Estimados estudiantes, de acuerdo al siguiente material de apoyo, dispónganse a

realizar un normograma.

¿Cuáles son las normas de gestión documental vigentes en Colombia?

1. Política Nacional de Archivos
Es un conjunto de directrices establecidas por el Archivo General de la Nación
para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y
electrónica y su estado de conservación. La Política Nacional de Archivos (PNA)
regula la creación, organización, administración, uso y disposiciones de los
archivos públicos. Establece los principios que se deben seguir para garantizar
que la información gubernamental se gestione de manera eficiente y conservado.
Puedes consultar más sobre ella en este documento creado por el AGN
2. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos
Electrónicos
Es la norma nacional para la gestión de archivos electrónicos. Establece requisitos
y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y
mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos
3. Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la
Seguridad de la Información.
Con respecto a la gestión de la información digital, también contamos con esta
norma. La cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de
la seguridad de la información (SGSI), que es el marco organizativo que permite a
una organización gestionar su información sensible y confidencial
Una vez expuestas las normas con mayor alcance como lo pueden ser el PNA o
las NTC ISO, podemos proseguir con algunos de los decretos, acuerdos y
circulares más importantes. Entre las que se encuentran la Circular 0001 del 31 de
marzo de 2020, Decreto ley 1080 del 26 de mayo de 2015 y muchas otras más.
4. Circular 0001 del 31 de marzo de 2020
Esta circular establece la nueva política de gestión documental para las entidades
públicas en Colombia. Reemplaza la norma anterior, la Circular 010 del 15 de
noviembre de 2013. Los principales cambios son:

 El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel

sólo deben utilizarse como último recurso.
 Todas las entidades públicas deben tener un sistema de gestión de
documentos electrónicos (EDMS).
  Los documentos deben clasificarse según su nivel de importancia y
sensibilidad.

5. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

Este decreto aprueba la Política Nacional de Archivos y establece que la Dirección
General de Archivos Nacionales es la entidad responsable de la aplicación de la
política. Adicionalmente, establece las especificaciones técnicas para la creación,
almacenamiento y uso de documentos de archivo en Colombia. Sustituye al
Decreto 010 del 14 de febrero de 2005. Los principales cambios son:

 Ahora se permite la firma electrónica.

 Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro.

6.. Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos

Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de
Archivos (SNA). Los principales cambios son:

 El SNA es ahora responsable de la administración de los archivos públicos.

 Las entidades públicas deben conservar sus archivos durante un mínimo de
25 años se establece un registro nacional de archivos.

7. Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019

Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015, estableciendo que la Política
Nacional de Archivos aplica a todas las instituciones gubernamentales y no solo a
las entidades públicas. Este acuerdo también establece que la Dirección General
de Archivos Nacionales es la encargada de promover y difundir la Política
Nacional de Archivos.
Finalmente, establece los requisitos mínimos para las entidades públicas
colombianas a disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos
(SGDE). Sustituye al Acuerdo 0020 del 30 de abril de 2018. Los principales
cambios son:

 Las entidades públicas ahora deben utilizar un SGDE que esté certificado
por el Instituto Nacional de Archivos.
 El Archivo General de la Nación brindará asistencia técnica a las entidades
públicas para que cumplan con el acuerdo.
 El Instituto Nacional de Archivos certificará los SGD que cumplan con los
requisitos mínimos del acuerdo.
8. Hay otras normas como la Circular externa 003 de febrero 27 de 2015 que
establecen el uso de la firma digital en el sector público y el Acuerdo 0038 del 19
de diciembre de 2017 que establece el formato de los documentos electrónicos.

9. ISO 15489
La norma ISO 15489, tanto la parte 1 como la parte 2, fue creada por la
Organización Internacional de Normalización ISO en Ottawa, en el año 2000. Esta
norma es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas
archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La ISO 15489 sobre
gestión de documentos tiene como objetivo homogeneizar las políticas de
implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y
formato, tanto en organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de
dos partes, la parte 1 versa sobre las generalidades y la parte 2 sobre las
directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité de Gestión de
Documentos y Aplicaciones.

10. ISO 19005

La norma ISO 19005 de Gestión de documentos. Formato de archivo de
documento electrónico para preservación a largo plazo tiene el objetivo principal
de definir un formato de archivo basado en PDF, conocido como PDF/A, que
proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma
que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y
sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos. En la actualidad, hay 3
partes en la familia de esta norma: ISO 19005-1 (PDF/A-1), ISO 19005-2 (PDF/A-
2) y ISO 19005-3 (PDF/A-3).

11. ISO 14721

La norma ISO 14721 Sistemas de transferencia de información y datos espaciales.
Sistema de información de archivo abierto. Modelo de referencia específica un
modelo de referencia para un sistema de información de archivo abierto OAIS
(Open Archival Information System). El objetivo de esta norma es establecer un
sistema para archivar información, tanto digitalizada como física, con un esquema
organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de
preservar la información y ponerla a disposición de una comunidad designada.

12. ISO 11799

La norma ISO 11799 Información y documentación: requisitos de almacenamiento
de documentos para materiales de archivo y biblioteca especifica las
características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo
de materiales de archivo y biblioteca. Cubre la ubicación, la construcción y la
renovación del edificio, así como la instalación y el equipo que se utilizará tanto
dentro como alrededor del edificio. Se aplica a todos los materiales de archivos y
bibliotecas almacenados en repositorios, donde los medios mixtos se pueden
almacenar junto con materiales en papel.

13. Constitución Política de 1991

ARTICULO 15 Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De
igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que
se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades
públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se
respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La
correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con
las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para
los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la
presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los
términos que señale la ley.
ARTICULO 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen
responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de
equidad. No habrá censura.
ARTICULO 72 El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del
Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que
pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

14. Decreto 2609 de 2012.

Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad
técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión
documental, así como sus metadatos.
 15: Ley 80 de 1989
Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Se crea el
Archivo General de la Nación (AGN), el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y le
otorga sus funciones respectivas.

NORMOGRAMA DE_____________

TIPO DE NORMA NUMERO FECHA CONTENIDO REQUISITOS

LEY 594 2000 REGLAS Y PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS OBLIGATORIA PARA EMPRESAS PUBLICAS
        FACILITAR LA GESTION DOCUMENTAL