El papel de un gerente de proyectos dentro

de diferentes estructuras organizativas

En el último video, aprendiste sobre la forma en que se organiza una empresa, lo que se conoce
como estructura de la organización. También aprendiste que dos de las estructuras organizativas
más comunes son la clásica y la matricial.

Comprender las diferencias entre las estructuras clásica y matricial puede ayudarte a hacer
preguntas durante una entrevista de trabajo para comprender bien el rol y las responsabilidades del
puesto en cuestión. Esto también te ayudará a entender qué destrezas serán más importantes para ti
si consigues el puesto.

Una vez que te contratan para un puesto, conocer la estructura de una organización puede ayudarte
a identificar los puntos clave de la comunicación y los principales interesados. También puede
ayudarte a navegar dentro de la organización cuando necesitas ayuda o saber quién tiene autoridad
en una situación determinada. Examinemos las características de cada una de estas estructuras
organizativas en mayor profundidad para que puedas identificar el tipo de estructura que tiene una
organización en particular y cómo navegar por ella como gerente de proyectos.

Estructura clásica
La estructura clásica es un sistema jerárquico vertical, en el que un director ejecutivo (CEO) tiene
autoridad directa sobre varios gerentes de departamento. El director del departamento tiene
autoridad directa sobre otras secciones de empleados. Este sistema requiere comunicación tanto
ascendente como descendente. En una estructura clásica, la autoridad comienza arriba y se
distribuye hacia abajo. Suele ser necesario informar con frecuencia del estado actual del proyecto
para que los niveles de gerencia mantengan informados a los directivos superiores.

Las organizaciones clásicas también se denominan organizaciones funcionales, porque la

organización se divide en departamentos según la función. Cada departamento está dirigido por un
gerente funcional y los empleados se agrupan según las funciones de su puesto. Por ejemplo, la
función principal de Cielos sin Límites, una compañía aérea, es volar aviones. Por lo general, hay
departamentos organizados de manera lógica para cumplir otras funciones importantes de la
empresa, como Marketing, Recursos Humanos y Estrategia. Los empleados suelen tener una
especialidad dentro de la organización y, por lo general, no trabajan en otras áreas durante las
operaciones cotidianas.

Gestión de un proyecto en una organización con

estructura clásica
Cielos sin Límites es una organización con una estructura clásica, como lo indica su informe u
organigrama.

Imagina que el directorio de Cielos sin Límites aprueba una iniciativa para modernizar la flota de
aviones actual a fin de transportar más pasajeros. El director ejecutivo designa a un equipo de
proyecto para rediseñar los aviones. El proyecto lo dirigirá un gerente de proyectos del
Departamento de Ingeniería e Innovación y, para tener éxito, requerirá representantes de Finanzas,
Marketing, Estrategia y Operaciones, junto con otros miembros del equipo del Departamento de
Diseño.

Por lo general, los miembros del equipo del proyecto mantienen su lugar en la estructura jerárquica
pero trabajan como un equipo. No forman parte de ninguno de los departamentos funcionales
preexistentes. En la estructura organizativa clásica, el equipo del proyecto se forma a partir de
departamentos preexistentes.

Si eres gerente de proyectos en una estructura de este tipo, quizás necesites consultar con los
gerentes funcionales para comprender de qué recursos dispones y la capacidad de cada compañero
del equipo, así como familiarizarte con los procesos internos y la estructura de aprobación de cada
función. Tu autoridad podría verse un poco limitada debido a la puja entre distintas prioridades, las
cadenas de aprobación y otras complejidades, pero definir de antemano qué se espera te permitirá
navegar por la organización y ejecutar tu proyecto con éxito.

Estructura matricial
La estructura matricial difiere de la estructura clásica en que los empleados tienen dos o más
gerentes. En las estructuras matriciales, tendrás personas “por encima” de ti, pero también habrá
personas en departamentos adyacentes a quienes tendrás que comunicar tu progreso laboral. Las
áreas funcionales tienden a cruzarse con mayor frecuencia y, según la naturaleza del trabajo, el
gerente responsable de cada área es quien tiene la mayor autoridad.

Si eres gerente de proyectos en una organización con estructura matricial, tu equipo tendrá
esencialmente al menos dos cadenas de mando o gerentes. Puedes pensar que el gerente de
proyectos es un gerente temporal mientras el empleado está asignado al equipo, mientras que el
gerente funcional es siempre el mismo, independientemente del proyecto del que participe el
empleado. El siguiente diagrama muestra cómo se organizaría Cielos sin Límites si tuviera una
estructura matricial.

Gestión de un proyecto en una organización con

estructura matricial
Imagina que Cielos sin límites está organizada en una estructura matricial. Su equipo de Excelencia
de Productos desarrolla un nuevo kit de cortesía para vuelos de larga distancia. Le piden al gerente
de proyectos que los ayude a recopilar material de marketing con datos de investigación sobre cómo
este producto satisface los deseos de los pasajeros. El gerente de proyectos trabaja en nombre del
equipo de Excelencia de Productos, pero puede trabajar en colaboración con el equipo de Marketing
para crear estos materiales.

Puedes leer una descripción general sobre las organizaciones matriciales en este artículo de PMI.

Conclusión clave
Tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales, los gerentes de proyectos deben definir
claramente las funciones y responsabilidades para poder trabajar de manera eficaz. Sin embargo, en
la mayoría de las organizaciones matriciales, algunos gerentes de proyectos o directores de
departamento pueden tener el mismo nivel de autoridad que los gerentes funcionales y operar de
forma más directa.

