MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Código: PD-GAD-04

CALIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Fecha Emisión: Oct.14.2014
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1. OBJETIVO

Evaluar y seleccionar las empresas prestadoras del servicio de transporte de dispositivos

médicos para Impocor S.A.S., y calificar periódicamente su desempeño para tomar acciones
oportunamente generando así mejoramiento continuo.

2. ALCANCE

Esta directriz aplica para la evaluación, selección y calificación de las empresas prestadoras del
servicio de transporte terrestre de dispositivos médicos de Impocor S.A.S desde su única sede
hasta los clientes de todo el país.

3. DEFINICIONES

N.A.

4. REQUISITOS GENERALES / POLITICAS

4.1 El servicio de transporte terrestre a impocor S.A.S. puede ser prestado por personas
referenciadas del medio u empresas transportadoras. Los proveedores de transporte
terrestre de dispositivos médicos desde Cali para el resto del país, se contactan por medio
de empresas transportadoras, y dentro de la ciudad de Cali por referenciados.

Cuando es ofrecido por empresas transportadoras:

4.2 El oferente deberá proponer cotización de una tarifa fija por pieza que incluya el valor
declarado del total del envío, de igual forma debe hacer la propuesta con los siguientes
aspectos básicos y condiciones comerciales para el periodo de tiempo de la oferta
mercantil:

peso mínimo a facturar por pieza transportada

flete mínimo nacional
flete mínimo zonal
flete mínimo urbano
fletes especiales
tasa de manejo nacional
tasa de manejo zonal
tasa de manejo urbano
descuentos otorgados sobre flete
forma de pago
descuentos financieros otorgados (factura por décadas, quincenal o mensual)
otros descuentos.
liquidación por despachos
liquidación por pieza (flete fijo peso volumen + flete variable)
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4.3 Las ofertas deberán presentarse cumpliendo los siguientes requisitos: Los documentos
deber ir relacionados en un índice digitalizados en formato pdf y firmados por el oferente,
representante legal o quien haga sus veces, sin tachaduras, borrones o enmendaduras
que den lugar a interpretación errónea, ambigüedades o que impidan la evaluación objetiva
de la misma, dentro de sobres debidamente cerrados e identificados externamente, con el
objeto de la oferta y el nombre del oferente.

4.4 Solo se aceptan ofertas conforme a los términos y condiciones anteriormente señalados.
No se aceptan ofertas enviadas vía fax. El oferente debe presentar la oferta en el momento
acordado con Impocor S.A.S., anexando los documentos soportes requeridos.

4.5 Los oferentes deberán indicar sus tarifas y costos de manejo para cada destino y no
podrán ser variadas por ningún motivo de forma unilateral por las partes y deberán
mantenerse so pena de incurrir en causal de incumplimiento.

4.6 Impocor S.A.S se reserva el derecho de aceptar las ofertas por un porcentaje o cantidad
parcial, de acuerdo con la conveniencia económica y tiempos de entrega ofrecidos. el
precio ofrecido debe ser el mismo para cualquier porcentaje aceptado.

4.7 Impocor S.A.S. someterán a evaluación las ofertas presentadas por los oferentes con el fin
de aceptar aquella(s) oferta(s) que le sea(n) más favorable(s) y cumpla(n) con los criterios
definidos por la organización con un puntaje mayor o igual a ochenta (80) puntos.

4.8 Impocor S.A.S. podrá solicitar las aclaraciones o informaciones que estime pertinentes, a
fin de despejar cualquier punto dudoso o equívoco de las ofertas.

4.9 Impocor S.A.S. aceptará la oferta mercantil mediante la expedición de la orden de compra
inicial que legaliza la oferta y que es enviada el día de su aceptación debidamente firmada
por el representante legal de la empresa.

5. RESPONSABLE

La evaluación y selección del proveedor de transporte terrestre de dispositivos médicos es

responsabilidad del Gerente General. Las actividades de verificación de la información
suministrada por el proveedor y la calificación del desempeño de los proveedores de transporte
terrestre es responsabilidad del Ejecutivo de Cuenta.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1 Evaluación y Selección del proveedor (Empresas Transportadoras)

La evaluación de las empresas prestadoras del servicio de transporte terrestre de dispositivos

médicos se realiza periódicamente (semestral o anualmente de acuerdo a la necesidad),
mediante “Invitación a presentar oferta comercial para la prestación del servicio de transporte.
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Los requisitos mínimos que deben contener las propuestas y que son necesarios para la
realización del análisis, evaluación y selección final del oferente son los siguientes:

a. Carta de presentación de la propuesta, suscrita por el representante legal de la compañía

oferente o por el apoderado debidamente constituido para tal efecto, en cuyo caso deberá
aportar el poder correspondiente, en la cual conoce y acepta todos los términos y
obligaciones de la presente oferta. La no presentación de este documento será causal de
rechazo de la propuesta.

