Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DISEÑOS DE SEGURIDAD JD
S.A.S
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S
La Junta Directiva de la empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S en uso de

sus facultades legales y en especial las conferidas en el acta de constitución no
001 del 04 de mayo 2020, regida por el derecho privado, con personería jurídica,
patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera. Elabora el manual de
funciones y procedimientos, de acuerdo con la Ley y la normatividad vigente, en el
que se especifican claramente las tareas que debe cumplir cada empleado de la
empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S; y es el Gerente General “quien
tiene la facultad de establecer las funciones de las demás personas que presten
servicios a la empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S además “del número
total de cargos de la Empresa”.
Que, de acuerdo con lo anterior, se considera conveniente establecer la Estructura

Organizacional, las Funciones Esenciales de las Áreas, el Sistema de
Nomenclatura Clasificación, de acuerdo con el Código Nacional de Ocupación y
Remuneración de los cargos que conforman la Planta de Personal de la Empresa
DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S y el Manual Específico de Funciones,
Competencias Laborales y procedimientos aplicable para dichos cargos.
LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S

es la siguiente:
1. JUNTA DIRECTIVA
2. GERENCIA GENERAL
3. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
4. GERENCIA TALENTO HUMANO
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Gestor de Calidad
No. de cargos Uno (1)
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
Naturaleza del Cargo: Contrato a Término Indefinido
Dependencia Gerencia
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
El propósito de los objetivos de calidad es la de facilitar una mejora efectiva en el sistema de
gestión de calidad o seguridad en función de la norma de referencia que estemos usando.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1) Es el responsable del proceso de calidad y sistema de gestión de calidad.
2) Debe tener una orientación al cliente. Garantizar la promoción de la atención al cliente al
informar sobre el desempeño del sistema de calidad.
3) Planificar y establecer los procedimientos, estándares y especificaciones de calidad de la
empresa.
4) Trabajar con el departamento de compras para establecer los requisitos de calidad de los
proveedores externos.
5) Utilizar herramientas de calidad relevantes y asegurarse de que los gerentes y demás
personas entiendan como mejorar el negocio.
IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
• La figura del responsable de calidad busca garantizar que el producto la empresa sea
adecuada para su propósito, sea coherente y cumpla con los requisitos externos e internos.
Esto incluye el cumplimiento legal y las expectativas del cliente.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios:
• Poseer un título de grado universitario en química, mecánica, electrónica, biología,
farmacia, tecnología de los alimentos.
• Se validarán las equivalencias correspondientes.
Experiencia:
• Cinco (5) años de experiencia profesional relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Supervisor de Operaciones
Dependencia Gerencia Técnica
Sus funciones generales son: proyectar, programar, planificar el trabajo del día, establecer
las prioridades, mantener el orden. Debe dirigir, saber delegar, tomar decisiones; debe
tener buenas relaciones humanas.
1) Apoyar el logro de los objetivos Contractuales.
2) Velar por el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades y adecuada
ejecución de los recursos.
3) Evitar la generación de controversias y propender su rápida solución.
4) Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras
herramientas a verificar la adecuada ejecución de las operaciones.
5) Estar al tanto de la operación y de la asignación de tareas.
El supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su
grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad,
producción, calidad, etc. Esta es una de las características del supervisor más
importantes.
Estudios:
• Título profesional en Ingeniería Industrial.
• Titulo Postgrado en la modalidad de Especialización o Maestría en áreas relacionadas
con las funciones del cargo.
Se validarán las equivalencias correspondientes.
Experiencia:
Cinco (5) años de experiencia profesional relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Jefe De Ventas
Dependencia Area Comercial
Los jefes de ventas planifican y organizan el trabajo de un equipo de vendedores, sin
salirse de un presupuesto acordado. Establecen los objetivos de ventas para el equipo y
evalúan los logros de los agentes comerciales.
1) Planificar Los presupuestos de ventas.
2) Seleccionar a los mejores vendedores.
3) Define Objetivos de cada vendedor.
4) Establece metas y Objetivos.
5) Pronosticar ventas.
• Formación específica en ventas, comercial y gestión de equipos.
• Capacidad para administrar, formar y motivar a un equipo de personal de ventas.
• Conocer el proceso de venta.
• Cualidades de liderazgo, entusiasmo e iniciativa.
• Dotes para la comunicación.
Estudios:
• Formación específica en ventas, comercial y gestión de equipos.
• Administración de Empresas.
Experiencia:
• Diez (10) años de experiencia profesional relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Almacenista
Cargo del Jefe Inmediato: Supervisor de Operaciones
Dependencia Area Administrativa
El objetivo principal de la gestión de almacenes es asegurar el abastecimiento continuo,
oportuno y adecuado de los productos para garantizar los servicios de manera
constante y así optimizar la eficiencia en las operaciones de una empresa.