Ahora sabes cómo identificar las estructuras clásica y matricial, la función de los gerentes de
proyectos en ellas y cómo la estructura de una organización puede afectar los proyectos. Estás en
camino a convertirte en un gran gerente de proyectos en cualquier estructura organizativa.
El papel de una oficina de gestión de
proyectos
En esta lección, aprenderás sobre los diferentes tipos de estructuras organizativas. Los gerentes de
proyectos desempeñan funciones clave tanto en las organizaciones con estructuras clásicas como
matriciales. Dentro de ambos tipos de estructuras, suele haber un grupo dedicado específicamente a
la gestión de programas en la organización: la oficina de gestión de proyectos (PMO). En este
material de lectura, hablaremos sobre el propósito y las funciones de una oficina de gestión de
proyectos.

¿Qué es una PMO?

Una Oficina de gestión de proyectos, o PMO, es un grupo dentro de una organización que define y
establece los estándares y procesos de gestión de proyectos en toda la organización. A menudo,
actúa como un centro coordinado para todos los proyectos de la organización y contribuye a que
estos funcionen de forma más fluida y eficaz.

Los gerentes de proyectos de una organización pueden operar dentro de la propia PMO o dentro de
otros departamentos. En Google, por ejemplo, hay gerentes de proyectos que trabajan en una PMO
centrada en la excelencia operativa, pero también hay muchos gerentes de proyectos y programas
en otros departamentos de la organización.

¿Cuáles son las funciones de una PMO?

Las PMO brindan orientación y apoyo a los gerentes de proyectos de su organización. Comparten
prácticas recomendadas, comunican el estado de los proyectos y dirigen todos los proyectos de la
organización. Además, suelen encargarse de proyectos estratégicos. Estas son algunas de las
principales funciones de una PMO:

Planificación estratégica y dirección

Esta es la función más importante de una PMO. Implica definir los criterios del proyecto, seleccionar
los proyectos de acuerdo con los objetivos empresariales de la organización y, luego, presentar los
argumentos comerciales de esos proyectos ante los directivos.

Prácticas recomendadas
Las PMO ayudan a implementar las mejores prácticas y procesos dentro de la organización. También
comparten las lecciones aprendidas de proyectos previos exitosos. Además, ayudan a garantizar la
coherencia entre los proyectos de la organización al proporcionar orientación sobre procesos,
herramientas e indicadores.
Cultura común del proyecto
Mediante la capacitación de los empleados respecto a los enfoques óptimos y las prácticas
recomendadas, las PMO ayudan a definir prácticas comunes en relación con la cultura del proyecto.
Esto ayuda a mantener prácticas de gestión de proyectos coherentes y eficientes en toda la
organización.

Gestión de recursos
Las PMO suelen ser responsables de administrar y asignar recursos, como personas y equipos, entre
todos los proyectos de la organización en función del presupuesto, las prioridades, los cronogramas
y otros factores. También ayudan a definir las funciones y responsabilidades necesarias en un
proyecto determinado. Las PMO proporcionan capacitación, tutoría y entrenamiento a todos los
empleados, pero, sobre todo, a los gerentes de proyectos.

Creación de documentación, archivos y herramientas del proyecto

Las PMO proporcionan plantillas, herramientas y software a los miembros del equipo para ayudarlos
a gestionar los proyectos. También desempeñan un papel importante a la hora de llevar un registro
de los proyectos de la organización. Una vez que se cierra un proyecto, archivan todos los
documentos creados durante el proyecto para consultarlos en el futuro y capturar las lecciones
aprendidas.

Conclusión clave
En resumen, los propósitos clave de una PMO son los siguientes: planificación estratégica y
dirección, implementación de prácticas recomendadas de gestión de proyectos, definición de una
cultura común para los proyectos, gestión de recursos, y creación de documentación, archivos y
herramientas para los proyectos. Las PMO ayudan a sus organizaciones en la gestión de un gran
número de proyectos y a que todos los empleados trabajen en la misma dirección hacia los objetivos
de la organización.
 Aprender sobre la cultura de una
organización

Es importante que conozcas la cultura de la organización en la que trabajas o quieres trabajar.

Comprender la cultura de la empresa puede ayudarte a guiar a tu equipo a través de un proyecto.
Piensa en esta frase de Peter Drucker, un experto en administración: «La cultura se come a la
estrategia en el desayuno». Lo que Drucker quiere decir es que la cultura de una empresa siempre
influye en cuán exitosa es, independientemente de cuán efectivo sea el modelo de negocios de la
empresa. La cultura de una organización es fundamental para su estado general, para las personas
que trabajan allí y para sus clientes.

La importancia de la cultura de una organización

 Identidad: La cultura de una organización define su identidad. La identidad describe esencialmente
la forma en que la empresa lleva a cabo sus actividades, tanto interna como externamente. Los
valores y la cultura de una organización van de la mano; sus valores forman parte de su identidad. La
cultura de una organización es, en cierto sentido, como su personalidad. Por eso, es importante
conocer las declaraciones de misión y valores de tu empresa (o de la empresa objetivo). Las
declaraciones de misión y valores te ayudarán a comprender por qué existe la empresa y te darán
una idea de sus creencias y de cómo se comportará.
 Personas: Una organización con una cultura sólida y positiva logra conservar a los mejores
empleados. Las personas que se sienten valoradas, comprometidas y desafiadas tienen más
probabilidades de dar lo mejor de sí mismas y quieren impulsar el éxito. La cultura de una
organización puede ayudar a mantener a los empleados talentosos en una empresa, y también
puede atraer a grandes personas. En cambio, una cultura tóxica puede tener el efecto contrario. Es
importante encontrar una organización con una cultura que se adapte a tu personalidad. Una forma
de obtener más información sobre la cultura de una organización es hablar con las personas que
trabajan allí. También puedes tomar nota de la vestimenta, las expresiones y el comportamiento
general de los empleados actuales.
 Procesos: La cultura de una organización puede tener un impacto directo en sus procesos y, en
última instancia, en su productividad. Se inculca en toda la empresa, desde sus empleados hasta la
forma en que hacen su trabajo. Por ejemplo, una empresa que valora la retroalimentación y la
 participación de los empleados podría reflejarlo en sus procesos al incluir muchas oportunidades
para que los empleados expresen su opinión. Al permitir que los empleados se sientan escuchados,
esta empresa se adhiere a su cultura.

