VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION

FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Elaborado por:
Rey De Jesús Otero Vargas
C.C. 1.004.998.302.
Instructor:
José Rafael Casas Husman
Fecha: 11/10/2020.
 VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS
DOCUMENTOS

La valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que

consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las
series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación total o parcial.

La disposición final de documentos hace referencia a la tercera etapa del ciclo

vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su
eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Ejemplos:

1. Libros contables: el documento tienen valor contable, administrativo,

técnico, legal y fiscal, se conservan porque son un requerimiento de las
entidades de control y su disposición final es el Código de Comercio
dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad,
correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros.

2. Nominas: su valor documental es la información laboral relacionada con

la nómina, son todos los documentos que se generan durante la relación
laboral e identifican pagos realizados al trabajador o entidades a las
cuales se encuentra afiliado, su disposición final es el tiempo de
retención documental recomendado: 80 años.  Los primeros dos años en
el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.

3. Historial laboral: el valor documental se entiende por unidades

documentales complejas, los cuales en su interior hay afiliaciones a
seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables.
Su disposición final es luego de su última consulta se puede conservar
hasta 90 años.

4. Contratos: su valor documental se describe como un documento

original de carácter administrativo, legal, fiscal y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley por que justifica el gasto público, además de
comprobar que se recibió o proporciono un bien o servicio. En la
disposición final según la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre,
recomienda guardarla durante 10 años.
5. Actas de juntas directivas: el valor documental de estas se conservan
porque allí se plasman las principales decisiones que cambian el rumbo
de la compañía. Por eso tienen valor administrativo, fiscal, legal y
contable. Por otro lado, su disposición final es que una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo
central, se digitaliza con fines de consulta, cumplido su tiempo en el
archivo central se transfiere al archivo histórico.

6. Informes: posee como valor documental, contenido de información de

valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable, por cuanto informan
los estados de la empresa. Así como también, su disposición final
una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y
central se transfiere al archivo histórico en su soporte original, la
conservación obedece al cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de
AGN.