Material de Estudio M1U2

CURSO VIRTUAL:
REQUISITOS PARA LA GESTIÓN

DOCUMENTAL EN SEDES ELECTRÓNICAS,
VENTANILLAS ÚNICAS Y PORTALES
TRANSVERSALES
Módulo 1: Descripción de canales

Unidad 2: Tipo y descripción de canales
Curso virtual: Requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas, ventanillas
únicas y portales transversales
Módulo 1: Descripción de Canales
Contenido temático
1 Sedes electrónicas
2 Ventanillas Únicas
Portal Específico de un Programa

3 Transversal del Estado
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1 Sedes electrónicas
A continuación se
enumeran los requisitos
mínimos de cada uno de
los elementos que hacen
parte del gráfico.
Definición
La Ley 2080 de 2021 Art. 12, define la “Sede
Electrónica” así: “Se entiende por sede electrónica, la
dirección electrónica oficial de titularidad,
administración y gestión de cada autoridad competente,
dotada de las medidas jurídicas, organizativas y
técnicas que garanticen calidad, seguridad,
disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e
interoperabilidad de la información y de los servicios, de
acuerdo con los estándares que defina el Gobierno
nacional”.
De igual forma, establece que: “Toda autoridad

deberá tener al menos una dirección electrónica.”
El Decreto 2106 de 2019 art. 14, establece que:

“las autoridades deberán integrar a su sede
electrónica todos los portales, sitios web,
plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y
soluciones existentes, que permitan la realización
de trámites, procesos y procedimientos a los
ciudadanos de manera eficaz.”
Esta misma integración se reitera para la

prestación de Servicios Ciudadanos Digitales citada
en el Decreto 620 de 2020 art. 2.2.17.6.1.
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El Decreto 620 de 2020 art. 2.2.17.6.5, señala que:

“Registro de documentos electrónicos. Los sujetos
señalados en el artículo 2.2.17.1.2. De este decreto
deberán integrar a la sede electrónica. las interacciones
digitales existentes como trámites, servicios. ejercicios
de participación, acceso a la información. colaboración
y control social. Entre otros, Asimismo, las nuevas
interacciones ciudadano - Estado nacerán digitales y se
integrarán a esta dirección electrónica, acogiendo las
demás disposiciones que establece el ordenamiento
jurídico colombiano sobre la atención al ciudadano por
otros canales. Los diversos canales digitales oficiales
dispuestos por cada autoridad deberán estar integrados
a la sede electrónica.”
Obligatoriedad
De igual forma es obligación de la administración pública
velar por la adecuada gestión de los documentos
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de
un trámite, actuación o procedimiento, ya que por ley están
obligadas a la conformación de los expedientes siguiendo
los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación
garantizando la integridad del mismo, su gestión y
administración a lo largo de las diferente fases del archivo.
También corresponde a cada entidad asegurar todo

documento producido y recibido a través de la sede
electrónica e integrarlo a través del gestor documental al
expediente electrónico correspondiente, de acuerdo con lo
establecido en los Cuadros de Clasificación Documental –
CCD y las Tablas de Retención Documental – TRD.
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onicos_12900247.htm#query=gestion%20documental&position=23&from_view=search&track=s
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Requisitos
La sede electrónica deberá garantizar:
• Igualdad en el acceso a la administración pública

• Respeto a los requisitos de calidad, usabilidad,
accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad,
confidencialidad, disponibilidad, estándares
abiertos, seguridad y privacidad en la información,
servicios y trámites.
• Cumplir los lineamientos de lineamientos del
Manual de Gobierno en línea, el Marco de
Referencia y Arquitectura TI, la Ley 1712 de 2012,
resolución 2893 de 2020, resolución 1519 de
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verificación iconos">Lista de verificación iconos creados por Freepik - Flaticon</a>
2020(MINTIC), acuerdo 004 de 2019 (AGN)
Interacción con sede

electrónica
Tomado de (Página 15):

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructur
a_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Guia_Requisito
s_GD_en_SedesElectronicas.pdf
2 Ventanillas Únicas
Definición
El Decreto 1151 de 2008 Art. 4 señala que la Ventanilla
Única Virtual es: “Sitio virtual desde el cual se gestiona de
manera integrada la realización de trámites que están en
cabeza de una a varias entidades, proveyendo la solución
completa al interesado”
La Resolución 2893 de 2020, en su anexo 3 señala a la