1) Recepcionar Materia prima, materiales, equipo, herramientas y producto terminado.
2) Entrega del producto terminado y factura al auxiliar de ventas.
3) Ubicación y Almacenamiento de mercancía.
4) Mantenimiento de orden y limpieza de área.
5) Realizar inventarios cíclicos y anuales.

• En gestión de almacenes y básicos en materia de cómputo.
Estudios:
• Educación Básica Secundaria.
• Técnico en Gestión logística.
Experiencia:
• Un (1) año de experiencia profesional relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Gerente General
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
Dependencia Area Administrativa
Dirigir a la Empresa hacia el cumplimiento de su objeto, funciones, objetivos y metas, en
función de las políticas que sean señaladas por la Junta Directiva y la Asamblea
General de Accionistas de la Empresa.
1) Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas por la
Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva, las actividades de la
Empresa.
2) Delegar en los trabajadores de los niveles directivo y asesor el ejercicio de las
funciones que se requieran para el óptimo desarrollo de la gestión de la Empresa,
con observancia de las disposiciones legales vigentes.
3) Presentar para aprobación de la Junta Directiva las políticas y criterios para la
participación de la Empresa, a través de las diferentes modalidades y
alternativas, en los programas y proyectos urbanos, así como las modificaciones
que se estimen convenientes
4) Coordinar la implementación del sistema de control interno y demás sistemas de
gestión necesarios para garantizar que todas las actividades, así como el
ejercicio de las funciones a cargo de los trabajadores de la Empresa se ciñan a
las normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular.
5) Convocar a sesiones a la Junta Directiva y a la Asamblea General de Accionistas,
cuando las circunstancias así lo exijan y mantenerlas informadas del desempeño
general de la Empresa
6) Desempeñar las demás funciones que le sean delegadas la Junta Directiva o le
sean conferidas en los estatutos o la Ley.
• Administración de Empresas y Economía.
Estudios:
• Título profesional en Finanzas o Administración de Empresas o Economía.
Experiencia:
• Un (2) años de experiencia profesional relacionada
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Junta Directiva
Dependencia Área Administrativa
Dirigir a la empresa hacia el cumplimiento de su objeto, funciones, objetivos y metas, en
función de las políticas establecidas por la ley, estableciendo políticas de trabajo con el
talento humano
1) Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas en
reuniones con la gerencia general; las actividades de la Empresa y suscribir como
representante legal los actos, contratos y convenios necesarios para el cumplimiento
de los objetivos y funciones asignadas a la Empresa
2) Formular las políticas de administración de personal, suscribir los contratos de

trabajo y fijar la remuneración y funciones de los trabajadores de la Empresa
3) Crear, integrar y reglamentar el funcionamiento de comités o grupos de trabajo de
carácter asesor o consultivo, con o sin la participación del sector privado, para
conocer la opinión de expertos sobre materias relacionadas con la gestión de las
iniciativas o proyectos inmobiliarios a cargo de la Empresa.
4) Formular las políticas de administración de personal, suscribir los contratos de
trabajo y fijar la remuneración y funciones de los trabajadores de la Empresa
5) Establecer y desarrollar los mecanismos que permitan promover y promocionar los
proyectos de la Empresa ante las Entidades del Orden Nacional y Territorial, el
sector privado, los particulares y la comunidad en general.