b. Certificado de existencia y representación legal, con fecha de expedición no mayor de

treinta (30) días calendarios y su objeto social deberá permitir la realización de la actividad
objeto de la oferta.

c. Referencias comerciales, como mínimo 2 referencias comerciales en original y con fecha

de expedición no mayor a 30 días calendario.

d. Listado de empresas clientes (opcional), este listado debe contener un contacto por cada
una de las empresas clientes.

e. Certificado en sistema de gestión de calidad o evidencia de su implementación: El

oferente deberá presentar y relacionar los procesos certificados con la norma ISO 9001.
(Opcional).

f. Resolución de habilitación, expedida por el Ministerio de transporte por la cual se concede

la habilitación como empresa de transporte público terrestre automotor en la modalidad de
carga. En caso de consorcio o unión temporal, cada una de las empresas deberá presentar
la respectiva resolución.

g. Minuta de oferta mercantil, suscrita por parte del Representante Legal en físico.

h. Garantías. Una vez aceptada la oferta económica se procederá a emitir la respectiva orden
de compra a favor de EL OFERENTE SELECCIONADO, por lo que posteriormente éste,
deberá presentar a su costa, una póliza de cumplimiento expedida por compañía de seguros
legalmente autorizada para funcionar en Colombia y a favor de la empresa que admita la
oferta junto con el respectivo recibo de pago por los siguientes conceptos: a) De
cumplimiento por un valor asegurado equivalente al treinta (30%) del valor total de la oferta
mercantil con una vigencia igual a la duración de la misma. b) De responsabilidad civil
extracontractual por el veinte por ciento (20%) del valor de la oferta, cuya vigencia debe ser
el término de ejecución de la misma y doce (12) meses más. c) Calidad del Servicio: por el
veinte por ciento (20%) del valor de la oferta, cuya vigencia debe ser el término de ejecución
de la misma y doce (12) meses más.

i. Certificado de compromiso de la custodia de los dispositivos médicos, establecidos

en el objeto de la presente oferta durante el transporte. El proponente debe
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comprometerse a responder por el 100% del valor declarado de los productos desde el
momento de la recolección hasta su entrega en el lugar indicado.
j. Certificado de autorización para realizar inspección periódica a los vehículos que
presten el servicio del objeto de oferta. El oferente debe presentar un certificado donde
autorice a Impocor S.A.S. o a quien esta organización delegue para tal fin, para realizar
periódicamente y sin previo aviso la inspección de las condiciones y documentos legales de
los vehículos que prestan el servicio de transporte de la presente oferta.

k. Fotocopia del RUT.

l. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

m. Portafolio de servicios y servicios opcionales. El oferente debe presentar los servicios

adicionales ofrecidos como valor agregado a la propuesta básica de servicios de transporte.

n. Cobertura e infraestructura. El oferente debe anexar el listado de sus centros de

operación en todo el país, con la información básica de contactos, direcciones, teléfonos,
correos electrónicos y horarios de atención de las sucursales. Relacionar flota de transporte,
centros logísticos y plataforma en las diferentes ciudades con las que cuenta la empresa
transportadora.

o. Cronograma de los tiempos de entrega. El oferente debe presentar, de acuerdo a su

cobertura, los tiempos de entrega a nivel nacional.

p. Condiciones especiales de medición y pesaje de piezas.

Los criterios utilizados para la evaluación y selección de la empresa prestadora del servicio de
transporte terrestre de medicamentos y/o dispositivos médicos son:
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No. CRITERIOS PUNTOS DE 100 ASPECTOS A EVALUAR

Cada transportadora deberá presentar una tarifa única nacional con el fin de
comparar y seleccionar la más económica, además se debe hacer una revisión
para que esta tarifa única no supere las tablas de fletes habituales (Flete variable
+ flete fijo) que contienen las siguientes variables:

A. Costos fijos: valor del flete por kilo (peso – volumen)

Otorga 35 B. Peso Mínimo: incluye flete mínimo nacional, flete mínimo regional y flete
1 COSTOS
puntos mínimo urbano.
C. Costos variables: valor declarado y tasa de manejo.
D. Descuentos: sobre flete fijo, sobre el valor total del flete, descuento financiero
por pronto pago y otros descuentos.

