Abril 2015 Artículo Técnico de la Comisión de Desarrollo SE Auditoría Interna - Sur Núm.

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Relación de la Auditoría Interna con la alta dirección

 2014 – 2016

C.P.C. Jorge Alberto Téllez Guillén

Presidente

C.P.C. Ricardo Paullada Nevárez

Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación
Profesional

L.C.P. Luis Bernardo Madrigal Hinojosa

Director Ejecutivo

Comisión de Desarrollo SE Auditoría Interna – Sur

Presidente
C.P.C. Agustín Francisco Albarrán Carranza

Vicepresidente
C.P.C. Adolfo Ramírez Fernández del Castillo

Secretario
C.P. Salvador Cruz Hernández

Integrantes
L.C José Antonio Alverde Lanzagorta
C.P. Juan Fernando Calvillo Armendariz
C.P. Gerardo Díaz Valdez
C.P.C. Jaime Ignacio García Jiménez
C.P. Mario Enrique Mota Sevchovicius
Mtro. y L.C. Gabriel Sánchez Aguirre
C.P. Gabriel Sánchez Curiel
C.P. Mario Sánchez Martínez
C.P. José de Jesús Sandoval Muñoz
C.P. Fernando Soto Barreto
L.A.F. Adolfo Tanda Aguayo
C.P.C. Fernando Pérez Mendoza
L.C.I. Israel Pichardo Camargo
C.P. Arturo Salvador Reyes Figueroa
C.P. Antonio Salas Hernández

Gerencia de Comunicación y Diseño

Comisión de Desarrollo Sector Empresa Auditoría
Interna - Sur del Colegio, año III, núm. 25, abril de 2014.
Boletín Informativo edición e impresión por el Colegio de
Contadores Públicos de México, A.C. Responsables de
la Edición: Lic. Jonathan García Butrón, Lic. Asiria
Olivera Calvo, Lic. Aldo Plazola González. Diseño: Lic.
Dafne Tamara Portillo. Bosque de Tabachines Núm. 44,
Fracc. Bosques de las Lomas, Deleg. Miguel Hidalgo
11700. El contenido de los artículos firmados es
responsabilidad del autor; prohibida la reproducción total
o parcial, sin previa autorización.

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 I. Introducción

En su Declaración Número 1, esta Comisión ha señalado que Auditoría Interna enfrenta

la responsabilidad de ser parte de la sinergia de la empresa para contribuir al logro de los
objetivos de la entidad, mediante el valor de sus recomendaciones en materia de riesgos,
eficiencia y eficacia de las operaciones; la optimización de los recursos humanos,
materiales y financieros de la organización, así como respecto a la confiabilidad de la
información financiera y operativa.

Es conveniente que Auditoría Interna participe, con voz pero sin voto, en los comités
institucionales y en juntas que decidan estrategias y operaciones de la empresa,
aportando sugerencias constructivas que enriquezcan la gestión, sin caer en un conflicto
de intereses.

Esto implica que Auditoría Interna tenga libertad de acción y de acceso a las
instalaciones, registros, archivos e información de cualquier índole para el cumplimiento
de su responsabilidad, por lo que su personal queda obligado a mantener una actitud
independiente y apegada a la ética, disciplina y conductas necesarias para mostrar
impecablemente, y de manera convincente, su objetividad frente a todo el personal de la
empresa.

De acuerdo con lo anterior, las relaciones que Auditoría Interna mantiene con la alta
dirección de la empresa y con todo el personal de ésta, incluyen varias vertientes:

a) Las comunicaciones para el desarrollo y aplicación de los procedimientos de

auditoría.
b) El proceso de comentarios con el personal de las áreas auditadas, enfocado a
preparar el informe de auditoría.
c) La comunicación formal y por escrito que implica emitir y entregar el informe.
d) El seguimiento al cumplimiento de los compromisos asumidos por la alta dirección,
respecto a las recomendaciones que incluye el informe de auditoría.

