 Aptitudes para gestionar el tiempo.

 Aptitudes para llevar registros.

 Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
 Aptitudes para transcribir audio.
 Bien organizado.
 Buen trato por teléfono.
 Bueno en gramática, puntuación y ortografía.
 Capacidad para priorizar tareas.
 Capacidad para trabajar en equipo.
 Capaz de mantener información confidencial.
 Capaz de prestar atención al detalle.
 Capaz de tomar la iniciativa.
 Capaz de trabajar con vencimientos.
 Cuidadoso.
 Destrezas en informática.
 Educado.
 Habilidad en mecanografía.
 Habilidad para escribir en inglés.
 Habilidad para los números.
 Habilidades comunicativas.
 Metódico.
 Preciso
 Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.
 Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, bases de
datos, etc.)
 Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
 Tener capacidad de síntesis.
 Saber trabajar en equipo.
 Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o las fotocopiadoras.
 Tener habilidades comunicativas orales y escritas.
 Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.

Los auxiliares administrativos ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas. Realizan una gran
variedad de funciones administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información; fotocopiado; archivado;
tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico.
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Funciones
Los auxiliares administrativos trabajan en despachos y oficinas, contribuyendo al buen funcionamiento de los sistemas
administrativos y de información de la empresa. Generalmente trabajan bajo la supervisión del administrativo o de un superior
jerárquico.

Entre sus funciones concretas destacan:

 El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos, fotocopiado, archivado, atención al
teléfono, registro de los mensajes y gestión de los artículos de papelería y otros materiales. También suelen realizar
sustituciones en recepción o en la centralita telefónica.

 Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o miembro del personal. También pueden
gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.
 Control y actualización de registros. Actualmente, la mayoría de las empresas utilizan bases de datos informatizadas para
desarrollar esta función, aunque puede ser necesario el registro de información cumplimentando formularios o escribiendo
notas.

 Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos importantes estén debidamente registrados y
almacenados. Posteriormente, pueden encontrar la información a petición de otros miembros del personal.

 Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las ausencias del personal, contribuciones de
jubilación, reclamaciones de reembolso por gastos y derechos a vacaciones.

 Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos financieros de la administración de la oficina,
como la preparación de facturas y el cálculo del coste de los pedidos de los clientes. Pueden encargarse de calcular los
salarios sobre la base de las hojas de asistencia de los empleados, la deducción de impuestos, el seguro de enfermedad y las
cotizaciones a la seguridad social.

 Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o de voz grabada (transcripción de audio).

 Gestión óptima del tiempo. Aprovechar al máximo los plazos disponibles es una cuestión clave para cualquier
organización. La eficacia implica hacer las cosas bien en el tiempo disponible.
 Capacidad de organizar. Archivar, registrar y optimizar la información son tareas que deberás desempeñar
habitualmente. Si tienes un don innato para ello, te convertirás en vital para tu empresa.
 Trabajo en equipo. Las funciones del auxiliar administrativo no se realizan en aislamiento, sino entre equipos de
trabajo. Si te sabes integrar en ellos y tu labor favorece el rendimiento colectivo, serás considerado muy valioso.
 Discreción y compromiso. Por tus manos y ante tus ojos pasará mucha información confidencial y secretos
corporativos. Tu capacidad de guardarlos ha de ser máxima.
 Comunicación interpersonal, tanto escrita como hablada. Si sabes expresarte, escuchar, tienes empatía y pones lo
propio en común con eficacia, todos te querrán en su equipo.
 Destrezas ofimáticas. Tendrás que manejarte en una serie de programas informáticos. Muchos de ellos son
generales, otros específicos de tu empresa. Tu talento natural para aprenderlas será muy positivo.
 Manejo de idiomas. En algunas empresas con vocación internacional, es una habilidad muy valorada.
 Rigor y precisión. Cuando trabajas con números, documentos y datos objetivos, ser metódico, mentalmente
organizado y rápido en los cálculos resulta decisivo.
 Atender las llamadas telefónicas. En este sentido, encarnan la imagen de la organización. Han de ser capaces de
resolver estas conversaciones o dirigirlas a las personas indicadas.
 Contestar correos electrónicos o gestionar su redistribución a los cargos adecuados. Es una labor similar a la
anterior, pero a través del e-mail.
 Recibir y atender a las visitas en un primer momento. Sus dotes de comunicación son fundamentales para crear
vínculos emocionales con los visitantes.
 Gestionar, tramitar, archivar y enviar documentos. Se encargan de llevar a cabo todas estas tareas. A ellos
recurrirán sus compañeros cuando precisen documentaciones administrativas.
 Realizar cálculos básicos, tanto presupuestarios como económicos y de aprovisionamiento. Sus labores incluyen
realizar o supervisar facturas, hacer valoraciones presupuestarias, calcular márgenes, etcétera.
 Trabajar en equipo con sus compañeros de administración. Los individualismos no suelen ser habituales en estas
labores.
 Mantener actualizada la agenda corporativa. Es una tarea esencial para poder cumplir después con todos los
compromisos.
 Tramitar expedientes.
 Estar al tanto de los procedimientos, las licitaciones y las normas de las administraciones públicas en relación con el
ámbito de actividad empresarial.
 Aprovechar y optimizar los recursos y equipos disponibles en la oficina.
 Trabajar y manejar los equipos informáticos y las aplicaciones de la empresa