Comprender la cultura de una organización

Como gerente de proyectos, es importante que entiendas la cultura de tu empresa, especialmente
porque podría afectar a los proyectos en los que trabajas. La comunicación, la toma de decisiones,
los rituales, los estilos de gestión previos y los valores son algunos de los aspectos de la cultura de
una organización que están directamente relacionados con la forma en que gestionarás los
proyectos. Estas son algunas formas de obtener más información sobre la cultura de una empresa y
cómo se aplica a ti como gerente de proyectos:

Hacer preguntas
Puedes aprender sobre la cultura de una organización haciendo preguntas a la gerencia y a tus
compañeros. Puede ser útil formular estas preguntas en la fase de entrevista para comprender mejor
la cultura de la empresa antes de aceptar un puesto. Por ejemplo, podrías hacer preguntas sobre los
siguientes aspectos:

Atmósfera de trabajo
 ¿Cuál es el código de vestimenta de la empresa?
 ¿Cómo suelen compartir las personas el crédito por los logros?
 ¿Se alienta a las personas a asumir riesgos? ¿Qué sucede cuando fracasan?
 ¿Cómo apoyan y motivan los gerentes a su equipo?
 ¿Cómo interactúan las personas de este rol con los clientes y los usuarios?
 ¿Cuándo y cómo los miembros del equipo se hacen comentarios unos a otros?
 ¿Qué tradiciones laborales tiene la organización?
 ¿De qué formas celebra el éxito la empresa?

Políticas
 ¿Cuáles son las políticas relativas a las licencias por enfermedad y las vacaciones?
 ¿Ofrece la empresa flexibilidad a sus empleados (por ejemplo, trabajar desde casa u horarios de
trabajo flexibles)?
 ¿Qué políticas existen para ayudar a los empleados a compartir su identidad en el lugar de trabajo?

Procesos
 ¿Cuál es el proceso de incorporación de la empresa?
 ¿Cómo miden los empleados el impacto de su trabajo?
 Valores
 ¿Cuáles son la misión y los valores declarados de la empresa?
 ¿Cómo podría contribuir la persona que desempeña esta función con la misión de la organización?
 ¿Cómo alienta la organización el desarrollo y el crecimiento profesional?

Escucha las historias de las personas

Escuchar lo que los empleados actuales tienen para decir y cómo retratan a la empresa puede
decirte mucho sobre ella.

 ¿Qué tipo de experiencias tuvieron los empleados con proyectos similares en el pasado?
 ¿Qué pueden decirte sobre los principales interesados y clientes?

Toma nota de los rituales de la empresa

Los rituales pueden ser poderosos impulsores de la cultura. Involucran a las personas y ayudan a
inculcar un sentido de propósito y experiencia compartidos.

 ¿Cómo se celebran los cumpleaños y los días festivos?

 ¿Los empleados suelen almorzar siempre a la misma hora y en el mismo lugar?
 Observa las interacciones entre los empleados: observar cómo interactúan los empleados puede
ayudarte a adaptar tu estilo de interacción a las normas de la empresa.
 ¿Las interacciones con los empleados tienden a ser formales o informales?
 ¿Se invita a empleados de diferentes funciones a aportar ideas?

Comprende tu impacto
Como gerente de proyectos, te conviertes en agente del cambio. Recuerda que un agente del cambio
es una persona dentro de una organización que la ayuda a transformarse centrándose en mejorar la
eficacia e impulsar el desarrollo. Cuando empieces en un nuevo puesto, reúnete con la gerencia para
comprender mejor qué se espera de ti y cómo puedes aprovechar al máximo la oportunidad.

Mejora tus destrezas de comunicación

Las destrezas de comunicación interpersonal son una parte importante de la gestión de proyectos.
La forma en que una organización se comunica está directamente vinculada a su cultura. Lo más
probable es que interactúes con distintos departamentos y niveles de gestión durante la ejecución
de cada proyecto. Para comunicarte de forma eficaz, necesitarás entender cómo navegar por los
diferentes canales de la empresa. Cuando empieces en un nuevo rol, haz preguntas sobre las
prácticas de comunicación, como las siguientes: ¿Se acostumbra firmar los correos electrónicos en
nombre del equipo en lugar de hacerlo a título individual? ¿Las presentaciones deben incluir a todos
los miembros del equipo o las debe presentar únicamente el gerente del proyecto? Esto puede
ayudarte a cumplir con lo que se espera de ti.
Si abordas los proyectos de manera diferente a cómo se gestionaron proyectos similares previos,
podrías toparte con cierta resistencia. Aunque puede ser necesario romper con el statu quo en
ciertos proyectos, mostrar aprecio por la cultura de tu organización puede ayudar a los miembros de
tu equipo a aceptar las mejoras que implementes.

