CURSO EN LINEA:

“GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS”
I. Marco normativo
Antecedentes internacionales del DAI

Convención
Americana
Declaración sobre Derechos
1789 Universal de 1966 Humanos (Pacto
los Derechos de San José)
Humanos

Declaración de Pacto
los derechos del Internacional
hombre y del
ciudadano
1948 de Derechos
Civíles y
1969
Políticos
Evolución del marco normativo en México

Art. 6 Art. 6
“Los S.O.. deberán preservar sus documentos en archivos administrativos
“El derecho a la información será
garantizado por el Estado.”
actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la
información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio Art. 6
de los recursos públicos.”

1977 2007 2014

CPEUM LFTAIPG LFA

CPEUM CPEUM CPEUM

1917 2002 2012

Art. 6o. Reglamento Lineamientos

(2015)
Derecho a la libertad de expression. Capítulo VII. Organización de
archivos.
Evolución del marco normativo en México

Ley General de Bienes

Nacionales (1944) LFTAIPG LFA LGTAIP LGA
Ley Federal de
Monumentos y Zonas 2002 2012 2015 2016 2018
Arqueológicas e Históricas
(1972)
Reglamento de la Lin. Grales. para la Lineamentos para la Lineamientos para
Acuerdo Presidencial que LFTAIPG organización y organización y analizar, valorar y decidir
Capítulo VII. conservación de los conservación de los el destino final de la
otorga al AGN la calidad de archivos del Poder documentación de las
Organización archivos
entidad central y de Ejecutivo Federal dependencias y entidades
consulta del Ejecutivo del Poder Ejecutivo
Federal (1980) Lin. para la creación y Federal.
Lineamientos generales
para la organización y uso de Sistemas
Automatizados de Lineamientos para la
conservación de los organización y
archivos de las Gestión y Control de
conservación de los
dependencias y Documentos
archivos
entidades de la APF
(20 feb 2004)
Reforma constitucional en materia de transparencia
(7 febrero 2014)

Establece:
• Como sujetos obligados a cualquier autoridad, entidad,
órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier otra
persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad en el
ámbito federal, estatal y municipal.

6
Reforma constitucional en materia de transparencia
(7 febrero 2014)

Establece:
• La obligación de documentar todo acto que derive
de las facultades, competencias o funciones.

• La ley determinará los supuestos específicos bajo los

cuales procederá la declaración de inexistencia de la
información.

7
Reforma constitucional en materia de transparencia

CPEUM

LGA
LGTAIP (DOF 15 de junio 2018) LGPDPPSO
(DOF 4 mayo 2015) (DOF 26 enero 2017)
Los archivos para el ejercicio de D.H.

ARCHIVOS

LGTAIP LGPDPPSO LGA

ü Derecho de acceso a la ü Derecho a la protección de datos ü Derecho a la verdad y a la
información personales memoria
ü Derechos ARCO

Lineamientos Generales de Protección de Datos

Personales para el S.P.

http://inicio.inai.org.mx/AcuerdosDelPleno/ACT-
PUB-19-12-2017.10.pdf
Los archivos para el ejercicio de D.H.

Denuncia o investigación
Documentos Expedientes de Estadísticas
investigación
ARCHIVOS Registros Políticas
Bases de datos públicas
Datos
Precedentes Nueva
regulación
Referentes internacionales

ü Declaración de la UNESCO: Convirtiendo la amenaza del COVID-19 en una

oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental, la cual destaca la
importancia del patrimonio documental como un recurso indispensable para ofrecer una
perspectiva histórica sobre la forma en que los gobiernos, sus ciudadanos y la comunidad
internacional han abordado las pandemias en el pasado.
https://en.unesco.org/sites/default/files/dhe-covid-19-unesco_statement_es.pdf

ü El 13 de abril de 2020, la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) adoptó la

Declaración de la UNESCO, la cual, además de ser firmada por el Comité Directivo de
ALA, fue firmada por directores de Archivos Nacionales de Iberoamérica:
https://www.alaarchivos.org/ultimas-noticias/convirtiendo-la-amenaza-del-covid-19-en-
una-oportunidad-para-un-mayor-apoyo-al-patrimonio-documental/
Referentes internacionales

Considerando el comunicado de la UNESCO y reforzando el llamado para que los tomadores

de decisiones en los sectores público y privado reconozcan el valor de la gestión documental y
de los archivos, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) emitió la declaración “COVID-19:
EL DEBER DE DOCUMENTAR EN UNA CRISIS NO CESA, SE VUELVE MÁS ESENCIAL.”
la cual se fundamenta en tres principios:
1. Las decisiones deben ser documentadas.
2. Los registros documentales y los datos deben ser asegurados y preservados en todos los
sectores, y
3. La seguridad, la preservación y el acceso al contenido digital deben ser garantizados
durante el confinamiento.
https://www.ica.org/sites/default/files/covid_el_deber_de_documentar.pdf
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA
LGTAIP
ü Documentar todo acto que derive del ejercicio de sus
facultados, competencias o funciones. (Art. 18)
LGA
ü Los sujetos obligados deberán producir, registrar,
organizar y conservar los documentos de archivo sobre
todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en
las disposiciones jurídicas correspondientes. (Art. 7)
ü Las áreas productoras de la documentación deben prever los
impactos institucionales en caso de no documentar
adecuadamente sus procesos de trabajo. (Art. 53 f. III)
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA

Transparencia
DAI T. Proactiva
Documentar
Organizar Difundir a través de
Conservar medios electrónicos
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA

LGTAIP LGA
ü Presunción de existencia de la información si se refiere a las La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos
facultades, competencias y funciones de los S.O. En caso de de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como
que no se hayan ejercido, se debe motivar la respuesta en de la organización, conservación y el buen funcionamiento del
función de las causas que motiven la inexistencia. (Art. 19) sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada
sujeto obligado. (Art. 16)
ü Ante la negativa o inexistencia, el sujeto obligado deberá
demostrar que la información solicitada está prevista en
alguna de las excepciones contenidas en esta Ley o, en su
caso, demostrar que la información no se refiere a alguna de
sus facultades, competencias o funciones. (Art. 20)
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA
LGTAIP
ü Poner a disposición del público y mantener
actualizado el catálogo de disposición y guía de
archivo documental. (Art. 70 fracción XLV).
LGA
ü Los S.O. deberán contar con los instrumentos de control
y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y
funciones (Cuadro general de clasificación archivística,
Catálogo de disposición documental, e Inventarios
documentales)
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA

LGTAIP LGA
ü Elaborar semestralmente un índice de los Expedientes clasificados
Además de los instrumentos de control y consulta
como reservados por Área responsable de la información y tema, el
archivísticos, los S.O. deberán contar y poner a disposición del
cual deberá publicarse en formatos abiertos. público la Guía de archivo documental y el Índice de
expedientes clasificados como reservados a que hace
ü Dicho índice deberá indicar el Área que generó la información, referencia la LGTAIP y demás disposiciones aplicables en el
el nombre del Documento, si se trata de una reserva completa o
ámbito federal y de las entidades federativas. (Art. 14.)
parcial, la fecha en que inicia y finaliza la reserva, su justificación, el
plazo de reserva y, en su caso, las partes del Documento que se
reservan y si se encuentra en prórroga.