• Administración de Empresas y Economía entre otros
Estudios:
• Título profesional en Finanzas, Administración de Empresas, Economía y
Contabilidad
Experiencia:
• Un (2) años de experiencia profesional relacionada
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Secretaria General
Apoyar administrativamente a la Empresa en las actividades de recepción de usuarios y
de correspondencia de la empresa de acuerdo con los procedimientos y lineamientos
establecidos.
1) Realizar actividades administrativas y asistenciales de apoyo para la elaboración
de documentos y demás trabajos de la Empresa
2) Recibir y radicar la correspondencia de la Empresa de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
3) Atender cualquier solicitud de apoyo logístico y otras que le sean asignadas por la
Gerencia y que contribuyan a la agilidad en el logro de los objetivos de la
Empresa.
4) Controlar los documentos y archivos de la Empresa, buscando que la información
sea ordenada y clara en cumplimiento de las tablas de Retención Documental de
la Empresa que se encuentren vigentes
5) Orientar a los usuarios y suministrar la información que sobre la Empresa le sea
solicitada de acuerdo a los lineamientos que sobre esta materia se establezcan.

• En economía, contabilidad, administración de empresas, entre otras
Estudios:
• Tecnólogo o Técnico en Contabilidad y/o Gestión Financiera y de tesorería.
Experiencia:
• Un (1) año de experiencia profesional relacionada
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Director Comercial
Organizar, coordinar y controlar la adquisición y entrega de (mercancías suministros
bienes etc.).
1) Elaborar y tramitar órdenes de compra aprobadas por la junta directiva y la junta
de socios
2) Realizar presupuesto de compras en la semana de los insumos necesarios para

el área.
3) Solicitar cotización para compra de equipos, mercancías y materiales para la

realización de los objetivos
4) Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo5)
5) Apoyar en la captación y negociación con las Grandes Cuentas, o con los

Clientes establecidos

• Marketing, Dirección y Gestión de Empresas o Grado en Administración y
Dirección de Empresa o Gestión Comercial.
Estudios:
• Administrador de empresas, ingeniero industrial.
Experiencia:
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Asesor De Venta
Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial
Administración y manejo de punto de venta logrando metas establecidas en el
presupuesto de ventas de la empresa, manteniendo de forma activa las relaciones con
el cliente, logrando una fidelización permanente del mismo
1) Diligenciar y reportar al coordinador de calidad las oportunidades de
mejoramiento expresadas por el cliente.
2) Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material, el

servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
3) Orientar, ayudar y manejar el grupo de asesores del punto de venta
4) Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.
5) Ofrecer un excelente servicio post venta.

• Marketing, Mercadeo y publicidad, comunicación.
Estudios:
• Técnico o tecnólogo en mercadeo
Experiencia:
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Cajero
Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial
Recepcionar, entregar y custodiar dinero en efectivo, cheques, giros y demás
documentos de valor, a fin de lograr la recaudación de ingresos a la institución y la
cancelación de pagos que correspondan a través de caja, conforme al rubro de cada
empresa.
1) Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios y otros
documentos de valor.
2) Registra directamente operando una computadora o caja los movimientos de

entrada y salida de dinero.
3) Suministra a su superior los movimientos diarios de caja.
4) Sellar, estampar recibos de ingresos por caja, planillas y otros documentos.
5) Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la empresa.
6) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
7) Realiza cualquier otra tarea a fin de que le sea asignada

