INSTRUCTIVO PARA ALISTAMIENTO I-CSB002

CAJAS CORRUGADAS DESPACHO DE

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1. NOMBRE O DESCRIPCION

Instructivo técnico para el alistamiento de cajas corrugadas para el transporte de

medicamentos y/o dispositivos médicos.

2. RESPONSABLES

Los directos responsables de cumplir estos lineamientos son los funcionarios logísticos de
los centros de distribución de la Unidad Ambulatoria y Unidad Hospitalaria y personal de
los CAF/CAFH. Los responsables de velar por la correcta aplicación de los lineamientos
técnicos de este instructivo son los Directores Técnicos de los Centros de Distribución y
establecimientos farmacéuticos ambulatorios y hospitalarios de Audifarma S.A..

3. ALCANCE

Este instructivo aplica para los centros de distribución de tipo ambulatorio y hospitalario,
así como para todo áquel establecimiento farmacéutico CAF/CAFH de Audifarma S.A. que
realice despachos de medicamentos y/o dispositivos médicos.

4. RECOMENDACIONES GENERALES MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITVOS

MEDICOS

Para un eficiente desarrollo de estas actividades, lo primero a controlar es tener a la

mano todos los elementos necesarios para el embalaje (Corrugado, bisturí, cintas,
marcador, cunas y rellenos).

 Tener en cuenta Peso: facilita seleccionar el calibre del corrugado a elegir y las
condiciones de manejo.
 Tener en cuenta Cantidad: La caja corrugada debe contener el suficiente espacio
que permita acomodar todos los medicamentos y/o dispositivos médicos sin que se
afecten sus características. Revisar con anticipación las especificaciones aprobadas
por TE/LG, para una correcta selección del tamaño y calibre adecuado del
corrugado (apoyarse con el Coordinador del CEDI y/o el Director Técnico del
CAF/CAFH)

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4.1. EMBALAJE DE LATAS/TARROS/POTES

 Las latas/tarros/potes u otro tipo de envases/empaques muy pesados, siempre

deben ir en la parte inferior de la caja. Es preferible su empaque en cajas
corrugadas independiente de otro tipo de medicamentos y/o dispositivos médicos
para evitar averías durante el transporte.
 Utilizar separadores de cartón para impedir que las latas o envases choquen entre
sí, durante el transporte generando averías.
 Garantizar que no queden espacios en las esquinas de las cajas corrugadas. En
caso tal, rellenar solamente con cartón, icopor grueso (se recomienda no utilizar
icopor en tamaños pequeños ya que generan muchos residuos) o papel kraft
reciclado. No utilizar otro tipo de productos como alimentos ni medicamentos en
estos espacios, pues igual se corre el riesgo de generar averías.
 Conservar la unidad de empaque original del laboratorio si las cantidades
solicitadas lo permiten.
 Colocar tendido de cartón para una nueva fila de latas/tarros/potes, a fin de
proteger los distintos niveles de productos empacados.
 Considerar el peso de las latas/tarros/potes a empacar, según el calibre del
corrugado seleccionado y aprobado por TE/LG.
 El corrugado una vez empacado no debe superar un peso superior a los 20Kg.
 Al finalizar el alistamiento de la caja corrugada, colocar antes de cerrar la caja un
tendido de cartón. Con ello se busca proteger los productos en el momento de la
apertura (recepción) en el CAF/CAFH/Centro de Distribución al utilizar bisturí o
para proteger contra golpes durante la manipulación y/o transporte.
 No empacar productos con su envase o empaque abollado, tapas flojas, con
filtraciones, etiquetas dañadas, sin lote, vencidos, entre otros defectos técnicos, en
este caso aplicar procedimiento de producto no conforme P-TE003.

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4.2. EMBALAJE DE FRASCOS/INHALADORES/ENVASES CON VÁLVULA

(Plásticos o de Vidrio)

Antes de proceder a empacar este tipo de productos reportar a la respectiva área técnica
según unidad de negocio, la evidencia de envases sin sellos de seguridad (bandas, cintas,
anillos, termoencogido o similares), empaque abollado, tapas flojas daños de etiquetas,
filtraciones, sin lote, vencidos o cualquier otro defecto de calidad del producto, para lo
cual deberá aplicar el procedimiento P-TE003 del Sistema de Gestión de Calidad del
proceso técnico.