ü En ningún caso el índice será considerado como información

reservada. (Art. 102)
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA

LGTAIP LGA
ü Los Organismos garantes, en el ejercicio de sus Entre los objetivos de la LGA, se encuentra sentar las bases para
atribuciones y para el cumplimiento de los objetivos de la el desarrollo y la implementación de un sistema integral de
LGTAIP, fomentarán los principios de: gestión de documentos electrónicos encaminado al
§ gobierno abierto, establecimiento de:
§ la transparencia, § gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal,
§ la rendición de cuentas, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la
§ la participación ciudadana, ciudadanía
§ la accesibilidad y
§ la innovación tecnológica. (Art. 2 f.V)

(Art. 42 f.XX)
Vinculación entre la LGTAIP y la LGA

1
Alianza
para el Transparencia Plataforma de Portal de trámites
interoperabilidad electrónicos
Gobierno
Abierto
(AGA) 2 Rendición de cuentas
Factura y firma Expediente
electrónica electrónico

3 Participación ciudadana

4
Datos abiertos
Tecnología e innovación
Vinculación de la LGPDPPSO y la LGA

ü Aplicable a cualquier tratamiento de datos personales que obren en soportes físicos o electrónicos, con
independencia de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y
organización. (Art. 4)

ü El responsable deberá adoptar las medidas necesarias para mantener exactos, completos, correctos y actualizados
los datos personales en su posesión, a fin de que no se altere la veracidad de éstos.

ü Cuando los datos personales hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas en el
aviso de privacidad y que motivaron su tratamiento conforme a las disposiciones que resulten aplicables, deberán ser
suprimidos, previo bloqueo en su caso, y una vez que concluya el plazo de conservación de los mismos.

ü Los plazos de conservación de los datos personales no deberán exceder aquéllos que sean necesarios para el
cumplimiento de las finalidades que justificaron su tratamiento, y deberán atender a las disposiciones aplicables en la
materia de que se trate y considerar los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de los
datos personales.
Artículo 23.
Nuevos retos
 www.inai.org.mx
www.gob.mx/agn
@AGNMex
@INAImexico

Gracias
inaimexico

INAImx

gestionyarchivos@inai.org.mx

#GestiónDocumentalyArchivos
CURSO EN LINEA:

“GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS”
II. Ley General de Archivos
Publicada el 15 de junio de 2018
En vigor a partir del 15 de junio de 2019
Ley General de Archivos
(Art. 1)

Federal

Estatal

Municipal
Ley General de Archivos
(Art. 1)

1. Establece los principios y bases generales para la organización y

conservación, administración y preservación homogénea de los archivos;

2. Determina las bases de organización y funcionamiento del SNA;

3. Fomenta el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de

relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación.
Principios de archivo para los SO
(Art. 5)
Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;

Procedencia: Conservar el origen de cada fondo documental producido por los sujetos
obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las
series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;

Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para
reflejar con exactitud la información contenida;

Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los

documentos de archivo, y

Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y
las disposiciones jurídicas aplicables.
La concepción de los archivos en la LGA

Sistema Nacional de Archivos. (Art.64)

El Consejo Nacional de Archivos es su órgano de
coordinación.

Sistemas Locales de Archivos. (Art.70)

El Consejo estatal es su órgano de coordinación.

Sistema Institucional de Archivos. (Art. 20)

El Área Coordinadora de Archivos es su órgano de
coordinación.
El Sistema Nacional de Archivos

Consejo Nacional de Archivos. Es el

Sistema Nacional de Archivos. Conjunto
órgano de coordinación del SNA, se integra
orgánico y articulado de…
por el AGN (preside), SEGOB, SFP, Cámara
tendientes a cumplir con los fines de la
de Diputados, Cámara de Senadores, PJF,
organización y administración homogénea de
INAI, INEGI, ASF, Bancomex, los Consejos
los archivos de los S.O. (art. 64)
Locales, Archivos privados, Consejo Técnico
SNA y Científico Archivístico. (Art. 65)

CONARCH

Relaciones Métodos y
Estructuras Instancias Normas Instrumentos Servicios
funcionales procedimientos
Consejo Nacional de Archivos - Atribuciones
(Art. 67)
I. Aprobar y difundir la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos…

Aprobar y difundir criterios y plazos para la organización y conservación de archivos que permita la localización eficiente
II. de la información pública.

III. Formular recomendaciones archivísticas para la emisión de normativa para la organización de expedientes judiciales.

IV. Emitir recomendaciones para la aplicación de la Ley…

V. Aprobar los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados para la
gestión documental y administración de archivos…

VI. Aprobar acciones de difusión, divulgación y promoción de los archivos como fuente de información esencial, del valor de
los datos abiertos de los documentos de archivo electrónico y como parte de la memoria colectiva.

VI. Aprobar la política nacional de gestión documental y administración de archivos.

VIII. Promover estrategias de difusión y divulgación del trabajo archivístico, del patrimonio documental y del patrimonio
documental de la Nación.
Los Sistemas locales de archivos

Sistemas Locales de Archivos. …conjunto orgánico y articulado de estructuras,

relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y
servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación
homogénea de los archivos de los sujetos obligados dentro de su jurisdicción.
(Art.70)
El Consejo estatal es su órgano de coordinación
Construcción del Sistema Nacional de Archivos

32 Consejos de Archivo locales.

32 Archivos generales
LGA. De las obligaciones
Registro Nacional de Archivos
(Art. 78 al 81)
Ø Objeto del RNA es obtener y concentrar información
sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados de
interés público.