Conclusión clave
La cultura de una organización es importante porque tiene un impacto directo en ti como gerente de
proyectos, y aprender a navegar por la cultura de la organización te da una gran ventaja a la hora de
ejecutar proyectos. Ser capaz de navegar por las interacciones entre departamentos, comunicarte de
forma eficaz y planificar tu proyecto en línea con la cultura de la organización te ayudará a
prepararte para tener éxito en tu carrera profesional de gestión de proyectos.
 Caso práctico: Equilibrio entre la cultura
empresarial y los objetivos estratégicos
Como aprendiste, la cultura de una organización se refiere a los valores que comparten los
empleados, así como a los valores, la misión, la historia y aspectos similares de una organización. En
otras palabras, la cultura de una organización es, en cierto sentido, su personalidad. La cultura de
una organización puede contribuir con su éxito, tanto a nivel interno como externo. Cuando la
cultura de una empresa está alineada con su estrategia y sus objetivos corporativos, puede alcanzar
un nivel de desempeño impresionante. Al analizar una empresa para un posible trabajo nuevo,
comprender la cultura de la empresa puede ayudarte a decidir si es adecuada para ti y tus
prioridades. Además, como gerente de proyectos, comprender la cultura de una empresa puede
ayudarte a decidir cuándo es preferible que tus acciones y decisiones se adapten a la cultura y
cuándo puedes oponerte intencionalmente a la cultura para lograr cambios o crear mejoras. Veamos
un ejemplo de una organización con una cultura positiva y cómo se adapta un gerente de proyectos
en esa cultura.

La cultura de The Family Java

La cafetería The Family Java cuenta con más de 2,000 tiendas en todo el mundo. La cultura de The
Family Java está estrechamente vinculada a su estrategia y capacidades, y el equipo siente que esto
los diferencia de otras cafeterías. La empresa ha invertido en un enfoque orientado a las relaciones,
que da prioridad a los empleados. De acuerdo con su cultura, son los empleados quienes hacen que
la empresa sea única. Esto ayuda a fomentar un ambiente cálido, cómodo y tranquilo tanto para los
empleados como para los clientes. Debido a que la cultura organizativa de The Family Java ha
formado empleados que realmente se preocupan por la empresa y sus puestos de trabajo, esos
empleados crean un entorno igualmente agradable para los clientes.

La misión y los valores de The Family Java son un reflejo directo de este enfoque:

Misión

 Proporcionar un ambiente acogedor donde nuestros empleados se conviertan en nuestra familia y

nuestros clientes se conviertan en nuestros amigos.
Valores

 Crear un lugar donde todos se sientan bienvenidos.

 Dar siempre lo mejor de nosotros y hacernos cargo de los resultados.
 Tratar a los demás con respeto y amabilidad.
The Family Java ha trabajado arduamente para poder crear la estructura necesaria a fin de poner en
práctica su misión y sus valores a diario. Ponen en práctica estos valores y a la vez alcanzan nuevos
niveles de ventas y crecimiento. Por ejemplo, The Family Java cree en expresar el valor de dar
prioridad a sus empleados al gastar más en seguro médico para los empleados que en granos de
café. Cada empleado es fundamental para el éxito de la empresa y para poder cumplir su misión y
adherirse a sus valores. A su vez, la empresa hace que sus empleados se sientan valorados al ofrecer
muchas oportunidades de capacitación, becas de educación, asistencia para guarderías infantiles y
crecimiento dentro de la empresa.
The Family Java puede aprovechar el vínculo crítico entre cultura y objetivos estratégicos para lograr
un rendimiento óptimo. Al evaluar su cultura, la organización se centra en sus atributos positivos y se
adapta a lo que ha dado resultado y ha demostrado ser beneficioso. Al tomarse el tiempo para
perfeccionar lo que hace bien, The Family Java ha creado una cultura que expulsa la negatividad,
permite a los empleados dar lo mejor de sí mismos y se alinea con sus objetivos estratégicos.

La relación de un gerente de proyectos con la cultura de

la organización
Aprender los valores de la empresa
Avi estaba entusiasmado por comenzar a trabajar como gerente de proyectos en The Family Java.
Hizo preguntas sobre la cultura de la organización durante su entrevista de trabajo y se le informó
sobre el enfoque de la empresa de dar prioridad a las personas. La empresa donde trabajaba Avi
priorizaba la rentabilidad por encima del trabajo en equipo y la tutoría. Si bien la empresa tuvo
mucho éxito, a Avi le resultaba difícil involucrarse de manera sincera en su trabajo porque la cultura
se centraba en los resultados financieros y no en la satisfacción laboral de sus empleados. Avi sintió
que el enfoque de The Family Java se alineaba mejor con sus propios valores.

Aclaración de las expectativas de la empresa

El gerente de Avi en The Family Java dijo que su papel implicaría poner mucho énfasis en la
formación de equipos y en mantener la moral alta. Cuando comenzó, Avi le pidió a su gerente que
aclarara cuánto tiempo esperaba la empresa que se invirtiera en lograr los objetivos de formación de
equipos y mejora de la moral. También pidió sugerencias y orientación basadas en lo que se había
hecho anteriormente en la empresa. Si Avi hubiera hecho suposiciones erróneas sobre la cultura de
la empresa y hubiera intentado gestionar proyectos teniendo en cuenta la cultura de su empresa
anterior, podría haber priorizado la velocidad por encima de la colaboración y la comunicación.
Ahora, Avi sabía que necesitaría equilibrar cuidadosamente las expectativas relacionadas con la
cultura de The Family Java respecto a la carga de trabajo del proyecto para cumplir los plazos del
proyecto y lograr el resultado deseado.