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 Los párrafos siguientes muestran los requisitos básicos que deben cumplirse en cada
una de dichas vertientes.

II. Comunicaciones para el desarrollo de la auditoría

El personal de Auditoría Interna está obligado a cumplir con normas de conducta

profesional, que contribuyan a la calidad de sus trabajos para lograr el respeto, confianza
y reconocimiento de los directivos, sustento para construir la credibilidad en la función.
Dentro de dichas normas de conducta destacan:

1. Cumplir fielmente con el secreto profesional respecto a la organización y a todos

los documentos, registros e información sobre ella; incluyendo la que el auditor
reciba de manera verbal. Lo anterior es aplicable a toda información, cuya difusión
interdepartamental esté restringida.
2. Cumplir estrictamente con las normas y reglamentos de seguridad y de control
interno implantados por la organización.
3. Comportarse con educación y cortesía en todo momento.
4. Evitar hacer comentarios sin sustento a los ejecutivos y al personal de la empresa.
5. No involucrarse en rumores, polémicas o discusiones de ninguna naturaleza con
el personal de la empresa.
6. En caso de participar en actividades sociales organizadas por la alta dirección,
debe tener cuidado de que las relaciones derivadas de estos eventos no interfieran
con las decisiones que toma en el desarrollo de sus actividades.

III. Proceso de comentarios con el personal de las áreas evaluadas

El auditor interno debe emitir un memorándum dirigido al funcionario responsable del área
o proceso auditado, en el que formaliza el inicio de la auditoría y en el que, además,
ratifica los siguientes puntos:

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 1. Objetivos de la auditoría, alcance y duración estimada para su ejecución.
2. Nombres y jerarquías de los auditores que la llevarán a cabo.
3. Compromiso de comentar primeramente con el ejecutivo, todos los hallazgos
derivados de la auditoría; con el fin de escuchar sus puntos de vista, de cara a la
emisión del informe del auditor.

En dicho memorándum, también se destaca que los trabajos de auditoría forman parte
del plan anual aprobado por el Comité de Auditoría, y se agradece anticipadamente el
apoyo del ejecutivo a cargo del área involucrada y de todo su personal. Copia de este
memorándum debe enviarse al Presidente del Comité de Auditoría y al Director General.

IV. Comunicaciones para emitir y entregar el informe de auditoría

Es importante destacar que el informe de auditoría es la comunicación dirigida a

funcionarios de la empresa y al Comité de Auditoría, que incluye recomendaciones
preventivas y de remediación sobre la organización, los sistemas, las operaciones y el
capital humano, derivadas de la aplicación de los procedimientos de auditoría. El informe
es el producto del trabajo del auditor interno y, de manera indirecta, del personal del área
auditada.

Antes de emitir su informe, el auditor debe comentar sus recomendaciones con el dueño
del proceso o ejecutivo involucrado. Para ello es necesario que el auditor interno cumpla
con ciertos requisitos básicos de calidad, relativos a la evidencia que respalda su informe,
con lo cual el auditor interno demuestra respeto hacia el auditado y construye un dialogo
positivo para lograr los objetivos de la auditoría. Dichos requisitos deben ser, por lo
menos, los siguientes:

1. Conocer profundamente la estructura o el sistema sobre el que se llevó a cabo la

auditoría a que se refiere el informe.
2. Jerarquizar en orden de importancia los hallazgos y recomendaciones,
identificando las más significativas, de acuerdo con los riesgos que involucran.

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 3. Describir no sólo problemas, sino soluciones factibles, accesibles, objetivas e
integrales; dando a la redacción un perfil ejecutivo, breve, concreto y sin adjetivos
calificativos.

Cumplidos los requisitos anteriores, el auditor interno debe preparar el borrador de su

informe y enviarlo en compañía de un memorándum, exclusivamente al dueño del
proceso o ejecutivo auditado, destacando la importancia de su lectura y la necesidad de
una próxima reunión para establecer acuerdos y plazos sobre el cumplimiento de las
recomendaciones que dicho borrador incluye. El margen de espera para esta reunión
debe ser especialmente corto.