Ø La inscripción es obligatoria para los sujetos obligados y

para los archivos privados de interés público,

Ø El Registro Nacional será administrado por el Archivo

General de la Nación. https://www.gob.mx/agn/acciones-y-
programas/registro-nacional-de-archivos
Ø El AGN pondrá a disposición de los sujetos obligados y de los
archivos privados, una aplicación informática que les
permita registrar y mantener actualizada la información.

Ø La información del RNA será de acceso público y de consulta

gratuita.
Grupo interdisciplinario
(Art. 11 f. V y Art. 50)
Los S.O. deberán conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones
reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental.
§ Coadyuvar en el análisis de los procesos y
procedimientos ins3tucionales que dan origen
a la documentación que integran los
expedientes de cada serie documental.

§ Colaborar con las áreas productoras a

establecer los valores documentales,
vigencias, plazos de conservación y disposición
documental de las series documentales.

§ Formular opiniones, referencias técnicas sobre

valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la
disposición documental de las series
documentales.
Integración del Grupo Interdisciplinario
(Art. 50)
Funciones del ACA en el Grupo Interdisciplinario
(Art. 51)
Propicia la creación y formalización del
Grupo Interdisciplinario

Convoca a
Lleva el registro y el
reuniones de
seguimiento de
trabajo
acuerdos

•Establece Plan de trabajo para

elaborar fichas técnicas para
Modera integrar/actualizar el CADIDO.
reuniones
•Preparar herramientas
metodológicas.
COORDINADOR DE
ARCHIVOS
Sistema Institucional de Archivos
(Art. 20)

Conjunto de … que desarrolla cada Sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, a través
de la Gestión documental. (Art. 20)

Registros
Herramientas
SIA Criterios
Procesos y procedimientos
Funciones
Estructuras
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del
sistema institucional
Sistema Institucional de Archivos
(Art. 20)
Registros • Procesos y
procedimientos
§ Los documentos § Las series de operaciones
de trabajo que se llevan a
cabo para conseguir un
resultado específico en
materia de gestión
documental, las cuales
deben estar sujetas a reglas
y procedimientos
específicos.
• Criterios
(normativos)
§Políticas, reglamentos,
lineamientos, procedimientos
específicos para regular los
procesos y actividades de la
gestión documental, acordes al
marco normativo, al contexto y
necesidades del SO.
Sistema Institucional de Archivos
(Art. 20)

Estructuras • Herramientas • Funciones

§ Los subsistemas de archivo: § Los instrumentos de control y §Las funciones, actividades y

Trámite, Concentración e
Histórico
§ La Oficina de
Correspondencia / Oficialía
de Partes.
§ La Coordinación de
Archivos.
consulta archivísticos: CCA, operaciones para el desarrollo de
CADIDO, inventarios, etc.
los procesos de gestión documental,
§ El sistema de gestión de así como la definición de los roles y
documentos (SGD). responsabilidades de los servidores
§ El sistema de gestión de públicos involucrados.
documentos electrónicos.
(SAGDAA)
§ La formación /capacitación de
los servidores públicos.
s
Funciones del Área Coordinadora de Archivos
(Art. 28)
Instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión
documental y administración de archivos.

1 Elaborar los instrumentos de control archivístico.

2 Elaborar criterios para organizar y conservar archivos.

3 Elaborar el programa anual de desarrollo archivístico (PADA).

4 Coordinar la valoración y disposición documental.

5 Brindar asesoría y elaborar programas de capacitación.

6 Coordinar las políticas de acceso y conservación de archivos.

7 Implementar políticas y estrategias de preservación de documentos.

8 Coordinar actividades para automatizar los procesos archivísticos de documentos

electrónicos.
Funciones de la Oficina de Correspondencia
(Art. 29)

Es responsable de la recepción, registro, seguimiento y

despacho de la documentación para la integración de los
expedientes de los archivos de trámite.

§ Identificación de los documentos que ingresan y salen de la institución, mediante la atribución de números
correlativos de control de entrada/salida, fecha, remitente, destinatarios, etc.

§ Distribución a la unidad administrativa competente, de acuerdo con los criterios establecidos en la

institución.

§ Garantizar la atención de los trámites que se derivan de los actos administrativos de la institución en el
cumplimiento de sus funciones.
Funciones del Archivo de Trámite
(Art. 30)

1 Integrar y organizar expedientes.

2 Asegurar la localización y consulta de expedientes.

3 Resguardar los archivos y la información clasificada.

RAT
Colaborar con el ACA en la elaboración de instrumentos
4
de control archivísticos.
Un archivo de
Trabajar de acuerdo con los criterios y recomendaciones que
trámite por cada 5
unidad establezca el ACA.
administrativa
6 Realizar transferencias primarias.
Funciones del Archivo de Concentración
(Art. 31)

1 Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo.

2 Recibir transferencias primarias y brindar servicios de préstamo/consulta

3 Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental.

4 Colaborar con el ACA en la elaboración de instrumentos archivísticos.

RAC 5 Promover la baja documental de expedientes.

6 Participar en la elaboración de criterios de valoración documental.

Un Archivo de
Concentración 7
por cada Sujeto Identificar los expedientes que cuenten con valores históricos.
obligado
9 Publicar cada año, los dictámenes, actas de baja y de transferencia doctal.

10 Realizar transferencias secundarias.

Funciones del Archivo Histórico
(Art. 32)

1 Recibir transferencias secundarias.

2 Organizar y conservar expedientes.

3 Brindar servicios públicos de préstamo y consulta.

4 Difundir el patrimonio documental.

RAH
5 Establecer procedimientos de consulta.
Los sujetos
obligados
podrán contar 6 Colaborar en la elaboración de los instrumentos archivísticos.
con un Archivo
Histórico 7 Implementar políticas y estrategias de preservación de documentos.

8 Aplicar mecanismos y herramientas tecnológicas para mantener a disposición los

expedientes.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
(Art. 23 al 26)
Enero Ø Publicarse en el portal
electrónico en los primeros
treinta días naturales del
ejercicio fiscal;
Ø Debe contener programas de
organización y capacitación en
gestión documental y administración
de archivos.

