“PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES” 1

INGENIERIA DE SISTEMAS – VIII CICLO

“PLAN DE GESTION DE AQUISICIONES”

Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto
IMPLEMENTACION DE UNA RED LAN EN LA
MUNICIPALIDAD DE LURIN IURLML

Procedimientos Estándares a seguir:

 CONSEGUIR PROVEDORES PARA LA IMPLEMENTACION

Procedimientos

1. Recoger tanta información como sea posible acerca de lo que se pretende obtener
como respuesta.

2. Investigar acerca de los proveedores potenciales.

3. Estar cerca de los usuarios finales para identificar las necesidades de negocio que
están intentando resolver y que constituyan éxito para ellos.

4. Desarrollar un formato estándar para las solicitudes.

5. No sobrecargar las solicitudes con información superflua.

6. Entender la presión sufrida por el proveedor al responder a la oferta.

7. Posibilidad de realizar estudios o encuestas para calcular cuántos proveedores

responderán a la oferta.

8. Intentar ponerse en el lugar de los proveedores y preguntarse qué tipo de preguntas e

indicaciones serían necesarias para que los proveedores contestaran correctamente.

Algunos aspectos específicos a contemplar para cada uno de los tipos de criterios de evaluación
pueden ser:
Criterios de evaluación

Criterios de evaluación de Criterios de evaluación del Criterios intangibles

producto servicio

Tiempo. Responsabilidades. Confianza.

Coste. Acuerdos a nivel de servicio. Recursos.
Coste total de propiedad. Términos y condiciones. Flexibilidad.
Permanencia del proveedor. Entendimiento.
Riesgo. Idoneidad.
Fiabilidad. Calidad de las referencias.
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 GESTION Y ADMINISTRACION DEL CONTRATO

Análisis del contrato

Durante la fase inicial de la puesta en marcha se analizará el contrato realizando
reuniones que también ayudarán a asegurar el acuerdo ante los objetivos del contrato e
identificar posibles riesgos.
Una forma útil de analizar el contrato es dividirlo en cuatro partes principales:

Ámbito de aplicación. ¿Sobre qué trata el acuerdo?

Roles y responsabilidades. ¿Quién hace qué?
Métricas, SLA´s, hitos… ¿Cómo asegurar el funcionamiento?
Recursos, penalizaciones… ¿Qué pasa si algo va mal?
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PROCEDIMIENTOS

Monitorización: Una buena metodología es el uso de los indicadores claves de rendimiento

(KPI, Key Performance Indicators). Los KPI’s proporcionan un cálculo muy certero del estado del
proyecto

Resolución de problemas: Debe existir un responsable encargado de supervisar la resolución

de los problemas y de prever la posible desviación del proyecto debido a los mismos.

Seguimiento y aceptación de entregables: Los criterios de aceptación así como dónde y bajo
qué circunstancias operativas se llevará a cabo la aceptación deben quedar bien definidos en el
contrato.

Gestión de pagos: Debe hacerse un buen seguimiento de las facturas, el proceso de pago y los
resultados. Nadie debe eludir sus responsabilidades en este aspecto.

Gestión de costes: La gestión del coste empieza antes de la firma del contrato, en las fases de
negociación de la oferta, y continúa durante todo el ciclo de vida del contrato. La documentación
almacenada relacionada con este proceso debe de ser clara y fácil de encontrar.

Revisiones: Hay que asegurarse de hacer revisiones internas de una forma regular. Asimismo, se
deben organizar revisiones periódicas con todas las partes participantes en el proyecto.

Formatos estándar a utilizar:

 Fichas Técnicas
 Fichas de Evaluaciones
 Fichas de Resultados
 Contratos
 Bocetos
 Fichas de diseño
 Impresiones formales
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Coordinación con otros aspectos de la Gestión del Proyecto:

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Para los contratos de los equipos audiovisuales, se realiza los siguientes procedimientos :

 Lista de posibles proveedores del servicio.

