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CENTRO DE COMERCIOORIENTACIÓN COMERCIALGUIA 3 SÉPTIMO GRADONOMBRE------------------------------------------------------------------------------------------------------GRADO------------FECHA--------------COMPETENCIAS:

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Identfcar en su enorno sociolaboral las exigencias y perfl soliciado por las empresas en la selección de aspiranespara ocupar cargos secreariales.

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Reconocer la imporancia de una excelene preparación académica que debe ener una persona para ocupar uncargo secrearial.

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Maniesar a ravés de su comporamieno y desempeño los conocimienos y actudes aprendidos.

EXPLORACIÓNAnaliza la situación

- Sebastán es el asisene de Gerencia de una prestgiosa empresa desde hace res años y ha enido mucho éxio en sugestón secrearial asisencial. Sin embargo, como persona tene muchas difculades con los compañeros de rabajo.Nadie sopora su mal genio ni su inransigencia. Sebastán piensa que lo único que cuena para la empresa son losresulados proesionales.

 

¿Qué le aconsejarías a

S

ebasán?Cuánto sabes…

1.En la selección de aspiranes para ocupar cargos secreariales. ¿Cuáles son los niveles de exigencia soliciado por lasempresas?2.¿Cuál crees que debe ser el perfl que debe poseer el aspirane para ocupar cargos secreariales?3.escribe 5 caracerístcas que observes en la imagen

CONTEXTUALIZACIÓNNIVELES DE OCUPACIÓN EMPRESARIAL

Los avances ecnológicos, en cuano al manejo de la inormación, han llevado a las empresas a clasifcar el gruposecrearial en res niveles de exigencia: Secrearia auxiliar, secrearia general o secrearia auxiliar conable y secreariaejecutva. Su ubicación esá direcamene relacionada con el nivel de esudios y la acualización en las nuevasecnologías, que sobre la proesión posea la secrearia.NivelConocimienos écnicosFunciones SecreariaAuxiliarDigiaciónRecepción personalRecepción eleónicaTécnica de archivoRelaciones inerpersonalesTécnicas para la elaboración de documenosProcesamieno de exo.Digiar correspondencia de negocios, documenos comerciales, especiales, conables, y legales, aplicando las normas Iconec vigenes; aender al público inerno y exerno, en orma personal y eleónica y manener al día el archivo.SecreariaGeneral o SecreariaAuxiliar conableDigiaciónAención y servicio al clieneOrganización de archivosTécnicas en elaboración de Transcripción mecanográfca en procesador de palabras, redacción de correspondencia de negocios, acas, inormes; organizar y coordinar reuniones de rabajo, llevar regisro de cias y compromisos del jee, liquidar documenos comerciales y llevar caja menor; eecuar

NUEVO PERFILNUEVO PERFILSECRETARIALSECRETARIAL

 

2documenosRelaciones inerpersonalesCorrespondencia de negociosNociones de conabilidadComunicacionesOrganización de reunionesProcesamieno de exoHoja elecrónicaconroles conables por compuador, recibir, revisar, clasifcar, disribuir y archivar correcamene, correspondencia y demás inormación relacionada con las actvidades de la dependencia; suminisrar y conrolar el présamo de documenos, rasladar al archivo permanenelos documenos que, según normas esablecidas, deba enviar; velar por el uso y manenimieno adecuado de los elemenos, programar y soliciar los elemenos necesarios para la dependencia y recibir y ransmitr mensajes direcamene o por ax, en español o en oro idioma.SecreariaejecutvaRelaciones inerpersonalesRedacción correspondencia de negociosAdminisración de documenosComunicacionesRelaciones públicasOrganización de evenosTécnicas en elaboración de documenosPrincipios de adminisraciónAdminisración de personalInglés u oro idiomaProcesamieno de exoHoja elecrónicaBase de daosSoware aplicadoCoordinar actvidades de comunicación a nivel inerno y exerno; programar, organizar y partcipar en reuniones,  junas y evenos, coordinar y asesorar el personal a su cargo; redacar correspondencia, recibir y ransmitr mensajes direcamene o por ax, en español o en oros idiomas, solucionar problemas, elaborar arjeas de oda índole, diligenciar la documenación requerida de las actvidades relacionadas con el mercadeo nacional e inernacional; preparar inormación propia de la dependencia, utlizando hoja elecrónica o base de daos, para la oma de decisiones; utlizar soware especializadospara aquellas actvidades que así lo requieran (grafcadores, agenda elecrónica, correo elecrónico) y elaborar planes de rabajo a coro y mediano plazo.