Aplicar la cultura de la organización a un proyecto

Antes de comenzar su primer proyecto, Avi organizó un almuerzo para conocer a todo el equipo de
The Family Java. Luego, programó reuniones individuales con cada uno de los miembros de su
equipo para aprender más sobre su estilo de trabajo y sus objetivos profesionales. También les
preguntó cómo podía apoyarlos y eliminar cualquier obstáculo al que se enfrentaran. Uno de los
miembros del equipo de Avi, Miguel, dijo que tenía que empezar su jornada laboral temprano porque
recogía a sus hijos de la escuela a las 3:00 p.m. Después de oír esto, Avi evitó programar reuniones de
equipo a última hora de la tarde. Otra miembro del equipo, Elisa, le dijo a Avi que prefería las
conversaciones en persona o telefónicas antes que el correo electrónico, ya que sentía que se
comunicaba mejor verbalmente. Cuando Avi necesitaba hablar de algo con Elisa, se aseguró de
hacerlo en persona siempre que fuera posible. Avi siguió consultando regularmente a todos los
miembros de su equipo a medida que avanzaba el proyecto. También programó «charlas de café»
semanales con su equipo ya que, según aprendió, se trataba de una tradición de la empresa. Los
ejecutivos e interesados notaron los esfuerzos de Avi por alinear su estilo de gestión de proyectos
con la cultura organizacional de The Family y le brindaron apoyo para obtener los recursos que
necesitaba.

Conclusión clave
La cultura de cada organización con la que te encuentres será diferente e incluso podría cambiar con
el tiempo. Como gerente de proyectos, es importante que, al igual que Avi, dediques tiempo a
conocer la cultura de tu empresa, que se relaciona de manera directa con el éxito de tus proyectos.
El papel de un gerente de proyectos en la
gestión de cambios
En esta lección, aprenderás cómo contribuir con el proceso de gestión de cambios de tu
proyecto. A modo de repaso, la gestión de cambios es el proceso de entregar el proyecto
completado y conseguir que otras personas de la organización lo adopten. En este
material de lectura, analizaremos estrategias para abordar la gestión de cambios como
gerente de proyectos.

El éxito de tu proyecto depende de la adopción y aceptación de tu proyecto, sea que se

trate del lanzamiento de una nueva herramienta externa o de un proceso que cambiará
las operaciones de una planta de producción. En ambos casos, el mayor impacto del
cambio será en las personas que utilizan e interactúan con el producto o el proceso que
está cambiando.

Por ejemplo, si la interfaz de usuario de tu sitio web cambia, ese cambio afectará
principalmente al usuario. El usuario deberá aprender cómo se ha reorganizado el sitio
web y adaptarse a la nueva forma de navegar por él. Si parte de la actualización de la
interfaz del sitio web incluye un nuevo logotipo de marca, ese cambio afectará
principalmente a los empleados de tu organización, ya que deberán ser conscientes del
nuevo logotipo y tomar medidas para garantizar que todas las comunicaciones de la
empresa incluyan el nuevo logotipo, no el antiguo.

Puedes ayudar a garantizar el éxito de tu proyecto al aceptar los cambios a medida que
se producen y al convencer a un público más amplio, sea el usuario final o los miembros
de la organización, de que también adopten los cambios. Si implementas un enfoque
cuidadoso de la gestión de cambios, podrás abordar los problemas que surjan en las
últimas etapas del proyecto.
 Integración de la gestión de proyectos con la gestión de
cambios
La gestión de cambios es una actividad importante y, hasta cierto punto, constituye un
proyecto en sí misma. Cuando se trata de la gestión de cambios, no siempre serás el
responsable de dirigir y planificar todo el proceso de principio a fin. Habrá ocasiones en
las que tu gerente, un miembro del equipo u otro directivo sénior podrían ser
responsables de asumir esa transición e implementar los cambios con éxito. Sin
embargo, que no seas tú quien lidera directamente el cambio no significa que no haya
formas en las que puedes apoyar la adopción exitosa de tu proyecto y participar en ella.

Como gerente de proyectos, la gestión de cambios es una etapa necesaria para el éxito
de tu proyecto. Tanto la gestión de cambios como la gestión de proyectos tienen como
objetivo aumentar las probabilidades de éxito del proyecto. Ambas incorporan
herramientas y procesos para lograr ese objetivo. La forma más eficaz de lograr el
objetivo de un proyecto es integrar la gestión de proyectos y la gestión de cambios, y es
tu responsabilidad como gerente de proyectos hacerlo.

Cuando evalúes la gestión de cambios en relación con tu proyecto, empieza por hacerte
las siguientes preguntas:

¿Cómo reaccionará la organización ante el cambio?

 ¿Qué personas podrían influir en el cambio?

 ¿Cuál es el mejor medio de comunicación?
 ¿Qué prácticas de gestión de cambios conducirán a la implementación exitosa de mi
proyecto?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a prepararte para distintos escenarios
posibles y te permitirán diseñar soluciones que favorezcan la adopción de tu proyecto.
 Veamos algunas prácticas recomendadas para abordar la gestión de cambios en tus
proyectos:

Sé proactivo. Con una planificación proactiva e inclusiva de la gestión de cambios, los

posibles interesados afectados pueden mantenerse al tanto de los próximos cambios.

 Incorpora la gestión de cambios entre los pasos de la gestión de proyectos. Por ejemplo,
puedes reservar tiempo durante las reuniones del equipo o crear un documento de
comentarios para asegurarte de que los miembros de tu equipo sepan que hay un lugar
para expresar sus sugerencias e inquietudes.
 Además, cuando estés cerca del final del proyecto, puedes planificar los pasos
necesarios para presentar los entregables a los interesados. Puede tratarse de
demostraciones, foros de preguntas y respuestas o videos de marketing. Puedes incluir
todas estas decisiones en tu plan para que cualquier posible cambio tenga menos
probabilidades de afectar tu cronograma. Si estos pasos no se han incorporado a tu
plan, puedes enfatizar la importancia de un plan de gestión de cambios para los
interesados.
Habla sobre los próximos cambios. Debe haber una comunicación regular entre los
interesados afectados, el equipo de gestión de cambios y el equipo del proyecto. Puedes
ponerte en contacto durante el proyecto para hablar sobre cómo marchan las cosas y
cómo los cambios proporcionarán una mejor experiencia a los usuarios finales de los
entregables del proyecto. De esta manera, contribuirás con el proceso proporcionando
a todos la información que necesitan para sentirse preparados para adaptarse a los
cambios una vez que el proyecto esté listo para el lanzamiento.