Ventanilla Única como: “Sitio o canal que integra
actuaciones administrativas de dos o más autoridades
que contribuyen a una misma finalidad para atender a un
ciudadano, usuario o grupo de valor. Las actuales”
Ventanillas Únicas” que involucran a una sola entidad
estarán en la sección transaccional de la sede
electrónica”. (1)
Imagen de <a
Tomado de: 1. MINTIC. ANEXO 3: Guía técnica de integración de ventanillas href="https://www.freepik.es/vector-gratis/ilustracion-soporte-al-cliente-plano-organico_13184
únicas digitales al portal único del Estado colombiano – GOV.CO. 2020 Pág. 8. 987.htm#query=ventanilla&from_query=ventanilla%20unica&position=8&from_view=search&tr
Consultado en: https://www.gov.co/biblioteca/recurso/ventanilla ack=sph">Freepik</a>

electrónica

Portal Específico de un Programa

3 Transversal del Estado
Definición
En el Anexo 4 de la Guía técnica de integración de
portales específicos de programas transversales al
portal único del Estado colombiano se define al Portal
Específico de un Programa Transversal del Estado como:
“el sitio en Internet que integra información, recursos u
oferta institucional de un programa o iniciativa del Estado,
con impacto nacional y que involucra más de una
autoridad”.
Estos portales deberán integrarse al Portal Único del

Estado colombiano www.gov.co y al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
donde se les otorgará la competencia para establecer las
condiciones de creación e integración para dichos
portales.
La entidad líder del portal específico de programas

transversales del Estado será responsable por la
gestión documental, tratamiento de datos personales,
gestión de PQRS (incluyendo el traslado cuando
aplique) y la administración del sitio.
La recepción de PQRS, debe realizarse contemplando

lo establecido por el Archivo General de la Nación -AGN
en el Acuerdo 060 del 2001.

electrónica

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Requisitos para la gestión documental en

sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales: Bibliografía
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Rec
ursos/Publicacionees/Guia_Requisitos_GD_en_SedesElectronicas.pdf
• Ley 2080 de 2021 “Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento

administrativo y de lo contencioso administrativo -ley 1437 de 2011- y se dictan otras
disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la
jurisdicción”. Disponible en:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=156590
• Decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y
reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la
administración pública”. Disponible en:
• Decreto 620 de 2020 “Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del
Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y
64 de la Ley 1437 de 2011. los literales e. j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de
la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el
artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el
uso y operación de los servicios ciudadanos digitales”. Disponible en: <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru"
title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=118337 title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>
• MINTIC. ANEXO 3: Guía técnica de integración de ventanillas únicas digitales al Bibliografía

portal único del Estado colombiano – GOV.CO. 2020 Pág. 8. Disponible en:
https://www.gov.co/biblioteca/recurso/ventanilla
• Decreto 1151 de 2008 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta
parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones”. Disponible en:
• MINTIC . Resolución 2893 de 2020 “Por la cual se expiden los lineamientos para
estandarizar ventanillas únicas, portales específicos de programas transversales,
sedes electrónicas, trámites, OPAs y consultas de acceso a información pública, así
como en relación con la integración al Portal Único del Estado Colombiano, y se
dictan otras disposiciones”. Disponible en:
https://gobiernodigital.mintic.gov.co/692/articles-161263_Resolucion_2893_2020.pdf
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060 de 2001. “Por el cual se

establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”. Disponible en:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru"
title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

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Módulo 1: Descripción de canales

Portal Específico de un Programa

De igual forma, establece que: “Toda autoridad

El Decreto 2106 de 2019 art. 14, establece que:

Esta misma integración se reitera para la

El Decreto 620 de 2020 art. 2.2.17.6.5, señala que:

También corresponde a cada entidad asegurar todo

• Igualdad en el acceso a la administración pública

Interacción con sede

Tomado de (Página 15):

La Resolución 2893 de 2020, en su anexo 3 señala a la

Interacción con sede

Tomado de (Página 17):

Portal Específico de un Programa

Estos portales deberán integrarse al Portal Único del

La entidad líder del portal específico de programas

La recepción de PQRS, debe realizarse contemplando

Interacción con sede

Tomado de (Página 19):

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Requisitos para la gestión documental en

• Ley 2080 de 2021 “Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento

• MINTIC. ANEXO 3: Guía técnica de integración de ventanillas únicas digitales al Bibliografía

• Decreto 1151 de 2008 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060 de 2001. “Por el cual se

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