PROCEDIMIENTO DE GESTION DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO EMPRESA SAMANTA S.A.

DESCRIPCIÓN REALIZO REVISO APROBO

Nombre Freyder Benavides Jenier Insuasty Cristian

Caicedo
Cargo Auxiliar de almacen Supervisor de Gerente de
almacen almacen
Fecha 14/09//2023 15/09//2023 25/09//2023

Firma Freyder Jenier Cristian

Codigo: GIA-PRE – STA – 08 Version: 03 Fecha: 14/09/2023

 Version 3
Codigo P-GIA-STA
Hoja 3

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO EMPRESA SAMANTA

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION/ DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHA
CODIGO DEL CAMBIO
P-GIA-STA-04 Se crea el Freyder Benavides 14/09/2023
procedimiento de
inventario
P-GIA-STA-05 Se realizo un cambio Cristian Caicedo 09/10/2023
en objetivo y alcance
P-GIA-STA-06 Se finalizan cambios Jenier Insuasty 09/10/2023
al documento

Version 3
Codigo P-GIA-STA
Hoja 3

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO EMPRESA SAMANTA

ÍNDICE
Objetivo..............................................................................................................................................3
Alcance...............................................................................................................................................3
Referencias.........................................................................................................................................3
Desarrollo...........................................................................................................................................4
Identificacion de responsabilidades:..............................................................................................4
Autoridades y Jerarquías:...................................................................................................................6
Procedimiento de inventario:.............................................................................................................6
Procedimiento de Almacenamiento:.............................................................................................7
Monitoreo y Mejora Continua:.......................................................................................................7
Documentación y Comunicación:.......................................................................................................8
Formatos...........................................................................................................................................9
Lista de distribución..........................................................................................................................9
Anexos.............................................................................................................................................10

Version 3
Codigo P-GIA-STA
Hoja 3

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO EMPRESA SAMANTA

Objetivo
Elaborar un conjunto de pasos y actividades que aseguren una
administración eficiente de los activos en posesión de la empresa
Samantha. Estos pasos servirán para llevar a cabo la inspección,
categorización y valoración de los bienes de la organización de manera
sistemática y organizada.

Alcance

El proceso comienza con la inspección inicial de la materia prima, seguido

de su adecuada organización, clasificación y almacenamiento. Para
mantener un registro preciso de los flujos de entrada y salida

Referencias
I ISO 9001: Establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad,
incluyendo la evaluación de materiales.
ISO 9001:2015: Esta norma establece requisitos para un sistema de gestión
de calidad que pueden aplicarse a la gestión de compras de materias
primas textiles y componentes. Asegura que los proveedores cumplan con
los estándares de calidad requeridos.

ISO 14001:2015: La gestión ambiental es importante en la industria textil.

Esta norma se centra en la gestión ambiental y puede ayudar a garantizar
que los materiales utilizados en la producción cumplan con los estándares
ambientales.
ISO 45001:2018: La seguridad y salud ocupacional es fundamental en la
industria textil. Esta norma establece requisitos para la gestión de la
seguridad y salud en el trabajo, lo que puede ser relevante al seleccionar
proveedores y gestionar riesgos en el proceso de compras.
ISO 14006:2011: Esta norma proporciona directrices para la incorporación
de aspectos ambientales en el diseño y desarrollo de productos, lo que
puede ser útil al seleccionar productos textiles sostenibles.

NTC ISO 14001:2015: La versión colombiana de la norma ISO 14001 se

centra en la gestión ambiental y puede ser relevante para las compras
sostenibles en el país.
NTC 5692: Esta norma colombiana proporciona directrices para la selección
y evaluación de proveedores, lo que es especialmente relevante para la
gestión de compras en la industria textil.
NTC 5801: Esta norma establece requisitos para la gestión de riesgos en el
sistema de gestión de calidad y puede ser aplicable a la gestión de compras
en empresas textiles en Colombia.
ISO 26000:2010: Si deseas incorporar prácticas de responsabilidad social
corporativa en tus compras, esta norma proporciona orientación sobre cómo
hacerlo.
NTC ISO 9001:2015: Al igual que la norma ISO 9001 internacional, esta
versión colombiana establece requisitos para la gestión de la calidad que
pueden aplicarse a la gestión de compras de una empresa textil en
Colombia.