Ø Debe contener elementos de Ø Incluir mecanismos para su

planeación, programación y consulta, seguridad de la
evaluación para el desarrollo información y procedimientos para
de los archivos. la generación, administración, uso,
control, migración de formatos
Ø Deberá incluir un enfoque de
electrónicos y preservación a largo
administración de riesgos,
plazo;
protección a los derechos
humanos, así como de Enero Ø Se debe elaborar un informe
apertura proactiva de la
anual y publicarlo en su portal
información;
Ø Definirá prioridades institucionales
31 electrónico, a más tardar el último
día del mes de enero del siguiente
integrando los recursos año.
económicos, tecnológicos y
operativos;
Llevar a cabo la capacitación y profesionalización
del personal de archivos
El funcionamiento adecuado del SIA descansa en el conocimiento, en la
comprensión y en la capacidad de uso de las herramientas por parte de todos
los servidores públicos implicados en sus procesos y actividades.
§ Los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivística acordes a su
responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la
obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables
para el buen funcionamiento de sus archivos. (Art. 30, 31, 32)
§ El SNA estará coordinado con el SNT y el Sistema Nacional Anticorrupción y deberán
fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal encargado de
la organización y coordinación de los sistemas de archivo con una visión integral. (Art.74)
• Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias laborales en la
materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo. (Art. 99)
• Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y convenios con
instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o privados, para
recibir servicios de capacitación en materia de archivos (Art. 100)
LGA. De los documentos de archivo electrónicos

§ Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 12, en la gestión documental

electrónica se deberá contemplar la incorporación, asignación de acceso, seguridad,
almacenamiento, uso y trazabilidad. (Art.41)

§ En el Programa Anual de Desarrollo Archivístico se establecerán los procedimientos para

la generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos,
así como planes de preservación y conservación a largo plazo conforme a las
disposiciones que emita el Consejo Nacional (Art.42)

§ Adoptar medidas de organización, técnica y tecnológicas para garantizar la

recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos … que se
encuentren en un Sistemas Automatizados para la Gestión Documental y
Administración de Archivos (SAGDAA), bases de datos y correos electrónicos. (Art.44)

§ Implementar SAGDAA, que permitan registrar y controlar los procesos del Art. 12 , de
conformidad con los lineamientos que para tales efectos emita el Consejo Nacional. (Art.45)
Sistema automatizado para la gestión documental
(Art. 46)
Emitirá los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de dichos
sistemas, así como de los repositorios electrónicos, los cuales deberán, como
mínimo:

I. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico en el largo plazo;

II. Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan a los soportes
documentales;
III. Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su
administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos
abiertos;
IV. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística;
V. Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier
otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico, y
VI. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo.
Programa de seguridad
(Art. 60)

Los S.O. deberán adoptar medidas y procedimientos para garantizar la conservación

de la información con independencia del soporte en el que se encuentren, para lo
cual:

I.Establecerán un Programa de Seguridad de la Información que garantice

la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de
los servicios.

II.Implementar controles que incluyan Políticas de seguridad

Hitos en el cumplimiento de la LGA

• Implementar • Establecer
programas de
01 SIA 03 capacitación GD 05
• 15 de diciembre
de 2020 • 15 de junio de
2020

• Entrada en • Armonización • Inicio de sesiones

vigor de leyes locales de Consejos de
• 15 de junio de
2019
02 • 15 de junio de 04 Archivos Locales
2020
• Día 730
 www.inai.org.mx
www.gob.mx/agn
@AGNMex
@INAImexico

Gracias
inaimexico

INAImx

gestionyarchivos@inai.org.mx

#GestiónDocumentalyArchivos
Producción/
Recepción

Acceso/
Consulta

III. Gestión Documental en los

Valoración Sujetos Obligados.
documental
Conceptos basicos de archivo
Documento
Todo aquello que
proporciona información, no
importando el soporte en el
que se encuentre.*
Expediente
Unidad documental compuesta
por documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o
trámite de los S.O.
Documento de archivo
Aquel que registra un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable
producido o recibido en el ejercicio de
las facultades o funciones de los S.O., con
independencia de su soporte documental.
Archivo
Conjunto organizado de documentos
producidos o recibidos por los S.O.
en el ejercicio de sus atribuciones y
funciones…, espacio o lugar que se
resguarden.
Características de los documentos de archivo

Son producidos por una institución

Orgánicos o persona en el desarrollo de una
actividad o función.
La información que contienen no se
Únicos encuentra en otro documento con
idéntica extensión y descripción.
Se producen uno a uno y al paso del
Seriados tiempo constituyen series.

Estáticos Son definitivos, no puede ser cambiados

o corregidos.

El documento puede probar que es

Auténticos lo que pretende ser.

Conceptos básicos en materia archivística

Principios archivísticos

Procedencia Orden original Ciclo vital

Principio fundamental de
la Archivística que
establece que los
documentos producidos Segundo principio más
por una institución u importante de la Teoría desarrollada en
organismo no deben Archivística, establece EE.UU. por archiveros y
mezclarse con los de que no se debe alterar la gestores de documentos
otras, cada documento organización dada al con el objetivo de
debe estar situado en el fondo por la institución u resolver los problemas
fondo documental del organismo productor, ya que planteaba la gran
que procede, debe que ésta debe reflejar sus cantidad de documentos
mantenerse la unidad e actividades, en lugar de que se estaban
independencia de cada hacerlo por asuntos o generando.
fondo, la integridad y materias.
carácter seriado de las
secciones, series y
expedientes.
Natalis de Wailly H. Von Seybel Philliph C. Brooks
Francia 1841 Prusia 1881 EUA 1940
Ciclo Vital del Documento

Segunda edad
• ARCHIVO DE TRÁMITE Fase Semiactiva • ARCHIVO HISTÓRICO
• Unidad responsable de administrar expedientes • Unidad responsable de administrar, organizar,
de uso cotidiano y necesario para el ejercicio • ARCHIVO DE describir, conservar y divulgar la memoria
de las atribuciones de una unidad documental institucional.
administrativa. CONCENTRACIÓN • Fuente de acceso público
• Unidad responsable de administrar
expedientes, con consulta esporádica,
resguarda los documentos hasta su destino
Primera edad final. Tercera edad
Fase Activa Fase Inactiva