Verificar las cantidades a empacar, considerar que si se trata de gran cantidad deben ir
en un corrugado separado de los demás medicamentos y/o dispositivos médicos.
Separar el alistamiento de frascos de vidrio de medicamentos en otras presentaciones. La
caja plegadiza que contenga material de vidrio deberá estar identificada con una leyenda
especial o rótulo que indique tal condición para que sea manipulada con mayor cuidado.

Tener en cuenta que los frascos deben ir en la parte inferior del corrugado, nunca sobre
otros medicamentos y/o dispositivos médicos que por lo delicado del material de su
envase o empaque puede terminar en avería, como ampollas, tabletas, cremas, óvulos,
entre otros. No debe existir contacto físico directo entre frasco y frasco, para evitar que
haya averías o daño de etiquetas y sellos de seguridad. Tener especial cuidado con el
material de vidrio, colocar separadores (rellenar con papel kraft reciclado). Colocar
tendido superior de cartón para una nueva fila de frascos.

En el caso de empacar frascos o envases con válvula dispensadora, al organizar los

productos dentro de la caja corrugada nunca apretar al sellar la caja ni colocar en
posición vertical, pues cualquier presión puede dañar la válvula o generar pérdida de
medicamento. Se recomienda colocar este tipo de productos en posición horizontal, si se
empacan con otros medicamentos para optimizar espacio y siempre colocando tendido de
cartón entre línea de medicamentos.

Se recomienda que los medicamentos con presentación en inhalador, no se manejen en

multipack porque al separarlos se pueden romper sellos de seguridad si se utiliza bisturí.
En caso de no tener otra opción de manejo utilizar tijeras u otro elemento de menor
riesgo para separarlos del paquete.
Reportar al área técnica respectiva multipacks que presenten adherencias a las cajas
plegadizas de los medicamentos y/o dispositivos médicos, ya que al separarlos en los
CAF/CAFH cuando realicen la recepción pueden ser causantes de PNC.

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4.3. EMBALAJE DE AMPOLLETERIA (Material de Vidrio)

Para el empaque correcto de este tipo de envase de medicamentos, se recomienda:

 Antes de proceder a empacar este tipo de productos reportar a la respectiva área

técnica según unidad de negocio, la evidencia de envases sin sellos de seguridad
(bandas, cintas, anillos, termo-encogido o similares), empaque abollado, tapas
flojas daños de etiquetas, filtraciones, sin lote, vencidos o cualquier otro defecto
de calidad del producto, para lo cual deberá aplicar el procedimiento P-TE003 del
Sistema de Gestión de Calidad del proceso técnico.
 Utilizar cunas para proteger la integridad física de la ampollas (presentación de 5 y
10 espacios).
 Colocar en cada una las unidades a despachar.
 Cubrir con un cartón del tamaño de la cuneta y posteriormente encintar, esto evita
el movimiento de estas dentro de la caja corrugada.
 No colocar cintas de sellado directamente sobre las ampollas, éstas pueden
adherirse directamente a la etiqueta pirograbada o de papel, dañando la
información técnica del producto.
 Empacar este tipo de productos en el centro de la caja corrugada, donde los otros
productos sirvan de protección física.
 Estos productos deben quedar marcados previamente con el nombre del
medicamento, con su respectivo código comercial y cantidad.
 La caja plegadiza que contenga material de vidrio deberá estar identificada con
una leyenda especial o rótulo que indique tal condición para que sea manipulada
con mayor cuidado.

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4.4. EMBALAJE DE BLISTER SUELTOS

 Antes de proceder a empacar este tipo de productos reportar a la respectiva área

técnica según unidad de negocio, la evidencia de burbujas rotas, papel aluminio
levantado o con poca adherencia, empaque abollado, filtraciones, sin lote,
vencidos o cualquier otro defecto de calidad del producto, para lo cual deberá
aplicar el procedimiento P-TE003 del Sistema de Gestión de Calidad del proceso
técnico.
 Verificar antes de empacar que el blíster contenga lote y fecha de vencimiento.
 Colocar los blíster que no van en su unidad de empaque original, en una bolsa
plástica, marcada previamente con el nombre del medicamento y cantidad (una
bolsa por cada producto, por código comercial). Es ideal asegurarlos con banda
elástica por lote antes de introducir a la bolsa, ello garantiza que se muevan
durante el transporte con riesgo de generar averías).
 Colocar la bolsa en la parte central de la caja corrugada, evitando que
medicamentos pesados puedan romperlos.
 Evitar colocar en posición vertical los blíster dentro de la caja corrugada, estos
mismos pueden romperse por esta práctica.
 Evitar utilizar bisturí al momento de sacar los blíster de una caja plegadiza
(multipack). Esto puede generar PNC.