Definiciones
Para los propósitos de la norma ISO 28000 se aplican los términos y
definiciones siguientes:
Instalación. Planta, maquinaria, propiedad, edificios, vehículos,
embarcaciones, instalaciones portuarias y otros elementos de
infraestructura o plantas y sistemas relacionados que cumplen una función o
servicio empresarial distintivo y cuantificable.
Gestión de la seguridad. Actividades y prácticas sistemáticas y
coordinadas por medio de las cuales una organización maneja óptimamente
sus riesgos y las amenazas e impactos potenciales asociados derivados de
ellos.
Objetivo de gestión de la seguridad. Resultado o logro específico de
seguridad requerido a fin de cumplir la política de gestión de la seguridad.

Política de gestión de la seguridad. Intenciones y direcciones generales

de una organización, relacionadas con la seguridad y la estructura para el
control de los procesos y actividades que tienen que ver con la seguridad,
que se derivan de la política y los requisitos de reglamentación de la
organización y son coherentes con ellos.
Programas de gestión de la seguridad. Medios por los cuales se logra un
objetivo de gestión de la seguridad.
Meta de la gestión de la seguridad. Nivel de desempeño específico
requerido para alcanzar un objetivo de gestión de la seguridad.
Parte involucrada. Persona o entidad con un interés establecido en el
desempeño de la organización, su éxito o el impacto de sus actividades.
Cadena de suministro. Conjunto relacionado de recursos y procesos que
Aguas abajo. Se refiere a las acciones, procesos y movimientos de la carga
en la cadena de suministro, que ocurren después de que la carga sale del
control operacional directo de la organización, incluidas la gestión de los
seguros, las finanzas y los datos, y el empaque, almacenamiento y
transferencia de la carga, entre otros.
Aguas arriba. Se refiere a las acciones, procesos y movimientos de la
carga en la cadena de suministro, que ocurren antes de que la carga se
encuentre bajo el control operacional de la organización, incluida la gestión
de datos, las finanzas y los seguros y el empaque, almacenamiento y
transferencia de la carga, entre otros.
Alta dirección. Persona o grupo de personas que dirige y controla una
organización en el nivel superior.

Desarrollo
Identificación de responsabilidades:
Gerente General: leonardo flores
Supervisar y coordinar todas las actividades relacionadas con la gestión
de inventarios y almacenamiento. Establecer políticas y procedimientos
generales para la gestión de inventarios y almacenamiento en la
empresa.
Jefe de Almacén: leonardo flores
Gestionar el personal del almacén, incluyendo la contratación y
capacitación si es necesario. Supervisar el flujo de mercancías, desde la
recepción hasta la distribución. Mantener un registro preciso de todos los
productos almacenados y sus ubicaciones. Realizar inventarios
periódicos y reconciliar discrepancias.

La gestión de inventarios y almacenamiento en una empresa textil, como

Samanta S.A.S, implica varios roles y responsabilidades clave para
 asegurar un funcionamiento eficiente y efectivo del proceso. A continuación,
se detallan algunos de los roles y sus respectivas responsabilidades:
Gerente de Operaciones: leonardo flores
Supervisar y coordinar todas las actividades relacionadas con la gestión
de inventarios y almacenamiento. Establecer políticas y procedimientos
generales para la gestión de inventarios y almacenamiento en la
empresa. Tomar decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de
inventarios para optimizar costos y eficiencia.
Jefe de Almacén: leonardo flores
Gestionar el personal del almacén, incluyendo la contratación y
capacitación si es necesario. Supervisar el flujo de mercancías, desde la
recepción hasta la distribución. Mantener un registro preciso de todos los
productos almacenados y sus ubicaciones. Realizar inventarios
periódicos y reconciliar discrepancias.

Autoridades y Jerarquías:
En la empresa Samanta S.A.S., donde el propietario es el único dueño, la
autoridad y jerarquía se concentran exclusivamente en el propietario. Este
último tiene la autoridad absoluta para tomar todas las decisiones
relacionadas con la gestión de inventarios y la organización del
almacenamiento, incluyendo la gestión de niveles de inventario, políticas de
inventario, asignación de espacio en el almacén y decisiones estratégicas.
Dado que no hay una estructura jerárquica formal, las decisiones se toman
de manera centralizada y no requieren la aprobación de otros niveles de
autoridad.

OPERARIO

OPERARIO

GERENTE DE
ALMACEN
 SUPERVISOR OPERARIO
DE
ALMACEN

OPERARIO

OPERARIO
OPERARIO

Procedimiento de inventario:
1)En el proceso de la empresa SAMANTA, se prioriza la selección
cuidadosa de un equipo de trabajo idóneo para llevar a cabo la tarea crucial
de recibir y gestionar la materia prima destinada a la producción. Este
equipo recibe información detallada sobre el tipo y la cantidad de materias
primas que se espera lleguen, y se les proporciona una capacitación
adecuada para prepararlos de manera efectiva.
2)En la empresa se ha implementado un enfoque estratégico para
garantizar una gestión eficaz del inventario. Esto implica la creación de un
sistema de organización detallado y minucioso. Para ello, se lleva a cabo
una clasificación exhaustiva de los productos, dividiéndolos en diversas
categorías y subcategorías que abarcan aspectos como el tipo de material,
el estilo, el tamaño y el color.
3)Se lleva a cabo un minucioso inventario inicial que abarca todos los
productos en existencia. En este proceso, se anotan con detalle la cantidad
de cada artículo, se proporciona una descripción completa y se registran
datos pertinentes como la fecha de adquisición o el costo unitario. Este
inventario inicial establece una sólida base que servirá para mantener un
seguimiento constante y un control efectivo del inventario en el futuro.
4)En SAMANTA, han establecido un calendario de seguimiento periódico,
que es en 1 semana, dependiendo de la rotación de productos. Durante
estos recuentos, registran con precisión las entradas y salidas, actualizando
sus registros en consecuencia. Esta práctica les brinda una visión clara de
los niveles de existencias, permitiéndoles tomar decisiones informadas para
optimizar la gestión del inventario.
5)Se tiene implementado un proceso para determinar los niveles de
inventario óptimos de cada artículo textil. Esta estrategia implica la
definición de cantidades mínimas y máximas, asegurando la disponibilidad
de productos sin incurrir en excesos de existencias. Para llevar a cabo este
análisis, se consideran factores como la demanda histórica, los tiempos de
producción y los plazos de entrega de los proveedores, lo que permite
establecer parámetros adecuados que optimizan la gestión del inventario.

La empresa textil SAMANTA tiene un control preciso de las existencias,

evitando tanto la escasez como el exceso de productos en su inventario.
Para lograrlo, realizan un seguimiento continuo de los niveles de inventario,
monitorean la rotación de productos y se aseguran de realizar reposiciones
de existencias de manera oportuna. Este enfoque les permite mantener un
equilibrio óptimo en su inventario y garantizar la disponibilidad de productos
cuando sus clientes lo requieren.

6. Documentación y Comunicación:
Definir políticas y procedimientos
La empresa SAMANTA gestiona sus inventarios empleando la estrategia
PEPS, y organiza y clasifica minuciosamente cada prenda según su talla en
las estanterías identificadas como ABC.
Identificar y asignar encargados.
La empresa SAMANTA asigna la responsabilidad de llevar a cabo los
inventarios y la documentación asociada a un comité específico.
Elegir las herramientas y software apropiados
Realizar una investigación exhaustiva para seleccionar las herramientas y
software idóneos destinados a registrar y documentar los inventarios. Esto
puede involucrar la elección de programas de gestión de inventarios, hojas
de cálculo, o sistemas de códigos de barras, entre otros.
Diseñar documentos de registro.
Elaborar formularios uniformes con el propósito de consignar la información
pertinente durante el proceso de inventario. Estos formularios pueden incluir
secciones destinadas a la descripción del artículo, cantidad contada, unidad
de medida, valor, fecha y el nombre del responsable de la contabilidad.

Establecer un calendario de inventario

Establecer un programa periódico para llevar a cabo inventarios físicos o
cíclicos. Este enfoque garantiza que los inventarios se realicen de manera
regular y planificada con consistencia.
Registrar los resultados
Durante el proceso de inventario, registra los resultados de forma precisa y
completa en los formularios diseñados. Esto debe incluir cualquier
discrepancia encontrada entre los registros y la realidad física.
Almacenar la documentación de manera segura:
La empresa SAMANTA tiene un sistema de archivo seguro y organizado
para conservar los registros de inventario. Esto es crucial para futuras
referencias.
Llevar a cabo revisiones y auditorías periódicas.: En la empresa
SAMANTA, se llevan a cabo revisiones y auditorías regulares de los
registros de inventario con el objetivo de mantener su precisión y
consistencia. Estas medidas garantizan que todos los procedimientos se
estén ejecutando de manera adecuada
Hallazgos del Inventario: En la empresa SAMANTA, se realiza una
evaluación continua de las políticas y procedimientos de registro y
documentación de inventario. Se efectúan ajustes y mejoras cuando son
necesarios para asegurar la eficiencia y la precisión del proceso.
Archivo Centralizado: En SAMANTA, se asegura que el personal
encargado de los inventarios esté debidamente capacitado y al tanto de los
procedimientos y herramientas empleadas
Respaldo Digital: Se crea una copia digital respaldada de todos los
registros y documentación para garantizar la integridad de la información en
caso de pérdida o deterioro de los registros físicos.

8. Formatos

- Registro de Procedimientos de Inventario.

- Registro de Resultados de Inventario.
- Registro de Capacitación en Procedimientos de Inventario.
- Registro de Comunicación de Resultados de Inventario.
9. Lista de distribución
10. Anexos
Jefe de Almacén: leonardo flores
Gestionar el personal del almacén, incluyendo la contratación y capacitación si es
necesario.Supervisar el flujo de mercancías, desde la recepción hasta la
distribución.Mantener un registro preciso de todos los productos almacenados y sus
ubicaciones.Realizar inventarios periódicos y reconciliar discrepancias.
Compras y Abastecimiento: leonardo flores
Colaborar con los proveedores para garantizar entregas oportunas y precisas de materias
primas y suministros.Monitorizar los niveles de existencias y generar órdenes de compra
según las necesidades previstas.
Producción: leonardo flores
Coordinar con el departamento de producción para garantizar que los materiales necesarios
estén disponibles en el momento adecuado.Notificar al departamento de compras sobre
cambios en las necesidades de materiales en función de la demanda de producción.
Control de Calidad: leonardo flores Colaborar con el control de calidad para garantizar que
los productos cumplan con los estándares establecidos antes de ser almacenados o
enviados.
Finanzas y Contabilidad: leonardo flores Supervisar los costos relacionados con el
almacenamiento y la gestión de inventarios.Realizar análisis de costos y rentabilidad para
optimizar los niveles de inventario.
Ventas y Distribución: leonardo flores Coordinar con el departamento de ventas y
distribución para asegurar que los productos estén disponibles para su envío según la
demanda del mercado.Gestionar el proceso de preparación de pedidos y envío de
productos a clientes.
Recursos Humanos: leonardo flores Gestionar la capacitación y desarrollo del personal del
almacén en procedimientos de seguridad y gestión de inventarios.
Responsable de Documentación: leonardo flores
Mantener registros precisos de las transacciones de inventario, documentos de envío y
recepción, y otros registros relacionados con la gestión de inventarios.
Auditoría Interna: leonardo flores
Realizar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de políticas y
procedimientos de gestión de inventarios y almacenamiento.
Compras y Abastecimiento: leonardo flores
Colaborar con los proveedores para garantizar entregas oportunas y precisas de materias
primas y suministros.
Producción: leonardo flores
Coordinar con el departamento de producción para garantizar que los materiales necesarios
estén disponibles en el momento adecuado.
Control de Calidad: leonardo flores
Colaborar con el control de calidad para garantizar que los productos cumplan con los
estándares establecidos antes de ser almacenados o enviados.
Ventas y Distribución: leonardo flores
Coordinar con el departamento de ventas y distribución para asegurar que los productos estén
disponibles para su envío según la demanda del mercado.
Recursos Humanos: leonardo flores
Gestionar la capacitación y desarrollo del personal del almacén en procedimientos de
seguridad y gestión de inventarios.
Seguridad y Salud Ocupacional: leonardo flores
Implementar medidas de seguridad para garantizar la integridad de los empleados y la
mercancía almacenada.Supervisar el cumplimiento de normativas de seguridad en el almacén
y capacitar al personal en prácticas seguras.
Responsable de Documentación: leonardo flores
Mantener registros precisos de las transacciones de inventario, documentos de envío y
recepción, y otros registros relacionados con la gestión de inventarios.
Auditoría Interna: leonardo flores
Realizar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de políticas y
procedimientos de gestión de inventarios y almacenamiento.Identificar oportunidades de
mejora y proponer soluciones.