Valores primarios Valores secundarios

• ADMINISTRATIVO • INFORMATIVO
• FISCAL/CONTABLE • EVIDENCIAL
• LEGAL • TESTIMONIAL

Transferencia secundaria
Valoración
Transferencia primaria
secundaria Baja documental
Procesos de Gestión Documental
(Art. 12 LGA)
Gestión de documentos:
Tratamiento integral de la
documentación a lo largo del Ciclo de
vida del documento: desde su
creación hasta su eliminación o Acceso / Valoración Disposición
conservación permanente.
Consulta documental documental

Producción /
Recepción
Baja
documental Conservación
eliminación
Organización
Procesos de Gestión Documental
Producción / recepción

Distribución
Creación/Recepción Trámite
(Turno)
Procesos de Gestión Documental
Organización

Responde a la necesidad de:

• Proporcionar una estructura lógica al Fondo documental

• Identificar el proceso mediante el cual los documentos de archivo

han sido creados

• Facilitar la localización física de los expedientes para consulta

Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística, (2ª ed.). Madrid, España: 1996 Ediciones Pirámide.
Procesos de Gestión Documental - Organización
Clasificación

Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en

términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística,
con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, cuarto, fracc. XI.

• El Cuadro General de Clasificación es su Instrumento de Control.

Consiste en asignar una clave o código alfanumérico, a cada expediente, el cual representa la
categoría a la que pertenece (Sección y Serie documentales, lo identifica de forma única en el
Inventario General por Expedientes (instrumento de consulta).
Procesos de Gestión Documental - Organización
Ordenación

Si bien existen diversos tipos de ordenación de expedientes, se

recomienda seguir el orden del Cuadro General de Clasificación
Archivística
▪ La ordenación se aplica en diferentes niveles:
• Los documentos de archivo
• Los expedientes
• Las series documentales

▪ El método de ordenación de los documentos que integran el expediente de archivo, depende del
orden en el que han sido creados o recibidos.
▪ La ordenación de los expedientes (al interior de los archiveros) deberá ser el mismo de las series
documentales en el Cuadro General de Clasificación Archivística, siguiendo la numeración de los
expedientes que tenemos ya clasificados.
Procesos de Gestión Documental - Organización
Descripción documental

Es el proceso que comprende el análisis del expediente para

obtener sus datos de identificación, contenido y localización física

▪ Posibilita el acceso a la información contenida en los expedientes.

▪ Debe estar basada en el asunto que trata el expediente para
describirlos de forma general pero clara.
▪ Nos proporciona los datos para saber dónde esta físicamente el
expediente en caso de requerir su consulta o si fue dado de baja
con el proceso correspondiente.
Procesos de Gestión Documental - Organización
Descripción documental

Clasificación
Identificación
Archivística
➢ De la unidad productora Del Cuadro General de
➢ De sus competencias Clasificación Archivística
➢ Del tipo de documentos
que produce.
Inventario de
baja
documental
Instrumento de consulta que
describe las series documentales y
los expedientes, que por carecer de
valores documentales primarios y
secundarios, puede eliminarse.
Instrumento de
Inventario consulta para el
Ordenación general por Archivo de Trámite
que describe las series
expedientes documentales y los
expedientes de
Sistema de ordenamiento de archivo, que permiten
documentos conforme al Cuadro su localización
General de Clasificación Archivística
Inventario de Inventario de
transferencia transferencia
secundaria primaria
Instrumento de consulta Instrumento de consulta para
para el Archivo Histórico que el Archivo de Concentración
describe las series que describe las series
documentales y los documentales y los
expedientes de archivo para expedientes de archivo de las
su conservación permanente Unidades Administrativas,
para su resguardo precautorio
Procesos de Gestión Documental
Acceso y Consulta

Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo a esta Ley y las
disposiciones jurídicas aplicables (LGA, Art.5 )
Establecer las políticas de
acceso y consulta de la
documentación que
genera el SO.
a) Acceso de orden
práctico
b) Acceso de orden legal:
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración
Establecer políticas de
consulta para los Archivo Histórico
servidores públicos Establecer políticas de consulta
para los servidores públicos
relacionados directamente
autorizados para solicitar
Fuente de acceso
con la documentación.
expedientes en préstamo. público.
Establecer los
Atender lo establecido en
Atender lo establecido en la
procedimientos de
la LGTAIP, LGPDPPSO y consulta de los acervos
demás ordenamientos LGTAIP, LGPDPPSO y demás
ordenamientos para brindar (LGA Art. 32 f. III)
para brindar el acceso.
acceso.
Procesos de Gestión Documental
Valoración documental

El proceso de valoración documental consiste en identificar los valores

documentales y establecerá los plazos de permanencia en los diferentes
archivos, sus respectivas transferencias, así como la vigencia documental
(pertinencia y utilidad de la información que contienen) para definir la
disposición documental, con la posible eliminación o la conservación
temporal o permanente y el régimen de acceso que les afecta.
Es un proceso que garantiza la reconstrucción de la memoria
institucional y convierte el patrimonio documental de los Sujetos
Obligados, en fuentes primarias de información.
Procesos de Gestión Documental
Disposición documental (Art. 4 frac. XXIII)

Disposición documental: A la selección sistemática de los

expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya
vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar
transferencias ordenadas o bajas documentales.
Procesos de Gestión Documental
Valoración y disposición
Identificación de: Para establecer:

P R O C E S O VALORES
DOCUMENTALES
PLAZO DE
CONSERVACIÓN
VIGENCIAS
DOCUMENTALES

GRUPO INTERDISCIPLINARIO
Primarios Archivo Utilidad de CRITERIOS DE
Trámite VALORACIÓN
información

Archivo Disposición
Secundarios
Concentración documental

DESTINO FINAL

Transferencia Transferencia Baja

primaria secundaria documental
Procesos de Gestión Documental
Conservación

Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas

destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los Art. 4
fracción
documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a XVIII
largo plazo.

Los sujetos obligados se regirán por el principio de conservación, para Art. 5

lo cual adoptarán las medidas de índole técnica, administrativa, fracción I
ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los
documentos de archivo.
Instrumentos de control y consulta
archivística.
Cuadro General de Clasificación Archivística

Es el instrumento técnico y de consulta que refleja la estructura

jerárquica y lógica de la organización de una entidad, con base en las
atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa.

✓ Se identifica con las atribuciones, procesos y

actividades de la institución.

✓ Se identifica con los testimonios documentales de las

actividades que se derivan o que realiza dicha
institución .

