GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES
Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa
Fortalecimiento de los Procesos Administrativos en las Mypes del
Proyecto de la Formación Profesional:
departamento de Santander.
Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
Competencia:
organización.
Preparar documentos según su importancia de acuerdo a las normas legales
Actividad de Aprendizaje:
vigentes para la disposición de archivos.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Informe administrativo sobre “Control de los documentos de Archivo”.
Criterios de Evaluación:
• Verifica que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestión
documental y las normas organizacionales. .
• Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicación y el manual de
gestión documental.
• Verifica que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el
manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de
gestión de la calidad.
• Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
• Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
Duración de la evaluación:
4 horas

Nombre del Aprendiz (a) en formación: _Yerson Stiven Celis Tarazona

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No. de ficha: __2513160
__________________________________________________________________________________________
Centro de formación: __C.S.E.T.
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Regional: __Santander
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Nombre del Instructor(a): _Hermes Redondo Silva
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2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencia de sobre control de los documentos de archivo.
Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus conocimientos sobre el
tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.

3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

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• Consulte la bibliografía recomendada y a través de internet, los temas de: Procedimiento General para
consultar, Control y seguimiento de los documentos de archivo (consulta, salida de documentos, documentos
prestados).

• En el informe debe contener la justificación a los siguientes interrogantes y la elaboración y

diligenciamientos de los respectivos formatos:

o Cómo controla el préstamo y la recuperación de los documentos de archivo. (Formato)

o Cómo realiza el seguimiento de respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas por las diferentes
dependencias. (Formato)
o Describa la trazabilidad de dos documentos de archivo.

RTA: Yo Yerson Celis encargado de la unidad de correspondencia el día 10, 11 de marzo del 2023 llegaron a la
empresa 3 cartas a la empresa lo cual fueron respondidas por 1 memorando sobre autorización licencia
remunerada y 2 cartas 1 de derecho de petición y la otra de programación evento empresarial tiempo
después fueron radicadas, guardadas en la caja y carpeta el 15/03/2023 al día siguiente 16/03/2023 fueron
prestados los 3 documentos lo cual fueron 1 memorando sobre autorización licencia remunerada a la
persona Martha Parra, la respuesta de 1 carta sobre de derecho de petición a la persona Martha Parra y la
segunda carta que se trataba sobre programación evento empresarial a la persona Martha Parra, aclarando
que la señora Martha Parra pertenece al departamento de RR. HH el préstamo de estos documentos fueron
con la finalidad de entregar informes en una reunión a la junta directiva con el fin de comprobar que si hubo
respuestas a los documentos recibidos de otra entidad o persona al transcurrir del tiempo fueron devueltos
los documentos por la persona Martha Parra a la unidad de correspondencia lo cual fue entregado a Yerson
Celis donde fueron archivadas.

TRAZABILIDAD DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

EXPEDIENTE CLINICO:

Se debe tener todos los datos correspondientes al paciente para poderle dar fiabilidad a su procedimiento y
poderle crear su respectivo expediente clínico a futuro.

 Se debe poner a cada expediente un único número de registro y llevarlos a sus lugares
correspondientes dependiendo de la patológica del paciente, los años que lleva con la entidad y la
importancia del tratamiento.
 El expediente deberá tener un seguimiento por el personal del hospital al igual que cada expediente
tendrá un plazo máximo de ubicación en la correspondencia del hospital para no generar tardanzas o
llenuras en más expedientes clínicos.
 El expediente debe tener firmas y sellos correspondientes al hospital al igual que el hospital y el
paciente deberán de quedarse con 1 copia de cada expediente en caso de surgir algún percance
durante el proceso.
 Por último, es necesario recordar que cada expediente es único en cada persona por lo que no se
harán más de 1 expediente por persona, cada expediente se almacenara en su carpeta
correspondiente dependiente de los aspectos antes mencionados, por último el hospital siempre
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quedara con el historial del paciente así el paciente se retire o no de la entidad y se aclara que todo
quedara bajo el anonimato y no se revelara información del paciente a terceros.

CONTRATO LABORAL:

Se debe contar con los respectivos procedimientos como entrevista de trabajo, pruebas psicotécnicas al igual
que con la hoja de vida de la persona a contratar.

 En un archivo se deben tener todos los datos de la persona, sus pruebas y todo lo correspondiente al
trabajo en general.
 Su archivo se deberá hacer de acuerdo al cargo que desempeñará en la empresa, de menor a mayor
relevancia o viceversa.
 Cada archivo que tenga el trabajador deberá ser firmado por la persona encargada al igual que el
contrato laboral que debe ser firmado por el jefe inmediato, por el trabajador y deberá ser enviado al
departamento de recursos humanos que serán los encargados de recibir y despachar el contrato
laboral.
 La empresa deberá de quedarse con una copia del archivo al igual que el respectivo trabajador en
caso de surgir algún inconveniente poderlo solucionar.
 Por ultimo las empresas siempre conservaran el contrato y los archivos del trabajador para
garantizarle su seguridad laboral.

BIBLIOGRAFÍA

SALGADO JARAMILLO, Lilia. Curso Básico de Administración de Archivos. 5. Procedimiento General para
consultar. Pag.23; 3. Administración del Archivo, Literal a. Control y seguimiento pág.80-82.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha: Instructor (a): _______________________________________________

Bucaramanga,
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Santander –
Aprendiz(a): _Yerson Stiven Celis Tarazona
24/03/2023
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