Sigue un proceso coherente. Seguir un proceso claro de gestión de cambios ayuda a

mantener la coherencia cada vez que se produce un cambio. El proceso de gestión de
cambios debe definirse y documentarse al principio del proyecto para indicar cómo se
manejarán los cambios en el proyecto. Es posible que tu organización también tenga un
plan general de gestión de cambios que puedas adoptar en tu proyecto. El plan podría
incluir, por ejemplo, cuándo debe promoverse el cambio, cuándo debe brindarse la
capacitación necesaria, cuándo será el lanzamiento y los pasos correspondientes para
cada fase del proceso.

Practica la empatía. El cambio es inevitable. Sin embargo, muchas veces, nos resistimos
a él. Si eres empático con los desafíos y la ansiedad asociados con el cambio, puedes
contribuir de manera sutil con el proceso.

Usa herramientas. Puede ser muy útil incorporar herramientas que contribuyan con la
adopción de un cambio. Estos son algunos ejemplos de herramientas que puedes usar
en tu próximo proyecto:

 Mecanismos de retroalimentación, como las encuestas, que pueden plasmar la

opinión de los interesados.
  Diagramas de flujo que permitan visualizar el proceso de desarrollo del
proyecto.
 Definición de un mapa cultural que ilustre la cultura de la empresa y cómo los
valores, las normas y el comportamiento de los empleados de la empresa
pueden verse afectados por el cambio.

Como gerente de proyectos, eres responsable de entregar los proyectos con éxito. A
medida que perfecciones las destrezas que adquieras a lo largo de este programa,
descubrirás que la gestión de cambios es esencial para el éxito de tus proyectos.

Para obtener más información sobre cómo participar en el proceso de gestión de

cambios, consulta los siguientes recursos:

 Gestión de cambios a nivel proyecto

 5 pasos para una adopción exitosa por parte del usuario final
 Framework de gestión de cambios
Si no tienes una cuenta de Google, puedes descargar la plantilla directamente desde el
siguiente archivo adjunto:

C1M4L3 Attachment_SPA
PPTX File
Gobierno corporativo y dirección de
proyectos
En una empresa, el gobierno corporativo es el framework de gestión dentro del cual se toman las
decisiones y se determinan la responsabilidad y la rendición de cuentas. En términos sencillos, el
gobierno corporativo consiste en entender quién está a cargo. En este material de lectura,
hablaremos sobre el gobierno corporativo y la dirección de proyectos. Es importante aprender cómo
se relacionan el gobierno corporativo y la dirección de proyectos, ya que es posible que tengas que
hablar de estos temas en una entrevista. Además, deberás comprender cómo se relaciona tu
proyecto con la estructura de gobierno de la organización.

Dirección corporativa
Cada organización se rige por su propio conjunto de estándares y prácticas, que dirigen y controlan
sus acciones. Estos estándares y prácticas, que se conocen como gobierno corporativo, influirán en
tus proyectos. El gobierno corporativo es el framework mediante el cual una organización logra sus
metas y objetivos. También es una forma de encontrar un equilibrio entre los requisitos de distintas
entidades, como los interesados, la dirección y los clientes. El gobierno corporativo afecta todas las
partes de una organización, incluidos los planes de acción, los controles internos y externos, y las
mediciones del rendimiento.

El gobierno y la gestión de cambios van de la mano. Piensa en los videos anteriores sobre la gestión
de cambios. Para implementar con éxito la gestión de cambios, es esencial que comprendas la
estructura y la cultura de la organización. La dirección eficaz en la gestión de cambios proporciona
funciones y responsabilidades claramente definidas durante el cambio. Esto permite a las personas
de la organización comprender con precisión quién toma las decisiones y la relación entre quienes
administran el proceso de gestión de cambios y otras personas que participan en él.

Otro ejemplo de dirección dentro de una organización es la creación y el uso de comités de

conducción. Los comités de conducción definen las prioridades de una organización y gestionan el
curso general de sus actividades. El comité de conducción actúa esencialmente como un consejo
asesor que ayuda al gerente de proyectos y a la empresa a tomar y aprobar decisiones estratégicas
que afectan tanto a la empresa como al proyecto.

Dirección de proyectos
Como gerente de proyectos, serás responsable de la dirección del proyecto. La dirección de
proyectos es el marco que define cómo se toman las decisiones en el proyecto. Una correcta
dirección de proyectos ayuda a que un proyecto avance sin problemas, a tiempo y dentro del
presupuesto. La dirección de proyectos implica todos los elementos clave que hacen que un
proyecto tenga éxito. Indica qué actividades realiza una organización y quién es el responsable de
esas actividades. Abarca las políticas, los reglamentos, las funciones, los procesos, los
procedimientos y las responsabilidades.
 Intersección entre el gobierno corporativo y la dirección
de proyectos
La dirección de proyectos debe adaptarse a las necesidades específicas de la organización. Estas
necesidades influirán en la forma en que implementas y supervisas el framework de dirección en tu
proyecto. La dirección de proyectos hace referencia a aquellas áreas del gobierno corporativo que
están específicamente relacionadas con las actividades del proyecto. Una dirección de proyectos
eficaz garantiza que los proyectos de una organización estén alineados con los objetivos más
amplios de la organización, se entreguen de manera eficiente y sean sostenibles. Esto incluye lo
siguiente:

 Tener en cuenta los intereses a corto y largo plazo de la organización.

