN TRÁNSITO
SUMAN AL SALDO DEL BANCO.
Los cheques pendientes y los depósitos en tránsito se deben de enlistar en el reporte de la

conciliación bancaria, indicando el número de transacción o documento y el monto
correcto por el cuál fueron consignados.
d. Seguidamente, se deben de identificar los movimientos de efectivo que aparecen

registrados en el Estado de Cuenta del Banco pero que NO aparecen en el Libro Auxiliar
de Bancos, por corresponden a transacciones que se dieron directamente en el banco y la
empresa se percata de ello hasta que revisa el Estado de Cuenta. En esta situación,
aparecerán notas de débito, notas de crédito y errores en cheques y depósitos, las cuales
se explican a continuación:
- NOTAS DE DÉBITO: Corresponde a cargos bancarios o dinero que el banco

rebajó directamente de la cuenta corriente pero que la empresa se percata de
esas salidas de efectivo, hasta que revisa el estado de cuenta. Algunos
ejemplos de notas de crédito son: multas bancarias por emisión de cheques sin
fondos, cargos automáticos de pago de servicios públicos, el costo de las
chequeras, de las anualidades de las tarjetas de débito o crédito corporativas,
entre otras. Las notas de débito RESTAN AL SALDO SEGÚN LIBROS.

- NOTAS DE CRÉDITO: Son entradas de efectivo que se dieron directamente

en la cuenta corriente de la empresa y que la empresa se percata de ello (que
ingresó el efectivo), hasta que revisa el estado de cuenta. Algunos ejemplos de
notas de crédito son: acreditación de intereses por saldos promedios en la
cuenta corriente, depósitos realizados por clientes en alguna sucursal bancaria
o transferencia electrónica y no le informó a la empresa de dicha transacción,
entre otras. Las notas de crédito SUMAN AL SALDO DE EFECTIVO SEGÚN
LA EMPRESA.
- ERRORES EN CHEQUES Y DEPÓSITOS: Corresponde a transacciones

de cheques o depósitos que están registrados tanto por la empresa como por el
banco, pero por montos distintos, en la vida real habría que determinar cual
parte (empresa o el banco) cometió el error para corregirlo donde corresponda,
sin embargo, en los ejercicios académicos se asume que en la mayoría de los
casos quien comete los errores es la empresa y no el banco, ya que se supone
que el banco tiene mayores controles que minimizan los errores, sin embargo,
pueden darse errores por parte del banco también. Los errores más comunes
que comete la empresa son errores de digitación y del lado del banco cargar a
la cuenta corriente de la empresa transacciones que no le corresponden. Los
errores que se pueden dar son en cheques o en depósitos.
o ERRORES EN CHEQUES:
 REGISTRADOS POR UN MONTO MAYOR: Si la
empresa registra un cheque (salida de dinero) por un monto
mayor al que aparece registrado en el Estado de Cuenta del
Banco, significa que la empresa rebajó más efectivo del
correcto, por lo que para corregir el error en la conciliación LA
DIFERENCIA SE DEBE DE SUMAR AL SALDO DE LA
EMPRESA (SALDO SEGÚN LIBROS), para así reintegrar el
dinero que se había rebajado de más.
 REGISTRADOS POR UN MONTO MENOR: Significa que

la empresa registró un cheque por un monto menor al
registrado por el banco, por lo que para corregir el error la
diferencia entre el monto del banco y la empresa, SE DEBE DE
RESTAR DEL SALDO SEGÚN LIBROS.
o ERRORES EN DEPÓSITOS:
 REGISTRADOS POR UN MONTO MAYOR: Cuando la
empresa registra un depósito (entrada de efectivo) por un
monto mayor al que aparece registrado en el Estado de Cuenta
significa que la empresa registró una entrada mayor de
efectivo, por lo que para corregir el error se debe de RESTAR
DEL SALDO SEGÚN LIBROS la diferencia entre ambos
montos.

 REGISTRADOS POR UN MONTO MENOR: Cuando la

empresa registra un depósito (entrada de efectivo) por un
monto menor al que aparece registrado en el Estado de Cuenta
significa que la empresa registró una entrada menor de
efectivo, por lo que para corregir el error se debe de SUMAR
AL SALDO SEGÚN LIBROS la diferencia entre ambos montos.
Las anteriores transacciones se deben de registrar del lado del saldo de la empresa y
también posteriormente, se deberán de hacer los asientos de ajuste.
Una vez identificados y registrados esos ajustes en el reporte de la Conciliación Bancaria,