Para el caso de tablas de fletes se hace una evaluación de costos con base en
Zonas.
El oferente que presente el menor tiempo promedio de entrega por Zona (Centro-
Eje Cafetero-Norte-Occidente-Oriente-Sur), se selecciona como punto de
TIEMPOS DE Otorga 30
2 referencia otorgándole el mayor puntaje y con base en ello se calcula el puntaje
ENTREGA puntos
a otorgar a los demás oferentes de manera proporcional al tiempo promedio de
entrega expuesto.
Se identifica el número de destinos que puede cubrir directamente la Empresa
Otorga 20 transportadora y esa cantidad se multiplica por los posibles puntos a otorgar y
3 COBERTURA
puntos se divide sobre el total de destinos requeridos por Impocor S.A.S. para obtener
el puntaje otorgado.
Principalmente se analiza la flota de transporte, centros logísticos y plataforma
Otorga 10
4 INFRAESTRUCTURA en las diferentes ciudades con la que cuenta. Para lo cual se tendrá como
puntos
referencia el CHECK LIST EVALUACIÓN VEHICULOS PARA TRANSPORTE.
Se identifica el Proveedor que proporciona el mayor número de servicios
otorgándole el máximo puntaje posible y con base en ello se otorga para el resto
Otorga 5
5 OTROS SERVICIOS de oferentes el puntaje dependiendo del número de servicios ofrecidos de
puntos
manera proporcional. Estos servicios pueden ser retorno de documentos sin
costo, In House, servicio de cliente personalizado, entre otros.

Los resultados de la evaluación y la selección del proveedor de transporte terrestre quedan

registrados en un archivo en Excel, “análisis transporte”, el cual contiene el comparativo de los
criterios evaluados entre todos los oferentes y el correspondiente puntaje asignado de acuerdo
al análisis realizado así como el oferente seleccionado.

Aquellos oferentes que obtengan una nota mayor o igual a 80 puntos en la evaluación de las
propuestas podrán ser tenidos en cuenta para la selección final del proveedor de transporte
terrestre de los dispositivos médicos y se selecciona aquel oferente que haya obtenido la mayor
nota en la evaluación de propuestas.

Si luego de realizada la evaluación del proveedor existe más de 1 proveedor que cumple con
los criterios, se selecciona el proveedor con base en los siguientes criterios:

- Menor precio para la prestación del servicio

- Verificación de referencias
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6.2 Calificación (Empresas Transportadoras)

La calificación de los Empresas prestadoras del servicio de transporte terrestre de dispositivos

médicos se realiza mensualmente. Previo a la calificación se realiza una autoinspección y
validación de la información suministrada por el Proveedor a través de la siguiente metodología
de inferencia estadística:

1. Calcular el tamaño de la muestra con un nivel de confianza de 95% y una probabilidad de

cumplimiento o precisión de 1%.
2. Calcular el tamaño de cada intervalo dividiendo la población (total de envíos) entre la muestra
calculada en el paso anterior.
3. Elegir aleatoriamente un número entre 1 y el tamaño del intervalo. Este número corresponde
al consecutivo del envío al cual se le debe realizar las verificaciones (en cada intervalo se revisa
éste # de envío).

A los envíos seleccionados se les revisa que la información de la guía de transporte terrestre
corresponda con la información entregada por el Proveedor.

En el caso que ésta información no coincida se devuelve el informe al Proveedor con las
aclaraciones respectivas. Una vez el Proveedor entregue nuevamente el informe corregido se
revisa nuevamente utilizando la misma metodología. Si en la segunda revisión del informe
persisten las inconsistencias se debe disminuir la probabilidad de cumplimiento con el fin de
hacer más riguroso el número de envíos a revisar. Las actividades de verificación de la
información suministrada por el proveedor y la calificación del desempeño de los proveedores
de transporte terrestre es responsabilidad del Ejecutivo de Cuenta.

Los puntos a calificar son los siguientes:

INDICADOR FUENTE INFORMACION DEFINICIÓN META FLEXIBILIZACION

Mide el cumplimiento de cada uno de
Resultado de la evaluación de los 4 los criterios que hacen parte de la Por cada 3% por debajo de la
ENTREGA
criterios definidos para la entrega entrega perfecta (a tiempo, completo, 97% meta se descuenta el 10% de
PERFECTA
perfecta. con calidad y sin problemas de los puntos
documentación)