La reunión con el ejecutivo involucrado es un punto crítico en las comunicaciones para

preparar el informe de auditoría; por ello, como preámbulo, es importante destacar que
tiene el propósito de que el área auditada se entere oportunamente de los riesgos y
oportunidades que existen en su estructura y en sus sistemas.

También es conveniente subrayar, con especial prudencia, que las recomendaciones de

auditoría no son una imposición, sino una opinión para contribuir a agregar valor a la
organización. En este marco es importante ofrecer al auditado la evidencia que sustenta
la recomendación, e insistir en la necesidad de reacciones inmediatas frente a los riesgos
detectados.

Otro señalamiento, dentro del preámbulo para construir un clima positivo en esta reunión,
es que las recomendaciones del auditor interno son el resultado del tiempo que ha
invertido el área auditada para proporcionarle toda la información y los apoyos
requeridos. Finalmente ha sido un trabajo de equipo, cuyo propósito es generar valores
agregados en beneficio de la empresa.

Desahogados los puntos anteriores, el auditor interno da lectura a sus recomendaciones

y, para cada una de ellas, debe obtener la respuesta del ejecutivo involucrado. Aquí
deben contemplarse dos posibles opciones:

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 1. La aceptación de la recomendación, incluyendo fecha estimada para cumplirla.
2. El rechazo de la recomendación; en cuyo caso, el funcionario deberá aportar
argumentos sustentados cuya descripción aparecerá literalmente en el informe de
auditoría.

La estructura del informe de auditoría admite diversos diseños y presentaciones. En todo

caso, debe incluir una opinión sobre la confiabilidad del control interno y mención del
grado de riesgo que enfrenta el área auditada como consecuencia de las excepciones
encontradas. Ambos puntos deben ser congruentes con la importancia e impacto de las
recomendaciones.

Considerando que el informe se dirige a los funcionarios del más alto nivel en la empresa
y, desde luego al Comité de Auditoría; es necesario que, en conjunto, sus componentes
consideren los siguientes requisitos básicos:

1. Debe ser corto, ejecutivo, sobre acciones correctivas y resultados.

2. Debe incluir puntos concretos; sin descripciones sobre procedimientos de
auditoría, reseñas sobre alcances e información miscelánea que sólo interesa al
auditor.
3. No debe incluir adjetivos calificativos o alarmistas, ni términos técnicos que
escapan a la capacidad profesional del auditor.
4. Debe incluir más sobre previsión y productividad.

Un componente indispensable del informe de auditoría es una síntesis de las respuestas

del funcionario responsable del área auditada, a cada una de las recomendaciones.

V. Seguimiento al informe de auditoría

Dentro de las relaciones del auditor interno con los altos niveles directivos de la empresa,
el seguimiento a sus recomendaciones marca la terminación de un ciclo, el cual consiste
en cerciorarse de que todos los compromisos incluidos en el reporte de auditoría se hayan
cumplido en tiempo y forma por los responsables.

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 Para salvaguardar la comunicación constructiva entre las partes, la administración es
responsable del seguimiento de los hallazgos identificados, por lo que Auditoría Interna,
de acuerdo con la evidencia adecuada, su criterio y juicio profesional, definirá aquellos
que pueda considerar concluidos. El seguimiento debe estar respaldado por un sistema
de consecuencias aprobado por la Alta Dirección.

VI. Conclusiones

En relación con las prácticas institucionales que caracterizan a un buen gobierno

corporativo, destaca la importancia y formalidad que los altos niveles directivos muestran
respecto a las recomendaciones de Auditoría Interna. Considerando los recursos
humanos y materiales invertidos, la falta de cumplimiento a un informe de auditoría
implica daños y contingencias sobre el patrimonio de la empresa.

En el marco de las relaciones que Auditoría Interna mantiene con los altos niveles
directivos de la empresa, exhortarlos a trabajar en equipo para administrar los riesgos
cotidianos, es una de sus responsabilidades más significativas.

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