para obtener el saldo correcto de efectivo y para verificar que el proceso de conciliación
se realizó de forma correcta, al saldo según libros se le suman y restan los ajustes que
correspondan y al saldo del banco se le suman y restan los ajustes respectivos y eso dará
los saldos ajustados, es decir, se determina el saldo correcto de efectivo que se deberá
revelar en el Estado de Situación Financiera en la cuenta de Efectivo o Caja y Bancos.
Cuando se realiza una conciliación bancaria siempre lo que se busca es igualar las
entradas y salidas de efectivo entre lo registrado por la empresa en el Libro Auxiliar de
Bancos con los débitos y créditos registrados en el Estado de Cuenta.
FORMATO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS AJUSTADOS
De forma simultánea, a la identificación de transacciones que se incluirán en la

conciliación bancaria, el formato que se debe seguir para la elaboración del reporte es el
siguiente:
Nombre de la empresa (Razón Social)

Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados
Entidad bancaria – # de cuenta – Moneda
Periodo de la conciliación
Saldo según Libros: xxxxx Saldo según Bancos: xxxxx

(-) Notas débito (xxxxx) (-) Cheques Pendientes (xxxxx)
(+) Notas crédito xxxxx (+) Depósitos Tránsito xxxxx
(+) Errores depósitos y cheques xxxxx
(-)Errores depósitos y cheques (xxxxx)
SALDOS AJUSTADOS XXXXX SALDOS AJUSTADOS XXXXX
A continuación, se presenta un ejercicio de conciliación bancaria resuelto elaborado por

la Prof. Susana Bagnarello Kepfer, para que el o la estudiante pueda aplicar los conceptos
descritos anteriormente sobre conciliación bancaria de la empresa La Luna de Queso,
S.A.

La Luna de Queso, S.A. Banco El Ahorro

Libro auxiliar de efectivo Estado de cuenta bancario del mes de abril
Cuenta en colones Nº 12345 Cuenta en colones Nº 12345
Fecha Nº documento Salidas Entradas Saldo Fecha Nº documento Salidas Entradas Saldo
31-mar Saldo - - 937.020 31-mar Saldo - - 937.020
1-abr Ch. Nº 590 75.000 862.020 1-abr Ch. Nº 591 39.000 898.020
1-abr Dep. Nº 25 200.000 1.062.020 3-abr Dep Nº 26 400.000 1.298.020
1-abr Ch. Nº 591 39.000 1.023.020 6-abr Ch. Nº 593 104.560 1.193.460
2-abr Ch. Nº 592 79.500 943.520 6-abr Dep Nº 27 380.000 1.573.460
3-abr Dep Nº 26 400.000 1.343.520 10-abr Dep Nº 28 586.000 2.159.460
5-abr Ch. Nº 593 104.560 1.238.960 13-abr ND Nº 04 Chequeras 5.600 2.153.860
6-abr Dep Nº 27 380.000 1.618.960 15-abr Ch. Nº 596 239.400 1.914.460
6-abr Ch. Nº 594 100.000 1.518.960 15-abr Dep Nº 29 100.000 2.014.460
10-abr Dep Nº 28 568.000 2.086.960 20-abr ND Nº 05 Comisiones 4.500 2.009.960
11-abr Ch. Nº 595 69.850 2.017.110 25-abr Ch. Nº 599 50.000 1.959.960
14-abr Ch. Nº 596 236.400 1.780.710 27-abr Ch. Nº 600 51.000 1.908.960
20-abr Ch. Nº 599 50.000 1.327.905 28-abr Ch. Nº 602 167.800 2.210.860
23-abr Ch. Nº 600 51.000 1.276.905 28-abr Ch. Nº 590 75.000 2.135.860
27-abr Ch. Nº 601 67.900 1.209.005 29-abr Ch. Nº 604 78.900 2.056.960
27-abr Dep Nº 31 239.700 1.405.905 30-abr NC Nº 10 Intereses 3.500 2.409.460
27-abr Ch. Nº 603 35.870 1.370.035
27-abr Dep Nº 32 105.000 1.475.035
27-abr Ch. Nº 604 79.800 1.395.235
29-abr Dep Nº 33 139.000 1.534.235
29-abr Ch. Nº 605 150.000 1.384.235
30-abr Ch. Nº 606 47.510 1.336.725
30-abr Dep Nº 34 150.000 1.486.725
Ejercicio elaborado por Prof. Susana Bagnarello Kepfer, 2015.
La Luna de Queso, S.A.