PERFIL SECRETARIAL

Para odos y cada uno de los niveles de ocupación secrearial, es requisio indispensable poseer un perfl humano, unoadminisratvo y uno écnico así:PERFILCARACTERÍSTICASACCIONESHumanoActudesAmabilidad, coresía, simpaa, dinamismo, positvismo, aco, sigilo, empaa y excelene presenación personal.Sisemas de valoresSinceridad, auorreconocimieno, honradez, lealad, auovaloración y responsabilidad.Proyección socialColaboración, compañerismo, rabajo en equipo, liderazgo, sociabilidad, iniciatva y adapabilidad.AdminisratvoOrganizaciónPlanear, conrolar, ejecuar, regula, adminisrar y represenar.LiderazgoDelegar, coordinar, asesorar, dirigir, ormar equipos de rabajo, conrol, imparcialidad, capacidades y aptudes directvasToma dedecisionesCapacidad de análisis, selección, evaluación, decisión y seguridadDominioTécnicoDigiación, archivo, relaciones públicas, legislación laboral, ofmátca, elemátca, conabilidad y adminisración de documenos.

 

3TécnicoManejo deInormaciónEscuchar, ransmitr, relacionar, acualizar, comunicar, agenda elecrónica y correo elecrónico.RedacciónFacilidad de expresión oral y escria, claridad, precisión, concisión y sencillez, Excelene orograa.

CUALIDADES DEL OFICINISTAINTELECTUALES

Conviene desacar las siguienes:

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Culura general: leer diarios, revisas y publicaciones en general, nacionales e inernacionales, para esarinormado sobre emas de acualidad.

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Conocimieno de los objetvos y misión de la empresa para la cual se rabaja.

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Capaciación y acualización proesional permanenes: renovar, cambiar o evaluar los conocimienos adquiridos,asistendo a cursos, seminarios o congresos relacionados con su área.

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Capacidad de observación y ampliud de memoria.

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Saber escuchar para comprender mejor y dar respuesas adecuadas.

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Concenración en las dierenes areas que se realizan.

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Aptud para desarrollar dos o más actvidades simuláneamene.

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Iniciatva.

 

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Sentdo común.

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Habilidad para seguir insrucciones.

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Meas personales y proesionales.

CUALIDADES MORALES

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Sobresalen las siguienes:

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Responsabilidad

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Enusiasmo

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Discreción

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Veracidad

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Paciencia

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Honradez

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Lealad

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Sinceridad

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Respeo

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Efciencia

CUALIDADES SOCIALES

Es imporane desacar:

Capacidad para trabajar en equipo

: alcanzar objetvos mediane el rabajo conjuno.

Capacidad para dirigir

: disribuir areas y coordinar el rabajo de personas que esén a su cargo.

Orden:

 en los documenos que se manejan, en los elemenos que se utlizan, en el rabajo que se realiza, en lapresenación personal y en el desarrollo de las ideas.Habilidad para comunicarse eectva y ácilmene, y alcanzar los objetvos propuesos.Simpaa y coresía en el rao con las personas.Taco y prudencia para manejar cualquier tpo de siuación imprevisa.Excelene comporamieno y relaciones humanas. Adapabilidad a oda siuación que pueda presenarse. Flexibilidad. Sentdo del humor. Tolerancia. Esabilidad emocional. Solidaridad.

CUALIDADES FÍSICAS

 Conviene señalar las siguienes: