¿Cuáles son los tipos de archivos

documentales?
  3 ME GUSTA

Cuando tienes organizado el archivo documental de tu empresa, esto te permitirá localizar

rápidamente todos tus archivos. En ese sentido, la organización de tus archivos
documentales, obedece a los siguientes objetivos:

 El darle la debida estructura a tus documentos y archivos para que de esta manera el

procedimiento de búsqueda de la información sea más eficiente.
 El permitir la ubicación conceptual de tus documentos. De esta manera, podrás conocer cómo
se encuentran estos organizados los documentos, sin tener que acceder de forma física a los
mismos.

Para que estos objetivos se cumplan, deberás emplear instrumentos que se encarguen de la
búsqueda y descripción de los documentos, y además, tendrás que clasificarlos,
ordenarlos y almacenarlos.

Clasificación de los documentos

La clasificación se refiere, a la agrupación jerárquica de los documentos mediante clases
o agregados. Es decir, que estos deben ir desde los más amplios, hasta los más específicos.
También, tendrás que clasificarlos por su procedencia y orden inicial.

Los documentos tienen diversas clasificaciones, entre las cuales se encuentran:

 Clasificación funcional: Aquí los documentos se encuentran clasificados por su utilidad o

funcionalidad.
 Clasificación orgánica: Este tipo de clasificación agrupa los documentos de acuerdo a su
contenido.
 Clasificación por materia: En esta clasificación los documentos son agrupados, luego de
realizarles un análisis de su contenido.

Además, los documentos podrán ser clasificados por:

 Fondos: Grupo de documentos producidos por las instituciones

 Series: Estas se encuentran dentro de los fondos. Aquí cada una de las series están conformadas
por documentos del mismo tipo. Estos reflejan las actividades repetitivas de cada institución.
 Expedientes: También se encuentran ubicados dentro de las series. Los expedientes están
conformados por grupos de documentos que tratan del procedimiento de un asunto en
específico.
 Sueltos: Estos son los documentos que no pertenecen a ninguna de las clasificaciones
anteriores.

Organización de los documentos

Es necesario aclarar, que la organización de los documentos de tu empresa no finaliza con
la clasificación de los mismos. La misma se complementa con el almacenamiento de los
mismos. Es por ello, que estos aspectos deben complementarse de acuerdo a los criterios
que establezcas, los cuales pueden ser: Fecha, numeración, orden alfabético, entre otros.

 Secciones y series: En las secciones se organizan los documentos de acuerdo a su jerarquía, y

además, siguiendo una cronología de los mismos.
 Los expedientes: Estos deben estar organizados dentro de las series
 Los documentos: Los mismos se deben organizar dentro de los expedientes.

Métodos de organización
Entre los métodos de organización, se tienen los siguientes:
  Organización cronológica: Este criterio está determinado por la fecha de los documentos y
archivos de tu empresa. Además deben organizarse de mayor a menor, y del más antiguo al más
nuevo (Año, mes, día).
 Organización alfabética: Aquí los documentos deben ordenarse por orden alfabético. Esta
organización es aplicable a personas, lugares y entidades.
 Organización numérica: En este tipo de organización los documentos se ordenan según un
número correlativo de registro, emitido por la oficina encargada de la gestión documental.
 Organización mediante conceptos: Los documentos se organizan de acuerdo a un índice
creado. La misma es válida para los documentos, tales como: Correspondencias. Además, estos
documentos se ordenan por orden cronológico.

Instalación o almacenamiento de los

documentos
La última actividad en la organización o gestión de la documentación, es la instalación o
almacenamiento de los mismos. Esta se trata de la ubicación física o digital de los
mismos. Estos además, se pueden organizar por secciones, subseries, series y numeración
correlativa.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la
búsqueda y localización de los documentos.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

 Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del
organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido
creados.

 Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite
conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a
ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura
organizativa del fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario
utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las
tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.
 CLASIFICACIÓN
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original». (1)

TIPOS DE CLASIFICACIÓN
 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los
documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las
actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su
funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la
institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la
percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar
el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los
documentos se clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una
de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos
al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.
ORDENACIÓN
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con
la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la
fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos
elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su
jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.