 Tomar decisiones informadas sobre qué proyectos emprender y evitar ciertos proyectos si no tienes
los recursos suficientes.
 Proporcionar información oportuna, relevante y fiable al directorio y a otros interesados
importantes.
 Contar con el aporte y la aceptación de los altos directivos, ya que son los responsables de la toma
de decisiones.
 Durante la fase de iniciación, priorizar objetivos claros, alcanzables y sostenibles para evitar la
confusión y el conflicto.
 Durante la fase de planificación, asignar la propiedad y la responsabilidad a un equipo
experimentado para entregar, supervisar y controlar el proceso.
 Durante la fase de ejecución, aprender de los errores y adaptarse a conocimientos nuevos o
mejorados.
El gobierno corporativo puede implicar superar muchos obstáculos antes de tomar decisiones. Estas
decisiones pueden influir no solo en un proyecto, sino en toda la corporación.

Al mismo tiempo, el gobierno corporativo puede contribuir con la dirección de proyectos, ya que
proporciona supervisión sobre el cumplimiento y la mitigación de riesgos, además de ofrecer
orientación a los gerentes de proyectos. Un buen gobierno corporativo también puede ayudar a los
gerentes de proyectos a obtener recursos, resolver problemas, evitar retrasos en la toma de
decisiones, lograr la aceptación de los interesados y mejorar la visibilidad de los proyectos a nivel
ejecutivo.

Conclusión clave
Deberías pensar en la cultura y la estructura de una organización cuando te entrevisten para un
nuevo puesto y empieces a trabajar en un nuevo rol o proyecto. Del mismo modo, deberías tener en
cuenta los procesos y las prácticas de dirección de una organización. Esto te ayudará a comprender
cómo se toman las decisiones, quién es responsable de cada cosa y cuáles son los posibles
problemas e inquietudes.
Cómo descubrir oportunidades laborales
Comenzar una nueva carrera implica no solo desarrollar un nuevo conjunto de destrezas, sino
también aprender a relacionar tu experiencia y destrezas previas con tu nuevo puesto. Si estás listo
para comenzar a transitar una nueva carrera profesional, este material de lectura te ayudará a
posicionarte para tener éxito a la hora de buscar empleo. Aprenderás a entender lo que busca tu
posible empleador y cómo conectar tu experiencia con sus necesidades. Las estrategias que se
describen a continuación están diseñadas para ayudarte a convertirte en un candidato sólido para
un puesto de trabajo, incluso si no tienes experiencia directamente relevante.

El primer paso es comprender en detalle el rol al que te postulas.

Comprender el rol al que te postulas

Uno de los principales retos para cualquiera que quiera iniciar una nueva carrera es cómo destacarse
frente a los candidatos que ya tienen experiencia en el campo. El primer paso para superar este
desafío es comprender en detalle el rol al que te postulas. Tendrás que entender el rol en el contexto
de cualquier empresa a la que te postules y también en un contexto más amplio. Comprender la
globalidad de lo que se necesita para tener éxito en el puesto al que aspiras te ayudará a determinar
tu idoneidad para el puesto e identificar cualquier medida que puedas tomar para mejorar tus
posibilidades de contratación.

Para entender todo, desde los requisitos mínimos imprescindibles hasta las destrezas que podrían
ayudarte a destacarte entre la multitud, puedes empezar por investigar y analizar las descripciones
de puestos de trabajo en diferentes organizaciones.

A continuación, presentamos nuestra estrategia recomendada para abordar este proceso de manera
eficaz.

Analizar ofertas de empleo

 La primera parte del proceso consiste en recopilar información de varias ofertas de empleo:

 Busca diez descripciones de puestos similares al que aspiras. Para ello, puedes usar bolsas de
trabajo como Indeed, Glassdoor y LinkedIn. Asegúrate de que los roles que selecciones provengan de
diferentes compañías, que los puestos tengan nombres similares y que sean roles para los que
realmente te postularías. En la descripción de cada puesto, deberías poder identificar una sección
que incluya los requisitos.
 Combina los requisitos de todos los puestos. Para ello, crea un nuevo documento de Google y copia
las descripciones de las responsabilidades de los diez puestos.
 Ordena los requisitos según la frecuencia con que aparecen. Es probable que algunos requisitos
aparezcan en varias descripciones. Si aparecen con mayor frecuencia, es más probable que sean
esenciales para el puesto. Coloca estos requisitos en la parte superior de tu lista. Por ejemplo, un
requisito que aparece en las diez descripciones se situaría arriba de todo.
Después de realizar estos pasos, deberías tener una idea más clara de qué requisitos son los más
comunes e importantes para el puesto. También es posible que tengas preguntas:

