Código: GG-I-06

Acta de custodia de Versión: 01

Historias Médicas
Ocupacionales Fecha:29/03/2023

Bolívar, 14 de abril de 2023

Señores
Fusión Automotriz
Nit. 1047509356-5
Cartagena

Referencia: Certificado Custodia de Historias Médicas Ocupacionales

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx identificada con la cedula de ciudadanía No.

Xxxxxxxxxxxx de Cartagena – Colombia, registrada ante la Secretaria de
Salud con Licencia No. Xxxxxxxxxxxx por medio de la presente certifica que
en la actualidad maneja y hace responsable del archivo y custodia de las
historias clínicas de los exámenes ocupacionales de ingreso, egreso,
periódicos y post incapacidad de los usuarios atendidos por la empresa cliente
xxxxxxxxxxx Nit. Xxxxxxxxx, de acuerdo a lo estipulado en la normatividad
vigente que aborda todo aquello relacionado con las Historias Clínicas
Ocupacionales.
 Resolución 1995/1999 establece que la historia clínica es una reserva
legal del trabajador.
 Ley 23 de 1981, articulo 34: La historia clínica como registro obligatorio
de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado
sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros
previa autorización del paciente o en los casos previos en la ley.
 Ley 1437 de 2011, articulo 24 – ítem 4. Información y documentos
reservados: los que involucren derecho a la privacidad e intimidad de las
personas, incluidas en las hojas de vida, la historias y los expedientes
pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de
 las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo
que sea solicitado por los propios interesados o por sus apoderados con
facultad expresa para acceder a esa información.
 Resolución 2346 de 2007, por la cual se regula la proactiva de
evaluaciones medicas ocupacionales y el manejo y contenido de las
historias clínicas ocupacionales.

Así mismo se informa que la Resolución 1995/1999, modifica mediante

Resolución 839/2017 y en su articulado establece los tiempos de retención y
conservación documental del expediente de la historia clínica, así:
 Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del
expediente de la historia clínica. La historia clínica debe retenerse y
conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo
de (15) años, contados a partir de la última fecha de atención. Los (5)
primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de
gestión de los (10) a los siguientes en el archivo central.

La laboral de custodia de inicio con la formalización del vínculo comercial y

termina cuando se hallen cumplidos los tiempos de retención para este tipo de
archivo, o en su efecto que la empresa solicite custodia por medios de Médico
Especialista en Salud Ocupacional.
Este certificado se expide por solicitud del cliente xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Atentamente,

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
C.C. XXXXXXXXXXXXXXX de Cartagena – Colombia
Celular: xxxxxxxxxx