4.5. DISPOSITIVOS MEDICOS Y/O MATERIALES ESPECIALES DE CUIDADO

ESPECIAL

El alistamiento de dispositivos médicos, en lo posible, debe conservarse el empaque

original del dispositivo médico sin alterar la forma física del mismo, tal y como se aprecia
en la siguiente imagen:

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En el caso que el dispositivo médico esté sellado debe mantenerse así, como lineamiento
del proveedor fabricante:

Cuando se trata de clientes externos, es decir, diferentes a todos los centros de atención
farmacéutica, y sea necesario el despacho de unidades que no correspondan a la unidad
de empaque original, hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

2. El dispositivo médico no se debe sacar de su empaque original.

3. El empaque no debe doblarse, siempre conservar su forma original.

Es muy importante que el embalaje corrugado se adapte muy bien a la forma y tamaño
del dispositivo médico. Durante el alistamiento de varios dispositivos médicos no se debe
sobrepasar la capacidad máxima del embalaje, ni tampoco ejercer una presión sobre el

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mismo, con el objetivo de disminuir el riesgo de daño del dispositivo médico. A

continuación se relacionan algunas imágenes a manera de ejemplo:

Aquellos dispositivos médicos como vendas, algodones, inmovilizadores y en general

material que no presenta características frágiles, no requiere una especificación
determinada, sin embargo, debe ser alistado de una forma muy organizada, como se
ilustra a continuación:

Los dispositivos médicos alistados en unidades mínimas de empaque deben ir en bolsas

transparentes selladas con cinta de Audifarma.

La ubicación de dispositivos médicos en una misma unidad de embalaje se debe realizar

de acuerdo al tamaño y peso de los mismos.

El de mayor tamaño y/o peso se ubicará en la base de la caja, dejando aquellos

dispositivos médicos más pequeños o frágiles en la parte superior.

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La siguiente secuencia ilustra un ejemplo práctico:

4.5.1 Dispositivos Médicos Rígidos o que contengan elementos rígidos

Se debe garantizar que el alistamiento esté debidamente acondicionado para que durante
el transporte, el movimiento no genere daño en el dispositivo médico. Se recomienda
tener cuidado especial con dispositivos médicos con elemento rígidos como el caso del
KIT VENTURI:

Los dispositivos médicos en empaque continuo de varias unidades (cómo se aprecia en la

imagen), no deben ser enrollados para el embalaje, ya que pueden presentarse averías
durante el transporte. La manera correcta es superponer las unidades, de tal manera que
no se altere el empaque primario.

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4.5.2 Dispositivos Médicos Complejos

Los dispositivos médicos complejos son aquellos clasificados como tipo de riesgo IIb. El
alistamiento debe ser estrictamente ordenado, y el corrugado para el embalaje debe ser
acorde al tamaño del dispositivo.

4.5.3 Materiales de Odontología

Estos dispositivos médicos deben ser alistados en bolsa plástica transparente con cierre
hermético o en lo posible en su presentación de empaque original, dependiendo el
requerimiento del cliente que hace la solicitud de estos insumos.

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RECOMENDACIONES FINALES DE REFUERZO.

 Ajustar el tamaño de la caja corrugada al volumen de medicamentos y/o

dispositivos médicos a empacar, a fin de evitar el juego de los productos dentro de
la misma.

 Ajustar con el bisturí el tamaño de la caja, abriendo en los laterales o ajustando

con relleno de cartón o papel craft.

 Colocar tendido de cartón en la parte superior a fin de proteger su contenido

durante su apertura en el CAF/CAFH o Centro de distribución.

 Sellar con cinta institucional de Audifarma S.A.

 Marcar el corrugado con número de documento y destino.

 Colocar en zona separada del tránsito de personas en estibas o cubre-pisos, hasta

que llegue la transportadora.

 Tener en cuenta no apretar los medicamentos y/o dispositivos médicos dentro del
corrugado.

 No romper sellos de los medicamentos y/o dispositivos médicos que lo contengan.

 Para separar en unidad de empaque individual, evite separar los medicamentos de

un multipack con bisturí.

 Los saldos que van dentro de una caja plegadiza se deben identificar dejando una
una aleta por fuera de la caja plegadiza, nunca rayar las cajas.

 La caja plegadiza que contenga material de vidrio deberá estar identificada con
una leyenda especial o rótulo que indique tal condición para que sea manipulada
con mayor cuidado.

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