¿QUÉ ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

Una persona responsable de proporcionar

varios tipos de asistencia administrativa se
denomina asistente administrativo o, a
veces, especialista en apoyo administrativo.
Los Asistentes administrativos se encargan
de asegurar el buen funcionamiento de una
oficina o empresa realizando labores
administrativas, tales como archivar,
planificar y coordinar las actividades
generales de la oficina, además de redactar
los reportes correspondientes.
Los asistentes administrativos realizan
tareas administrativas en casi todas las
industrias. Algunos asistentes
administrativos, como los de la industria
legal, pueden estar más especializados que
otros. La mayoría de los deberes de los
asistentes administrativos giran en torno a la
gestión y distribución de información dentro
de una oficina. Esto generalmente incluye
contestar teléfonos, tomar notas y mantener
archivos. Los asistentes administrativos
también pueden estar a cargo de enviar y
recibir correspondencia, así como de
atender a los clientes.
Habilidades necesarias para
ser asistente administrativo
Si bien la mayoría de los asistentes
administrativos califican para puestos de
nivel de entrada con un diploma de
escuela secundaria, aquellos que
trabajan en el campo médico o legal
pueden necesitar aprender
conocimientos específicos de la industria.
Para ello, deberás aprobar una
certificación o culminar algún programa
de grado asociado, además de tener las
siguientes habilidades:
● Debido a las tareas diarias, es
importante que todos los asistentes
administrativos tengan un
conocimiento sólido en las
funciones básicas de oficina,
habilidades informáticas,
terminología comercial,
profesionalismo y buena gramática.

● Los asistentes administrativos

también deben tener integridad al
manejar información sensible que
debe mantenerse confidencial para
proteger la privacidad del cliente o
del empleado.
● Para tener éxito como asistente
administrativo, las personas deben poseer
sólidas habilidades interpersonales para
interactuar de manera efectiva con otras
personas a fin de crear un ambiente de trabajo
positivo, habilidades organizativas para
mantener los archivos en el orden adecuado
para un buen funcionamiento de la oficina y
habilidades de escritura para redactar
memorandos con precisión y tono profesional.

● Supervisar varias operaciones diarias de la

oficina. Programar citas, recibir y entregar la
correspondencia y manejar los correos
electrónicos entrantes y responderlos. Editar,
hacer fotocopias y archivar documentos.
Programación de reuniones y entrevistas.
● Los asistentes administrativos tienen
personalidades distintas. Suelen ser
individuos convencionales, lo que significa
que son concienzudos y conservadores.
Son lógicos, eficientes, ordenados y
organizados. Algunos de ellos también son
emprendedores, cualidad que los hace ser
asertivos, extrovertidos, enérgicos,
entusiastas, confiados y optimistas

● Son los particulares los emisores y la

Administración, el receptor. No son
documentos administrativos en sí mismos,
pero el ciudadano participa de la actividad
administrativa e inicia con ello un
procedimiento administrativo.
Tipos de documentos generados por
los ciudadanos:
● De sugerencia
● Solicitud
● Recurso
● Reclamación
● Denuncia
● Alegación
CONCLUSIÓN:
En conclusión, los administrativos gestionan, organizan,
planifican, atienden a los pacientes o usuarios y realizan
tareas administrativas, de soporte y apoyo a la
organización.
Es posible que se requiera que los asistentes
administrativos en algunos campos tengan un amplio
conocimiento profesional. En consecuencia, las funciones
de estos asistentes pueden ser más especializadas. Por
ejemplo, es posible que los asistentes administrativos
legales deban tener una comprensión profunda de la
terminología y los procedimientos legales, mientras que
los asistentes médicos pueden necesitar estar bien
versados en el trato con las compañías de seguros y la
lectura de informes médicos.