Es el mapa de procesos que permite identificar procesos

y actividades de una Institución
Cuadro General de Clasificación Archivística
Estructura

• Conjunto de documentos
producidos orgánicamente
Fondo por una institución, se Institución
identifica con el nombre de
esta última.

• Cada división del fondo,

corresponde con las Atribuciones
Sección atribuciones/funciones de / Facultades
la institución.

• División de una
sección con base en
las actividades
Serie derivadas de las Procesos
atribuciones o
funciones del S.O.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Funcionalidad

El cuadro de clasificación es una herramienta que permite:

✓ Organizar, describir y vincular los expedientes generados por la

misma atribución y procesos;
✓ Proporcionar un mejor acceso, recuperación, uso y difusión de
los documentos.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Elaboración

I. 2. 3. 4.
IDENTIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN INSTRUMENTACIÓN

Análisis de la Identificar las funciones Elegir un esquema de ✓ Validación y

organización: de la Institución y las codificación para ✓ Formalización con las
actividades derivadas, representar a cada Unidades
✓ Historia establecer los niveles de categoría de Administrativas y el
✓ Funciones relación entre las agrupamiento (sección, ACA.
sustantivas y secciones y series. serie), con fines de
comunes identificación y ✓ Supervisión y
✓ Estructura Atribuciones/Funciones = abreviación.
Sección asesoría para
✓ Normatividad ✓ El sistema de seguimiento y
Actividades = Serie codificación puede garantizar su
documental ser numérico, aplicación
alfabético o
alfanumérico. ✓ Capacitación a
✓ Debe ser lógica, servidores públicos
sencilla, precisa y para la aplicación del
flexible. CGCA.
Catálogo de Disposición Documental
Elaboración

El registro general y sistemático que establece los valores

documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y
disposición documental;

Obligación de
Transparencia
LGTAIP, art. 70,
frac. XLV
Catálogo de Disposición Documental
Componentes
VALORES DOCUMENTALES
Primarios: Administrativo, legal, fiscal-
contable
Secundarios: informativo, testimonial,
evidencial

PLAZOS DE CONSERVACIÓN
El tiempo que permanecen los documentos
en cada unidad de archivo
Vigencia documental + término precautorio
+ plazo de reserva (LGTAIP)

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Selección para Baja (eliminación), o
transferencia y conservación
Catálogo de Disposición Documental
Elaboración

I. 2. 3. 4.
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN REGULACIÓN CONTROL

✓Determinar valores ✓Introducción (Explicar el ✓Firma de servidores

✓Normatividad que
primarios. contexto institucional). públicos involucrados
regula a la institución.
en la elaboración del
✓Entrevistar a ✓Determinar valores ✓Objetivo General. CADIDO.
productores de la secundarios. ✓Marco legal que los ✓Presentarlo para su
documentación. ✓Fijar plazos de acceso y regula (Describir). aprobación ante el
✓Frecuencia de transferencia. ✓Proceso de elaboración Grupo
consulta. ✓Especificar la (Describir). Interdisciplinario
✓Tipo de soportes conservación o ✓Registro de las series, ✓Iniciar su aplicación
documentales. eliminación. sus plazos y destino en la Institución.
✓Volumen documental. final.
✓Hoja de cierre (El CDD
consta de # secciones y
# series doc).
Instrumentos de consulta
Inventarios documentales

Son Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de

un archivo y que permiten su localización.

Tipos de Inventarios:

▪ Inventario general
▪ Inventario de transferencia (primaria y secundaria)
▪ Inventario de baja documental
Instrumentos de consulta
Inventario general por expedientes del archivo de trámite

Describe los expedientes por series documentales, son de carácter interno y

para uso exclusivo de los funcionarios directamente relacionados a los asuntos,
competencias y atribuciones que documentan los expedientes.
Instrumentos de consulta
Inventarios de transferencia

TRANSFERENCIA

PRIMARIA SECUNDARIA
Archivo Archivo Archivo Archivo
Trámite Concentración Concentración Histórico
Instrumentos de consulta
Valoración documental
Destino final: Baja documental
BAJA DOCUMENTAL

Baja documental
(Expedientes cuyo plazo de
conservación conforme al CADIDO u
no posee valores secundarios.
Desincorporación de Documentación
de comprobación administrativa
inmediata y Documentos de apoyo
informativo
(documentos que no son de archivo)
Instrumentos de consulta
Guía de archivo documental
Obligación de
Transparencia
LGTAIP, art. 70,
fracción XLV

Instrumento de consulta que contiene la descripción general de todo el fondo documental

que poseen los sujetos obligados, reflejados en el número de expedientes por serie
documental del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Instrumentos de consulta
Guía de archivo documental

Unidad Administrativa: Secretaría Técnica del Pleno

Área de Procedencia de Archivo: Secretaría Técnica del Pleno
Nombre del responsable: Jesús López
Cargo: Secretario Técnico del Pleno
Domicilio: Av. Insurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco, Del. Coyoacán, C.P.
04530.
Teléfono: 50042400 Ext. 2303
Correo electrónico: archivo@inai.org.mx
FONDO: INAI

SECCIÓN: SC01S PLENO

VOLUMEN
SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN FECHAS DOCUMENTAL UBICACIÓN FÍSICA
Comprende las actas, audios y versiones 5 expedientes en Nivel 3 Ala
SE01 Pleno estenográficas de las sesiones del Pleno en 2014-2015 Insurgentes, en la
Soporte físico y
materia de la LFTAIPG y la LFPDPPP. Secretaría Técnica del
electrónico Pleno.