 Solicitud de Cotización del Alquiler de los equipos audiovisuales, con los requerimientos
necesarios para el desarrollo del curso.
 Revisión de la Cotización del Proveedor.
 Negociación con el proveedor, mejorar propuesta y detalles del servicio. Estas
coordinaciones se realizan mediante entrevistas, visitas al local, correos electrónicos.
 Confirmación del servicio con el proveedor.
 Firma del contrato.

Para los contratos de refrigerio se realiza el siguiente procedimiento:

 Se revisa la lista de posibles proveedores del servicio.

 Se solicita cotización del servicio y lista de productos.
 Se revisa la cotización.
 Se negocia con el proveedor, los términos del servicio, las fechas que debe
efectuarse, y la forma de pago.
 Se firma el contrato, y se provee el 50% del pago por el servicio.
 El 50% restante se cancela al término del contrato.

Para la adquisición de materiales se tiene proveedores seleccionados:

 En el caso del fotocopiado, se deja el master del curso 5 días antes del inicio del
curso. Plazo suficiente para su reproducción y revisión.
 En el caso de los materiales como son: pioner, CD’s, hojas, tintas, etc., se solicita la
cotización de tales productos en la cantidad necesaria.

COORDINACION CON LA GESTION DE PROYECTOS DE LOS PROVEEDORES:

El Contrato de Alquiler de los equipos audiovisuales, debe ser coordinado con el
proveedor con 15 días de anticipación, para hacer la separación los equipos
requeridos por el cliente. Las coordinaciones con el proveedor se realizarán
mediante correo electrónico. El pago del servicio se realiza al 100% una semana
antes del inicio del servicio. Cualquier modificación que se requiera en el servicio
deberá ser comunicada con 24 horas de anticipación, luego de lo cual el proveedor
confirmará o no la solicitud hecha por el cliente.
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El contrato de Refrigerio para Laboratorio de Cómputo, se realiza con una

anticipación de 1 semana para el inicio del servicio. Adelantando el 50% del pago
correspondiente al servicio a la firma del contrato, y el otro 50% luego de
terminado el servicio. Se debe comunicar al proveedor las fechas de las sesiones y
la hora en que se realizará el servicio. Cualquier modificación en el servicio se debe
realizar con 24 horas de anticipación.

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS:
 Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las
adquisiciones del proyecto son las siguientes:

- Solicitudes de cambio en el presupuesto del proyecto, debido a la

modificación en la cotización del dólar. Dándose este caso si aun no se ha
solicitado la cotización del servicio de alquiler de laboratorio o aula, o la
cotización ha sido emitida por un periodo de validez el cual concluyó.

- Se asume que la probabilidad de modificación del cronograma de servicio

es mínima, pues esto conlleva a renegociar el contrato durante el
desarrollo del servicio con todos los proveedores.

RIESGOS Y RESPUESTAS:
Según el Plan de Respuestas a Riesgos se tiene los Siguientes:

R002= Incumplimiento de los contratos de refrigerio

Siendo el trigger la detección de pequeños incumplimiento o signos de no calidad del
servicio.
Las respuestas planificadas son:

 Solicitar feedback de los participantes mediante encuestas por cada sesión. Con lo
cual se puede detectar cuan eficiente es y la calidad del servicio.

 Pago adelantado de solo el 50% y resto al término del contrato. Con lo cual se
obliga al proveedor a dar un servicio de calidad, pues esta sujeto a la cancelación o
no del monto restante.

 Actualizar la lista de proveedores.

R003= Incumplimiento de los contratos de alquiler de equipos audiovisuales

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Siendo el trigger la detección de pequeños incumplimiento o signos de no calidad del

servicio.
Las respuestas planificadas son:
 Listas de verificación a ser aplicadas antes de cada sesión. Para garantizar que los
requerimientos solicitados a la firma del contrato para el desarrollo del servicio se
están realizando, o detectar posibles bajas en la calidad del servicio.

 Solicitar feedback de los participantes mediante encuestas en cada sesión.

 Informe semanal al proveedor de nivel de cumplimiento de contrato. Señalando

los aciertos y fallas que han sido identificadas en el desarrollo del servicio.