CRITERIO FUENTE INFORMACIÓN DEFINICIÓN

Nivel de cumplimiento para realizar la

ENTREGAS A entrega de los envíos en los tiempos de
TIEMPO entrega establecidos en la oferta
Informe mensual empresa
mercantil vigente.
transporte terrestre
Nivel de cumplimiento en las
ENTREGAS
cantidades entregadas y relacionadas
COMPLETAS
en la guía o documento de entrega.
Se hace una revisión del informe
ENTREGAS CON presentado por la empresa de Los envíos son entregados sin ninguna
CALIDAD transporte terrestre Vs Averías avería.
reportadas por los clientes
Nivel de cumplimiento de la
Revisión del valor declarado en la
DOCUMENTOS facturación con relación a la oferta
facturación que envía la empresa de
SIN PROBLEMA mercantil vigente (Valor declarado-
transporte terrestre.
Valor Flete-Descuentos financieros).
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Si el proveedor obtiene una calificación mayor o igual a 70 puntos es considerado proveedor

con desempeño aceptable. Si el proveedor obtiene una calificación menor a 70 puntos, el
Ejecutivo de Cuenta debe notificarle su calificación y retroalimentar sobre los aspectos más
débiles evidenciados en la misma.

6.3 Selección de proveedores de Transporte Local

Para que una persona proveedora del servicio de transporte terrestre haga parte del proceso de
evaluación y selección de proveedores debe cumplir con los siguientes requisitos de
documentación:

- Fotocopia tarjeta de propiedad del vehículo

- Fotocopia cédula de ciudadanía del conductor
- Fotocopia del SOAT
- Fotocopia Certificado ambiental
- Fotocopia de la licencia de conducción
- Número de celular del conductor
- Fotocopia del RUT

Aquellos oferentes que obtengan una nota mayor o igual a 80 puntos en la evaluación de las
propuestas podrán ser tenidos en cuenta para la selección final del Proveedor de transporte
terrestre de dispositivos médicos. Se selecciona aquel oferente que haya obtenido la mayor
nota en la evaluación de propuestas.

Si luego de realizada la evaluación del proveedor existe más de 1 proveedor que cumple con
los criterios, se selecciona el proveedor con base en los siguientes criterios:

- Menor precio para la prestación del servicio

- Verificación de referencias

6.4 Negociación con el Transportador Local

Previo al inicio de la prestación del servicio por parte del transportador, el Gerente General y/ó
Ejecutivo de Cuenta es responsable de explicar al transportador:

- Las rutas y destinos a entregar los dispositivos médicos.

- Procedimiento establecido por Impocor S.A.S. para la entrega de los dispositivos médicos a
los clientes (formatos, etc).
- Cuidados y manipulación que se le debe dar a las cajas que contienen los dispositivos
médicos a transportar.

El Supernumerario (despachador) es el responsable de diligenciar el formato “Planilla Control

de Despachos” y la “Guía de transporte urbana”. La planilla Control de Despachos debe ser
firmada por el transportador en el momento de recibir la carga. El Ejecutivo de Cuenta es el
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responsable de imprimir las guías de transporte urbanas correspondientes a los despachos del
día y es responsabilidad del Supernumerario (despachador) diligenciarlas.
Cuando el transporte fue realizado por personal contratado para tal fin debe devolver éste
formato firmado y sellado por los clientes una vez reciben el pedido de dispositivos médicos
como soporte de la respectiva cuenta de cobro

Cuando el transporte fue realizado por el supernumerario de Impocor S.A.S. debe devolver éste
formato firmado y sellado por los clientes una vez reciben el pedido de dispositivos médicos y
entregarlo a la Ejecutiva de Cuenta para ser archivado.

En el momento de entregar las cajas con los dispositivos médicos al transportador para ser
cargadas al vehículo, el Supernumerio (despachador) debe verificar el # de cajas por Cliente en
conjunto con el transportador, así mismo debe verificar que sean manipuladas y cargadas al
camión adecuadamente.

6.5 Calificación de la gestión del Transportador Local

El Ejecutivo de Cuenta es responsable de calificar la gestión del proveedor de transporte a nivel

urbano trimestralmente con base en el numeral 6.2 CALIFICACIÓN del presente documento y
según el Registro “Análisis transporte”.

Si el proveedor obtiene una calificación mayor o igual a 70 puntos, es considerado proveedor

con desempeño aceptable. Si el proveedor obtiene una calificación menor a 70 puntos.

El Gerente General y/ó Ejecutivo de Cuenta es responsable de notificar la calificación obtenida

y retroalimentar sobre los aspectos más débiles evidenciados.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

Procedimiento de Autoinspecciones.
Formato Planilla para el Control Diario de Despachos
Formato Guía de transporte Urbana
Guía de Transporte a Nivel Nacional suministrada por empresa de trasporte
contratada
Formato Check List Evaluación vehículos para transporte

8. REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES

No Cambios y/o modificaciones

Fecha Pagina Solicitante
Versión realizadas
01 Oct 14 de 2014 Todo Emisión Original
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9. EMISIÓN, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORADO POR: Ing. Liliana Rincón Directora Técnica

REVISADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General

APROBADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General