• Marketing, Mercadeo y publicidad, comunicación.
Estudios:
• curso de contabilidad general, cursos para cajeros
• Experiencia:
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Jefe De Talento Humano
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Dependencia Gerencia General
Velar por el bienestar del personal de la organización, previniendo y atendiendo problemas laborales,
bajo un ambiente de perfecta armonía laboral, optimizando la administración de los RRHH a través de
los procesos de reclutamiento, selección, contratación, y capacitación del personal
1) Velar por el cumplimiento de las Políticas y los valores corporativos de la empresa.
2) Desarrollar y gestionar procesos y programas de capacitación en pro del mejoramiento del
personal para el desarrollo de la empresa.
3) Establecer y liderar canales de comunicación interna, optimizando los medios de divulgación con
el fin de una adecuada comunicación de los empleados.
4) Gestionar espacios ideales que fomenten seguridad y armonía laboral, evaluando
continuamente el desarrollo del buen clima de modo que se garantice y se motive el sentido de
pertenencia
5) Coordinar el reclutamiento y selección del personal idóneo que cumpla con los requisitos y
especificaciones propias del cargo y requeridos por la empresa.
6) Administrar asertivamente todos los trámites pertinentes a la contratación, nóminas y beneficios
como vacaciones, bonificaciones, horas extras, incapacidades entre otras.
7) Organizar y planificar el presupuesto pertinente para el área de recursos humanos.
8) Gestionar y garantizar las herramientas adecuadas y propias del cargo al personal.
9) Vigilar el correcto funcionamiento del sistema se seguridad y salud en el trabajo.
10) Asegurar los derechos y deberes del personal de la empresa.

• De legislación laboral vigente, conocimientos contables, impuesto a la renta, recibos por
honorarios, manejo de conflictos
• Office a nivel usuario: Excel avanzado (tablas, formulas, etc.), PPTT, Word,
• Manejo de Internet y correo electrónico, base de datos y sistemas tipo usuario relacionados
• Manejo mínimo de un software de recursos humanos
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios:
• Tecnólogo/ profesional en Administración de Empresas, Administración de recursos humanos
Ingeniería Industrial, contaduría pública, psicología
• Especialización/Diplomado referente a RRHH
Experiencia:
• Tres años (3) años de experiencia relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Auxiliar Contable
Cargo del Jefe Inmediato: Contador Público.
Dependencia Gerencia Administrativa y Financiera
Apoyar las actividades administrativas de archivo, digitar y registrar las transacciones contables de las
operaciones de la empresa y verificar su adecuada contabilización, apoyar la nómina, la liquidación
de seguridad social entre otras
1) Llevar un control interno de los documentos contables de la empresa y archivaros según los
parámetros establecidos.
2) Realizar el informe para totalizar las cuentas una vez realizado los cálculos.
3) Elaborar y Revisar todos los comprobantes de débitos y créditos, cheques, facturas, etc. de la
empresa.
4) Monitorear las cuentas bancarias, evaluando y registrando las operaciones realizadas en ellas.
5) Verificar y organizar las retenciones y pagos de impuestos
6) Manejar y controlar los libros contables
7) Mantener actualizado el libro mayor registrando los ingresos y gastos diarios
8) Elaborar informes financieros y hacer proyecciones en base a la información
9) Apoyar la elaboración de las notas contables
10) Demás funciones propias del cargo

