Codificación de

organigramas
Codificación de organigramas

En esta sesión de formación vamos a

aprender a codificar organigramas o
estructuras orgánico funcionales. Para
ello debemos tener en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Hallar la forma en la que está
organizada la entidad.

• Determinar como trabajan en la

empresa.
• Cuál es su estructura.
• Si es orgánico funcional o por procesos.
2. Establecer el sistema de codificación
para la estructura organizacional

• La codificación no solo es numérica.

• Tener en cuenta que también se puede usar la
codificación alfabética. En esta se asigna letras al
productor documental.
• La codificación alfabética es más común para los
procesos.
Casi siempre se usan las letras iniciales. Ejemplos:
•PR-GD (PRoceso – Gestión Documental)
•PR-GTH (PRoceso – Gestión del Talento Humano)
2. Establece el sistema de codificación
para la estructura organizacional

• Aunque la codificación alfabética es más

común en los procesos, también se puede usar
en la estructura organizacional orgánico –
funcional.
• Lo que sí debe imperar en el momento de
codificar es que siempre debe ser clara la
relación jerárquica entre las áreas o entre los
procesos y procedimientos.
3. Identificar los niveles jerárquicos.

• Un nivel jerárquico hace referencia a niveles de

autoridad, mando y responsabilidad con respecto al
cumplimiento de una o varias funciones de la
organización.
• Hay tres grupos de niveles jerárquicos básicos:
1.Nivel de mando alto,
2.de mando medio y
3.nivel de mando bajo.
• Tener muy claro el concepto de Secciones y
Subsecciones documentales.
3. Identificar los niveles jerárquicos.

• Las secciones documentales se identifican

con las dependencias de mayor nivel
jerárquico.
• Y las subsecciones son las oficinas o grupos
de trabajo en las que se divide las secciones.
• En una entidad las dependencias de mayor
nivel jerárquico se identifican porque son
las de mando alto.
Niveles Jerárquicos
3. Identificar los niveles jerárquicos.

Así en este organigrama se pueden identificar

tres niveles jerárquicos:
•Secciones (primer nivel),
•subsecciones (de segundo nivel) de las
Secciones (de primer nivel) y
•subsecciones (de tercer nivel) de las
Subsecciones (de segundo nivel).
4. Asignar el número de dígitos según los
niveles jerárquicos.

• Según la cantidad de niveles jerárquicos

es el número de dígitos del código.
• Si vamos a codificar la estructura
organizacional de arriba con un sistema
numérico, los códigos deberán tener tres
dígitos.
• Cada dígito del código representa un
nivel jerárquico.
4. Asignar el número de dígitos según los
niveles jerárquicos.

Otra forma muy técnica en la que se leería el código

212 que pertenece a la oficina de Salud Ocupacional
podría ser:
La oficina de salud ocupacional es la Subsección 2 de
tercer nivel de la Subsección 1 de segundo nivel de
la Sección 2 de primer nivel.
Sería lo mismo que como aparece en la imagen, solo
que le agregué el nivel al que pertenece la
subsección y la sección.
 4. Asignar el número de dígitos según los
niveles jerárquicos.

Cómo se puede observar, cada dígito

representa un nivel jerárquico.
Haz de cuenta que una oficina tiene el
código 4218:

Nota: La imagen anterior muestra el

código 4218, lo que significa que la
estructura organizacional a la que
pertenece se compone de cuatro niveles
jerárquicos.
Codificación de
organigramas
5. Cuidado con los grupos de reunión.

• En una entidad (pública o privada) se

compone de órganos decisorios,
consultores y asesores.
• Una empresa siempre tiene como órgano
máximo una asamblea de accionistas o de
socios.
• También tienen juntas directivas, juntas de
administración, asamblea de usuarios,
entre otros.
5. Cuidado con los grupos de reunión.

Las entidades del estado de igual manera

poseen estos órganos, tal vez dependiendo del
sector en el que se desenvuelven tienen
nombres diferentes según las funciones que
desempeñan.
Además de estos órganos, también existen los
comités.
Codificación de
organigramas
6. No confundir áreas o dependencias con cargos

• Hay entidades que en su organigrama aparecen

no áreas sino cargos y esto no está mal, ya que es
un tipo de estructura organizacional.
• Pero, para facilitar la aplicación del principio de
procedencia, además de los procesos de gestión
documental, entre una estructura por cargos y
una estructura orgánico – funcional, esta última
es bajo la cual se debería tomar la base.
• En el caso que todo el organigrama esté por
cargos, deberías analizarlo y convertirlo a áreas o
dependencias.
7. Solo se trabaja con la estructura organizacional reconocida y aceptada.

• La estructura actual se identifica

porque está reconocida y aprobada por
un acto administrativo como un decreto
o resolución en las entidades públicas.
• En las privadas puede ser por acuerdo
de junta, o por acta, o por circular. Lo
que la empresa utilice para fijar las
decisiones.