Conciliación bancaria al 30/04/2015

Cuenta en colones Nº 12345
Saldo según libros 1.486.725 Saldo según bancos 2.409.460
Más: Más:
Intereses abril NC N° Depósitos en tránsito N°
10 3.500 34 150.000
Error en cheque Nº Depósitos en tránsito N°
604 900 25 200.000
Error en depósito Nº
28 18.000 Total Depósitos en tránsito 350.000
Menos:
Depósitos no registrados: Cheques pendientes de cobro:
Dep Nº 35 210.000 Ch. Nº 592 79.500
Sub-Total 232.400 Ch. Nº 594 100.000
Ch. Nº 595 69.850
Menos: Ch. Nº 597 134.900
ND N° 04 chequeras 5.600 Ch. Nº 598 367.905
ND N° 05 comisiones 4.500 Ch. Nº 601 67.900
Error en cheque Nº
596 3.000 Ch. Nº 603 35.870
Sub-Total 13.100 Ch. Nº 605 150.000
Ch. Nº 606 47.510
Total cheques pendientes de cobro 1.053.435
Saldo ajustado 1.706.025 Saldo ajustado 1.706.025
Ejercicio elaborado por Prof. Susana Bagnarello Kepfer, 2015.

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MBA.

JORGE MADRIGAL MENA

En el caso de la presente nota técnica, nos enfocaremos en la administración de la caja

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 1

En el siguiente apartado se explicará el funcionamiento de la caja chica y se irá

ADMINISTRACION DE FONDOS DE TRABAJO (CAJA CHICA)

Seguidamente se explicarán cada una de las transacciones indicadas anteriormente y se

1. APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA : Cuando una empresa decide

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 2

La siguiente transacción corresponde a la apertura de la caja chica:

EL 01 de enero de 2015, la empresa Los Minions, S.A. decide constituir un fondo

FECHA CUENTAS DEBE HABER

La cuenta Caja Chica es una subcuenta de la cuenta mayor de Efectivo de la

2. REINTEGRO Y ARQUEOS DE CAJA CHICA: Una vez establecido el fondo

La siguiente transacción corresponde a una transacción para realizar solicitar y

El 15 de enero de 2015, el responsable de la caja chica decide solicitar al

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 3

Los comprobantes (facturas) que Pedro Pérez ha incluido en la solicitud de

# Factura Concepto Monto

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Ahora, al reintegrarle al señor Pedro Pérez los ¢300.000 se vuelven a tener

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 4

Como ya se ha mencionado anteriormente, el efectivo de la empresa debe

Una forma básica y común de controlarla es realizando arqueos sorpresivos del

Al realizar este control, se previene que la persona responsable del fondo

Desde el punto de vista contable, cuando se realizan estos arqueos sorpresivos a la

Cuando se realiza un arquero sorpresivo, por lo general, además del arqueo se

1. Contar todas las monedas y billetes existentes en la caja chica.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 5

La otra alternativa para el registro de los sobrantes y faltantes es cuando se trate

La siguiente transacción ilustra el tratamiento contable cuando se realizan arqueos

El 20 de enero de 2015, la Auditoría Interna le realiza un arqueo sorpresivo de la

Al realizar el arqueo, existía un saldo de ¢110.000 en monedas y los billetes y

# Factura Concepto Monto

Siguiendo los pasos descritos anteriormente, se tiene lo siguiente:

1. Saldo en monedas y billetes: ¢110.000

Con la información del cuadro anterior, se determinó que existe un faltante de la

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 6

Para registrar el faltante de ¢15.000, si la empresa tiene la política de utilizar la

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Al reintegrarle al custodio ¢390.000, al sumarle los ¢110.000 que existen

En el caso anterior, la empresa Los Minions, está asumiendo el faltante de

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Si en el caso anterior, al momento del hacer el arqueo se hubiese encontrado que

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 7

1. Saldo en monedas y billetes: ¢135.000

Entonces, para registrar el reintegro de los gastos y el sobrante encontrado, se

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Si la empresa tuviera la política de registrar los sobrantes en la cuenta Otros

FECHA CUENTAS DEBE HABER

En los casos anteriores de sobrantes, lo que sucede es que al momento de hacer el

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 8

3. AUMENTOS O DISMINUCIONES DE LA CAJA CHICA: Otras

La siguiente transacción muestra cómo la empresa Los Minions, S.A. decide

El 31 de enero de 2015, la empresa decide aumentar el fondo de caja chica a la

FECHA CUENTAS DEBE HABER

En este tipo de transacción, se debe tener sumo cuidado la redacción de la

Si en la redacción de la transacción se dijera que se decide aumentar “en”

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 9

Para registrar la transacción anterior, el siguiente es el asiento que corresponde:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Si la empresa en algún momento decidiera cerrar la caja chica, entonces el asiento

Las empresas para realizar pagos menores en su gestión cotidiana, pueden