• Ofimática
• Redacción de documentos.
• Servicio al Cliente y Atención al Ciudadano.
• Conocimiento y manejo de algún programa contable
Estudios:
• Tecnólogo o Técnico en Contabilidad y/o Gestión Financiera y de tesorería
• Se validarán las equivalencias correspondientes.
Experiencia:
• Un (1) año de experiencia relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Contador
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General
Aplicar, manejar e interpretar los datos contables de la empresa con el fin de producir informes
sobre la situación económica de la empresa que contribuyan con la toma de decisiones.
1) Crear informes de estados financieros sobre el uso de los fondos de la empresa y la
situación en la que se encuentra.
2) Realiza auditorias revisando y verificando que los datos contables sean la fieles a la real
situación de la empresa
3) Realizar la declaración de impuestos ante los entes gubernamentales que correspondan
4) Realizar la nomina de todos los empleados de la empresa
5) Realizar la medición y análisis del resultado de la actividad empresarial, es decir la
contabilidad de costes
6) Manejar registros, sistemas y presupuestos financieros.
7) Verificar el cumplimiento de los principios de la contabilidad y las normas
internacionales, igual que las políticas de la empresa y las normas fiscales vigentes.
8) Verificar y depurar las cuentas contables.
9) Registrar asientos de diferencia en cambo de cuentas bancarias en el exterior.
10)Realizar el cierre contable anual junto con los estados financieros anuales para la junta
de socios.
• Ofimática
• Redacción y proyección de documentos técnicos.
• Manejo mínimo de algún software contable
Estudios:
• Profesional en Contaduría Pública
• Cargos equivalentes.
Experiencia:
• Tres (3) años de experiencia relacionada.
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Tesorero
Cargo del Jefe
Tesorero
Inmediato:
Realizar de manera óptima la gestión de los recursos líquidos, de los
movimientos de la empresa, es decir minimizar los costes relacionados con la
financiación.
1) Velar por la liquidez de la caja y planear los destinos de los excedentes
que puedan resultar tras la operación.
2) Mantener los registros permanentes para rastrear los fondos y
transacciones financieras de la unidad.
3) Colaborar con el mantenimiento de relaciones fluidas y estables tanto con
los agentes financieros como con los departamentos de la empresa.
4) Procurar que la empresa llegue a la suspensión de pagos
5) Custodiar los registros y desembolsos
6) Cubrir el riesgo de interés, que esta presente en toda empresa
7) Preparar y presentar los informes mensuales y semestrales
8)
• Ofimática
• Manejo mínimo de algún software contable
Estudios:
• Profesional en Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial,
Administrado de Empresas
Experiencia:
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Operario De Mantenimiento Generales
Cargo del Jefe
Jefe De Talento Humano
Inmediato:
Dependencia Recursos Humanos
Realizar labores de mantenimiento de los equipos e infraestructura de la empresa
1) Realizar tareas de limpieza de las instalaciones y enseres
2) Mantener los baños en perfectas condiciones de aseo y limpieza, y con su
dotación respectiva
3) Manejo adecuado de la cafetería con todos sus enseres, así como la
dotación de esta
4) Clasificación y reciclaje de os desechos orgánicos, papeles y materiales
solidos
5) Mantenimiento de la estructura de las instalaciones de la empresa
6) Velar por la presentación y el orden de las oficinas y zonas comunes de las
instalaciones
7) Acatar y aplicar las acciones y estrategias estandarizadas por el
departamento de recursos humanos
8) Reportar de manera inmediata los daños que se presenten en los enseres
o en la estructura de las instalaciones
9) Mantener al día la dotación respectiva para el cumplimiento de sus
funciones
Estudios:
• Bachiller
Experiencia:
I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Distribuidor De Venta
Cargo del Jefe
Jefe De Talento Humano
Inmediato:
Dependencia Recursos Humanos
Realizar labores de mantenimiento de los equipos e infraestructura de la empresa
1) Recepción, revisión y control de calidad del producto (cantidad, embalaje,
materiales, etc.)
2) Acondicionamiento del producto para su adecuado almacenaje.
3) Revisión y control de la documentación para recepción del producto.
4) Inventariar y clasificar la mercancía.
5) Realizar informes mensuales sobre el manejo de la mercancía
6) Organiza, controla y verifica la salida de mercancía de la bodega
7) Valida la entrega de los productos con su respectiva documentación de
manera directa al cliente
8) Supervisa el traslado del producto para la entrega directa al cliente.
Estudios:
• Bachiller
Experiencia:

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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La Junta Directiva de la empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S en uso de

Que, de acuerdo con lo anterior, se considera conveniente establecer la Estructura

La estructura organizacional de la empresa DISEÑOS DE SEGURIDAD JD S.A.S

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

Se validarán las equivalencias correspondientes.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

2) Formular las políticas de administración de personal, suscribir los contratos de

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

2) Realizar presupuesto de compras en la semana de los insumos necesarios para

3) Solicitar cotización para compra de equipos, mercancías y materiales para la

4) Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo5)

5) Apoyar en la captación y negociación con las Grandes Cuentas, o con los

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

2) Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material, el

3) Orientar, ayudar y manejar el grupo de asesores del punto de venta

4) Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.

5) Ofrecer un excelente servicio post venta.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

2) Registra directamente operando una computadora o caja los movimientos de

3) Suministra a su superior los movimientos diarios de caja.

4) Sellar, estampar recibos de ingresos por caja, planillas y otros documentos.

5) Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

6) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

7) Realiza cualquier otra tarea a fin de que le sea asignada

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

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