 ¿Por qué los requisitos difieren entre las descripciones de los distintos puestos? A veces, esto se
debe a que los puestos tienen nombres demasiado generales o que no comunican necesariamente el
alcance específico de un puesto determinado en una empresa en particular. Por ejemplo, un gerente
de programas en una empresa podría centrarse en la gestión de clientes, mientras que, en otra
empresa, el énfasis podría estar en la gestión de proyectos. Un analista de datos podría utilizar
principalmente SQL en una empresa y Python en otra. Debido a estas diferencias, es importante ir
más allá del nombre de los puestos. Por este motivo, te recomendamos que sigas el proceso descrito
anteriormente, para asegurarte de dirigirte exactamente a los roles adecuados y entender con
precisión los requisitos.
 ¿Por qué algunos requisitos son más importantes de lo que pensaba, mientras que otros no tanto?
Si te sorprenden los resultados, quizás necesites dedicar más tiempo a aprender qué implica
realmente el rol, ya que posiblemente tengas algunos preconceptos sobre el rol que debas revisar.
Tal vez también tengas que investigar más para asegurarte de segmentar los roles correctos en tu
búsqueda de empleo.
 ¿Cómo sé si soy la persona adecuada para el rol que me interesa? Es perfectamente normal tener
dudas sobre uno mismo en esta etapa del proceso. Recuerda que esta carrera es nueva para ti. No se
espera que sepas todo sobre el puesto, y es probable que tus destrezas y experiencia actuales no se
alineen perfectamente con él. Cuanto más aprendas sobre el puesto, mejor entenderás qué se
necesita para tener éxito y cómo prepararte para ello.

Crea tu inventario profesional

Para el siguiente paso, puedes apartar temporalmente la lista maestra de requisitos del rol que
creaste anteriormente. En este caso, la atención se centrará en tus cualificaciones actuales y en
cualquier otra destreza o experiencia que poseas que pueda ser relevante para el rol que te interesa
o valiosa para un posible empleador.

Para empezar, crea una lista completa de lo siguiente:

 Destrezas técnicas (duras). Se trata de destrezas relacionadas con una tarea o situación específica,
como programación, redacción técnica y gestión de proyectos, entre otras.
 Destrezas no técnicas (interpersonales). Estas son las destrezas que permiten a las personas
desenvolverse en su entorno, trabajar bien con los demás, tener un buen desempeño y alcanzar sus
metas. Incluyen destrezas como comunicación, liderazgo y gestión de equipos, entre otras.
 Cualidades personales. Estos son atributos positivos y rasgos de personalidad como ser honesto,
tener un buen sentido del humor y ser confiable. También puedes incluir tus intereses profesionales
en esta lista.
 Educación. Esto incluye cualquier educación superior, junto con las certificaciones o clases
independientes que hayas realizado en línea o en persona.
Consejo: No es necesario que limites tu inventario profesional a las destrezas y cualidades
desarrolladas a través de la experiencia profesional. Ten en cuenta cualquier experiencia voluntaria,
extracurricular o personal que pueda ayudar a un gerente de contratación a comprender tus
capacidades.

Una vez que hayas creado tu inventario de destrezas y experiencia, estarás listo para alinearlas con
tu lista de requisitos.

Haz coincidir tu perfil con los requisitos del puesto

El paso final de este proceso es hacer coincidir tu perfil con los requisitos del puesto. Aquí, el objetivo
es facilitar que cualquier gerente de contratación sepa por qué eres un buen candidato para el
puesto. Para lograrlo, debes aprender qué enfatizar y en qué enfocarte en tu búsqueda, en tu
currículum y durante las entrevistas.

Para empezar, revisa tu inventario de destrezas y experiencia profesionales y resalta cada elemento
en verde, naranja o rojo, según su relevancia para el rol que te interesa. Para determinar la
relevancia de una destreza específica, observa si aparece en la lista de requisitos del rol, qué tan
arriba aparece en la lista y qué tan directamente se alinea con la lista.

Por ejemplo, supongamos que te interesa un puesto de gerente de programas. Si eres experto en el
uso de software de gestión de proyectos y las destrezas en el uso de software de gestión de
proyectos son una de las prioridades en tu lista de requisitos de trabajo, resalta ese elemento en
verde. Si tienes alguna experiencia con herramientas que no aparecen de forma consistente en las
descripciones de los puestos de trabajo pero que podrían ser relevantes de todos modos, resalta
estas destrezas en naranja.

 Deberías usar el verde para las destrezas que son directamente relevantes para el rol que te interesa.
Deberías buscar roles que enfaticen estas destrezas. También debes destacar estas destrezas en tu
currículum y estar preparado para hablar sobre ellas en una entrevista.
 Deberías usar el naranja para identificar las destrezas y experiencias que son relevantes para el
puesto, pero no necesariamente de forma directa. Por lo general, estas son tus destrezas
transferibles, es decir, aquellas que desarrollaste en experiencias pasadas y pueden ayudarte a tener
éxito en tu nuevo puesto. Podrías tener que explicárselas a los reclutadores y gerentes de
contratación, ya que su relevancia quizás no sea evidente de inmediato.
 Deberías usar el rojo para los puntos que no son relevantes para tu búsqueda de empleo. Asigna
menor prioridad a estas habilidades y evita destacarlas en tu currículum o centrarte en ellas durante
las entrevistas.
De estas tres categorías, deberás prestar más atención a los puntos en naranja. Cuando se trata de
las destrezas transferibles, tienes que ser convincente, ya que no puedes confiar en que un
reclutador o un gerente de contratación entiendan la relación que guardan con el puesto. Por
ejemplo, ninguna descripción de trabajo para un puesto de gerente de proyectos requiere
experiencia como camarero. Sin embargo, la descripción del puesto de gerente de proyectos podría
pedir excelentes destrezas de comunicación, que podrías haber adquirido durante tu carrera en
hotelería. A la hora de solicitar el puesto de gerente de proyectos, no te limites a incluir «camarero» o
«camarera» como ocupación anterior en tu currículum; también menciona específicamente que
tienes excelentes destrezas de comunicación. Una vez que hayas categorizado tus destrezas y
experiencia en función de lo bien que se alinean con los requisitos del puesto que te interesa, estarás
listo para avanzar en tu búsqueda de empleo.