Intructivo para la elaborar la Guía de Archivo Documental

http://inicio.ifai.org.mx/Carga_GestionArchivoI/InstructivoGuiaArchivoDocumental_24
Mar2020.pdf
Proceso de armonización legislativa

Dirección de Desarrollo Archivístico Nacional

 Estadística

7 • Han
armonizado

• Han aprobado,
4 pero no han
publicado su Ley

20 • Proyectos de Ley se
encuentran en
proceso legislativo

• Sin
2 avances
 Consejo Local de Archivos

Funciones
principales

Generar mecanismos que

Garantizar una representación
permitan a los Sujetos
integral de la Entidad Federativa
Obligados para implementar
en el Consejo Nacional de
acuerdos que tome el Consejo
Archivos
Nacional
 Garantía de funcionalidad
• Integrado por los tres • La suficiente, para
poderes estales comprometer acuerdos
• Participación Ciudadana

Legitimidad e
integración
Jerarquía

Estructura
Excepción
Funcionamiento

• Especial cuidado de no • Replicar la estructura del

evadir competencias CONARCH
exclusivas del CONARCH
• Convocatorias, sesiones,
o autoridades federales
Designación del Secretario
Técnico

CONARCH.-Consejo Nacional de Archivos

 Archivo General Local

Asesorar a Fungir como

Sujetos enlace con el
Obligados AGN

Funciones
 Archivo General Local

Titular del
Organismo Garantía de
descentralizado
Archivo General Atribuciones
Local funcionalidad
 Sistema Institucional de Archivos

Garantía de
Función
Funcionalidad

Responsabilidad
máxima
Garantizar el correcto
ciclo vital de la
documentación
Esquemas de
capacitación

Implementación de Preparación de
procesos de gestión titulares de área
documental y
administración de
archivos Integración
 Área coordinadora de archivos
Coordinar a las áreas y unidades
administrativas para cumplir las
normas de gestión documental y
administración de archivos

Exclusividad Especialización

Nivel jerárquico Atribuciones

Garantía de
Funcionalidad
 Grupo Interdisciplinario

Aprobar las propuestas que

presente el área coordinadora
de archivos en materia de
valoración y disposición
documental
Integrantes

Facultades

Funcionalidad
 Homologación de lenguaje

• Homologar los procesos de gestión documental y

Finalidad administración de archivos

• Contar con una homologación en los términos técnicos -

Pros archivísticos a nivel nacional

• Problemas operativos al momento que el CONARCH o

Contra Consejos Locales emitan normativa aplicable para los
Sujetos Obligados

• Problemas cuando se emitan criterios interpretativos en el

Contra ámbito administrativo
 Retos

Deber ser Ser

*Art. Cuarto Transitorio LGA

**Art. Décimo primero Transitorio LGA
 Lic. Brenda Sharlyn Galván Juárez
bsgalvan@agn.Gob.mx
5133-9900 ext. 19003

Dirección de Desarrollo Archivístico Nacional

 CURSO VIRTUAL

“GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS”
 CONCLUSIONES

“La armonización legislativa

en materia de archivos”
Dra. Josefina Román Vergara
Comisionada INAI
 Pilares del SNT

Artículos 28 y 31 de la Ley General de Transparencia y Acceso a

la Información Pública
3
La importancia de los
Archivos
• Custodian decisiones, actuaciones y memoria
• Conservan un patrimonio único e irremplazable
• Los documentos son gestionados en los archivos
desde su origen para preservar su valor y su
significado
.
El libre acceso a los archivos enriquece nuestro
conocimiento de la sociedad, promueve la
democracia, protege los derechos de los
ciudadanos y mejora la calidad de vida.

4
La adecuada organización de los documentos es
fundamental para el Estado de derecho

Un Estado en el que exista una

adecuada organización de los
documentos brinda certeza sobre la
garantía y protección de los
derechos humanos y sienta la
base para contar con mecanismos
eficaces para rendir cuentas, lo
cual afecta la calidad de las instituciones
democráticas.

5
Exigencia
constitucional
• Artículo 6o Constitucional en su inciso A, fracción V,
establece que: los sujetos obligados deberán preservar sus
documentos en archivos administrativos actualizados…
• Los archivos cuentan con una protección constitucional
con resultados duales:

Ø Obligatoriedad por parte de los sujetos obligados.

Ø Exigencia de su organización y conservación por
parte de la ciudadanía.

6
 Reforma constitucional
Artículo 73. El Congreso tiene facultad:

Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales

reglamentarias que desarrollen los principios y bases en
materia de transparencia gubernamental, acceso a la
información y protección de datos personales…

ley general que

Fracción XXIX-T: Para expedir la
establezca la organización y administración
homogénea de los archivos… ener
al
Ley G e
d
i vo s
A ch
r

7
 Ley General de Archivos
• Determinar las bases de organización y
funcionamiento del SNA
• Fomentar el resguardo, difusión y acceso
público de le archivos privados
• Establece los principios y bases generales
para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de
los archivos
Aplicable a:
• Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial,
• Órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos,
• Persona físicas, morales o sindicatos
que reciban y ejerzan recursos
públicos o realicen actos de autoridad
de la federación, las entidades
federativas y los municipios.
8
 Importancia de la Ley y su posterior
armonización
ü Garantizar la organización
ü Conservación
ü Disponibilidad
ü Integridad del caudal documental
ü Localización pronta del documento
ü Implementar su sistema institucional de archivos,
dentro de los seis meses posteriores a la entrada
en vigor de la Ley (Debió acontecer el 15 de
Diciembre de 2019)
 A partir de la entrada en vigor de la Ley Genera de Archivos, se:

• Abrogó la Ley Federal de Archivos

• Derogó todas aquellas disposiciones que la contravengan

Los Congresos Locales:

• El 15 de junio del 2020, venció el plazo para que las legislaturas locales
armonicen sus instrumentos con la Ley General.
• Realizar adecuaciones presupuestales para para dar cumplimiento a las
obligaciones de la Ley.
11

Plazos establecidos en los Transitorios de la LGA

14 de
diciembre
de 2020
15 de junio de
15 de 2020 Inicio de sesiones de
diciembre Consejos de Archivo
de 2019 locales.
15 de Armonización de
junio leyes locales
1 año 6
de Implementar su meses
2019 Sistema 1 año
Institucional de
Entrada en vigor Archivos

6 meses
MÍNIMOS Ley General de Archivos
IRREDUCTIBLES

12
 Principios y deberes
Homologación de principios, de definiciones e
instituciones jurídicas conforme a la Ley
General de Archivos

La información que generan las dependencias públicas deberá

de ser tratada y organizada, durante todo su ciclo de vida,
mediante criterios uniformes, para lo cual la organización,
administración, conservación y consulta de los archivos se
regirá por los principios y lineamientos generales que establece
la nueva ley.

13
Obligaciones de las entidades federativas

Deberán contar con un:

§ Sistema Local de Archivos

§ Consejo Local de Archivos, cuyo
presidente integrará el Consejo
Nacional de Archivos
§ Archivo general como la entidad
• Tener un Consejo Local de especializada en materia de archivos
Archivos.
Naturaleza jurídica del Archivo
General del Estado (AGE)
Prever la composición orgánica del AGE
(órganos de gobierno, Director General,
Órgano de Vigilancia, Consejo Técnico y
estructura administrativa), de
conformidad con la LGA.

