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Valoración y Disposición de Documentos

El documento describe el valor y disposición final de varios tipos de documentos, incluyendo letras de cambio, obligaciones hipotecarias, contratos, memorandos, informes y actas de juntas directivas. Explica que las letras de cambio prescriben a los 3 años, las obligaciones hipotecarias se conservan mientras dure el compromiso que respaldan, los contratos se conservan 3 años, los memorandos se archivan electrónicamente por 2 años, los informes se transfieren al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención

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El documento describe el valor y disposición final de varios tipos de documentos, incluyendo letras de cambio, obligaciones hipotecarias, contratos, memorandos, informes y actas de juntas directivas. Explica que las letras de cambio prescriben a los 3 años, las obligaciones hipotecarias se conservan mientras dure el compromiso que respaldan, los contratos se conservan 3 años, los memorandos se archivan electrónicamente por 2 años, los informes se transfieren al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención

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Valoración documental y disposición final de los

documentos.

VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

Tipo Documental Valoración Documental Disposición final

Es un documento de pago en el que un persona La letra de cambio prescribe a los 3 años


física o jurídica ordena a otra que pague una contados desde la fecha de vencimiento de la
LETRA DE CAMBIO cantidad a un tercero, en una fecha letra de cambio, esto es, la fecha en que
establecida. vence el plazo para pagar la letra de cambio,
y puede tener distintas formas de
vencimientos.

Estos documentos son de carácter contable, Se conservarán por el tiempo que dure el
OBLIGACIONES legal y jurídico. Establecida la obligación Se compromiso que respaldan. Previniendo y sin
HIPOTECARIAS conservarán. Ya que las obligaciones deben ser poner en riesgo o peligro en el Archivo
registradas en la escritura y en el Certificado de Central. Después de este tiempo se pueden
Libertad. eliminar
Es un documento original de carácter Se debe conservar 3 años en el archivo de
administrativo, legal, fiscal y contable que sirve gestión y eliminar ya que los originales se
como testimonio ante la ley encuentran en el archivo de la división
financiera.
CONTRACTOS

Información que imparte un área específica de En medio electrónico se debe imprimir y


una compañía para hacer recomendaciones, archivar por un periodo de dos años.
MEMORANDO dar indicaciones o transmitir información de un
responsable a sus subordinados.

Estos contienen información de valor Una vez cumplido el tiempo de retención en


administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable, el archivo de gestión y central se transfiere al
INFORMES ya que, estos proporcionan información del archivo histórico en su soporte original.
estado de la empresa.

Documento oficial que debe ser conservado  10 años en archivo activo.


ACTA DE JUNTAS porque allí se plasman las principales  Disposición de conservación total y
DIRECTIVAS decisiones que cambian el rumbo de la microfilmación.
compañía. Por eso tiene valor administrativo,
fiscal, legal y contable.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/
10.6%20tablas%20de%20retencion/Trdjunio_2016.pdf

MARCELA GALVIS TORO.

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