EQUIPOS DE OFICINA Y ARCHIVO

100 HORAS
Es una forma fundamental de organizar
documentos tanto en tu vida privada como en tu
vida personal.
Como su nombre lo indica es el ordenamiento
que se hace de forma alfabética de los
documentos de acuerdo al nombre del
remitente o del destinatario.
VENTAJAS
• Se basa en secuencia alfabética
• Es directo
• Es flexible por que puede ser utilizado en
sistemas pequeños y grandes
Todos los archivos alfabéticos están organizados en
la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes
elementos:
 GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el
archivo en secciones alfabéticas importantes y
estas van al inicio.
 GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las
guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya
que facilitan la localización del documento.
 GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan
después de una guía primaria para subdividir esta
sección y destacar nombres importantes de
empleo muy frecuente.
 EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada
grupo de expedientes individuales se coloca uno
misceláneo se emplea para corresponsales cuyos
documentos todavía no necesitan un expediente
individual.
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1. El nombre de una persona se divide en
nombre de pila y apellidos.
EJEMPLO:
NOMBRE DE PILA APELLIDOS 3. Si existen dos o mas personas con el mismo
apellido paterno, se archivan en la letra que
Ernesto Humberto Amaya Cabrera corresponde al paterno, pero se alfabetiza por
María Elena Gómez Doras el materno. EJEMPLO:
SE ARCHIVA: Primero Apellidos luego Nombres José Luis Carmona González
Amaya Cabrera, Ernesto Humberto Jorge Carmona Valdés
Gómez Doras, María Elena Patricia Díaz Gutiérrez
Elvia Díaz Flores
2. El nombre de personas físicas se archiva SE ARCHIVA:
iniciando con el apellido paterno, luego Carmona González, José Luis
materno y por ultimo primer nombre y Carmona Valdés, Jorge
segundo nombre : EJEMPLO: Díaz Flores, Elvia
Díaz Gutiérrez, Patricia
Domínguez Ramos, Juan;
Espínola Reyes, Roberto;
Sotomayor Arroyo, Leticia

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4. Cuando dos o mas personas tienen los
mismos apellidos (paterno y materno), se
archiva en la letra que corresponde al apellido
paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el
nombre. EJEMPLO:
Victoria Rosas Torres
Luis Rosales Pérez
Josefina Rosas Torres
Alejandra Rosales Pérez
SE ARCHIVA:
Rosales Pérez, Alejandra
Rosales Pérez, Luis
Rosas Torres, Josefina
Rosas Torres, Victoria
5. Si las personas tienen un titulo o grado
(académico, eclesiástico, militar) se escribe la
abreviatura de estas después del nombre entre
paréntesis. EJEMPLO:
Dra. Martha Rivas Gaitán
Lcdo. Mario Robledo Martínez
Gral. Ernesto Chávez
SE ARCHIVA:
Chávez, Ernesto (Gral.)
Rivas Gaitán, Martha (Dra.)
Robledo Martínez, Mario (Lcdo.)
6. Los apellidos con preposiciones, artículos o
prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se
archivan después del nombre. Cuando forman
parte del primer apellido, se escriben después
del nombre. EJEMPLO:
Virginia de los Cobos Ríos
Luis de los Ríos Ruiz
Arq. Ángela de los Ríos Ruiz
Dra. Laura de la Cuadra de Rubio
SE ARCHIVA:
Cobos Ríos, Virginia de los.
Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)
Ríos Ruiz, Luis de los.
Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de)
7. Si los artículos de encuentran en el segundo
apellido, no se separan de este. EJEMPLO:
Fernando Camarera de la Madrid.
Luz Baeza de los Monteros.
Lic. Laura Baeza de los Monteros.
Ana Carrión de del Rio.
SE ARCHIVA:
Baeza de los Monteros, Laura (Lic)
Baeza de los Monteros, Luz
Camarera de la Madrid, Fernando
3 Del Rio, Ana Carrión (de)
8. Los nombres de las empresas que
contengan apellidos dentro de su
denominación, se alfabetizan del apellido,
luego la o las palabras que le sigan a este y por
ultimo lo que antecede al apellido.
EJEMPLO:
Compañía Hermanos Solórzano, S.A.
Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.
Compañía Salinas, S.A.
Empresas Unidad Vázquez, S.A
SE ARCHIVA:
Salinas, S.A. Compañía.
Solórzano, S.A. Compañía Hermanos.
Vázquez, S.A. Empresas Unidas.
Velásquez y Hermanos, S.A. Empresas
10. Cuando las compañías tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de esta, ya sea
un numero, nombre, país, estado o ciudad.
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9. Los nombres de empresas o instituciones
que no contengan apellidos dentro de su
denominación, se archivan como aparecen
escritos (si tienen preposición, no se toma en
cuenta para alfabetizar), pero si contienen un
articulo al principio, este se debe escribir
después del nombre y entre paréntesis..
EJEMPLO:
Compañía Mexicana S.A
Institución Bancaria S.A.
El Príncipe S.A.
Lipesa de México S.A.
SE ARCHIVA:
Compañía Mexicana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
Lipesa de México, S.A.
Príncipe, S.A. (El)
EJERCICIO PRACTICO 1
Elabore por el sistema alfabético (organice el siguiente archivo
en una gaveta teniendo en cuenta instrucciones)
Ana Elvira Cantillo Restrepo C.I.V. 20.580.788
Ana María Cantillo Restrepo C.I.V. 22.258.980
La editorial Centroamericana S:A desea organizar las hojas de Ana María Cantillo Restrepo C.I.V. 37.210.800
vida de su personal, entre los que se encuentran vinculados: Genaro Díaz Granados Jiménez C.I.V. 3.569.000
Rosmira Mc Allister de Pérez C.I.V. 32.980.710
Instrucciones para la elaboración del ejercicio.
1. Marque la palabra de orden
Juan Víctor Mata Ballesteros C.I.V. 5.700.917
2. Establezca el orden prioritario de los nombres Roberto Ricardo Alfonso C.I.V. 3.790.210
3. Realice la lista alfabetizada correctamente. Dr, Jaime Posada Rovira C.I.V. 7.456.980
Arq. Raimundo Sojo Mira C.I.V. 6.431.976

EJERCICIO PRACTICO 2
La Empresa Distribuidora Americana S:A desea organizar su
archivo de clientes, entre los que se encuentran los que se citan a
continuación:
Urbanización El Estoril,
Comité de arroceros del Huila
Asociación de Juventudes católicas
Instituto Nacional de Recreación y Deporte
Almacén el Labriego & Cía.
Restaurante los 3 Amigos Después de copiar la clase y realizar el reto, envía las
Hospital la Misericordia imágenes respectivas al WhatsApp 04247365602
Boutique 5ª Avenida
Notaria 8ª ¡¡¡ EXITO!!!
Notaria 32
Banco Nacional de cafeteros
Floristería de Andrés Cuervo
Textiles A.B.C