Homologación de atribuciones del AGE,

similares a las del AGN, y compatibles
para que sea sin perjuicio de las que
corresponden a éste.
Requisitos del Titular del Archivo
General del Estado.

Asegurar perfil del titular del Archivo, como

es:

• La experiencia o grado académico

• Requisitos de elegibilidad
• Nivel jerárquico del cargo (subsecretario,
titular de unidad administrativa o
equivalente)

16
 Cada entidad federativa contará con un Sistema Local, el cual
será el conjunto orgánico y articulado de estructuras,

Sistema relaciones funcionales, métodos, normas, instancias,

instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir
con los fines de la organización y conservación homogénea de

Local de los archivos de los sujetos obligados dentro de su jurisdicción.

Archivos
• Artículo 70 de la Ley Las leyes de las entidades federativas desarrollarán la
General integración, atribuciones y funcionamiento de los
Sistemas locales equivalentes a las que esta Ley
otorga al Sistema Nacional (Artículo 71, último
párrafo)

17
 I. El titular del Archivo General, quien lo presidirá;
II. II. El titular de la Secretaría de Gobernación;
III. El titular de la Secretaría de la Función Pública;
IV. Un representante de la Cámara de Diputados del
Congreso de la Unión;
V. Un representante de la Cámara de Senadores del
Congreso de la Unión;

Integración VI. Un representante del Poder Judicial de la Federación;

VII. Un comisionado del Instituto Nacional de Transparencia y
Acceso a la Información Pública;
Sistema Local VIII. Un integrante de la junta de gobierno del Instituto
Nacional de Estadística y Geografía;
IX. El titular de la Auditoría Superior de la Federación;
X. El titular del Banco de México;
XI. El Presidente de cada uno de los consejos locales;
XII. Un representante de los archivos privados, y
XIII.Un representante del Consejo Técnico y Científico
Archivístico

18
 Consejo Local
Características
• Las entidades federativas contarán
con un Consejo Local
• Participarán los municipios y las
alcaldías de la Ciudad de México,
según corresponda, en los términos
de la legislación de cada entidad
federativa
Funciones
• Implementar las políticas, programas, lineamientos y
directrices para la organización y administración de
los archivos que establezca el Consejo Nacional
• Aprobar criterios para homologar la organización y
conservación de los archivos locales
• Aprobar las campañas de difusión sobre la
importancia de los archivos como fuente de
información esencial y como parte de la memoria
colectiva
• Proponer las disposiciones que regulen la creación y
uso de sistemas automatizados, para la gestión
documental y administración de archivos
• Crear mecanismos de enlace
• Fomentar la generación, uso y distribución de datos
en formatos abiertos
19
 Integración del
Sistema Institucional de Archivos

El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá

integrarse por:

I. Un área coordinadora de archivos, y

II. Las áreas operativas siguientes:

a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad
presupuestal y técnica del sujeto obligado.

20
 Infracciones a la Ley
• Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados
• Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa
justificada;
• Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos
• Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total
o parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de manera
indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados
• Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión
• No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo General o, en su caso, las entidades especializadas
en materia de archivos a nivel local, así como el acta que se levante en caso de
documentación siniestrada en los portales electrónicos

21
 Sanciones

• La gravedad de la conducta constitutiva de la

La autoridad competente podrá imponer
infracción
multas de diez y hasta mil quinientas veces el
valor diario de la unidad de medida y • Los daños o perjuicios ocasionados por la

actualización e individualizará las sanciones conducta constitutiva de la infracción, y

considerando los siguientes criterios: • La reincidencia, en su caso, de la conducta
constitutiva de la infracción.

22
 Delitos contra los archivos
• Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente,
información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su
resguardo, salvo en los casos que no exista responsabilidad determinada en
esta Ley
• Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso
correspondiente, un documento considerado patrimonio documental de la
Nación
• Traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio
documental de la Nación, sin autorización del Archivo General;
• Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio nacional documentos
considerados patrimonio documental de la Nación, una vez fenecido el plazo
por el que el Archivo General le autorizó la salida del país
• Destruya documentos considerados patrimonio documental de la Nación.

23
Penas
Pena de 3 a 10 años de prisión y multa de 3 mil a 5mil
veces la unidad de medida y actualización.

Será sancionado con pena de 3 a 10 años de prisión y multa de

3 mil veces la unidad de medida y actualización hasta el
valor del daño causado, a la persona que destruya documentos
relacionados con violaciones graves a derechos humanos,
alojados en algún archivo, que así hayan sido declarados
previamente por autoridad competente.

24
Mejores prácticas en
los estados
Armonización legislativa

25
 Avance de cumplimiento
8 Estados con Ley Aprobada 19 Estados con iniciativa

• Ciudad de México
• Colima
• Durango
• Hidalgo
• Jalisco
• Nuevo León
• Oaxaca
• San Luis Potosí
• Yucatán

26
 Mejores prácticas en leyes locales
Colima Hidalgo

• Creación del Fondo de Apoyo • Promover la coordinación y

Económico para Archivos que se
constituirá por lo menos con el
importe de 0.0005 del total del
presupuesto de cada Ejercicio
Fiscal
vinculación entre los sujetos obligados,
con el objetivo primordial de impulsar,
difundir y fortalecer la cultura
archivística en el Estado.
• Se permite la creación de mecanismos
y políticas que permitan la
operabilidad del Sistema Estatal de
Archivos.

27
 Aspectos novedosos de las Leyes Locales de
Archivos
Puebla y Morelos

• Regulación de los Archivos

Históricos Comunes, a través de
convenios en los que se deberá
identificar con claridad a los
responsables de la administración de
los archivos.

28
Aspectos novedosos de las Leyes Locales de
Archivos

Ciudad de México y Morelos

Reconocimiento a los archivistas. La

legislación propone que las personas que
cuenten con una capacitación y
conocimientos reconocidos en
archivística tendrán la preferencia para
ocupar el cargo de Director General

29
 Aspectos novedosos de las Leyes Locales
de Archivos
Ciudad de
México
• Todos los habitantes gocen del pleno derecho para acceder a
la verdad, cuyo objeto será contribuir a identificar determinados
hechos, destacando el deber a preservar la evidencia documental
que sirva para la conmemoración y el recuerdo.

30
GRACIAS

31